LEAN-paja klo Sote-tiedon ohry Projektipäälliköt Asiantuntijat Osastojen edustajat

Transkriptio

1 LEAN-paja klo Sote-tiedon ohry Projektipäälliköt Asiantuntijat Osastojen edustajat

2 THL:N STRATEGIA

3 PRIORISOINNIT

4 PRIORISOINNIT Hyvinvointiyhteiskunnan kestävyys Eriarvoisuus ja syrjäytyminen Muuttuva sairauksien kirjo Varautuminen terveysuhkiin Palvelujärjestelmän muutos

5 UUDISTUMISLUPAUS

6 UUDISTUMISLUPAUS Uudistumme kumppaneitamme ja asiakkaitamme varten Tutustumme paremmin kumppaneidemme ja tuotteidemme käyttäjien tiedontarpeisiin Muutamme toimintatapojamme joustavammiksi ja asiakaskeskeisimmiksi Otamme tietoaineistomme tehokäyttöön Nostamme tiedon jalostusastetta Parannamme aineistojemme ja tuotteidemme hyödynnettävyyttä Otamme käyttöön uusia dataan perustuvia sovelluksia

7 UUDISTUMISLUPAUS Käytämme voimavarojamme toiminnan painopistealueisiin Lisäämme ulkoista rahoitusta ja yhteistoimintaa yritysten kanssa Vahvistamme ennakointikykyämme Reagoimme nopeasti muuttuviin tietotarpeisiin Rakennamme yhdessä työyhteisöämme Ammattimaisella johtamisella luomme edellytykset yhdessä tekemiselle

8 Miten näitä tavoitteita voisi lähteä työstämään?

9 Avaus Maailma muuttuu -pit stop

10 Mikä ihmeen Lean? Lean thinking begins with driving out waste so that all work adds value and serves the customer s needs. Identifying value-added and non-value-added steps in every process is the beginning of the journey toward lean operations

11 Tausta Automaailma, Toyota, Kaizen CQI-continous quality improvement Deming 1950-l, Berwick, Womack Voiko autoteollisuuden oppeja soveltaa sosiaali- ja terveydenhuoltoon? D Berwick Administrator for the US Federal Center for Medicare and Medicaid Services (CMS). William Deming

12

13 Tarkistuslista organisaatiokulttuurista Epäselvät työprosessit Organisaatiolähtöisyys Toimintakäytäntöjen erot Sosiaali- ja terveydenhuoltohenkilöstön autonomia Ongelmien ohittaminen, väliaikaiset tavat Huono kommunikaatio Syyllistämiskulttuuri Selkeät työtavat,jotka kaikki tietävät Asiakaslähtöisyys Selkeät talon tavat Yhteisiin tapoihin totuttelu Ongelmiin ja pullonkauloihin tarttuminen, säännöllinen seuranta ja kehittäminen Jatkuva dialogi Palkitsemiskulttuuri ongelmien esiin tuomisesta ja rakentavista kehitysehdotuksista

14 Lean koostuu menetelmistä Ymmärtää prosesseja ja analysoida ongelmia Organisoida tehokkaampia ja vaikuttavampia prosesseja Parantaa virheiden tunnistamista, ehkäistä virheitä ja asiakkaan haittaa Muutosjohtamista ja ongelmanratkaisua tieteellisellä lähestymistavalla Työn osaajat ottavat vastuuta alhaalta ylös ja toisinpäin - kaikki tekevät!

15 Perusperiaatteet Keskitytään asiakkaaseen ja hänen tarpeisiinsa. Tunnistetaan ja ymmärretään,miten työ tulee tehtyä (arvovirta,value stream). Kuvataan työprosessit ja tehdään työprosessista parempi, jouhevampi - parannetaan virtausta (flow). Poistetaan arvoa tuottamattomat vaiheet ja hukka. Johdetaan faktoilla ja vähennetään vaihtelua (reduce variation). Kaikki mukaan! Sitoutetaan ja otetaan mukaan suunnittelemaan prosessia kaikki siihen liittyvät osapuolet Edetään systemaattisesti, tehdään kevyitä pilotteja,juurrutetaan käyttöön, jos onnistuvat EK/

16

17 Arjessa etsi hukkaa, tee ydintä Kartoita lähtötaso ja määrittele pohjantähtitavoitteet Etsi ongelmat/pullonkaulat Mittaa Analysoi Korjaa Tee muutokset PDCA-sykli

18 CQI PDCA-PDSA Työmenetelmät insinööritieteestä Ishikawa Vuokaaviot Mittaaminen Analysointi Uudelleen prosessointi Kaikki tekevät, johto tärkeässä roolissa Arvot Strategiset valinnat Tahtotila Fasilitointi: omat tuntevat prosessit, viisaus löytyy tekijöiltä

19 Esimerkkejä ongelmista / pullonkauloista omassa toiminnassamme Miksi tiedontarpeita on vaikea ennakoida? Miksi uudistuminen on vaikeaa? Miksi tietoa ei löydetä? Miksi indikaattoreita on niin paljon? Miksi tietoa on vaikea saada? Miksi tieto ei ole ehyttä? Miksi tulokset viipyvät? EK/

20 Ongelma TAVOITE NRO Juurisyy Ongelman ratkaisu Kuntoutussuunnitelmat viipyvät 3 Kuntoutuskierron ja suunnitelmien huono integraatio, suunnitelma laaja Kierto ja Suunnitelma yhdistetään

21 RYHMÄTYÖ 1, TULOKSET Missä olemme sote-tiedon tuottajina hyviä ja missä voimme parantaa?

22 SWOT: Vahvuudet THL on luotettava ja riippumaton toimija (1) Olemassa olevat laadukkaat aineistot, pitkät aikasarjat (2) Pitkäaikaiset yhteistyösuhteen kentän kanssa (3) Vahva asiantuntemus Tunnemme ministeriön tiedon tarpeet Vahva tahtotila siiloutumisen purkamiseksi Vahva tahtotila työskennellä asiakkaiden kanssa Mandaatti lainsäädännöstä Henkilöstän asenne ja motivaatio (ajatellaan yhteiskunnan hyvää) Koko tiedontuotannon prosessi omissa käsissä Vahvat kv-verkostot EK/

23 SWOT: Heikkoudet Tieto ei siirry eri järjestelmästä toiseen automaattisesti (THL:n sisällä) rajapintojen puute (1) Resurssipula (2) Raportointijärjestelmien kehittymättömyys, joustamattomuus isoihin aineistoihin (3) Yhteisen ymmärryksen puute (myyttien paikkansa pitävyys) (3) Hitaus Tiedon tulva THL:sta ulospäin Tutkimustietoa julkaistaan kv, mutta ei tuoteta tietoa kansallisesti hyödynnettäväksi Asenteena kilpailu ei yhteistyötä THL:n sisällä Organisaatio edellä, ei asiakas ICT-infra vanhentunut Osaamispula, osaamisen kohdentuminen, -vaje, johtamisen ongelma Priorisoinnin puute Sisäinen integraatio (mitä tietoe tuotetaan, raportointi) Innostava visio puuttuu Isojen suunnitelmien konkretisointi EK/

24 SWOT: Mahdollisuudet Laajasti tietoa Järjestämislaki antaa mandaatin toimia THL:n strategia Vahva tutkimusperusta + sote-asiantuntemus Tartuntatautilaki? Laaja tietopohja mahdollistaa monipuolisen tuotteistamisen + jatkojalostamisen Toissijaisen antamat mahdollisuudet Rekisterilainsäädännön uudistus Vammaislainsäädännön uudistus Yhteistyö kumppanien kanssa (TK, Kela, yliopistot) Asiakkailta, kansalaisilta saatu toimintakykytieto Big data / my data Tiedonkeruuprosesseista pitkä perinne Avoimet rajapinnat Automatisointi Kolmen kärki: Yhteistyö (1) Tietopohja (2) Lainsäädäntö (3) EK/

25 SWOT: Uhat Vastaavatko järjestelmät maakuntien tarpeisiin? (1) Puutteelliset ohjeet tiedon keräämiseen, hyödyntämiseen (1) Pystyykö THL uudistumaan? (2) Tiedon ajan tasalla pitäminen, päivittäminen (3) Emme saa tietoja muilta tiedontuottajilta (esim. KELA) Joku lähtee kilpailemaan THL:n kanssa (Kela, TK) Itsetyytyväisyys ei riittävä kehitystyö THL:n asiantuntemusta ei vahvisteta THL ei vastaa osaamistarpeeseen Asiakkaiden prosesseja ei tunnet Tiedon tuottajan näkökulma (esim. lääkäri) Maakunta (missä muodossa) Tiedonvälitysmuotojen muutos Lainsäädännön ristiriitaisuus Väestökyselyjen vastausprosentin lasku Ministeriön ohjausosaamisen laadun laskeminen Paine hutilointiin, aikataulu suhteessa resursseihin EK/

26 RYHMÄTYÖ 2 Mitkä ovat meidän menestystekijämme sotetiedon tuottamisessa 2018 mennessä?

27 MENESTYSTEKIJÄT TOP 5 Ryhmä A Ryhmä B 1. Asiantuntijoiden asiantuntijuus ja sitoutuneisuus 2. Datan ja tietopohjan ainutlaatuisuus 3. Nykyaikaiset ja toimivat tietojärjestelmät 4. Asiakaspalvelualttius 5. Maine ja mandaatti 1. Luotettavat aineistot + trendit (vertailutieto), kattavuus 2. Tunnetaan ja halutaan tuntea asiakkaat, asiakkaiden tarpeet & osaaminen hyötykäyttöön 3. Asiantuntijaosaaminen on monipuolista 4. Vahva ja tunnettu brändi (tietopohjassa) 5. Käytettävät tuotteet, visuaalisuuden vahvistaminen EK/

28 RYHMÄTYÖ 3 Mitkä ovat toimintamme pullonkaulat, sotetiedon tuottamisessa 2018 mennessä?

29 Pullonkaulat ja mitä voimme niille tehdä? Puutteet tietopohjassa, tiedon raportoinnin järjestelmissä, tietojärjestelmien yhteensopimattomuus Pula resursseista, kiire ja tiettyjen avainhenkilöiden ylibuukkaus reaktiivinen toimintaa proaktiivisuuden sijaan Osaamispuutteet esim. viestinnässä Toimintaympäristöstä tulevat haasteet (lainvalmistelun hitaus, ulkopuoliset tietojärjestelmät) Virastojen välisten kumppanuuksien puute/heikkous Kehittää järjestelmiä ja työkaluja, tunnistaa tietopuutteet ja täydentää tietopohjaa Luoda edellytyksiä yhteensopivuudelle (avoimet rajapinnat, yhtenäiset tietomallit, tiedonkeruutavat, metatiedot, avoin data) Jakaa resursseja aiempaa paremmin, priorisoida tekemistä johdon rooli! Selkeyttää ja yhdenmukaistaa prosesseja Jakaa ja kehittää osaamista Järjestää viestintäkoulutusta Lisätä avoimuutta ja pyrkiä pois täydellisyyden kulttuurista Kehittää kumppanuuksia

30 RYHMÄTYÖ 4 Mitä meidän pitää tehdä THL:lla enemmän/paremmin tai vähemmän ennen soten valmistumista?

31 Näkökulmana: Asiakkaat Enemmän asiakaslähtöistä palvelumuotoilua Palveluiden ja tuotteiden kehittämistä asiakastarpeista käsin (huom. myös väestön tarpeet) Asiakkaiden tulevien tarpeiden ennakointia Asiakkuuksien yhteisomistajuuden lisäämistä Verkostojen jakamista Asiakaskontaktien ja yhteydenottojen koordinointia Vähemmän Tehottomia, valmistelemattomia kokouksia vähennetään hukkaa Palvelun tarjoamista kaikille priorisointi! Erillisiä asiakaskontakteja samanaikaisesti Vastakkainasettelua

