VALTION KONSERNITASON HANKINTASTRATEGIA

Transkriptio

1 VALTIOVARAINMINISTERIÖ JULKINEN VALTION KONSERNITASON HANKINTASTRATEGIA Valtion hankintatoimen neuvottelukunta VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001

2 2 KUVAILULEHTI Julkaisija: VALTIOVARAINMINISTERIÖ Tekijät (toimielimessä: toimielimen nimi, puheenjohtaja): Valtion hankintatoimen neuvottelukunta Puheenjohtaja alivaltiosihteeri Juhani Turunen Julkaisun nimi (myös ruotsinkielinen): Julkaisun laji: Strategia-asiakirja Toimeksiantaja: Valtioneuvosto Toimielimen asettamispäivä: Valtion konsernitason hankintastrategia Julkaisun osat: Tiivistelmä: Valtion hankintatoimen neuvottelukunta on laatinut valtion konsernitason hankintastrategian tukemaan valtion hankintatoimen kehittämistä. Hankintatoimen nykytilaa ja sen keskeisiä ongelmia on selvitetty laajasti kahden valtiovarainministeriön asettaman työryhmän toimesta (työryhmämuistiot 23/1998, 9/2000 ja 18/2001). Valtion talousarviotalouden hankinnat vuonna 2001 olivat milj. euroa ja vuonna milj. euroa, mikä on noin 10 % valtion talousarvion kokonaismäärästä. Tämän lisäksi hallinnolle aiheutuu hallinnollisia kustannuksia, jotka ovat arviolta % hankintojen arvosta. Hankintojen kokonaismäärän kasvun lisäksi palveluhankintojen osuus on viime vuosien aikana jatkuvasti kasvanut. Ongelma-alueita on todettu löytyvän mm. hankintatoimen ohjaamisessa ja osaamisessa. Hallinnonalojen hankintastrategiatyössä pääpaino oli selvittää ne tuoteryhmät, joissa hallinnonaloilla oli suurimmat ostovolyymit tai jotka muuten olivat hallinnonalojen hankintatoimelle merkityksellisiä. Sen perusteella luotiin ns. ostosalkkuanalyysiä käyttäen hankintojen strateginen tuotepohjainen luokittelu kullekin hallinnonalalle. Valtion konsernitason hankintastrategiatyössä pääpaino on puolestaan ollut niiden keskeisten kehittämisalueiden löytämisessä, joihin konserninäkökulmasta tulee hankintatoimen ohjaus- ja kehittämistyössä keskittyä. Kehittämistoimenpiteitä koskeva ohjelma on erillisenä asiakirjana. Hankintojen strateginen luokittelu tukee tämän hankintastrategiatyön toimeenpanoa. Muut ostotoimintaan kuuluvat eli hankintojen toteuttamista koskevat kehittämisalueet tuodaan esille hallinnonalojen ja virastojen hankintastrategioissa. Avainsanat: Julkiset hankinnat, hankintastrategia, hankintatoimen neuvottelukunta Muut tiedot: Sarjan nimi ja numero: Kokonaissivumäärä: 13 Jakaja: Valtiovarainministeriö Kieli: Suomi ISSN: - Hinta: - Kustantaja: Valtiovarainministeriö ISBN: - Luottamuksellisuus: Julkinen

3 3 VALTION HANKINTATOIMEN NEUVOTTELUKUNTA Valtiovarainministeriö Valtioneuvosto on istunnossaan päättänyt asettaa valtion hankintatoimen neuvottelukunnan (VM085:00 / 2002). Neuvottelukunnan tehtävänä on: 1. kehittää ministeriöiden ja virastojen välistä hankintayhteistyötä, 2. edistää keskitettyyn kilpailuttamiseen ja muuhun hankintayksikköjen yhteistoimintaan liittyviä tehtäviä, 3. seurata ja arvioida valtion yhteishankintayksikön toimintaa sekä tehdä ehdotuksia yhteishankintayksikön palvelu- ja muiksi toimintatavoitteiksi, 4. kehittää hankintatoimen suunnittelu- ja seurantajärjestelmiä sekä muuta hankintatoimen infrastruktuuria, 5. seuranta hankintalainsäädännön kehittymistä sekä tehdä sitä koskevia aloitteita, ja 6. tehdä muitakin hankintatoimen kehittämiseen liittyviä esityksiä valtiovarainministeriölle ja kauppa- ja teollisuusministeriölle. Neuvottelukunnan puheenjohtajana toimii alivaltiosihteeri Juhani Turunen (valtiovarainministeriö). Jäseninä toimivat tuottavuusvirkamies Pekka Taipale (sisäasiainministeriö), kaupallinen neuvos Arto Koski (puolustusministeriö), tietohallintojohtaja Martti Favorin (ulkoasiainministeriö), hallintojohtaja Håkan Mattlin (opetusministeriö), hallintojohtaja Seija Petrow (liikenne- ja viestintäministeriö), hallitusneuvos Elise Pekkala (kauppa- ja teollisuusministeriö), asiantuntija Krista Konstenius (valtiovarainministeriö) ja erikoistutkija Katariina Kemppainen (Helsingin kauppakorkeakoulu). Tehtävänsä mukaisesti neuvottelukunta on hyväksynyt valtion konsernitason hankintastrategian. Strategia-asiakirjan ovat valmistelleet ja neuvottelukunnan käsittelyn jälkeen toimittaneet hallitusneuvos Miliza Vasiljeff (valtiovarainministeriö), tuottavuusvirkamies Pekka Taipale (sisäasiainministeriö), erikoistutkija Katariina Kemppainen (Helsingin kauppakorkeakoulu) ja johtava konsultti Liisa Lehtomäki (HAUS kehittämiskeskus Oy).

4 4 SISÄLLYS JOHDANTO... 5 VALTION KONSERNITASON HANKINTASTRATEGIA VALTION HANKINTATOIMEN KEHITTÄMISEN LÄHTÖKOHDAT JA PERIAATTEET VALTION KONSERNITASON HANKINTASTRATEGIAN PERUSTA Päämäärä - mihin strategiaa tarvitaan Visio mihin olemme menossa KESKEISET KEHITTÄMISALUEET Hankintatoimen ohjaus Hankintatoimen organisointi Hankintayhteistyö ja keskitetyt hankinnat Tietotekniikan hyödyntäminen Hankintaosaamisen kehittäminen Palveluhankintojen kehittäminen Muut kehittämisalueet VALTION HANKINTATOIMESSA KÄYTETTÄVÄ TUOTELUOKITTELU JA SEN KUVAUS KEHITTÄMISOHJELMA LIITE 1. TUOTELUOKAT JA NIIDEN KUVAUS... 12

5 5 JOHDANTO Valtion hankintatoimen neuvottelukunta on laatinut valtion konsernitason hankintastrategian tukemaan valtion hankintatoimen kehittämistä. Hankintatoimen nykytilaa ja sen keskeisiä ongelmia on selvitetty laajasti kahden valtiovarainministeriön asettaman työryhmän toimesta (työryhmämuistiot 23/1998, 9/2000 ja 18/2001). Valtion talousarviotalouden hankinnat vuonna 2001 olivat milj. euroa ja vuonna milj. euroa, mikä on noin 10 % valtion talousarvion kokonaismäärästä. Tämän lisäksi hallinnolle aiheutuu hallinnollisia kustannuksia, jotka ovat arviolta % hankintojen arvosta. Hankintojen kokonaismäärän kasvun lisäksi palveluhankintojen osuus on viime vuosien aikana jatkuvasti kasvanut. Ongelma-alueita on todettu löytyvän mm. hankintatoimen ohjaamisessa ja osaamisessa. Konsernitason hankintastrategiatyössä on huomioitu hallituksen strategia-asiakirjan vuoden 2003 tietoyhteiskunta-, yrittäjyyden politiikka- ja tuottavuusohjelmissa esille tuodut kytkennät hankintatoimeen. Työssä on lisäksi erityisesti hyödynnetty kokemuksia, joita on saatu vuosina toteutetussa hallinnonalojen hankintastrategiatyössä sekä ko. työn tuloksena laadittuja hallinnonalojen hankintastrategioita. Hallinnonalojen hankintastrategiatyössä pääpaino oli selvittää ne tuoteryhmät, joissa hallinnonaloilla oli suurimmat ostovolyymit tai jotka muuten olivat hallinnonalojen hankintatoimelle merkityksellisiä. Sen perusteella luotiin ns. ostosalkkuanalyysiä käyttäen hankintojen strateginen tuotepohjainen luokittelu kullekin hallinnonalalle. Valtion konsernitason hankintastrategiatyössä pääpaino on puolestaan ollut niiden keskeisten kehittämisalueiden löytämisessä, joihin konserninäkökulmasta tulee hankintatoimen ohjaus- ja kehittämistyössä keskittyä. Kehittämistoimenpiteitä koskeva ohjelma on erillisenä asiakirjana. Hankintojen strateginen luokittelu tukee tämän hankintastrategiatyön toimeenpanoa. Muut ostotoimintaan kuuluvat eli hankintojen toteuttamista koskevat kehittämisalueet tuodaan esille hallinnonalojen ja virastojen hankintastrategioissa.

