Helsingin kaupunginkirjasto logistiikkaprosessi: 1 Hankinta

Transkriptio

1 Helsingin kaupunginkirjasto logistiikkaprosessi: 1 Hankinta 1 Hankinta Kierto Poisto

2 Selitteet Toimenpide, prosessi tai yksittäinen työkokonaisuus. Toimenpide, prosessi tai yksittäinen työkokonaisuus. Korostetaan, että koostuu pienemmistä kokonaisuuksista. Päätös. Seurauksena vaihtoehtoinen prosessinkulku Fyysinen dokumentti. Voi syntyä joko toimenpiteen seurauksena tai voidaan tarvita toimenpiteessä esim. lähetysluettelo. Dataa syötetään tai luetaan ohjelmasta esim. Sierrasta. Kertoo niteen statuksen toimenpiteen jälkeen esim. käsittelyssä ja hyllyssä Katkoviivoitetuilla prosessin kohdilla on havainnollistettu vaihtoehtoisia työtapoja tai vaiheita joissa on eroavaisuuksia kirjastojen tai tekijöiden välillä Visualisointi: Pienen materiaalimäärän liikuttelu ja lajittelu. Visualisointi: Ison materiaalimäärän liikuttelu ja lajittelu. Visualisointi: Tietokoneella tehtävä toimenpide Visualisointi: Autokuljetus Visualisointi: Niteeseen tehtävä toimenpide Visualisointi: Nide luetaan viivakoodinlukijalla Tietovirta, jota on haluttu korostaa esim. keräilykärry tai uutisartikkeli

3 1 Hankinta - Kirjat, CD:t, DVD:t, Blu-ray levyt, Konsolipelit, Lautapelit 1.1 Valinta ja hankinta Käsittelijä Luetteloija Vastaanottaja Toimittaja Hankinta ja kirjasto Tilauksen käsittely Kuljetuksen purkaminen materiaalihyllyyn Nouto luettelointihyllystä Niteiden haku materiaalihyllystä Valittu Ei näy Helmet Tilauksen toimitus Lähetys Kuljetus Valinta Laskujen teko ja aineiston vastaanotto Luettelointi Käsittely ja rekisteröinti Tilaus Tilattu Näkyy Helmet Maksettu Luettelointi Palautus materiaalihyllyyn Lajittelu lähteviin Tilaus- ja minitietueet 1.3 Vastaanotto Vienti luettelointihyllyyn 1.5 Aineiston käsittely Käsittelyssä Kuljettaja Kuljetus kirjastoille Hyllyssä tai Matkalla tai Odottaa noutoa Kirjaston Henkilökunta Erottelu kuormasta Sierran tietojen muokkaus Merkintöjen teko Vienti kiertoon Hankinta Lehdet ja sanomalehdet 1.1 Valinta ja hankinta Hankinta Lehtien valintalistojen teko Muutosten teko ja tilaus Valintojen teko Muutosten ilmoittaminen Tietuekorttien tekeminen seuraavalle vuodelle Kirjastot Toistetaan vuosittain 1.2 Tilauksen toimitus Toimittaja Julkaise uusi numero Lähetys ja kuljetus Aineiston käsittely Hyllyssä tai Matkalla tai Odottaa noutoa Kirjastot Lehtiaineiston vastaanotto Sierran tietojen muokkaus Vienti kiertoon Merkintöjen teko

4 1.2.1 Tilauksen käsittely Vaihe (Kirjat) Viivakoodien laitto Päällystäminen Toimittaja (Muu aineisto)

5 1.3.1 Kuljetuksen purkaminen Lähetyslista KYLLÄ Vastaanottaja Pakettien Määrä purkaminen täsmää materiaalihyllyyn ja Jatkotoimenpiteet lähetyslistaan? laskenta Keräilykärry nimekkeille

6 1.3.2 Laskujen teko ja aineiston vastaanotto Lähetyslista: Lähetyslistan nro Keräilykärry nimekkeille Lähetyslista: O-numero Lähetyslista Valitse Laskut toiminto Syötä Laskun nro kohtaan lähetyslistan nro Lisää nimikirjaimesi Koontitunnus kohtaan Ota nide kärrystä Syötä tilatun nimekkeen o-numero Kuinka monta vastaanotetaan? Vastaanottaja Palvelumaksu kuittaa Summa yhteensä kirjoita Kuljetus hinta kuittaa Paina Finish Paina Finish Tarkista, että Välisumma ja Yhteensä täsmäävät Tee työlomake Syötä kokonaishinta Työlomake niteeseen ja nide kärryyn Syötä lukumäärä KYLLÄ (Toistetaan tilausriveille) Syötä lisää tilausrivejä? KAIKKI OSA Syötä lukumäärä Jatkotoimenpiteet Lähetyslista: Nimekkeen hinta Maksettu Keräilykärry nimekkeille Odota, että Sierra lataa Haluatko varmasti poistaa laskun? Paina Kyllä Haluatko poistaa laskun? Paina Kyllä Paina Finish

