Aina Skype for Business asetusten määrittäminen

Transkriptio

1 Aina Skype for Business asetusten määrittäminen Avaa Skype for Business Asetukset sivu painamalla Skype for Business-sovelluksessa rattaan kuvaa. Yleiset

2 Keskusteluikkuna Avaa omat keskustelut, kun kirjaudun sisään Valitsemalla tämän valintaruutu, käynnissä olevat keskustelut avataan uudelleen seuraavalla kirjautumiskerralla. Jos sinulla on käynnissä olevia keskusteluita, kun kirjaudut ulos Skype for Business sovelluksesta, nämä keskustelut avataan uudelleen seuraavalla kirjautumiskerralla. Näytä puhelun ohjaimet, kun Skype for Business on käynnissä taustalla Valitsemalla tämä valintaruutu, puhelun ohjaamiseen tarvittava käyttöliittymä pysyy etualalla, vaikka puhelun aikana avattaisiin muita sovelluksia. Sovellusikkuna Kun napsautat Skype for Business -sovelluksessa ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Sulje (X) - painiketta, Skype for Business pysyy toiminnassa niin, että saat edelleen ilmoituksia saapuvista puheluista tai viesteistä. Oletusarvon mukaan Sulje-painikkeen napsauttaminen pienentää Lyncin tehtäväriville. Voit valita, että Skype for Business -ikkuna pienennetään tehtävärivin sijaan ilmaisinalueelle valitsemalla vastaavan valintaruudun sovellusikkunassa. 1. Avaa Yleiset asetukset ja valitse Sovellusikkuna-kohdassa Pienennä ilmaisinalueelle tehtävärivin sijaan. Napsauta lopuksi OK. 2. Kun Skype for Business on yhteydessä verkkoon, voit tehdä seuraavanlaisia toimia: Pienennä Skype for Business tehtäväriville napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Pienennä-painiketta. Pienennä Skype for Business ilmaisinalueelle napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Sulje (X) -painiketta.

3 Henkilökohtainen Oman tilin asetusten määrittäminen 1. Oma tili. Kirjoita käyttäjätilisi nimi, esimerkiksi 2. Määritä yhteys Skype for Business-palvelimeen napsauttamalla Lisäasetukset -painiketta. Kokoonpano-asetukset määritetään yleensä automaattisesti, tai tekninen tuki määrittää ne sinun puolestasi. 3. Valitse Käynnistä sovellus automaattisesti, kun kirjaudun Windowsiin -valintaruutu, jos haluat yksinkertaistaa käynnistystä sekä kirjautua sisään automaattisesti ja käynnistää Skype for Business -sovelluksen aina, kun kirjaudut Windows-käyttöjärjestelmään. Tyhjennä tämä valintaruutu, ellet halua kirjautua sisään automaattisesti. 4. Valitse Käynnistä sovellus edustalla, kun se käynnistyy -valintaruutu, jos haluat sovelluksen pääikkunan avautuvan muiden ikkunoiden päälle, kun se käynnistetään. Jos tämä asetus ei ole valittuna, Skype for Business-kuvake näkyy Windowsin ilmaisinalueella, kun sovellus käynnistyy. Omien tietojen hallinta Määritä, miten Skype for Business toimii Microsoft Office -ohjelmien kanssa käyttämällä kohdassa Omien tietojen hallinta olevia asetuksia. Tässä kohdassa määritellään haluatko ottaa käyttöön Exchange-integraation.

4 1. Avaa Omat asetukset ja valitse Omien tietojen hallinta -kohdan avattavasta luettelosta joko Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook tai Ei mitään. Kun valitset Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook -vaihtoehdon, sovelluksen hakutoiminto käyttää yhteystietojen lähteenä yleisen osoiteluettelon lisäksi Microsoft Outlookin Yhteystiedotluetteloa. Kun valitset Ei mitään -vaihtoehdon, sovelluksen hakutoiminto palauttaa ainoastaan yleisessä osoiteluettelossa olevia yhteystietoja. Se ei käytä Windows-osoitteistoa eikä Outlookin Yhteystiedot-luetteloa. 2. Jos valitset Microsoft Exchange tai Microsoft Outlook -vaihtoehdon, tee jokin seuraavista toimista: Jos haluat läsnäolotietosi automaattisesti näkyviin ollessasi kalenteriin merkityssä kokouksessa, valitse Päivitä tavoitettavuustilani kalenteritietojen perusteella - valintaruutu. Käytä seuraavia asetuksia määrittääksesi edelleen, kuka voi nähdä nämä tiedot: Jos haluat näyttää nämä tiedot Työryhmän yhteyshenkilöille, valitse Näytä kokouksen aihe ja sijainti Työryhmä-tietosuojatason yhteyshenkilöilleni -valintaruutu. Jos haluat näyttää poissaolotietosi yhteyshenkilöillesi, valitse Näytä poissaolotiedot Ystävät ja sukulaiset-, Työryhmä- ja Työtoverit-tietosuojatasojen yhteyshenkilöilleni - valintaruutu. Poista valinta valintaruudusta, jos haluat piilottaa poissaolotiedot kaikilta yhteyshenkilöiltä. Jos haluat tallentaa keskusteluhistorian Outlookiin, valitse Tallenna pikaviestikeskustelut sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu. Pikaviestihistoriaa ei säilytetä, jos tämä valintaruutu ei ole valittuna. Jos haluat tallentaa puheluhistorian Outlookiin, valitse Tallenna puhelulokit sähköpostin Keskusteluhistoria-kansioon -valintaruutu. Puheluhistoriaa ei säilytetä, jos tämä valintaruutu ei ole valittuna.

