Ostolaskut ja ostoreskontra

Transkriptio

1 Ostolaskut ja ostoreskontra Puh: Fax:

2 1. Ecom ostolaskut ja ostoreskontra Ostoreskontran hyötyjä käyttäjälle Ostolasku ja Ostoreskontraoletukset Ostolaskujen perusoletukset Ostolaskujen perusoletukset Ostolaskujen perusoletukset Ostoreskontran tilit Ostoreskontran maksutilit Maksutilin pitkä muoto ja oletustiedosto Ostoreskontran saajat Saajarekisteri Saajatiedot (2) Ecom Ostoreskontra ja Ostolaskut Ensimmäisen ja uuden ostolaskun teko Ostolaskunumeron vaikutus Kirjanpidollinen tositenumero Saajan tietojen käsittely Saajahakuikkuna Saajatiedot ostolaskulla Y-tunnus ja Saajatarkenne Tilinumeron syöttö ostolaskuun Ostolaskun päivämäärät Eräpäivän laskenta ostolaskulla Ostolaskun summa Kassa-alennuksen käsittely Projektinumeron lisääminen ostolaskuun Saajan ostolaskunumero Kustannuspaikka Oma Viite Ostolaskun viitenumero / viesti Ostolaskun tyyppi Ostolaskun tila Ostolaskun alaikkunat...19

3 3.1 Ostolaskun tiliöinti Ostolaskun tiliöinti hakuikkunasta Tiliöintitapahtuman syöttö Tiliöity ostolasku saajan tietojen tallennus ostolaskuoletuksiin Ostolaskun tallennus Hakutoiminnot ostolaskulla Hakuikkuna ostolaskuissa Ostolaskun tulostus Laskun suoritus käsin Ostolaskun maksun poisto ja uudelleen maksaminen Vapaa teksti ostolaskulla Dokumentit Viivakoodilukulaitteen käyttö ostolaskulla Ostolaskun hyvityslaskun teko Sähköiset Ostolaskut Ecomissa LVISNeTin OVT-laskujen vastaanotto OVT-laskujen nouto LVISNeT-palvelusta Maventa sähköisten ostolaskujen luku Ecomiin Sähköisen ostolaskun vastaanotto Ecomiin Sähköinen ostolasku kuvana lasku kuvana Sähköinen lasku pankin kautta Ecomiin Sähköisten laskujen vastaanotto ostolaskuohjelmaan Sähköisten ostolaskujen tuoterivien kohdistukset Saajatietojen kohdistaminen toimittajaan Uuden tuotealan luonti (tarvittaessa) Toimittajan tuotealojen kohdistus Ilman tuotealaa olevissa laskuihin Toimittajan tuotealojen kohdistus, kun tuotealat poikkeavat Sähköisen ostolaskun hyödyntäminen OVT-ostolasku Ecomissa OVT-ostolaskurivien siirto laskutukseen OVT-ostolaskurivien siirto laskutukseen...35

4 9.4 OVT-ostolaskurivien siirto laskutukseen Ostolaskurivien kohdistus Lähetteen kohdistus ostolaskuriveille Ostolaskurivien kohdistus Ostolaskun rivit kohdistettu lähetteelle Projektirivien kohdistaminen ostolaskuriveille Ostolaskurivien kohdistaminen projektin materiaaleiksi Ostolaskurivien lisäys Tuotteen haku tuotehakuikkunasta Käsin syötetty ostolaskurivi Ostolaskurivien toimintoja OVT-Rivien tarkistus Maksuun poiminta pankkiohjelmalle Maksuun poimintasivu Ostolaskujen valinta maksatukseen Maksuun valitut ostolaskut Maksuun poiminta ja aineiston tulostus Aineiston muodostus pankkiohjelmalle Kuukausitoimenpide ja päiväkirjat Ostopäiväkirja Maksupäiväkirja Maksut ja ostovelat - raportit Ostolaskuhistoria...47

5 Ostolaskut ja ostoreskontra merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1

6 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2

7 1. Ecom ostolaskut ja ostoreskontra Ecomissa OVT-ostolaskut ja OVT-laskujen vastaanotto vaatii ostoreskontraohjelmiston. Ecom Ostoreskontra on erikseen ostettava ohjelmisto, joka avautuu käyttöön oman lisenssinä avulla osana Ecom Plus ohjelmapaketteja. 1.1 Ostoreskontran hyötyjä käyttäjälle Ecom ostoreskontra vähentää kirjanpitokustannuksia, sillä ohjelmasta saa päiväkirja-ajon kautta vastaanotetut laskut ja maksetut laskut sekä suorittamattomat laskut (ostovelat) yhteissummineen omille tulosteille, joiden avulla kirjanpitäjä voi kirjata ne yhteenvetokirjauksina kirjanpitoon. Ostoreskontralla pystyy maksamaan palkat (jos Ecom 3 palkanlaskenta ei ole käytössä) ja verottajalle menevät maksut, vaikka ne eivät varsinaisesti kuulu ostoreskontraan. Olet koko ajan tietoinen siitä, mitä laskuja on maksettu ja mitkä ovat maksamatta. Maksuun siirrettyjen laskujen vienti helpottuu huomattavasti, sillä Ecomista voit lähettää maksuun laskuja suoraveloituksena haluttuna päivänä ja eräpäivän mukaan. Pankin pankkiohjelmat pystyvät ottamaan Ecomilla tehdyn tapahtumaluettelon vastaan ja lähettämään sen maksuun. Ostolaskut voidaan myös ottaa vastaan OVT-lähetyksinä suoraan LVIStukuilta ja kohdistamaan ne rivitasolla eteenpäin omaan laskutukseen asiakkaille. 3

8 1.2 Ostolasku ja Ostoreskontraoletukset Ostolasku ja ostoreskontraoletukset löytyvät Ecomin ollessa avattuna Ohjelmat-valikon alta kohdasta ostolaskut ja ostoreskontra ja Ostolaskut ja ostoreskontraohjelmistot. 1.3 Ostolaskujen perusoletukset Ohjelma avaa ostolaskuoletukset -ikkunan, jonka ensimmäiseksi avautuvalla alavälilehdellä (Perus) määritetään ostolaskunumerosarja ostolaskuille ja maksuille. Ostolaskuohjelma lisää numeroa automaattisesti yhdellä aina uuden tapahtuman yhteydessä. Sekä laskut että maksut saavat aina uuden ostolaskunumeron. Ostolaskunumero ei ole kirjanpidollisesti merkitsevä, sillä myös maksut saavat ostolaskunumeron, mutta eivät tositenumeroita, joilla ostolaskut kirjataan ostoreskontraan. Alaikkunassa määritetään myös tositenumerosarja ostolaskuille, jota ostolaskuohjelma käy automaattisesti lisäämässä yhdellä aina uuden ostolaskun yhteydessä. (Esim. palkat ja verot eivät saa tositenumerointia eivätkä näy ostoreskontran päiväkirjoissa.). Sen lisäksi jokaisen ostolaskun maksu saa oman maksutositenumeronsa, jonka avulla ostolaskujen maksatus pysyy kirjanpidollisesti järjestyksessä. Sähköisten laskujen käsittelystä ja käyttöönotosta on oma käsikirja, jossa käsitellään sekä myynti-, että ostolaskujen käyttöönotto. 4

9 1.31 Ostolaskujen perusoletukset Yrityksen Oma Y-tunnus on laitettava perustietoihin siinä vaiheessa, kun Ecomin ostoreskontralla lähetetään aineistoa (LMP) pankkiohjelmaan maksettavaksi. Tosin nämä voidaan määrittää myös pankkikohtaisesti. Y-tunnusta tarvitaan myös OVT -ostolaskujen ja - ostotilausten käsittelyssä. Jos yritys haluaa ostolaskuohjelmiston varoittavan, mikäli ennakkoperintärekisteri ei ole voimassa, asetetaan rasti päälle. Tällöin jokaiseen saajaan on merkittävä, että mihin asti ennakkoperintärekisteri on voimassa. Tätä tietoa päivitetään saajarekisterissä olevaan kenttään Ostolaskujen perusoletukset Jos yritykselle tulevat Ostolaskut sähköisesti (OVT tai Finvoice), voidaan ne merkitä automaattisesti maksukieltoon. Ajatuksena on että rivit tarkistetaan aina vastuullisen toimesta ennen, kuin ostolaskua saa pistää maksuun. Tällä pyritään siihen, että työnjohto tarkitaa ostolaskun sisällön ja kohdistaa tarvikkeet oikeaan projektiin / laskutyökeikkaan. Oletuksien valinta OVT -ostolaskut automaattisesti maksukieltoon Myös Maventa ostolaskut menevät automaattisesti maksukieltoon tällä samalla rastilla. 5

