Korkeakoulujen yhteishaku 2014 prosessin kuvaus

Transkriptio

1 Korkeakoulujen yhteishaku 2014 prosessin kuvaus Kuvaus KSHJ:n prosessista virkailijan näkökulmasta * * * Valmistautuminen hakuun Hakukierrokseen valmistauduttaessa päätetään hauista, hakujen aikatauluista, hakukohteista sekä valintaperusteista. Valmistautumiseen kuuluu myös KSHJ:n palveluiden valmistaminen haun ja valinnan toteuttamiseksi. Osan päätöksistä ja toimenpiteistä tekee korkeakoulu, osassa taas toimijana on opetus- ja kulttuuriministeriö, Opetushallitus tai jokin korkeakoulujen yhteistyöfoorumi (esimerkiksi Arenen opiskelijavalintaryhmä tai jokin alakohtainen yhteistyöryhmä). Tarvittavat päätökset Opetus- ja kulttuuriministeriö päättää yhteishakujen aikatauluista. Tähän aikatauluun perustuen Opetushallitus antaa vuosittain tarkemman prosessiaikataulun, joka koskee yhteishaun toteuttamista ja siihen liittyviä tietopäivityksiä. Korkeakoulut päättävät itsenäisesti erillishakujensa aikatauluista, mutta Opetushallitus voi antaa myös niihin liittyen tarkentavia tietopäivityksiä koskevia ohjeaikatauluja. Aikataulupäätökset tehdään vuosittain koskien aina seuraavana kalenterivuonna toteutettavia hakuja. 1 Korkeakoulut päättävät itsenäisesti valintaperusteistaan. Useissa tapauksissa valintaperusteiden valmisteleminen on kuitenkin annettu osin tai kokonaan erilaisille korkeakoulujen yhteisille työryhmille. Tällaisia ovat esimerkiksi Arenen opiskelijavalintaryhmä tai erilaiset alakohtaiset yhteistyöryhmät. KSHJ:n käyttöönottaminen ei vähennä näiden ryhmien merkitystä prosessissa. Erityisesti yliopistojen yhteisvalintojen kohdalla kannattaa kuitenkin huomioida, että korkeakoulujen yhteishaku sijoitteluineen toteuttaa käytännössä jo yhden paikan tarjoamisen koko korkeakoulusektorilta. Erilaisia yhteisvalintoja voi edelleen toteuttaa yhteishaun sisälläkin, mutta on varmasti perusteltua tarkastella toteutetaanko kahta osin päällekkäistä yhteisvalintaa osana samaa prosessia, vai kehitetäänkö alakohtaista yhteistyötä edelleen esimerkiksi ammattikorkeakoulujen alakohtaisen yhteistyön tavoin. Korkeakoulujen opiskelijavalintojen kehittämisryhmän suosituksen mukaan alakohtaiseen yhteistyöhön tulisi pyrkiä laajasti. Valintaperusteet voidaan päättää kerralla useamman vuoden jaksolle soveltuvilta osiltaan. Tällaisia ovat esimerkiksi ne valintaperusteissa määriteltävät asiat, joita ei muuteta vuosittain (valintatavat, erilaiset väylät koulutukseen, kelpoisuus kunkin väylän kautta hakemiseen jne.). Tämä edesauttaisi erityisesti toisen asteen oppilaitoksissa tapahtuvaa oppilaanohjausta sekä auttaa tulevia korkeakouluhakijoita tekemään tulevia tavoitteitaan tukevia ainevalintoja jo toisen asteen opinnoissaan. Valintaperusteista päättäessään korkeakoulut ottavat kantaa myös hakukohteidensa hakutapoihin. Hallituksen esityksen mukaan yhteishakua käytetään lähtökohtaisesti silloin, kun valitaan opiskelijoita 1 Aikatauluissa on huomioitava, että korkeakoulut tarvitsevat nämä tiedot hyvissä ajoin valintaperusteistaan päättämistä varten. 1

2 tutkintoon johtavaan koulutukseen. Yhteishakua ei käytetä valittaessa siirto-opiskelijoita tai opiskelijoita työvoimapoliittisin perustein järjestettävään koulutukseen tai esim. ESR-rahoitteiseen koulutukseen. Korkeakoulu voi lisäksi päättää jättää yhteishaun ulkopuolelle vieraskielisen koulutuksen sekä sellaisen rajatulle kohderyhmälle suunnatun koulutuksen, johon hakevien kelpoisuudesta on päätetty erikseen. Esityksen mukaan on siis huomattava, että tutkintoon johtavan koulutuksen jättämisestä yhteishaun ulkopuolelle on tehtävä päätös korkeakoulussa. 2 Opintopolun palveluiden valmistaminen hakuun Korkeakoulu tarkistaa Opintopolussa olevien organisaatiotietojensa ajantasaisuuden 3. Organisaatiorakenne on hierarkkinen siten, että koulutuksen järjestäjän (korkeakoulujen tapauksessa julkisoikeudellinen yliopisto, säätiö tai ammattikorkeakoulu) alle voidaan perustaa tarpeen mukaan oppilaitoksia (esim. yliopisto tai ammattikorkeakoulu) sekä toimipisteitä (esim. tiedekunta tai opetuspiste). Opetushallitus huolehtii ylimmän tason organisaatioiden luomisesta, mutta alemmat tasot perustetaan ja ylläpidetään korkeakouluissa. Korkeakoulun käyttäjähallinnosta vastaava pääkäyttäjä 4 tarkistaa myös organisaationsa virkailijoiden käyttäjäoikeuksien voimassaolon, sekä jatkaa niitä tarvittavilta osin. Opintopolussa yksi käyttäjäoikeus on voimassa kerralla enintään vuoden. Opetushallitus vastaa vain organisaation pääkäyttäjän tunnuksen voimassaolon jatkamisesta. Korkeakoulukohtaisia pääkäyttäjiä voi olla hieman korkeakoulun koosta riippuen yksi tai useampia. Suositeltavaa on, että heitä olisi ainakin kaksi. Korkeakoulun tulee tallentaa tieto kaikesta tutkintoon johtavasta koulutustarjonnastaan Opintopolun tarjontapalveluun Opetushallituksen antamaan määräaikaan mennessä 5. Tarjontatietona tallennetaan aina sekä koulutusten perustiedot että kuvailevat sisällöt. Hakukohdetiedot tulee tallentaa ainakin silloin, kun haku koulutukseen tapahtuu Opintopolun palveluita käyttäen. Jos haku tapahtuu muulla tavoin, on hakutapa tarpeen kuitenkin kuvata koulutuksen kuvauksen yhteydessä. On hyvä huomata, että koulutusten kuvaukset ovat hakijoiden nähtävissä Opintopolussa myös hakuaikojen ulkopuolella. Samassa palvelussa näkyy jatkossa myös nykytilaa laajempi kirjo eri koulutustasojen koulutuksia. Korkeakoulun vastuulla on huolehtia tarjontatietojen testaamisesta omien hakukohteidensa osalta. Korkeakoulu voi päivittää Tarjontaan kaikki koulutustietonsa kerralla, tai tallennuksen voi tehdä vaiheittain. Tiedot voi tallentaa joko Opintopolun virkailijasovelluksessa tai ne voi siirtää tiedonsiirrolla korkeakoulun omasta tarjontatietovarannosta. Jälkimmäinen tapa edellyttää, että korkeakoulun tarjontatietovaranto on yhteensopiva Opintopolun kanssa. Tietoja pääsee muokkaamaan haun alkamiseen saakka. Kevään 2014 yhteishaussa koulutustarjonnan julkaisupäivämäärä on 1.10., mutta seuraavina vuosina se saattaa olla tätä aikaisempi. Aikaisempi julkaisuajankohta tukisi erityisesti hakijoiden mahdollisuutta tutustua eri koulutusvaihtoehtoihin hyvissä ajoin ennen hakujen alkamista. Erillishauissa julkaisupäivämäärä on 2 Päätös voidaan tehdä valintaperusteista päättämisen yhteydessä. Valintaperusteissa määritetään tarkemmin kuhunkin koulutukseen hakeutumisesta, joten tässä yhteydessä voidaan ottaa kantaa myös hakuun ja hakutapaan. 3 Syksyn 2014 haussa mukana olevien organisaatioiden tulee tehdä tässä kappaleessa esitetyt tarkistukset syksyn hakua varten viimeistään kesäkuussa Kevään 2015 hakuja varten päivitykset on tehtävä viimeistään syyskuussa Tässä tarkoitetaan nimenomaisesti Opintopolun palveluiden käyttäjähallinnosta vastaavaa pääkäyttäjää. Eri korkeakouluissa voi olla erilainen organisoitumismalli sille, kuka tätä tehtävää hoitaa. 5 Syksyn 2014 yhteishakua varten kesäkuun puoliväliin 2014 ja kevään 2015 yhteishakua varten syyskuun 2014 loppuun mennessä. 2

