Perehdyttämisen rooli esimiestyössä. Taustamateriaali Kati Toikka HR-kehittämisasiantuntija Ratkaisukeskeinen coach

Transkriptio

1 Perehdyttämisen rooli esimiestyössä Taustamateriaali Kati Toikka HR-kehittämisasiantuntija Ratkaisukeskeinen coach

2 Lähtökohta: työturvallisuuslaki velvoittaa 14 Työntekijälle annettava opetus ja ohjaus Työnantajan on annettava työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä sekä huolehdittava siitä, että työntekijän ammatillinen osaaminen ja työkokemus huomioon ottaen: 1) työntekijä perehdytetään riittävästi työhön, työpaikan työolosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työssä käytettäviin työvälineisiin ja niiden oikeaan käyttöön sekä turvallisiin työtapoihin erityisesti ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista tai työtehtävien muuttuessa sekä ennen uusien työvälineiden ja työ- tai tuotantomenetelmien käyttöön ottamista; 2) työntekijälle annetaan opetusta ja ohjausta työn haittojen ja vaarojen estämiseksi sekä työstä aiheutuvan turvallisuutta tai terveyttä uhkaavan haitan tai vaaran välttämiseksi; 3) työntekijälle annetaan opetusta ja ohjausta säätö-, puhdistus-, huoltoja korjaustöiden sekä häiriö- ja poikkeustilanteiden varalta; ja 4) työntekijälle annettua opetusta ja ohjausta täydennetään tarvittaessa.

3 Uusien esimiesten havaintoja hyvästä perehdytyksestä Järvenpään kaupungilla (2016) Liikkeelle lähteminen isosta kuvasta oman esimiehen kanssa: mitä tässä tehtävässä tulee saada aikaiseksi, mitä minulta odotetaan ja millä aikajänteellä pitää saada tuloksia miltäkin työn osa-alueelta (kaikkea ei voi tehdä hallitusti samaan aikaan) Perehdytyksen eteneminen yleiseltä tasolta yksityiskohtiin pieni palanen kerrallaan syventäen suodattava perehdyttäminen, jossa kiireellisin ja tärkein tulee ensin Oma esimies auttaa sen hahmottelemisessa, mitkä foorumit ja kokoontumiset priorisoidaan, ja mihin on mahdollista osallistua myöhemmin uusi tulija ei välttämättä tiedä, mistä hän voi jättäytyä pois, ja kalenteri täyttyy suotta Hyvä, avoin kontakti omaan esimieheen aina saa nykäistä hihasta tai soittaa, eli ei ole asiaa, jonka kanssa täytyisi jäädä yksin

4 Mikä perehdytyksessä on oleellista? Näkökulmapuheenvuoro: Vincit Oy:n perehdytyksestä vastaavat avainhenkilöt Kun katsot oheista materiaalia, mitä sellaista löydät, mikä voisi toimia myös teillä? ncjhm8

5 Mitä tänään opittaisiin? 1. Aloita perehdytyksen suunnittelu rekrytointivaiheessa 2. Varmista perehtyjälle tarkoituksenmukainen toimintaympäristö, onnistumista edesauttavat työvälineet sekä tarvittava perehdytys niiden käyttöön 3. Luo perehdytykselle tavoitteet ja suunnitelma, sopikaa seurannasta ja päivittämisestä tarpeen mukaan 4. Luo perehtyjälle sosiaalinen lukujärjestys ja mahdollisuus solahtaa mukaan porukkaan huolehtimalla pääsystä meneillään oleviin projekteihin ja epäviralliseen vuorovaikutukseen 5. Perehdytä valmentavasti ja erilaisuus huomioon ottaen - pääset helpommalla ja parempiin tuloksiin!

