Asiakirjahallinnon ohje

Transkriptio

1 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto Asiakirjahallinnon ohje Voimassa alkaen. Kumoaa Merenkulkulaitoksen arkistosäännön (238/094/2008), Ratahallintokeskuksen asiakirjahallinnon ohjeen (305/010/2007) ja Tiehallinnon ohjeen Kirjaaminen ja arkistointi Tiehallinnossa yhteen arkistonmuodostajaan siirtymisen jälkeen (562/2005/20/4). Liikennevirasto PL 33, Helsinki Puhelin etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi Opastinsilta 12 A, Helsinki Faksi kirjaamo@liikennevirasto.fi

2 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA VIRANOMAISEN VELVOLLISUUDET ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY LIIKENNEVIRASTOSSA Asiat ja asiakirjat Asiakirjojen laatiminen ja tallentaminen Saapuvien asiakirjojen käsittely Lähtevien asiakirjojen käsittely Diaariin kirjattavat asiakirjat Asiakirjojen arkistointi ja säilyttäminen Arkiston tietopalvelu Asiakirjojen hävittäminen TIETOTURVA JA TIETOSUOJA ASIAKIRJAHALLINNOSSA SEKÄ ARKISTOJEN SUOJAAMINEN LIITTEET LISÄTIETOJA VOIMAANTULO... 10

3 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA VIRANOMAISEN VELVOLLISUUDET Liikenneviraston asiakirjojen käsittelyssä on noudatettava tätä asiakirjahallinnon ohjetta. Ohje perustuu arkistolakiin (831/1994), viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettuun lakiin (621/1999), asetukseen viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999), henkilötietolakiin (523/1999), hallintolakiin (434/2003) ja lakiin sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003). Ohje koskee asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon laatimista, lähettämistä, vastaanottamista, kirjaamista, arkistointia sekä hävittämistä, ja sitä sovelletaan myös ulkopuolisilta tahoilta (esim. alueellinen isännöinti, rakennuttajakonsultit, ulkoistetut arkistojen käyttö- ja hoitopalvelut) palveluina ostettavien tehtävien hoidosta syntyviin asiakirjoihin. Viranomaisen tulee noudattaa asiakirjoja käsitellessään hyvää tiedonhallintapaa. Tämä tarkoittaa, että viranomaisen on huolehdittava asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon saatavuudesta, käytettävyydestä, eheydestä (tiedon säilymisestä muuttumattomana), suojaamisesta, asianmukaisesta hävittämisestä sekä muista tietojen laatuun ja asiakirjallisten prosessien luotettavuuteen vaikuttavista tekijöistä. Tässä tarkoituksessa viranomaisen tulee: Pitää luetteloa käsiteltäväksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Näin täytetään viranomaisen velvoitteet käsiteltävänä olevien asioiden seurannasta, tiedon antamisesta julkisista asiakirjoista sekä toiminnan avoimuudesta. Laatia ja pitää saatavilla kuvaukset ylläpitämistään tietojärjestelmistä sekä niistä annettavista tiedoista. Toteuttaa asiakirja- ja tietohallintonsa siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa ja että asiakirjat, tietojärjestelmät ja niihin sisältyvät tiedot arkistoidaan ja hävitetään asianmukaisesti. Huolehtia siitä, että palveluksessa olevilla henkilöillä on tarvittava tieto käsiteltävien asiakirjojen julkisuudesta ja tietojen antamisessa, käsittelyssä sekä niiden ja asiakirjojen tietojärjestelmien suojaamisessa noudatettavista menettelyistä. Liikennevirastossa hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen tapahtuu käsiteltävien asioiden kirjaamisen ja henkilörekisterien rekisteriselosteiden saatavana pitämisen, tässä ohjeessa kuvatun asiakirjahallinnon käytännön toteutuksen sekä henkilöstön perehdyttämisen kautta. Jokainen virkamies on omalta osaltaan vastuussa hyvän tiedonhallintatavan toteuttamisesta Liikennevirastossa. 2 ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY LIIKENNEVIRASTOSSA 2.1 Asiat ja asiakirjat Asiakirjoilla tarkoitetaan tässä ohjeessa Liikennevirastolle sen tehtävien johdosta saapuneita, toiminnan yhteydessä syntyneitä sekä Liikennevirastosta lähetettyjä joko paperi- tai sähköisessä muodossa olevia kirjallisia, kuvallisia tai numeerisia esityksiä. Liikennevirasto on alkaen yksi arkistonmuodostaja. Liikennevirastossa on käytössä yhteinen diaariohjelma, johon vireille tulevat asiat, niiden välitoimenpiteet sekä niihin liittyvät asiakirjat kirjataan. Asiat ovat kaikille osastoille yhteisiä, eli kaikki saman asian käsittelyyn liittyvät toimenpiteet kirjataan kyseiselle asialle riippumatta siitä, millä osastolla tai missä yksikössä ne on laadittu tai vastaanotettu. Kirjaukset tehdään kirjaamossa. Ks. tehtäväluokitus.

4 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto Liikenneviraston edeltäjävirastojen Merenkulkulaitoksen, Ratahallintokeskuksen ja Tiehallinnon diaarien tiedot on konvertoitu Liikenneviraston yhteiseen diaariin. Keskeneräiset asiat saavat uuden Liikenneviraston diaarinumeron sitä mukaa, kun niihin tulee Liikenneviraston aikaisia toimenpiteitä. Ennen Liikenneviraston aikaa päättyneiden asioiden diaarinumerot säilyvät ennallaan. 2.2 Asiakirjojen laatiminen ja tallentaminen Laatiminen Asiakirjan laatija vastaa asiakirjan asiasisällöstä, kieliasusta ja ulkoasusta. Päätökset, ohjeet ja määräykset on päivättävä, allekirjoitettava ja varustettava diaarinumerolla. Laatijan tulee huolehtia myös siitä, että salassa pidettävien tai luottamuksellisten asiakirjojen tietoturvasta huolehditaan ja että niiden käsittelyssä ja jakelussa noudatetaan VAHTI-ohjeen 2/2010 ja Liikenneviraston tietoaineistojen käsittelyohjeen määräyksiä, ks. linkki Liikenneviraston työntekijät tuottavat asiakirjoja pääsääntöisesti toimistojärjestelmillä (Word, PowerPoint, Excel). Virallisen ilmeen mukaisten, määrämuotoisten asiakirjojen laadintaa helpottavat asiakirjamallit. Asiakirjamallien ylläpito on keskitetty asiakirjahallintoyksikköön ja ne tuotetaan ulkopuolisella toimittajalla. Ks. Kameleon-asiakirjamallien käyttöohje, Kameleon-opetusvideot ja Liikenneviraston graafinen ohje. PDF-tiedostomuoto on turvallinen ja helppo tapa jakaa sähköisiä asiakirjoja muuttumattomina, sillä se säilyttää asiakirjan fontit, kuvituksen ja sivujen asettelun riippumatta asiakirjan luontisovelluksesta tai muusta käyttöympäristöstä. Asiakirjoihin on mahdollista liittää erilaisia salauksia ja käyttöoikeustasoja. Salasanalla suojattu PDF-liite on yksi tapa varmistaa sähköpostin turvallisuus. Näistä syistä esimerkiksi ohjeet on hyvä tehdä PDF-muotoon. PDF-tiedostot ovat lisäksi pieniä, joten ne soveltuvat sähköpostiliitteiksi ja muuhun elektroniseen jakeluun. Lisätietoa: ohje PDF-tiedostojen luonnista ja käytöstä. Tallentaminen Yhteiskäyttöiset asiakirjat tallennetaan P-levyasemalle dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönottoon saakka (ohje P-aseman käytöstä). Projektien ryhmätyötilana käytetään Liidokkia (Microsoft Office SharePoint Server [MOSS] -palvelinsovellus) projektidokumentaation työstämiseen ja tallentamiseen (linkki Liidokkiin). Projektin käynnistyessä sille perustetaan oma sivusto Liidokkiin. Liikenneviraston edeltäjävirastojen dokumentinhallintajärjestelmät ovat käytössä siihen saakka, kun Liikenneviraston yhteinen dokumentinhallintajärjestelmä otetaan käyttöön. Tällä hetkellä käytössä olevia dokumentinhallintajärjestelmiä ei voida käyttää virallisten asiakirjojen arkistoimiseen vaan asiakirjoista on toimitettava kirjaamoon paperiset arkistokappaleet. 2.3 Saapuvien asiakirjojen käsittely Tässä luvussa sekä luvussa 2.4 kerrotaan asiakirjojen käsittelystä Liikenneviraston Pasilan toimipisteessä. Asiakirjojen käsittelystä aluetoimipisteissä on tehty oma ohje, ks. linkki. Liikenneviraston Pasilan toimipisteeseen tuleva posti tuodaan postitukseen, leimataan saapuneeksi ja lajitellaan kirjaamoon meneviin sekä yksiköihin lähteviin. Aamuposti saapuu klo Pasilan toimipisteen postiosoite on Liikennevirasto, PL 33, Helsinki. Kirjaamo vastaa virastoon saapuvien asiakirjojen vastaanotosta, kirjaamisesta diaariin sekä lähettämisestä eteenpäin käsittelijälle. Kirjaamon yhteinen sähköpostiosoite on kirjaamo@liikennevirasto.fi ja puhelinnumero 3180.

5 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto Asiakirja katsotaan saapuneeksi viranomaiselle sinä päivänä, kun se on saapunut viranomaisen postilokeroon tai viranomaiselle on toimitettu ilmoitus sen saapumisesta postiyritykseen (HalL 434/2003). Jos asiakirjan saapumiselle on asetettu määräaika, lähettäjä on vastuussa siitä, että asiakirja saapuu määräajassa. Jos asiakirjassa ei ole saapumispäiväystä, asiakirja kirjataan sille päivälle, jona se on tuotu kirjattavaksi. Saapumisleimalla varustettu kirjekuori on hyvä säilyttää, kunnes asia on kirjattu. Kirjaaja ei voi leimata jälkikäteen päiväystä, jos sitä ei voida todistetusti esittää. On erityisen tärkeää, että tarjouspyyntöihin ja muihin määräaikaan sidottuihin asiakirjoihin merkitään saapumispäiväys. Kirjaamon sähköpostiosoitteeseen saapuneet asiakirjat luetaan virka-aikana. Sähköpostit ohjataan kirjaamisen jälkeen asian käsittelijän sähköpostiin. Kirjaamo tulostaa sähköpostilla saapuneet kirjattavat asiakirjat arkistoitavaksi ja merkitsee niihin diaarinumeron. Sähköiset asiakirjat kirjataan sille päivälle, jona ne ovat saapuneet Liikenneviraston sähköpostiosoitteeseen. Virkakirjeiden osoittaminen Virkatehtävien hoitoon liittyvä kirjeenvaihto tulee osoittaa aina ensisijaisesti organisaatiolle. Näin varmistetaan asian käsittelyn eteneminen ja tiedon kulku silloinkin, kun asian käsittelijä on sairaana tai tehtävien hoito on siirretty toiselle henkilölle. Liikennevirastolle osoitettu posti on virkapostia, jonka kirjaamo käsittelee. Viranhaltijalle suoraan nimellä saapuvia kirjeitä (joissa viranhaltijan nimi on ensimmäisenä ennen viraston nimeä) ei avata vaan jaetaan suoraan viranhaltijalle, mutta kirjekuoreen leimataan saapumispäivämäärä. Viranhaltija on velvollinen toimittamaan tälle suoraan saapuneen virkatehtävien hoitoon liittyvän postin ja sähköpostin kirjaamoon kirjattavaksi. Kirjekuoreen leimatun saapumispäivämäärän takia myös kirjekuori kannattaa toimittaa kirjaamoon. Jos asia ei aiheuta toimenpiteitä, tulee saapuneeseen asiakirjaan merkitä a.a., selitys, päiväys sekä nimikirjaimet ja toimittaa se kirjaamoon, jotta asia voidaan päättää diaarissa. a.a. eli ad acta tarkoittaa, että asia on loppuun käsitelty, ei enää aiheuta toimenpiteitä ja voidaan arkistoida. Tarjoukset Pasilan aulapalvelu ottaa vastaan asiakkaiden toimittamat tarjoukset, kirjoittaa kuitin vastaanottamisesta asiakkaalle sekä kirjoittaa kuoreen päivämäärän ja kellonajan. Osallistumishakemukset ja tarjouspyynnöt tulee ohjeistaa niin, että tarjoukset osoitetaan Liikenneviraston kirjaamolle / tietylle kirjaamopisteelle ja toimitetaan suljetussa kirjekuoressa, josta tulee käydä ilmi tarjoukselle annettu tarjoustunnus ja diaarinumero sekä yrityksen nimi. Tarjouspyyntö ja liitteenä oleva tarjoajaluettelo tulee toimittaa kirjaamoon kirjattavaksi ennen niiden postittamista. Suositus on, että tarjouspyyntöihin merkitään tarjousten jättöajaksi aikaisempi kellonaika kuin klo kirjaamon työn helpottamiseksi. 2.4 Lähtevien asiakirjojen käsittely Lähtevä posti noudetaan Opastinsillalta noin klo 15. Lähteviin kirjeisiin tulee pyytää kirjaamosta diaarinumero ja kirjaamoon tulee toimittaa kirjeestä arkistokappale kirjattavaksi ja arkistoitavaksi viipymättä. Vaikka asialla, johon kirje liittyy, olisi jo diaarinumero, on arkistokappale siitä huolimatta välitettävä myös kirjaamoon. Näin myös asian välitoimenpiteet (käsittelyvaiheet) tulevat kirjatuiksi ajantasaisesti. Lähtevän kirjeen arkistokappale on kopio alkuperäisestä kirjeestä, ja alkuperäinen asiakirja toimitetaan vastaanottajalle. Jos sama kirje lähetetään useammalle vastaanottajalle (esim. tarjous-

6 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto pyyntö jakelulistalla), alkuperäinen allekirjoitettu asiakirja arkistoidaan ja vastaanottajille lähetetään kopio. Lähtevän kirjeen arkistokappaleen mukaan on aina liitettävä myös mahdolliset alkuperäiset saapuneet asiakirjat arkistoitavaksi, ellei asian käsittely ole edelleen kesken. Sopimuksista laaditaan osapuolille omat allekirjoitetut kappaleet, ja Liikenneviraston alkuperäinen kappale toimitetaan arkistoitavaksi. Sähköisesti välitettävän aineiston kohdalla on noudatettava samoja kirjesalaisuuden, yksityisyyden suojan ja hyvän hallintotavan sekä tämän asiakirjahallinnon ohjeen periaatteita kuin virallisten asioiden hoidossa yleensäkin. Tietoturvaan ja -suojaan liittyvien asioiden ohella asiakirjan laatija ja lähettäjä vastaa viestin perillemenosta, viestin luettavuudesta sekä esimerkiksi mahdollisen määräajan ylittymisestä. Sähköinen asiakirja on saapunut perille, kun se on luettavissa vastaanottajan järjestelmässä. Salaisen aineiston lähettämisestä sähköisesti ks. luku Diaariin kirjattavat asiakirjat Saapuvat ja lähtevät asiakirjat kirjataan diaariin asian toimenpiteen yhteyteen. Diaarin julkiset tiedot ovat kaikkien liikennevirastolaisten selattavissa Väylässä olevalla diaarin intranetsovelluksella (linkki diaarin intranet-sovellukseen). Saman asian käsittelyyn saattaa osallistua useita osastoja ja yksiköitä, ja asian käsittelyvaiheiden seurannan kannalta onkin tärkeää, että saapuvien ja lähtevien asiakirjojen kirjaukset tehdään päivittäin. Kirjaamistarpeen ratkaisee muun muassa se, edellyttääkö asia välittömiä toimenpiteitä tai päätöksen tekoa, odotetaanko siihen vastausta sekä onko asian hoitamisella juridista merkitystä tai toimintaa velvoittavaa tai ohjaavaa vaikutusta. Myös sisäiset virkamiehiä ja työntekijöitä velvoittavat toimintaohjeet tulee kirjata. Kirjaamistarve määritellään Liikenneviraston tiedonohjaussuunnitelmassa (ent. arkistonmuodostussuunnitelma), joka valmistuu keväällä Diaariin ei kirjata seuraavan tyyppisiä asiakirjoja: muualle rekisteröitävät asiakirjat, kuten kirjanpitoaineisto sekä maksuliikennettä ja palkanmaksua koskevat asiakirjat muulla tavoin luetteloituvat asiakirjat, kuten pöytäkirjat henkilövihkoon ja Heti-järjestelmään kuuluvat henkilöstöasiat asiat, jotka koskevat vähämerkityksellistä tiedon siirtoa viranomaiselta tai käsittelijältä toiselle asiat, jotka eivät johda välittömiin toimenpiteisiin (esim. yleiskirjeet, kokouskutsut, raportit, tiedoksi saapuneet asiakirjat, pyytämättä tulleet tarjoukset, mainokset, lehdet, joukkokirjeet ja tiedotteet, osoitteenmuutokset sekä virkamiesten omat muistiot, ellei niiden katsota olevan asian käsittelyn kannalta merkityksellisiä) saapuneet määräykset, ohjeet ja suositukset. Epäselvissä tapauksissa on tarkistettava kirjaamosta asiakirjan kirjaamistarve. 2.6 Asiakirjojen arkistointi ja säilyttäminen Asiakirjat toimitetaan kirjaamoon arkistoitavaksi heti, kun asia on loppuun käsitelty. Käsittelijä voi säilyttää asiakirjat yksikössään vain asian käsittelyn ajan. Myös kirjaamaton ja sähköisessä muodossa oleva asiakirja-aineisto (esim. virkatehtävien hoitoon liittyvät sähköpostit) kuuluu arkistoon. Jos työntekijä poistuu viraston palveluksesta, tämän tulee ennen poistumistaan järjestää ja toimittaa arkistoitavaksi hallussaan oleva arkistoon kuuluva asiakirja-aineisto (ks. Asiakirjahallinnon ohje eläkkeelle tai muusta syystä Liikennevirastosta lähteville). Arkisto ottaa vastaan vain järjestettyä aineistoa, josta on poistettu henkilökohtainen, ei viraston arkistoon kuuluva aineisto. Arkis-

7 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto 2.7 Arkiston tietopalvelu tonhoitajat opastavat tarvittaessa asiakirjojen järjestämiseen ja arkistointiin liittyvissä kysymyksissä. Osalla osastoista on lisäksi omat arkistovastaavat, jotka vastaavat osastoillaan sijaitsevien lähiarkistojen hoidosta. He sijoittavat asiakirjat oikeille paikoilleen ja seulovat ne arkistonhoitajien opastuksella. Ks. Luettelo Liikenneviraston lähiarkistoista ja lähiarkistovastaavista yksiköittäin/osastoittain. Asiakirjojen säilytysajat on määritelty Liikenneviraston edeltäjävirastojen arkistonmuodostussuunnitelmissa näiden virastojen tuottamien asiakirjojen osalta. Liikenneviraston tiedonohjaussuunnitelma ohjaa valmistuttuaan Liikenneviraston asiakirjojen rekisteröintiä, säilytystä ja tarpeettomien asiakirjojen hävittämistä. Suurten rakennushankkeiden arkistointikäytännöt tullaan kuvaamaan ja ohjeistamaan prosessikuvausten ja tiedonohjaussuunnitelman laatimisen sekä suunnitelmatiedon hallintaprojektin yhteydessä. Arkistotoimen velvollisuudet Arkistotoimen vastuuhenkilön on huolehdittava siitä, että viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa edellytetty oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta toteutuu. Julkisuuslain perusteella viranomaisella on velvollisuus antaa nähtäväksi tai muulla tavalla toimittaa pyytäjälle tämän tarvitsemat tiedot, mikäli ne eivät ole lain perusteella salassa pidettäviä. Mikäli viranomainen kieltäytyy antamasta pyydettyjä tietoja, tiedon pyytäjälle on ilmoitettava kieltäytymisen syy. Jos asiakirja on salassa pidettävä, arkistonmuodostussuunnitelmaan on merkitty asiakirjaryhmän kohdalle huomautussarakkeeseen se laki ja lainkohta, johon salassapito kulloinkin perustuu. Asiakirjajulkisuuteen liittyvissä epäselvissä tapauksissa on varmistettava oikeuspalveluilta, voidaanko asiakirja tai osa tai kaikki sen sisältämästä tiedosta luovuttaa ulkopuolisille. Tietopalvelu pähkinänkuoressa Liikenneviraston päätearkistotilat sijaitsevat pääosin Pasilan toimipisteessä. Päätearkistotiloissa säilytetään myös edeltäjävirastojen arkistoja. Entisten merenkulkupiirien sekä vuonna 2012 toimintansa aloittaneiden sisävesi- ja meriväyläyksiköiden arkistoja säilytetään kuitenkin myös Lappeenrannan, Turun ja Vaasan toimipisteiden yhteydessä, ja niiden toiminnasta vastaavat toistaiseksi väyläyksikköjen alueelliset toimipisteet. Poikkeuksena on Suomenlahden merenkulkupiirin arkisto, jota säilytetään Pasilan päätearkistossa. Liikenneviraston rata- ja vesitiepiirustusarkistojen käyttö- ja hoitopalvelusta vastaa ulkoinen palveluntoimittaja, ks. rata- ja vesitiepiirustusarkiston yhteystiedot. Rata- ja vesitiepiirustusarkiston palveluita ovat piirustusnumeroiden antaminen, piirustusten arkistointi, digitointi ja toimitus asiakkaille sekä tietopalvelu. Arkistosta hakevat asiakirjoja lainattavaksi ja kopioitavaksi ainoastaan arkistonhoitajat tai erikseen nimetyt henkilöt. Arkistojen kulkuoikeuksien myöntämisestä vastaa arkistotiimi. Yhteydenotot ja asiakirjapyynnöt Pasilan päätearkistoon pyydetään toimittamaan sähköpostilla arkiston yhteiseen osoitteeseen arkisto@liikennevirasto.fi. Näin vältetään esimerkiksi lomien aiheuttamat viivästykset tietopalvelussa.

