Toiminta- ja käyttösuunnitelmien toteutuminen

Transkriptio

1 POHJOIS-KARJALAN SAIRAANHOITO- JA SOSIAALIPALVELUJEN KUNTAYHTYMÄ Yhtymähallitus Toiminta- ja käyttösuunnitelmien toteutuminen

2 Sisällysluettelo 1. Toiminta ja talous Johdon toiminta-alue Toiminta ja talous Sairaanhoidon toiminta-alue Toiminta ja talous Sosiaalipalvelujen toiminta- alue Toiminta ja talous Tukipalvelujen toiminta-alue... 14

3 3 Toiminta ja talous Johdon toiminta-alue Johdon toiminta-alueella kertomusvuosi oli vahvasti sote-integraation valmisteluun liittyvää. Maan edellisen hallituksen sote järjestämislain kariuduttua maakunnassa päätettiin jatkaa oman alueen sotemallin valmistelua. Johdon henkilöstöä on ollut keskeisesti mukana Siun soten eri valmisteluryhmissä. Taloudellisesti tilivuosi oli ylijäämäinen, jossa poistojen ja korkokulujen alittuminen olivat merkittäviä tekijöitä. Organisaatiomuutos tuli virallisesti voimaan kertomusvuoden alusta, jolloin myös uusi hallintosääntö astui voimaan. Uudet palvelualueet ovat vähitellen löytäneet uuden paikkansa organisaatiossa. Kustannusvertailu edelliseen vuoteen ei kaikin osin täysin luotettava muuttuneista rakenteista johtuen. Johtajisto aloitti johtoryhmän ohella osana johtamisen kehittämistä kuntayhtymässä. Johtajisto osallistui kolmea henkilöä lukuun ottamatta Pkssk:n yhdessä Itä-Suomen yliopiston kanssa suunnittelemaan johdon emba johtamiskoulutukseen. Johtamiskoulutusta laajennettiin loppuvuodesta keskijohtoon. Koulutuksen kehittämistehtävät koordinoitiin johtoryhmässä koskemaan kuntayhtymän ajankohtaisia kehittämiskohteita leanmenetelmää hyödyntäen. Loppuvuonna valmisteltiin koulutuspalvelujen yhdistämistä kehittämisyksikköön, jotta kuntayhtymän järjestämä koulutus saadaan aikaisempaa paremmin tukemaan kehittämistoimintaa kokonaisuutena. Drg-kustannuslaskennan virittäminen on saatu siihen vaiheeseen, että sitä voidaan käyttää vuonna 2016 laajemmin kustannusrakenteiden analysointiin. Vuosi 2016 on jäämässä kuitenkin Pkssk:n viimeiseksi toimintavuodeksi, eikä drg:tä nyt kannata lähteä ottamaan esim. kuntalaskutuksen perustaksi ja sen hyödyntäminen tulevaisuudessa jääkin Siun sotessa päätettäväksi. Taloussuunnittelun roolia on lisätty toiminnallisten yksiköiden talouden suunnittelussa ja seurannassa. Resurssia on ohjattu controller-tyyppiseen yksiköiden tukeen. Tietohallinnossa oli vilkas vuosi. Kuntayhtymä oli mukana niin kansallisissa kuin oman alueen yhteishankkeissa. Näistä mainittavampia olivat Kanta-arkistoon liittyminen ja sähköisen lääkemääräyksen vaadittujen muutosten teko potilastietojärjestelmään. Kuntayhtymän uutta intranettiä työstettiin koko vuoden ajan, ja käyttöön otto tapahtui helmikuussa Kuntayhtymä liittyi mukaan valtakunnalliseen potilastietojärjestelmän vaatimusmäärittely-yhteistyöhön (UNA). Vuonna ei otettu käyttöön uusia toimitiloja, isoista hankkeista psykiatriatalon ja rakennus M:n rakentaminen etenivät suunnitelmien mukaan. Ensin mainittu on kuntayhtymän oma hanke ja jälkimmäinen Tikkamäen Palvelujen rakennuttama. Tilapalvelujen asiantuntijat ovat olleet keskeisesti mukana hankkeiden suunnittelu-, rakennuttamis- ja valvontatehtävissä. Alkuvuonna hyväksyttiin myös sydänkeskuksen ja vatsakeskuksen suunnitelmat. J2-uudisrakennuksen suunnittelu on edennyt suunnitellusti. Alkuvuonna täsmennettiin kuvantamislaitteiden uusimissuunnitelmaa. Uudet Spect-tt laitteen kuvaustilat otettiin käyttöön vuoden vaihteen jälkeen ja Pet-laitteen tarjouspyyntö valmisteltiin. Kuntayhtymä hankki syksyllä IShankinnan osakkeen. Hankintayhteistyötä on tarkoitus hyödyntää erityisesti sairaalatarvikkeiden ostoissa. Yhteishankintojen painopiste on alueellisessa hankintayhteistyössä Joensuun hankintatoimen kautta.