32 Näkökulmana: Digitaaliset palvelut Enemmän Asiakkaiden kouluttamista tuotteiden ja palvelujen käyttöön Etäosallistumisen mahdollisuuksia Sähköistä raportointia Ohjevideoita keskeisistä tuotteista Interaktiivista infografiikkaa Tuotteiden esteettömyyttä Sisällöntuotantoa kumppanien järjestelmiin Avoimia rajapintoja Paremmin Kehitetään sähköisiä palveluita Parannetaan tiedon löydettävyyttä ja käytettävyyttä (rajapinnat, koneluettavuus) Kehitetään verkkokoulujen toimivuutta Vähemmän Portaaleja Perus pdf-dokumentteja ja raportteja Sisältöä priorisoidaan, rajataan ja jäsennetään

33 Näkökulmana: Tiedon kerääminen, säilöminen, eheys, paketointi Enemmän Yhteistyötä paketoinnissa (indikaattorityö + substanssi) Ymmärrystä siitä, miten ja missä tietoa tuotetaan Kertakirjaamista Avoimuutta, lopputuotteesta lähtevää valmistelua Kokonaisuuden koordinointia Vähemmän Byrokratiaa Sellaista tiedonkeruuta, jota ei hyödynnetä Paremmin Tiedon paketointi Tiedonkeruuprosessien kuvaamista Asiakaspalautteiden automatisointi ja käsittely Validoidut kysymyspankit

34 Näkökulmana: Indikaattorit, niiden kerääminen ja raportointi Enemmän/paremmin Laatu, vaikuttavuus, terveys/hyvinvointihyöty Indikaattoreiden validointi Tulkinta Asiakaslähtöiset raportointijärjestelmät Rakennetaan ja kehitetään jo kerättyä tietoa Asiakaslähtöisempiä raportointijärjestelmiä Vähemmän Uusien indikaattorien luontia (ilman perusteita) Indikaattoreita tulisi karsia

35 Näkökulmana: Muu, mikä? Johdolta voimakas esiintulo Tavoite, THL:n rooli Osastojen johto mukaan Selkeä priorisointi Yhteydenpito kentälle Sote-lainsäädäntö pähkinänkuoressa Käytettävä kieli selkeäksi Päätöksenteon tuki Tieto näkyviin Radikaali avoimuus tekemisessä Johtajien lisä/täydennyskoulutus Yritysyhteistyö, ekosysteemiajattelu Luova tuho Kv-ratkaisut käyttöön

36 Yhteenveto ja loppukeskustelu Hankkeen ja koko sote-tietopohjan tavoitteet ja aikataulut tulee vielä kirkastaa Eri osastojen asiantuntemusta hyödynnettävä Sisällöt näkyväksi Tietopuutteita on jo nyt tunnistettu, voidaanko näitä lähteä jo viemään eteenpäin Hankkeen tavoitteita täsmennetään kevään työpajojen (31.5 ja 6.6) pohjalta. Syksyllä työstetään mittareita ja pohditaan asiakkaiden tarvitsemia tuotteita ja tiedon paketointia Asiakkaat mukaan! Hankkeen kaikki materiaalit tullaan kokoamaan yhteistyötilaan Projektijohtaja ja ydintiimi koordinoivat kokonaisuutta, hankkeen osatehtävät jaetaan osaprojekteihin, jotka ovat nyt valmistelussa

37 Jäikö joku mietityttämään? Ota yhteyttä! Projektijohtaja Eeva Ketola, , Ydintiimin jäsenet Satu Vuorio, TITI Sara Wickström, TITU Niina Peränen, JARE Annaleena Okuloff, TIJA Tiina Puhakka, JOVI Anna Kärkkäinen, TIRI