8 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto Pyydäthän tarvitsemasi asiakirjat hyvissä ajoin! Arkistosta toimitetaan pyydetyt asiakirjat siinä järjestyksessä, kuin pyynnöt ovat saapuneet. Kaikkiin tietopyyntöihin pyritään vastaamaan mahdollisimman pian, mutta laajempien selvitysten vuoksi tietopalvelu saattaa joskus ruuhkautua. Asiakirjat toimitetaan ensisijaisesti skannattuna vastaanottajan sähköpostiin. Arkistolainat Henkilökunta Liikenneviraston henkilökunta voi lainata arkiston asiakirjoja lähettämällä tietopalvelupyynnön arkiston postilaatikkoon arkisto@liikennevirasto.fi. Arkistosta lainatuista asiakirjoista pidetään luetteloa, johon merkitään tiedot lainauksista. Laina-aika on kaksi viikkoa. Lainattuja asiakirjoja on käsiteltävä huolellisesti ja ne on luovutettava käsittelyn jälkeen takaisin sinne, mistä ne on lainattu. Julkisista arkistoasiakirjoista voi myös tilata sähköisiä tai paperisia kopioita virkatehtävien hoitamista varten. Muut viranomaiset Julkisia asiakirjoja lainataan tarvittaessa muille viranomaisille. Mikäli aineisto palautetaan postitse, se on tehtävä kirjattuna postilähetyksenä. Jos lainaksi pyydetty aineisto on vähäinen, annetaan asiakirjoista kopio. Lainatuista asiakirjoista pidetään luetteloa ja palautumattomia asiakirjoja karhutaan säännöllisesti. Asiakirjojen laina-aika on kaksi viikkoa. Arkistosta lainatut asiakirjat palautetaan postitse osoitteella: Arkisto Liikennevirasto PL Helsinki Liikenneviraston valtuuttamat urakoitsijat ja konsultit sekä radanpidon alueisännöitsijät ja kunnossapitäjät Liikenneviraston valtuuttamille urakoitsijoille ja konsulteille sekä radanpidon alueisännöitsijöille ja kunnossapitäjille lainataan asiakirjoja tarvittaessa. Mikäli aineisto palautetaan postitse, se on tehtävä kirjattuna postilähetyksenä. Jos lainaksi pyydetty aineisto on vähäinen, annetaan asiakirjoista kopio. Lainatuista asiakirjoista pidetään luetteloa ja palautumattomia asiakirjoja karhutaan säännöllisesti. Asiakirjojen laina-aika on kaksi viikkoa. Arkistosta lainatut asiakirjat palautetaan postitse osoitteella: Arkisto Liikennevirasto PL Helsinki Yksityishenkilöt Asiakirjoja ei lainata yksityishenkilöille. Julkisia asiakirjoja annetaan pyydettäessä luettavaksi tai jäljennettäväksi virastossa. Asiakkaan niin halutessa voidaan asiakirjoista antaa maksullisia ko-

9 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto pioita, joista peritään Liikenneviraston maksullisista suoritteista tehdyn päätöksen mukainen maksu, ks. Liikenneviraston kopio- ja telekopiohinnasto. Mikäli kopio halutaan virallisesti oikeaksi todistettuna, siitä peritään Liikenneviraston maksullisista suoritteista tehdyn päätöksen mukainen maksu. Salaisten ja luottamuksellisten asiakirjojen osalta on omat menettelyohjeet (laki ja asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta, Vahti-ohjeet). 2.8 Asiakirjojen hävittäminen Arkistoidut asiakirjat, joita ei Liikenneviraston tiedonohjaussuunnitelmassa tai sen edeltäjävirastojen arkistonmuodostussuunnitelmissa ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi, tulee hävittää niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Tarpeettomat asiakirjakopiot tulee hävittää välittömästi käyttötarpeen päätyttyä. Arkistoitujen asiakirjojen hävittämisestä vastaavat arkistonhoitajat tai erikseen nimetyt henkilöt noudattaen VAHTI (2/2010) -ohjeita, Liikenneviraston tietoaineistojen käsittelyohjetta sekä muiden viranomaisen asiakirjahallintoa ohjaavien tahojen antamia määräyksiä. Omaa käyttöä varten otettujen asiakirjakopioiden ja valmisteluvaiheeseen liittyvien luonnosvaiheen asiakirjojen hävittämisestä vastaa asian valmistelusta vastuussa oleva virkamies. Asiakirjat tuhotaan VAHTI 2/2010 -ohjeen ja Liikenneviraston tietoaineistojen käsittelyohjeen mukaisesti asiakirjojen suojaustason asettamien vaatimusten mukaista menetelmää käyttäen. Myös julkiset asiakirjat on suositeltavaa hävittää laittamalla ne erikseen merkittyihin tietosuojaastioihin, joiden tyhjennyksestä vastaa keskitetty tuhoamispalvelu. Niin paperisia kuin sähköisiä asiakirjoja ja asiakirjallista tietoa käsiteltäessä ja hävitettäessä on varmistuttava siitä, ettei salassa pidettävää aineistoa joudu oikeudettomien haltuun. 3 TIETOTURVA JA TIETOSUOJA ASIAKIRJAHALLINNOSSA SEKÄ ARKISTOJEN SUOJAAMINEN Tietoturva ja tietosuoja on otettava huomioon koko asiakirjan elinkaaren ajan eli sen laatimisesta sen hävittämiseen asti tai jatkuen pysyvään säilyttämiseen. Viranomainen vastaa siitä, etteivät asiakirjan tiedot paljastu asiattomille, että ne pitävät paikkansa ja että ne ovat tarvittaessa asianmukaisesti saatavilla. Virkamiehet, viran- ja tehtävänhaltijat, työntekijät sekä toimeksiantotehtävää suorittavat henkilöt ovat vaitiolovelvollisia. Vaitiolo koskee myös suullista tietoa ja jatkuu tehtävänhoidon päättymisen jälkeenkin. Tietoturva ja tietosuoja tulee ottaa huomioon sekä fyysisiä että sähköisiä asiakirjoja käsiteltäessä. Vaikka sähköisesti voidaankin lähettää lähes kaikki viranhoitoon liittyvät asiakirjat, ehdottoman poikkeuksen muodostaa salainen aineisto. Salaiseksi luokiteltua aineistoa ei saa lähettää sähköisesti. Toisen ja kolmannen turvaluokan sekä muun salaisen aineiston elektroninen käsittely on mahdollista vain, mikäli aineisto salataan riittävän vahvasti tiedonsiirtovaiheessa. Salaista aineistoa saa siirtää vain kiinteää yhteyttä tai suljettua verkkoa käyttäen (pois lukien I turvaluokan asiakirjat, joita ei saa lähettää sähköisissä tietojärjestelmissä). Tiedonsiirtojärjestelmästä on myös saatava vastaanottokuittaus. Liikennevirastossa ei ole käytössä sähköistä allekirjoitusta. Lain sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa mukaan viranomaiselle saapunutta sähköistä asiakirjaa ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä asiakirjan alkuperäisyyttä tai eheyttä ole syytä epäillä (SAVL 13/2003). Asioissa, joiden käsittelyssä vaaditaan allekirjoitettuja asiakirjoja, asia tulee ottaa käsittelyyn heti, mutta lähettäjää on pyydettävä tarpeen mukaan toimittamaan myös allekirjoitettu asiakirja. Arkistojen suojaamisesta poikkeuksellisissa oloissa annetaan erillinen ohjeistus.

10 Ohje (10) 1892/030/ Julkinen Liikennevirasto 4 LIITTEET Liite 1: Asiakirjahallinnon käsitteet Liite 2: Asiakirjahallinnon ohje eläkkeelle tai muusta syystä Liikennevirastosta lähteville Liite 3: Asiakirjojen käsittely aluetoimipisteissä Liite 4: Asiakirjan käsittelyprosessi Liite 5: Kameleon-asiakirjamallien käyttöohje Liite 6: Liikenneviraston diaarikaava Liite 7: Liikenneviraston graafinen ohjeisto Liite 8: Liikenneviraston kopio- ja telekopiohinnasto Liite 9: Liikenneviraston tietoturvan huoneentaulu Liite 10: Luettelo Liikenneviraston lähiarkistoista ja lähiarkistovastaavista Liite 11: Ohje PDF-tiedostojen luonnista ja käytöstä (Huom! yhteensä 171 sivua) Liite 12: Ohje rekisteriselosteen laatimisesta (rekisteriselostelomake) Liite 13: Ohje tietojärjestelmäselosteen laatimisesta tietojärjestelmistä ja -varastoista Liite 14: Ohje tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöönpanosta Liite 15: P-aseman käyttöohje Liite 16: Tietoaineistojen käsittelyohje 5 LISÄTIETOJA 6 VOIMAANTULO Liitteet ovat saatavissa myös kirjaamosta. Lisätietoja saa asiakirjahallintoyksiköstä. Tämä asiakirjahallinnon ohje on voimassa takautuvasti alkaen. Ohje kumoaa Merenkulkulaitoksen, Ratahallintokeskuksen ja Tiehallinnon aiempiin arkistosääntöihin ja muihin ohjeisiin sisältyvät asiakirjahallintoa koskevat ohjeet. Asiakirjahallinnon ohjeen liitteitä voidaan tarvittaessa muuttaa ilman, että itse ohjetta muutetaan. Helsingissä 10. päivänä syyskuuta Hallintojohtaja Hannu Mäkikangas Yksikön päällikkö Anne Ojala Jakelu Pääjohtaja, esikunta, osastot ja yksiköt

11 Liite 1 1 (3) Julkinen Tieto-osasto / Hallinto Anne Ojala Asiakirjahallinnon käsitteet Aineisto Arkisto Arkistonmuodostaja Arkistonmuodostus Arkistonmuodostussuunnitelma/ AMS Arkistotoimi Asia Asiakirja Asiakirjahallinta Asiakirjahallinto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot). Yhteisön tehtävien hoitamisesta tai henkilön toiminnasta kertyneiden asiakirjallisten tietojen kokonaisuus. Yhteisö, jonka tehtävien hoitamisesta tai yksityinen henkilö, jonka toiminnasta on syntynyt tai syntyy yksi tai useampi arkisto. Liikennevirasto on arkistonmuodostaja. Arkistonmuodostuksella tarkoitetaan suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto syntyy. Arkistonmuodostuksen ydintoimintoja ovat rekisteröinti, arkistointi ja seulonta (mukaan lukien tietojen arvonmääritys). Ajantasainen pysyvä kuvaus organisaation hoitamista tehtävistä, niiden käsittelyvaiheista ja käsittelyvaiheiden yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Arkistonmuodostussuunnitelma ohjaa organisaation arkistointia, rekisteröintiä ja seulontaa. Arkistonmuodostussuunnitelma osoittaa, mitä asiakirjasarjoja ja muita asiakirjallisia tietoaineistoja toiminnan yhteydessä muodostuu ja miten aineisto rekisteröidään ja arkistoidaan. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Asia on viranomaisprosessissa käsiteltävä tehtävä, joka on määrämuotoinen ja toistuva, ja se voidaan mieltää myös prosessiksi. Asia koostuu käsittelyvaiheista. Asiakirja on mille tahansa tietovälineelle tallennettua informaatiota, jonka on tuottanut, vastaanottanut ja jota ylläpitää virasto, laitos, organisaatio tai yksilö hoitaessaan lainsäädännöstä johtuvia velvoitteitaan tai muuten tehtäviensä hoidossa. Tärkein asiakirjallisen tiedon kriteeri on yhteys toimintaan ja siitä johtuva asiakirjan (tai asiakirjallisen tiedon) todistusvoima. Asiakirjalle on ominaista, että tietosisällön lisäksi on saatava talteen myös sen konteksti. Asiakirjojen elinkaaren hallinta ja siihen liittyvät prosessit riippumatta siitä, missä asiakirjan elinkaaren vaiheessa niitä suoritetaan ja kuka vastaa niiden suorittamisesta. Hallinnon osa-alue, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien ohjauksesta ja valvonnasta asiakirjat Liikennevirasto PL 33, Helsinki Puhelin etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi Opastinsilta 12 A, Helsinki Faksi kirjaamo@liikennevirasto.fi

12 Liite 1 2 (3) Julkinen tuottaneessa organisaatiossa. Sen tehtävänä on asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, säilyttämisen, käytön ja säilytysajan mukaisten toimenpiteiden suorittamisen tehokas ja systemaattinen ohjaus ja valvonta. Asiakirjarekisteri/Diaari Asianhallinta Asianhallintajärjestelmä/ asiankäsittelyjärjestelmä Dokumentti Dokumentinhallintajärjestelmä Elinkaari Asiakirjahallinnon tietojärjestelmä, jonka avulla organisaatio rekisteröi vireille pannut asiat sekä niihin liittyvät asiakirjat tiedon löytämiseksi ja käsittelyvaiheiden dokumentoimiseksi Ne tukitoimet joiden avulla asioiden käsittelyä sekä asioihin liittyvien asiakirjojen ja dokumenttien sekä muiden tietojen kokonaisuutta hallitaan ja kehitetään. Asianhallinta kattaa asiankäsittelyn, dokumentinhallinnan, asiakirjanhallinnan, tiedonohjauksen ja arkistonhallinnan muodostaman kokonaisuuden. Asiakirjojen, asiakirjallisen tiedon ja dokumenttien käsittelyyn tarkoitettu tietojärjestelmä, jonka avulla organisaation käsittelemät asiat voidaan hallita ennalta määriteltyjen käsittelysääntöjen ja metatietojen mukaisesti. Asiankäsittelyjärjestelmässä on olennaista, että järjestelmään tallennetut tai liitetyt asiakirjat liittyvät aina toimenpiteen/ käsittelyvaiheen kautta asiaan. Asiakirjojen kontekstin säilymisellä turvataan asiakirjalliseen tietoon kohdistuvat laatuvaatimukset (alkuperäisyys, eheys, luotettavuus ja käytettävyys). Ilman asiasidosta järjestelmään tallennettuja asiakirjoja ei voida säilyttää pitkän aikaa yksinomaan sähköisessä muodossa. Luettavaksi tarkoitettu tietokokonaisuus, jota usein käsitellään tai tulkitaan yhtenä yksikkönä ja usein myös tallennetaan yhtenä yksikkönä esimerkiksi tiedostoksi. Dokumenttien hallintaan liittyy monia vaateita, joista suuri osa liittyy dokumenttityyppiin, ts. dokumentin käyttötarkoitukseen Dokumenttivarasto, jossa dokumentit käsitellään ja hallitaan suunnitellusti ja koordinoidusti kokonaisuutena. Asiakirjallisen tiedon elinkaari alkaa sen tuottamisesta tai vastaanottamisesta, käsittelyprosessin käynnistyessä ja päättyy sen pysyvään säilyttämiseen tai hävittämiseen. Elinkaariajattelun lähtökohtana on asiakirjallisten tietojen suunnitelmallinen käsittely ja hallinta osana organisaation käsittelyprosesseja.

13 Liite 1 3 (3) Julkinen Hyvä tiedonhallintatapa Portaalit Sisällönhallinta Sähköinen asiointi Tiedonohjaussuunnitelma TOS/ Tiedonohjausjärjestelmä TOJ Hyvä tiedonhallintatapa on toimintatapa, johon kuuluu toiminnan korkea taso ja hyvä laatu. Korkean tason tunnusmerkkejä ovat lainmukaisuus, suunnitelmallisuus, huolellisuus, avoimuus ja luottamuksellisuus. Hyvän laadun vaatimus koskee ennen kaikkea hallinnon käsittelemiä asiakirjoja ja tietoja. Niiltä vaadittavia ominaisuuksia ovat käytettävyys ja saatavuus, eheys ja virheettömyys sekä luottamuksellisuus. Portaali tarjoaa käyttäjille (kansalaiset, virkailijat, yritykset) käyttöliittymän prosesseihin, palveluihin ja dokumentteihin. Portaali vastaa monikanavaisuuden hallinnasta. Asiakirjojen, dokumenttien ja Web-sisältöjen (kuten Web-sivustot ja portaalit) hallinta; sisältäen sisällönhallinnan välineet ja kehittämismenetelmät Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää ilmoittamaansa sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Tällöin on lisäksi kaikille tarjottava mahdollisuus lähettää sähköisesti viranomaiselle sille toimitettavaksi säädettyjä tai määrättyjä ilmoituksia, sen pyytämiä selvityksiä tai muita vastaavia asiakirjoja taikka muita viestejä. Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) on asioiden, asiakirjojen, dokumenttien ja arkistojen tiedonohjauksesta kokonaisuutena vastaava järjestelmä. Järjestelmän sisältö on tiedonohjaussuunnitelma (TOS), joka on organisaatiossa käsiteltävien asiakirjallisten tietojen yhtenäiseen ja suunnitelmalliseen ohjaamiseen tarkoitettu elinkaarisuunnitelma.