4 4 Sairauspoissaolojen vähentäminen nostettiin keskeiseksi tavoitteeksi vuodelle. Tavoitteessa onnistuttiin, poissaolot laskivat edellisvuotisesta 5,5 %. Yksi keskinen työkalu on ollut esimiestyön tukeminen, jolla moniin työntekoon liittyvien ongelmien ratkaisuun on pyritty vaikuttamaan. Työhyvinvointikysely osoittikin esimiestyön kehittämisessä onnistutun. Työkykykoordinaattorin työpanos uudelleen sijoitettavien työkokeiluissa on tuonut lisätyökalun työtehtävien räätälöintiin. Joidenkin vajaakuntoisten saamat eläkeratkaisut ovat mahdollistaneet pitkään sairastaneiden määrän vähenemisen. Varhemaksut nousivat edellisvuotisesta, ja niiden määrän ennakoidaan vielä lähivuosina nousevan. Työterveyshuollon palveluja käytettiin arvioitua enemmän, kustannusten kasvu oli kuitenkin hyvin maltillinen. Johtoryhmä päätti loppukesästä ottaa käyttöön työyhteisösovittelun yksiköiden henkilöstön ristiriitatilanteissa. Viisi henkilöä koulutettiin sisäisiksi työyhteisösovittelijoiksi. Vuodelle perustettiin ns. vakanssipankki, johon on siirretty vapautuneita vakansseja eläköitymisten tai muutoin toistaiseksi täyttämättä jääneistä vakansseista. Ko. vakansseja ei ole budjetoitu täyteen määrään, ja näin on voitu hillitä kustannuspaineita. Vakanssipankista on otettu virkapohjia joihinkin uusiin tarpeisiin vuoden kuluessa. Vakansseja on myös lopetettu, kun toimintaa on pystytty rationalisoimaan toimintatapoja muuttamalla. Henkilöstöpalveluihin kuuluvan varahenkilöstön käyttö oli ennakoitua vähäisempää, mikä johti näiden määrärahan alittumiseen. Toiminta-alueen tilikausi oli noin 2,3 miljoonaa euroa ylijäämäinen. Vahvasti sisäisiin tuottoihin perustuvat toimintatuotot toteutuivat 97,5 prosenttisesti. Merkittävimmin tuotot alittuivat rekrytointipalveluissa sijaiskäytön jäätyä arvioidusta. Myös kehittämistoiminnasta yksiköihin kohdistettavat kulut jäivät talousarviosta selvästi. Tietopalvelujen veloitukset olivat ennakoidun mukaiset. Muut toimintatuotot koostuvat sisäisistä tilavuokrista, joiden toteuma oli 99 %. Toimintakulujen toteuma oli 94,4 %, jossa euromääräisesti suurin menolaji ovat palvelujen ostot. Palvelujen ostot toteutuivat 94,3 %:sesti, työhyvinvointia ja henkilöstöhallintoon liittyviä palveluostoja lukuun ottamatta muilla vastuualueilla määrärahat alittuivat. Henkilöstökulujen toteuma oli noin 95 %, palkat ja palkkiot tätä vähemmän mutta eläkemaksut varhe-eläkemaksujen nousun vuoksi keskiarvoa enemmän. Muut toimintakulut ylittyivät lähinnä arvioitua suurempien kiinteistöverojen ja vuokrakustannusten takia. Vuokratiloista ei ole päästy suunnitelmallisesti eroon, koska tiloja on jouduttu jättämään käyttöön mm. sisäilmaongelmien takia. Lainojen korot kirjataan johdon toiminta-alueelle. Nettorahoituskulut alittuivat arvioidusta alhaisena pysyneen korkotason ansiosta. Poistot alittivat ennakoidun määrän noin 0,5 miljoonalla eurolla.

5 Päämäärä Toimenpide 1.1 Uudistetaan organisaatiorakenne ja johtosääntö, vahvistetaan johtamista ja esimiestyötä Luodaan johtamista tukeva raportointiportaali. Hyödynnetään kuntayhtymässä olevaa asiantuntijaosaamista johtamisen tukena. 2.1 Kehitetään kuntayhtymän keskeisiä toimintaprosesseja kärkihankkeiden avulla Suunnitellaan tilat, ammattiryhmien välinen työnjako ja rajapinnat mahdollistamaan sujuvat hoito- ja palveluketjut. Integroidaan tilatoimikunnan, tilahallinnan ja johtoryhmän työskentely. 2.3 Valmistellaan muodollisessa jaksotyössä toimivien henkilöiden siirtymistä yleistyöaikaan. Selvitetään mahdollisuus vakanssijärjestelmästä luopumiseen sekä työaikapankin käyttöönottoon Tehostetaan rekrytointia ja otetaan käyttöön sähköinen perehdytysohjelma Lisätään sisäistä luottamusta ja yhteistyötä (Myö ja Työ - henki) Edistetään ammattiryhmien välistä arvostusta ja lisätään yhteistoiminnallisuutta Kehitetään kannustava palkitsemisjärjestelmä. Tavoite Toteuma Lisätiedot Ei toteutunut, jätetty suosiolla Siun sote -aikakauteen Kuntayhtymän osalta prosessit valmiit Käytännöt edenneet uuden organisaatiorakenteen myötä päätetty yleistyöaikaan siirtyvät henkilöt tällä erää, työaikapankki ei edennyt sähköinen perehdytysohjelma käytössä Myö ja Työ -sopimuksen päivitys hyväksyttiin ei valmis, ei edellytyksiä tehdä Pkssk:n aikana Tehdään henkilöstösuunnitelma. hyväksyttiin s2014, käytössä 1. Tyytyväiset potilaat ja asiakkaat 2. Sujuvat hoito- ja palveluketjut 3. Vetovoimainen työnantaja 4. Kilpailukykyinen ja kustannusvaikuttava palvelutuotanto 3.5. Lisätään suunnitelmallisuutta, korostetaan vuosineuvotteluja, käytetään toiminnallisten muutosten kustannushyötyanalyyseja Siirrytään diagnoosipohjaiseen (DRG) toiminnanohjaukseen Luodaan uusi toimintamalli kuntayhteistyöhön (kuntaneuvottelut) sekä yhteistyöhön strategisten sidosryhmien ja kumppaneiden kanssa. Sovitaan yhteisistä toiminnallisista tavoitteista. Ei edennyt - Siun sote vienyt keskeisten henkilöiden työpanosta järjestelmä luotu, käyttöön otto kesken ei tehty, Siun sote

