Valtiovarainministeriö, Aleksanterinkatu 36, 6.krs. nh Tera

Transkriptio

1 Pöytäkirja VM115:00/2008 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Laila Heinemann Julkinen Valtioneuvoston metatietoryhmä Aika klo Paikka Osallistujat Poissa Valtiovarainministeriö, Aleksanterinkatu 36, 6.krs. nh Tera Anttila, Hannele, Maa- ja metsätalousministeriö Hanhimäki, Kimmo, Tasavallan presidentin kanslia Konttinen, Petri, Sosiaali- ja terveysministeriö Koski, Tuulikki, Opetusministeriö Oksa-Pallasvuo, Marja, Eduskunta Kuittinen, Pekka, Valtioneuvoston kanslia Kontkanen, Ritva, Ulkoministeriö Malin, Väinö, Ympäristöministeriö Rahkola, Markus, Oikeusministeriö Rajala, Maarit, Sisäasiainministeriö Sipola, Liisa, Puolustusministeriö Tuomi-Kyrö, Eeva-Liisa, Oikeuskanslerinvirasto Wigell, Maria, Liikenne- ja viestintäministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Valtiovarainministeriö Kansallisarkisto Kansalliskirjasto ASIALISTA 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo id Valtiovarainministeriö Puh tai (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi PL 28, Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi Y-tunnus

2 2 (6) 2 Asialistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi. Ilmoitusasioihin tuli muutama lisäys. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin. 4 SÄHKE2 määritys Keskusteltiin uudesta määrityksestä ja sen vaikutuksista valtioneuvoston ja eduskunnan yhteiseen metatietomalliin (vertailu liitteessä 1). Lausunnot SÄHKE2-määrityksistä oli pyydetty suoraan ministeriöiltä mennessä. Kansallisarkiston edustaja ei päässyt paikalle esittelemän asiaa, mutta alustava raportti saaduista lausunnoista jaettiin ryhmän jäsenille ennen kokousta (liite 2) Metatietoryhmän edustajat Pekka Kuittinen, Petri Konttinen ja Laila Heinemann kävivät lisäksi neuvottelemassa asiasta Kansallisarkistossa Siellä tuli esille mm. seuraavia näkökohtia: Yleistä: - määrityksen on tarkoitus olla voimassa 3-5 vuotta, jonka jälkeen sen ajantasaisuus on syytä tarkistaa jälleen esimerkiksi paineet yhdenmukaisuuteen MoReq2-määrityksen kanssa voivat kasvaa tulevaisuudessa - määritys pyrkii olemaan alapäin yhteensopiva SÄHKE1:n kanssa, vaikka se ei ensi silmäyksellä siltä vaikutakaan - esitimme toivomuksen että suhteet muihin standardeihin (esim. SFS/ISO 5941 ja 23081) määritellään tarkemmin, samoin käytetyt nimiavaruudet Metatietomääritykset: - Liitteen 2 alussa oleva kaaviokuva piirretään uusiksi - epäselvä käsite SÄHKEkohde nimetään uudelleen selkeämmin > Säilytettävä kohde - Arkiston ja asian metatiedot sisältyvät siirtotiedostoon - Hävitetyn asiakirjan metatietojen säilyttämiseen kaipasimme selkeämpiä linjauksia - ylipäätään toivoimme selkeämpiä esimerkkejä ja käytännön sovellusohjeita, joita luvattiin lisätä Kokouksessa Petri Konttinen selosti Kansallisarkiston kanssa käytyjä keskusteluja tarkemmin asiakirjanhallinnon käytännön näkökulmasta. SÄH- KE2-mallissa prosessit on mallinnettu liian yksityiskohtaisesti. Myös tätä

3 3 (6) keskustelua käytiin etukäteen ryhmän sähköpostilistalla. Kansallisarkistossa esitimme toivomuksen, että prosessiohjausta ei viedä liian pitkälle. Kansallisarkiston kanta oli, että oletusasetuksia voidaan muuttaa ja muutenkin määräyksen sanamuotoa tältä osin voidaan lieventää. Kaikki ministeriöt eivät olleet antaneet lausuntoa lainkaan johtuen liian lyhyestä käsittelyajasta, jotkut ovat anoneet ja saaneet lisäaikaa lausunnon antamiseen. Opetusministeriö on lähettänyt yksityiskohtaisen lausunnon, jossa on kiinnitetty huomiota nimenomaan mallin yhteismitallisuuteen kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteisen Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeen määritysten kanssa. Keskustelussa tuotiin esille ylemmän tason tietoarkkitehtuurin tarve. Valtioneuvoston piirissä on lähdössä käyntiin tieto- ja tietojärjestelmien kokonaisarkkitehtuuri -hanke. Todettiin myös, että käynnissä on runsaasti eri kokoisia mutta samaan pyrkiviä hankkeita, jotka eivät kaikki tiedä toisistaan. Hankkeilta puuttuu usein myös linkki käytäntöön ja ne jäävät liian abstrakteiksi, hyvätkään periaatteet eivät muutu lihaksi. Toivottiin kartoitusta siitä, mitä kaikkia hankkeita on käynnissä. Valtakunnan tasoiset vastuut metatiedoista ovat Kansallisarkistolla ja Kansalliskirjastolla. Valtioneuvoston ja eduskunnan metatietoryhmä hoitaa vain käytännön asioita omalla sektorillaan. Organisaatiokohtaisten määritysten suuri osuus SÄHKE2:ssa jättää niiden kohdalle kansallisen tyhjiön, koska eri virastoilla on tarve yhteentoimivuuteen myös keskenään, ei vain Kansallisarkiston suuntaan. Laajempaa keskustelutilaisuutta Kansallisarkiston kanssa toivottiin. Tekninen metatietopalvelu palvelee yhdenmukaistamista. Valtioneuvoston ja eduskunnan yhteiset metatiedot ovat jo tuotannossa MAHTIssa ja Senaattorissa, ja ne pyritään saamaan käyttöön kaikkiin uusiin järjestelmiin. Valmis vaatimusmäärittelypohja IT-hankkeiden käyttöön olisi tässä hyväksi avuksi. Valtioneuvoston metatiedot on tarkoitus kirjoittaa skeemaksi. Se tehdään mahdollisuuksien mukaan yhteistyössä Kansallisarkiston kanssa. Tarkistetaan vielä, että määrittelyt ovat yhdenmukaiset SÄHKE2:n kanssa. 5 Teknisen metatietopalvelun toteuttamisvaihtoehdot Tarkoitus oli päättää jatkotoimista. Viime kokouksen evästysten pohjalta puheenjohtaja ja sihteeri ovat käyneet neuvotteluja eri tahojen kanssa. Kukaan muu ei tällä hetkellä ole toteuttamassa vastaavaa palvelua, vaikka kiinnostusta asiaan on monilla tahoilla. Esitämme, että VIP/VNTHY käynnistää hankkeen alkuperäisen suunnitel-

