Pirkanmaa2019 ICT-teemaryhmän loppuraportti

Transkriptio

1 Pirkanmaa2019 ICT-teemaryhmän loppuraportti Sisällys Pirkanmaan Sote ICT nykytilanne... 2 Nykytila sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyvään tietohallintoon ja ICT palveluiden järjestämiseen... 2 Nykytilan kustannukset ja ICT -volyymit... 3 Asiakas- ja potilastietojärjestelmät... 4 Talous- ja henkilöstöhallinto... 8 Konesalit ja pilvipalvelut... 9 Toimipisteet... 9 Yhteenveto nykytilasta Käynnistyvän tietohallinnon suunnitelma Tavoitetila tietohallinnon johtamisen ja toimintojen osalta ICT-palvelukeskuksen valmistelu ja maakunnan tietohallinnon käynnistäminen Tavoitetila ICMT-infran osalta Tietoturva, kyberturva ja tietosuoja Soten asiakkuuden hallinnan kehittäminen: UNA-hanke Sote-järjestelmien konsolidointitarve Kuhmoisten kuntaa koskeva muutos ICT-palveluihin Järjestäjän työkalut ICT-teemaryhmä Työryhmän kokoontumiset Eteneminen suhteessa asetettuihin tavoitteisiin (oma arvio) Resurssitarpeet 8/2017-3/2018 (arvio)... 25

2 Pirkanmaan Sote ICT nykytilanne Nykytila sosiaali- ja terveydenhuoltoon liittyvään tietohallintoon ja ICT palveluiden järjestämiseen Tietohallinnon strategiseen johtamiseen (~järjestämiseen) liittyviä tehtävät voidaan ajatella kuuluvan viiteen eri osa-alueeseen (lähde: Toiminnan kehittäminen Strategia ja hallinto Hankinta- ja toimittajayhteistyö Kehittäminen ja projektien hallinta Palveluiden johtaminen Pirkanmaalla nämä tehtävät on toteutettu vaihtelevasti ja pääsääntöisesti nykyisten organisaatioiden lähtökohdista. Tietohallinnon tehtävistä palveluiden johtaminen on välttämätön asia jokaiselle organisaatiolle, toteutustavan resursointi voi vaihdella. Toisaalta taas tietohallinnon kyvykkyys kehittää toimintaa teknologian keinoin ja strategialähtöisesti vaatii osaamista ja resursseja, joita on vain osalla organisaatioista. Tähän liittyy myös kyky ohjata uusien asioiden kehittämistä kokonaisarkkitehtuurin kautta, hyödyntäen kansallisia linjauksia. Yleisesti voidaan todeta, että suuremmilla organisaatiolla on ollut kyvykkyyttä panostaa tarvittavaan tietohallinnon resursointiin ja osaamiseen pieniä organisaatiota merkittävästi enemmän. Alueellista ja kansallista yhteistyötä on toteutettu pääsääntöisesti projektiluontoisesti ja isompien organisaatioiden (lähinnä Tampereen kaupunki ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiri) toimesta myös säännöllisemmin. Huomioitava asia on Tampereen kaupunkiseudun sopimuspohjainen tietohallintoyhteistyö, jota on menestyksekkäästi toteutettu Tampereen ja kahdeksan muun kunnan kanssa useita vuosia. Tampereen kaupungilla on tässä yhteistyössä rooli seudullisen tietohallinnon strategisesta johtamisesta, joka ei rajoitu sosiaali- ja terveyspalveluihin. Vuoden 2017 alusta alkaen Pirkanmaan sairaanhoitopiiri on ulkoistanut operatiivisen ICMT-palveluiden tuottamisen Istekki Oy:lle. Tarkoittaa tarkemmin lueteltuna tietojärjestelmien, perustietotekniikan ja infrapalveluiden, potilasasiakirjapalveluiden, tietovarastoinnin ja raportoinnin sekä lääkintätekniikan tuottamisen siirtymistä Istekki Oy:lle. Ulkoistus on tapahtunut liikkeenluovutusperiaatteella, missä Pirkanmaan sairaanhoitopiirin ICMT

3 -henkilöstöstä on n. 80 % siirtynyt Istekki Oy:n palvelukseen ja samalla kaikki merkittävimmät ICMT-sopimukset ovat siirtyneet Istekki Oy:n hallintaan. Pirkanmaan sairaanhoitopiiriin on kuitenkin jäänyt strategiseen ohjaamiseen, toimialueiden kehittämisen tukemiseen ja ICT:n ostamiseen tarvittava osaaminen. Ulkoisia perustietotekniikan ja puhe- sekä tietoverkkopalvelujen toimittajia käytetään Tampereen kaupunkiseudulla yhteisin toimittajasopimuksin (mukana tässä yhdeksän kuntaa ja kaupunkia) Menettely on samankaltaista myös Sastamalan ja Valkeakosken-Akaan yhteistoiminta-alueilla. Suuri osa terveydenhuollon potilastietojärjestelmistä, niiden ICT-yhteyksistä ja -laitteista ovat toiminnassa 24/7. Tietoverkon ja ICT:n palvelevuuden osalta suurin osa sote-ict -palveluista ja niiden tietoliikenneyhteyksistä onkin määritelty korkean palveluasteen kriittiseen luokkaan. Kriittisyys korostuu erityisesti erikoissairaanhoidon toiminnassa. Pirkanmaan sairaanhoitopiiri tuottaa osin ICT-palveluita myös omistamilleen yhtiöille. Yhteisiä tietoteknisiä toimintoja kuntien kanssa ovat mm. kuvantaminen. Tampereen kaupungin kanssa yhteisiä ICT-toimintoja ovat mm. logistiset tavaranhallinnan ja kuljetusten toiminnot ja näitä toimintoja varten on yhteinen logistiikkayhtiö Tuomi Oy. Myös Tullinkulman Työterveys toimii samalla mallilla Tampereen kaupungin ja PSHP:n kesken. Kaupunkiseudun kehyskunnilla on keskenään yhteinen hankintayhtiö Kuha Oy. Nykytilan kustannukset ja ICT -volyymit Sote- ja maakuntauudistuksen piirissä olevista talous-, henkilöstö- ja tietohallinnon palveluista toteutettiin nykytilakysely. Kysely suunnattiin organisaatioille, joista siirtyy tehtäviä maakuntiin. Kysely oli avoinna marrasjoulukuussa 2016 ja vastauksista pääosa annettiin tuolloin. Kattavuuden parantamiseksi kyselyn vastaamista jatkettiin tammikuuhun Kohderyhminä olivat mm. kunnat, sairaanhoitopiirit, maakuntien liitot, erityishuoltopiirit, SoTe ja muut mahdolliset kuntayhtymät, pelastuslaitokset ja ympäristö- ja terveydenhuollon yhteistoiminta-alueet. Jo toimivien valtakunnallisten toimijoiden osalta vastaukset koottiin keskitetysti. Kartoituksen tavoitteena oli koota kokonaiskuva mm. palveluihin liittyvistä volyymeistä, kustannuksista ja työmääristä sekä nykyjärjestelyistä. Tiedon tuottaminen edellytti vastaajilta myös arvioita ja/tai perustuivat tämän hetkiseen tietoon vastattavasta kokonaisuudesta. Tulokset tietohallinnonkin osalta löytyvät:

4 Lyhyesti voidaan todeta, että Pirkanmaalla ICT-kokonaiskulut kyselyn mukaan ovat n. 90 milj. euroa ja niistä arvioitu sote-ict osuus n. 60 milj. euroa. Yleisesti voidaan todeta, että sote-ict-kulujen selvittäminen on haasteellista ja erityisesti kuntien yksityiskohtainen sote-ict kulujen tulkitseminen on hankalaa. Tämä osaltaan selittyy kuntien ICT-kulujen jakautumisesta eri toimialojen kustannuksiin ja ns. piilokulujen osuudesta kokonaisuudessa. Osa kuluista on jouduttu kirjaamaan parhaan mahdollisen arvion pohjalta tarkan seurannan puuttuessa. Myös henkilöstökulujen osalta esiintyi haasteita, koska osa ICT-henkilöstöstä toimii tehtävässään jonkin muun tehtävän ohessa. Koko maan tasolla soten ICT-kehittämiseen on käytetty kunnissa suhteellisesti huomattavasti vähemmän panostuksia kuin sairaanhoitopiireissä tai kuntayhtymissä. Pirkanmaalla tilanne ei poikkea tästä oleellisesti. Alueen kunnista suurin osa ostaa sote-ict-palvelunsa markkinoilta, joka on Pirkanmaata leimaava ominaispiirre. Keskitetysti hallittuja ja tuettuja sovelluksia on ylipäätään Pirkanmaalla käytössä yhteensä yli 800 kpl ja eniten sote-ict kohdennettuja sovelluksia on käytössä Pirkanmaan sairaanhoitopiirillä. Työasemia ja päätelaitteita Pirkanmaan sote-organisaatiolla on käytettävissä yhteensä noin kpl. Pöytäkoneita on tästä luvusta enemmistö n kpl. Mobiililaitteita on yhteensä n kpl. Monitoimitulostimia on käytössä noin 500 kpl. Nykytilakartoituksessa ei kartoitettu puhe- ja viestintälaitteita, joiden volyymit esimerkiksi Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on 4000 dectiä 100 virvepuhelinta ja 1500 lankapuhelinta. Lisäksi ICT:tä käytetään lukuisten hoito-, valvonta- ja mittalaitteiden ohjaamisessa. Pääosa laitteista on leasingvuokrattuja ja pääosa palvelimista on palveluntuottajien omistuksessa ja hallinnassa sote-sovellusten osalta. Nykytilakartoituksessa ei huomioitu hoidollisia laitteita, esimerkiksi lääkintä- ja kuvantamislaitteet, joiden uudishankinta-arvo kokonaisuudessaan Pirkanmaalla on milj. euroa. Asiakas- ja potilastietojärjestelmät Sosiaali- ja terveyspalveluiden eri sovelluksia on käytössä Pirkanmaalla vähintään 150 kpl. Tässä lukumäärässä ovat vasta kaikki ns. pääsovellukset, joilla on käyttäjiä lukumääräisesti paljon. Terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmiä on kunnissa käytössä kolme eri merkkistä järjestelmää ja

5 lisäksi PSHP:n eri järjestelmä ja sote-tuottajien omia järjestelmiä. Alla olevissa kuvissa on kuvattu Pirkanmaan kuntakartalla käytössä olevat pääsovellukset. Pirkanmaan nykytilanne on asiakas- ja potilastietojärjestelmien näkökulmasta hyvin hajanainen. Hajanaisuus kasvaa, jos tarkastelua laajennetaan asiakas- ja potilastietojärjestelmien ulkopuolelle muihin sote-organisaatioiden käyttämin sovelluksiin. Tämä hajanaisuus tai moninaisuus on erittäin merkittävä Pirkanmaata kuvaava piirre ja se tulee vaikuttamaan jatkossa oleellisesti. Kansallisena tavoitteena on päästä kohti parempaa tietointegraatiota ja nykyinen tilanne ei sitä edusta. Osittain tästä syystä Pirkanmaan sairaanhoitopiiri ja Tampereen kaupunki ovat vahvasti olleet mukana kansallisessa UNA hankkeessa jo sen alusta lähtien. Alueen työterveyspalveluiden ICT-ratkaisuiden kokonaiskuvaa ei ole selvitetty, koska työterveyden järjestäminen ei kuulu maakunnan vastuulle. Huomioitavaa nykytilassa on myös, että Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on useita potilastietojärjestelmiä. Pääpotilastietojärjestelmänä on Uranus, mutta esim. anestesiassa ja leikkaustoiminnassa käytetään muita potilastietojärjestelmiä.