6 6 Toiminta ja talous Sairaanhoidon toiminta-alue Yleistä toiminnasta Hoitoon tulleiden potilaiden määrä kokonaisuutena kasvoi 0,9 % vuodesta Kasvu kohdistui lähetteellä tuleviin potilaisiin kaikilla palvelualueilla, lähetteet lisääntyivät 2,8 3,4 %. Päivystyspotilaiden määrä väheni 0,6 %, mutta se vaikuttaa merkittävästi koko sairaalan lukuihin, koska päivystyksen osuus kaikista hoitoon tulleista potilaista on lähes 60 %. Jos määriä tarkastellaan kunnittain, suurin lisäys on Rääkkylässä ja Tohmajärvellä, molemmissa yli 15 %. Syynä on Attendon ja Terveystalon yhteistyön lakkaaminen. Hoitoon tulleiden potilaiden määrä on vähentynyt eniten Heinävedellä, Juuassa, Kiteellä ja Outokummussa. Syynä lienee lääkäriresurssin muutos kunnassa suuntaan tai toiseen. Hoitopäivät vähenivät myös vuonna ennakoitua enemmän. Vähennys edellisestä vuodesta oli hoitopäivää ja se kohdistui eniten konservatiiviselle ja psykiatriselle palvelualueelle. Potilaita siis hoidettiin jälleen entistä enemmän avohoidossa. Avohoitokäyntien määrä kasvoi edelleen voimakkaasti, erityisesti konservatiivisella palvelualueella, mikä osittain selittyy osastolla tapahtuneen polikliinisen hoidon kirjaamistavan muutoksella. Potilaiden vapaa hakeutumisoikeus laajeni koko maan julkiseen erikoissairaanhoitoon vuoden 2014 alussa. Vuoden aikana lähes potilasta valitsi hoitopaikakseen muun sairaalan kuin PKKS:n, lähinnä KYS:n. Tällä oli laskennallisesti noin 1,5 miljoonan euron lisäkustannusvaikutus. Valinnanvapauttaan käyttivät suhteessa eniten Heinäveden ja Juuan asukkaat sekä Kiteeläiset, ilmeisesti entisen Kesälahden alueelta. Vastaavana aikana PKKS:n valitsi hoitopaikakseen noin 200 potilasta. Valinnanvapauden kirjaaminen sairauskertomukseen ei ole sairaaloissa täysin kattavaa ja lukuihin kannattaa suhtautua sen mukaisesti, mutta tulos on kuitenkin suuntaa antava. Hoitotakuuseen on pystytty vastaamaan hyvin. Vuoden lopussa yli 6 kk toimenpidettä jonottavia oli vain 8 potilasta ja merkille pantavaa on, että jonoa ortopedisiin toimenpiteisiin ei enää ollut. Ensikäynnille jonottavien osalla tilanne oli huonompi, yli 90 vrk jonottaneita oli 105 potilasta, mikä on lähes nelinkertainen määrä edelliseen vuodenvaihteeseen verrattuna. Syynä ovat muutamien pienten erikoisalojen yllättävät lääkärien poissaolot joko sairauden tai muualle muuton takia ja näitä ei ole pystytty nopealla aikataululla korvaamaan. Henkilöstötilanne kokonaisuutena on ollut kohtuullisen hyvä, mutta lääkäripulaa on edelleen useilla erikoisaloilla. Ensihoidosta on oma erillinen raporttinsa. Yhteistyö päivystyksen kanssa on sujunut hyvin ja kokonaisuus toimii. Ihan kaikkiin saavuttamistavoitteisiin ei ole päästy. Olennaiset toiminnalliset muutokset Toiminnallisista muutoksista merkittävimmät ovat olleet kirurgian osasto 2A:n sulkeminen ja HERKO-toiminnan aloittaminen sekä palliatiivisen hoidon poliklinikan

7 7 käynnistyminen konservatiivisella palvelualueella. Muutokset sujuivat hyvin. Diagnostisella palvelualueella on tehty laajaa valmistelutyötä PET-TT ja SPET-TT laitteistojen käyttöönottoa ja erilaista lähivuosina voimakkaasti laajenevaa kuvatallennusta varten. Päivystyksen alueella on valmisteltu päivystysalueen remonttia ja haasteellista väistötilaratkaisua. Sairaalassa on pilotoitu päivystävän osastonhoitajan toimintamallia, jolla pyritään päätöksenteon yhtenäistämiseen ja sitä kautta sijaisresurssien käytön parempaan valvontaan. Kokemukset ovat olleet myönteisiä. Talous Riskienhallinta Sairaanhoidon toiminta-alueen kulut olivat noin 2,4 % talousarviota suuremmat. Henkilöstökulut toteutuivat lähes täysin talousarvion mukaisesti. Merkittävin kasvu oli ostopalveluissa ja siellä etenkin KYS:n osalla, mistä osa on tiettyjen potilaiden hoidon sovitusta keskittämisestä johtuvaa. Potilasvakuutuksen kustannukset olivat edelleen kasvussa, yli euroa edellisvuotta suuremmat. Lääkekustannukset olivat korjauserien jälkeen varsin tarkasti talousarvion mukaiset. Kokonaisuudessaan sairaanhoidon toiminta-alueen tulos oli noin 2,1 miljoonaa euroa ylijäämäinen. Sairaanhoidon toiminta-alueella suurin tuotantojärjestelmän riski on avaintyöntekijöiden saatavuus. Yksittäisen erikoisalan päivystystoiminnan katkeamattomuus edellyttää riittävää lääkärimäärää ja useilla erikoisaloilla liikutaan kriittisen alarajan tienoilla. Vuonna merkittäviä tuotantokatkoksia ei ollut. Rakennuksiin ja toimintatiloihin liittyy aina teknisiä ja työturvallisuusriskejä. Vuoden aikana oli sydänkeskuksen rakentamisesta johtunut muutaman viikon toimintakatkos kirurgian osastolla 2B. Se ei kuitenkaan aiheuttanut merkittäviä ongelmia toiminnalle. Lääkkeiden ja hoitotarvikkeiden osalta on käytössä lakisääteiset varmuusvarastomenettelyt. Tietojärjestelmien toiminta on sujuvan kliinisen toiminnan edellytys. Vuoden aikana oli muutamia vakavaksi luokiteltavia katkoksia, joilla oli vaikutusta kliiniseen työhön. Viat olivat teknisiä tai ohjelmistopäivityksiin liittyviä ja ne saatiin saman päivän aikana korjatuiksi. Asiat on käyty läpi PTTK:n ja ohjelmistotoimittajien kanssa ja tiettyjä prosessitarkennuksia on tehty vastaisen varalle. Tietosuojariskejä pyritään hallitsemaan ajantasaisella ohjeistuksella ja valvonnalla. Vuoden aikana ei ilmennyt merkittäviä tietosuojaongelmia, jotka olisivat haitanneet tuotantoa. Ympäristössä tapahtuvat muutokset Terveyskeskusten tai muun avosektorin toiminnassa ei tapahtunut vuoden aikana sellaisia muutoksia, jotka olisivat olennaisesti heijastuneet keskussairaalan toimintaan. Yhteistyö KYS:n ja muiden erityisvastuualueiden keskussairaaloiden suuntaan on ollut sujuvaa.

