Hyvä vastaanottaja. GSK siirtyy sähköiseen laskutukseen. Usein kysyttyä

Transkriptio

1 Helmikuu 2013 Hyvä vastaanottaja GSK siirtyy sähköiseen laskutukseen Muutos on osa GSK:n jatkuvaa pyrkimystä tehostaa toimintaa ja parantaa palvelua (niin asiakkaille kuin toimittajille). GSK Finland Pharmaceuticals pyrkii reagoimaan nopeasti asiakkaiden tarpeisiin sekä sujuvoittamaan ja tehostamaan liiketoimintaansa ottamalla käyttöön yhden yhtenäisen globaalin toimintamallin SAP (ERP) -järjestelmän avulla. Osana tätä ohjelmaa alamme käyttää sähköistä laskutusjärjestelmää laskujen maksamiseen OB10-järjestelmässä 4. helmikuuta 2013 alkaen. Sähköisen laskutuksen ansiosta voimme taata toimittajille laskujen toimituksen vuorokauden sisällä. Uusi järjestelmä sekä parantaa kykyämme maksaa tarkasti oikea summa nopeammin kuin paperilaskutuksessa. GSK tekee yhteistyötä OB10:n kanssa helpottaakseen siirtymistäsi sähköiseen laskutukseen. OB10 on maailman suurin sähköisen laskutuksen verkosto. GSK:n toimittajana pääset heti hyötymään tästä yhteistyöstä. GSK pyrkii siirtymään lähes kokonaan sähköiseen järjestelmään mennessä, joskin hyväksymme myös paperilaskut Iron Mountain postipalvelumme kautta. Olen pyytänyt OB10:tä ottamaan sinuun yhteyttä puolestamme seuraavien viikkojen kuluessa ja kertomaan käytettävissä olevista vaihtoehdoista sähköiseen laskutukseen siirtymisessä. Et tarvitse mitään erillistä ohjelmistoa sähköistä laskutusta varten. Lisäksi voit lähettää OB10-järjestelmän kautta laskuja muillekin OB10-verkoston asiakkaille ja sujuvoittaa siten omia laskutusprosessejasi. Liitteenä olevassa yhteenvedossa kerrotaan, kuinka se tapahtuu. OB10-verkoston käyttämisestä peritään pieni maksu, mutta uskoaksemme useimmissa tapauksissa merkittävämmiksi nousevat maksujen saannin aikaistumisesta sekä ajan, paperin ja postikulujen säästymisestä koituvat edut. Lisätietoja järjestelmästä ja sen lukuisista hyödyistä liiketoiminnalle voit lukea osoitteesta Merkitse myös muistiin GSK:n sponsori-/asiakasnumero: AAA GlaxoSmithKline Oy INT (Suomi) Kiitän jo etukäteen yhteistyöstäsi. Odotan saavani laskusi OB10-järjestelmän kautta jo lähitulevaisuudessa. Jos haluat ottaa yhteyttä OB10:een, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen tai soittaa numeroon +358 (0) Jos taas haluat ottaa yhteyttä GSK:hon tästä asiasta, osoita kyselysi omalle GSK-yhteyshenkilöllesi. GSK-yhteyshenkilönä toimii Petri Mildh tai Parhain terveisin Paul Fry Senior Vice President CBS Finance Services Usein kysyttyä

