Kokous- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen Suomessa nykytila ja tarpeet

Transkriptio

1 Kokous- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen Suomessa nykytila ja tarpeet Annika Lohva ja Kaija Honkanen Opinnäytetyö Joulukuu 2004 Tähän koulutusala esim. Ammatillinen opettajakorkeakoulu tai Liiketalous

2 JYVÄSKYLÄN KUVAILULEHTI AMMATTIKORKEAKOULU Matkailu-, Ravitsemis- ja Talousala Tekijä(t) LOHVA Annika, HONKANEN Kaija Julkaisun laji Opinnäytetyö Sivumäärä 61 Julkaisun kieli suomi Luottamuksellisuus Salainen saakka Työn nimi KOKOUS- JA KOULUTUSTILAISUUKSIEN JÄRJESTÄMINEN SUOMESSA- NYKYTILA JA TARPEET Koulutusohjelma Matkailun koulutusohjelma Työn ohjaaja(t) PAUKKU Päivi, KUKKONEN Päivi Toimeksiantaja(t) Jyväskylään! Oy / Jyväskylä Congresses Tiivistelmä Opinnäytetyömme tavoitteena on pohtia kokous- ja koulutustilaisuuksiin liittyvien käytännönjärjestelyiden nykytilaa ja tulevaisuutta. Pyrimme miettimään ennen kaikkea sitä, mitä käytännönjärjestelyiden osa- alueita kokous- ja koulutustilaisuuksien järjestämisessä on otettava huomioon. Teoriaosuudessa pohdimme kokous- ja kongressimatkailua ja sen historiaa, nykyhetkeä ja tulevaisuutta niin yleisellä tasolla kuin järjestäjänkin kannalta. Koska toimeksiantajamme Jyväskylä Congresses järjestää paljon kansainvälisiä tilaisuuksia, olemme teoriassa käsitelleet myös ulkomailta Suomeen suuntautuvaa kokous- ja kongressimatkailua. Pohdinnan tukena on toteutettu sähköpostikysely, jonka avulla haluttiin tutkia etenkin kohderyhmän tarpeita ja näkemyksiä koulutustilaisuuksien järjestäjänä. Kyselyn kohderyhminä olivat kotimaiset koulutusorganisaatiot ja ammattiliitot. Työn ja etenkin kyselyn antamien tulosten valossa voidaan huomata, että Suomessa järjestetään aktiivisesti erilaisia kokous-ja koulutustilaisuuksia. Kysely osoitti, että koulutusorganisaatiot ja ammattiliitot hoitavat usein kaikki tilaisuuksiensa käytännönjärjestelyt itse, mutta kokevat haasteellisena esimerkiksi kokonaissuunnittelun ja aikataulutuksen sekä oheis- ja iltaohjelmien suunnittelun. Kyselyn tulokset antavat hyviä vihjeitä Jyväskylä Congressille siitä, miten se voi tulevaisuudessa mahdollisesti parantaa yhteistyötään jo olemassa olevien sekä potentiaalisten asiakkaiden kanssa.yleisellä tasolla työstämme voi olla hyötyä kenelle tahansa kokous- ja koulutustilaisuuksien parissa toimivalle yritykselle tai taholle, tai muuten vain kyseisestä aiheesta kiinnostuneelle. Avainsanat (asiasanat) koulutusorganisaatiot, ammattiliitot, kokous- ja kongressimatkailu, koulutustilaisuuksien käytännönjärjestelyt, käytännönjärjestelyiden nykytila, tarpeet ja tulevaisuus. Muut tiedot

3 JYVÄSKYLÄ POLYTECHNIC DESCRIPTION School of Tourism and Services Management Author(s) LOHVA Annika, HONKANEN Kaija Type of Publication Bachelor s Thesis Pages 61 Language Finnish Confidential Until Title ORGANIZING MEETING AND TRAINING SESSIONS IN FINLAND- PRESENT SITUATION AND NEEDS Degree Programme Degree Programme in Tourism Tutor(s) PAUKKU Päivi, KUKKONEN Päivi Assigned by Jyväskylään! Oy/ Jyväskylä Congresses Abstract The target of our thesis is to discuss the practical arrangements of meeting and training sessions the present situation and future. Above all the focus is on the main fields of the practical arrengements when organizing meeting and training sessions. The theoretical frame work deals with meeting and congress tourism and its history, the present situation and the future in general and also from the organiser s viewpoint. Because Jyväskylä Congresses organizes lots of international events, meeting and congress tourism from abroad to Finland was also discussed. To support this discussion there was an inquiry carried out. First of all the purpose of this inquiry was to examine the needs and views of the target group as an organiser of training sessions. The target groups of this inquiry were finnish training organisations and trade unions. By the thesis and especially the results of the inquiry it can be seen that lots of meeting and training sessions are organized in Finland. The inquiry shows that training organisations take care of the practical arrangements of the events on their own, but consider for example total planning, timetablening and also planning night events and additional programmes challenging. The results of the inquiry give great tips to Jyväskylä Congress how to improve their excisting and potential customer relationships. In general level our thesis can be useful to any organisation working in meeting and training sessions or anybody interested of this topic. Keywords Training organisations, Trade Unions, Meeting and Congress Tourism, Practical arrangements of training sessions, Present situation of the arrangements, needs and future.

4 1 SISÄLTÖ 1 JOHDANTO Tutkimuksen taustaa Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimusongelma Tutkimusmenetelmät Tutkimuksen kohderyhmä ja otoskoko Tutkimukseen vastanneiden taustatiedot LIIKEMATKAILU Taustaa Kokous- ja kongressimatkat Asiantuntijakokoukset Kokous- ja kongressitermejä SUOMI ASIANTUNTIJOIDEN KOHTAAMISPAIKKANA Suomi isäntämaana Valintaan vaikuttavat tekijät Suomen vetovoimaisuus kokous- ja kongressimaana Kokous- ja kongressimatkailun tuomat hyödyt Kansainvälinen liikematkailu ja kehitys Suomen historia kokous- ja kongressimaana Kongressijärjestäjien kiristynyt kilpailu Kuluva kongressivuosi Kokouksien ja kongressien jakautuminen kaupungeittain Kotimainen kokousmatkailu ja sen kehitys Kokousmatkailun kehityksen kulku Kokouksien jakautuminen kaupungeittain... 27

5 3.3.3 Jyväskylän vetovoimaisuus KOULUTUSTILAISUUKSIEN JÄRJESTÄMINEN Ammatillinen osaaminen ja palvelut Finland Convention Bureau (FCB) Jyväskylä Congresses Historia ja menestyksen kasvu Yritys nyt ja tulevaisuudessa Kokousten ja koulutustilaisuuksien järjestämisen osa-alueet Koulutustilaisuuksien ohjelma Kokous- ja koulutuspaketit Kokousten ja koulutustilaisuuksien markkinointi ja tiedotus Tilaisuuksien järjestämisen taloudellinen näkökulma Turvallisuus kokous- ja koulutustilaisuuksissa POHDINTA Kyselyn tulosten analysointi ja päätelmät Uudet trendit ja tulevaisuus LÄHTEET LIITTEET KUVIO 1. Vastaajien sukupuoli... 8 KUVIO 2. Vastaajien työnimike... 9 KUVIO 3. Työntekijöiden määrä yrityksessä KUVIO 4. Kansainvälisten kongressien lukumäärä (FCB) KUVIO 5. Kansainvälisten kongressien osanottajamäärä (FCB) KUVIO 6. Koulutuksien ja seminaarien pitopaikat... 23

6 KUVIO 7. Koulutustilaisuuksien / seminaarien järjestämistiheys KUVIO 8. Koulutustilaisuuksien / seminaarien koot henkilömäärältään KUVIO 9. Kotimaisten kokouksien jakautuminen kaupungeittain (FCB) KUVIO 10. Koulutustilaisuuksien / seminaarien jakautuminen kaupungeittain..29 KUVIO 11. Tilaisuuden pitopaikkakuntaan vaikuttavat seikat KUVIO 12. Tilaisuuden käytännönjärjestelyiden vastuun jakautuminen KUVIO 13. Käytännönjärjestelyiden haasteellisuus osa-alueittain KUVIO 14. Tietolähteet käytännön järjestäjistä