8 8 Sisäinen valvonta Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjoja on seurattu hallituksen listan kautta kuukausittain ja tehty lisäksi tarkempia selvityksiä sisäisen valvonnan suunnitelman mukaisesti. Raportointia on edelleen systemaattisesti parannettu.

9 9 Päämäärä Toiminta-alueen tavoite Toimenpide Tavoite Toteuma Lisätiedot 1.1. Hoitoon pääsyn nopeuttaminen Ks. kohta Tyytyväiset potilaat 1.2. Muistutusten, kanteluiden ja valitusten väheneminen Edistetään potilaiden ja läheisten ammatillista kohtaamista. Vuorovaikutustaitojen kehittämisen osio sisällytetään koulutussuunnitelmaan Otetaan käyttöön systemaattinen muistutusten, kanteluiden ja valitusten luokittelu. Määritellään tavoitteet muistutusten, kanteluiden ja valitusten vähenemiselle Asioinnin helpottaminen Laaditaan konkreettinen suunnitelma sähköisestä asioinnista Potilaslähtöisyyden lisääminen 2.1. Hoitoketjujen rakentaminen yhteistyössä pth:n kanssa Otetaan potilaiden ja läheisten edustajia mukaan hoitoketjujen kehittämiseen Keskeisten hoitoketjujen työnjako määritellään esh:n ja pth:n yhteistyönä, potilaat ja potilasjärjestöt mukana. Vähintään 50 % potilaista hoidetaan yhteistyössä rakennettujen hoitoketjujen mukaisesti. Siun soten valmistelu vienyt resurssit 2.2. Avohoidon-, vuodeosastohoidon ja päivystyksen kehittämistyö Määritellään tarkoituksenmukainen organisaatiorakenne. Otetaan käyttöön yhtenäiset käytännöt. 2. Sujuvat hoito- ja palveluketjut 2.3. ERVA-työnjaon potilaslähtöinen määrittely Järjestämissopimuksessa sovitaan pienten potilasryhmien hoidon tasa-arvoisesta saatavuudesta. Päivitetään järjestämissopimus Yhteistyön lisääminen kehittämistyössä Prosessimuutoksissa ja rajapinnoilla sovitaan työnjaosta eri ammattiryhmien ja erikoisalojen välillä. Suunnittelussa käytetään vuosineuvottelun strukturoitua mallia. Siun soten valmistelu vienyt resurssit 2.5. Oikeat osaajat oikeissa paikoissa Turvataan henkilöstön saatavuus, erityisosaaminen ja lisätään henkilöstön joustavaa liikkumista Tarkoituksenmukainen organisaatiorakenne, työnjako ja tehtäväkuvat Osallistutaan uuden organisaatiorakenteen valmistelutyöhön Tehdään henkilöstösuunnitelma, jossa määritellään mm. uudet nimikkeet, henkilöstörakenne ja koulutustarpeet tarkoituksenmukaisesti. 3. Vetovoimainen työantaja 3.2. Riittävä, sitoutunut ja osaava henkilöstö 3.3. Rekrytoinnin tehostaminen Varmistetaan, että vakinaisia työsuhteita on riittävä määrä erikoisosaamisen turvaamiseksi ja hoitoon pääsyn nopeuttamiseksi Osaamisen johtamisen menetelmät otetaan käyttöön. Vuorovaikutustaitoja lisätään Luodaan markkinointisuunnitelma lukiolaisille ja lääketieteen opiskelijoille Taataan riittävästi harjoittelupaikkoja ja erikoistuvien lääkäreiden virkoja Varataan riittävästi osaamista ja resursseja opettamiseen ja perehdytykseen. Perustetaan kandiopetuksen suunnittelutyöryhmä. Toteutuu asteittain Toteutuu asteittain Yliopiston kanssa ei ole saatu neuvotteluja aikaan Päivitetään rekrytointisuunnitelmat. 4. Kilpailukykyinen ja kustannusvaikuttava palvelutuotanto 4.1. Väestön tarpeisiin perustuvan ja järjestämissopimuksen mukaisen palveluvalikoiman määrittely 4.2. Jonotusaikojen asteittainen lyhentäminen Laaditaan dokumentoitu palveluvalikoima. Toteutunee siun sotessa Kehitetään uusia työaika- ja työnjakomalleja. Parannetaan kalliiden investointien käyttöastetta Ks. Kohta Operatiivisen jonon lyhentämistavoitteet: >180 vrk 0 pot (2014), >160 vrk <10 pot (), >140 vrk <40 pot (2016) Ensikäyntijonon lyhentämisen tavoitteet: >90 vrk 0 pot (2014), >70 vrk <100 pot (), >50 vrk <250 pot (2016) Avainhenkilöitä poistunut, rekrytointivaikeuksia.

