Myyntireskontra. Puh: Fax:

Transkriptio

1 Myyntireskontra Puh: Fax:

2 1. Myyntireskontra Myyntireskontran hyötyjä käyttäjälle Aloitusohjeita myyntireskontran käyttäjälle Oletusten läpikäynti Suoritustilien lisäys Suoritustilien lisäys Suorituksen kirjaus laskulle Laskun haku suoritukseen Suorituksen kirjaus laskulle Suoritusten kirjaus laskulle Suorituksen ja alennuksen syöttö Pankkitilin, tai muun tilin valinta suoritustiliksi Uuden suorituksen kirjaus laskulle Tiedot, joita tarvitaan pankilta automaattisten suoritusten tekoon Pankin viitemaksuajon vienti Ecomiin Viitemaksuajon ohjelmapolku Automaattisuoritusten käyttöönotto Viitemaksutiedoston haku kansio-painikkeella Automaattisuoritusten kirjaus laskutukseen Tapahtumaloki Tapahtumalokissa on virheitä Myyntitilit ja niiden tiliöinti laskuriveittäin Tuotteiden kohdistus myyntitileille Käännetyn alv:n määrittäminen Myyntitilin valinta laskutuksessa Laskurivin automaattisen tiliöinnin muutos Sentinpyöristyksen tiliöinti Hyvityslaskun teko, koko laskun hyvitys Hyvityslasku, koko lasku hyvitetty Laskun hyvittäminen osittain Hyvityksen suorittaminen alkuperäiseen laskuun Hyvityslaskun suorittaminen Myyntireskontran listaukset...19

3 7.1 Laskutetut laskut Laskutetut laskut myyjittäin Tuotemyyntiraportti Tuotemyyntiraportti Tuotemyynti myyjittäin ja työnjohtajittain Grafiikka-raportti Laskutustiedot exceliin Päiväkirjat kirjanpitoon Varmuuskopio aina ennen kauden päättämistä Päiväkirjat omaan käyttöön Omaan käyttöön tulostetun päiväkirjalistan tarkistus Varmuuskopio ennen kauden päättämistä Kauden päättäminen Päiväkirjat paperille ja tarkistettava ennen kauden päätöksen vahvistamista Laskutuspäiväkirja Tarkistettavat asiat laskutuspäiväkirjassa Suorituspäiväkirja Tarkistettavat asiat suorituspäiväkirjassa Myyntisaatavat päiväkirja Myyntireskontran päiväkirja-arkistot Maksukehotusten teko Korkolaskutus Korkolaskutus Korkolaskut Korkolaskun teko uudestaan jostain laskusta Laskutushistoria Tiedot, joita tarvitaan kirjanpitäjältä ennen ohjelmiston käyttöönottoa Suorittamattomien laskujen lisäys laskutukseen Myyntireskontran käyttöönotto Ecom myyntireskontran käyttöönotto Käyttöönoton myyntitilit Suoritustilit Viimeisen kirjanpidon (kuu)kauden myyntisaamistilin saldo...35

4 12.7 Laskutuksen tarkistusikkuna Suorittamattomien laskujen lisäys Myyntisaatavien siirto Laskut siirretty myyntisaataviin Täsmäytys kirjanpitoon Käyttöönotto on onnistunut...38

5 Myyntireskontra merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

6 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

7 1. Myyntireskontra Myyntireskontra tarkoittaa käytännössä laskutuksen jälkihoitoa, eli: Suoritusten kirjaamista sellaisesta laskusta, jonka asiakas on maksanut Maksukehotusten lähettämistä Korkolaskujen tekoa Päiväkirjaraporttien vientiä kirjanpitäjälle Erilaisten laskutusraporttien tulostamista 1.1 Myyntireskontran hyötyjä käyttäjälle Myyntireskontraohjelmiston käyttö ei vaikeuta laskutusohjelmiston käyttöä Normaalin laskutusrutiinin lisäksi tulee kaksi uutta toimenpidettä: Suoritusten kirjaukset ja kuukausitoimenpiteenä päiväkirja-ajo, josta saatavat tulosteet toimitetaan kirjanpitäjälle Ecom myyntireskontra vähentää kirjanpitäjän työtä, kun hän voi kirjata myyntitapahtumat ja niiden suoritukset yhteenvetoina kirjanpitoon. Laskuja ei tarvitse viedä enää laskukohtaisesti kirjanpitoon. Tämän pitäisi vähentää huomattavasti kirjanpitokustannuksia. Ecomin avulla voit seurata esimerkiksi tarvike- ja työmyyntiä erikseen omina myyntitileinä. Ecom tiliöi myynnin automaattisesti laskurivikohtaisesti omille tileille asettamiesi ehtojen mukaan. Myyntisaatavien seuranta on tosi helppoa, kun asiakkaiden maksusuoritukset saa Ecomiin tosi helposti ja listauksien avulla tietää heti, mitkä laskut ovat myöhässä. Heikosti maksaville asiakkaille on mahdollista saada kolmen eri tason maksukehotuksia ja myöhässä maksettaville laskuille voidaan tehdä korkolaskut. Ecom myyntireskontra lukee myös pankkiohjelmasta otettavaa tapahtumaluetteloa ja käy automaattisesti napin painalluksella kirjaamassa kaikki viitteellä maksetut laskut suoritetuiksi. Lisäksi Ecomiin on rakennettu ainutlaatuinen käyttöönotto -ohjelmisto, jonka avulla saat myyntireskontran saman tien ajan tasalle ja kaiken käyttöönotossa tarvittavan tiedon kerralla kuntoon. 3

