Pöytäkirja. Osallistujat Max Hamberg Mikael Jokela TORI-hanke sihteeri Tuomo Kouhia OTTK puheenjohtaja Aarno Lankinen OTTK

Transkriptio

1 Pöytäkirja JulkICT-toiminto Mikael Jokela OTTK - TORI-toimintosiirtoprojekti - ohjausryhmä Aika klo 13:01-16:03 Paikka OTTK Hämeenlinna, nh Studio tai videoneuvottelu Osallistujat Max Hamberg OM Mikael Jokela TORI-hanke sihteeri Tuomo Kouhia OTTK puheenjohtaja Aarno Lankinen OTTK Kari Pessi TORI-hanke Pirkko Rautavirta OTTK Jari Saarela ORK (saapui 13:20, poistui 15:30, palasi 15:37) Erkki Saukkonen OM videolla Marjut Siintola TORI-hanke Reijo Tonteri OTTK (poistui 15:42, palasi 15:46) Poissa Jukka Friman ORK 1 Kokouksen avaus, tavoitteet ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13:01. Esityslista hyväksyttiin. Kokouksen keskeisin tavoite on hyväksyä projektissa valmisteltu siirtosopimus, jossa sovitaan toimintosiirron ehdoista sekä siirtyvästä kokonaisuudesta oikeusministeriön ja TORI-hankkeen välillä. 2 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) ilman muutoksia. 3 TORI-hankkeen tilannekatsaus Kari Pessi esitteli TORI-hankkeen tilannetta (liite 2). Keskustelussa tuli esiin siirron jälkeinen toimivaltakysymys: Kuka hoitaa vuotta 2013 koskevat asiat? Sellaisia asioita ovat esimerkiksi OTTK:n laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen sekä toimintakertomuksen laatiminen. Siirtosopimuksen näkökulmasta oikeudet, velvollisuudet ja vastuut siirtyvät Valtorille. Koska henkilötkin siirtyvät Valtoriin, niin olisi loogista, että samat henkilöt hoitaisivat vuotta 2013 koskevat vastuunsa loppuun. Toisaalta aiheuttaako taloussääntöjen kannalta haasteita, että vastuut siirtyvät Valtiovarainministeriö Puh (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus Valtiovarainministeriö Puh tai (vai-

2 2 (9) toisen ministeriön vastuualueelle? Keskustelussa todettiin vielä, että palvelussuhteen laadulla ei ole yhteyttä toimivaltakysymykseen. Sovittiin, että - projekti tekee seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen esityksen vuotta 2013 koskevien vastuiden hoitamisesta loppuun ja että - projekti varmistaa, että järjestelyyn ei liity juridisia haasteita. (AP1) Jari Saarela saapui klo 13:20. 4 Projektin tilannekatsaus Mikael Jokela esitteli projektin tilannetta (liite 3). Tilanne on hyvä (status vihreä) kaikilla projektin osa-alueilla. Hyväksyttiin projektin määrittelyvaiheen työt lukuun ottamatta siirtosopimusta, joka käsitellään seuraavassa kohdassa. (P1) Keskustelussa tuli esille OTTK:n ulkopuolella tehtävistä OM:n hallinnonalan TORItehtävistä Helsingin käräjäoikeus. Sovittiin, että Erkki, Kari, Max ja Mikael menevät tapaamaan Helsingin käräjäoikeuden hallintojohtajaa selvittääkseen, mitä TORI-tehtäviä virastossa tehdään ja kuinka hoidetaan niiden siirtyminen Valtoriin. Mikael järjestää kokouksen. (P2, AP5) 5 Siirtosopimuksen hyväksyminen Mikael Jokela esitteli projektin valmisteleman siirtosopimuksen (liite 4), jossa sovitaan toimintosiirron ehdoista sekä siirtyvästä kokonaisuudesta oikeusministeriön ja TORIhankkeen välillä. Sopimus koostuu seuraavista osista: - Sopimusteksti. Tämä on TORI-hankkeen sopimusteksti, joka on kaikille siirtoprojekteille yhteinen. Sopimuksessa sovitaan kaikille siirtoprojekteille yhteiset siirron ehdot. Sopimus on julkinen. - Liitteet 1-7. Näissä liitteissä kuvataan siirtyvä kokonaisuus. Liitteet ovat salassa pidettäviä. Liitteet on valmisteltu projektissa, lähtökohtana OTTK:n siirtyminen kokonaisuutena. Hallinnonalan muiden virastojen mahdollisesti siirtyvät henkilöt lisätään mukaan myöhemmin. - Liite 8. Tässä liitteessä ovat projektikohtaiset erityiset sopimusehdot. Liite on valmisteltu projektissa