10 Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Asiakkaiden lukumäärä 10 Toiminta ja talous Sosiaalipalvelujen toiminta- alue Sosiaalipalvelujen toiminta-alueen osalta vuosi toteutui suunniteltua palvelukysyntää hiljaisempana. Toiminta-alueen suoritteiden määrä oli kahdeksan prosenttiyksikköä suunnitellun alapuolella ja suoritteiden kokonaismäärä vähentyi edellisvuodesta samaiset kahdeksan prosenttia. Osastohoito ja asiantuntijapalvelut vähentyivät ja muut avopalvelut puolestaan lisääntyivät. Kehitysvammapalvelujen rakennemuutos, mikä näkyy laitosasumisen vähentymisenä ja asumispalvelujen lisääntymisenä, on tärkein selittäjä suoritteiden määrän muutokselle vuosien välillä. Asiantuntijapalveluissa puolestaan suoritemäärää on vähentänyt Lieksan kuntoutusohjauksen siirtyminen Lieksan kaupungin palveluksi 1.1. alkaen. Suoritteiden toteutumisprosentti suhteessa suunniteltuun oli 92 %. Samalla kun palvelujen volyymi alentui, niin palvelukysynnän rakenne muuttui: asumispalvelujen suoritemäärät nousivat edellisvuodesta, perhehoidon suoritemäärät pysyivät edellisvuoden tasolla ja ylittivät vuodelle asetetut suoritetavoitteet, kun taas muiden palvelujen suoritemäärät laskivat edellisestä vuodesta ja alittivat vuoden tavoitteet. Erityisen voimakkaasti vähentyi pitkäaikaisosastojen käyttö (- 50 % vuoden 2014 toteutumasta), mitä ei oltu osattu huomioida myöskään vuoden talousarviota laadittaessa (talousarvion suoritetoteutuma jäi 67 %:iin pitkäaikaisosastojen osalta). Tosin samalla asumispalvelujen määrä nousi lähes kolmanneksella edellisvuodesta. 60 Honkalampi-keskuksen osastojen pitkäaikaisasiakkaat ja asumisyksikköjen asukkaat, lukumäärä kuukausittain vuosina P-K:n alueellisessa KEHAS-suunnitelmassa vuonna 2010 asetettiin tavoite, että kehitysvammaisten pitkkäisessa laitoshoidossa olevien määrä vähenee vuoden 2016 alkuun mennessä 41 henkilöön pitkäaikaisasiakkaat osastoilla asukkaat asumisyksiköissä Yllä oleva kuvio näyttää selkeästi vuosien aikana toteutuneen rakennemuutoksen Honkalampi-keskuksen palveluissa. Valtakunnallisten ja alueellisten tavoitteiden mukaisesti asumispalveluissa asukkaiden määrä on lisääntynyt (vihreä

11 11 viiva) ja osastojen pitkäaikaisasiakkaiden määrä vastaavasti laskenut (sininen viiva). Samalla se kertoo sen, että vuonna 2010 tehdyssä Pohjois-Karjalan alueellisessa kehitysvammaisten asumisen suunnitelmassa vuoden 2016 alkuun asetettu tavoite pitkäaikaisen laitoshoidon määrän vähentymisestä saavutettiin jo vuosi suunniteltua aikaisemmin eli vuoden 2014 lopulla (punainen viiva). Lisääntyvä muuttoliike on kuitenkin tuonut talouden hallintaan haasteita, sillä se on pienentänyt osastojen ja asumisyksiköiden käyttöastetta. Osastohoidon palvelukysynnän pienentymisen vuoksi Honkalampi-keskuksessa suljettiin yksi pitkäaikaisosasto lokakuun alusta ja lyhytaikaisen osastohoidon keskittämistä kolmesta kahteen yksikköön valmisteltiin syksyn aikana. Lisäksi loppukesästä ja syksyllä toteutettiin muutamia pienempiä toiminnallisia muutoksia. Honkalampi-keskuksen alueelle marraskuussa 2014 valmistuneen uuden asumisyksikön, Honkatähden, käyttöönotto myös toteutui vuoden aikana suunniteltua hitaammin, minkä vuoksi asumispalvelujen suoritemäärä jäi talousarviotavoitetta pienemmäksi. Honkalampi-keskuksen koulussa oli kevätlukukaudella 37 oppilasta ja syyslukukaudella 32 oppilasta. Koulussa oli syyslukukaudella 5 perusopetusluokkaa, kuntoutusoppilaiden luokka sekä kiertävä erityisluokanopettaja. Perusopetusluokkien määrä vähentyi kevätlukukaudesta yhdellä luokalla, kun koulussa kirjoilla olevien oppilaiden määrä pienentyi lukuvuoden vaihtuessa viidellä oppilaalla, koska koulun lähikunnat eivät myöntäneet peruskoulunsa päättäneille oppilaille lisäopetusvuotta. Kuntayhtymän tuottavuushankkeen sosiaalipalvelujen toiminta-alueelle kohdistuvan kehitysvammaisten asumisen ja kuntoutuksen kehittämisen kärkihankkeen toimenpiteet ovat jatkuneet työsuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Samoin kuntayhtymän strategiaan pohjautuvien toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen etenee suunnitellusti ja toiminnalliset tavoitteet toteutuivat. Rafaelan käytöstä hoitoisuuden arvioinnin välineenä sosiaalipalvelujen toiminta-alueella luovuttiin. Kehitysvammaisten asiakkaiden muutoissa pitkäaikaisesta laitoshoidosta erilaisiin avohuollon asumisratkaisuihin on yhdessä kuntatoimijoiden kanssa onnistuttu, sillä muuttoja takaisin pitkäaikaiseen laitoshoitoon ei ole tapahtunut. Toiminta-alueen palveluyksiköitä yhdistävät riskit liittyvät yksiköiden sisäilmaongelmiin sekä psyykkisesti oireileviin ja haastavasti käyttäytyviin asiakkaisiin ja oppilaisiin. Honkalampi-keskuksen henkilökunnan kommunikaatio- ja vuorovaikutustaitojen ylläpitoa ja kehittymistä tuetaan jatkuvana toimintana mm. kommunikaatiovastaava-tapaamisilla, kuvakommunikaatioon liittyvillä työpajoilla sekä ohjaamalla yksiköille OIVA-työskentelymallia, jossa onnistuneista vuorovaikutuskokemuksista löydetään eväitä asiakkaiden kommunikaation parempaan tuntemiseen sekä työssä jaksamiseen. Käyttöön on otettu myös voimauttavan vuorovaikutuksen periaatteen mukainen HYP-toimintamallia. Sosiaalipalvelujen toiminta-alueen talous toteutui toimintavolyymin pienentymisen vuoksi talousarvion määrärahoja alemmilla euromäärillä. Toiminta-alueen toimintakulut ja toimintatuotot jäivät talousarviota pienemmiksi ja toimintakate alijäämäiseksi.

