Lync Error! Use the Home tab to apply Otsikko 1 to the text that you want to appear here.

Transkriptio

2 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 1 (20) SISÄLLYSLUETTELO Lync... 1 Yhteystietoluettelo... 2 Yhteystietojen lajittelu ryhmiin... 3 Yhteystietoryhmän käyttö ja poistaminen... 3 Oman tila ja sijainti... 4 Tavoitettavuustiedot... 5 Yhteyden ottaminen muihin... 6 Oikeustasot... 7 Valikot... 7 Pikaviestien lähettäminen... 8 Pikaviestineuvottelun aloittaminen... 9 Toiminnot keskusteluissa ja kokouksissa... 9 Soittaminen ja videokeskustelut... 9 Tiedostojen lähettäminen... 9 Tiedoston lähettäminen kahdenkeskisessä keskustelussa Tiedoston lähettäminen kokouksen osallistujalle Sisällön jakaminen Hallinnan ottaminen jaetussa sisällössä Kokoukset Kokouksen asetukset Kokoukseen osallistuminen Kokouksen äänet Pikakokous Henkilöiden lisääminen kokoukseen Kokouksen tallentaminen Asetuksia Vastaanotettujen tiedostojen tallennus Ääniasetukset Oma kuva Lyncin käynnistäminen automaattisesti Oman tilin tietojen tarkistaminen Outlookin pikaviestiominaisuudet Sähköpostin lähettäminen pikaviesti-istunnosta Pikaviestin lähettäminen sähköpostin kautta Outlookin Keskusteluhistoria-kansion käyttäminen Keskusteluhistoria-kansion tarkasteleminen COPYRIGHT Salcom Group Oy Materiaalin osittainenkin kopiointi on kielletty ilman Salcom Group Oy:n kirjallista lupaa. Tämä materiaali on tarkoitettu ainoastaan jaettavaksi Salcom Group Oy:n koulutuksessa henkilökohtaiseen käyttöön. EHa / LYNC Copyright 2011

3 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 2 (20) LYNC Yhteystietoluettelo Lync sisältää pikaviestintä- ja tavoitettavuustoiminnot, joilla organisaation työntekijät voivat viestiä toistensa kanssa reaaliajassa niin kirjoittamalla kuin käyttämällä ääni- ja videoyhteyttä. Tavoittavuustilaa hyödyntämällä työntekijät voivat tarkistaa, onko kollega käytettävissä, kun tarvitaan välittömästi neuvoja tai on tehtävä tärkeä päätös, ja jos näin, he voivat ottaa nopeasti yhteyden luotettavalla ja suojatuilla pikaviestintäratkaisuilla. Lync käyttää tehokkaasti hyödykseen Microsoft SharePoint- ympäristöä ja osaakin päivittää tietoja käyttäjän omalta SharePoint-sivulta suoraan Lynciin. Samaten Outlook ja Lync vaihtavat tietoja, kuten käyttäjän saatavilla oleminen poimitaan automaattisesti Outlookin kalenteritapahtumista. Lync mahdollistaa myös kokousten pitämisen ja korvaa LiveMeeting-työkalut. Yhteystietoluettelo on luettelo henkilöistä, joiden kanssa olet usein yhteydessä. Kun käytät Lynciä, sinun on muodostettava yhteystietoluettelo. Yhteystiedon vieressä näkevästä väristä voi päätellä kyseisen henkilön tavoitettavuuden (Käytettävissä, ym.) 1. Mitä tapahtuu tänään. Tähän kenttään voi kirjoittaa vapaamuotoisesti statuksen. Tämä tieto noudetaan automaattisesti Sharepointin omalta sivulta. 2. Käyttäjän kuva. Päivitetään myös SharePointista. 3. Käyttäjän nimi, tila ja sijainti. 4. Valikot 5. Yhteystietoluettelo. Näyttää käyttäjän yhteystiedot. 6. Yhteystietojen tapahtumat. Näyttää yhteystietojen ja itsensä viimeaikaiset tilapäivitykset ja toiminnot. 7. Avoimet keskustelut 8. Yhteystietojen hakukenttä. Mahdollistaa muiden käyttäjien haun ja lisäämisen omiin yhteystietoihin 9. Usein käytettyjen yhteystietojen luettelo 10. Muut yhteystiedot ja mahdolliset muut yhteystietoryhmät. Käytetyt ja tallennetut yhteystiedot löytyvät näiden ryhmien alta. Toiminto Yhteyshenkilön etsiminen Yhteystiedon tai jakeluryhmän lisääminen yhteystietoluetteloon Henkilön yhteystietokortin tarkasteleminen Kirjoita hakuruutuun henkilön nimi tai sähköpostiosoite. Kirjoita henkilön tai jakeluryhmän nimi hakuruutuun ja vedä nimi Haun tulokset -ruudusta yhteystietoluetteloon. Napsauta henkilön tavoitettavuustietopainiketta. LYNC Copyright 2011