ja se on julkinen. - Lisäksi ohjausryhmän tiedoksi toimitetaan projektin tekemä liitteiden perustelumuistio, joka on julkinen. Merkille pantava seikka siirtyvässä kokonaisuudessa on, että hallinnonalan kaikki ohjelmistolisenssit, myös toimialakohtaiset työasemaohjelmistot, jotka on hankittu OTTK:n kautta ja ovat OTTK:n lisenssikirjanpidossa, siirretään uuteen palvelukeskukseen. Muissa samanaikaisissa siirtoprojekteissa työasemaohjelmistojen lisenssien siirtoon ei ole ollut mahdollisuuksia. Menettely perustuu ohjausryhmän päätökseen, joka perusteltiin seuraavasti: - OTTK on tähänkin asti hoitanut lisenssien hallinnointia ja tarjonnut ohjelmistoja asiakkaiden käyttöön. OTTK:n on tähän tarvittava henkilöstö ja infrastruktuuri. Jos li-

3 3 (9) senssejä jätettäisiin hallinnonalalle, tarvitsi oikeusministeriöön perustaa uusi lisenssienhallintapalvelu, joka vaatisi myös henkilöresursseja. - Vapaita lisenssejä voidaan jatkossa tarjota laajemman asiakasjoukon käyttöön, jolloin lisenssien käyttö tehostuu, mikä on yksi ajatus koko uuden palvelukeskuksen taustalla. Toinen merkille pantava seikka on, että siirtosopimus ei määrittele as is -vaiheen (siirtymävaiheen) pituutta, vaikka liitteessä 8 mainitaan, että as is -vaiheen aikana voidaan tarkentaa siirtyvää kokonaisuutta. As is -vaiheen pituuden avoimeksi jättäminen perustuu siihen, että etukäteen on hankala arvioida, millä aikataululla on järkevää siirtyä uuden palvelukeskuksen yhtenäisiin toimintamalleihin ja valtion yhteisiin palveluihin. Keskustellaan siitä, onko as is -vaiheen kestosta tarpeellista sopia. Keskustelussa tuli esille seuraavia asioita: - As is -vaiheen aikaista mahdollisuutta sopia muutoksista siirron sisältöön pitäisi täsmentää siten, että aikaikkuna on sovittu. Ratkaistiin asia muuttamalla liitettä 8 seuraavasti: o Liiketoimintasiirtoa koskevat täsmennykset ja muutokset tehdään vuoden 2014 aikana. - TORI-hankkeen tavoite on, että valtionhallinnon kaikki lisenssiomaisuus siirtyisi Valtorin hallinnoitavaksi. Meneillään olevissa siirtoprojekteissa tämä on kuitenkin pystytty toteuttamaan vain OTTK:n kohdalla. TORI-hankkeen näkökulmasta vaikuttaa siltä, että tulevissa projekteissa päästään lähemmäksi tavoitetta. Todettiin, että tämän projektin ratkaisu siirtää kaikki lisenssit on linjassa TORI-hankkeen tavoitteiden kanssa. Näin ollen ratkaisun poikkeavuus muista meneillään olevista siirtoprojekteista ei anna aihetta lisätoimenpiteisiin. - Vahvistettiin vielä, että aivan kaikki hallinnonalan lisenssiomaisuus, joka on OTTK:n kirjanpidossa, siirtyy Valtoriin. Tämä koskee myös palvelinohjelmistoja sekä työasemien substanssiohjelmistoja. - Sovittiin, että ei tehdä muutoksia liitteen 1 kalustelistaan. - Tällä hetkellä ollaan suunnittelemassa ensi vuoden palveluhinnoittelua OTTK:n, myöhemmin Valtorin, ja OM:n välillä. Haaste asiassa on, että palveluissa on tapahtunut kustannusrakenteeseen vaikuttavia muutoksia. Muutokset on otettu parhaan kyvyn mukaan OTTK:n vuoden 2014 budjetissa ja ne tulevat näkymään hinnoissa. Kuitenkaan ensi vuoden kustannusten määritys tämän vuoden pohjalta ei välttämättä tuota luotettavaa lopputulosta. Todettiin, että kustannuksista keskustelu liittyy palvelusopimukseen ja siihen tullaan palaamaan seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa. Ohjausryhmä oli huolissaan siitä, miten palvelumuutoksista johtuvaa kustannustason muutosta saadaan seurattua. (AP2) - Todettiin, että OTTK:ssa palveluhintoihin on sisällytetty kaikki palvelujen tuottamisesta johtuvat kustannukset eikä erillisiä määrärahoja ole. - Valtorilla on erillinen määräraha oman toimintansa kehittämiseen, joten palveluhintojen tulee perustua tuotettuun palveluun eikä oman toiminnan kehittämistä pidä laskuttaa asiakkailta. - Lisättiin liitteen 5 (toimitilat) otsikkoon tarkennus, että toimitilat siirtyvät Valtorin käyttöön nykyisin ehdoin. - Sovittiin, että Mikael toimittaa Maxille allekirjoituskappaleen, joka käsitellään ensin oikeusministeriössä ja sen jälkeen valtiovarainministeriössä. Hyväksyttiin siirtosopimus edellä mainituin pienin tarkennuksin liitteisiin 5 ja 8. (P3)