6 6 VALTION KONSERNITASON HANKINTASTRATEGIA 1 VALTION HANKINTATOIMEN KEHITTÄMISEN LÄHTÖKOHDAT JA PERIAATTEET Valtion konsernitason hankintastrategia sisältää kannanotot siitä, mihin seikkoihin keskittymällä lähi vuosien aikana valtion hankintatoiminta kehittyy ja uudistuu yhteiskunnan ja toimintaympäristön muuttuessa tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Lisäksi siinä määritellään seikkoja, joilla edistetään parhaiden toimintatapojen käyttöönottoa valtion hankintatoimessa. Valtion konsernitason hankintastrategia on täten väline, jonka avulla hallintoa ohjataan toimimaan hankintatoimen kehittämisessä strategiassa esitetyllä tavalla. Se koskee sekä ydintoimintaan että tukitoimintaan liittyvien tavaroiden, materiaalien ja palvelujen hankintoja sekä urakoita. Valtion konsernitason hankintastrategian toimeenpano tapahtuu valtion talousarviotalouden piiriin kuuluvien yksiköiden eli ministeriöiden sekä niiden alaisten virastojen ja laitosten toimesta. Hankintastrategian periaatteet ovat sovellettavissa myös valtion liikelaitoksissa ja valtion budjettitalouden ulkopuolisissa rahastoissa. Näitä periaatteita voidaan lisäksi noudattaa soveltuvin osin valtionaputaloudessa. Valtion hankintatoimen kehittämisen lähtökohdat ja periaatteet voidaan tiivistää seuraavasti: Hankintatoimi on oma johdettava kokonaisuutensa, jonka asemaa ja arvotusta kehitetään määrätietoisesti. Hankintatoimi on ammattitaitoisesti ja osaamiseltaan kilpailukykyisesti hoidettu tukitoiminto, joka tarjoaa organisaatiolle oikeanlaatuiset palvelut taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankintatoimi hyödyntää kilpailuttamismahdollisuudet ja pyrkii sekä valtionhallinnon että hankintayksikön kannalta kokonaistaloudelliseen lopputulokseen käyttäen sovittuja yhteistyömalleja ja esim. yhteishankintayksikön palveluja siten, että omat voimavarat voidaan kohdistaa ensi sijassa viraston varsinaiseen toimintaan. Hankintatoimen kehittämisessä pyritään alentamaan kokonaiskustannuksia standardoimalla tuotevalikoimaa ja optimoimalla tuotteiden ja toimittajien määriä. Hankintatoimi tulee huomioida tuotteiden koko elinkaaren taloudellinen ja tehokas hallinta. Hankinnoissa noudatetaan lainsäädäntöä ja toimitaan avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteen mukaisesti. Valtion hankintatoimen kehittäminen on välttämätöntä toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten kautta. Tällaisia muutospaineita ovat mm.: Lainsäädännön uudistuminen (ml. uudet kilpailutusmenettelyt, sähköiset menettelyt ja tiukkenevat pelisäännöt markkinaoikeuden oikeuskäytännön pohjalta) lisää osaamisvaatimuksia. Markkinatilannemuutosten myötä monipuolistuvat toimintavaihtoehdot (esim. kokonaisvaltaiset palveluratkaisut) ja markkinamekanismien hallintavaatimukset edellyttävät selkeää hankintatoimen strategista ohjausta ja periaatepäätöksiä eri toimintamallien käytöstä. Kehittyvät toimintaperiaatteet ja työskentelytavat korostavat uusien menetelmien hallinnan ja osaamisen tärkeyttä. Esimerkiksi reagoivista hankinnoista ennakoiviin hankintoihin siirtyminen ja manuaalisten järjestelmien korvaaminen sähköisillä menettelyillä (internet, sähköiset tilausjärjestelmät, Hansel-kortti, verkkolaskutus, paperiton kirjanpito). Ostajat toimivat yhä useammin monialaosaajina verkostoissa ja etsivät edullisimman vaihtoehdon sijaan kokonaistaloudellisia ratkaisuja (laatu-, ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat, eettiset pelisäännöt ym.).