7 4 1 JOHDANTO Koulutusorganisaatioiden ja ammattiliittojen tarpeet ja toimintatavat muuttuvat yhä nopeammin. Niin tapahtuu myös näiden organisaatioiden asiakkaille, sillä heidänkin tarpeensa ja odotukset muuttuvat. Siitä syystä alan organisaatioiden on oltava koko ajan askel edellä ja muutettava toimintaansa enemmän asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Muutoksia tapahtuu jatkuvasti ja asiakkaiden tarpeiden huomioon ottaminen ja niiden mukana kehittyminen ovat menestystekijöitä palvelusektorilla työskentelevälle yritykselle. Tutkimuksemme pyrkii antamaan Jyväskylä Congressesille tietoa siitä, kuinka koulutusalalla eri koulutustilaisuuksien käytännönjärjestelyt hoidetaan, sekä kuinka paljon ja millaisia kokous- ja koulutustilaisuuksia yleensä ottaen järjestetään nykypäivänä. Tutkimuksen avulla pyrimme kartoittamaan kohderyhmän yritysten tarpeita ja mahdollisesti tulevaisuudessa lisäämään niiden yhteistyötä Jyväskylä Congressesin kanssa. Suomi ja Jyväskylän seutu kasvavat ja kehittyvät hyvää vauhtia sekä kansallisesti että myös kansainvälisillä kokous- ja kongressimarkkinoilla. Näin ollen työmme on ajankohtainen, koska Jyväskylä Congresses on vankalle pohjalle kasvanut kongressitoimisto näillä markkinoilla. Yrityksellä on resursseja laajentaa toimintaansa ympäri Suomea ja se on siinä ensiaskeleensa jo onnistunut ottamaankin. Teoriaosuudessa keskitymme tarkastelemaan Suomea kohtaamispaikkana kotimaisissa kokouksissa ja koulutustilaisuuksissa, ja koska Jyväskylä Congressesin toiminta keskittyy suurimmilta osin kansainvälisiin kongresseihin, tutkimme myös niiden kehitystä Suomessa. Opinnäytetyömme lopussa perehdymme myös kokous- ja koulutustilaisuuksien käytännönjärjestelyiden ammatilliseen osaamiseen ja tärkeimpiin osa-alueisiin.

8 1.1 Tutkimuksen taustaa 5 Opinnäytetyömme on Matkatoimisto Jyväskylään! Oy:n ja Jyväskylä Congressesin toimeksianto. Matkailualan opiskelijoina olemme kiinnostuneita erityisesti kokous- ja koulutustilaisuuksien nykytilanteesta ja tulevaisuudesta niin Jyväskylässä kuin koko Suomessa. Saimme aiheen työllemme yrityksen toimitusjohtaja Tuula Poutaselta ja kongressipäällikkö Taru-Maija Heilala-Rasimovilta. Yhtiöllä oli tarvetta tutkimukselle, koska se halusi tutkia erityisesti koulutusta järjestävien organisaatioiden ja ammattiliittojen nykytilannetta ja mahdollisesti lisätä yhteistyötä niiden kanssa. Lisäksi tutkimme koulutusorganisaatioiden tarpeita käytännönjärjestelyiden yhteydessä. Vastaavaa tutkimusta yritykselle ei ole tehty aikaisemmin. 1.2 Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimusongelma Tutkimuksen tavoitteena on kartoittaa koulutusorganisaatioiden ja ammattiliittojen koulutusjärjestelyiden nykytilannetta ja tarpeita. Nykytilannetta tutkiessamme tärkeimpänä tavoitteenamme oli saada selville miten koulutusorganisaatiot järjestävät kokouksia ja koulutustilaisuuksia. Vastauksia haimme siihen kuinka paljon, kuinka usein ja millaisissa tiloissa tilaisuuksia useimmiten järjestetään. Tarpeita tutkiessamme tavoitteenamme on saada selville, tarvitseeko tai haluaako kohderyhmä apua käytännönjärjestelyissä ja millä osa-alueilla. Tutkimuksen pääongelma on, onko koulutusorganisaatioilla ja ammattiliitoilla mielenkiintoa järjestää koulutustilaisuuksia yhteistyössä Jyväskylä Congressesin kanssa. Ideana on, että koulutusorganisaatiot ja ammattiliitot voisivat keskittyä pelkästään koulutuksen, luentojen ja opetuksen toteuttamiseen ja jättää käytännön järjestelyt; rekisteröinnin, majoitukset, rahastuksen ym. Jyväskylä Congressesin hoidettavaksi. Tekemämme kyselyn avulla toivoimme pystyvämme vastaamaan moniin Jyväskylä Congressia askarruttaviin kysymyksiin, ja mahdollisesti lisäämään kohderyhmän ja Jyväskylä Congressesin yhteistyötä tulevaisuu-

9 dessa. Tavoitteena oli myös antaa ideoita Jyväskylä Congressesin toiminnan laajentamiseen kokous- ja koulutusalalla myös valtakunnallisesti Tutkimusmenetelmät Valitsimme tutkimusmenetelmäksi kvalitatiivisen eli laadullisen tutkimuksen, koska uskoimme sen antavan parhaiten vastaukset tutkimuksen tuloksista. Saatuamme tulokset vahvistui jo alussa tekemämme valinta kvalitatiivisesta tutkimuksesta, koska otoskoko oli niin pieni ja sen myötä tehdyt johtopäätökset voisivat olla kvantitatiivisella tutkimuksella harhaanjohtavat tai puutteelliset. Päätimme toteuttaa kyselyn sähköpostitse, koska kohderyhmän yritykset työskentelevät hyvin paljon myös Internetin ja sähköpostin välityksellä. Tämä menetelmä on vastaajalle joustava ja erittäin nopea. Vastaaminen ei vaadi erityisiä toimenpiteitä, koska kysymyslomake löytyy helposti omalta nettisivulta, mistä lähetys meille onnistuu vaivatta. Kysymyslomake haluttiin tehdä mahdollisimman yksinkertaiseksi ja helpoksi vastata (Liite 2. ), jotta otoskoko olisi mahdollisimman suuri. Päätimme tehdä siitä myös mahdollisimman lyhyen, mutta kysyä kaiken tarpeellisen ja olennaisen. Mietimme kauan kysymyskaavakkeen rakennetta ja onnistuimme jättämään pois kaiken epäolennaisen ja keskittymään kysymyksiin, joihin todella halusimme vastauksia. Vastaajalle annettiin vastausvaihtoehdot jokaiseen kysymykseen, mutta myös mahdollisuus antaa oma vaihtoehto. Näin takasimme, että kyselyyn vastaamiseen kuluu aikaa vain noin viisi minuuttia. Toteutimme kyselyn Eventizer-ohjelman avulla, koska se oli todettu aikaisemmissa tutkimuksissa erittäin käteväksi ja toimivaksi menetelmäksi. Eventizer teki kyselystä modernin, hyvin nopean ja helpon, niin kohderyhmälle kuin meillekin. Kongressisihteeri Minna Sipilä laittoi kyselymme Eventizeriin, minkä jälkeen lähetimme saatteen kohderyhmälle. Saatteessa ilmoitimme Internet-osoitteen, jossa kyselyyn voisi osallistua.

