Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 Eng KÄYTÖN PERUSTEET

Transkriptio

1 Kari J Keinonen Microsoft Project 2013 Eng KÄYTÖN PERUSTEET

2 Käyttöoikeustiedot Tämän e-kirjan sisältö on suojattu tekijänoikeuslain, muiden asiaa käsittelevien lakien ja kansainvälisten sopimusten mukaisesti. E-kirjan tekijänoikeudet omistaa Kari J Keinonen. E-kirjan ostajalle myönnetään täysi käyttöoikeus. E-kirjaa ei saa muuttaa, eikä siitä saa sähköisesti erottaa tai kopioida osia. E-kirjan hankkijalla (käyttöoikeuden haltijalla) ei ole oikeutta muodostaa kirjasta tai sen osista uutta e-kirjaa. E-kirjasta löytyvistä virheistä kannattaa olla yhteydessä kirjan tekijään. Tekijä suorittaa asialliset korjaukset, muutokset ja lisäykset. E-kirjan hankkijalle (organisaatio) luovutettu käyttöoikeus oikeuttaa jakelemaan kirjat yhteisön suljetussa, käyttäjätunnuksilla rajoitetussa verkossa. Jakelu on sallittu käyttöoikeuden piiriin kuuluville työntekijöille ja oppilaitoksissa työntekijöille sekä opiskelijoille. E-kirjaa ei saa jaella julkisessa verkossa tai sen kopioita missään muodossa antaa muille, kuin käyttöoikeuden piiriin kuuluville. Käyttöoikeuden haltijayhteisö voi jakaa e-kirjaa cd-levyillä tai muilla tallennusmedioilla. E-kirja voidaan myös tulostaa tai kopioida heille. Jokainen opiskelija ja työntekijä saa kopioida ja tulostaa tästä e-kirjasta kappaleita vain yksityiseen, omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä. Kannen ja taiton suunnittelu Urpo Jalava Copyright - Ornanet Koulutus. 1. painos: ISBN Ornanet Koulutuksen e-kirjat Olemme tuottaneet seuraavia e-oppikirjoja tietojenkäsittelystä osin sekä englanninkielisistä että suomenkielisistä ohjelmista kaapatuin kuvin: Windows Vista ja 7- Käytön perusteet Windows 8 - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Käytön perusteet Microsoft Office 2007 ja 2010 ja ohjelmista - Edistynyt käyttö Microsoft Office 2010 ja ohjelmista - Edistynyt yhteiskäyttö Microsoft Project 2007 ja 2010 ja Käytön perusteet Adobe Acrobat - Edistynyt käyttö (versio 8.1, 9.0, X tai XI) (SF kuvin) Tutustu e-kirjojen sisältöihin tarkemmin ornanet-koulutus.fi sivustolla. Edulliset e-kirjojen yksittäiskappaleet voit hankkia elibriksestä: Napsauta tätä linkkiä! Apu- ja harjoitustiedostot Löydät Office 2013 e-kirjojen aputiedostot pakattuna osoitteesta: Käyttäjätunnus (huomaa kirjainkoko): Materiaalit ja salasana: OrnanetMalli Pura paketti käyttämäsi levyn juureen ja säilytä kansionimet purkaessasi pakettia. Tähän e-kirjaan liittyvät tiedostot löydät Project-2013-a-e-aputiedostot-kansiosta. Microsoft Project

3 Sisällysluettelo Käyttöoikeustiedot... 2 Ornanet Koulutuksen e-kirjat... 2 Apu- ja harjoitustiedostot... 2 Sisällysluettelo... 3 Johdanto... 5 Mikä on Microsoft Project?... 6 Miksi projektinhallintaa tarvitaan?... 6 Miksi projektinhallintaa tarvitaan?... 6 Mitä on projektisuunnittelu?... 7 Projektin eri osien määrittely... 8 Projektitehtävien määritteleminen... 8 Resurssien arvioiminen... 9 Microsoft Project suunnitteluvälineenä... 9 Ohjelman aikataulutyypit... 9 Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Ohjelman lopettaminen Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Ikkunan pääosat ja toiminnot File (Tiedosto) -valikko Muut ikkunan osat Valintanauha Timeline (Aikajana) Valintaikkunat Valikoimat Pikavalikko ja pikavalikoima Näkymät (Views) Gantt Chart (Gantt-kaavio) -näkymä Network Diagram (Verkkokaavio) -näkymä Calendar (Kalenteri) -näkymä Resource Sheet (Resurssitaulukko) -näkymä Tracking Gantt (Gantt-seuranta) -näkymä Muita ohjelman näkymiä Suunnittelutyövaiheet Projektin määrittely Perustiedot Uuden tiedoston luominen Projektin alkuasetukset ja perustiedot Peruskalenterin sovitus Perustietojen syöttäminen Tehtävien ajoituksen asetus Työmäärävetoiset tehtävät Valuutta-asetus Projektin yhteenvetotiedot Microsoft Project

4 Projektiaikataulun luominen Projektin yhteenvetotehtävä Tehtävien syöttäminen Tehtävien linkitys Aikatauluongelmien ratkaiseminen Resurssien syöttäminen Resurssien kiinnittäminen tehtäviin Työmääräarviointi Kiinteät kustannukset Projektiaikataulun viimeistely Resurssien ylikäyttö Resurssien vajaakäyttö Calendar (Kalenteri) -näkymä Tehtävien paloittelu Gantt Chart (Gantt-kaavio) -näkymässä Kriittinen polku Runkosuunnitelman tallentaminen Runkosuunnitelman muuttaminen Projektin seuraaminen ja raportointi Projektin etenemisen kirjaaminen Ensimmäinen viikko - perjantaina Toinen viikko - perjantaina Kolmas viikko - perjantai Viimeinen viikko - perjantaina Kassavirta Projektin päättäminen Testaus Lopettaminen Projektin lopputuotteen käyttöönotto Ohje-toiminto Hakemisto Microsoft Project

5 Johdanto!!!! Edessäsi on Microsoft Project -koulutuksen e-oppikirja. Tämä e-kirja on laadittu siksi, ettei Sinun kurssilla opiskellessasi tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Voit kerrata Microsoft Project -ohjelman käyttöön liittyviä asioita myöhemmin lukemalla tietokoneesi äärellä tätä e-kirjaa. E-oppikirja on suunniteltu oppitunnin koulutukseen opetuksen tueksi, mutta tukee lyhyempiäkin kursseja. Liilalla huutomerkillä (kuva vasemmalla) on tähän e-kirjaan merkitty kaikki todella tärkeät asiat jotka sinun tulee omaksua. Sinisellä on korostettu joitain huomautuksia, toimivia linkkejä ja hyperlinkkejä. Ennen Microsoft Project -ohjelman opiskelua sinun on syytä perehtyä Windows-käyttöjärjestelmän käytön perusteisiin. Windows perusteisiin voit tutustua esimerkiksi Ornanet Koulutuksen tuottaman Windows 8 - Käytön perusteet e-oppikirjan avulla. Tärkeää on myös että hallitset projektinhallinnan perusteet ja käsitteet. Projektinhallinnan perusteisiin voit halutessasi tutustua Ornanet Koulutuksen tuottaman Projektin suunnittelu - Tie tuloksiin e-kirjan avulla. Oppimisesi kannalta mielestäsi tärkeiden havaintojen ja omien oivallustesi muistiin kirjaaminen on tärkeää. Kun opiskelet Microsoft Projectin käyttöä, etsi tekstistä keskeisiä asioita ja merkitse ne muistiin. Tämä sähköinen e-kirja on tehty "kulumaan käytössä". Aseta aina tavoite oppimisellesi. Opiskellessasi Project-ohjelmaa pyri siihen että opit niin projektinhallinnan kuin Project-ohjelman perusteet. Pyri saamaan kokonaiskuva ohjelman toiminnasta. Edistyneisiin toimintoihin ei kannata keskittyä, jos perusteissa on aukkoja, sillä silloin hallintasi on vaarassa jäädä pirstaleiseksi. Tutustu huolella muuhunkin jaettuun materiaaliin ja aihetta käsitteleviin Internet-sivuihin. Project-koulutuksen jälkeen työt vasta alkavat. Oppimisesi riippuu koulutuksen lisäksi sinusta itsestäsi. Istu ja tutki Project-ohjelmaa, työskentele sen avulla niin osaamisesi lisääntyy päivä päivältä. Kurssilla olet päässyt hyvään alkuun ja tämän e-kirjan avulla löydät yhä uusia ja erilaisia työtapoja, joista vähitellen luot oman työskentelykäytäntösi. Microsoft Office Project on erilaisia mahdollisuuksia täynnä, tulet varmasti viihtymään sen parissa. Miellyttäviä ja aurinkoisia opiskeluhetkiä toivottaa Kari J Keinonen Microsoft Project

6 Mikä on Microsoft Project?! MS Project on projektinhallintaohjelmisto. Project-ohjelmalla voit tallentaa oman organisaatiosi kaikki projektitiedot joko eri tiedostoihin tai koota ne yhteen tiedostoon. Project koostuu laajasta valikoimasta erilaisia projektinhallinnassa tarvittavia taulukoita ja kuvaajia sekä raporttityövälineitä. Microsoft Project on tarkoitettu projektien aikataulu-, resurssi- ja kustannustietojen hallintaan. Ohjelmalla voit tehdä projektitiedon suodatusta, tietojen etsintää ja -lajittelua sekä tiedon päivityksiä eli lisäyksiä, poistoja ja muutoksia. Projektien toteuttamista helpottavia lisätoimintoja Microsoft Projectissa ovat raportit ja aikataulujen kuvaajat sekä seurantatyökalut. Project on hyvä työväline projektien resurssien hallinnassa. Projectilla luot helposti Gantt aikajanakaaviot ja budjetoit sekä seuraat kustannuksia. Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuloksen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja ennalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienentämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa. Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmisten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa. Miksi projektinhallintaa tarvitaan? Hallittu projektijohtaminen, -suunnittelu ja -työskentely tuottaa tavoitteiden mukaisen ja käyttökelpoisen tuloksen aikataulullisesti oikeaan aikaan ja ennalta budjetoiduilla kustannuksilla - jopa alle niiden. Tämä tapahtuu pienentämällä laatua heikentävää vaihtelua sekä määrittely-, suunnittelu-, toteutus-, viestintä-, palvelu että valvontavaiheessa ja lisäksi itsearvioinnissa. Projektityöskentelyn hallinta ja ohjaus perustuvatkin suunnitteluun ja ihmisten kouluttamiseen (perehdyttäminen ja opettaminen) ryhmätyötaidoissa, suunnittelutaidoissa ja johtamistaidoissa. Microsoft Project

7 Mitä on projektisuunnittelu?! Projektisuunnittelu on yhden kokonaisen projektin onnistuneeseen toteuttamiseen tähtäävää suunnitelmallista toimintaa. Suunnittelu sisältää useita vaiheita. Laadimme projektisuunnitelman jolla kuvaamme kaikkien projektin resurssien käytön (aika, henkilöt, raha, tilat, laitteet ja koneet sekä kalusto). Projektisuunnitelma on toimintasuunnitelma, joka kertoo miten projektille asetetut tavoitteet saavutetaan. i Projektin toteuttamisen eri vaiheet on asetettava tärkeysjärjestykseen, ensin suunnitellaan ja vasta sitten aloitetaan tuotannollinen toteutus. Projektia tulee seurata ja seurannan pohjalta tehdään arviointia. Projektin kaikki tavoitteet Työn osittaminen hierarkkisesti (Work Breakdown Structure eli WBS) Työn aikataulutus Suoritusorganisaatio (projektin johtoryhmä, projektiryhmä ja seurantaorganisaatio) Rahoitus ja kustannusseuranta (määrä- ja kustannuslaskenta, resurssien hinnoittelu sekä maksupostiaikataulu ja kustannusten seuraaminen) Työtehtävät (tekninen ja laadullinen) Laatu (laadun tuottamistavoitteet ja -tavat) Dokumentointi (myös arkistointi ja vastuut) Seurantatavat (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Arvioinnin toteuttaminen (tavoitteet, laatu, aikataulu, kustannukset) Projektin lopettaminen Taulukko 1 Suunniteltavat asiat Projektisuunnittelussa tärkeimmät suunniteltavat asiat on kerrottu taulukossa. Projektisuunnitelma ei saa olla este toimia projektissa innovatiivisesti. Kuten Hietala ii toteaa, elämme epätäydellisen tiedon keskellä. Projektin aikana tapahtuu paljon itseoppimista, siksi projektisuunnitelmaa ei saa lukea kirjaimellisesti. Hietala iii pitää hyvänä suunnittelumallina tarkentuvaa (iteroiva) projektiohjausmallia, jossa suunnitellaan tarkasti vain lähimmät toimintavaiheet. Microsoft Project

