Pirkanmaa2019. Henkiöstöasiat-teemaryhmän väliraportti Yhteiset asiat projektiryhmälle

Transkriptio

1 Pirkanmaa2019 Henkiöstöasiat-teemaryhmän väliraportti Yhteiset asiat projektiryhmälle

2 1. Teemaryhmän työskentely Teemanryhmän työskentely käynnistyi marraskuussa Joulukuun kokouksessa muodostettiin alatyöryhmät ja ne ovat käynnistäneet työskentelynsä. Työskentely on sujunut tavoitteen mukaisessa aikataulussa (katso aikataulu-dia). Alatyöryhmien kokoukset ovat ennen teemaryhmän kokousta. Henkilöstötietojen keruu ja henkilöstöetuudet on kokoontunut kolme kertaa. Henkilöstöpolitiikka ja erilliset kysymykset alatyöryhmä on kokoontunut kerran. Yhteistoiminta ja muutosjohtamisen suunnittelu on kokoontunut neljä kertaa. Teemaryhmän työskentelyyn on osallistuttu aktiivisesti. Eräillä osallistujille on pitkät matkat ja se on vaikuttanut osallistumiseen.taysin tiloissa osallistujille on järjestetty tarpeen mukaan etäyhteydet. Tähän asti kaikki kokoukset on pidetty Taysin tiloissa. Resurssitarpeet: Hankkeella työskentelee tällä hetkellä toimistosihteeri Minna Soinila (PSHP), joka huolehtii henkilöstötietojen ja etuuksien keruusta. Lisäksi toimistosihteeri Elina Ranta (PSHP) avustaa valmistelutehtävissä ja raporttien koostamisessa. Alatyöryhmiä on hyödynnetty tiedonkeruupohjien ja valmisteluaineistojen tuottamisessa. Esivalmistelun jälkeen tarvitaan resursseja muun muassa henkilöstötietojen siirron valmisteluun (väliaikaishallinnossa?), resurssien suunnittelu ja kohdentaminen palvelurakenteisiin ja palveluille, etuusvertailun valmistelutehtävät, muutostilaisuuksien järjestämistehtävät ja viestintä (8/2017-3/2018 arvio)

3 Henkilöstöasiat-teemaryhmän kokoonpano Raija Ruoranen, PSHP, puheenjohtaja Niina Pietikäinen, Tampere Eija Tetri-Lähde, Kangasala Vesa Koskinen, Nokia Mikko Nyberg, Mänttä-Vilppula Mira Hirvonen, Hämeenkyrö (Erkki Jortikka asti) Maarit Mäntykoski (Korhosen sijasta), Jämsä Tove Lindell, LSSAVI Arja Erola, Ely-keskus/KEHA-keskus Airi Mast, TE-toimisto Alatyöryhmän kokoukset ovat kerran kuussa ennen yhteiset asiat- projektiryhmän kokousta. Tinja Tähtinen, PSHP, Tehy Elina Pimiä, Tampereen kaupunki, Juko Reija Neva, Pirkanmaan Ely-keskus, Juko Aino Hirvonen, Tampereen kaupunki, Jyty Liisa Koota, TE-toimisto, Pardia Tarja Kranni, Nokian kaupunki, JHL Arja Herckman, Sastamala, Super Kari Hakari, Pirkanmaan liitto Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto Elina Ranta, PSHP, sihteeri

4 Henkilöstöasiat-teeman ryhmän alatyöryhmien kokoonpanot

5 Henkilöstöasiat-teemaryhmän työsuunnitelman aikataulu 12/2016 6/2017 Yhteistoimintamenettelyn ja muutosjohtamisen toimeksiantotilaisuus henkilöstöjohtajille Teemaryhmän kokoukset Yhteiset asiat- projektiryhmän kokoukset Henkilöstötietojen keruun toimeksiantotilaisuus henkilöstöjohtajille Väliraportti esivalmistelun johtoryhmälle Raportti esivalmistelun tuloksista Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Muilta teemaryhmiltä tulleet toimeksiannot Henkilöstötietojen keräys Etuusvertailutietojen keräys Henkilöstöpolitiikan (31.5.) ja muutosvalmennuksen läpiviennin valmistelu Yt-neuvottelut käytynä Yhteistoimintaneuvotteluiden käynnistämisen määräaika

