Office365 laaja ohje. Versio Lisätty: Skype for Business -asetusten säätäminen

Transkriptio

1 Office365 laaja ohje Sisällys Käytettävissä olevat Office365 palvelut... 2 Skype for Business... 2 Käyttöönotto... 2 Kokouskutsu... 3 Outlook -ohjelman kautta... 3 Selaimella... 3 Ennen kokouksen alkua... 4 Liittyminen kokoukseen... 4 Outlook -ohjelman kautta... 4 Selaimen kautta... 4 Kokouksen hallinta... 4 Osallistujaluettelo... 5 Kutsu lisää osallistujia... 6 Esitä... 6 Kokouksen lopettaminen... 6 Mobiililaitteet... 6 Skype for Business -asetusten säätäminen... 6 Profiilikuvan vaihtaminen... 7 Äänilaitteen määritys... 7 Videolaitteen määritys... 7 Skype WWW -sovellus... 8 OneDrive for Business Versio Lisätty: Skype for Business -asetusten säätäminen

2 Käytettävissä olevat Office365 palvelut Käytettävissä oleva Office365 lisenssi määrittää mitä Office365:n palveluita voit käyttää. Exchange Online -lisenssi sisältää sähköpostin, kalenterin, yhteystiedot ja tehtävät -palvelun. Laajemmalla Office 365 Enterprise E1 -lisenssillä käytössä ovat näiden lisäksi mm. Skype for Business, OneDrive for Business sekä Wordin, Excelin, Powerpointin ja OneNoten online -versiot. Kirjaudu selaimella sähköpostiin niin näet mitä palveluita käytössäsi on. Skype for Business Skype for Business on henkilökunnan käyttöön tarkoitettu videoneuvottelusovellus. Sovelluksen avulla on mahdollista pitää yhteyttä Hangon kaupungin ja ulkopuolisten organisaatioiden käyttäjiin. Skype ja Skype for Business ovat eri tuotteet. Tässä ohjeessa käsitellään Skype for Busineksen käyttöä. Aikaisemmin Skype for Business oli nimetty Lync -nimellä. Lync nimi saattaa tulla vastaan esim. ulkopuolisissa kokouskutsuissa. Kaikki voivat liittyä Skype for Business kokoukseen. Kokousten järjestäminen ja käyttöä helpottavan Skype for Business -ohjelman käyttäminen on mahdollista vain käyttäjillä joilla on Office 365 Enterprise E1 sähköpostilisenssi. Ohjeessa käsitellään kokouskutsun tekemistä ja kokoukseen liittymistä. Tilaviestien määrittäminen, pikaviestit ja pikakokoukset on jätetty toistaiseksi ohjeen ulkopuolelle. Käyttöönotto Avaa Skype for Business -ohjelma tietokoneellasi. Jos kuvaketta ei löydy työpöydältäsi etsi se käynnistä - valikon kautta. Ota yhteys IT -tukeen jos ohjelmaa ei ole asennettu koneellesi. Ensimmäisellä käynnistyskerralla Skype for Business kysyy päivityksistä. Valitse päivitysten asentaminen ja hyväksy asetus.

3 Kirjaudu ohjelmaan omalla hanko.fi sähköpostiosoitteellasi, kirjautuminen edellyttää Office 365 Enterprise E1 -sähköpostilisenssiä. Jos olet kirjautunut omalla tunnuksellasi omalle koneellesi voit hyväksyä salasanan tallentamisen koneelle jolloin jatkossa et joudu erikseen kirjautumaan Skype for Business -ohjelmaan. Kokouskutsu Outlook -ohjelman kautta Avaa Outlook -sähköpostiohjelma -> Kalenteri Klikkaa työkaluriviltä New Skype Meeting -kuvaketta Skype kokouskutsu muistuttaa tavallista kokouskutsua, eli voit lisätä vastaanottajat, kokouksen aiheen ja aloitusajan normaalisti. Selkeyden vuoksi jätä sijainniksi automaattisesti lisätty skype kokous niin siitä ilmenee että kyseessä on Skype for Business -kokous. Kokouksen viestikenttään on luotu automaattisesti linkki Join Skype Meeting, sekä muuta tekstiä. Jätä tämä ennalleen, voit lisätä oman tekstisi automaattisesti lisätyn sisällön yläpuolelle. Outlookin ylärivillä on kokousasetukset kohta jossa voi määritellä esim. kenellä on oikeus esittää kokouksen aikana. Tätä asetusta voi muokata helposti myös kokouksen aikana joten kokousasetuksiin ei yleensä tarvitse koskea. Selaimella Avaa kalenteri ja laadi kokouskutsu normaalisti. Muuta kokouskutsu Skype -kokoukseksi painamalla yläosan Lisää Skype kokous -painiketta. Kokouskutsuun lisätään Skype for Business kokouksen liittymistiedot automaattisesti.

