JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA (JUHTA) 4/2017

Transkriptio

1 Pöytäkirja VM130:00/2015 JulkICT-osasto Heikki Talkkari JULKISEN HALLINNON TIETOHALLINNON NEUVOTTELUKUNTA (JUHTA) 4/2017 Aika: Tiistai klo Paikka: Mariankatu 9, nh. Loppupeli tai Lync osallistuminen Kutsutut: Jäsenet Julkisen hallinnon ICT-osasto, ICT-johtaja Anna-Maija Karjalainen, puheenjohtaja varatoimitusjohtaja Hanna Tainio, varapuheenjohtaja Kansaneläkelaitos, tietohallintopäällikkö Ari Vähä-Erkkilä Opetus- ja kulttuuriministeriö, johtaja Hannu Sirén Sosiaali- ja terveysministeriö, tietojohtaja Tiina Pesonen Työ- ja elinkeinoministeriö, teollisuusneuvos Sirpa Alitalo Ympäristöministeriö, viestintäjohtaja Jussi Salmi Helsingin kaupunki, tietotekniikkapäällikkö Markku Raitio Kuusamon kaupunki, tietohallintojohtaja Pekka Kantola Sipoon kunta, kunnanjohtaja Mikael Grannas Raision seudun koulutuskuntayhtymä, johtaja Maria Taipale Varajäsenet Julkisen hallinnon ICT-osasto, lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara erityisasiantuntija Tommi Karttaavi Kansaneläkelaitos, kehittämispäällikkö Kirsi Hagman-Seppänen Oikeusministeriö, tietohallintojohtaja Tarmo Maunu Sisäministeriö, erityisasiantuntija Ismo Parviainen Liikenne- ja viestintäministeriö, erityisasiantuntija Mika Vuorinen Kunta- ja aluehallinto-osasto neuvotteleva virkamies Ville-Veikko Ahonen Maa- ja metsätalousministeriö, tietohallintojohtaja Antti Vertanen Vantaan kaupunki, tietohallintojohtaja Antti Ylä-Jarkko Lempäälän kunta, kunnanjohtaja Heidi Rämö Mikkelin kaupunki, kirjastotoimenjohtaja Virpi Launonen Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, tietohallintopäällikkö Timo Tervo id Valtiovarainministeriö Puh tai (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 Keski-Suomen sairaanhoitopiiri, johtaja Juha Kinnunen kehityspäällikkö Tanja Rantanen Oulun kaupunki, hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto erityisasiantuntija Karri Vainio 2 (5) Sihteeristö Muut osallistujat Heikki Talkkari, pääsihteeri, VM Suvi Pietikäinen, Gofore Oy Elisa Kettunen, Suomen kuntaliitto Pekka Niemi, VM Suvi Savolainen, VM Tomi Hytönen, VM Juha Majanen, VM 1. Kokouksen avaus, esityslistan ja edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen (klo 9.00) Päätös: Esityslista hyväksytään. Edellisten Juhta kokousten pöytäkirja (liite 1) ja (liite 2) hyväksyttiin. 2. Kesäseminaarin tulosten läpikäynti ja jatkotoimet (klo 9.05) Esittelijä: Heikki Talkkari esitteli kesäseminaarin muistion ja työpajan tulokset (liite 3). Turussa pidetyssä kesäseminaarissa pidettiin alustuksia, työpaja ja vierailtiin Turun kaupungin vieraana. Työpajan tuloksina esitettiin seuraava yhteenveto, jonka Juhta hyväksyi: 1) käynnistetään Juhtan tulevaisuuskatsauksen valmistelu ajatellen seuraavaa hallituskautta, perustana yhteinen tieto ja julkiset digitaaliset palvelut, 2) kirkastetaan ohjelmakokonaisuuksia eri hallinnonaloja tarkastellen, 3) Vaikutetaan tietopolitiikkaan vahvistaen sen roolia. Tietopolitiikan sisältö tulisi tunnistaa nykyistä paremmin. Keskustelu ja Juhtan evästykset tulevaisuuskatsauksen valmistelua varten Työpajasta tehtyä koontia pidettiin onnistuneena. Tulevaisuuskatsausta laadittaessa on syytä hyödyntää Helsingissä juuri tehtyä laajaa strategiatyötä. Huomio on kiinnitettävä vaalikaudella tapahtuviin ohjelmatason asioihin ja oikeisiin kärkihankkeisiin, tietopolitiikassa myös EU:n suuntaan. Ihmisten luottamus henkilötiedon käsittelyyn on merkittävää, jotta digitaalinen talous voi kehittyä. Tarvitaan myös julkisen sektorin säätelyä, lisäksi tulevaisuuden