8 1.2 Aloitusohjeita myyntireskontran käyttäjälle Mikäli laskutusohjelma on ollut käytössä jo pitempään, ja aiot aloittaa myyntireskontran käytön, kannattaa tehdä myyntireskontran käyttöönotto. Se ei ole välttämätöntä tehdä ihan heti, mutta mahdollisimman pian. Jos yritys on uusi, ei myyntireskontran käyttöönottoa kannata tehdä loppuun asti, vaan sivulle 3/9 asti. Käyttöönotto on kerrottu tämän käsikirjan lopuksi. 2. Oletusten läpikäynti Myyntireskontraoletukset löytyvät Ecomin Ohjelmatyläotsakkeen alta laskutus- ja myyntireskontravalikosta kohdasta laskutus- ja myyntireskontraoletukset. 4

9 2.1 Suoritustilien lisäys Kun oletustaulu on auki, avataan Suoritustilit-alavälilehti. 2.2 Suoritustilien lisäys Kirjanpito vaatii tilinumerot, joihin asiakkaalta tulleet suoritukset kirjataan. Myös pankkiohjelmasta saatavat automaattiset suoritukset (konekieliset tapahtumaluettelot tai KTL-listat) vaativat pitkässä muodossa olevat pankkitilinumerot, jotka kirjataan tähän ikkunaan. Ensimmäisessä kentässä on pankkitilin kirjanpidossa oleva nelinumeroinen tilinumero. Sen voi kysyä kirjanpitäjältä valmiiksi, jolloin se auttaa kirjanpitäjää jatkossa päiväkirjojen sisään syötössä. Pankki+tilinumero kenttään syötetään sekä pankin nimi että oma pankkitilinumero väliviivalla. Ohjelma tarkistaa, että tilinumero on oikeassa muodossa ja jos näin on, tekee ohjelma automaattisesti tilinumeron pitkän muodon. Luottotappiot ja hyvitykset kannattaa lisätä, jos niitä ei vielä ole. Oletuskenttään kannattaa valita yrityksen eniten käyttämä tilinumero. Oletukset voi nyt sulkea. 5

10 3 Suorituksen kirjaus laskulle Kun asiakas on maksaa laskunsa joko kokonaan tai osittain, puhutaan silloin suorituksesta. Ecomissa on kaksi tapaa kirjata laskulle asiakkaalta tullut suoritus: Käsin kirjaus suoraan laskulle on kätevä tapa, mutta silti suhteellisen työläs. Sitä tarvitaan aina silloin, kun asiakas on maksanut laskunsa ilman viitenumeroa. Automaattinen viitemaksujen kirjaus on huomattavasti tehokkaampi tapa. Se tapahtuu liittämällä pankista tullut tapahtumaluettelo Ecomiin niin, että se voidaan siirtää Ecomiin napin painalluksella. Tämä on erittäin käyttökelpoinen ja nopea tapa hoitaa suoritukset laskulle. 3.1 Laskun haku suoritukseen Laskun kirjaaminen suoritetuksi käsin alkaa etsimällä se lasku, jolle suoritus on tehty. Jos laskun viitenumero on tiedossa, löytää sillä helposti oikean laskun, sillä viitenumero on laskun numero lisättynä tarkisteella, joka on viimeinen numero. Eli viitenumerosta viimeinen numero pois, jolloin jäljelle jää laskun numero. Kun lasku on löytynyt, valitaan se painamalla OKpainiketta. Laskun tila näkyy ikkunassa oikeassa reunassa. Laskun tila kertoo, onko se avoin, eli asiakas ei ole vielä saanut laskua, laskutettu, osittain suoritettu tai kokonaan suoritettu. Laskun loppusumma näkyy myös hakuikkunassa viimeisenä. 6

11 3.2 Suorituksen kirjaus laskulle Laskulle tullut suoritus kirjataan käsin suoritukset -alavälilehdellä. 3.3 Suoritusten kirjaus laskulle Kaikki laskun suoritukset näkyvät aina suoritukset alavälilehdeltä, myös pankkiohjelmasta automaattisesti haetut. Tälle sivulle lisätään myös käsin kirjattavat laskun suoritukset. Ensimmäiseksi painetaan ikkunan alaosassa olevaa plus-painiketta. Ohjelma avaa pienen ikkunan, jolla lasku kirjataan suoritetuksi. Ikkuna on kolmiosainen (1/3). Ensimmäisessä osassa kerrotaan laskun suorituspäivämäärä. Päivämäärä on se päivä, jolloin se on kirjattu pankkiin suoritetuksi. Päiväyksen voi kirjata suoraan kenttään tai sen voi hakea painikkeen avulla. Seuraava-painikkeella ohjelma vaihtaa sivua. 7

12 3.4 Suorituksen ja alennuksen syöttö Toisella sivulla ohjelma ehdottaa suoritukseksi avoinna olevaa laskun summaa automaattisesti suorituksen määräksi. Tässä tapauksessa se on koko laskun summa, kun aiempia suorituksia ei ole. Jos asiakkaalle annetaan alennusta, on yhteissumman vastattava koko laskun summaa, jotta lasku tulee kokonaan suoritetuksi. Myös pelkän alennuksen voi tarvittaessa syöttää, jos laskun loppusumma on alennusta. Jos osasuoritus kirjataan käsin, kirjataan pelkästään suorituksen määrä, eikä alennusta anneta. Seuraava-painikkeella ohjelma siirtyy seuraavaan ikkunaan. 3.5 Pankkitilin, tai muun tilin valinta suoritustiliksi Viimeisellä suoritussivulla valitaan se pankkitili, johon asiakas maksoi laskunsa. Ohjelma ehdottaa oletustilinä sitä, mikä oli oletuksissa valittu yrityksen oletustiliksi. Jos kysymyksessä on hyvityslaskun suorittaminen, valitaan hyvitystili ja luottotappiossa vastaavasti luottotappiotili. Suoritus hyväksytään painamalla OK-painiketta suoritusikkunassa. 8

