Khall , hyväksytty TALOUDENHOITOA JA HENKILÖSTÖN ASEMAA YM. KOSKEVAT TÄYDENTÄVÄT OHJEET

Transkriptio

1 Khall , hyväksytty LAPINLAHDEN KUNTA TALOUDENHOITOA JA HENKILÖSTÖN ASEMAA YM. KOSKEVAT TÄYDENTÄVÄT OHJEET 1. Talousarvio 1.1. Talousarvion valmisteluohje Talousarvion valmistelua varten hallintokunnille annetaan valmisteluohje ja aikataulu, jonka kunnashallitus hyväksyy. Se sisältää ohjeellisen raamibudjetin hal lintokunnille samalla tarkkuustasolla, millä valtuusto päättää talousarvion määrärahoista taikka muutoin määritellyn menojen, tulojen ja/tai nettomenojen kasvun rajan. Lisäksi kunnanhal litus antaa ohjeet toiminnallisten tavoitteiden määrittämiseksi. ja muut harkitsemansa ohjeet. Har kintansa mu kaan kunnan hal li tus ennen val mis te luohjeen antamista voi viedä seuraavan vuoden talous arvioperusteet kunnanvaltuustoon keskusteltavak si. Talousarvion valmistelun ohjeistamisen työstää talous sihteeri ja ohjeistus raamiesityksineen käsitellään riittävän laajasti johtoryhmässä kunnanjohtajan johdol la. Talousarvion valmisteluohjeen perus teella teh ty tulos- ja rahoituslaskelma sisällytetään valmisteluoh jeeseen. Laskelmassa määritellään investointiosan nettosuuruus. Valmistelun helpottamiseksi taloustoimisto syöttää ATK-järjestelmän taloussuun nit teluohjelmaan tiedot vakinaisen henkilöstön pal koista edellisen vuoden tieto jen perusteella ja laskee palkka- ja sosiaalikulumäärä rahat tiedossa olevien so pimusperusteiden mukaisesti huomioiden tule van vuoden palkankorotukset arvion mu kaisesti. Hallintokunnille annetaan listaus, mistä il menee miten palkkamäärärahat muodostuvat. Hallintokunnille annetaan tarvittavat ohjeet talousarvioesityksen syöttämiseksi ATK-järjestelmään Talousarvioesitykset Hallintokuntien tulee osastopäällikön johdolla tehdä talousarvioesitys kunnanhallitukselle valmisteluohjeessa määritellyssä aikataulussa. Hallintokuntien esitykseen sisällytetään käyttösuunnitelma määrärahojen osalta syötettynä ATK-jär jestelmään kirjanpidon antamien teknisten ohjeiden mu kaisesti. Hallintokuntien tulee tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa ATK-järjestelmään syötettyjä palkkaustietoja. Hallintokunnan talousarvioesityksen tulee sisältää ai nakin seuraavaa: - selkeät toiminnalliset tavoitteet ja tunnusluvut, sekä mittarit tavoitteiden toteutumisen mittaamiseksi - alustavan käyttösuunnitelman mukaiset osamäärärahat syötettynä ATK-järjestelmään - yhdistelmä määrärahoista siten eriteltynä, että siitä ilmenee menojen, tulojen ja nettomenojen yhteismäärät riittävästi eriteltynä. - tarvittaessa sanalliset perusteet erillisenä valtuus ton hyväksymistasoa tarkemmalla tasolla - lomakkeella esitetään talousarviovuoden ja sitä seu raavan kahden seuraavan suunnitteluvuoden menot, tulot ja nettomenot - hallintokunnan ehdotukset investointiosaan Hallintokunnan talousarvioesityksen tulee perustua lautakunnan/johtokunnan käsittelyyn. 1

2 Investointiosan valmistelu Taloussihteeri kokoaa hallintokuntien esityksistä ja muutoin esille tulleista investointiosaan kuuluvista hankkeista investointiohjelman, joka työstetään johto ryhmässä kunnanjohtajan johdolla. Investointiohjelman valmistelussa taloussihteerin apuna toimii tekninen johtaja Talousarvioesityksen valmistelu kunnanhallitukselle Taloussihteeri kokoaa hallintokuntien esityksistä ta lousarvioyhdis telmän, jota työstetään kunnanjohtajan johdolla johto ryhmässä ennen kunnanhallituksen käsitte lyä. Vastaavalla tavalla työstetään myös investointi- ja rahoitusosa. Taloussihteeri käy tarvittaessa neuvot teluja hal lintokuntien edustajien kanssa. Taloussihteeri valmistelee selvityksen ja katsauksen talousarviovuoden ja taloussuunnitelmavuosien yleisistä perusteista, jossa on selvitys mm. yleisen taloudellisen tilanteen, kuntatalouden, verotulojen ja valtionosuuksien kehityksestä sekä katsaus valtion budjettiehdotuksen vaikutuksista kuntatalouteen. Yleisiin perusteluihin tulee sisällyttää myös selvitys talousarvioesityksen vertailtavuudesta aiempiin vuosiin ja tiivistelmä keskeisistä resurssitaikka järjestämistavan muutoksista, jotka sisältyvät talousarvioesityksiin. Talousarvioesitykseen sisällytetään konserniohjaus, jossa määritellään konserniin kuuluvien tytäryhteisöjen toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet suhteessa kuntakonserniin. Ohjeisiin sisältyy määräys mahdollisesta tuloutusvelvollisuudesta. Mikäli hallintokuntien esitykset eivät ole pysyneet annetussa raamissa tai menokasvukehyksessä, voi kunnanhallitus palauttaa talousarvion uuteen valmisteluun, jolloin määritellään uusi aikataulu. Kunnanhallituksen käsittelyyn tuleva talousarvio koo taan pääosiltaan samaan muotoon ja laajuuteen, kuin se menee valtuuston päätettäväksi. Kunnanhallitus päättää valtuuston päätettäväksi menevän talousarvion sisällöstä Talousarvion hyväksyminen Kunnanvaltuusto hyväksyy talousarvion, sekä taloussuun nitelman kolmelle vuodelle ennen talousarviovuoden al kamista. Ta lousarvio hyväksytään talousarvioasetelman mu kai sella määrärahatasolla. Talousarvio muodostuu toiminnallisista tavoitteista, tunnusluvuista ja mittareista sekä seuraavista numeromuotoisista osista: - käyttötalousmenot ja -tulot - rahoitusmenot ja -tulot - investointimenot ja -tulot - tuloslaskelma - rahoituslaskelma Lisäksi talousarviossa voi olla myös ohjeellisia ta voitteita ja tunnuslukuja sekä informatiivisia tunnuslu kuja ja perusteluja Talousarvioesityksen julkistaminen Talousarvioesitys julkistetaan viranhaltijoiden toimes ta siinä vaiheessa, kun kunnanhallituksen päätettäväksi annetaan talousarvioesitys virkamiesten valmistelemassa lopullisessa muodossa Käyttösuunnitelma 2

