Helsinki, Leipätehdas Kaikukatu 4, Kansalliskirjasto, kokoushuone Kaneli, 5. krs Kokoukseen oli mahdollisuus osallistua myös etäyhteydellä

Transkriptio

1 MUISTIO 1 / 5 Linnea2-konsortion Aika Tiistai kello 10:15-13:15 Paikka Osallistujat: Helsinki, Leipätehdas Kaikukatu 4, Kansalliskirjasto, kokoushuone Kaneli, 5. krs Kokoukseen oli mahdollisuus osallistua myös etäyhteydellä Osallistujalista liitteenä Asialista 1. Kokouksen avaus Linnea2-konsortion ohjausryhmän puheenjohtaja Matti Raatikainen avasi kokouksen kello 10:15. Todettiin läsnä olevat, sekä paikan päällä että etäyhteydellä osallistuvat. Liitteenä olevaan osallistujaluetteloon on merkitty myös kirjaston johtajan antamalla valtuutuksella johtajaa edustavat. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin Linnea2-konsortion sääntöjen mukaan koolle kutsutuksi ja siten lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Kokouksen puheenjohtajan ja pöytäkirjan tarkastajien valinta Matti Raatikainen valittiin kokouksen puheenjohtajaksi, ja pöytäkirjan tarkastajiksi Pälvi Kaiponen ja Tommi Harju. 4. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Kutsun yhteydessä toimitettu asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. 5. Linnea2-konsortiosopimuksen muutostarve konsortion purkautumisskenaarioiden pohjalta Linnea2-konsortion ohjausryhmän asettama työryhmä esitteli konsortion vuosikokoukselle kaksi alustavaa mallia kustannustenjaon kohtuullisesta ratkaisemisesta konsortion purkautumistilanteessa: 1 Uuden järjestelmän käyttömaksut sovitaan alkamaan vasta Voyager-maksujen loputtua: ei päällekkäisiä maksuja. On sovittava uuden toimittajan kanssa ja otettava mukaan tarjouspyyntöihin. 2 Sovitaan Linnea2-jäsenten kesken, että Voyager-ja CSC-maksut sekä uuden järjestelmän kustannukset maksetaan yhteisesti ennalta sovittuun ajankohtaan saakka ja osuudet jaetaan kustannustenjakomallin mukaan. Vuosikokouksessa päätettiin, että ohjausryhmä jatkaa konsortion hallittuun purkautumiseen tähtäävien sopimusmallien kehittelyä ja että asiaa käsitellään seuraavassa yleiskokouksessa. Edellä olevista malleista ensimmäinen perustuu siihen, että konsortion jäsenet siirtyvät samaan uuteen järjestelmään. Toisessa siirtyminen voi tapahtua eri järjestelmiinkin, mutta suhteellisen lyhyen ajan sisällä. Sopimusmuutoksella voidaan

2 MUISTIO 2 / 5 varautua myös tilanteeseen, jossa konsortion purkautuminen tapahtuu pidemmän ajan sisällä. Tällä hetkellä jäsen voi irrottautua konsortiosta ja vapautua kaikista velvoitteistaan ilmoittamalla siitä Kansalliskirjastolle puoli vuotta aiemmin. Esitys: Ohjausryhmä on todennut, että yllä esitetty ensimmäinen konsortion purkautumisvaihtoehto on käytännössä mahdoton. Sen toteutuminen edellyttäisi, että kaikki Linnea2-kirjastot olisivat mukana kilpailutuksessa. Siinäkin tapauksessa se todennäköisesti voisi tulla kyseeseen vain sillä edellytyksellä, että järjestelmäntoimittaja ei vaihdu nykyisestä. Ohjausryhmä katsoo, että konsortion purkautumisvaihtoehto 2 on ainoa toteuttamiskelpoinen eräin tarkennuksin. Nykyistä konsortiosopimusta pitäisi muuttaa siten, että kaikki nykyiset