2 Miksi minun pitäisi lähettää laskuni OB10-järjestelmän avulla? Jonkin ajan kuluttua tämä on ainoa tapa, jolla GSK hyväksyy toimittajien lähettämät laskut. GSK ei voi taata nykyisissä sopimuksissa maksua, jos toimittajat lähettävät jatkossa paperilaskuja. Onko laskutus OB10-järjestelmän kautta edellytys yhteistyön tekemiselle GSK:n kanssa? On, sillä GSK on lopettamassa paperilaskujen käsittelyn voidakseen hyödyntää etuja, joita sähköisestä laskutuksesta on sekä meille että toimittajillemme. Mitä hyötyä minulle on OB10-järjestelmän käyttämisestä? Suojattu ja varma laskun toimitus, ei enää epävarmuutta laskun perillemenosta Laskujen käsittelyyn kuluu meiltä entistä vähemmän aikaa, joten voimme maksaa laskut ajoissa Ei enää viiveitä puuttuvien tietojen, virheellisen postituksen tai inhimillisten erehdysten takia ANY-TO-ANY DATA FORMATTING -ominaisuuden ansiosta erillistä ohjelmistoa tai laitteistoa ei tarvita Entistä helpommin seurattava käsittely ja parempi kassavirran hallinta jatkuvan käytettävyyden ja raportoinnin ansiosta ALV-käytäntöjen mukainen järjestelmä laskujen lähettämis- ja vastaanottamissijainnista huolimatta Helppoa ja kustannustehokasta laskutusta aina. Edellytetäänkö uusilta palveluntarjoajilta ja toimittajilta sähköistä laskutusta? Kyllä. Sähköinen laskutus OB10-verkoston kautta sisällytetään uusien toimittajien ja palveluntarjoajien arviointiprosessiin. GSK sisällyttää uusiin sopimuksiin sopimusehdon, joka edellyttää toimittajia käyttämään OB10-järjestelmää. Tarvitseeko minun käyttää tätä palvelua, jos saan tällä hetkellä maksusuoritukset ajallaan? Tarvitsee. Käyttämällä OB10-palvelua varmistat, että saat jatkossakin maksusuoritukset ajallaan. Mitä tapahtuu, jos lähetän vielä paperilaskuja? Vastaanotamme mielellämme paperilaskuja sillä välin, kun rekisteröitymistäsi OB10-verkostoon käsitellään. Mikäli ette halua ottaa OB10 palvelua käyttöön, voitte edelleen lähettää meille paperilaskut Iron Mountain postipalvelumme kautta. Onko palvelun käyttäminen maksullista? Integrated Solution -ratkaisussa on vuosittainen jäsenmaksu sekä maksutapahtumakohtainen veloitus. Lisätietoja maksuista on oheisessa vaihtoehtoluettelossa. Jos valitset Web Form -vaihtoehdon, sinun ei tarvitse maksaa aloitus- tai liittymismaksua palvelun käytön aloittamisesta. Maksat vain tapahtumakohtaisen maksun jokaisesta laskusta. Mitä Integrated Solution -ratkaisun jäsenmaksulla saa? Jäsenmaksulla katetaan kustannukset, joita OB10:lle aiheutuu sinun liittämisestäsi verkostoon ja verkoston yleisestä ylläpidosta. Jäsenmaksu maksetaan kerran vuodessa huolimatta siitä, kuinka monen asiakkaan kanssa käytät OB10-verkostoa. Miksei GSK huolehdi näistä kustannuksista? Koska OB10-palvelusta on hyötyä sekä sinulle että GSK:lle, molemmat maksavat palvelun käytöstä. GSK ei nytkään maksa toimittajille paperilaskujen luomisesta aiheutuvia kustannuksia. On otettava huomioon, että toimittajana säästät paperi-, tulostus- ja postituskustannuksia, kun siirryt sähköiseen laskutukseen. Tutkimuksissamme on käynyt ilmi, että sähköiseen laskutuksen siirtyminen tuo toimittajille säästöjä, sillä se sujuvoittaa maksuprosesseja ja lyhentää merkittävästi laskujen maksuaikaa. GSK haluaa myös maksaa toimittajilleen sopimusehtojen mukaisesti ja noudattaa Better Payment Practice -maksukäytäntöä. Suorittaako GSK maksut OB10-järjestelmän avulla? OB10 ei ole maksujärjestelmä. GSK käyttää jatkossakin nykyistä maksujärjestelmäänsä. Tarvitseeko minun allekirjoittaa sopimus OB10:n kanssa? Jos valitset Integrated Solution -vaihtoehdon, solmit erikseen sopimuksen OB10:n kanssa. Jos valitset Web Form -vaihtoehdon, sinua pyydetään hyväksymään normaalit käyttöehdot. Tarvitseeko minun asentaa uusia ohjelmia? Ei tarvitse, sillä järjestelmän käyttäminen ei edellytä erityistä ohjelmaa. OB10:n järjestelmä on helppokäyttöinen. Tietoja koskevien standardien määrittämisen sijaan OB10:n ANY-TO-ANY DATA FORMATTING -ominaisuus mahdollistaa tiedostomuodoltaan ja rakenteeltaan kaikenlaisten laskujen hyväksymisen.