4 4 (9) 6 Projektin varautumissuunnittelu, jos uusi palvelukeskus ei aloita Mikael esitteli varautumissuunnitelman tilanteeseen, jos uusi palvelukeskus ei aloita toimintaansa Kaikkia siirtoprojekteja on pyydetty varautumaan tähänkin tilanteeseen, vaikka tällä hetkellä ei ole nähtävissä välitöntä uhkaa, että näin kävisi. Projektin esitys varautumissuunnitelmaksi on seuraavanlainen: - OM:n hallinnonalalla ei suunnitella mitään toimintosiirtoon liittyviä tuotannollisia muutoksia tapahtuvaksi Esimerkiksi puhelimiin tai liittymiin liittyviä muutoksia ei tilata eikä palvelussuhteita lakkauteta. Kaikenlaiset tuotantomuutokset aikataulutetaan vasta sitten, kun uuden palvelukeskuksen toiminnan aloituksesta on mustaa valkoisella. - Jos siirtoa ei voida suorittaa , seuraavat mahdolliset siirtoajankohdat ovat ja Perustelu on, että luontainen toiminnan suunnittelu ja seuranta tapahtuu näissä jaksoissa eikä tiheämpi rytmitys ole järkevää. Keskustelussa tuli esille seuraavia asioita: - Myös sellainen riski on olemassa, että uusi palvelukeskus aloittaa mutta siirtoa ei voida hoitaa, jos juuri tähän siirtoon liittyvä päätöksentekoprosessi ei etene suunnitellusti. Pitäisi miettiä, miten päätöksentekoprosessin riski otetaan huomioon. (AP2) - Riskiä siirron lykkääntymisestä ei voi pitää todennäköisenä, mutta se on kuitenkin todellinen, koska päätöksenteon aikataulut ovat useassa kohdassa päivistä kiinni. - Henkilöstön sujuvan työnteon kannalta on tärkeää, että Valtorin aloittaessa puitteet ovat riittävän valmiit. Jos käytännöt vinoutuvat heti alussa liian kiireen vuoksi, niiden korjaaminen voi kestää pitkään. - Jos siirto lykkääntyisi, on tärkeää tiedottaa siitä henkilöstölle välittömästi. - Koska käytännön palvelutuotanto ei siirron yhteydessä muutu, mahdollinen siirron lykkääntyminen ei välttämättä häiritse asiakkaita. - Sovittiin, että muutetaan projektin esitystä seuraaviksi mahdollisiksi siirtoajankohdiksi seuraavasti: Jos siirtoa ei voida suorittaa , seuraavat otolliset siirtoajankohdat ovat ja Jos siirto lykkääntyisi, projektin ohjausryhmä päättää uuden siirtoajankohdan. - Pitää selvittää, miten taataan luottokorttien käytön jatkuvuus vuodenvaihteessa. Luottokortteja tarvitaan jatkuvasti esimerkiksi työmatkojen kulujen maksamiseen. (AP3) Hyväksyttiin projektin esitys varautumissuunnitelmaksi sillä tarkennuksella, että puhutaan seuraavista otollisista siirtoajankohdista. (P4) 7 Uuden palvelukeskuksen vastuulle tulevat lisätehtävät (OHO-sektori) Tarja Saari esitteli uuden palvelukeskuksen vastuulle OHO-sektorilta tulevia lisätehtäviä koskevan asian. Joissakin virastoissa on tällä hetkellä töissä atk-virkamiehiä, jotka tekevät osan tai kokonaan työajastaan TORI-tehtäviä, esimerkiksi AV-järjestelmien teknistä tukea. TORI-lain nojalla nämä tehtävät siirtyvät uuteen palvelukeskukseen ja niiden tekeminen muissa virastoissa lakkaa. Näyttää kuitenkin siltä, että kaikista virastoista ei siirry henkilöitä tehtävien mukana, joten uuden palvelukeskuksen pitää selviytyä tästä johtuvasta helpdeskiin ja lähitukeen kohdistuvista lisätehtävistä ja kustannuksista. Haaste liittyy työmäärään, resursseihin ja töiden organisointiin, ei osaamiseen. Tarkempi selostus haasteista ja mahdollisista ratkaisuista on liitteessä 5.