4 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 3 (20) Yhteystietojen lajittelu ryhmiin Lynciin voi luoda ryhmiä yhteystietojen hallintaa helpottamaan.ryhmän voi luoda samalla toiminnolla, jolla henkilö liitettäisiin ryhmään. Hiiren kursori siirretään halutun yhteystiedon päälle ja napsautetaan näkyvää +- painiketta. Jos ryhmää ei ole luotu, voidaan valita Lisää uuteen ryhmään ja määrittää ryhmän tiedot. Ryhmään määritetyt käyttäjät näkyvät jatkossa kyseisen ryhmän sisällä. Ryhmän voi pienentää ja palauttaa napsauttamalla pientä nuolta ryhmän nimen vieressä. Lisäksi ryhmän kaikille jäsenille voi soittaa tai lähettää viestejä helposti: soittopainike näkyy ryhmän nimen vieressä ja ryhmän nimeä hiiren kakkospainikkeella napsauttamalla saadaan esiin muita toimintoja. Kun jokin ryhmä on kerran muodostettu, voi muita lisätä siihen helposti: kyseinen ryhmä näkyy suoraan +-valikon alla. Yhteystietoryhmän käyttö ja poistaminen Ryhmän jäsenten kanssa voi aloittaa erilaisia aktiviteetteja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella ryhmän nimeä. Avautuvasta valikosta voidaan: 1. Aloittaa erilaisia yhteydenpitoja koko ryhmän kanssa 2. Siirtää ryhmän sijaintia ylös ja alas. 3. Poistaa ryhmä 4. Luoda uusi ryhmä. LYNC Copyright 2011

5 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 4 (20) Oman tila ja sijainti Oman tilan voi määrittää tarvittaessa napsauttamalla omaa tilaansa Lyncin pääikkunassa. Mikäli tilaa ei erikseen määritetä, haetaan tilatiedot Outlookin kalenterimerkintöjen mukaan. Näin kalenterissa olevan tapahtuman aikana käyttäjä näkyy automaattisesti kalenterimerkinnän mukaisessa tilassa. Tilaa voi kuitenkin vaihtaa myös manuaalisesti. Jos tilaa muuttaa käsin, voi sen palauttaa kalenterin mukaiseksi valitsemalla tilaksi Palauta tila. Tilan lisäksi käyttäjät voivat määrittää myös sijaintinsa. Sijainti määritetään tilan alapuolella olevaa sijaintia napsauttamalla. Jos sijaintikenttään kirjoittaa vapaamuotoisen sijainnin (esim. kotitoimistolla tai hotellissa ) jäävät nämä valittaviksi myöhempää käyttöä varten. LYNC Copyright 2011