7 1.4.1 Nouto luettelointihyllystä päivämäärä Luetteloija Tarkista Onko kiireelliset kiireellisiä? materiaalit Nouda materiaali päivämäärän mukaan Muu tieto: esim. uutinen kirjasta Sierra: Varaukset KYLLÄ Nouda kiireellinen materiaali

8 1.4.2 Luettelointi Luettelointi tietojen keräys sekä Työlomakkeen syöttäminen täydentäminen Sierraan Luetteloija Luettelointitietueet

9 1.4.3 Palautus materiaalihyllyyn Onko pika aineistoa? Palauta luettelointinide materiaalihyllyyn Luetteloija KYLLÄ Vie käsittelijöiden pikahyllyyn

10 1.5.1 Niteiden haku materiaalihyllystä Onko pikahyllyssä niteitä? Hae materiaalihyllystä niteet Päivämäärä Käsittelijä Ota pikahyllyn nide Hae materiaalihyllystä muut niteet

11 1.5.2 Käsittely ja rekisteröinti Käsittelijä (Kirjat) (Kirjat) * Huom. Tässä kohtaa nidettä ei lueta viivakoodin lukijalla vaan käsittelijä lukee sen itse Niteiden merkintä Järjestä hankinnassa niteet numero järjestykseen Niteiden merkinnät (viivakoodi) Rekisteröinti Sierraan Käsittelyssä Huom! Toistetaan jokaiselle tilausriville Käsittelijä (Muu materiaali) (Muu materiaali) Niteiden merkintä hankinnassa Rekisteröinti Sierraan Käsittelyssä

12 Rekisteröinti Sierraan Kpl määrä Sierra: maksettu tila Avaa Vastaanotto Hae ISBN mukaan Valitse oikea tilaus Mene Vastaanotto välilehdelle Lue ensimmäisen niteen viivakoodi kentään Hinta Tilastoryhmä Käsittelyssä Käsittelijä Kuittaa Osasto Muuta Hinta Tarkista Nidetyyppi Muuta Tilastoryhmä Paina Ota vastaan Tarkista, ettei Kopio hinta niteeseen kohdassa ole ruksia Muuta Nideluokka Tarkista Huomautus Merkitse sijoitus niteeseen Avaa Sierrasta luettelointi Etsi listasta juuri lisätyt niteet Muokkaa à Modify Nideluokka Uutuus/Täydennys Työlomake roskiin Tallenna à Sulje Korjataan Kirjasto kenttä käsin

13 Niteiden merkintä hankinnassa (Kirjat) Tuleeko signum tarra? Tuleeko ei bestselleriksi lappu? KYLLÄ KYLLÄ Käsittelijä (Kirjat) Pääsana Tee selkäsignumit Onko lappuja tehtynä? KYLLÄ Laita lappu niteeseen Liimaa signumtarra Tee lisää lappuja Käsittelijä (Muu materiaali) (Muu materiaali) Tiettyille kirjastoille menevien CD levyjen pussitus Tee ja liimaa mahdolliset signumtarrat Liimaa mahdolliset ikärajatarrat Liimaa viivakoodit

14 1.5.3 Lajittelu lähteviin Mene kärryn kanssa keskuslajittelemoon Laita niteet oikeisiin laatikoihin Käsittelijä Nide: Merkitty sijoitus

15 1.5.6 Sierran tietojen muokkaus (Sanomalehdet) (Lehdet) Valitse Saapumisvalvonta toiminto Hae lehden nimellä Valitse kirjasto Valitse kortti välilehti ja valitse lehden oikea numero Laita täppä kohtaan Luo nide ja paina Saapunut Toistetaan jokaiselle uudelle lehdelle Kirjaston henkilökunta (Muu aineisto) Paina Tallenna Etsi nide Sierrasta Syötä lehden viivakoodi viivakoodinlukijalla Muuta hyllypaikkaa tarvittaessa Kuittaa Nidetyyppi, Tila, Kirjasto ja Osasto Muuta laina-aikaa tarvittaessa Valitse mikä lehti Palauta nide Klikkaa ok Hyllyssä tai Matkalla tai Odottaa noutoa