10 1.4 Ostoreskontran tilit (Ohjelmat, Ostolaskut, Ostolaskuoletukset ja Tilit-alavälilehti) Tässä alaikkunassa määritellään Ostoreskontran tilit. Tänne määritetään yrityksen maksutapahtumissa käyttämä tilikartta. Kirjanpitäjältä löytyy ajan tasalla oleva yrityksen tilikartta, joka päivitetään tälle sivulle. Oikeassa reunassa on kysytty erikseen OVT -tilin numerot. OVTlaskut kohdistuvat automaattisesti annettuun tilinumeroon. Sijoita lokeroihin käyttämäsi tilinumerot.uudet Ecom toimitukset sisältävät uudet oletustilit. Tähän ikkunaan on lisätty mahdollisuus päivittää tilikartta Ecomin palvelimelta, jolloin ohjelma tuo yleisen suppean tilikartan. Se on hyvä tehdä silloin, kun ohjelmaa otetaan käyttöön. Ostolaskujen tilit on tulostettavissa tästä painikkeesta. 1.5 Ostoreskontran maksutilit Tässä ostolaskuoletusten alaikkunassa määritellään ostoreskontran maksutilit. Ikkunaan kerrotaan ne pankkitilit, joita käytetään ostolaskujen ja muiden maksujen maksamiseen. Pankkitilin Kirjanpidon tilinumero annetaan alaikkunan ensimmäiseen kenttään. Pankin nimi ja pankkitilinumero annetaan toiseen kenttään. Molemmat kirjataan samaan kenttään ja erotetaan välilyönnillä toisistaan. Tilinumero kerrotaan väliviivalla. 6

11 1.51 Maksutilin pitkä muoto ja oletustiedosto Tilinumeron pitkä muoto muodostuu automaattisesti, kun edelliseen kenttään on pankin nimi ja pankkitili kirjattu oikein. Ohjelma päivittää tiedot automaattisesti, kun tiedot syötetään. Lisäksi ohjelma ehdottaa automaattisesti vientitiedoston nimeä ja hakemistoa. Tätä tietoa tarvitaan siinä vaiheessa, kun laskuja aletaan siirtämään Ecomilla tehtyjä maksuja pankkiohjelmistoon. Pankkiohjelmistolle on kerrottava, mistä hakemistosta ja minkä nimisen tiedoston se hakee, kun se ottaa maksuaineistoa vastaan. Ja jokaisella tilillä tulee olla oma vientitiedostonsa. Ecomin ehdottaman maksujen vientitiedoston hakemiston ja tiedostonimen voi muuttaa. Yrityksen käyttämä maksutunnus on lähes aina yrityksen Y-tunnus. Jos maksutunnus on Y-tunnuksesta poikkeava, määritetään se rivin viimeiseen kenttään. Maksutunnusta käytetään lähinnä silloin, jos yrityksellä on samaan pankkiin useampi käytössä oleva tilinumero. Maksutilin maksajan tunnusta on pidennetty 9 merkistä 14 merkkiin, koska c2b:ssä voi olla pidempi kuin lmp:ssä. Alle olevaan kenttään on valittu oletukseksi yrityksen yleisimmin käytettävä pankkitili, jota ohjelma ehdottaa automaattisesti maksuunpoimintaohjelmassa. Kun ostolaskuoletuksiin tekee uuden maksutilin, niin oletuksena aineistotyypiksi tulee c2b (ennen LMP). 1.6 Ostoreskontran saajat Ostoreskontraohjelman saajaluettelo löytyy Ohjelmat-valikon alta kohdasta Ostolaskut ja ostoreskontra ja sieltä saajat valinta. 7

12 1.61 Saajarekisteri Tässä alaikkunassa määritellään Ostolaskujen saajat. Ikkunaan talletetaan kaikki ne tahot, joille yritys maksaa ostolaskuja ja maksuja. Yleisimmin saajatietoja päivitetään suoraan ostolaskuohjelmasta käsin ensimmäisen syöttökerran yhteydessä. Ohjelma toi ikkunaan ensimmäisen saajan tiedot esille. Saajatiedot on nyt päivitetty ikkunaan. tilinumeron voi syöttää saajarekisteriin syöttää myös IBAN muodossa Viitetieto on jätetty tyhjäksi, koska se vaihtuu jokaisella laskulla, eikä sitä siksi ole järkevää tallettaa tässä tapauksessa valmiiksi. Joissain tapauksissa viite on aina sama, jolloin sen tallettaminen on aiheellista. Ulkomaisen IBAN tilinumeron tallennus voidaan tallentaa suoraan saaja - rekisteriin Saajatiedot (2) Ennakkoperintärekisteriotteen voimassaoloaika annetaan saajakohtaisesti, jolloin ohjelma valvoo tilannetta. Tällainen tieto näkyy tumman punaisena, kuten myös maksukielto, mikäli saajalle on sellainen määritelty. Maksukieltoa käytetään myös laskujen hyväksyttämiseen. Ostolaskut saavat aina oletuksena maksukiellon, ennen kuin lasku on hyväksytetty. Saaja kannattaa linkittää suoraan toimittajarekisteriin,jolloin mm OVT-ostolaskujen käsittely automatisoituu.saajakohtainen automaattitiliöinti on ominaisuus, jonka avulla ohjelma tiliöi automaattisesti oletustiliöintitilille uutta ostolaskua syötettäessä. 8

13 2. Ecom Ostoreskontra ja Ostolaskut (Ohjelmat, Ostolaskut (ja ostoreskontra) ja Ostolaskut (ja ostoreskontra)). Ohjelman saa esille myös pikapainikkeella. Tässä ikkunassa on Ecomin Ostolaskut ja Ostoreskontra. Kun valikosta valitaan tämä ohjelma, ilmestyy Ostolaskujen kirjaus -sivu esiin. Tälle sivulle kirjataan kaikki yrityksen ostolaskut ja maksut. Sivulle voidaan kirjata myös mm. palkat maksuina palkansaajille. 2.1 Ensimmäisen ja uuden ostolaskun teko. Paina ylärivin Lisää -painiketta (+). 9

14 2.2 Ostolaskunumeron vaikutus Aivan ensimmäisen ostolaskun teossa ohjelmisto kysyy, mistä ostolaskunumerosta aloitetaan, eli ensimmäisen ostolaskun numeroa. Sen jälkeen aina uuden ostolaskun teossa ohjelma ehdottaa yhtä numeroa suurempaa ostolaskunumeroa, kuin mitä edellinen automaattisesti annettu ostolaskunumero on ollut. Tämä numero on ostolaskuoletuksissa valmiina. Ostolaskunumerointi on hyvä olla automaattinen, sillä siten jokainen ostolasku on saanut oman numeronsa, eikä välistä puutu numeroita. Ostolaskujen lisäksi myös Hyvityslaskut ja Maksut saavat ostolaskunumeron. Ostolaskunumero ei ole kirjanpidollisesti pätevä, vaan tositenumero on. 2.3 Kirjanpidollinen tositenumero Ostolaskun tositenumerointia ei syötetä, vaan ohjelma tekee sen automaattisesti tallennusvaiheessa. Vain ostolaskut ja hyvityslaskut saavat tositenumeron. Maksuille ei tositenumeroa tule lainkaan, kun ne eivät Ostoreskontraan edes kuulu. Maksut on kuitenkin hyvä kirjata tänne, kun kaikki maksut voidaan kerralla viedä pankkiin ja täten maksujen kokonaislukumäärä ja varsinkin summat ovat koko ajan tiedossa. HUOMIOI! Kun ostolasku on kirjattu valmiiksi ja talletettu, antaa ohjelma tositenumeron, joka kannattaa kirjoittaa kynällä paperilaskuun valmiiksi kirjanpitoa varten. 10

15 2.4 Saajan tietojen käsittely Jos saaja on talletettu jo aiemmin Ecomiin, haetaan saaja painamalla hiirellä saajakentän takana olevaa kansio -painiketta, joka tuo esiin saajan hakuikkunan Saajahakuikkuna Saaja haetaan alta näkyvästä listasta. Valittu saaja siirtyy OK painikkeella ostolaskulle. Tällä kertaa käytetään oletuksena tulevaa saajatietoa, jonka tiedot eivät ole täydelliset. 11