6 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 5 (20) Tavoitettavuustiedot Jokaisella yhteyshenkilöllä on tavoitettavuustietopainike, josta näkee yhteyshenkilön tilan. Yhteyshenkilön tavoitettavuustietopainikkeen väri vaihtelee tilan mukaan. Kuvake / Tilateksti Käytettävissä Varattu Puhelu käynnissä Neuvottelussa Kokouksessa Ei saa häiritä Poissa Ei töissä Offline-tilassa Ei tavoitettavuustietoj a Estetty Kuvaus Yhteyshenkilö on online-tilassa ja voi osallistua keskusteluihin. Käyttäjä voi asettaa tämän tilan manuaalisesti. Yhteyshenkilö on käytettävissä, mutta osallisena toisessa toiminnossa. Toimintoja ovat: Puhelu käynnissä Yhteyshenkilö on puhelimessa tai osallistuu ääni- tai videokeskusteluun. Neuvottelussa Yhteyshenkilö on usean osapuolen keskustelussa puhelimen, äänen tai videon avulla. Kokouksessa Office Outlook -kalenteri osoittaa, että yhteyshenkilö on ajoitetussa kokouksessa. Käyttäjä voi asettaa tämän tavoitettavuustilan manuaalisesti. Tämä yhteyshenkilön tila näkyy, jos yhteyshenkilö on asettanut sinulle muun kuin Ryhmä-oikeustason ja seuraava ehto täyttyy: Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Ei saa häiritä. Yhteyshenkilö ei ole todennäköisesti käytettävissä. Tila näkyy seuraavista syistä: Yhteyshenkilön tietokoneessa ei ole suoritettu toimia määritetyn ajan kuluessa (oletusarvo 15 minuuttia). Yhteyshenkilön Office Outlook -kalenterin tai Poissa toimistosta - avustajan mukaan henkilö on poissa toimistosta. Yhteyshenkilö on tilapäisesti varattu. Kun yhteyshenkilö alkaa jälleen käyttää tietokonettaan, Lync palauttaa tavoitettavuustilan automaattisesti oikeaan tilaan. Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Poissa. Kontakti ei ole työpaikalla. Yhteyshenkilö ei ole käytettävissä. Tila näkyy seuraavista syistä: Yhteyshenkilö on itse asettanut tavoitettavuustilakseen Näkyminen muille offline-tilana. (Näkyminen muille offline-tilana ei ole käytettävissä oletusarvon mukaan. Järjestelmänvalvojan on otettava se käyttöön organisaatiolle ryhmäkäytännön avulla: EnableAppearOffline.) Lync ei ole käynnissä yhteyshenkilön tietokoneessa, tai yhteyshenkilö ei ole kirjautunut sisään. Yhteyshenkilö on estänyt tavoitettavuustilansa näkymisen sinulle. Lync ei voi määrittää yhteyshenkilön tilaa. Tämä tila johtuu yleensä siitä, että yhteyshenkilön tavoitettavuustila on tallennettu toiseen tietokonejärjestelmään (esimerkiksi sellaisen organisaation järjestelmään, joka ei ole organisaation ulkopuolinen kumppani). Tämä painike näkyy yhteystietoluettelossa estämäsi yhteyshenkilön nimen vieressä. Estämillesi henkilöille tilasi näkyy offline-tilana. LYNC Copyright 2011

7 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 6 (20) Yhteyden ottaminen muihin Kullakin yhteystietoluettelon yhteyshenkilöllä on tavoitettavuustietopainike sekä tilateksti, joka ilmaisee henkilön tavoitettavuuden ja viestintähalukkuuden. Voit käyttää tavoitettavuustietopainikkeen ilmaisemaa tilaa yhteyshenkilölle parhaiten sopivan yhteydenottotavan selvittämisessä. Lyncissa on useita viestintätapoja. Esimerkiksi napsauttamalla Soita-painiketta voit soittaa yhdellä napsautuksella tai napsauttamalla tavoitettavuustilapainiketta saat lisätietoja yhteyshenkilöstä tai viestintävaihtoehtoja. Käyttäjän tiedot saa auki napsauttamalla käyttäjän nimeä Lyncin yhteystiedoissa. 1. Yhteyshenkilön tila 2. Yhteyshenkilön nimi ja status 3. Yhteydenottokeinot 4. Lisätiedot paljastava valikko Toiminto Yhteyshenkilön tavoitettavuuden määrittäminen Henkilön yhteystietokortin tarkasteleminen Yhteydenpitotapojen tarkasteleminen Soittovaihtoehtojen tarkasteleminen Ilmoituksen saaminen yhteyshenkilön tavoitettavuuden muuttumisesta Tarkastele henkilön tavoitettavuustietopainiketta ja tavoitettavuustilaa. Napsauta henkilön tavoitettavuustietopainiketta. Napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa. Napsauta yhteyshenkilön Soita-painikkeen oikealla puolella olevaa nuolta. Napsauta yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa ja valitse Merkitse tilanmuutosilmoituksia varten. Kun yhteyshenkilön tila muuttuu, saat siitä ilmoituksen työpöydälle. LYNC Copyright 2011