10 1.4 Tutkimuksen kohderyhmä ja otoskoko 7 Kohderyhmäksi valitsimme koulutusorganisaatiot ja ammattiliitot, jotka järjestävät kokouksia, koulutuksia, seminaareja ja kongresseja ulkopuolisille yrityksille. Tärkein kohderyhmän ominaisuuksista oli, että koulutusorganisaatiolla ei ole omia tiloja koulutuksen järjestämistä varten vaan toiminta keskittyy ympäri Suomea asiakkaiden sijainnin mukaisesti. Tämän vuoksi kohderyhmä oli vallittava tarkasti, jotta tutkimuksesta saataisiin mahdollisimman suuri hyöty. Etsimme kohderyhmän yritykset Internetistä, ja jos tarvittavaa tietoa ei sieltä löytynyt, soitimme yritykseen. Koska tutkimme myös Jyväskylän vetovoimaisuutta, valitsimme suurimman osan koulutusorganisaatioista Jyväskylän ulkopuolelta ja mahdollisimman suurista yrityksistä, jotta yhteistyö Jyväskylä Congressesin kanssa tulevaisuudessa saattaisi olla mahdollista. Alustavasti sovimme toimitusjohtaja Tuula Poutasen kanssa, että tutkimuksemme otoskoko olisi noin 30 koulutusorganisaatiota, mutta päätimme lisätä otantaan vielä suurimmat ja tärkeimmät ammattiliitot. Koska tietoa koulutusorganisaatioista ja ammattiliitoista löytyi hyvin Internetistä, lähetimme yhteensä 71 saatetta, 46 koulutusorganisaatioille ja 25 ammattiliitoille (Liite 3). Lähetimme saatteen kohderyhmälle ja vastausajaksi annoimme kaksi viikkoa, koska uskoimme sen riittävän. Päättelimme myös edellisten Jyväskylä Congressesin tutkimusten perusteella, että ihmiset vastaavat joko heti tai eivät lainkaan. Heti ensimmäisenä päivänä saimme jo seitsemän vastausta, mutta kahden viikon kuluessa vastausinto näytti häviävän, koska saimme vain kymmenen vastausta lisää. Vastausajan päättyessä meillä oli yhteensä 17 vastausta, mikä vastasi kuitenkin kolmasosaa seitsemästäkymmenestäyhdestä saatteen saaneesta yrityksestä. Tämän jälkeen päätimme jatkaa vastausaikaa kesäkuun loppuun asti ja lähetimme kohderyhmälle muistutusviestejä, jotta otos olisi kannattavampi. Valitettavasti jatkoaika ei tuonut kovin montaa lisävastausta, sillä vastausten määrä nousi tänä aikana vain viidellä. Syy pieneen otoskokoon saattaa olla se, että ajankohta kyselyn toteuttamiseen ei ollut

11 paras kesälomien ja juhannuksen vuoksi. Käsittelemme tulokset näin ollen suuntaa antavina Tutkimukseen vastanneiden taustatiedot Vastaajien taustatiedoista halusimme saada selville vain kaikkein olennaisimmat asiat, kuten sukupuolen, vastaajan työnimikkeen ja yrityksen koon. 50 % 50 % nainen mies KUVIO 1. Vastaajien sukupuoli (n=22) Sukupuolijakauma oli erittäin tasainen. Vastaajista puolet oli miehiä ja puolet naisia. Tulos sinänsä yllätti, koska lähetimme suurimman osan saatteista yritysten johdossa työskenteleville henkilöille, joista tavallisesti suurin osa on miehiä. Kyselyyn vastanneista johtajista/päälliköistä suurin osa olikin miehiä, ja vastanneiden naisten toimenkuvana oli yleensä sihteeri/assistentti. Asiantuntijoista/suunnittelijoista miehiä ja naisia oli suunnilleen saman verran. Tarkemmin vastaajien jakautumista ammattinimikkeiden mukaan on kuvattu kuviossa 2. Voi olla, että jakauma olisi ollut erilainen, jos vastausprosentti olisi ollut suurempi.

12 9 14 % 36 % sihteeri / assistentti johtaja / päällikkö 50 % asiantuntija / suunnittelija KUVIO 2. Vastaajien työnimike (n=22) Etsiessämme vastaajia työnimikkeiden perusteella, pyrimme lähettämään kyselyn sellaiselle henkilölle, joka tietäisi yrityksessä parhaiten juuri koulutukseen liittyvistä asioista. Näin ajattelimme saavamme totuudenmukaisimman tiedon yrityksen koulutusjärjestelyiden tilasta. Alun perin emme lähettäneet kyselyä kovinkaan monelle sihteerille tai assistentille, joten heidän suuri osuutensa vastaajina tuli hieman yllätyksenä. Tosin tämä saattaa hyvin johtua siitä, että kysely on kiertänyt yrityksessä ja esimerkiksi kyselyn saanut johtoportaan henkilö on delegoinut sen sitten alaiselleen. Toisaalta kyselyn päätymisen sihteereille voi selittää sillä, että juuri sihteerithän koulutustilaisuuksien käytännön järjestelyt etenkin suurissa yrityksissä usein hoitavat. Kaiken kaikkiaan oli positiivista, että kuitenkin puolet vastaajista oli erilaisia johtajia/päälliköitä ja heillä oli sekä aikaa ja mielenkiintoa vastata kyselyymme.

13 10 Kuinka monta henkilöä yrityksenne työllistää Suomessa? 18 % alle % KUVIO 3. Työntekijöiden määrä yrityksessä (n=22) Kuvio 3 selventää kohderyhmäämme kuuluvien koulutusorganisaatioiden ja ammattiliittojen kokoa. Vastanneista suurin osa on pieniä, alle 100 henkilön yrityksiä. Koska Suomi on pieni maa, tulos ei sinänsä yllättänyt, sillä tämän kokoisessa maassa koulutusta järjestävät organisaatiot eivät yleensä ole kovin suuria. Oli kuitenkin myönteistä huomata, että myös yli 100 hengen koulutusorganisaatioita löytyy Suomesta melko paljon. Jos Suomessa olisi kuitenkin enemmän suuria koulutusorganisaatioita, jotka järjestäisivät osallistujamäärältään isoja koulutustilaisuuksia, voisi kongressijärjestäjien ja koulutusorganisaatioiden yhteistyö olla todennäköisempää. Ammattiliittojen verrattain suuri koko ei ole niinkään erikoista, koska eri ammattien edustajia on paljon ja useimmat heistä kuuluvat eri ammattiliittoihin. 2 Liikematkailu 2.1 Taustaa Teknologia ja sähköinen viestintä kehittyvät nopeasti. Tämä ei kuitenkaan korvaa ihmisten välistä kommunikoinnin tarvetta ja henkilökohtaista kontaktia. Sähköposti ja Internet helpottavat ja nopeuttavat työskentelyä ja kommunikointia, mutta eivät vähennä henkilöiden välisen keskustelun arvoa, eikä paraskaan kuvansiirtotekniikka pysty luomaan sitä tunnel-