16 2.4.2 Saajatiedot ostolaskulla Saajakenttään tuli maksun saajan nimi. Seuraavaksi täydennetään saajatiedot ja talletetaan ne uudestaan saajarekisteriin, kun tiedot on täydennetty. 2.5 Y-tunnus ja Saajatarkenne Yrityksen käyttämää Y-tunnus kirjataan seuraavaan kenttään. Tieto ei ole pakollinen eikä ohjelma tarkista sen oikeellissuutta. Saajatarkenteeseen voi kirjoittaa vapaasti laskukohtaista tietoa, jota voi hyödyntää ostolaskun hakutoiminnoissa myöhemmin. Saajatieto tallentuu saajatietoihin, joten kun saajaa talletetaan ensimmäistä kertaa saajarekisteriin, ei saajatarkennetta talleteta ennen kuin saaja on talletettu saajarekisteriin, ellei se ole aina sama tieto. 12

17 2.6 Tilinumeron syöttö ostolaskuun Pankkitilinumero on pakollinen kenttä, joka on syötettävä. Ecom ei anna tallettaa sellaista ostolaskua, jossa ei ole tilinumeroa syötettynä. Lisäksi tilinumeron on oltava todellinen tilinumero, sillä Ecom tarkistaa sen oikeellisuuden. Ohjelmassa on yksi saajakohtainen tilinumerokenttä, joten kannattaa käyttää sitä tilinumeroa, joka löytyy myös saajan pankkiviivakoodista, mikäli haluaa myöhemmin hyödyntää ostolaskun kirjaamisessa viivakoodilukijaa (F6). Ohjelma muuntaa perinteisen tilinumeron automaattisesti uuteen IBAN-muotoon ja antaa myös BIC-koodin, joka on pankkitunniste. Ostolaskuun voi syöttää saajan tilinumeron myös IBAN muodossa, jolloin ohjelma muuntaa sen perinteiseen muotoon. Perinteisen BBAN tilinumeron voi syöttää myös ilman väliviivaa. Ostolaskuihin voi syöttää myös ulkomaille meneviä SEPA maksuja. 2.7 Ostolaskun päivämäärät Seuraavaa kenttä on laskun päivämäärä (Laskupvm). Päivämäärän voi lisätä joko käsin tai painamalla hiirellä päivämääräkentän takana olevaa kalenteri painiketta, jolloin laskun eteen ilmestyy kalenteri-ikkuna. Käsin syötettynä päivämäärät voi syöttää myös muodossa ppkkvv, jolloin ohjelma muuntaa ne automaattisesti oikeaan muottoon. Laskun päivämäärä valitaan painamalla haluttua päivämäärää. 13

18 2.8 Eräpäivän laskenta ostolaskulla Kun Eräpäivien lukumääräkenttään (Erä pv) annetaan eräpäivien lukumäärä, laskee Ecom eräpäivän, eli laskun erääntymispäivän automaattisesti. 2.9 Ostolaskun summa Lasku -kenttään annetaan ostolaskun kokonaishinta. Verollisen laskun ollessa kyseessä annetaan verollinen kokonaishinta. Ostolaskun kokonaishintaa verrataan tiliöinti - alavälilehden tilien kokonaissummaan, joiden pitää täsmätä sentilleen. Ecom ei anna tallentaa ostolaskua ennen, kuin summat täsmäävät. Jos kyseessä on maksu, sitä ei tiliöidä lainkaan, sillä se ei ole ostoreskontraan kuuluva tapahtuma. 14

19 2.10 Kassa-alennuksen käsittely Mikäli laskussa on kassa-alennusta, (esimerkiksi eräpäivä merkitty 7 pv- 2 %) annetaan ensin kassa-aleprosentti ja kassa-alepäivien lukumäärä. Ecom laskee automaattisesti kassapäivän ja kassa-alen summan. Huomioitavaa: Ecomin maksuunpoiminta ohjelman tuloste antaa tulosteeseen aina laskun kokonaissumman, ja pankkiohjelma huolehtii siitä, että lasku lähtee maksuun kassaalennuksen mukaan, jos silloin tilillä on rahaa maksun suoritukseen. Kassa-alennustieto päivittyy myös saajatietoihin, kun ne sinne talletetaan Projektinumeron lisääminen ostolaskuun Projektinumeron voi syöttää suoraan ostolaskulle, jolloin myös mahdolliset ostolaskurivit saavat oletuksena saman projektinumeron. Jos ostolaskulla on jo valmiit ostolaskurivit, kysyy ohjelma, että kohdistetaanko projektinumero myös projektiriveille. Projektiseurannan tarkempi esittely tapahtuu projektinseuranta-käsikirjassa. 15

20 2.12 Saajan ostolaskunumero Saajan ostolaskunumeroon kirjataan toimittajan ostolaskun numero nimensä mukaisesti. Tämä auttaa laskun mahdollisessa etsinnässä myöhemminkin Kustannuspaikka Ostolaskulle voidaan antaa kustannuspaikka joko suoraan numerona kustannuspaikkakenttään, tai se voidaan hakea esiin kentän perässä olevalla kansiopainikkeella. OK-painikkeella valittu kustannuspaikka siirtyy ostolaskuun. Ohjelma kysyy valinnan jälkeen, että siirretäänkö kustannuspaikkatieto myös ostolaskuriveille, johon vastataan pääsääntöisesti kyllä, sillä sitä kautta tieto välittyy kustannupaikkaseurantaan. 16

21 2.14 Oma Viite Oma viite on LVISNET-toimittajien ja asiakkaiden toivomuksesta lisätty kenttä, johon kirjautuu OVT-laskulta laskukohtainen viitetieto. Sitä voi myös hyödyntää esimerkiksi alla näkyvällä tavalla, jolloin ostolaskun myöhempi tarkastelu helpottaa sisällön muistamista. Oma viite kenttä on myös ostolaskun yksi hakutapa Ostolaskun viitenumero / viesti Ostolaskun viitenumeroa ja viestiä käytetään sen maksusuorituksen mukaan. Viitteellisissä ostolaskuissa käytetään pelkästään viitenumeroa. Ostolaskuissa, joissa ei ole viitenumeroa, on hyvä tarkentaa viestillä, minkä laskun on maksanut. Huomioi! Jos saajaa syötetään ensimmäistä kertaa, ei välttämättä kannata kirjata viitettä ennen, kuin ostolasku on tiliöity ja saajan tiedot talletettu saajarekisteriin. Tämä siksi, että viitetietokin tallentuu saajarekisteriin, ja se vaihtuu jokaisessa laskussa. Maksussa viitetieto voi pysyä samana. Tällä kertaa vajaita saajatietoja täydennetään saajarekisteriin, jolloin viitettä ei vielä talleteta. 17

22 2.16 Ostolaskun tyyppi Laskun tyyppi kertoo, minkälaisesta maksusuorituksesta on kysymys. Ostolasku-valinnalla merkitään normaali ostolasku. Hyvityslaskua käytetään, kun toimittaja lähettää aiemmasta ostolaskusta hyvityslaskun. Maksu (joka on yritykselle tullut maksusuoritus esimerkiksi valtiolta tai se voi olla esimerkiksi palkkojen maksusuoritus, jos ecomin palkanlaskentaa ei käytetä palkkojen maksuun). Jos ohjelman käyttäjä on muuttamassa maksettua ostolaskua, niin ohjelma varmistaa kysymyksellä, että haluatko varmasti muuttaa tietoa Ostolaskun tila Laskun tila kertoo, onko lasku maksamatta, osittain maksettu vai maksettu. Laskun tila päivittyy automaattisesti sen mukaan, miten laskua on maksettu joko maksuunpoiminnan (ohjelmat, ostolaskut ja ostoreskontra ja maksuunpoiminta ) kautta tai käsin maksutvälilehdelle. Kirjanpidossa rasti tulee automaattisesti, kun ostoreskontran päiväkirjat kyseiselle kaudelle on ajettu (ohjelmat ostolaskut, ostoreskontra ja päiväkirjat kirjanpitoon). 18