14 Ohje 1 (2) Liite Julkinen Tieto-osasto / Hallinto Paula Rissanen ja Tarja Knuutinen Asiakirjahallinnon ohje eläkkeelle tai muusta syystä Liikennevirastosta lähteville Tämä ohje on tarkoitettu eläkkeelle lähtevien sekä muista syistä Liikenneviraston palveluksesta poistuvien työntekijöiden käyttöön. Tavoitteena on ohjeistaa viranomaisen asiakirjojen käsittelyä poistumistilanteessa. Virkamiehen tehtäviensä hoidossa tuottamat ja vastaanottamat alkuperäiset asiakirjat kuuluvat Liikenneviraston arkistoon. Niiden huolehtiminen arkistokelpoiseen kuntoon on kunkin lähtijän omalla vastuulla. Arkistokelpoisuus tarkoittaa, että samaan asiaan liittyvät asiakirjat ovat järjestettyinä nipuksi siten, että asian käsittelyvaiheet käyvät järjestyksestä ilmi. Tällöin yleensä vanhin asiakirja on nipun päällimmäisenä ja uusin alimmaisena. Samaan asiaan kuuluvat asiakirjat sijoitetaan arkistokelpoisen vaippalehden väliin. Vaippalehden etusivulle merkitään selvästi asian diaarinumero. Erityisen tärkeää on, että asiakirjojen joukosta on poistettu sellaiset dokumentit, jotka eivät kuulu arkistoon. Tällaisia voivat olla esimerkiksi virkamiehen henkilökohtaiset muistiot, asioiden valmisteluun liittyvä aineisto sekä asiakirjojen kaksoiskappaleet. Jos asioiden valmisteluun liittyviä dokumentteja halutaan ehdottomasti säilyttää muun asiaan liittyvän aineiston joukossa, niihin on selvästi merkittävä tieto siitä. Lähtijän vastuulla on myös varustaa arkistoon tulevat ei-julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat asianmukaisilla merkinnöillä. Arkistokelpoiseen kuntoon saatettu asiakirja-aineisto luovutetaan päätearkistolle säilytettäväksi. Päätearkisto ei ota vastaan järjestämätöntä tai arkistoon kuulumatonta aineistoa, vaan palauttaa ne takaisin yksikköön järjestettäviksi. Lähtijän on huolehdittava myös mahdollisten arkistosta lainattujen asiakirjojen palautuksesta takaisin arkistoon. Jos arkistosta lainatut asiakirjat siirtyvät seuraajalle, siitä tulee ehdottomasti ilmoittaa arkistoon. Liikenneviraston palveluksesta poistumista suunnittelevan henkilön kannattaa hyvissä ajoin ennen lähtöään ottaa yhteyttä arkistonhoitajiin (arkisto@liikennevirasto.fi), jotka tarjoavat yksityiskohtaisempaa ohjausta asiakirjojen käsittelyyn, sekä tarvittaessa auttavat aineistojen läpikäymisessä ennen luovutusta. Arkiston yhteystiedot:arkisto@liikennevirasto.fi Helsingissä 4. päivänä marraskuuta 2011 Yksikön päällikkö Anne Ojala

15 Ohje 2 (2) Liite Julkinen Tieto-osasto / Hallinto Paula Rissanen ja Tarja Knuutinen Arkistonhoitaja Tarja Knuutinen Jakelu Osastot ja yksiköt

16 Liite 3 1 (2) Tieto-osasto / Hallinto Anne Ojala Asiakirjojen käsittely, kirjaaminen ja arkistointi aluetoimipisteissä Asiakirjahallinnon ohjetta ja siinä olevia menettelytapoja noudatetaan myös aluetoimipisteissä. Postin käsittelyyn, kirjaamiseen ja arkistointiin liittyy alueellisia piirteitä, jotka kuvataan tässä lyhyesti. Lappeenranta Lappeenrannan saapuva posti ja pääosa lähtevästä postista kirjataan Liikenneviraston kirjaamossa Pasilassa, sähköpostiosoite kirjaamo@liikennevirasto.fi ja puhelinnumero Posti vastaanotetaan, skannataan ja jaetaan Technopolisin aulapalvelun toimesta. Aulapalvelu skannaa ja lähettää asiakirjat kirjaamo@liikennevirasto.fi osoitteeseen kirjattavaksi (liitteitä ei skannata). Jos vastaanottavan henkilön nimi on ensin, posti toimitetaan suoraan virkamiehen lokeroon. Aulapalvelu ottaa vastaan myös asiakkaiden toimittamat tarjoukset ja kirjoittaa kuitin vastaanottamisesta asiakkaalle sekä kirjoittaa kuoreen päivämäärän ja kellonajan sekä skannaa kuoren ja lähettää kirjaamo@liikennevirasto.fi osoitteeseen kirjattavaksi. (Tarjouskirjeitä ei avata!). Virkamies pyytää laatimalleen asiakirjalle diaarinumeron Liikenneviraston kirjaamosta ennen asiakirjan lähettämistä. Jos asialla johon laadittu asiakirja liittyy, on jo diaarinumero, virkamies merkitsee sen asiakirjaan ja ilmoittaa välitoimenpiteen kirjaamoon kirjattavaksi. Tämän jälkeen virkamies ottaa kopion lähetettävästä asiakirjasta ja lähettää asiakirjan sekä toimittaa arkistokappaleen (kopion) Liikenneviraston kirjaamoon arkistoitavaksi. Lappeenrannan väyläyksikön lähtevä posti ja välitoimenpiteet kirjataan Lappeenrannassa. Syksyllä 2012 Lappeenrantaan perustetaan oma kirjaamopiste, jonka jälkeen toimipisteen asiat ja asiakirjat kirjataan ja arkistoidaan Lappeenrannan kirjaamopisteessä. Vaasa Vaasan saapuva ja lähtevä posti kirjataan Liikenneviraston kirjaamossa Pasilassa, sähköpostiosoite kirjaamo@liikennevirasto.fi ja puhelinnumero Posti vastaanotetaan, skannataan ja jaetaan Vaasan meriväylät yksikön assistentin toimesta. Assistentti skannaa ja lähettää asiakirjat kirjaamo@liikennevirasto.fi osoitteeseen kirjattavaksi (liitteitä ei skannata) ja arkistoi asiakirjat. Liikennevirasto PL 33, Helsinki Puhelin etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi Opastinsilta 12 A, Helsinki Faksi kirjaamo@liikennevirasto.fi

17 Liite 3 2 (2) Virkamies pyytää laatimalleen asiakirjalle diaarinumeron Liikenneviraston kirjaamosta ennen asiakirjan lähettämistä. Jos asialla johon laadittu asiakirja liittyy, on jo diaarinumero, virkamies merkitsee sen asiakirjaan ja ilmoittaa välitoimenpiteen kirjaamoon kirjattavaksi. Tämän jälkeen virkamies ottaa kopion lähetettävästä asiakirjasta ja lähettää asiakirjan sekä toimittaa arkistokappaleen (kopion) meriväylät yksikön assistentille. Turku Turun saapuvan ja lähtevän postin kirjaa kunnossapitotoimialan sihteeri Turussa. Turun kirjaamopisteen puhelinnumero on Alueilla toimivat voivat pyytää diaarinumeron myös Pasilan kirjaamosta, sähköpostiosoite kirjaamo@liikennevirasto.fi ja puhelinnumero Virkamies pyytää laatimalleen asiakirjalle diaarinumeron Turun kirjaamopisteestä ennen asiakirjan lähettämistä. Jos asialla johon laadittu asiakirja liittyy, on jo diaarinumero, virkamies merkitsee sen asiakirjaan ja ilmoittaa välitoimenpiteen kirjaamopisteeseen kirjattavaksi. Tämän jälkeen virkamies ottaa kopion lähetettävästä asiakirjasta ja lähettää asiakirjan sekä toimittaa arkistokappaleen (kopion) Turun kirjaamopisteeseen arkistoitavaksi.

18 Liite 4

19 Liite 5 Sisällys Meidän Kameleon Missä? Kameleon valintanauhat Miksi? Yhtenäinen ulkoasu Oikeat osoitetiedot Viimeiset päivitetyt sisällöt Miten? Käytä erilaisia valintanauhan painikkeita Kameleon opastaa käytön aikana Apua saat Kameleonin lisäksi... 5 Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa Aloita näin - valitse oikea sisältö Kieli Etsi sisältö Suosikit Tallenna Suosikki Käytä Suosikkeja Poista Suosikki Kameleon-valintaikkuna - näkymäsi asiakirjan/työkirjan/esityksen tietoihin Valintaikkunassa täytettävät tiedot Valintaikkunan painikkeet Täytä asiakirjan/työkirjan/esityksen tiedot Kameleon-valintaikkunassa Täytä omat tietosi yhden kerran: Laatijan tiedot Tallenna omat tietosi Kielikohtaiset tiedot Käytä tallennettuja tietoja Poista tallennetut tiedot Kumoa poisto Haluatko tallentaa useammat laatijan tiedot Oletuslaatija Käytä Vastaanottajan tietoja Tallenna oma Vastanottaja-rekisteri Käytä Vastaanottaja-rekisteriä Käytä Outlook-yhteystietoja Vastaanottajan tietojen järjestys asiakirjassa: Nimi, yritys tai Yritys, nimi Säilytä oikea ulkoasu Organisaation logo EU-logo Yrityksen osoitetiedot: Yhteystiedot Tekstin ulkoasu tehdään tyyleillä Asiakirjan Tyyli-valinnat Wordissa Esityksen Tyylit PowerPointissa Ohje-tekstit ohjaavat kirjoittamista Ohje-tekstit Wordissa Poista Ohje-tekstit Paikkamerkit näyttävät tekstin aloituskohdan Kameleon Wordissa Muokkaa asiakirjan-/työkirjan-/esityksen-, laatijan- ja vastaanottajantietoja Muokkaus päivittää tiedot kaikkiin tarvittaviin paikkoihin Pikamuokkaukset: kuluva päivä ja oletuslaatija Tallenna Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

20 2 (26) Meidän Kameleon 13.1 Asiakirjan tallennusnimi saa oletusarvon Kameleon tallenna Tallenna puhdistettu versio Tallenna muodossa Tallenna pdf-muodossa Ohjeet Tietoja Kameleonista Kameleon näyttää versiotiedot Lähetä muutospyyntö tai palautetta pääkäyttäjälle Auta pääkäyttäjää selvittämään Kameleonin ongelma Kameleon Word Muotoile asiakirjat tyyleillä Ota tyyli käyttöön Luo tarra Kameleonin tarra-toiminnoilla Kameleon-valintanauhan tarrakomennot Luo osoitetarra vastaanottajan tiedoilla Kerää tiedot yhdelle tarra-arkille - Keräilytarra Tee uusi tarra-asiakirja Kirjoita tiedot tarralle itse Kopioi ensimmäinen tarra koko tarra-arkille Luo tarrat osoiterekisterin tiedoista Valitse tarra-arkki ja yhdistelytapa Valitse tietolähteeksi osoiterekisterisi Luo tarrat Outlook-osoitteistosta Eivätkö tarrat osu kohdalleen tarra-arkille Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

21 3 (26) Meidän Kameleon Meidän Kameleon 1 Missä? Kameleon on tehty helpottamaan päivittäistä tekemistä - Wordissa - Excelissä - PowerPointissa 1.1 Kameleon valintanauhat Kun käynnistät Wordin, Excelin tai PowerPointin, Kameleon näkyy ensimmäisenä valintanauhana ohjelmassa. 2 Miksi? 2.1 Yhtenäinen ulkoasu 2.2 Oikeat osoitetiedot Kaikki Kameleonin toiminnot löytyvät valintanauhalta. Kaikille ohjelmille yhteiset toiminnot esitellään Kameleonin toiminnot -osassa. Ohjelmakohtaiset toiminnot esitellään kunkin ohjelman omassa osassa: Word, Excel, PowerPoint Kameleon on hankittu, jotta voit helposti ja nopeasti tehdä Word-asiakirjoja, Exceltaulukoita ja PowerPoint-esityksiä. Kameleon on aina ajan tasalla, päivitykset tulevat koneellesi automaattisesti. Kun käytät Kameleonia asiakirjojen/taulukoiden/esitysten tekemiseen, ulkoasu tulee automaattisesti oikeanlaiseksi. Osoitetiedot ylläpidetään yhdessä paikassa ja ne päivitetään sinulle automaattisesti. Näin käytössäsi on varmasti oikeat osoitteet, puhelinnumerot, jne. 2.3 Viimeiset päivitetyt sisällöt Kaikki asiakirjasisällöt ylläpidetään yhdessä paikassa ja ne päivitetään sinulle automaattisesti. Kun teet valintanauhan Uusi-painikkeella uuden asiakirjan/taulukon/esityksen, sen sisältö on varmasti viimeinen. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

22 4 (26) Meidän Kameleon 3 Miten? Kameleonin kaikki toiminnat alkavat valintanauhan painikkeesta. 3.1 Käytä erilaisia valintanauhan painikkeita Valintanauhalla olevat painiketyypit ovat: Tyyppi Esimerkki Toiminta Jaettu listapainike Listapainike Painike koostuu kahdesta osasta: - yläosa: päätoiminto - alaosa: avaa listan toiminnoista listan ensimmäinen toiminto on sama kuin päätoiminto Painikkeesta avautuu lista, jolta valitset haluamasi toiminnon Toimintopainike Toiminto suoritetaan heti. Valintarasti Vaihtopainikkeet Päälle/pois toiminto, joka suoritetaan heti Avautuvalla listalla on toimintoja, jotka toimivat napsauttamalla päälle/pois. Kun toiminto on valittuna, sen vieressä näkyy -merkki. 3.2 Kameleon opastaa käytön aikana Kameleon ohjaa työskentelyäsi selite- ja kohdeohjetekstein (haluatko vaihtaa kielen). Tyyppi Esimerkki Toiminta Valintanauhan avautuvilla listoilla on toiminnon käyttöä ja käyttötarkoitusta kuvaavia selitetekstejä. Selite Painikkeen kohdeohje Pysäytä hiiri painikkeen päälle hetkeksi, viereen tulee kohteeseen liittyvä ohje. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

23 5 (26) Meidän Kameleon Valintaikkunan kenttään liittyvä ohje Pysäytä hiiri hetkeksi valintaikkunan kentän kohdalle, viereen tulee kenttään liittyvä ohje. Valintaikkunan osaan liittyvä ohje Napsauta valintaikkunan -painiketta. Viereen avautuu valintaikkunan osaan liittyvä ohje. Ohje poistuu, kun napsautat ohjeen ulkopuolella tai napsautat -painiketta uudelleen. 3.3 Apua saat Kameleonin lisäksi Kaikki Kameleonin käyttöön liittyvät ohjeet ovat valintanauhan Ohjeet-painikkeen listalla. Voit avata ohjeen, valitsemalla sen listalta. Jokaisella Kameleoniin liitetyllä asiakirjalla/taulukolla/esityksellä on oma ylläpitäjä. Ylläpitäjän nimen löydät Kameleon-valintanauhan Työkalut - valintalistan Tietoja Kameleonista -ikkunasta. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

24 6 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 4 Aloita näin - valitse oikea sisältö 1 Aloita Kameleon-valintanauhan Uusi-painikkeella 2 Valintaikkunassa näet valittavana olevat sisällöt 3 Valitse oikea sisältö: - kieli - luokka - sisältö 4 Jos oikeaa sisältöä ei löydy, hae näyttönimen mukaan Teetkö tämän asiakirjan usein? Lisää sisältö Suosikkeihin. Seuraavalla käyttökerralla voit valita sisällön suoraan Suosikki-listalta. 4.1 Kieli 4.2 Etsi sisältö Kielivalinta rajaa näytettäväksi vain valitun kieliset asiakirja-/työkirja-/esitysluokat ja sisällöt. Voit etsiä haluamaasi sisältöä sisällön näyttönimellä. 1 Valitse kieli 2 Kirjoita haku-kenttään sisällön näyttönimi tai nimen osa - haku etsii kirjoittamaasi tekstiä valitunkielisistä näyttönimistä - haku löytää sisällöt myös, jos kirjoittamasi teksti on osa näyttönimeä missä tahansa kohdassa Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

25 7 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 3 Valitse sisältö listalta ja jatka asiakirjan/työkirjan/esityksen luontia 4 Haku tyhjennetään hakukentän oikean reunan X-painikkeella 4.3 Suosikit Tallenna Suosikki Tallenna Suosikkeihin usein käyttämäsi asiakirja-/työkirja-/esityssisällöt. Näin saat nopeasti luotua usein käyttämiäsi asiakirjoja/työkirjoja/esityksiä. 1 Aloita Uusi-painikkeella 2 Valitse sisältö 3 Tallenna sisältö Suosikiksi Suosikki-painikkeella Suosikin tallennus myös Kameleon-valintanauhan Työkalut-listalta Kun sinulla on näytöllä asiakirja, jonka pohjan haluat tallentaa Suosikkeihin, voit tehdä Suosikiksi tallennuksen Työkalut-listalta: Suosikkeihin tallentuu se asiakirja sisältö, joka on käsittelemäsi asiakirjan pohjana; omat muokkauksesi eivät tallennu Suosikkeihin Käytä Suosikkeja 1 Avaa Kameleon-valintanauhan Uusi-painikkeen lista Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

26 8 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa Poista Suosikki 2 Valitse luotava asiakirja/työkirja/esitys avautuvalta listalta 1 Avaa Kameleon-valintanauhan Uusi-painikkeen lista 2 Valitse poistettava asiakirja/työkirja/esitys avautuvalta listalta 5 Kameleon-valintaikkuna - näkymäsi asiakirjan/työkirjan/esityksen tietoihin Kameleon-valintaikkunassa muokataan asiakirjan/työkirjan/esityksen tietoja. 5.1 Valintaikkunassa täytettävät tiedot 1 Asiakirjan/työkirjan/esityksen tiedot 2 Laatijan tiedot 3 Vastaanottajan tiedot 5.2 Valintaikkunan painikkeet Valintaikkunassa on painikkeet: - Näytettävän valintaikkunaosan vaihtoon - Valintaikkunan hyväksymiseen/peruuttamiseen - Kohdeohjeen näyttämiseen Painike Toiminta Asiakirjan tiedot: tuo esille valintaikkunan Asiakirjantiedot-osuuden Laatijan tiedot: tuo esille valintaikkunan Laatijantiedot-osuuden Vastaanottajan tiedot: tuo esille valintaikkunan Vastaanottajantiedotosuuden. Painike näkyy vain, kun käsiteltävällä asiakirjalla/työkirjalla/esityksessä on paikka vastaanottajantiedoille OK: hyväksyy valintaikkunan ja tiedot viedään asiakirjalle/työkirjalle/esitykseen Peruuta: valinnat peruutetaan ja valintaikkuna suljetaan tekemättä muutoksia asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen Ohje: näyttää valintaikkunan osaa koskevan ohjeen. Ohje poistuu näytöltä, kun napsauttaa ohjeen ulkopuolella tai napsauttaa Ohje-painiketta uudelleen 6 Täytä asiakirjan/työkirjan/esityksen tiedot Kameleon-valintaikkunassa Asiakirjan/työkirjan/esityksen tiedot-osuudessa on kaksi lohkoa: Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

27 9 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 1 Asiakirjan/työkirjan/esityksen tiedot - Valitse listalta tai kirjoita tieto kenttään - Jos kenttä on harmaana, tiedolle ei ole paikkaa asiakirjassa/työkirjassa/esityksessä eikä tietoa tarvitse kirjoittaa - Päivämäärän oletusarvo on kuluva päivämäärä, päivämäärän voi vaihtaa kirjoittamalla uuden arvon kenttään 2 Asiakirjan/työkirjan/esityksen ulkoasu - Logo-valintalistalla on valittavissa laatijan yhtiö-valinnan mukaisesti sopivat logovaihtoehdot, valitse lisättävä logo - Yhteystiedot-valinnalla saadaan laatijan yhtiö- ja toimipaikkavalinnan mukaiset yhtiön yhteystiedot päälle/pois Eikö logo ja yhteystiedot ole käytettävissä? Käy tallentamassa omat tietosi Laatijan tiedot -osiossa. Yhtiö- ja toimipaikka valinnan mukaan logo ja yhteystiedot tulevat käyttöön. Voit muokata tietoja jälkikäteen Kameleon-valintaikkunan saat uudelleen näytölle valintanauhan Muokkaa-painikkeella. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

28 10 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 7 Täytä omat tietosi yhden kerran: Laatijan tiedot Tallenna omat henkilökohtaiset tietosi kerran, voit käyttää niitä kaikissa Kameleonohjelmissa. Valintaikkuna Painike Toiminta Uusi: tyhjentää kentät tietojen kirjoittamista ja tallentamista varten Tallenna: tallentaa kentissä olevat tiedot Tallenna oletuslaatija: tallentaa kentissä olevat tiedot oletuslaatijaksi Poista: poistaa valitun laatijan Kumoa poisto: palauttaa poistetun laatijan Painike on käytössä, kun laatija on poistettu Poista-painikkeella. 7.1 Tallenna omat tietosi 1 Aloita tyhjentämällä kentät Uusi-painikkeella 2 Kirjoita omat tietosi tai valitse tieto listalta 3 Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella tai Tallenna oletuslaatija -painikkeella Kielikohtaiset tiedot Voit tallentaa valmiiksi kielikohtaiset tiedot: titteli sekä puhelinnumerot. 1 Valitse Kieli 2 Kirjoita numerot siten, kun haluat käyttää niitä valitulla kielellä tehdyissä asiakirjoissa/työkirjoissa/esityksissä 3 Valitse käytettävä puhelinnumeromuoto: Kansallinen tai Kansainvälinen 4 Kirjoita puhelinnumerot, jollet ole niitä jo tallentanut käytettävässä muodossa 5 Valitse seuraava Kieli 6 Jatka kohdasta 2 kunnes olet tallentanut kaikki haluamasi kielikohtaiset tiedot 7 Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