4 Ennen kokouksen alkua Jos käytät erillistä kokousmikrofonia (esim. Jabra) niin kytke se tietokoneeseen ja odota että käyttöjärjestelmä asentaa siihen ohjaimet automaattisesti ensimmäisellä liitäntäkerralla. Useimmiten äänilaite tunnistetaan automaattisesti mutta asetuksen voi käydä tarkistamassa Skype For Business -ohjelmasta. Ohjelman pääikkunassa on rattaan kuvake josta pääsee asetuksiin. Tarkista että äänilaite kohdassa on valittu oikea äänilaite. Jos videokuvaa tarvitaan niin videolaite välilehdeltä voi valita käytettävän webkameran. esim. useimmissa kannettavissa on integroitu web -kamera. Lisätietoja Skype for Business -asetusten säätäminen Liittyminen kokoukseen Outlook -ohjelman kautta Avaa Outlook -> Kalenteri Hyväksytyt Skype for Business kokoukset näkyvät kalenterissa. Paina hiiren oikeaa nappia kokouksen päällä ja valitse Join Skype Meeting Jos kokous ei ole kalenterissa (et ole hyväksynyt kokousta) niin voit etsiä kokouskutsun sisältävän sähköpostiviestin ja klikkaat viestin loppuosasta kokouslinkin auki Tulevat kokoukset näkyvät myös Skype for Business -sovelluksessa ja niihin voidaan liittyä sitä kautta. Selaimen kautta Hyväksytyt Skype for Business kokoukset näkyvät kalenterissa. Avaa kalenterimerkinnän tiedot ja valitse ylhäältä Liity Skype -kokoukseen Jos kokous ei ole kalenterissa (et ole hyväksynyt kokousta) niin voit etsiä kokouskutsun sisältävän sähköpostiviestin ja klikkaat viestin loppuosasta kokouslinkin auki Liityessäsi kokoukseen kysytään haluatko liittyä WWW -sovelluksella vai Skype for Business sovelluksella. Jos Skype for Business on asennettu koneellesi valitse se. Kokouksen hallinta Kokoukseen liityttäessä saatetaan kysyä miten kokouksen äänet yhdistetään. Valitse Skype for Business. Varsinainen kokous näyttää tältä. Osallistujien nimet ja profiilikuvat näkyvät omissa laatikoissaan.

5 Kuvakkeiden toiminnot ovat: 1 Osallistujaluettelo 2 Kutsu lisää osallistujia 3 Keskustelu -toiminto 4 Videokamera päälle / pois. Kuvaketta painamalla näytetään videon esikatselu ja esikatselu ruudussa olevalla aloita oma video painikkeella jaetaan videokameran kuva kokoukseen. 5 Mikrofoni päälle ja pois 6 Työpöydän tai sovelluksen esittäminen, ts. voit jakaa näkymäsi kokoukseen 7 Poistu kokouksesta 8 Puhelun kontrollit 9 Lisätoiminnot, mm. kokouksen lopettaminen Osallistujaluettelo Osallistujaluettelo näyttää kokoukseen osallistujat. Luettelon kautta voidaan hallita ulkopuolisten osallistujien oikeuksia. Alla olevassa esimerkissä Vieras -nimisellä käyttäjällä ei ole oikeutta esittää kokouksessa. Painamalla hiiren oikeaa nappia käyttäjän päällä voidaan asettaa käyttäjä esittäjäksi jolloin esim. tiedoston näyttäminen kokouksessa onnistuu. Käyttäjä voidaan myös vaimentaa (jos esim. mikrofoni kiertää) tai poistaa kokouksesta.