8 Projektin eri osien määrittely Tavoitteet ja välitavoitteet (virstanpylväät) Projektin tehtävät ja ajoitus Resurssit Taulukko 2 Määrittelyssä keskeistä Taulukossa kerrotaan projektismäärittelyssä huomioitavat kolme keskeistä tekijää.! Projektitehtävien määritteleminen Projektille asetetaan aluksi tavoite. Projekti tulee jakaa hierarkkiseksi tehtävälistaksi osittamalla työ (Work Breakdown Structure eli WBS) yleisiksi päävaiheiksi, työtehtäviksi (tasks). Päätehtävät tulee vielä jakaa pienempiin osiin eli alitehtäviin (subtasks). Tehtävälista on eräänlainen askelpolku työn loppuun suorittamiseksi. Tehtävien ajoitus Tehtäville määritellään seuraavaksi kesto (duration). Kesto on se aika, joka tehtävän suorittamiseen kuluu. Paras tapa arvioida tehtävään käytettävä aika on aiempiin kokemuksiin perustuva tutkimustieto (rakentamisessa esim. Aikataulukirja 2004) tai projektipäällikön aiemmat vastaavat kokemukset. Lopullinen aikataulu muodostuu tehtävien ja osatehtävien kestosta sekä niiden aloitus- (start) ja lopetusajasta (finish). Projektiaikatauluun kannattaa merkitä myös erilaiset välitavoitteet eli virstanpylväät (milestone). Välitavoitteet helpottavat projektin jakamista mielekkäisiin osakokonaisuuksiin. Välitavoite kuvaa jotain hetkeä, jolloin annettu tehtäväkokonaisuus on suoritettu, joten kyseisen tehtävän kesto merkitään usein nollaksi. Jos jokin tehtävä päättyy tarkastukseen, voidaan välitavoitteelle antaa muukin aika-arvo kuin nolla. Microsoft Project

9 Resurssien arvioiminen Tehtävien suorittamiseksi tarvitaan resursseja (resources). Ihmiset (eri alojen ammattilaisten osaaminen ja työpanos) Raaka-aineet, materiaalit ja tarvikkeet Tilat, koneet, laitteet ja kalusto Aika Raha Taulukko 3 Resurssit Taulukossa on esitelty joitain projektissa käytettäviä resursseja. Samalla kun mietitään resursseja, tulee miettiä niiden käytettävyyttä. Resurssit eivät ole käytettävissä joka päivä tai kokopäiväisesti. Resursseja arvioidessa kannattaa kiinnittää nimetty resurssi tehtävään aikaisintaan, kun koko aikataulu on resursoitu yleisellä tasolla. Nimettyjen resurssien merkitseminen aikatauluun ja niiden käyttö voidaan jättää projektin toteutusvaiheeseen tai jopa kokonaan tekemättä. Microsoft Project suunnitteluvälineenä Microsoft Project iv on projektihallintatyökalu, jonka avulla voit laatia projektisuunnitelmia, seurata niiden ajallista etenemistä ja arvioida toteutumaa asetetun tavoitteen suhteen. Ohjelman avulla voit tehdä myös kustannusten arviointia ja seurantaa. Ohjelma laskee puolestasi projektin toteutusasteen tai tuottaa tehtävien kriittisen polun. Ohjelman aikataulutyypit Aluksi tuotat suunnitelma-aikataulua (scheduled) Sitten tallennat valmiin suunnitelma-aikataulun perusaikatauluksi (baseline - johon vertaamme toteutuma-aikataulua) Toteutuneet tehtävät syötät toteutuma-aikatauluun (actual) Taulukko 4 A ikataulutyypit Microsoft Project -ohjelmassa tallennat projektista kolmenlaista aikataulua. Microsoft Project

10 Ohjelman käyttäminen Ohjelman avaaminen Avaat kaikki Windows-ohjelmat samalla tavalla. Ala kirjoittaa ohjelman nimeä Start (Aloitus) -valikossa. Kun olet kirjoittanut nimen näet Apps (Sovellukset) lohkossa kaikki ne ohjelmat, jotka laitteestasi löytyvät. Ellei näytölle ilmesty hakemasi ohjelman kuvaketta, ei ohjelmaa ole asennettu koneeseesi, etkä sitä näin ollen voi käyttääkään. Haulla löytyneet ohjelmat, valittu eli aktiivinen on kehystetty Laitteeseen asennetut ohjelmat Kuva 1 Ohjelman avaaminen Search (Hae) - valikon avulla Hakutoiminnolla on löytynyt yksi Project-sanalla (merkeillä) alkava ohjelmalaattaa, ohjelman kuvake. Jos kuvakkeita on useita, voit siirtää aktiivisuuden kuvakkeesta toiseen nuoli-näppäimillä. Avaa ohjelma painaltamalla Enter-näppäintä tai viemällä hiirellä kursorin laatan kohdalle ja napsauttamalla laattaa. Microsoft Project

11 Ohjelman lopettaminen Tarpeettomat ohjelmat kannattaa lopettaa, etteivät ne hidasta tietokoneen käyttöä ja muilla ohjelmilla työskentelyä. Back (Takaisin) -painike File (Tiedosto) -valikko Options (Asetukset) -painike Kuva 2! File (Tiedosto) - valikko (Backstage) Avoinna olevan tiedoston voit sulkea File (Tiedosto) -valikon Close (Sulje) -komennolla. Ohjelman lopetat napsauttamalla otsikkorivin oikeassa yläkulmassa näkyvää Close (Sulje) -painiketta tai painamalla Alt + F4 -näppäinyhdistelmää. Ohjelmaa lopettaessasi se kysyy muutetusta tiedostosta, että Want to save your changes to Xxxxx.xxx (Haluatko tallentaa kohteeseen Xxxx.xxx tehdyt muutokset), vastaa napsauttamalla Yes (Kyllä) -painiketta. Microsoft Project

12 Ohjelmaikkuna eli käyttöliittymä Käyttöliittymä on välikappale jonka avulla ohjaat tietokonetta. Project ohjelman käyttöliittymä on täysin uusittu mukailemaan vuonna 2007 ja 2010 julkaistujen muiden Office-ohjelmien käyttöliittymää. File-valikko Pikatyökalurivi Valintanauha (Ribbon) Otsikkorivi Ikkunoiden hallintapainikkeet Välilehtien valitsimet Ohje-painike Nuoliosoitin Tehtävälista Gantt-kaavio Ruudun jakoviiva Laajennusosoitin Vieritysjana ja vieritysruutu Tilapalkki Näkymä-painikkeet Zoomaus-liukusäädin Kuva 3 Project- ohjelman käyttöliittymä Käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Käyttäjän huomio pyritään suuntaamaan projektiin. Microsoftilla on pyritty luomaan työtila jossa käyttäjät voivat mahdollisimman tehokkaasti ja keskeytyksittä keskittyä tuottavaan työhön. Project avautuu siten, että valintanauhassa (Ribbon) on kuvassa näkyvä Task (Tehtävä) -välilehti ja sen painikkeet (komennot, toiminnot). Valintanauhan välilehti liittyy aina työn alla olevan asiakirjan luomiseen. Valintanauhassa olevaa välilehteä voit vaihtaa valitsinta napsauttamalla. Esiin tulee uusi välilehti ja sen toiminnot. Tilapalkki eli tilarivi (Status Bar) on eräs keskeisimmistä ohjelman apuvälineistä. Varsinainen suunnitteluosa pitää sisällään kaksi ikkunan osaa, tehtävälistan (task list) vasemmalla ja oikealla Gantt-kaavion (Gantt Chart). Microsoft Project

13 Ikkunan pääosat ja toiminnot File (Tiedosto) -valikko File (Tiedosto) -valikko yhdistää Office-järjestelmän ominaisuudet yhdeksi käyttöliittymän aloituskohdaksi. File (Tiedosto) -painike on ohjelmaikkunan vasemmassa yläkulmassa (sivu 12). Painikkeella esiin tuodussa valikossa on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot, näin sinun on helppo löytää nämä hyödylliset ominaisuudet. Info (Tiedot) -välilehti aktiivisena Properties (Ominaisuudet) -pudotusvalikko Print (Tulosta) -välilehdelle Painike uuteen välilehteen Options (Asetukset) -valintaikkunaan Kuva 4 File (Tiedosto) - valikko (Backstage- näkymä) Microsoft Project

14 Muut ikkunan osat Näet kuvan Project-käyttöliittymästä sivulla 12. Sinne on merkitty seuraavat alla mainitut ikkunan osat. Pikatyökalurivi (Quick Access Toolbar) sisältää eri työvaiheissa tarvittavia komentoja. Ohjelma-asennuksen jälkeen siellä ovat Save (Tallenna), Undo (Kumoa) ja Redo (Tee uudelleen) -komennot. Työkaluriviä voit itse mukauttaa. Otsikkorivillä näet asiakirjan ja ohjelman nimen. Ikkunan hallintapainikkeilla voit pienentää, suurentaa tai sulkea ikkunan. Ohjelman voit lopettaa Close (Sulje) -painikkeella tai painamalla Alt + F4 -näppäimiä. Valintanauhassa (Ribbon) näet tilanteeseen sopivan välilehden ja komennot eli painikkeet. Kunkin välilehden komennot liittyvät tietyn tyyppiseen tehtävään näin Windows 8 ja Office 2013 lähestymistapa työhön onkin tehtäväkeskeinen. Osoitin (Cursor) on ikkunan eri osiin hiirellä siirrettävä työkalu. Osoittimen ulkonäkö muuttuu sen sijaintikohdasta riippuen. Osoittimella voit valita objekteja sekä siirtää tai kopioida niitä. Vieritysjanat mahdollistavat ikkunan rullaamisen ylös, alas, vasemmalle tai oikealle. Tilarivillä (Status Bar), tilapalkissa näet ohjelman käyttöä helpottavia tietoja. Tilapalkki on käyttäjän mukautettavissa. Näkymä (Views) -painikkeilla pääset katselemaan asiakirjaa eri näkökulmista; Gantt-kaavio, Resurssitaulukko tai Tehtävien käyttö. Microsoft Project

15 Valintanauha Valintanauha ja siinä näytettävät välilehdet ovat oletuksena näkyvillä. Voit minimoida valintanauhan sen pikavalikon Minimize the Ribbon (Pienennä valintanauha) -komennolla. Sen jälkeen näet näytön ylälaidassa vain välilehtien valintapainikkeet. Task (Tehtävä) Kuva 5 Task (Tehtävä) - välilehti Project-ohjelman avautuessa latautuu valintanauhaan (Ribbon) oletuksena Task (Tehtävä) -välilehti. Välilehden toiminnoilla voit lisätä, muotoilla ja käsitellä tehtäviä. Resource (Resurssi) Kuva 6 Resource (Resurssi) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit helpottaa projektissa työskentelevien resurssien hallintaa. Report (Raportti) Kuva 7 Report (Raportti) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit selailla raporttiominaisuuksia. Microsoft Project

16 Project (Projekti) Kuva 8 Project (Projekti) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit käsitellä projektin lisätoimintoja, esimerkiksi ominaisuuksien käyttöönottoa, aikatauluja ja raportoimista. View (Näytä) Kuva 9 View (Näytä) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit valita jonkin useista näkymistä. Tilannekohtaiset välilehdet Eri objektien muokkaamiseen tarvittavat tilannekohtaiset lisävälilehdet (Contextual tabs) näytetään valintanauhassa vasta kun valitset kyseisen objektin ja/tai napsautat valintapainiketta. Avatessasi ohjelman on näkymänä Gantt Chart (Gantt-kaavio). Valintanauhassa näytetään nyt GanttChart Tools (Gantt-kaaviotyökalut) -ryhmä jossa on Format (Muotoile) -välilehti. Kuva 10 Format (Muotoile) - välilehti Välilehden toiminnoilla voit muotoilla Gantt-kaaviota. Microsoft Project

17 Timeline (Aikajana) Microsoftin ohje kertoo, että "Project voi auttaa hahmottamaan yleiskuvan (sekä mahdolliset resurssiongelmat) aikajananäkymän avulla". Kuva 11 Timeline (Aikajana) - näkymä Näkymässä näkyy yleiskuva koko aikataulusta. Valintaikkunat Microsoft Office -ohjelmista löytyvät perinteiset Windows-valintaikkunat (Dialog box). Valintaikkunoissa voit tehdä useita yksityiskohtaisempia toimintoja ohjaavia asetuksia. Kuva 12 Dialog box launcher (Avainpainike) Viemällä osoittimen valintanauhassa olevan ryhmän oikean alakulman avainpainikkeen (Dialog box launcher) kohdalle näet kuvauksen painikkeella avautuvasta valintaikkunasta. Napsauttaessasi avainpainiketta pääset valintaikkunaan muuttamaan asetuksia. Microsoft Project