7 7 2 VALTION KONSERNITASON HANKINTASTRATEGIAN PERUSTA 2.1 Päämäärä - mihin strategiaa tarvitaan Valtion konsernitason hankintastrategian päämääränä on selkeyttää valtion hankintatointa määrittämällä hankintatoimen ohjausmalli, organisointi ja vastuusuhteet, korostamalla merkittäviin hankintoihin keskittymistä ja keskitettyjen hankintojen tekemistä sekä sopimalla kehittämis- ja uudistamistoimenpiteistä. Kuva 1. Valtion konsernitason hankintastrategian laatimisprosessi (Lähde: HAUS 2003). 2.2 Visio mihin olemme menossa Tavoitteena on edistää valtiontalouden kannalta avointa ja taloudellista hankintaa ja siihen liittyvää logistiikkaa sekä pyrkiä nostamaan hankintatoimen toteutuksen tehokkuutta kaikissa valtionhallinnon yksiköissä. Hankintatoimi tukee valtion organisaatioiden tulostavoitteiden saavuttamista tuottamalla oikeat tuotteet, oikealla hinnalla, oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan. 3 KESKEISET KEHITTÄMISALUEET 3.1 Hankintatoimen ohjaus Valtion konsernitason hankintatoimen ohjaus muodostuu hankintatoimen normiohjauksesta ja hankintatoimen strategisesta ohjauksesta. Hankintatoimen normiohjaukseen kuuluu organisaatioiden hankintatoimelle, taloushallinnolle ja materiaalihallinnolle lainsäädännöllä ja viranomaismääräyksillä asetettujen puitteiden määrittäminen ja kehittäminen sekä hankintatointa koskevista säädöksistä tiedottaminen ja neuvonta.

8 8 Kuva 2. Hankintatoimen ohjaustasot ja niiden pääsisältö (Lähde: HAUS 2003). Hankintatoimen strategiseen ohjaukseen kuuluu niiden seikkojen määrittäminen, joilla hankintatointa kehitetään pitkällä aikavälillä. Tällaisia seikkoja valtiolla ovat muun muassa: Hankintatoimen kehittämistä koskevien tavoitteiden asettaminen ja seuranta Hankintatarpeiden ja rahoituksen käsittelymenettely ja seuranta Hankintatoimen organisointi ja kehittäminen Hankintayhteistyön edistäminen (esimerkiksi valtionhallinnon kilpailutusten keskittäminen) Tietotekniikan hyödyntäminen hankinnoissa Hankintaosaamisen kehittäminen Palvelujen tuotantotapaa koskevien linjausten tekeminen Tämän pohjalta kukin hallinnonala vastaa omalta osaltaan hankintatoimen strategisesta ohjauksesta sekä hankintojen toteutusta koskevasta ohjauksesta. Hallinnonalojen strategisessa ohjauksessa on keskeistä määrittää muun muassa: Mitä tehdään itse ja mitä ulkoistetaan Hankintatoimen kehittämistä koskevat tavoitteet ja niiden seuranta Hankintatarpeiden ja rahoituksen käsittelymenettely ja seuranta Hankintatoimen organisointi ja kehittäminen Mitkä hankinnat kilpailutetaan keskitetysti koko hallinnonalalla ja mitkä hankinnat hankintayksiköt kilpailuttavat itse Missä tilanteissa tulee toimia yhteistoiminnassa muiden hallinnonalan hankintayksikköjen tai muiden valtion hankintayksikköjen kanssa Missä tilanteissa käytetään valtion yhteishankintayksikön palveluja Mitkä ovat hankintatoimen prosessien kehittämisen tavoitteet kuten logistiset mallit ja sähköisen kaupan menettelyt. Hankintojen toteutusta koskevaan ohjaukseen kuuluu hallinnonala-/virastotasolla muun muassa: Hankintaprosessien kehittäminen