6 Kutsu lisää osallistujia Tarvittaessa kokoukseen voidaan kutsua lisää osallistujia lennosta. Kutsun voi tehdä joko kutsu lisää osallistujia painikkeella tai osallistujaluettelon alaosassa olevilla painikkeilla. Jälkimmäinen antaa enemmän vaihtoehtoja Syöttämällä käyttäjän sähköpostiosoitteen suoraan kutsuun, Skype for Business hälyttää käyttäjän tietokoneessa ja pyytää häntä liittymään kokoukseen. Osallistujaluettelo - Osallistujan toiminnot -> Kutsu sähköpostitse -toiminto lähettää käyttäjälle kokouskutsun sähköpostitse toimitettavana linkkinä. Esitä Toiminnon kautta voidaan näyttää kokouksessa esim. Excel tiedosto, kokouspöytäkirja tai selaimen näkymä. Vaihtoehtoja esittämiselle on useita, toimivimmat vaihtoehdot ovat esitä työpöytä jolloin koko työpöydän sisältö näytetään kokouksessa tai esitä ohjelmat jolloin voit valita minkä ohjelman sisältö näytetään kokouksessa. Kerrallaan vain yksi kokoukseen osallistuja voi esittää. Uusi esitys lopettaa edellisen esityksen. Kokouksen lopettaminen Poistu kokouksesta lopetuspainikkeella. Muut osallistujat jatkavat kokousta ja voit tarvittaessa liittyä takaisin kokoukseen. Kokouksen päättäminen tapahtuu lisätoiminnot -> lopeta kokous valinnan kautta Mobiililaitteet Älypuhelimille ja tableteille on saatavana Skype for Business -sovellus ilmaiseksi sovelluskaupoista. Lataa sovellus ja kirjaudu siihen omalla hanko.fi sähköpostiosoitteellasi. Kirjautuminen edellyttää Office 365 Enterprise E1 -sähköpostilisenssiä. Sovelluksen avulla voit liittyä kokoukseen tai tehdä uusia kokouskutsuja. Skype for Business -asetusten säätäminen Useimmiten oletusasetuksia ei tarvitse muuttaa. Asetuksia saattaa joutua vaihtamaan jos käytettävissä on useampia äänilähteitä tai kameroita tai jos kameran kuva ei ole mahdollisimman laaja. Myös oman profiilikuvan voi vaihtaa asetusten kautta. Avaa Skype For Business -ikkunasta rattaan kuva, valitse työkalut -> asetukset

7 Profiilikuvan vaihtaminen Oletuksena profiilikuvan pitäisi olla sama kuin Office365 palvelussa. Jos haluat käyttää eri kuvaa Skype for Busineksessa, sen vaihtaminen onnistuu oma kuva -kohdasta. Uusi profiilikuva päivittyy muutaman minuutin viiveellä. Äänilaitteen määritys Avaa Äänilaite -osio. Oletuksena käytettävä äänilaite näkyy valikossa. Jos haluat määrittää toisen laitteen valitse se listalta. Jos laitetta ei ole listattuna valitse käyttäjän laite. Jos valitset eri laitteen kaiuttimeksi ja mikrofoniksi ääni saattaa lähteä kiertämään. Videolaitteen määritys Avaa Videolaite -osio. Esim. kannettavissa Skype for Business saattaa oletuksena käyttää kannettavan integroitua kameraa vaikka ulkoinen kamera olisi liitettynä. Oletuksena kameran kuva on neliömäinen. Laajempi kuva-alaisella kameralla laajemman kuvan saa käyttöön kun poistaa valinnan rajaa ja keskitä oma video kokouksissa kohdasta. Asetus tulee voimaan kun sammuttaa ja käynnistää Skype for Business -ohjelman uudestaan

8 Alla esimerkki rajaa ja keskitä video asetuksesta. Vasemmassa kuvassa asetus on päällä, oikeassa kuvassa ei. Skype WWW -sovellus Skype kokoukseen voidaan liittyä selaimella vaikka käytettävissä ei olisikaan Skype for Business sovellusta. Koneeseen pitää asentaa selaimen lisäosa jota kone pyytää asentamaan ensimmäisen kokouksen yhteydessä. Ohjelman asennus on käyttäjätunnuskohtainen eikä sitä voida asentaa valmiiksi, liity ensimmäiseen kokoukseen riittävän ajoissa jotta voit asentaa ohjelman. Jos käytät erillistä kokousmikrofonia (esim. Jabra) niin kytke se tietokoneeseen ja odota että käyttöjärjestelmä asentaa siihen ohjaimet automaattisesti ensimmäisellä liitäntäkerralla. Hyväksytyt Skype for Business kokoukset näkyvät kalenterissa. Avaa kalenterimerkinnän tiedot ja valitse Liity Skype -kokoukseen Jos kokous ei ole kalenterissa niin etsi kokouskutsun sisältävän sähköpostiviesti ja klikkaa viestin loppuosasta kokouslinkki auki. Ensimmäisellä kerralla valitse Asenna Skype kokoussovellus (www -sovellus) ja liity sillä

9 Tallenna lisäosan asennuspaketti valitsemalla tallenna tiedosto Tallennettava tiedosto lisätään selaimen latausjonoon. Latausjono voi olla eri näköinen selaimesta riippuen. Tuplaklikkaa ladattu tiedosto auki ja hyväksy asennus (Ok, Suorita). Asennuksessa kestää muutamia sekunteja. Asennuksen jälkeen yritä liittyä kokoukseen painamalla liity kokoukseen painiketta. Jos ei onnistu sammuta selain ja liity Skype kokoukseen uudestaan. Tietokone kysyy millä ohjelmalla linkki avataan. Valitse Skype Meeting App, rastita muista tämä valinta ja klikkaa Avaa linkki -painikettta Liity Skype kokoukseen kirjoittamalla nimesi ja klikkaa liity.