5 5 (9) Keskustelussa tuli esille seuraavia asioita: - Haasteellisimmat kohteet ovat Helsinki ja Rovaniemi. Helsingissä OTTK:lla ja myös tulevalla Valtorilla on hyvä miehitys. Rovaniemen osalta saattaisi olla järkevää neuvotella Haltikin kanssa lähitukipalvelusta. - OTTK:n vuodelle 2014 suunniteltu budjetti sisältää mahdollisuuden vuokrahenkilöiden määrän lisäämiseen ICT-tuessa. - Pääkäyttäjäoikeudet poistetaan vuodenvaihteessa kaikilta, jotka eivät ole siirtyneet Valtoriin. Pääkäyttäjäoikeuksien poisto todennäköisesti herättää tilanteeseen. - Monissa virastoissa on vähätelty virastojen omien henkilöiden tekemien TORItehtävien määrää. Tästä syystä virastoille lähetettiin asiaa koskeva ohje, jossa selvennettiin, mitä TORI-tehtävät ovat ja että ne siirtyvät On tärkeää jakaa työt asiakasvirastojen ja Valtorin välillä siten, miten TORI-lakikin edellyttää, että virastoissa ei tehdä itse samoja tehtäviä, joita Valtori joka tapauksessa tekee ja tarjoaa palveluna. - Helsingin käräjäoikeuden kohdalla mennään TORI-hankkeen aloitteesta tapaamaan viraston hallintojohtajaa. (Asia oli esillä jo kohdassa 4 - projektin tilannekatsaus.) - Jotta henkilö voisi siirtyä Valtoriin , päätös pitää tehdä ohjausryhmässä. Jos halutaan odottaa kaikkia henkilöitä, joiden ehkä olisi järkevää siirtyä, päätöksiä on odotettava kevääseen asti. Tällä hetkellä ei voida luvata, että Valtoriin siirtyminen on mahdollista mutta sitä mahdollisuutta ei myöskään suljeta pois. - Henkilöiden siirtyessä Valtoriin virasto säästää henkilöiden palkkakustannusten verran rahaa. Valtori laskuttaa nämä kustannukset oikeusministeriöltä, joka kohdentaa ne edelleen virastoilla. - Jos virasto ei tee päätöstä TORI-tehtäviä tekevän henkilön siirrosta Valtoriin, viraston tulee osoittaa henkilölle muita tehtäviä. Tässä tilanteessa Valtori saattaa joutua rekrytoimaan ulkoa uusia työntekijöitä hoitamaan kyseisen viraston lähitukea. Myös viestinnästä keskusteltiin ja esille tuli seuraavia asioita: - Jos paikallinen tukihenkilö ei siirry, on tärkeää viestiä asiakkaille, että kyseessä ei ole Valtorin tulemisesta johtuva palvelutason lasku vaan rakenteellinen muutos ja ylipalvelun poisto. Valtorin haaste tässä tilanteessa on saada asiakas pidettyä tyytyväisenä. Tämä on otettava huomioon erityisenä viestintätoimenpiteenä niille virastoille, joista siirtyy vain TORI-tehtäviä, ei henkilöitä. (AP4) - Mikael on pahoillaan jälkijunassa tulevasta viestinnästä. Sovittujen viestintätoimenpiteiden toteuttamisen esteenä on ollut, että TORI-hanke on velvoittanut käyttämään hankkeen viestintämateriaaleja, joita ei kuitenkaan ei ole ollut olemassa. - Asiakastiedote virastoille on lähdössä lähipäivinä. Mikael hoitaa asian OTTK:n Riitta Sokalahden kanssa. Erikseen lähtee päättäjäasiakkaille asiakassopimusten siirtymisestä kertova TORI-hankkeen tiedote sekä muille asiakkaille yleinen asiakastiedote. - Erikseen tiedotetaan myös henkilöille, joilla on pääkäyttäjäoikeuksia, että oikeudet poistuvat , jos henkilö ei ole