Kunnanvaltuusto on kokouksessaan :ssä 30 hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Tyrnävän kunnassa ja kuntakonsernissa.

Transkriptio

1 TYRNÄVÄN KUNTA Selonteko sisäisen valvonnan toteuttamisesta vuonna 2015 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Kunnanvaltuusto on kokouksessaan :ssä 30 hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet Tyrnävän kunnassa ja kuntakonsernissa. Kunnanhallitus on hyväksynyt ohjeen sisäisen valvonnan järjestämisestä. Ohjeessa on määritelty mm. sisäisen valvonnan rakenne Tyrnävän kunnassa, sisäisen valvonnan osatekijät, sisäisen valvonnan toteuttajat ja heidän vastuunsa, riskienhallintapolitiikka ja valvontatoimenpiteet toimintaprosesseissa. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointi Arviointikysely osastopäälliköille Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen arviointi vuodelta 2015 on tehty käyttämällä kunnanhallituksen hyväksymää arviointilomaketta. Arvion tekivät aluearkkitehti ja osastopäälliköt kukin omien osastojensa toiminnasta. Seuraavia kokonaisuuksia arvioitiin (keskeistä vastauksista kursiivilla): 1. Johtamisen hallinnon järjestäminen Osastopäälliköt (samoin aluearkkitehti) arvioissaan näkivät, että hyvä hallintotapa, kuntalaislähtöisyys toiminnassa ja strategiassa määritellyt arvot toteutuvat työkäytännöissä ja päätöksenteossa, samoin strategiassa ja toimintayksikössä määritellyt arvot toteutuvat käytännön toiminnassa hyvin. Kunnan, sen toimialojen ja vastuualueiden (ml. tulosalueet ja tuloyksiköt) organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen siten, että se tukee tulosalueen ja siihen kuuluvien vastuualueiden toiminnan asianmukaista suunnittelua, toteutusta ja seurantaa. Johtoryhmän mukaan toimialalla ja vastuualueilla on käytettävissä riittävä ohjeistus sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinasta, mutta koulutusta kuitenkin kaivataan lisää. Henkilöstöön liittyen kehittämistoimenpiteitä kaivattiin koulutuksen järjestämisessä ja ammatillisen osaamisen vahvistamisessa. Henkilöstön sairauspoissaoloja seurataan hyvin, mutta toimenpiteitä niiden hallintaan tarvitaan. Henkilöstötilinpäätös työhyvinvointikyselyineen on tehty viimeksi viime valtuustokaudella. Henkilöstön tilaa on

2 viime vuodet seurattu mm. johtoryhmätyöskentelyssä (työterveyshuollon tilastot on käyty läpi) ja erillistoimin osastoilla ja kehityskeskusteluissa. Meneillään on kehittämistoimia työterveyshuollon kanssa työkyvyn ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Kuntatyönantaja on antanut suosituksen henkilöstövoimavarojen arviointiin ja henkilöstöraportin kehittämiseen (tehdään kerran valtuustokaudessa). 2. Tavoitteiden asettaminen ja toteutumisen seuranta Kuntastrategian uudistaminen toteutettiin vuonna Strategiatyö käynnistettiin kunnan kotisisivuilla ja Facebookissa haastamalla kuntalaiset ideoineen osallistumaan prosessiin. Strategian laatimiseksi järjestettiin seminaarit valtuustossa, lautakunnissa ja henkilökunnan sekä yrittäjien kanssa. Kuulammen koulun oppilaat ovat osallistuneet strategian laadintaan kunnanjohtajan kuntatieto-opetuksen pohjalta. Myös alakoululaisilla on ollut mahdollisuus osallistua ainekirjoituksen ja piirrosten avulla. Strategiapalavereissa muodostunut aineisto on koottu ja tallennettu käytettäväksi Kuntastrategian lähdeaineistona. Kuntastrategia hyväksyttiin kunnanvaltuustossa , joten sitä ei vielä täysin voitu käyttää vuoden 2015 talousarvion valmistelussa (talousarvio ja kuntastrategia hyväksyttiin yhtä aikaa). Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden seuranta toteutettiin osavuosiraporttien avulla (neljän kuukauden raportti ja kahdeksan kuukauden raportti) ja tilinpäätöskertomuksessa. Lisäksi tehtiin raportit ja vertailu alueen kuntiin väestökehityksestä ja työllisyydestä kuukausittain samoin verokertymästä ja muutoinkin talouden toteutumisesta. Vuoden 2015 talousarvio ja taloussuunnitelma perustuivat pääosin joulukuussa 2015 hyväksyttyyn kuntastrategiaan. Johtoryhmän mielestä tulosalueiden ja tulosyksiköiden taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet ovat olennaisiin asiakokonaisuuksiin keskittyviä ja mitattavia. 3. Riskienhallinta Marsh Oy:n laatima riskienkartoitusraportti Vuonna 2013 ryhdyttiin käyttämään kunnan vakuutusten hoidossa vakuutusmeklaripalveluja. Riskienkartoitusraportin tiivistelmässä todetaan, että riskienhallinnan näkökulmasta Tyrnävän kuntaa voidaan pitää tyypillisenä kohteena. Riskiä parantavia seikkoja ovat: Merkittävimmät toiminnot, kuten lämmön, sähkö ja vedentuotanto on siirretty alueella toimivien yritysten tai kunnan omistamien itsenäisten oikeushenkilöiden tehtäväksi.