6

7

8 Talous- ja henkilöstöhallinto Tarkasteltavan alueen kunnilla keskenään ja suhteessa sairaanhoitopiiriin ei ole käytännössä ollenkaan yhteisiä talous- tai henkilöstöhallinnon (HR) tietojärjestelmiä. Saman toimittajan saman nimisiä sovelluksia ja järjestelmiä toki on, mutta kullakin toteutettu prosessi on organisaatiokohtainen sisältäen omat tietokantansa ja sopimuksensa kunnittain. Kuntien yhteisiä teknisiä ylläpitopalveluja on kehyskunnilla keskenään sekä Valkeakosken ja Sastamalan alueilla, joissa isäntäkunnan toimesta huolehditaan keskitetysti teknisestä ylläpidosta. Selvitystyön tuloksena havaittiin 29 taloushallinnon sovellusta, jotka ovat joko soten käytössä yksinomaan tai sote on niissä yhtenä merkittävänä käyttäjätahona. Sairaanhoitopiirillä ei ole juurikaan samoja sovelluksia kuin kunnilla. Kaiken

9 kaikkiaan alueella on käytössä 15 HR -alueen järjestelmää, jotka kaikki ovat kuntakohtaisesti omissa tietokannoissaan. Jatkon kannalta on oleellista ymmärtää, minkä talous- ja henkilöstöhallintoratkaisuiden päälle Pirkanmaan sote-organisaatiota rakennetaan. Nämä järjestelmät ja niihin kuvatut tietorakenteet taloudesta tai organisaatiosta luovat pohjan kaikelle muulle toiminnalle. Nämä pitää olla ensimmäisten toteutettavien ICT-ratkaisujen joukossa, koska näistä riippuu mm. kyky maksaa palkkoja. Nykyisten organisaatioiden käytössä olevien ratkaisujen soveltuvuutta uusien organisaatioiden käyttöön pitää selvittää lisää ja samalla tutkia muita mahdollisia vaihtoehtoja. Konesalit ja pilvipalvelut ICT-sovelluksia ostetaan nykyään entistä enemmän ns. pilvipalveluratkaisuina (SaaS, software as a service). Tämä käytännössä tarkoittaa sopimusta, jossa käyttäjäorganisaatio hankkii sovelluksen käyttöoikeuden kokonaishinnalla (esimerkiksi käyttäjäkohtainen kk-hinta), eikä omista lisenssejä tai asenna ohjelmistoa omaan tietotekniseen ympäristöönsä. Lisäksi ratkaisu on mahdollisimman standardi kaikille käyttäjäorganisaatiolle, jolla saavutetaan skaalaetuja ja halvempia hintoja. Nykytilan selvityksessä ei käyty tätä osuutta tarkemmin läpi, mutta tämä tulee huomioida mahdollisuutena sote-organisaation suunnittelussa. Erityisesti henkilöstöhallinnon alueella on tähän tarjontaa ja pilvipalveluiden käyttö voi nopeuttaa uuden organisaation käynnistymistä. Omia konesaleja on käytössä neljällä paikkakunnalla ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä: Ikaalisissa, Mänttä-Vilppulassa, Sastamalassa ja Valkeakoskella. Tampereella ja muilla kaupunkiseudun kunnilla ei ole enää jälkeen omaa konesalia käytössään vaan palvelimet sijaitsevat palvelutoimittajan Tiedon konesaleissa joko Tampereella tai pääkaupunkiseudulla. PSHP:n palvelimet ovat alkaen omassa konesalissa, mutta myös pieni määrä PSHP:n palvelimia sijaitsee palvelutoimittajien konesalissa. Lisäksi Ikaalisissa on omia palvelimia myös palveluntuottajan konesalissa. Toimipisteet Sote-palveluita koko Pirkanmaalla tarjotaan yhteensä 362 toimipisteessä. Suurimmat lukumäärät ovat Tampereen-Oriveden sekä PSHP:n toimipisteissä. Sote-palveluiden toimipisteet edustavat noin 31 % nykyisten organisaatioiden kaikista toimipisteistä. Sote-toimipisteitä on todennäköisesti hiukan yllä olevaa

10 lukua enemmän, koska kuntien luvusta puuttuu esimerkiksi koulujen yhteydessä toteutettavat sote-palvelut. Yhteenveto nykytilasta Pirkanmaan ominaispiirre on markkinoilta ostetut palvelut. Tämä tarkoittaa käytännössä, että muutostilanteessa on oleellista panostaa riittävästi sopimuksien ymmärtämiseen ja neuvottelukykyyn muutoksista. Toisena näkökulmana voi nostaa esille sote asiakas- ja potilastietojärjestelmien hajanaisuuden. Järjestelmät ovat lähtökohtaisesti organisaatiokohtaisia ja myös eri toimittajien ratkaisuja. Jatkon kannalta tämän tilanteen huomiointi on aivan keskeinen asia, yhdistämistä pitää pystyä tekemään. Sote-toiminta on myös erittäin ICT-riippuvaista ja riippuvuus kasvaa ICT:n hyödyntämisen kasvaessa, mutta tilanne on todennäköisesti aivan vastaava myös Pirkanmaan ulkopuolella. Jatkuvuuden turvaaminen muutostilanteessa on riskienhallinnalle keskeinen asia. Käynnistyvän tietohallinnon suunnitelma Tavoitetila tietohallinnon johtamisen ja toimintojen osalta Digitalisaation vaikutus näkyy selkeästi kaikessa toimialasta riippumatta. Nopeassa syklissä tapahtuvat arvon luonti ja tuhoaminen muokkaavat koko ekosysteemiä. Liiketoiminnan menestyminen on yhä enemmän kiinni siitä, kuinka hyvin yrityksen tietotekniset ratkaisut ja palvelut toimivat liiketoiminnan mahdollistajana. IT luo keinot, joilla yritys voi tehostaa toimintoja ja luoda kustannussäästöjä sekä saavuttaa kilpailuetua uusien liiketoimintamallien, tuotteiden ja palveluiden kautta. Kaikki tämä tapahtuu yhteistyössä liiketoiminnan kehitysyksikön kanssa. Tietohallinnon toiminnan kehittämisen tavoitteena on toteuttaa maakunnan strategiaa ja liiketoiminnan tavoitteita tieto- ja viestintätekniikan avulla; päättää projekteista, investoinneista sekä kehitystoimenpiteistä sekä turvata liiketoiminnan jatkuvuus. Jotta yhteistyö liiketoiminnan ja tietohallinnon välillä olisi tarkoituksenmukaista ja johdonmukaista, on niillä oltava toimiva hallintamalli sekä yhteinen kieli, kommunikointitavat ja -kanavat. Käynnistyvän tietohallinnon tärkeimpiä jo alkuvaiheessa käynnistettäviä toimintoja ovat: - tietohallintostrategia ja toimintamalli