16 1.5.7 Merkintöjen teko Etsi nide sierrasta ja tarkista tiedot Laita kirjaston numerotarra Laita kirjaston leima Kirjoita takakanteen signum Kirjoita takakanteen kuukausi ja vuosi Kirjaston henkilökunta (KIRJAT) Tuleeko erikoismerkintöjä? KYLLÄ Meneekö bestselleriksi? KYLLÄ Tee ja liimaa erikoismerkinnät Liimaa bestseller tarra Kirjaston henkilökunta (LEHDET) Laita lehti muovikansissa tiskin takana olevaan hyllyyn Etsi nide sierrasta ja tarkista tiedot Laita lehti muovikansiin Laita kirjaston numerotarra Liimaa valokopioon lehden uusin numero tiskiltä tarra Laita kirjaston leima Ota valokopio lehden kannesta Liimaa muovin pala ja muovin päälle uusin numero tarra Vahvista lehden selkämys kontaktimuovilla KYLLÄ Liimaa viivakoodi Tullaanko kyseistä lehteä lukemaan paljon? Kirjaston henkilökunta (SANOMALEHDET) Laita kirjaston leima Kirjaston henkilökunta (CD) Etsi nide sierrasta ja tarkista tiedot Laita kirjaston numerotarra Laita kokoelmatarra Kirjoita levyyn/levyihin kirjaston tunniste Tee pussitettuihin levyihin nidetiedot sisältävä lappu Kirjaston henkilökunta (DVD ja BLU-RAY) Etsi nide sierrasta ja tarkista tiedot Laita kirjaston numerotarra Laita levy naarmuuntuu helposti tarra sisäkanteen Tee ja liimaa signum tarra Laita lainaaikatarra kanteen Kirjoita levyyn/levyihin kirjaston tunniste Lisää mahdollinen genre merkintä Mahdollinen sisältömäärän merkintä Kirjaston henkilökunta (KONSOLIPELIT) Etsi nide sierrasta ja tarkista tiedot Laita kirjaston numerotarra Vie levy tiskin taakse ja kotelo hyllyyn Laita lainaaikatarra kanteen Laita koteloon Levy tiskiltä tarra Mahdollinen sisältömäärän merkintä Tee kopio pelikotelosta Laita levy pussiin ja numeroi pelikotelo ja levyn pussi KYLLÄ Kirjoita levyyn/levyihin kirjaston tunniste Käytetäänkö pelikotelon kopiota? Kirjaston henkilökunta (LAUTAPELIT) Etsi nide sierrasta ja tarkista tiedot * Kaikkissa merkinnöissä on kirjastokohtaisia eroavaisuuksia. Katkoviivoilla merkityillä tehtävillä on korostettu joitakin eroavaisuuksia Laita kirjaston numerotarra Laita kirjaston leima Laske pelin sisältö ja pussita pelinappulat Tee sisällön määrästä luettelo pelin sisäkanteen

17 1.5.9 Lehti aineiston vastaanotto Vaihe Kirjastot (Iltapäivälehdet) Käy ostamassa iltapäivälehdet kioskista Kirjastot (Muut sanomalehdet ja lehdet) Ota vastaan lehtitoimitus

18 Työlomake Vastaanottaja Ota paperilappu Verollinen korvaushinta Saapuneiden kirjojen kpl määrä yhteensä Laskujen teko ja vastaanotto Sierraan: Tee työlomake Päivämäärä milloin otettu vastaan Nouto luettelointihyllystä Nouda materiaali päivämäärän mukaan päivämäärä Työlomakkeen täydentäminen Luetteloija Nideluokka Pääsana Tilastoryhmä Onko pika? KYLLÄ Korvaushinta ok? KYLLÄ Pika Korjaa hinta (minimi hinnat) Uutuus / täydennys U tai T Rekisteröinti Sierraan Niteiden haku materiaalihyllystä Valitse oikea tilaus Muuta Tilastoryhmä Muuta Hinta Muuta Nideluokka Tarkista Huomautus Päivämäärä & pika Kpl määrä Sierra: maksettu tila Tilastoryhmä Hinta Nideluokka Uutuus/Täydennys Käsittelijä Niteiden merkintä Työlomake roskiin Tulosta selkäsignumit Pääsana * katso myös liite 1: Työlomake esimerkki

19 Liite 1: Työlomake esimerkki Pika Tilastokoodi Hinta Päivämäärä Nideluokka & pääsana Uutuus/ täydennys Kpl määrä