3 Lähetän jo joitakin laskutustietoja suoraan muille asiakkaille, joten voinko lähettää EDI-/XML-laskut suoraan GSK:lle? OB10-järjestelmän näkökulmasta EDI ja XML ovat vain tietomuotoja, joten voit käyttää näitä toivottuja muotoja tietojen lähettämiseen OB10-järjestelmään, jos valitset Integrated Solution -vaihtoehdon. GSK ei vastaanota mitään sähköisiä tietoja suoraan toimittajilta, koska se saa OB10-järjestelmästä yhden, yhdistetyt tiedot sisältävän laskutustiedoston, joka sisältää kaikkien toimittajien laskut. Minulla on jo keino lähettää asiakkailleni laskut Internetin kautta niin, että he voivat nähdä verkossa kuvan laskusta. Voinko käyttää tätä menetelmää OB10-järjestelmän sijaan? Et, koska OB10-järjestelmä takaa, että GSK vastaanottaa lähettämäsi tiedot sellaisessa muodossa, joka voidaan ladata kirjanpito-ohjelmaamme ja joka vastaa tarvittaessa tuotteiden vastaanottoasiakirjoja. Toimittajan tarjoama kuva laskusta tai mahdollisuus ladata lasku kiinteässä muodossa ei vastaa GSK:n liiketoimintaprosessien tarpeita. Entä jos minulla ei ole järjestelmää, jolla sähköisiä laskuja voisi luoda? Voit käyttää OB10:n suojattua verkkosivustoa laskujen luomiseen verkkolomakkeella online-tilassa. Mitään ohjelmaa ei tarvitse asentaa. Tarvitset vain Internet-yhteyden ja tavallisen selainohjelman. Voinko lähettää sähköisiä laskuja OB10-järjestelmän kautta kaikille asiakkailleni? Voit. Kun olet kirjautunut OB10-verkostoon, voit lähettää OB10-järjestelmän kautta sähköisiä laskuja GSK:n lisäksi kaikille asiakkaillesi, jotka ovat järjestelmän jäseniä. Jos käytät jo OB10-verkostoa, lisääthän alla olevat tilit asiakasluetteloosi. OB10-järjestelmä neuvoo tilien lisäämisessä. GSK:n OB10-numerot ovat seuraavat: AAA GlaxoSmithKline Oy INT (Suomi) Suunnittelen vaihtavani laskutusohjelmistoni pian, voinko saada lisäaikaa? Kuten sanottu, tavoitteenamme on, että kaikki toimittajat olisivat rekisteröityneet järjestelmään ja siirtyneet sähköiseen laskutukseen 31. maaliskuuta 2013 mennessä. OB10-järjestelmä hyväksyy tuotavat tiedot kaikissa muodoissa, joten voit liittyä järjestelmään ja lähettää sähköisiä laskuja jo nyt. Kun uusi ohjelmisto on käyttövalmis, kerrot vain OB10:lle muutoksista tietojen muotoilussa tarvittavien järjestelmämuutosten tekemistä varten. Näin varmistetaan sujuva siirtyminen ilman keskeytyksiä laskutuksessa. Voiko OB10 tehdä yhteistyötä muun kuin suomea puhuvan teknisen henkilökunnan kanssa? Jos tarvitset kieliapua tilin asetusten määrittämisessä, ota yhteyttä numeroon +358 (0) , josta voit pyytää apua seuraavissa kielissä: englanti, hollanti, ranska, italia, portugali ja espanja. OB10:llä on myös paikallisia asiakaspalvelunumeroita seuraavissa maissa: Australia, +61 (0) Belgia +32 (0) Tanska +45 (0) Suomi +358 (0) Ranska +33 (0) Saksa +49 (0) Irlanti +353 (0) Italia Malesia +60 (0) Alankomaat +31 (0) Uusi-Seelanti +64 (0) Singapore +65 (0) Espanja +34 (0) Ruotsi +46 (0) Onko OB10:n palvelusta saatavilla lisätietoja? On, osoitteessa Mistä saan lisätietoja ostajaksi ryhtymisestä OB10-palvelun avulla? Lisätietoja on osoitteessa

4 1 / 3 E-laskutus ja yhteenveto vaihtoehdoistasi Liity OB10:en ja hyödy: Turvattu ja taattu laskujen toimitus: enää eivät paperilaskut katoa postissa Maksut ajallaan: asiakkaasi voivat käsitellä laskusi nopeammin Ei viiveitä: laskuja on mahdotonta lähettää väärillä tiedoilla, ne eivät voi päätyä väärälle vastaanottajalle ja niiden käsittelyssä ei ole käsin tehtävää Turvattu online-liitäntä: lähetä laskuja helposti ilman lisäohjelmistojen tai -laitteiden tarvetta 24/7-käyttö ja -raportointi: läpinäkyvämpi käsittely ja parempi käteisvirran hallinta Lainmukaisuus: taatusti lainmukainen ja verolainsäädäntöä noudattava Helppoa ja kustannustehokasta laskutusta milloin vain OB10 tarjoaa kaksi päätapaa laskujen ja luottotapahtumien lähettämiselle. Voit joko lähettää tiedoston suoraan OB10:en integroitua ratkaisuamme käyttäen tai luoda laskut verkossa verkkokaavakkeella OB10 Portal -portaalin kautta. Tämä dokumentti selittää miten e-laskutus toimii ja mitä vaihtoehtoja sinulla on. Miten se toimii? Toimittaj a Asiakas OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Tekijänoikeus 2012 OB10. OB10 ja OB10-logo ovat OB10:n tuotemerkkejä ja lain suojaamia.