29 11 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 7.2 Käytä tallennettuja tietoja Kaikki tallennetut laatijat ovat Laatijat-listalla. Valitse listalta laatija, jonka tietoja haluat käyttää. 7.3 Poista tallennetut tiedot Kumoa poisto 1 Valitse laatija Laatijat-listalta 2 Napsauta Poista-painiketta Kun laatija on poistettu, voit kumota poiston Kumoa poisto -painikkeella. Tiedot palautetaan kenttiin ja Laatijat-listalle. 7.4 Haluatko tallentaa useammat laatijan tiedot Oletuslaatija Voit tallentaa useammat laatijantiedot. - toista Laatijan tietojen tallennusta kunnes kaikki tiedot on tallennettu Yksi tallennetuista laatijoista voi olla Oletuslaatija. Oletuslaatijan tiedot on valittuna automaattisesti, kun luot uuden asiakirjan. 1 Luo uusi laatija tai valitse laatija Laatijat-listalta 2 Tallenna tiedot Tallenna oletuslaatija -painikkeella Oletuslaatija on merkittynä listalla: << Mikko Mallikas >> - Oletuslaatijan ohittaminen Voit ohittaa oletuslaatijan käyttämisen vaihtamalla Laatijan valinnan Käyttäjäasetuksista. 8 Käytä Vastaanottajan tietoja Vastaanottajan tiedot kirjoitetaan asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen tiedolle varattuun paikkaan. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

30 12 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa Valintaikkuna Painike Toiminta Hae Outlookista: näyttää Outlookyhteystiedot, joista voit valita vastaanottajan. Tiedot tuodaan valintaikkunan kenttiin ja niitä voi muokata. Uusi: tyhjentää kentät tietojen kirjoittamista ja tallentamista varten Tallenna: tallentaa kentissä olevat tiedot Poista: poistaa valitun vastaanottajan tiedot Kumoa poisto: palauttaa poistetun vastaanottajan Painike on käytössä, kun laatija on poistettu Poista-painikkeella. 8.1 Tallenna oma Vastanottaja-rekisteri 1 Aloita tyhjentämällä kentät Uusi-painikeella 2 Kirjoita vastaanottajan tiedot kenttiin 3 Tallenna tiedot Tallenna-painikkeella Käytä Vastaanottaja-rekisteriä Tallennetut vastanottajat ovat Vastaanottajat -listalla. Valitse listalta vastaanottaja. 8.2 Käytä Outlook-yhteystietoja Hae vastaanottajan tiedot Outlook-yhteystiedoista Hae Outlookista -painikkeella. 1 Napsauta Hae Outlookista -painiketta 2 Valitse osoitteisto sekä vastaanottaja 3 Hyväksy ikkuna OK-painikkeella 4 Vastaanottajan tiedot tuodaan kenttiin, voit muokata tietoja kentissä 8.3 Vastaanottajan tietojen järjestys asiakirjassa: Nimi, yritys tai Yritys, nimi Voit valita tuleeko vastaanottajan tiedot - Nimi, yritys (henkilön nimi ennen yrityksen nimeä) - Yritys, nimi (yrityksen nimi ennen henkilön nimeä) Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

31 13 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 9 Säilytä oikea ulkoasu 9.1 Organisaation logo Kameleon luo asiakirjat/työkirjat/esitykset siten, että niissä on oikea ulkoasu ja voit muokata asiakirjaa/työkirjaa/esitystä säilyttäen ulkoasun. Käytettävät logot tulevat Laatijan tietoihin tallentamastasi yritys-tiedosta. Voit valita logon päälle/pois: 1 Kameleonin asiakirjan tiedot -valintaikkunassa 2 Valintanauhalta 9.2 EU-logo Voit valita asiakirjassa käytettävän EU-logon päälle/pois: 1 Kameleonin asiakirjan tiedot -valintaikkunassa 9.3 Yrityksen osoitetiedot: Yhteystiedot Kameleon kirjoittaa yhtiön osoitetiedot alatunnisteeseen. Osoitetiedot valitaan Laatijantietoihin tallentamasi yritys- ja toimipaikkatietojen perusteella. Yhteystiedot voit valita päälle/pois: 1 Kameleonin asiakirjantiedot -valintaikkunassa 2 Valintanauhan Yhteystiedot-valinnalla Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

32 14 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 9.4 Tekstin ulkoasu tehdään tyyleillä Kirjoita tekstit käyttäen valintanauhan Tyylejä. Tyylit tuovat tekstiisi automaattisesti oikean ulkoasun: kirjasinlajin (fontin), koon, sisennyksen jne. Word PowerPoint Asiakirjan Tyyli-valinnat Wordissa Tyylit on jaettu kolmeen luetteloon Otsikko Kappale Luettelo Lisätietoa tyylien käytöstä Esityksen Tyylit PowerPointissa PowerPointin tyylit ovat leipätekstin luettelotaso-tyylejä. Käytettävä tyylit ovat listalla Lisätietoa tyylien käytöstä 10 Ohje-tekstit ohjaavat kirjoittamista Asiakirjoissa/työkirjoissa/esityksissä käytetään Ohje-tekstejä, joilla kerrotaan mitä tai miten kohtaan tulee kirjoittaa. Ohje-tekstit näkyvät ohjelmakohtaisesti vähän erilaisina, soveltuen aina ohjelman tapaan näyttää tietoja Ohje-tekstit Wordissa Ohje-tekstit ovat punaisella tekstillä, punaisen kehyksen sisällä. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

33 15 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 10.2 Poista Ohje-tekstit Tee asiakirja/työkirja/esitys valmiiksi ja poista sen jälkeen Ohje-tekstit: 1 Työkalut 2 Poista ohjetekstit asiakirjasta/työkirjasta/esityksestä Kun valitset komennon, kaikki ohjetekstit poistuvat eikä niitä voi palauttaa. Etkö halua enää käyttää Ohje-tekstejä? Ohje-tekstit voidaan poistaa jo asiakirjaa/työkirjaa/esitystä luotaessa, mikäli teet valinnan käyttäjäasetuksissa. 11 Paikkamerkit näyttävät tekstin aloituskohdan Kameleon Wordissa Kameleon asiakirjoissa käytetään paikkamerkkejä ohjaamassa tekstin aloitus oikeasta kohdasta. Aloita tekstin kirjoittamien paikkamerkistä: 1 Napsauta paikkamerkin kohdalla 2 Lähde kirjoittamaan tekstiä, paikkamerkki poistuu automaattisesti ja teksti tulee oikealla tyylillä 12 Muokkaa asiakirjan-/työkirjan-/esityksen-, laatijan- ja vastaanottajantietoja Kaikkia Kameleon-valintaikkunasta asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen tuotavia tietoja voit muokata uudelleen tuomalla Kameleon-valintaikkunan näytölle valintanauhan Muokkaapainikkeella. Näytölle tulevassa valintaikkunassa näytetään kaikki ne tiedot, jotka valintaikkunasta on asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen viety. Voit muokata tietoja - kirjoittamalla uuden tiedon kenttään - valitsemalla listalta uuden arvon - vaihtamalla valintarastien arvoja Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

34 16 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 12.1 Muokkaus päivittää tiedot kaikkiin tarvittaviin paikkoihin Kun päivität asiakirjan/työkirjan/esityksen tietoja Kameleonin Muokkaa-toiminnolla, varmistut siitä, että tiedot päivittyvät: - asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen - asiakirjan/työkirjan/esityksen metatietoihin (dokumentinhallinnan käyttämät tiedot) - asiakirjan/työkirjan/esityksen yhteenvetotietoihin 12.2 Pikamuokkaukset: kuluva päivä ja oletuslaatija 13 Tallenna Muokkaa-painikkeesta avautuvalla listalla on pikamuokkaukset: - kuluva päivä asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen - oletuslaatija asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen Kameleon-valintanauhan Tallenna-painike toimii Wordin Tallenna-toiminnon tavoin, mutta lisäksi Kameleon luo asiakirjakohtaisen oletustallennusnimen, mikäli asiakirjalle on oletustallennusnimi määrätty. Kameleon-valintanauhan Tallenna-painikkeella saat käyttöön Kameleonia varten tehdyt tallennustoiminnot: 13.1 Asiakirjan tallennusnimi saa oletusarvon 13.2 Kameleon tallenna Kameleon luo sovituille asiakirjoille/työkirjoille/esityksille valmiiksi tallennusnimen. Voit muuttaa tallennusnimeä Tallenna-ikkunassa. Oletustallennusnimi luodaan Kameleon-valintaikkunassa antamiesi kenttien arvoista. Oletustallennusnimessä käytetyt kentät ovat: - Lisää lista oletustallennusnimessä käytetyistä kentistä. Sama toiminto kuin valintanauhan Tallenna-painike Tallenna puhdistettu versio Jokaiseen asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen tallentuu joukko tietoja, jotka eivät näy asiakirjan käsittelyn aikana. Nämä tiedot ovat: - henkilökohtaisia tietoja - metatietoja Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

35 17 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa - yhteenvetotietoja. Puhdista asiakirjasta/työkirjasta/esityksestä näkymättömät tiedot ennen asiakirjan lähettämistä yrityksen ulkopuolelle. Näin voit varmistua, ettei yrityksen ulkopuolelle lähde sellaista tietoa, mikä kuuluu vain yhtiön sisäisiin asiakirjoihin. 1 Tallenna asiakirja, josta teet puhdistetun version 2 Valitse komento Tallenna puhdistettu versio 3 Valitse puhdistettavat asiakirjan osat 4 Hyväksy valinta OK-painikkeella 5 Anna puhdistetulle asiakirjalle uusi tallennusnimi 6 Molemmat asiakirjat (alkuperäinen ja puhdistettu) jäävät avoimeksi 7 Valintaikkunaan tulee hyväksyntä merkki niiden tietojen kohdalle, joiden puhdistus sujui ongelmitta Mikäli puhdistusta ei saada suoritettua loppuun, tiedon kohdalle tulee huomiomerkki. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

36 18 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa Tiedon alapuolelle tuleva viesti kertoo tapauskohtaisesti, mitä asiakirjassa on tehty. 8 Voit sulkea ikkunan Peruuta-painikkeella tai valita lisää puhdistettavia osia, mikäli et valinnut kaikkia heti Puhdistettua asiakirjaa ei voi käsitellä Kameleonin toiminnoin Kun asiakirja on puhdistettu, Kameleonin toiminnot eivät ole enää käytettävissä. Voit kuitenkin edelleen muokata alkuperäistä asiakirjaa ja tarvittaessa tehdä siitä uuden puhdistetun version Tallenna muodossa Office ohjelmien käyttämä tiedostomuoto poikkeaa oleellisesti aikaisempien Office-ohjelmien käyttämästä tiedostomuodosta. Jos arvelet, että luomaasi asiakirjaa/työkirjaa/esitystä jatkossa käsitellään vanhemmalla Office-versiolla, voit tallentaa sen suoraan vanhemman ohjelman käyttämään muotoon. Uudet piirteet poistuvat tallennuksessa Huomioi, että Office versiossa tulleet uudet ominaisuudet eivät ole käytettävissä vanhemmassa tallennusmuodossa ja ohjelma muokkaa tällaiset kohdat automaattisesti tallennuksen yhteydessä Tallenna pdf-muodossa Asiakirjan/työkirjan/esityksen voit tallentaa pdf-muotoon: 1 Tallenna alkuperäinen tiedosto 2 Valitse komento: Tallenna pdf 3 Pdf-tiedosto syntyy samaan kansioon alkuperäisen tiedoston kanssa ja sen tiedostonimi on sama (tiedostonimen pääte on.pdf) 14 Ohjeet Kameleonin ohjeet ovat Ohjeet-valintalistalla 1 Avaa Ohjeet-lista 2 Valitse avattava Ohje listalta Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

37 19 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 15 Tietoja Kameleonista 3 Ohje avautuu tiedostotyypin mukaiseen ohjelmaan Kameleon ohjeistaa käyttöä myös kohdeohjein. Kameleon pidetään ajan tasalla: - ulkoasun osalta - yhteystietojen (yhtiön osoitetietojen) osalta - logojen osalta - sisältöjen osalta Päivitykset tulevat työasemallesi automaattisesti. Jokainen Kameleonin käyttämä tiedosto versioidaan ja tämän tiedon perusteella nähdään yksityiskohtaiset tiedot: - Kameleonin versiosta - käytettävän sisällön versiosta - käytettävän Office-ohjelman versiosta Valintaikkunassa näytetään yksityiskohtaiset tiedot. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

38 20 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa 15.1 Kameleon näyttää versiotiedot Kameleonin versiotiedot saat kopioitua valintaikkunasta: 1 asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen 2 leikepöydälle 3 Outlook sähköpostiviestiin Kuvake Toiminta Kopioi ikkunan tiedot aktiiviseen asiakirjaan/työkirjaan/esitykseen Kopioi ikkunan tiedot leikepöydälle Luo Outlook sähköpostiviestin ja kopioi ikkunan tiedot viestin tekstiosaan. Viestin vastaanottajaksi tulee ylläpitäjän s-postiosoite. (Toiminto on käytössä, kun ylläpitäjän s-postiosoite on tallennettu.) Luodaan Kameleonin diagnosointitiedosto. Tiedostoon kirjoitetaan: - asennetun Kameleonin tiedot - asennuskansioissa olevat tiedostot - ohjelman käyttämät apuohjelmat - referenssit Tiedosto tallentuu käyttäjän temp-kansioon (%temp%). Luodaan Kameleonin diagnosointitiedosto (kuten edellä) Tarkastetaan onko Kameleon luonut loki-tiedostoja Luodaan Outlook sähköpostiviesti ja liitetään siihen Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

39 21 (26) Kameleon - samat toiminnot Word-, Excel- ja PowerPoint -ohjelmissa - liitetiedostoiksi diagnosointitiedosto ja lokitiedosto - viestiosuuteen kopioidaan ikkunan tiedot 15.2 Lähetä muutospyyntö tai palautetta pääkäyttäjälle Kameleonin pääkäyttäjä (Pääkäyttäjän nimi.) hoitaa Kameleonin muutokset. Jos haluat lähettää muutospyynnön tai palautetta tietystä Kameleon asiakirjasta/työkirjasta/esityksestä: 1 Valitse Työkalut - Tietoja Kameleonista 2 Valitse tapa, jolla lähetät palautteen Valintaikkunassa näkyvät tiedot kirjoitetaan aktiivisen asiakirjan/työkirjan/esityksen loppuun. Voit lähettää asiakirjan omien kommenttiesi sekä Kameleonin tietojen kanssa pääkäyttäjälle Auta pääkäyttäjää selvittämään Kameleonin ongelma Valintaikkunassa näkyvät tiedot kopioidaan leikepöydälle. Voit liittää tiedot haluamaasi paikkaan leikepöydän liitä-komennolla. Valintaikkunassa näkyvät tiedot kirjoitetaan uuden s-postiviestin tekstiosuuteen ja kyseisen asiakirjan pääkäyttäjän s-postiosoite tuodaan valmiiksi vastaanottaja kenttään. Painike on valittavissa, jos käsiteltävälle asiakirjalle on tallennettu pääkäyttäjän s-postiosoite. Jos Kameleonin toiminnassa on ongelmia, Kameleon luo itse taustalla tiedoston, johon se kirjaa virheestä saatavat tiedot. Ongelman selvittämisessä on tärkeää myös tarkastaa Kameleonin tiedostojen ja asennuksen oikeellisuus sekä muut ohjelman toimintaan vaikuttavat tiedot. Kameleon tekee tarkastuksen ja kirjoittaa tiedot diagnosointitiedostoon. Jos haluat kuvata pääkäyttäjälle Kameleonin toiminnan ongelmia: 1 Valitse Työkalut - Tietoja Kameleonista 2 Luo s-postiviesti pääkäyttäjälle Kameleon tarkastaa tiedostot ja asennuksen sekä kirjoittaa tiedot diagnosointi-tiedostoon. Kameleon luo s-postiviestin ja liittää siihen - diagnosointi-tiedoston - mahdollisen työasemaltasi löytyvän virheloki-tiedoston 3 Kirjoita s-postiviestiin kuvaus ongelmastasi ja lähetä viesti Kameleonin pääkäyttäjälle. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

40 22 (26) Kameleon Word Kameleon Word 16 Muotoile asiakirjat tyyleillä Otsikko Kappale Luettelo Käytä Otsikko-tyylejä asiakirjan otsikoiden muotoiluun. Otsikko-tyylin jälkeen käyttöön tulee kappaletyyli: Sisennys (4,6 cm) Käytä Kappale-tyylejä leipätekstin muotoiluun. Valitse tyyli sopivan sisennystason alta. Käytä Luettelo-tyylejä erilaisten luetteloiden muotoiluun. Valitse luettelon muoto sopivan sisennystason alta Ota tyyli käyttöön Tyyli otetaan käyttöön: - Ennen tekstin kirjoittamista 1 Vie kohdistin kohtaan, johon aiot kirjoittaa 2 Valitse Tyyli-listalta haluttu tyyli 3 Kirjoita teksti - Valmiiseen tekstiin 1 Valitse teksti 2 Valitse Tyyli-listalta haluttu tyyli 17 Luo tarra Kameleonin tarra-toiminnoilla Kameleonin tarratoiminnot ovat Työkalut-painikkeen valikossa. Komennot ovat näkyvissä vain silloin, kun käsittelemässäsi asiakirjassa voidaan komentoja käyttää. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

41 23 (26) Kameleon Word 17.1 Kameleon-valintanauhan tarrakomennot Komento Toiminta Käyttökohde Täytä tarrat Tarkista tarrojen korkeus Tyhjennä tarrat Luo osoitetarra vastaanottajan tiedoilla Avaa keräilytarra Poista keräilytarra Kopioi ensimmäisen tarra-arkin sisällön koko tarra-arkille. Kameleon varmistaa, että kaikkien tarrasivujen taulukkorivit ovat samanlaisia kuin tarra-asiakirjan ensimmäisen sivun taulukkorivit. Tarra-arkin sisältö tyhjennetään. Kopioi vastaanottajan tiedot asiakirjasta tarralle Avaa tallennetun keräilytarran muokattavaksi Poistaa tallennetun keräilytarran Tarra-asiakirja Tarra-asiakirja Tarra-asiakirja Kirje tai muu asiakirja, jossa on paikka vastaanottajan tiedoille. Aina, kun keräilytarra on olemassa. Aina, kun keräilytarra on olemassa Luo osoitetarra vastaanottajan tiedoilla Kun asiakirjassasi on vastaanottajan tiedot lisättynä Kameleon-valintaikkunan kautta, voit kopioida tiedot: - uudelle tyhjälle tarra-arkille - keräilytarran seuraavaan tyhjään tarraan 17.3 Kerää tiedot yhdelle tarra-arkille - Keräilytarra Keräilytarra on tarra-asiakirja, jolle voit lisätä vastaanottajan osoitetietoja tarpeen mukaan. Tiedot sijoitetaan seuraavaan tyhjään tarraan Tee uusi tarra-asiakirja 1 Aloita uusi asiakirja Kameleon valintanauhan Uusi -painikkeella 2 Valitse Kameleon - asiakirjan valinta -ikkunassa Tarra-malli 3 x 7. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