13 3.4 Uuden suorituksen kirjaus laskulle Suoritukset -lehdelle ilmestyy uusi rivi. Jos Suoritus kirjataan väärin, poistetaan väärä suoritusrivi miinus-painikkeella ja kirjataan uusi vastaavasti plus painikkeella. Laskun tila on nyt myös muuttunut suoritetuksi. Jos laskua ei olisi kokonaan maksettu, jäisi tila osittain suoritetuksi. 4. Tiedot, joita tarvitaan pankilta automaattisten suoritusten tekoon Mikäli viitteelliset laskut otetaan napin painalluksella Ecomiin, on pankin kanssa mahdollisesti tehtävä sopimus konekielisten tapahtumaluetteloiden vastaanottamisesta. Viitteellisten laskujen vastaanottoon tarvitaan pankkiohjelma, jolla pystyy ottamaan vastaan konekielisiä tapahtumaluetteloita tiedostoina omalle koneelle (99 % pankkiohjelmistoista pystyy tähän). Pankilta kannattaa kysyä, millä nimellä ja mihin hakemistoon nämä konekieliset tapahtumaluettelot tulevat omalle koneelle, jotta Ecomissa voidaan määritellä vastaavat tiedot kohdalleen. Tätä aihetta käsitellään tarkemmin myöhemmin tässä käsikirjassa. 9

14 4.1 Pankin viitemaksuajon vienti Ecomiin Asiakkaiden suoritukset voi myös automatisoida niin, ettei suorituksia tarvitse asettaa laskukohtaisesti käsin. Ecom toimii kaikkien niiden pankkiohjelmien kanssa, joista saa konekielisiä viitesiirtoja eli -tapahtumaotteita (ktl-lista) tiedostona oman koneeseen. Ecomin myyntireskontran lisäksi se vaatii tähän kykenevän pankkiohjelmiston (käytännössä kaikki pystyvät tähän), mahdollisesti oman sopimuksen pankin kanssa konekielisten tapahtumaotteiden, jotta järjestelmä voidaan ottaa käyttöön. Kun pankkiohjelmasta otetaan viitemaksutiedosto, tulee se liittää Ecomiin. Ecomille tarvitaan seuraavat tiedot: Tiedoston nimi tiedoston tallennushakemisto Yleisimmin kynnyksenä on saada ensimmäinen kerta onnistumaan. Jokainen pankkiohjelma nimeää tiedoston eri nimellä ja eri paikkaan. Kun nämä tiedot on olemassa, on aineiston kohdistaminen Ecomissa nopeaa. 4.2 Viitemaksuajon ohjelmapolku Viitemaksuajo löytyy Ecomista Ohjelmatvalikon alta kohdasta laskutus ja myyntireskontra ja sen alta valitaan viitemaksuajo. Ohjelma avaa viitemaksutiedostojen siirtoikkunan. 10

15 4.3 Automaattisuoritusten käyttöönotto Alla näkyvässä luettelossa on kaikki yleisimmät käytössä olevat pankkien ohjelmat ja niiden käyttämät konekieliset tapahtumaluettelotiedostot. Vasemmalla oleva rasti kertoo, onko kyseistä tiedostoa hakemistossa. Poista tiedosto - valinta poistaa tiedoston onnistuneen ajon jälkeen. Hakemistopolku ja tiedoston nimi tarkistetaan ensimmäisenä. Pankista saatu hakemistopolku ja tiedoston nimi on hyvä tietää jo ennen, kuin kohdistamista aloitetaan Ecomiin. Alla valmiin a näkyvät tiedostopolut ovat yleisimpien pankkiohjelmistojen oletushakemistoja. 4.4 Viitemaksutiedoston haku kansio-painikkeella Kuvassa on painettu osuuspankin pankkiohjelmiston perässä olevaa kansio-painiketta. Ohjelma on avannut uuden ikkunan, joka näkyy kuvassa alapuolella. Tämän ikkunan avulla voidaan hakea haluttu tiedosto esiin. Jos oletushakemisto löytyy, näkyy se ikkunan keskellä Kansiot -otsikossa. Mikäli kansiot otsikon alla ei näy oikeaa hakemistoa, etsitään se hiirellä painamalla alhaalla näkyviä kansivalintoja, kunnes oikea hakemisto löytyy. Valittu kansio näkyy kansiot-otsikkona (kuvassa alla). Vasemmassa näkyvässä ikkunassa näkyvät valitun hakemiston tiedostot. Kuvassa näkyvä ktltiedosto on tässä tapauksessa se oikea ja se valitaan hiirellä, jonka jälkeen painetaan OK-painiketta. Ecom palaa Viitemaksuajot -ikkunaan. 11