3 Sen jälkeen kun valtuusto on hyväksynyt talousarvion, antaa kunnanhallitus täytäntöönpano-ohjeen, joka huomi oiden hallintokuntien tulee vahvistaa talousarvion käyttösuunnitelma tehtäväalueelleen. Käyttösuunnitelman hyväksyy asianomainen lautakunta ja yleishallinnon osalta kunnanhal litus. Käyttösuunnitelmassa tulee kohdentaa valtuuston hyväk symät meno- ja tulomää rärahat vastuualueille sekä täs mentää tavoitteet vas tuu alueittain. Osastopäällikön tulee edelleen kohdentaa käyttösuunnitelmassa osoitettu osamääräraha vastuualueidensa tulosalueille ja tulosyksiköille ja/tai toiminnoille sekä täsmentää vas tuualueensa ja/tai tulosalueensa ja yksiköidensä tavoitteet. Lautakunnan ja osastopäällikön tulee saattaa hyväksymänsä käyttösuunnitelma tiedoksi omille yksiköilleen, sekä kunnanhallituk selle ja kirjanpitoon. Osastopäällikön tulee sopia kirjanpidon kanssa menette lystä, jolla käyttösuunnitelmassa kohdennetut osamäärä rahat kohdennetaan oikeassa muodossa ATK-järjestelmään Talousarvion sitovuus Talousarvion sitovuustasosta päättää kunnanvaltuusto hy väk sy mällä ti li kartan. Ta lou sarvion käyttötalousmäärä rahat hyväksyy valtuus to toimielin ja tulosaluetasolla, mikä merkitsee sitä, että ilman valtuuston lupaa ei saa poi keta hyväksytyis tä määrärahoista. Lautakunta ja yleishallinnon osalta kunnanhallitu s hy väksyy käyttötalousarvion osamäärärahat vähintään tu losyksikkö I tasolle. Tulosyksikkö II ja sitä alemmil le tasoille hyväksyttävien osamäärärahojen hyväksymisen voi lautakunta antaa osastopäällikön hyväksyttäväksi ja osastopäällikkö voi delegoida päätösvaltaansa alaisel leen. Yleishallinnon osalta kunnanhallitus voi edellä olevalla tavalla antaa päätösvaltaa hallintojohtajalle. Rahoitusosan talousarvion määrärahatasolla hyväksyy valtuusto. Investointiosan hyväksyy valtuusto hankekohtaisin mää rärahoin, joiden jakamisesta alemmille tasoille pääte tään seuraavasti: - Kunnanhallitus - Kiinteä omaisuus - Aineeton käyttöomaisuus - Kuntayhtymien osuudet - Tekninen lautakunta - Talonrakennus - Yhdyskuntapalvelut - Kukin hallintokunta päättää irtaimen omai suuden han kintaan hyväksytyn määrärahansa käy töstä huomioiden hankintapäätöksessä hankinta ohjeet Talousarvion noudattaminen M eno määrä ra haa ei saa ylit tää il man val tuus ton pää tös tä. Myös tu lo arvion to teutu mi sesta on huoleh dit tava. Ta l ous ar viol omakkeelle kirja tus ta sito vasta pe rus te lus ta ei saa poiketa il man valtuus ton pää tös tä. Talousarvioehdotuksen mukaiset palkkausmäärärahat ja niistä johtuvat sosiaa li- ja eläkevakuutus määrärahat sitovat toi mielimiä, mikäli valtuusto on ehdotuksen mukaisesti hyväksynyt talousarvion, eikä nii tä voi käy ttää muuhun tarkoitukseen il man valtuuston päätöstä Talousarviomäärärahojen lähtökohdat 3

4 Talousarvioon otetaan määrärahat siten, että ne mahdol listavat toiminnan täy si mää räise nä, henkilös tön p alk kau smenot lomarahoineen ja pal kanko ro tusvarauksi ne en. Mikäli edellä olevasta poiketaan, selvitetään asia käy ttösuunnitelmassa, johon asia kirjataan näkyviin Sisäiset ja ulkoiset menot, poistot, ALV Talousarvioon sisällytetään sekä ulkoiset että sisäiset määrärahat, jotka syötetään ATK-järjestelmään tilikar tan mukaisesti. Taloustoimisto laskee SUMU-poistot ja sisällyttää ne talousarvioon. Määrärahatarve huomioidaan ilman ALV:a. ALV.käsitellään kirjanpidossa erillisen ohjeen mukaisesti Pienhankintaraja Hallintosäännön 37 :n tarkoittama pienhankintaraja on euroa. Käyttömenoksi katsotaan em. rajaa pienemmät hankinnat sekä hankinnat, joiden käyttöikä on alle 3 vuot ta eikä sitä var ten ole erillistä määrä rahaa in vestoin tiosassa. Jos hankintaa ei kirjata käyttötalousmenoksi, tehdään siitä suunnitelman mukaiset poistot (sumu-poistot) Keskitetyt toiminnot, projektit Työ llistä mistä varten on keski tetty määräraha ylei s hal lin non tulos alueelle ja siihen sisäl tyy myös koulu lais ten ke sätyöllis tämisen määrära ha. Tämän määrärahan käytöstä vastaa työllistämisasioista vastaava viranhaltija. Keskitetysti hoidettavista tehtävistä aiheutuvat kulut hallintokeskus vyöryttää eri tulosyksiköille. Projektien kus tannuk sia ja tuloja seurataan yleishallinnon talousarviossa omana projekti-kohtana, ellei jonkin hallintokun nan koh dal le ole va rattu nimenomaista määrärahaa pro jektia var ten. Jo kaista projektia seura taan erillisenä hankkeena. Jos kesken vuoden pää tetään uudes ta projek tista, seura taan sen kustannuksia omana hank keena. Ta lous arviokate tulee osoittaa projek tipäätöstä tehtä es sä. Projek tien menot kirjataan eril lise nä tositesarja na Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta valtuustolle ei voida tehdä. Päätettäessä talousarvion muutoksesta, on myös tulos- ja rahoituslaskelma saatettava muutosta vastaavaan muotoon Vapautuvien vakanssien täyttäminen Mahdollisesti vapautuvat vakanssit täytetään ensisijai sesti sisäi sin järjestelyin. Sijaisten käyttämisessä noudatetaan pi dät ty vää linjaa ja palkkaus määrärahat si jaismää rärahoineen ovat edel lä kuvatulla tavalla si to via. Sijaisten käy tön periaat teista on käyt tösuunnitel man yh teydessä päätettävä huo mioiden käy tettä vissä ole vat määrärahat. Alle kahden viikon si jai suuksia ei pää sääntöi sesti täytetä. Kunnanhallitus voi antaa ohjeita vapautuvien vakanssien ja sijaisuuksien täyttömenettelystä talousarvion täytäntöönpano-ohjeissa taikka erillisellä päätöksellään. 4

5 7 2. Talousarvion seuranta Jokainen osastopäällikkö vastaa talousarvion jatkuvasta seurannas ta ja hänen tulee orga ni soida oman hallintokuntansa toiminnallisten ta voitteiden toteutumi sen ja suorit teiden sekä määrärahojen riittävä seuranta, rapor toin ti ja en nusteiden laadinta siten, että niiden perusteella voi daan tehdä myös koko kunnan kattavaa seuran taa ja toteu tumisennus tetta. Jo kaisen osastopäälli kön on laadittava viiden (5) ja yhdeksän (9) kuukauden talousarvion määrärahojen ja tavoitteiden toteutumisvertailut ja saatettava ne välittömästi tiedoksi seuraavaan oman lautakunnan, sekä suoraan kunnanhallituksen ja valtuuston kokoukseen. Mikäli talousarvion toteutumisseuranta tai ennusteet osoittavat, että jonkin yksikön toi minta ei pysy määrärahojen puitteissa, tulee osastopäällikön ja ao. lautakunnan ryhtyä sopeuttamistoi menpi teisiin hallinto kunnan sisällä. Ei rii tä, että vain tode taan määrärahojen ylittyvän. Taloussihteeri huolehtii talousarvion toteutumisen jatkuvasta seurannasta ja tekee joka kuukauden päättyessä seurantaraportin talousarvion toteutumisesta valtuustotasolla (käyttötalous ja investoinnit) ja tuloslaskelman, jotka saattaa viipymättä hallintojohtajan ja kunnanjohtajan tiedoksi. Kunnanjohtaja saattaa harkintansa mukaan raportit tiedoksi kunnanhallitukselle ja kehottaa vastaavia viranhaltijoita tarvittaessa ryhtymään toimenpiteisiin raportin johdosta. Kunnanhallitus voi talousarvioseurannan perusteella antaa hallintokunnille ohjeita sopeuttamistoimenpiteik si. 3. Hankinnat 3.1. Toimivalta hankinnoissa Hankinnoissa tulee noudattaa toimivaltaohjeita. Kunnan nimissä tapahtuva yksityiseen käyttöön menevä hankinta on kielletty. Käyttötalouden talous arvion määrära hoilla tehtä vistä hankin noista päättää se viranhalti ja, joka vastaa ko. yksikön talousarviosta, ellei jäl jempä nä olevasta euromääräi sestä rajaukses ta muuta johdu. Määriteltä essä han kin nan ar voa, on laskettava ko. tuotteen/tuote ryhmän tai pal ve lun vuoden kokonais-arvo. Lea sing-vuok raus rinnaste taan hankintaan ja suu ruus määritellään lea sing-sopimuksen kokonais arvon mu kaan. Li säksi on huo mioitava keskitetyt hankinnat, joi den osalta noudatetaan e ril lismenette lyä. Tarvittaessa taloussihteeri antaa lisäohjeita Toimivalta suurissa hankinnoissa Edellytyksenä hankintapäätöksen tekemiselle on, että tarkoitusta varten on käytettävissä hyväksytty määräraha. Hankintapäätöksen valmistelee ja esittelee se viranhal tija, joka vastaa ko. yksikön talousarviosta ja hankin tapäätöksen hyväksyy se viranhal tija, jolla on oikeus hyväksyä ko. yksikön laskut. Jos hankinnan arvo on yli , päätöksen tekee lautakunta, hallintokeskuksen osalta kunnanhallitus. Investointiosaan sisältyvät hankinnat valmistelee se viranhalti ja, joka on nimetty ko. hankkeesta vastaavak si ja hyväksyy osasto pääl likkö, ellei alla olevasta muuta johdu. Teknisen hallinnon toteut tamien hankkeiden osalta noudatetaan toimivaltarajoina seuraavaa (alv 0 %): 5