12 12 Sosiaalipalvelujen toiminta-alueen ulkoiset toimintakulut olivat 14,3 M (toteutuma 93 %) ja ulkoiset toimintatuotot 17,7 M (toteutuma 83 %). Myös henkilöstökulujen osalta talousarvio alitettiin selvästi ja toteutuma oli talousarvioon nähden 93 %. Kehitysvammaisten erityishuollon laskutus jäsenkunnille muodostui 14,1 M :ksi (sopimuksen toteutuma 88 %). Sosiaalipalvelujen toiminta-alueen työtapaturmista johtuvat poissaolot laskivat yli kolmanneksen edellisvuoteen nähden. Sairauslomien määrä sen sijaan pysyi edellisvuoden tasolla, mikä johtui pitkien sairauslomien lisääntymisestä; lyhyiden (1-3 päivää) sairauslomien määrä vähentyi 19 %. Tilastoidut rajoitustoimenpiteet nousivat 202 toimenpiteestä 374 toimenpiteeseen (+ 85 %). Tämä ilmeisimmin indikoi edellisvuotta levottomammasta jaksosta. Lisäys on tullut ennen kaikkea tehostetusta palveluasumisesta, missä valtaosa turvallisuuden kannalta välttämättömistä rajoittamistoimenpiteistä on tapahtunut. Kehitysvammaneuvolan nimi on vuoden alusta lähtien ollut Kehitystä ja kuntoutusta tukevat asiantuntijapalvelut.

13 13 Päämäärä Toiminta-alueen tavoite Toimenpide 1. Tyytyväiset asiakkaat 1.1. Asiakaslähtöisyyden lisääminen Muutot laitosasumisesta suunnitellaan kunnan, kuntayhtymän ja palveluntuottajan yhteistyönä asiakaslähtöisesti (paluumuuttomittari) Laaditaan sosiaalipalvelujen omavalvontasuunnitelma. 2. Sujuvat hoito- ja palveluketjut 2.1. Asiakaslähtöinen palveluketjujen ja työnjaon kehittäminen. Suunnittelukaudella kehitettävistä palveluketjuista sopiminen yhdessä kuntien sosiaalihuollon kanssa Johtamisosaamisen vahvistaminen. Organisaatiorakenne tukee ja mahdollistaa hyvän johtamisen Palveluketjut sovitaan ja kuvataan yhdessä kuntatoimijoiden kanssa Uudistetaan muuttuvan palvelurakenteen edellyttämä yksikkö-, esihenkilö- ja henkilöstörakenne. 3. Vetovoimainen työantaja 4. Kilpailukykyinen ja kustannusvaikuttava palvelutuotanto 3.1. Konkreettisen yhteistyön tekeminen koulutustahojen kanssa. Joustavuuden, eri-ikäisten työntekijöiden erilaisten tarpeiden huomioimisen ja yhteen hiileen puhaltamisen korostaminen Oikeat osaajat oikeissa paikoissa 4.1. Väestön palvelutarpeisiin perustuvien palvelujen ja niiden edellyttämän henkilöstörakenteen ja - määrän määritteleminen Opiskelijaharjoittelijoista sekä uusista ja nykyisistä työntekijöistä pidetään hyvää huolta Tehtäväkuvat tarkistetaan prosessien ja ammatillisen erityisosaamisen tarpeen näkökulmasta -> koulutustarpeet tarkistetaan Hyödynnetään henkilöstövoimavarojen kohdentamisen työkalua Rafaelahoitoisuusluokitusjärjestelmä otetaan työkaluksi. Tavoite Toteuma Lisätiedot Henkilöstörakennetta ei ole päästy uudistamaan, koska palvelukysynnän pienentymisen vuoksi uusia rekrytointeja ei ole tehty. Rafaelan käyttöönotosta luovuttiin kokeilun jälkeen.

14 14 Toiminta ja talous Tukipalvelujen toiminta-alue Kehityskeskustelujen toteuma 99,5 %. Kehityskeskustelujen toteuma oli 100 % kaikissa vastuuyksiköissä lukuun ottamatta laitos- ja välinehuoltopalveluja, joissa toteuma jäi 98,6%:iin johtuen yksittäisen esimiehen loppuvuoteen ajoittuvasta poissaolosta. Nämä pitämättömät kehityskeskustelut toteutetaan alkuvuonna Sairauspoissalojen toteuma 25,1 päivää /työntekijä. Tukipalveluhenkilöstön sairauspoissaolot laskivat kokonaisuudessaan vuoden 2014 toteumaan verrattuna 2,4 päivää / työntekijä. Sairauspoissaolot kasvoivat ainoastaan ravintopalveluyksikössä pitkien poissaolojen osalta. Tukipalveluyksiköissä toteutettiin vuonna mm. kohdennettuja työpaikkaselvityksiä, muutosvalmennuksia ja ergonomiakoulutuksia, joilla pyrittiin kohentamaan henkilöstön työhyvinvointia. Yhteistyöhön työterveyshuollon kanssa panostettiin mm. haravaesimiesneuvotteluissa ja verkostopalavereissa. Myö ja työhyvinvointi -sopimuksen kattavasta käsittelystä tukipalveluyksiköt saivat kiitosta niin työnantajan kuin ammattijärjestöjenkin taholta. Potilasturvallisuuden haittatapahtumailmoitusten käytännöt nostettiin esiin Haasteena on järjestelmän toiminta tukipalveluiden kannalta sikäli, että ohjelma ei ohjaa Haipro -ilmoituksia tukipalveluyksiköiden käsittelyyn vaan potilaan hoidosta vastaavaan yksikköön, vaikka tapahtuma liittyisi tukipalveluihin. Alkuvuonna otettiin käyttöön käytäntö, että sihteerityöhön liittyvät ilmoitukset ohjataan käsiteltäväksi myös toimistopalveluihin. Palveluesimiehet vastaavat ko. ilmoitusten käsittelystä tiimipalavereissa. Myös muissa tukipalveluyksiköissä määriteltiin potilasturvallisuusilmoitustyyppejä, joita koskevat ilmoitukset halutaan käsiteltäväksi ko. tukipalveluyksiköihin. Lisäksi henkilöstöä kannustettiin tekemään Haipro-ilmoituksia esim. lähellä piti -tilanteista. Ulkoisten toimintakulujen toteutuma 96,2 % (+ 0,7 % vrt. edellisvuosi) Toimintakuluista henkilöstökulut toteutuivat 97,4 %. Kiinteistö-, ravinto- sekä laitos- ja välinehuoltopalveluiden henkilöstökulut toteutuivat paitsi talousarvion tasoa myös edellisvuoden tasoa selkeästi alhaisempina. Ainoastaan logistisissa palveluissa henkilöstökulut ylittivät talousarvion (10%). Tämä johtui pääasiassa lisääntyneestä sijaisten käytöstä sekä siitä, että kolmen hoitologistikon palkkamenoja ei sisällytetty logististen palvelujen talousarvioon. Toimistopalveluissa henkilöstökulujen nousu edellisvuoteen verrattuna oli merkittävä (11,6 %), vaikka talousarviossa pysyttiinkin (henkilöstökulujen toteuma 99,9%). Jossakin määrin tämä johtuu siitä, että toimintakulujen toteumat eivät ole vertailukelpoisia (organisaatiomuutos), mutta ennen kaikkea siitä, että toimistopalvelujen talousarviota kasvatettiin vuodelle, jotta tehtäviä olisi mahdollista ottaa sihteereille hoitotyön piiristä. Ravintopalvelujen talouden rasitteena ovat vähentyvät potilasaterioiden määrät. Kehitys on seurausta hoitopäivien laskusuunnasta, mutta asiakasaterioiden väheneminen kohdistuu voimakkaimmin Honkalammen yksikköön (jossa toimintatuotot