9 9 Hankintojen suunnittelu Hankintaosaamisen kehittäminen Markkinatilanteen seuranta ja toimittajien hallinta Nimikkeiden ja hintojen hallinta Tarjouskilpailutuksen hallinta Hankintayhteistyön ja sopimusten hallinta Hankintojen toteutuksen valvonta Tilausten hallinta Logistiikan hallinta (kuljetukset ja varastointi) Laskujen ja maksuliikenteen hallinta Konsernitason hankintastrategian ja hallinnonalojen hankintastrategioiden tulee muodostaa yhtenäinen kokonaisuus. Hallinnonalan ministeriön tulee seurata ja valvoa, että hallinnonalan virastot ja laitokset noudattavat sekä konsernitason että hallinnonalan hyväksyttyjä hankintastrategioita. Hankintastrategiaa ja siitä johdettuja toimintamalleja tarkistetaan organisaatioiden muuttuessa ja hankintatoimen infrastruktuurin kehittyessä. 3.2 Hankintatoimen organisointi Valtiovarainministeriön vastuulla on valtion konsernitason hankintatoimen strateginen ohjaus ja koordinointi sekä siihen liittyen hankintatoimen yleisen strategian ja siihen liittyvien toimintapolitiikkojen laatiminen, hankintatoimen toimintatapojen ja menetelmien kehittäminen, tavoitteiden asettaminen valtion hankinta- ja materiaalitoiminnoille ja seurannan ja kehittämisen varmistaminen strategian edellyttämässä laajuudessa. Kauppa- ja teollisuusministeriön vastuulla on julkisen hallinnon hankintatoimen normiohjaus, säädöksistä tiedottaminen ja niihin liittyen hankintatoimen ohjaus ja neuvonta sekä sisämarkkinoiden toimivuuden varmistaminen. Hallinnonalan ministeriö vastaa hallinnonalan hankintatoimen strategisesta ohjauksesta. Ministeriö vastaa hallinnonalansa hankintastrategian määrittelystä ja hallinnonalansa virastojen ja laitosten hankintasuunnitelmien laatimisesta osana toiminta- ja taloussuunnittelua. Asianomaisen ministeriön vastuulla on hankintatoimen yhteistoimintamenettelyjen aikaansaaminen hallinnonalan eri tasoilla ja eri tasojen välillä sekä sopiminen hallinnonalan virastojen ja laitosten kanssa keskitetyistä menettelyistä. Asianomainen ministeriö vastaa myös siitä, että sovittuja tai määrättyjä, koko valtiokonsernia koskevia keskitettyjä menettelyjä noudatetaan. Hankintayksikkö tekee hankintapäätökset käytössään olevien määrärahojen ja hallinnonalan ministeriön määrittelemissä puitteissa. Hankintatoimen neuvottelukunnan tehtävänä on määritellä valtion hankintatoimen strategisia tavoitteita ja käsitellä strategiseen ohjaukseen liittyviä periaatteita ja käytännön hankintatoimen kehittämiskeinoja talousarviotalouteen kuuluvan valtion osalta. Konserniohjaus toteutuu valtiovarainministeriön toiminta- ja taloussuunnitelman ja budjettikäsittelyn yhteydessä. Näihin tehtäviin liittyen neuvottelukunnan tulee 1) kehittää ministeriöiden ja virastojen välistä hankintayhteistyötä 2) edistää keskitettyyn kilpailuttamiseen ja muuhun hankintayksikköjen yhteistoimintaan liittyviä tehtäviä kuten konsernitasolla keskitetysti toteutettavia hankintoja 3) seurata ja arvioida valtion yhteishankintayksikön toimintaa sekä tehdä ehdotuksia yhteishankintayksikön palvelu- ja muiksi toimintatavoitteiksi