18 Valittu fonttityypi Asetusten vaikutuksen esikatseluruutu Kuva 13 Font (Fontti) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa voit muokata asetuksia. Valintaikkunassa voi olla useampi välilehti. Tee mieleisesi valinnat ja hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Ellet halua muokkausten astuvan voimaan napsauta Cancel (Peruuta) -painiketta tai näppäimistön Esc-näppäintä. Microsoft Project

19 Valikoimat Näet usein välilehtien toimintopainikkeiden vieressä oikealla painikkeen jossa on kolmio musta kärki alaspäin. Kolmion napsautus tuo näkyviisi valikoiman (Galleries). Valikoima sisältää vaihtoehtoisia toimintoja joista voit valita haluamasi. Valikoimat ovat olennainen osa uudistettua käyttöliittymää. Kaikki asennetut fontit Kuva 14 Font (Fontti) - valikoima Napsauta valikoimasta voimaan haluamasi asetus, valinta. Microsoft Project

20 ! Pikavalikko ja pikavalikoima Project tuo mukanaan perinteisen pikavalikon (Context menu) ja sen lisäksi pikavalikoiman (Mini toolbar). Pikavalikon ja usein myös pikavalikoiman saat esiin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi objektia. Pikavalikko ja pikavalikoima ovat keskeisiä ohjelman työkaluja, opettele niiden käyttö. Kuva 15 Pikavalikoima ja pikavalikko Hiiren kakkospainikkeella saat esiin pikavalikoiman (ylempi painikerivi) ja pikavalikon. Pikavalikko sisältää valitun objektin käsittelytoimiin tarvittavia työkaluja, komentoja. Pikavalikoima taas sisältää tekstimuotoiluissa tarvittavia perustyökaluja, toimintopainikkeita. Microsoft Project

21 Näkymät (Views) Microsoft Project ohjelmassa on satoja näkymiä projektin tarkastelemiseksi eri näkökulmista. Gantt Chart (Gantt-kaavio) -näkymä Gantt Chart (Gantt-kaavio) on tunnetuin projektiaikataulu, työkulun kuvaamistapa. GanttChart (Gantt-kaavio) -näkymä onkin ohjelman oletusnäkymä ja avautuu kuvaruudulle kun käynnistät ohjelman. Kuva 16 Gantt Chart (Gantt- kaavio) - näkymä Gantt Chart (Gantt-kaavio) oikealla ikkunassa) aikataulussa vaakajanoilla kuvataan tehtävien (task) kestoa (duration) suhteessa aika-akseliin (timescale). Tehtävät esitetään vasemmalla ikkunassa pystysuuntaan. Usein ensin suoritettava tehtävä on ylempänä ja sen alla seuraavaksi suoritettava. Tehtävien väliin syntyneet viivat aikajanalla kuvaavat tehtävien keskinäisiä riippuvuussuhteita. Tehtävälistan tehtäväjärjestyksen ja viivojen avulla voidaan päätellä mitkä tehtävät tulee suorittaa ennen kuin jokin myöhempi tehtävä voidaan suorittaa. Kriittiset tehtävät ja kriittinen polku Gantt-kaaviossa ja projektinhallinnassa kutsutaan erityisen tärkeitä tehtäviä kriittisiksi. Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku (critical path). Microsoftin Project -ohjelma osaa laskea tuon kriittisen polun ja merkitsee siihen liittyvät tehtävät sekä suhteet Gantt-aikataulussa punaisella palkilla. Microsoft Project

22 Network Diagram (Verkkokaavio) -näkymä Verkkokaavioon pääset napsauttamalla Task (Tehtävä) -välilehden View (Näytä) -ryhmän pudotusvalikosta Network Diagram (Verkkokaavio) -komentoa. Kuva 17 Network Diagram (Verkkokaavio) - näkymä Verkkokaaviossa näet tehtävät suorakaiteina tai vinosuunnikkaina ja tehtävien väliset yhteydet näet viivoina. Microsoft Project 98 ja sitä vanhemmissa ohjelmissa Network Diagram (Verkkokaavio) -näkymästä käytettiin nimeä PERT-kaavio. Microsoft Project

23 Calendar (Kalenteri) -näkymä Calendar (Kalenteri) -näkymään pääset napsauttamalla Task (Tehtävä) -välilehden View (Näytä) -ryhmän pudotusvalikon Calendar (Kalenteri) -komentoa. Kuva 18 Calendar (Kalenteri) - näkymä Calendar (Kalenteri) -näkymä on perinteinen kalenterinäkymä, jossa tehtävien nimet ja kesto näkyvät tekstinä ja palkkina. Microsoft Project

24 Resource Sheet (Resurssitaulukko) -näkymä Resurssitaulukko-näkymään pääset napsauttamalla käyttöliittymän oikeasta alakulmasta Resource Sheet (Resurssitaulukko) -painiketta. Kuva 19 Resource Sheet (Resurssitaulukko) - näkymä Resource Sheet (Resurssitaulukko) -näkymässä syötetään resurssilistaan kaikki työhön sidottavat resurssit. Näkymässä myös tarvittaessa muokataan näitä tietoja. Microsoft Project

25 Tracking Gantt (Gantt-seuranta) -näkymä Tracking Gantt (Gantt-seuranta) -näkymään pääset napsauttamalla Task (Tehtävä) -välilehden View (Näytä) -ryhmän pudotusvalikosta Tracking Gantt (Gantt-seuranta) -komentoa. Kuva 20 Tracking Gantt (Gantt- seuranta) - näkymä Tracking Gantt (Gantt-seuranta) -näkymässä verrataan perusaikataulun (baseline) ja toteutuneen aikataulun välisiä eroja aikajanoilla. Muita ohjelman näkymiä Microsoft Project -ohjelmassa on satoja erilaisia näkymiä suunnitelman tarkastelemisen avuksi. Napsauttamalla sivun 21 kuvan More Views (Lisää näkymiä) -painiketta saat esiin luettelon kaikista ohjelman näkymistä. Valitse listasta tarvitsemasi. Microsoft Project

26 Suunnittelutyövaiheet Projektin määrittely Teemme esimerkkinä projektisuunnitelman insinööri Kalle Kujan autotallin rakentamisesta. Tavoite on rakentaa kuuden auton kylmä autotalli ensi kesänä, Kalle Kujan elokuussa olevan kesäloman aikana. Aluksi työkokonaisuus kannattaa määritellä kynällä paperille. Määrittelyvaiheessa selvitetään karkeasti kustannusarvio, resurssit, alustava aikataulu ja tehtävälista. Tämä suunnittelu on tehty seuraavilla sivuilla. Perustiedot Autotalli on kooltaan 125 m 2 ja sen rakentaminen aloitetaan elokuun alussa (maanantaina). Projektin pituudeksi sovitaan 4 viikkoa. Autotalli suunnitellaan omana projektina. Suunnittelusta vastaa rakennusinsinööri Aito Unho. Autotallin arkkitehti- ja rakennepiirustukset tulee tehdyksi ja hyväksytyksi rakennusvalvonnassa kuukautta ennen projektin alkua. Kustannuslaji Euroa Lopulliset materiaalikustannukset ovat noin Työkustannukset ovat noin Kokonaiskustannukset ovat yhteensä siis noin Taulukko 5 Alustavat kustannut Suunnittelun jälkeen voidaan laskea lopulliset materiaalikustannukset. Kustannukset Euroa Alussa huomioitavat materiaalikustannukset ovat Taulukko 6 Materiaalikustannukset Kalle Kuja tekee pääosin materiaalihankinnat ennen rakentamisen aloittamista. Näin materiaalitoimitukset eivät viivästytä projektia. Materiaalien toimittaminen työmaalle ei myöskään aiheuta kuluja, koska Kuja tekee kuljetukset omana työnä. Materiaalien hinnat sinun on kuitenkin huomioitava projektikustannuksissa projektin alkaessa. Työajaksi on sovittu neljä viikkoa ja työpäivien pituudeksi 7,5 h, näin viikkotyöajaksi tulee 37,5 tuntia. Päivittäinen työaika kirvesmiehillä on 7:00-11:00 ja 11:30-15:00. Microsoft Project

27 Kiinnitettävät resurssit Projektipäällikkönä toimit sinä Kalle Kuja, jonkin avustavia töitä Kaivinkone Kaksi kirvesmiestä Apumies Raudoittaja Sähkömies Maalari Rakennustarvikkeet Laskutusperiaate Vastaavamestari - tuntityötä Ei aiheuta kustannuksia Kuljetus rakennuspaikalle ja työtunnit Tuntityötä Tuntityötä Urakka - ei sisällä tarvikkeita Sähköurakka - sisältää tarvikkeet Maalausurakka - sisältää tarvikkeet Ilman kuljetuskustannuksia Taulukko 7 Projektiin kiinnitettävät resurssit Kyseiset resurssit kiinnitetään projektiin vieressä mainituin laskutusperiaattein. Tehtävä Rakennuspaikan merkitseminen ja mittaukset Perustusten kaivu Suorittaja ja aika (prosentteina) jonka on sidottu tehtävään 2 KM ja Apu Kaivinkone Valurungon laudoitus 2 KM ja Apu 50 % Raudoitustyö Raudoittaja ja Apu 50 % Perustusten valu (kuivumisaika 2 pv) Valurungon purkaminen 2 KM ja Apu 2 KM ja Apu Sadevesiviemärien asennus 1 KM ja Apu 50 % Maatyöt, viimeistellään piha-alue Kone ja Apu 50 % Kantavan rungon pystytys 1 KM ja Apu 50 % Kattotuolien asennus 2 KM ja Apu Aluskatteen asennus ja rimoitus 1 KM ja Apu 50 % Kattotiilien asennus 1 KM ja Apu 50 % Ulkovuorauksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäverhouksen tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sisäkaton tekeminen 1 KM ja Apu 50 % Sadevesikourujen asentaminen 1 KM ja Apu 50 % Sähkötöiden tekeminen Valaisimien asennus Maalaustyöt SM SM M Taulukko 8 Alustava tehtävälista Laadimme ensin alustavan tehtävälistan rakentamiseen liittyvistä tehtävistä. Samassa listassa voidaan ottaa kantaa siihen, kuka kyseisen tehtävän tulee tekemään. Käytä esimerkkiprojektin aikataulua suunnitellessasi tätä tehtävälistaa. Microsoft Project

28 Välitavoitteet Työt kannattaa aloittaa elokuun ensimmäisenä maanantaina (Kalle Kujan loma). Valutöitä ennen on pidettävä raudoitustarkastus. Valuu on saatava tehtyä ensimmäisen viikon perjantaina, jotta betoni ehtii kuivua kunnolla ennen rungon rakentamista seuraavalla viikolla. Valurungon purkaminen tulee aloittaa toisen viikon maanantaina. Rungon on oltava valmiina toisen viikon lopussa. Materiaalien tilaamisen ja kuljettamisen hoitaa lomansa aikana Kalle Kuja (omana työnä). Kuja on myös lupautunut apumieheksi, jos tarve vaatii. Lopputarkastus pidetään neljännen viikon perjantaina. Sinä tarkastat työmaan kolmesti viikossa. Tilaat rakennustarkastuksen tarkastuskäynnit ja osallistut projektipäällikkönä rakennustarkastuksen suorittamiin tarkastuskäynteihin. Taulukko 9 Projektin välitavoitteet Luetteloon on merkitty projektille asetettavat välitavoitteet. Kun projekti on alustavasti luonnosteltu paperille, avataan Microsoft Project -ohjelma. Luotaessa aikataulusuunnitelmaa, kannattaa Microsoft Project -ohjelmalla suunniteltaessa edetä seuraavissa vaiheissa. Microsoft Project

29 Uuden tiedoston luominen Uuden projektisuunnitelman luomisen aloitat File (Tiedosto) -valikon New (Uusi) -alivalikosta. Kuva 21 New (Uusi) - alivalikko Löydät valintaikkunasta Office.com -palvelussa olevia malleja. Mallin voit avata napsauttamalla mallin laattaa. Microsoft Project

30 Projektin alkuasetukset ja perustiedot Peruskalenterin sovitus! Viikoittainen työaika Seuraava tehtävä on sovittaa peruskalenteri projektiin sovittujen työaikojen mukaiseksi. Peruskalenteri on kaikille projektissa käytettäville resursseille yhteinen. Siihen merkitään projektin normaalit työajat ja yleiset vapaapäivät. Napsauta File (Tiedosto) -valikon Options (Asetukset) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Schedule (Aikataulu) -välilehti. Asetusten vaikutus Viikon aloituspäivä Vuoden aloituskuukausi Kuva 22 Schedule (Aikataulu) - välilehti Aseta projektin kalenteriasetukset voimaan kaikissa tulevissakin projekteissa. Sen teet valitsemalla Schedule (Aikataulu) -välilehden Calendar options for this project (Projektin kalenteriasetukset) -pudotusvalikosta All New Projects (Kaikki uudet projektit) -asetuksen voimaan. Valitse ja kirjoita korostettuihin kenttiin työajat. Napsauta seuraavaksi OK-painiketta. Microsoft Project