42 24 (26) Kameleon Word Kirjoita tiedot tarralle itse 1 Valitse vaihtoehto Kirjoitetaan tarrat - ei yhdistelyä. 2 Kirjoita tarroille tulevat tiedot 3 Siirry tarra-arkin solusta toiseen sarkain-näppäimellä. Kun kohdistin on ensimmäisen sivun viimeisessä solussa, paina sarkain-näppäintä. Asiakirjaan syntyy uusi sivu. Jatka tarrojen kirjoittamista normaaliin tapaan Kopioi ensimmäinen tarra koko tarra-arkille Ensimmäisen tarran sisällön saat kopioitua koko tarra-arkille, kun valitset toiminnon Täytä tarrat. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

43 25 (26) Kameleon Word Tarkista tarrojen korkeus -komento Kun kaikki tarrasivut on kirjoitettu, napsauta Tarkista tarrojen korkeus -komentoa. Kameleon varmistaa, että kaikkien tarrasivujen taulukkorivit ovat samanlaisia kuin tarraasiakirjan ensimmäisen sivun rivit Luo tarrat osoiterekisterin tiedoista Jos käytössä on valmis osoiterekisteri tallennettuna tiedostoksi, voit käyttää sitä tarraasiakirjassa. Osoitteiston voit luoda mm. seuraavilla ohjelmilla: Microsoft Word, Microsoft Excel tai Microsoft Access Valitse tarra-arkki ja yhdistelytapa 1 Aloita uusi tarra-asiakirja. 2 Valitse yhdistelytapa: Luodaan osoitetarrat tietolähteen tiedoista Valitse tietolähteeksi osoiterekisterisi 1 Näytölle aukeaa valintaikkuna Valitse tietolähde. Valitse osoiterekisteri, jota haluat käyttää. 2 Jatka asiakirjan työstämistä lisäämällä halutut yhdistämiskentät tarra-arkille Wordin Postitukset -valintanauhalta löytyvien toimintojen avulla Luo tarrat Outlook-osoitteistosta Voit luoda tarrat Outlookin Yhteystiedot -kansioon lisätyistä yhteystiedoista. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

44 26 (26) Kameleon Word 1 Valitse yhdistelytapa: Luodaan osoitetarrat käyttäen Outlook-osoitteistoa 1 Valitse yhteystietokansio, jota haluat käyttää 2 Jatka asiakirjan työstämistä lisäämällä halutut yhdistämiskentät tarra-arkille Wordin Postitukset -valintanauhalta löytyvien toimintojen avulla Eivätkö tarrat osu kohdalleen tarra-arkille 1 Tarkista, että olet käyttänyt oikeaa tarra-arkkia. 2 Napsauta Tarkista tarrojen korkeus -komentoa. Kameleon varmistaa, että kaikkien tarrasivujen taulukkorivit ovat samanlaisia kuin tarra-asiakirjan ensimmäisen sivun rivit. Tieturi Oy. Kaikki oikeudet pidätetään

45 Liite 6 1 (11) LIIKENNEVIRASTON DIAARIKAAVA JOHTAMINEN 000 Toiminnan ohjaus ja johtamisjärjestelmät organisaatio, työjärjestys, päätösvallan siirrot, sijaisuusjärjestelyt ja työnjaot, työryhmien perustaminen, johdon pöytäkirjat johtamistoiminnon ohjaus ja toimintasuunnitelmat, toiminnan onnistumisen arviointi, toimintajärjestelmän kehittäminen, turvallisuusjohtamisjärjestelmä, ympäristöjohtamisjärjestelmä, kehittämissuunnitelmat ja ohjelmat taloussääntö, sisäisen tarkastuksen ja valvonnan ohjesääntö, ohjeet 001 Strateginen suunnittelu visiot, arvot, strategiat toimintapolitiikka, henkilöstöpolitiikka, riskienhallintapolitiikka, turvallisuuspolitiikka PTS (sisältää päätieverkon kehittäminen, rataverkon kehittäminen) 002 Tulos- ja talousohjaus tulossopimukset, TTS, TA, ylemmän tason ohjaus, budjettiesitykset, määrärahakehykset, tavoitteet (LVM) tilinpäätös, työllisyysohjelmat, EU-hankkeiden rahoitus 003 Turvallisuusjohtaminen turvallisuuslupa oma valvonta, turvallisuusraportit turvallisuuskoulutus ja pätevyydet 004 Tarkastustoiminta sisäinen tarkastus ulkoinen tarkastus 005 Varautuminen valmiustoimikunta ja -suunnitelma, kriisitilanteet, väestönsuojelu materiaalivarautuminen 01 HENKILÖSTÖHALLINTO JA PALVELUT

46 Liite 6 2 (11) 010 Henkilöstöhallinnon ohjeet ja toimintalinjat 011 Henkilöstösuunnittelu ja seuranta henkilöstösuunnitelmat ja -kertomukset, perehdytys, laajemmat henkilöstön koulutusohjelmat ja -suunnitelmat 012 Virkajärjestelyt, palvelusuhteen hallinta ja palkkaus virkaehtosopimus, virkojen perustamiseen ja viranhakuun liittyvät asiakirjat: viran perustaminen, siirto, lakkautus ja nimikemuutos, haettavaksi julistamista koskevat ilmoitukset, hakemukset, nimittämiskirja, sivutoimiluvat,kunnia- ja ansiomerkit 013 Henkilöstöpalvelut henkilöstön kehittäminen ja muu koulutus, henkilöstöpalvelujen järjestäminen, työolosuhteet, sopimus työterveyshuollosta, toimintasuunnitelmat 014 Työsuojelu-, yhteistyö- ja tasa-arvotoiminta työsuojelu, työtapaturmat, yhteistyö- ja tasa-arvosuunnitelmat, yhteistoimintaelimet, luottamusmiestoiminta, erimielisyysasiat, henkilöstöjärjestöt, aloitetoiminta ja työsuhdekeksinnöt 02 TALOUSASIAT JA OMAISUUDEN HALLINTA 020 Taloushallinnon ohjeet ja toimintalinjat 021 Kirjanpito ja talousseuranta kirjanpito ja talousseuranta määräraha-asiat, esim. työ- ja työllisyysasiat ja niiden määräraha-asiat hankerahoitus 022 Maksuliikenteen hoito maksuperusteiden määrääminen ( maksut ja taksat sekä erilaisten julkaisujen tms. tuotteiden hinnat), saatavien perintä veroasiat (esim. rataveron määrääminen, tullimaksu- ja liikevaihtoveroasiat)

47 Liite 6 3 (11) 023 Omaisuuden hallinta kiinteistöjen ja maa-alueiden myyminen, ostaminen, luovuttaminen,vaihtaminen, halinnan siirto, vuokraaminen ja kunnossapito, lainhuudot muu käyttö- ja vaihto-omaisuus (esim. huoneistoasiat, kiinteistörekisteri, alusten / veneiden talvisäilytys, laitteiden ja koneiden vuokraus, myynti ja lahjoitukset) 024 Muut virastohankinnat siivoussopimukset, postisopimukset, kiinteistösopimukset, huonekalut, toimistotarvikkeet, henkilöstötapahtumahankinnat yms. 03 TIEDON HALLINTA 030 Tiedonhallinnan ohjeet ja toimintalinjat 031 Tiedonhallinnan kehittäminen ja seuranta tiedonhallinnan hankinta- ja kehittämissuunnitelmat tutkimukset, selvitykset tietoturva 032 Tiedonhallintapalvelut tietovarastojen ja tietojärjestelmien hallinta ja kehittämisen tuki tiedonhallinnan hankinnat ja hankintojen hallinta tietoteknisten rakenteiden hallinta (arkkitehtuurit, tietoliikenneverkot, työasemaympäristöt, palvelimet, tekniset alustat yms. tietotekniset rakenteet) 033 Tieto- ja arkistopalvelut arkistoselvitykset asiakirjahallinta kirjasto- ja julkaisutoiminta perinne- ja museotoiminta 04 OIKEUDELLISET ASIAT 040 Lakivalmistelu ja lainsäädännön soveltaminen säädöstoimintaa koskeva yhteistoiminta muu oikeudellinen yhteistoiminta 041 Muiden hakemat vahingonkorvaukset loukkaantumiset laiturialueella, rikkoontuneet verkot, vaurioituneet autot yms.

48 Liite 6 4 (11) 042 Liikenneviraston hakemat vahingonkorvaukset rikkoutuneet varoituslaitokset, kanavasulut, liikennemerkit yms. 043 Muut oikeusasiat tutkintapyynnöt, kantelut, valitukset, oikeudenkäynnit 044 Oikeusasiamiehen ja oikeuskanslerin asiat 05 KOTIMAINEN JA KANSAINVÄLINEN YHTEISTYÖ 050 Asiakas- ja muun sidosryhmäyhteistyön hallinta arvoverkoston hallinta, asiakastyytyväisyystutkimukset, asiakkuustiedon analysointi 051 Viestintä ja tiedotus 052 Eduskunta- ja ministeriöyhteistyö kansanedustajien kirjalliset kysymykset, lausuntopyynnöt, ministeriöltä tulleet muut aloitteet ja kyselyt 053 Kansainvälinen yhteistyöverkosto lähialueyhteistyö liikennevirastojen välinen yhteistyö muu kansainvälinen toiminta (kansainväliset alan järjestöt) kansalliseen ja kansainväliseen EU:n säädösvalmisteluun liittyvät asiat bilateraalisopimukset 054 kotimainen yhteistyöverkosto yhteistyö maakuntien, kuntien ja muiden viranomaisten kanssa (kustannusten ja resurssien jakaminen viranomaisten kesken, erilaiset yhteistoimintaryhmät) yhteistyö asiakkaiden kanssa Muu yhteistoiminta viranomaisena (komiteoiden, johtokuntien, neuvottelukuntien ja työryhmien perustaminen, edustajien nimeäminen, aloitteet, kansalaiskirjeet) 06 LIIKENNEJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN 060 Liikennejärjestelmän kehittämisen ohjeet ja toimintalinjat

49 Liite 6 5 (11) 061 Liikennejärjestelmäsuunnitelmat ja liikennejärjestelmäyhteistyö kaupunkikunnat maakunnat liikenne ja maankäyttö 062 Liikennejärjestelmän tila ja sen kehitys liikennejärjestelmän tilan seurannan mittareiden kehittäminen henkilöliikenne tavaraliikenne melutilanneselvitys (EU) henkilöliikennetutkimus 063 Taustaselvitykset kehittämiselle joukkoliikenne rautatiet ja ratayhteydet meri- ja vesiväylät, vesiliikenne tavaraliikenne 064 Suunnittelun menetelmäkehitys ja tuki liikenne-ennusteet vaikuttavuuden arviointi 065 Liikenne- ja meriturvallisuus liikenneonnettomuus- ja poikkeamatilanteet, onnettomuuskartat, onnettomuusrekisteri, raportit liikenneturvallisuuden parantaminen tasoristeysturvallisuus meriturvallisuus 066 Liikenneväylien rekisterit, palvelutason seuranta ja tilatieto asiakas- ja muut sidosryhmätutkimukset väylätieto tilatieto (esim. liikenne-ennusteet, toimintaympäristön muutokset, liikennejärjestelmän tilan seuranta)

50 Liite 6 6 (11) 067 T&K toiminta T&K toiminnan ohjelmointi ja koordinointi omat tutkimushankkeet osallistumispäätökset, sopimukset tutkimusluvat, lausunnot, raportit, selvitykset 068 laite- ja väylätekniikka esim. turvalaitteiden käyttöohjeet, tyyppihyväksyntälausunnot 07 LIIKENNEVÄYLIEN SUUNNITTELU 070 Suunnittelun ohjeet, laatuvaatimukset ja yhteishankinnat 071 Rautatien suunnittelu 0710 tarveselvitysvaihe tarveselvitys, kuulemismenettely, suunnittelupäätökset 0711 yleissuunnittelu yleissuunnitelma, kuulemismenettely, YVA-menettely, toteutuspäätökset, riskienhallinta, turvallisuusselvitykset 0712 ratasuunnittelu ratasuunnitelma, kuulemismenetely, YVA-menettely, ympäristöluvat/lausunnot 072 Tiensuunnittelu 0720 Tiehankkeiden suunnitelmien käsittely 0721 Tieverkon luokitus (esim. hallinnollinen luokitus) 0722 Siltasuunnitelmien käsittely siltasuunnitelmien käsittely ja vesilain mukaiset hakemukset 073 Vesiväylien suunnittelu 0731 vesiväylien suunnittelu esi-, lupa- ja rakennussuunnittelu (mm. tarveselvitykset, alustavat yleissuunnitelmat, YVA) vesiliikennetutkimukset 0732 väyläsuunnitelmat 08 LIIKENNEVÄYLIEN RAKENTAMINEN 080 Rakentamisen ohjeet, laatuvaatimukset ja yhteishankinnat

51 Liite 6 7 (11) 081 Maanhankinta ratatoimitus yksityistietoimitus tieosaston suuriin investointeihin liittyvä maanhankinta 082 Rautateiden rakentaminen 0820 Rakentamisen hankinta hankintamenettely sopimuksiin asti (myös liikenteenohjauksen investoinnit) 0821 Rakentamissuunnittelu ja rakentamisen aikaiset asiakirjat suunnitteluperusteet turvallisuusasiakirjat, turvallisuusselvitykset, riskienhallinta lupa-asia, tarkastukset ja katselmoinnit, reklamaatiot 0822 Materiaalihallinta hankintamenettely ja myynti ulkopuolisille hävittäminen ja kierrätys (kiskot, vaihteet, pölkyt, turvalaite- ja sähkömateriaalit) laatutarkastukset 0823 käyttöönottomenettely (Rautatievirasto) 0824 muut sopimukset 083 Teiden rakentaminen 0830 Suurten investointien hankinta urakoiden kilpailutus, urakkasopimusten laadinta, urakkakohtainen seuranta ja laatu, hankkeen valmistuminen 0831 Elinkaari- ja isännöintihankkeiden toteutus Hankkeet, jotka sisältävät myös ylläpidon ja hoidon 084 Vesiväylien rakentaminen 0840 rakennuttaminen ja sen hankinta kaupalliset urakka-asiakirjat, hankintamenettelyt, urakoitsijan valinta, sopimukset) työmaakokousten asiakirjat, rakennuttajakonsultin hankinta- ja ohjausasiakirjat, rakentamisen aikaiset asiakirjat 0841 väylien rakentamisesta aiheutuneet korvaukset, maksut

52 Liite 6 8 (11) 09 LIIKENNEVÄYLIEN KÄYTTÖ JA KUNNOSSAPITO 090 Kunnossapidon ohjeet ja laatuvaatimukset 091 Rautateiden kunnossapito 0910 Kunnossapidon hankinta 0911 Radan kunnon valvonta ja kunnossapidon suunnittelu 0912 Hoito ja käyttö (turvallisuusasiakirjat, turvallisuusvalvonta) 092 Vesiväylien kunnossapito 0920 perusväylänhoito (sopimukset, urakka-alueet, väylänhoidon kuvaukset, kehittämisasiakirjat) 0921 kanavien käyttö ja kunnossapito (sopimukset, urakka-alueet, väylänhoidon kuvaukset, kehittämisasiakirjat) 0922 väylien korjausrakentaminen (korjausrakennushankkeisiin liittyvät) 0923 vesiväyliin liittyvät tiet, metsät ja maa-alueet 0924 historiallisten rakenteiden entisöinnit 093 Tienpidon kunnossapidon hankinnan ohjaus 0930 Hoidon ja ylläpidon hankinta 10 LIIKENTEEN PALVELUT 100 Liikenteen hallinta ja ohjaus 1000 ohjeet ja toimintalinjat 1001 Rautateiden liikenteen hallinta ja ohjaus rataverkon käyttö (verkkoselostus, sähköradan käyttötoiminta) ratakapasiteetin jakaminen (säännöllinen ja kiireellinen) liikenteen ohjaus (liikenteenohjaussopimus, ratatöiden ja liikenteen hallinta raja-asemien sanomanvaihtojärjestelmät) 1002 Tieliikenteen hallinta ja ohjaus liikennetiedotus, nopeusrajoitukset liikenteen ja kelin seuranta, tie- ja liikenneolojen seuranta, telematiikka

53 Liite 6 9 (11) liikennekeskus 1003 Meriliikenteen hallinta ja ohjaus sopimukset, ohjeet ja määräykset, kirjeenvaihto, aloitteet, suunnitelmat ja lausunnot, selvitykset ja tutkimukset, tilastot ja palveluiden tilaaminen talvimerenkulun palveluiden hankinta/palvelusopimukset, Saimaan kanavan talviliikenne, jäänmurtopalveluiden tilaaminen liikenteen ohjaus (alusliikennepalvelu ja ilmoittautumisjärjestelmät, turvallisuusradiotoiminta, alusliikenteen reititys, telemaattiset järjestelmät ja palvelut sekä liikennetelematiikan ylläpito, talvimerenkulku, liikennerajoitustilastot, kansainväliset asiat) meripelastusta koskevat asiat 101 matkustajainformaatio 102 Merikartoitukseen ja julkaisutoimintaan liittyvät palvelut 1021 merenmittaustoiminta (päätösasiakirjat, merenmittauspyynnöt, hankintaasiakirjat, kyselyt ja vastaukset) 1022 merikarttojen julkaiseminen (merikarttoihin liittyvät merkinnät, kyselyt ja vastaukset, merikarttojen tuotemäärittelypäätökset) 1023 merikarttoihin tulevat muutokset ja niiden julkaiseminen 1024 aineistojen käyttö 1025 merikarttojen ja julkaisujen tilaaminen (hankinta-asiakirjat ja tuotemääritely) 103 Tuet ja avustukset 1030 Merenkulun tuet (avustukset ja maksuhelpotukset (lästimaksut, saaristoliikenteen tukeminen, kauppa-alusten tuki, pientonnisto) 1031 Yksityistieavustusasioiden ohjaus 104 viranomaistehtävät ja luvat 1040 Viranomaistehtävien ja -lupien ohjaus mm. lupa- ja vahingonkorvausasioiden ohjaus 1041 Talvimerenkulun ja liikenteen hallinnan viranomaistehtävät ja päätökset liikennerajoitukset ja erivapaushakemukset

54 Liite 6 10 (11) VTS-viranomaisen päätökset ja poikkeamaraportit 1042 vesiväylänpidon viranomaistehtävät vesiliikennelain mukaiset päätökset ja lausunnot väylien ja niiden merkinnän vahvistaminen, väyläpäätökset muiden väylänpitäjien valvonta 1043 tekniset luvat erikoiskuljetukset, tyyppihyväksynnät, koekäyttö 1044 tasoristeysluvat 1045 yksityisraideluvat yksityisraideluvat ja sopimukset 1046 muut viranomaisluvat ja suostumukset esim. risteämäluvat, kulkuluvat, kalastus-, metsästys- ja raivausluvat, mainoskylttein sijoittamisluvat 1047 lausunnot ja muistutukset muilla viranomaisilla vireillä oleviin lupa-asioihin esim. vesilain mukainen vesilupahakemus, johon pyydetään muistusta 105 Julkisen liikenteen ostojen ohjaus 11 MAANKÄYTTÖ JA YMPÄRISTÖASIAT 110 Maanmittaustoimitukset 111 Kaava-asiat 1110 lausunnot maakunta-, yleis-, asema-, ym. kaavoista 1111 lausunnot satamajärjestyksistä 1112 naapurin kuulemiset 112 Ympäristöasiat 1120 ilmasto ja energia

55 Liite 6 11 (11) 1121 pilaantuneet maa- ja vesialueet (maaperäpuhdistukset) 1122 melu ja tärinä 1123 luonnonsuojelu (luonnonsuojeluselvitykset, vesienhoitosuunnitelmat ja vesiensuojelu, kallioalueet) 1124 rakennusten ja maiseman suojelu

56 GRAAFINEN OHJEISTO LIIKENNEVIRASTON VISUAALINEN ILME

57 JOHDANTO Liikennevirasto huolehtii matka- ja kuljetusketjujen toimivuudesta ja kehittämisestä Suomessa. Tehtävän päivittäinen suorittaminen takaa sekä taloudellisen että inhimillisen hyvinvoinnin yhteiskunnassamme. Liikennevirasto on nykyaikainen, monialainen asiantuntijaorganisaatio, joka tarkastelee liikennettä kokonaisuutena. Nopea, jatkuva kehitys asettaa haasteita, joiden hahmottaminen ja ennalta näkeminen on liikenteen toimivuuden kannalta keskeistä. Tähän tulevaisuuteen johdattaa myös Liikenneviraston visuaalinen identiteetti. Viestintä vastaa graafisen ohjeiston ylläpidosta ja täydentämisestä. Visuaalista identiteettiä koskevissa asioissa voit olla suoraan yhteydessä viestintään. Tervetuloa rakentamaan kanssamme Liikenneviraston yhtenäistä ilmettä! Anna Jokela viestintäjohtaja

58 SUOJA-ALUEET TUNNUS SUOJA-ALUEET Tällä sivulla on esitetty Liikenneviraston virallinen tunnus. Toimiakseen erilaisissa käyttöympäristöissä siitä on Liikenneviraston tunnukselle on määritelty suoja-alue. Tämä alue määrittää tehty eri versioita. Ensisijaisesti pienimmän kaikissa mahdollisen sovelluksissa etäisyyden on pyrittävä käyttämään tunnuksen muihin elementteihin nähden, sekä värillistä versiota. Jos tämä ei ole mahdollista, pinnan reunoihin, on toimittava jolle tunnuksen tunnusta ollaan käyttö sijoittamassa. -osiossa annettujen Suoja-aluetta ohjeiden käyttämällä mukaisesti. tunnus esiintyy aina vahvana ja selkeänä. Liikenneviraston Suoja-alueen tunnukselle sisälle ei on saa sijoittaa määritelty muita suoja-alue. graafisia elementtejä, Tämä alue tai tekstiä. määrittää pienimmän mahdollisen etäisyyden muihin elementteihin ja pinnan Suoja-alue reunoihin, määritellään joihin tunnusta käyttämällä ollaan tunnuksen sijoittamassa. i kirjainta perusyksikkönä. Tunnuksen ympärille on jätettävä vähintään Suoja-alueen sisälle ei saa sijoittaa muita graafisia viiden elementtejä yksikön kokoinen tai tekstiä. tyhjä tila. Suoja-alue määritellään käyttämällä tunnuksen Seuraavalla i-kirjainta sivulla perusyksikkönä. on esitetty tunnuksen kieliversioiden suoja-alueet. Ne noudattavat samaa viiden yksikön periaatetta kokoinen kuin tällä sivulla Tunnuksen ympärille on jätettävä vähintään tyhjä esitetty tila. suoja-alue. 5x x x

59 7 TUNNUS TUNNUS SUOJA-ALUEET SUOJA-ALUEET

60 TUNNUS KIELIVERSIOT Mikäli tunnuksen yhteyteen tarvitaan joko ruotsinkielinen tai englanninkielinen nimi, käytetään tällä sivulla esitettyjä vaihtoehtoja. Kielimäärettä ei saa irrottaa tunnuksesta, vaan sen on aina esiinnyttävä samassa suhteessa tunnukseen nähden.