10 10 4) kehittää hankintatoimen suunnittelu- ja seurantajärjestelmiä sekä muuta hankintatoimen infrastruktuuria 5) seurata hankintalainsäädännön kehittymistä sekä tehdä sitä koskevia aloitteita 6) tehdä muitakin hankintatoimen kehittämiseen liittyviä esityksiä valtiovarainministeriölle ja kauppa- ja teollisuusministeriölle Hansel Oy on valtion yhteishankintayksikkö, jonka ydintoiminta-alueita ovat valtionhallinnon kattavat tuotteita ja palveluja koskevat puitesopimukset, kilpailuttamispalvelut sekä hankintaprosessien yhtenäistäminen. Hansel Oy toimii non profit -yksikkönä ja kehittää tarjoamiensa palvelujen hinnoittelua läpinäkyväksi. 3.3 Hankintayhteistyö ja keskitetyt hankinnat Hankintatoimen kaikissa vaiheissa tulee huomioida yhteistyömahdollisuudet eri hallinnonalojen kesken sekä hallinnonalojen sisällä. Hankintayhteistyön tulee perustua hallinnonalojen ja hankintayksiköiden yhteisiin etuihin, yhteistyöhalukkuuteen sekä yhteiseen sopimiseen. Hankintayhteistyön pelisäännöt tulee määritellä ennen yhteistyön käynnistämistä. Valtiolla keskitettyjä hankintoja tekevät Hansel Oy sekä muut erikseen sovittavat yksiköt. Neuvottelukunta tekee ehdotuksen keskitettyjen hankintojen piiriin kuuluvista tuotteista vuosittain hallinnonaloilta saatujen ehdotusten sekä käytyjen neuvottelujen perusteella. Hallinnonalat ja hankintayksiköt voivat sopia muusta yhteisestä kilpailuttamisesta niiden tuoteryhmien osalta, jotka eivät kuulu keskitetysti hankittaviin tuoteryhmiin joko Hansel Oy:n toimesta tai muun toimivaltaisen (edellyttää valtuutusta) keskitettyjä hankintoja tekevän yksikön toimesta. Tämän keskitetyn ohjausmallin tavoitteet ovat: volyymietujen hyödyntäminen päällekkäisen työn vähentäminen prosessikustannusten alentaminen tilausrytmin järkevöittäminen optimaalinen tuoteryhmäjako ja yhtenäistäminen, yhteensopivuuskysymykset, palvelujen laadun varmistaminen 3.4 Tietotekniikan hyödyntäminen Tietoteknisten ratkaisujen osalta edistetään yhteisten informaatioarkkitehtuurien kehittämistä tietoyhteiskunnassa. Tietotekniikan tarjoamia ja jatkuvasti kehittyviä hankintatoimen tehostamismahdollisuuksia analysoidaan säännöllisesti ja pyritään käyttämään täysimääräisesti. Hankintaprosessin rutiinitoimintojen automatisoinnissa hyödynnetään tuottajien ja muiden palveluntarjoajien tietojärjestelmiä ja palveluja. Toimintojen automatisoinnin yhteydessä suoritetaan myös hankintaprosessien uudelleensuunnittelua niiltä osin kuin se on tarkoituksenmukaista kokonaistuottavuuden kannalta. Hankintaprosessia tehostetaan sähköisillä järjestelmillä, jotka huomioivat koko prosessin (asiakirjat ja niiden välitys, rahoitus sekä tietokantojen luominen). Pienemmissä hankinnoissa käytetään ostokorttien kuten Hansel-kortin etuja. Hankintojen suunnittelun ja toiminnan tehokkuuden arvioinnin tueksi kerätään informaatiota sekä keskitetysti että hajautetusti toteutetuista hankinnoista.

