TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 1/11

Transkriptio

1 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 1/11 Kuntalain mukaan kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Selonteon laatimisen apuvälineenä käytetään oheista arviointilomaketta. Jokainen toimielimen alainen yksikkö täyttää lomakkeen ja käsittelee sekä sen että oman selonteon lista-asiana toimielimessään. Lomakkeella arvioidaan seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri 2. riskienhallinta 3. valvontatoimenpiteet 4. raportointi ja tiedonvälitys 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TULEE Arviointiasteikko: arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila kirjata kohtaan todentaminen, mistä (dokumentti, asiakirja, päätös, suunnitelma tms.) asian nykytilan voi osoittaa todeksi kirjata kohtaan oma arvio asian tai toiminnon nykytilasta asteikolla 0 4 laatia kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio sen kokonaistilanteesta. Lisäksi voi käyttää arviointiasteikkoa ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena 2 asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa 3 asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään 4 asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa.

2 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 2/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Ikäihmisten hyvinvoinnin ylläpitämisen ydinprosessin itsearviointi, päiväys toimintayksikön / liikelaitoksen Arvot ja toimintaperiaatteet Tavoitteet Yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritetty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian ja toimintasuunnitelmien toteutumista Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan Kyllä Johtosääntö, hy 4 Kyllä Ikilan vuosisuunnitelma ja pal 4 Kyllä Sopimusseuranta ja uudet pal 3 Johtamis- ja hallintotapa Yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Kyllä Johtosääntö, konserniohjeet, toim 4

3 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 3/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Kyllä Palvelusopimusten valmiste-lu ja 4 Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Ei kaikilta osin Vuonna 2016 valmisteltu uut 2 Budjetti alimitoitettu kasvavaan ikäi Toiminnan- ja talouden seu-ran 1 Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Kyllä Yksikön johdon toimesta laa-ditt 3 Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty Koulutus pääosin suunnitelmal-lista Kehityskeskustelut 2 Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla Kyllä Johtosääntö, konserniohjeet, palv 4

4 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 4/11 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan Kyllä Johtoryhmätyöskentely ja val 3 Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: - OMA ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA: Järjestelmät ovat kunnossa ja säännöllinen ikäihmisten palvelujen johtory

5 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 5/11 RISKIENHALLINTA Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Toimintaympäristöä ja siihen liittyviä muutoksia arvioidaan säännöllisesti Riskienhallinnan prosessi on ajantasainen ja dokumentoitu Kyllä Sopimusseurantaneuvottelut, sisä 3 Kyllä Yhteinen ja pa 2 Riskien tunnistaminen Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan suunnittelua ja seurantaa ja se perustuu järjestelmälliseen menetelmään Kyllä Työnjakojen ja delegointien mu 3 Kyllä Valvontasuunnitelma laadittu ja v 3

6 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 6/11 RISKIENHALLINTA Toiminnan kannalta oleelliset riskit on tunnistettu ja dokumentoitu ks. edellä ks. edellä Riskien arviointi Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti ks. edellä ks. edellä Riskeihin vastaaminen Kriittisille riskeille on määritetty hallintakeinot Kyllä, valvontasuunnitelma ja ohja Valvontasuunnitelma, seu-ran 3 Riskien raportointi Raportointi on järjestetty asianmukaisesti Kyllä Omavalvonta, arviointi ja au-dito 3 Tunnistetut merkittävimmät riskit: Monituottajamallin sopimusten moninaisuus ja laaja palvelujen kirjo sekä oman tuotannon hallinnan moninaisu Tilikautena toteutuneet merkittävät riskit: Budjetti ylittyi tilikaudella merkittävästi. Tilikautena toteutetut riskienhallinnan keskeiset toimenpiteet: Ohjauksen ja valvonnan edelleen kehittäminen ja aktiivinen osallistuminen Kuntako Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä tulevana tilikautena: Kuntakokeilu-hanke päättyy. Vahva yhteistyö jatkuu ohjau OMA ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA: Hyvä

7 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 7/11 VALVONTATOIMENPITEET Päivittäisvalvonta Hyväksymiset/ delegoinnit Omaisuuden hankinta, luovutus, hoito Toimintaprosessien arviointi Työtehtävien eriyttäminen Talousarvion toteutuminen Esimiesvalvonta on osa johtamista Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuuden Irtaimistoluettelot ovat ajan tasalla ja vastuuhenkilöt on nimetty Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Tarpeelliset työtehtävien eriyttämiset väärinkäytösten ehkäisemiseksi on tehty Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa Kyllä Uuden työntekijän perehdyt-täm 4 Kyllä Päätösvalmistelun keskittä-min 4 Kyllä Toimitaan hankintojen pro-ses 4 Kyllä Ollut tiryn yhteinen luettelo ja vas 3 Kyllä pääosin Prosessikaaviot ja sovitut toi-min 3 Kyllä Työnkuvat, tosin tilanteita ei ole 3 Kyllä Talouden ja toiminnan rapor-tit s 4

8 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 8/11 VALVONTATOIMENPITEET Sopimusten valvonta Sopimusten hallinta ja sopimusrekisteri on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Kyllä, paitsi sähköistä sopimus-tenh Sopimusjärjestelmän ylläpitä-jän 3 Laadun valvonta Käyttövaltuudet Ostopalvelujen sopimuksenmukaisuus ja oman toiminnan laatu varmistetaan Palvelujen hankintaa varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan Tietojärjestelmien käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Kyllä Sopimusseuranta, neuvotte-lut 4 Kyllä Palvelutuotannon valvonta-suu 4 Pääosin kyllä, valtavat käyttäjä-mää Tarkastukset ja palaute, pää-tök 3 Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: - OMA ARVIO VALVONTATOIMENPITEIDEN TILASTA: Valvontatoimenpiteet ovat hyvällä tasolla.

9 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ /2016 9/11 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS Raportointijärjestelmä Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Kaupunkitasolla paljon kehitettä-vää Arjen työn sujuvuudessa par 2 Tiedon analysointi Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Edelleen on paljon kehitettävää kok Tietoa käytetään aikaisempaa enem Raportoinnin taso, vertailta-vuu 2 Tiedonvälitysprosessi Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty Tiedon jakelu yksikön sisällä ja sidosryhmille on varmistettu Kyllä Nimetty vastuutiedottaja vie 3 Kyllä Säännöllinen johtoryhmä-työ 4 Tiedon ajantasaisuus Yksiköllä on tiedossa, miten häiriötilanneviestintä järjestetään Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti Kyllä, hankaluutena tilanteet, jois Viestinnän sujuvuus hä 3 Kyllä, pääosin 2 Ei ole mahdollista palkata pääl-lekk Perehdyttämisen aste 2

10 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ / /11 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS OMA ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA: Raportoinnissa ja tiedonkulun vahvistamisessa (ml. oikea-aikaisuus) on paljon y Ulkoistetun tietotuotannon tuottamissa materiaaleissa ollut epäselvyyksiä ja virh

11 TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/ / /11 SEURANTA Toimintayksikön itsearviointi Yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta Kyllä Kehityskeskustelut, oh-jau 3 Sisäinen arviointi Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti Ohjaus- ja valvontaryhmä, it-sea Omavalvonnan toteutumi-nen 3 Kyllä Tilaajapäällikön osalta ar-vio 3 Ulkoinen arviointi Tilintarkastajan sekä muiden tahojen arvioinnit käsitellään asianmukaisesti Suositukset analysoidaan ja et-sitä Lautakuntakäsittely, johto-ryh 3 Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: Valtionhallinto seuraa va OMA ARVIO SEURANNAN TILASTA: Hyvällä tasolla.