23 3 Ostolaskun alaikkunat Kaikille laskuille oleelliset laskun perustiedot on nyt syötetty. Seuraavaksi katsotaan ostolaskun alaikkunat. Ensimmäisessä ja kuvassa olevassa alakansiossa on Tiliöinti -ikkuna, toisessa laskun maksutapahtumat, kolmannessa Muistio, jonka jälkeen ovat dokumentit ja ostolaskun Rivit. 3.1 Ostolaskun tiliöinti Ostolasku voidaan tiliöidä useammalle eri tilille. Lasku tiliöidään painamalla alaikkunan pluspainiketta ja antamalla ostolaskulle sopiva tili joko suoraan käsin Tili-kenttään tai hakemalla oikea tili haku-painikkeen alta. Seuraavalla sivulla esitetään tilin haku. 19

24 3.2 Ostolaskun tiliöinti hakuikkunasta Ostolaskun tiliöinnin hakupainike avaa tiliöinti-ikkunan, josta voi hakea kyseiselle laskulle oikean ostotilin tai useamman. Haku etsii myös sanojen keskeltä. Oikealla näkyvä kenttä kertoo tilin arvonlisäveroprosentin. Alla olevalla valinnalla kerrotaan, miten summa syötetään. Kun oikea tili on valittu, painetaan Valitse-painiketta Tiliöintitapahtuman syöttö Ohjelma ehdottaa tiliöimättä olevaa laskun summaa tiliöitäväksi tälle tilille (ensimmäisellä tiliöinnillä koko laskun summaa). Tiliöitävä summa hyväksytään OK-painikeella. Summan hyväksymisen jälkeen kyseinen tili ilmestyy myös taustalla näkyvään laskuun. Kun tiliöinti on tehty, palaa ohjelma takaisin ostolaskuun. Tilien haku sisältää suodattavan tilinumerohaun nimen mukaan. 20

25 3.3 Tiliöity ostolasku Kun ostolasku on tiliöity, näkyy rivi tiliöinti -alaikkunassa. Tietoa voi tarvittaessa muuttaa. Kun ostolasku on viety kirjanpitoon, ei tiliöintiä voi enää muuttaa, kuten ei muitakaan laskun tietoja. Päiväkirja-ajon päättäminen kirjaa ostolaskut automaattisesti kirjanpitoon. Päiväkirja-ajon ohjeet kerrotaan myöhemmin tässä käsikirjassa. Jos muuttaa ostolaskun summaa ja tiliöity vain yhdelle tilille, niin ohjelma muuttaa automaattisesti myös tiliöintisumman. 3.4 saajan tietojen tallennus ostolaskuoletuksiin Kun saajan tiedot on talletettu ostolaskulle (ilman viitenumeroa), päivitetään saajan tiedot Saajarekisteriin. Tämä helpottaa seuraavaa ostolaskun tallennusta huomattavasti. Ohjelma tallentaa tiedot tiliöintiä myöden. Kun saajan tietoja haetaan seuraavan kerran, tuo ohjelma automaattisesti saajan tiedot näkyviin. Ohjelma tallentaa tiedot viitteineen päivineen. Usein voikin olla järkevää tallentaa saajan tiedot ennen viitetiedon ja saajatarkenteen antamista ja antaa kentille arvot vasta saajatietojen päivityksen jälkeen. 21

26 4 Ostolaskun tallennus Kun ostolasku on syötetty sisälle tai kun siihen on tehty lisäyksiä / muutoksia, niin tehdyt toiminnot talletetaan hyväksy -painikkeella. Ostolasku saa nyt automaattisesti tositenumeron ja jää odottamaan jatkotoimenpiteitä. Mikäli tehtyjä muutoksia ei halua tallentaa, voi ne myös hylätä painamalla hylkää -painiketta, jolloin kaikki edelliseen tallennukseen asti tehdyt muutokset katoavat. Jos muutoksia ei ole tallennettu kertaakaan, palataan alkutilanteeseen, eli ostolasku katoaa. Maksetun ostolaskun hylkääminen palauttaa ostolaskun tehdyt muutokset sellaisiksi, kun ne ennen talletusta olivat. 4.1 Hakutoiminnot ostolaskulla Laskuja voi selata yksitellen selauspainikkeiden avulla tai etsiä eri hakukriteereilla Etsipainikkeen avulla. 22

27 4.11 Hakuikkuna ostolaskuissa Ostolaskuja voi hakea kaikilla yllä näkyvillä hakuehdoilla. Ostolaskujen hakutoiminnot ovat hyvin kattavat. Kun haluaa hakea tietoa jollakin hakutavalla, painetaan kentän yläpuolella olevaa palloa hiirellä, jolloin tiedot asettuvat sen mukaan järjestykseen. Tämän jälkeen hakuavaimeen syötetään haluttua tietoa, jolloin haku alkaa välittömästi reagoida hakuavaimeen syötettyyn tietoon. Oma viite on uusi hakutapa, joka kertoo ostolaskun sisällöstä viitteen. 4.2 Ostolaskun tulostus Ostolasku voidaan tulostaa Rivit-välilehdeltä vielä erikseen. Painamalla tulosta-painiketta ohjelma tuo esille tulostus-ikkunan, jonka kautta ohjelma tulostaa ostolaskun ulos. Ecom tulostaa ostolaskulle myös tositenumeron auttamaan kirjanpidon tositteiden hallintaa. Ostolaskun tulostus sisältää nyt myös ostolaskunumeron. 23

28 5 Laskun suoritus käsin Ostolaskujen maksatus pankkiin tehdään yleensä Ostolaskujen maksuun poiminnassa Ostolaskun Maksu -alavälilehdellä tehdään käsin ostolaskun suoritus eli maksaminen. Kaikki tehdyt suoritukset näkyvät jokainen suoritus omana rivinään alaikkunassa. Maksutapahtuman kirjauksessa painetaan ensin alaikkunan lisääpainiketta, jonka jälkeen ohjelma kysyy kaikki suoritukseen tarvittavat tiedot kolmivaiheisessa kyselyikkunassa. Suorituksen poisto tapahtuu alaikkunan vähennäpainikkeella. 5.1 Ostolaskun maksun poisto ja uudelleen maksaminen Jos ostolaskun maksu pitää poistaa, tapahtuu se painamalla maksut-alavälilehden miinuspainiketta. Maksusuorituksia joutuu joskus tekemään uudestaan esimerkiksi siksi, että maksupäiväys tai summa on väärin. Joskus voi käydä myös niin, että ostolaskujen maksuun poiminnan vientitiedosto ei mene pankkiin, jolloin kaikilta valituilta maksuilta tulee ottaa maksutapahtuma pois, jotta ne voi pistää uudestaan maksuun. 24

29 5.2 Vapaa teksti ostolaskulla Ecomiin on lisätty oma Vapaa teksti -osio ostolaskukohtaisia muistiinpanoja varten. Tähän osioon voidaan asettaa selkeämpi teksti ostolaskun sisällöstä ja jättää näin parempi muistijälki mahdollisia jälkiselvittelyjä ajatellen. 5.3 Dokumentit Dokumentit-välilehdelle voi liittää ostolaskuun liittyviä liitteitä tai linkkejä. Tänne tulee myös sähköisesti vastaanotettujen laskujen liitetietoja, kuten laskun kuva tai muuta tietoja. 25

30 6 Viivakoodilukulaitteen käyttö ostolaskulla Ecom pystyy lukemaan viivakoodit ostolaskulta. Kun painetaan funktionäppäintä F6, tai otetaan valikosta Ostolasku ja sen alta kohta lue pankkiviivakoodi, luo ohjelma heti automaattisesti uuden ostolaskun ja tuo esiin pienen ikkunan, joka ottaa vastaan viivakoodilukulaitteen tiedot ikkunan riville. Jos saaja on uusi, on ensin annettava saajan nimi saaja-kenttään. OK-painikkeen painalluksella tiedot siirtyvät automaattisesti alla näkyvään ostolaskuun. Tämä toiminto nopeuttaa ostolaskujen sisään vientiä huomattavasti. Käytettäessä viivakoodilukijaa, ohjelma tunnistaa saajan pankkitilistä, sekä tiliöi laskun automaattisesti oletustilille, jos saajan tiedot on aiemmin talletettu saajarekisteriin. Ecom hallitsee uusien pankkiviivakoodien sisäänluvun 7 Ostolaskun hyvityslaskun teko Kun ostolaskusta tehdään hyvityslaskua, tapahtuu se joko tekemälle kokonaan uusi lasku tai mikäli koko lasku hyvitetään, ottamalla hyvitettävä lasku pohjalle ja painamalla kopioipainiketta. Hyvityslasku eroaa normaalista ostolaskusta siten, että laskun tyypiksi annetaan hyvityslasku ja summat merkitään negatiivisina arvoina. Myös tiliöinti tapahtuu miinus-etumerkillä. Tällainen lasku voidaan ottaa mukaan maksuun poiminta -aineistoon, kunhan vain samalle asiakkaalle on tätä arvoa vähintään yhtä suuri ostolasku ja sama laskun suorituspäivä. Käsin tehtävä maksatus tapahtuu negatiivisena. Hyvityslaskuun ei voi antaa kassaalennusta. 26