5 2 / 3 Tarkistamalla laskut kaksoiskappaleiden varalta ja varmistamalla, että ne sisältävät asiakkaasi vaatimat tiedot, varmistamme automatisoidun, nopean käsittelyn ja mahdollistamme ajallaan tapahtuvan maksamisen. OB10 Portal -portaalin kautta sinulla on pääsy OB10:n arkistoon ja useisiin raportointitoimintoihin. Lue tämä dokumentti huolella ennen kuin päätät onko integroitu ratkaisu vai tietojen lähettäminen verkkolomakkeella OB10 Portal -portaalin kautta paras vaihtoehto yrityksellesi. 1. Integroitu ratkaisu: ladatun tiedoston lähettäminen Integroitu ratkaisu tarjoaa täysin automatisoidun prosessin, jossa laskutustiedot ladataan suoraan laskutusjärjestelmästäsi ja toimitetaan ostajasi talousjärjestelmään. Tämä tarkoittaa, että: Me käsittelemme laskut missä tahansa yhtenäisessä tiedostomuodossa ja hoidamme tietojen siirron asiakkaasi vaatimusten mukaisesti. Lisäohjelmistojen tai -laitteiden asentaminen ei ole tarpeen. Voit lähettää yhden koontitiedoston, joka sisältää kaikki laskusi. Kun yhteys on luoto, voit helposti ottaa yhteyttä ja lähettää laskuja muille asiakkaillesi. Integroidun ratkaisun kustannukset Vuosittainen jäsenmaksu 1.100* Kustannukset per lasku 1 20 laskua kuukaudessa 1, laskua kuukaudessa 0, laskua kuukaudessa 0, laskua kuukaudessa 0, laskua kuukaudessa 0,32 * Ostajan liittämismaksut pätevät. Vuosittainen jäsenmaksu kattaa tilisi luomisen ja ylläpitämisen yhden verotettavan kohdalla. Huom: tapahtumista laskutetaan kuukausittain määrän mukaisesti. Aloittaminen integroidulla ratkaisulla Kun asiakkaasi kutsuu sinut liittymään OB10:een, yksi aloitusasiantuntijoistamme esittelee rekisteröintiprosessin. OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Tekijänoikeus 2012 OB10. OB10 ja OB10-logo ovat OB10:n tuotemerkkejä ja lain suojaamia.

6 3 / 3 2. Verkkolomake: sähköisten laskujen lähettäminen OB10 Portal - portaalin kautta OB10 Web Form -verkkolomake on suunniteltu yrityksille, jotka vuodessa lähettävät pienen määrän laskuja asiakkailleen. Portaali tarjoaa sinulle turvatun yhteyden ja takaa laskujen toimittamisen asiakkaille tunneissa, jolloin he voivat käsitellä sen ja maksaa nopeassa tahdissa. Verkkolomakkeen käyttökustannukset Tarjolla on useita hintavaihtoehtoja, kun laskuja lähetetään verkkolomakkeen kautta. Kaikki uudet toimittajat, jotka käyttävät tätä vaihtoehtoa, saavat rekisteröityessään 12 ilmaista tapahtumaa. Ensimmäisen käyttövuoden jälkeen, jos et ole käyttänyt kaikkia ilmaisia tapahtumiasi, uudistamme tilisi niin, että sinulla on taas 12 tapahtumaa käytettävissäsi seuraavan 12 kuukauden aikana. Jos käytät kaikki 12 ilmaista tapahtumaa ja tarvitset enemmän niitä kuluvan 12 kuukauden ajanjakson aikana, joudut ostamaan ensimmäisen paketillisen tapahtumia (vähintään 25 tapahtumaa). Sen jälkeen ilmaisten tapahtumien vaihtoehto ei ole enää käytettävissäsi. Verkkolomakkeen hinnoittelu* Tapahtumataso Tapahtumat 1 12 Ilmainen * Maksuvaihtoehdot: voit maksaa PayPal-palvelun kautta tai luottokortilla. Hyväksymme Visa-, Visa Electron-, MasterCard-, Maestro, Solo- ja American Express -luottokortit Voimme myös lähettää sinulle laskun, mutta siihen vaaditaan vähintään 125 tapahtuman ostaminen ja siitä aiheutuu 15 % hallintokulut. OB10 Portal -portaalin verkkolomakkeiden käytön aloittaminen Saamasi kutsu liittyä OB10-verkostoon sisältää sähköpostin, jossa on rekisteröintiohjeet. Kun olet rekisteröitynyt, lähetämme sinulle kirjautumistietosi sähköpostitse, jolloin voit aloittaa sähköisten laskujen lähettämisen OB10:n kautta. Lisätietoja OB10:stä, e-laskutuksesta ja saatavilla olevista vaihtoehdoista, vieraile sivuillamme tai lähetä meille sähköpostia osoitteeseen info@ob10.com. OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Tekijänoikeus 2012 OB10. OB10 ja OB10-logo ovat OB10:n tuotemerkkejä ja lain suojaamia.