31 Päivittäinen työaika Muuta vielä työajat. Kuva 23 Change Working Time (Työajan muuttaminen) - valintaikkuna Napsauta Project (Projekti) -välilehden Change Working Time (Muuta työaikaa) -painiketta. Valitse Work Weeks (Työviikot) -välilehti. Napsauta Details (Tiedot) -painiketta. Valitse vapaapäivälle Kuva 24 Details (Tiedot) - valintaikkuna Valitse Shift (Vaihto) - valinnalla arkipäivät. Aseta voimaan valinta Set day(s) to these specific working times (Määritä päiviksi seuraavat työajat). Kirjoita From (Mistä) ja To (Mihin) kenttiin työajat ja huomaa, se on hankalaa mutta kärsivällisyys palkitaan. Napsauta OK-painiketta. Microsoft Project

32 Vapaa-aika Merkitse kalenteriin yleiset vapaapäivät, esimerkiksi on jouluaatto, on joulupäivä ja Tapaninpäivä, jne. Kuukausi valittu rullaamalla Kuva 25 Exception (Poikkeukset) - välilehti Valitse vapaapäivä (esimerkissä ) kalenterista. Kirjoita vapaapäivälle nimi. Napsauta Details (Tiedot) -painiketta. Tämä peruskalenteri on aluksi sama kaikille resursseille. Myöhemmin jokaisen työntekijän henkilökohtaiset vapaapäivät, esimerkiksi lomat, voidaan merkitä heidän omaan uutena perustettavaan kalenteriinsa. Microsoft Project

33 Valinta työpäiville Toistokerta Kuva 26 Details for (Tiedot) - valintaikkuna Esiin tulevassa valintaikkunassa näet, että päivä merkitään oletusarvoisesti Nonworking (Vapaa-aika) -valinnalla. Koska vapaapäivä toistuu aina samassa kohdassa vuotta (vuosittain - yearly) kannattaa se merkitä usealle vuodelle kerralla, tässä toistokertoja (occurences) on merkitty 10. Tehtävä Merkitse kalenteriin allakan projektiin vaikuttavat vapaapäivät. Tiedot-painike Kuva 27 Exception (Poikkeukset) - välilehti Kuvassa näet esimerkin muutaman kiinteäsijaintisen arkipyhän merkitsemisestä. Tallenna projekti alla merkityllä nimellä. Tallentaminen kannattaa tehdä usein, näin ei aiheudu suuria menetyksiä ohjelman kaatuessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp Microsoft Project

34 Perustietojen syöttäminen Syötämme projektin perustiedot. Projektin aikataulu laaditaan joko aloitus- tai lopetuspäivän mukaan. Napsauta Project (Projekti) -välilehden Properties (Ominaisuudet) -ryhmän Project Information (Tietoja projektista) -painiketta. Kuva 28 Project Information (Projektitiedot) - valintaikkuna Yleisimmin projektin aloituspäivä määrätään alusta alkavaksi Project Start date (Projektin alkamispäivä) -asetuksella. Mikäli lopetuspäivä halutaan lukita asetetaan se Schedule from (Ajoitusperuste) -pudotusvalikon asetuksella Project Finish date (Projektin päättymispäivä). Tällöin Project-ohjelma suorittaa projektin tehtävien ja kriittisen polun laskennan lopusta alkuun. Aseta valintaikkunaan voimaan kuvassa korostetut arvot. Napsauta lopuksi OK-painiketta. Statistic (Tilastot) -painikkeella pääset näkymään, jossa näet projektin ajantasalla olevat tilastotiedot.! Current Date (Kuluva päivämäärä) -kohdassa oleva arvo aiheuttaa sen, että Gantt-janakaavio näkyy näytöllä asetetusta päivämäärästä alkaen. Näin kuvaa ei tarvitse jokaisella avauskerralla rullata kohdalle. Microsoft Project

35 Tehtävien ajoituksen asetus Ohjelmassa oletuksena on tehtävien ajoitus manuaalisesti. Tämän ohjelma ilmoittaa tilarivillä aina ohjelmaa avatessa. Microsoft kertoo ohjeessa, että " Projektipäälliköt, jotka ovat tottuneet automaattiseen ajoitukseen Projectin aiemmissa versioissa, voivat poistaa manuaalisen ajoituksen käytöstä tietyissä tehtävissä tai kokonaisissa projekteissa". Napsauta File (Tiedosto) -valikosta Options (Asetukset) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Schedule (Aikataulu) -välilehti. Oletustehtävälajin valinta Kuva 29 Schedule (Aikataulu) - välilehti Kuvassa on korostettu kahta asetusta, jotka suosittelen sinun tekevän ohjelman käyttöä ohjataksesi. Valitse aluksi Scheduling options for this project (Projektin ajoitusasetukset) -pudotusvalikosta All New Projects (Kaikki uudet projektit) -asetus voimaan. Näin seuraavat asetukset vaikuttavat kaikkien tulevienkin projektien tehtäväajoitukseen. Valitse sitten Auto scheduled tasks scheduled on (Luodut uudet tehtävät) -pudotusvalikosta Auto Scheduled (Automaattisesti ajoitettu) -asetus voimaan. Hyväksy tehdyt asetukset OK-painikkeella. Tarkasta tilariviltä, että asetus jäi voimaan. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp Microsoft Project

36 Työmäärävetoiset tehtävät Se miten tehtävien ajoitus suunnitellaan, riippuu projektipäällikön tavoista ja tottumuksista. Me teemme ajoitukseen New tasks are effort driven (Uudet tehtävät ovat työmäärään perustuvia) -asetuksen. Napsauta File (Tiedosto) -valikosta Options (Asetukset) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Schedule (Aikataulu) -välilehti. Oletustehtävälajin valinta Kuva 30 Schedule (Aikataulu) - välilehti Valitse Scheduling options for this project (Projektin ajoitusasetukset) -pudotusvalikosta All New Projects (Kaikki uudet projektit) -asetus voimaan. Valitse sitten New tasks are effort driven (Uudet tehtävät ovat työmäärään perustuvia) -asetus. Hyväksy tehdyt asetukset OK-painikkeella. Tee vielä seuraavan kuvan asetukset ennen kuin napsautat OK-painiketta. Microsoft Project

37 Valuutta-asetus Ohjelmassa oletuksena olevat valuutta-asetukset saattavat olla väärät. Valuutta-asetus riippuu käyttöjärjestelmän ja Project-ohjelman maa-asetuksista sekä ohjelmaversiosta. Napsauta File (Tiedosto) -valikosta Options (Asetukset) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Display (Näyttö) -välilehti. Oletuskalenterityyppi Kuva 31 Display (Näyttö) - välilehti Korjataksesi valuutta-asetuksen kirjoita euron valuuttasymboli Symbol (Merkki) -kenttään. Napsauta Placement (Sijoittelu) -pudotusvalikosta voimaan kuvassa näkyvä asetus. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp Microsoft Project

38 Projektin yhteenvetotiedot Tiedostoille annetaan niin sanottuja metatietoja erilaisten levy- ja Internet-hakujen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi. Valitse File (Tiedosto) -valikosta Info (Tiedot) -välilehti. Napsauta Project Information (Projektin tiedot) -pudotusvalikosta Advanced Properties (Lisäominaisuudet) -komentoa. Kuva 32 Properties (Ominaisuudet) - valintaikkuna Kirjaa Summary (Yhteenveto) -välilehdelle oman projektisi kaikki perustiedot, myös avainsanat. Tallenna projekti uudelleen tässä vaiheessa. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 1.mpp Microsoft Project

39 Projektiaikataulun luominen Voit toteuttaa seuraavan tehtävän tämän e-kirjan avulla vain, jos Auto Scheduled (Ajoita automaattisesti) -asetus on voimassa. Asetusmuutos tehtiin sivun 35 ohjeen mukaan. Projektin yhteenvetotehtävä Luo aluksi koko projektille yhteenvetotehtävä. Kuva 33 Aloitusvaihe Yhteenvetotehtävän luot Task (Tehtävä) -välilehden Summary (Yhteenvetotehtävä) -painikkeella, tee se ensimmäisenä. Kirjoita seuraavaksi ensimmäiselle riville tehtävän (tässä projektin) nimeksi Kalle Kuja - autotalli. Siirry toiselle riville ja kirjoita tehtävänimi PROJEKTIN ALOITTAMINEN. Kirjaa tälle tehtävälle Duration (Kesto) arvoksi nolla (0). Valitse aloituspäivä Start (Aloitus) -kenttään. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 2.mpp Microsoft Project

40 Tehtävien syöttäminen Ensimmäisessä aikataulun luontivaiheessa kannattaa tehtävät syöttää karkealla tasolla, siis vain tärkeät päätehtävät. Valitse rivillä kolme (3) oleva Task Name (Tehtävänimi) -kenttä. Napsauta valintanauhan Task (Tehtävä) -välilehdellä Summary (Yhteenvetotehtävä) -painiketta. Kuva 34 Tehtävien syöttämisen vaiheet Kirjaa New Summary Task (Uusi yhteenvetotehtävä) -kohdassa tehtävän nimeksi PERUSTUSTYÖT. Valitse Task Name (Tehtävänimi) -sarakkeesta rivillä viisi (5) oleva kenttä ja kirjoita kenttään PERUSTUSTYÖT VALMIIT. Napsauta vielä Outdent Task (Ulonna tehtävä) -painiketta. Valitse Task Name (Tehtävänimi) -sarakkeesta rivillä kuusi (6) oleva kenttä. Napsauta valintanauhan Task (Tehtävä) -välilehdellä Summary (Yhteenvetotehtävä) -painiketta. Kirjoita kenttään RUNKOTYÖT. Jatka samalla periaatteella päätehtävien syöttämistä, valmiin päätehtäväluettelon näet sivulla 41. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 3.mpp Microsoft Project

41 Kuva 35 Päätehtäväluettelo Jäsennä viimeiseksi PROJEKTI VALMIS -tehtävä hierarkiassa tasoa ylemmäs (vasemmalle) valitsemalla se hiirellä ja napsauttamalla Outdent Task (Ulonna tehtävä) -painiketta. PERUSTUSTYÖT-tehtävälle luodaan kuusi alitehtävää (sivu 42). Koska tehtävällä on jo yksi alitehtävä, tehdään lisääminen seuraavasti. Kuva 36 Rivitunnuksen pikavalikko Valitse ensiksi rivit 4-8. Napsauta sitten valitun rivin rivivalitsimen pikavalikosta Insert Task (Lisää tehtävä) -komentoa. Syötä projektiin liittyvät tehtävät alkuperäisen määrittelyn mukaan (sivu 27-28). Syötä tehtäville myös kestot (malli sivulla 42 kuvassa). Microsoft Project

42 Kuva 37 Syötetyt p rojektin tehtävät Kuvassa on tilanne syötön jälkeen. Syöttäessäsi Duration (Kesto) -sarakkeeseen päivän lukumääräarvon ja painettuasi Enter-näppäintä tulostuu luvun perään days (päivää) -sana. Kun syötät soluun tunteja kirjoita ensin lukuarvo ja sitten h-kirjain (suomenkielisessä ohjelmassa t-kirjain). Painettuasi Enter-näppäintä tulostuu luvun perään hrs-sana. Syötettyäsi kaikki tehtävät ja niiden keston ohjelma laskee aloituspäivän (Alku - Start) mukaan eri tehtävien valmistumispäivän (Loppu - Finish). Tämä sarake saattaa olla nyt piilossa, mutta saat sarakkeen esiin vetämällä laajennusosoittimella. Tehtävien lopullinen ajoitus syntyy kun linkität tehtävät keskenään niiden riippuvuussuhteiden perusteella. Kaksoisnapsauta viimeistä tehtäväriviä, kenttää PROJEKTI VALMIS. Kesto tunteina Kuva 38 Task Information (Tehtävien tiedot) - valintaikkuna Valitse Advanced (Lisäasetukset) -välilehti ja kirjoita Duration (Kesto) -kenttään 2 hrs. Napsauta voimaan Mark task as milestone (Merkitse tehtävä välitavoitteeksi) -valinta. Hyväksy asetukset napsauttamalla OK-painiketta. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 4.mpp Microsoft Project