yhteiskunnalta vaaditaan uudenlaista kyvykkyyttä. VN-tasolla on luotu ilmiöpohjaiset asiat, joiden pohjalta tehdään ministeriökohtaiset tulevaisuuskatsaukset. Tämän työn tulisi pohjautua samoihin jo kertaalleen pohdittuihin ilmiöihin. Keskustelussa korostettiin kansalaisten näkökulmaa ja miten luottamusta uusiin tiedonhyödyntämisen tapoihin erilaisten ilmiöiden kautta saavutetaan. Tulevaisuuskatsauksen yhteydessä olisi hyvä tehdä välitilinpäätöstä siitä, mihin nyt käynnissä olevilla toimenpiteillä ja kehittämisellä on päästy, mitä on saavutettu ja mitä on jäänyt saavuttamatta. Lisäksi tulisi tarkastella uusia ilmiöitä, kuten lohkoketjut ja robotiikka. Todettiin, että kansalaisten ja poliitikkojen on vaikea hahmottaa mitä eri ilmiöt tarkoittavat. Tulevaisuuskatsauksen voisi tehdä arkielämän kuvausten kautta - mitä nämä muutokset tarkoittavat arkielämän tarinoiden ja tavallisten ihmisten kannalta? Tulevaisuustutkiskelu voisi olla hyvin ihmislähtöistä. Lisäksi kansainvälisyys on syytä nostaa esille. Juhtan osallistuminen tulevaisuuskatsauksen valmisteluun selvitellään tarkemmin erillisellä kyselyllä, aikataulut ja valmisteluun osallistuvien henkilöiden osoittaminen sekä taustaorganisaatiot. Tarvitaan myös out of the bo -ajattelua ja teemapäivien järjestämistä. Tulevaisuuskatsauksen sisältö tulisi olla valmis viimeistään alkuvuodesta Päätös: Hyväksytään kesäseminaarin yhteenveto jatkovalmistelua varten ja huomioiden keskustelussa esille tulleet evästykset tulevaisuuskatsaukseen.

3 3 (5) 3. JHS asiat (klo 9.30) Esittelijä: Vanhempi palveluarkkitehti Suvi Pietikäinen, Gofore (Liite 4) Suositusta pidettiin tarpeellisena ja ajankohtaisena sekä tehtyä työtä hyvänä. Suosituksen liitteenä olevia eceltaulukoita pidettiin tarpeellisena, mutta niiden lisäksi jatkokehityksen paikka olisi kehittää eceleiden sijaan esimerkiksi tietokantapohjainen yksinkertainen kuvausväline, joka ei sitoisi käyttäjiä tiettyyn yritykseen tai tuotteeseen. Myös ajatusta julkisen hallinnon yhteisestä tietojärjestelmäsalkusta on pohdittu ja sen tekemistä voisi nostaa uudelleen keskusteluun. Pidettiin hyvänä sitä, että suosituksessa kuvauksia tehdään tarvelähtöisesti ja tarvittavalla tarkkuustasolla. KA-työtä voi tehdä monilla ja hyvin yksinkertaisilla välineillä. KA-työ on pitkäaikaisen, systemaattisen kehittämisentapa. Todettiin että aikaulottuvuus näkyy paremmin JHS 179:ssa, jossa iteratiivisuus on taustalla. Tietojärjestelmähankintoja tehdessä tämä suositus voi olla esim. hyvä hankintojen työkalu. Kuvauksia voi jakaa yhteisesti julkisen hallinnon kesken. Suositus tukee myös tietosuoja-asetukseen valmistautumista. Tulevassa tiedonhallintalainsäädännössä on myös kuvaamisvelvoitteita, kypsyystaso on kasvanut ja niitä voidaan edellyttää viranomaisilta. Asiantuntijajaoston tulee selvittää muiden kuin qpr-pohjaisten tuotteiden kuvausten jakamisen mahdollisuuksia, lisäksi tietojärjestelmäsalkun rakentaminen jää pohdittavaksi. Päätös: Juhta hyväksyy JHS 198 Kokonaisarkkitehtuurin peruskuvaukset suositukseksi. JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä päivitysluonnoksen hyväksyntä Esittelijä: JHS-projektipäällikkö Pekka Niemi, VM (Liite 5) Keskusteltiin JHS-suositusten valmistelusta ja missä vaiheessa Juhtan on tarkoituksenmukaista vaikuttaa strategisella tasolla suositusten kohteisiin ja sisältöihin. Esitettiin että suositusvalmistelun toimintasuunnitelman mukainen läpikäynti tuo esille kokonaiskuvan ja valmisteluun tulevat suositukset. Ehdotusta pidettiin hyvänä. Päätös: Juhta hyväksyy JHS 136 päivitysluonnoksen suositukseksi. Meneillään olevat suositukset siirtyvät heti uudistettuun prosessiin. Lisäksi huomioidaan JHS:ien strateginen ohjaaminen. 