31 8 Sähköiset Ostolaskut Ecomissa Ecom ottaa vastaan sähköisiä laskuja käytännössä kolmella eri tavalla: Talotekniikka-alan tukkureilta otetaan laskut vastaan LVISNETin kautta Sähköisiä laskuja Ecom Maventa-palvelun kautta Sähköisiä laskuja muilta operaattoreilta, kuten pankkien välittämiä laskuja Seuraavaksi tarkastellaan kaikkia näitä vastaanottotapoja asetuksineen ja sen jälkeen tarkastellaan sähköisen laskun antamia mahdollisuuksia, jotka edesauttavat ja tehostavat yrityksen toimintaa. 8.1 LVISNeTin OVT-laskujen vastaanotto Ecom ostolaskuohjelmisto ottaa vastaan LVISNeT-palvelun lähettämiä ostolaskuja. LVISNET-palvelu on johtavien LVIS-alan tukkuliikkeiden tarjoama palvelu, jonka tarkoituksena on edistää sähköistä kaupankäyntiä talotekniikka-alalla. LVISNeT- sopimuksen voi tehdä osoitteessa Kun sopimus on tehty, voidaan lähettää tilauksia tukkuliikkeisiin sähköisesti ja ottaa vastaan ostolaskuja sähköisesti. Jokaisessa Ecomissa on valmius lähettää tilauksia suoraan tukkurilta ja ottaa vastaan tukkujen lähettämiä tilausvahvistuksia. Jos yrityksellä on ostolaskuohjelmistolisenssi Ecomissa, on silloin mahdollista ottaa vastaan myös sähköisiä ostolaskuja. Ecom avustaa mielellään LVISNeTin käyttöönotossa puhelinpalvelumme ja etätukemme avulla. 27

32 8.2 OVT-laskujen nouto LVISNeT-palvelusta Ennen ensimmäisen OVT-laskun hakua on tehtävä LVISNETin käyttöönotto. Käyttöönotossa avustaa Ecomin puhelintuki. Siitä tulee myon oma käsikirjansa, jossa opastetaan käyttöönottoa. Ecom OVT-laskut haetaan valikosta Ohjelmat, OVT, FTP ja Nouda OVT-aineisto. Tämä ohjelmisto käy noutamassa sekä saapuneet tilausvahvistukset, että saapuneet ostolaskut. Nouto-ohjelma kertoo, onko OVT-sanomia vastaanotettu. Kun ostolaskuja luetaan sisään, niin xml - tiedostoista parsitaan vain ostolaskut, jolloin vialliset tilausvahvistukset eivät aiheuta virhettä sisään luvussa. 8.3 Maventa sähköisten ostolaskujen luku Ecomiin Maventa-ohjelmiston käyttöönotosta videonsa, joka löytyy Ecomin sivuilta kohdasta Ohjeet ja Videot ja sen alta Maventa käyttöönotto. Kun Ecom - maventa on otettu käyttöön, haetaan ostolaskut Ohjelmat-valikon alta kohdasta OVT, jonka alta valitaa Ecom-Maventa ja sen alta vastaanota Ostolaskuja. Ohjelma avaa ikkunan, josta ostolaskut voi noutaa Ecomiin avaamalla ostolaskut ohjelmiston. Maventa ostolaskujen sisään luvussa poistetaan viitenumerossa olevat välilyönnit ja muotoilua sisältävät tilinumerot (Eräät toimittajat muotoilevat viitenumeron vaikka ei saisi). Kassa-alennus luetaan Maventa (TeApps) laskulta. Kun luetaan sisälle Maventa laskua jonka saaja löytyy saajarekisteristä ja saajassa on tyypiksi valittu Maksu, niin lasku tulee sisään maksuna eikä tiliöidy ostolaskuna oletustilille. Maventa rajapinta päivitetty uuteen Bravo -versioon. Myyntilaskujen merkki menee nyt sähköisessä laskussa oikeaan kenttään (Finvoice/OrderIdentifier, TeApps/ORDER_NUMBER) ja ostolaskujen noutoon on lisätty mahdollisuus noutaa uudestaan jo haettuja laskuja. Toimittajan viite (DELIVERER_REFERENCE) ja vapaa teksti (FREE_TEXT) luetaan laskulta. 28

33 8.31 Sähköisen ostolaskun vastaanotto Ecomiin Kun sähköinen ostolasku on haettu ensin Maventa-palvelusta, ja Ostolaskut-ohjelma avattu, ilmoittaa ohjelma omassa ikkunassaan sähköisesti vastaanotetuista ostolaskuista. Kun ikkunassa on painanut tulosta-painiketta, tulostaa ohjelma laskun paperista kirjanpitoa varten. Ohjelma on luonut ostolaskun(t) automaattisesti Ecomiin. Peruuta-painikkeen painallus peruuttaa tulostuksen. Ostolasku on jokatapauksessa luotuna ohjelmassa. Luotu ostolasku näkyy jo taustalla luotuna. Kun sähköisiä ostolaskuja tuodaan sisälle ohjelmaan, niin Tulosta -painike tulostaa vain valitut aineistotyypit Sähköinen ostolasku kuvana Kun sähköinen lasku on vastaanotettu ecomin ostolaskuihin, näkyy sen sähköinen kuva pdftiedostona Dokumentit-alavälilehdellä. Sen saa auki tuplaklikkaamalla riviä hiirellä. Sähköisen laskun sisäänlukua on kehitetty tuotenumeroiden ja saajatietojen sisään luvun osalta. Myös Maventa ostolaskuun itse lisätyt liitteet saa auki tuplaklikkaamalla. 29

34 8.33 lasku kuvana Kun dokumentit sivun dokumenttia on tuplaklikattu, näkyy se suoraan laskun kuvana, aivan kuin asiakas olisi sen lähettänyt postissa. Sen voi nyt tarvittaessa tulostaa kirjoittimelle. 8.4 Sähköinen lasku pankin kautta Ecomiin Kun sähköisiä laskuja otetaan pankin tai jonkin muun operaattorin kautta Ecomiin, on itse huolehdittava niiden hausta Ecomiin oikeaan kansioon (c:\ecom\ovt oletuksena), jonka jälkeen ne tulevat ecomiin vastaavasti, kuin muutkin sähköiset laskut. Eli kun Ostolaskutusohjelma avataan, avaa ohjelma ikkunan, jossa ovat sähköisessä muodossa saapuneet laskut. Toki käytössä oleva Finvoice-standardi tekee sen, että niiden muoto ja taso vaihtelee huomattavasti enemmän, kuin mitä esimerkiksi LVISNETin kautta tulleet laskut. Esimerkiksi yksikkö saattaa puuttua kokonaan joistakin Finvoice-laskuista, mikä pitäisi olla pakollinen tieto. Ecom ottaa nyt myös tällaiset laskut vastaan. 30