5 Yhteystietoluettelo Valitse Yhteystietoluettelo-asetussivulla yhteystietojen lajittelu- ja näyttötapa. Voit valita laajennetun kahden rivin näkymän, jossa näkyy yhteyshenkilön kuva, tai tiivistetyn yhden rivin näkymän. Voit myös lajitella yhteyshenkilöitä aakkosjärjestyksessä tai tavoitettavuuden mukaan. Tila Jos et halua käyttää oletusasetuksia, Tila-asetusikkunassa voit muuttaa minuuttimäärää, jonka kuluttua Skypen tavoitettavuustilaa muutetaan. Määritä minuuttimäärä, jonka jälkeen tavoitettavuustilasi päivittyy tilaan Poistumassa tai Poissa, napsauttamalla ylä- ja alanuolia.

6 Jos käytössäsi on Skypen lisäksi matkapuhelin, muuttuu tilasi edellä mainittujen minuuttimäärien jälkeen Käytettävissä matkapuhelin. Radioverkon tilatieto siis päivittyy Poistumassa tai Poistunut tilojen sijaan. Jos käytössäsi on ainoastaan Skype liittymä, muuttuu tavoitettavuustilasi Poistumassa tai Poistunut, edellä mainittujen minuuttimäärien mukaisesti. Voit myös ohjata Skypen tunnistamaan automaattisesti, kun esität työpöytääsi Skypen kautta tai monistat näyttöä esimerkiksi videotykille. Valitsemalla Näytä tilakseni Älä Häiritse, kun esitän työpöytääni tai Näytä tilakseni Älä Häiritse, kun näyttöä monistetaan, Skype -tilasi päivittyy tilaan Esittää, etkä saa esityksen aikana muilta viestejä tai puheluita. Oma kuva Valittaessa Näytä oma kuva ja jos organisaation Active Directory -asetuksissa on määritetty, että henkilöiden valokuvat näkyvät heidän yhteystietojensa yhteydessä, valokuvasi näkyy automaattisesti. HUOM! AinaUCX palvelussa kuvien määrittely tapahtuu toimituksen yhteydessä. Ota tarvittaessa yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään kuvamäärityksien muuttamiseksi. Kuvan piilottaminen Organisaatiossa käytössä olevien määritysten salliessa voit piilottaa kuvasi muilta Lyncin käyttäjiltä. Yhteyshenkilöt näkevät tällöin tyhjän alueen valokuvan sijasta. Voit piilottaa kuvasi muilta Skype for Business käyttäjiltä napsauttamalla Asetukset-painiketta, valitsemalla Oma kuva > Piilota oma kuva ja valitsemalla sitten OK.

7 Puhelimet Puhelinnumeroiden lisääminen ja muuttaminen Puhelinnumerot näkyvät yhteystietokortissa. Ne näkyvät Skype for Business-yhteystiedoille yhteyshenkilön tietosuojatason mukaan. 1. Valitse Omat puhelinnumerot, napsauta lisättävän tai muutettavan numeron ruutua ja kirjoita numero. Käytä vain numeroita Älä käytä sulkeita tai väliviivoja. Kun lisäät kansainvälisen numeron, kirjoita +-merkki, maakoodi ja sen jälkeen paikallinen numero. 2. Jos haluat näyttää numeron yhteyshenkilöille, valitse numeron vieressä oleva Sisällytä yhteystietokorttiini -valintaruutu. Numerosi näkyy seuraavasti: Työpuhelin näkyy kaikille, lukuun ottamatta Ulkoiset yhteyshenkilöt- ja Estetyt yhteyshenkilöt -tason yhteyshenkilöitä. HUOM! Jotkin yritykset eivät salli työnumeron Sisällytä yhteystietokorttiini - valintaruudun poistamista. Matkapuhelin näkyy vain Työryhmä- ja Ystävät ja sukulaiset -tason yhteyshenkilöille. Kotipuhelin näkyy vain Ystävät ja sukulaiset -tason yhteyshenkilöille. Muu puhelin näkyy vain Ystävät ja sukulaiset -tason yhteyshenkilöille. Tämän vaihtoehdon avulla voit lisätä tai muokata lisänumeroita, kuten väliaikaisen toimiston numeroita tai vaihtoehtoisia matkapuhelinnumeroita.