6 1. Aloita perehdytyksen suunnittelu rekrytointivaiheessa Kun nykyinen työntekijä on irtisanoutumassa, on syytä miettiä, mitä hänen osaamisestaan ja erityisesti hiljaisesta tiedostaan halutaan perehdytyksellä siirtää seuraajalle Huolella laadittu tehtävänkuva (mitä henkilö tekee) toimii pohjana hakuprofiilille (millaista henkilöä haetaan), ja nämä kaksi muodostavat hyvän pohjan työpaikkailmoitukselle, henkilöarvioinnille ja rekrytointiprosessiin liittyvälle viestinnälle kokonaisuudessaan Työnhaku käynnistää hakijassa mielenkiinnon tutustua organisaatioon ja tehtävään, joten hänelle perehdytysprosessi käynnistyy jo siitä Haastattelutilanne puhelimessa/ verkossa/ kasvokkain on mahdollisuus perehdyttää ydinasioita henkilökohtaisesti Kun valintapäätös on tehty ja hakija ottanut tehtävän vastaan, voi hänelle antaa tutustuttavaksi soveltuvia materiaaleja ja tehtäväksi kirjata ylös kysymyksiä ja kommentteja töiden aloitusta silmällä pitäen

7 2. Varmista perehtyjälle tarkoituksenmukainen toimintaympäristö, onnistumista edesauttavat työvälineet sekä tarvittava perehdytys niiden käyttöön Työsopimus Tervetuloa taloon infopaketti Tarvittavat lupa- ja korttikoulutukset/ pätevyydet ja niiden tarkistaminen (jos edellytetään) Työpiste ja sen valmistelu Laitteet ja järjestelmät Käyttöoikeudet Kulkulupa, henkilökortti Työvaatteet ja kengät Päävastuullisen (substanssi)perehdyttäjän nimeäminen? Tutorin/ mentorin/ kummin nimeäminen kokeneemmasta työntekijästä? Muuta, mitä? Miten teillä on organisoitu uuden työntekijän aloituskäytänteet ja ketkä osallistuvat niiden osalta perehdytykseen?

8 Perehdytykseen liittyviä rooleja Rekrytoija Vastaanottaja Työyhteisöön tutustuttaja Hallinnollisiin asioihin perehdyttäjä Substanssiasioihin perehdyttäjä Palvelussuhteeseen perehdyttäjä Organisaatioon perehdyttäjä Erityiskysymyksissä vastaava Perehdytyksen koordinoija Tutor Mentor Valmentaja Mukailtu: Kupias & Peltola 2009, Perehdyttämisen pelikentällä

9 Perehdytyskonsepteja Vierihoito (mestari-kisälli -malli) Malliperehdytys (HR:n yleisperehdytys + vastaanottavan työyksikön työhönopastus) Räätälöity perehdytys (valitaan tarjolla olevista perehdytysmoduuleista tulijan tarvitsemat) Dialoginen perehdytys (kaksisuuntainen, vuorovaikutuksessa rakentuva prosessi, joka muotoutuu joka kerta omanlaisekseen) Mukailtu: Kupias & Peltola 2009

10 3. Luo perehdytykselle tavoitteet ja suunnitelma, sopikaa seurannasta ja päivittämisestä tarpeen mukaan Perehdytys ilman tavoitteita on kuin

11 Projektikolmio tavoitteenasetannan tukena Tavoite Aika Resurssit

12 Perehdytyksen suunnittelu ja asioiden priorisointi 1a. Kiireellinen, tärkeä 1b. Kiireellinen, ei tärkeä Priorisointi 2a. Kiireetön, tärkeä 2b. Kiireetön, ei tärkeä

13 Perehdytyssuunnitelman laadinta Aikajänne, jolla perehdytys toteutetaan Ennen aloitusta 1 vk 1 kk Koeajan päättymiseen mennessä 1. vuonna Myöhemmin, milloin? Sisältöalueet, jotka perehdytyksen kohteena Mitä? Mitä? Mitä? Mitä? Mitä?