6 Asia päättäjä raja-arvo Normaali hankinta Osastopäällikkö enintään euroa Tekninen lautakunta yli euroa Suunnittelusopimukset Osastopäällikkö enintään euroa Tekninen lautakunta yli euroa Urakat Osastopäällikkö enintään euroa Tekninen lautakunta yli euroa Vesilaitoksen hankintoihin noudatetaan em. rajoja ja päätöksentekijä on teknisen lautakunnan sijaan vesiliikelaitoksen johtokunta. Pie nehköt suunnittelutyöt on ensisijaisesti to teutet tava osaston oma na virka työnä Keskitetyt hankinnat Kunnalla on terveyskeskuksen yhteydessä keskusvarasto, jonka kautta hoidetaan mahdollisuuksien mukaan myös muiden hallintokuntien käyttötaloustarvikkeiden han kinnat. Hallintokuntien tulee järjestää omien yksiköidensä han kinnat keskitetysti, mikäli useat yksiköt tarvitsevat samantyyppisiä tarvikkeita tai palveluja. Keskitettyä hankintaa järjestäessään hallintokunnan tulee tehdä yhteistyötä muiden hallintokuntien kanssa. Keskitettyjä hankintoja koordinoi taloussihteeri, joka avustaa hankintaan osallistuvia hallintokuntia tarjous kilpailun järjestämisessä. Keskitetysti toteutetaan ainakin seuraavat hankinnat: - Sivistystoimi - koulukyyditykset ja joukkoliikenteen järjes täminen - oppikirjat ja koulutarvikkeet - Ter veystoimi - terveyskeskuksen sairaala- ja hoitotarvik keet ja lää kkeet - elintarvikkeet - Hallintokeskus - ATK-laitteet, tarvikkeet ja -palvelut - toimistotarvikkeet - puhelimet - toimistokalusteet - vakuutukset - Tekninen toimi - polttoaineet - energia - materiaalit harkinnan mukaan 6

7 4. Hankinnoissa noudatettava menettely 4.1. Yleistä Hankinnalla tarkoitetaan tavarahankintojen ohella palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavat toimintaa ja urakalla teettämistä. Hankintalaki korostaa vapaata kilpailua sekä tarjousten tekijöiden tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua. Hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä hankittaessa katsotaan yhteishankintayksikön noudattaneen lakia julkisista hankinnoista. Lapinlahden kunta on tehnyt sopimuksen Suomen Julkishankinta Oy:n kanssa, jolloin tätä hankintakanavaa voidaan tarvittaessa käyttää. Hankinnassa on erotettava toisistaan kunnan hallintoelimen toimivalta (josta määräykset tämän ohjeen kohdassa 3), kilpailuperiaatteet sekä hankintasopimuksen tekemiseen liittyvät periaatteet. 4.2 Kynnysarvot Kansallisena kynnysarvona noudatetaan hankintalain 15 :ssä määriteltyjä arvoja kulloinkin voimassa olevia kynnysarvoja, (vuonna 2011 tavara- ja palveluhankinnoissa ym euroa, terveydenhoito-, sosiaali- ja koulutuspalvelujen yhteishankintana euroa sekä rakennusja käyttöoikeusurakoissa euroa). EU-kynnysarvona noudatetaan hankintalain 16 :ssä määritettyjä kulloinkin voimassa olevia kynnysarvoja (vuonna 2011 tavara- ja palveluhankinnoissa euroa sekä rakennus- ja käyttöoikeusurakoissa euroa) Kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa voidaan noudattaa kansallista hankintamenettelyä, josta on määräykset hankintalain 9 luvussa. Kynnysarvon alittava hankinta, kokonaisarvoltaan enintään euroa, voidaan toteuttaa hankintalain :ien mukaisesti neuvottelumenettelynä taikka suorahankintana, josta päättää se viranomainen, jonka toimivaltaan hankinnan hyväksyminen kuuluu, selvitettyään hankinnan yleisen hintatason. 4.3 Tarjouspyynnöt Kansallisen tai EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa tehdään kirjalliset tarjouspyynnöt. Tarjouspyyntöön tulee sisällyttää tilaaja- ja kohdetietojen lisäksi tiedot ainakin seuraavista asioista: 1. Rajaus tarjouksen sisällön muodosta ja esittämistavasta (kokonaistarjous, osatarjous, yksikköhintatarjous, valmiille lomakkeelle, suljettuna/avoimena, kirjeenä/faxina/sähköpostina, jne.) 2. Täsmällinen toimitusaika tai toimitusaikataulu tarjotusta tavarasta tai palvelusta. 3. Tieto tarjouksen sitovuudesta. 4. Tieto arvonlisäveron erottelemisesta. 7

8 5. Maininta siitä, pidättääkö tilaaja oikeuden hyväksyä tai hylätä osan tarjouksesta. 6. Maininta siitä, pidättääkö tilaaja itselleen oikeuden hylätä kaikki tarjoukset liian kalliina. 7. Maininta siitä, voiko tarjoaja saada korvausta tarjouksesta, vaikka se ei johtaisi tilaukseen. 8. Tieto tarjousten vertailun arviointikriteereistä ja niiden keskinäisistä painoarvoista, joiden perusteella valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.. 9. Tieto siitä, missä muodossa, minne ja mihin mennessä tarjous tulee toimittaa ja merkitä 4.4 Tarjousten vastaanotto Suljettuna saapuvan kirjeen päälle, jossa on maininta kirjeessä olevasta tarjouksesta, merkitään kirjettä avaamatta saapumispäivämäärä ja kellonaika. Suljettuna pyydetyt tarjoukset tulee avata yhtä aikaa ja hankinnasta päättävän viranomaisen päättämien henkilöiden toimesta. Tällöin avaustilaisuudesta laaditaan avauspöytäkirja, ja avattuun tarjoukseen merkitään päiväys ja jokainen läsnäolija varmentaa nimikirjaimillaan avatun tarjouksen. Avauspöytäkirjassa yksilöidään tarjouksen sisältö hinnan muodossa. Avauspöytäkirjassa luetellaan kaikki saapuneet tarjoukset ja mainitaan mahdollisesti myöhästyneet tarjoukset. Myöhästyneitä tarjouksia ei pääsääntöisesti huomioida, ellei siihen ole erityistä syytä, joka tulee tuolloin mainita avauspöytäkirjassa/vertailussa/päätöksessä. Faxina tai sähköpostina tehdyt tarjoukset on käsiteltävä siten, ettei niiden sisältö pääse kilpailijan tai ulkopuolisen tietoon Tarjousten vertailu, päätöksenteko, perustelut Tarjousten jättöajan päätyttyä tekee valmistelija tarjousvertailun, joka on käytettävissä päätöksentekijällä. Myös alkuperäiset tarjoukset kokonaisuudessaan on oltava päätöksentekijän käytettävissä. Hankintapäätöstä tehtäessä on valittava kunnan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto tarjouspyynnössä ilmoitetuilla kriteereillä arvioituna. 5. Lainanotto ja sijoitustoiminta 5.1. Lainan otto-oikeus Kunnanjohtajalla on oikeus päättää luoton ottamisesta talousarvion rahoituslaskelman osoittamaan enimmäismää rään s aak ka siten, että valuut taluottoa voi olla kor keintaan 20 % kunnan lainakannasta. Lainaa otettaessa rahoituslaitoksia kilpailutetaan Laina voidaan ottaa lyhytaikaisena kuntatodistuslainana taikka pitkäaikaisena velkakirjalainana Lainan kilpailutuksen valmistelee hallintojohtaja tai taloussihteeri. 8