43 Tehtävien linkitys Linkitä tehtävät toisiinsa valitsemalla ensin tehtävä josta toinen tehtävä riippuu. Valitse sitten Ctrl-valinnalla edellisestä riippuva tehtävä. Tehtävän rivitunnus Suhde Viive (lag) Tehtävä 1 ja 31 FF (LL) 0 Tehtävä 2 ja 4 FS (LA) 0 Tehtävä 3 ja 10 FF (LL) 0 Tehtävä 4 ja 5 FS (LA) 0 Tehtävä 5 ja 6 FS (LA) 0 Tehtävä 6 ja 7 FS (LA) 0 Tehtävä 7 ja 8 FS (LA) 0 Tehtävä 8 ja 9 FS (LA) 0 Tehtävä 9 ja 10 FS (LA) 0 Tehtävä 9 ja 12 FS (LA) 0 Tehtävä 10 ja 11 FS (LA) 0 Tehtävä 11 ja 16 FF (LL) 0 Tehtävä 12 ja 13 FS (LA) 0 Tehtävä 12 ja 14 FS (LA) 0 Tehtävä 12 ja 15 FS (LA) 0 Tehtävä 15 ja 16 FS (LA) 0 Tehtävä 15 ja 18 FS (LA) 0 Tehtävä 16 ja 17 FS (LA) 0 Tehtävä 17 ja 21 FF (LL) 0 Tehtävä 18 ja 19 FS (LA) 0 Tehtävä 18 ja 23 FS (LA) 0 Tehtävä 19 ja 20 FS (LA) 0 Tehtävä 19 ja 24 FS (LA) 0 Tehtävä 20 ja 21 FS (LA) 0 Tehtävä 22 ja 30 FF (LL) 0 Tehtävä 23 ja 24 FS (LA) 0 Tehtävä 24 ja 25 FS (LA) 0 Tehtävä 23 ja 26 FS (LA) 0 Tehtävä 23 ja 27 FS (LA) 0 Tehtävä 23 ja 29 FS (LA) 0 Tehtävä 24 ja 28 FS (LA) 0 Tehtävä 25 ja 28 FS (LA) 0 Tehtävä 27 ja 25 FS (LA) 0 Tehtävä 29 ja 30 FS (LA) 0 Tehtävä 30 ja 31 FS (LA) 0 Taulukko 10 Tehtäväriippuvuudet Tee tehtävien linkitys taulukon arvojen mukaan. Suhde-sarakkeessa oleva FS merkintä tarkoitta riippuvuuden suhdetta Finish-to-Start (LA - Lopusta alkuun). Edellisen tehtävän on oltava valmis ennen seuraavan alkamista. FF merkintä tarkoittaa riippuvuuden suhdetta Finish-to-Finish (LL - Lopusta loppuun). FF merkintä tarkoittaa siis tehtävän riippuvuuden suhdetta sen lopusta toisen tehtävän loppuun. Tehtävän on oltava siis valmis ennen kuin toinenkaan tehtävä voi valmistua. FS merkintä tarkoittaa alusta loppuun ja SS on alusta alkuun riippuvuus. Microsoft Project

44 Valitse aluksi rivin 1 tehtävä Kalle Kuja - autotalli. Valitse Ctrl-valinnalla viimeinen PROJEKTI VALMIS -tehtävä. Napsauta linkki voimaan Link Task (Linkitä valitut tehtävät) -painikkeella, jolloin luot oletuslinkin suhteella FS - Finish-to-Start (LA - Lopusta alkuun). Lisättyäsi linkin, muuta riippuvuuden suhde edellisessä taulukossa merkityksi eli riippuvuudeksi FF (LL). Viive Kuva 39 Task Dependency (Tehtäväriippuvuus) - valintaikkuna Kaksoisnapsauta yhteysviivaa ja valitse valintaikkunan Type (Laji) -pudotusvalikosta Finish-to-Finish (FF) (Lopusta loppuun (LL)) -tyyppinen riippuvuus. Microsoft Project

45 Tehtävä Tee kaikki sivun 43 taulukkoon merkityt yhteydet. Kuva 40 Gantt- kaavio alustavin riippuvuuksin Kuvassa näet tilanteen, kun olet toteuttanut sivun 43 taulukon tehtäväriippuvuudet. Aikataulu ylittää suunnitellun 4 viikkoa. Perustusten valu on viivästynyt tavoiteviikonlopun yli, samoin runkotyöt. Ellei kuvaruudullasi näy koko aikataulua, voit määrittää aikajanan asteikon itse. Napsauta aikajanaa toisella hiiren painikkeella. Kuva 41 Aikajanan zoomaaminen Napsauta pikavalikosta Zoom (Zoomaa) -komentoa. Kirjoita Custom (Mukautettu) -kenttään arvoksi päivää. Microsoft Project

46 Huomaa Suomenkielisessä ja englanninkielisessä Microsoft Project ohjelmassa voit muuttaa taulukkomuotoisten ikkunoiden sarakenimet. Kentän (sarakkeen) nimi Kuva 42 Sarakenimen muuttaminen Kaksoisnapsauta sarakkeen otsaketta. Korjaa sarakenimi kirjoittamalla kenttään uusi. Voit myös valita kentälle nimen esiin tulleesta pudotusvalikosta. Antamasi otsikko näytetään kuvaruudulla. Sarakeotsikoiden nimet voivat olla esimerkiksi seuraavat: Task Name Tehtävän nimi Duration Kesto Start Aloitus Finish Valmis Predecessors Edeltäjät Resource names Resurssien nimet Tässä esimerkissä nimiä ei vaihdeta. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 5.mpp Microsoft Project

47 Aikatauluongelmien ratkaiseminen Nyt mietitään keinoja aikataulun korjaamiseksi. Eräs tapa rakennusajan lyhentämiseen on tehdä jotkin työtehtävät samaan aikaan. Rakennuspaikan merkitseminen ja Perustusten kaivuu voidaan suorittaa yhtaikaa. Viive Kuva 43 Task Dependency (Tehtäväriippuvuus) - valintaikkuna Kaksoisnapsauta kyseistä yhteysviivaa ja valitse Type (Laji) -kenttään Finish-to-Finish (FF) (Lopusta loppuun (LL)) - tyyppinen riippuvuus. Valurungon laudoitus tulee olla alkanut ennen kuin raudoitus alkaa, mutta ne voidaan suorittaa osittain yhtaikaa. Tehtävien väliselle yhteydelle voidaan asettaa viivettä -2d (päivää). Aseta Lag (Viive) kaksoisnapsauttamalla riippuvuusviivaa, negatiivinen arvo viiveelle ja positiivinen arvo odotusajalle. Viive Kuva 44 Task Dependency (Tehtäväriippuvuus) - valintaikkuna Kirjoita esiin tulevaan valintaikkunaan Lag (Viive) -kenttään -2d. Raudoittajan tulee olla paikalla raudoitustarkastuksen ajan korjatakseen mahdolliset virheet raudoituksessa. Viive Kuva 45 Task Dependency (Tehtäväriippuvuus) - valintaikkuna Korjaa riippuvuus asettamalla Type (Laji) -arvoksi Finish-to-Finish (FF) (Lopusta loppuun (LL)). Microsoft Project

48 Sitten mietitään tehtävien muut rajoitukset. Tehtävän rivitunnus Rajoituslaji Pvm. Tehtävä 9 Päättymisajankohta (Must Finish On) 1. viikon perjantai Tehtävä 15 Lopetus viimeistään (Finish No Later Than) 2. viikon perjantai Tehtävä 18 Aloitus viimeistään (Start No Later Than) 3. viikon maanantai Tehtävä 29 Aloitus viimeistään (Start No Later Than) 4. viikon maanantai Tehtävä 31 Päättymisajankohta (Must Finish On) 4. viikon perjantai Taulukko 11 Rajoitukset Määritä rajoitukset taulukkoon merkittyjen arvojen mukaan. Rajoitukset tehdään tehtävänimeä kaksoisnapsauttamalla. Valitse esiin ilmestyvästä valintaikkunasta Advanced (Lisäasetukset) -välilehti. Tehtävän kesto Kuva 46 Task Information (Tehtävien tiedot) - valintaikkuna Valitse Perustusten valu -tehtävälle kuvassa kehyksellä merkittyihin kohtiin valitut asetukset. Oletusvalinta Kuva 47 Planning Wizard ( Ohjattu suunnittelutoiminto) - valintaikkuna Ohjelma kysyy varmistusta; haluatko asettaa näin voimakkaan rajoituksen tehtävälle. Napsauta voimaan Continue. A Must Finish On constraint will be set (Jatka. Rajoitus Päättymisajankohta määritetään.) -valinta. Napsauta OK-painiketta. Microsoft Project

49 Tehtävä Tee kaikki muutkin ohjeen (sivu 48) mukaiset rajoitukset tehtäville. Huomaa Jos haluat varmistaa betonille kuivumisajaksi 2 päivää, voit tehdä sen tehtävien Perustusten valu ja Valurungon purkaminen välisen yhteyden viiveenä 2ed (2kp). Merkinnässä e (k) tarkoittaa kahta keskeytymätöntä kalenterivuorokautta - mukaan lukien siis viikonloput ja vapaapäivät. Kuva 48 Gantt- kaavio lopullisin riippuvuuksin ja rajoituksin Kuvassa näet aikataulun rajoitusten asettamisen jälkeen. Info-sarakkeeseen on ilmestynyt rajoituksia kuvaavat ikonit. Kursorilla ikonia osoittaessasi näet rajoituksen sanallisena vihjeenä. Nyt aikataulu toteuttaa alkuperäisen suunnitelman ja projekti valmistuu neljässä viikossa. Tehtävä Määritä vielä raudoituksen tarkastukselle alkamisajaksi ensimmäisen viikon perjantai kello 9:30. Kellonaika saadaan kirjoitettua soluun seuraavasti (kuvan tilanteessa): :30. Siis päivämäärän ja ajan väliin kirjoitetaan välilyönti. Miten käy, pysyykö perustusten valutyö ensimmäisen viikon perjantaipäivän puolella? Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 6.mpp Microsoft Project

50 Resurssien syöttäminen Napsauta näytön oikeasta alakulmasta Resource Sheet (Resurssitaulukko) -näkymä painiketta. Syötä kaikki resurssit ja käytä kustannuksien valuuttana euroja seuraavan listan mukaan. Työkustannuksissa on huomioitu työnantajalle kohdistuvat noin 35 % suuruiset sosiaaliturvamaksut. Kuva 49 Resource Sheet (Resurssitaulukko) - näkymä Syötä taulukkoon työtehtäviin sidottavat työntekijäresurssit. Resursseista kannattaa syöttää nimi (Resource Name), nimikirjaimet (Initials), enimmäiskäyttöaste (Max. Units), normaali korvaus (Std. Rate), ylityökorvaus (Ovt. Rate), Kustannus/käyttö (Cost/Use) ja kertymä (Accrue At). Tarkasta myös, että Base Calender (Peruskalenteri) valintana on Standard (Vakio). Accrue At (Kertymä) -sarakkeen valinnat voivat olla Prorated (Jaettu), joka tarkoittaa sitä että kustannukset muodostuvat tehtävän etenemisen myötä samassa tahdissa. Valinta Start (Alussa) tai End (Lopussa) tarkoittaa, että kustannus lasketaan tehtävään mukaan joko työn alettua tai loputtua. Huomaa Esimerkkiprojektimme kokoisessa projektissa työkustannukset todennäköisesti maksettaisiin vasta työn valmistuttua. Näin kirvesmiesten ja apumiehen palkkakin voitaisiin merkitä Accrue At (Kertymä) -kohdassa End (Lopussa) -valinnalla. Suurissa useita kuukausi kestävissä projekteissa palkat kuitenkin maksetaan 2-4 viikon välein. Niissä tilanteissa valinta Prorated (Jaettu) olisi oikea ja me jätämme sen myös voimaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 7.mpp Microsoft Project

51 Resurssien kiinnittäminen tehtäviin Gantt Chart (Gantt-kaavio) -näkymässä voit lisätä resurssit tehtävään napsauttamalla Resource (Resurssi) -välilehden Assign Resources (Varaa resurssit) -painiketta. Voit käyttää ikkunaa avoinna Gantt-kaavion päällä uusia resursseja syöttäessäsi (Ei modaalinen -ikkuna). Tässä ikkunassa syöttö onnistuu tehtävän kestoa muuttamatta (asiasta enemmän kohdassa Työmääräarviointi, sivu 52) vain, jos kaikki resurssit lisätään kerralla oletusyksikkömäärällä (Käyttöaste (Units) = 100 %). Ikkunaa käytetään usein vain, kun tehtävälle asetetaan yksi resurssi. Varaa tehtävälle Rakennuspaikan merkitseminen resursseiksi molemmat kirvesmiehet ja apumies kokoaikaisesti (Käyttöaste (Units) = 100 %). Duration (Tehtävän kesto) on 1 päivä ja keston tulee säilyä koska työtehtävän Work (Työn määrä) on alun alkaen arvioitu kyseiselle työryhmälle. Valitse tehtävä ja napsauta Assign Resources (Varaa resurssit) -painiketta. Kuva 50 Assign Resource (Varaa resurssi) - valintaikkuna Valitse tehtävälle annettavat resurssit Ctrl-valinnalla. Napsauta Assign (Varaa) -painiketta. Tässä ikkunassa usean resurssin lisääminen kerralla onnistuu tehtävän Duration (Kesto) -arvoa muuttamatta vain, koska lisättävät käyttöasteiden (Units) arvot ovat kaikki 100 % ja ne asetetaan tehtävälle kerralla - oletuksena. Kuvassa näet tilanteen resurssien varaamisen jälkeen. Projektin resurssit voidaan syöttää kaksoisnapsauttamalla resurssinimeä, jolloin esiin tulee Task Information (Tehtävän tiedot) -valintaikkuna. Syöttö tapahtuu Resources (Resurssit) -välilehdelle. Microsoft Project