8 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 7 (20) Oikeustasot Valittu kontakti on määritetty Työtoverit-tasolle Lyncin oikeustasojen avulla voit valvoa, mitä tavoitettavuustietoja muut käyttäjät näkevät. Saatat esimerkiksi haluta antaa matkapuhelinnumerosi vain tiettyjen työtovereidesi käyttöön. Matkapuhelinnumero annetaan yhteyshenkilön käyttöön kohdistamalla yhteyshenkilölle Työyhmä -oikeustaso. Seuraavassa taulukossa on lueteltu Lyncin oikeustasot ja tavoitettavuusmääritteet, jotka näkyvät kunkin oikeustason yhteyshenkilöille. Valikot Vaihtoehto Henkilön oikeustason muuttaminen Yhteydenoton estäminen henkilöltä Luettelon luominen yhteyshenkilöistä, jotka saavat yhteyden Ei saa häiritä -tilasta riippumatta Toimet Napsauta yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella, valitse Muuta tietosuojatasoa ja valitse taso. Voit myös vetää yhteystiedon oikeustasoryhmään, jos tarkastelet yhteystietoluetteloa oikeustasojen mukaan ryhmiteltynä. Napsauta yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelossa, valitse Muuta tietosuojatasoa ja valitse Estetty. Määritä Työryhmä-oikeustasoon ne yhteyshenkilöt, jotka saavat ottaa yhteyttä silloin, kun tavoitettavuustilaksesi on määritetty Ei saa häiritä. Lyncin toiminnot löytyvät -valikon alta. Jos valikko tuntuu hankalalta, voi kyseisestä valikosta valita komennon Näytä valikkorivi. Tämä tuo -valikon valikot erillisiksi valikoiksi Lync-ikkunan ylälaitaan. LYNC Copyright 2011

9 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 8 (20) Pikaviestien lähettäminen Lyncissa voit aloittaa pikaviesti-istunnon yhden yhteyshenkilön, useiden yhteyshenkilöiden tai ryhmän kanssa. Voit aloittaa pikaviesti-istunnon kaksoisnapsauttamalla yhteystietoluettelossa olevaa yhteyshenkilön nimeä. Toiminto Pikaviestin lähettäminen Hymiön lisääminen Kaksoisnapsauta yhteyshenkilöä yhteystietoluettelossa, kirjoita viesti ja paina ENTER-näppäintä lähettääksesi se. Aseta hiiren kohdistin paikkaan, johon haluat lisätä hymiön, napsauta hymiöpainiketta ja valitse hymiö. Pikaviestin lähettäminen ryhmälle Pidä CTRL-näppäin alhaalla ja valitse useita yhteystietoja. Napsauta viimeksi valitsemaasi yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä pikaviesti tai paina ENTER-näppäintä. Voit myös napsauttaa ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten Lähetä pikaviesti. Voit myös lisätä avoimeen keskusteluun uusia henkilöitä avoimen keskustelun oikeasta yläkulmasta. LYNC Copyright 2011

