Yhteiset asiat -projektiryhmän kokous

Transkriptio

1 Muistio 1 (3) Yhteiset asiat -projektiryhmän kokous Aika klo Paikka Osallistujat Neuvotteluhuone Tammerkoski (Kokouskeskus Pellava), Kelloportinkatu 1B, Tampere Kari Hakari, projektiryhmän puheenjohtaja, muutosjohtaja Tuukka Salkoaho, Tampere Eero Väätäinen, Nokia Eeva Kyrönviita, Ruovesi Pasi Virtanen, PSHP Jani Tulehmo, Pirkanmaan ELY-keskus Timo Julkunen, KoHo Katri Maahi, Juko Liisa Häkli, Juko (valtio) Aino Hirvonen, KAU Sirpa Sintonen, Pardia Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto Satu Tuominen, Pirkanmaan liitto, sihteeri Teemaryhmien puheenjohtajat: Arto Kahila, Ylöjärvi, ICT-asiat Jarkko Oksala, Tampere, palvelujen digitalisointi Raija Ruoranen, PSHP, Henkilöstöasiat Jukka Männikkö, Tampere, Talousasiat Vesa Haapamäki, Virrat, Hankinnat ja logistiikka Tarja Puskala, Tampere, Konsernirakenne ja johtaminen Tiina Surakka, PSHP, Osallistuminen Petri Räsänen, Pirkanmaan liitto, Järjestäjän ja tuottajan roolit Muut osallistujat: Jukka Alasentie, maakuntaprojektijohtaja, Pirkanmaan liitto Kirsti Kivilinna, Pirkanmaan liitto Anna-Maria Maunu, Tampere Kristiina Karppi, Pirkanmaan ELY-keskus Kristiina Lumme, Pirkanmaan liitto Mikko Kallio, Pirkanmaan liitto Elina Jouppi, Pirkanmaan liitto Asia 1 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Esittely, keskustelu, jatkotoimenpiteet Puheenjohtaja avasi kokouksen ja todettiin läsnäolijat.

2 Muistio 2 (3) 2 Pirkanmaa2019- ajankohtaiskatsaus ja jatkovalmistelun periaatteet Kari Hakari antoi ajankohtaiskatsauksen Pirkanmaa2019-valmisteluun ja jatkovalmisteluun (ml. väliaikaishallinto). Väliaikaishallinto ei aloita toimintaansa alkuperäissuunnitelman mukaisesti 1.7., koska lakien eduskuntakäsittely siirtyy lomakauden jälkeiseen aikaan. Valtion rahoitus on kuitenkin tulossa esivalmistelun jatkokauteen 1.7. alkaen. Muutosjohto laatii teemaryhmien loppuraporttien pohjalta yhteenvedon ja seuraavan vaiheen työsuunnitelman kesäkuun aikana. Tämä pitää sisällään mahdolliset ryhmien yhdistämiset ja uusien ryhmien perustamisen. Uusi maakuntahallitus aloittaa valmistelun poliittisena ohjaustoimijana eli nykyinen esivalmistelun hallitus lakkautetaan. Johtoryhmän osalta keskustellaan vielä toimiiko nykyinen vai väliaikainen toimielin johtoryhmänä. Jatkovalmistelun rekrytoinnit tulevat haettavaksi johtoryhmän kokouksen jälkeen 1.6. Ennakkotiedot tehtävistä lähetetään luovuttaville organisaatioille kuitenkin jo maanantaina Määräaikaisten tehtävien aloitus on lomakauden jälkeen elokuussa (7.8. alkaen). Käytiin läpi lyhyesti SOTE- ja MAKU-projektiryhmien työskentelytilanne. 3 Teemaryhmien loppuraportit Teemaryhmien puheenjohtajat esittelivät loppuraporttien keskeiset johtopäätökset ja viestit jatkovalmisteluun. 1. ICT-/Digiasiat (Antti Jokela, PSHP / Jarkko Oksala, Tampere) 2. Henkilöstöasiat (Raija Ruoranen, PSHP) 3. Talousasiat (Jukka Männikkö, Tampere) 4. Hankinta ja logistiikka sekä siivous ja ruokahuolto (Vesa Haapamäki, Virrat) 5. Kiinteistöt (Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto) 6. Konsernirakenne ja johtaminen (Tarja Puskala, Tampere) 7. Osallistuminen (Tiina Surakka, PSHP) 8. Järjestäjän ja tuottajan roolit (Petri Räsänen, Pirkanmaan liitto) Muistion liitteenä on teemaryhmien raportoimat keskeiset nostot, jotka viedään johtoryhmän ja hallituksen käsittelyyn. Tarkemmin teemaryhmien loppuraportteihin liitteineen voi tutustua teemaryhmien omilla Pirkanmaa2019-sivuilla osoitteessa:

3 Muistio 3 (3) 4 Muut asiat Varautumistehtävien yhteensovittamisen valmistelu -tilaisuus klo Kustakin teemaryhmästä toivotaan osallistujaa tilaisuuteen. Celkee-katsaukset: sovittiin, että teemaryhmien puheenjohtajille toimitetaan teemaryhmäkohtaiset trendikatsaukset esivalmisteluvaiheesta. 5 Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään torstaina klo Kokouskeskus Pellavan neuvotteluhuoneessa Tammerkoski, Kelloportinkatu 1B, Tampere. Käsiteltävät asiat: konsernihallinnon läpikäynti ja loppuraporteista nousseet kärkilistat. 6 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo

4 ICMT Jatkuvuuden turvaaminen on ensimmäinen prioriteetti. ICMT-infrastruktuuri perustetaan ensi vaiheessa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin infrastruktuuriin. Tämän jälkeen tavoitetila on yhdenmukaistaa maakuntatasoiset ratkaisut. Selvitettävä kuntien halukkuus olla mukana. Maakunnan asiakas- ja potilastietojärjestelmät perustuvat UNA-ekosysteemiin, jonka käyttöönotto ajoittunee aikavälille (UNA-ydin ). Nykyiset asiakas- ja potilastietojärjestelmät on konsolidoitava mahdollisimman tiiviiksi kokonaisuudeksi. Selvitetään mahdollisuus rakentaa yksi perusterveydenhuollon kattava potilastietojärjestelmä, yksi sosiaalipalveluiden tietojärjestelmä ja yksi suun terveydenhuollon järjestelmä, erikoissairaanhoidon järjestelmät yhdistetään Muut tietojärjestelmät: - Talous- ja henkilöstöhallinnonjärjestelmien osalta suositellaan TAHE-teemaryhmän ja valtakunnallisen ohjeistuksen mukaista etenemistä. - Muiden terveydenhuollon järjestelmien osalta edetään TAYS:n järjestelmien pohjalta - Pelastustoimen, ensihoidon, ELY:n ja AVI:n järjestelmien osalta edetään nykyisten järjestelmien pohjalta, koska yhdistämistä ei tarvita. Maakunnalle tarvitaan jo käynnistysvaiheessa oma tietoturvapolitiikka sekä muut tietoturvan/tietosuojan päälinjaukset ja ohjeet. Väliaikaishallinnon päätettävä maakunnan ICT-palvelutuotantorakenteesta mennessä. Väliaikaishallinnon selvitettävä kattavammin yhteys MAKU-järjestelmiin ja -palvelukokonaisuuksiin

5 Palveluiden digitalisaatio Loppuraportissa digimuutosta arvioitu neljän eri etenemispolun kautta (millä nopeudella haluamme edetä?) a) Evoluutio (käytännössä nykyisen kaltaisen kehittämistyön jatkaminen ja ylläpito). b) Nopeutettu evoluutio (evoluutiopolku lisätyillä kehityspanoksilla ja koordinoinnilla, jolloin kehitysresursseja voidaan kohdentaa laajempiin kokonaisuuksiin ja korkeampiin tavoitteisiin). c) Kohdistettu revoluutio (valituissa palveluissa tai kohderyhmissä pyritään mullistamaan toimintamalli rakentamalla se uudelleen mahdollisimman puhtaalta pöydältä, asiakaslähtöisyyden periaatteiden mukaisesti ja digitaalisten palveluiden ollessa mallin ytimenä). d) Laaja revoluutio (pyrkii tilanteeseen, jossa mahdollisimman monia palvelukokonaisuuksia muutetaan puhtaalta pöydältä rakentaen yhtä aikaa tai lyhyellä aikavälillä). Pirkanmaan maakuntaorganisaation ja palvelujen digitalisaation hyödyntämisen kehityspoluksi esitetään valittavaksi vaihtoehto c) kohdistettu revoluutio. Perusteena on oletus vaihtoehtojen a) ja b) riittämättömyydestä kilpailukyvyn säilyttämiseksi, asiakaslähtöisiin toimintamalleihin siirtymiseksi ja tehokkuus- ja säästötavoitteiden saavuttamiseksi. Maakuntaorganisaation tulee kuitenkin vähintään valita vaihtoehto b) nopeutettu evoluutio jo väliaikaishallinnon aikana. Tahtotilan ja valinnanvapauslainsäädännön tarkentuessa väliaikaishallinnon tulee arvioida vaihtoehdon c) riittävyyttä tavoitteisiin nähden ja tarvittaessa lisätä kehityspanostuksia vaihtoehdon d) Laaja revoluutio suuntaan