61 TUNNUS TUNNUKSEN KÄYTTÖ TUNNUS Visuaalisen ilmeen yhtenäisyyden TUNNUKSEN KÄYTTÖ vuoksi on tunnusta käytettävä järjestelmällisesti. Kaikissa tapauksissa on huolehdittava siitä että kaikki tunnuksen Visuaalisen ilmeen yhtenäisyyden osat erottuvat sitä ympäröivistä elementeistä. järjestelmällisesti. Tunnuksen värillistä Kaikissa versiota tapauksissa tulee vuoksi tunnusta on käytettävä käyttää on huolehdittava valkoista taustaa siitä, kaikki vasten. tunnuksen Mikäli tausta osat erottuvat on sävytetty, sitä ympäröivistä tulee tummalla taustalla elementeistä. käyttää valkoista, ja vaalealla taustalla mustaa tunnusta. Käytä tunnuksen värillistä versiota valkoista taustaa vasten. Tunnuksen värejä ei pidä muuttaa, eikä tunnuksen Mikäli tausta alkuperäistä on sävytetty, värijärjestystä käytä tule tummalla vaihtaa. taustalla Aina on valkoista huolehdittava ja vaalealla myös taustalla siitä, mustaa että tunnuksen tunnusta. mittasuhteet säilyvät muuttumattomina. Älä muuta tunnuksen värejä. Älä vaihda tunnuksen alkuperäistä värijärjestystä. Tunnuksen VIISI perussääntöä: mittasuhteita ei saa 1. muuttaa. Käytä aina Liikenneviraston jakamia virallisia tunnus-tiedostoja. Viisi perussääntöä: 2. Älä tee muutoksia tunnusoriginaalin 1. Käytä aina Liikenneviraston elementtien suhteisiin. jakamia virallisia tunnustiedostoja. 3. Älä tee muutoksia tunnusoriginaalin 2. väreihin Älä tee tai muutoksia värien järjestykseen. tunnusoriginaalin 4. elementtien Kunnioita tunnuksen suhteisiin. suoja-alueita. 5. Älä lisää tunnukseen kuulumattomia 3. efektejä, Älä tee kuten muutoksia kolmiulotteisuutta, tunnusoriginaalin väreihin heittovarjoa, tai värien tai häivytyksiä. järjestykseen. 4. Noudata tunnuksen suoja-alueita. 5. Älä lisää tunnukseen kuulumattomia efektejä, kuten kolmiulotteisuutta, heittovarjoa tai häivytyksiä.

62 VÄRIT PÄÄVÄRIT JA LISÄVÄRIT Liikenneviraston väripaletti muodostuu neljästä pääväristä ja niitä tukevista harmaista väreistä sekä lisäväreistä. Käytä värejä aina tällä sivulla annettujen väriarvojen mukaisesti. Käytä painomateriaaleissa ensisijaisesti PMS- ja CMYK-värejä. RGB-määrityksiä käytetään kaikissa sähköisissä materiaaleissa. PÄÄVÄRIT CMYK RGB PMS 100/10/0/0 0/136/206 Process Blue 65/0/0/0 61/183/ /70/0/5 0/70/ /0/20/0 0/176/ Väreistä voidaan tarvittaessa käyttää myös vaaleampia prosentuaalisia vaaleusasteita. Huomioitavaa: Tulosteita tai painovedoksia ei pidä verrata tämän sivun väreihin, vaan alkuperäisiin painovedoksiin tai Pantone-värikarttaan. HARMAAT CMYK RGB PMS 14/19/21/38 165/157/149 Warm Gray 6 24/34/35/63 118/106/98 Warm Gray 10 LISÄVÄRIT CMYK RGB PMS 26/9/58/19 188/188/ /65/96/4 234/138/ /59/0/0 188/164/ /41/100/10 233/171/0 131

63 TYPOGRAFIA 13 KIRJASIN TypOGRAfIA KIRJASIN Liikenneviraston kirjasin on Agfa Monotypen Felbridge Pro. Felbridge Pro on Robin Nicholasin vuonna 2003 muotoilema kirjasin. Liikennejärjestelmä aabbcc Liikenneviraston ilmeessä käytetään ainoastaan tässä esitettyjä leikkauksia. Organisaatiolle valittu kirjasin on Sähköisissä sovelluksissa, kuten saumaton osa visuaalista identiteettiä. Liikenneviraston kirjasin on Agfa internet- ja intranet-sivuilla, sähköposteissa, PowerPoint -esityksissä ja monotypen felbridge Pro. sähköisissä lomakkeissa käytettävät kirjasimet ovat Arial Bold ja Regular. felbridge Pro on robin nicholasin vuonna 2003 muotoilema kirjasin Poikkeuksellisesti Felbridgen voi Liikenneviraston ilmeessä käytetään muissakin tapauksissa korvata Arialilla. Liikenneviraston ainoastaan viestintä vieressä esitettyjä linjaa fontin felbridgen käyttöä. leikkauksia. Sähköisissä sovelluksissa, kuten internet- ja intranet-sivuilla, sähköposteissa, Power Point -esityksissä ja sähköisissä lomakkeissa käytetään Arialin Bold ja Regular leikkauksia. Poikkeuksellisesti felbridge-fontin voi muissakin tapauksissa korvata Arialilla. Liikenneviraston viestintä linjaa fontin käyttöä. AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstuv ABCDEfGHIJKLMNOPqRS ! # %&/()=? felbridge PRO Light AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstu- ABCdefghijklmnoPqrs ! # %&/()=? felbridge Pro light italic AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstu ABCdefghijKlMnoPqrs ! # %&/()=? felbridge Pro AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstu ABCdefghijklmnopqrs ! # %&/()=? felbridge pro italic AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstu ABCdefghijklmnopqr ! # %&/()=? AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstu ABCDEfGHJKLMNOpqRS ! # %&()=? felbridge pro Bold AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstu ABCdefghijklmnopqrs ! # %&/()=? felbridge pro Bold italic AaBbCc123 abcdefghijklmnopqrstu ABCdefghjklmnopqr ! # %&()=? Arial regular Arial Bold

64 14 TypOGRAfIA OHJEITA TEKSTIN LADONTAAN TYPOGRAFIA TEKSTIN LADONTA Tällä sivulla esitellään periaatteet, joiden mukaan laaditaan perusasiakirjojen typografia. Tällä Sivun sivulla alareunan esitellään taulukossa periaatteet on joiden mukaan määritelty laaditaan pistekoot perusasiakirjojen eri tekstielementeille typografia. Sivun ja alareunan niiden riviväleille. taulukossa on määritelty pistekoot eri tekstielementeille leikkauksia ja niiden riviväleille. käyttää tapauskohtaisesti Ulkoisessa viestinnässä voidaan eri joustavammin. Ulkoisessa viestinnässä voidaan eri leikkauksia käyttää tapauskohtaisesti joustavammin. Esimerkkiotsikko 18 pt Alaotsikko 18 pt Esimerkki ingressi. Ladotaan kolme pistettä suuremmalla koolla, kuin leipäteksti. Rivivälinä käytetään pistekokoa 16. Väliotsikko ladotaan saman kokoisena kuin leipäteksti Liikenneviraston tehtävänä on kehittää liikennejärjestelmää vastaamaan kansalaisten ja elinkeinoelämän tarpeita. Tienpito, radanpito ja merenkulku edellyttävät yhteisen väylänpidon osaamisen rinnalla kukin erilaista syvää ammattitaitoa, jota uudessa virastossa on mahdollista ylläpitää ja edelleen kehittää. Leipätekstissä käytetään pistekokoa 10. Rivin merkkimäärän tulee olla enintään 85 merkkiä. Viitteissä käytetään felbridgen light italic -leikkausta. Viitteen pistekoko on kaksi pistettä pienempi, kuin leipätekstin koko. OTSIKKO INGRESSI VÄLIOTSIKKO LEIPÄTEKSTI VIITE TEKSTI Bold 18 pt Light 13 pt Bold 9 pt Light 9 pt light italic 8 pt RIVIVÄLI 20 pt 16 pt 12 pt 12 pt 10 pt

65 LOMAKKEISTO KÄYNTIKORTTI KÄYNTIKORTIT Käyntikortin mitat ovat 90 x 50 mm. Kortin marginaalit ovat 3,175 mm sekä ylhäällä, oikealla että vasemalla. Alamarginaali on 2,37 16 Käyntikortin mm. mitat ovat 90 x 50 mm. Kortin marginaalit ovat 3,175 mm Henkilön nimi ja Liikennevirasto: LOMAKKEISTO ylhäällä, sekä oikealla että vasemalla. Felbridge Pro Bold, 7/9 pistettä. Väri joko Pantone Process KÄYNTIKORTTI Alamarginaali Blue tai on 2,37 mm. 16 digitaalipainatuksessa vastaava CMYK-sävy. Typografia Henkilön nimi ja Liikenneviraston nimi Muut tiedot: ladotaan felbridge Pro Bold -leikkauksella, pistekoko 7 ja riviväli 9 pistettä. Väri Felbridge Pro Light, pistekoko 7 pistettä. Väri Pantone Warm Gray 10 tai digitaalisessa painatuksessa joko Pantone vastaava Process Blue, tai digitaalipainatuksessa vastaava CMYK CMYK-sävy. -sävy. 3,175 mm LOMAKKEISTO KÄYNTIKORTTI 2,37 mm Palstaväli 3,175 mm Palstaväli 3,175 mm Matti Meikäläinen Titteli puh , Matti.Meikalainen@liikennevirasto.fi Liikennevirasto PL 185, Helsinki Opastinsilta 12 A, Helsinki puh , faksi ,175 mm Lisärivit ,175 mm Tunnus asetetaan 8,955 Käyntikortin Muut tiedot mm:n felbridge päähän mitat ovat Pro 90 Light, x 50 mm. pistekoko vasemmasta reunasta Kortin ja 6,35 marginaalit 7. Väri, mm:n Pantone ovat Warm 3,175 mm Gray 10 päähän yläreunasta. ylhäällä, digitaalisessa sekä oikealla painatuksessa että vasemalla. vastaava Alamarginaali Huomioitavaa: CMYK -sävy. on 2,37 mm. Käyntikortin kieliversioissa myös Käyntikortin mitat ovat 90 x 50 mm. Liikenneviraston tunnus Typografia Tunnus vaihtuu Kortin marginaalit ovat 3,175 mm kielen mukaan. Tunnus Henkilön asetetaan nimi ja Liikenneviraston 8,955 ylhäällä, mm päähän sekä nimi oikealla että vasemalla. ladotaan vasemmasta felbridge reunasta Pro ja Alamarginaali Bold 6,35 -leikkauksella, päähän pistekoko yläreunasta. 7 ja riviväli 9 pistettä. Väri mm on 2,37 mm. joko Pantone Process Blue, Typografia tai digitaalipainatuksessa vastaava Henkilön CMYK -sävy. nimi ja Liikenneviraston nimi ladotaan felbridge Pro Bold -leikkauksel- 2,37 mm Muut tiedot felbridge Pro la, Light, pistekoko pis- 7 ja riviväli 9 pistettä. Väri tekoko 7. Väri, Pantone Warm joko Pantone Gray 10 Process Blue, tai digitaalipainatuksessa vastaava vastaava CMYK -sävy. digitaalisessa painatuksessa CMYK -sävy. Muut tiedot felbridge Pro Light, pistekoko 7. Väri, Pantone Warm Gray 10 Tunnus Tunnus asetetaan 8,955 digitaalisessa mm päähän painatuksessa vastaava 3,175 mm Matti Meikäläinen Titteli Palstaväli puh , , mm Matti.Meikalainen@liikennevirasto.fi 3,175 mm Lisärivit 3,175 mm Matti Meikäläinen Liikennevirasto Titteli Kääntöpuolen PL kuvio 185, vaihtelee. Helsinki Käyntikortin kääntöpuolen vaihtele ww puh , Opastinsilta 12 A, Helsinki Matti.Meikalainen@liikennevirasto.fi toteutetaan käyttämällä yllä esitett puh , faksi mista kuviopintaa. Lisärivit Kuvio täyttää ky kortin painoarkin reunasta reunaan Liikennevirasto ww PL 185, Helsinki värit on määritelty sivulla 12. Opastinsilta 12 A, Helsinki puh , faksi ,37 mm Kääntöpuolen kuvio vaihtelee Käyntikortin kääntöpuolen vaihtele ww ww

66 KÄYNTIKORTIT TAUSTAN KUVIO Käyntikortin kääntöpuoli rakennetaan tämän ohjeen mukaisesti. Suurennettu Liikenneviraston tunnus vie kortin leveydestä 51 mm. Nettiosoite sijoitetaan mallin mukaisesti 5 mm:n päähän tunnuksen pystystä apulinjasta. 51 mm 39 mm Osoitteen alareuna sijoittuu mallin mukaisesti. Tekstityyppinä on Felbridge Pro Bold 7 pistettä. Värit: Suurennetun tunnuksen väri on 50 % CMYK 85/0/20/0 Nettiosoitteen väri on 100 % CMYK 85/0/20/0 Tunnus rajataan käyttäen tunnuksen i-kirjaimen leveyttä perusyksikkönä. Suurennettu tunnus leikkautuu i-kirjaimen leveyden verran kirjaimen yläreunasta. x x x 5 mm Huomioitavaa: L-kirjainta täytyy jatkaa kirjaimen vasemmalta puolelta leikkausvaroilla. Tunnusta suurennetaan niin paljon, että e-kirjaimesta leikkautuu mallin mukainen osa. Tällöin suurennetun tunnuksen leveys on 51 mm.

67 KÄYNTIKORTIT TAUSTAN KIELIVERSIOT

68 ILMOITUKSET Ilmoitus Merenkulun johtava asiantuntija, joka toimii talvimerenkulkuyksikön päällikkönä Haemme Liikennevirastoon merenkulun johtavaa asiantuntijaa, joka toimii talvimerenkulkuyksikön päällikkönä. Liikennevirasto vastaa talvimerenkulun avustamisen viranomais- ja tilaajatehtävistä sekä niiden valtakunnallisesta koordinoinnista, kehittämisestä ja ohjauksesta. Liikennevirasto tekee talvimerenkulun avustuskautta, erivapauksia ja liikennerajoituksia koskevat päätökset. Lisäksi Liikennevirasto vastaa talvimerenkulun palvelusopimuksien valmistelusta, neuvottelusta ja toteutumisesta. Kansainvälisessä toiminnassa pääpaino on Suomen ja Ruotsin välisessä jäänmurtoyhteistyössä. Johtava merenkulun asiantuntija koordinoi merenkulun asioita Liikennevirastossa. Merenkulun johtavan asiantuntijan ja talvimerenkulkuyksikön päällikön tehtävän menestyksellinen hoitaminen edellyttää monipuolista kokemusta vaativista merenkulun tehtävistä sekä etenkin talvimerenkulun ja kuljetusketjujen kokonaisvaltaista tuntemista. Tehtävän pätevyysvaatimuksena on merikapteenin tutkinto, työskentely aluksen päällikkönä katsotaan eduksi. Tehtävään valittavalta edellytetään erinomaista suomen kielen sekä hyvää ruotsin ja englannin kielen taitoa. Tehtävä sijoittuu liikenteenhallinnan toimialalle. Palkkaus määräytyy Liikenneviraston palkkausjärjestelmän mukaisesti tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen perusteella. Hakija voi esittää oman palkkatoivomuksensa. vesiliikennelain (463/1996) mukaisesta kieltoja rajoituspäätöksestä Liikenneviraston Helsingin väyläyksikkö on antamallaan päätöksellä määrännyt vesikulkuneuvolla liikkumista koskevan aallokon aiheuttamiskiellon Stora Bergholmen Kalkkiranta väylälle Möholmenin ja Bergarholmenin väliseen salmeen. Päätös tulee voimaan Lisätietoja antavat pääjohtaja Juhani Tervala, p ja ylijohtaja Tiina Tuurnala, p Lähetä hakemuksesi osoitteessa (työavain ). Hakemuksen voi toimittaa myös kirjallisena Liikenneviraston kirjaamoon klo mennessä: Opastinsilta 12 A, Helsinki. Kuoreen merkintä Merenkulun asiantuntija. Liikennevirasto on monialainen liikenteen asiantuntijaorganisaatio, joka vastaa Suomen liikenneväylistä ja liikennejärjestelmän kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Liikennevirasto aloitti toimintansa vuoden 2010 alussa. Rautatie-, meri- ja tieliikennettä kehitetään ja ylläpidetään nyt entistä enemmän liikennejärjestelmän kokonaisuuden näkökulmasta. Virasto edistää toiminnallaan liikennejärjestelmän toimivuutta, liikenteen turvallisuutta sekä alueiden tasapainoista ja kestävää kehitystä. Liikennevirasto toimii liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalla. Sen vastuulla on lähes 19 miljardin euron väyläomaisuus, ja viraston palveluksessa on lähes 700 asian tuntijaa eri puolilla maata. Annonsen finns på svenska på webbsidan Valtiolle.fi Suunnitteluttaja ylitarkastajan virkaan (työavain: ) Suunnitteluttaja vastaa osaltaan ratahankkeiden hankesuunnitteluvaiheen läpiviennistä. Suunnitteluprojekteissa suunnitteluttaja toimii tilaajan projektipäällikkönä ja ohjaa suunnittelua. Lisätietoja tehtävästä antavat: yksikön päällikkö Jussi Lindberg, p ja investointijoh taja Harri Yli-Villamo, p Tarkempi tehtävänkuvaus ja hakuohje osoitteessa Jäljennös päätöksestä on nähtävänä Liikenneviraston kirjaamossa ja Sipoon kunnantoimiston ilmoitustaululla Liikenneviraston kirjaamon osoite: Opastinsilta 12 A, Helsinki. Sipoon kunnantoimiston osoite: Kuntala, Iso Kylätie 18, Nikkilä Helsinki Liikennevirasto on liikenne- ja viestintäministeriön hallin non alalla toimiva virasto, joka vastaa liikenteen palvelutason ylläpidosta ja kehittämisestä valtion hallinnoimilla liikenneväylillä.