14 Miten priorisoida, kun kaikille asioille ei tahdo löytyä aikaa? Jos osallistun Jos en osallistu Onnistuuko hanke? Onnistuuko hanke? Epäonnistuuko hanke? Epäonnistuuko hanke? Jos osallistun Jos en osallistu

15 Keinovalikoimaa perehdyttämisen tueksi Hätönen, H Osaamiskartoituksesta kehittämiseen.

16 Ohjaustarpeen arviointi suhteessa perehdytettäviin tehtäviin 1 10 Itseopiskelu Tutustun xxx ohjeeseen Vierihoito Saan opastusta xxx järjestelmän käyttöön

17 Oppimisen arvioinnin asteikko tueksi perehdytyksen tavoitteenasetannalle ja seurannalle Jos asteikolla 0= en tunne työtehtävää lainkaan ja 10= suoriudun työtehtävästä itsenäisesti, missä kohdassa olen juuri nyt? Millaista aiempaa kokemusta minulla on, jota voin hyödyntää uuden oppimisessa? Missä kohtaa haluan olla perehdytysjakson päätteeksi? Mikä on sopiva kohta asteikolla, jolloin koen riittävää työn hallintaa voidakseni alkaa hoitaa työtehtäviä jo osittain itsenäisesti? Mistä tiedän, että olen siinä kohdassa, jossa suoriudun pääosin ilman apua?

18 4. Luo perehtyjälle sosiaalinen lukujärjestys ja mahdollisuus solahtaa mukaan porukkaan huolehtimalla pääsystä meneillään oleviin projekteihin ja epäviralliseen vuorovaikutukseen Sovi lukujärjestykseen esim. seuraavia: Kuka ottaa vastaan ensimmäisenä päivänä, auttaa asettumaan ja tutustuttaa lähimpiin työkavereihin? Kenen kanssa tulija käy lounaalla ensimmäisenä päivänä? Tapaako uusi työntekijä tutorin/ mentorin/ kummin? Järjestetäänkö tulijalle tervetulokahvit tai joku muu sisääntuloriitti? Kuka kierrättää muualla talossa (jos iso organisaatio)? Keitä avainhenkilöitä/ asiantuntijoita tulijan on hyvä tavata kahden kesken jo ensimmäisinä päivinä? Mihin projektipalavereihin hänen pitäisi osallistua? Mitä järjestelmäperehdytyksiä hänelle pitäisi sopia? Huom. Tarkoitus ei ole ahtaa tulijan kalenteria täyteen!!!

19 Valmentava perehdyttäminen miten hyödyntää koko työyhteisöä ja perehtyjää itseään uuden oppimisessa? Perehdytys on yhteispeliä jokaisella osapuolella on vastuu oppimisesta ja uuden tulijan intoa ja aktiivisuutta kannattaa hyödyntää valmentavalla tavalla toivotetaan tervetulleeksi erilaiset havainnot, kysymykset, kehittämisideat ja koko porukan yhteinen oppimismatka! Ketkä kaikki voivat ja keiden kannattaa osallistua perehdytykseen? Ei ole yksin esimiehen asia, että perehdytys onnistuu, vaan kyseessä on koko työyhteisön yhteinen haaste ja mahdollisuus oppia toinen toiseltaan Uusi tulija voi kerätä havaintoja ja kysymyksiä reissuvihkoon, nämä ovat hyviä hiljaisten olettamusten ja kirjoittamattomien sääntöjen tutkailukohtia, jotka auttavat koko työyhteisöä näkemään oma toimintansa uuden tulijan silmin ja kehittämään toimintaansa esim. tiimipalaverien tai muiden olemassa olevien rakenteiden yhteydessä Anna perehtyjälle tehtäviä, esim. tutustua tiettyyn työohjeeseen ja esittää siitä havaintoja ja kysymyksiä (sen sijaan, että lukisit ohjeen ääneen) Pyydä koeajan sisällä palautetta perehtyjältä miten meillä menee tässä kohdassa? Kysele, miten perehdytys voisi olla vielä tehokkaampaa ja vaikuttavampaa ja mikä auttaisi perehtyjää eteenpäin? Anna palautetta myös itse, olet sitten missä perehtymisen roolissa tahansa! Missä uusi tulija on hyvä, millaisia vahvuuksia hänellä on, mihin toivot hänen jatkossa keskittyvän

20 Oppiminen on yksilöllistä, joten perehdytyksessä ei toimi ajattelu yksi koko, joka sopii kaikille Luontaisia eroja mm. seuraavissa Miellejärjestelmät (auditiivinen, visuualinen, kinesteettinen) Kronotyyppi (monokroninen, polykroninen) Synnynnäiset temperamenttipiirteet (sensitiivisyys, aktiivisuus, sopeutuvuus, sinnikkyys, häirittävyys, rytmisyys, lähestyminen/ vetäytyminen, emotionaalinen intensiivisyys) Persoonallisuuspiirteet ( Big five, ekstroversio, neuroottisuus, tunnollisuus, miellyttävyys, avoimuus) Aivokemia (serotoniinivetoinen välttämisjärjestelmä, dopamiinivetoinen lähestymisjärjestelmä)