11 - tietoturva ja riskienhallinta - kokonaisarkkitehtuuri - taloussuunnittelu - tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi - sopimushallinta Seuraavassa on lueteltu näiden seuraavassa vaiheessa käynnistettävien tietohallinnon toimintojen tehtäviä ja tavoitteita peilaten sote- ja maakuntauudistuksen alueellisen valmistelun tiekarttaa. Tätä tiekarttaa tarkennetaan jatkuvasti ns. maakuntadigiverkoston työn edetessä. Tietohallintostrategia ja toimintamalli Tehtävä: Tietohallinnon strategiset tavoitteet, ohjausrakenne ja sen yhteensovittaminen maakunnan johtamisjärjestelmään sekä liiketoimintayhteistyön ja yhdyspintojen suunnittelu. Tavoite väliaikaishallinnossa: Tietohallinnon organisoinnista ja ICTpalvelutuotannon ensimmäisen vaiheen organisoinnista on tehty linjaukset. Tietohallinnon liiketoimintayhteistyön (ml. digitalisoinnin tukeminen) vastuunjaon ja toimintamallien suunnittelutyö käynnistyy sekä yhteistyöalueen tietohallintoyhteistyön ensimmäisen vaiheen organisoinnista tehty päätökset. Tietoturva ja riskienhallinta Tehtävä: Maakunnan tietoturvapolitiikka maakuntien tietoturvan hallintajärjestelmän pohjalta (VAHTI, ISO 27001) sekä ICT-palvelutuotannon riskienhallintasuunnitelma. Tavoite väliaikaishallinnossa: Tietoturvapolitiikan 1. versio laadittu sekä riskeihin liittyvät varautumiskeinot kuvattu ja riskienhallinta on otettu käyttöön väliaikaishallinnon toiminnassa yhdessä alueen kuntien kanssa. Kokonaisarkkitehtuuri Tehtävä: Arkkitehtuurin hallintamalli maakunnalle Tavoite väliaikaishallinnossa: Suunnitelma maakunnan kokonaisarkkitehtuurin hallintamallista osana johtamisjärjestelmää. Taloussuunnittelu Tehtävä: Nykytilatieto henkilöstöstä ja taloussuunnittelun käynnistäminen Tavoite väliaikaishallinnossa: Henkilöstön siirrosta yleiset linjaukset ja väliaikaishallinnon ja 2018 aikaisen tietohallinnon talousarvioehdotus hyväksytty. Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Tehtävä: Tavoitearkkitehtuurin mukaiset ratkaisuarkkitehtuurit, mahdolliset kilpailutukset.

12 Tavoite väliaikaishallinnossa: Ehdotus tarvittavien uusien ratkaisujen hankintastrategiasta / suunnitelmasta. Sopimushallinta Tehtävä: Nykytilatieto sopimuksista, sopimusportfolio sekä sopimuksenhallinnan käytännöt Tavoite väliaikaishallinnossa: Nykytilatieto kaikista siirtyvistä sopimuksista olemassa, sopimuksenhallinnan käytännöt ja vaatimukset kuvattu sekä tarvittavat sopimusneuvottelut keskeisimmistä siirtyvistä sopimuksista toteutettu. Projektien johtaminen Tehtävä: Projektisalkku ja projektimalli Tavoite väliaikaishallinnossa: Projektinhallinnan toimintamalli on suunniteltu sekä projektimallista ja salkunhallinnan kytkemisestä maakunnan johtamisjärjestelmään tehty suunnitelma. Maakunnan digivalmistelun projektoiminen ja kehittämisen organisointi varsinkin sote-kehittämisen osalta pitää käynnistää, koska käynnissä olevia hankkeita Pirkanmaallakin on varsinkin kansallisella tasolla. Organisoinnin rakenteen uudistamisen lisäksi hankkeet/projektit tulisi kuvata ja rakentaa niiden seurantaja ohjausmalli. Pirkanmaan maakunnan tehtäville tulisi laatia nykyisen tiekartan pohjalta konkreettinen lyhyen aikavälin etenemissuunnitelma, jossa yhteiset perusasiat aikataulutetaan ja ratkaistaan ensin. Maakunnan ja soten toiminnan jatkuvuuden turvaaminen ja toiminnan kehittäminen/uudistaminen on projektoinnissa erotettava toisistaan. Uudelleen organisoinnissa tulisi mahdollisuuksien mukaan perustaa ensisijaisesti yhteisiä digivalmisteluprojekteja erillisten sote/maku -projektointien sijaan. Palveluiden johtaminen ja palvelutuotanto Tehtävä: Lähtötilanteen ICT palvelutuotantorakenne, maakunnan ICTpalvelutuotantorakenne sekä maakunnan ICT-palvelusalkku Tavoite väliaikaishallinnossa: Palvelusalkun määrittäminen, SLA työ käynnistynyt, ehdotus ja päätökset maakunnan ICT-palvelutuotannon järjestämiseksi sekä palvelutuotanto-organisaatio kuvattu ja vastuunsiirron suunnitelma toimintakriittisten järjestelmien osalta laadittu. Palvelutuotanto on pääosin järjesteltävä itse Pirkanmaalla jo olemassa olevien Pshp:n ja kuntien järjestelyiden pohjalle vaikka myöhemmin kansallinen ICTpalvelukeskus tulisikin tarjoamaan osan palvelutuotantoratkaisuista.