4 man mukaisesti sillä edellytyksellä, että on optio laajentaa se myöhemmin koko valtionhallinnon piiriin. 4 (6) Liitteessä 3 on vanha projektiesitys (päivitettävä) sekä liitteessä 4 lyhyt SWOT-analyysi eri vaihtoehdoista. Keskustelussa esitetty vaihtoehto sai kannatusta. Vaikka tärkeää olisikin saada asia koordinoitua mahdollisimman korkealla tasolla, käynnistäminen vain valtioneuvoston piiristä on konkreettisesti mahdollinen toteuttaa (alustava määrärahaesitys on mukana VNTHY:n ensi vuoden budjetissa). Palvelua voidaan myöhemmin laajentaa kattamaan muitakin järjestelmiä. MAH- TI ei kuitenkaan halunnut ryhtyä pilotiksi. Konkreettinen ratkaistava ongelma on palvelun omistaja. Omistajan puuttuminen on aina pitkällä aikavälillä riski hankkeen onnistumiselle. Päätettiin esittää jäädytettynä olevan metatietopalveluhankkeen käynnistämistä VIP/VNTHY:n hankkeena sekä selvittää omistaja/tilaajakysymys. 6 Metatietoryhmän ja metatietopäätoimittajan työnjako Paperia on korjattu viime kokouksessa käydyn keskustelun perusteella. Siihen tehtiin vielä joitakin tarkennuksia: - Kohta c merkitään molempien vastuulle. - Kohta l vain metatietopäätoimittajan vastuulle (käytännön neuvonta) Tiedottamis- ja koulutusasioita pitää kuitenkin miettiä laajemmin ryhmässä. Päätettiin laatia tiedotus- ja koulutussuunnitelma työn tueksi. Työjakopaperi hyväksyttiin näillä muutoksin. Lopullinen versio on liitteenä 5. 7 Ilmoitusasioita 7.1 Kansallisarkiston laatima valtionhallinnon tehtäväluokitus Luokitus on luonnosvaiheessa ja siihen toivotaan ministeriöiden näkemyksiä ja parannusehdotuksia. Kansallisarkistosta on jo oltu yhteydessä joihinkin ministeriöihin. Keskustelussa toivottiin selvitystä siitä, miten tämä luokitus suhtautuu henkilöstöhallinnossa käytössä olevaan tehtäväluokitukseen, joka on tulossa esim. työajanseurannan käyttöön.

5 Tuotiin esille myös näkökulma, että kuntien tehtäväluokituksen pohjalta laadittu uusi luokitus ministeriöiden tarpeisiin jättää väliinputoajiksi muun valtionhallinnon. 5 (6) Kansallisarkisto haluaisi saada nopealla aikataululla koottua työryhmän työstämään luonnosta. Eräitä kiinnostuneita henkilöitä on ilmoittautunut, mutta pidettiin tärkeänä sitä, että jokaisella ministeriöllä on virallinen yhdyshenkilö, koska kukaan ei voi tuntea toisensa substanssia tarpeeksi hyvin. Toivottiin, että Kansallisarkisto lähettäisi virallisen nimeämispyynnön. Ryhmän vetäjä toivottiin seuraavaan metatietoryhmän kokoukseen esittelemään työn etenemistä. 7.2 Valtioneuvoston asiasanaston ontologisointi Valtipan asiasanastoryhmä piti ontologiatyöpajan, jossa päätettiin esittää Valtioneuvoston asiasanaston ontologisoinnin käynnistämistä. Alustava budjettivaraus on tehty tätä varten ensi vuodelle. Seminaarin aineistot ja yhteenveto ovat luettavissa Valtioneuvoston intranetissä Senaattorissa, Valtipan Asiasanastoryhmän sivulla ID-tunnusasia Esitetään otettavaksi esille seuraavassa kokouksessa. 7.4 Julkishallinnon XML-skeemat lausunnolle Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta (JUHTA) ja sen alaisuudessa toimiva JHS-jaosto pyytää palautetta luonnoksesta "Julkishallinnon XML-skeemat". Palautepyyntö on verkossa osoitteessa: Keskusteltiin siitä, annammeko metatietoryhmän nimissä lausunnon asiasta. Todettiin, että ainakin halutaan ottaa kantaa englanninkielen puolesta. Suositus asettaa suomenkielen etusijalle, mutta tämä on ristiriidassa kansainvälisen yhteensopivuuden kanssa. SÄHKE-malli käyttää englanninkielisiä nimiä, emmekä näe syytä ryhtyä kääntämään niitä suomeksi. Muita näkemyksiä voi vielä toimittaa ryhmän postituslistalla. 7.5 Tomi Voutilaisen haastattelu Failissa Liikearkistoyhdistyksen lehden Failin uusimmassa numerossa on Valtiontalouden tarkastusviraston johtavan toiminnantarkastajan (IT-toiminta) Tomi Voutilaisen haastattelu, jossa hän sanoo mm. valtioneuvoston metatietomäärittelyistä seuraavaa: - - Jos esimerkiksi ValtiIT- tai Valtipatoiminnassa halutaan tehdä alusta lähtien omat, joihinkin asiakirjahallinnon kannalta merkityksettömiin standardeihin perustuvat metatietomäärittelyt, hukataan aikaa ja rahaa. - - (Faili 3/2008, s. 17)

6 Emme kirjoita aiheesta virallista vastinetta, mutta epävirallisempi kommentti olisi paikallaan, koska kyseessä on ilmeinen väärinymmärrys. Valtioneuvoston metatietomäärittelyt perustuvat nimenomaan arkistolaitoksen normeihin, joita heti seuraavassa kappaleessa kiitellään. 7.6 Ensi vuoden kokousaikataulu Ensi vuoden kokouspäiviksi sovittiin: - ti klo ti klo ti klo Metatietopäätoimittaja vaihtuu. 6 (6) Määräaikainen metatietopäätoimittaja Laila Heinemann palaa takaisin vakituiseen virkaansa Kansalliskirjastoon vuoden vaihteessa. Metatietopäätoimittajan virka on esitetty vakinaistettavaksi, mutta edelleenkään ei ole varmistunut, minne virka lopulta perustetaan (joko Valtiokonttoriin tai Valtioneuvoston kansliaan). Puheenjohtaja kiitti Heinemania hyvin tehdystä työstä. 7.8 Uusi Senaattori avataan vuoden vaihteessa Senaattoriin tulee oma sivunsa myös metatietoasioille. Metatietoryhmän asiakirjat julkaistaan kuitenkin vastaisuudessakin HAREssa. 8 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Liitteet 1: Vertailutaulukko SÄHKE2 VNmetatiedot 2: SÄHKE2-lausuntojen yhteenveto : Projektiesitys metatietopalvelujen toteutuksesta (vanha versio) 4: Metatietopalvelun teknisen järjestelmän vaihtoehdot SWOT 5: Työnjakopaperi (lopullinen versio) Jakelu Jäsenet, varajäsenet, HARE

7 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W Valtioneuvoston ja eduskunnan yhtenäiset metatiedot ja tietorakenteet / SÄHKE 2 - vertailutaulukko NRO METATIETO TARKENNE TUNNUS (= tekninen tunnus) SÄHKE2 SÄHKE2 TUNNUS Pakollisuus ja toistettavuus Sähke ja JHS143 V = Valinnainen; P = Pakollinen; (P) = Pakollinen, jos tieto on olemassa; P(SA) = Pakollinen laajennus () sähköisessä asioinnissa; O = Voidaan käyttää aktiiviaikana oletusarvona; P(VN) = Pakollinen vain Sähke VN; P(EDK) = Pakollinen vain eduskunta; T = Toistettavuus (Ilmaisee voidaanko metatietoa käyttää muutos yhden tai useamman kerran) (laajennus, poikkeus) (m) Kohde Arkistonmuo Arkisto Ryhmä Asia Käsitt. Toimenpide Asiakirja Julkaiseminen 1 Nimeke title 2.6; (5.3) Title P P P P P P P P 1. Varsinainen maintitle ei P P P P P P nimeke 2. Vaihtoehtoinen nimeke alternativetitle ei V T V T 2 Toimija agent 2.11; 3.3; 4.7 P T V T P T P T P T P T 1. Rooli role P T V T P T P T P T - Esittelijä presenter 3.3.1; (5.4.1) Agent.presenter O V T - Julkaisija publisher Agent.publisher V T - Kirjaaja registrar 3.3.2; (5.4.2) Agent.registrar O V V T V - Laatija maincreator ; (5.4.3) Agent.mainCreator V V V V (P) - Lähettäjä sender 4.7.2; (5.4.4) Agent.sender (P) (P) V T - Muu tekijä contributor Agent.contributor (P) (P) V T - Ratkaisija solver Agent.solver O V V T V (P) - Toimeksiantaja mandator ; (5.4.5) Agent.mandator P T V V (P) - Valmistelija draftsman 3.3.4; (5.4.6) Agent.draftsman O V V T V - Vastaanottaja receiver 4.7.4; (5.4.7) Agent.receiver (P) (P) V T - Vastuutaho responsible 3.3.5; (5.4.8) Agent.responsible (P) V V T V - Vastuuyksikkö responsibleunit ei (P) P m 2. Henkilö personalname Agent.personalName V V V V (P) P m Sukunimi sn ei Etunimi / etunimet givenname ei Tehtävänimike title ei (P) 3. Yhteisö corporatename Agent.corporateName V P T V V V (P) -hallinnonala ei m -laatijan corporatename ei (P) m organisaatio -laatijan osasto ei (P) m -sähköpostiosoite mail ei -puhelin telephonenumer ei -faksi facsimiletelephone ei Number -katuosoite street ei -postilokero postofficebo ei -postinumero postalcode ei -postiosoite postaladdress ei -paikkakunta l ei 3 Nimet names ei P 1. Varsinainen nimi name ei P - Päänimi mainname ei P - Alanimi subname ei V

8 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W NRO METATIETO TARKENNE TUNNUS (= tekninen tunnus) SÄHKE2 SÄHKE2 TUNNUS Pakollisuus ja toistettavuus Sähke ja V = Valinnainen; P = Pakollinen; (P) = Pakollinen, jos tieto on olemassa; P(SA) = Pakollinen sähköisessä asioinnissa; O = Voidaan käyttää aktiiviaikana oletusarvona; P(VN) = Pakollinen vain VN; P(EDK) = Pakollinen vain eduskunta; T = Toistettavuus (Ilmaisee voidaanko metatietoa käyttää yhden tai useamman kerran) Kohde Arkistonmuo Arkisto Ryhmä Asia Käsitt. Toimenpide Asiakirja Julkaiseminen 2. Muu nimi othername ei (P) - Päänimi mainname ei - Alanimi subname ei - Voimassaoloaika valid ei 4 Aihe subject ei P 1. VN:n asiasana vnas P(VN P(VN) ) 2. Valtioneuvostotiedon vntiedonryhma P(VN P(VN) ryhmä ) 3. Eduskunnan eduskunnanasiasa P(EK) P(EK) asiasana na 4. Vapaat asiasanat V V 5. JH-tehtäväluokitus JH-tehtavaluokitus HUOM! vrt. V 2.10! 5 Kuvaus description ei V P V V V V V 1. Varsinainen maindescription V P V V V V (P) kuvaus 2. Lisätietoja additionalinformati on V V V V 3. Tiivistelmä abstract V V V T V V T (P) abstract2 V V V 4. Sisällysluettelo tableofcontents V V 6 Tyyppi ei V asian tyyppi type toimenpiteen tyyppi type 5.6 asiakirjan tyyppi type 2.12 P P 7 Kieli language 2.4 P T P T P T P T P T P 8 Kattavuus coverage ei p V 1. Hallinnon ala jurisdiction V V 2. Alueellinen spatial V V 3. Ajallinen temporal P V 9 Tila status 2.9; (5.5) Status P P V, P(EK) V 10 Identifiointitunnu s 1. Valmistumisen tila RecordStatus ei P E 2. Elinkaaren tila LifeSpanStatus ei E identifier P P P P P P P 1. Tunnus nativeid 2.2; (5.2) Identifier.nativeId P P P 2. Muu tunnus other 2.3 Identifier.other V T V T V T V T V T V T V T V T - Tyyppi type ei P P P P P P 11 Aikamääre date 2.1; 4.1; Avattu/ Laadittu created 2.1.1; (5.1.1) Date.created P T P P P P T P P JHS143 laajennus () Sähke muutos (laajennus, poikkeus) (m)

9 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W NRO METATIETO TARKENNE TUNNUS (= tekninen tunnus) SÄHKE2 SÄHKE2 TUNNUS Pakollisuus ja toistettavuus Sähke ja V = Valinnainen; P = Pakollinen; (P) = Pakollinen, jos tieto on olemassa; P(SA) = Pakollinen sähköisessä asioinnissa; O = Voidaan käyttää aktiiviaikana oletusarvona; P(VN) = Pakollinen vain VN; P(EDK) = Pakollinen vain eduskunta; T = Toistettavuus (Ilmaisee voidaanko metatietoa käyttää yhden tai useamman kerran) Kohde Arkistonmuo Arkisto Ryhmä Asia Käsitt. Toimenpide Asiakirja Julkaiseminen 2. Julkistettu issued 2.1.2; Date.issued V T V V T V 3. Hyväksytty accepted 4.1.1; Date.accepted V V T (P) V T 4. Saatavilla available Date.available V T V 5. Vastaanotettu acquired 2.1.6; Date.acquired V T V 6. Koottu datagathered Date.gathered V T 7. Muokattu modified 2.1.4; Date.modified V T V V V V T V (P) 8. Lähetetty sent 2.1.3; Date.sent V T V V V T (P) 9. Voimassaoloaika valid 4.1.3; Date.valid P V V T V V T 10. Päättymispvm finished 3.1.1; Date.finished V V T V V T 11. Vireilletuloaika ei V 12. Määräaika deadline ei V V V 13. Allekirjoitusaika ei V 14. Valmistumisarvio ei (P) V 12 Versio version 4.8 Version (P) (P) 13 Lähde source ei (P) T V T m 14 Suhde relation 2.7; Korvaa replaces Relation.replaces (P) T V (P) T 2. Korvattu isreplacedby Relation.isReplacedBy E T (P) T V (P) T 3. Pakollinen requires Relation.requires (P) T V T 4. Liittyy pakollisena isrequiredby Relation.isRequiredBy V T 5. Sisältää haspart Relation.hasPart (P) T (P) T V T 6. Kuuluu ispartof Relation.isPartOf (P) T (P) T V T 7. Viittaa references Relation.references E T (P) T (P), P(EK) T (P) T 8. On viitattu isreferencedby Relation.isReferencedBy E T (P) T (P) T (P) T 9. Myöhempi hasformat Relation.hasFormat (P) T V T formaatti 10. Aikaisempi formaatti isformatof Relation.isFormatOf (P) T V T 11. Vanhempi versio hasversion Relation.hasVersion (P) T V T 12. Uudempi versio isversionof Relation.isVersionOf (P) T V T 13. Julkinen hasredaction Relation.hasRedaction (P) T E T ( mustattu ) versio 14. Salassa pidettävää tietoa sisältävä versio isredactionof Relation.isRedactionOf (P) T E T 15 Oikeudet rights ei V T V 16 Käyttörajoitus restriction 2.5 P P P 1. Julkisuusluokka publicityclass Restriction.publicityClass P P P P 2. Salassapitoperuste securityreason Restriction.securityReason (P) (P)/O (P)/O (P) JHS143 laajennus () Sähke muutos (laajennus, poikkeus) (m)