16 4.5 Automaattisuoritusten kirjaus laskutukseen Kun pankkiohjelmasta on haettu viitteellä maksetut laskut konekielisenä tapahtumaluettelona, kohdistetaan ne täältä napin painalluksella reskontraan. Ecom ilmoittaa siitä erikseen lokitiedostona ja herjaa mikäli ajossa on ollut jotain normaalista poikkeavaa. Tiedoston perään voi laittaa.* -merkkijonon (tai *.*), Esimerkiksi C:\SAMLINK\KTL\KTL.* jolloin hakee kaikki KTL -alkuiset tiedostot ja kuittaa ne reskontraan. Ohjelma hakee viitteet painamalla Hae viitteet- painiketta ja käy kuittaamassa laskut suoritetuiksi tai osittain suoritetuiksi tapahtuman mukaan. Automaattinen alennusraja toimii molempiin suuntiin. Jos laskun loppusumma heittää 5 euroa ylös tai alaspäin, kirjaa Ecom sen alennukseksi. Ylisuuret suoritukset ovat seurausta valuutta-arvojen heittelystä. Tällaiset alennukset kirjaantuvat miinusmerkkisinä alennuksina. 4.6 Tapahtumaloki Viitemaksuajon hae viitteet -painike tuo esiin tapahtumaloki- ikkunan. Kun tapahtumaloki sisältää laskukohtaisesti tulleet tapahtumat, on konekielisen viitemaksun vastaanotto onnistunut ja nämä tiedot kirjautuneet kyseiseen laskuun suoritukset -sivulle. Kuvassa toinen lasku on maksettu kokonaan ja toisesta on tullut osasuoritus. Osittain suoritettu lasku odottaa loppusuoritusta osittain suoritettuna siihen asti, kun se on kokonaan suoritettu. Kun asiakkaalta kausi laskutetaan esim. vuokria, niin yleensä asiakas maksaa samalla viitteellä vaikka jokaiseen laskuun tulee oma viitenumero. Viitemaksuajoa on nyt muutettu siten, että jos lasku löytyy suoritettuna laskutuksesta tai laskutushistoriasta ja samalle asiakasnumerolle löytyy saman suuruinen avoinna oleva lasku, niin suoritus kirjataan automaattisesti siihen. Ecom arkistoi konekieliset Viitemaksuaineistot Ecomin kansioon. 12

17 4.7 Tapahtumalokissa on virheitä Jos tapahtumalokissa on virheitä, kertoo ohjelma siitä eri ilmoituksilla. Ikkunan yläosassa on aina ilmoitus siitä, miten ajo on onnistunut. Vasemmalla oleva ikkunan alkuteksti kertoo että virheitä oli ja kertoo alemmalla rivillä, ettei kyseistä laskua löydy. Se voi olla jokin lasku jota ei vielä ole Ecomilla laskutettu, jolloin ei viitenumerointikaan täsmää ja aiheuttaa tällaisen ilmoituksen. Viitemaksutiedostossa oleva Nordean formaatin vastainen ilmoitus * :35 KTL 003 Pyytämäänne aineistoa ei ole ja Sammon PSP VIPN AINEISTOA EI LOYDY näytetään sellaisenaan, eikä näistä ilmoituksista tule ilmoitusta Tiedosto ei ole viitemaksutiedosto. Tämä helpottaa viitemakuaineistojen käsittelyä. 5. Myyntitilit ja niiden tiliöinti laskuriveittäin Laskujen teossa myyntireskontra tiliöi laskurivit automaattisesti oikeille tileille tuotetasolla. Se ei muuta normaalia laskun tekoa lainkaan. Jokaisella laskurivillä on aina yksi tiliöintirivi. Seuraavaksi käydään läpi Ecomin tiliöintitapahtumat ja oletusten teko. Myyntireskontran myyntitilit asetetaan paikoilleen valikosta Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra, Laskutus- ja Myyntireskontraoletukset, jonka alta valitaan Myyntitilit -alataulu. 13

18 5.1 Tuotteiden kohdistus myyntitileille Ecom kohdistaa myyntitilit aina laskurivikohtaisesti ja kun yhdellä laskurivillä voi olla vain yksi tuote, voidaan myyntitilit kohdistaa laskutukseen tuotteittain valmiiksi. Vasemmassa taulussa on ohjelmassa olevat myyntitilit. Ensimmäinen kenttä on Tilinumero, joka on kirjanpidon tilinumero. Jokainen myyntitilit tarvitsee oman tilinumeron. Selite on tilin nimi, joka näkyy laskutusohjelmassa tiliä valittaessa. Tilin nimet kannattaa olla sellaisia, että ne on myös erotettavissa toisistaan nimen perusteella. 5.2 Käännetyn alv:n määrittäminen Käänteisen ALV% käsittelyä ohjataan Ecomissa alla olevalla käännetty alv- kentällä. Jos tähän kenttään on määritetty arvo K, niin kyseinen tili on käänteisen alv:n piirissä. Ecomin laskutusohjelman ylätaulusta löytyy nyt myyntitili-valinta. Jos kenttään valitaan käänteisen ALV:n tili, muokkaa ohjelma tämän laskun automaattisesti käänteisen laskun vaatimaan muotoon. Alla olevaan Oletus-kenttään valitaan yrityksen käyttämä oletusmyyntitili. 14

19 5.3 Myyntitilin valinta laskutuksessa Laskutuksen yläikkunaan voidaan valita haluttu myyntitili ja se voidaan asettaa päälle myös asiakkaan tietoihin valmiiksi. Kun laskulle tehdään uusi laskurivi, tiliöityy Tiliöinti -ikkunaan laskutusikkunan mukaan määritetty tiliöintirivi. Jos laskurivin myyntitilinumeroa halutaan muuttaa käsin, tehdään lasku ja laskurivi kuten normaalisti. Sen jälkeen siirrytään tiliöinti-ikkunaan ja vaihdetaan halutulle riville toinen myyntitili. Seuraavalla sivulla on lasku, jossa on kolme laskuriviä, siinä järjestyksessä, kuin mitä ne on laskurivilläkin. 5.4 Laskurivin automaattisen tiliöinnin muutos Alla näkyvässä Tiliöinti-välilehdellä kaikki laskurivit ovat nyt tiliöityneet automaattisesti Käännetyn alv-velvollisuus-tilille. Tämä tieto on määritetty laskun päätauluun, josta ne kopioituvat riveille. Myyntitilin voi vaihtaa rivikohtaisesti painamalla myyntitlin yläpuolella olevaa kansio-painiketta ja valitsemalla halutun tilin. Koko laskun tiliöinnin voi vaihtaa vaihtamalla päätaulun myyntitili toiseksi. Käänteisen alv:n sisältöiset laskut suositellaan tekemään niin, ettei samassa laskussa olisi sekä käänteisen alv:n piirissä olevia ja normaalin alv:n mukaisia laskurivejä. Jos näin tehdään, on laskulomakkeen oltava sellainen, josta alv näkyy rivitasolla. 15

20 5.5 Sentinpyöristyksen tiliöinti Mikäli sentinpyöristykset on käytössä (määritetään Laskutusoletuksissa laskulomake - alasivulla), tiliöityy pyöristykset automaattisesti suurimman yksittäisen tuoterivin myyntitilin mukaan kirjanpitolain mukaan. Pyöristyksille ei tarvitse tehdä omia tilejä. 6. Hyvityslaskun teko, koko laskun hyvitys Koko laskun hyvittäminen tapahtuu Ecomissa niin, että otetaan ensin esille laskutusohjelmassa se lasku, josta hyvityslasku tehdään. Kun lasku on esillä, painetaan kopiointipainiketta, jonka jälkeen ohjelma esittää seuraavan kysymyksen: Haluatko tehdä hyvityslaskun alkuperäisestä laskusta? Kyllä-painikkeen painallus tekee uuden laskun, joka on hyvityslasku alkuperäisestä. Jos tähän kysymykseen vastaa ei, kopioi ohjelma laskun uudeksi laskuksi samoilla tiedoilla ja uudella laskunumerolla. 16

21 6.1 Hyvityslasku, koko lasku hyvitetty Ohjelma toi uuden laskun, jossa kaikki tuoterivien määrät ovat miinusmerkkisiä ja laskun kokonaissumma vastaa alkuperäistä laskua miinusmerkkisenä. Ecom tuo myös automaattisesti vapaaseen tekstiin tiedon, että mitä laskua hyvitetään. Jos laskun summa on miinusmerkkinen, tulostaa Ecom laskun automaattisesti hyvityslaskuotsakkeella. 6.2 Laskun hyvittäminen osittain Jos lasku hyvitetään osittain, voidaan käyttää koko laskun kopiointiprosessia hyvityslaskuksi, ja poistaa ne rivit joita ei hyvitetä. Hyvityslaskun voi myös tehdä käsin ilman kopiointitoimenpidettä, jolloin tehdään uusi lasku ja lisätään hyvitettävät rivit normaalisti sillä poikkeuksella, että määrät on miinusmerkkisiä. 17

22 6.3 Hyvityksen suorittaminen alkuperäiseen laskuun Hyvityslaskujen suorituksessa on muistettava tehdä suoritus alkuperäiseen laskuun ja hyvityslaskuun, jotta laskut tulevat kirjanpitoon oikealla tavalla. Alkuperäinen lasku suoritetaan hyvitettävällä summalla hyvitykset tilille. Jos koko lasku hyvitetään, niin lasku suoritetaan koko laskun summalla hyvitystilille. Laskun tila on silloin Suoritettu. Jos laskusta hyvitetään osa, pitäisi lasku jäädä osittain suoritetuksi, sillä se odottaa vielä asiakkaalta suoritusta siitä osasta, minkä asiakas suorittaa. 6.4 Hyvityslaskun suorittaminen Hyvityslasku kannattaa aina suorittaa samalle päivälle, kuin mitä alkuperäisen laskun suoritus hyvityksen osalta tehtiin. Näin kirjanpitäjä löytää laskut päiväkirja-ajojen suorituspäiväkirjasta nopeasti. Hyvityslasku suoritetaan koko laskun summalla, miinusmerkkisenä ja hyvitystilille. Kun suoritus on kirjattu, muuttuu laskun tila suoritetuksi. 18