21 HALLITSEVA tulokset toiminta haasteet päätökset kyseenalaistaminen johtaminen ongelmanratkaisu DiSC Ikkunana luontaiseen erilaisuuteen TUNNONTARKKKA ohjeet, normit yksityiskohdat analyyttisyys diplomatia täsmällisyys kriittisyys systemaattisuus D pyrkii hallitsemaan ympäristöään asiakeskeinen nopeatempoinen työskentelee mieluiten yksin C pyrkii sopeutumaan ympäristöönsä asiakeskeinen rauhallinen tempo työskentelee mieluiten yksin i pyrkii hallitsemaan ympäristöään ihmiskeskeinen nopeatempoinen työskentelee mieluiten yhdessä S pyrkii sopeutumaan ympäristöönsä ihmiskeskeinen rauhallinen tempo työskentelee mieluiten yhdessä VAIKUTTAVA yhteys toisiin hyvän kuvan antaminen puhelahjat motivoivan ympäristön luominen viihdyttäminen ja innostaminen optimistisuus ryhmään kuuluminen VAKAA ennustettava toiminta kärsivällisyys erityisvalmiudet auttaminen uskollisuus kuunteleminen muiden tasapainottaminen

22 Hidas tempo Sopeutuu Nopea tempo Hallitsee MANAGEMENT Muut näkevät myönteisinä ominaisuuksina Yksin Yhdessä LEADERSIP Voimakas itsetunto Voimakastahtoinen Päättäväinen Tehokas Muutoskykyinen Kilpailuhenkinen Riippumaton Käytännöllinen Osoittaa tunteita Innostunut Optimistinen Vakuuttava Vilkas Puhelias Ihmisiin suuntautunut Valloittava Järjestelmällinen Täsmällinen Hellittämätön Looginen Tarkka Varovainen Harkitseva Laatuhakuinen Tehtävä- ja asiasuuntautunut Luotettava Yhteistyöhaluinen Miellyttävä Tukea antava Tyytyväinen Rauhallinen Mukautuva Rakastettava Ihmissuhteisiin suuntautunut

23 Hidas tempo Sopeutuu Nopea tempo Hallitsee MANAGEMENT Muut näkevät kielteisinä ominaisuuksina LEADERSHIP Yksin Yhdessä Äkkipikainen Hoputtaja Kärsimätön Hallitseva Hyökkää ensin Kova, taipumaton Karkea, ankara Jääräpäinen Täydellisyyden tavoittelija Kriittinen Tuomitseva Tarvitsee paljon tietoa Hidas päättämään Pelkää arvostelua Pikkutarkka Tehtävä- ja asiasuuntautunut Ei kovin järjestelmällinen Huono itsekuri Manipuloiva Yllytyshullu Turhamainen Äkkipikainen Itsekeskeinen Hutilus Epävarma Hiljainen Hyväksyy muutokset hitaasti Mukautuvainen Päättämätön Arka Puolueeton Liian epäitsekäs Ihmissuhteisiin suuntautunut

24 Asenne ratkaisee uuden oppimisessa! (Myös vanha koira oppii uusia temppuja) Menestyksen psykologiaa tutkiva Carol Dweck: Fixed vs. Growth mindset eli muuttumattomuuden vs. kasvun asenne Lahjakkuus ja piirretyyppiset ominaisuudet vs. harjoittelu ja opitut taidot Esimerkki kasvun asenteesta: Voin onnistua tai oppia! Houkutellaan kasvun asenne esiin: esimerkkinä Arvostava haastattelu

25 Jäikö nälkä? Lisämateriaalia Ydinasiat videokoosteena: Lisälukemista verkossa: 058/Immonen_Laura.pdf;jsessionid=6103D7DD7375F 2A66ADED250A9E44946?sequence=1

26