10 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 9 (20) Pikaviestineuvottelun aloittaminen Pikaviestejä voi myös vaihtaa ryhmien kanssa. Useita kohteita voidaan kutsua samaan keskusteluun. Pikaviestikokouksen aloittaminen useiden yhteyshenkilöiden kanssa Pidä CTRL-näppäintä alhaalla ja valitse yhteystietoluettelosta yhteyshenkilöt, jotka haluat kutsua. Napsauta viimeistä yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lähetä pikaviesti. Kirjoita viesti muokkausalueelle ja paina ENTER-näppäintä. Pikaviestineuvottelun aloittaminen ryhmän kanssa Napsauta hiiren kakkospainikkeella yhteystietoluettelon ryhmän nimeä ja valitse Lähetä pikaviesti. Kirjoita viesti muokkausalueelle ja paina sitten ENTERnäppäintä. TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA Soittaminen ja videokeskustelut Lync mahdollistaa käyttäjien keskeiset puhelinkeskustelut ja tietysti pikaviestikeskustelun voi muuttaa helposti puheluksi Pikaviestikeskustelun aikana kohdehenkilölle voi soittaa napsauttamalla Soita-painiketta. Haluttu soittamistapa voidaan valita napsauttamalla alasvetonuolta Soita-valikon vieressä. Videopuhelu alkaa samaan tapaan, napsauttamalla Video-painiketta. Tiedostojen lähettäminen Vedä lähetettävä tiedosto (tai lähetettävät tiedostot) hiiren avulla Windowsin kansiosijainnista yhteystietoluettelon yhteyshenkilön päälle. Kun pudotat tiedoston, tiedostonsiirtokutsu lähetetään vastaanottajalle. Jos vastaanottaja hyväksyy siirron, näyttöön tulee Tiedoston <tiedoston nimi> siirto on suoritettu -sanoma. Jos vastaanottaja hylkää siirron, näyttöön tulee <käyttäjä> ei hyväksynyt tiedoston <tiedoston nimi> siirtoa -sanoma. TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA Copyright 2011

11 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 10 (20) Tiedoston lähettäminen kahdenkeskisessä keskustelussa Jos olet keskusteluyhteydessä (pikaviestikeskustelu, puhelu tai videoneuvottelu) jonkun yhteyshenkilön kanssa, voit lähettää yhteyshenkilölle tiedoston (tai useita tiedostoja) vetämällä tiedoston Keskustelu-ikkunaan. Huomaa, että tiedostoa ei voi lähettää usealle yhteyshenkilölle. Vedä lähetettävä tiedosto (tai lähetettävät tiedostot) hiiren avulla Windowsin kansiosijainnista Keskustelu-ikkunaan. Kun siirto on suoritettu, Keskustelu-ikkunaan tulee näkyviin Tiedoston <tiedoston nimi> siirto on suoritettu -sanoma. Tiedoston voi lähettää myös käyttämällä keskusteluikkunan oikeassa ylälaidassa olevaa klemmarin kuvaketta. Lync ei tue tiedoston lähettämistä ryhmälle tai useille yhteyshenkilöille. Tiedoston lähettäminen kokouksen osallistujalle Sisällön jakaminen Jos osallistut pikaviesti-, puhelin- tai videoneuvotteluun, voit lähettää tiedoston yhdelle kokoukseen osallistuvalle. Napsauta Keskustelu-ikkunassa kokouksen osallistujaluettelossa hiiren kakkospainikkeella sen yhteyshenkilön nimeä, jolle haluat lähettää tiedoston, valitse Lähetä tiedosto ja valitse sitten lähetettävä tiedosto. Pikaviestikeskustelun aikana käyttäjät voivat jakaa keskenään useita resursseja: Työpöytä: näyttää keskustelun jäsenille jakavan henkilön työpöydän. Ohjelma: näyttää keskustelun jäsenille tietyn yksittäisen ohjelman PowerPoint-esitys: Mahdollistaa PowerPointesityksen pitämisen osallistujille Uusi luonnoslehtiö: vapaa piirros- ja kirjoitusalue Uusi kysely: näyttää keskustelijoille määritetyn gallupin johon keskustelijat voivat ottaa kantaa. Komennolla Näytä näyttämö-avautuu näyttämöalue, jolla muut jaetut sisällöt tavallisesti näkyvät. Jaetun ohjelman tai työpöydän tapauksessa, ylälaitaan ilmestyy palkki kertomaan sisällön jaosta. Jakaminen voidaan myös lopettaa tämän palkin kautta. Jaettu sisältö vaatii usein hyväksynnän vastaanottajilta. TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA Copyright 2011