konsortion jäsenet sitoutuvat jäsenyyteen määrättyyn päivään saakka, jonka jälkeen konsortio purkautuu. Purkautumispäivän pitäisi olla niin kaukana tulevaisuudessa, että kaikki nykyiset konsortion jäsenet ehtivät valmistautua järjestelmätilanteensa muuttumiseen ajoissa. Se pitäisi siis sitoa myös nyt hankkeilla olevaan kilpailutukseen. Ohjausryhmä esittää, että Linnea2-konsortio päättää laatia nykyisen Linnea2-konsortiosopimuksen rinnalle uuden sopimuksen, jossa sovitaan konsortiosopimuksen pykälä 7 mukaisesti päivämäärästä, jolloin konsortio purkautuu. Päivän määräämisessä esitetään otettavaksi huomioon edellä mainitut. seikat. Samassa sopimuksessa esitetään kumottavaksi myös Linnea2-konsortiosopimuksen pykälä 5 sopimuksesta irtautumisesta, ja sovittavaksi, että konsortiosta ei ennen sitä voi irtautua muuta kuin konsortion päätöksellä pykälän 6 perusteella. Lisäksi ohjausryhmä esittää, että konsortio päättäisi omalta osaltaan nykyisen CSC:lle sijoitetun kirjastojärjestelmäalustan palvelimien lunastamisesta kirjastokonsortioiden ja Kansalliskirjaston omaksi laitteiston leasing-sopimuksen päättyessä vuoden 2018 heinäkuussa. Keskustelu: Keskustelun avaukseksi kokouksen puheenjohtaja esitteli ohjausryhmän yllä olevat näkemykset ja Aaltoyliopiston lakimies Jari Söderströmiltä pyydetyn alustavan ehdotuksen uudesta sopimuksesta. Ehdotus noudattelee pääosin ohjausryhmän esitystä, ja on tämän muistion liitteenä. Jari Söderströmin ehdotusta pidettiin keskustelun kuluessa kelvollisena pohjana purkautumissopimukselle. Purkautumispäivämäärän määritys ja yksittäiselle kirjastolle ehdotettu kustannuskatto aiheuttivat kuitenkin keskustelua. Ensin keskusteltiin konsortion purkautumispäivämäärän määrittämisestä. Esityksen mukaan nykyiset konsortion jäsenet sitoutuisivat pysymään konsortiossa ja hoitamaan maksuosuutensa purkautumispäivään asti. Konsortion purkautumispäivästä sopimista kannatettiin, jotta kukaan ei jäisi hankalaan asemaan vastaamaan konsortion kuluista, jos useammat ilmoittavat irrottautuvansa konsortiosta nykyisen konsortiosopimuksen mukaisesti. Kiinteän purkautumispäivämäärän määrittäminen alustavan sopimusehdotuksen tapaan todettiin nyt hankalaksi, koska uuden järjestelmän kilpailutus ei ole vielä käynnistynyt. Siten ei tiedetä vielä varmasti kilpailutuksen aikatauluja. Keskustelussa pidettiin myös varsin todennäköisenä, että kaikki Linnea2-konsortion jäsenet eivät tule olemaan mukana kilpailutuksessa, vaikka kaikki ovat sitoutuneet hankesopimuksen valmisteluun. Siten tultaneen päätymään ainakin osin eri järjestelmiin, ja hankinta-aikataulut ovat vielä vaikeasti määritettävissä. Kilpailutuksen alkaminen määrittää siinä mukana olevien aikataulua, mutta mahdollisesti ulos jäävien tilanne on epäselvempi. Kannatusta sai ajatus, että sopimus konsortion purkautumisesta tehdään, vaikka lopullista purkautumispäivää ei voida vielä määrittää. Todettiin myös, että jos sopimusta purkautumisesta ei tehdä, konsortio voi

