Miten mukaan julkisiin hankintoihin. Keminmaa

Transkriptio

1 Miten mukaan julkisiin hankintoihin Keminmaa

2 EKOCENTRIA JA KESTÄVÄT HANKINNAT -HANKE - EkoCentria on Savon koulutuskuntayhtymän yhteydessä toimiva valtakunnallinen kehittämisyksikkö - Tavoitteena kestävän ruokaketjun edistäminen - Valtakunnallisia ja alueellisia hankkeita - MMM, ESR, Savon koulutuskuntayhtymä

3

4 Elintarvikkeiden tuonnin kasvu TUOTE milj. tn Ruokaleipä 10,6 30, Tuore kala 35,0 156, Kalapakasteet 17,5 33, Perunapakasteet 9,7 23, Marjapakasteet 15,7 38, Vihannespakasteet 15,3 27, Hillot 2,8 8, Hedelmäsäilykkeet 32,0 63, Hedelmät 183,5 276,

5 Julkisten ruokapalveluiden merkitys Julkisia ammattikeittiöitä n kpl (ml. jakelukeittiöt), aterioita 419 milj./ vuosi (HoReCa-rekisteri 2011, Taloustutkimus oy) Julkinen sektori käyttää vuosittain n. 350 milj. euroa ruoan ja raaka-aineiden hankintaan Vaikuttavat yksilön, yhteisön ja ympäristön hyvinvointiin Kasvatuksellinen/ ruokavalintoja ohjaava rooli Ruoan ja ruoantekijöiden arvostuksen edistäjä/ Ruokakulttuurin edistäjä Luo kysyntää/merkittävä markkinakanava yrityksille Alueellisen elinkeinon kehittäjä

6

7 Kestävät hankinnat -hanke julkisten ruokapalveluiden hankintaosaamisen edistäminen tuottaa malleja kestävien elintarvikevalintojen kilpailutusprosesseista Hankehallinnointi EkoCentria Osatoteuttajat MTK, MTT, Kuule Oy Rahoitus maa- ja metsätalousministeriön Laatuketju

8 ISS, Kruunupyyn kuntaruokailukohteet Kuoripäällinen peruna, Paikallisia tuotteita keskitetyn logistiikan kautta? ÖSTERBOTTEN, SÖFUK/Yrkesakademin Luomuleipä oppilaitoksen ruokapalveluihin NAANTALI Naantalin ruokapalvelut Sesonginmukainen kalajaloste, Yhteistyö Turun seudullisen hankintatoimen kanssa MERI-LAPPI Meri-Lapin kuntapalvelut, Pororouhe Aloite seutuvaltuustolle, lähiruokapäivä ESPOO Espoo Catering Mansikkasose vanhusten ruokapalveluihin RAUTALAMPI Marjapirtelö välipalaksi kouluun ja vanhustenruokailuun JOENSUU/ PKSSK Jorma ohra sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen toimipisteissä LAPPEENRANTA Saimaan Tukipalvelut Oy, Ruisleipä ja ohrarieska, tuotetestaus KeHan PILOTIT

9 ELINKAARIANALYYSIT - MTT Voisiko elinkaarianalyysin tuloksista löytyä tulevaisuudessa hankintakriteerejä? (LCA, s-lca)

10 Mikä on julkinen hankinta? hankintayksiköitä valtio, kunnat, kuntayhtymät, seurakunnat sekä niiden omistamat yhteisöt/organisaatiot (omistusosuus 50 % tai enemmän) hankinta, jonka rahoituksesta julkisen sektorin osuus on 50 % tai enemmän esim. rakennerahastovaroilla, yritystuilla ja arpajais- tai veikkausvoittovaroilla rahoitetut toiminnot yksityisen yrityksen hankinta, johon saadaan julkista rahoitusta yli puolet avuksi kilpailutukseen on perustettu yhteishankintaorganisaatioita( Hansel Oy, KL-Kuntahankinnat Oy) sekä seudullisia hankintaorganisaatioita (Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hankintapalvelut)

11 Euroopan Unioni: Hankintalaki EU:n komission julkisia hankintoja koskeva hankintadirektiivi 2004, uudistus 2013 päätökseen Suomessa direktiivin mukainen hankintalaki : , päivitys 2010, kansallinen uudistustyö kaikista lain piiristä olevista hankinnoista julkaistava hankintailmoitus avointen tarjouskilpailujen määrä on lisääntynyt uudet mahdollisuudet osallistua, kilpailu kiristyy Yritysten syytä tuntea hankintamenettelyjen periaatteita (mm. menestyminen, muutoksenhaku)

12 Julkisia hankintoja koskeva uudistus Uudistunut direktiivi tulee voimaan alkuvuonna 2014 (täytäntöönpano jäsenmaissa 2016) Hintaperusteisten hankintojen sijaan haetaan kokonaistaloudellista hyötyä Kriteerit on mahdollista määritellä tarkasti (lähiruoka, ympäristöystävällisyys jne.) Hankintojen pilkkominen osiin helpompaa (lähituottajat hyötyvät) SGEI-palvelujen määrittely ja kilpailutus pysyy jäsenvaltioiden vastuulla

13 Ruokaturvallisuudesta Elintarvikemerkintöjä koskeva direktiivi Lihan alkuperämerkinnät: pakkauksessa on ilmoitettava missä eläin on syntynyt, kasvanut ja teurastettu. Komission laaja paketti eläinten ja kasvien terveydestä ruokaturvallisuutta lisäämään. VNP selonteko elintarviketurvallisuudesta

14 Hankinta-asioiden seuraaminen Julkisten hankintojen lainsäädännön tiedot löytyvät sivulta julkiset hankinnat julkisiin hankintoihin liittyvä lainsäädäntö Laajemmin lainsäädäntö ja KHO:n, KKO:n ja MAO:n päätökset löytyvät sivuilta Oikeuskäytäntöä löytyy myös markkinaoikeuden sivuilta päätökset -> hankinta-asiat Hyvistä käytännöistä ja ajankohtaisista asioista saa tietoa Suomen Kuntaliiton sivuilta: Yhteiskunnallisten maksujen ja velvoitteiden hoitamisesta saa tietoa verohallinnon sivuilta patentti- ja rekisteri- sekä verohallinnon yhteisestä rekisteristä

15 Hilma -ilmoituskanava HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset puolestaan saavat HILMAsta reaaliaikaista tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. Hilma löytyy www-osoitteesta: Julkaistuja hankintailmoituksia voi hakea erilaisin kriteerein Hilman hakukoneella

16 Tuottajan valmistautuminen kilpailutuksiin kuntien ja valtion palvelurakenteiden uudistuminen muuttaa julkisten hankintojen markkinoita (ulkoistaminen, yksityistäminen, palvelusetelit yms.) kilpailutuksen keskittyminen erikoistuneisiin hankintayksiköihin kasvattaa hankintojen keskikokoa, jonka takia yritysten on tarpeen etsiä yhteistoimintamuotoja toisten yritysten kanssa ja sopia alihankintasuhteita suurempien toimijoiden kanssa Julkisen hankintamenettelyn tunteminen on välttämätöntä Seuraa hankintailmoituksia/tarjouspyyntösivustoja, osallistu mahdollisiin avoimiin tiedotustilaisuuksiin ennen hankinta Esittele omia tuotantotapoja ja tarjontaa, vaikka tarjouskilpailua ei ole vielä järjestettykään, se ei ole kiellettyä, vaan antaa hankintayksikölle arvokasta tietoa markkinoiden tarjonnasta

17 Teknisen osaamisen vahvistaminen valmistautuminen ennen kilpailua teknisesti/tietoteknisesti helpottaa esim. lyhyissä kilpailutusajoissa ja jättää enemmän aikaa varsinaiseen tarjouspyynnön tekemiseen tietotekniikka ja sen hallinta on tärkeää yhä enemmän sähköistyvässä yritystoiminnassa Opettele tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, sähköisten tiedostojen tuottaminen/täyttäminen (pdf) Laadi tarjouspohjat, sopimuspohjat, ansioluettelot, referenssit, osaamisesi yms. sähköiseen muotoon

18 Teknisen osaamisen vahvistaminen Tallenna/skannaa kaupparekisteriote, verovelkatodistukset, vakuutustodistukset sähköiseen muotoon. Rekisteröi yritykselle sähköposti ja www-domainit (vähintään fitunnukset, tarvittaessa.com ja.eu ), osoitteet ovat jo yhtä tavanomaisia kuin puhelinnumero tms. Voiko tuotteitasi hankkia verkkokaupan kautta tai muun sähköisen järjestelmän kautta? Pystytkö tuottamaan sähköisen laskun?

19 Oman toiminnan kehittäminen oman liiketoiminnan kehittäminen antaa hyviä keinoja pärjätä julkisissa hankinnoissa pienhankinnoissa palvelupaketit, tuotteistaminen helpottavat ostajan työtä, samoin myyjän hinnoittelua yms. isommissa hankinnoissa vaaditaan laatujärjestelmiä, sertifiointeja, ympäristöasioiden huomioimista yms

20 Yhteistyön laajentaminen, verkostoituminen yhteistyön laajentaminen niin potentiaalisiin asiakkaisiin päin, että mahdollisiin toisiin yrityksiin päin, voi avata uusia mahdollisuuksia osallistua julkisiin hankintoihin ja menestyä niissä tutustu julkisiin organisaatioihin, hankintaohjeistukseen, hankinnoista vastuussa oleviin. pienhankinnoissa, joihin hankintalaki ei ulotu, on erityisten tärkeää tehdä henkilökohtaista myyntityötä, esittelyä yms. etsi yhteistyökumppaneita, verkostoidu, tee alihankintaa tms. isommissa hankinnoissa jo pelkkä alihankinta saattaa tuoda tuloa koko vuodeksi

21 Hankintaprosessi Hankintaprosessi on monivaiheinen menettely, joka alkaa hankinnan suunnitteluvaiheesta Julkisista hankinnoista annettu laki ja sen nojalla annetut asetukset eivät säätele hankinnan aloitusvaihetta. Julkisten varojen tehokkaan käytön kannalta kysymys on kuitenkin tärkeästä vaiheesta. Kunnan tulee tehdä strategiset linjaukset asiaa koskien sekä käytännön hankintaohjeet

22 Hankinnan valmistelu Suurimmissa hankinnoissa (investointihankinnat, palveluhankinnat) tehdään pohjatyötä jo budjetinsuunnitteluvaiheessa ja varsinainen valmistelutyö alkaa yleensä alkuvuodesta. Hankinnoista voidaan julkaista ennakkoilmoitus/tietopyyntö, jolloin tarjoajatkin voivat varautua ennakkoon tulevaan (hankinnan päättyessä jälkiilmoituksesta saa tietoa valitusta toimittajasta, sopimuksen arvosta yms.) Valmisteluvaiheeseen liittyy tarvekartoitus, hankintamenettelyn valinta sekä tarjouspyynnön laatiminen

23 Kynnysarvot pienhankinnat (alle ), kansalliset hankinnat ( ), EU-hankinnat (yli ) Yli euron hankintoja sääntelee hankintalaki hankinnan arvo/kokonaisuus määrittelee suurelta osin hankintamenettelyn (suora hankinta, erilaiset kilpailulliset menettelyt) hankintayksiköllä on kuitenkin suuri valta määritellä, mikä on hankittava kokonaisuus

24 Hankintamenettelyjä Avoin menettely: tarjouspyyntö voidaan lähettää julkaisemisen jälkeen esim. sähköpostilla suoraan toimittajille, joilta halutaan tarjous (aiemmin esittelyt, yhteydenotot!) Rajoitettu menettely: hankintailmoituksella haetaan isosta joukosta soveliaita toimittajia (esim. puitesopimukseen laajat tuotevalikoimat) toimittajat jättävät osallistumishakemuksen ennalta määriteltyjen kriteerien pohjalta tarjouspyyntö vain valituille toimittajille

25 Puitejärjestely: Hankintamenettelyjä yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan (väh. 3 kpl) väliset sopimukset vrt. seudullisten hankintatoimien kilpailutukset Suora hankinta: syy suorahankintaan perusteltava päätöksessä (kiire, lisähankinta, optioehto, pakkohuutokauppa tms.) Uusia menettelyjä: dynaaminen hankintajärjestely, sähköinen huutokauppa

26 Tarjouspyynnön laatiminen Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta itse päättää, mitä se on hankkimassa, millä ehdoilla ja mitä Tarjouspyyntöasiakirjasta on käytävä ilmi yksiselitteisesti hankinnan sisältö, laatu, laajuus, hankinnan keskeiset ehdot ja hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittava kirjallisina. Näin turvataan ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön tiedonsaanti ja kohtelu Tarjouspyynnön tulee olla niin selkeä, että tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ovat yhteismitalliset ja vertailukelpoiset Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja. Tarjouspyynnön laatimiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa myös siksi, että tarjouspyyntö on lopullinen eikä siinä esitetyistä edellytyksistä yleensä voida poiketa

27 Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön? Hyödynnä ennakkoon tehtyjä pohjia, liitteitä yms. Varaa tarpeeksi aikaa tarjouksen tekemiseen Mieti tarkoin pystytkö todella vastaamaan tarjoukseen, älä kokeile Käytä tarjouspyyntöä ja se rakennetta tarjouksen pohjana, näin huomioit kaikki tarvittavat asiat Hyödynnä kysymyksien mahdollisuus, jos sellainen on mahdollista Lue tarkoin tarjousohjeet, jos sellaiset on saatavilla, esim. Joensuun hankintatoimen tarjousohje (

28 Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen Hankintayksikön on ilmoitettava etukäteen ehdokkailta tai tarjoajilta edellytettävät vähimmäisvaatimukset, sekä arvioitava niiden täyttyminen ja pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden käyttäminen erillisessä hankintamenettelyn vaiheessa ennen varsinaista tarjousten vertailua. Tarjoajien soveltuvuuden ja poissulkemisperusteiden arviointi on siis erotettava hankinnan kohteeseen liittyvien tekijöiden eli tarjousten sisällön arvioinnista. Ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden arvioinnilla tarkoitetaan sen arvioimista, täyttävätkö tarjoajat ennalta asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät, tarjouspyynnössä esitetyt vähimmäisvaatimukset. Soveltuvuuden arviointia varten pyydettyjä asioita mm.: kaupparekisteriote liitteenä selvitys toimittajan taloudellisesta asemasta ennakkoperintärekisterin ote liitteenä verovelkatodistus liitteenä todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista

29 Tarjousten tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä Hankintayksikkö hylkää sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja Tarkistettavia asioita mm.: osatarjouksia ei ole tarjottu maksuehdot löytyvät tarjouksesta sitoutuminen noudatettaviin sopimusehtoihin referenssiluettelo tarjous on jätetty määräajassa sitoutuminen tarjousten voimassaoloaikaan

30 Tarjousten vertaileminen Tarjousvertailuun otetaan mukaan vain soveltuviksi todettujen tarjoajien tarjoukset Vertailtavia asioita mm.: hinta tekniset ominaisuudet palvelukuvaus laatujärjestelmä koulutus, työkokemus yms. asiakastyytyväisyys ympäristöasiat

31 Tarjouspyynnön tekijä: Ongelmakohtia mm. aikataulutus (laatiminen, tarjousajat) tuotteen/palvelun tarvitsijan ymmärtämättömyys hankintalain pykälistä tarjouspyyntö epäselvä, kiireellä tehty tarjouspyynnössä liian tiukat ehdot, raja-arvot tarjouspyynnössä vaatimukset, kriteerit kuvattu ympäripyöreästi esim. laatu tarjouspyynnöissä ei sallittu osatarjouksia, vaihtoehtoja hinnan sijaan kokonaistaloudellisuus Tarjouksen tekijä: tarjous jätetty myöhässä (tarjoajan vastuulla) ei löydy vastausta/hyväksyntää vaatimukselle tms. toimitusehtoja ei kunnioitettu (pyyntö rahtivapaasti lisätty toimituskulut) liian paljon turhaa yritystietoa lyhyt esittely, lisätiedot www-sivuilta ei sitouduta tarjouksen voimassaoloaikaan tehty osatarjous kokonaistarjouksen sijaan

32 Hankintapäätös Hankintayksikön on viipymättä tiedotettava tarjouskilpailuun osallistuneille tekemästään ratkaisusta ja sen perusteluista. Päätökseen on liitettävä ohjeet oikaisupyynnön tekemisestä ja muutoksenhausta markkinaoikeuteen. Tehdyn hankintapäätöksen jälkeen hankintaan liittyvät asiakirjat, lukuun ottamatta liikesalaisuuksiksi ilmoitettuja tietoja, ovat julkisia asianosaisille. Hinta ei voi koskaan olla liikesalaisuus. Ulkopuoliset tahot voivat vapaasti tutustua hankintaan liittyviin asiakirjoihin sopimuksen tekemisen jälkeen. Hankintasopimus voidaan lain mukaan tehdä yli EU-kynnysarvojen olevissa hankinnoissa vasta 21 päivän kuluttua siitä, kun päätös on annettu tiedoksi tarjoajille. Muissa hankinnoissa sopimus voidaan tehdä aiemmin

33 Sähköinen tarjouspalvelu Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaali on ilmainen palvelu toimittajille, josta he löytävät oman paikkakuntansa hankintatoimen julkaisemia tarjouspyyntöjä ja josta he voivat jättää tarjouksensa sähköisesti. Portaalin osoitteet löytyvät hankintailmoituksista (Hilmaan hakusanaksi esim. tarjouspalvelu ja paikkakunta) tai etsimällä palveluun liittyneiden hankintayksiköiden www-sivuilta

34 TARVITAAN LISÄÄ ELINTARVIKKEIDEN HANKINTAOSAAMISTA - UUSI Lähiruoan hankintaopas valtakunnallinen selvitys Lähiruoan aluetaloudelliset vaikutukset julkisissa ammattikeittiöissä (EkoCentria & HY/ Ruralia -instituutti)

35 PORTAAT LUOMUUN -OHJELMA - Ainoa valtakunnallinen ohjelma, jolla seurataan ja edistetään ammattikeittiöiden luomun käyttöä - Liittyneitä keittiöitä yli Ammattikeittiöiden luomun käytön laskuri (, kg, %) yhtenäisen ja luotettavan laskentamallin luomiseen - Ammattikeittiöille soveltuvien luomutuotteiden saatavuustiedot liittyneille (kysynnän ja tarjonnan kohtaaminen) - Mitä luomu maksaa ruokalistalla? -selvitys (Ateria )

36 KESTÄVÄ RUOKAKETJU Kestävä kehitys on kehitystä, joka tyydyttää nykyhetken tarpeet viemättä tulevilta sukupolvilta mahdollisuutta tyydyttää omat tarpeensa. - Ympäristön ja kehityksen Maailmankomission raportti,