23 7. Myyntireskontran listaukset Kaikki myyntireskontran listat löytyvät Laskutus ja myyntireskontra -valikon alta. Päiväkirjat sisältävät kauden päättämisessä tarvittavat tulosteet, jotka viedään kirjanpitäjälle. Päiväkirjan listat ovat: laskutuspäiväkirja, suorituspäiväkirja ja myyntisaatavat. Myyntisaatavien ikäjakauma kertoo, kuinka paljon laskuja on avoimena eli maksamatta joko kokonaissummana / kaikki laskut tai laskukohtaisesti / asiakas. Rajoja on laajennettu myös ennen eräpäivää kattavaksi. Päiväkohtaisen myyntisaatavalistan järjestyksen voi nyt valita haluamakseen. Maksukehotuksella lähestytään kolmella eri tavalla laskunsa maksamatta jättäneitä asiakkaita. Maksukehotukseen on lisätty Y-Tunnus. Korkolaskutuksella laskutetaan asiakkaita, jotka ovat maksaneet laskunsa myöhässä. Myynnin seurantalistassa on asiakaskohtainen seurantalistaus, jossa näkyy asiakaskohtaisesti valitun kauden myynti, kateprosentti ja saatu kateprosentti. Tämä laskee sen kauden kaikki avoimetkin laskut mukaan. Ota kateprosentissa huomioon, että jos olet vienyt laskutukseen vapaita rivejä, joihin ei ole annettu nettohintaa, antaa ohjelma katteeksi 100 % ja tällaiset rivit vääristävät kateprosenttia. Laskuttamattomat OVT-laskut antaa raportin kaikista laskuttamattomista OVTlaskuista, jotka on siirretty laskutukseen. Tähän on lisätty asiakkaan valinta. Raporttiin on lisätty sarakkeet Lähetenro ja Laskunro. Laskuttamattomat työt, johon listataan kohdistetut palkkatapahtumat, joita ei ole laskutettu. Laskuttamattomat työt -raportti ei enää näytä ylimääräisiä rivejä. Laskuttamattomat työt -raporttiin on lisätty kustannuspaikka. Uusi raportti: Lähetetyt maksukehotukset 7.1 Laskutetut laskut Laskutetut laskut raportilla voi katsoa kaikki halutut tietyltä päivämääräväliltä. Tämän raportti sisältää nyt myös laskun tilan. Asiakaskohtainen erittely lajittelee saman asiakkaan laskut peräkkäin ja tekee välisumman. Kauteen voi määritellä halutun kauden ja asiakasnumeroon voi hakea yhden asiakkaan tiedot. Kun asiakasnumerokenttä on tyhjä, hakee ohjelma kaikki laskut kerralla. 19

24 7.12 Laskutetut laskut myyjittäin Laskutetut laskut raportilla voi katsoa kaikki halutut tietyltä päivämääräväliltä. Kauteen voi määritellä halutun kauden ja asiakasnumeroon voi hakea yhden asiakkaan tiedot. Kun asiakasnumerokenttä on tyhjä, hakee ohjelma kaikki laskut kerralla. Raporttia on kehitetty niin, että raportti tulostuu myös silloin, kun on käytetty suurempia myyjänumeroita kuin Tuotemyyntiraportti löytyy laskutus ja myyntireskontra valikon kautta. Sen alta löytyy tuotemyyntiraportti. Tuotemyyntiraportin saa myös myyjittäin ja asiakasryhmittäin. Asiakasryhmät luodaan asiakasoletuksien kautta ja asiakas voidaan liittää tiettyyn asiakasryhmään asiakastietojen kautta. 7.2 Tuotemyyntiraportti 20

25 7.21 Tuotemyyntiraportti Ohjelmasta voi valita päivämäärän lisäksi halutun tuotealan, jossa voi halutessa eritellä ostohinnan ja katteen sekä tulostaa myös sellaiset tuoterivit, joita ei ole tuoterekisterissä. Ohjelma ryhmittelee tuotteet myös halutulla tuotenumerovälillä. Sen lisäksi voi nyt myös valita laskun tilan mukaan halutut laskut. 7.3 Tuotemyynti myyjittäin ja työnjohtajittain Tuotemyynti myyjittäin tai tynjohtajittain -raportti erittelee laskutuksen kautta tulleen tuotemyynnin myyjittäin summattuna. Valintaehdot vastaavat edellisellä sivulla esiteltyä tuotemyyntiraporttia. 21

26 7.4 Grafiikka-raportti Grafiikka-raportti löytyy laskutus ja myyntireskontra-valikon alta kohdasta Grafiikka. Ohjelma antaa raportin kokonaismyynnistä joko kuukausi tai vuositasolla valitulta aikajaksolta. Piirrä-painikkeella ohjelma piirtää kuvan mukaiset palkit esiin. piirroksen saa myös pdf ja jpeg-muotoon. 7.5 Laskutustiedot exceliin Laskutustiedot Exceliin raportilla tietoja voi lajitella tai muokata haluamaansa tarkoitukseen taulukkolaskentaohjelmassa. Laskutiedot Exceliin -raporttiin on lisätty kustannuspaikka ja tila. Raporttiin on lisätty maksukehotusten määrä. Laskun tilat ovat erikseen valittavissa. Tämäkin raportti löytyy laskutus ja myyntireskontra-valikon alta. 22

27 8 Päiväkirjat kirjanpitoon Miksi myynnistä pitää ajaa päiväkirjat kuukausittain? Päiväkirja-ajot antavat kirjanpitäjälle kaiken kirjanpitäjän tarvitseman tiedon yrityksen myynnistä. Ohjelma tuottaa kolme eri raporttia: Laskutuspäiväkirja kertoo, mitä yritys on sinä kuukautena laskuttanut Suorituspäiväkirja kertoo, mitä laskuja asiakkaat on yritykselle maksanut sinä kuukautena Myyntisaatavat antaa yhteenvedon siitä, mitä laskuja ei vielä sen kuukauden aikana ole kokonaan maksettu. Kun Ecomin myyntireskontra on otettu kunnolla käyttöön, saa kirjanpitäjä kaiken myyntilaskutapahtumista tarvitsemansa tiedon näistä tulosteista valmiina summatietoina, jotka hän siirtää kirjanpitoon. Hänen ei tarvitse enää tämän jälkeen kirjata kaikkia myyntilaskuja erikseen koneelle eikä enää jokaista maksutapahtumaa noukkia tiliotteilta. Päiväkirjojen hyödyntäminen pitäisi ehdottomasti vaikuttaa kirjanpitokustannuksiin alentavasti, sillä työtä se ainakin vähentää Se mistä yrityksen tulee huolehtia, on laskut laskutetaan ajallaan ja ne kirjataan suoritetuksi ja päiväkirjat toimitetaan kuukausittain kirjanpitäjälle. 8.1 Varmuuskopio aina ennen kauden päättämistä Ennen päiväkirjojen päättämisajoa on syytä tehdä varmuuskopio Ecomista. Varmuuskopion ajaksi on syytä sulkea Ecom ja ajaa se painamalla ensin Windowsin käynnistä-painiketta ja sen alta valitaan ohjelmat (kaikki ohjelmat) Ecom ja Varmuuskopio. Ecom myyntireskontran kuukausitoimenpiteenä on ajaa päiväkirja seuraavien valikkojen alta: Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Päiväkirjat (kirjanpitoon). 23