4. Digikuntakokeilun tuotosten esittely ja jatkorahoitus (klo 10.00) Esittelijät: ylitarkastaja Suvi Savolainen (Liite 6) Keskustelua: Keskustelussa kerrottiin esimerkkinä TEM:n rakennusvalvonnan digitaalinen vuorovaikutusalusta -hanke, jonka kanssa olisi hyödyllistä käydä sparraavaa keskustelua. Kuntaliitto kannattaa kokeilukulttuuria, mutta rahoitushaussa nyt jaettavana olevat rahat tulee palauttaa kuntien valtionosuuksiin, mikäli kokeiluehdotukset eivät ole riittävän vaikuttavia. Näin lyhyt hakuaika ja rahojen käyttämiseen varattu aika on lyhyt kunnille. Kokeilukulttuuri on perustavanlaatuinen muutos, joka vaatii aikaa ja tarvitaan pitkäjänteisyyttä. On vaikea todentaa absoluuttista säästövaikutusta, jolloin joudutaan spekuloimaan toisiovaikutuksia. Talous - ja kustannusvaikutukset edellä kokeiluissa on vaikeaa edetä. Asiakaspalvelu ja kuntalaisten parempi palvelu olisivat parempia tulokulmia. VM:n kunta- ja aluhallinto-osaston puheenvuorossa puollettiin hankkeen jatkoa ja työn pitkäjänteisyyttä. Tehdyistä virheistä on kuitenkin otettava opiksi. Tämän kaltaisilla hankkeilla viestitään kuntiin sitä, että kehittämistä ei kannata lopettaa ja säästötarpeet on hyvä pitää mukana. Kuntasektorin kustannuksista on 98 % muualla kuin digitalisaatiossa. Valtio on tunnistanut nykyisin paremmin sen, että kunnat kehittävät itseään omaehtoisesti. Digikunta hanke on tällä hetkellä ainoita hankkeita, joka liittyy kuntalain toimeenpanoon ja kuntalaisten demokratian kehittämiseen.

4 4 (5) Keskustelussa korostettiin menetelmiä (kokeilut), digitalisaatiota ja johtamisen kannalta tärkeitä työkaluja. Hankkeen jatkamista perusteltiin myös kulttuurin muuttamisella. Kokeiluja ei pidä nähdä pilotteina tai käyttöönottoina, vaan ne ovat kokemusten hankintaa ennen varsinaista hankintaa. Kokeilu täytyy voida keskeyttää myös milloin tahansa. Todettiin myös, että samankaltaista kehittämistyötä on tehty jo aikaisemmin, esim. KuntaIT:n aikana. Digikuntakokeilun haasteita nostettiin hyvin esille, on kuitenkin tunnistettava että mukana on erilaisia kuntia; edelläkävijöitä, kokeilijoita ja seurailijoita. Suuri joukko kunnista on melko passiivisia, näissä kunnissa voi kuitenkin olla suurin tarve digitalisaation kehittämiselle ja kokeilukulttuurille. Hankkeen panostukset tulisi jatkossa suunnata entistä voimakkaammin niihin kuntiin, jotka eivät ole mukana kehityshankkeissa. Fokusta tulee tarkistaa tuotosten ja selvitysten hyödyntämiseen, enemmän painopistettä toimeenpanoon. Lisäksi todettiin, että joukkoistamista ja hackathon -tyyppisten toimintamallien käyttäminen voi toimia. Tulosten levittämisessä Kuntaliitolla voisi olla rooli esim. Tulevaisuuden kunnan digitalisointi -projektissa, jossa on liittymäpintaa myös tähän hankkeeseen. Uudet avaukset on syytä pitää mukana, esim. yksityisyyden suojan osalta kokeiluja tarvitaan edelleen. Päätösesitys: Juhta hyväksyy Digikuntakokeilun tulokset ja puoltaa jatkorahoitusta huomioiden Juhtan evästykset rahoituspäätöksiin ja hankkeen painopisteisiin. 