3 asetettavissa joustavasti hakuaika huomioiden. Hakuajan alkamispäivämäärän jälkeinen tietojen muokkaaminen on sallittua vain poikkeustapauksissa (virhekorjaukset, koulutusten peruminen). Yhteishaun omistajana Opetushallitus luo Opintopolkuun yhteishaut. Tämän jälkeen korkeakoulut voivat liittää hakukohteensa yhteishakuun. Käytännössä liittäminen voidaan tehdä ensimmäisen hakukierroksen jälkeen kopioimalla haku uudelle vuodelle, jolloin myös siihen liittyneet hakukohteet kopioituvat. Riippumatta siitä, kuka kopioinnin tekee, on korkeakoulun kuitenkin tarkastettava järjestelmässä vuosittain hakukohteensa, jotta varmistutaan siitä, että kulloinkin haussa ovat oikeat hakukohteet. Samalla järjestelmään syntyy kyseiselle ajalle uusi (tekninen) hakukohde. Erillishauissa korkeakoulut vastaavat itse sekä hakujen luomisesta että hakukohteidensa kiinnittämisestä niihin. Opetushallitus luo yhteishaun hakulomakkeen yhteiset osat. Korkeakoulut voivat tämän jälkeen lisätä hakulomakkeelle hakukohdekohtaisia lisäkysymyksiä, hakukohdekohtaisia liitteitä sekä mahdollisia hakukohteiden välisiä hakurajauksia (esim. voit hakea vain osaan tämän joukon hakukohteista, sinun tulee hakea näihin kohteisiin tietyssä järjestyksessä hakiessasi niihin kaikkiin, jne.) 6. Hakulomakkeen hakukohdekohtaiset muokkaukset toteutetaan vuosittain Opetushallituksen antaman aikataulun mukaisesti. Korkeakoulu vastaa hakukohdekohtaisista tiedoistaan ja myös niiden oikeellisuuden tarkistamisesta sekä tekemiensä päivitysten testaamisesta. Korkeakoulun tulee ottaa kunkin hakukohteensa osalta kantaa siihen, mikä on sen suhde Opintopolun valinta- ja sijoittelupalveluihin. Kaikki korkeakoulujen yhteishakuun kuuluvat hakukohteet ovat myös sijoittelussa, mutta korkeakoulu voi valita käyttääkö se sijoittelun syötteenä olevan valintaehdotuksensa muodostamisessa Opintopolun valintaominaisuuksia vai omaa valintajärjestelmäänsä. Sijoittelun luomisesta sekä ohjaamisesta vastaa Opetushallitus, joka mallintaa järjestelmään myös ammattikorkeakoulujen valintaperustesuositukset. Muulta osin valintaperusteiden mallinnus on korkeakoulun vastuulla. Tarvittavat valintaperusteiden mallinnukset (laskentakaavat, valintatapajonot, hakijaryhmät, jne.) tulee tehdä vuosittain sijoitteluun vaikuttavien valintaperusteiden osalta Opetushallituksen antaman aikataulun mukaisesti, ja valintalaskennan tarvitseman mallinnuksen osalta viimeistään ennen laskennan käynnistämistä. Hakeutuminen koulutukseen Hakijalle tarjotaan Opintopolussa yhteishaun hakulomake sekä ne erillishakujen hakulomakkeet, jotka korkeakoulut ovat palveluun toteuttaneet. Hakija voi täyttää sähköisen hakulomakkeen joko tunnistautumattomana tai Opintopolkuun kirjautuneena tunnistautuneena henkilönä. Täytetty ja lähetetty hakulomake muodostaa hakijan hakemuksen kyseiseen hakuun. Sama hakemus koskee kaikkia siinä olevia hakukohteita. Hakija voi jättää vain yhden hakemuksen hakua kohden. Tunnisteena toimii ensisijaisesti hakijan henkilötunnus tai oppijanumero. Jos hakijalla ei ole kumpaakaan näistä, tulee korkeakoulun virkailijan yksilöidä hakija ennen kuin hakemus tallentuu järjestelmän tietokantaan. Yksilöinnissä virkailija vertailee hakijaa muihin palveluista löytyviin henkilöihin selvittääkseen, onko kyseessä aidosti uusi henkilö vai duplikaatti. Mikäli kyseessä on uusi henkilö, saa tämä hakemuksen kantaan viemisen yhteydessä uniikin oppijanumeron. Jos taas kyseessä on duplikaatti, yhdistetään henkilöt siten, että hakija ja hakemus ovat yksiselitteisesti yksilöitävissä. Ylimääräiset saman 6 Opintopolun toteutus poikkeaa tässä esimerkiksi YSHJ:n ja HAREK:n toteutuksesta. Hakijan tiedot kootaan rikastetulle hakemukselle, jonka pohjana on hakulomake. Kaikki haussa tarvittavat tiedot ovat siis osa hakemuksen tietoja. 3