9 5.2. Sijoitustoiminta Hallintojohtaja tai taloussihteeri päättää tilapäisestä rahavarojen sijoittamisesta rahalaitoksiin. Merkittävän sijoitustarpeen tullessa tulee pyytää kunnanhallitukselta toimintaohjeita sijoitustoimintaan. 5.3 Pankkitileistä päättäminen Hallintojohtaja tai taloussihteeri päättää pankkitilien avaamisesta ja lopettamisesta ja niihin liittyvien ehtojen hyväksymisestä. 6. Laskujen hyväksyminen Toi mielimen tulee mää rätä henki löt, jotka sen puoles ta hyväksyvät to sitteet. Lähtökoh tana tulee olla vastuun oikea koh den tu minen ja se, että o sas topääl likkö vastaa osastos taan koko naisuutena. Hy väk symiskäytännös sä voi daan huo mioida mm. keskitettyjen laskujen (mm. posti-, puhelin-, keskusvarasto- ym.las kut) jou stava käsittely. Tieto las ku jen hy väk sy jistä on toimi tet tava vä lit tömäs ti kir jan pi toon ja taloussihteerille. Laskujen hyväksyjistä tulee päättää vähintään kunnanvaltuuston toimikauden alkaessa ja aina, kun organisaatiossa tapahtuu muutoksia tai hyväksyjänä olevan henkilön tehtävänkuva muuttuu. Hyväksyjällä tulee olla myös varahenkilö. Hyväksyjän tulee tarkistaa, että menon suorittamiseen on määräraha ja merkittävä talousarvion menokohta, ellei vastaanottaja ole sitä jo merkinnyt. Vastaanottajan on tarkistettava, että lasku on muodol lisesti oi kea, ta vara, työsuoritus tai muu palvelus on vastaanote ttu ja on tilatun mukainen. Laskujen tarkastamis- ja hyväksymiskierto toteutetaan pääsääntöisesti sähköisenä toimintana. Meno ja tulo on kohdennettava oikealle meno- tai tu lo lajikoh dal le riip pu matta siitä, onko ko. alakohdalle avattu mää räraha. Tällöin on kuitenkin huomioitava, että ko. yksikön koko naistalousarvio ei ylity. Laskun tarkastamis- ja hyväksymismerkintä tehdään pääsääntöisesti sähköisessä järjestelmässä. Jos lasku ei ole sähköisessä kierrätysjärjestelmässä, tosite on varustettava hyväk sy mismer kin nällä (päi väys, hy väk syjän alle kirjoitus ja varmistauduttava, että tositteessa on tieto siitä mille talousarviotilille meno kirja taan). Vas taanotta ja na ja hy väksyjänä ei saa toi mia sama henki lö. Kunnan johtajalla, hallintojohtajalla ja taloussihteerillä on oikeus hy väk syä to sitteet koko talousarvion alueelta silloin kun varsinainen hyväksyjä on estyneenä tai muuta hyväksyjää ei ole määrätty. Matkalaskujen hyväksyminen: - osastopäälliköiden ja hallintojohtajan matka laskut hyväksyy kun nanjohtaja - kunnanjohtajan matkalaskut hyväksyy hallintojohtaja - tulosalueiden päälliköiden matkalaskut hyväksyy osa stopäällik kö. - projektityöntekijöiden matkalaskut hyväksyy henkilöstöjohtaja, mikäli projektia ei ole kohdennettu kunnan jollekin hallintokunnalle Matkalaskut on eriteltävä vähintään siten, että niistä voi ilman arvailuja todeta matkustuspäivän, reitin, matkan tarkoituksen ja pituuden sekä matkaan käytetyn ajan, mikäli laskute taan päivärahaa. Matkalaskut tehdään ja hyväksytään pääsääntöisesti M2-matkalaskutusohjelmassa. 7. Saatavien perintä 9

10 7.1. Yleistä Kunnan saatavat on laskutettava nopeasti ja perittävä tehokkaasti sekä taloudellisesti noudattaen lakia, tak soja ja sopimuksia Toimivalta saatavien perinnässä Kukin toimielin huolehtii toimialallaan, että kunnan tulot peri tään täysi mää räisinä ja ajallaan. Erityisesti on kiin ni tettävä huo miota sii hen, että eräpäivän jäl keen maksamatta olevia saatavia ryhdy tään viivytyksettä perimään. Perinnässä voidaan käyttää myös pe rin tä toi miston palve lu ja, joista on so vittava taloussih tee rin kanssa Laskutusjärjestelmä Laskutus hoidetaan ATK-järjestelmän reskontran kautta. Reskontran ulkopuolista laskutusta on oikeus tehdä ai noastaan hallintojohtajan tai taloussihteerin määräämän taloustoimiston viranhaltijan. Laskuttajina ovat seuraavat yksiköt: - Hallintokeskus - yleislaskutus - yritys- ja toimitilojen sekä maa-alueiden vuokrat - hallintokuntien menoiksi jaettavat keskitetyt talous- ja yleishallinnon kustannukset (posti- ja kopiomaksut, toimistotarvikkeet, ym) - henkilökuntaetuuksien periminen - lukion YO-kirjoitusmaksut - iltapäiväkerhomaksut - erillissopimuksiin perustuvat laskutukset - myytyjen palvelujen maksut osaston antamien laskutustietojen mukaisesti - Lapinlahden Kaskihovi Oy - Perheosasto - Terveysosasto - Sivistysosasto - vuokrat ja käyttökorvaukset - lasten, vanhusten ja vammaisten hoito- ja muut palvelut - terveyskeskusmaksut, hoitopäivämak sut ja hammashoitomaksut - ulkokuntalaisten käyntien kotikun talaskut - ruokahuollon maksut - kirjaston viivästymismaksut - vieraskuntalaisten oppi laiden koti kunnalta perittä vät kustannukset, jos niistä on sovittu - Tekninen osasto - vesi- ja jätevesimaksut - rakennus-, maa-aines-, ja ympäris tötaksan mukaiset maksut 7.4. Eräpäivä, viivästyskorko, liikasuoritus 10