12 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 11 (20) Jaettu sisältö näkyy vastaanottajille näyttämöllä: Hallinnan ottaminen jaetussa sisällössä Kun sisältöä jaetaan keskustelussa tai neuvottelussa, voivat muut osanottajat pyytää sisältöä hallintaansa esittäjältä, esimerkiksi ongelmatilanteissa. Hallintapyyntö tehdään keskusteluikkunan oikeasta yläkulmasta. Kun hallintaa pyydetään, esittäjä saa siitä pyynnön ruudun ylälaitaan: Samasta palkista voidaan tarvittaessa poistaa annettu hallinta tai lopettaa sisällön jakaminen. TOIMINNOT KESKUSTELUISSA JA KOKOUKSISSA Copyright 2011

13 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 12 (20) KOKOUKSET Microsoft Outlook -neuvottelulaajennusta käyttämällä voit ajoittaa kokouksen, jonka avulla voit jakaa sovelluksia, dioja, verkkosivuja, tekstisivuja tai virtuaalisen luonnoslehtiön. 1. Avaa Microsoft Outlook ja valitse Uusi onlinekokous tai Uudet kohteet / Online kokous 2. Käytä Outlookia osallistujien kutsumiseen ja kokouksen ajan ajoittamiseen. Määritä kokous muuten kuten tavallinen kokous. Älä poista kokouksen sisällöstä valmiita linkkejä, tai kokoukseen osallistuminen voi vaikeutua! Valitse Lähetä. Kokouksen asetukset Ennen lähettämistä, käyttäjällä on mahdollista muokata Online-kokouksen asetuksia. Asetuksiin pääsee kokouksen Kokous-välilehden Kokousasetukset painikkeella. Asetuksissa on kaksi oleellista asetusryhmää: Käyttöoikeudet ja esittäjät ja Kutsun kieli. KOKOUKSET Copyright 2011

14 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 13 (20) Käyttöoikeudet ja esittäjät-kohdasta käyttäjä voi määrittää käytännössä kaksi asiaa: ketkä voivat osallistua kokoukseen ja ketkä saavat esittäjän oikeudet. Kohdasta Käyttöoikeus määritetään sallitut osallistujat. Ei-sallitut voivat osallistua kokoukseen myös, mutta heidät on erikseen päästettävä sisään odotustilasta. Kohdasta Esittäjät määritetään ketkä ovat kokouksen esittäjiä ja voivat tarvittaessa hallita kokousta. Jos valitaan Valitsemani henkilöt ja napsautetaan Esittäjien hallinta-linkkiä, voidaan osallistujiksi valituista henkilöistä valita keille esittäjäoikeudet annetaan. Kokouksen asetuksista voidaan myös määrittää kieli kokouskutsulle. Kielet eivät ole valittavissa ilman tarvittavia kielipaketteja. KOKOUKSET Copyright 2011

15 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 14 (20) Kokoukseen osallistuminen Kokouksen äänet Pikakokous Jos kokous lisätään kalenterimerkinnäksi, Outlook 2010 antaa käyttäjän suoraan siirtyä kokoukseen hälytyksen tullessa suoraan kokouksen muistutuksesta: käyttäjä valitsee kokouksen ja napsauttaa alapuolelta Liity online-kokoukseen. Kokoukseen voi myös liittyä kokouskutsun linkkiä käyttäen. Jos käyttäjällä on Lync asennettuna, kokoukseen liittyminen käynnistää Lyncin kokoustoiminnot. Jos Lynciä ei löydy, voi kokoukseen edelleen osallistua Web Accessin kautta verkkoselaimella. Kokousta aloitettaessa voidaan päättää miten ääni määritetään. Älä yhdistä ääntä: Kyseinen käyttäjä ei kuulu kokouksessa lainkaan. Käytä Lynciä (integroitu ääni ja video): Käytetään Lyncin oletusäänija videolaitteita äänen ja videon toimittamiseen muille osallistujille. Soita minulle numeroon: näyttää muille osallistujille numeron johon soittaa tavoittaakseen kyseisen osallistujan. Yksinkertaisen pikakokouksen voi tarvittaessa aloittaa hetkessä ilman valmisteluja. Pikakokous aloitetaan ottamalla -valikon alta komento Pikakokous. Pikakokouksen osallistujat ja muut määritykset tehdään kokouksen aikana. KOKOUKSET Copyright 2011