35 8.5 Sähköisten laskujen vastaanotto ostolaskuohjelmaan Kun seuraavan kerran menee Ecom ostolaskuihin sisälle, kertoo ohjelmisto omassa ikkunassaan, mitä laskuja OVT-palvelun kautta on tulossa ja keneltä ne ovat. Ohjelma tekee näistä laskuista automaattisesti ostolaskut ecomiin ja antaa niille järjestyksessä seuraavat ostolaskunumerot. Ostolaskut tulostetaan paperille painamalla alla olevaa tulosta-painiketta, jonka jälkeen Ecom Ostolaskutus avautuu normaalisti sisältyäen nyt uudet ostolaskut ja mahdolliset hyvityslaskut. Sähköisten ostolaskujen sisäänluku herjaa, jos Ecomissa on jo samalla toimittajan ostolaskunumerolla oleva lasku ostolaskuluettelossa. 8.6 Sähköisten ostolaskujen tuoterivien kohdistukset Sähköisessä ostolaskujen vastaanotossa on yrityksen erittäin paljon hyviä puolia, jonka vuoksi sitä kannattaa hyödyntää. Automatisointiin liittyy aina myös tiettyjä haasteita, joita ei ole pystytty ottamaan huomioon prosesseja suunniteltaessa. Yksi tällainen haaste on tuotenumeroihin liittyvä tunnistaminen. Kun kaikilla toimialoilla ei ole käytössään yleisiä tuotenumeroita eikä tuotealatunnusta. Sen lisäksi on mahdollista, että kahdella täysin erilaisella tuotteella on sama tuotenumero, jolloin syntyy väkisinkin ristiriitatilanteita tällaisten tuotteiden sisään luvussa. Tällaisten tilanteiden välttämiseksi Ecomissa on erillinen tuoteala, joka sallii samoja tuotenumeroita, kunhan ne ovat vain eri tuotealojen alla, kuten sähkön ja LVIn tai rakennusalan alla. Seuraavaksi katsotaan ne toimenpiteet, joilla ostolaskulla tulevan tuotetietojen kohdistus saadaan automatisoitua tehokkaasti. Tämä toimenpide on syytä tehdä, jos sähköisiä aineistoja otetaan vastaa ja tulleita rivitietoja hyödynnetään yrityksen myyntilaskutuksessa tai projektinseurannassa. 1. Ensimmäiseksi tulee Ecomin saajarekisterissä olevat saajat kohdistaa oikeisiin toimittajiin. Ja tarvittaessa käydä toimittajarekisterissä perustamassa uusi toimittaja. 2. Luoda mahdollisesti uusi tuoteala, jos sitä ei Ecomissa ole valmiina. 3. Kohdistaa toimittajan tuotealat yhteen Ecomin tuotealojen kanssa. Jos toimittajalla ei ole tuotealoja omassa aineistossaan, niin kerrotaan todennäköisimmät tuotealat, joihin ostolaskulla tulevat tuotteet kuuluvat. 31

36 8.6.1 Saajatietojen kohdistaminen toimittajaan Saajarekisteri sisältää tiedot ostolaskujen lähettäjistä. Ja kun ostolaskujen lähettäjiä on yleensä huomattavasti enemmän, kuin tavarantoimittajia, ei kaikista tarvitse tehdä toimittajia. Saajarekisteri löytyy Ohjelmat-valikon alta kohdasta Ostolaskut ja Ostoreskontra ja sen alta kohdasta saajat. Saajarekisteristä etsitään ne saajat, jotka välittävät Ecomin tuoterekisterissä olevaa tuotetietoa ostolaskussaan ja kohdistetaan ne oikeaan toimittajaan. Toimittajarekisterin saa auki painamalla toimittajanumeron perässä olevaa kansio-painiketta. Jos toimittajaa ei löydy toimittajarekisteristä, luodaan se sinne painamalla lisää -painiketta. Ecomissa on talotekniikka-alan yleisimmät toimittajat kohdistettu valmiiksi Uuden tuotealan luonti (tarvittaessa) Jos Ecomiin tulee sähköisiä ostolaskuja sellaiselta toimittajalta, jonka tuotteita myydään asiakkaille ja jonka tuoterekisteri olisi syytä olla Ecomissa, voidaan sellaisen toimittajan tiedoille perustaa oma tuoteala. Se on syytä tehdä varsinkin silloin, jos toimittajan tuotteet ovat selkeästi eri toimialan tuotteita. Tuotealoja lisätään Ecomissa Tuoteoletuksien kautta, jonka saa esille Ohjelmat-valikon alta kohdasta tuotteet ja sieltä valitsemalla Tuoteoletukset. Ecom avaa alla olevan ohjelmaikkuna esiin. Painamalla Plus-painiketta ohjelma tekee uuden rivin, johon merkitään uusi tuotealatunnus (ei saa olla sama, kuin muilla ja mieluiten yhdellä kirjaimella) ja sille nimi. Tuotteiden sisäänluku esimerkiksi toimittajan Excel-taulukosta on kerrottu Tuotteet yleinen -käsikirjassa. 32

37 8.6.3 Toimittajan tuotealojen kohdistus Ilman tuotealaa olevissa laskuihin Silloin kun toimittaja toimii usealla eri toimialalla ja lähettää laskunsa ilman tuotealatunnusta, aiheuttaa se aina silloin tällöin ristiriitatilanteita aineiston sisällössä. Jos toimittajalla on sama tuotenumero käytössään eri toimialalla, eikä tuotealatietoa ole sähköisessä ostolaskussa mukana, tulee tietojen sisään luvussa väkisinkin vääriä johtopäätöksiä. Sen vuoksi Ecomiin on tehty toimittajarekisteriin oma taulunsa, jonka avulla voidaan asettaa toimittajan käytössä olevat toimialat tärkeysjärjestykseen sen mukaan, mitä toimialaa yritys eniten käyttää. Esimerkiksi LVI-alan yritys asettaa ylimmäksi (eli pienimmän prioriteettinumeron L- tuotealalle ja vastaavasti Ilmastointialan yrityksellä ylimpänä on I-tuoteala. Ikkunassa on nyt esimerkkinä sähköalan yrityksen lähestyminen aiheeseen. Toimittajataulu löytyy ohjelmat-ikkunan alta kohdasta Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta toimittajat, josta valitaan haluttu toimittaja. Sen jälkeen valitaan Tuotealat-välilehti Toimittajan tuotealojen kohdistus, kun tuotealat poikkeavat Jos toimittajan lähettämissä ostolaskuissa on tuotealana jokin muu tunnus, kuin mitä Ecomin tuotealan tunnus on, tehdään toimittajataulun Tuotalat-välilehdelle tuotealojen kohdistus. Sähköisissä laskuissa on tietyillä toimittajilla tapana pistää tuotealatunnus tuotenumeron eteen. Tämä tunnus tulee kohdistaa Ecomissa olevan tuotealatunnuksen kanssa, jonka jälkeen ohjelma osaa tunnistaa tuotteen. Sen voi sen jälkeen kohdistaa myös laskutukseen, mikäli toimittajan tuotteet on viety ohjelmaan sisään tähän tuotealaan. Muista tehdä myös aiemmin kerrottu saajan ja toimittajatiedon kohdistus saajarekisteriin. Tämä toimenpide on mahdollista tehdä vasta siinä vaiheessa, kun ensimmäiset ostolaskut ovat saapuneet Ecomiin. Toimittajataulu löytyy ohjelmat-ikkunan alta kohdasta Asiakkaat/Toimittajat ja sen alta toimittajat, josta valitaan haluttu toimittaja. Sen jälkeen valitaan Tuotealatvälilehti. 33

38 9 Sähköisen ostolaskun hyödyntäminen OVT-ostolasku tulee automaattisesti uusiksi ostolaskuiksi ostolaskujen joukkoon viimeisiksi. Ostolaskun tiedot ovat tulleet automaattisesti ostoreskontraan valmiiksi täytettyinä. Kaikkia ostolaskun tietoja voi tarvittaessa muokata, kuten oletustilöintiä. Rivit-alavälilehdellä olevat tiedot eriävät normaalin ostolaskun tiedoista. 9.1 OVT-ostolasku Ecomissa Tämän sivun yläosassa on OVT-laskun perustietoja ja alaikkunassa on OVT-laskun laskurivit. Seuraavalla sivulla kerrotaan, miten ostolaskurivit voidaan kohdistaa asiakkaalle laskutukseen tai lähetteille. Toimituspvm on lisätty viitetietoihin. 34

39 9.2 OVT-ostolaskurivien siirto laskutukseen OVT-laskurivit kohdistetaan laskutukseen ja lähetteille alla näkyvän kansio -painikkeen avulla. Sen alta ilmestyy ikkuna, jossa ylimpänä on toimittaja, keneltä lasku on tullut. Saajarekisterissä saa saajan kohdistettua toimittajaan automaattisesti. Seuraavaksi kohdistetaan rivit asiakkaalle, lähetteelle tai laskulle. 9.3 OVT-ostolaskurivien siirto laskutukseen Kun toimittaja ja kohdistutapa on valittu, voidaan tuotteet siirtää asiakkaalle yksitellen, jolloin valitut tuoterivit katoavat valintaikkunasta sitä mukaa, kun niitä siirretään asiakkaalle. Mikäli kaikki rivit menevät laskutettavaksi, tapahtuu siirto laskuta kaikki painikkeella. Okpainikkeella ohjelma siirtyy takaisin Ovt-ostolaskuun. Näytä laskutetut painikkeen avulla voidaan ottaa jo laskutetuiksi valitut ostolaskurivit uudestaan esille ja siten myös jo kohdistetun asiakkaan voi vielä vaihtaa. Sama toiminto voidaan tehdä myös historiariveille. 35