69 ILMOITUKSET REKRYTOINTI-ILMOITUS Ilmoituksen leveys ja korkeus vaihtelevat sisällön ja käytettävän median mukaan. Ilmoituspohjan leveys tässä mallissa on 150 mm. Palkissa oleva kuva vaihtuu ilmoituksen sisällön mukaisesti. Älä muokkaa yläpalkin ja Liikenneviraston tunnuksen välisiä suhteita. Käytä mielellään originaalipohjaa. Otsikko: Felbridge Pro Bold 19 pistettä. Otsikko mielellään yhdelle riville. Alaotsikko: Felbridge Pro Bold 12 pistettä. Leipäteksti: Felbridge Pro Light 8,5/12 pistettä. Tekstikorostukset: Felbridge Pro Bold 8,5/12 pistettä. Lisätietoja: Felbridge Pro Regular 7,5/9 pistettä. Tekstin pistekoot ovat ohjeellisia, ja niitä voidaan muuttaa käytettävissä olevan tilan mukaan. Merenkulun johtava asiantuntija, joka toimii talvimerenkulkuyksikön päällikkönä Haemme Liikennevirastoon merenkulun johtavaa asiantuntijaa, joka toimii talvimerenkulkuyksikön päällikkönä. Liikennevirasto vastaa talvimerenkulun avustamisen viranomais- ja tilaajatehtävistä sekä niiden valtakunnallisesta koordinoinnista, kehittämisestä ja ohjauksesta. Liikennevirasto tekee talvimerenkulun avustuskautta, erivapauksia ja liikennerajoituksia koskevat päätökset. Lisäksi Liikennevirasto vastaa talvimerenkulun palvelusopimuksien valmistelusta, neuvottelusta ja toteutumisesta. Kansainvälisessä toiminnassa pääpaino on Suomen ja Ruotsin välisessä jäänmurtoyhteistyössä. Johtava merenkulun asiantuntija koordinoi merenkulun asioita Liikennevirastossa. Merenkulun johtavan asiantuntijan ja talvimerenkulkuyksikön päällikön tehtävän menestyksellinen hoitaminen edellyttää monipuolista kokemusta vaativista merenkulun tehtävistä sekä etenkin talvimerenkulun ja kuljetusketjujen kokonaisvaltaista tuntemista. Tehtävän pätevyysvaatimuksena on merikapteenin tutkinto, työskentely aluksen päällikkönä katsotaan eduksi. Tehtävään valittavalta edellytetään erinomaista suomen kielen sekä hyvää ruotsin ja englannin kielen taitoa. Tehtävä sijoittuu liikenteenhallinnan toimialalle. Palkkaus määräytyy Liikenneviraston palkkausjärjestelmän mukaisesti tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen perusteella. Hakija voi esittää oman palkkatoivomuksensa. Lisätietoja antavat pääjohtaja Juhani Tervala, p ja ylijohtaja Tiina Tuurnala, p Lähetä hakemuksesi osoitteessa (työavain ). Hakemuksen voi toimittaa myös kirjallisena Liikenneviraston kirjaamoon klo mennessä: Opastinsilta 12 A, Helsinki. Kuoreen merkintä Merenkulun asiantuntija. Liikennevirasto on monialainen liikenteen asiantuntijaorganisaatio, joka vastaa Suomen liikenneväylistä ja liikennejärjestelmän kokonaisvaltaisesta kehittämisestä. Liikennevirasto aloitti toimintansa vuoden 2010 alussa. Rautatie-, meri- ja tieliikennettä kehitetään ja ylläpidetään nyt entistä enemmän liikennejärjestelmän kokonaisuuden näkökulmasta. Virasto edistää toiminnallaan liikennejärjestelmän toimivuutta, liikenteen turvallisuutta sekä alueiden tasapainoista ja kestävää kehitystä. Liikennevirasto toimii liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalla. Sen vastuulla on lähes 19 miljardin euron väyläomaisuus, ja viraston palveluksessa on lähes 700 asian tuntijaa eri puolilla maata. Annonsen finns på svenska på webbsidan Valtiolle.fi 40 mm Kehys 0,25 pt, kulmien pyöristys 3 mm Pistelinja 0,75 pt

70 ILMOITUKSET TIEDOTUS/KUULUTUS Ilmoituksen leveys ja korkeus vaihtelevat sisällön ja käytettävän median mukaan. Ilmoituspohjan leveys tässä mallissa on 92 mm. Älä muokkaa yläpalkin ja Liikenneviraston tunnuksen välisiä suhteita. Käytä mielellään originaalipohjaa. Yläpalkin sävy: 40 % musta Ilmoitus vesiliikennelain (463/1996) mukaisesta kieltoja rajoituspäätöksestä 20 mm Otsikko: Felbridge Pro Bold 13/16 pistettä. Leipäteksti: Felbridge Pro Regular 10/12 pistettä. Lisätietoja: Felbridge Pro Bold ja Felbridge Pro Regular 9/10 pistettä. Tekstin pistekoot ovat ohjeellisia, ja niitä voidaan muuttaa käytettävissä olevan tilan mukaan. Kulmien pyöristys 2 mm Liikenneviraston Helsingin väyläyksikkö on antamallaan päätöksellä määrännyt vesikulkuneuvolla liikkumista koskevan aallokon aiheuttamiskiellon Stora Bergholmen Kalkkiranta väylälle Möholmenin ja Bergarholmenin väliseen salmeen. Päätös tulee voimaan Jäljennös päätöksestä on nähtävänä Liikenneviraston kirjaamossa ja Sipoon kunnantoimiston ilmoitustaululla Liikenneviraston kirjaamon osoite: Opastinsilta 12 A, Helsinki. Kehys 0,5 pt, pistelinja 0,5 pt Sipoon kunnantoimiston osoite: Kuntala, Iso Kylätie 18, Nikkilä Helsinki

71 ESITE A4 KANSI 38 mm Kehitettävät tiehankkeet logistiikan kannalta: Otsikko: Felbridge Pro Regular 24/26 pistettä. Tekstin väri CMYK 100/10/0/0 85 mm KT 67 VT 19 Kauhajoki Seinäjoki Kauhava VT 3 Jalasjärvi Ilmajoki KT 44 Kauhajoki Honkajoki Kannen marginaalit 10 mm. VT 18 Seinäjoki Alavus Ähtäri 62 mm Etelä-Pohjanmaan pääteiden logistiikka- ja maankäyttöselvitys Vaihtuvalle yhteistyökumppanin logolle on varattu paikka kannen oikeasta alanurkasta. Käytä taitossa InDesign-pohjaa. YRITYSALUEIDEN JA PÄÄTEIDEN KEHITTÄMINEN YHTEISTYÖSSÄ Pääteiden ja maankäytön nykytila-analyysi logistisesta näkökulmasta nosti tärkeimmäksi kehitysalueeksi Kauhajoki Seinäjoki Kauhava-vyöhykkeen. Vyöhykkeen kehittämistä Etelä-Pohjanmaan moottorina yhdessä Seinäjoen kaupungin kanssa tuki myös tehty vaikutustarkastelu. Maankäytön ja liikenteen voimakas kasvu vyöhykkeellä luo osaltaan lisää paineita kehittää akselin tieverkkoa. Selvityksessä suositellaan Kauhajoki Kauhava-akselin lisäksi muiden seutukuntakeskuksien omien vahvuuksien kehittämistä ja liikenteen pullonkaulojen poistoa, jolloin voidaan paremmin turvata koko maakunnan tasapainoinen kehittyminen. Työn tuloksena esitetään logististen kehittämisalueiden verkosto, jonka saavutettavuus ja sijainti toisiinsa nähden on optimaalinen. Tämän toteuttaminen vaatii maankäytön ja pääteiden yhteistä kehittämistä. TEIDEN KEHITTÄMISHANKKEET Selvityksen perusteella logistiikan- ja elinkeinoelämän kuljetusten kannalta tärkeimmiksi tiehankkeiksi nousivat: Valtatie 19 Kantatie 67 Kauhava Seinäjoki Kauhajoki Nurmo Lapua 4-kaistatie Ilmajoki Seinäjoki ohituskaistatie Eritasoliittymiä ja yt-järjestelyjä Valtatie 3 Jalasjärvi Ilmajoki (liittymäjärjestelyt) Jalasjärven VT 3 & VT 19 ETL + liittymäjärjestelyt Kurikan VT 3 & KT 67 ETL + liittymäjärjestelyt Kurikan Tuiskulan VT 3 & KT 67 eritasoliittymä Kantatie 44 satamayhteys (Kauhajoki Honkajoki) Tien leventäminen ja geometrian parantaminen Uusi Hyypänjokilaakson itäpuolinen tielinjaus/nykyisen tielinjan oikaisut Valtatie 18 Seinäjoki Ähtäri Tien leventäminen ja geometrian parantaminen Useita tielinjan oikaisuja ja liikenneturvallisuustoimenpiteitä Valtatien 18 ja valtatien 16 liittymäalueen kehittäminen Ylistarossa 10 mm Liikennevirasto puh. vaihde faksi Etelä-Pohjanmaan liitto Jorma Ollila jorma.ollila@etela-pohjanmaa.fi puh Etelä-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus Jarmo Salo, jarmo.salo@ely-keskus.fi puh

72 ESITE A4 KANNEN KUVAT Kannessa voidaan käyttää yhtä tai kolmea erilaista kuvaa tässä esitettyjen mallien mukaisesti. Käytä taitossa valmista InDesignpohjaa. Etelä-pohjanmaan pääteiden logistiikka- ja maankäyttöselvitys Etelä-pohjanmaan pääteiden logistiikka- ja maankäyttöselvitys Etelä-pohjanmaan pääteiden logistiikka- ja maankäyttöselvitys

73 ESITE A4 SISÄSIVUT Otsikot: Felbridge Pro Regular 20 pistettä. Tekstin väri sininen CMYK 100/10/0/0 20 mm Logistiikalla kilpailukykyä elinkeinoelämälle Palkin leveys 10 mm Ingressi: Felbridge Pro Light 13/18. Tekstin väri harmaa CMYK 24/34/35/63 Väliotsikot: Felbridge Pro Regular 10/13, perustason vaihto -2 pistettä. Väliotsikot mielellään yhdelle riville. Tekstin väri sininen CMYK 100/10/0/0 Etelä-Pohjanmaan valta- ja kantateiden logistiikka- ja maankäyttöselvityksen tavoitteena on ollut suunnitella elinkeinoelämälle logistiikan, yhteiskuntarakenteen ja liikenteen näkökulmasta mahdollisimman kilpailukykyiset ja kehittämiskelpoiset toiminta-alueet sekä määritellä samanaikaisesti maakunnan logistiikan ja yritysalueiden kehittämisen edellyttämät pääteiden tärkeimmät parannushankkeet. Päämääränä on lisätä Etelä-Pohjanmaan elinkeinoelämän kilpailukykyä logistiikan avulla. LIIKENNEMÄÄRÄT Voimakkaimmat liikennevirrat ovat valtatiellä 19 Seinäjoen ja Kauhavan välillä sekä kantatiellä 67 Kurikan ja Seinäjoen välillä: VT 19 Seinäjoki Lapua: ajon./vrk KT 67 Kurikka Seinäjoki: ajon./vrk Raskaan liikenteen osalta erottuu valtakunnallinen etelä-pohjoissuuntainen yhteys, joka jatkuu valtatieltä 3 Jalasjärvellä valtatielle 19 kulkien Seinäjoen läpi kohti Kokkolaa ja Oulua. Liikenteen ennustetaan Etelä-Pohjanmaan valtateillä kasvavan yli 30 % vuosina Kasvu keskittyy valtatielle 19 ja kantatielle 67, joilla jo viime vuosina liikenteen kasvu on ollut muita pääteitä suurempaa. Ilman parannustoimia on odotettavissa merkittäviä sujuvuusongelmia seuraavan 20 vuoden aikana Seinäjoelle johtavilla valtateillä 18 ja 19 sekä kantatiellä mm Leipäteksti: Felbridge Pro Light 9/13 pistettä, palstan leveys 86,5 mm. Raskaan liikenteen määrät pääteillä PÄÄTEIDEN ONGELMAT NYKYTILANTEESSA Elinkeinoelämän kuljetusten kannalta tieverkon nykytilan merkittävinä ongelmina nousivat esille vilkkaimpien väylien yksittäiset pullonkaulat sekä kantateiden osalta heikko tiegeometria ja väylien leveys: Kuvatekstit: Felbridge Pro Italic 9/13 pistettä. Kuvien kulmien pyöristys 3 mm. Esitteen tarkemmat määritykset ovat taittopohjassa. Selite: Seinäjoen logistiikkakeskus: Maakunnan logistisesti merkittävin alue sijoittuu Roveksen teollisuusalueelle, johon esitetään kehitettäväksi modernia logistiikkakeskusta. Seinäjoella tavoitteeksi on asetettu nostaa keskus valtakunnallisen tason logistiikkakeskukseksi. Kaupallisesti painottuneet alueet/suuret kauppakeskukset: Jalasjärven Rajalan Kivistönkylän alue, Kurikan magneetti, Seinäjoen Jouppi Hyllykallio kaupallinen akseli, Lapuan NovaPark, Tuurin alue, Alavuden kauppakeskus, Alajärven kauppakeskus, Kauhajoen Rauskan kauppakeskus Logistiikkapainotteiset yritysalueet: Kauhajoen Aronkylä, Lapuan Jouttikallio, Ilmajoen maaliikennekeskus, Seinäjoen Teräsmäki Nykyiset seudullisesti merkittävät teollisuusalueet: Alahärmä, Seinäjoen Roves, Nurmon Atrian alue, Kauhava, Vimpeli, Ähtäri Teollisuuspainotteiset yritysalueet: Alavuden aseman teollisuusalue, Alajärven teollisuusalue, Ilmajoen Siltalan alue, Kurikan Ikarin teollisuusalue 24 mm VT 19 & KT 67 sujuvuusongelmien ja liikenneturvallisuus puutteiden vuoksi VT 3:n ongelmallisimmat liittymät ovat pullonkauloina (VT 3/VT 19 Jalasjärvellä, VT 3/KT 67 Kurikassa ja Ilmajoella) KT 44 (tärkeä satamayhteys), KT 63 ja KT 68 heikon tiegeometrian ja tien kapeuden vuoksi VT 18 yhteysvälillä Veneskoski Alavus Ähtäri tien kapeuden ja suuren liittymätiheyden vuoksi (kulkee usean taajaman kautta) VT 16 välillä Lapua Alajärvi suuren onnettomuustiheyden vuoksi. Pääteiden merkittävimmät puutteet n MAANKÄYTTÖ JA YRITYSALUEET Alueellisesti maakunnan työpaikat keskittyvät varsin voimakkaasti valta- ja kantatieverkon vaikutusalueelle kuntakeskusten lähituntumaan. Yli 90 % työpaikoista sijoittuu pääteiden 5 km:n vaikutusvyöhykkeelle. Kauhajoki Kurikka Seinäjoki Lapua Kauhava (KT 67VT 19) -vyöhykkeestä on muodostunut voimakas EteläPohjanmaan nauhamainen työpaikkakeskittymä, jonka varteen sijoittuu yli 70 % maakunnan yritystyöpaikoista. Jo nykyisin työpaikat sijoittuvat Kauhaj

74 ESITE A4 TAKAKANSI Esitteen takakanteen varataan tila yhteistyökumppaneiden tunnuksille ja yhteystiedoille. Kehitettävät tiehankkeet logistiikan kannalta: KT 67 VT 19 Kauhajoki Seinäjoki Kauhava VT 3 Jalasjärvi Ilmajoki Tiedot erotetaan esitteen muusta sisällöstä ja toisistaan 0,5 pt:n linjoilla, väri CMYK 100/10/0/0. KT 44 Kauhajoki Honkajoki VT 18 Seinäjoki Alavus Ähtäri Etelä-Pohjanmaan pääteiden logistiikka- ja maankäyttöselvitys Yhteystiedot: Felbridge Pro Regular 7,5/8 pistettä. Kuvien kulmien pyöristys 3 mm. YRITYSALUEIDEN JA PÄÄTEIDEN KEHITTÄMINEN YHTEISTYÖSSÄ Esitteen tarkemmat määritykset ovat taittopohjassa. Pääteiden ja maankäytön nykytila-analyysi logistisesta näkökulmasta nosti tärkeimmäksi kehitysalueeksi Kauhajoki Seinäjoki Kauhava-vyöhykkeen. Vyöhykkeen kehittämistä Etelä-Pohjanmaan moottorina yhdessä Seinäjoen kaupungin kanssa tuki myös tehty vaikutustarkastelu. Maankäytön ja liikenteen voimakas kasvu vyöhykkeellä luo osaltaan lisää paineita kehittää akselin tieverkkoa. 15 mm Selvityksessä suositellaan Kauhajoki Kauhava-akselin lisäksi muiden seutukuntakeskuksien omien vahvuuksien kehittämistä ja liikenteen pullonkaulojen poistoa, jolloin voidaan paremmin turvata koko maakunnan tasapainoinen kehittyminen. Työn tuloksena esitetään logististen kehittämisalueiden verkosto, jonka saavutettavuus ja sijainti toisiinsa nähden on optimaalinen. Tämän toteuttaminen vaatii maankäytön ja pääteiden yhteistä kehittämistä. TEIDEN KEHITTÄMISHANKKEET Selvityksen perusteella logistiikan- ja elinkeinoelämän kuljetusten kannalta tärkeimmiksi tiehankkeiksi nousivat: Valtatie 19 Kantatie 67 Kauhava Seinäjoki Kauhajoki Nurmo Lapua 4-kaistatie Ilmajoki Seinäjoki ohituskaistatie Eritasoliittymiä ja yt-järjestelyjä Valtatie 3 Jalasjärvi Ilmajoki (liittymäjärjestelyt) Jalasjärven VT 3 & VT 19 ETL + liittymäjärjestelyt Kurikan VT 3 & KT 67 ETL + liittymäjärjestelyt Kurikan Tuiskulan VT 3 & KT 67 eritasoliittymä Kantatie 44 satamayhteys (Kauhajoki Honkajoki) Tien leventäminen ja geometrian parantaminen Uusi Hyypänjokilaakson itäpuolinen tielinjaus/nykyisen tielinjan oikaisut Valtatie 18 Seinäjoki Ähtäri Tien leventäminen ja geometrian parantaminen Useita tielinjan oikaisuja ja liikenneturvallisuustoimenpiteitä Valtatien 18 ja valtatien 16 liittymäalueen kehittäminen Ylistarossa Liikennevirasto puh. vaihde faksi Etelä-Pohjanmaan liitto Jorma Ollila jorma.ollila@etela-pohjanmaa.fi puh Etelä-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus Jarmo Salo, jarmo.salo@ely-keskus.fi puh mm