14 11 maa, joka syntyy luonnollisessa luento- tai kokoustilanteessa. Tulevaisuudessa eri alojen kansainväliset ja kotimaiset asiantuntijakokoukset ja -kongressit tulevat työllistämään kongressijärjestäjiä niin Suomessa kuin muuallakin maailmassa, sillä puhujien ja kuuntelijoiden välisen suoran yhteyden arvostus on aina ollut ja tulee olemaan tärkeää. (Aarrejärvi 2003, 7.) Liikematkailu on työntekoon liittyvää matkailua. Matkustajana on yrittäjä tai yrityksen johtoon tai työntekijöihin kuuluva henkilö, joka matkustaa hoitaakseen ja luodakseen asiakassuhteita, myydäkseen tuotteitaan tai palveluitaan, seuratakseen alansa kehitystä tai oppiakseen tai opettaakseen omaan alaansa liittyviä asioita erilaisissa tilaisuuksissa. Matkailun perusmuodoissa vapaa-ajan matkailu asetetaan liikematkailun vastakohdaksi, mutta usein näiden kahden matkailumuodon välinen raja helposti hämärtyy. Jos asiakkaan on liikematkalla ohjelmassa on henkilökohtaista virkistäytymistä tai rentoutumista, onko hän edelleen liikematkalla vai muuttuuko matkan luonne kokonaan? Liikematkailu voidaankin määritellä ikään kuin sateenvarjoksi yleiskäsitteeksi, joka käsittää kaiken matkustamisen, joka liittyy yrityksen hoitamiseen ja edustamiseen eikä matkustaja itse joudu maksamaan matkakustannuksia vaan sen tekee työnantaja tai tämän edustaja. (Verhelä 2000, 10, ) Liikematkailun merkittävä muoto ovat kansainväliset messut ja näyttelyt, joiden kohderyhmänä ovat sekä messuvieraat että näytteilleasettajat. Perusajatuksena messuilla on nähdä tietyn ammattialan viimeisimmät ideat ja tuotteet. Messuvierailla on myös tilaisuus vertailla kilpailevia tuotteita ja saada tuotteesta perusteellinen ja konkreettinen esittely. Messuilla käydyt myyntikeskustelut ovat näytteilleasettajillekin tuloksiltaan huomattavasti parempia kuin muun markkinoinnin yhteydessä tehdyt yrityskäynnit. (Emt.) Liikematkailuun, incentive eli kannustematkat, liitetään ainoastaan matkan maksajan takia matkakustannukset maksaa tässäkin tapauksessa joku muu kuin palveluja käyttävä asiakas. Kannustematka voi olla esimerkiksi yritysten asiakkaille tai henkilökunnalle järjestetty kannustemat-

15 ka. Matkan tilaajan tavoitteena on matkan motivoida henkilökuntaansa. (Verhelä 2000, 23.) Kokous- ja kongressimatkat Kokous- ja kongressimatkailu on vielä nuorta, mutta silti se on erittäin nopeasti kehittyvä ja kasvava liikematkailun osa-alue. Kokous- ja kongressimatkailulla tarkoitetaan matkailua, johon liittyy osallistuminen kokoukseen tai kongressiin. Tilaisuus, johon matkan aikana osallistutaan, voi olla pienelle ryhmälle suunnattu kokous tai tuhansille ihmisille järjestetty kongressi, jonka pituus voi vaihdella tunneista viikkoon. Liikematkailuun kokous- ja kongressitoiminta kuuluu silloin, kun tilaisuus järjestetään yrityksen ulkopuolella ja sen toteuttamiseen tarvitaan perinteisiä matkailun eri osa-alueiden palveluita ja usein myös kokous- ja kongressialan ammattilaisten tuottamia organisointipalveluja. (Emt. 18.) 2.3 Asiantuntijakokoukset Asiantuntijakokousten tarkoitus on saman alan vaikuttajien kontaktien ylläpito ja näiden asiantuntijoiden yhteen kerääminen. Näissä kokouksissa vaihdetaan mielipiteitä ja kokemuksia, edistetään alan tutkimusta ja tiedon välittämistä sekä luodaan uusia henkilökohtaisia suhteita kollegoihin ympäri Suomea ja jopa ympäri maailmaa. Kokouksen täytyy tarjota kokoontumiselle ja työskentelylle hyvät olosuhteet, varsinkin useamman päivän kestävän kokouksen aikana. Tarvittaessa täytyy varata osallistujille sekä heidän seuralaisilleen vaihtoehtoisia vapaa-ajanvietto- ja retkimahdollisuuksia kokouksen tai kongressin aikana ja sen jälkeen. 2.4 Kokous- ja kongressitermejä Kongressi Kongressi on päämäärähakuinen, useista istunnoista koostuva ja suuren osanottajamäärän ja tietyn ammatti- tai tieteenalan kokoontuminen, jolta puuttuu konkreettinen päämäärä. Istuntojen ohella kongressien tärkeänä osana on sosiaalinen ohjelma, koska molemmat toimivat tehokkaina kes-

16 13 kustelujen foorumeina. Kongressi voi olla kansallinen ja kansainväliseksi se muuttuu kun vähintään puolet osallistujista on ulkomaalaisia edustaen neljää eri kansallisuutta. (Verhelä 2000, 19.) Konferenssi Konferenssi on päämäärähakuinen ja yksi-istuntoinen neuvottelutilaisuus toisin kuin kongressi. Neuvotteluiden tukena voi olla asiantuntijoiden selvityksiä, joiden tarkoituksena on palvella konferenssin tavoitehakuisuutta. Osallistujamäärältään konferenssi on pienempi kuin kongressi. (Emt.) Seminaari Seminaari määritellään kokoukseksi tai kokoussarjaksi määrätystä aihepiiristä kiinnostuneille asiantuntijoille, joilla on erilaisia taitoja ja jotka kokoontuvat yhteen oppiakseen jotain uutta. Puheenjohtaja johtaa alustukseen perustuvaa keskustelua esittämällä kysymyksiä ja seminaarin työjärjestyksen tavoitteena on lisätä osallistujien taitoja. Seminaari voi olla avoin suurelle osallistujamäärälle tai rajatulle ryhmälle järjestetty. (Emt.) Symposium Symposium on tietyn alan asiantuntijoiden kokous, jossa asiantuntijat pitävät esitelmiä määrätyistä aiheista, herättävät keskustelua osallistujien joukossa ja esittelevät saavutuksiaan tieteen ja taiteen alalla. Keskusteluiden avulla voidaan antaa käsiteltäviä ongelmia koskevia suosituksia. (Emt.) Workshop Workshop on työhön liittyvä kokous, jossa pyritään löytämään ratkaisuja joihinkin ongelmiin tai vastauksia joihinkin avoinna oleviin kysymyksiin. Workshop on seminaari, johon kuuluu vapaata keskustelua ja kommunikointia, ajatustenvaihtoa ja toimintatapojen esittelyä. (Rautiainen 2002, 27.)

17 3 Suomi asiantuntijoiden kohtaamispaikkana Suomi isäntämaana Suomella ei ole edellytyksiä laajamittaiselle liikematkailun kehitykselle, mutta se ei sulje pois kaikkia matkailun muotoja. Korkea teknologia, vakaa poliittinen ja taloudellinen asema hyvinvointiyhteiskuntana luovat hyvät puitteet asiantuntijoiden kohtaamispaikaksi. Kehitys on kasvanut niin kansainvälisesti kuin kansallisestikin. Kongressien järjestäminen on maailmalla kasvava kaupankäynnin ala, siksi kokousten ja kongressien saamisesta maahan käydään ankaraa kilpailua eri maiden järjestäjien välillä. Pienet kongressit, jotka eivät ole sidoksissa kansainvälisiin järjestöihin, ovat joustavia ja Suomen kannalta helpommin saavutettavissa. Suuret kansainväliset kongressit järjestetään yleensä vuorotellen eri maiden kesken ja päätöksen järjestelyvastuun antamisesta maalle ja järjestäjälle tekee aina kansainvälisen järjestön hallintoelin. Näin ollen Suomellakin on mahdollisuus saada suurien kokousten järjestäjäisännyys johtavien kongressimaiden sijasta. (Saarelma 2002, ) Valintaan vaikuttavat tekijät Valintaan vaikuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi Suomen sijainti, kokous-, majoitus- ja ravitsemustilojen taso, maan poliittinen asema, järjestäjän tieteenalan tutkimus- ja tekninen taso sekä taloudelliset voimavarat. Kongressin läpivieminen on suuri prosessi ja siksi yleensä halutaan varmistua, että hakijoilla on siihen tarvittavat ja riittävät valmiudet. Tämän takia myös Suomen on pystyttävä esittämään suunnitelmat ja tarkat budjetit siitä, että talous tulee olemaan vakaa ja hallinnassa, ja että kokouspaikka ja majoitus täyttävät tietyt standardit. Alustavien varausten täytyy olla tehtyinä ja henkilöresurssit ohjelman rakentamisen ja käytännön osalta on oltava riittävät. (Emt.)