11 Laskun eräpäivä määrätään pääsääntöisesti siten, että maksajalle jää kaksi viikko aikaa laskun lähettämises tä. Viivästyskorko merkitään laskuun ja korkoprosenttina käytetään korkolain mukaista viivästyskorkoa, ellei eri tyislaista muuta johdu. Alle 10 euron saatavia ei pääsääntöisesti laskuteta, vaan ne joko kootaan yhteen pitemmällä aikavälillä tai peritään käteisellä. Virheellinen lasku oikaistaan hyvityslaskulla. Liikasuoritukset palautetaan asiakkaalle viivytyksettä, ellei sitä voida käyttää vastaisen maksun ennakkomaksu na tai kunnalla ole oikeutta käyttää sitä kuittaukseen Perintä eräpäivän jälkeen Saatavien perinnässä käytetään pääsääntöisesti yhtä maksukehotusta, joka lähetetään viipymättä eräpäivän jälkeen, ei kuitenkaan yleensä ennen kuin on kulunut viikko eräpäivästä. Jokaiseen maksumuistutukseen lisätään 5 euron muistu tusmaksu ja viivästyskorko. Toistuvassa laskutuksessa viivästyskorko ja muistutus maksu voi daan periä seuraavan laskutuksen yhteydessä, joka näkyy viitetietona karhulaskulla. Mikäli maksusuoritus ei kata koko laskua, kohdennetaan käsilaskutuksessa osas uoritus ensisijaisesti koron ja viivästysseuraamusten suoritukseksi ja loppuosa pääoman lyhennykseksi. ATK-laskutuksessa ohjelma kohdentaa osasuorituksen pääomaan ja korko jää erikseen laskutettavaksi tai siirtyy korkolaskulle. Hallintojohtajalla tai taloussihteerillä on oikeus myöntää perustelluissa ta pauksissa lykkäystä maksujen suorittamiseen. Vastaava oikeus yrityssopimusten saataviin on kunnanjohtajalla. Suurehkojen saatavien lykkäyksistä päättää kunnanhalli tus. Maksujen viivästyessä voidaan ja tulee toimitukset tai palvelut keskeyttää erikseen sovittavien periaatteiden mukaisesti. Maksujen perinnässä tulee käyttää tarvittaessa puhelin perintää Kuittaus, pakkoperintä Saatava voidaan selvittää myös kuittaamalla se vastasaatavalla. Tällöin saatavan tulee olla erääntynyt ja perimiskelpoinen. Kuittauksen kannalta kuntaa pidetään yhtenä oikeussubjektina. Merkitystä ei siis ole sillä, minkä hallinnonalan velasta tai saatavasta on kysymys. Mikäli normaalilla perinnällä ei saada suoritusta ryhdy tään pakkoperintään. Jos saatava on perittävissä ilman tuomiota, saatetaan saatava ulosottoon perittäväksi. Muussa tapauksessa saatavaa peritään joko perintätoimiston kautta tai tuomiolla. Pakkoperintämenettelystä so vitaan taloussihteerin kanssa. Kunnalla on sopimus pe rintä toimiston kanssa. Yritystoiminnan sopimuksiin perustuvien saatavien pak kope rinnästä sovitaan kunnanjohtajan kanssa. Tapauksissa, joissa on kokemuksen perusteella epätoden näköistä pakkoperinnän onnistuminen, 11

12 voi hallintojohtaja tai taloussihteeri päättää, että pakkoperintään ei ryhdytä Saatavien poistaminen Kirjanpito Hallintojohtajalla tai taloussihteerillä on oikeus määrärahojen puitteissa poistaa tileistä ne saatavat, joita ei ole saatu peri tyksi tai joiden periminen ei muista syistä ole mahdol lista tai tarkoituksenmukaista. Taloustoimisto pitää luetteloa poistetuista saatavista siihen saakka, kun saatava on vanhentunut sekä huoleh tii perinnän jatkamisesta. Merkittävien saatavien vanheneminen on estettävä muistuttamalla velallista todis teellisesti Kirjanpitojärjestelmä Kirjanpidossa noudatetaan Kirjanpitolakia ja -asetusta. Tilipuitteena on kunnanvaltuuston hyväksymä talousar vioasetelma ja tilikartta sekä niiden perusteena olevat kirjanpitolautakunnan kuntajaoston suositukset. Kirjanpito järjestetään sillä tavoin tehtävä-, vastuu-, ja tulosalueisiin ja -yksiköihin ja tilien erittelyihin, että sen perusteella voidaan seurata talousarvion ja siihen perustuvien eri tasoilla hyväksyttyjen käyt tösuunnitelmien toteutumista ja saada kunnan toiminnas sa, johtamisessa ja tilastoinnissa tarvittavat tiedot. Järjestelmässä hyödynnetään ATK-ohjelmiin sisältyviä ominaisuuksia Seuranta ja raportointi Jokainen hallintokunta ottaa kirjanpidon ATK-järjestel mästä tarvitsemansa raportit ja huolehtii raportoinnis ta ja seurannasta toisaalla Talousarvio-kohdassa olevien ohjeiden mukaisesti. Keskitetystä raportoinnista huolehtii taloustoimisto. 9. Materiaalihallinto 9.1 Varastokirjanpito Kunnan kirjanpidossa tulee olla jokaisella kassavaroin hankitul la varastolla oma tilinsä.. Varastosta luovutuk set on kirjattava tileille kuukausittain. Jokaisella varsinaisella varastolla tulee olla oma eri llinen varastokirjanpito, joka on pidettävä ajan tasal la. Varsinaiset varastot on inventoitava vuoden vaihteessa ja tarvittaessa useammin. 9.2 Irtaimen omaisuuden luettelointi Poistonalaista irtaimistoa koskeva seuranta pidetään keskitetysti kirjanpidossa erillisen ATK-ohjelman avul la. Kunkin tulosyksikön tulee pitää hallussaan olevasta irtaimistosta luetteloa. Luettelo voi olla tulosyksikkö- tai huonekohtainen. Seuraavista irtaimistoryhmistä pidetään keskitettyjä luetteloja: 12

13 - ATK-laiteet ja käyttöoikeudet - puhelimet ja liittymät Irtaimistoluetteloon on sisällytettävä kaikki sellainen irtaimisto, jolla on useiden vuosien käyttöaika taikka hankinta-arvo on vähintään 500. Irtaimisto merkitään tai turvamerkitään soveltuvilla menetelmillä. Tulosyksikön vastaavan on tarkistettava ja nimikirjoituksellaan vuosittain varmennettava luettelon oikeellisuus ja ajan tasalla olo. Luettelojen oikeellisuutta seurataan osana sisäistä valvontaa. 9.3 Käytöstä poistettava irtaimisto ja irtaimiston myynti Kunnan hankinnat tulee tehdä siten, että varastoon ei kerry tarpeetonta irtaimistoa tai tarvikkeita. Mikäli tarpeetonta tai käytöstä poistettavaa irtaimistoa kertyy, on sen poistamisessa ja myynnissä noudatettava alla olevia ohjeita. Käytöstä poistettavan irtaimiston hävittämisen tai myyn nin periaatteista päättää osastopäällikkö huomioiden kunnanhallituksen, hallintojohtajan tai taloussihteerin mahdollisesti antaman erillisen ohjeistuksen. Keskitetysti luetteloitavan poistoon menevän irtaimiston osalta hävittämisestä päättää se, joka vastaa ko. toiminnasta huomioiden edellä tarkoitetut mahdolliset erilliset ohjeet. 10. Alitilittäjien kirjanpito Alitilittäjän on pidettävä sellaista kirjanpitoa kuin toiminnan laatu ja laajuus edellyttävät. Alitilittäjiä ovat ainakin seuraavat: puhelinvaihde (Lapinlahti ja Varpaisjärvi), terveyskeskuksen pkl, hammashuolto, kirjasto (Lapinlahti ja Varpaisjärvi), Jussinpihan päivähuoltola, Jussinpihan palvelukeskus, Varpaisjärven toimintakeskus, Alapitkän keittiö ja Varpaisjärven liikuntahalli. Alitilittäjä on velvollinen antamaan tilityksen määrä tyn aikataulun mukaisesti, vähintään neljännesvuosit tain. Mikäli kouluilla on luokkaretkitoimintaan tarkoitettuja ns. oppilaiden yhteisiä tilejä, tulee koulun rehtorin määrätä tilille rahastonhoitaja. Rahastonhoitajan on vuosittain lukuvuoden lopussa keväällä esitettävä selvitys tilitapahtumista joko kuitein tai muulla luotettavalla tavalla luokalle ja saatettava kirjallinen tieto selvityksestä myös rehtorille. Myös luokkaretkitoiminnan tilien tarkastamiseen voidaan soveltaa 11 kohdan 2 momentin määräystä. Hallintojohtaja tai taloussihteeri antaa tarvittaessa tarkemmat ohjeet ali tilittäjille. 11. Rahavarojen ja asiakirjojen tarkastus Jokainen hallintokunta järjestää hallinnassaan olevien rahavarojen ja asiakirjojen tarkastuksen riittävässä laajuudessa. Taloussihteerin tai hänen määräämänsä on tarkastettava vähintään kerran vuodessa kassojen ja pankkitilien va rat sekä alitilittäjien hallussa olevat rahavarat. Kunnanjohtajan, hallintojohtajan tai taloussihteerin vaih tuessa on suori tettava kassojen ja pankkitilien varojen sekä arvopape rien ja vakuuksien tarkastus. Alitilittäjän vaihtuessa on aina suoritettava kassantarkastus. 12. Kunnan avustusta saaneiden yhteisöjen tilinpäätöstiedot 13