10 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W NRO METATIETO TARKENNE TUNNUS (= tekninen tunnus) SÄHKE2 SÄHKE2 TUNNUS Pakollisuus ja toistettavuus Sähke ja V = Valinnainen; P = Pakollinen; (P) = Pakollinen, jos tieto on olemassa; P(SA) = Pakollinen sähköisessä asioinnissa; O = Voidaan käyttää aktiiviaikana oletusarvona; P(VN) = Pakollinen vain VN; P(EDK) = Pakollinen vain eduskunta; T = Toistettavuus (Ilmaisee voidaanko metatietoa käyttää yhden tai useamman kerran) Kohde Arkistonmuo Arkisto Ryhmä Asia Käsitt. Toimenpide Asiakirja Julkaiseminen 3. Turvaluokka securityclass Restriction.securityClass (P) (P)/O (P)/O (P) 4. Salassapitoaika securityperiod Restriction.securityPeriod (P) (P)/O (P)/O (P) m 5. Salassapidon securityperiodend Restriction.securityPeriodEnd (P) (P)/O (P)/O (P) m päättymisajankohta 6. Henkilötietoja personaldata Restriction.personalData P P P P 7. Henkilö person V/O T V/O T V T - Nimi name Restriction.person.name V T V/O V/O V - Hetu ssn Restriction.person.ssn V T V/O V/O V - Satu electronic Restriction.person.electronicId V T V/O V/O V Identification entification 8. Omistaja owner Restriction.owner (P) T (P)/O T (P)/O T (P)/O T 9. Käsittelyoikeus accessright (P)/O T (P)/O T (P)/O T - Henkilö, jolla accessrightperson Restriction.accessRight.name (P) T (P)/O (P)/O (P)/O käsittelyoikeudet - Rooli, jolla accessrightrole Restriction.accessRight.role (P) T (P)/O (P)/O (P)/O käsittelyoikeudet - Käsittelyoikeuksien accessrightdescri Restriction.accessRight.descri (P) T (P)/O (P)/O (P)/O kuvaus ption ption 17 Säilytysaika retention Säilytysajan pituus retentionperiod RetentionPeriod P (P)/O (P)/O P 2. Säilytysajan päättymisajankohta retentionperiodend RetentionPeriodEnd (P) V 3. Säilytysajan peruste retention-reason RetentionReason P (P)/O (P)/O P 18 Hävitysaika destruction ei (P) 1. Hävitysajankohta destructiondate P 2. Hävitystapa destructionmethod P 3. Auktorisointi destructionauthoriz P ation 4. Hävityksen peruste destructionreason P 19 Säilytyshistoria preservation ei 1. Ajankohta date P P P P 2. Tekijä creator P P P P 3. Auktorisointi authorization (P) (P) (P) (P) 4. Muutoksen tyyppi actiontype P P P P 5. Muutoksen syy changereason P P P P 6. Kuvaus description V V V V 20 Formaatti format ei (P) JHS143 laajennus () Sähke muutos (laajennus, poikkeus) (m)

11 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W NRO METATIETO TARKENNE TUNNUS (= tekninen tunnus) SÄHKE2 SÄHKE2 TUNNUS Pakollisuus ja toistettavuus Sähke ja 21 Tapahtuma- ja muutosloki V = Valinnainen; P = Pakollinen; (P) = Pakollinen, jos tieto on olemassa; P(SA) = Pakollinen sähköisessä asioinnissa; O = Voidaan käyttää aktiiviaikana oletusarvona; P(VN) = Pakollinen vain VN; P(EDK) = Pakollinen vain eduskunta; T = Toistettavuus (Ilmaisee voidaanko metatietoa käyttää yhden tai useamman kerran) Kohde Arkistonmuo Arkisto Ryhmä Asia Käsitt. Toimenpide Asiakirja Julkaiseminen 1. Koko etent (P) 2. Tietoväline medium (P) 3. Tiedostomuoto fileformat (P) 4. Salaustapa encryption (P) 5. Pakkaustapa compression (P) 6. hardwaresupport (P) Laitteistoympäristö 7. softwaresupport (P) Ohjelmisto-ympäristö 8. Merkityksellinen väri significantcolor audittrail ei V T V T P T P T P T 1. Ajankohta date V V P P P T 2. Tekijä creator V V P P P T 3. Tapahtumatyyppi action V V P P P 4. Selite description V V V V V 22 Saatavuus availability ei V V 1. Yhteisö corporatename V V 2. Henkilö personalname V V 3. Yhteystiedot contact V V 4. Osoite address V V 5. Sähköpostiosoite V V 6. Hintatiedot ja valuutta cost V V 23 Sijaintipaikka storage-location ei V V V V 1. Sijaintipaikkatieto storagelocationval ue P E P P P 2. Tyyppi type V V V V 24 Kohdeyleisö audience V T V T 1. Vaatimustaso educationlevel V T V T 2. Välittäjä mediator V T V T 25 Suojeluluokka protection-class 4.6 protectionclass (P) T V (P) m 26 Sähköinen tiedoksianto electronicnotifica 3.2 tion 1. Suostumusajankohta electronicnotificati onacceptiondate electronicnotification.acception Date 2. Suostumuskuvaus electronicnotificati electronicnotification.acception onacception- Description Descrip-tion 3. Tiedoksiantoperiodi electronicnotificati electronicnotification.notificatio onperiod nperiod P(SA) P(SA) P(SA) (P) T (P) (P) (P) JHS143 laajennus () Sähke muutos (laajennus, poikkeus) (m)

12 A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W NRO METATIETO TARKENNE TUNNUS (= tekninen tunnus) SÄHKE2 SÄHKE2 TUNNUS Pakollisuus ja toistettavuus Sähke ja 27 Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu 28 Asiakirjan sähköinen allekirjoitus 4. Tiedoksiannon hakeminen 5. Muun tiedoksiannon lähettämispvm 6. Muun tiedoksiannon saapumispvm electronicnotificati ondelivered electronicnotificati ondeliverydate electronicnotificati onarrivaldate V = Valinnainen; P = Pakollinen; (P) = Pakollinen, jos tieto on olemassa; P(SA) = Pakollinen sähköisessä asioinnissa; O = Voidaan käyttää aktiiviaikana oletusarvona; P(VN) = Pakollinen vain VN; P(EDK) = Pakollinen vain eduskunta; T = Toistettavuus (Ilmaisee voidaanko metatietoa käyttää yhden tai useamman kerran) Kohde Arkistonmuo Arkisto Ryhmä Asia Käsitt. Toimenpide Asiakirja Julkaiseminen electronicnotification.delivered P(SA) (P) electronicnotification.deliveryd ate electronicnotification.arrivaldat e authenticity 4.2 P(SA) 1. Tarkastaja checker Authenticity.checker P P(SA) 2. Aikamääre date Authenticity.date P P(SA) 3. Kuvaus description Authenticity.description P P(SA) signature 4.3 signaturedescription V T P(SA) T 29 Tehtävä function 2.10 Function P P 1. Tehtäväryhmätunnus functioncode ei P m 2. Rekisteritunnus registrationcode ei P P(SA) P(SA) (P) (P) JHS143 laajennus () Sähke muutos (laajennus, poikkeus) (m)

13 1 Valtioneuvoston metatietoryhmä LIITE 2 Päivi Happonen Yhteenveto SÄHKE2 -lausunnoista Yleistä Muutos-/täydennysehdotus SÄHKE2 on niin pelkistetty, ettei se avaudu lukijalle ilman, että oheislukemistona käyttää muita aihepiiriin liittyviä arkistolaitoksen tekemiä määrityksiä ja dokumentteja. Tarvitaan kokonaisarkkitehtuurikuva, jossa mukana myös PAS. Kun SÄHKE1 ei ole voimassa enää 2013, voidaanko SÄHKE2:n mukaan toteuttaa mitään järjestelmiä. SÄHKE2-vaatimukset tiedonohjauksesta voivat tuottaa hankaluuksia, kun tuotantojärjestelmiä pitää muuttaa. Eikö riitä, että päätearkistoon tulee tieto-objekti riittävine metatietoineen tai voisiko olla myös vaihtoehtoinen toimintatapa? Viittaukset metatietoluokkiin ja sivunumeroihin eivät kaikin osin täsmää. Toinen liite nimetty väärin. Liitteen otsikko ei vastaa vaatimusmäärittelyissä olevaa liitteen nimeä. Terminologian pitäisi noudattaa OAIS-standandardia. SÄHKE2 Toiminnalliset vaatimukset 1 Määräyksen tarkoitus Muutos-/täydennysehdotus Sähköinen arkistointi korvataan tiedon autenttisuuden säilyttämisellä Asiakirjahallinta on kuvan 1 kokonaisuus, ei yksi osa-alue kuvan sisällä Ei saa ohjeistaa organisaatioiden operatiivista toimintaa. Oulun maakunta-arkisto kirjoittanut luvun uudelleen. Määräyksen sisällön tarkoitusperät: pyritäänkö siihen, että aktiiviajan järjestelmistä kerätään talteen kaikki se tieto, jota tarvitaan pitkäaikaissäilytyksessä? Pitkäaikaissäilytyksen hakutoimintojen turvaaminen tästä näkökulmasta puutteellista. 2 SÄHKE1:stä SÄHKE2:een Muutos-/täydennysehdotus suhtautuminen MoReq2-sertifioituihin tietojärjestelmiin SÄHKE1:n mukaisia lupia pitäisi voida hakea vuoden 2012 jälkeenkin, jotta järjestelmätoimittajat saavat riittävästi aikaa kehittämistyöhön. Mihin asti SÄHKE1:n mukaan myönnetyt luvat ovat voimassa eli milloin pitää siirtyä SÄHKE2:een?

14 2 3 Määritelmät Muutos-/täydennysehdotus Käsitteet kytkettävä kokonaisuuksiksi: asiakirja = asiakirjallinen tieto jne., aineiston määritelmä puuttuu Talteen ottamista koskevaa määritelmää laajennettava, koska tiedosta tai dokumentista tulee asiakirja muutoinkin määritelmän kuvaamalla tavalla. Julkisuuslain määritelmä asiakirjasta sisältää myös sähköpostin ja kansalaiskirjeen. Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi, käsittelyprosessin kuvaus, tavoiteprosessi. Mitä tarkoittavat, määriteltävä selkeästi. Asiakirjahallinta, dokumenttienhallinta ja natiivimuoto mukaan määritelmiin. eams, pysyvä ja pitkäaikainen säilyttäminen määritelmiin. Siirtokokonaisuus määritelmiin. 4 Tiedonohjauksen periaatteet Muutos-/täydennysehdotus Tehtäväluokitusta koskevat vaatimukset luvuksi 4, sen jälkeen lukuun 5 se, että eams:n avulla toteutetaan nämä vaatimukset Ei voida edellyttää, että eams:iin mallinnetaan prosessien kaikki toimenpiteet ja käsittelyvaiheet, koska se on organisaation operatiiviseen toimintaan puuttumista. Käyttäjien pitää löytää itse parhaimmat toimintatavat. Palvelusuuntautunut arkkitehtuuri ei avaudu. Miten ohjaustiedot saadaan prosessiavusteisesti tietojärjestelmään? Kuinka kauan eams-lokitietoja pitää säilyttää, kuinka monen version säilyttäminen on tarkoituksenmukaista. eams:n rooli elinkaaren vaiheiden ja muutosten kuvaajana epäselvä. Tuottaako eams toimenpiteen nimikkeen ja tyypin. Tiedonohjauksen liittäminen operatiiviseen tietojärjestelmään jää epäselväksi. Mitä tarkoittaa, että teknisesti liitos tehdään tietojärjestelmään? Diaarin ulkopuolisista käsittelyprosesseista tarvitaan esimerkkejä. Myös geneerisistä käsittelyprosesseista esimerkkejä. Mihin järjestelmässä tarvitaan eams-metatietoja. Eikö riitä, että ne ovat asiakirjassa. Miten käsittely voi tapahtua useammassa tietojärjestelmässä? 5 Metatietomalli Muutos-/täydennysehdotus Toimenpiteiden arvojoukot ovat diaaritoimintoja. Jos käsittelyprosessilla tarkoitetaan diaaria tai asiarekisteriä, asiakirjan käsittely ei kuulu joukkoon. 6 Käyttöoikeudet Muutos-/täydennysehdotus

15 3 7 Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessi Muutos-/täydennysehdotus Asiakirjallisten tietojen käsittelyn metatietojen säilytysaika määräytyy asiakirjojen säilytysajan perusteella. Käytännössä säilytysaika on pysyvä, eikä se ole tarkoituksenmukaista. Säilytysaika pitäisi sitoa siihen asiakirjaan, jonka käsittelystä on kyse. Ennemmin kyse on asian käsittelyn metatiedoista. Tilasiirtymistä esimerkkejä. Selitettävä, miksi useampaan tehtäväluokkaan liittyvä asiakirja on kopioitava uudeksi tiedostoksi toiseen tehtäväluokkaan. 8 Siirtäminen arkistolaitokseen Muutos-/täydennysehdotus Hyväksyttävien tiedostomuotojen kohdalla pitäisi mainita, minkä tyyppisiin asiakirjoihin mitäkin tiedostomuotoa käytetään. Vastaanotettavassa aineistossa voi olla muutakin kuin tekstiä. Voidaanko digikuville, audioille ja videoille määritellä hyväksyttävät formaatit? Metatietomalli Muutos-/täydennysehdotus Käyttörajoitus: julkisuusluokan arvot eivät ole yhdenmukaisia normien kanssa. Ei julkinen ei ole julkisuuslain mukainen luokka. Julkisuusarvo ei voi olla pelkästään automaattisesti määriteltävä. Sama koskee salassapitoaikaa ja perustetta, käsittelyluokkaa ja turvallisuusluokkaa. Vapausasteita siihen, mistä arvot tulevat, pitäisi lisätä. Henkilötietoja: ei ole tarpeen käyttää sellaista luokitusta kuin ei sisällä henkilötietoja. Järkevämpää olisi, että kenttä olisi tyhjä tässä tapauksessa myös eams:ssa. Käyttäjän pitää päästä muuttamaan tätä arvoa järjestelmän puolella. Säilytysaikaa pitää pääkäyttäjän päästä manuaalisesti muuttamaan tapauskohtaisesti. Aikamääre: hyväksytty (4.1.1). Järjestelmä ei voi antaa kaikkia hyväksymispäivämääriä, vaan esimerkiksi ulkopuolisen kanssa tehtävän sopimuksen hyväksymispäivä on järjestelmään tallennettava käsin. Arkistonmuodostajan ja arkiston metatiedot puuttuvat ja ne voivat muuttua esim. nimen muutosten vuoksi operatiivisessa vaiheessa. Miten silloin toimitaan? Lisätäänkö ne vasta VAPAssa vai siirron yhteydessä. Tästä pitäisi olla maininta tekstissä. Sisältyykö siirtoskeemaan vain pakolliset metatiedot? Lisätäänkö VAPA-vaiheessa jotain sellaista metatietoa, joka oli SÄHKE1:ssä? Kuvaillaanko vastaanotettava aineisto manuaalisesti VAPAssa? Metatietoelementti mediatyyppi puuttuu. Tarvitaan esim. kuviin, äänitteisiin. Mediatyyppi palvelisi ainakin PAS-yhteishakuja. Metatietomallin logiikka ei avaudu. Erityisesti sivun 5 teksti jää epäselväksi. SÄHKE-kohde on epäselvä. Onko se metatietovarasto? Samojen metatietojen toistaminen hankaloittaa lukemista.

16 4 Asiakirjallisen tiedon käsittely on sama kuin toimenpide. Valinnaisiksi määritellyt metatiedot ovat tärkeitä. Jos vain pakolliset tulevat VAPAan, jäävät haut torsoiksi. Miksi ei oteta talteen kaikkea asiakirjan käsittelyyn liittyvää metatietoa? Miten pysyvä säilytys ilmaistaan? Salassapitoajan päättymisajankohtaa ei voida aina etukäteen määritellä. Sopimuksen voimassaoloaika omaksi metatiedokseen, koska sen avulla voitaisiin seuloa. Metatietomallista poistettu metatietoja, jotka eivät pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta olennaisia. Kuitenkin määräys kohdentuu tiedon koko elinkaareen. Oikeudet-kenttä takaisin, koska sitä tarvitaan esimerkiksi asiakirjan käyttö- ja tekijänoikeustietoihin, esimerkiksi ohjelmistojen ja esittelyvideoiden kohdalla. Toimijoihin muutakin kuin asiankäsittelytoimijat. Muutosloki takaisin, koska muutoksista pitää jäädä jälki. Ei pakollinen ja valinnainen tarkoittavat samaa. Valinnaisia metatietoja ei kannattaisi poistaa, koska ne olennaisia esim. KDK:n näkökulmasta. Metatiedot eivät yhteismitallisia SFS 5914 standardin kanssa. SÄHKE2 yhteismitalliseksi tämän standardin kanssa. Toimenpiteen tyypeistä puuttuu saapuminen Asiakirjallisen tiedon käsittely Muutos-/täydennysehdotus s. 7: tarkoituksenmukaista on lähettää asiakkaalle tieto vain vireilletulosta ja asian ratkaisemisesta, mutta ei välitoimenpiteistä, koska käsittelyä voi seurata diaarista. Prosessiajattelu rajaa pitkäaikaisesti säilytettävän aineiston vain viranomaisten käsittelyprosesseissa syntyvään aineistoon. Tarvitaanko aina käsittelyprosessi, jotta asiakirja olisi asiakirja. Konteksti pitäisi voida osoittaa myös muutoin, sillä esimerkiksi kuvat, videot jne. eivät ole siinä tapauksessa asiakirjoja, vaan arvottomia dokumentteja. Eheyspaketti ja siihen liittyvät tekstit vaativat täsmentämistä. Mikä XAdes-standardin versio otetaan käyttöön, mitä tietoa eheyspakettiin tallennetaan, miten eheyspakettaja käsitellään migraatiossa. Mikä on eheyspaketin suhde PAS-järjestelmän arkistopakettiin? s. 6 Onko relaatio asian ja asiakirjan välillä pakollinen? Pitäisi ottaa huomioon käyttötapaus, jossa yksittäinen asiakirja metatietoineen liitetään järjestelmään ilman yhteyttä tai relaatiota diaariin tai vastaavaan toiminnallisuuteen. Asiakirja liitetään käsittelyprosessiin ja se id-tunnuksen, avattu-tiedon ja laatijan. Nyt ilmeisesti syntyy pakollinen relaatio, jonka mukaan asiakirja ei saa olla järjestelmässä ilman liitosta avaukseen. s. 5. Varmenne olisi määriteltävä tarkemmin; minkä tasoinen ja mikä varmenne, mitä sähköinen allekirjoitus ja lisätietorakenne oikeasti tarkoittavat, miksi allekirjoitus tulee poistaa, mitä tarkoitetaan, että on tulkittavissa ilman sähköiseen allekirjoitukseen liittyviä mekanismeja. Mitä tarkoitetaan, että merkinnät alkuperäisyyden ja eheyden toteamisesta tehdään tietojärjestelmään? s. 5 Ovatko laatija ja laadittu, vastaanottaja ja vastaanotettu todella toimenpiteen metatietoja. Kuuluisivat ennemmin asiakirjalle. Asiakirjallisen tiedon käsittelyssä ei kuvata lainkaan asiakirjan laadintaan tai asiakirjan metatietoja. s. 7. SÄHKE2 ei sisällä asiakirjan sisältöä ja kontekstia kuvailevia metatietoja, vaikka käsittelyprosessikuvauksessa näin sanotaan. s. 4 Eri tasoista olisi tuotettava kuvailutietoja. oikaisu/valitus, pitäisi olla oikaisuvaatimus/valitus. Kuva ja teksti kohdassa eivät vastaa toisiaan.

17 Onko mahdollista tehdä asiakirjoja myös ilman sähköistä allekirjoitusta (kohta 3.1.5)? Jos on, niin miten silloin eheys varmistetaan? Sitä tarkoitusta varten tarvitaan automaattinen eheyskenttä. 5

18 Valtioneuvoston metatietoryhmä LIITE 3 VM115:00/2008 HUOM! Vanha esitys, päivitetään Projektiesitys Valtioneuvoston, eduskunnan ja VALDAn metatietopalvelujen toteutus LUONNOS Pekka Kuittinen Nykytila: keskeiset ongelmat ja kehittämistarpeet Ongelmat Kehittämistarpeet Kehittämispaineet Muita syitä, miksi pitäisi kehittää Metatiedot ja tietorakenteet määritellään jokaisesta tietojärjestelmää varten erikseen, yhteensopivuutta ei ole varmistettu. Mitä haitta siitä aiheutuu/kenelle Käyttöönotetut metatiedot, merkitsemisjärjestelmät ja tietorakenteet vaihtelevat: - työaikaa käytetään turhaan tietojärjestelmien suunnittelussa/vn-taso ja ministeriötaso - tietojärjestelmien integroitavuus vaikeutuu/vn-taso ja ministeriötaso - tietojen sujuva yhteiskäyttöisyys ja yhteishaku eivät toteudu/vn-taso ja ministeriötaso - tiedot syötetään useaan kertaan eri järjestelmiin/vn-taso ja ministeriötaso Mitä kehitettäisiin - Otetaan käyttöön yhtenäiset metatiedot, metatietokoodistot ja tietorakenteet valtioneuvoston yhteisissä, ministeriöiden ja eduskunnan tietojärjestelmissä laaditun toimintaohjelman mukaisesti + laajentamisoptiot: VALDA ja arkkitehtuuriportaali Mitä ongelmia/ haittoja/puutteita saataisiin korjattua yhtenäistetään metatietoja valtioneuvostossa, edistetään tiedon sujuvaa kulkua ja tietovarastojen hallittua yhteiskäyttöisyyttä valtioneuvostossa SILAVA-hankkeen jatkotyö ValtIT:n yhteentoimivuuden kehitysohjelmat, Senaattorin uudistushanke, Valtipan vnams-hanke, MAHTI-hanke, web service-teknologian soveltaminen metatietojen välittämiseen/vnk, säädösvalmistelun tietohallintotuki/om, HARE:n jatkokehittäminen, Työryhmäjärjestelmien käyttöönotot VN:ssa ja ministeriöissä, JHS 143:n soveltaminen VALTIOVARAINMINISTERIÖ 2 1

19 Tavoitetilan ominaisuudet Muutokset ja vaikutukset Sidosryhmien VALTIOVARAINMINISTERIÖ odotukset Tavoitetilan pääkohdat 1) Metatietojen asiantuntijapalvelun pystytys - Asiantuntijapalvelu muodostuisi metatietojen päätoimittaja-koordinaattorista sekä VN:n metatietoryhmästä. Asiantuntijapalvelu tukee käynnistyviä hankkeita, metatietojen käyttöönottoa sekä huolehtii ylläpidosta ja kehittämisestä. 2) Teknisen metatietopalvelun perustaminen ja tuotteistaminen. - VN-tasoiset tietojärjestelmät (VNLib, Mahti, Eutori, PTJ, Senaattori, Hare, verkkopalvelut), ministeriöiden järjestelmät ja eduskunnan tietojärjestelmät saavat yhtenäiset metatiedot teknisen metatietopalvelun kautta. Alkuvaiheessa järjestelmille tarjotaan 5-10 suhteellisen usein muuttavan metatiedon arvojoukkoa ja selvitetään yhtenäisten metatietojen skeeman välittämistä. 3) Edelliseen kohtaan liittyen identifiointitunnuksia koskevan asian ratkaiseminen siten, että valtioneuvostossa otetaan käyttöön todennäköisesti URI-tunnukseen perustuva yhteinen asioiden, aiheiden, asiakirjojen ja dokumenttien tunnistekäytäntö, jolla pyritään yksiselitteisesti prosessien alusta loppuun identifioimaan asiat, aiheet, asiakirjat ja dokumentit asianhallinnan tehostamiseksi. 4) Optio 1: Teknisen metadatapalvelun laajentaminen VALDA-järjestelmälle ja optio 2: laajentaminen osaksi arkkitehtuuriportaalia, joka tarjoaisi ja ylläpitäisi molemminsuuntaista rajapintaa meta-tietopalvelun ja eri järjestelmien välillä, muodostaen näiden välisen integraatioalustan. Yhtenäiset metatiedot ovat välttämätön edellytys SILAVA- ja RASKE-hankkeessa määriteltyjen tavoitteiden (tietovarastojen yhteiskäyttö, tietojärjestelmien yhteentoimivuus, yhtenäiset hakujärjestelmät) toteuttamiseksi VN:n tietojärjestelmien integroitavuus ja tiedonhaku paranee Aikasäästöt tietojärjestelmien kehittämisessä sekä tiedon tuottamisessa järjestelmiin sekä tiedonhaussa sekä resurssien kohdennus niin, että metatietojärjestelmän kehittäminen ja metatietojen ylläpito on mahdollista. Valtioneuvoston tiedon sujuva kulku ja tietovarastojen hallittu yhteiskäyttöisyys kehittyisivät valtioneuvostossa Miten toiminta organisoitaisiin: Metatietojen ylläpito ja jatkokehittäminen organisoidaan vaikutukset sidosryhmiin: Helpottaa tietojärjestelmien sisällöntuotantoa ja käyttöä 3 Sidosryhmä / avainhenkilö Organisaatioide n johto Ministeriöt (yleinen taso) Tietohallinto Tietopalvelu +muut tiedon käyttäjät VALTIPA, VALTTI Viestintä Sidosryhmäanalyysi Odotus / hyöty Tuottavuuden lisääntyminen. valtioneuvostotiedon parempi hallinta ja hyödyntäminen (tietovarastojen hallittu yhteiskäyttöisyys) tietojärjestelmien integroitavuus helpottuu tietojärjestelmien sisällöllinen ylläpito helpottuu, tiedonhaku eri tietojärjestelmien kesken helpottuu Tieto- ja tietohallintopalveluiden kehittäminen julkaiseminen eri medioissa helpottuu Merkitys (1-3 (1= tärkein)) 1 Miten odotukseen vastataan Organisaatioiden johdon sitouttaminen metatietohankkeen suosituksen kautta otetaan käyttöön yhteiset metatiedot ja merkintäjärjestelmät -> mahdollistaa tietosisältöjen yhteiskäyttöisyyden kehittämisen metatietoja ei päätetä tietojärjestelmäpohjaisesti. Voidaan hyödyntää valmista metatietopalvelua sovelluskehityksessä. metatietoja ei päätetä tietojärjestelmäpohjaisesti, pyritään yhteen ylläpitokäyttöliittymään, yhteisten metatietojen avulla voidaan kehittää yhtenäistä tiedonhakua eri tietojärjestelmistä verkostomaisen toiminnan avulla ja toimintojen yhtenäistämisen kautta voidaan kehittää palveluita resurssien vähyydestä huolimatta metatietohankkeen suosituksen kautta otetaan käyttöön yhteiset metatiedot ja merkintäjärjestelmät, joita voidaan hyödyntää myös julkaisujärjestelmissä -> tietosisältöjen monikäyttöisyys 2

20 Kustannusten jakomalli Kust.laji Inv. 000 Pr.kust 000 Kttö 000 /v VNTHY ORG A ORG B ORG C ORG D Tästä on tarkoitus tulla VNTHY:n tuottama palvelu ja sen hinnoittelumekanismit kuvataan tuotteistamisprosessissa. VALTIOVARAINMINISTERIÖ 5 SUOSITUS: Valitaan vaihtoehto 2: Metatiedon asiantuntijapalvelut ja teknisen metadatapalvelun suunnittelu ja toteutus VN:n ja EDK:n tietojärjestelmille sekä Optio 1: laajentaminen VALDA-järjestelmälle ja Optio 2: laajentaminen osaksi informaatioarkkitehtuuriportaalia Keskeiset perustelut Yhteenveto vaikutuksista Projektin tehtävät Tuotokset Ostettavat palvelut Suositus ja keskeiset perustelut Hyöty - kustannus riski vertailulla näyttäisi parhaalta vaihtoehdolta. Metadatapalvelu pilotoidaan VNLib järjestelmässä ja laajennettuna pilottina Mahti-järjestelmässä, minkä jälkeen päätetään toteutuksesta VALDA-järjestelmään ja laajentamisesta osaksi informaatioarkkitehtuuriportaalia. Järjestelmien metatiedot saadaan keskitetystä metadatapalvelusta, jossa on määritelty niiden pakollisuudet/vapaaehtoisuudet sekä metatietojen arvot/merkintätavat. Ks. edellä toimintavaihtoehdon kuvaus eri vaiheineen (täsmentyy projektisuunnitelmassa) 1) Metatietojen asiantuntijapalvelun pystytys 2) Teknisen metatietopalvelun perustaminen, käyttöönotto ja tuotteistaminen. - VN-tasoiset tietojärjestelmät (VNLib, Mahti, Eutori, PTJ, Senaattori, Hare, verkkopalvelut), ministeriöiden järjestelmät ja eduskunnan tietojärjestelmät saavat yhtenäiset metatiedot teknisen metatietopalvelun kautta. 3) Optio 1: Teknisen metatietopalvelun laajentaminen VALDA-järjestelmälle ja optio 2: laajentaminen osaksi arkkitehtuuriportaalia Aikataulutus Organisointi Käyttöönotto Käynnistys 02/2008; suunnittelu, testaus, toteutus, käyttöönotto VN:ssa 02/ /2009; käytön laajennus valtiotasolle (VALDA) suunnittelu, testaus, toteutus, käyttöönotto 11/ /2009. Ohjausryhmä: VN:n metatietoryhmä. Kootaan hankeryhmä seuraavilta asiantuntemusalueilta: asiasanastot ja muut metatiedot, asiakirjahallinto, tekninen asiantuntemus ml, web services. Asiantuntijat (valitaan mm. keskeisistä liittyvistä hankkeista, tekninen asiantuntemus ml, web services, tiedonsiirtoskeemat) VNLib 03/2008, Mahti 07/ /2009, VALDA ja arkkitehtuuriportaali 01/09 12/