Valtorissa. Asennustunnusten läpikäynti vuosittain ja tarpeettomien poisto on ollut normaali käytänne tähänkin asti. - Viestinnän hankaluus on ymmärrettävää tilanteessa, kun monet asiat ovat olleet auki. Sellainenkaan viestintä, joka ei kerro mitään, ei ole ehkä tarkoituksenmukaista. - Kun asiasta viestitään henkilöstölle ja asiakkaille, on tärkeää korostaa, että Valtoriin siirryttäessä juuri mikään ei muutu ja työnteko voi jatkua entisellään ja palvelut jatkuvat entisellään. Keskustelun jälkeen sovittiin seuraavia asioita: - Odotellaan OHO-sektorin virastojen päätöksiä virastojen omien atk-suunnittelijoiden siirtymisestä. Helsingin käräjäoikeuteen mennään TORI-hankkeen aloitteesta paikan

6 6 (9) päälle selvittämään asiaa ohjausryhmässä todetaan siirtyvä kokonaisuus ja silloin siirtoikkuna on kiinni. (P5) - Pöytäkirjan liite 5 sisältää suunnitelman, jonka mukaisesti OTTK/Valtori ottaa vastaan ja pystyy hoitamaan vastuulleen siirtyvät lisätehtävät. Tehtiin suunnitelmaan pieniä muutoksia. Suunnitelmalla on projektin tuki. Jari Saarela poistui klo 15:30 8 OTTK:n henkilöstön vuotta 2013 koskevat suoritusarvioinnit Aarno esitteli suoritusarviointeja koskevat haasteet. Jos eduskunta hyväksyy TORI-lain hallituksen esityksen mukaisesti ja laki tulee voimaan , siitä seuraa, että OTTK:n nykyistä palkkausjärjestelmää ei enää sovelleta alkaen. Kuitenkin OTTK:n nykyisen palkkausjärjestelmän mukaan henkilöstön henkilökohtaiset suoritusarvioinnit, joilla voi olla palkkavaikutuksia, tulisi tehdä tammikuussa Tästä seuraa ristiriitainen tilanne. Keskustelussa tuli esille seuraavia asioita: - Laki on selvä sen suhteen, että aiempi palkkausjärjestelmä lakkaa olemasta , mutta asia on henkilöstöpolitiikan näkökulmasta haasteellinen. - Juridisesti ottaen seuraava arviointi tullaan tekemään Valtorin palkkausjärjestelmän mukaisesti sitten kun järjestelmä on olemassa. - Erityinen haaste ovat tilanteet, joissa tehtävä ja tehtävän vaativuus ovat vuoden aikana muuttuneet ja olisi tarpeen tehdä ensimmäinen muutoksen jälkeinen seurantaarviointi. Tyypillisesti tehtävän vaativuuden kasvaessa suoritustaso putoaa, jolloin syntyy erityinen peruste tarkastella toteutunutta suoritustasoa. - Asian käsittely TORI-hankkeen palkkausjärjestelmätyöryhmässä ei ole tuonut uutta tietoa tai ratkaisua asiaan. Sovittiin seuraavaa: - OTTK johto käy läpi tilanteet, joiden kohdalla on erityinen peruste suoritusarvioinnin tarkastamiseen, ja tekee mahdollisista suoritustason muutoksista esitykset oikeusministeriölle tämän vuoden puolella. - Yleiseen suoritusarviointien läpikäyntiin ei ole mahdollisuutta. - Asia ei aiheuta projektille muita toimenpiteitä kuin että mahdolliset muuttuneet palkat pitää olla ilmoitettu TORI-hankkeelle sovitun henkilötietojen muutosten prosessin mukaan viimeistään Jari Saarela palasi klo 15:37. Reijo Tonteri poistui klo 15:42 ja palasi klo 15:46. 9 Projektin ohjausryhmän pöytäkirjojen julkaisu HAREssa Mikael esitteli ohjausryhmän pöytäkirjojen HAREssa julkaisua koskevan asian. TORIhankkeen hallintoryhmä on esittänyt kokouksessaan, että kaikkien ohjausryhmien pöytäkirjat tulisi julkaista HAREssa. HARE on valtioneuvoston hankerekisteri ( Projektin perustiedot ja asettamiskirje ovat jo HAREssa 1, joten olisi luontevaa julkaista siellä myös projektin ohjausryhmän pöytäkirjat. TORI-hankkeen linja on, että julkiset asiakirjat julkaistaan HAREssa. 1