11 Hankintaosaamisen kehittäminen Organisaatioiden on käytettävä tehokkaasti hyväksi ulkopuolista asiantuntemusta (mm. yhteishankintayksikkö) yhteistyössä omien hankinta-asiantuntijoiden ja hankintojen toteuttajien kanssa sekä varmistettava heidän riittävä osaaminen asianmukaisella perehdyttämisellä sekä mahdollisella perus- ja täydennyskoulutuksella. Koulutuksen kehittäminen perustuu määräajoin toteutettavaan osaamiskartoitukseen ja huomioi eri kohderyhmien koulutustarpeet, kehittyvät ja uudistuvat toimintamallit ja tulevaisuuden osaamisvaatimukset. Lisäksi tulee selvittää tutkintoon johtavan hankintatoimen koulutuksen käynnistämismahdollisuuksia. 3.6 Palveluhankintojen kehittäminen Palvelukokonaisuuksia tulee mahdollisuuksien mukaan suosia tavarahankintojen sijasta. Niiden tulee muodostaa markkinatilanteen kannalta ja palvelutuotteesta riippuen tarkoituksenmukaisia kokonaisuuksia, joissa otetaan huomioon laitehankinnat, huoltopalvelut, tarpeellinen koulutus ja tarvikkeet. Palvelutuotannon toteuttamis- ja kehittämisvaihtoehdot tulee selvittää huolellisesti ennen kuin tehdään päätös oman palvelutuotannon osittaisesta tai täydellisestä lopettamisesta. Erityisesti tällöin tulee selvittää vallitseva markkinatilanne sekä päätöksen vaikutukset yksikön henkilöstöön, toimitiloihin, laitteistoihin ja välineisiin ennen toimintamallia ja organisaatiomuotoa koskevia ratkaisuja. 3.7 Muut kehittämisalueet Muita keskeisiä kehittämisalueita ovat hankintalainsäädännön uusiminen ja kehittäminen, hankintatoimeen liittyvän tiedottamisen lisääminen sekä hankintatoimen valvonnan tehokas toteutus. 4 VALTION HANKINTATOIMESSA KÄYTETTÄVÄ TUOTELUOKITTELU JA SEN KUVAUS Hankintastrategian toimeenpanoa tukee hankintojen strateginen luokittelu. Hankintaluokittelun ja kullekin luokalle soveltuvimman toimintamallin määrittely edellyttää eri tuotteiden hankintavolyymin sekä markkinatilanteen ja hankintamenetelmien selvittämistä ja arviointia. Tässä voidaan apuna käyttää ns. ostosalkkuanalyysia, jossa ostettavat tuotteet luokitellaan ostovolyymin ja tuotteen saatavuuden mukaan neljään tuoteluokkaan. Tämän analyysin tuloksena syntyvää tuoteluokittelua hyödynnetään hankintastrategian toimeenpanossa määrittelemällä toimintaperiaatteet (esimerkiksi käytettävät hankintakanavat, sopimustyypit ja yhteistyömuodot) tuoteluokittain. Katso liite 1. 5 KEHITTÄMISOHJELMA Neuvottelukunta laatii erillisen valtion hankintatoimen kehittämisohjelman, jossa kuvataan kehittämisalueet, tulokset, tehtävät ja toimenpiteet, vastuutahot ja toteuttajayksiköt sekä aikataulut ja resurssit. Neuvottelukunta seuraa ja päivittää ohjelmaa määräajoin.

12 12 LIITE 1. TUOTELUOKAT JA NIIDEN KUVAUS No Erityispiirteet Strategiset tuotteet Volyymituotteet Tavalliset tuotteet Niukkuustuotteet 1 Tunnusmerkistö Päätunnusmerkit Vähän toimittajia Suuri volyymi tai teknisesti (tai muuten) vaativa tuote Yksikköhinnaltaan kalliita ja/tai niillä on suuri vaikutus yksikön kokonaishankintakustannuksiin. Useita vaihtoehtoisia toimittajia Useita vaihtoehtoisia tuotteita Suuret ostomäärät Suuri vaikutus yksikön kokonaishankintakustannuksiin Runsaasti korvaavia toimittajia Runsaasti korvaavia tuotteita Ostettavat nimikkeet hinnaltaan vähäisiä ja hankinnan transaktiokustannukset korkeita Harvoja tai yksi toimittaja Vähän tai ei yhtään korvaavaa tuotetta Ostettavat nimikkeet hinnaltaan vähäisiä Lisäpiirteet 2 Tyypilliset ostettavat tuotteet 3 Toteutusta koskevat tavoitteet Liittyvät usein