21 Metatietoryhmä LIITE 4 VM115:00/2008 Metatietopalvelun teknisen järjestelmän vaihtoehdot SWOT Palvelun rakenne ISO mukainen kaksikerroksinen toimintamalli: Ylempi taso: metatietokokoelmien metatiedot (rakenteen ja semantiikan määrittelyt) Alempi taso: varsinaiset metatietokokoelmat (merkintäjärjestelmät, arvojoukot, esim. asiasanat) Vaihtoehdot: Uusi metatietojärjestelmä (VNTHY hanke) Valtiotason yhteentoimivuusportaalin puitteissa FinnONTO-hankkeen pohjalle tulevaisuudessa rakennettava kansallinen palvelu Senaattori > seurataan kansallisen tason hankkeiden kehittymistä Oma järjestelmähanke (VNTHY) Projektiesitys Valtioneuvoston, eduskunnan ja VALDAn metatietopalvelujen toteutus (liite 3) tehty joulukuussa 2007 ja periaatteessa hyväksytty VNTHY:n johtoryhmässä. Asia ei kuitenkaan ole käytännössä edennyt muulta kuin metatietopäätoimittajan palkkaamisen osalta. VAHVUUDET o hanke on kertaalleen jo hyväksytty (tällä hetkellä jäädytetty) MAHDOLLISUUDET o voidaan rakentaa juuri omien tarpeiden mukaiseksi ja omassa aikataulussa o mahdollisuus laajentaa myöhemmin VIP:n puitteissa koko valtionhallintoon??? HEIKKOUDET o VNTHY tuottaa palveluja pelkästään valtioneuvoston käyttöön UHAT o järjestelmälle ei löydy omistajaa/tilaajaa Yhteentoimivuusportaali ValtIT:n kokonaisarkkitehtuurilinjauksissa on ollut suunnitteilla ns. yhteentoimivuusportaali, jossa myös on esiintynyt metatietopalikka. ks. kuva liitteessä. ValtIT/VIP toteutus kattaisi suoraan koko valtionhallinnon. VAHVUUDET o kiinteä yhteys kokonaisarkkitehtuuriin MAHDOLLISUUDET o edistää yhteisten käytäntöjen leviämistä kaikille hallinnonaloille o myös esim. JHS XML-hanke kiinnostunut tästä vaihtoehdosta HEIKKOUDET o kehittäminen muissa käsissä UHAT o koko hanke on tällä hetkellä jäissä markkinatuomioistuimen käsitellessä kilpailutusta

22 FinnONTO Kansallinen ontologiapalvelu KOKO pyrkii kattamaan kaikki suomalaiset eri alojen ontologiat ja linkittämään ne toisiinsa. Samalla alustalla on julkaistu myös perinteisessä muodossa olevia asiasanastoja ja luokituksia. FinnONTO-projektissa on alkamassa asiakirjahallinnon ontologinen mallintaminen, joka sisältää myös itse prosessin mallinnuksen. Mukana mm. Kansallisarkisto sekä ValtIT. VAHVUUDET o Valtioneuvoston asiasanasto on jo jakelussa tässä palvelussa o OpenSource ohjelmisto MAHDOLLISUUDET o yhteistyö > yhteiskäyttö monen eri toimijan kanssa o valtioneuvoston asiasanaston ja luokitusten käyttö leviää laajemmallekin HEIKKOUDET o kehitys (sanasto)ontologiakeskeistä, muut metatiedot periferisessä asemassa o epäselvää voidaanko kaksitasoinen malli toteuttaa tällä alustalla UHAT o palvelulle ei löydy omistajaa hankevaiheen jälkeen o asiakirjahallinnon ontologisointi ei vielä alkanut > ei tietoa onnistumismahdollisuuksista Senaattori VN asiasanasto, valtioneuvostotiedon ryhmittely yms. merkintäjärjestelmät on toteutettu vuoden 2009 alussa avattavassa uudessa Senattori-palvelussa. Sen alusta tarjoaa standardit rajapinnat, joiden kautta myös muut järjestelmät voivat noutaa nämä arvojoukot käyttöönsä. Tämä toimisi alemman tason metatietopalveluna, ja ylemmän tason skeemat voisivat myöhemmin sijoittua johonkin kehitteillä olevaan kansalliseen palveluun (esim. Yhteentoimivuusportaali tai FinnONTO). VAHVUUDET o alusta on olemassa o ei lisäkustannuksia? MAHDOLLISUUDET o mahdollistaa aikalisän eli kansallisten järjestelmien kehityksen seuraamisen rauhassa HEIKKOUDET o ei varsinainen metatietoalusta o pääsy vain valtioneuvoston sisältä o ylätaso ei mahdollista toteuttaa UHAT o kansallista ylätason järjestelmää ei synny

23 Liite 4b

24 Metatietoryhmä LIITE 5 VM115:00/2008 Valtioneuvoston ja eduskunnan metatietovastuut (Lista perustuu malliin, joka on esitetty teknisessä standardissa SFS-ISO/TS : Tieto ja dokumentointi Asiakirjahallinnan prosessit Asiakirjojen metatieto. Osa 2: Käsitteelliset ja toteutukseen liittyvät kysymykset) Vastuuseen kuuluu: a) analysoida valtioneuvoston ja eduskunnan tiedonhallinnan metatietotarpeita lähtien toiminnan vaatimuksista b) seurata ja analysoida valtioneuvoston ja eduskunnan metatietoon liittyvää kehitystä, erityisesti tiedonhallinnan vaatimuksia c) varmistaa, että metatietoskeemoja kehitetään parhaiden käytäntöjen ja toimialan soveltuvien standardien mukaisesti d) kehittää metatiedon puitteita, ml. metatietoskeema ja siihen liittyvät valtioneuvoston ja eduskunnan standardit sekä niiden käyttöä koskevat säännöt e) metatietoelementtien tarkenteiden ja merkintäjärjestelmiä koskevien soveltuvien skeemojen tunnistaminen ja kehittäminen, esimerkkinä luokitusjärjestelmät metatietoryhmä metatietopäätoimittaja f) metatietoskeeman ylläpito ja sovittaminen toiminnan tarpeisiin g) metatietoskeeman hallitseminen itsenäisenä asiakirjana h) huolehtiminen sekä koneellisesti generoidun että ihmisten tuottaman metatiedon laadusta, aivan erityisesti sen tarkkuudesta, eheydestä, autenttisuudesta, käytettävyydestä ja luotettavuudesta i) toteutukseen liittyvien kysymysten koordinoinnista tieto- ja tietotekniikka-ammattilaisten kesken j) yhteistyö tietojärjestelmien omistajien kanssa tarvittavan tiedonhallinnan metatiedon integroimiseksi toimintaympäristössä käytettäviin muihin tietojärjestelmiin k) yhteistyö arkistoauktoriteettien/ -prosessien kanssa asiakirjasovellusten ja arkistoympäristön välisen yhteiskäyttöisyyden varmistamiseksi niiden asiakirjojen osalta, joilla on pysyvää säilytysarvoa l) toimijoiden neuvonta ja kouluttaminen käyttämään ja soveltamaan metatietoskeemaa m) metatietoskeemasta tiedottaminen valtioneuvoston ja eduskunnan sisällä sekä soveltuvin osin myös muulle julkishallinnolle