7 7 (9) Projektiryhmä esittää kaksi vaihtoehtoa: A. Ei julkaista pöytäkirjoja HAREssa, vaan toimitetaan ne pyynnöstä, jos joku pyytää. Perustelut: Juridista velvoitetta julkaisuun ei ole. Kansalaisten mielenkiinto siirtoprojektia kohtaan on todennäköisesti vähäinen ja intressitahot saavat tarvittavan tiedotuksen suoraan projektilta. Jos pöytäkirjat julkaistaan HAREssa, on asioita alettava kirjata yleisemmällä tasolla, jolloin pöytäkirjojen tarkoitus kärsii. HAREsta pöytäkirjojen sisältö päätyy esimerkiksi Googlen indeksiin. B. Julkaistaan pöytäkirjat HAREssa hankkeen hallintoryhmän esityksen mukaisesti. Julkaisu tapahtuu aina vasta sitten, kun pöytäkirja on seuraavassa kokouksessa hyväksytty. Perustelut: Hankkeen johdonmukainen linja on, että julkiset asiakirjat julkaistaan HAREssa. Välttämätöntä syytä poiketa tästä linjasta ei ole olemassa. Keskustelun jälkeen sovittiin, että edetään vaihtoehdon B mukaisesti. Julkaistaan takautuvasti projektin kaikki ohjausryhmäpöytäkirjat marraskuun loppuun mennessä. Julkaistaan vain pääasiakirjat, ei liitteitä. Julkiset liitteet saa pyytämällä. Pöytäkirja julkaistaan aina sen jälkeen, kun se on seuraavassa kokouksessa hyväksytty. (P6, AP6) 10 Riskisuunnitelma Käytiin läpi riskisuunnitelma (liite 6). Muutettiin riskisuunnitelmaa projektiryhmän esityksen mukaisesti. 11 Avoimet asiat 12 Muut asiat Käydään läpi projektin avoimet asiat (liite 7). Edellisen kokouksen pöytäkirjassa avoimeksi merkityt asiat on kaikki selvitetty. Ei tehty muutoksia projektin avoimiin asioihin. Max Hamberg kiitti projektia ja projektipäällikköä hyvästä työstä. 13 Seuraavien kokousten sopiminen Seuraava kokousaika on jo sovittu: perjantai klo 13:00-15:30. Sovittiin, että Marjut varaa tuolloin Mariankadulta kokoustilan videolla osallistumisia varten. (AP7) Sovittiin, että Mikael hakee ohjausryhmälle sitä seuraavat kokousajat: (AP8) - Projektin siirtovaiheen hyväksyminen, tammikuun alkupuoli - Projektin loppuraportin hyväksyminen, helmikuun loppupuoli 14 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:03. Liitteet 1 Edellisen kokouksen pöytäkirja - OTTK-TORI-ohry _liite1_edellinen-poytakirja.pdf 2 TORI-hankkeen tilannekatsaus OTTK-TORI-ohry _liite2_TORI-tilannekatsaus.pdf 3 Projektin tilannekatsaus kokoukseen - OTTK-TORI-ohry _liite3_tilannekatsaus.pdf