keskeisesti hallinnonalan ydintoimintoihin Tuotteen laadun ja saatavuuden varmistaminen on keskeistä toiminnan ylläpidon kannalta Maa- ja vesirakenteiden korjausja kunnossapitopalvelut Asiantuntija-, tutkimus- ja suunnittelupalvelut Rakennushankkeet, rakenteet ja rakennuspalvelut Hallinnonalakohtaiset laajat tietojärjestelmät ja erityisohjelmistot Tutkimus-, mittaus- ja analyysilaitteet Raskaat työkoneet Muu virastokohtainen erityisvälineistö ja palvelut Maanpuolustuskalusto Varmista hankinta- ja tekninen osaaminen Kehitä toimittaja-arviointia ja toimittajayhteistyötä Panosta sopimukseen ja toimituk- Merkittävä säästöpotentiaali hyödyntämällä volyymietuja Tuotteilta edellytetään usein tiettyä soveltuvuutta, yhteensopivuutta ja hyvää saatavuutta Matkustuspalvelut (K) Tietoliikennepalvelut (K) Atk-laitteet ja standardiohjelmistot (K) Ajoneuvot (H) Lämmitys, sähkö ja vesi (H) Poltto- ja voiteluaineet (H) K = keskitetty H = Hansel Oy Hyödynnä volyymia Tehosta toimintaa laatimalla vuosi-/puitesopimuksia (valtio / hallinnonalataso) Kilpailuta tehokkaasti yksittäi- Toistuvia hankintoja Tuotteilla ei erityisvaatimuksia ja ne ovat laajasti yhteensopivia Kirjat, lehdet, painotuotteet (H) Elintarvikkeet (H) Kopio- ja painatuspalvelut (H) Toimistokalusteet (H) Toimistotarvikkeet (H) Vaatteet ja tekstiilituotteet Laboratoriolaitteet ja kalusteet Siivouspalvelut Ravitsemispalvelut Työterveyspalvelut Vartiointi- ja turvallisuuspalvelut Posti- ja kuljetuspalvelut Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut Käsittele mahdollisimman tehokkaasti: automatisoi tilaaminen ja laskutus Hyödynnä vuosisopimuksia ja vuositarjouksia (hallinnonala/ Nimikkeen laatu ja saatavuus tärkeä Tarvitaan jatkuvasti Ydintoimintaan liittyvien tietojärjestelmien ylläpitopalvelut Organisaatiokohtaisesti merkittävien laitteiden varaosat Varmista saatavuus ja laatu asianmukaisilla sopimuksilla Etsi korvaavia toimittajia

13 13 No Erityispiirteet Strategiset tuotteet Volyymituotteet Tavalliset tuotteet Niukkuustuotteet sen valvontaan set hankinnat alue/paikallistaso), jos tehty Hyödynnä Hansel-korttia Suorahankintoja paikallisesti 4 Organisointi Erityisasiantuntijayksikön toimesta Kilpailutus keskitetysti asiantuntijayksikön toimesta Tilaaminen keskitetysti/ hajautetusti Kilpailutus osin keskitetysti asiantuntijayksikön toimesta Tilaaminen keskitetysti/ hajautetusti Hajautetusti asiantuntijayksikön toimesta 5 Hankintayhteistyön Erikseen sovittaessa Kilpailutus Kilpailutus (osa tuotteista) Erikseen sovittaessa muodot 6 Osaamisvaatimukset Markkinatilanteen tuntemus Tekninen erityisasiantuntemus EU-kilpailutus Markkinatilanteen tuntemus EU-kilpailutus Vuosi- ja puitesopimusten Tilaamisen sekä vuosisopimusten ja Hansel-kortin hyödyntämisen taidot Projektihankintasopimusten laatiminen laatiminen ja neuvottelutaito Pienten kilpailutusten pelisäännöt ja neuvottelutaito Yhteistyö teknisen asiantunti- Elinkaarikustannusten hallinta jan kanssa Projektin hallinta Toimitusvalvonta ja testaus 7 Tietotekniikan ja sähköisen hankinnan hyödyntäminen Toimittajien extranet-ratkaisut Internet Verkkolaskutus Tuotetietojen/ projektien hallinta Toimittajien extranet-ratkaisut Internet Verkkolaskutus Toimittajien extranet-ratkaisut Internet Verkkolaskutus Hansel-kortti Markkinatilanteen tuntemus Kilpailutus Vuosi- ja puitesopimusten laatiminen ja neuvottelutaito Yhteistyö teknisen asiantuntijan kanssa Toimittajien extranet-ratkaisut Internet Verkkolaskutus