52 Työmääräarviointi Kun jonkin tehtävän resurssien kiinnitystä muutetaan, päivittyvät muutokset aikatauluun heti. Käytetyt v aikataulumenetelmä ja tehtävälaji -oletusasetukset määräävät sen, miten tehtävä muuttuu kun resursseja varataan ensimmäistä kertaa, niitä lisätään tai vähennetään. Määrittelimme aiemmin (sivun 36 kuva) ohjelman tehtävien oletusarvoiseksi aikataulumenetelmäksi Effort driven (Työmäärään perustuva). Ohjelman Default task type (Oletustehtävälajina) taas on Fixed Units (Kiinteät resurssit). Nämä asetukset yhdessä vaikuttavat kaikkiin uusiin tehtäviin. Ohjelma käyttää Effort driven (Työmäärään perustuva) -asetusta vain, kun tehtävään lisätään tai siitä poistetaan resursseja. Effort driven (Työmäärään perustuva) -ajoitusmenetelmä tarkoittaa sitä, että Work (Työn määrä) pysyy vakiona riippumatta lisättävien resurssien määrästä. Ajoituskaava Project-ohjelma laskee jatkuvasti projektiaikataulua. Aikataulua laadittaessa syötät ensin tehtävän ja sille Duration (Kesto) -arvon. Tässä vaiheessa tehtävällä ei lasketa vielä Work (Työn määrä) -arvoa. Work (Työn määrä) saa arvon kun tehtävälle kiinnitetään resursseja. Ohjelma käyttää Work (Työn määrää) -arvoa laskiessaan seuraavaa kaavaa: Work (Työn määrä) = Duration (Kesto) * Units (Yksikkömäärä) Kyseisessä kaavassa Units (Yksikkömäärä) -arvo lasketaan resurssien määrän ja käyttöasteen avulla käyttäen kaavaa: Yksikkömäärä = resurssien määrä * käyttöaste Se miten ohjelma laskee työn määrän, riippuu ohjelmassa tai tehtävässä tehdyistä Effort driven (Työmäärään perustuva) ja Default task type (Oletustehtävälaji) -asetuksista. Suosittelen ettet muuta tekemiämme oletusasetuksia. Jos asetuksia tarvitsee muuttaa, tee se tehtäväkohtaisesti (sivu 54). Huomaa Effort driven (Työmäärään perustuva) -asetus vaikuttaa vain, kun tehtävän olemassa olevia resursseja lisätään tai vähennetään. Vaikutus on seuraava: Kun Effort driven (Työmäärään perustuva) -asetus on valittu ja resurssin avuksi lisätään uusi resurssi, pitää ohjelma Work (Työn määrä) -asetuksen samana ja lyhentää Duration (Kesto) -arvoa. Jos Effort driven (Työmäärään perustuva) -asetus ei ole valittuna ja resurssin avuksi lisätään uusi, pitää ohjelma Duration (Kesto) -arvon samana ja kasvattaa Work (Työn määrä) -arvoa. Varattaessa resursseja tehtävään ensimmäistä kertaa pysyy Duration (Kesto) -arvo ennallaan. Work (Työn määrä) -arvo kasvaa, se määrätään tässä vaiheessa. Work (Työn määrä) -arvolla tarkoitetaan kokonaistuntimäärää jonka resurssit käyttävät suorittaakseen tehtävän. Microsoft Project

53 Lisätessäsi resurssien Units (Yksikkömäärä) -arvoa Work (Työn määrä) -arvo ei enää kasva, vaan tehtävän Duration (Kesto) lyhenee. Kun resursseja syötetään, tulee oletusarvoista muistaa seuraava: Kun tehtävälle syötetään Duration (Kesto) ja varataan Units (Yksikkömäärä), käytetään Work (Työn määrä) -arvoa laskettaessa kaavaa: Work (Työn määrä) = Duration (Kesto) * Units (Yksikkömäärä) Jos tehtävään lisätään ensimmäistä kertaa resurssiksi usea työntekijä kerralla, säilyy tehtävälle määritetty Duration (Kesto) mutta Work (Työn määrä) -arvo lisääntyy ja käytetään kaavaa: Work (Työn määrä) = Duration (Kesto) * Units (Yksikkömäärä) Jos yhden työntekijän avuksi lisätään myöhemmin toinen työntekijä, lyhenee tehtävän Kesto (Duration) puoleen mutta Työn määrä (Work) -arvo säilyy ennallaan ja käytetään kaavaa: Duration (Kesto) = Work (Työn määrä) / Units (Yksikkömäärä) Tehtävälaji Myös tehtävälaji (Task type tai Default task type) asetukset vaikuttavat tehtävän aikatauluun. Kiinnitetty arvo ei voi muuttua, mutta toinen tai molemmat kiinnittämättömät arvot voivat muuttua. Tehtävälajeja on kolme: Fixed Units (Kiinteät resurssit) Muuttua saa laskennassa kesto ja työn määrä. Yleensä muuttuu tehtävän kesto, mutta tähän vaikuttaa se, onko tehtävä määritelty työmäärävetoiseksi. Fixed Duration (Kiinteä kesto) Muuttua saa ohjelman laskennassa yksikkömäärä ja kokonaistyömäärä. Fixed Work (Kiinteä työmäärä) Muuttua saa ohjelman laskennassa kesto ja yksikkömäärä. Tehtävälajien avulla hallitset kutakin seuraavan yhtälön muuttujista: Work (Työn määrä) = Duration (Kesto) * Units (Yksikkömäärä) ja muutat syötettyä arvoa Tehtävälaji on Muutat Kestoa Muutat Resursseja Muutat Työmäärää Kiinteä kesto Työn määrä muuttuu Työn määrä muuttuu Resurssit muuttuu Kiinteät resurssit Työn määrä muuttuu Kesto muuttuu Kesto muuttuu Kiinteä työmäärä Resurssit muuttuu Kesto muuttuu Kesto muuttuu Taulukko 12 Tehtävälaji kun muutat syötettävää arvoa Tehtävälajin vi muuttaminen vaikuttaa vain tehtävän resursseihin. Taulukossa näet käytettyjen tehtävälajien ja syötettyjen arvojen muutoksen vaikutuksen. Microsoft Project

54 Tehtäväkohtaiset asetukset Jos haluat vaikuttaa vain yhteen tehtävään, kaksoisnapsauta tehtävää ja napsauta Advanced (Lisäasetukset) -välilehden painiketta. Keston arvo Kuva 51 Advanced (Lisäasetukset) - välilehti Napsauta tarvittaessa tehtävän Effort Driven (Työmäärään perustuva) -asetus pois päältä, näin vaikutat vain kyseiseen tehtävään. Task type (Tehtävän laji) -asetuksen voit myös muuttaa. Tehtävä Käytä tehtävässä resurssien syöttämiseen Task Information (Tehtävän tiedot) -ikkunan Resources (Resurssit) -välilehteä. Tämän ikkunan kautta voit lisätä useita resursseja eri käyttöasteella niin, ettei tehtävän kesto muutu (asiasta lisää kohdassa Työmääräarviointi, sivu 52). Keston arvo Kuva 52 Resources (Resurssit) - välilehti Kaksoisnapsauta Rakennuspaikan merkitseminen -tehtävää. Näet että välilehdellä on jo aiemmin asetetut resurssit ja niillä käyttöasteena 100 %. Napsauta OK-painiketta. Microsoft Project

55 Keston arvo Kuva 53 Resources (Resurssit) - välilehti Aseta Valurungon laudoitus -tehtävälle resurssit kuvan mukaan. Aseta kaikille muillekin projektitehtäville tarvittavat resurssit. Kuva 54 Gantt- kaavio resurssein Kuvassa tilanne resurssien syöttämisen jälkeen. Muista lisätä itsesi resurssiksi viimeiseen tehtävään. Ohjelma ilmoittaa Infosarakkeessa, että useissa tehtävissä on ylitetty resurssin työmäärä. Resurssien tasauksen teemme myöhemmin sivulla 60. Microsoft Project

56 ! Napsauta Project (Projekti) -välilehden Project Information (Tietoja projektista) -painiketta tarkastaaksesi projektin kustannukset. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Statistics (Tilastot) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 55 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Kuvassa näet resurssien kiinnittämisen aiheuttamat kustannukset projektiisi. Älä huolestu vaikka omat kustannuksesi eivät olekaan tarkalleen samansuuruiset. Kustannukset määräytyvät kiinnitettävien resurssien mukaan. Olet saattanut kiinnittää johonkin työtehtävään tekijäksi Kirvesmies 2 ja minä olen saattanut käyttää Kirvesmies 1. Heidän palkkansa eivät ole samansuuruiset. Suuruusluokan tulee kuitenkin tässä vaiheessa olla hieman alle euroa. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 8.mpp Microsoft Project

57 Kiinteät kustannukset Kiinteitä kustannuksia on kahden tyyppisiä. Toiset kiinteät kustannukset eivät johdu muista tehtävän resursseista ja toiset taas johtuvat muista resursseista. Lisätään projektiimme molemman tyyppisiä kiinteitä kustannuksia. Tehtävän rivitunnus Tarvike Kustannus Johtuu. Tehtävä 2 Tarvikkeet Ei Rj Tehtävä 7 Teräkset 380 Rj Tehtävä 9 Betoni 320 Rj Tehtävä 13 Sadevesiviemärit 90 Rj Tehtävä 26 Sadevesikourut 220 Rj Taulukko 13 Tehtävien kiinteät kustannukset Tässä kerrotaan harjoituksessa käytettävät tehtäviin liittyvät kiinteät kustannukset. Johtuu-sarakkeessa oleva merkintä Ei RJ tarkoittaa, että tehtävän kiinteä kustannus ei ole resurssista johtuva. Merkintä RJ tarkoittaa, että tehtävän kiinteä kustannus on resurssista johtuva, kustannus on siis kiinteä resurssikustannus. Projektissa materiaalikustannus (sivu 26) muodostuu ennen projektia, koska Kalle Kuja toimittaa rakennustarvikkeet työmaalle ennen projektin alkua. Tällaiset muut, kuin resursseista johtuvat kiinteät kustannukset lisätään projektiin esimerkiksi seuraavasti: Napsauta Gantt Chart (Gantt-kaavio) -näkymässä esiin ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevan suorakaiteen pikavalikko ja napsauta sieltä Cost (Kustannukset) -komentoa. Esiin tulevassa uudessa taulukossa näet sarakkeen Fixed Cost (Kiinteät kustannukset), siihen lisätään tähän tehtävään liittyvät kiinteät kustannukset. Kuva 56 Cost (Kustannukset) - näkymä Syötä PROJEKTIN ALOITUS -tehtävälle 7500 euron (resurssista johtumaton) kiinteä kustannus. Valitse Fixed cost Accrual (Kiinteiden kustannusten kertymä) -sarakkeeseen arvo Start (Alussa), koska Kalle Kuja toimittaa tarvikkeet työmaalle ennen projektin alkua. Microsoft Project

58 Muut materiaalikustannukset Muut projektin materiaalikustannukset taas ovat kiinteitä resurssikustannuksia. Nämä kiinteät kustannukset voit lisätä seuraavasti: Siirry Resource Sheet (Resurssitaulukko) -näkymään. Syötä taulukkoon materiaalikustannukset merkitsemällä ne Type (Laji) -sarakkeessa Material (Materiaali) -tyyppisiksi. Kuva 57 Materiaalikustannusten syöttäminen Tässä kaikki kiinteät materiaalikustannukset on syötetty taulukkoon. Liitä materiaalikustannukset nyt tehtäviin seuraavasti: Siirry Gantt Chart (Gantt-kaavio) -näkymään. Napsauta näkymässä kaavion puoleisessa osassa esiin pikavalikko. Napsauta valikosta Show Split (Näytä jaettu) -komentoa. Napsauta jaetun ikkunan alaosan tyhjässä kohdassa esiin pikavalikko ja sieltä Cost (Kustannukset) -komentoa. Kuva 58 Jaettu Gantt Chart (Gantt- kaavio) - näkymä Lisää tehtäville 7, ja 26 kiinteät resurssikustannukset. Valitse tehtävä ja ikkunan alaosan Resource Name (Resurssin nimi) -kentän pudotusvalikosta resurssi (materiaali). Napsauta jokaisen valinnan jälkeen heti OK-painiketta, sen jälkeen painikkeen nimi vaihtuukin Previous (Edellinen) -nimeksi. Microsoft Project