6 Henkilöstöasiat Henkilöstötiedot ja -etuustiedot on kerätty. Esitetään henkilöstöteemaryhmän työskentelyn jatkamista väliaikaishallinnon ja yhteistoimintaelimen valmisteluryhmänä. Jatkotoimenpiteet ja selvitykset: Yhteistoimintasuunnitelman ja muutosohjelman toimeenpano. Maakuntakonsernin henkilöstöhallinnon organisaation ja organisoitumisen valmistelu. Hallintosääntöön perustuvat delegointipäätökset ja henkilöstöohjeet. Henkilöstöpolitiikan suuntaviivat esitetään valmisteltavaksi varsinaisena henkilöstöohjelmana. Yhtiöiden toimintaa henkilöstöasioissa esitetään ohjattavan konserniohjeen ja -ohjauksen kautta. Henkilöstöhallinnon menettelytapojen ja henkilöstöetuuksien valmistelu. Paikallisten sopimusten tarpeen selvittäminen ja suunnitelma sopimusten jatkuvuudesta. Useiden ohjeiden laatiminen maakuntaorganisaatiota varten. Maakunnan uusien tehtävien osaaminen on varmistettava (henkilöstön koulutustarpeet)

7 Talousasiat Väliaikaishallinnon selvitettävä ne TAHE-toiminnot, jotka halutaan jättää maakunnalle ja joita ei hankinta valtakunnallisen TAHE-keskuksen palvelutarjoomasta (esimerkiksi taloussuunnittelu, ennustaminen ja johdon raportointi on hyvä pitää lähellä konsernijohtoa). Pirkanmaalla on maakuntaan siirtyvää SOTE-omaisuutta, kiinteitä rakenteita ja laitteita sekä koneita ja kalustoa, 52 milj. eurolla. Leasing-vastuita sairaanhoidon laitteista, työasemista ja autoista oli 15 milj. eurolla. Pirkanmaan sairaanhoitopiiriltä siirtyy rakennusmassaa ja maa-alueita yhteensä 266 milj. eurolla. Asiakasmaksujen sijoittuminen uudessa maakunnassa on suunniteltava ja linjattava. Niiden asemointi on mahdollista toteuttaa maakuntahallinnon konsernihallinnon matriisirakenteessa hajautetusti palvelulinjoittain tai keskitetysti johonkin palvelut läpäisevään konsernin järjestäjän tehtävään tai maakuntaliikelaitokseen. Maakunnan keskitettyjen TAHE-palveluiden ratkaisu on päätettävä elokuun loppuun mennessä