40 9.4 OVT-ostolaskurivien siirto laskutukseen Kohdistettu-kenttä kertoo, kenelle ostorivit on siirretty. Jos tilausvaiheessa on kerrottu, mihin kohteeseen tavarat on haettu, kertoo toimittaja sen yläikkunan infosivulla, tai joissain tapauksissa, kun oma lähetenumero on annettu tilauksen mukana, voi OVT-ostolasku olla jo suoraan kohdistettu valmiiksi oikeaan lähetteeseen. Seuraavaksi painetaan kohdistettu-kentän yläpuolella olevaan painiketta. 9.5 Ostolaskurivien kohdistus Kun kohdistuspainiketta on painettu, avaa ohjelma uuden ikkunan, jonka avulla ostolaskulle tulleita rivejä voi kohdistaa asiakkaalle, lähetteelle tai laskulle. Jos rivit kohdistetaan asiakkaalle, kysyy ohjelma seuraavan laskun tai lähetteen teossa, joka tehdään tälle asiakkaalle, että tiputetaanko rivit kyseiseen kohteeseen. Lähetteelle tai laskulle kohdistettaessa ohjelma kysyy laskun muokkauksen yhteydessä että tiputetaanko rivit. Sama pätee lähetteelle kohdistettaessa. Alla oleva rivit kohdistetaan lähetteelle. Se tapahtuu joko antamalla lähetenumero suoraan kenttään tai hakemalla oikea lähete lähetehaun kautta, eli keltaisesta kansiosta lähetenumeron jälkeen. 36

41 9.51 Lähetteen kohdistus ostolaskuriveille Kun lähetenumeron perässä olevaa kansio-painiketta on painettu, on ohjelma avannut lähetehakuikkunan, josta valitaan haluttu lähete ja painetaan OK-painiketta. Ohjelma ilmoittaa, jos yrittää kohdistaa jo laskutetulle lähetteelle. Kun ostolaskulta pudottaa tuoterivin, jonka myyntiyksikkö ja käyttöyksikkö eroavat, niin ostohinta tulee nyt riville oikeassa yksikössä. Näin myös tuotteen katetiedot näkyvät oikein Ostolaskurivien kohdistus Kun lähete ja samalla asiakaskin näkyy ikkunan yläosassa, voidaan ostolaskurivit kohdistaa kyseiselle lähetteelle. Laskuta kaikki -painikkeella kohdistetaan kaikki ostolaskurivit lähetteelle kerralla. Laskuta-painikkeella voidaan kohdistus tehdä rivitasolla, jos kaikkia rivejä ei viedä valitulle lähetteelle. Jos joitain rivejä ei viedä myyntiin, voi ne rivit valita ja painaa ei laskuteta -painiketta, jolloin ne eivät siirry lähetteelle. Jos ostolaskurivien kohdistus on mennyt väärään kohteeseen, voidaan kohdistetut rivit ottaa uudestaan esille painamalla näytä laskutetut painiketta, jonka jälkeen ne voi kohdistaa uudestaan. Alla olevassa ikkunassa painetaan laskuta-kaikki-painiketta. OK-painikkeella ikkuna sulkeutuu. Kun kaikki rivit on valittu laskutettaviksi, ja ne poistetaan sitten lopulliselta laskulta, jäävät myös poistettujen rivien kulut pois projektilta. Ohjelmassa kannattaa jättää ei laskutettavat rivit suoraan ostolaskulle, jolloin kulu tulee projektiin mukaan. Tämän toiminnon voi tehdä myös lähetteelle pudotettaessa, eli merkitä tietyt rivit ei maksetuiksi. 37

42 9.53 Ostolaskun rivit kohdistettu lähetteelle Kun ostolaskun rivit on kohdistettu lähetteelle, näkyy riveittäin kohdistettu sarakkeessa lähetteen numero. Jos lähete on kohdistettu projektiin, kopioituu projektinumero automaattisesti lähetteeltä projektinro-kenttiin. Tärkeää! Jos kohdistettu sarakkeen tiedot ovat mustia, ei rivejä ole vielä lähetteelle viety. Jos ne ovat harmaita, on rivit jo saavutettu lähetteelle. Jos ostolaskurivi on kohdistettu lähetteeseen, joka on jo laskutettu, on rivi punainen. 9.6 Projektirivien kohdistaminen ostolaskuriveille Ecomissa ostolaskurivit kohdistuvat projektiin rivikohtaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että sama ostolasku voidaan kohdistaa useammalle projektille. Jos kaikki ostolaskun rivit halutaan kohdistaa samaan projektiin, valitaan ikkunan yläosasta löytyvät projektinumerohaku, etsitään haluttu projektinumero, ja kun se on valittu, kysyy ohjelma että kohdistetaanko kaikki ostolaskurivit samaan projektiin. Yksittäisen projektirivin kohdistaminen aloitetaan painamalla projektinumerokentän yläpuolella olevaa kansio-painikkeita. Eteen ilmestyy projektinhakuikkuna, josta voi hakea halutun projektin tai perustaa uuden. 38

43 9.7 Ostolaskurivien kohdistaminen projektin materiaaleiksi Ostolaskut kohdistetaan projektille aina projektirivien kautta. Kun projektirivi on kerrottu projektille, eikä sitä ole kohdistettu laskulle tai lähetteelle, on se projektin kuluna (jos projektioletuksissa on määritetty, että ostolaskut lisäävät projektin kuluja.) Jos ostolasku on kohdistettu laskulle tai lähetteelle, tulevat kulut projektille siitä laskusta, joka ketjusta muodostuu. Kun ostolaskurivi laskutetaan, ei lähete kerää kuluja projektille, vaan vasta siitä muodostettava lasku. Projektilähetteen teko ostolaskusta tuo rivit projektille pelkästään projektilähetteeltä, eikä ostolaskulta. Projektilähete on lähete, jota ei laskuteta, vaan se kerää pelkästään kuluja projektiin. Yleensä ei ostolaskuista tehdä projektilähetettä. Se on käytännöllistä ainoastaan silloin, jos varastonseuranta on käytössä ja halutaan kaiken tavaran kiertävän varastoseurannan kautta. Myös ostolaskuhistoriassa olevia lähetteitä voi kohdistaa projekteille. 10. Ostolaskurivien lisäys Ostolaskulle voi lisätä tuotteita käsin. Se tapahtuu painamalla Rivit-välilehdellä olevaa plus painiketta ja haetaan haluttu tuote kansio-painikkeen alta tai lisätään se käsin suoraan tälle riville. Rivitiedoissa on näkyvissä sekä rivien veroton että verollinen summa 39

44 10.1 Tuotteen haku tuotehakuikkunasta Kun tuotehakuikkunaa on painettu ja hakuavaimeen on annettu LVI-alan tuotenumeron alkua, on ohjelma tuonut esiinhalutun tuotteen joka nyt valitaan ostolaskuriville tuotteen lisäys-ikkunan kautta Käsin syötetty ostolaskurivi Käsin syötetyn ostolaskun tiedot näkyy alla olevassa ikkunassa. Kun riville tullutta hintaa halutaan muuttaa, voidaan se tehdä antamalla hinta veroton-kenttään, joka sisältää rivin verottoman yhteishinnan. Käsin syöttöä on kehitetty uudessa versiossa. Myös á-hinnan saa syötettyä käsin. 40

45 10.3 Ostolaskurivien toimintoja Päivitä Varasto-toiminnolla voidaan viedä kaikki ostolaskulla tulleet rivit suoraan varastotapahtumien syöttöön ja sitä kautta varastoon. Tämä painike näkyy vain, jos varasto on asetettu päälle. Päivitä ostohinnat toiminnolla on mahdollista päivittää tuotteelle uudet ostohinnat tuotteen toimittajat-välilehdelle. Projektilähete-toiminnolla voidaan luoda uusi projektilähete suoraan täältä. Uuden tuotteen luonti on myös mahdollista tehdä suoraan tästä ikkunasta OVT-Rivien tarkistus Kohdistettujen OVT-Rivien tilan voi tarkistaa erillisellä Laskuttamattomat OVT-ostolaskut raportilla, joka löytyy laskutus- ja myyntireskontra valikosta. Lista tuot esiin ne ostolaskurivit, jotka on kohdistettu johonkin lähetteeseen tai laskuun, mutta jota ei ole sinne haettu. Tämä raportti kertoo ne rivit, jotka ovat siis jääneet mustiksi, eli rivejä ei ole viety koskaan lähetteelle tai laskulle. 41