18 3.1.2 Suomen vetovoimaisuus kokous- ja kongressimaana 15 Suomen vetovoimaisuutta olemme pohtineet SWOT -analyysin avulla, johon olemme koonneet Suomen hyvät ja huonot puolet, mahdollisuudet ja uhat kokous- ja kongressimaana. Hyvät puolet -turvallisuus -luotettavuus -eksotiikka -osaaminen ja ammattitaito -poliittisesti ja taloudellisesti vakaa maa -toimivat ja modernit palvelut -hyvä infrastruktuuri Mahdollisuudet -väentiheys pieni -terrorismia ei ole -saasteettomuus -ruuhkattomuus -kielitaidon kasvu -kehittyvä alan koulutus Huonot puolet -kallis -sijainti, (tuntemattomuus) -majoitus- ja ravitsemispalvelut -pienet kaupungit ja keskustat -vaihteleva, epävakainen ilmasto -kulttuurin vähäisyys -kalliit lentoliput -sääsket Uhat -Euroopan suurkaupungit ja nähtävyydet -muiden pohjoismaiden kasvu kongressimaana -resurssien puute verrattuna suuriin kokous- ja kongressimaihin SWOT- analyysi; Suomi kokous- ja kongressimaana (Finell, M. FCB:n markkinointipäällikkö) Suomen tärkeimmät vetovoimatekijät kokous- ja kongressimatkailussa ovat ehdottomasti luotettavuus ja turvallisuus. Meillä ei ole useiden muiden maiden tavoin terrorismia ja olemme taloudellisesti ja poliittisesti vakaa yhteiskunta. Maantieteellisen sijaintimme ansiosta olemme välttyneet myös suurilta luonnonkatastrofeilta. Luotettavuus näkyy suomalaisessa työkulttuurissa ja moraalissa vakava ja hiljainen suomalainen tekee sen mitä lupaa. Rehellisyyttä arvostetaan myös monien kansainvälisten yhteistyökumppaneiden keskuudessa. (Verhelä 2000, 19.) Suomen luonto, vesistöt ja saaristot, vuodenajan vaihtelut, rauhallisuus ja hiljaisuus edustavat eksotiikkaa, josta kongressivieraat pääsevät nauttimaan muun muassa erilaisten, suunniteltujen oheis- ja iltaohjelmien aikana. Vaikka Suomi on Euroopan Unionin jäsenvaltio ja nouseva kong-

19 16 ressimaa, voidaan yhtenä vetovoimatekijänä pitää myös sen tietynlaista tuntemattomuutta. Monelle eurooppalaiselle Suomi on vielä tuntematon kohde, puhumattakaan Euroopan rajojen ulkopuolisille matkailijoille ja siksi myös erittäin kiinnostava ja kiehtova. (Verhelä 2000, 19.) Suomen kansainväliseksi kohtaamispaikaksi on nostanut maamme korkea tieteen ja tutkimuksen taso. Suomessa on mahdollista järjestää monien eri alojen kongresseja, koska Suomessa ollaan edelläkävijöitä monella eri saralla ja mukana kehityksen vauhdissa. Suomi on kehityksen huipulla esimerkiksi tietotekniikan alalla ja korkeakoulumme ja yliopistomme ovat kansainvälisiä. Maamme korkean elintason ansiosta Suomessa on suhteellisen paljon korkeatasoisia ja suhteellisen suuria kongressikeskuksia ja erittäin ammattitaitoisia kongressijärjestäjiä. (Emt.) Kokous- ja kongressimatkailun tuomat hyödyt Kongressi- ja vapaa-ajan matkailu kulkevat hyvin paljolti käsi kädessä ja toteutuvat samassa infrastruktuurissa, mutta kongressimatkailun tuoma hyöty Suomelle on huomattavasti suurempi. Liikematkailijalla on enemmän rahaa käytössään ja he yöpyvät lähes aina suurimmissa hotelleissa hinnoista niinkään välittämättä. Kongressit tuovat Suomeen ja sen kaupunkeihin kerralla suuren määrän matkustajia, joilla riittää mielenkiintoa myös tutustua ympäristöön ja sen palveluihin. Tämä saa rahaliikenteen liikkeeseen ja taloudelliset hyödyt yhteiskunnallemme voivat olla hyvinkin korkeat. Viime vuonna Suomessa järjestetyissä kongresseissa oli yhteensä osanottajaa, jotka viipyivät maassa keskimäärin 4,8 vuorokautta. Kongresseista saatu matkailutulo oli kaikkiaan 85,3 miljoonaa euroa, joka muodostui kongressijärjestäjien ja osanottajien yhteisestä kulutuksesta. Yhden kongressivieraan tulovaikutus oli näin ollen euroa. (Matkailun verkostomuotoinen osaamiskeskus dokumentti ) Suomi saa tunnettavuutta ja arvoa onnistuessaan tärkeällä elinkeinon osa-alueella. Kongressiin matkustaja, jolla on positiivisia kokemuksia maasta poistuessaan, saattaa palata perheensä kanssa lomamatkalle tai

20 17 levittää ja informoida kokemuksiaan uusille potentiaalisille matkustajille. Tätä voisimme kutsua niin ikään ilmaiseksi matkailumarkkinoinniksi, mikä kuitenkin edellyttää, että matkailijan kokemukset ovat olleet hyviä, sillä negatiivisten kokemuksien kierto on vähintään yhtä voimakasta. Kongressien välityksellä teemme yhteiskuntaamme, miljöötämme, kulttuuriamme ja sijaintiamme tunnetuksi. (Rogers 2003, ) Kokouksien- ja kongressien järjestäminen levittäytyy ympäri vuotta, siksi sesonkiaikaisuus ei keskitä kongressimatkailun ajankohtaa ainoastaan tiettyyn vuodenaikaan. Kevät ja syksy ovat kiireisintä aikaa kongressien järjestämisessä, mutta pienempiä kokouksia ja kongresseja järjestetään myös keskitalvella ja kesällä. Etenkin Suomessa kesä on otollinen aika kongressin järjestämiseen. (Emt.) Kongressimatkailu aiheuttaa vähemmän negatiivisia vaikutuksia ympäristölle kuin esimerkiksi massaturismi. Kongressimatkailija käyttää enemmän yleisiä kulkuneuvoja, mikä vähentää ruuhkaongelmia ja pakokaasupäästöjä. (Emt.) 3.2 Kansainvälinen liikematkailu ja kehitys Kokous- ja kongressimatkailusta on tullut yksi myös Suomen matkailun keihäänkärjistä verrattaessa kansainvälisten kongressien lukumäärää maan väkilukuun. Suomi on menestynyt loistavasti kansainvälisessä kongressikilpailussa. Kaupungit ovat tiedostaneet kasvun, koska kongressikeskuksia rakennetaan, paikallisia markkinointiyksiköitä perustetaan ja alan yritystoimintaa tuetaan. Kongressitoimintaan todella kiinnitetään huomiota ja panostetaan. Suomi sijoittuu 15. sijalle maailman parhaiden kokous- ja kongressimaiden joukossa ja on onnistunut sijoittumaan kärkisijoille pohjoismaiden joukossa, ainoastaan Tanska menee Suomen edelle sijaluvulla 13. Kongressit pidetään Suomessa valtaosin toukosyyskuussa ja aihepiiriltään eniten järjestetään lääketieteellisiä kongresseja, mutta myös teknologian ja erityisesti tietotekniikan alojen kongresseja järjestetään jonkin verran. (Meskus 2001, 38.)

21 18 Kongressien järjestämistarve kasvaa jatkuvasti eri toimialoilla tapahtuvan kansainvälistymisen vuoksi, niin Suomessa kuin koko maailmassa. Maailman laajuisesti ajatellen kongressien määrä riippuu kongresseja tai järjestävien kansainvälisten organisaatioiden lukumäärästä sekä kongressien järjestämistarpeesta. Kansainvälisiä organisaatioita on yli ja ne järjestävät noin kongressia vuodessa. Näin ollen Suomen kongressien määrä ja kehitys kokous- ja kongressimaana riippuu Suomen vetovoimasta sekä siitä, kuinka monen kansainvälisen organisaation tai suuryhtiön jäsenenä, osakkaana tai kotipaikkana Suomi on. Suomalaisia on jäseninä erilaisissa kansainvälisissä järjestöissä noin ja maassamme toimii 155 kansainvälisen organisaation sihteeristöt. (Meskus 2001, 38.) Suomen historia kokous- ja kongressimaana Kauppalehti otsikoi tammikuussa 1987 Suomen olevan hyvä kongressimaa. Ulkomaalaisten kongressivieraiden mielipidetutkimus kertoi kongressivieraiden pitävän Suomea hyvänä kokoontumispaikkana sekä sijaintinsa, kiinnostavuutensa että turvallisuutensa ansiosta. Kongressimatkailulla oli keskeinen merkitys matkailuelinkeinolle, mutta myös sen taloudelliset seurannaisvaikutukset olivat huomattavat. Suomi oli vakiinnuttanut paikkansa 20 parhaan kongressimaan joukossa. (Emt. 18.) Heinäkuussa 1988 Uusi Suomi uutisoi Suomen ontuvista kongressipalveluista. Suomen myyminen kongressimaana oli sinä vuonna onnistunut erittäin hyvin ja maahan oli saatu osanottajia ympäri maailmaa runsaasti, mutta palveluissa oli paljon parantamisen varaa. Kongressijärjestäjien kerrottiin olevan tasoiltaan hyvin erilaisia muun muassa vaatimuksissa ja koulutuksessa. Kongressijärjestäjien lisäksi myös kongressi- ja kokoustilat olivat tasoltaan hyvin vaihtelevia ja tiloja oli yleisesti melko vähän. Kongresseja järjestettiin usein yliopistojen ja muiden oppilaitosten puutteellisissa tiloissa. Tämän takia Suomen maine kärsi pahoin. (Emt.)

22 luvulla panostettiin entistä enemmän Suomen markkinointiin kongressimaana ja kongressijärjestäjien koulutukseen. Suomen valtteina pidettiin turvallisuutta, järjestelmällisyyttä ja korkeaa laatua, mutta hintakilpailu oli seikka, jossa Suomi ei pärjännyt. Lentoliikenteen liberalisoituessa, majoituskapasiteetin kasvaessa ja kongressitilojen lisääntyessä odotettiin Suomen aseman parantumista kongressikilpailussa. Suomi pärjäsikin kongressitilastoissa hyvin, mutta huipun arveltiin joksikin aikaa saavutetun. (Meskus 2001, 18.) Kongressijärjestäjien kiristynyt kilpailu Kongressijärjestäjä kärkialueiden, Euroopan ja Pohjois-Amerikan, lisäksi kongressimatkailu on kansainvälistynyt ja vallannut uusia alueita. Ympäri maailmaa järjestettävissä järjestökongresseissa vuosittain pyörii n.12 miljardin euron matkailutulo ja osaansa tästä summasta tavoittelee lähes 200 maata. Matkailutulo koostuu kaiken kaikkiaan noin vuosittain järjestettävästä kongressista, joihin osallistuu noin 7 miljoonaa ihmistä ja joiden ohessa toteutetaan noin 1600 näyttelyä. (Kongressi 2004 tapahtuman tiedotustilaisuus.) UIA:n (Union of International Associations) mukaan Euroopassa järjestetään eniten kongresseja, reilusti yli puolet. Viime vuosina vahva nousija on ollut Espanja ja tasaista suosiota ylläpitävät yhä Hollanti, Itävalta, Kreikka, Suomi ja Sveitsi. Tulevina vuosina kilpailu kiristyy entisestään Euroopassa kun kongresseista haluavat osansa myös uudet EU:n jäsenmaat. Kilpailun kiristyessä on esiin noussut uusia mielenkiintoisia kohteita myös muistakin maanosista esimerkiksi Aasiasta ja Afrikasta. Aasiassa erityisesti Thaimaa, Etelä-Korea ja Kiina ovat nostaneet suosiotaan, kuten myös Etelä-Afrikka. (Emt.) Kuluva kongressivuosi 2004 Finland Convention Bureaun (FCB) keräämän tiedon mukaan kuluvalle vuodelle on varmistunut 165 järjestökongressia, joihin odotetaan noin osanottajaa ja osanottajamäärän odotetaan loppuvuotta kohden

23 20 nousevan jopa :een. Suurin osa näistä kongresseista järjestetään Helsingin seudulla, joihin osallistuu noin kongressivierasta. Ennusteen toteutuessa järjestökongressit jättävät Suomeen jopa 66,2 miljoonan euron matkailutulon, josta yhden kongressivieraan tuoma matkailutulo on noin 1540 euroa, FCB:n vuonna 2001 tekemän tutkimuksen mukaan. FCB teettää tänä vuonna kokousmarkkinointia koskevan tutkimuksen, jonka tavoitteena on selvittää Suomessa järjestettävien kotimaisten ja kansainvälisten kokousten määrä sekä kokoustoiminnan taloudellinen ja työllistävä vaikutus. Tutkimuksen toteuttaa Taloustutkimus Oy. ( Kokouksien ja kongressien jakautuminen kaupungeittain Kongressipaikkakunnan valinnassa käytetään paljon samoja kriteerejä kuin valittaessa kongressimaata, mutta erityistä huomiota kiinnitetään kongressikeskuksien, -tilojen ja palveluiden saatavuuteen ja toimivuuteen. Kustannukset ja hyödyt kokouksille ja kongressille täytyvät olla tasapainossa ja kuten myös yhteistyö kaupungin kongressitoimiston kanssa. Kongresseista on hyötyä myös muille kuin isäntäpaikkakunnille, koska useasti kongressimatkoihin liittyy myös virkistysmatka esimerkiksi Järvi-Suomeen tai Lappiin tai jopa naapurivaltioihin Venäjälle, Baltiaan tai Ruotsiin. Suurin vetovoima on Helsingin seudulla, missä järjestetään noin 60 % Suomen kongresseista. Varaustilanne näyttää kuitenkin hyvin erilaiselta, jos sitä tarkastellaan osanottajamäärän mukaan, jonka osoittavat seuraavat taulukot. (

24 21 Varaustilanne kaupungeittain 2/2004 Helsinki Espoo Turku Tampere Oulu Lahti Jyväskylä Muut kongressien lukumäärä KUVIO 4. Kansainvälisten kongressien lukumäärä (FCB) Kongressien lukumäärän mukaan Helsingin seudun kaupungeista pelkästään Helsinki ja Espoo järjestivät kongresseista jo 48 % eli 78 kpl helmikuun aikana. Muille suurimmille kaupungeille kuten Turulle, Tampereelle, Oululle, Lahdelle ja Jyväskylällä jää kaikille alle 10 % osuus kongressien lukumäärästä. Kun taulukkoa tarkastellaan osanottajamäärän näkökulmasta (kuvio 5), on tilanne toinen, vaikka Helsinki yksin pitää edelleen kärkisijaa (38 %). Tampere (17 %) ja Jyväskylä (9 %) nousevat kolmen parhaan joukkoon, kun tutkitaan pelkästään osanottajamääriä. Tämä tarkoittaa, että Länsi-Suomen alueella järjestetään osanottajamäärältään suuria kongresseja, ja muualla Suomessa pienempiä, mutta useammin.