59 Syötettyäsi kiinteät materiaalikustannukset tehtäville, voit tarkastella niiden vaikutusta projektiin. Napsauta Project (Projekti) -välilehden Project Information (Tietoja projektista) -painiketta. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Statistics (Tilastot) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 59 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Kuvassa näet kiinteiden kustannusten lisäämisen aiheuttamat kokonaiskustannukset. Nyt nuo kokonaiskustannukset ovat tasan suuremmat kuin edellisessä vaiheessa (sivu 56). Jos aikataulun kestoarvot ovat muuttuneet joidenkin tehtävien osalta, johtuu se siitä, ettei kiinteitä materiaalikustannuksia syötettäessä ole toimittu annettujen ohjeiden mukaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 9.mpp Microsoft Project

60 Projektiaikataulun viimeistely Resurssien ylikäyttö Resurssien käyttöä voidaan korjata useassa erilaisessa näkymässä. Resurssikaavio (Resource Graph) -näkymä Jos resurssin käyttöaste 100 % on ylitetty tai alitettu (yli- tai vajaa-allokointi) nähdään se Resource Graph (Resurssikaavio) -näkymässä. Näkymään pääset napsauttamalla Task (Tehtävä) -välilehden Gantt Chart (Gantt-kaavio) -pudotusvalikosta Resource Graph (Resurssikaavio) -komentoa. Kuva 60 Apumiehen ylikuormitus Selailemalla resursseja näet, että apumiehen kyky tehdä työtä, käyttöaste, on ylitetty toisen viikon maanantaina ja tiistaina. Tilanne on tämä vain, jos olet syöttänyt resurssit juuri samalla tavalla kuin minä. Tämä yliallokointitilanne korjataan helposti käyttämällä kyseisten päivien jossakin tehtävässä aputyössä Kalle Kujaa apumiehen sijasta. Resource Graph (Resurssikaavio) -näkymä antaa melko synkän kuvan työntekijöiden kuormitusylityksistä, siksi asiaa kannattaa tarkastella muissakin näkymissä. Microsoft Project

61 Kaksoisnapsauta Sadevesiviemärien asennus -tehtävän nimeä. Tehtävän kesto Kuva 61 Resources (Resurssit) - välilehti Vaihda Apumies-resurssin tilalle Kalle Kuja työntekijäksi. Tehtävä Korjaa kaikki Apumies-resurssia koskevat yliallokointitilanteet, jos niitä edes on. Älä puutu tässä vaiheessa Kirvesmies 2 tilanteeseen lainkaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 10.mpp Microsoft Project

62 Resurssien käyttö (Resource Usage) -näkymä Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 9.mpp Avaa uudelleen aiempi tiedosto Kalle Kuja - autotalli 9. Käyttöasteen ylitys nähdään myös Resource Usage (Resurssien käyttö) -näkymässä lukuarvoina. Kuva 62 Resource Usage (Resurssien käyttöaste) - näkymä Taulukossa nähdään, että resurssinkäytön ristiriidat ovat tuntimääräisesti melko pieniä. Apumiehen osalta esimerkiksi toisen viikon maanantaina työmäärä ylitää tässä vaiheessa "suorituskyvyn" vain 1,25 h. Palaa Gantt Chart (Gantt-kaavio) -näkymään ja vaihda Kalle Kuja resurssiksi apumiehen tilalle Maatyöt-tehtävässä, siinä tunteja on 1,25 h. Älä puutu vielä Kirvesmies 2 -resurssin tekemisiin. Tehtävä Korjaa kaikki Apumies-resurssia koskevat yliallokointitilanteet, jos muita edes on. Älä puutu tässä vaiheessa Kirvesmies 2 tilanteeseen lainkaan. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - Autotalli 10 - maatyöt.mpp Microsoft Project

63 Automaattinen resurssien tasaaminen Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 10.mpp Avaa uudelleen tiedosto Kalle Kuja - autotalli 10. Resource (Resurssi) -välilehdeltä löytyy Level All (Tasaa kaikki) -toiminto, joka tekee tasauksen puolestasi. Yleensä automaattisiin toimintoihin on asennoiduttava tietyllä varauksella, sillä ohjelma ei osaa ajatella ja suunnitella. Napsauta nyt kuitenkin Level All (Tasaa kaikki) -painiketta. Kuva 63 Automaattisesti tasattu Gantt- kaavio Koska resurssien ylivaraukset olivat varsin pieniä, onnistui automaattinen tasaus hyvin. Muutokset eivät juurikaan näy. Koska projektin kokonaisaikataulu ei pitene yli tavoitevalmistumisajan, voimme tällä kertaa hyväksyä autotasauksen tuottaman tuloksen. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - Autotalli 11.mpp Microsoft Project

64 Resurssien vajaakäyttö Tarkastellaan vielä vajaa-allokointitilannetta. Nyt Apumies on vajaa-allokoitu projektin loppupuolella, hänen käyttöasteensa on vain 50 %. Kuva 64 Apumies vajaa allokoidussa tilanteessa Kuvassa näet Apumiehelle aikatauluun merkityt työt. Hänen käyttöasteensa on osan työjaksosta vain 50 % eli hän ei ole jatkuvasti täystyöllistetty. Projektipäällikkönä ehdotat Kalle Kujalle, että hän tekee kustannussäästöjen vuoksi apumiehen työt aina tuosta neljännen viikon tiistaista lähtien. Näillä toimilla tarvitsemme apumiestä työmaalla lyhyemmän ajan ja säästämme hieman kustannuksissa. Tämä onnistuu tietysti vain, jos sovimme asian etukäteen työryhmän kanssa. Tehtävä Kalle Kuja lupautuu tekemään projektissamme aputyöt seuraavasti: Sisäverhous 4. viikon maanantai (tiistaista) torstaihin 50 % Tee aikatauluun tarpeelliset korjaukset vajaa-allokoinnin osalta. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 12.mpp Microsoft Project

65 ! Tutki miten tehdyt muutokset ovat vaikuttaneet kustannuksiin. Napsauta Project (Projekti) -välilehden Project Information (Tietoja projektista) -painiketta. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Statistics (Tilastot) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 65 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Tässä näet kokonaiskustannukset resurssimuutosten jälkeen. Kustannussäästöä on syntynyt hieman. Kuva 66 Cost ( Kustannukset) - näkymä Tässä näkymässä kokonaiskustannus eroaa hieman edellisen kuvan Current (Nykyinen) kohdan kokonaiskustannuksesta. Projektitilastossa on mukana kaikki kustannukset, mutta tässä näkymässä PROJEKTI VALMIS tehtävän kustannusta ei ole laskettu mukaan kokonaiskustannukseksi, ties miksi. Microsoft Project

66 Calendar (Kalenteri) -näkymä Calendar (Kalenteri) -näkymässä voit tarkastella projektin työtehtäviä perinteisessä kalenterissa. Näkymään pääset napsauttamalla Task (Tehtävä) -välilehden Gantt Chart (Gantt-kaavio) -pudotusvalikosta Calendar (Kalenteri) -komentoa. Kuva 67 Calendar (Kalenteri) - näkymä Kuvassa näet tämän hetkisen tilanteen Calendar (Kalenteri) -näkymässä. Tämä näkymä helpottaa joidenkin tehtävien ajoituksen mietintää. Näet tehtävän Maalaustyöt loppuvan paljon ennen kuin Sisäverhouksen asentaminen. Verhouksen tekemisen jälkeen sisäpuolikin maalataan, joten tuo 3 päivää kestävä Maalaustyöt-tehtävä tulee katkaista kahteen osaan. Viimeiset kaksi päivää siirretään noin vuorokauden tai kaksi myöhemmin alkavaksi. Microsoft Project

67 Tehtävien paloittelu Gantt Chart (Ganttkaavio) -näkymässä Aluksi kannattaa aikajanan zoomaus-arvoksi asettaa 9 päivää (9 days). Kuva 68 Jaettu tehtävä Jaa tehtävä kahteen osaan Split Task (Jaa tehtävä) -painikkeella. Kuvassa tilanne zoomauksen ja tehtäväjaon jälkeen. Siirrä tehtävän loppuosa hiirellä puolitoista päivää eteenpäin. Näin maalaustyö tulee oikeaan kohtaan siten, että se valmistuu ennen lopputarkastusta. Kuva 69 Tehtävän osan siirtäminen Kuvassa näet tehtäväosan siirtämisen hiirellä. Kun siirrät osaa, saat vihjeen joka kertoo alkamispäivän ja loppumispäivän päivämäärät. Palauta Gantt-kaavion zoomaus, aseta zoomausarvoksi päivää. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 13.mpp Microsoft Project

68 Kriittinen polku Anna ohjelman laskea projektin kriittinen polku. Siirry Gantt Chart (Ganttkaavio) -näkymään. Aseta Format (Muotoile) -välilehdellä voimaan Critical Tasks (Kriittiset tehtävät) -asetus. Kuva 70 Kaavioon merkitty kriittinen polku Tehtyäsi asetusvalinnan näet punaisella palkilla merkittynä ne tehtävät, joiden on valmistuttava aikataulun mukaan - siis kriittisen polun kriittiset tehtävät. Elleivät nämä tehtävät valmistu ajallaan koko työn valmistuminen myöhästyy. Kriittisiä tehtäviä ovat sellaiset työvaiheet, joiden viivästyminen aiheuttaisi koko toteutusaikataulun myöhästymisen. Kriittisistä tehtävistä muodostuu projektin kriittinen polku. Kriittisellä polulla olevat tehtävät on suoritettava viimeistään suunniteltuun aikaan, sinä vastaat siitä projektipäällikkönä. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 14.mpp Microsoft Project

69 Runkosuunnitelman tallentaminen Kun projektisuunnitelma on alustavasti kunnossa, kannattaa projektiaikataulu hyväksyttää eri osapuolilla. Sen jälkeen tallennetaan sekä projektin aikataulu että runkosuunnitelma. Runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Project (Projekti) -välilehden Set Baseline (Määritä perusaikataulu) -pudotusvalikon Set Baseline (Määritä perusaikataulu) -komennolla. Toimenpiteen vaikutusalue Kuva 71 Set Baseline ( Määritä perusaikataulu) v a lin taikkuna Tarkasta että valinnat ovat kuten kuvassa ja napsauta OK-painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 72 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Tilasto näyttää Current (nykyiset) kokonaiskustannukset ja Baseline (perusaikataulu) -kustannukset. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 15.mpp Microsoft Project

70 Runkosuunnitelman muuttaminen Runkosuunnitelmaa voidaan vielä pakottavissa tilanteissa muuttaa. Runkosuunnitelman muutokset ovat tarpeen, jos on havaittu joidenkin tärkeiden tehtävien puuttuvat alkuperäisestä runkosuunnitelmasta. Toistuva tehtävä Harjoituksessa on unohdettu työmaatarkastukset, jotka nyt lisätään suunnitelmaan. Teemme projektipäällikölle Recurring Task (Toistuvan tehtävän) joka maanantaille, keskiviikolle ja perjantaille. Kuva 73 Recurring Task Information (Toistuvan tehtävän tiedot) - valintaikkuna Valitse kolmas rivi, toistuva tehtävä tehdään valitun rivin yläpuolelle Task (Tehtävä) -pudotusvalikon Recurring Task (Toistuva tehtävä) -komennolla. Tee toistuvalle tehtävälle valintaikkunassa näkyvät määritykset ja napsauta OK-painiketta. Lopetuspäiväksi voit asettaa viimeisen viikon keskiviikon, koska lopputarkastus on jo asetettu aiemmin. Kiinnitetään vielä resurssi projektipäällikkö jokaiseen toistuvan tehtävän alitehtävään Työmaatarkastus Avaa Työmaatarkastukset tehtävän jäsennys napsauttamalla nimen vasemmassa päässä olevaa kolmiota. Valitse kaikki alitehtävät. Napsauta Resource (Resurssit) -välilehdeltä Assign Resources (Varaa resurssit) -painiketta. Microsoft Project