8 8 (9) 4 OTTK-TORI-ohry liite4-siirtosopimus\ OM-TORI-siirtosopimus.pdf OM-TORI-siirtosopimus_loput-liitteet.pdf OM-TORI-siirtosopimus_liite8.pdf OM-TORI-siirtosopimus_liitteiden-perustelumuistio.pdf 5 Suunnitelma tukeen tulevien lisätehtävien hoitamisesta - OTTK-TORI-ohry _liite5_tuen-lisatehtavat.pdf 6 Riskisuunnitelma - OTTK-TORI-ohry _liite6_riskisuunnitelma.pdf 7 Avoimet asiat - OTTK-TORI-ohry _liite7_avoimet-asiat.pdf Päätökset (P) Nro Sisältö 1 Hyväksyttiin projektin määrittelyvaiheen työt lukuun ottamatta siirtosopimusta. 2 Erkki, Kari, Max ja Mikael menevät tapaamaan Helsingin käräjäoikeuden hallintojohtajaa selvittääkseen, mitä TORI-tehtäviä virastossa tehdään ja kuinka hoidetaan niiden siirtyminen Valtoriin. Mikael järjestää kokouksen. 3 Hyväksyttiin siirtosopimus edellä mainituin pienin tarkennuksin liitteisiin 5 ja 8. 4 Hyväksyttiin projektin esitys varautumissuunnitelmaksi sillä tarkennuksella, että puhutaan seuraavista otollisista siirtoajankohdista. 5 Odotellaan OHO-sektorin virastojen päätöksiä virastojen omien atk-suunnittelijoiden siirtymisestä ohjausryhmässä todetaan siirtyvä kokonaisuus ja silloin siirtoikkuna on kiinni. 6 Projektin ohjausryhmäpöytäkirjat julkaistaan HAREssa, takautuvasti projektin alusta lähtien mennessä. Liitteitä ei julkaista. Pöytäkirja julkaistaan, kun se on seuraavassa kokouksessa hyväksytty. Avoimet asiat/toimenpiteet (AP) Nro Päiväys Avoin asia/toimenpide Vastuu Deadline Status Sovittiin, että projekti tekee seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen esityksen vuotta 2013 koskevien vastuiden hoitamisesta loppuun ja että projekti varmistaa, että järjestelyyn ei liity juridisia haasteita. Jokela, Lankinen Työn alla Myös sellainen riski on olemassa, että uusi palvelukeskus aloittaa mutta siirtoa ei voida hoitaa, jos juuri tähän siirtoon liittyvä päätöksentekoprosessi ei etene suunnitellusti. Pitäisi miettiä, miten päätöksentekoprosessin riski otetaan huomioon Pitää selvittää, miten taataan luottokorttien käytön jatkuvuus vuodenvaihteessa. Luottokortteja tarvitaan jatkuvasti esimerkiksi työmatkojen kulujen maksamiseen Jos paikallinen tukihenkilö ei siirry, on tärkeää viestiä asiakkaille, että kyseessä ei ole Valtorin tulemisesta johtuva palvelutason lasku vaan rakenteellinen muutos ja ylipalvelun poisto. Valtorin haaste tässä tilanteessa on saada asiakas pidettyä tyytyväisenä. Tämä on otettava huomioon erityisenä viestintätoimenpiteenä niille virastoille, joista siirtyy Pessi, Hamberg Jokela, Lankinen Lankinen, Sokalahti Työn alla Työn alla Ei aloitettu

9 9 (9) vain TORI-tehtäviä, ei henkilöitä Erkki, Kari, Max ja Mikael menevät tapaamaan Helsingin käräjäoikeuden hallintojohtajaa selvittääkseen, mitä TORI-tehtäviä virastossa tehdään ja kuinka hoidetaan niiden siirtyminen Valtoriin. Mikael järjestää kokouksen Mikael hoitaa projektin ohjausryhmäpöytäkirjojen julkaisun HAREssa takautuvasti projektin alusta lähtien marraskuun loppuun mennessä Marjut varaa kokousta varten videoneuvottelutilan Mariankadulta Sovittiin, että Mikael hakee ohjausryhmälle sitä seuraavat kokousajat: - Projektin siirtovaiheen hyväksyminen, tammikuun alkupuoli - Projektin loppuraportin hyväksyminen, helmikuun loppupuoli Jokela Työn alla Jokela Työn alla Siintola Työn alla Jokela Työn alla