13 ICT-palvelukeskuksen valmistelu ja maakunnan tietohallinnon käynnistäminen Teemaryhmän yhtenä tehtävänä on ollut seurata valtakunnallisen tieto- ja viestintäteknisten palvelujen palvelukeskuksen valmistelua. Tämän hetken tilanne valmistelun osalta on sellainen, että maakunta ainakin aluksi joutuu hyvin pitkälle järjestämään ICT-palvelutuotantonsa itse. ICT-palvelukeskus valmistelun tilanne: Ennen vuotta 2019 Kunkin maakunnan valmisteluorganisaatio päättää, miten ICT- palvelut järjestetään olemassa olevien rakenteita ja tuottajia käyttäen. Palvelukeskus tai palvelukeskuksen valmisteluorganisaatio on mukana tekemässä maakuntakohtaista tiekarttaa. Palvelukeskukseen voidaan keskittää asiantuntijapoolia avustamaan muutoksessa. Maakuntien ICT- palvelukeskus pystyy tuottamaan joitain rajattuja palveluja sille pääosin valtiolta siirtyvien sopimusten puitteissa. Näistä on yhteisesti päätettävä rahoitus valtiolta Palvelukeskus käynnistää hankkeita ja toteuttaa tarvittavia kilpailutuksia. Aikataulutus koskee myös muita mahdollisesti perustettavia kansallisia ICTkehitysyhtiöitä. Tavoitetila ICMT-infran osalta Pirkanmaan maakunnan ICMT-infrastruktuuri perustetaan ensi vaiheessa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin infrastruktuuriin niiltä osin, kuin mahdollista. Päätelaitteiden (työasemat, mobiililaitteet, tulostimet- ja muut toimistolaitteet) vakionnille ja näiden elinkaarenhallinnalle on olemassa skaalautuvat toimintamallit, jotka ovat hyödynnettävissä maakuntatasolla. Maakunnan sote-icmt-infrastruktuurissa on tärkeää huomioida lääkintälaitteiden infrastruktuuri ja lakisääteinen elinkaaren hallinta sekä laissa edellytetty seurantajärjestelmä. Tietoverkkojen, konesalien ja käyttäjähallinnan osalta maakuntatasolla tavoitteena on yhdenmukaistaa maakunnan ratkaisut: yhtenäinen kapasiteettipalveluarkkitehtuuri, keskitetty käyttäjähakemisto ja käyttäjien profilointiperusteet, keskitetty verkon toteutus (esim. KY-verkko) ja hallinta sekä yhtenäiset liitynnät kansallisiin palveluihin (esim. Kanta ja Kapa). Puheviestintä- ja hälytysjärjestelmien osalta tavoitteena on yhdenmukaistaa palvelut koko maakunnassa, mahdollistaen mm. keskitetyn asiakaspalvelun.

14 Puheviestintä- ja hälytysjärjestelmissä korostuvat vaatimukset liittyen toimintavarmuuteen ja reduntanttisuuteen. Viestintä- ja toimistosovellusten osalta tavoitteena on skaalautuva päätelaite- ja verkkoriippumaton yhteisviestintäratkaisu. Etukäteen suoritettu Office 365- konsolidointi helpottaisi edellä mainitussa federaatiossa, mutta lisäksi mahdollistaisi käyttäjähakemistojen välisten luottosuhteiden luomisessa sekä helpottaisi käyttäjälisenssien hallinnoinnissa, esimerkiksi molemmin suuntaisessa skaalautuvuuden suhteen. Tietoturva, kyberturva ja tietosuoja Maakuntatasolle on tärkeää luoda yhteinen tietoturvallinen teknologiaarkkitehtuuri huomioiden tietoturvapolitiikan, -prosessien, -menetelmien ja -suunnitelman (huomioiden GDPR = EU:n uusi tietosuoja-asetus) vaatimukset. Maakuntaan siirtyy erilaisia toimijoita, joilla tietoturvan, kyberturvan ja tietosuojan osalta lähtökohdat ja tarpeet vaihtelevat. Lähtötilanteessa valtion puolelta tulevia organisaatioita on velvoittanut asetus valtion tietoturvatasoista, kun taas vastaavia velvoitetta ei vielä ole kuntapuolelta tulevilla organisaatioilla. Sen sijaan esimerkiksi SOTE puolella on paljon erityislainsäädäntöä ja käsitellään paljon suojattavia henkilötietoja, joista johtuu merkittäviä tietoturvatarpeita. Myös pelastustoimessa on paljon henkilötietoja ja muuta salassa pidettävää tietoa. EU:n yleinen tietosuoja-asetus velvoittaa alkaen henkilötietojen käsittelyssä useita asioita, joiden toteuttaminen edellyttää merkittävästi asioiden huomioimista tietojärjestelmissä ja prosesseissa sekä tietoturvassa. Myös kansallista tietoturvaan liittyvää lainsäädäntöä ollaan uudistamassa ja sitä kautta on ilmeisesti vuoden 2019 alussa tulossa uudet tietoturvan minimitason vaatimukset, jotka tulevat koskemaan valtion organisaatioiden lisäksi myös kuntia ja maakuntia. Tietoturvaan (ja kyberturvaan) liittyvät riskit lisääntyvät koko ajan järjestelmien ja integraatioiden lisääntymisen ja yleisesti käytön laajenemisen sekä digitalisaation myötä. Erityisesti haasteita on maakunnan alkuvaiheessa, kun käytössä on vielä useita eri tietojärjestelmiä samaan tarpeeseen. Samoin riskejä ja käyttökatkoja liittyy tietojärjestelmien muutoksiin maakunnan ICT ympäristöä rakennettaessa. Riskien kartoittaminen on tärkeää joka tasolla ja siihen pitää nyt isossa muutostilanteessa panostaa. Maakunnan toiminnassa korostuu myös

15 jatkuvuuden hallinta ja varautuminen sekä normaaliolojen häiriötilanteisiin että poikkeusoloihin. Tietojärjestelmien konsolidoinnissa ja rakentamisessa on tarve huomioida käytettävyyteen ja tietosuojaan liittyvät asiat esim. Office 365 toteutuksessa on merkittävä ero siinä toteutetaanko se kotimaisesta konesalista vai ulkomaisena pilvipalveluna. Teknisen tietoturvan kannalta on erittäin tärkeää, että huomioidaan sekä perusinfran (tietoliikenneverkko, työasemat, palvelimet jne.) tietoturva että yksittäisten tietojärjestelmien tietoturva. Esim. kriittiset järjestelmät ja yhteydet tulee kahdentaa. - Tietoturvan ja tietosuojan kannalta tulostimilla on tarve käyttää turvatulostusta tai vastaavaa tapaa, jotta tulostimille ei tulostu tietoja ilman tulostajan läsnäoloa. Tämä myös estää tulostamisen vahingossa väärälle tulostimelle. - Lääkintälaitteet - Kiinteistöautomaatio - Turvatekniikka (kulunvalvonta, kameravalvonta yms.) Hallinnollisen tietoturvan kannalta on tarve saada maakunnalle yhteisen ylemmän tason tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät linjaukset ja ohjeistukset sekä kouluttaa henkilöstölle yhteiset tietoturva/tietosuoja asiat. Maakunnalle tarvitaan jatkossa oma tietoturvapolitiikka sekä muut tietoturvan/tietosuojan päälinjaukset ja ohjeet. Lähtötilanteessa Tampereen seudun yhdeksällä kunnalla on yhteisiä tietoturvaan liittyviä dokumentteja: - Tietoturvapolitiikka - Henkilöstön tietoturva- ja tietosuojaopas - Tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumus (yhtenevä myös PSHP:n kanssa) - Mobiilipolitiikka - Sähköisten viestintävälineiden käyttösäännöt - käyttövaltuusperiaatteet Nämä on kirjoitettu toimimaan useamman eri organisaation yhteisinä, joten ne lähtökohtaisesti soveltunevat paremmin maakunnalle pohjaksi kuin yksittäisen muun organisaation dokumentit. Toisaalta myös noissa on useita vain Tampereen seudun infraan/organisaatioon liittyviä kohtia eli ihan sellaisenaan ne eivät suoraan sovellut maakunnalle, joten tarve on noiden ja PSHP:n tietoturvaan