8 VIHJE Jos haluat nähdä yhteyshenkilöiden tietosuojatasot, valitse yhteystietoluettelossa Tietoturvatasot-välilehti. Yhteyshenkilöt on ryhmitelty siellä tietosuojatason mukaan. Jos haluat muuttaa yhteyshenkilön tietosuojatasoa, napsauta yhteystietoluetteloa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Muuta tietosuojatasoa. Ilmoitukset Yleiset ilmoitukset Kun joku lisää sinut yhteyshenkilökseen, Skype for Business lisää hänet oletusarvoisesti luetteloon, joita saatat haluta lisätä omaan yhteystietoluetteloosi. Voit tarkastella tätä luetteloa milloin tahansa napsauttamalla Skype for Business pääikkunan yhteystietonäkymän Uusivälilehteä. Valitse henkilöt, jotka haluat lisätä yhteystietoluetteloosi, määritä kunkin tietosuojataso ja sijoita heidät haluamiisi ryhmiin. Määritä tämä toiminnollisuus seuraavasti: Napsauta Asetukset-painiketta, valitse Ilmoitukset ja valitse Ilmoita, kun joku lisää minut yhteystietoluetteloonsa -valintaruudun valinta.

9 Kun tila on Älä häiritse Jos olet kiireinen, voit vähentää työtä keskeyttäviä tekijöitä muuttamalla tilaksi Älä häiritse. Saatat kuitenkin haluta pitää yhteyttä tärkeisiin yhteyshenkilöihin. Voit määrittää, että poikkeuksena ovat yhteyshenkilöt, joiden tietosuojatasoksi on määritetty Työryhmä. Napsauta Asetukset-painiketta, valitse Ilmoitukset ja tee sitten jokin seuraavista Kun tilani on Älä häiritse -kohdassa: Voit piilottaa kaikki Skype for Business ilmoitukset niin, ettei sinua voi häiritä tilasi ollessa Älä häiritse, valitsemalla Älä näytä ilmoituksia. Jos haluat nähdä vain Työryhmän jäsenten lähettämät keskustelukutsut ja piilottaa kaikki muut ilmoitukset tilasi ollessa Älä häiritse, valitse Näytä keskusteluilmoitukset vain henkilöiltä, joilla on sama työryhmän tietosuojataso. Jos haluat nähdä kaikki ilmoitukset mutta rajoittaa keskustelupyynnöt vain Työryhmän jäsenille tilasi ollessa Älä häiritse, valitse Näytä kaikki ilmoitukset mutta vain Työryhmätietosuojatason henkilöiltä tulevien keskustelupyyntöjen ilmoitukset. Mikäli haluat muuttaa tapaa, jolla sovellus ilmoittaa esimerkiksi viestin saapumisesta tai jos esimerkiksi toteat, että osa pikaviestien keskustelukutsuista jää sinulta huomaamatta, voit lisätä niiden näkyvyyttä monella tapaa. Jos sovelluksen äänimerkit taas häiritsevät sinua, voit myös poistaa ne käytöstä. Kun olet todella kiireinen, voit poistaa käytöstä muilta kuin tärkeimmiltä yhteyshenkilöiltäsi tulevat ilmoitukset. Jos et halua ilmoitusta siitä, että joku on lisännyt sinut yhteyshenkilökseen, voit poistaa myös nämä ilmoitukset käytöstä. Jos et huomaa keskustelukutsujen ilmoituksia ja haluat, että ne kiinnittävät paremmin huomiosi, kokeile seuraavia: Määritä näyttösi niin, että Skype for Business on aina etualalla: napsauta Asetuksetpainikkeen vieressä olevaa alanuolta, valitse Työkalut ja sitten Aina ylinnä. Varmista, että sovelluksen äänimerkit ovat käytössä: Napsauta Asetukset-painiketta, valitse ensin Soittoäänet ja äänet ja valitse sitten Toista äänet (esimerkiksi saapuvien puheluiden ja pikaviesti-ilmoitusten soittoäänet). Varmista, että paneelin muut valintaruudut eivät ole valittuina. Varmista, että tietokoneen kaiuttimien ja muiden äänilaitteiden äänenvoimakkuus on päällä. Ääni-ilmoitusten poistaminen käytöstä Napsauta sovelluksen pääikkunassa olevaa Asetukset-painiketta, valitse Soittoäänet ja äänet ja poista sitten Äänet-kohdassa Toista äänet (mukaan lukien saapuvien ilmoitusten ja pikaviestien ilmoitukset) -valintaruudun valinta.