8 Hankinnat ja logistiikka sekä siivous ja ruokahuolto Deloitten selvityksen pohjalta on päätettävä maakunnan tukipalveluiden ratkaisu elokuun loppuun mennessä. Hankinnat ja logistiikka: Hankinta- ja logistiikkapalveluiden järjestämiseksi on valmisteltu kolme eri organisointimallia. Esitetään jatkovalmistelua vaihtoehdon pohjalta, jossa tuottajana toimii Tuomi Logistiikka Oy. Ryhmä on laatinut ohjeen myös tavara- ja palveluhankintojen kartoittamiseen. Ateriat, puhtaus ja laitospalvelut: valmisteltu neljä eri järjestämisvaihtoehtoa. Esitetään jatkovalmisteluun pitkän tähtäimen tavoitteena mallia, jossa kaikki Pirkanmaan kunnat ja maakunta toimivat yhdessä. Realistinen kehityspolku lienee aikataulusyistä vaihtoehto, jossa maakunta ja osa Pirkanmaan kunnista toimii yhdessä. Henkilökuljetukset: laadittu ehdotus henkilökuljetusten ja joukkoliikenteen järjestämiseksi perustuen Tuomi Logistiikan malliin. Muutoksen mahdollistaminen 2019 alusta edellyttää käytännön kenttätyön aloittamista nopeasti. Tuomi Logistiikka tarvitsee suhteellisen varman mandaatin työn käynnistämiseen ja neuvottelut maakunnan kanssa olisi käynnistettävä pian. Väliaikaishallinnon on selvitettävä perusteellisesti hankintalain sidosyksikkösäännösten ja valinnanvapauslainsäädännön tarkemmat vaikutukset tukipalvelujen organisointimahdollisuuksiin. Lisäksi on selvitettävä maakunnan ja kuntien yhteistyöhalukkuus

9 Kiinteistöt Jatkovalmistelussa tehtävä ja huomioitava: - Konkreettinen selvitys digitalisaation käytännön vaikutuksista palvelutilaverkkoon. - Väliaikaishallinnon on laadittava tilatarpeisiin kohdentuva investointisuunnitelma yhteistyössä Maakuntien tilakeskuksen kanssa osana palveluverkon suunnittelutyötä. - Maakunnan kaikkien palvelujen palveluverkkoa sekä kiinteistö- ja tilaratkaisuja (investoinnit, vuokraus, ja luopuminen) tarkasteltava yhtenä kokonaisuutena. - Palvelutilaverkossa säilyvien tilojen määrittely ja sen perusteella neuvottelu omistajan kanssa joko kiinteistöjen ostosta tai jatkovuokrauksesta. - Palvelutilaverkosta poistuvien kiinteistöjen kartoittaminen ja niistä luopumisen aikataulun määrittely, jotta kunnille jää mahdollisuus minimoida luopumisesta mahdollisesti syntyvät haitalliset vaikutukset esimerkiksi kehittämällä kiinteistö muuhun käyttöön tai realisoimalla muulla tavoin. - Tehtävä ennakkoanalyysi omaisuusjärjestelyjen vaikutuksista Pirkanmaan kuntien talouteen, kun siirtymäajan jälkeen palvelutilaverkossa säilyvät tilat ovat tiedossa. Pohdittava, miten käyttämättömien tilojen vaikutusta kuntatalouteen voidaan lieventää. - Myös kunnissa valmistelussa olevien SOTE-kiinteistöhankkeiden valmistelun siirtämisestä maakunnan vastuulle tulee sopia. Näin varmistetaan toiminnan häiriötön jatkuminen. - Kartoitettava sopimusteknistä eriyttämistä vaativat tilanteet, joissa julkiselle toimijalle vuokrattuja tiloja käyttävät yksityiset toimijat (hyvinvointikeskustyyppiset tilaratkaisut)

10 Konsernirakenne ja johtaminen Uuden maakunnan toimielinrakenne tulee luoda niin, että se mahdollistaa asukkaiden edustuksellisen ja suoran osallistumisen. Kaikki toimielinmallit mahdollistavat asukkaiden osallistumisen. Toimielinmalleista valiokuntamalli on modernein vaihtoehto ja esimerkki uudistuvasta johtamismallista. Toimielinrakenne voi olla myös ns. hybridimalli, jossa tarkoituksenmukaisuus määrittää toimielimen. Maakunnan hallintosäännön on oltava mahdollistava ja moderni erityisesti päätöksenteon ja johtamisen suoraviivaisuuden sekä toimivallan tarkoituksenmukainen delegoinnin näkökulmasta. Palvelukokonaisuuksille ja järjestäjän toiminnoille on jo maakuntastrategiassa ja hallintosäännössä kirjattava mahdollistava ja ei-hierarkinen luonne. Kyse on uudistumiskykyisen ja reaktiivisen toiminta- ja johtamiskulttuurin luomisesta maakuntaan. Matala organisaatiorakenne ja henkilöstön autonomiaa korostava johtamiskulttuuri on kustannustehokkaampi kuin hierarkisesti johdettu monitasoinen organisaatio. Poliittisen vaikuttamisen tulisi rajautua järjestäjäorganisaatioon, joka määrittää palvelutuotannon viitekehyksen. Tuotannolla pitää olla liikkumavaraa määritellä ja ohjata omaa toimintaansa, koska sillä on paras ymmärrys asiakasrajapinnasta. Perusperiaatteena tulee olla, että järjestäjä päättää tavoitteista, kriteereistä ja rahasta; palvelutuotannon tulee saada organisoida toimintansa mahdollisimman vapaasti. Väliaikaishallinnon selvitettävä ja täsmennettävä erityisesti hallituksen jäsenten roolia, tehtäväkuvaa ja ottaa kantaa heidän päätoimisuutensa (politiikan ammattimaistuminen). Maakunnan toimielinmalli, palvelutuotannon organisoituminen ja ohjausjärjestelmien määrittely ovat keskinäisriippuvaisia kokonaisuuksia. Jatkovalmistelun kannalta on oleellista saada yhtiöittämisselvityksen tulokset ja teemaryhmien näkemykset tehtäväkokonaisuuksien organisoinnista. Näiden pohjalta väliaikaishallinnon pitää linjata valmistelun periaatteita tai vähintään eri vaihtoehtojen prioriteetteja