3 Kunnan tarjoamat muut palvelut ovat toiminnoiltaan ja kokoluokaltaan joko pieniä tai keskimääräisiä. Kunnan omistamat kiinteistöt ja muu omaisuus on tyypillistä eikä niihin liity erityistä riskiä (mm. kemikaalit) Riskiä heikentäviä seikkoja ovat: Kokonaisvaltaista riskienhallintajärjestelmää ei ole. Jatkuvuussuunnittelua tärkeiden kohteiden näkökulmasta on tehty pääsääntöisesti varautumissuunnittelun (vrt poikkeustila) mukaisesti. Toiminnan kannalta merkittävien kohteiden, kuten koulujen, päiväkotien, vanhusten palvelutalojen yms. tiloihin ei ole tehty kattavaa omaisuus- ja keskeytysriskikartoitusta tai jatkuvuussuunnitelmia. Kuntakonsernin ulkopuolelle ulkoistettujen tehtävien riskienhallinnan tasoa ei arvioida yhtenäisen mallin mukaisesti. Riskienhallinnan kokonaisvaltaisuus Sisäinen valvonta ja riskienhallinta ovat osa johtamista, johon on kiinnitetty vakavaa huomiota. Kunnanhallituksen hyväksymän sisäisen valvonnan ohjeen liitteenä on kattava kyselylomake sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen arvioinnista. Arvioidaan johtamista, tavoitteiden asettamista ja niiden seurantaa, riskienhallintaa, tietoa, tiedonvälitystä ja -kulkua sekä seurantamenettelyä. Arviointi on tehty vuosittain johtoryhmätasolla. Arvioinnit käsitellään yksiköissä ja toimielimissä. Arvioiden käsittelyprosessi tuo esiin heikot kohdat ja ohjaa toimia niiden korjaamiseksi. Riskeiltä suojaudutaan myös vakuutuksin. Vakuutusturvan oikealla tasolla pitämiseksi siirryttiin vuonna 2013 käyttämään vakuutusmeklaripalveluja. Turvallisuuteen on kiinnitetty erityistä huomiota. Kunnassa toimii nimettynä turvallisuusvastaava tehtävänään kunnan turvallisuutta, varautumista ja valmiussuunnittelua koskevat asiat. Kuntalakiin on lisätty säännökset kunnan ja kuntakonsernin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Uudistuksessa on erityisesti kiinnitetty huomiota sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kattavuuteen, järjestämiseen ja raportointiin. Säännökset tulivat voimaan vuoden 2014 alusta. Säännösten mukaan valtuuston tulee päättää kunnan kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Lisäksi hallintosääntöön on tehty tarpeelliset määräykset asiaa koskevasta toimivallasta ja tehtävien jaosta. Muilta osin viitataan jäljempänä esitettyihin kehittämistoimenpiteisiin.