10 Pysyvä keskustelu Jos Skype for Business-järjestelmänvalvoja on määrittänyt sinut keskusteluryhmän valvojaksi, voit luoda omia pysyviä keskusteluryhmiä. Kun valitset pysyvät keskustelut ikonin sovelluksen päänäkymässä, pääset sieltä löytyvästä linkistä web-portaaliin, jossa keskusteluita hallitaan. Saat oletusarvoisesti viestejä Skype for Business -sovelluksessa seuraamistasi keskusteluryhmistä Jatkuvan keskustelun asetukset -ikkunassa määritettyjen asetusten perusteella. Halutessasi voit myös muokata ilmoituksia niiden ryhmien osalta, jotka kiinnostavat sinua eniten. Näytä viesti uudessa ikkunassa Avaa välittömästi sen keskustelun ikkunan, johon viesti lähetettiin. Näytä hälytys Väläyttää ilmoitusta tehtäväpalkissa. Anna äänimerkki Antaa valitun äänimerkin. Voit myös napsauttaa avattavan luettelon nuolta ja muuttaa valintaa. Voit lisäksi ottaa käyttöön oman äänitiedoston valitsemalla Selaa ja etsimällä haluamasi tiedoston.

11 Soittoäänet ja äänet Puheluiden soittoäänten valinta Eri soittoäänten määrittäminen auttaa sinua tunnistamaan saapuvien puheluiden puhelutyypin. 1. Valitse Puhelut-ruudussa puhelutyyppi, jolle haluat määrittää soittoäänen. Puhelutyyppi voi olla esimerkiksi työnumero tai yhteissoittoryhmä, jos sellainen on määritetty. 2. Voit kuulla ääninäytteen soittoäänestä napsauttamalla soittoääntä Soittoääni-luettelon oikeassa reunassa. Tiettyjen äänten valinta Sovellus toistaa oletuksena ääniä tiettyjen tapahtumien, esimerkiksi pikaviestin tai puhelun vastaanottamisen, yhteydessä. Jos et halua kuulla ääntä, poista Toista äänet (mukaan lukien saapuvien ilmoitusten ja pikaviestien ilmoitukset) -valintaruudun valinta. Valitse tai tyhjennä valinnat Äänet-kohdassa esimerkiksi kohdista Vaimenna saapuvien pikaviesti-ilmoitusten äänet tai Toista mahdollisimman vähän ääniä, kun tilani on Varattu tai Älä häiritse. Tiettyjen äänten määrittäminen: 1. Valitse Ääniasetukset ja vieritä Äänet-välilehdessä kohtaan Lync. 2. Valitse tapahtuma (esimerkiksi Puhelu päättyi). 3. Valitse Äänet-valikossa äänivaihtoehto ja kuulet sen äänilaitteestasi. 4. Valitse OK, kun olet valmis.

12 Äänilaite Skype for Business havaitsee tietokoneen äänilaitteet ja tietokoneeseen liitetyt yhteensopivat äänilaitteet, kuten kuulokemikrofonin, mikrofonin tai kaiuttimet. Offline-tilassa on käytettävissä rajoitettu määrä ääniasetuksia. Voit vaihtaa Skype for Business-puheluissa käytettävää äänilaitetta: Valitse Äänilaite-kohdassa avattavasta luettelosta haluamasi äänilaite. Napsauta laite vaihtoehdon vieressä olevaa vihreää nuolta, jos haluat kuulla ääninäytteen. Säädä äänenvoimakkuus vetämällä liukusäädintä. Parhaan lopputuloksen saavutat valitsemalla saman laitteen sekä kaiuttimelle että mikrofonille. Erillisten laitteiden valitseminen voi aiheuttaa äänen kaikumista puhelun aikana. Jos et voi välttää erillisten laitteiden käyttämistä ja ääni kaikuu, voit vähentää kaikumista alentamalla sekä mikrofonin että kaiuttimen äänenvoimakkuutta.

13 Videolaite Skype for Business-videopuhelu onnistuu parhaiten, kun määrität ja testaat kameran ennen käyttöä. Tarvitset kameran videopuhelujen soittamiseen ja videon jakamiseen kokouksessa, mutta et tarvitse kameraa videopuhelun vastaanottamiseen tai muiden käyttäjien videoiden katsomiseen. Jos käytössäsi on useita kameroita ja haluat vaihtaa laitetta, valitse se avattavasta luettelosta. Videosi näkyy ikkunassa heti, jos työasemasi tunnistaa videolaitteen. Kameran valintavalikosta voit tarvittaessa vaihtaa käytettävää kameraa, esimerkiksi kannattavan tietokoneen sisäänrakennetun ja mahdollisen erillisen kameran välillä. Saat esiin lisäasetukset, kuten väritasapainon, kontrastin ja kirkkauden sekä mustavalkotilan, napsauttamalla Kameran asetukset -painiketta. Näitä asetuksia vaihtamalla voit säätää videokuvaa sen tilan mukaan, jossa sillä hetkellä olet koska esimerkiksi huoneen valoisuusasteet voivat vaihdella eri tiloissa. Kun olet valmis, valitse OK.

14 Soitonsiirto Poista soitonsiirto käytöstä Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat puheluiden soivan vain työpuhelimessasi tai Skype for Business -sovelluksessa. Siirrä puheluni: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että puhelut siirretään välittömästi niin, etteivät ne soi ollenkaan työnumerossasi. Valitse sitten jokin seuraavista: Vastaaja Ohjaa puhelut suoraan vastaajaan. Matkapuhelin Ohjaa puhelut matkapuhelimeen, jos matkapuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa). Kotipuhelin Ohjaa puhelut kotipuhelimeen, jos kotipuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa). Uusi numero tai yhteyshenkilö Ohjaa puhelut numeroon, jota ei ole tässä luettelossa, tai Lync-yhteyshenkilölle. Edustajat Ohjaa puhelut edustajalle. Kun olet valinnut Edustajat, voit valita nykyisen edustajan tai luoda ja valita uuden edustajan. Yhteissoittoryhmä Puhelut soivat yhteissoittoryhmässä. Kun olet valinnut Yhteissoittoryhmä vaihtoehdon, voit valita nykyisen ryhmän tai luoda ja valita uuden ryhmän.

15 Soi samanaikaisesti: Valitse, jos haluat puheluiden soivan työnumerossasi ja toisessa numerossa yhtä aikaa. Valitse sitten jokin seuraavista: Matkapuhelin Puhelut soivat työ- ja matkapuhelimessasi, jos matkapuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa). Kotipuhelin Puhelut soivat työ- ja kotipuhelimessasi, jos kotipuhelinnumero on määritetty (puhelinasetuksissa). Uusi numero Puhelut soivat työnumerossasi ja numerossa, jota ei ole tässä luettelossa. Edustajat Puhelut soivat työnumerossasi ja edustajan puhelinnumerossa. Kun olet valinnut Edustajat, voit valita nykyisen edustajan tai luoda ja valita uuden edustajan. Yhteissoittoryhmä Puhelut soivat työnumerossasi ja yhteissoittoryhmässä. Kun olet valinnut Yhteissoittoryhmä -vaihtoehdon, voit valita nykyisen ryhmän tai luoda ja valita uuden ryhmän. Tiedostojen tallennus Tiedonsiirto -kohdassa määritellään kohdehakemisto, johon liitteet tallennetaan

16 Tallennus Tallenteet kohdassa määritellään kohdehakemisto, johon Skype for Business-tallenteet tallennetaan. Kohdehakemisto ei voi olla verkkolevy. Kuvan tarkkuus kohdassa valitaan haluttu tarkkuus

17 Skype-kokoukset Kun liityn kokouksiin Näytä pikaviesti Valitsemalla tämä valintaruutu, pikaviestialue näytetään kun liityt kokouksiin. Näytä osallistujaluettelo Valitsemalla tämä valintaruutu, osallistujaluettelo näytetään kun liityt kokouksiin. Neuvottelupuheluihin liittyminen Voit halutessasi käyttää neuvottelupuheluihin liittyessäsi muuta äänilähdettä kuin Skype for Business. Valittavissa olevat vaihtoehdot näkyvät alasvetovalikossa. Mikäli haluat, että äänilähde valitaan jokaiseen kokoukseen erikseen, valitse Kysy ennen tapaamiseen liittymistä, mitä äänilähdettä haluan käyttää.