25 22 Varaustilanne kaupungeittain 2/2004 Helsinki Tampere Jyväskylä Turku Oulu Espoo Lahti Muut Osanottajamäärä KUVIO 5. Kansainvälisten kongressien osanottajamäärä (FCB) 3.3 Kotimainen kokousmatkailu ja sen kehitys Tämän päivän trendinä voidaan selvästi havaita ihmisten oman osaamisen kehittäminen ja kouluttautuminen. Ihmiset haluavat yhä enemmän kokoontua yhteen vaihtamaan mielipiteitään, keskustelemaan ja tapaamaan asiantuntijoita. Saman edistyksen voi havaita myös organisaatioissa ja yrityksissä. Työntekijöille järjestetään yhä enemmän yhteisiä koulutuksia ja heille annetaan mahdollisuuksia osallistua lisäkoulutuksiin, koska työntekijöiden motivaatiota ja innokkuutta kehittää itseään pidetään arvokkaana ominaisuutena. Seminaarit, opintopäivät ja koulutukset keräävät nykyään ihmisiä yhteen paljon useammin kuin esimerkiksi kymmenen vuotta sitten. Kouluttautumishalukkuuden lisääntyminen ja osaamisen kehittäminen aiheuttavat sen, että ihmiset tarvitsevat koulutustilaisuudelleen paikan. Usein koulutusorganisaatiot käyttävät ja hyödyntävät koulutuspaikkana omia tilojaan, mutta joskus kohderyhmä on kauempana, jolloin koulutusti-

26 23 laksi on valittava joku muu, kyseistä kohderyhmää lähempänä oleva paikka. Muita koulutus- ja kokouspaikkoja ovat kongressikeskukset, hotellien kokoustilat ja oppilaitosten auditoriot ja salit. Nykyään vallitsee vielä mielikuva, jonka mukaan kongressikeskuksia pidetään kalliina vaihtoehtona kokouspaikaksi. Samaan aikaan rakennetaan kuitenkin jatkuvasti uusia kongressikeskuksia ja nykyiset kongressikeskukset tekevät lakkaamatta töitä edellä mainitun mielikuvan poistamiseksi. Hotellien ja oppilaitosten kokoustilat ovat edullisia ja suosittuja, mutta niitä pidetään pieninä ja tekniikaltaan puutteellisina. Kuitenkin nämäkin kokouspaikat kehittyvät koko ajan. Kyselyssämme tiedustelimme, missä koulutusorganisaatiot ja ammattiliitot järjestävät eniten koulutustilaisuuksia ja seminaareja. Missä järjestätte yleensä koulutustilaisuuksia / seminaareja? (max 2 vastausta) 22 % 5 % 20 % kongressikeskus hotellin kokoustilat oppilaitos 12 % 5 % 36 % koulutettavan organisaation tilat omat tilat muualla KUVIO 6. Koulutuksien ja seminaarien pitopaikat (n=22) vastauksia yht. 41 Vastaajista 36 prosenttia järjestää edelleen koulutustilaisuutensa useimmiten hotellien kokoustiloissa. Tämä voi johtua siitä, että suurin osa järjestää yleensä juuri alle 50 hengen koulutustilaisuuksia, jotka ovat helppo ja edullinen toteuttaa hotelleissa. Omia tiloja vastasi käyttävänsä 22 prosenttia, mikä oli odottamatonta, koska valitsimme nettisivujen perusteella yrityksiä, jotka mainitsivat toteuttavansa koulutustilaisuuksia ympäri Suomea. Voihan olla, että näillä organisaatioilla on myös omia tiloja käy-

27 24 tettävänään sen lisäksi, että niillä on resursseja järjestää tilaisuuksia kunnasta riippumatta. Kongressikeskukset kasvattavat suosiotaan ja ovat jo tällä hetkellä merkittävä kokous- ja koulutustilaisuuksien pitopaikka. Todennäköisesti usealta koulutusta tarvitsevalta suurelta yritykseltä tai ammattiliitolta löytyy myös omia koulutustiloja ja toimipaikkoja ympäri Suomea. Näissä tiloissa koulutuksia voidaan järjestää ylimääräisiä kustannuksia säästäen. Eri oppilaitosten tuntemattomuus ja tiedottamisen puute voivat olla syynä siihen, että niiden tiloja, esimerkiksi auditorioita ja juhlasaleja, ei ole vielä hyödynnetty niin paljon ulkopuolisien tilaisuuksien järjestämisessä. Neljännessä kysymyksessä vastaajalla oli mahdollisuus antaa myös annetuista vaihtoehdoista poikkeava vastaus. Tällaisia vastauksia tuli muutama, joita oli muun muassa kulttuurikeskus ja maasto. Luultavasti esimerkiksi puolustusvoimienliitolle maasto saattaisi olla luonnollinen ratkaisu koulutuksen järjestämiseen. Joissakin kaupungeissa kongressikeskuksia ei ole, joten kulttuurikeskus voi olla ainoa varteenotettava pitopaikka. Toisaalta kulttuurikeskus voi olla hyvinkin mielenkiintoinen valinta jo yleisen ilmapiirinsä ansiosta, koska siellä järjestetään myös erilaisia näyttelyitä ja tapahtumia Kokousmatkailun kehityksen kulku Jatkuvasti lisääntyvä informaatio on aiheuttanut sen, että työpaikkayhteisöjen tiedot ja taidot joutuvat jatkuvasti kilpailemaan kasvavassa tietotulvassa erottuakseen muista kilpailevista yhteisöistä ja pysyäkseen ajan tasalla. Tästä johtuu, että organisaatiot ovat alkaneet hakea uusia vaihtoehtoja pysyäkseen uuden kehityksen tahdissa osallistumalla seminaareihin ja opintopäiville ja järjestämällä koulutuksia työyhteisölle. Nykyisen Internetin ja sähköpostin aikakaudella ihmisillä on työelämässä paljon pinnallisia suhteita. Tilaisuudet ovat oiva keino ja paikka syventää vuorovaikutusta, mikä on seminaarien ja erilaisten koulutustilaisuuksien ydin. (Vallo 2003, 23, 26.)

28 25 Erilaisten asiantuntijakokousten ja koulutuksien erityisenä hyvänä puolena voidaan pitää jatkuvaa ajankohtaisuutta. Ne ovat erinomainen keino lyhyessä ajassa päivittää tai hankkia uutta tietoa omaan työhön tai yrityksen toimintaan. Nykyään passiivisen kuulijan osallistuminen on jäänyt vähemmälle ja ihmisten vuorovaikutustaidot ovat kehittyneet parempaan suuntaan. Vaikka suomalaisia pidetäänkin hiljaisena ja epäröivänä kansana, on tilaisuuksista tullut entistä interaktiivisempia, osallistuvampia ja keskustelevampia. Osallistujat vaihtavat entistä enemmän mielipiteitä ja ottavat kantaa, mikä kuvastaa kasvanutta mielenkiintoa oppia lisää ja kehittyä omalla alallaan. (Salminen 2004.) Seminaarien ja koulutuksien järjestäminen jakautuu ympäri vuotta lukuun ottamatta joulun aikaa ja keskikesän hiljaisia kuukausia. Tilaisuuksien aiheet ja teemat vaihtelevat laidasta laitaan, mutta suosituimpia aihealueita ovat tietotekniikka niin teknisestä kuin liiketoiminnan näkökulmastakin, henkilöstöhallinto, talous, lakiasiat, myynti ja markkinointi. (Emt.) Kyselyssä selvitimme, kuinka yleistä koulutustilaisuuksien järjestäminen on, millaisin aikavälein niitä järjestetään ja kuinka suuria ne ovat keskimäärin henkilömäärältään. Kuinka usein järjestätte koulutustilaisuuksia / seminaareja? 9 % 5 % 5 % kuukausittain tai useammin muutaman kerran vuodessa puolivuosittain vuosittain 81 % KUVIO 7. Koulutustilaisuuksien / seminaarien järjestämistiheys (n=22)