16 liittyvien dokumenttien pohjalta muodostaa maakunnan ensimmäiset versiot tietoturvaan liittyvistä linjauksista ja ohjeista. Soten asiakkuuden hallinnan kehittäminen: UNA-hanke UNA on valtakunnallinen julkisten sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteistyöhanke, jonka avulla sote-tietojärjestelmien ekosysteemiä uudistetaan vaiheittain. Uudistamisen tavoitteena on asiakaslähtöisessä ja vaikuttavassa hyvinvointipalvelujen tuottamisessa tarvittava sote-tietojärjestelmien kokonaisuus (ekosysteemi). UNA on suurin valtakunnallisista sote-tietojärjestelmien ekosysteemihankkeista tavoitteena valtakunnassa on 2-3 ekosysteemiä. UNA-hankkeen vetovastuu on Pirkanmaalla (isäntäorganisaationa PSHP). Mukana on 19 sairaanhoitopiiriä ja 5 suurta kaupunkia sekä joukko merkittäviä sidosryhmiä. Hanke etenee yhteistyössä pääkaupunkiseudun Apotti-hankkeen kanssa. Lähtökohdat

17 Nykyratkaisujen tuki uusille toimintamalleille on nähty puutteelliseksi ja niiden kehittäminen todettu hankalaksi. Tarve on nopeasti edetä kohti tulevaisuuden sote-palveluita, jossa tarvitaan muutosta ja joustavuutta. On välttämätöntä hyödyntää tehokkaammin ICT-infrastruktuurissa ja tekniikoissa tapahtuvaa kehitystä. Lisäksi on nähty tarkoituksenmukaiseksi purkaa nykymallinen järjestelmien toimittajalukitus. Lähtökohtana yhteistyössä on modulaarinen arkkitehtuuri, joka mahdollistaa vaiheittaisen ja jatkuvan uudistamisen sekä uusien ja innovatiivisten ratkaisujen kytkemisen ekosysteemiin järjestelmä- ja organisaatioriippumattomasti. Ekosysteemi pohjautuu valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin (mm. Kanta ja kansallinen palveluväylä), kansallisesti yhtenäiseen tietojärjestelmäytimeen, joka sisältää kaikille osapuolille yhteiset toiminnallisuudet ja joka mahdollistaa nykyisten asiakas- ja potilastietojärjestelmien vaiheittaisen uudistamisen.

18 Tietojärjestelmäytimen toteutuksen rinnalla käynnistetään asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistamiseen tähtäävät hankinnat, jotka toteutetaan vaiheistettuna pohjautuen osapuolten muodostamiin hankintakonsortioihin (arvioitu konsortioiden lukumäärä on 2-3). Usean hankintakonsortion mallilla pyritään edistämään kilpailua ja terveiden markkinoiden syntymistä sekä hallitsemaan hankintoihin sisältyviä riskejä. UNA-yhteistyössä on jo käynnistetty kilpailutukset järjestelmäratkaisujen käyttöpalveluiden (yhteistyössä ODA-hankkeen kanssa) sekä kansallisiin viranomaislomakkeisiin liittyvän tietojärjestelmämoduulin kilpailuttamiseksi. Käyttöpalveluhallinnan kilpailutus on vielä ( ) kesken, mutta viranomaislomakkeisiin liittyvän moduulin toteuttamiseen liittyväkilpailutus on ratkennut. Tulevaisuudessa Pirkanmaan maakunnan tulevat sote-järjestelmäratkaisut tulevat perustumaan UNA-ekosysteemiin. Tarkoituksenmukaista on saada koko yhteistyöalue UNA:n osalta olemaan mukana myös yhteisessä konsortiossa. Pirkanmaan nykyisen hyvin kirjavan sote-järjestelmäkokonaisuuden uudistaminen on otollinen kohde UNAarkkitehtuurin mukaiselle etenemiselle.