16 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 15 (20) Henkilöiden lisääminen kokoukseen Uusia ja kutsumattomia ihmisiä voi myös tarvittaessa kutsua kokoukseen, jopa kokouksen aikana. Kokouksen ylälaidan kahta ihmistä muistuttavaa valikkoa napsauttamalla saadaan auki mm. kutsumiskomennot. Kutsu voidaan lähettää käyttäen Kutsu nimellä tai puhelinumerolla tai Kutsu sähköpostilla-komentoja. Kokousikkunan päälle voi myös raahata haluamansa henkilön Lyncin yhteystiedoista. Kokoukseen voi osallistua helposti myös kokoukseen osoittavalla hyperlinkillä tai osoitteella. Tämä osoite löytyy napsauttamalla kokouksen ylälaidasta löytyvää komentoa Liittymistiedot ja kokousasetukset. Avautuvassa ikkunassa on hyperlinkki kyseiseen kokoukseen. Osoite voidaan lähettää halutuille henkilöille vapaavalintaisella tavalla. Osoitteen avaamalla kyseinen henkilö pääsee kokoukseen tai aulaan pääsyä odottamaan, asetuksista riippuen. KOKOUKSET Copyright 2011

17 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 16 (20) Kokouksen tallentaminen Kokouksen voi tarvittaessa tallentaa. Tallentaminen aloitetaan napsauttamalla avoimen kokouksen >>-painiketta kokouksen toimintorivin oikeasta ylänurkasta ja valitsemalla Aloita tallentaminen. Kokoukseen osallistujat saavat tiedon tallentamisesta. Kokouksen aikana alalaidassa nähdään kokouksen tallentaminen. Kokoukseen osallistuvat henkilöt voivat tarvittaessa tallentaa kokouksen vaikka jokainen erikseen. Tallennusasetukset löytyvät tarvittaessa kokouksen Asetukset-valikosta. Asetuksista voidaan määrittää mitä tallentuu ja tarvittaessa avata myös tallenteiden hallinta. Kokous tallentuu aina paikalliselle tietokoneelle ja se tallentuu Lync-kokouksena ja / tai wmv-tiedostoja. Lync-tallenne on crec-tiedosto, joka on helppo ajaa moniin videoeditointiohjelmiin. Lync-tallenteen voi Tallenteiden hallinnan kautta myös suoraan KOKOUKSET Copyright 2011

19 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 18 (20) ASETUKSIA Lyncin asetukset löytyvät valitsemalla -valikosta Työkalut/Asetukset. Vastaanotettujen tiedostojen tallennus Lyncissä vastaanotetut tiedostot tallentuvat ennakkoonvalittuun kansioon. Kansiota voi vaihtaa asetusten kohdasta Tiedostojen tallennus. Ääniasetukset Asetuksista voidaan määrittää erikseen mihin vastaanotetut tiedostot (kohta Tiedonsiirto) ja minne Lync-tallenteet (kohta Lync-tallenteet) tallentuvat. Lynctallenteet tarkoittavat tallennettuja kokouksia ja pikakokouksia. Lyncin ääniasetukset asetusten kohdasta Soittoäänet ja äänet ja Äänilaite. Soittoäänet ja äänet kohdasta käyttäjä voi valita käytetyn Lyncin soittoäänen ja lisäksi määrittää miten äänet ovat käytössä. Äänilaite-kohdasta voidaan määrittää käytössä olevat äänilaitteet. ASETUKSIA Copyright 2011