5. Tiedonhallintalainsäädännön kehittämisehdotuksia (klo 10.45) Esittelijä: lainsäädäntöneuvos Sami Kivivasara, VM (Liite 7) Keskustelussa tuotiin esille, että kuntien tulee olla mukana jo lain valmisteluvaiheessa. Yhteistä tiedonhallintaa (YTI) on käsitelty hallinnon päätösmenettelyn näkökulmasta. Haasteita tiedonhallintaan tuovat organisaatioiden koko, tieto siitä mitä dataa tulee tallentaa ja Kansallisarkiston rooli kuntien pysyväisaineiston säilyttämisen osalta. Kiinnitettiin huomiota siihen, miten laki sovitetaan maakuntien investointimallin kokonaisuuteen. Investointien ohjausmalli kiinnostaa myös kuntia. Todettiin, että se on menettelytapojen osalta vielä keskeneräinen mutta tuo vaikutuksia lakipakettiin. Esittelijä vastasi, että valmistelussa haetaan yhteistä prosessia, jolla sovitetaan yhteen erilaisia tarpeita ja kriteerejä. Asiakirjahallinnon päätöksentekoprosessi ja palvelujen hallinnan tiedon säilytysprosessin haasteet on tunnistettu. Arkistolaitoksen ja kuntien roolia on edelleen tarkennettava mm. kustannustenjaon osalta pysyväissäilytettävän aineiston arkistoinnissa. Päätös: Juhta tukee tiedonhallintalain kehittämistä esitetyllä tavalla huomioiden kuntasektorin osallistuminen valmisteluun. 6. Sote- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus ja Sote-ICT:n kehittämisen rahoitus (klo 11.15) Esittelijät: projektipäällikkö Tomi Hytönen ja apulaisbudjettipäällikkö Juha Majanen, VM (Liite 8 ja 9) Keskustelussa todettiin, että kansalliseen valmisteluun on saatu resursseja ja valmistelun eteneminen näyttää hyvältä. Rahoituskeskusteluun liittyen kysyttiin kustannusvaikuttavuudesta, onko kaikki vaikutuksia otettu huomioon? Todettiin, että riippumatta, mitä yhtenäispolitiikassa on sovittu, ICT on kustannus, vaikuttavuus muodostuu maakunnan palvelutoiminnan kautta. Kuntien kustannukset eivät siirry ict:n osalta samassa suhteessa maakuntiin kun tehtäviä siirtyy. Kunnat sopeuttavat toimintaansa ICT:n keinoin uuteen tilanteeseen ja tehtäviin, jota tapahtuu myös jälkikäteen kun tehtäviä on jo siirretty. Esittelijä kertoi, että tietojen oikea-aikaisuuteen on kiinnitettävä huomioitava, samoin niihin kustannustietoihin joita pyydetään. Kustannustietoa tarvitaan myös kuntapuolelta, lisäksi ensi vuoden tarpeiden osalta tiedon tasoa on tarkennettava. Jatkuvuuden turvaaminen tässä muutoksessa on ensiarvoisen tärkeää. Sote-ICT kehittämisrahoituksen osalta todettiin että kustannustenjaon malli talousarvioesityksessä on nyt oikein kohdennettu. TAE esityksessä ei ole enää mukana Sote-ICT kehittämisrahoituksen osalta leikkausta kuntien valtionosuusrahasta.

5 5 (5) Keskustelussa todettiin että Juhtassa on syytä seurata isoja valtakunnallisia muutoksia jatkossakin. Sotemaakuntauudistus on yksiä näistä seurattavista kohteista ja erityisesti maakuntien ohjausmallin kehittyminen. Maakuntien edustus neuvottelukunnan toimintaan tulee myös varmistaa. Päätös: Juhta merkitsee tiedoksi valmistelun tilanteen ja Sote-ICT:n kehittämisen rahoituksen. 7. Muut asiat (klo 11.45) - Tiedoksi: o Seuraavassa kokouksessa hallinnonalojen ja ministeriöiden tärkeimmät kehittämiskohteiden esittelyt, palveluiden ja digitalisaation näkökulma. Sihteeristöön voi olla yhteydessä ketkä haluavat esitellä omia kehittämistoimia. o Jaostossa kootaan ja Juhtassa esitellään ajankohtaiset asiat taulukko/tilannekuva, jossa tärkeimmät meneillään olevat kehittämiskohteet o Asiantuntija-alueen ICT-kehittäminen, hankkeet ja hankinnat jäsen Sirpa Mäntynen on siirtynyt määrä-ajaksi maakuntahallinnon tehtäviin. o Suunnitteilla juhlaseminaari Juhta 30 ja Vahti 20, yhteensä 50 v juhlaseminaari o Henkilövaihdoksia: Tanja Rantasen tilalle nimetään uusi KL:n edustaja, Päivi Laajalan tilalle nimetään uusi kuntaosaston edustaja, nimikevaihdokset tieto- ja viestintäjohtaja Jussi Salmi YM ja johtava asiantuntija Ismo Parviainen SM - Kokousaikataulut: o klo , nh. Loppupeli o klo , nh. Loppupeli 8. Kokouksen päättäminen (klo 12.00) Jakelu: JUHTA:n jäsenet, varajäsenet, sihteerit, asiantuntijat ja muut osallistujat Liitteet: Liitteet on tallennettu verkko-osoitteeseen: