Myyntireskontra merkistä tunnistat uudet ominaisuudet

Transkriptio

1 Myyntireskontra merkistä tunnistat uudet ominaisuudet

2 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirjan avulla Ecom tulee tutuksi ja ohjelmaa oppii käyttämään monipuolisemmin. Kaikkien Ecomin käsikirjojen periaatteena on, että mallin avulla oppii ja itse tekemällä sen myös opitun tiedon myös muistaa paremmin. Jokaisessa käsikirjassa on oma sisällysluettelonsa, jonka avulla saa myös haettavan aiheen hyvin esille. Käsikirjan sivut on kolmen eri ryhmään tarvittavan tietotaidon mukaan. Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. B C Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein myös kokemusta Ecomin käytöstä, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja suurta tarkkaavaisuutta. Ja on hyvä muistaa, että Ecomin puhelintuki on olemassa teitä varten. Puhelintuen numero on Puhelintuen numero löytyy aina myös osoitteesta Mikäli ette saa suoraan Ecomin puhelintukeen yhteyttä, soitamme teille takaisin. Huomioitavaa on myös, että Ecomin puhelintuken takaisisoitto tulee eri numeroista, kuin mitä puhelintuen numero on. Mikäli sivulla on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia ja miettiä rauhassa käsiteltävää aihetta. ihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. 2013

3 1. Myyntireskontra Myyntireskontra tarkoittaa käytännössä laskutuksen jälkihoitoa, eli: Suoritusten kirjaamista sellaisesta laskusta, jonka asiakas on maksanut Maksukehotusten lähettämistä Korkolaskujen tekoa Kirjanpitoraporttien vientiä kirjanpitäjälle Erilaisten laskutusraporttien tulostamista

4 1.1 Myyntireskontran hyötyjä käyttäjälle Myyntireskontraohjelmisto ei vaikeuta laskutusohjelmiston käyttöä. Se tuo siihen vain lisää hyviä ominaisuuksia, joita kannattaa yrityksen hyödyntää. Normaalin laskutusrutiinin lisäksi tulee uusia hyödyllisisä ominaisuuksia: Suoritusten kirjaukset ja kuukausitoimenpiteenä päiväkirja-ajo, josta saatavat tulosteet toimitetaan kirjanpitäjälle Ecom myyntireskontra vähentää kirjanpitäjän työtä, kun hän voi kirjata myyntitapahtumat ja niiden suoritukset yhteenvetoina kirjanpitoon. Laskuja ei tarvitse viedä enää laskukohtaisesti kirjanpitoon. Tämän pitäisi vähentää myös huomattavasti kirjanpitokustannuksia. Ecomin avulla voit seurata esimerkiksi tarvike- ja työmyyntiä erikseen omina myyntitileinä. Ecom tiliöi myynnin automaattisesti laskurivikohtaisesti omille tileille asettamiesi ehtojen mukaan. Myyntisaatavien seuranta on tosi helppoa, kun asiakkaiden maksusuoritukset saa Ecomiin tosi helposti ja listauksien avulla tietää heti, mitkä laskut ovat myöhässä. Heikosti maksaville asiakkaille on mahdollista saada kolmen eri tason maksukehotuksia ja myöhässä maksettaville laskuille voidaan tehdä korkolaskut. Ecom myyntireskontra lukee myös pankkiohjelmasta otettavaa tapahtumaluetteloa ja käy automaattisesti napin painalluksella kirjaamassa kaikki viitteellä maksetut laskut suoritetuiksi. Lisäksi Ecomiin on rakennettu käyttöönotto -ohjelmisto, jonka avulla saat myyntireskontran saman tien ajan tasalle ja kaiken käyttöönotossa tarvittavan tiedon kerralla kuntoon. Mikäli laskutusohjelma on ollut käytössä jo pitempään ilman myyntireskontran hyödyntämistä, ja aiot aloittaa myyntireskontran käytön, kannattaa tehdä myyntireskontran käyttöönotto. Se ei ole välttämätöntä tehdä ihan heti, mutta mahdollisimman pian. Jos yritys on uusi, ei myyntireskontran käyttöönottoa kannata tehdä loppuun asti, vaan sivulle 3/9 asti. Käyttöönotto on kerrottu tämän käsikirjan lopussa.

5 2. Oletusten läpikäynti yyntireskontraoletukset löytyvät Ecomin Ohjelmat-yläotsakkeen alta laskutus- ja myyntireskontravalikosta kohdasta laskutus- ja myyntireskontraoletukset.

6 2.1 Suoritustilien lisäys Kun oletustaulu on auki, avataan Suoritustilit-alavälilehti.

7 2.2 Suoritustilien lisäys Kirjanpito vaatii tilinumerot, joihin asiakkaalta tulleet suoritukset kirjataan. Myös pankkiohjelmasta saatavat automaattiset suoritukset (konekieliset tapahtumaluettelot tai KTL-listat) vaativat pitkässä muodossa olevat pankkitilinumerot, jotka kirjataan tähän ikkunaan. Ensimmäisessä kentässä on pankkitilin kirjanpidossa oleva nelinumeroinen tilinumero. Sen voi kysyä kirjanpitäjältä valmiiksi, jolloin se auttaa kirjanpitäjää jatkossa päiväkirjojen sisään syötössä. Pankki+tilinumero kenttään syötetään sekä pankin nimi että oma pankkitilinumero väliviivalla. Ohjelma tarkistaa, että tilinumero on oikeassa muodossa ja jos näin on, tekee ohjelma automaattisesti tilinumeron pitkän muodon. Luottotappiot ja hyvitykset kannattaa lisätä, jos niitä ei vielä ole. Oletuskenttään kannattaa valita yrityksen eniten käyttämä tilinumero. Oletukset voi nyt sulkea.

8 3 Suorituksen kirjaus laskulle Kun asiakas on maksaa laskunsa joko kokonaan tai osittain, silloin puhutaan suorituksesta. Ecomissa on kaksi tapaa kirjata laskulle asiakkaalta tullut suoritus: Käsin kirjaus suoraan laskulle on kätevä tapa, mutta silti suhteellisen työläs. Sitä tarvitaan aina silloin, kun asiakas on maksanut laskunsa ilman viitenumeroa. utomaattinen viitemaksujen kirjaus on huomattavasti tehokkaampi tapa. Se tapahtuu liittämällä pankista tullut tapahtumaluettelo Ecomiin niin, että se voidaan siirtää Ecomiin napin painalluksella. Tämä on erittäin käyttökelpoinen ja nopea tapa hoitaa suoritukset laskulle. Ecomin pankkiohjelmalla suoritukset voidaan hakea pankista suoraan poistumatta ecomista.

9 3.1 Laskun suorittaminen maksetuksi Laskun kirjaaminen suoritetuksi käsin alkaa etsimällä laskutusohjelmasta se lasku, jolle suoritus on tehty. Ohjelma avaa uuden ikkunan, josta halutun laskun voi etsiä. Jos laskun viitenumero on tiedossa, löytää sillä helposti oikean laskun, sillä viitenumero on laskun numero lisättynä tarkisteella, joka on viimeinen numero. Eli viitenumerosta viimeinen numero pois, jolloin jäljelle jää laskun numero. Kun lasku on löytynyt, valitaan se painamalla OK-painiketta. Laskun tila näkyy ikkunassa oikeassa reunassa. Laskun tila kertoo, onko se avoin, eli asiakas ei ole vielä saanut laskua, laskutettu, osittain suoritettu tai kokonaan suoritettu. Laskun loppusumma näkyy myös hakuikkunassa viimeisenä.

10 3.2 Suorituksen kirjaus laskulle Laskulle tullut suoritus kirjataan käsin suoritukset -alavälilehdellä.

11 3.3 Suorituspäivämäärän kirjaaminen Kaikki laskun suoritukset näkyvät aina suoritukset alavälilehdeltä, myös pankkiohjelmasta automaattisesti haetut. Tälle sivulle lisätään myös käsin kirjattavat laskun suoritukset. Ensimmäiseksi painetaan ikkunan alaosassa olevaa plus-painiketta. Ohjelma avaa pienen ikkunan, jolla lasku kirjataan suoritetuksi. Ikkuna on kolmiosainen (1/3). Ensimmäisessä osassa kerrotaan laskun suorituspäivämäärä. Päivämäärä on se päivä, jolloin se on kirjattu pankkiin suoritetuksi. Päiväyksen voi kirjata suoraan kenttään tai sen voi hakea painikkeen avulla. Seuraava-painikkeella ohjelma vaihtaa sivua.

12 3.4 Suoritussumman ja alennuksen syöttö Toisella sivulla ohjelma ehdottaa suoritukseksi avoinna olevaa laskun summaa automaattisesti suorituksen määräksi. Tässä tapauksessa se on koko laskun summa, kun aiempia suorituksia ei ole. Jos asiakkaalle annetaan alennusta, on yhteissumman vastattava koko laskun summaa, jotta lasku tulee kokonaan suoritetuksi. Myös pelkän alennuksen voi tarvittaessa syöttää, jos laskun loppusumma on alennusta. Jos osasuoritus kirjataan käsin, kirjataan pelkästään suorituksen määrä, eikä alennusta anneta. Seuraava-painikkeella ohjelma siirtyy seuraavaan ikkunaan.

13 3.5 Pankkitilin, tai muun tilin valinta suoritustiliksi Viimeisellä suoritussivulla valitaan se pankkitili, johon asiakas maksoi laskunsa. Ohjelma ehdottaa oletustilinä sitä, mikä oli oletuksissa valittu yrityksen oletustiliksi. Jos kysymyksessä on hyvityslaskun suorittaminen, valitaan hyvitystili ja luottotappiossa vastaavasti luottotappiotili. Suoritus hyväksytään painamalla OK-painiketta suoritusikkunassa.

14 3.4 Uuden suorituksen kirjaus laskulle Suoritukset -lehdelle ilmestyy uusi rivi. Jos Suoritus kirjataan väärin, poistetaan väärä suoritusrivi miinus-painikkeella ja kirjataan uusi vastaavasti plus painikkeella. Laskun tila on nyt myös muuttunut suoritetuksi. Jos laskua ei olisi kokonaan maksettu, jäisi tila osittain suoritetuksi.

15 4. Tiedot, joita tarvitaan pankilta automaattisten suoritusten tekoon B Mikäli viitteelliset laskut otetaan napin painalluksella Ecomiin, on pankin kanssa mahdollisesti tehtävä sopimus konekielisten tapahtumaluetteloiden vastaanottamisesta. Viitteellisten laskujen vastaanottoon tarvitaan pankkiohjelma, jolla pystyy ottamaan vastaan konekielisiä tapahtumaluetteloita tiedostoina omalle koneelle (99 % pankkiohjelmistoista pystyy tähän). Pankilta kannattaa kysyä, millä nimellä ja mihin hakemistoon nämä konekieliset tapahtumaluettelot tulevat omalle koneelle, jotta Ecomissa voidaan määritellä vastaavat tiedot kohdalleen. Tätä aihetta käsitellään tarkemmin myöhemmin tässä käsikirjassa.

16 4.1 Pankin viitemaksuajon vienti Ecomiin B siakkaiden suoritukset voi myös automatisoida niin, ettei suorituksia tarvitse asettaa laskukohtaisesti käsin. Ecom toimii kaikkien niiden pankkiohjelmien kanssa, joista saa konekielisiä viitesiirtoja eli -tapahtumaotteita (ktl-lista) tiedostona oman koneeseen. Ecomin myyntireskontran lisäksi se vaatii tähän kykenevän pankkiohjelmiston (käytännössä kaikki pystyvät tähän), mahdollisesti oman sopimuksen pankin kanssa konekielisten tapahtumaotteiden, jotta järjestelmä voidaan ottaa käyttöön. Kun pankkiohjelmasta otetaan viitemaksutiedosto, tulee se liittää Ecomiin. Ecomille tarvitaan seuraavat tiedot: Tiedoston nimi tiedoston tallennushakemisto Yleisimmin kynnyksenä on saada ensimmäinen kerta onnistumaan. Jokainen pankkiohjelma nimeää tiedoston eri nimellä ja eri paikkaan. Kun nämä tiedot on olemassa, on aineiston kohdistaminen Ecomissa nopeaa. On hyvä muistaa, että Ecomin puhelintuki auttaa mielellään tämän haasteen kanssa ja asettaa tiedostot kohdalleen. Sillä kun ne on kerran asetettu oikein, ei ne enää muutu, kuin poikkeustapauksissa ja hyvin harvoin.

17 4.2 Viitemaksuajon ohjelmapolku iitemaksuajo löytyy Ecomista Valikko-painikkeen tai Ohjelmat-valikon alta kohdasta laskutus ja yyntireskontra ja sen alta valitaan viitemaksuajo. Ohjelma avaa viitemaksutiedostojen iirtoikkunan.

18 4.3 utomaattisuoritusten käyttöönotto B lla näkyvässä luettelossa on kaikki yleisimmät käytössä olevat pankkien ohjelmat ja niiden käyttämät konekieliset tapahtumaluettelotiedostot. Vasemmalla oleva rasti kertoo, onko kyseistä tiedostoa hakemistossa. Jos rastia ei ole, ei sitä ole todennäköisesti tuotu pankkiohjelmasta kyseiseen kansioon. On myös mahdollista, että kyseinen tiedostonimi poikkeaa tähän kirjoitetusta tai kansio on toinen, mihin pankki tiedoston tiputtaa. Poista tiedosto - valinta poistaa tiedoston onnistuneen ajon jälkeen. Hakemistopolku ja tiedoston nimi tarkistetaan ensimmäisenä. Pankista saatu hakemistopolku ja tiedoston nimi on hyvä tietää jo ennen, kuin kohdistamista aloitetaan Ecomiin. lla valmiina näkyvät tiedostopolut ovat yleisimpien pankkiohjelmistojen oletushakemistoja. Mikäli asiakkaat maksavat aina samalla viitteellä, asetetaan rasti Kirjaa vanhalla viitteellä tulevat suoritukset samansuuruiseen uuteen laskuun valintaan. Tätä käytetään lähinnä vuokraustoiminnossa, jolloin asiakas maksaa vuokran aina samalla viitteellä kuukaudesta toiseen.

19 4.4 Viitemaksutiedoston haku kansiopainikkeella C lla olevaan kuvaan etsitään seuraavaksi uusi kansio, johon on viety uusi viitemaksutiedosto. Viitemaksutiedosto on tallennettu valmiiksi pankkiohjelmasta tiettyyn kansioon. Ylemmän ikkunan neljä polkua, joihin voi jokaiseen tallentaa oman viitemaksutiedoston kansiopolun. Toki silloin yrityksellä pitää olla myös neljä erillistä pankkitiliä, joihin asiakas voi laskunsa maksaa. limman kansion on painettu osuuspankin pankkiohjelmiston perässä olevaa kansio-painiketta. Ohjelma avaa uuden ikkunan, joka näkyy kuvassa alapuolella. Tämän ikkunan avulla voidaan hakea haluttu kansio ja tiedosto esiin. lla olevaan ikkunaan on kohteeseen etsitty C-levy kentän perässä olevan nuolipainikkeen alta. Tämän jälkeen on rullattu alas c-levyn sisältöä kansioita oikealla olevalla hissi-painikkeella, kunnes haettu kansio (kuvassa alla Pankkidata-kansio) on löytynyt. Tässä haasteena on yleensä se, ettei pankkiohjelman käyttäjä välttämättä tiedä, että mihin kansioon pankkiohjelma tiedoston tallentaa, jolloin tämä vaihe on aika haasteellista saada tehtyä. Kun oikea kohde löytyy, valitaan se tuplaklikkaamalla sitä hiirellä.

20 4.41 Viitemaksutiedoston haku kansiopainikkeella, jatkuu Kun edellisellä sivulla tuplaklikattiin oikeaa kansiota, siirtyi valittu kansio nyt kohteeksi, jossa aiemmin oli C-levy. lla olevassa ikkunassa on nyt valitun kohdekansion sisältö kansioineen ja tiedostoineen (joita kuvassa ei ole). Pankkiohjelmat tallentava usein konekielisen viitetiedoston kansion alla oleviin alakansioihin, kuten alla olevassa esimerkkikuvassa näkyy. Seuraavaksi tuplaklikataan ikkunassa näkyvää kansiota, jotta sen alla oleva konekielisen viitemaksuajon tiedosto tulee esiin alla olevaan ikkunaan.

21 4.42 Viitemaksutiedoston valinta Kun kohteeseen on löytynyt oikea kansio, näkyy haluttu tiedosto ikkunassa. Kun se valitaan painamalla sitä hiirellä kerran ja painetaan vaa painiketta, siirtyy ohjelma takaisin Konekieliset viitemaksut-ikkunaan ja sulkee avaa ikkunan. Tiedoston voi valita myös tuplaklikkaamalla sitä.

22 4.5 utomaattisuoritusten kirjaus laskutukseen B Kun oikea tiedosto on valittu, näkyy sillä rivillä tiedostopolun edessä rasti, joka kertoo, että tämänniminen tiedosto on olemassa. Jos tiedosto on oikea, tarvitsee jatkossa vain hakea pankkiohjelmasta viitemaksutiedosto ja tallentaa se samaan paikkaan, avata Ecomissa tämä ikkuna ja Painaa OK-painiketta. Kun pankkiohjelmasta on haettu viitteellä maksetut laskut konekielisenä tapahtumaluettelona, kohdistetaan ne täältä napin painalluksella reskontraan. Ecom ilmoittaa erikseen lokitiedostona ja herjaa mikäli ajossa on ollut jotain normaalista poikkeavaa. Tiedoston perään voi laittaa.* -merkkijonon (tai *.*), Esimerkiksi C:\SMLINK\KTL\KTL.* jolloin hakee kaikki KTL -alkuiset tiedostot ja kuittaa ne reskontraan. Ohjelma hakee viitteet painamalla OK-painiketta, jolloin ohjelma avaa listan kaikista tapahtumista, mitä tiedosto on pitänyt sisällään. Samalla ohjelma käy kuittaamassa laskut suoritetuiksi tai osittain suoritetuiksi tapahtuman sisällön mukaan. utomaattinen alennusraja toimii molempiin suuntiin. Jos laskun loppusumma heittää 5 euroa ylös tai alaspäin, kirjaa Ecom sen alennukseksi. Ylisuuret suoritukset ovat seurausta valuuttaarvojen heittelystä. Tällaiset alennukset kirjaantuvat miinusmerkkisinä alennuksina.

23 4.6 Tapahtumaloki B Viitemaksuajon hae viitteet -painike tuo esiin tapahtumaloki- ikkunan. tapahtumaloki sisältää laskukohtaisesti pankista tulleet tapahtumat. Ensimmäinen otsikkorivi kertoo, miten konekielisen viitemaksun vastaanotto on onnistunut. Seuraavilla riveillä on kukin maksutapahtuma eriteltyinä. Onnistuneet tapahtumat on tässä vaiheessa kirjattu myös niihin kohdistuneisiin laskuihin automaattisesti suorituksiksi laskuun suoritukset -sivulle. Kuvassa lasku on maksettu kokonaan ja toisesta on tullut osasuoritus. Osittain suoritettu lasku odottaa loppusuoritusta osittain suoritettuna siihen asti, kun se on kokonaan maksettua. Ohjelma arkistoi konekieliset Viitemaksuaineistot Ecomin alle omaan kansioon. Jos suorituksissa on virheitä, kertoo ohjelma sen otsikossaan ja samaten rivikohtaisesti jokaisen virheellisen rivin kohdalla. Yleisimmät virheet ovat ylisuorituksia, jolloin ohjelma ei voi käsitellä niitä automaattisesti tai asiakkaan tekemän virheellisen viitenumeron syötöstä johtuva ilmoitus. Ensimmäisellä kertaa voi toki tulla myös ilmoitus, ettei tiedosto ole viitemaksutiedosto. Silloin on hyvä kääntyä Ecomin puhelintuen puoleen.

24 4.7 Viitemaksuluettelon haku Ecom Monipankkiohjelman avulla siakkaiden maksamien laskujen päivittäminen Ecomiin käy kätevästi Ecom Monipankkiohjelman avulla. Kun Ecomin pankkiohjelman asetukset on asetettu kuntoon, käynnistetään Ecom Monipankkiohjelma valikon kautta ja haetaan viitetapahtumat tiedostoon. Ecom Monipankkiohjelma avataan Ohjelmat-valikon kautta valitsemalla Ecom Monipankki ja sen alta valitaan käynnistävalinnan. Pankkiohjelman asennuksesta on hyvä olla yhteydessä Ecomin puhelintukeen. B

25 4.71 Viitemaksut Ecom Monipankkiohjelmalla, kirjautumisikkuna B Ecom Monipankkiohjelman sisäänkirjaantumisikkuna on alla olevan kuvan mukainen. Kun oikea yritys on valittu, annetaan Käyttäjätunnus ja Salasana tähän ikkunaan ja painetaan Okpainiketta.

26 4.72 Viitemaksuajo Ecom Monipankkiohjelmalla Kun Ecom Monipankkiohjelma on avattu, valitaan lähetä ja nouda painike. Ohjelma avaa valikon, jonka alta valitaan haluttu tilinumero, jonka alta valitaan viitesuoritukset. Ohjelma avaa yhteyden ja käy katsomassa tulleet viitesuoritukset ja tekee tiedoston valmiiksi. Tämä tiedosto voidaan sen jälkeen ajaa Ecomiin sisälle normaalilla Ecomin viitemaksuajorutiinilla. B

27 5. Myyntitilit ja niiden tiliöinti laskuriveittäin B Yleisellä tasolla voisi sanoa, että suurin osa asiakkaista tiliöi tuotteet verollisiin ja käänteisen alv:n tileille. Eli pakollisiin tileihin. Tiliöinnistä on hyötyä vasta silloin, kun niitä hyödynnetään kirjanpidossa antamalla kirjanpitäjälle tilikohtaiset raportit kuukausittain ja yrityksen johdolla on mielenkiintoa seurata niitä ja niiden kehitystä kirjanpitoraporteissaan. Laskujen teossa myyntireskontra tiliöi laskurivit tuotetasolla. Se ei muuta normaalia laskun tekoa lainkaan. Jokaisella laskurivillä on aina yksi tiliöintirivi.

28 5.1 Tuotteiden kohdistus myyntitileille B Seuraavaksi käydään läpi Ecomin tiliöintitapahtumat ja oletusten teko. Myyntireskontran myyntitilit asetetaan paikoilleen valikosta Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra, Laskutus- ja Myyntireskontraoletukset, jonka alta valitaan Myyntitilit -alataulu. Ecom kohdistaa myyntitilit aina laskurivikohtaisesti ja kun yhdellä laskurivillä voi olla vain yksi tuote, voidaan myyntitilit kohdistaa laskutukseen tuotteittain. Vasemmassa taulussa on ohjelmassa olevat myyntitilit. Ensimmäinen kenttä on Tilinumero, joka on kirjanpidon tilinumero. Jokainen myyntitilit tarvitsee oman tilinumeron. Selite on tilin nimi, joka näkyy laskutusohjelmassa tiliä valittaessa. Tilin nimet kannattaa olla sellaisia, että ne on myös erotettavissa toisistaan nimen perusteella. lla olevaan Oletus-kenttään valitaan yrityksen oletusmyyntitili, jota ohjelma ehdottaa laskutuksessa, mikäli muuta ei ole määritetty. Myyntitilillä on oma arvonlisäveroprosentti sen mukaan, millä prosentilla eri tuotteita laskutetaan laskutuksessa. Käänteisen LV% käsittelyä ohjataan Ecomissa alla olevalla käännetty alv- kentällä. Jos tähän kenttään on määritetty arvo K, niin kyseinen tili on käänteisen alv:n piirissä. Ecomin laskutusohjelman ylätaulusta löytyy myyntitili-valinta. Jos kenttään valitaan käänteisen LV:n tili, muokkaa ohjelma tämän laskun automaattisesti käänteisen laskun vaatimaan muotoon.

29 5.2 Myyntitilin valinta laskutuksessa B Laskutuksen yläikkunaan voidaan valita haluttu myyntitili ja se voidaan asettaa päälle myös asiakkaan tietoihin valmiiksi. Kun laskulle tehdään uusi laskurivi, tiliöityy Tiliöinti -ikkunaan laskutusikkunan mukaan määritetty tiliöintirivi. Jos laskurivin myyntitilinumeroa halutaan muuttaa käsin, tehdään lasku ja laskurivi kuten normaalisti. Sen jälkeen siirrytään tiliöinti-ikkunaan ja vaihdetaan halutulle riville toinen myyntitili. Seuraavalla sivulla on lasku, jossa on kolme laskuriviä, siinä järjestyksessä, kuin mitä ne on laskurivilläkin.

30 5.4 Laskurivin automaattisen tiliöinnin muutos B lla näkyvässä Tiliöinti-välilehdellä kaikki laskurivit ovat nyt tiliöityneet automaattisesti laskutusoletuksissa määritetylle oletustilille. Kokolaskun myyntitilin voi vaihtaa päätaulussa olevasta Myyntitili-kentästä, jolloin valittu tili kopioituu automaattisesti myös jokaiselle laskuriville. Myyntitilin voi vaihtaa rivikohtaisesti valitsemalla ensin halutun myyntitilin ja painamalla myyntitllin yläpuolella olevaa kansio-painiketta ja valitsemalla halutun tilin. Sentinpyöristyksen tiliöinti Mikäli sentinpyöristykset on käytössä (määritetään Laskutusoletuksissa laskulomake -alasivulla), tiliöityy pyöristykset automaattisesti suurimman yksittäisen tuoterivin myyntitilin mukaan kirjanpitolain mukaan. Pyöristyksille ei tarvitse tehdä omia tilejä. Koko lasku käänteisen LV:n piirissä Käänteisen alv:n sisältöiset laskut suositellaan tekemään niin, ettei samassa laskussa olisi sekä käänteisen alv:n piirissä olevia ja normaalin alv:n mukaisia laskurivejä. Jos näin tehdään, on laskulomakkeen oltava sellainen, josta alv näkyy rivitasolla.

31 6. Hyvityslaskun teko, koko laskun hyvitys B Koko laskun hyvittäminen tapahtuu Ecomissa niin, että otetaan ensin esille laskutusohjelmassa se lasku, josta hyvityslasku tehdään. Kun lasku on esillä, painetaan kopiointipainiketta, jonka jälkeen ohjelma esittää omassa ikkunassaan seuraavan kysymyksen: Haluatko tehdä hyvityslaskun alkuperäisestä laskusta? Kyllä-painikkeen painallus tekee uuden laskun, joka on hyvityslasku alkuperäisestä (ohjelma tekee kopion laskusta muuttaen kaikki summat miinusmerkkisiksi). Näin ohjelma on tehnyt laskusta hyvityslaskun napin painallukselle. Jos laskun haluaa kopioida uuden laskun pohjaksi, vastataan yllä näkyvään kysymykseen ei. Ohjelma kopioi esillä olevan laskun uudeksi laskuksi samoilla tiedoilla ja uudella laskunumerolla. Tätä laskua voi tämän jälkeen käyttää pohjana uuden laskun tekemisessä.

32 6.1 Hyvityslasku kopioituna alkuperäisestä Ohjelma loi uuden laskun uudella laskunumerolla kopioiden kaikki tiedot siitä laskusta, mistä tiedot kopioitiin. lla olevan hyvityslaskun kaikki tuoterivien määrät ovat miinusmerkkisiä ja laskun kokonaissumma vastaa alkuperäistä laskua, toki miinusmerkkisenä. Ecom tuo myös automaattisesti vapaaseen tekstiin tiedon, että mitä laskua hyvitetään. Jos laskun summa on miinusmerkkinen, tulostaa Ecom laskun automaattisesti hyvityslaskuotsakkeella. B

33 6.3 Hyvityksen suorittaminen alkuperäiseen laskuun B Hyvityslaskujen suorituksessa on muistettava tehdä suoritus alkuperäiseen laskuun ja hyvityslaskuun, jotta laskut tulevat kirjanpitoon oikealla tavalla. lkuperäinen lasku suoritetaan hyvitettävällä summalla hyvitykset tilille. Suoritus tehdään käsin avaamalla ensi se alkuperäinen lasku (plus-merkkinen summa), josta tehtiin hyvityslasku. Kun alkuperäinen lasku on esillä, painetaan plus-painiketta Suoritukset / maksukehoitukset välilehdeltä, joka avaa kolmisivuisen suorituksentekoprosessin. Ensimmäisellä sivulle annetaan päivämäärä, joka voi hyvin olla kuluva päivä. Toisella sivulla ohjelma ehdottaa koko laskun summaa suoritettavaksi. Kun koko lasku halutaan hyvittää, hyväksytään se ja siirrytään seuraavaan ikkunaan, josta valitaan Hyvitykset tili suoritustiliksi. OK-painikkeella suoritus vahvistetaan ja laskun tila muuttuu Suoritetuksi. Jos laskusta hyvitetään vain osa, suoritukseen annetaan silloin se summa, mitä on sovittu hyvitettäväksi ja loppusumma jää odottamaan asiakkaan suoritusta. Laskun tila jää silloin osittain suoritetuksi. lkuperäinen lasku on nyt suoritettu kirjanpidollisesti valmiiksi. Seuraava vaihe on suorittaa hyvityslasku suoritetuksi.

34 6.4 Hyvityslaskun suorittaminen B Hyvityslasku kannattaa aina suorittaa samalle päivälle, kuin mitä alkuperäisen laskun suoritus hyvityksen osalta tehtiin. lla olevassa kuvassa laskun suoritus on tehty valmiiksi painamalla Suoritukset / maksukehoitukset välilehden plus-painiketta.,. Näin kirjanpitäjä löytää laskut päiväkirja-ajojen suorituspäiväkirjasta nopeasti. Hyvityslasku suoritetaan käytännössä aina koko hyvityslaskun summalla ja samalla määrällä, mitä alkuperäistä laskua hyvitettiin miinusmerkkisenä ja hyvitystilille. Kun suoritus on kirjattu, muuttuu laskun tila suoritetuksi. Hyvityslaskun teko on nyt kokonaisuudessaan valmis.

35 7. Myyntireskontran listaukset Kaikki myyntireskontran listat löytyvät Laskutus ja myyntireskontra -valikon alta. lpäiväkirjat sisältävät kauden päättämisessä tarvittavat tulosteet, jotka viedään kirjanpitäjälle. Päiväkirjan listat ovat: laskutuspäiväkirja, suorituspäiväkirja ja myyntisaatavat. lmyyntisaatavien ikäjakauma kertoo, kuinka paljon laskuja on avoimena eli maksamatta joko kokonaissummana / kaikki laskut tai laskukohtaisesti / asiakas. Rajoja on laajennettu myös ennen eräpäivää kattavaksi. lpäiväkohtaisen myyntisaatavalistan järjestyksen voi nyt valita haluamakseen. l Maksukehotuksella lähestytään kolmella eri tavalla laskunsa maksamatta jättäneitä asiakkaita. Maksukehotukseen on lisätty Y-Tunnus. l Korkolaskutuksella laskutetaan asiakkaita, jotka ovat maksaneet laskunsa myöhässä. lmyynnin seurantalistassa on asiakaskohtainen seurantalistaus, jossa näkyy asiakaskohtaisesti valitun kauden myynti, kateprosentti ja saatu kateprosentti. Tämä laskee sen kauden kaikki avoimetkin laskut mukaan. Ota kateprosentissa huomioon, että jos olet vienyt laskutukseen vapaita rivejä, joihin ei ole annettu nettohintaa, antaa ohjelma katteeksi 100 % ja tällaiset rivit vääristävät kateprosenttia. llaskuttamattomat OVT-laskut antaa raportin kaikista laskuttamattomista OVTlaskuista, jotka on siirretty laskutukseen. Tähän on lisätty asiakkaan valinta. Raporttiin on lisätty sarakkeet Lähetenro ja Laskunro. llaskuttamattomat työt, johon listataan kohdistetut palkkatapahtumat, joita ei ole laskutettu. Laskuttamattomat työt -raportti ei enää näytä ylimääräisiä rivejä. Laskuttamattomat työt -raporttiin on lisätty kustannuspaikka. luusi raportti: Lähetetyt maksukehotukset

36 7.1 Laskutetut laskut Laskutetut laskut raportilla voi katsoa kaikki halutut tietyltä päivämääräväliltä. lla olevaan kuvaan päivämäärä on haettu päivämäärähakuikkunasta hakupainikkeen avulla. Päivämäärä on syötetty vapaalta aikajaksolta, jolloin laskut voi ottaa esiin haluamaltaan aikajaksolta. siakaskohtainen erittely lajittelee saman asiakkaan laskut peräkkäin ja tekee välisumman. Tähän raporttiin voi valita laskut myös laskun tilojen mukaan. Kauteen voi määritellä halutun kauden ja asiakasnumeroon voi hakea yhden asiakkaan tiedot. Kun asiakasnumerokenttä on tyhjä, hakee ohjelma kaikki laskut kerralla. Kun aineisto valitaan esikatseluun, näyttää se alla olevan kuvan mukaiselta.

37 7.12 Laskutetut laskut myyjittäin Laskutetut laskut myyjittäin raportilla voi katsoa kaikki halutut laskut tietyltä päivämääräväliltä myyjittäin eroteltuna. Tämä vaatii sen, että laskulle on määritetty myyjät ja ne on myös olemassa perusoletuksissa henkilöissä. Kauteen voi määritellä halutun kauden ja asiakasnumeroon voi hakea yhden asiakkaan tiedot. Kun asiakasnumerokenttä on tyhjä, hakee ohjelma kaikkien asiakkaiden laskut kerralla ja myyjittäin eroteltuna siten, että aluksi listataan ne laskut, joissa ei ole myyjää eritelty.

38 7.2 Tuotemyyntiraportit Tuotemyyntiraportit löytyvät laskutus ja myyntireskontra valikon kautta. Sen alta löytyy tuotemyyntiraportti sekä tuotemyyntiraportti eriteltynä ja myyjittäin ja asiakasryhmittäin. siakasryhmät luodaan asiakasoletuksien kautta ja asiakas voidaan liittää tiettyyn asiakasryhmään asiakastietojen kautta.

39 7.21 Tuotemyyntiraportti ulostettavaan raporttiin voi valita laskutuspäivämäärävälin lisäksi tulostettavat tuotealat. Raporttiin oi valita laskut tilojen mukaan. Myös tietyn asiakkaan ostot voidaan ottaa tässä raportissa erikseen sille. Kun asiakasnumero on tyhjä, on kaikki asiakkaat valittuna. Tulostettavaan raporttiin voi halutessa eritellä ostohinnan ja kateprosentin. Yleensä on hyvä tulostaa myös numeroimattomat laskurivit eli sellaiset laskurivit, jotka on syötetty laskulle käsin. Ohjelma ryhmittelee tarvittaessa tuotteet myös halutulla tuotenumerotarkkuudella, jolloin valitaan tuotenumeron alusta se tarvittava tarkkuustaso, minkä numeron kohdalla ohjelma tekee välisummat. Esimerkiksi Sähkö- ja LVI-alalla kahden ensimmäisen numeron mukaan tehtävä jako antaa aika hyvän kuvan siitä, mitä tuoteryhmiä valitulla kaudella on myyty.

40 7.3 Grafiikka-raportti Grafiikka-raportti löytyy laskutus ja myyntireskontra-valikon alta kohdasta Grafiikka. Ohjelma antaa raportin kokonaismyynnistä joko kuukausi tai vuositasolla valitulta aikajaksolta. Piirrä-painikkeella ohjelma piirtää kuvan mukaiset palkit esiin. Piirroksen saa myös pdf ja jpeg-muotoon.

41 7.5 Laskutustiedot exceliin B Laskutustiedot Exceliin raportilla tietoja voi lajitella tai muokata haluamaansa tarkoitukseen taulukkolaskentaohjelmassa. Laskutiedot Exceliin -raporttiin on lisätty kustannuspaikka ja tila. Raporttiin on lisätty maksukehotusten määrä. Laskun tilat ovat erikseen valittavissa. Tämäkin raportti löytyy laskutus ja myyntireskontra-valikon alta.

42 8 Päiväkirjat kirjanpitoon iksi myynnistä pitää ajaa päiväkirjat kuukausittain? Päiväkirja-ajot antavat kirjanpitäjälle kaiken kirjanpitäjän tarvitseman tiedon yrityksen myynnistä. Ohjelma tuottaa kolme eri raporttia: Laskutuspäiväkirja sisältää aineiston siitä mitä yritys on sinä kuukautena laskuttanut Suorituspäiväkirja kertoo, mitä laskuja asiakkaat on yritykselle maksanut sinä kuukautena Myyntisaatavat-raportti antaa yhteenvedon siitä, mitä laskuja ei vielä sen kuukauden aikana ole kokonaan maksettu. un Ecomin myyntireskontra on otettu kunnolla käyttöön, saa kirjanpitäjä kaiken yyntilaskutapahtumista tarvitsemansa tiedon näistä tulosteista valmiina summatietoina, jotka hän iirtää kirjanpitoon. Hänen ei tarvitse enää tämän jälkeen kirjata kaikkia myyntilaskuja erikseen oneelle eikä enää jokaista maksutapahtumaa noukkia tiliotteilta. Päiväkirjojen hyödyntäminen pitäisi ehdottomasti vaikuttaa kirjanpitokustannuksiin lentavasti, sillä kaksinkertaista työmäärää se ainakin vähentää. Se mistä yrityksen tulee huolehtia, on laskut laskutetaan ajallaan ja ne kirjataan suoritetuksi ja päiväkirjat toimitetaan kuukausittain kirjanpitäjälle.

43 8.1 Myyntilaskutuksen päiväkirjat kirjanpitoon Ecom myyntireskontran kuukausitoimenpiteenä on ajaa päiväkirja seuraavien valikkojen alta: Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Päiväkirjat (kirjanpitoon).

44 8.2 Päiväkirjat omaan käyttöön Päiväkirjaraportteja voi tulostaa milloin vaan, kunhan ei päätä kautta. Silloin raporteissa lukee otsikkona väliraportti-teksti. Ja kun ei päätä kautta, voi silloin myös erikseen valita, minkä raportin haluaa tulostaa. Kirjanpidon raportteihin tulee oletuksena kausi vanhimman kirjanpitoon viemättömän laskun mukaan, eikä automaattisesti edellinen kalenterikuukausi. Kun haluttu kausi on valittu, painetaan tulosta-painiketta. Ohjelma tulostaa tiedot paperille. Ennen kauden päättämistä on hyvä tarkistaa omalta listalta (listaus, joka otettiin ilman päätä kausirastia), että kaikki laskutuspäiväkirjan ja suorituspäiväkirjan tapahtumat ovat valitun kauden tapahtumia, eikä aiempia. Jos taas tapahtumia on useammalta kuukaudelta, olisi syytä harkita myyntireskontran käyttöönoton tekoa. Silloin on hyvä soittaa Ecomin puhelintukeen ja käydä aihe tarkemmin läpi. Omaan käyttöön tulostettavat päiväkirjojen välitulosteissa lukee välituloste - ei kirjanpitoon, kun kautta ei päätetä. Näin ne erottuvat kauden päätöstulosteista ja tunnistetaan paremmin oikeasta kirjanpitoon tarkoitetusta tulosteesta.

45 8.3 Varmuuskopio ennen kauden päättämistä un Päätä-kausi rastin asettaa päälle, ilmoittaa Ecom välittömästi, että varmuuskopiointi olisi yytä suorittaa ennen kyseistä toimenpidettä. Kokemuksesta käsikirjan kirjoittanut voi sanoa, että on e muutekin hyvä tehdä ainakin kerran kuukaudessa. en voi tehdä joko Ecomin varmuuskopiointiohjelmalla tai ottamalla koko Ecomin kansion talteen esurssihallinnan kautta.

46 8.4 Päiväkirjat paperille ja tarkistettava ennen kauden päätöksen vahvistamista Kauden päättämisajon voi vielä perua, jos tulostetuissa raporteissa on jotain korjattavaa. Päiväkirjaajo ottaa aina kaikki sellaiset edellisten kausien tapahtumat mukaan päiväkirjoihin, joita ei ole aiemmin päätetty. Huomioi, että avoimet (Eli laskun tila on avoin) laskut eivät siirry laskutuspäiväkirjaan, koska sitä ei ole vielä lähetetty asiakkaalle. Kun tulosteet ovat ok, voidaan kausi päättää ja ajaa päiväkirja-ajo loppuun painamalla kysymysikkunan Kyllä -painiketta. Kauden päättämisen yhteydessä tulevat tulosteet viedään kirjanpitäjälle ja pankin tiliotteet lähetetään myös. Ecom muuttaa päätetyn kauden laskutetut laskut harmaiksi laskutuksen puolella, eli niitä laskuja ei voi enää muuttaa, kun ne on jo viety kirjanpitoon laskutuspäiväkirjassa. Päätetyn kauden kokonaan suoritetut laskut siirtyvät automaattisesti laskutushistoriaan. Päätetyn kauden kirjanpidon raportit arkistoidaan nyt pdf tiedostoina, jolloin niitä voi tarvittaessa hyödyntää myös jatkossa.

47 8.5 Laskutuspäiväkirja Laskutuspäiväkirjaraportti tulostaa kaikki valitun kauden laskut ulos ja kaikki aiempien kausien laskut, joita ei vielä ole päätetty. Ohjelma antaa myös yhteenvetoraportit tileittäin. Laskupäiväkirjassa on kustannuspaikkaerittely omana sivunaan

48 8.51 Tarkistettavat asiat laskutuspäiväkirjassa 1. Tarkista ensin että kausi on juuri se, minkä haluat päättää. 2. Kaikki laskut tulisi olla samalle kaudelle kohdistettuja, jotta laskutuspäiväkirjan summa täsmäisi. Tämä helpottaa kirjanpitäjän työtä. Jos aiemman kauden tapahtumia löytyy, niin tämä kausi olisi syytä päättää ensin. Esimerkiksi edellisellä sivulla olevassa listassa on mukana lokakuun laskujen lisäksi yksi syyskuun lasku! Tämä kielisi siitä, että joko syyskyy on päättämättä tai tämä lasku on tehty syyskuun päättämisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa ohjelma ilmoittaa siitä vielä erikseen, jolloin kautta ei kannata päättää. 3. Laskunumeroita puuttuu välistä Jokaisesta laskunumerosta, joka puuttuu, tulee yritykseltä löytyä selvitys, että mikä tarina katoamiseen liittyy. Tämä tieto on lähinnä verotarkastajaa varten ja varmuuden maksimointia. Jos laskunumeroita puuttuu aina välistä, on syytä soittaa Ecomin puhelintukeen ja katsoa, miten asiaa voisi kehittää. Yleensä läheteohjelman käyttää auttaa paljon.

49 8.6 Suorituspäiväkirja Suorituspäiväkirjaan kirjautuvat kaikki laskut tileittäin omille sivuille, jotka on suoritettu valitun kauden aikana. Laskun päiväys voi olla aikaisempikin.

50 8.61 Tarkistettavat asiat suorituspäiväkirjassa Suorituspäiväkirjassa tarkistettavat asiat ennen kauden päätöstä 1. Kaikki tapahtumat ovat valitun kauden mukaisia Jos näin ei ole, on syytä käydä enin päättämässä aiempi kausi ja vasta sen jälkeen kyseinen kausi. iemman kauden listat on myös hyvä ottaa kirjanpitäjälle mukaan, sillä voi olla, ettei kirjanpitäjä ole vielä niitä saanut. 2. Tarkista tiliote, jos joku asiakas on maksanut ilman viitettä Tämä on tärkeää tarkistaa, sillä aina silloin tällöin joku asiakas maksaa laskunsa ilman viitettä, eikä sellainen lasku tule automaattisten viitemaksuajojen mukana suoritetuksi. Lisää puuttuvat suoritukset käsin laskun suoritukset-alavälilehdelle 3. Yleinen tarkistus, että kaikki myyntilaskujen suoritukset on kirjattu Ecomiin 4. Tarkista että hyvityslaskuissa sekä alkuperäiseen laskuun että hyvityslaskuun on kirjattu suoritukset samalle suorituspäivälle ja hyvitystilille.

51 8.7 Myyntisaatavat päiväkirja yyntisaatavat päiväkirja kertoo ne maksut, joita ei valitun kauden päätökseen mennessä ole aksettu. uomioi, että lasku voi toki olla maksettu, mutta ei vielä tämän kauden loppuun mennessä. yyntisaatavat-raportin tarkistettavat asiat:. Hyvityslaskuja ei saisi olla myyntisaatavien puolella. Luottotappioon kirjattavat laskut tulisi kirjata pois myyntisaatavaluettelosta

52 8.8 Myyntireskontran päiväkirja-arkistot Kaikkien myyntireskontrien päätetyt päiväkirjat arkistoidaan PDF-muotoisina laskutus ja myyntireskontraohjelmiston alle. kohtaan Paiväkirja-arkistot Ne ovat siten aina tallessa koneella päiväkirja-ajojen jälkeenkin.

53 9 Maksukehotusten määritykset Maksukehotuksella lähestytään ajallaan laskunsa maksamatta jättäneitä asiakkaita. Ohjelma ehdottaa eräpäivämäärärajaksi viikkoa, joka on määritetty huomautuspäivärajaksi laskutusoletuksissa ja laskulla. Laskun voi lähettää, kun lasku on myöhässä eräpäivän + huomautuspäivien lukumäärän. Maksukehotusten lukumäärää ei kannata nostaa yli kahden, sillä sen teho ei kasva uusien maksukehotusten lähettämisestä. Jos yritys haluaa lähettää yli kaksi maksukehotusta, on seuraavien maksukehotusten teksti aina sama. Maksukehotukset voidaan ajaa asiakaskohtaisesti hakemalla asiakas ikkunaan. Jos asiakasta ei ole valittu, tulostaa ohjelma maksukehoitukset kaikista niistä laskuista, jotka ovat tarvittavan ajan myöhässä. Minimisummalla voidaan rajata pienimmät laskut pois maksukehotusten piiristä niin haluttaessa. Marginaaleilla voidaan paperitulosteen osumista ikkunalliseen kirjekuoreen säätää sekä sivu, että pystysuunnassa. Maksukehoituksiin voidaan myös asettaa ehto, että samaa laskua ei peritä uudestaan liian aikaisin uudestaan.

54 9.1 maksukehotusten tekstiosat Ohjelmassa on kahta eri teksteillä varustettua maksukehotusta, joita voi itse muuttaa. Ensimmäisen maksukehotuksen teksti näkyy ikkunan yläosassa, toisen ja seuraavien maksukehotuksien teksti on seuraavassa ikkunassa. Ecom huolehtii automaattisesti oikean maksukehotus-tekstin maksukehotukseen. Ohjelmasta saa ulos perintälistan, jossa ovat sellaiset asiakkaat, jotka eivät ole maksaneet maksukehotuksista huolimatta. Perintälista tulostuu automaattisesti maksukehotus-tulostuksen jälkeen, mikäli laskutuksessa on sellaisia laskuja joita on peritty useammin, kuin mitä perintälistan raja on. Perintälistan voi antaa sitten tarpeen mukaan perintätoimiston hoidettavaksi. Lähetetyt kehotukset näkyvät laskutuksessa kyseisessä laskussa Laskutuspäiväkirja / Maksukehoitukset alasivulla, Tulosta-painikkeella ohjelma aloittaa kehoiusten tulostuksen.

55 9.2 Maksukehotusten tulostus Maksukehotusten tulostaa ensin ne asiakkaat, jotka saavat ensimmäisen maksukehotuksen. Niiden perään ohjelma tulostaa toisen maksukehotuksen saavat asiakkaat. Lopuksi ohjelma tulostaa listan niistä asiakkaista, joiden laskut ovat perintälistalla. Kun kaikki maksukehotukset on tulostettu, kysyy ohjelma, että merkitäänkö ne lähetetyiksi. Kyllä-painikkeen painallus käy merkitsemässä laskuihin, että maksukehotus on lähetetty, jolloin ne siirtyvät seuraavaan tasoon, jos suoritusta ei kuulu. Ei painikkeen painallus ei merkitse kehotuksia lähetetyiksi, jolloin tiedot eivät siirry myöskään laskuihin.

56 9.3 Maksukehotuksen näkyminen laskulla B Paras tapa tarkistaa yksittäisen laskun tilanne suorituksen ja maksukehotuksen kannalta, on avata haluttu lasku. Kun halutaan tarkistaa jonkun laskun suoritustilanne tai kuinka monta maksukehotusta asiakkaalle on lähtenyt, löytyy tiedot laskun Suoritukset / maksukehotukset alavälilehdeltä. lavälilehden alareunassa on kerrottu maksukehotusten tilanne kyseisen laskun kohdalla. Siellä on myös mahdollista ottaa kantaa siihen, että saako kyseisestä laskusta tehdä maksukehotusta.

57 10. Korkolaskutus Korkolaskutus avautuu ohjelmat-valikon alta kohdasta laskutus ja myyntireskonta ja sen alta korkolaskutus.

58 10.1 Korkolaskutus Ecom korkolaskuttaa sellaisia laskuja, jotka on maksettu myöhässä. Korkolaskujen pohjana olevat laskut voivat olla joko laskutushistoriassa tai varsinaisen laskutuksen puolella suoritettuna. voimia laskuja, joihin ei ole tullut suoritusta, ei voi korkolaskuttaa Ecomissa. Jotta laskuja voidaan korkolaskuttaa, voidaan Ecomissa määrittää muutamia ehtoja, joiden tulee täyttyä. Laskulle voidaan määrittää ehto, kuinka monta päivää sen on oltava myöhässä, jotta se voidaan korkolaskuttaa.myös loppusumman minimimäärä voidaan asettaa haluamalleen tasolla. Ecomin korkolaskuun voidaan lisätä laskukohtainen euromääräinen kulu, joka lisätään automaattisesti korkolaskun summaan. Ikkunassa voi valita myös yrityksen korkolaskutuksessa käyttämän korkomyyntitilin, jonne korkolaskut kirjautuvat. Kun ehdot on määritetty, voidaan painaa OK-painiketta, joka tekee ehdotuksen laskutettavista korkolaskuista.

59 10.2 Korkolaskut Laskutettavat korkolaskut näkyvät alla olevassa ikkunassa. Kun edellisellä sivulla annetut ehdot on määritetty ja painettu tee laskut -painiketta, saadaan esiin alla olevan kuvan mukainen ikkuna, jossa ohjelma näyttää ja tekee ehdotuksen niistä asiakkaista, joille korkolaskun voi lähettää. Ohjelma näyttää asiakkaan ja kertoo, monestako myöhässä maksetusta laskusta korkolasku koostuu sekä kertyneen koron yhteissumman. Mikäli yritys ei halua lähettää tietylle asiakkaalle korkolaskua, voidaan sen asiakkaan rivi poistaa laskutettavista valitsemalla haluttu rivi ja painamalla Ei laskuteta -painiketta. Ohjelma poistaa tämän asiakkaan myöhässä maksamat laskut pois korkolaskutuksesta niin, ettei ne tule enää uudestaan korkolaskutettavien laskujen joukkoon. Laskut tehdään painamalla OK-painiketta, jolloin Ecom tekee korkolaskut laskutusohjelmaan avoimiksi laskuiksi. Tämän jälkeen kaikki korkolaskut voidaan tulostaa ja lähettää asiakkaille normaalin laskutuksen yhteydessä. Ohjelma tekee automaattisesti selitteet laskutuksesta laskutuksen Vapaa teksti alasivulle, josta ne tulostuvat myös laskulle.

60 10.3 Korkolaskujen tulostaminen Ohjelma perustaa korkolaskusta erillisen laskun laskutukseen. Ohjelma erittelee vapaaseen tekstiin jokaisen laskun erikseen, mistä korkolasku maksetaan ja tekee jokaisesta tällaisesta laskusta oman laskurivin eritellen korot laskukohtaisesti asiakkaalle. Kaikki korkolaskut ovat laskutusohjelmassa avoimina laskuina peräkkäin. Ohjelma näyttää korkolaskutuksen teon jälkeen viimeisen korkolaskun tiedot laskutusikkunassa. Jos kaikki korkolaskut haluaa tulostaa kerralla ulos, tapahtuu se painamalla Tulosta-pikakuvaketta ja esiin tulevasta ikkunasta Valitse-painiketta, jonka alta voi valita kaikki avoimet laskut tulostettavaksi kerralla. Kun lopuksi painetaan Tulosta-painiketta, tulostuvat laskut asiakkaille.

61 10.4 Korkolaskun teko uudestaan jostain laskusta / korkolaskutuksen esto B Jos jostain tietystä laskusta halutaan tehdä korkolasku uudestaan, antaa ohjelma haetaan kyseinen lasku tai historialasku ensin ikkunaan ja valitaan Suoritukset -välilehti. Tässä ikkunassa on korkolaskutettu kenttä joka kertoo, onko laskusta otettu korkolasku (K), vai ei (E). Vaihda - painikkeella voidaan vaihtaa tieto toiseksi, kun se on tarpeellista. Sen jälkeen lasku on taas korkolaskujen tekokäsittelyssä mukana.

62 11. Laskutushistoria Kun Ecomin ohjelmasta ajaa päiväkirjat kirjanpitoon myyntilaskujen osalta, siirtyvät valitun kauden kokonaan suoritetut laskut laskutushistoriaan. Kaikki tällaiset laskut löytyvät Laskutushistorian alta valikosta : Ohjelmat, Laskutus ja Myyntireskontra ja Laskutushistoria. Laskut ovat selattavissa laskutushistorian alta samalla tavalla kuin laskutuksessa. Historiassa olevia laskuja ei voi enää muuttaa. Ne ovat myös reskontran kannalta loppuun asti käsiteltyjä. Historiassa olevaa laskuja voi käyttää uuden laskun tekoon kopioimalla se laskutukseen uuden laskun pohjaksi. Näitä laskuja käytetään myös tilastointiin ja siksi ne kannattaa siellä säilyttää.

63 12 Tiedot, joita tarvitaan ohjelmiston käyttöönotossa. Ecom laskutusohjelman voi ottaa käyttöön ilman myyntireskontran käyttöönottoa. Jos laskutusohjelma on ollut käytössä ilman, että myyntireskontraa on käytetty, eli laskuja ei ole kirjattu suoritetuiksi, kannattaa käyttöönotto tehdä. Ideana on viedä kerralla asiakkaiden maksamat laskut laskutushistoriaan, jotta niitä ei tarvitse käydä kirjaamassa suoritetuiksi yksittäin. Tavoitteena on saada Ecomissa olevien laskujen tilanne ajan tasalle, jotta yrityksen olisi helppo tietää, mitkä laskut on maksettu ja mitkä ei. Toisena hyvin tärkeänä tavoitteena on saada kirjanpitäjälle valmiit listaukset yrityksen myyntilaskutuksen puolelta kuukausittain. Näin ei kirjanpitäjälle tarvitse enää kiikuttaa jokaista myyntilaskua erikseen, vaan nämä yhteenvetoraportit riittävät mainiosti. Kun Ecomin Myyntireskontran halutaan ottaa täysimääräisesti käyttöön, olisi hyvä tietää seuraavat asiat: Edellisen kauden kaikki myyntisaatavat. Suorittamattomien laskujen summa yhteensä eli myyntisaamistilin saldo. Kirjanpidon tileistä yrityksen käytössä olevat myyntitilit ja myyntitilien numerot. Luottotappioiden tilinumero. Suoritustilit (pankista tulevat laskujen viitetiedot siirtyvät automaattisesti reskontraan suoritustileille). Kassatilit mahdollisia käteissuorituksia varten. Käyttöönotto-ohjelma kysyy nämä tiedot ja selittää vielä tarkemmin niiden sisällön. Jos Ecom laskutusta otetaan käyttöön samaan aikaan myyntireskontran kanssa, kirjataan kaikki edellisen kauden myyntisaatavat laskutukseen. Laskut voi kirjata laskutukseen yhdellä laskurivillä yhteissumman mukaan. Suorittamattomien laskujen ottaminen mukaan myyntireskontraan on edellytys saada tämä ohjelma ja kirjanpito juoksemaan samaa tahtia. Näin on yksi päiväkirjan kolmesta osasesta ajan tasalla. Ota myös ylös kaikki ne maksamattomien laskujen laskunumerot, jotka ovat olleet maksamattomia edellisen kuukauden viimeisenä päivänä. Maksamattomien laskujen lisäys, joita ei ole viety Ecomiin, käsitellään tarkemmin käyttöönotto-ohjelmistossa, jonka esittely on tässä ohjekirjassa myöhemmin.

64 12.1 Myyntireskontran käyttöönotto B Ecom myyntireskontraohjelmisto otetaan käyttöön erillisellä käyttöönotto-ohjelmalla, jonka avulla ohjelma on heti kirjanpidollisesti oikeassa ajassa. Ecom myyntireskontran käyttöönotto on hyvä tehdä heti myyntireskontran käytön alussa, sillä sen avulla asetetaan pankkitilit, myyntitilit ja avoinna olevat laskut ajan tasalle ja silloin pystyt viemään kirjanpitäjälle kausittaiset päiväkirjatapahtumat myynnistäsi. Myyntireskontraa ei tarvitse välttämättä ottaa käyttöön käyttöönotto-ohjelmiston avulla. Se on kuitenkin suositeltavaa, sillä se on nimenomaan rakennettu helpottamaan ohjelman jatkokäsittelyä. Myyntireskontraohjelma on toimintakunnossa, vaikka et olisi käyttöönotto-ohjelmistoa. Jos yritys on aloittamassa toimintaansa, riittää kolmen ensimmäisen sivun läpikäynti. Samalla tavalla voi toimia, mikäli yritys hoitaa edellisellä järjestelmällä tehdyt laskut loppuun sen avulla ja uudet laskut aletaan tekemään Ecomilla. Silloin kirjanpitäjälle vain toimitetaan reskontralistaukset molemmista järjestelmistä muutaman kuukauden ajan. l l Käyttöönotto-ohjelma on yhdeksänsivuinen ohjelma ja sen avulla ohjelman käyttöönotto on helppoa ja nopeaa. Seuraavaksi käydään yksityiskohtaisesti läpi ohjelman eri vaiheet.

65 12.2 Ecom myyntireskontran käyttöönotto B Ohjelma käynnistyy valikosta Ohjelmat, Laskutus ja Myyntireskontra ja Myyntireskontran käyttöönotto. Ohjelma ajetaan vain myyntireskontraohjelmiston käyttöönottovaiheessa

66 12.3 Käyttöönoton myyntitilit B lla on lista yleisimmistä käytössä olevista myyntitileistä ja niitä voi muuttaa, lisätä ja poistaa oman tarpeen mukaan. Tilitietoja voi muuttaa helposti, siirrytään vain muutettavalle riville ja muutetaan tietoa. Ecomin uusissa toimituksissa on kaikki myyntitilit asetettu valmiiksi nykyisin käytössä olevan yleisen tilikartan mukaan. Kaikkia tilejä ei välttämättä tarvita, ja ohjelmaan voi lisätä omia myyntitilejä oman tarpeen mukaan. Seuraava-painikkeella siirrytään seuraavaan ikkunaan.

67 12.4 Suoritustilit B Ikkunassa valitaan käytössä olevat suoritustilit eli kirjanpidontilit, joille kohdistetaan automaattisesti pankkiin maksetut viitteelliset suoritukset. Pankkitilin numero kirjoitetaan pankin nimen perään selite -kenttään (Esimerkiksi Nordea ). Jos tilinumero on kirjattu oikein, muuttuu se automaattisesti pitkään muotoon Tilinumero/Pitkämuoto -kenttään. Seuraavalla sivulla näkyy, miten yksi tilinumero on syötetty ja turhat tilit poistettu. Jätä luottotappiotili ja hyvitykset-tilit tälle sivulle, niitä tarvitaan mahdollisesti jossain vaiheessa.

68 12.5 Viimeisen kirjanpidon (kuu)kauden myyntisaamistilin saldo Tässä ikkunassa on myyntireskontran käyttöönoton kannalta tärkein ikkuna, sillä tämän avulla kohdistetaan myyntireskontra kirjanpidon kanssa yksiin. Myyntisaamistilin saldo kertoo valitun kauden viimeisen päivän tilanteen maksamattomien laskujen yhteissumman osalta. Kun se on kirjanpitäjältä saatu (tai olet laskenut sen itse) myyntisaamistilin saldon, kirjataan saatu luku alla näkyvään kenttään. B

69 12.6 Laskutuksen tarkistusikkuna B Jos Ecom laskutusohjelmaa on jo käytetty ja kaikki maksamattomat laskut on Ecomilla tehty, ota ylös kaikki ne maksamattomien laskujen numerot, jotka ovat olleet maksamattomia ennen alla näkyvää päivämäärää. Tässä tapauksessa voit painaa Seuraava -painiketta. Mikäli Ecomiin ei ole viety kaikkia tätä päivämäärää edeltäviä maksamattomia laskuja, on ne ensin syötettävä Ecom laskutukseen. Jos laskuja puuttuu, sulje käyttöönottoikkuna ja käy tekemässä puuttuvat laskut Ecom laskutukseen. Käyttöönotto peruuntuu ja se on aloitettava uudestaan, kun kaikki laskut on tehty. Seuraavalla sivulla on esimerkki laskutetusta suorittamattomasta laskusta. Laskut tehdään valikosta Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Laskutus ja myyntireskontra.

70 12.7 Suorittamattomien laskujen lisäys B lla näkyy suorittamaton lasku, joka on perustettu laskutukseen siksi, että alkuperäinen lasku on tehty jollain muulla järjestelmällä, eikä sitä ole vielä maksettu. Laskun tila on muutettu laskutetuksi ja laskun päivämäärä on muutettu oikeasti tehdyn laskun päivämäärän mukaiseksi. Laskun summa on kirjattu yhdelle laskuriville sisältäen vain laskun kokonaissumman. Kun nämä laskut on kirjattu Ecomiin, voidaan käyttöönottoa jatkaa. Toimenpiteenä tämä vaihe on tänä päivänä aika harvineinen, sillä yleensä nämä roikkuvat laskut ylläpidetään siinä järjestelmässä, mihin nen on kirjattukin ja seurataan suoritusta sitä kautta,

71 12.8 Myyntisaatavien siirto B Tässä ikkunassa siirretään maksamattomat laskutetut laskut myyntisaataviin, eli laskuihin, joita asiakas ei ole vielä kokonaan maksanut. Laskut siirretään valitsemalla haluttu lasku ja painamalla nuoli-painiketta. Seuraavalla sivulla esimerkkilaskut on siirretty suorittamattomien puolelle. Huomioi, että alaikkunassa näkyvät vain sellaiset laskut, jotka on päivätty ennen alatekstissä näkyvää päivämäärää ja laskun tila on oltava laskutettu tai osittain suoritettu.

72 12.9 Laskut siirretty myyntisaataviin B Kuvan oikeanpuoleisessa ikkunassa ovat ne laskut, jotka ovat olleet joko kokonaan tai osittain maksamattomia alla kuvassa näkyvänä päivämääränä. Jos ne on maksettu myöhemmin, ovat ne silti maksamattomia kyseisessä ajankohdassa ja siten maksamattomia. Ne laskut, jotka jäävät alataulun vasemmalle puolelle, ovat kokonaan suoritettuja laskuja eli asiakas on ne jo maksanut. Ne jätetään vasempaan ikkunaan. Tässä ikkunan vasemman puoleisessa osassa ei näy käsin suoritettuja laskuja, eikä sellaisia laskuja, jotka on päivätty alla näkyvän päivämäärän jälkeen. Seuraava-painikkeella ohjelma siirtyy eteenpäin.

73 12.10 Täsmäytys kirjanpitoon B latauluun kirjataan kaikkien laskujen osasuoritukset, mikäli sellaisia on alataulussa näkyville laskuille tehty. Kuvassa ylin rivi on kokonaan maksamaton lasku ja alemman rivin laskusta on maksettu osa, jonka suorituksen osuus on kirjattu päivämäärätiedolla Suoritus-kenttään. Kun myyntisaamistilin saldo ja myyntisaatavat -tilin saldo täsmäävät keskenään, on myyntireskontra täsmäytetty kirjanpidon kanssa, ja myyntireskontran käyttöönotto on lähes suoritettu Mikäli näiden laskujen summat eivät täsmää, kannattaa tarkistaa edelliset sivut ja varsinkin edellisen kauden suorittamattomien laskujen pvm, tila ja että kaikki laskut on laskutuksessa. Kyse voi olla myös siitä, että asiakas on maksanut laskusta vain osan ja tällaiset lasku pitää tässä tapauksessa vielä täsmäyttää antamalla laskun vieressä oleviin kenttiin suorituspäivämäärä ja laskun suorituksen euromäärä, kuten kuvassa alimmalle riville on tehty. Kun saldot on saatu täsmäämään on aika siirtyä seuraavalle sivulle, joka aloittaa tietojen siirtämisen historiaan sellaisten laskujen osalta, jotka ovat päivätty ennen alla näkyvää päiväystä ja joita ei ole näkyvissä vasemmalla olevassa ikkunassa.

74 12.11 Käyttöönotto on onnistunut B OK -painikkeella käyttöönotto on valmis. Ecom siirtää automaattisesti kaikki sellaiset laskut laskutushistoriaan, joille ei ollut tehty suorituksia ja jättää kaikki suorittamattomat laskut odottamaan niille tapahtuvia suorituksia, jotka tehdään tämän jälkeen joko käsin tai ne otetaan viitemaksuajona pankista ja kirjataan automaattisesti Ecomiin. Nyt myyntireskontra tulee säästämään sekä aikaasi, että rahaasi. Käyttöönotto tehdään vain kerran.