4 Johtoryhmä nosti toimintaan ja kunnan tulevaisuuteen liittyvistä riskeistä vakavimmiksi valtionhallinnon kuntarakenteeseen, kuntien talouspohjaan, kuntien toimintavapauteen liittyvät toimenpiteet sekä turvallisuustilanteeseen liittyvät riskit ja henkilöstöriskit sekä sopimusriskit, hankintariskit, tietoturvariskit ja poikkeusoloista aiheutuvat riskit. Riskeinä pidettiin mm: Henkilöstön jarruttaminen muutosprosessin eteenpäin viennissä, palveluprosesseja ei saa ketterästi toteutettua, teknologian hyödyntäminen jää vähäiseksi epidemia, kiinteistöjen sisäilma-asiat, urakoitsijoiden toimintavarmuus. Lisäksi nähtiin tonttitarjontaan ja kaavoitukseen liittyviä riskejä. Osastopäälliköt näkivät tunnistettujen riskien hallintakeinoja seuraavasti: Päätöksentekokulttuuri, osastojen välinen yhteistyö, Dynasty-asiakirjahallinto, hankintakäytännöt, tietoturvaohjeistukset, säännölliset harjoitukset, teknologiaan perehtyminen, avoin keskustelu henkilöstön kanssa, oman toiminnan laajuuden ja osaamisen tarkastelu, ohjeistus, analyysit, vakuutusturva, varahenkilöjärjestelmän kehittäminen, kiinteistöjen kuntoarviot ja tutkimukset, hankintojen kehittäminen, kaavoitusasiat, ennakoiva ja pitkäjänteinen maapolitiikka ja maanhankinta, alueiden toteuttaminen osissa. Toiminnallisia kehittämismahdollisuuksia nähtiin seuraavasti: Lakimiespalvelujen käyttö tarvittaessa, osastojen välisen yhteistyön lisääminen, perustehtävien selkiyttäminen, oman osaamisen ja ostopalvelun tarkastelu, rajat ylittävä yhteistyö, henkilöstön yhteiskäyttö hallintokuntien välillä, maapoliittisen ohjelman laatiminen, uusi toimintakulttuuri (Rantaroustin koulu), sähköinen kilpailutus (Cloudia), kiinteistöjen kokonaisvaltainen hallinta ja maapoliittisen ohjelman laatiminen. 4. Tieto ja tiedonvälitys tai -kulku Tiedonvälitykseen oltiin yleisesti tyytyväisiä. Tieto, tiedonvälitys, vuorovaikutus yleensä siirtyvät ja keskittyvät entistä enemmän sähköisiin järjestelmiin. Toimivat vuorovaikutuskanavat ja -menettelyt vaativat panostuksia henkilöstön osaamiseen ja laitteistoon. Kunnanhallitus on ottanut käyttöön sähköiset kokouskäytännöt jo aikaisemmin ja sosiaali- ja terveyslautakunta otti käyttöön sähköiset kokouskäytännöt kertomusvuonna. Valmistelussa on edelleen sähköisten kokouskäytäntöjen laajentaminen muihinkin lautakuntiin. Sähköisten järjestelmien helppokäyttöisyys on otettu huomioon mm. kunnan kotisivujen ja intran suunnittelussa sekä sähköisten kokouskäytäntöjen kehittämisessä.

5 Tietoturva- tietosuojapoikkeamia ei ole ollut. Atk-laitetilojen lämpötilan seuranta on reaaliajassa. Jakamon kulunvalvontahälytykset toimivat. Hälytykset menevät vartiontiliikkeelle. Tiedotuskäytäntöjä on parannettu (esimiesinfot) ja otettu huomioon erityisesti intran uudistamista koskevassa suunnittelussa. 5. Seurantamenettelyt Sisäistä tarkastusta on kohdistettu vuorovuosin eri toimintoihin. Tarkastuslautakunnan tarkastuksen painopistealueena oli vuonna 2015 tekninen lautakunta ja lisäksi on käyty läpi erityisesti hankintoja koskevia viranhaltijapäätöksiä. Kohdennettuja tarkastuksia käytetään edelleen myös osana sisäistä tarkastusta. Työmenetelmiä: ostolaskujen ym. menotositteiden käsittelyyn kunnanhallitus ja lautakunnat nimeävät vastaanottajat ja hyväksyjät nimenkirjoitusoikeudet on määritelty hallintosäännössä päätösvalta ja delegoinnit määritelty hallintosäännössä ja delegointipäätöksin sopimusten seurannan hälytysjärjestelmä tietohallinnossa tietosuoja- ja tietoturvapolitiikat, tietoturvaohjeet, salasanakäytännöt ja ohjelmankäyttöoikeudet kirjaamiskäytännöt asioille. Kehittämistoimet Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen arviointiin laaditaan uusi (selkeämpi) kyselylomake. Kyselyn avulla riskienhallintatyölle saadaan näkyvyyttä ja se saadaan kiinteäksi osaksi toimintayksiköiden työtä. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta on järjestetään koulutusta (on toteutettu vuoden 2016 alkupuolella). Koulutuksessa oli mukana johtoryhmän lisäksi tulosalueiden esimiehiä. Tieto, tiedonvälitys ja -kulku vaativat edelleen toimenpiteitä, tarvitaan harjoittelua ja yhteistyötä erityisesti koko kuntaa koskevissa häiriötilanteissa.

6 Kiinteistöjen järjestelmällinen kuntoarvio. Perustyöhön keskittyminen. Jatketaan turvallisuustyötä. Kunnanhallitus on nimennyt rakennustarkastajan kunnan turvallisuusvastaavaksi.turvallisuusvastaava koordinoi ja toimii yhdyshenkilönä kunnan turvallisuutta, varautumista ja valmiussuunnittelua koskevissa kysymyksissä sekä seuraa yksiköiden turvallisuusasiakirjojen ajantasaisuutta ja tekee ehdotuksia turvallisuutta edistävistä toimenpiteistä. Kehitetään edelleen henkilöstön hyvinvoinnin toimintamuotoja. Kehittämistoimien toteutumista seurataan osavuosiraporteissa, jotka tehdään neljän kuukauden välein. Kannanotto sisäisen valvonnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toiminatavoissa on edelleen kehitettävää. Kohtuullinen varmuus sisäisen valvonnan tuloksellisuudesta vuodelta 2015 on saatu.