46 11 Maksuun poiminta pankkiohjelmalle Maskuunpoimintaohjelmalla valitaan ne ostolaskut ja maksut, jotka halutaan viedä pankkiin maksettavaksi. Ohjelma tekee valituista laskuista aineiston, jonka pankkiohjelma voi ottaa vastaan ja pistää maksuun. Maksuun Poiminta löytyy valikosta Ohjelmat, Ostolaskut ja maksuun poiminta Maksuun poimintasivu Seuraavaksi käsitellään ostolaskujen maksuun poimintaa ja niiden siirtämistä eräajona pankin ohjelmaan. Kun ohjelma avautuu, näyttää se yläikkunassa kaikki maksua odottavat laskut. Maksettavaksi menevät laskut siirretään joko yksitellen tai kaikki kerralla yläikkunasta alaikkunan maksuun meneviin laskuihin. Maksuun poiminnan maksamattomien laskujen lajittelujärjestys tallennetaan käyttäjäkohtaisesti. Maksuunpoimintaikkunaa voi myös venyttää alaspäin, jolloin ikkuna näyttää kerralla enemmän laskuna Maksuun poiminta arkistoi lmp.zip tiedostoon Maksuun poimitut -raportin päätteellä.txt, lmp maksuaineiston päätteellä.lmp ja SEPA c2b maksuaineiston päätteellä.c2b. Tiedostot löytyvät Ecomin kansiosta (oletuksena c:\ecom). Sitä tietoa tarvitaan lähinnä silloin, jos esimerkiksi pankki hylkää lähetetyn aineiston, eikä siitä tehtyä tulostetta löydy. Kun poimii osamaksun hyvityslaskusta maksuun, on siihen liittyvä kysymys jätetty pois. 42

47 11.2 Ostolaskujen valinta maksatukseen Maksatuksessa ostolaskut voidaan järjestää haluttuun järjestykseen kaikkien alla näkyvien kenttien mukaan. Musta täplä kertoo järjestyksen olevan kassapäivän mukaisessa järjestyksessä. Maksamattomien laskujen yhteissumma näkyy yläikkunan alapuolella. Seuraavaksi siirrämme ylimmän laskun maksatukseen alaikkunaan. Siirrettävä lasku valitaan ensin yläikkunasta ja sen jälkeen painetaan siirrä -painiketta Maksuun valitut ostolaskut Maksuun valitut laskut näkyvät alaikkunassa.jos haluaa palauttaa maksuun valitun laskun takaisin ylkäikkunaan, tapahtuu se painamalla palauta -painikkeita. Maksuun valitut voi peruuttaa joko laskukohtaisesti tai kaikki laskut kerralla. Myös maksuun valitut laskut voidaan järjestää haluttuun järjestykseen. Maksuun valittujen laskujen yhteissumma näkyy ikkunan alapuolella. Ecom tarkistaa, jos saajalle maksuun poimittujen laskujen summa ylittää samana päivänä maksettavien hyvityslaskujen summan. LMP aineiston muodostusta muokattu siltä osin, että jos saajalle on menossa sekä ostolaskuja ja hyvityksiä, ja saman saajan isot ja pienet kirjaimet eroavat toisistaan, ei ohjelma kontrolloi aineistoa virheeseen, vaan päästää aineiston pankkiin. 43

48 11.3 Maksuun poiminta ja aineiston tulostus Se tili, jolta maksuun valitut laskut maksetaan, näkyy alhaalla maksutili-ikkunasta. Valituille laskuille voidaan valita joko kassa/eräpäivän mukainen maksatus tai se voidaan maksaa veloituspäivän mukaan. Veloituspäivän valinnassa voidaan valita erikseen haluttu veloituspäivä kalenteri-painikkeen alta. Kun valinnat on tehty, eli halutut maksuun menevät laskut on valittu, maksutili ja päivämäärän valinnat tehty, voidaan aineisto tulostaa ja sen jälkeen tehdä maksuun poiminta valmiiksi pankkiohjelmalle. Ecom tarkistaa ennen, kuin tehdään aineisto pankkiohjelmalle, että maksutilistä on myös pankkiohjelmistojen käyttämä pitkä muoto. Maksuunpoiminta - toimintoa on kehitetty hyvityslaskun perumiskäsittelyn osalta Aineiston muodostus pankkiohjelmalle Alla näkyvä kuva on maksuun poiminta -ikkunasta, eli edellisen ohjesivun kuvan alaosasta. Kun poimitut ostolaskut ja muut maksut on tulostettu, kysyy ohjelmisto ensin kirjoitinta johon aineisto tulostetaan. Tämän jälkeen ohjelma kysyy, että Kyllä vastauksella ohjelma tekee aineiston, joka siirretään yrityksen käyttämään pankkiohjelmaan. Pankkiohjelmalla voidaan kyseinen aineisto ottaa vastaan ja pistää maksatukseen. Aineisto muodostuu Ecomin ostolaskut ja ostoreskontraoletuksissa maksutilitalavälilehdellä kerrottuun hakemistoon sen nimiseksi tiedostoksi, kuin mitä sinne on määritetty (oletuksena esimerkiksi C:\Ecom\LMP\LMP2 ) alle. Tämän tiedoston avulla pankkiohjelmat voivat hakea aineistot maksuun. Maksuun poiminta kysyy automaattisesti, että käynnistetäänkö Ecom Monipankki, jos se on yrityksen käytössä. 44

49 12 Kuukausitoimenpide ja päiväkirjat Ecom ostoreskontran kuukausitoimenpiteenä ajetaan päiväkirjat valikosta Ohjelmat, Ostoreskontra ja Päiväkirjat. Ennen kauden päättämistä on hyvä ottaa varmuuskopiointi. Päättyneen kauden (kuukauden) jälkeen rastitetaan päätä kausi -valinta ja painetaan Tulosta - painiketta. Ohjelma tulostaa kirjanpitäjälle toimitettavat listat ja kysyy vielä, haluatko päättää kauden. Tässä vaiheessa voi vielä perua kauden päättämisen, jos listauksissa toteaa olevan tarkistettavaa. Ennen kauden päättämistä on aina hyvä käydä läpi nämä listaukset. Hyväksymisen jälkeen ohjelma päättää kauden. Kun kauden päättää, on siitä tulevat listat aina toimitettava kirjanpitoon. Kausi päätetään aina yleensä seuraavan kuukauden alussa. Päätettävässä kaudessa on mukana kaikki aiempien kausien laskutetut, osittain suoritetut ja suorittamattomat laskut. Kirjanpidon raportteihin tulee oletuksena kausi vanhimman kirjanpitoon viemättömän ostolaskun mukaan. Laskutuspäiväkirjaa, suorituspäiväkirjaa ja suorittamattomia laskuja voi tulostaa ilman kauden päättämistäkin, milloin tahansa omaan käyttöön. Halutut listat merkitään hiirellä. Jos tulostaa listat eikä päätä kautta, niin antaa ohjelma tällaisille tulosteille välituloste ei kirjanpitoon-otsikon. Kun kauden päättää reskontrassa, tekee ohjelma kansioon [Ecom]\kirjanpito pdf -päiväkirjojen lisäksi siirtotiedoston kirjanpitoohjelmaan (Tikon -formaatti) yhtenä zip -tiedostona. Kirjanpidon raportteihin tulee oletuksena kausi vanhimman kirjanpitoon viemättömän laskun mukaan, eikä edellinen kausi, kuten aiemmin. Päätetyn kauden kirjanpidon raportit arkistoidaan nyt aina myös pdf tiedostoina talteen Ostopäiväkirja Alla olevissa kuvissa on otettu erittelyt kolmesta ostopäiväkirjan osasta. Ostopäiväkirjassa on ostolaskut tositenumeron mukaan järjestyksessä. Toisella sivulla on ostopäiväkirja eritelty tileittäin. Ja kolmannella sivulla on kustannuspaikoittainen erittely kauden ostolaskuista. 45