4 henkilön hakemukset passivoidaan. Hakijoiden yksilöintiä voi suorittaa jo hakuajan kuluessa, ja se tulisi saattaa päätökseen mahdollisimman ripeästi hakuajan päättymisen jälkeen. Yksilöinnin suorittaa korkeakoulun virkailija. Käytännössä yksilöinnin suorittava virkailija on jonkin hakijan hakukohdekorkeakoulun virkailija. Oppijanumeronn myöntämisen perusprosessi: Opetushallitus tallentaa korkeakoulujen yhteishaun hakuajan haun luomisen yhteydessä. Kevään yhteishaussa on kaksi hakuaikaa 7 ja syksyn yhteishaussa yksi 8. Hakulomakkeet ovat avoinna hakijoille vain hakuaikana. Kevään haussa kukin hakukohde kuuluu jompaankumpaan kahdesta hakuajasta. Molempien hakuaikojen kohteet kuuluvat kuitenkin samaan yhteishakuun ja kuluttavat sen maksimihakutoivemäärää (6 kpl). Hakijan tulee asettaa yhteishaun hakutoiveensa sitovaan keskinäiseen prioriteettijärjestykseen. Jos hakija on rekisteröitynyt Opintopolkuun vahvasti tunnistautuneena käyttäjänä, voi hän muokata hakemuksiaan hakuaikana vapaasti. Jos hakija tekee muutoksia, korvaa uusin lähetetty hakemus aina vanhemmat saman haun hakemukset. Mikäli hakija hakee kevään yhteishaussa aiemman hakuajan hakukohteisiin, ei hän saa muuttaa niiden keskinäistä järjestystä tai poistaa näitä toiveita enää ensimmäisen hakuajan päättymisen jälkeen. Hakija voi kuitenkin sijoittaa myöhemmän hakuajan hakutoiveita haluamallaan tavalla suhteessa toisiinsa sekä aiemman hakuajan hakutoiveisiin. Toisen hakuajan päättymisen jälkeen ei ole enää sallittua muokata hakemusta miltään osin. Myöskään yksittäisen hakutoiveen poistaminen ei ole sallittua. Hakija voi kuitenkin halutessaan poistaa koko hakemuksensa hakuajan kuluessa. Hakemuksen poistaminen on mahdollista sähköisen asiointipalvelun kautta hakuaikana. Hakuajan ja haun päättymisen välillä poistaminen sallitaan kuitenkin vain virkailija-avusteisesti virheiden minimoimiseksi. 9 Hakija voi edelleen hakea myös paperisella hakulomakkeella. Tällöin hänen tulee ottaa yhteyttä korkeakouluun (korkeakoulujen asiakaspalvelumallin mukaiseen) saadakseen lomakkeen. Lomake luodaan 7 Kevään 2015 hakuajat: ovat ja Syksyn 2014 hakuaika on Hakuajan ja haun päättymisen välillä tarkoitetaan tässä hakuajan päättymisen ja koko haun päättämisen väliä. Haku päätetään, kaikki siihen kuuluvat hakukohteet ovat valmistuneet tai annettu määräaika täyttyy. Haun päättymisen jälkeen ei voida enää tallentaa hakuun kuuluvia tietoja (esim. valintatulokset). Hakemuksen käsitteleminen on tänä aikana mahdollista vain virkailijalle, eikä hakija voi tehdä hakemukseensa enää muutoksia. 4

5 yhteishaussa kullekin hakijalle henkilökohtaisesti. Hakija palauttaa lomakkeen korkeakoulun antamaan osoitteeseen, jossa virkailija tallentaa lomakkeen sähköiseksi hakemukseksi Opintopolkuun. Hakijan hakulomake toimii hänen hakemuksensa pohjana. Hakijan hakemuksesta käytetään termiä rikastettu, kun siihen liitetään muut hakuun liittyvät hakijan tiedot kuten tiedonsiirrolla saatavat arvosanat (tyypillisimmin YTL:ltä saatavat) sekä korkeakoulun tallentamat valintaan vaikuttavat tiedot. Korkeakoulu voi siirtää hakemustiedot omaan järjestelmäänsä tiedonsiirrolla hakuajan päätyttyä. Tämä edellyttää korkeakoulun järjestelmältä yhteensopivuutta Opintopolun kanssa. 10 Korkeakoulun on myös huolehdittava siitä, että kaikki hakijat tulevat tallennetuiksi Opintopolkuun riippumatta siitä, onko kyseessä yhteishaku vai erillishaku. Jos kyseessä on erillishaku, jossa ei käytetä Opintopolun hakulomaketta, voi korkeakoulu tallentaa hakijat joko manuaalisesti virkailijan käyttöliittymän kautta tai tiedonsiirrolla omasta järjestelmästään. Korkeakoulu huolehtii omien hakijoidensa hakemusten käsittelystä huomioiden korkeakoulujen asiakaspalveluratkaisun. Tämä koskee myös hakemusten liitteitä. Hakijat lähettävät mahdolliset liitteet korkeakoulun määrittelemään osoitteeseen. Kun liite on saapunut, tulee siitä tallentaa tieto Opintopolkuun. Tiedon tallentaminen on tärkeää se vuoksi, että järjestelmä lähettää automaattisesti hakijoille muistutuksen puuttuvista liitteistä. Jos korkeakoulu päättää hylätä hakijan jonkin liitteistä ilmenevän syyn perusteella (Sora, puutteellinen kelpoisuus, tms.) tästä voi merkitä tiedon Opintopolkuun. Hakemuksen käsittelyn yhteydessä tehty hylkääminen vaikuttaa hakijaan myös valintapalvelussa, jossa hänen tilakseen tulee tällöin automaattisesti hylätty. Korkeakoulu päättää mahdollisista hylkäämisistä tässä vaiheessa oman prosessinsa mukaisesti. Korkeakoulun tulee määritellä Opintopolkuun, käyttääkö se valintakoekutsuja. Jos korkeakoulu haluaa niitä käyttää, on niiden muodostaminen mahdollista Opintopolussa. Järjestelmästä voi myös lähettää sähköisen kutsun. Kutsuteksti on muotoiltavissa, mutta alkuvaiheessa ei ole mahdollista tallentaa sen yhteyteen erillisiä liitteitä ainakaan sähköisiksi liitteiksi. Näiden mahdollistaminen jää toteutettavaksi myöhäisemmässä kehitysvaiheessa. Valintakoekutsu ei sinällään ole pakollinen toiminto. Hakijoilta voidaan kysyä hakemuksella lupa asiain hoitamiseen vain sähköisesti. Jos hakija antaa tämän luvan, ei hänelle tarvitse lähettää erikseen tietoa muita viestintäväyliä käyttäen. Jos taas hakija ei tätä lupaa anna, on ainakin viralliset päätökset ja prosessin kannalta olennainen viestintä toimitettava kirjallisesti. Mikäli koekutsu halutaan lähettää kirjallisessa muodossa, on lähettäminen korkeakoulun vastuulla. Opintopolusta on mahdollista saada sekä osoitetarrat että vähäisessä määrin muotoiltavia kirjepohjia. Kaikkien hakijoiden tiedot ovat saatavissa raporteilla. Valinnan suorittaminen Valintaprosessi jakautuu valintalaskentaan ja sijoitteluun. Käytännössä valintalaskenta tarkoittaa tässä yhteydessä koko sitä valintaprosessia, jonka korkeakoulu suorittaa ennen sijoittelua. Tässä prosessissa voidaan käyttää joko Opintopolun valintapalvelua tai vaihtoehtoisesti se voidaan suorittaa korkeakoulussa. Yhteishakuun kuuluvissa hakukohteissa tulee kuitenkin aina tuottaa määritellyn muotoinen valintaehdotus 11, joka siirretään sijoitteluun. Erillishauissa valinnan prosessi voi poiketa yhteishaun käytännöistä, ja on käytännössä hakukohtainen. Tässä kuvauksessa keskitytään valinnan osalta vain yhteishaun prosessin kuvaamiseen. 10 Nykyiset tiedonsiirtoyhteydet tulevat poistumaan nykyisten opiskelijarekisterijärjestelmien poistuessa. Myöskään eksaktisti samaa tiedonsiirtoyhteyttä ei tulla jatkossa tarjoamaan. Korkeakouluille tämä tarkoittaa yleensä tarvetta varautua rajapintaa koskeviin tietojärjestelmämuutoksiin tiedonsiirtojen mahdollistamiseksi. 11 Tämä tarkoittaa käytännössä yleensä valintalaskennan tulosta. Valintaehdotus koostuu valintatapajonoista, joihin hakijat on järjestetty keskinäiseen järjestykseen. Valintajonot sisältävät myös jo tiedot hylkäämisistä. 5

6 Opintopolun valintalaskenta on koosteinen ja geneerinen palvelu. Se poikkeaa näin ollen huomattavasti useimmista korkeakoulujen aiemmin käyttämistä valintajärjestelmistä. Palvelun koosteisuus tarkoittaa sitä, että valintapalvelu koostuu tosiasiallisesti useasta tietojärjestelmäpalvelusta. Keskeisimmät niistä ovat hakemuspalvelu, valintalaskenta ja valinnan tietovaranto. Virkailijalle palvelu näyttäytyy kuitenkin yhtenä virkailijasovelluksen kautta käytettävänä kokonaisuutena. Palvelun geneerisyys puolestaan tarkoittaa sitä, että valintalaskentaan on mahdollista mallintaa hyvinkin erilaisia valintaperusteita. Käytännössä tämä tapahtuu tallentamalla hakukohteille erilaisia laskentakaavoja, sääntöjä ja valintaperusteita. Mallintamisvastuu on korkeakouluilla. Valintalaskennassa palvelu suorittaa laskennan kullekin hakukohteelle mallinnettujen valintaperusteiden mukaisesti. Tällöin palvelu muodostaa tuloksen kullekin hakijalle. Laskenta voidaan suorittaa joko yhdessä tai useammassa vaiheessa. Kussakin vaiheessa on mahdollista rajata vaiheesta eteenpäin jatkavien hakijoiden joukkoa. Kussakin valinnan vaiheessa voi olla yksi tai useampia valintatapajonoja. Kustakin vaiheesta voidaan siirtää valmistuneita valintatapajonoja sijoitteluun. Tämä mahdollistaa valinnan vaiheiden käyttämisen toisaalta esimerkiksi karsivassa esivalinnassa ja toisaalta niiden hyödyntämisen todistusvalintojen tekemisessä. Kukin valinnan vaihe suoritetaan aina itsenäisenä kokonaisuutena, joten siihen tallennettavat tiedot eivät vaikuta muihin valinnan vaiheisiin jollei niin erikseen ole määritelty. 12 Valintalaskenta huomioi automaattisesti hakemukselta saatavat tiedot kuten arvosanat jne. mallinnettujen valintaperusteiden mukaisesti. Näiden ohella valintalaskentaan voidaan tuoda tietoja syöttämällä tai tiedonsiirrolla. Nämä tiedot ovat riippuvia hakukohteen valintaperusteiden mallintamisen yhteydessä tehdyistä määrittelyistä. Tyypillisesti tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi valintakoepisteet. Tiedot voi tallentaa valintalaskentaan joko kerralla tai vaiheittain. Valintalaskenta suoritetaan kerralla joko yhdelle hakukohteelle tai joukolle hakukohteita, ja se voidaan suorittaa niin monta kertaa kuin tarpeellista. 13 Valintalaskennan myötä suoritetaan automaattisesti myös hakijoiden järjestämistä valintatapajonoihin. Näissäkin tilanne muuttuu käytännössä aina siihen saakka, kun valintalaskenta päätetään. Valintalaskennan yhteydessä kaikki hakijat tulevat valintatapajonoihin keskinäiseen järjestykseen, ja saavat tilakseen joko hylätty tai hyväksyttävissä. Hylätyt hakijat eivät voi koskaan tulla hyväksytyiksi hakukohteeseen, ja heidän hylkäämisensä perustuu joko hakemuksen käsittelystä periytyvään hylkäämistietoon tai vaihtoehtoisesti valintalaskennassa olevan hyväksymisehdon täyttymättömyyteen. Ehdolla olevat hakijat ovat keskinäisessä paremmuusjärjestyksessä jonosijoilla, mutta heidän kohdallaan ei ole vielä sovellettu viimesijaista tasapistetilannesääntöä eikä otettu kantaa jonosijaan suhteessa hyväksyttävien aloituspaikkamäärään. Kun hakukohteen valintalaskenta on valmis, merkitsee virkailija sen päättyneeksi, ja siirtää valmiit valintatapajonot sijoitteluun 14. Jos valintalaskenta on suoritettu korkeakoulun omassa järjestelmässä, siirtää virkailija tässä vaiheessa valmiit valintatapajonot Opintopolkuun sijoittelua varten. Näissä jonoissa hakijoiden tulee olla samoin järjestettyinä kuin Opintopolun valintapalvelun muodostamissa valintatapajonoissa. 12 Valinta- ja sijoittelupalvelu tukevat ensimmäisessä vaiheessa yleisimpiä valintaperusteita ohjausryhmän linjausten mukaisesti. Sijoittelupalvelussa voidaan käsitellä vain valmiita valintatapojen mukaisia jonoja, joissa hakijat ovat keskinäisessä järjestyksessä. Jonot tulee aina käsitellä korkeakoulun antamassa järjestyksessä jono kerrallaan. Reaaliaikainen hakijan tietyn tiedon vertaaminen toisen jonossa (tai toisessa jonossa) olevan henkilön tietoon ei ole mahdollista. 13 Valintalaskentaan on mahdollista mallintaa erilaisia sääntöjä. Hylkäämistä koskevat säännöt on kuitenkin ainakin aluksi mallinnettava siihen kohtaan laskentaa, jossa hylkääminen voi tapahtua. Esimerkiksi tilanteessa, jossa hakijan on saatava annettu pistemäärä koetehtävästä, on laskentaan mallinnettava kyseinen koetehtävä. Tässä vaiheessa ei ole käytännössä mahdollista yhdistää syötettävää pistemäärää manuaaliseen tietoon siihen sisältyvästä hylkäämisestä osatehtävän perusteella. Jos korkeakoulu ei käytä Opintopolun valintalaskentaa, tai hylkäysperuste tulee muualta kuin valintalaskennasta, voidaan se tallentaa hakijalle tiedonsiirron yhteydessä. 14 Syksyn 2014 yhteishaussa tämä on tehtävä viimeistään ja kevään 2015 yhteishaussa viimeistään

7 Valintalaskennan tuloksena syntyvää tilannetta on kutsuttu työnimellä valintaehdotus, mitä tultaneen käyttämään myös valmiissa järjestelmässä. Käytännössä kyseessä on hakukohdekohtainen valinnan tulos ennen sijoittelua eli valintaperusteiden mukainen hakijoiden keskinäinen järjestys hakukohteessa, siis valintamenettelyn arvostelu. Sijoittelu Yhteishaussa suoritetaan aina sijoittelu. Sijoittelussa verrataan hakijan hakukohdekohtaista valintamenestystä hänen hakutoivejärjestykseensä. Tämän perusteella järjestelmä etsii automaattisesti hakijan korkeimmalle priorisoiman hakutoiveen, johon hän voi tulla hyväksytyksi, ja tarjoaa tätä hakijalle vastaanotettavaksi opiskelupaikaksi. Sijoittelu on täysin automatisoitu toiminto, jonka hallinnasta huolehtii Opetushallitus. Sijoittelua suoritetaan siitä alkaen, kun ensimmäinen hakukohde tallentaa sinne valintatapajononsa ja sijoittelua suoritetaan siihen saakka, kun se päätetään OKM:n vahvistamassa aikataulussa ilmoitettuna ajankohtana 15. Sijoittelu on siis jatkuvaa. Kullakin sijoittelukerralla käsitellään aina kaikki sijoitteluun siihen mennessä tallennettu aineisto. Alkuvaiheessa sijoitteluun vaikuttavat sekä toisten hakukohteiden tulokset että hakijoiden tekemät vastaanottopäätökset. Kun kaikkien hakukohteiden tulokset on tallennettu sijoitteluun annettuun määräaikaan mennessä, muuttuu tilanne enää hakijoiden tekemien ratkaisujen vuoksi. Sijoittelu voidaan siten mieltää kahdessa vaiheessa tapahtuvaksi. Sijoittelun tulos voi kuitenkin olla yksittäisen hakijan osalta lopullinen jo ennen kuin kaikkien hakukohteiden tulokset on tallennettu järjestelmään. Sijoittelun aluksi järjestelmä tarkistaa hakukohteen hakijoiden tilat muissa hakutoiveissa, ja tekee tarvittavat muutokset. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että järjestelmä peruu hakukohteesta sellaiset hakijat, jotka ovat tulleet hyväksytyiksi korkeammalle hakutoiveelle. Tämän jälkeen järjestelmä käsittelee hakukohteen valintatapajonot korkeakoulun määrittelemässä keskinäisessä järjestyksessä hyväksyen kustakin jonosta aloituspaikkamäärän verran parhaiten sillä hetkellä menestyneitä hakijoita, jotka eivät ole peruuntuneita, hylättyjä tai hyväksyttyjä saman hakukohteen aiemmin käsitellyssä valintatapajonossa. Tämä vertailu suoritetaan uudelleen jokaisella sijoittelukerralla. Hakija ei voi koskaan pudota hyväksytystä varasijalle, mutta hänen valintatapansa voi muuttua vertailun aikana. 16 Ne hakijat, jotka eivät tule hyväksytyiksi, mutta eivät ole myöskään hylättyjä, ovat varalla. Tämän vertailun jälkeen järjestelmä tarkistaa vielä hyväksyttyjen hakijoiden muut hakutoiveet, ja tekee tarvittavat tilamuutokset hakijakohtaisesti sijoittelun sääntöjen mukaisesti. Jonojen käsittelyssä ja vertailuissa otetaan aina huomioon mahdolliset kiintiöt (paikkojen varaaminen ensimmäistä paikkaansa hakeville) sekä hakijaryhmät. Kiintiöt ja hakijaryhmät voidaan huomioida joko omista jonoistaan tai vaihtoehtoisesti hyväksyttävien kokonaismäärässä kaikista jonoista. Sijoittelun tuloksena muodostuu ns. valintaesitys. Tämä tarkoittaa jossain määrin eri asiaa hakijan ja hakukohteen näkökulmasta. Hakijan näkökulmasta valintaesitys on se kohde, jota hänelle tarjotaan vastaanotettavaksi. Hakukohteen näkökulmasta taas valintaesitys on lista opiskelijaksi otettavista hakijoista. Hakijalle voidaan ilmoittaa hyväksymisestä johonkin kohteeseen heti sijoittelun suorittamisen 15 Syksyn 2014 yhteishaussa ja kevään 2015 yhteishaussa Jonon muuttuminen on mahdollista tilanteessa, jossa hakukohteessa on useita valintatapajonoja. Tällöin hakija voi tulla ensiksi hyväksytyksi myöhemmin käsiteltävässä jonossa, mutta nousta sen jälkeen varasijalta hyväksytyksi aiemmassa jonossa. Tällöin hänen valintatavakseen tulee ensiksi käsiteltävän jonon mukainen valintatapa. 7

8 jälkeen 17. Ilmoitustapa on tällöin sähköinen. Korkeakoulu voi kuitenkin pidättää itselleen oikeuden hyväksyä sijoittelun hakijakohtainen tulos ennen ilmoituksen lähettämistä. 18 Tällöin on hyvä huomata, että tulos syntyy kullekin hakijalle usein eri aikaan. Korkeakoulu ei siis yleensä saa hakukohteen tuloksen tallentamista seuraavan yksittäisen sijoittelun jälkeen valmista listaa kohteeseen hyväksyttävistä (pl. mahdollisesti eräät hyvin suositut alat), vaan tämän ensimmäisen sijoittelun jälkeen kohteeseen voitaisiin hyväksyä vain ne hakijat, jotka ovat hakeneet siihen ensisijaisesti. Hakukohteen valintaesityksen valmistuminen riippuu siitä, missä määrin hakukohteeseen hakeneet hakijat ovat hakeneet myös muihin kohteisiin, ja missä aikataulussa nämä ilmoittavat tuloksiaan sijoitteluun. Sijoittelun logiikan näkökulmasta automaattinen ilmoitus hakijalle tämän Omapolku-sivulla on hyvin suositeltavaa. Mikäli korkeakoulu haluaa lähettää hyväksymiskirjeen sijoittelussa hakukohteeseen hyväksytylle hakijalle, on se mahdollista. Opintopolku tarjoaa joitakin vaihtoehtoja kirjeen pohjaksi. Kirjeen lähettäminen muulla kuin sähköisellä formaatilla on kuitenkin aina korkeakoulun tehtävänä. Opintopolussa ei ole erillistä toiminnallisuutta varasijojen käsittelemiseksi, vaan hakukohteiden täyttäminen tapahtuu sijoittelun myötä. Näin ollen sijoittelun päättyminen tarkoittaa samalla varasijojen käsittelyn päättymistä. Hakukohteille voidaan kuitenkin määritellä varasijasääntöjä, joilla voidaan ohjata varasijojen käyttämistä. Tällaisia sääntöjä ovat esimerkiksi varasijojen määrän rajoittaminen tai niiden rajoittaminen koskemaan vain tiettyä jonoa. Nämä säännöt tulevat voimaan sen jälkeen, kun sijoitteluun ei voida enää tallentaa uusia tuloksia. 19 Tätä ennen peruuntuneiden tilalle täytetään uusi henkilö automaattisesti aina kaikista valintatapajonoista ja hakijaryhmistä. Järjestelmä hoitaa varasijojen käsittelemisen automaattisesti. Sijoittelussa nostetaan aina uusi ehdot täyttävä hakija peruuntuvan hakijan tilalle niin kauan kuin hakukohteessa on sellaisia hakijoita, jotka eivät ole hylättyjä. Hakijalle näytetään sijoittelun tilanne koko ajan reaaliaikaisesti kaikkien hakukohteiden ja valintatapajonojen osalta. Tämän näkeminen edellyttää, että hakija on kirjautunut Opintopolkuun vahvasti tunnistautuneena. Jos hakija tulee hyväksytyksi johonkin hakutoiveelleen, peruuntuvat tätä alemmat toiveet automaattisesti riippumatta siitä, onko niistä tullut vielä tuloksia vai ei. Jos hakija tulee sittemmin hyväksytyksi ylemmälle toiveelle, peruuntuu aiempi alempi hakutoive. 20 Jos hakija on varalla ylemmissä hakutoiveissaan, on hän automaattisesti varalla kaikkiin mahdollisiin kohteisiin. Erillistä jonotusta ei järjestelmässä ole. Opiskelupaikan vastaanottaminen ja korkeakouluun ilmoittautuminen Sijoittelun ensimmäisessä vaiheessa, eli ennen kaikkien hakukohteiden tulosten tallentamista järjestelmään, jos kaikkien hakijan tulokseen vaikuttavien hakukohteiden tulokset on tallennettu 17 Sijoittelun tuloksesta on ilmoitettava hakijoille syksyn 2014 yhteishaussa viimeistään ja kevään 2015 yhteishaussa viimeistään Tämä voi kuitenkin johtaa sinällään tarpeettomaan hallintotoimenpiteeseen ja hakijalle annettavan tiedon viivästymiseen. Korkeakoulu on ottanut kantaa hakijoiden järjestykseen jo ennen sijoittelua, joten se ei tässä vaiheessa voi tosiasiallisesti enää päättää poiketa sijoittelun tuloksesta. Käytännössä tässä vaiheessa voidaan tehdä lähinnä sijoittelun oikeellisuustarkistus. 19 On kuitenkin hyvä huomata, että kaikki sijoitteluun tallennettavat hakukohteet ovat sijoittelussa mukana sen päättämiseen saakka. Hakukohde voi täyttyä milloin vain sijoittelun aikana, eikä siihen enää tule tämän jälkeen muutoksia, mutta se ei poista tällaista hakukohdetta sijoittelusta. 20 Tästä poikkeuksena vain tilanne, jossa hakijalle on jo ilmoitettu alempaan kohteeseen hyväksymisestä ja tarjottu mahdollisuus opiskelupaikan vastaanottamiseen sitovasti, mutta hakija ei ole vielä reagoinut tähän ottamalla paikan vastaan ehdollisesti tai sitovasti. Tähän liittyviä sääntöjä on kuvattu tarkemmin opiskelupaikan vastaanottamisen yhteydessä. 8

9 sijoitteluun ja hakija on tullut näiden mukaisesti hyväksytyksi sijoittelussa korkeimmalle mahdolliselle hakutoiveelleen 21, tarjotaan hänelle mahdollisuutta ottaa opiskelupaikka vastaan sitovasti. Sijoittelun toisessa vaiheessa, eli sen jälkeen kun kaikkien hakukohteiden tulokset on tallennettu järjestelmään, voi hakija ottaa paikan johon on tullut hyväksytyksi joko ehdollisesti tai sitovasti. Ehdollisen paikan vastaanoton voi myös muuttaa sitovaksi. Ehdollinen paikan vastaanotto on tarpeellinen, jotta hakija voi odottaa varasijalta nousua yli paikan vastaanottoon varatun ajan kuitenkin varmistaen opiskelupaikan jos varasijanousua ei tapahdu. Sijoittelun toisessa vaiheessa tilanteessa, jossa hakijalle on annettu mahdollisuus paikan sitovaan vastaanottamiseen ja tämän paikan vastaanottamiseen on vielä aikaa, mutta hakija ei ole paikkaa vielä vastaanottanut, ja hakija nousee varalta ylempään kohteeseen, voi hakija valita kumman paikan ottaa vastaan. Alemman paikan voi ottaa vastaan vain sitovasti ja ylemmän myös ehdollisesti, mikäli hakija on varalla vielä ylempiin kohteisiin. Paikan vastaanottamisen 22 voi tehdä joko sähköisesti Opintopolussa (vahvasti tunnistautuneena rekisteröitynyt henkilö) tai ilmoittamalla vastaanottamisesta kirjallisesti oikeaan korkeakouluun. Jos hakija tekee ilmoituksen kirjallisesti, tulee korkeakoulun virkailijan kirjata vastaanottotieto myös Opintopolkuun kahden arkipäivän kuluessa ilmoituksen saapumisesta. TAULUKKO: Opiskelijan opiskelupaikan vastaanottamisen vaihtoehdot eri tilanteissa Hakijan tilanne Hakija on hyväksytty ensisijaiselle hakutoiveelleen tai ylempien toiveiden tulokset ovat sijoittelussa eikä hakija ole niissä varalla Hakija ei ole tullut hyväksytyksi yhdessäkään hakutoiveessaan Hakija on hyväksytty jollekin hakutoiveelleen, mutta hänellä on vielä ylempiä toiveita, joiden tuloksia ei ole sijoittelussa Hakija on hyväksytty jollekin hakutoiveelleen, mutta hän on varalla ylempään tai ylempiin hakutoiveisiinsa eikä kaikkien hakukohteiden tuloksia ole tallennettu sijoitteluun Hakija on hyväksytty jollekin hakutoiveelleen ja hän on varalla ylempään tai ylempiin hakutoiveisiinsa ja kaikkien hakukohteiden tulokset on tallennettu sijoitteluun Hakija voi ottaa opiskelupaikan vastaan ehdollisesti Ei Ei Ei Ei Kyllä Hakija voi ottaa opiskelupaikan vastaan sitovasti Kyllä Ei Ei Ei Kyllä Jos hakija ottaa paikan vastaan sitovasti, peruuttaa tämä vastaanottaminen kaikki muut hakutoiveet automaattisesti. Samalla sitova vastaanotto lukitsee opiskelupaikan hakukohteesta kyseiselle henkilölle sijoittelussa. Jos taas hakija ottaa paikan vastaan ehdollisesti, jää hän edelleen odottamaan ylempien 21 Hakukohde, johon hakija hyväksytty on joko hakijan ensisijainen toive tai kohden jonka yläpuolella ei ole kohteita joihin hakija on varalla, tai joiden tuloksia ei ole vielä tallennettu järjestelmään. 22 Hakijan tulee ottaa opiskelupaikka vastaan syksyn 2014 yhteishaussa viimeistään ja kevään 2015 yhteishaussa viimeistään

10 hakutoiveidensa tilanteen etenemistä. Mikäli hakijan tilanne ei muutu ylemmissä hakutoiveissa, vahvistuu ehdollinen paikan vastaanotto automaattisesti sitovaksi sijoittelun päättyessä. Jos taas hakija tulee varasijalta hyväksytyksi ylemmälle hakutoiveelleen, peruuntuu aiempi ehdollinen vastaanottaminen automaattisesti, eikä aiemmin ehdollisesti vastaanotettua paikkaa ei voi enää ottaa vastaan. Peruuntuva vastaanotto ei myöskään automaattisesti siirry ylemmälle hakutoiveelle, vaan hakijan on otettava aina kantaa kuhunkin hakukohteeseen erikseen eli otettava paikka johon varasijalta nousi vastaan sitovasti tai halutessaan ehdollisesti, mikäli hakijalla on vielä ylempiä hakukohteita, johon varalla. Jos hakija ei ota opiskelupaikkaa vastaan määräaikana, katsotaan paikka peruuntuneeksi. Opintopolkuun toteutetaan myös mahdollisuus sähköiseen läsnäoloilmoittautumisen tekemiseen. Tämä toiminnallisuus on kuitenkin mahdollinen vain sellaisissa tapauksissa, joissa ilmoittautumiseen ei liity mitään maksuja, eli palvelee käytännössä vain ammattikorkeakouluja. Jos hakukohteella on Opintopolussa tapahtuva sähköinen ilmoittautuminen, voi hakija siirtyä tekemään sen välittömästi otettuaan paikan vastaan sitovasti. Hakija voidaan myös ohjata tekemään ilmoittautuminen korkeakoulun omaan järjestelmään paikan vastaanottamisen jälkeen. Tällöin hakukohteelle tallennetaan tieto korkeakoulun järjestelmään ohjaamisesta sekä osoite, jonne istunto siirretään. Korkeakoulujen yhteistä ilmoittautumispalvelua valmistellaan osana RAKETTI hanketta. 23 Kunkin hakukohteen kohdalla korkeakoulu ottaa kantaa siihen, halutaanko kohteeseen valita opiskelijoita poissaolevaksi ilmoittautuvien tilalle. Normaalisti sijoittelussa nostetaan henkilöitä automaattisesti varalta peruuntuvien hyväksyttyjen tilalle sekä niiden tilalle, jotka eivät ota tarjottua opiskelupaikkaa vastaan. Poissaolevaksi ilmoittautuvien tilalle valintaa ei oletusarvoisesti tehdä, mutta korkeakoulu voi valita myös tämän toiminnon käytettäväksi. Näissä hakukohteissa on aina merkittävä kullekin hakijalle myös ilmoittautumistieto järjestelmään. Prosessin päätösvaihe Sijoittelu päätetään opetus- ja kulttuuriministeriön ilmoittamana ajankohtana 24. Sijoittelun päättyessä kunkin hakukohteen täyttäminen päättyy ja kaikki varasijat peruutetaan automaattisesti. Mikäli hakija ei ole vielä reagoinut hänelle tarjottuun opiskelupaikkaan ja vastaanottoaika on edelleen käynnissä, huomioidaan kyseiset hakijat normaalisti edelleen sijoittelun päättymisen jälkeenkin. Korkeakouluille avataan vuorokautta ennen sijoittelun päättymistä mahdollisuus lisätä aloituspaikkoja sellaisiin koulutuksiinsa, joiden osalta korkeakoulu arvioi, että poissaolevaksi ilmoittautumisen ja toisaalta kokonaan paikan vastaanottamatta jättämisen seurauksen opiskelupaikkoja ei saada muuten täyteen sijoittelun kuluessa. Korkeakoulun tulee aina ottaa kaikki tätä kautta hyväksyttävät henkilöt opiskelijoiksi riippumatta siitä, mikä on heidän määränsä suhde alkuperäiseen aloituspaikkamäärään verrattuna. Korkeakoulut voivat järjestää varsinaisen yhteishaun sijoittelun päättymisen jälkeen lisähakuja opetus- ja kulttuuriministeriön antaman aikakehyksen sisällä. Lisähaun saa järjestää sellaiseen koulutukseen, jonka kaikkia aloituspaikkoja ei ole saatu täytettyä varsinaisessa yhteishaussa. Jos lisähaku järjestetään, tulee siinä hyväksyä ainakin yksi hakija Kevään 2014 yhteishaussa tämä ajankohta on ja kevään 2015 yhteishaussa

11 Lisähaku on aina koulutuskohtainen. Näin ollen hakijan tulee täyttää oma hakemus kuhunkin lisähaun kohteeseen, johon hän hakee. Lisähaun hakutoivemäärää ei ole rajoitettu, vaan hakija voi hakea niin moneen lisähaun hakutoiveeseen kuin haluaa. Lisähaussa ei ole hakukohteiden välistä sijoittelua. Lisähaku kuuluu kuitenkin asiallisesti yhteishakuun, joten sitä koskee yhteishaun periaate, jonka mukaan sama hakija voi ottaa paikan vastaan vain yhdestä yhteishakuun kuuluvasta koulutuksesta. Prosessiin liittyviä erityishuomioita Tähän osaan on koottu huomioita erityiskysymyksistä, jotka sivuavat prosessia. Opiskelijavalintarekisteri Opintopolku toimii paitsi haku- ja valintajärjestelmänä, myös laissa tarkoitettuna opiskelijavalintarekisterinä. Rekisterinpitäjänä on Opetushallitus. Korkeakoulut ovat vastuussa rekisteriin tallentamiensa tietojen oikeellisuudesta. Korkeakoulujen tulee tallentaa opiskelijavalintarekisteriin tiedot kaikkien hakuväylien kautta hyväksytyistä henkilöistä riippumatta siitä, onko haku ja valinta toteutettu Opintopolun palveluita käyttäen. Opintopolun arkkitehtuuri perustuu hakemusten hallintaan. Koosteinen palvelukokonaisuus eroaa korkeakoulujen nykyisistä opiskelijavalintarekistereistä huomattavasti, sillä rekisteri kokoaa tiedot useista eri palveluista. Osittain tiedot saadaan myös kolmannen osapuolen ylläpitämästä rekisteristä (esimerkiksi ylioppilastutkintorekisteri, korkeakoulujen suoritustiedot VIRTA-tietovarannosta, henkilötiedot väestörekisteristä, jne.). Yhteydet eri rekisterin välillä toimivat osin jatkuvasti ja osin kertatiedonsiirtojen varassa. Tapahtumaloki Kunkin palvelun tapahtumat kirjautuvat tapahtumalokille. Käytännössä kirjattavia asioita ovat hakijan tekemät toimenpiteet, virkailijan tekemät toimenpiteet sekä järjestelmätoimenpiteet. Kirjattavat asiat voivat vaihdella palveluittain, mutta yleisperiaatteena kaikki vaikuttavat toimenpiteet tallennetaan. Olennaisimmat toimenpiteet (esimerkiksi hakemukselle tehtävät muutokset, tietojen päivittäjät jne.) tuodaan näkyville virkailijan käyttöliittymässä. Tilastot ja raportit Opintopolkuun toteutetaan erilaisia operatiivisia raportteja, joita voi käyttää prosessin eri vaiheissa. Raportit tulevat olemaan määrämuotoisia valmisraportteja. Näiden ohella toteutetaan raportointityökalu, joka mahdollistaa raporttitiedoston muodostamisen esimerkiksi.csv-muotoisena. Raportointityökalun avulla virkailija voi valita vapaammin tiedot, joita kulloinkin tarvitsee. Raportointityökalun käytettävyydessä voi olla eroja eri palveluiden välillä. 11

12 Tilastot saadaan jatkossa Vipunen-tietovarannosta. Arkistointi Hakijoiden hakemukset arkistoidaan säädetyksi ajaksi. Tarkempi arkistointiratkaisu on vielä toistaiseksi määrittelyssä. Mitä hakijalle näytetään prosessin eri vaiheissa? Hakijalla on mahdollisuus seurata opiskelijavalintaprosessinsa etenemistä, mikäli hän rekisteröityy Opintopolun käyttäjäksi vahvasti tunnistautuneena. Hakijan henkilökohtaiset palvelut toteutuvat osittain jo 2014, mutta täydentyvät vielä jatkokehitysvaiheessa. Hakijan mahdollisuudet ovat: Ennen hakua: - Tutustua koulutustarjontaan, ja tallentaa koulutuksia muistilistalleen ( Oma Opas ) - Muokata henkilö- ja yhteystietojaan Hakuvaiheessa: - Jättää hakemuksensa, ja nähdä aktiivisen hakulomakkeensa - Muokata hakutoiveitaan (ja hakemustaan yleisestikin) hakuajan kuluessa - Nähdä tieto liitteidensä saapumisesta korkeakouluun (kk:n vastaanottomerkintä) - Nähdä korkeakoulukelpoisuustietonsa (rekisteristä saatava/virkailijan tallentama) - Nähdä tieto Opintopolun käytettävissä olevista arvosanatiedoistaan Valintojen aikana - Nähdä tieto valintakokeeseen kutsumisesta, jos hakukohteessa käytetään valintakoekutsuja - Nähdä tilanteensa kussakin hakutoiveessaan kunkin valintatapajonon mukaan (hakijalle näytetään tilanne siitä lähtien, kun jono siirretään sijoitteluun) - Ottaa opiskelupaikka vastaan sähköisesti saatuaan tiedon hyväksymisestä - Ilmoittautua läsnä- tai poissaolevaksi (jos hakukohteessa on tämä mahdollisuus) Erilaiset valinnan tilat valintaprosessin aikana Hakija saa palveluissa useita erilaisia tiloja, joilla hänen kuvataan hänen asemaansa suhteessa valintaprosessiin kussakin palvelussa. Tilat ovat KSHJ:ssä palvelukohtaisia, ja joissain tapauksissa palvelu voi käyttää vielä hakijan tilaa tarkempaa tilatietoa kuvaamaan tämän suhdetta palvelun tuottamaan 12