20 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 19 (20) Oma kuva Käyttäjän kuva poimitaan oletuksena suoraan SharePointin omalle sivulle määritetystä kuvasta, mutta Lyncin asetuksista voi tarvittaessa vaihtaa käyttöön muunkin kuvan. Kuvan vaihtaakseen käyttäjän on ensin avattava asetukset valitsemalla asetuksista välilehti Oma kuva. Kuvassa on kolme vaihtoehtoa: 1. Älä näytä kuvaani: Ei kuvaa. 2. Yrityksen oletuskuva. Poimitaan SharePointin omalta sivulta jos sellainen on määritelty. Jos ei ole tai omalle sivulle ei ole määritetty kuvaa, lopputulos on sama kuin valitsemalla Älä näytä kuvaani. 3. Näytä kuva WWW-osoitteesta. Kenttään voi syöttää kuvan url-osoitteen. Lyncin käynnistäminen automaattisesti Lyncin voi määrittää käynnistymään automaattisesti (ja tietysti tätä samaa reittiä automaattisen käynnistyksen voi myös peruuttaa. Automaattinen käynnistyminen löytyy Lyncin asetuksista välilehdeltä Omat tiedot. Automaattinen käynnistyminen valitaan ruksaamalla kohta Käynnistä Lync automaattisesti, kun kirjaudun Windowsiin. Vastaavasti valinnan poistaminen poistaa Lyncin käynnistymisen Windowsin käynnistyessä. Oman tilin tietojen tarkistaminen Valitse asetuksissa välilehti Omat tiedot. Varmista Sisäänkirjautumisosoite-ruudun tiedot oikeiksi. 1. Määrittääksesi Lyncin asetukset manuaalisesti, napsauta Lisäasetukset-painiketta. Varmista, että Manuaalinen määritys -vaihtoehto on valittuna, ja varmista, että Sisäisen palvelimen nimi tai IP-osoite-, Ulkoisen palvelimen nimi tai IP-osoite- ASETUKSIA Copyright 2011

21 Salcom Group Oy Lync Pikaohje 20 (20) ja Muodosta yhteys käyttäen seuraavaa: -asetusten arvot on määritetty oikein. Valitse sitten OK. 2. Sulje Asetukset-valintaikkuna valitsemalla OK. 3. Kirjoita käyttäjänimesi ja salasanasi uudelleen Lyncin pääikkunassa ja yritä muodostaa yhteys uudelleen valitsemalla Kirjaudu sisään. OUTLOOKIN PIKAVIESTIOMINAISUUDET Sähköpostin lähettäminen pikaviesti-istunnosta 1. Valitse pikaviesti-istunnon aikana osallistujaluettelosta sen yhteyshenkilön nimi, jolle haluat lähettää sähköpostia. 2. Napsauta yhteyshenkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lähetä sähköpostiviesti. Pikaviestin lähettäminen sähköpostin kautta Napsauta Outlookin viesti-ikkunassa yhteyshenkilön nimen vieressä olevaa tilan ilmaisinta ja valitse sitten Vastaa käyttämällä viestiä Pikaviesti. Outlookin Keskusteluhistoria-kansion käyttäminen Lync luo Outlookiin Keskusteluhistoria-kansion ja tallentaa siihen keskusteluiden seuranta- ja lokitietoja. Kansio näkyy Outlookin kansioluettelossa muiden kansioiden (kuten Saapuneet, Lähtevät ja Lähetetyt) joukossa ja sisältää tietueen pikaviestiistunnoista, puhelinsoitoista ja välitetyistä puheluista. Jokainen Keskusteluhistoria-kansion kohde sisältää viestin päivämäärän ja kellonajan, aiheen ja keskustelun sisällön, osallistujien nimet sekä keskustelun suunnan (saapuva tai lähtevä). Lisäksi kansio sisältää tiedot kaikista ääntä sisältävistä keskusteluista ja, jos olet valinnut tämän vaihtoehdon, täydellisen tallenteen kaikista pikaviestikeskusteluista. Keskusteluhistoria-kansion tarkasteleminen 1. Laajenna kansioluettelo valitsemalla Outlookin siirtymisruudun Kaikki kansiot - kohdasta Postilaatikko. 2. Valitse Keskusteluhistoria. OUTLOOKIN PIKAVIESTIOMINAISUUDET Copyright 2011