1 AKATEEMISEN ARVIONNIN OHJE

Transkriptio

1 1 AKATEEMISEN ARVIONNIN OHJE Akateeminen arviointi Tämä on tekninen ohje hakujärjestelmän käyttöön akateemisessa arvioinnissa. Ohjelmasta vastaava suunnittelija antaa ohjeet arvioinnin suorittamiseen. Vain kelpoiset hakemukset lähetetään tiedekuntaan akateemiseen arviointiin. Akateemisen arvioinnin perusteella kuhunkin hakemukseen merkitään valintaesitys. Valintaesitysten perusteella järjestelmä tekee lopullisen valinnan, eli tarkistaa tuleeko hakija hyväksytyksi ensimmäiseen tai toiseen hakukohteeseen, ja nouseeko joku mahdollisesti varasijoilta hyväksytyksi. 1.1 Kahden hakukohteen logiikan ymmärtäminen Muistakaa kaikissa vaiheissa ottaa huomioon sekä ensimmäisenä että toisena prioriteettinaan käsittelemäänne hakukohteeseen hakeneet. Suositeltavaa onkin opetella logiikka, jossa teette kaikki työvaiheet molemmille kohteille erikseen. Jos esimerkiksi haluatte arvioida kaikkien tiettyyn hakukohteeseen hakeneiden AMK-insinöörien koulutustaustan kerralla, tehkää ensin raportti, jolla voitte filtteröidä kaikki ykköskohteena teille hakeneet AMK-insinöörit ja sen jälkeen raportti, jolla voitte filtteröidä kaikki kakkoskohteena teille hakeneet AMK:t. 1.2 Akateemisen arvioinnin lomakkeet Järjestelmässä on kullekin hakukohteelle kaksi akateemisen arvioinnin vaiheeseen liittyvää lomaketta: Akateeminen arviointi ja Valintaesitys. Akateemisen arvioinnin lomake on työkalu, jolla voidaan pisteyttää erilaisia kriteereitä hakemuksessa. Lomakkeella on myös kohta alustava valintaesitys, jota voidaan käyttää esimerkiksi akateemisten arvioijien ja ohjelman koordinaattorin välillä tapahtuvien ehdotusten kirjaamiseen. Jos akateemisen arvioinnin lomakkeelle on merkitty alustava valintaesitys, näkyy se myös Valintaesityslomakkeella. Akateemisen arvioinnin lomakkeen muokkausoikeus kohteen akateemisen arvioijan roolin omaavilla virkailijoilla sekä kohteen pääkäyttäjän roolin omaavilla henkilöillä. Valintaesityslomakkeelle kirjataan lopullinen valintaesitys. Valintaesityslomakkeen muokkausoikeus on kohteen pääkäyttäjän roolin omaavilla virkailijoilla (usein tutkinto-ohjelman suunnittelija tms.). Valintaesityksen tekeminen on pakollista, vaikka ette muuten käyttäisikään järjestelmää akateemiseen arviointiin. Akateemisen arvioinnin lomakkeiden käyttöä kuvataan tarkemmin seuraavalla sivulla. 1.3 Yliopistotietokannan käyttö arviointityökaluna Järjestelmässä ylläpidetään tietokantaa yliopistoista. Kaikkien kelpoisten hakijoiden ensisijainen yliopisto on merkittynä tietokantaan. Yliopistotietokantaan on mahdollista merkitä akateemisessa arvioinnissa käytettävän pisteytyksen mukainen tieto sekä kommentteja yliopistosta. Näin ollen kertaalleen arvioidun yliopiston pisteytys näkyy myös kaikkien muiden kyseisestä yliopistosta hakevien akateemisessa arvioinnissa. Eri hakukohteet voivat kuitenkin arvioida saman yliopiston eri tavoin. Tämän vuoksi järjestelmässä on arviointiryhmiä, joihin hakukohteet kuuluvat.

2 Oletusarvona kustakin tutkinto-ohjelmasta on tehty oma arviointiryhmä, johon kuuluu sen tutkintoohjelman kaikki pääaineet. Lisäksi master-ohjelmilla on omia arviointiryhmiä. Eli, samaan arviointiryhmään kuuluvat hakukohteet käyttävät samaa yliopiston arviota. Hakija Z Arviointiryhmä Yliopisto Sama arvio yliopistosta Kohde Kohde Hakija X Kohde Arviointia tehtäessä kannattaa kirjautumisen jälkeen avata toiseen selainikkunaan ylläpitokannan korkeakoulut. Toisen selainikkunan voi avata painamalla hiiren oikeaa painiketta valikon kohdassa Korkeakoulut ja valitsemalla valikosta avaa uuteen ikkunaan. Näin on helppo työskennellä ilman, että tarvitsee hakea aina uudestaan käsittelyssä olevaa hakemusta Arvioinnin lisääminen Korkeakoululle voi lisätä uuden arvioinnin valitsemalla ensin korkeakoululistasta hakijan korkeakoulun. Korkeakoulu avataan painamalla rivin alussa olevaa muokkauspainiketta. Näkyviin avautuu korkeakoulun perustiedot. Perustietojen Kommentit kenttään voi merkitä yleisiä kommentteja kyseisestä korkeakoulusta. Tämän lisäksi arviointiryhmät voivat tallentaa kyseisestä korkeakoulusta myös omia kommentteja, jotka ovat relevantteja juuri kyseessä olevan hakukohteen kannalta. Perustietojen alla on lista arviointiryhmistä, josta valitsemalla hakukohteenne arviointiryhmän, pääsette tallentamaan arvion. Arvion pääsee tallentamaan vain oman hakukohteen arviointiryhmään. Lisäksi muiden arviointiryhmien antamia arvioita pääsee selailemaan. Korkeakoululistauksessa on myös toinen välilehti Arviointi lista. Tällä välilehdellä voitte selata yhdellä silmäyksillä jo tehtyjä arviointeja joko korkeakoulun tai arviointiryhmän mukaan. Täältä voitte esimerkiksi nähdä taulukko muodossa, miten muissa arviointiryhmissä on jokin korkeakoulu arvioitu. 1.4 Lomakkeiden kuvaukset Akateeminen arviointi, x. hakukohde Akateemisen arvioinnin lomake on työkalu, jolla voidaan pisteyttää erilaisia kriteereitä hakemuksessa. Lomakkeella on myös kohta alustava valintaesitys, jota voidaan käyttää esimerkiksi akateemisten arvioijien ja ohjelman koordinaattorin välillä tapahtuvien ehdotusten kirjaamiseen. Akateemisen arvioinnin lomakkeella on muokkausoikeus kohteen akateemisen arvioijan roolin omaavilla virkailijoilla. Lomakkeella näkyvät tiedot ovat pääosin hakijan hakulomakkeella ilmoittamia tietoja, paitsi kohdat:

3 Yliopiston pisteytys (yliopistotietokannasta) Kommentit, yliopisto (yliopistotietokannasta) Kielitaitoon liittyvät kohdat, jotka tulevat hallinnollisen tarkastuksen merkinnöistä Lomakkeella voidaan pisteyttää eri osa-alueita asteikolla 0-4. Jos pisteytystoimintoja käytetään hakijoiden paremmuuden selvittämiseen, voidaan lopuksi arvioinneista tehdä Excel-raportti, johon voidaan käsin lisätä esim. laskukaava osioiden yhteenlaskua varten. Excel-raportilla voidaan hyödyntää raportin loppuun tulevaa viittä seuraavaa saraketta omiin merkintöihin tai laskukaavaan. Näiden viiden sarakkeen jälkeen olevia sarakkeita ei voi käytää, koska ne eivät seuraa hakijan rivillä olevia tietoja, jos tietoja järjestetään eri tavoin. Muulla tavoin eage:ssa ei siis ole toiminnallisuutta, joka mahdollistaisi hakijoiden järjestämistä pisteiden mukaan. Lomakkeen lopussa on kohta Alustava valintaesitys, johon akateemista arviointia suorittava henkilö voi kirjata oman esityksensä. Lisäksi alustavan valintaesityksen yhteydessä on kommenttikenttä. Sekä alustava valintaesitys että siihen liittyvä kommenttikenttä näkyvät valintaesitys lomakkeella, mutta ne eivät näy hakijalle. Jos hakukohde toimii niin, että erilliset henkilöt tekevät akateemisen arvioinnin ja alustavat valintaesitykset ja joku muu merkitsee lopullisen valintaesityksen, kannattaa alustava valintaesitys merkitä akateemisen arvioinnin lomakkeelle (jos kielteinen, myös hylkäyksen syy, käytettävissä olevat vaihtoehdot alla). Näin lopullisen valintaesityksen tekijä näkee suoraan valintaesityslomakkeella hakijaan sovelletut syyt ja esitykset. Excel-laskuri keskiarvon tarkistamiseen Tuotantotalouden laitoksella Jouko Karjalainen on tehnyt keskiarvon laskemisen/tarkistamisen helpottamiseksi Excel-laskurin omaan käyttöönsä. Laitos ei vastaa laskurin oikeellisuudesta, vaan sen käyttö apuvälineenä akateemisessa arvioinnissa on käyttäjän omalla vastuulla. Laskuria voi kuka tahansa muokata omaa käyttöänsä varten. Laskuri on osoitteessa Valintaesitys, x. hakukohde Valintaesityslomakkeelle kirjataan lopullinen valintaesitys. Valintaesityslomakkeen muokkausoikeus on kohteen koordinaattoriroolin omaavilla virkailijoilla (usein tutkinto-ohjelman suunnittelija tms.). Valintaesityksen tekeminen on pakollista, vaikka järjestelmää ei muuten käyttäisikään akateemiseen arviointiin. Lomakkeella näytetään akateemisen arvioinnin lomakkeella olevat alustava valintaesitys ja alustavan valintaesityksen kommentit -kenttien sisällöt. Lomakkeelle merkitään lopullinen valintaesitys sekä varasijalle esitettävän osalta varasijanumero ja hylättäväksi esitettävän osalta hylkäyksen syy. Hylkäyksen syitä voi olla useita. Valittavana olevat vaihtoehdot hylkäyksen syiksi ja niiden tarkemmat käyttötarkoitukset: Hakijan opintomenestys ei ole riittävän hyvä ohjelmaan valitsemista varten. - hakijan arvosanat ja mahdollisesti opintoihin käytetty aika eivät ole riittävään hyviä. Jos opintomenestykselle on arviointiperusteluissa asetettu minimiraja, tämä raja ei täyty. Hakijalla ei ole tarpeeksi soveltuvia opintoja ohjelmaan valitsemista varten. - hakijan tutkinto on periaatteessa soveltuvalta alalta, mutta kurssien tarkempi läpikäynti osoittaa, että kyseiseen ohjelmaan vaadittavia kursseja ei ole tarpeeksi. Hakijan tutkinto ei ole soveltuvalta alalta. - taustatutkinto ei vastaa kyseisen tutkinto-ohjelman sisältöä ja vaatimuksia. Hakemus ei kokonaisuutena ole riittävän hyvä.

4 - hakija on kelpoinen, mutta hakemuksessa on puutteita tai se ei kokonaisuutena ole vakuuttava. Puutteet voivat olla myös jollain tietyllä alueella, esim. motivaatiokirje ei täytä vaatimuksia. Hakijalla ei ole riittävää kielitaidon osoitusta. - hakija on todettu kelpoiseksi hakemaan ohjelmaan, mutta hänen kielitaitonsa ei ole riittävän hyvä ohjelmaan valitsemista varten. (koskee yleistä kielitutkintoa suomenkielessä) Hakijan tiedot ja taidot eivät ole riittävät ohjelmaan valitsemista varten. - hakija ei täytä arviointikriteereitä. Hakija ei menestynyt hakemusten arvioinnissa tarpeeksi hyvin tullakseen valituksi tänä vuonna. - hakijan tutkinto on soveltuvalta alalta, opinnot ovat soveltuvat ohjelmaan valitsemista varten, ja periaatteessa hän täyttää akateemisen arvioinnin kriteerit, mutta hakija ei pärjää hakijoiden keskinäisessä vertailussa. Parempia, hyväksyttäväksi esitettäviä hakijoita on riittävä määrä. Lisäksi hakijalle määrättävät täydentävät opinnot merkitään tälle lomakkeelle. AMK-tutkinnon suorittaneiden täydentävien opintojen paketti merkitään rastittamalla kyseinen kohta. Henkilökohtaiset täydentävät opinnot kirjataan omaan kohtaansa. Tämän kohdan sisältö on tarkoitettu tulostettavaksi suoraan hyväksymiskirjeeseen, eli siihen kirjoitettava teksti on muotoiltava sopivasti. Jos hakijalle määrätään henkilökohtaisia täydentäviä opintoja, mutta niitä ei voida vielä valintaesitystä kirjattaessa määritellä tarkemmin, on tähän kohtaan merkittävä jokin yleispätevä lause, esim: Opiskelijalle asetetaan henkilökohtaisia täydentäviä opintoja, jotka määritellään opiskelijakohtaisesti viimeistään opintojen alussa henkilökohtaisen opintosuunnitelman (HOPS) laatimisen yhteydessä. Lisätietoja asiasta antaa tiedekunnan suunnittelija N.N., etunimi.sukunimi@tkk.fi Kun valintaesitykset on tallennettu, voidaan raporttien avulla muodostaa erilaisia listoja esimerkiksi dekaanin päätökseen. Valintaesitykset on tallennettava järjestelmään mennessä, jonka jälkeen niitä ei saa enää muuttaa. 1.5 Raportit akateemisen arvioinnin työkaluna Raporttien käyttöä on ohjeistettu yleisesti jäljempänä. Valmiit raporttipohjat joiden nimi alkaa AA on tarkoitettu akateemisen arvioinnin tekemiseen. Näille raporteille tulee hakemukset, jotka ovat akateemisen arvioinnin vaiheessa (3). Huom. Raporteille tulee kaikki hakemukset, jotka ovat akateemisen arvioinnin vaiheessa, riippumatta hakukohteista. Teidän tulee aina suodattaa esiin omat hakijanne hakukohteen perusteella. Seuraavat akateemisen arvioinnin raporttipohjat ovat valmiina: AA 1. priority, Basic information (sisältää hakijan perustiedot, ensimmäisen hakukohteen ja alustavan valintaesityksen akateemisen arvioinnin lomakkeelta) AA 2. priority, Basic information (sisältää hakijan perustiedot, toisen hakukohteen ja alustavan valintaesityksen akateemisen arvioinnin lomakkeelta) AA 1. priority, Evaluation marks (sisältää hakijan perustiedot, ensimmäisen hakukohteen ja akateemisen arvioinnin lomakkeelle merkityt arviointitiedot) AA 2. priority, Evaluation marks (sisältää hakijan perustiedot, toisen hakukohteen ja akateemisen arvioinnin lomakkeelle merkityt arviointitiedot)

5 1.5.1 Hakukohteen kaikkien hakijoiden yhdistäminen raportille Hakukohteen akateemista arviointia tekevän ryhmän tulee aluksi pohtia mitä osa-alueita akateemisessa arvioinnissa arvioidaan, kaikkia Akateemisen arvioinnin -lomakkeella olevia osa-alueita ei tarvitse arvioida. Kun osa-alueet on arvioitu, merkitään osa-alueiden numeroarviot hakijan tietoihin ao. lomakkeelle. Kun kaikkien hakijoiden arviot on tehty, valitaan Raportit-toiminnosta ensin raporttipohja AA 1. priority, Evaluation marks, jossa 1. hakukohteena hakeneet hakijat ja suodatetaan tästä oman hakukohteen hakijat. Tämän jälkeen otetaan vielä raporttipohja AA 2. priority, Evaluation marks ja suodatetaan myös tästä oman hakukohteen hakijat. Raportit kannattaa tallettaa ennen työstämistä omalle koneelle, ainakin käytettäessä IE-selainta. Oman hakukohteen ensisijaiset ja toissijaiset hakijat tulee yhdistää yhteen exceliin ja työstää exceliä vasta yhteisellä raportilla. Kopioinnissa tulee huomioida, että kaavan käyttöä varten hakijoiden tiedot tulee olla raporteilla täysin samat, jotta hakijoilla ei ole sarakkeissa eri tietoja Excel-kaavan käyttö hakijoiden arvioinnissa Järjestelmän tuottamat Excel muotoiset raportit luovat raportille aina viisi saraketta heti valittujen sarakkeiden perään, joita voi hyödyntää omiin tarkoituksiin säilyen hakijan tietoina järjesteltäessä tietoja uudelleen raportilla. Näiden viiden sarakkeen jälkeen olevia sarakkeita ei voi käyttää, jos halutaan liittää sarakkeessa oleva tieto hakijaan myös järjesteltäessä tietoja uudella tavalla raportilla. Kaavan luominen Luodaan exceliin kaava, jossa voidaan käyttää mm. painokertoimia, mikäli halutaan painottaa hakijoilla erityisesti tiettyjä osioita valituista osa-alueista (esimerkki kaava =2*O2+Q2+2*T2+2*V2+X2+3*AB2+AD2). Kaava saadaan helposti kopioitua kaikille hakijoille seuraavasti: 1. Valitaan solu, jossa kaava on ja mennään hiirellä solun oikeassa alakulmassa olevan pienen neliön päälle. 2. Hiiri muuttuu tässä kohdin mustaksi plus-merkiksi, painetaan hiiren vasenta painiketta, pidetään painiketta alhaalla ja vedetään alaspäin niin pitkälle kuin hakijarivejä on ja vapautetaan painike. Tällöin kaikille riveille saadaan kaavan mukainen tulos. Kun käytetään painokertoimia sisältäviä kaavoja, saadaan enemmän eriäviä loppuarvoja, joita on helpompi vertailla tehtäessä valintaa. Tämän jälkeen raporttia voidaan järjestää kaavan antaman tuloksen perusteella järjestykseen ja saadaan arvioinnin määrittelyn mukainen paremmuusjärjestys hakijoiden välille. Jos raporttia mennään muuttamaan tai raportinmuodostin vaiheessa valitaan joitakin uusia kenttiä raportille, ei kaava enää toimi raportilla. Käytettäessä kaavaa tulee varmistua sen oikeellisuudesta juuri tässä kyseisessä raportissa. 1.6 Varasijat ja niiden logiikka Jos hyväksyttäväksi kelpaavia hakijoita on enemmän kuin kiintiön puitteissa voidaan ottaa, voidaan hakijoita järjestää varasijoille. Varasijalistaa käytetään valintaa tehtäessä niin, että mikäli hakija on esitetty toiseen hakukohteeseensa hyväksyttäväksi, mutta pääseekin ensimmäiseen hakukohteeseensa,

6 nostetaan varasijalistalta seuraava hakija hyväksyttäväksi vapautuvalle paikalle tähän toiseen hakukohteeseen. Tämä muutos tapahtuu silloin, kun valinta-ajo suoritetaan. Tämän jälkeen varasijat eivät täyty enää automaattisesti, vaan niitä voidaan muuttaa ainoastaan käsin. Varasijalistoja ei käytetä paikkojen täyttämiseen siinä vaiheessa, jos joku hyväksytty ei ota opiskelupaikkaa vastaan! Varasijojen merkitsemisen vaiheet Hakukohteen hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Järjestelmä ei itse järjestä hakijoita paremmuusjärjestykseen, vaan järjestely tehdään sen ulkopuolella (akateeminen arviointi). Järjestely voidaan tehdä joko papereista tai hyödyntämällä järjestelmästä saatavaa exceliä. Lopuksi hyväksytyt hakijat ja varasijoille tulevat hakijat merkitään Valintaesitys lomakkeelle. Varasijoja tulee merkitä hakukohteelle riittävästi, vähintään yhtä monta kuin mitä 2. hakukohteesta on hyväksytty hakijoita (Huomio myös varasijoille merkityt 2. hakukohteen hakijat). Varasijoja voidaan merkitä hakukohteelle kuinka paljon tahansa. Varasijat merkitään hakukohdekohtaisesti numeroin (1,2,3), ei tutkinto-ohjelmakohtaisesti. Paremmuusjärjestyksen numeroita ei merkitä järjestelmään. Lopuksi tulee tarkistaa Raportit toiminnon kautta, että hakukohteelle merkityt varasijat ovat numerojärjestyksessä. Valinta-ajo ei mene eteenpäin, jos yksikin varasijanumero puuttuu välistä eikä yhtään varasijanumeroa ole merkitty hakukohteelle kahdesti. Varasijanumero on hakukohdekohtainen. 1.7 Tiedekunnassa tehtävät toimet eage:ssä Mikäli tiedekunta ei halua käyttää eage-järjestelmää apunaan akateemisessa arvioinnissa, tulee tiedekunnan minimissään tehdä seuraavaa: 1. Valita hakijat, joita esitetään hyväksyttäviksi

7 2. Merkitä valintaesitys-lomakkeelle valintaesitys (mikäli hylkäävä merkittävä myös hylkäyksen syy, mikäli varasijalle merkittävä myös varasijanumero) 3. Tarkistaa Raportit toiminnon kautta, että hakukohteelle merkityt varasijat ovat numerojärjestyksessä. Valinta-ajo ei mene eteenpäin, jos yksikin varasijanumero puuttuu välistä. Varasijanumero on hakukohdekohtainen. Tiedekunnan ei tarvitse lähettää asioita enää eteenpäin näiden toimien jälkeen, vaan se tehdään opintotoimiston toimesta valinta-ajon yhteydessä. Hyväksyttyjen hakijoiden hakupaperit säilytetään tiedekunnassa, mutta hylättyjen hakijoiden hakupaperit tulee lähettää opintotoimistoon.

8 2 RAPORTIT 2.1 Raportin luominen Järjestelmästä voidaan tuottaa monipuolisesti raportteja Exceliin. Raportit luodaan valitsemalla Raportit ja klikkaamalla halutun asian tunnistetta, tai raporttipohjan nimeä. Järjestelmään on tallennettu valmiita raporttipohjia, mutta jokainen voi halutessaan luoda myös muunlaisia raportteja valitsemalla haluamansa kentät raportin muodostimessa. Raporttipohja valitaan klikkaamalla pohjan nimeä. Raportti luodaan valitsemalla ensin halutut tiedot valintaruutujen avulla, valitsemalla raportin kieli pudotusvalikosta ja painamalla painiketta Luo raportti (Excel). Jos käytettävissä ei ole Exceliä, on mahdollista luoda myös OpenOfficeen soveltuva raportti valitsemalla asianmukainen painike. Raportti voidaan luoda myös suoraan selaimeen, joka tarjoaa yksinkertaiset sarakekohtaiset suodatus ja järjestystoiminnot. Raporteille valittavissa olevat kentät on lueteltu seuraavalla sivulla. Raportteihin tulee aina mukaan asian yksilöllinen tunniste, joka sisältää myös linkin, jolla pääsette suoraan kyseisen hakemuksen tietoihin järjestelmässä. Tunnistenumeron klikkaaminen avaa käyttöjärjestelmän oletusselaimen, joten jos haluatte käyttää jotain tiettyä selainta, asettakaa se oletukseksi. TKK:n tietoturva-asetuksista johtuen, Internet Explorer selainta käytettäessä tulee eage:n luoma raportti ensin tallentaa koneen kiintolevylle ennen kuin sen voi avata. Firefoxilla ei tätä ongelmaa ole. 2.2 Raportin käyttö Excelissä Excel luo automaattisesti raportteihin suodatusvalikot (filtterit), jolla voitte suodattaa taulukkoa esimerkiksi niin, että saatte käsittelyssä olevan hakukohteen hakijat näkyviin. * Muistakaa tietoturva! Älkää tallentako henkilötietoja sisältäviä raportteja turvattomille työasemille. Excel vinkkejä: Rivien lukumäärä: Excel näyttää suodatuksen tuloksen, eli suodatusta vastanneiden rivien lukumäärän vasemmassa alakulmassa (ks. oheinen kuva) Sarakkeiden järjestäminen: Valitse sarake klikkaamalla kirjainta sen ylälaidassa, jolloin kaikki sarakkeen kentät maalautuvat. Vie hiiren kursori sarakkeen reunaan, jolloin kursori muuttuu siirrä ikoniksi. Raahaa sarake shift näppäin ja hiiren vasen painike pohjassa haluttuun paikkaan. Huom! vapauta shift vasta hiiren napin jälkeen, muuten Excel ei siirrä saraketta vaan kopioi sen. Siirtämisen voi tehdä myös ilman hiirtä Cut > Insert -> Cut Cells Ctrl + Z Peruuttaa muutoksen.

9 Suodattaminen: raporteissa on valmiina automaattisuodattimet taulukon yläreunassa. jos haluat esim. suodattaa 1. hakukohteen mukaan, valitse Hakulomake 1. hakukohde kentän suodattimista haluttu hakukohde, jolloin raportissa näkyy ainoastaan ko. hakukohteeseen hakeneet. 2.3 Asioiden perustiedot raportilla Asioiden perustiedot ovat aina samat riippumatta siitä, minkälaisesta asiasta raportti tehdään. Valintaruudulla valitaan ne kentät, jotka halutaan raportille. Asian tunniste tulee aina raportille ja siitä muodostuu linkki suoraan hakemukseen. Kohdassa Suodatus on mahdollista määritellä joitakin kriteereitä, joiden perusteella suodatetaan raportille tulevat tiedot. Esimerkiksi Asian tila suodattimella on mahdollista ottaa raportille vain hyväksytyt asiat. Yleensä on kuitenkin helpompaa tehdä suodattaminen vasta Excelissä.

10 2.3.1 Perustietojen kentät Asian tila Asian tila (esim hyväksytty, hylätty, kesken, käsitelty jne) Vaihe Asian vaiheen numero. Katso vaihenumerot ohjeen sivulta 5. Vireillepanoaika Päivämäärä ja kellonaika, jolloin asia on laitettu vireille, eli lähetetty vireillepanovaiheessa eteenpäin Käyttäjätunnus Vireillepanijan käyttäjätunnus. TKK:n sisäisillä käyttäjillä ulkopuolisilla (rekisteröityneillä käyttäjillä) sähköpostiosoite Sähköposti Vireillepanijan sähköpostiosoite Asiointikieli Vireillepanijan kielivalinta Nimi Vireillepanijan nimi järjestyksessä etunimi sukunimi Etunimi (1 Vireillepanijan etunimi. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Sukunimi (1 Vireillepanijan sukunimi. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Puhelinnumero (1 Vireillepanijan puhelinnumero. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Katuosoite lisärivi (1 Vireillepanijan katuosoitteen lisärivi. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Katuosoite (1 Vireillepanijan katuosoite. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Postinumero Vireillepanijan postinumero. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Postitoimipaikka (1 Vireillepanijan postitoimipaikka. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä. Maa (1 Vireillepanijan maa. Tieto saatavilla vain rekisteröityneiltä käyttäjiltä.