15 15 vähenivät 13,7 % vrt. 2014). Kaikkiaan potilas- ja henkilökuntaruokailun suoritteita toteutui kpl. Toiminta sisälsi uusien toimintatapojen käyttöönottoa ja mm. tehtävien siirtoja hoitotyöltä sihteereille Vuosi oli erityisesti ravinto- ja logistisissa palveluissa uusien toimintatapojen kehittämisen aikaa. Ravintopalveluissa saatettiin valmiiksi uutta Cook&Chill ruoantuotantotapaa ja rakennettiin uusia työnkuvia. Henkilökunnan määrän sopeuttaminen vastaamaan uuden keittiön henkilömäärää aloitettiin mm. eläköitymisten myötä ja henkilökunnan oppisopimuskoulutusten suunnittelulla / siirtymisillä laitos- ja välinehuoltoon. Lähiruoan tavoite (10%) saavutettiin siitäkin huolimatta, että haasteena oli elintarvikkeiden saatavuus pientoimittajilta. Logistisissa palveluissa käynnistettiin alkuvuonna pilotti uudesta hoitotarvikelogistiikan palvelumallista ja kolme logistiikkatyöntekijää aloitti hoitotarvikelogistiikan täydennyskoulutuksen. Hoitologistikkojen työpanos kohdentui operatiiviselle palvelualueelle ja radiologiaan. Kokeilusta saatujen hyvien tulosten myötä hoitotarvikelogistiikan kehittämistä jatkettiin koko vuoden ajan. Logistisissa palveluissa tehtiin lisäksi lean-kehittämistyötä, joka johti kustannussäästöihin kuljetustoiminnoista ja mahdollisti henkilötyöpanosten kohdentamisen entistä tarkoituksenmukaisemmalla tavalla. Kuntayhtymän strategian mukaisesti toimistopalvelut toteuttivat vuonna tehtäväsiirtoja (=tehtävänkuvien laajentaminen) hoitajilta sihteereille (ajanantoja, jatkojen varaamista, lähetteenkäsittelyä, puhelinpalvelua) kaikkiaan kahdeksassa eri yksikössä. Herko-toiminnan ja palliatiivisen toiminnan aloittaminen edellytti muutoksia osastonsihteerityöhön ja jonkin verran kokonaisresurssin lisäämistä ko. yksiköissä. Päivystyksessä hoitajien ja sihteereiden työnjaon kehittäminen triagessa johti siihen, että sihteerityöpanosta on siirretty entistä enemmän potilaan vastaanottoon. Elokuun alussa keskitettiin potilasilmoittautuminen pääaulaan viidestä eri yksiköstä. Näin potilasilmoittautumisesta saatiin vapautettua työpanosta. Kaiken kaikkiaan vuoden aikana osastonsihteerityön vuosityöpanos kasvoi n. 5 htv:tä, johtuen lisääntyneistä tehtävistä. Osastonsihteereille siirretyt/lisätyt tehtävät olisivat aiheuttaneet vielä tätä suuremman lisäyksen ilman toimistopalvelujen omia kehittämistoimia, joita ilmoittautumisen keskittämisen lisäksi oli kertapalkkiollakin palkittu silmäkeskuksen sihteerityön kehittäminen (lean). Kiinteistöpalveluissa toimintaa kehitettiin entistä suunnitelmallisempaan kiinteistöjen kunnossapitoon ja vähennettiin näin ennakoimattomia kuluja. Myöskään kalliita järjestelmä- tai laitevikoja ei päässyt syntymään. Vikailmoitusten ja työtilausten määrä sähköisen ylläpidon järjestelmän kautta vähentyi (ka. 609 pkl/kk). Keskimääräinen kokonaisaika töiden valmistumisessa laski tavoitteen mukaisesti noin 5 päivään. Laitoshuollossa kehitettiin laitoshuoltajien työjärjestelyjä vastaamaan toimintaympäristön muutoksia. Työmääriä tarkastettiin ja henkilöstön liikkuvuutta lisättiin eri yksiköiden välillä. Näillä toimilla henkilötyöpanoksen käyttöä vähennettiin niin, että vuoden 2016 suunnittelusta saatiin vähennetyksi kaikkiaan kymmenen laitoshuoltajan vakanssia (kuusi siirrettiin määrärahana muihin tukipalveluyksiköihin ja neljä

16 16 toimea lakkautettiin). Vaatepalvelun henkilöstön uudelleensijoittamisessa laitoshuoltajan tai välinehuoltajan tehtäviin onnistuttiin ko. palvelutuotannon siirryttyä Karteks Oy:n hoidettavaksi vuoden alussa. Välinehuollossa toteutettiin uusien pesukoneiden investointihanke ja uusien koneiden rakentaminen ja asentaminen aloitettiin syksyllä. Haasteelliseksi osoittautui koneiden vaihtaminen ja uusien toimivaksi saattaminen niin, ettei muutos häiritse mm. leikkaustoimintaa. Asennustyö ei pysynyt aikataulussa, vaan jatkuu edelleen vuoden 2016 puolelle. Henkilöstön osaamisen vahvistamiseen keskityttiin kaikissa tukipalveluyksiköissä, erityisesti laitos- ja välinehuollossa sekä toimistopalveluissa, joissa toteutettiin osaamiskartoitukset palveluesimiehille, johdon sihteereille sekä laitoshuoltajille. Kartoituksilla on pystytty muodostamaan kokonaiskuva ko. ammattiryhmien koulutus- ja perehdytystarpeista.