11 Osallistuminen Teemaryhmän suositukset ja ehdotukset osallistumisen mallin kehittämiseksi yhdessä maakunnan asukkaiden kanssa. Tiedon tuottaminen ja hyödyntäminen - Sähköisten palautekanavien kehittäminen jo nyt maakuntauudistussivustolle. - Asiakasraadit järjestäjä- ja tuottajatasoilla. Kokemusasiantuntijuus. - Osallisuuden kautta saadun tai tuotetun tiedon käyttäminen näkyy kansalaisille (jo kehitetyt hyvät käytänteet koko maakuntaan). Edustuksellinen osallisuus - Paikalliset hankkeet, kuulluksi tuleminen (eri-ikäiset, eri puolilla maakuntaa asuvat, erilaiset elämäntilanteet). - Päätöksentekoon osallistuminen, äänestäminen, kansalaisaktiivisuuden mahdollistaminen, asiakkaat ja omaiset mukaan kilpailutuksiin. - Järjestöjen roolin turvaaminen maakunnassa. Kansalaisjärjestötyö on merkityksellistä. Toimintaosallisuus - Kuntalaisen omaehtoisen toiminnan tukeminen kunta- ja maakuntatasoilla. - Osallistumisen tueksi järjestetään poikkihallinnollisia asiakasraateja/työpajoja. - Kuulumista johonkin yhteisöön = tarjolla matalan kynnyksen yhteisöjä. - Huomioidaan esteettömyys (kulkemisesteet tilaisuuksiin, kyyditys)

12 Järjestäjän ja tuottajan roolit Määritelty geneeriset järjestäjän tehtävät ja toiminnot, joiden pohjalta muodostettu ehdotus maakuntahallinnon organisaatioksi (ks. kuva alla). Pirkanmaalla määritetyt järjestäjän tehtävät ja toiminnot toimivat runkona valtakunnalliselle Järjestäjän käsikirjalle, joka julkaistaan alueuudistus.fi tiekartassa. Pirkanmaa osallistuu käsikirjan sisältöjen tuottamiseen ja muokkaamiseen. Käsikirjan lopullinen versio julkaistaan syksyllä 2017 ennen väliaikaishallintojen aloittamista. Järjestämistehtävään liittyvät ohjaus- ja valvonta-asiat vaativat koordinaatiota, perustettava oma työryhmä. Tällä hetkellä valmistelu mm. asiakasohjauksen osalta on jakautunut useaan teemaryhmään. Järjestäjän ohjaus- ja johtamismallien tarkka kuvaus toteutettava syksyn 2017 aikana

13 Maakuntajohtaja Palvelut 1 Palvelut 2 Palvelut 3 Palvelut n järjestäminen järjestäminen järjestäminen järjestäminen Asiakkuus, Asiakkuus, Asiakkuus, Asiakkuus, Suunnittelu ja seuranta Ohjaus ja valvonta Palveluiden hankinta ja hallinta Kehittäminen Yhteistyö ja edunvalvonta Järjestäjän työkalut ja resurssit Strategiset konsernipalvelut