10 Olet nyt liittynyt kokoukseen. Toiminnot ovat jokseenkin samat kuin Kokouksen hallinta -kohdassakin.

11 OneDrive for Business OneDrive for Business tarjoaa tallennustilaa johon pääsee käsiksi www -selaimella tai esim. mobiililaitteen sovelluksella. Sen avulla voidaan jakaa isoja tiedostoja kaupungin sisällä tai kolmansille tahoille. OneDrive for Business sisältyy Office 365 Enterprise E1 sähköpostilisenssiin. Ota huomioon ettei OneDrive -kansion tiedostoista tehdä varmuuskopioita eikä se sovi tietosuojaaineiston tallennuspaikaksi. OneDriveä voi käyttää mobiililaitteella, työasemaan asennettavalla clientillä tai selaimella. Alla ohjeet selaimella tapahtuvaan käyttöön: Avaa selain ja kirjaudu sähköpostiin -sivun linkin kautta. Kirjautumisen jälkeen näkyvät käytössäsi olevat sovellukset. Sovellusten joukossa on OneDriven ikoni. OneDriven tiedostonäkymä on yksinkertainen, Windowsin tiedostohallinnan tapainen näkymä. Selvennetään toimintaa muutamalla esimerkillä: TEHDÄÄN ONEDRIVEEN PROJEKTIT KANSIO, JONKA SISÄLLE TEHDÄÄN TESTI -ALIKANSIO Valitse ylhäältä Uusi -> Kansio. Anna kansion nimeksi Projektit. Projektit -niminen kansio ilmestyy tiedostonäkymään.

12 Klikkaa kansion nimeä ja se avautuu. Valitse ylhäältä Uusi -> Kansio ja anna kansion nimeksi Testi. Projektit kansioon ilmestyy Testi -niminen kansio. Avaa testi -kansio. Kansiorakenne käy nopeasti selville yläosassa olevan murupolun kautta. LISÄTÄÄN TESTI -ALIKANSIOON MUUTAMA TIEDOSTO OMALTA TIETOKONEELTA Varmista että olet testi -kansiossa. Valitse ylhäältä Lataa palvelimeen -> tiedostot. Ruutuun avautuu tiedostoikkuna josta voit poimia yhden tai useamman tiedoston. Useamman tiedoston (samasta kansiosta) voi valita pitämällä Ctrl nappia pohjassa samalla kun klikkaa tiedoston nimeä hiirellä. Esimerkissä on valittu esimerkki1 ja esimerkki3 -nimiset tiedostot ja sitten klikattu avaa painiketta. Hetken päästä tiedostot ovat latautuneet Office365:een ja näkyvät tiedostolistauksessa.

13 LÄHETETÄÄN TESTI -KANSIOON LISÄTTY TIEDOSTO SÄHKÖPOSTIN LIITTEENÄ Siirry sähköpostinäkymään vasemman ylänurkan valikko painikkeesta. Valitse ylhäältä Uusi -> Sähköpostiviesti ja kirjoita uusi viesti. Lähetä viesti vaikka omaan henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseesi (esim. gmail -osoite tms.) Valitse ylhäältä Liitä. Ruutuun avautuu näkymä josta voi valita mitä tiedostoja viestin mukaan lähetetään. Nyt liitetään OneDriveen ladattuja tiedostoja, varmista että vasemmalta on valittu OneDrive - Hangon kaupunki, tiedostot ja avaa Projektit -> Testi -kansio ikkunan keskimmäisestä osiosta. Valitse mukaan liitettävät tiedosto ja valitse Seuraava Tiedoston voi liittää sähköpostin liitteeksi kahdella tavalla. Liitä kopiona vastaa ns. normaalia liittämistä. Liitetiedosto lähetetään viestin mukana. Sähköpostien kokorajoitukset ja suodattimet tarkistavat liitteen ja voivat esim. poistaa liian ison liitetiedoston.

14 Jaa palvelun OneDrive linkkeinä valinta ei liitä tiedostoa viestin mukaan vaan ainoastaan linkin valitsemaasi OneDrive tiedostoon. Viestin vastaanottaja käy lataamassa tiedoston linkin kautta. Näin lähetettyä tiedostoa voidaan jälkikäteen päivittää tai se voidaan poistaa kokonaan OneDrivestä jolloin linkitys ei enää toimi. OneDriven linkki näkyy vastaanottajalle näin. Varsinaisen viestin alla on ilmoitus siitä että linkki on jaettu OneDrive for Business:in kautta ja linkki varsinaiseen tiedostoon. Linkki avaa tiedoston selaimessa josta sen voi tallentaa omalle koneelle.