Sähköistä asianhallintaa eage-järjestelmällä. IT2008-päivät Markus Sipilä

Transkriptio

1 Sähköistä asianhallintaa eage-järjestelmällä IT2008-päivät Markus Sipilä

2 Esityksen sisältö eage lyhyesti eage eri toimijoille Case Diplomityön arvostelun ja hyväksymisen hakemus Case Hakeminen KV-masterohjelmiin Case Tapahtumailmoittautumiset ja laskutukset Keskustelua

3 eage lyhyesti eage-järjestelmä - Geneerinen järjestelmä hyvin erityyppisten lomakkeiden vireillepanoon ja käsittelyyn - Kehitetty TKK:lla vuodesta Tuotantokäytössä 8/2007 lähtien

4 eage eri toimijoille Vireillepanija - Käyttäjäroolien mukaisten asioiden vireillepano - Reaaliaikainen käsittelyn seuranta (hallinnon läpinäkyvyys) - Omien asioiden asiakirja-arkisto Virkailijalle - Virkailijaroolien mukaisten asioiden käsittely - Erilaisia raportteja Pääkäyttäjälle - Yksinkertainen käyttöliittymä lomakkeiden ja prosessien ylläpitämiseen

5 Case Diplomityön arvostelun ja hyväksymisen hakemus

6 Case Diplomityön arvostelun ja hyväksymisen hakemus Opiskelija täyttää hakulomakkeen kentät - Tutkintosääntö, tiedekunta, työn nimi jne Diplomityön tietojen keräys INSSI-kantaan - Diplomityön viite- ja metatietojen syöttö - Opiskelijan halutessa: PDF-versio työstä Jos koko tutkinto on valmis - Opiskelija voi hakea samaan syssyyn tutkintotodistusta

7 Case Diplomityön hyväksymishakemuksen käsittely Tiedekunnan kanslia tarkastaa hakemuksen - Ja hakee työn valvojan lausunnon (paperilla) - Vie asian tiedekuntaneuvoston päätettäväksi Kanslia kirjaa tdk-neuvoston päätöksen - Oodiin ja eage-järjestelmään - Opiskelija saa tiedon päätöksestä eage pullauttaa diplomityön tiedot XMLformaatissa INSSI-kantaa varten

8 Case Hakeminen KV-masterohjelmiin

9 Case Hakeminen KV-masterohjelmiin 1. Hakemuksen täyttäminen (hakija) - Hakija printtaa lopuksi täyttämänsä lomakkeen ja lähettää paperiversion opintotoimistoon todistusliitteineen 2. Hallinnollinen tarkastus (opintotoimisto) - Hakukelpoisuus tarkastetaan - Opintotoimistossa skannataan paperilla toimitetut todistukset ja muut liitteet - Käsittely tästä eteenpäin sähköistä 3. Akateeminen arviointi (tiedekunnat) - Tiedekunnat rankkaavat hakijat järjestykseen - Opintotoimistossa suoritetaan valinta-ajo, joka huomioi rankkauksen ja hakijoiden prioriteetit

10 Case Hakeminen KV-masterohjelmiin 4. Valintatulosten tarkastaminen (opintotoimisto) - Valintatulokset tarkastetaan ja tehdään hallinnolliset valmistelut valintakokouksia varten - Opintotoimistossa suoritetaan julkaisuajo, joka siirtää asian paikan vastaanottovaiheeseen 5. Paikan vastaanotto (hakija) - Opiskelijat ottavat saamansa paikan vastaan 6. Prosessin loppu - Opiskelijat saavat ilmoituksen asian käsittelyn päättymisestä

11 Case Tapahtumailmoittautumiset ja laskutukset

12 Case Tapahtumailmoittautumiset ja laskutukset Ilmoittautumislomakkeeseen täytetään tapahtuman kannalta tarvittavat kentät Maksuvaihtoehtoja - Luottokorttimaksu - Verkkopankki - Tilisiirto - Paperilasku - Sisäinen lasku

13 IT-päivien ilmoittautumisista saatua palautetta Rekisteröityminen ärsytti ihmisiä - Vaikkakin rekisteröitymisvaiheessa syötetyt tiedot olivat esitäytettynä itse ilmoittautumisvaiheessa - Rekisteröitymispakko poistetaan jatkossa ilmoittautumistyyppisistä asioista - Järjestelmä kytketään HAKA-luottamusverkostoon Maksuvaihtoehtojen käyttöliittymä - Käyttöliittymää ryhmiteltiin palautteen perusteella selkeämmäksi

14 Kiitokset mielenkiinnosta! Kysykää ihmeessä!