28 8.2 Päiväkirjat omaan käyttöön Ennen kauden päättämistä kannattaa aina ottaa tulosteet ulos yrityksen kopioiksi. Päiväkirjaraportteja voi tulostaa milloin vaan, kunhan ei päätä kautta. Silloin raporteissa lukee otsikkona väliraportti-teksti. Ja kun ei päätä kautta, voi silloin myös valita, minkä raportin haluaa tulostaa. Kirjanpidon raportteihin tulee oletuksena kausi vanhimman kirjanpitoon viemättömän laskun mukaan, eikä automaattisesti edellinen kalenterikuukausi, kuten aiemmin. Kun haluttu kausi on valittu, painetaan tulosta-painiketta. Ohjelma tulostaa tiedot paperille. 8.3 Omaan käyttöön tulostetun päiväkirjalistan tarkistus Ennen kauden päättämistä on hyvä tarkistaa omalta listalta (listaus, joka otettiin ilman päätä kausi-rastia), että kaikki laskutuspäiväkirjan ja suorituspäiväkirjan tapahtumat ovat valitun kauden tapahtumia, eikä aiempia. Jos listalla on aiempien kausien tapahtumia, tulisi aiempi kausi päättää ensin ja sen jälkeen vasta valittu kausi. Jos taas tapahtumia on useammalta kuukaudelta, olisi syytä harkita myyntireskontran käyttöönoton tekoa. Silloin on hyvä soittaa Ecomin puhelintukeen ja käydä aihe tarkemmin läpi. Omaan käyttöön tulostettavat päiväkirjojen välitulosteissa lukee välituloste - ei kirjanpitoon, kun kautta ei päätetä. Näin ne erottuvat kauden päätöstulosteista ja tunnistetaan paremmin oikeasta kirjanpitoon tarkoitetusta tulosteesta 24

29 8.4 Varmuuskopio ennen kauden päättämistä Kun Päätä-kausi rastin asettaa päälle, ilmoittaa Ecom välittömästi, että varmuuskopiointi olisi syytä suorittaa ennen kyseistä toimenpidettä. Kokemuksesta käsikirjan kirjoittanut voi sanoa, että on se muutekin hyvä tehdä ainakin kerran kuukaudessa. Sen voi tehdä joko Ecomin varmuuskopiointiohjelmalla tai ottamalla koko Ecomin kansion talteen resurssihallinnan kautta. 8.1 Kauden päättäminen Kausi päätetään rastittamalla Päätä kausi -valinta jolloin kaikki tulosteet muuttuvat harmaiksi. Se on merkkinä siitä, että kauden päättämisessä tulostetaan aina kaikki kolme tulostetta kerralla. Ecom kysyy vielä varmistusikkunassa, päätetäänkö kausi ja tulostaa raportit ulos, muttei tee vielä kauden päätöstä. Päätetyn kauden kirjanpidon raportit arkistoidaan nyt pdf tiedostoina, jolloin niitä voi tarvittaessa hyödyntää myös jatkossa. Kun kauden päättää reskontrassa, tekee ohjelma kansioon [Ecom]\kirjanpito pdf - päiväkirjojen lisäksi siirtotiedoston kirjanpito-ohjelmaan (Tikon -formaatti) yhtenä zip - tiedostona. Se mahdollistaa aineistojen siirron suoraan kirjanpito-ohjelmiin. 25

30 8.2 Päiväkirjat paperille ja tarkistettava ennen kauden päätöksen vahvistamista Kauden päättämisajon voi vielä perua, jos tulostetuissa raporteissa on jotain korjattavaa. Päiväkirja-ajo ottaa aina kaikki sellaiset edellisten kausien tapahtumat mukaan päiväkirjoihin, joita ei ole aiemmin päätetty. Huomioi, että avoimet (Eli laskun tila on avoin) laskut eivät siirry laskutuspäiväkirjaan, koska sitä ei ole vielä lähetetty asiakkaalle. Kun tulosteet ovat ok, voidaan kausi päättää ja ajaa päiväkirja-ajo loppuun painamalla kysymysikkunan Kyllä -painiketta. Kauden päättämisen yhteydessä tulevat tulosteet viedään kirjanpitäjälle ja pankin tiliotteet lähetetään myös. Ecom muuttaa päätetyn kauden laskutetut laskut harmaiksi laskutuksen puolella, eli niitä laskuja ei voi enää muuttaa, kun ne on jo viety kirjanpitoon laskutuspäiväkirjassa. Päätetyn kauden kokonaan suoritetut laskut siirtyvät automaattisesti laskutushistoriaan. 8.3 Laskutuspäiväkirja Laskutuspäiväkirjaraportti tulostaa kaikki valitun kauden laskut ulos ja kaikki aiempien kausien laskut, joita ei vielä ole päätetty. Ohjelma antaa myös yhteenvetoraportit tileittäin. Laskupäiväkirjassa on kustannuspaikkaerittely omana sivunaan 26

31 8.31 Tarkistettavat asiat laskutuspäiväkirjassa 1. Tarkista ensin että kausi on juuri se, minkä haluat päättää. 2. Kaikki laskut tulisi olla samalle kaudelle kohdistettuja, jotta laskutuspäiväkirjan summa täsmäisi. Tämä helpottaa kirjanpitäjän työtä. Jos aiemman kauden tapahtumia löytyy, niin tämä kausi olisi syytä päättää ensin. Esimerkiksi edellisellä sivulla olevassa listassa on mukana lokakuun laskujen lisäksi yksi syyskuun lasku! Tämä kielisi siitä, että joko syyskyy on päättämättä tai tämä lasku on tehty syyskuun päättämisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa ohjelma ilmoittaa siitä vielä erikseen, jolloin kautta ei kannata päättää. 3. Laskunumeroita puuttuu välistä Jokaisesta laskunumerosta, joka puuttuu, tulee yritykseltä löytyä selvitys, että mikä tarina katoamiseen liittyy. Tämä tieto on lähinnä verotarkastajaa varten ja varmuuden maksimointia. Jos laskunumeroita puuttuu aina välistä, on syytä soittaa Ecomin puhelintukeen ja katsoa, miten asiaa voisi kehittää. Yleensä läheteohjelman käyttää auttaa paljon. 8.4 Suorituspäiväkirja Suorituspäiväkirjaan kirjautuvat kaikki laskut tileittäin omille sivuille, jotka on suoritettu valitun kauden aikana. Laskun päiväys voi olla aikaisempikin. 27

32 8.41 Tarkistettavat asiat suorituspäiväkirjassa Suorituspäiväkirjassa tarkistettavat asiat ennen kauden päätöstä 1. Kaikki tapahtumat ovat valitun kauden mukaisia Jos näin ei ole, on syytä käydä enin päättämässä aiempi kausi ja vasta sen jälkeen kyseinen kausi. Aiemman kauden listat on myös hyvä ottaa kirjanpitäjälle mukaan, sillä voi olla, ettei kirjanpitäjä ole vielä niitä saanut. 2. Tarkista tiliote, jos joku asiakas on maksanut ilman viitettä Tämä on tärkeää tarkistaa, sillä aina silloin tällöin joku asiakas maksaa laskunsa ilman viitettä, eikä sellainen lasku tule automaattisten viitemaksuajojen mukana suoritetuksi. Lisää puuttuvat suoritukset käsin laskun suoritukset-alavälilehdelle 3. Yleinen tarkistus, että kaikki myyntilaskujen suoritukset on kirjattu Ecomiin 4. Tarkista että hyvityslaskuissa sekä alkuperäiseen laskuun että hyvityslaskuun on kirjattu suoritukset samalle suorituspäivälle ja hyvitystilille. 8.5 Myyntisaatavat päiväkirja Myyntisaatavat päiväkirja kertoo ne maksut, joita ei valitun kauden päätökseen mennessä ole maksettu. Huomioi, että lasku voi toki olla maksettu, mutta ei vielä tämän kauden loppuun mennessä. Myyntisaatavat-raportin tarkistettavat asiat: 1. Hyvityslaskuja ei saisi olla myyntisaatavien puolella 2. Luottotappioon kirjattavat laskut tulisi kirjata pois myyntisaatavaluettelosta 28

33 8.6 Myyntireskontran päiväkirja-arkistot Kaikkien myyntireskontrien päätetyt päiväkirjat arkistoidaan PDF-muotoisina laskutus ja myyntireskontraohjelmiston alle kohtaan Paiväkirja-arkistot. Ne ovat siten aina tallessa koneella päiväkirja-ajojen jälkeenkin. 9 Maksukehotusten teko Maksukehotuksella lähestytään ajallaan laskunsa maksamatta jättäneitä asiakkaita. Ohjelmassa on kahta eri teksteillä varustettua maksukehotusta, joita voi itse muuttaa. Ensimmäisen maksukehotuksen teksti näkyy ikkunan yläosassa, toisen ja seuraavien maksukehotuksien teksti on seuraavassa ikkunassa. Ecom huolehtii automaattisesti oikean maksukehotus-tekstin maksukehotukseen. Maksukehotukset voidaan ajaa asiakaskohtaisesti hakemalla asiakas ikkunaan. Ohjelmasta saa ulos perintälistan, jossa ovat sellaiset asiakkaat, jotka eivät ole maksaneet maksukehotuksista huolimatta. Perintälista tulostuu automaattisesti maksukehotus-tulostuksen jälkeen, mikäli laskutuksessa on sellaisia laskuja joita on peritty useammin, kuin mitä perintälistan raja on. Perintälistan voi antaa sitten tarpeen mukaan perintätoimiston hoidettavaksi. Lähetetyt kehotukset näkyvät laskutuksessa kyseisessä laskussa Laskutuspäiväkirja / Maksukehotukset-alasivulla. Kun Asiakasnro on tyhjä, tulostuu kaikki makuskehotukset kerralla. Maksukehotuksiin tulostuvat nyt yrityksen käyttämät tilinumerot IBAN / BIC muodossa. 29