14 Myöntävän viranomaisen on vaadittava avustusta saaneel ta yhteisöltä joko selvitys avustuksen käytöstä tai yleisavustuksien osalta tilinpäätös ja toimintakerto mus sekä muut tarvittavat selvitykset yhdistyksen toi minnasta ja taloudellisesta asemasta. Kunnanhallituksen myöntämien avustusten osalta asiaa valvoo hallintojohtaja tai taloussihtee ri. 13. SISÄINEN VALVONTA Sisäisen valvonnan määritys Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toi menpiteitä ja menetelmiä, joilla vaikutetaan toiminnan tuloksellisuuden (taloudellisuuden, tehokkuuden ja vai kuttavuuden) ylläpitämiseen, kehittämiseen, toimintojen jatkuvuuden turvaamiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, ere hdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn ja toteamiseen sekä varojen huolellisen ja taloudelli sen hoidon turvaamiseen. sisäinen valvonta on johtamis ta ja riskien hallintaa. Sisäiseen valvontaan kuuluu huolehtiminen siitä, että kunnan toiminnan tarkoitus ja asetetut tulostavoitteet ovat saatetut tiedoksi organisaation kaikille tasoille ja että asetettujen tulostavoitteiden toteutumista seu rataan. Sisäisen valvonnan keinoin varmistetaan myös yhteistoiminnan riittävyys organisaation kaikilla ta soilla Sisäisen valvonnan osa-alueet Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun, luo ttamushenkilöiden suorittamaan seurantaan ja kunnan johdon vastuulla olevaan sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa, toimintaan liittyvien työvaiheiden tai erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaa. Kukin esimies vastaa johtamansa toi minnan sisäisestä tarkkailusta, jolla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikea-aikaisesti, aiotulla ja hyväksytyllä tavalla osoitettujen resurssien rajoissa. Seuranta on luottamushenkilöille kuuluva osa sisäisestä valvonnasta. keskeistä siinä ovat velvoitteiden asetta minen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailu. Sisäinen tarkastus on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Se on tarkastustarkoituksessa teh tyä valvontaa. Sisäinen tarkastus tapahtuu kunnan joh don alaisuudessa Valvonnan painottuminen Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhalli tus. Kunnanjohtajan vastuulla on luoda edellytykset toimivalle sisäiselle valvonnalle. Osastopäällikkö vastaa, että osaston ja siihen kuuluvi en tulosalueiden ja -yksiköiden valvonta on toimivalla tavalla järjestetty. Hänen on huolehdittava toiminnal listen ja taloudellisten tavoitteiden seurantaa palve levan tiedonkulun ja raportoinnin järjestämisestä, jos ta talousarvion täytäntöönpano-ohjeessa annetaan tar kempia ohjeita. Hänen on myös huolehdittava valvonnan järjestämisestä ja hoitamisesta osastollaan myös henki löriskien ja omaisuuden vahinkoriskien osalta. Tilintarkastajan vastuulla on kunnan hallinnon ja ta louden tarkastusta tehdessään arviointi ja raportointi siitä, onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukai sesti ja toimivasti. 14

15 13.4. Sisäisen valvonnan toteutus 1. Henkilöstöhallinto Tarkkailun kohteina ovat palkka- ja palvelussuhdeasiat, työsuojelu, yhteistoimintajärjestelmät, henkilöohjauk seen ja -valvontaan liittyvät riskit. Palkkauksen perusteiden määrittämisestä on ohjeet hal lintosäännön 31 :ssä. Tarkemmat soveltamisohjeet antaa henkilöstöjaosto. Osastopäällikkö on velvollinen valvo maan, että hänen ja alaistensa tekemät palkkauspäätök set noudattavat henkilöstöjaoston antamia ohjeita. Palkka-asiamies valvoo koko kunnan osalta palkkauspää tösten oikeellisuutta ja tässä tarkoituksessa hänellä on oikeus tarkistaa kaikki palkkausta koskevat päätök set ja palkkojen maksatus tarpeellisilta osin. Myös kunnanjohtajalla on vastaava tarkastamisoi keus. Henkilöstöjohtajan tai hänen estyneenä ollessa hallintojohtajan tai taloussihteerin tulee tarkistaa ja nimikirjoituksellaan hyväksyä kuukausipalkkojen maksa tuslista ennen maksuaineiston pankkiin lähettämistä. Tuntipalkkaisten tai periodityötä tekevien palkanmaksun perusteena oleva lista tulee asianomaisen esimiehen tarkastaa ja hyväksyä ennen palkkojen maksatusta. Matka- ym. korvausten maksatus tulee perustua asianmu kaisesti hyväksyttyihin selvityksiin. 2. Viranhaltijapäätökset Viranhaltijapäätökset tehdään kirjallisena ja päätösten alkuperäiskappale arkistoidaan arkisto-ohjeen mukaises ti. Osastopäälliköt saattavat teke mänsä viranhaltijapäätökset välittömästi kunnanjohtajan tiedoksi sopimallaan tavalla. Osastopäälliköt antavat alaisilleen viranhaltijoille ohjeet, miten heidän tekemänsä päätökset saatetaan osas ton toi minnasta vastaavan tiedoksi. Pää tös ten nimeämi nen on tehtävä siten, että sii tä ilme nee riittävällä tarkkuu della, mitä pää tös kos kee, mutta nimeäminen ei saa si sältää "ei-jul kista" tietoa. Luettelo tehdyistä viranhaltijapäätöksistä pide tään yleisesti nähtävänä kuukausittain ilmoitustaululla ja tätä varten päätök sen tekijän on toimitettava joka kuu kauden ensimmäiseksi arki maanantaiksi arkistonhoita jal le luettelo edelliskuukauden aikana tekemistään pää tök sistä. Arkistonhoitaja huolehtii luettelon nähtävil le asettamisesta. Luettelon tulee sisältää kaikki teh dyt viranhaltijapäätökset, myös "ei-julkiset", joiden si sältöä ei kuitenkaan anneta nähtäväksi. Luettelo saatetaan myös asianomaisen lautakunnan tiedoksi. Sisäisessä tarkkailussa on kiinnitettävä huomiota aina kin seu raaviin seikkoihin: - onko päättäjä esteetön päättämään asiasta - mitä asioita on delegoitu ja edelleen dele goitu - onko päätökset tehty toimivallan rajoissa ja riittävästi perusteltuina - onko päätökset, joiden tulee olla nähtävil lä, olleet nähtävillä ja onko ne annettu tie doksi asianosaisille - miten päätös ja sen valmistelu tulee tiedok si asianomaiselle toimielimelle Sisäisen valvonnan selonteko Kunnanhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selko, miten sisäinen valvonta ja siihen liittyvä riskienhallinta on kunnassa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kunnanhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Selonteon valmistelu vastuutetaan eri tehtäväalueille siten, että osastopäälliköt valmistelevat 15

16 osaltaan selonteossa esitettävät tiedot sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestämisestä lautakunnalle kaksi kertaa vuodessa ja Lautakuntien hyväksymistä selonteoista kootaan (taloussihteeri) yhteenveto tiedoksi kunnanhallitukselle. Selonteossa on käytävä läpi seuraavat kohdealueet: - Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen - Tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus - Riskienhallinnan järjestäminen - Omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta - Sopimustoiminta 14. Taloudenhoidon periaatteet Kunnanhallituksen ja lautakuntien tulee päätöksillään huolehtia, että hallintokunnan toiminnassa voidaan noudattaa kunnanvaltuuston hyväksymää talousarviota ja sen perusteella vahvistettuja käyttösuunnitelmia. Osastopäällikön tulee valvoa, että osaston toiminnat toteutetaan hy väksyttyä talousar viota ja käyttösuunni telmaa sekä nii hin lii ttyviä toiminnalli sia ja taloudel lisia tavoit teita noudattaen. Osastopäällikön alaisten vastuualu eiden ja tulosaluei den päälliköiden tulee huolehtia, että heidän vastuul laan olevissa yksiköissä toiminnot toteutetaan hyväk syttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa sekä niihin liittyviä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita noudattaen 15 Palkanlaskenta 15.1 Yleistä Kunnan palkanlaskenta on keskitetty taloustoimistoon. Tuntipalkkaisten maksupäivä on kahden viikon välein. Kuukausipalkkojen maksupäivä on kuukauden 15 päivä. Tuntipalkkaisten palkka maksetaan kaksi kertaa kuukaudessa. Palkanlaskennassa hyödynnetään ATK-ohjelmien ominaisuuksia Lyhyet palkattomat virkavapaudet/työlomat Virkavapautta/työlomaa ei tule myöntää eri jaksoina siten, että väliin jäävä aika sisältää ainoastaan vapaapäivän tai vapaapäiviä. Pitempiä virkavapauksia/työlomia myönnettäessä tavoitteena tulisi olla, että ne myönnetään täysinä viikkoina tai kuukausina. Virkavapauden/työloman sisältämät työpäivät: - virkavapaus/työloma myönnetään: Yksi työpäivä (esim. perjantai, maanantai) - ko. työpäivä Kaksi perätt.työpäivää (esim.torstai-perjantai) - ko. työpäivät (esim.torstai-perjantai) Kolme perätt.työpäivää (esim.keskiviikko-perjantai) - ko. työpäivät ja seuraava vapaapäivä (esim.keskiviikko-lauantai) Neljä perätt.työpäivää (esim.tiistai-perjantai) 16