13 toimintaan. Esimerkiksi sijoittelupalvelussa on käytössä sekä hakijakohtainen tila että jonokohtainen tila kuvaamaan hakijan asemaa kussakin valintatapajonossa. Valintapalvelussa suoritettavan valintalaskennan seurauksena hakijat asetetaan valintatapajonoihin keskinäisessä järjestyksessä. Kaikki hakijat saavat tilakseen joko hyväksyttävissä tai hylätty riippuen valintamenestyksestään. Kaikki vähimmäisehdot täyttävät hakijat ovat siis tässä vaiheessa hyväksyttävissä. Sijoittelupalvelussa hakija voi saada seuraavia tiloja: - Kesken: Hakukohteen tulosta (valintaehdotus) ei ole vielä siirretty sijoitteluun - Hylätty: Hakija ei täytä valintaperusteiden mukaisia hyväksyttävyyden minimiedellytyksiä, eikä häntä voida missään tilanteessa hyväksyä hakukohteeseen - Hyväksyttävissä: Hakija voidaan hyväksyä hakukohteeseen (ennen sijoittelun alkamista, tila kaikilla hyväksyttävissä olevilla hakijoilla valintapalvelusta siirrettävissä jonoissa) - Hyväksytty: Hakija on hyväksytty tähän hakukohteeseen (ei ole hylätty, sijoittuu aloituspaikkamäärän mukaiseen joukkoon parhaiten sijoittuneista ja hänellä ei ole enää ylempiä hakutoiveita kesken) - Peruuntunut: Hakutoive on peruuntunut (hakija on hyväksytty ylemmälle hakutoiveelle tai hakukohde on täyttynyt peruuttaen varallaolot tai hakija ei ole reagoinut määräaikaan mennessä tarjottuun opiskelupaikkaan) - Perunut: Hakija on ilmoittanut, ettei ota tarjottua opiskelupaikkaa vastaan - Peruutettu: Korkeakoulun virkailija on peruuttanut hakijan hyväksymisen kohteeseen - Varalla: Hakija on ollut hyväksyttävissä ennen sijoittelun käynnistymistä, mutta ei ole tässä vaiheessa sijoittumassa jonosijallaan aloituspaikkamäärän mukaiseen parhaiden joukkoon. Tiloihin voi liittyä vielä tarkentavia määreitä. Esimerkiksi hyväksytty hakija voi saada vielä tarkentavan tiedon otettuaan opiskelupaikan vastaan sitovasti tai ehdollisesti sekä tarvittaessa ilmoittauduttuaan läsnätai poissaolevaksi. Vastaavasti hylätty tai peruuntunut hakija voi saada perusteen tilalleen. Hakijalle näytetään osittain näistä poikkeava tilatieto prosessin aikana. Hakijalle näytettävä tila on aina kesken kaikissa niissä hakutoiveissa, joiden tuloksia ei ole tallennettu sijoitteluun. Samoin näytettävä tila on kesken, jos korkeakoulu on halunnut julkaista tiedon hakijalle muuna ajankohtana kuin tuloksen valmistuessa sijoittelusta. Opiskelupaikasta tehdyn päätöksen purkaminen Prosessin aikana voi tulla tilanteita, joissa korkeakoulu purkaa jo tekemänsä hyväksymistä koskevan päätöksen. Tämä voi tapahtua joko ehdollisen valinnan raukeamisen kautta tai vaihtoehtoisesti peruuttamalla myönnetty opiskeluoikeus esimerkiksi väärän tiedon antamisen vuoksi tai SORA-menettelyn kautta. Mikäli korkeakoulu peruu hyväksymistä koskevan päätöksen, tulee sen korjata opiskelijavalintarekisterissä oleva hakijan hyväksymistieto viivytyksettä. Jos peruminen tapahtuu sijoittelun edelleen jatkuessa, voi hakija tulla hyväksytyksi alemmalle hakutoiveelleen valintamenestyksensä niin salliessa. 13

14 Mikäli sijoittelu on jo päättynyt, on peruminen merkittävä opiskelijavalintarekisteriin niin ikään viivytyksettä. Tällöin hakijaa ei pyritä automaattisesti sijoittamaan alemmalle hakutoiveelle, mutta on suositeltavaa, että seuraavana hakutoivejärjestyksessä oleva korkeakoulu, jonne hakija voidaan hyväksyä, ottaisi hänet opiskelijaksi. Tämä korjaus on tehtävä rekisteriin manuaalisesti, ja se edellyttää keskustelua kyseisten korkeakoulujen välillä. Perutun hakijan tilalle voidaan ylemmässä toiveessa nostaa sellainen hakija, joka ei ole vielä ottanut opiskelupaikkaa vastaan toisaalta. Oikaisumenettely Korkeakoulujen opiskelijavalintoja koskevan lainsäädännön mukaan hakijalla on oikeus hakea oikaisua opiskelijaksi ottamista koskevaan päätökseen. Tämä on ainut erikseen määritelty päätös, joka korkeakoulun on näin ollen tehtävä prosessin aikana. Tarkempi menettely poikkeaa lain mukaan jonkin verran sektorien välillä. Oikaisua voi kuitenkin aina hakea vain päätökseen. Korkeakoulun tulee myös aina tehdä itseoikaisu, mikäli se havaitsee tehneensä virheen hakijan asiassa. Itseoikaisu ei vaadi hakijan toimenpiteitä. KSHJ:n prosessissa korkeakoulu voi tehdä päätöksiä useissa eri vaiheissa. Oikaisumenettely voidaan kohdistaa mihin tahansa päätökseen, joka vaikuttaa hakijan mahdollisuuksiin saada haluamansa opiskelupaikka. Ensimmäinen valintaan ja hylkäämiseen liittyvä koko hakukohdetta koskeva päätöspiste on hakukohdekohtainen arvostelusta päättäminen, eli valintaehdotus. Tässä yhteydessä korkeakoulu voi tehdä päätöksen hakukohteen valintamenettelystä siten, että valintaperusteiden mukaisia ehtoja täyttämättömät hakijat hylätään ja muut hakijat asetetaan menestyksensä mukaisesti keskinäiseen järjestykseen. Vaikka sijoittelun vuoksi tässä vaiheessa ei vielä hyväksytä ketään, vastaa tämä vaihe parhaiten nykyisiä hakukohdekohtaisia valintapäätöksiä. Hakijalle tämä tarjoaa mahdollisuuden hakea oikaisua nimenomaan valintamenettelyn arvostelua koskien. Periaatteessa valintapäätös syntyy sijoittelun jälkeen, kun hakija hyväksytään hakukohteeseen. Sijoittelun jatkuvuus tarkoittaa kuitenkin sitä, että käytännössä yhden hakukohteen hakijoiden tulokset valmistuvat eri aikoina. Oikaisuajan pitäisi tällöin olla hakijakohtainen tai vaihtoehtoisesti sellainen, että se päättyisi kaikissa tapauksissa vasta sijoittelun päättyessä elokuun puolivälissä. Tämä ei välttämättä ole korkeakoulun toiminnan kannalta mielekästä. Useissa tapauksissa ensimmäisen sijoittelun jälkeinen hakukohteen valintaesitys tulee muuttumaan vielä paljonkin ennen lopullista kohteen täyttymistä. Käytännössä toinen päätöspiste voisi olla tilanne, jolloin kaikkien hakukohteiden tulokset on tallennettu sijoitteluun. Tämän jälkeen kaikkien hakijoiden lähtötilanne on selvillä, ja muutoksia tulee enää hakijoiden ratkaisujen myötä. Oikaisumenettelyn tehokkuuden kannalta on parempi kohdistaa mahdollisuus sellaisiin relevantteihin päätöspisteisiin, joissa hakukohteen hakijat ovat keskenään samassa tilanteessa. Korkeakoulut käsittelevät oikaisumenettelyyn liittyviä kysymyksiä tarkemmin korkeakoulujen asiakaspalveluryhmässä. Hakijoiden asiakaspalvelu Korkeakoulut toteuttavat hakijoiden asiakaspalvelun keskenään sopimallaan tavalla. Opetushallitus ei tarjoa suoraan hakijoille kohdistettua palvelua. 14

15 Opetushallitus huolehtii järjestelmän teknisestä toimivuudesta. Samoin Opetushallitus huolehtii korkeakoulujen virkailijoiden koulutuksesta sekä tuesta prosessin aikana. Korkeakoulujen asiakaspalveluratkaisun peruslinja on, että hakija on yhteydessä erikseen jokaiseen yliopistoon, johon hakee. Ammattikorkeakouluhakukohteiden osalta asiakaspalvelun hoitaa ensisijaisen amk-hakutoiveen ammattikorkeakoulu. Kehittäminen ja ylläpito Opetushallitus tilaa palveluiden teknisen ylläpidon ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Ylläpitoon liittyvä asiointi hoituu aina Opetushallituksen kautta. Kehittämistä ja ylläpitoa koskien tehdään tarkempi malli ennen KSHJ:n käyttöönottamista. 15