71 Kuva 74 Assign Resource (Varaa resurssi) - valintaikkuna Valitse oman nimesi kohdalta Units (Käyttöaste) -kenttä ja aseta arvoksi 100 %. Napsauta Project (Projekti) -välilehden Project Information (Tietoja projektista) -painiketta tarkastaaksesi projektin kustannukset. Napsauta vielä esiin tulevassa ikkunassa Statistics (Tilastot) -painiketta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 75 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Kuvassa näet kustannukset ennen runkosuunnitelman muutoksen tallentamista. Baseline (Perusaikataulu) ja Current (Nykyinen) arvot eroavat toisistaan projektipäällikön palkkion verran. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 16.mpp Microsoft Project

72 Tallenna sitten runkosuunnitelma muutoksineen. Runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Project (Projekti) -välilehden Set Baseline (Määritä perusaikataulu) -pudotusvalikon Set Baseline (Määritä perusaikataulu) -komennolla. Aseta oletukseksi -painike Kuva 76 Set Baseline (Perusaikataulun määrittäminen) - valintaikkuna Koko runkosuunnitelman tallentaminen tapahtuu Entire project (Koko projekti) -valinnalla. Jos haluat lisätä vain yhden tehtävän runkosuunnitelmaan, valitse tehtävä ensin ja tee sitten valinta Selected tasks (Valitut tehtävät). Kuva 77 Ilmoitusikkuna Ohjelma kysyy Are you sure (Oletko varma, ), napsauta Yes (Kyllä) -painiketta. Microsoft Project

73 Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 78 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Kuvassa näet kustannukset runkosuunnitelman tallennuksen jälkeen. Baseline (Perusaikataulu) -kustannuksiin tullaan seurannassa vertaamaan toteutumaa eli Actual (Todellinen) rivin kustannusta. Kuva 79 Lopullinen Gantt- kaavio Kuvassa näet projektisuunnitelman (aikataulun) tallennuksen jälkeen. Nyt aikataulusi on valmis. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli 17.mpp Microsoft Project

74 Projektin seuraaminen ja raportointi Kun projekti on aloitettu, tulee sen edistymistä jatkuvasti seurata. Seurantaprosessissa aikatauluun merkitään tehtävistä joko:! toteutuneet alku- ja päätösajat valmiusaste prosentteina toteutunut ja jäljellä oleva kesto toteutuneet tai jäljellä olevat kustannukset toteutunut tai jäljellä oleva työ Tarkkuus kirjauksissa on avain onnistuneelle projektiseurannalle ja uusien projektien aikataulusuunnittelulle. Osaaminen projekteissa kehittyy dokumentoiduista kokemuksista. Kunnollisen seurantatiedon pohjalta on myös helppo analysoida projektia. Projektin etenemisen kirjaaminen Projektin käynnistyttyä aloitetaan todellisten tapahtumien kirjaaminen eli projektin seuranta. Seuranta-näkymään pääset napsauttamalla Task (Tehtävä) -välilehden Gantt Chart (Gantt-kaavio) -pudotusvalikosta Tracking Gantt (Gantt-seuranta) -komentoa. Kuva 80 Tracking Gantt ( Gantt- seuranta) - näkymä Kuvassa näet tilanteen seurannan näkökulmasta. Napsauta näkymässä edelleen esiin vasemmassa yläkulmassa olevan suorakaiteen pikavalikko. Napsauta pikavalikosta Tracking (Seuranta) -komentoa. Kuva 81 Tracking (Seuranta) - näkymä Nyt olet siirtynyt näkymään, jossa voit valita tehtäville tapahtuneiden töiden etenemän. Microsoft Project

75 Ensimmäinen viikko - perjantaina Syötä ensimmäisen työviikon toteutunut tilanne, joka on edennyt tarkalleen suunnitelmien mukaan. Syötä aluksi tarkastuksien etenemä seuraavasti. Kuva 82 Tarkastusten merkitseminen tehdyiksi Valitse tehtävät 4-6 ja napsauta 100 % Complete (100 % valmiina) -painiketta. Valitse tehtävät ja napsauta 100 % Complete (100 % valmiina) -painiketta. Kuva 83 Ensimmäisen viikon toteutuneet työt Tilanteen tulisi nyt näyttää suunnilleen kuvan mukaiselta. Koko projektin valmiusasteeksi ohjelma on laskenut %. Perustustyöt-päätehtävän arvoksi ohjelma on laskenut 100 % koska kaikki sen alitehtävät ovat valmiita (100 %). Ellet näe kuvaruudulla kaikkia kuvassa näytettyjä sarakkeita, tuo ne esiin vetämällä hiirellä ikkunan jakopalkista. Kaksoisnapsauta vielä lopuksi jakopalkkia, siten optimoit jakopalkin sijainnin sarakereunan kohdalle. Jos todellinen kustannus ei ole noin euroa, on jokin tehty työ merkitsemättä tehdyksi. Tarkasta projektin aloitustehtävä, sekin on suoritettu. Microsoft Project

76 Seuranta työkalut Tutkitaan tilannetta tarkemmin ottamalla käyttöön edistymispalkki. Haemme kyseisen painikkeen asetuksista. Napsauta File (Tiedosto) -valikon Options (Asetukset) -painiketta. Valitse valintaikkunasta Customize Ribbon (Muokkaa valintanauhaa) -välilehti. Kuva 84 Customize Ribbon (Muokkaa valintanauhaa) - välilehti Customize the Ribbon (Mukauta valintanauhaa) -kohdassa on valittu päävälilehdet (Main Tabs). Tee valintanauhan mukauttamiseksi seuraavat toimet: perusta uusi välilehti Seuranta New Tab (Uusi välilehti) -painikkeella anna edellisen alle syntyneelle ryhmälle uusi nimi Edistyminen tarvitatessa voit perustaa uusia ryhmiä New Group (Uusi ryhmä) -painikkeella lisää vasemmasta lohkosta Progress Lines (Tilanneviivat) -komento Edistyminen-ryhmään Add (Lisää) -painikkeella voit poistaa valittuja komentoja tai ryhmiä Remove (Poista) -painikkeella voit palauttaa oletusvalintanauhan sisällön Reset (Palauta) -pudotusvalikon Reset all Customization (Poista kaikki mukautukset) -komennolla voit viedä mukauttamasi valintanauhan tiedostoon Import/Export (Tuo tai vie) -pudotusvalikon Export all customizations (Vie kaikki mukautukset) -komennolla voit tuoda valmiiksi mukautetun valintanauhan Import/Export (Tuo tai vie) -pudotusvalikon Import customization file (Tuo mukautettu tiedosto) -komennolla. napsauta OK-painiketta. Napsauta nyt Seuranta-välilehdelle lisättyä Progress Lines (Tilanneviivat) -painiketta. Microsoft Project

77 Kuva 85 Progress Lines (Edistymisviivat) - valintaikkuna Tee kuvaan merkityt asetukset. Nykyisen edistymisviivan väri Kuva 86 Line Styles (Viivatyylit) - välilehti Muuta All other progress lines (Muut edistymisviivat) kohdassa viivojen väriksi jokin vahva ja silmiinpistävä väri. Hyväksy ikkunan asetukset OK-painikkeella. Napsauta vielä View (Näytä) -välilehden Highlight (Korosta) -pudotusvalikosta voimaan Completed Tasks (Valmiit tehtävät) -asetus. Microsoft Project

78 Kuva 87 Projektin tilanne 1. viikon jälkeen Nyt näet luettelosta ja Gantt-kaaviosta melko selkeästi olennaisen. Jäsennä tehdyt työt piiloon napsauttamalla PERUSTUSTYÖT-päätehtävän nimikentän vasemmassa päässä olevaa kolmio-merkkiä. Kuva 88 Jäsennetty projektiaikataulu Tehtävien jäsentämisen jälkeen tilanne näyttää tältä. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 89 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Kun nyt tarkastelet projektin kustannuksia näet, että tähän mennessä projektiin on sitoutunut noin euroa. Kustannuksista on vielä erääntymättä, Remaining (Jäljellä) noin euroa. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 1.mpp Microsoft Project

79 Toinen viikko - perjantaina Merkitsemme etenemän toisella viikolla seuraavan listan mukaan. Projekti on siis edennyt suunnitelmien mukaan, vain kattotuolien asennus alkoi hieman ennen suunnitelmassa merkittyä päivää. Kuva 90 Projektin tilanne 2. viikon jälkeen Merkitse kattotuolien asennuksen aloitus Act. Start (Tod. alkaminen) -sarakkeeseen päivämääränä, näin tehtävän suoritus on aloitettu kyseisen päivän aamuna. Kuvassa tilanne toisen projektiviikon jälkeen, kun otat käyttöön edistymisviivan. Jäsennä tehdyt työt piiloon. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 2.mpp Microsoft Project

80 Kolmas viikko - perjantai Tilanne on edennyt suunnilleen suunnitelmien mukaan, kirjataankin alla olevat seuranta-arvot aikatauluun. Kuva 91 Projektin tilanne 3. viikon jälkeen Sadevesikourujen asennus on saatu valmiiksi suunniteltua nopeammin. Kirjoita Act. Finish (Tod. lopettaminen) -kenttään kyseisen viikon perjantain päivämäärä. Korjaa muutkin päättymispäivät joita ei vielä ole merkitty kyseisen viikon perjantaille. Sähkötöiden aloittaminen taas on viivästynyt, hommaa siis sähkömies töihin heti, mieluummin viikonlopuksi. Jäsennä tehdyt työt piiloon. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 3.mpp Microsoft Project

81 Viimeinen viikko - perjantaina Kuva 92 Projektin tilanne 4. viikon jälkeen Sait sähkömiehen töihin viikonlopuksi, joten aikataulu pitää. Sähköasennuksen aloituspäivän voit muuttaa tai jättää ennalleen. Nyt olet syöttänyt kaikki toteutuneet arvot aikatauluun. Työ tuli tehtyä pääosin aikataulun mukaan ja se valmistui tavoitepäivään mennessä. Tutkitaan vielä projektia sen kustannusten osalta. Aloituspäivä Valmistumispäivä Kuva 93 Project Statistics for (Projektitilastot) - valintaikkuna Projektin tilastotiedoista näet, että budjetoidut Baseline (Perusaikataulu) rivin kohdalla olevat arvot niin Cost (Kustannus) kuin Work (Työ) sarakkeessa toteutuivat (melko) tarkasti. Työ on valmis ja projektia toteutettaessa säästyi hieman rahaa budjetoituun verrattuna. Tallenna projekti taas tässä vaiheessa, käytä uutta nimeä. Harjoitustiedosto: Kalle Kuja - autotalli seuranta 4.mpp Microsoft Project

82 Kuva 94 Toteutunut projektiaikataulu seuranta- näkymässä Kuvassa näet tilanteen, kun projekti on valmis. Tällaisen näkymän projektiin saat valitsemalla View (Näytä) -valikosta Cantt Chart (Gantt kaavio) -pudotusvalikosta Tracking Gantt (Gantt-seuranta) -näkymän. Sen lisäksi sinun on napsautettava taulukon vasemman yläkulman suorakaiteen pikavalikosta Tracking (Seuranta) -komentoa. Ja viimeksi sinun tulee piilottaa tarpeettomat sarakkeet sarakkeen pikavalikon Hide Column (Piilota sarake) -komennolla. Tehtävä Mitä virheitä tehtiin projektisuunnitelmassa, jäikö jokin huomaamatta? Microsoft Project

83 Kassavirta Seuraavaksi tulostamme kustannuksia kuvaavan raportin. Napsauta Reports (Raportit) -välilehden Dashboards (Koontinäytöt) -painiketta. Kuva 95 Costs ( Kustannukset) - pudotusvalikko Valitse pudotusvalikosta Cost Overview (Kustannusten yleiskatsaus) -raportti. Aiemmissa Project-versioissa raportit syntyivät melko automaattisesti ja aina kelvollisen näköisenä. Nyt Microsoft on kehittänyt muokattavat raportit. Se taas tarkoittaa sitä, että töitä on tehtävä paljon ennen kuin raportti palvelee omia tarpeitasi. Tässä käsittelen asiaa hyvin, hyvin pintapuolisesti. Kuva 96 Raportti muokkaustilassa Kuvassa näet Cost Overview (Yleiskatsaus kustannuksiin) -raportin muokkaustilassa. Muokkaustilassa valintanauhaan ilmestyy useita uusia välilehtiä, joilla voit muokata raporttia. Kun valitset jonkin raportin objektin (osan), ilmestyy näytön oikeaan reunaan objektin toimintopaneeli. Toimintopaneelissa on kymmeniä asetuksia raportin muokkaamiseksi. Microsoft Project

84 Kuva 97 Raportin esikatselu ja tulostaminen Voit esikatsella raporttia napsauttamalla esiin File (Tiedosto) -valikon Print (Tulosta) -välilehden. Raportin tulostat napsauttamalla Print (Tulosta) -painiketta. Microsoft Project