17 - ko. työpäivät ja seuraava vapaapäivä (esim. tiistai-lauantai) 15.3 Sijaisuuksien täyttäminen Sijaisuuksien täyttäminen tulee suunnitella ja huomioida koko organisaatiota koskevat mahdolliset täsmentävät ohjeet. Sijainen palkataan vain sille ajalle joka tarvitaan, ei välttämättä koko virkavapauden/työloman ajaksi. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota sijaisuuden alkamis- ja päättymispäiviin. Sijaisuus ei saa alkaa eikä päättyä vapaapäivänä. On harkittava, otetaanko sijainen samalla nimikkeellä kuin sijaistettava henkilö, jos se vaikuttaa palkan suuruuteen. Epäpätevä opettaja otetaan koulun tarvitsemaksi työajaksi ja pätevä voidaan ottaa lukuvuodeksi Työsopimukset Kaikista työsuhteista on tehtävä kirjallinen työsopimus tai muu vastaava kirjallinen todiste työsuhteesta. Työsopimuksessa määritellään palkkausperusteet hallintosäännön 31 :ää noudattaen. Työsopimukseen merkitään työnantajaksi aina Lapinlahden kunta lukuun ottamatta peruskoulun ja lukion opettajien, joiden kohdalla työnantajaksi merkitään Lapinlahden kunnan koululaitos Lääkärintodistuksen esittäminen palvelusuhteen alussa Palvelussuhteen alkaessa tai siirryttäessä toiseen tehtävään on esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus terveydentilasta. Palvelussuhteeseen valitulle on ilmoitettava määräaika, johon mennessä lääkärintodistus on esitettävä. Määräaikaa ei tulisi ilman erityisiä perusteita määrätä myöhäisemmäksi kuin 2 viikkoa valintaa koskevan valitusajan päättymisestä lukien. Ensisijaisena toimintaohjeena on, että lääkärintodistus saadaan ennen palvelussuhteen aloittamista taikka työsopimuksen allekirjoittamista. Mikäli virkasuhteeseen valittu ei asetetussa määräajassa toimita hyväksyttävää lääkärintodistusta, viranomainen toteaa päätöksellään ehdollisen ottamisen rauenneeksi. Jos työsuhteeseen valittu ei toimita hyväksyttävää lääkärintodistusta määräajassa, työnantaja antaa varoituksen ja uuden määräajan. Jos työntekijä ei tällöinkään toimita uudessa määräajassa hyväksyttävää lääkärintodistusta terveydentilastaan, voi työnantaja harkita palvelussuhteen päättämistä, jos se on jo alkanut. Ensisijassa työsuhde päätetään koeaikana purkamalla taikka irtisanomalla. Jos koeaika on päättynyt, voidaan käyttää työsuhteen purkamista. Työsuhteen purkamisen edellytykset harkitaan tapauskohtaisesti kokonaisharkintana. Työsuhteen päättämisestä tekee toimivaltainen viranomainen päätöksen Avoimen viran/toimen tiedottaminen Vakinaisen viran tai toimen hakuilmoitus tulee julkaista kunnan ilmoitustaululla, kunnan kotisivuilla, sähköisessä rekrytointijärjestelmässä (Uranus) sekä Työvoimahallinnon rekrytointijärjestelmissä. Sen lisäksi ilmoitus tai lyhenne voidaan julkaista yleisesti ilmestyvässä lehdessä taikka muussa mediassa. Edellä olevasta voidaan poiketa ainoastaan Viranhaltijalain 4 :n 3 momentin tarkoittamissa tapauksissa Virkavapaus toisen viran hoitamista varten 17

18 Henkilöstöjaosto voi myöntää virkavapautta/työlomaa enintään yhden vuoden toisen työnantajan palveluksessa tapahtuvaa toisen tehtävän hoitamista varten. Yksittäistapauksissa, jolloin vuotta pidemmästä työskentelystä toisen työnantajan palveluksessa on odotettavissa ammatillista hyötyä Lapinlahden kunnalle, voi henkilöstöjaosto päättää pidemmästä virkavapaudesta/työlomasta, kuitenkin enintään kahden vuoden mittaisesta Sairauden todistaminen Työkyvyttömyydestä on KVTES:n V_luvun 1 :n mukaisesti pääsääntöisesti esitettävä hyväksyttävä lääkärintodistus. Lautakunta, henkilöstöjaosto tai työnantajaa edustava viranhaltija voi yksilöitävässä tapauksessa määrätä, että työntekijältä/viranhaltijalta edellytettävän lääkärintodistuksen tulee olla oman terveyskeskuksen tai työterveyslääkärin antama. Enintään viiden päivän työkyvyttömyys voidaan todistaa myös muutoin kuin lääkärintodistuksella (esim. työterveyshoitajan todistuksella). Tällöin viranhaltijan/työntekijän tulee välittömästi ilmoittaa sairaudestaan esimiehelleen. Esimiehen tulee tällöin ilmoittaa, tarvitaanko työkyvyttömyyden todistamiseen lääkärin- tai joku muu todistus. Esimies voi alaisilleen antaa myös erillisen toimintaohjeen lyhyiden sairauksien todistamiskäytännöstä. Esimiehellä on oikeus aina vaatia lääkärintodistus työkyvyttömyyden todistamiseksi, jos hän katsoo siihen olevan tarvetta Äkillisesti sairastuneen alle 10-vuotiaan lapsen hoidon järjestäminen tai hoitaminen Viranhaltijalla on oikeus KVTES:n mukaisesti saada virkavapautta/työlomaa hänen äkillisesti sairastuneen alle 10-vuotiaan lapsen hoidon järjestämiseksi tai hoitamiseksi. Tässä on huomioitava, että kyseessä on ensisijaisesti hoidon järjestäminen ja vasta toissijaisesti hoitaminen. Lääkärintodistusten esittämiseen sovelletaan edellä 15.7-kohdassa olevaa toimintaohjetta. 16. TIETOTEKNIIKKA Kunnan tietotekniikkajärjestelmä on tarkoitettu kunnan tehtävien hoitamista varten. Järjestelmän ja laitteiden käyttö muuhun kuin työtehtävien hoitamiseen ei ole sallittua. Tietotekniikkajärjestelmän toimivuudesta ja kehittämisestä huolehtii palvelusopimukseen (Patja) perustuen Fujitsu Oy. Tietotekniikan vastuuhenkilönä toimii hallintojohtaja. Yksittäisille sovelluksille on nimetty erillisiä vastuuhenkilöitä tai pääkäyttäjiä Patja-opas Lapinlahden kunnalla on Patja-opas (päivitetty ), jossa annetaan yksityiskohtaisia ohjeita työasemien käyttöön ja kirjautumiseen sekä toimintaohjeita ongelmatapauksien varalle, Oppaassa on myös tietoja ja ohjeita käytössä olevista perusohjelmista ja niiden päivittämisestä, käyttäjätunnuksista ja salasanoista ja niiden päivittämisestä, laitetilauksista ja muutoksista, tietoturvasta, palomuurista, tietokoneviruksista ja roskaposteista. Patja-opas on tallennettu N-asemalle kohtaan N:\Kunnan yhteiset\muut säännöt ja ohjeet\tietotekniikkaohjeet\atk käyttöohjeita 16.2 Keskeiset periaatteet tietoverkossa työskentelylle 18