29 26 Koulutusorganisaatioiden voidaan olettaa järjestävän koulutustilaisuuksia useammin kuin ammattiliittojen, koska tilaisuuksien järjestäminen on niiden päätoimialue. Ammattiliitoilla koulutukset ovat yleensä suurempia kuin koulutusorganisaatioilla ja niitä pidetään harvemmin. Yleisesti oli kuitenkin positiivista huomata, että koulutuksia järjestetään aktiivisesti. Tämä ei valitettavasti tarkoita välttämättä sitä, että kongressijärjestäjiä ja muita ulkopuolisia käytännönjärjestelyiden tarjoajia tarvittaisiin yhteistyöhön, koska usein järjestettävät koulutustilaisuudet ovat yleensä pieniä ja helposti järjestettävissä. Minkä kokoisia koulutustilaisuutenne / seminaarinne ovat keskimäärin? 5 % 0 % alle 50 0 % 23 % % yli 1000 KUVIO 8. Koulutustilaisuuksien / seminaarien koot henkilömäärältään (n=22) Kuvio 8. todistaa, että kuukausittain tai useimmin järjestettävät kokous- ja koulutustilaisuudet ovat henkilömäärältään pieniä, alle 50 hengen tapahtumia. Erikoista oli, että hengen koulutustilaisuuksia järjestetään todella harvoin. 23 prosenttia järjestää kuitenkin osallistujan koulutustilaisuuksia ja näissä voisi hyvinkin tarvita kongressijärjestäjän ulkopuolista avustusta. Nämä tilaisuudet ovat osallistujamäärältään jo sen verran suuria, että käytännön järjestelyt vievät enemmän sekä resursseja että aikaa ja voivat olla näin koulutusorganisaatioille ja ammattiliitoille melko työläitä. Suuria, yli hengen koulutustilaisuuksia järjestetään silloin tällöin, ja luonnollisesti niiden järjestäjinä ovat isot organisaatiot, kuten Suomen Lääkäriliitto. Tällaiset tilaisuudet ovat yleensä

30 27 avoimia ja kaikille kiinnostuneille asiantuntijoille suunnattuja. Yli hengen tilaisuudet järjestetään useimmiten kongressikeskuksissa, joilla on kapasiteettia suurille osallistujamäärille ja joiden puitteet ovat muutenkin suurten koulutustilaisuuden järjestämiselle otolliset Kokouksien jakautuminen kaupungeittain Kuten arvattavissa on, suurin osa myös kotimaisista kokouksista keskittyy pääkaupunkiseudulle (35,2 %). Kotimaisten kokouksien jakautumisessa pääkaupunkiseudulle ei ole kuitenkaan niin suurta eroa kuin kansainvälisten kongressien jakautumisessa, jossa Helsinki nappaa yli puolet kongresseista. Kotimaan rintamalla suuret jatkuvasti kehittyvät kaupungit järjestävät yhä enemmän kokouksia, esimerkiksi Tampere (9,2 %), Jyväskylä (9,0 %) ja Turku (7,0 %). ( Finland Convention Bureaun taulukon mukaan kokousten määrä oli yhteensä tammi-maaliskuussa ja tilastoon hyväksyttävän kotimaisen kokouksen määritelmä on, että kokouksessa on vähintään 10 osallistujaa ja yli 60 % heistä täytyy olla suomalaisia. (Emt.)

31 28 Kotimaiset kokoukset kaupungeittain tammimaaliskuu 2004 Helsinki Espoo Tampere Jyväskylä Turku Oulu Lahti Kuopio Imatra Hämeenlinna Maarianhamina Savonlinna Lappeenranta Vaasa Joensuu Seinäjoki Mikkeli Kajaani 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % KUVIO 9. Kotimaisten kokouksien jakautuminen kaupungeittain (FCB) Finland Convention Bureaun tilastojen lisäksi tutkimme koulutustilaisuuksien ja seminaarien jakautumista kaupungeittain myös kyselyssämme, jonka tulos on lähes samansuuntainen.

32 29 Missä kaupungissa järjestätte useimmiten koulutustilaisuuksia / seminaareja? 14 % 9 % 5 % 5 % 67 % Helsinki Espoo Turku Tampere muualla KUVIO 10. Koulutustilaisuuksien / seminaarien jakautuminen kaupungeittain (n=22) Odotettavissa oli, että Helsinki oli suosituin kokousten ja koulutustilaisuuksien pitopaikkakunta. Toisaalta myös suurin osa kohderyhmämme yrityksistä sijaitsi Etelä-Suomessa tai ainakin niiden päätoimipaikka oli tällä seudulla. Edelleen Helsingillä on etulyöntiasema muihin suomalaisiin kaupunkeihin nähden, koska sen resurssit, suuri asukasmäärä, hyvät kokoustilat ja isot yritykset takaavat suosion. Seuraavaksi suosituimpia kokous- ja koulutuspaikkakuntia olivat odotetusti Tampere, Turku ja Espoo, mutta myös Porvoo, Vantaa ja Kouvola, jotka vastaajat olivat itse maininneet kohdassa muualla, missä?. Jyväskylää tai muita keskisuomalaisia kaupunkeja ei kukaan vastaajista maininnut. Tästä ei kannata tehdä suuria johtopäätöksiä, koska kuten edellä mainittiin, suurin osa yrityksistä sijaitsee Etelä- Suomessa. Näin ollen on hyvin loogista, että pääkaupunkiseudulla toimiva koulutusorganisaatio järjestää koulutuksensa lähialueella Jyväskylän vetovoimaisuus Vaikka Jyväskylä on jo kauan ollut matkailullisesti suosittu kaupunki Suomessa, on sen asema kokouskaupunkina parantunut vasta viime vuosina. Kokousmatkailun kasvuun on suurena syynä Paviljongin raken-

33 30 taminen ja kokoustilojen yleinen kehittyminen. Jyväskylän keskeinen sijainti Suomessa ja helpot kulkuyhteydet ovat myös kasvattaneet kaupungin vetovoimaisuutta kokous- ja koulutuspaikkana. Kaupungin keskustan pienuus on kokousmatkailijalle hyvä asia, koska palvelut ja kohteet ovat helposti saavutettavissa. Näin ollen myös ensi kertaa kaupunkiin tuleva löytää helposti oikeaan paikkaan. Kasvusta huolimatta Jyväskylä on yhä pieni kaupunki, joten kulttuurikohteiden ja nähtävyyksien tarjonta on suuriin kaupunkeihin verrattuna melko vähäinen. Myös suurten tapahtumien sekä sesonkikauden aikana ongelmaksi muodostuu hotellien pieni huonekapasiteetti ja yleinen resurssien rajallisuus. Hankaluutena onkin se, ettei Jyväskylään yleisellä tasolla voi tai kannata rakentaa uusia hotelleja, koska kaupungin väkilukua ja paikallisten hotellien käyttöastetta ajatellen huonekapasiteetti on riittävä. Kasvun ja kehityksen lisäksi Jyväskylän mahdollisuutena on koulutuksien ja kokousten kasvava kysyntä, mikä kuitenkin voidaan lukea mahdollisuudeksi myös muille kaupungeille. Tästä syystä suurin uhka Jyväskylälle kokouskaupunkina ovat muut samankokoiset kaupungit Suomessa. Uhkana voidaan pitää myös maaseudulle kohdistuvaa kokousmatkailua, jota pidetään nykyajan trendinä. Maaseutumatkailuyritykset tarjoavat kokoukseen osallistujalle kokouksen ohella myös muita aktiviteettejä ja elämyksiä. Hyvät puolet -keskellä Suomea -kehittyneet kokoustilat; Paviljonki -hyvät kulkuyhteydet -vesistöt; Päijänne- risteilyt -lyhyet etäisyydet keskustassa; palvelut lähellä Mahdollisuudet -kasvava kaupunki -kehittyvä kokouskaupunki -koulutuksien ja kokousten kasvava kysyntä Huonot puolet -pieni huonekapasiteetti sesonki aikoina -suurten kokoustilojen vähäisyys -kulttuurikohteiden ja nähtävyyksien vähäisyys -resurssien rajallisuus verrattuna suuriin kokous- ja koulutuskaupunkeihin Uhat -muut samankokoiset kaupungit -maaseutumatkailun kasvaminen SWOT- analyysi; Jyväskylä kokouskaupunkina