6 Teemaryhmien väliraporttirunko Eteneminen suhteessa asetettuihin tavoitteisiin Tarkoituksena on saada aikaan suunnitelma henkilöstön siirrosta ja sen kohdentamisesta sekä koordinoida yhteistoimintaa ja muutoksen johtamista uutta sote- ja maakuntaorganisaatiota varten Pirkanmaalla. Henkilöstötietojen kerääminen on käynnistetty. Tieto kerätään vakanssitietoina, palkkakustannuksina ja henkilötyövuosikustannuksina ilman nimiä ja sosiaaliturvatunnuksia. Tiedot kerätään nykyisten organisaatioiden mukaisina palveluina ja toimintoina. Kaikki nykyiset palkkaustiedot kerätään. Niitä voi hyödyntää taloussuunnittelussa myöhemmin. Myös henkilöstöhallinnon menettelytapojen ja henkilöstöetuuksien kartoitus on alkanut. Yhteistoimintaneuvottelujen 1. vaiheen aloittamiseksi on valmisteltu yhtenäinen malli, joka sisältää toimeksiannon, kutsupohjan ja diasarjan. Yhteistoimintaneuvotteluissa ei ole välttämätöntä käsitellä nimitietoja tässä vaiheessa. Oleellista neuvotteluissa on todeta palvelut ja toiminnot ja se, että liikkeenluovutus koskee ao toimintojen henkilöstöä ja tukipalveluissa niitä, joiden työstä vähintään 50 % kohdentuu soten- ja maakunnan toimintoihin. Alatyöryhmä valmistelee seuraavaksi suunnitelman muutoksen johtamiselle sote- ja maakuntauudistuksen osalliselle henkilöstölle. Henkilöstöpolitiikan suuntaviivojen valmistelu on vasta aloitettu. Muita erilliskysymyksiä kuten paikallisia sopimuksia ei ole vielä käsitelty

7 2. Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja analyysi Henkilöstötiedot ja etuudet Henkilöstötiedot on pyydetty toimittamaan mennessä. Sen jälkeen tieto raportoidaan tilastotietoina. Tieto tuotetaan niin, että sen perusteella voidaan selvittää, mitä vakansseja/ tehtävänimikkeitä on sijoitettu palveluille ja toiminnoilla tämän hetkisen tilanteen mukaan. Organisaatioiden henkilöstöjohtoa on pyydetty tallentamaan tiedonkeruulomakkeet nimitiedoilla ao organisaatiossa, jotta tieto voidaan välittää valmisteluun, kun lupa nimitietojen käsittelyyn saadaan. Tieto kerätään vakanssitietoina, palkkakustannuksina ja henkilötyövuosikustannuksina ilman nimiä ja sosiaaliturvatunnuksia. Tietosuojavaltuutetulle on tehty lausuntopyyntö henkilöstötietojen keräämisestä nimillä. Arvioitu vastausaika on helmikuun loppu. VM:n kirje henkilöstötiedonkeruusta (VM037:00/2016) on aiheuttanut hämmennystä ja huolta, koska henkilöstötietojen keräämiselle ja valmistelulle annettu aikataulu poikkeaa oleellisesti Pirkanmaa2019-suunnittelusta. VM:n viestiin on lähetetty vastine ja siihen liittyen KT:n neuvottelupäällikkö oli yhteydessä henkilöstöteemaryhmän puheenjohtajaan. KT tukee henkilöstötietojen keruuta vakanssitietoina ilman nimiä. Henkilöstötietojen kerääminen jatkuu aikaisemmin sovitulla tavalla (nimitietoja ei kerätä) ja YTneuvottelut aloitetaan sovitulla aikataululla KEHA on antanut valmisteluohjeet ja oman aikataulun ELY-keskuksen, AVIn ja TE-keskuksen henkilöstötietojen keräämiseen ja se on todettu myös esivalmisteluhallinnon johtoryhmässä

8 2. Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja analyysi Henkilöstötiedot ja etuudet jatkuu Henkilöstöhallinnon menettelytapojen ja henkilöstöetuuksien kartoitus raportoidaan yhteensä tuloksina. Sen lisäksi työryhmässä analysoidaan vastaukset, jotta keskeiset ja säilytettävät etuudet tunnistetaan. Lisäksi henkilöstöhallinnon menettelytavoista on tarkoitus selvittää hyvät ja toteutuskelpoiset käytännöt, jotta niiden perusteella voidaan valmistella esimerkiksi uuden työnantajan henkilöstöhallinnon käytäntöjä. Pirkanmaan alueen kuntien, Pelastuslaitoksen, AVI:n, ELY-keskuksen, TE-toimiston, KEHA-keskuksen sekä sairaanhoitopiirin ja sen konsernin yhtiöiden henkilöstöjohtajille ja henkilöstöasiantuntijoille on pidetty yhteinen tilaisuus henkilöstötiedonkeruuta varten Seuraava yhteistilaisuus on henkilöstöetuuksien kartoitusta varten ja yhteistoimintaneuvotteluiden käynnistämisestä varten