3 MUISTIO 3 / 5 lähteä purkautumaan hallitsemattomasti nykyisen sopimuksen mahdollistaman yksittäisten kirjastojen irtautumisilmoitusten kautta. Kilpailutuksen käynnistymistä pidettiin laajalti sopivana hetkenä konsortion purkautumispäivämäärän määräämiselle. Silloin tiedetään kilpailutuksessa mukana olevat, ja toisaalta ulosjäävillä pitäisi olla jo joku suunnitelma jatkolle. Lisäksi mietittiin kuitenkin, voiko purkautumispäivän määritellä vasta kilpailutuksen käynnistymisen jälkeen. Ehdotukseen Linnea2-konsortion purkautumissopimukseksi sisältyvä joidenkin jäsenten irtisanoutumisesta johtuva ja kustannusten uudelleen määrittämisestä aiheutuva maksujen korotuksen katto suhteessa alkuperäiseen maksuosuuteen nähtiin hyvin ongelmalliseksi. Kokouksen käsityksen mukaan tällainen ehto voisi aiheuttaa tilanteen, jossa kukaan ei vastaa osasta konsortion kustannuksista. Lisäksi nyt ollaan keskustelemassa konsortion purkautumispäivän määrittelystä ja samalla kaikkien sitoutumisesta olemaan konsortiossa mukana siihen asti. Siten tällaista tilannetta ei pitäisi edes syntyä. Vielä keskusteltiin siitä, onko mahdollista irtisanoa Voyagerin ylläpitosopimus ja jäädä kuitenkin käyttämään sitä sellaisena kuin se nyt on ilman päivitysmahdollisuutta ja Ex Libriksen tukea. Kansalliskirjasto selvittää, onko tämä mahdollista. Samalla pohdittiin sitä mahdollisuutta, että jotkut kirjastot jäisivät edelleen käyttämään Voyageria ja CSC:n palveluita muiden jo siirryttyä uusiin järjestelmiin. Tämän todettiin edellyttävän uusia sopimuksia Ex Libriksen ja CSC:n kanssa konsortiosopimusten päätyttyä. Kansalliskirjaston edustajat totesivat Ex Libriksen olevan alustavien keskusteluiden perusteella hieman haluton tukemaan kovin pientä Voyager-käyttäjien joukkoa Suomessa. Todettiin, että ainakin CSC-sopimuksen muutosten osalta on keskusteltava myös AMKIT-konsortion kanssa, koska sopimus on konsortioiden yhteinen. Puheenjohtaja veti keskustelua yhteen seuraavasti: pyritään purkautumissopimukseen, jossa sovitaan että kukaan ei irtaudu Linnea2-konsortiosta ennen kuin uuden järjestelmän tarjouspyyntö on jätetty, ja että konsortion purkautumispäivämäärästä sovitaan kun tarjouspyyntö on jätetty voitaisiin käydä pienemmän ryhmän kanssa vielä keskustelemassa juristin kanssa, ja laatia edellä olevan mukainen sopimus, josta jätetään maininnat kustannuskatosta pois keskusteltiin mahdollisuudesta käyttää Voyageria purkautumisen jälkeenkin: Kansalliskirjasto odottaa vuoden vaihteeseen mennessä Ex Libriksen kannanottoa Voyagerin käytön jatkamisesta osan kirjastoja kanssa organisaatiokohtaisin hinnoin Päätös: Päätettiin, että ohjausryhmän puheenjohtaja ja sihteeri käyvät Minna-Liisa Kivisen kanssa vielä juristin puheilla keskustelemassa sopimuksesta käydyn keskustelun pohjalta. Sopimuksen luonnos tulee toimittaa konsortion jäsenille kommenteille marraskuun loppuun mennessä. Lisäksi päätettiin, että Linnea2-konsortio hyväksyy omalta osaltaan nykyisen CSC:lle sijoitetun kirjastojärjestelmäalustan palvelimien lunastamisen kirjastokonsortioiden ja Kansalliskirjaston omaksi laitteiston leasing-sopimuksen päättyessä vuoden 2018 heinäkuussa. Lunastushinta on 1 % leasing-sopimuksen kokonaishinnasta. Samalla hyväksyttiin konsortion osalta huoltosopimuksen hankkiminen laitteistolle omaksi hankinnan yhteydessä. Nykyinen huoltosopimus sisältyy leasing-sopimukseen. Erika Bergström saapui tämän kohdan käsittelyn aikana kello 10:25

4 MUISTIO 4 / 5 6. Linnea1-palvelimen häiriötilanne heinä-elokuun vaihteessa Linnea1-palvelimella oli elokuun alussa häiriötilanne, joka aiheutti järjestelmän käyttökatkosten lisäksi tapahtumien katoamisen muutamalta päivältä. Tapahtunutta on käsitelty Kansalliskirjaston ja CSC:n laatupalaverissa Ari Ahlqvist esitteli tapahtumien kulun. Esitys on liitteenä Esitys: Ohjausryhmä toteaa kantanaan, että häiriötilanteen syy ei ole järjestelmän tai sen palvelinalustan vanhenemisesta tai vioista. Kyseessä on inhimillinen virhe, josta seurasi vaikeasti ajoissa havaittava tapahtumien ketju, joka johti lopulta Linnea1-palvelimella olevien tietokantojen datan menettämiseen muutamalta päivältä. Vahinkojen torjumiseksi tällaisessakin tapauksessa esitetään hyväksyttäväksi n euron vuosittainen lisäkulu (koko kirjastojärjestelmälaitteiston osalta, jaetaan konsortioille ja kansalliskirjastolle), jotta Voyagerin alla olevien ORACLE-tietokantojen redo-log -tiedostot voidaan siirtää suoraan erilliseen levyjärjestelmään turvaan pääjärjestelmän mahdollisilta tiedostojärjestelmän rikkoontumisilta. Järjestelyllä pystytään palauttamaan viimeisimmän käyttökelpoisen varmuuskopion lisäksi vielä vähintään kuukauden verran tietokantojen tapahtumia. Päätös: Linnea2-konsortio hyväksy omalta osaltaan esitetyn vuosittaisen lisäkulun erillisen levyjärjestelmän käyttämisestä esityksen mukaan. 7. EU:n tietosuojauudistuksen vaikutukset Linnea2-kirjastojen Voyager-järjestelmän käyttöön Tietosuoja-asetus päivittää ja uudistaa periaatteita, joilla taataan oikeus henkilötietojen suojaan. Asetuksella vahvistetaan ihmisten oikeuksia ja EU:n sisämarkkinoita sekä sujuvoitetaan henkilötietojen kansainvälisiä siirtoja. Helsingin yliopiston lakimies Jarkko Reittu [Aalto-yliopiston tutkimus- ja innovaatiopalveluiden lakimies Mervi Malinen] [[Aalto-yliopiston ja Taideyliopiston tekijänoikeusasiamies Maria Rehbinder]] esittelee kello 12:30 alkaen tietosuojauudistusta ja sen vaikutusta kirjastoihin. Esityksen jälkeen on varattu 15 minuuttia kysymysten esittämiseen. Jarkko Reittun esitys on liitteenä. Esitys: Tiedoksi ja keskusteltavaksi 8. Kirjastojärjestelmähankinnan tilanne Minna-Liisa Kivinen esitteli tilanteen. Esitys on liitteenä. Esitys: Tiedoksi 9. Muut mahdolliset asiat Muita asioita ei ilmennyt.

5 MUISTIO 5 / Seuraavan kokouksen ajankohta Linnea2-konsortion sääntöjen mukainen vuosikokous pidetään maalis-huhtikuussa. Ylimääräisen kokouksen pitämistä ennen sitä ei nyt päätetty. 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 13:00 LIITTEET: Osallistujaluettelo Linnea2-konsortiosopimus Linnea2-konsortiosopimuksen liitteet Linnea2-konsortion säännöt Linnea2-konsortion ohjausryhmän muistio Linnea1:n häiriötilanteen tapahtumien kulku (esityksen kalvot) Luonnos Linnea2-konsortiosopimusta muuttavaksi sopimukseksi Jarkko Reittun esitys Yleinen tietosuoja-asetus (esityksen kalvot) Tilannekatsaus kirjastojärjestelmähankinta (esityksen kalvot)