19 Lapinlahden kunnan tietoverkkoon pääsee vain yksilöidyillä AD-tunnuksilla, jonka muodostamisesta tai sulkemisesta päättää työnantajan edustaja. AD-tunnukseen sisältyy aina henkilökohtainen salasana. Tunnus mahdollistaa profiilissa määritetyn mukaisesti pääsyn työskentelemään sovelluksilla ja näkemään tai käyttämään tiedostoja. Pääsääntöisesti muiden sovellusten kuin perustyökalujen (MS Office) käyttö edellyttää sovelluskohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnusten ja salasanojen muodostamista koordinoi kunnan tietotekniikan vastuuhenkilö ja hänen apunaan sovellusten pääkäyttäjät tai heidän valtuuttamansa. Terveydenhuollon sovellusten käyttäjävaltuuksissa sovelletaan terveydenhuollon valtakunnallista ohjeistusta. Myös pääsy muiden hallintokuntien sovelluksiin ja tiedostoihin, jotka sisältävät henkilöiden yksityisiä tietoja, annetaan käyttäjätunnuksia vain niille, joilla on siihen työn hoitamisen kannalta tarve. Terveydenhuollon potilastietoja koskevissa sovelluksissa on lokikirja, johon jää sormenjäljet jokaiselta käyttäjältä ja käyttökerralta. Soveltuvin osin on käytössä ja otetaan käyttöön valtakunnallinen sähköinen tunnistautuminen. Ellei tiedostojen tallentamista ole ohjattu sovelluksessa määritellylle palvelimelle, tulee jokaisen tallentaa työnsä omalle henkilökohtaiselle kotihakemistolleen, joka näkyy hakemistopolu K-asemana. Osaston tai yksikön yhteiseen käyttöön tarkoitetut tiedostot tallennetaan N:llä olevaan osasto- tai yksikkökohtaiseen tiedostoon, jonka käyttöoikeudet on määritelty profiilissa. Koko organisaation käyttöön tarkoitetut tiedostot on tallennettu kansioihin, jotka löytyvät : N:\Kunnan yhteiset. Käyttäjäprofiilin mukaisista käyttäjäkohtaisista oikeuksista on erillinen kartta sähköisessä muodossa. N- ja K-asemien tiedostot ja niiden sisältö varmuuskopioidaan systemaattisesti vähintään kerran vuorokaudessa Toimintaohje ongelmatilanteessa Jos sinulla tulee mitä tahansa ongelmia tietotekniikan toimivuudessa taikka osaamisessa, niin ota yhteys käyttötukeen soittamalla numeroon (toimii ilman suuntanumeroita, kun soitetaan Lapinlahden kunnan lankanumerosta taikka matkapuhelimesta). Mikäli käyttötuki ei puhelimessa pysty ratkaisemaan ongelmaasi, pyytää käyttötuki tulemaan luoksesi lähituen, jolloin ATK-asiantuntija tulee luoksesi selvittämään tilannetta. Käyttötuella on tiedossa kaikkien kunnan käytössä olevien sovellusten osaajien yhteystiedot ja käyttötuki tarvittaessa välittää pyynnön sellaiselle erityisosaajalle, joka pystyy auttamaan ongelman ratkaisemisessa. Käyttötukeen saat yhteyden myös s-postilla, jonka osoitekirjasta löytyy osoite nimellä Käyttötuki Fujitsu. Tarvittaessa käyttötuki voi pyynnöstäsi tai luvallasi ottaa etäyhteyden työasemaasi. Tarkempia ohjeita löydät Patja-oppaasta. 18. Asiakirjahallinta 18.1 Yleistä Lapinlahden kunnassa on kunnanhallituksen hyväksymä asiakirjahallinnon toimintaohje (päivitetty kesäkuussa 2011), jota täydennetään tässä kohdassa olevilla ohjeilla. Jokaiselle arkistonmuodostajalle on nimetty arkistovastaava. Kunnalle saapuva posti osoitetaan katuosoitteeseen: Lapinlahden kunta, Asematie 4, Lapinlahti. Kunnalle voi lähettää postia myös faxilla numeroon tai sähköpostilla (kirjaamo@lapinlahti.fi). 19

20 Henkilöstön oma sähköpostiosoite muodossa: Saapuvan postin lajittelun hoitaa arkistonhoitaja, joka myös diarioi kunnalle tulevan postin sekä jakaa sen edelleen osastoille. Muualla kuin kunnanvirastolla toimivilla hallintokunnilla voi olla omia osoitteitaan. Kunnan viranhaltijoilla ja työntekijöillä on matkapuhelimet, joiden suorat numerot on ilmoitettu keskeisiltä osin julkisissa puhelinluetteloissa ja kaikilta osin kunnan kotisivuilla olevassa puhelinluettelossa. Lapinlahden kunnan viranhalijoiden ja työntekijöiden matkapuhelinten numerot ovat kaikilla muotoa xxx. Kunnan puhelinvaihteen numero on Hallintokuntien esityslistat ja pöytäkirjat Jokainen hallintokunta huolehtii kokoustensa ja päätöstensä esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinnasta ja säilyttämisestä arkisto-ohjeiden mukaisesti. Esityslistat ja pöytäkirjat tuotetaan Dynasty-asianhallintajärjestelmällä, johon tallennettuja asetteluja ja muotomääräyksiä tulee noudattaa. Sovellukseen sisältyy oikaisuvaatimusluettelo, josta tarvittava valitusosoitus on liitettävä pöytäkirjaa tai otteeseen. Vaikka pöytäkirja tehdään sähköisenä, tulee siitä tulostaa ja allekirjoittaa virallinen arkistoitava kappale paperitulosteena. Pyrkimyksenä on, että kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat tuotetaan välittömästi kokoustilanteessa em. järjestelmällä ja myös tarkastetaan ja allekirjoitetaan välittömästi kokouksen jälkeen Viranhaltijapäätösten pöytäkirjat Jokainen viranhaltija, joka tekee viranhaltijapäätöksiä, huolehtii päätöspöytäkirjan tekemisestä ja arkistoinnista arkisto-ohjeen mukaisesti. Viranhaltijapäätökset tehdään Dynasty-asianhallintaohjelmalla, ellei päätökset koske sellaisia asioita, joita hoidetaan erillissovelluksella, johon sisältyy päätöstenteko-osio. Yksittäistapauksissa päätöksien sijaan voidaan pitää päätösluetteloa. Vaikka päätökset tehdään sähköisenä, tulee niistä tulostaa ja allekirjoittaa virallinen arkistoitava kappale paperitulosteena Päätösten tiedottaminen Hallintokunnan kokouksen esittelijä tai sihteeri huolehtii päätösten tiedottamisesta julkisuuteen viivytyksettä, mutta huomioiden kunnassa yleisesti noudatettavan tiedotuspolitiikan. Kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien kokousten pöytäkirjat siltä osin, kun ne ovat julkisia, siirretään kokouksen päätyttyä ja pöytäkirjantarkastuksen jälkeen sähköisessä muodossa tiedotusvälineiden käyttöön kunnan kotisivuille. Dynasty-asianhallintajärjestelmässä on valmiina julkaisu -painike, josta esityslista tai pöytäkirja on vaivatta siirrettävissä kunnan kotisivuille kohtaan Päätökset Tiedotuksessa huomioitavaa Lapinlahden kunnan tiedotus on avointa, rehellistä, tasapuolista ja riittävän ajoissa tapahtuvaa. Tiedotuksessa on huomioitava salassapitovelvollisuudet. Lisäksi tiedotuksessa on huomioitava kunnan imagotekijät. Kunnan viestinnästä on marraskuussa 2003 hyväksytty viestintäsuunnitelma, jota ollaan päivittämässä. Tiedotuksessa huomioidaan viestinsäsuunnitelmaan sisältyvät ohjeet. 20