9 2. Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja analyysi Yhteistoiminta ja muutosjohtamisen suunnittelu YT-neuvottelujen 1. vaiheen aloittamiseksi valmisteltiin yhtenäinen malli, joka sisältää toimeksiannon, kutsupohjan ja diasarjan. Organisaatioiden Yt-neuvottelujen aloituksen määräaika on , jotta tiedot vakansseista voidaan luovuttaa Yhteistoimintamenettelyn 1. vaihe (siirtyvä henkilöstö) jatkuu ns jatkuvan yhteistoimintamenettelyn periaatteella. Neuvotteluja ei ole tarkoitus päättää ennen kuin sote- ja maakuntalaki muutoksen mukainen maakuntaorganisaatio aloittaa toimintansa. Tässä vaiheessa Yt-neuvottelujen haasteena on se, että sote- maakuntalainsäädäntö ja sen luomat puitteet puuttuvat. Yhteistoimintamenettelyn 2. vaiheessa aloitetaan muun muassa neuvottelut tukipalveluhenkilöstön jakamisesta silloin, kun 50 %- tehtävä jakaantuu usealle työntekijälle. Lisäksi neuvotellaan työntekijöiden kohdentaminen palveluille ja mahdollisille muutoksille palveluverkossa. Jatkoneuvottelut tulevat sisältämän kaikki tavanomaiset henkilöstön siirtoon liittyvät asiat liikkeenluovutuksen yhteydessä. Tuleva väliaikaishallinto tulee tarvitsemaan oman yhteistoimintaorganisaation ja työsuojelun. Sen suunnittelusta ei ole vielä sovittu mitään. KEHA on antanut valmisteluohjeet ELY-keskuksen, AVIn ja TE-toimiston yt-neuvottelujen aikatauluun. Ohje poikkeaa teemaryhmän aikataulusta. Asiaa ei ole käsitelty vielä esivalmistelun johtoryhmässä

10 2. Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja analyysi Yhteistoiminta ja muutosjohtamisen suunnittelu jatkuu Muutoksen johtamisen suunnittelu on sisältänyt ehdotukset muuan muassa yhteisestä henkilöstön Kick off-tilaisuudesta (tai Change day), Keskusteluissa on esitetty myös esimiesten preppaamista muutoksen vetäjiksi kukin yksikössään ja kussakin organisaatiossa. Useat kaupalliset tahot ovat aktiivisesti tarjonneet muutosjohtamisen mallia. Mikäli sellaiseen päädytään, hankinta on kilpailutettava ja toteutukseen tarvitaan rahoitus. Teemaryhmältä on pyydetty myös maakuntakierrosta sote- ja maakuntauudistuksen osalliselle henkilöstölle. Muutoksen johtamisen aikataulu tullee jatkumaan myös uuden sote- ja maakuntaorganisaation alkuun asti ja uuden hallinnon niin päättäessä myös sen jälkeen. Kulttuurinen muutos tulee olemaan valtava. Tärkeät henkilöstöä yhdistävät strategiset linjaukset, palvelulupaus ja muut näkemykset puuttuvat. Henkilöstöpolitiikka ja erilliskysymykset Henkilöstöpolitiikan suuntaviivojen valmistelu on aloitettu. Muita mahdollisia erilliskysymyksiä kuten paikallisia sopimuksia ei ole vielä käsitelty

11 Muuta Työtilaa MyPirkanmaa ei ole pystytty hyödyntämään teemaryhmän jäsenten toimesta. Asiaa on käsitelty yhdessä, mutta näkemys työryhmässä oli, ettei sille ole aikaa. Celkee-kyselyynkään eivät kaikki ole vastanneet. Valmistelussa on ollut jännitteitä. Puuttumista työskentelyyn ja ohjeita muualta muilta tahoilta on ollut (KEHAn ohjeet, KT:n sähköpostit, VM:n kirje , eräät kuntajohtajat yhdessä henkilöstöjohtajien kanssa) Palvelukeskusten valmistelun seuranta on tapahtunut ensisijaisesti puheenjohtajan kautta ja valmistelusta on raportoitu teemaryhmälle. Teemaryhmän näkemykset on välitetty palvelukeskusvalmisteluun. Viestintäryhmään on oltu yhteydessä ja siellä on vierailtu. On odotettu apua henkilöstöviestinään ja myöhemmin muutosjohtamiseen. Puheenjohtaja on kutsuttu maku-teemaryhmien kehittämisiltapäivään. Puheenjohtaja on menossa myös sote-projektiryhmään kertomaan, mitä henkilöstöteemaryhmä valmistelee. Jotta henkilöstön siirto saadaan onnistumaan, henkilöstön johtaminen ja hallinto uudistettua sekä resurssit kohdennettua muiden ryhmien suunnitelmien mukaisesti yhteistyötä tarvitaan erityisesti seuraaviin ryhmiin: viestintä, konsernirakenne ja johtaminen, ICT, lapsi- ja perhepalveluiden ryhmä, kotona asumisen kehittämisen ryhmä, päihde- ja mielenterveyspalvelujen ryhmä, palveluverkko- ja integraatioryhmä, pelastustoimi ja varautuminen, ympäristön turvallisuus, luonnonvarat ja alkutuotannon edistäminen Ryhmiin kohdistuvat tarpeet ovat arvio tähän asti edenneestä valmistelusta