19 Sote-järjestelmien konsolidointitarve Terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmiä on kunnissa käytössä kolme eri merkkistä järjestelmää (Effica, Pegasos ja Mediatri) ja lisäksi PSHP:n eri järjestelmä ja sote-tuottajien omia järjestelmiä. Kuntien sosiaalipalveluissa Pirkanmaalla on käytössä pääosin kahden eri toimittajan sovelluksia (Effican eri sovelluksia ja ProConsona). Lisäksi vanhustenhuollossa on käytössä kolmen eri toimittajan sovelluksia tai näiden eri sovellusten yhdistelmiä (yllä mainitut sovellukset). Lisäksi osassa kunnista vanhustenhuoltopalvelut on ulkoistettu ja tällöin käytössä on palveluntuottajan sovellukset. Vanhustenhuollon laiteratkaisut ovat moninaisia ja tämän alueen tilanne pitää selvittää jatkossa tarkemmin. Suun terveydenhuollon asiakastietojärjestelmiä on kunnissa käytössä niin ikään kolmen eri toimittajan järjestelmäperheistä (EfficaHH, WinHit, Mediatri). Huomattava on, että suun terveydenhuollossa ereseptit saatetaan tehdä eri sovelluksella, pääsääntöisesti perusterveydenhuollon asiakastietojärjestelmällä, missä varsinaiset asiakastiedot ovat. Maakunnasta on tulossa yksi rekisterinpitäjä. Tämä tarkoittaa, että potilastietojärjestelmät olisivat vähintään konsolidoitava yhdeksi järjestelmäksi esim. maakunta-pegasokseksi. Näin järjestelmäkirjoa saadaan yksinkertaistettua ja ylläpito helpottuu. Mikäli hankintalaki sallii, tavoitteena on rakentaa yksi perusterveydenhuollon kattava potilastietojärjestelmä, yksi sosiaalipalveluiden tietojärjestelmä ja yksi suun terveydenhuollon järjestelmä. Konsolidointi on välivaihe kohti UNA-järjestelmää. Maakunnallisen tietojärjestelmän rakentaminen on vähintään vuoden kestävä urakka joka olisi aloitettava välittömästi. Niiden rakentamiskustannukset ovat huomioitu maakunnan perustamisen kustannuksissa. Konsolidointi edellyttää mittavaa kirjaamiskäytäntöjen muuttamista sekä tietohuollon tekemistä. Maakuntalakiin sisältyvä valinnanvapauden piirissä olevien palveluiden yhtiöittämisvelvoite sekä valinnanvapauslainsäädäntö sisältävät suuria riskejä, jotka voivat johtaa ICT-ratkaisujen nykyistäkin voimakkaampaan hajaantumiseen, mikäli lainsäädännöllä ei selkeästi mahdollisteta maakunnallisesti yhtenäisten tietojärjestelmien hyödyntämistä myös maakuntien omistamien valinnanvapauden piiriin kuuluvia palveluita tuottavien yhtiöiden toiminnassa. Ennen kuin tehdään päätöksiä mahdollisista konsolidoinneista ja verkkoinfran toteuttamisesta, on valinnanvapauden tilanne selvitettävä.

20 Mikäli yhteisten tietojärjestelmien ja ICT-palveluiden hyödyntäminen ei ole mahdollista, on tällä väkisinkin kokonaiskustannuksia sekä uudistuksen toimeenpanon edellyttämiä investointitarpeita merkittävästi lisäävä vaikutus. Kuhmoisten kuntaa koskeva muutos ICT-palveluihin Jämsän kaupunki ja Kuhmoisten kunta muodostavat sosiaali- ja terveyspalveluissa yhteistoiminta-alueen, jossa Jämsä toimii ns. isäntäkuntana. Yhteistoiminta-alue jatkaa toimintaansa vuoden 2018 loppuun saakka. Jämsän tuottamissa sotepalveluissa käytetään Jämsän kaupungin järjestelmiä (Terveydenhuollon Effica ja SosiaaliEffica, hammashuollossa WinHit). Ohjelmat sijaitsevat Jämsän kaupungin omilla palvelimilla omissa konesaleissa. Sote-palveluiden lisäksi Jämsä tuottaa myös muut ICT-palvelut Kuhmoisten kunnalle. Maakuntauudistuksen myötä Jämsä kuuluu Keski-Suomen maakuntaan ja Kuhmoinen siirtyy Pirkanmaan maakuntaan. Näin ollen Kuhmoisten sote-palvelut tuottaa alkaen Pirkanmaan maakunta omilla ICT-ratkaisuillaan. Kuhmoisten kunnan nykyisiin potilastietoihin on suunniteltava olemassa olevien potilastietojen katselumahdollisuus tarvittavan ajan. Jämsä on varautunut tuottamaan muut, kuin sote-palveluihin liittyvät ICT-palvelut jatkossakin Kuhmoisten kunnalle, mikäli se on tarpeen vielä jälkeen. Näillä näkymin Keski-Suomessa toimitaan nykyisillä sote-järjestelmillä ainakin vuoden 2019 loppuun ja maakunnalliset sote-järjestelmät tulevat käyttöön porrastetusti arviolta vuonna Pirkanmaan maakunnan perustamiseen liittyvät ICMT-kustannukset / taustalla on evoluutiomainen eteneminen Laskelmien pohjalla on käytetty Case-Hatanpään kautta saatuja tietoja. Case- Hatanpäällä tarkoitetaan Hatanpään sairaalan erikoissairaanhoidon yhdistämistä Tays:n toimintaan. Taustalla on ollut käytettävissä myös tarkat ICT-kustannukset Oriveden sote-palveluiden siirtämisestä Tampereen toiminnaksi sekä muu julkisesti saatavilla olevat vastaavat laskelmat. Seuraava lista kuvaa niitä erityispiirteitä, joilta osin Case-Hatanpää poikkeaa merkittävästi yleisestä maakunnan perustamiseen liittyvästä ICT / ICMT tekemisestä: Yhdistäminen koski erikoissairaanhoitoa - ei siis perusterveydenhuoltoa, sosiaalitointa eikä maakunnan soten ulkopuolisia asioita Hatanpää on keskisuuri keskussairaala ja toiminta on 24/7/365

21 Yhdistämisessä ei huomioitu siten lainkaan maakunnan järjestäjän, sosiaalitoimen eikä soten ulkopuolisen maakunnan asioita Hatanpään toiminta on keskittynyt maantieteellisesti yhteen toimipisteeseen, joka sijaitsee lähellä Tays:n päätoimipistettä Hatanpäällä on merkittävä lääkintätekniikan keskittymä (ICMT) Varsinaista potilasjärjestelmien konversiota ei tarvita Palvelinpalveluissa ei tapahdu merkittäviä muutoksia Vuonna 2017 kun Case-Hatanpään työ pääosin tehdään, on saatavilla kohtuullisesti resursseja, joiden laatu on hyvä Seuraava lista kuvaa Pirkanmaan erityispiirteitä jotka edellyttävä erityisiä toimenpiteitä Pirkanmaalla on käytössä eri merkkisiä potilastietojärjestelmiä (Uranus, Pegasos, Effica ja Mediatri). Nämä ovat lisäksi huomattavan erilaisia. Kuntien sosiaalipalveluissa Pirkanmaalla on käytössä pääosin kahden eri toimittajan sovelluksia (Effican eri versioita ja ProConsona). Lisäksi vanhustenhuollossa on käytössä kolmen eri toimittajan sovelluksia tai näiden eri sovellusten yhdistelmiä. Suun terveydenhuollon asiakastietojärjestelmiä on kunnissa käytössä niin ikään kolmen eri toimittajan järjestelmäperheistä. Huomattava on, että suun terveydenhuollossa ereseptit saatetaan tehdä eri sovelluksella, pääsääntöisesti perusterveydenhuollon asiakastietojärjestelmällä, missä varsinaiset asiakastiedot ovat. Konsolidointi tai siirtyminen minimimäärään erimerkkisiä järjestelmiä edellyttää kouluttamista, kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämistä ja tietohuollon tekemistä koko datamassalle. Pirkanmaa on väkiluvultaan n. 10 % suomen väkiluvusta ja toimipisteitä on nyt n Kulut jakautuvat kolmelle vuodelle. Vuonna 2017 pääpaino on Hatanpään sairaalan siirtämisessä ja v maakunnan toiminnan suunnittelussa ja käynnistämisessä. Vuodelle 2019 joudutaan siirtämään osa tehtävistä koska on ilmeistä, että resursseja ei saada riittävän laadukkaaseen tekemiseen. Jo nyt näyttää siltä, että ICT-resurssit ovat äärimmäisen kuormitettuja vuonna 2018.