17 17 Päämäärä Toiminta-alueen tavoite Toimenpide 1. Tyytyväiset potilaat ja 1.1. Organisaatiorakenne tukee ja mahdollistaa hyvän johtamisen 1.2. Häiriötön potilaiden/asiakkaiden hoito ja yksiköiden toiminta 1.3. Potilasruokailun laadun kehittäminen asiakkaat 1.4. Tietoon ja näyttöön pohjautuva 2. Sujuvat hoitoja palveluketjut 3. Vetovoimainen työantaja 4. Kilpailukykyinen ja kustannusvaikuttava palvelutuotanto johtaminen 1.5. Osaamisen johtaminen 2.1. Oikeat osaajat oikeissa paikoissa 2.2. Palvelutuotannon edellyttämä henkilöstörakenne ja -määrä 2.3. Logistiikan arviointi ja uudelleen suunnittelu 3.1. Rekrytoinnissa onnistuminen 3.2. Sairauspoissaolojen väheneminen 3.3. Hyvien toimintamallien ja osaamisen jakaminen tukipalvelujen sisällä 4.1. Kestävän kehityksen edistäminen 4.2. Toimintatulojen ja -menojen hallinta 4.3. Tuottavuuden lisääminen vuosittainen 2% Uusi organisaatio- ja johtamisrakenne otetaan käyttöön Arvioidaan ja uudistetaan sisäinen tyytyväisyyskysely Lisätään lähiruuan osuutta ruokapalvelutuotannossa + 1 2%/vuosi Hyödynnetään ky:n tarjoamaa johtamiskoulutusta Johtamisessa hyödynnetään uusinta tietoa Otetaan käyttöön osaamisen johtaminen menetelmät, arvioidaan osaamisen tarpeet Ennakoidaan koulutettavien (mm. oppisopimus) määrät ammattiryhmittäin Lisätään henkilöstön liikkuvuutta, luodaan yhteiset pelisäännöt Yhteistyötä ja suunnitelmallisuutta lisätään sairaanhoidon ja sosiaalipalveluiden ja tukipalvelujen toiminnan suunnittelussa (vuosineuvottelut, poikkeustilanteet, toiminnalliset muutokset) Käynnistetään logistiikan selvitysprojekti Prosessikuvaukset ovat valmiit Tehdään henkilöstösuunnitelma (mm. henk.rakenne ja -määrä) Lisätään yhteistyötä ja luottamusta sekä luodaan yhteistyörakenteita oppilaitosten kanssa Sairauslomien kokonaismäärä/työntekijä vähennetään hyödyntäen mm. Haravaa, Myö ja Työ sopimusta Edistetään ergonomisia työolosuhteita Järjestetään yhteiset kehittämispäivät esimiehille Hyödynnetään eri ammattiryhmien osaamista (varjostaminen) Tehdään kestävän kehityksen suunnitelma Mitataan ja raportoidaan energian kulutusta Seurataan materiaalin menekkiä ja hävikkiä (jätehuoltolaki 2016) Hyödynnetään yhtenäisten raporttien tuottamaa ajantasaista tietoa (raportointiportaali) Kehitetään tuottavuusmittareita toimintaa ohjaavaksi. Tavoite Toteuma Lisätiedot Tukipalveluiden osalta kehittämistarpeet pohdittu. Odotetaan ky:n tason linjausta Tiedostettu johtamisessa, mutta systematiointi puuttuu Osaamiskartoituksia laadittu Toteutunut vastuuyksikkökohtaisissa henkilöstösuunnittelmissa Yhteinen säännöstö kirjaamatta, mutta liikkuvuuden lisääminen toteutunut Yhteistyötä lisätty, mutta tiedonkulku ja vuorovaikutus edelleen riittämätön, systemaattiset rakenteet puuttuvat. Toteutunut osassa vastuuyksiköitä. Laitoshuollossa toteutunut Raportointiportaalia ei ole otettu käyttöön ky:ssä Kehitetään tuottavuuttavuutta ja mittareita.

18 18 10 Kuntayhtymän johdon toiminta-alue 11 Tukipalvelujen toiminta-alue 20 Sairaanhoidon toiminta-alue 30 Sosiaalipalvelujen toiminta-alue Tilinpäätös 2014 Talousarvio Tilinpäätös Muutettu TA toteuma% Tilinpäätös 2014 Lisämääräraha Talousarvio Tilinpäätös Toimintatuotot , , , ,5 Myyntituotot , , , ,3 Maksutuotot , ,5 Tuet ja avustukset , , ,2 Muut toimintatuotot , , ,3 Muutettu TA toteuma% Tilinpäätös 2014 Lisämääräraha Talousarvio Tilinpäätös Muutettu TA toteuma% Tilinpäätös 2014 Lisämääräraha Talousarvio Lisämääräraha Tilinpäätös Muutettu TA toteuma% Valmistus omaan käyttöön ,0 Toimintakulut , , , ,8 Henkilöstökulut , , , ,5 Palkat ja palkkiot , , , ,0 Henkilösivukulut , , , ,5 Palvelujen ostot , , , ,2 Aineet, tarvikkeet ja tavarat , , , ,3 Avustukset , ,6 Muut toimintakulut , , , ,3 Toimintakate , , , ,6 Rahoitustuotot ja -kulut , Korkotuotot ,2 Muut rahoitustuotot ,5 Korkokulut , Muut rahoituskulut , Vuosikate , , , ,6 Poistot ja arvonalentumiset , , , ,4 Tilikauden tulos , , , ,8 Poistoeron muutos , ,0 Varausten muutos Rahastojen muutos Tilikauden ylijäämä (alij.) , , , ,6