22 Kustannusten jakautuminen vuositasolla Case Hatanpää muu Pirkanmaa yhteensä

23 Alla olevassa taulukossa kuvataan tarkemmin kustannusten jakautuminen. Case Hatanpää muu Pirkanmaa (ilman Hatanpäätä) Osa-alue Yhteensä Oma työ Ulos maksettava Yhteensä Verkko ja tietoliikenne Työasemapalvelut Viestintäteknologia Potilasjärjestelmäpalvelut Palvelinpalvelut Kiinteistöautomaatio ja turvatekniikka Terveyden- ja hyvinvointiteknologian palvelut (Lääkintätekniikka) Tukipalveluiden järjestelmäpalvelut Järjestäjän päätöksenteko -asiakastietojärjestelmät -viestintä -toiminnanohjaus Tiedolla johtaminen Digitalisaatio Tietoturva, tietosuoja sekä jatkuvuus Sosiaalipalvelut Sopimukset Projektihallinto Yhteensä toimipisteen tietoliikenneyhteydet, lähiverkot, WLAN työasemaa joista roll out liittymän siirtäminen Potilastietojärjestelmiä: Uranus, Pegasos, Effica ja Mediatri. Osalle konsolidointi. 650 palvelinta, niiden siirtäminen Istekille Lääkintälaitteiden siirtäminen HR, palkanmaksu ja muut tukitoiminnot Järjestäjälle tulevat järjestelmät Raportointi maakunnalle, kuntaan, valtio ym. kirjauskäytännöt jne. Digitalisaatiota edistävien kehitysprojektien haltuunottaminen Ohjeistus, palvelutasot, varautuminen Järjestelmäsiirrot, konsolidoinnit Sopimuksiin liittyvät siirrot Väliaikaishallinnon projektiorganisaatio Tarkempi kustannusyhteenveto löytyy liitteestä. Laskelma koskee Hatanpään sairaalaan siirtoa ja siitä on tehty laskelmat koskemaan koko maakuntaa.

24 Rahoitustarve jakautuu alustavasti alla olevan mukaisesti. Konsultointipalvelua ei tällä hetkellä voida erottaa kokonaisuudessaan. Nyt oma työ ja konsultointipalvelut sisältävät vain projektinhallintakuluja. Oma työ ja konsultointipalvelut Sote-toimialajärjestelmät (muutokset, lisenssit) Muut järjestelmät (muutokset, lisenssit) Perustietotekniikka (sis. Toimisto-ohjelmistot) Järjestäjän työkalut Maakunnan järjestäjäorganisaatio tarvitsee kansallisesti yhdenmukaiset tietojärjestelmäpalvelut, joiden valmistelu kansallisesti yhteisenä kehitystyönä ja keskitetysti ohjattuna on perusteltua. Tällaisia yhteistyössä kehitettäviä sote-järjestäjän työkaluja ovat: 1. Sote-järjestäjän tarjoamat asiointipalvelut Valinnanvapauden mahdollistavat tietojärjestelmäpalvelut toteuttaa pääosin KELA 2. Järjestäjätasoinen toiminnanohjaus (suhde UNA:an8) 3. Palvelupaketit, tietoaltaat ja tiedolla johtaminen ICT-teemaryhmä Teemaryhmän työskentelyyn ovat osallistuneet: Jokela Antti, PSHP, pj Nurmi Rami, Tampere, vpj Kahila Arto, Ylöjärvi (Tampereen kehyskunnat), vpj Kekkonen Minna, PSHP, sihteeri Haavisto Kirsi, Ikaalinen Helminen Heli, Jämsä, Kuhmoinen

25 Hilska Jouni, Holopainen Anne, Ihalainen Sari, Jokinen Aki, Kangaskoski Raimo, Keski-Säntti Miikka, Kisonen Petri, Koivisto Juha, Koskinen Jarkko Mattila-Nurmi Marja-Riitta, Poussa Marja Salakka Markku, Turunen Matti Sastamalan Tukipalvelu Oy Nokia Hämeenkyrö --> Sastamala PSHP KEHA-keskus PSHP Mänttä-Vilppula Tampere Tampere TE-toimisto Valkeakoski Sastamalan Tukipalvelu Oy Työryhmän kokoontumiset Teemaryhmä on kokoontunut kevään aikana (maalis-toukokuu 2017) kahdeksan kertaa. Eteneminen suhteessa asetettuihin tavoitteisiin (oma arvio) Valtakunnallisen valmistelu eteneminen ollut hidasta mutta sen työtä on hyödynnetty mahdollisuuksien mukaan Pirkanmaan toteutussuunnitelmien valmistelussa. Nykytilan kuvaus on päivitetty ja perustietoselvitykset ovat pääosin koossa. Alustava tietohallinnon toteutussuunnitelmaa (rahoitustarve, tehtäväluettelo, infrapalvelujen käynnistyssuunnitelma, sote-järjestelmien kehittämispolku) on tehty kansalliseen valmisteluun tukeutuen ja osittain sen rinnalla. Resurssitarpeet 8/2017-3/2018 (arvio) Maakunnan kokonaisuuden rakentaminen pelkästään Sote-osuudessa vaatii paljon työtä. Resursseja tarvitaan nopeasti; 1 kokopäiväinen henkilö 3/2017 3/ kokopäiväistä henkilöä 8/2017 3/2018