75 LIIKENNEVIRASTON JULKAISUT Julkaisut ovat yksi tärkeä tapa mm. Liikenneviraston tutkimustulosten esille tuomisessa. Liikenneviraston julkaisuohjeessa on tiiviissä muodossa ohjeita ja neuvoja julkaisujen tekijöille. Julkaisusarjaan kuuluvat: Liikenneviraston määräyksiä Liikenneviraston ohjeita Liikenneviraston suunnitelmia Liikenneviraston tilastoja Liikenneviraston toimintalinjoja Liikenneviraston tutkimuksia ja selvityksiä VÄYLÄTIETOJA Liikenneviraston väylätietoja LIIKENNEVIRASTON OHJEITA Ratatekniset ohjeet (RATO) OSA 2 RADAN GEOMETRIA LIIKENNEVIRASTON OHJEITA VÄYLÄTIETOJA LIIKENNEVIRASTON VÄYLÄTIETOJA Tieliikenteen hallinnan toimintalinjat LIIKENNEVIRASTON TOIMINTALINJOJA Rataverkon kuvaus LIIKENNEVIRASTON VÄYLÄTIETOJA Jokaiselle julkaisuryhmälle TOIMINTALINJOJA on määritelty oma tunnusväri. TILASTOJA Julkaisut on suunniteltu A4 kokoon. Käytössä on myös vaakamallinen A3- taittopohja. SUUNNITELMIA Kun tarvitset taittopohjaa, ota yhteyttä julkaisuneuvoja Sinikka OHJEITA Kiikkaan. TUTKIMUKSIA JA SELVITYKSIÄ MÄÄRITTELEMÄTÖN

76 Päätös 1 (3) 3048/020/ Julkinen Osastot ja vastuualueet Liikenneviraston kopio- ja telekopiohinnasto Liikenne- ja viestintäministeriön päätöksen Liikenneviraston maksullisista suoritteista (1181/2009) 5 :n nojalla Liikennevirasto on päättänyt, että kopioista peritään oheisen hinnaston mukaiset maksut ulkopuolisilta asiakkailta. Asiakkaille on tiedotettava hinnaston sisällöstä ennen laskutettavan kopioinnin aloittamista. Hannu Mäkikangas Hallintojohtaja Jarmo Koistinen Johtaja Liitteet Kopiohinnasto Liikennevirasto PL 33 puh kirjaamo@liikennevirasto.fi Helsinki faksi etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi

77 Päätös 2 (3) 3048/020/ Julkinen LIIKENNEVIRASTON KOPIOHINNASTO Annettu: Dnro 3048/020/2010 Säädösperusta: Voimassaoloaika: Liikenne- ja viestintäministeriön päätös Liikenneviraston maksullisista suoritteista (1181/2009) toistaiseksi Kumoaa: - ********** KOPIOT JA TULOSTEET 1. Asiakirjapyynnöt, joista ei peritä maksua Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 34 :n mukaan asiakirjan antamisesta kyseisen lain 9 :n (yleinen tiedonsaantioikeus) ja 11 :n (asianosaisen tiedonsaantioikeus) nojalla ei peritä maksua, kun: 1) asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti; 2) asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi; 3) julkinen sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse; 4) sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse; 5) pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin. 2. Tiedon esille hakemisesta perittävä maksu Kohdan 1 alakohdissa 1-4 tarkoitetuissa tapauksissa maksu voidaan periä asiakirjan esille hakemisesta, jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen käytössä olevan asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla. Asiakirjan esille hakemisesta veloitetaan siihen käytetyn työajan mukaan - jokaiselta alkavalta puolelta tunnilta 20,00 euroa 3. Tavanomaiset asiakirjapyynnöt Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään sellaisen asiakirjan antamista, joka on kokonaan julkinen tai josta salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa. Tällöin peritään ainoastaan kopio- Liikennevirasto PL 33 puh kirjaamo@liikennevirasto.fi Helsinki faksi etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi

78 Päätös 3 (3) 3048/020/ Julkinen kustannukset, mutta ei tiedon hakemisesta aiheutuneita kustannuksia. - maksu kopiosta tai tulosteesta 0,50 euroa/sivu 4. Erityisiä toimenpiteitä vaativat asiakirjapyynnöt Erityisiä toimenpiteitä vaativia ovat tilanteet, joissa asiakirjan esille haku ja salassa pidettävien tietojen poistaminen vaatii tavanomaista enemmän työtä. - maksu kopiosta 0,50 euroa/sivu Lisäksi veloitetaan tiedonhauista ja salassa pidettävien tietojen poistamisesta siihen käytetyn työajan mukaan - jokaiselta alkavalta puolelta tunnilta 25,00 euroa 5. Asiakirjan oikeaksi todistaminen - maksu oikeaksi todistamisesta 1,00 euroa /sivu ASIAKIRJAN LÄHETTÄMINEN TELEKOPIONA 1. Kotimaahan -maksu ensimmäiseltä sivulta -maksu jokaiselta seuraavalta sivulta 2,50 euroa /sivu 0,30 euroa /sivu 2. Ulkomaille -maksu ensimmäiseltä sivulta -maksu jokaiselta seuraavalta sivulta 5,00 euroa /sivu 1,00 euroa /sivu ARVONLISÄVERO Kopioista ja tulosteista ja niihin liittyvistä edellä mainituista toimenpiteistä sekä asiakirjan lähettämisestä telekopiona ei peritä arvonlisäveroa. MUUTOKSENHAKU Maksuvelvollinen, joka katsoo, että tämän hinnaston mukaisesta suoritteesta perittävän maksun määräämisessä on tapahtunut virhe, voi vaatia siihen oikaisua Liikennevirastolta kuuden kuukauden kuluessa maksun määräämisestä. ********* Liikennevirasto PL 33 puh kirjaamo@liikennevirasto.fi Helsinki faksi etunimi.sukunimi@liikennevirasto.fi

79

80 Liite 10 Luettelo Liikenneviraston lähiarkistoista ja lähiarkistovastaavista yksiköittäin/osastoittain Yksikkö/osasto Tilatieto Kunnossapito Helsingin väyläyksikkö Vaasan väyläyksikkö Merikartat Suunnittelu Uudishankkeet Parantamishankkeet Taitorakentaminen Talousosasto Henkilöstöhallinto Matka- ja sihteeripalvelut Asiakirjahallintoyksikkö Lähiarkistovastaava Pirjo Kanerva ei nimetty Päivi Saarikoski-Saarinen Mira Kamula Merja Haglund, Mikael Rosqvist, Eija Kanninen Lappeenrannassa Jussi Lindberg, Hannele Jäppinen ei nimetty Anita Harju, Aira Vuorinen, Kirsi Aalto (ei virallisesti nimettyjä) Anna-Liisa Laurinen Terttu Leskinen Paula Tuura Anna-Leena Heinonen kirjaajat

81 PDF-XChange 4 Pro PDF-XChange Viewer MMPRO Oy

82 Kirjoitus ja taitto: Bittikatti/Raili Huttunen 2008 MMPRO Oy Harry Palmén Tilkantori 3 B HELSINKI p harry.palmen@welho.com Tämän koulutusmateriaalin käyttöoikeus on PDF-XChange 4.x Pro ja Tämän Viewer koulutusmateriaalin ohjelmiston MMPRO harjoituksineen Oy:ltä hankkineilta saa vapaasti asiakkailta. ladata ja tulostaa Käyttöoikeuden PDF-XChange 4.x omistaja Pron voi PDF-XChange vapaasti ladata Viewerin ja tulostaa kouluttamiseen materiaalia ja kouluttamiseen itseopiskeluun osoitteesta ja itseopiskeluun osoitteesta Versio 3.0 / PDF-XChange Pro 4.0/168, PDF-XChange Viewer Pro 2.0/44.0 Ohjelmiston kehittyessä materiaalista ilmestyy uusia versioita.

83 Sisältö 3 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Sisältö 1 Yleistä Mikä PDF on? Miksi PDF? PDF-XChange ja Viewer PDF-XChange PDF-tiedostojen luominen 1 PDF-tiedoston tulostaminen Tulostimen valinta ja tulostusasetukset PDF-tulosteen tallentaminen Tulostettavien tiedostojen yhdistäminen Tiedoston lähettäminen sähköpostina Harjoituksia PDF-asetukset Asetusikkunan muokkaaminen Ikkunan välilehdet Laaja ja yksinkertaistettu käyttöliittymä Käyttöliittymän kieli Perusasetukset Paperiasetukset ja omat lomakkeet Asettelu: Normaali Asettelu: Useita sivuja Asettelu: Kirjanen Omat lomakkeet Ylä- ja alatunnisteet Kirjanmerkit Vesileimat Vesileimojen tulostaminen Tekstivesileiman luominen Kuvavesileiman luominen Kerrokset Tiedostojen yhdistäminen oletuksena Linkit Paikalliset tiedostot Dokumentin suojaus Asiakirjan salasanat Asiakirjan oikeudet Digitaalinen allekirjoitus Tallennusasetukset Nimeämismakrot Asiakirjan tiedot Fonttien sisällyttäminen Pakkaus, optimointi ja grafiikka Pakkaus Optimointi Grafiikka Profiilit MMPRO Oy

84 4 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.16 Sähköpostiyhteydet Asetukset tallennuksen yhteydessä Ohjauspaneelin asetusikkuna Harjoituksia PDF-XChange 4 Pro - Harjoitusten ratkaisumallit...63 Tulostaminen Office-ohjelmista 1 MS Office -integraatio MS Office -integraation työkalut Yhteiset asetukset Office-ohjelmissa...71 Asetukset...71 Linkit...71 Lisäasetukset Sovelluskohtaiset asetukset...74 Word...74 Excel...75 PowerPoint...75 pdfsaver 1 pdfsaverin käyttö Tulostettavien asiakirjojen kerääminen Ryhmien hallinta Asetukset...78 Office2PDF 1 Office-tiedostojen automaattinen muunto Perusteet...79 Asetukset Tarkkailtavien kansioiden käyttö...80 PDF-XChange Viewer PDF-tiedostojen katselu ja muokkaus 1 Perusteet Ohjelman avaaminen ja sulkeminen Ohjelmaikkuna...82 Komentojen valitseminen Käyttöliittymän mukauttaminen...83 Valikkorivi...83 Työkalurivit...83 Suunnistusruutu...85 Dokumenttien siirtymisvälilehdet Ohjelman asetukset...86 Yleinen...87 Sivunäyttö...87 Kielet...88 Tiedostokytkennät...88 Mitoitus...89 Lomakkeet...89 MMPRO Oy

85 Sisältö 5 2 Tiedostojen hallinta Tiedostojen avaaminen Siirtyminen asiakirjasta toiseen Ikkunoiden järjestäminen Tiedostojen sulkeminen Tiedostojen sisällön selaaminen Sivun tarkastelukohta Navigointipainikkeet Siirtyminen tietylle sivulle Suunnistusruutu Linkit Sivujen asettelu Sivujen koko Koko näyttö Suurentaminen ja pienentäminen Panoroi ja zoomaa Luuppi Sivun sovittaminen ikkunaan Tulostaminen Tietojen ja tiedostojen etsiminen Etsinnän asetukset Tarkennettu haku Tiedostojen yhdistäminen Muutosten tallentaminen Tallentaminen kuvatiedostoksi Uusien tiedostojen luominen Uusi dokumentti tyhjästä sivusta Uusi dokumentti kuvatiedostosta Liitetiedostot Liitetiedoston lisääminen Liitetiedostojen avaaminen ja tallentaminen Liitetiedostojen poistaminen Tiedoston lähettäminen sähköpostissa Dokumentin ominaisuudet Kuvaus Suojaus Fontit Aloitusnäkymä Harjoituksia Tiedostojen sivujen käsittely Sivujen lisääminen toisesta tiedostosta Tyhjien sivujen lisääminen Sivujen poistaminen Sivujen siirtäminen ja kopioiminen Sivujen siirtäminen ja kopioiminen poimimalla Sivujen siirtäminen ja kopioiminen miniatyyrien avulla Sivujen rajaaminen Sivujen kääntäminen Harjoituksia MMPRO Oy

86 6 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 4 Tiedostojen sisällön käsittely Tekstin valinta Tekstin kopioiminen Tekstin ja kuvan kopioiminen kuvana Harjoituksia Kirjanmerkkien hallinta ja linkit Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkin kohteen muokkaaminen Kirjanmerkkien nimi ja ulkoasu Kirjanmerkkien tasojen muuttaminen Kirjanmerkkien järjestys Kirjanmerkki linkkinä Kirjanmerkkien poistaminen Linkkien luominen Linkki dokumentin toiseen kohtaan Linkki toiseen dokumenttiin Linkki Web-sivulle Tiedoston avaaminen linkin avulla Linkkien muokkaaminen Linkkien poistaminen sivulta Harjoituksia Kommentit ja merkinnät Asettelun apuvälineet Ruudukko Viivaimet Apulinjat Mittatyökalut Kommenttien lisääminen ja muokkaaminen Tarralappukommentti Tekstin korostaminen Kirjoituskone, tekstiruutu ja puhekupla Tekstien oletusfontti Piirrosmerkinnät Tiedostokommentti Kommenttityylit Leimasimet Leiman lisääminen dokumenttiin Oman leimasinluokan luominen Leimasinten luominen Oman leimasimen poistaminen Kommenttien hallinta suunnistusruudussa Kommenttien tarkastelu Kommenttien ryhmittely Vastaaminen kommenttiin Kommenttien poistaminen Kommenttien kiinnittäminen Kommenttien tulostaminen ja yhteenveto Dokumentin ja kommenttimerkintöjen tulostaminen Kommenttien yhteenveto Harjoituksia MMPRO Oy

87 Sisältö 7 7 Lomakkeiden täyttäminen Lomakekenttien kiinnittäminen Lomaketietojen vieminen ja tuominen Tietojen vieminen tiedostoon Täytettyjen lomaketietojen palauttaminen lomakkkeeseen Harjoituksia Tiedostojen suojaus Salasanasuojaus Suojauksen muuttaminen Suojauksen poistaminen Suojatun dokumentin käyttö Dokumentin allekirjoittaminen PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit MMPRO Oy

88 8 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Lukijalle PDF-XChange -opiskeluaineisto sopii itseopiskeluun, kurssimateriaaliksi ja työskentelyn tueksi. PDF-XChange -ohjelmien taustana on tässä aineistossa Windows Vista -käyttöjärjestelmä. Käytännössä ohjelmat toimivat täysin samalla tavalla eri käyttöjärjestelmäversioissa. Komennot ja painikkeiden nimet on kirjoitettu siten, että ensin mainitaan suomenkielinen komento lihavoituna ja englanninkielinen sen jälkeen suluissa. Peräkkäin valittavat valikkokomennot on erotettu toisistaan pystyviivalla. Näppäimistönimet on kirjoitettu lihavoituna, esimerkiksi Enter tai Nuoli ylös. Jos toiminnon toteuttamiseksi täytyy painaa näppäimiä yhtä aikaa, ne on merkitty peräkkäin +-merkillä erotettuna, esimerkiksi Ctrl+Home. Aineiston mukana on harjoituksiin liittyviä pohjatiedostoja, joista jatkat itse harjoittelua eteenpäin tekstissä olevien ohjeiden mukaisesti. Harjoitukset on tallennettu kahteen kansioon "Pro harjoitukset" ja "Viewer harjoitukset". Kunkin ohjelmaosan lopussa on harjoitusten ratkaisumallit. MMPRO Oy

89 Yleistä 9 1 Yleistä Tämä aineisto opastaa monipuolisesti PDF-XChange -ohjelmien käyttöä. Aluksi käsitellään PDF-asiakirjojen luomista PDF-XChange 4 PRO -ohjelmapaketin eri ohjelmilla ja sen jälkeen hyödynnetään ja muokataan asiakirjoja PDF-XChange Viewer -ohjelmalla. Aineisto sisältää teoriatietoa ohjelmien ominaisuuksista ja käyttötarkoituksista sekä toimintojen suoritustavan kuvauksen. Keskeisiin toimintoihin liittyy myös harjoituksia, joihin liittyy malliratkaisut. 1.1 Mikä PDF on? PDF (Portable Document Format) on Adoben luoma tiedostomuoto, joka säilyttää asiakirjan fontit, grafiikan, kuvituksen ja sivujen asettelun mahdollisimman tarkasti riippumatta luontisovelluksesta ja muusta käyttöympäristöstä. Tiedostoja voidaan hyödyntää yhtä hyvin Windowsissa, Linuxissa ja Macintosheissa. PDFtiedostoja voi tallentaa melkein mistä tahansa sovelluksesta PDF-luontiohjelmien avulla. Tässä aineistossa käsitellään PDF-tiedostojen luontiin ja käyttöön tarkoitettuja PDF-XChange -ohjelmia Windows-ympäristössä ja erityisesti yhteistyössä Microsoft Officen sovellusten kanssa. 1.2 Miksi PDF? PDF on turvallinen ja helppo tapa jakaa sähköisiä asiakirjoja muuttumattomina. Dokumenttien lukija ei tarvitse alkuperäistä luontiohjelmaa, sillä PDF-dokumenttien katseluun ja tulostamiseen tarvitaan vain ilmainen katseluohjelma, esimerkiksi PDF-XChange PDF Viewer, jonka voi ladata Internetin kautta. PDF-tiedostot ovat lisäksi pieniä, joten ne soveltuvat sähköpostiliitteiksi ja muuhun elektroniseen jakeluun. Dokumentit voidaan optimoida eri käyttötarkoituksiin, esimerkiksi näyttökatselua, Internetiä tai painotulostusta varten. PDF vähentää paperisten asiakirjojen säilytystarvetta ja dokumentteihin on mahdollista liittää erilaisia salauksia ja käyttöoikeustasoja, joten asiakirjojenj ja arkistojen hallinnointi helpottuu. Salasanalla suojattu PDF-liite on oivallinen tapa myös varmistaa sähköpostin turvallisuus. MMPRO Oy

90 10 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 1.3 PDF-XChange ja Viewer PDF-XChange on Tracker Software Products Ltd:n kehittämä ohjelma ja sen viimeisin versio on 4.0. Ohjelman maahantuonnista ja suomenkielisestä versiosta vastaa MMPro Oy ( Ohjelman PRO-paketti sisältää tiedostojen luontiin seuraavat osat: PDF-XChange Office2PDF pdfsaver PDF-Tools Lisänä voidaan asentaa PDF-työkalut Office-ohjelmiin. Lisäksi ohjelmistoperheeseen kuuluu tiedostojen katseluun tarkoitettu Viewer-ohjelma, jonka voi ottaa käyttöön ilman luontiohjelmaakin. Viewer jakautuu ilmaiseen FREE-versioon ja maksulliseen PRO-versioon. Tässä aineistossa keskitytään luontiohjelmista PDF-XChangeen ja sen ominaisuuksien monipuoliseen käyttöön. PDF-Toolsin ominaisuuksia ollaan yhdistämässä Vieweriin, joten se on jätetty aineistosta pois. PDF-XChange on tulostusohjain, joka löytyy sovellusten tulostusvalintaikkunassa muiden tulostinten tapaan. Muut ohjelmat ovat varsinaisia itsenäisiä ohjelmia, jotka käynnistetään Käynnistä (Start) valikosta. MMPRO Oy

91 PDF-tiedoston tulostaminen 11 PDF-XChange PDF-tiedostojen luominen 1 PDF-tiedoston tulostaminen PDF-XChange asennetaan kirjoittimeksi Windows käyttöjärjestelmään. Paperitulostuksen sijasta se toimii virtuaalisena kirjoittimena, joka tuottaa Adoben kanssa yhteensopivan PDF-muotoisen tiedoston. PDF-tulostus käynnistyy melkein mistä tahansa ohjelmistosta valitsemalla tavalliseen tapaan tulostaminen ja kirjoittimeksi PDF-XChange. Lopullisen tiedoston muoto määrittyy valittujen asetusten mukaisesti. Tiedoston tallennukseen voidaan valita tiedostonimi alkuperäisestä sovelluksesta siirtyväksi, etukäteen määriteltyjen muuttujien mukaiseksi (esim. päiväys tai päiväyksen ja kellonajan yhdistelmä jne.) tai käyttää vakituista oletusarvoa. PDF-tiedostojen luomiseen ei tarvita mitään muuta ohjelmistoa kuin varsinaisen sovellus, jossa alkuperäinen asiakirja luodaan. 1.1 Tulostimen valinta ja tulostusasetukset Tee asiakirja, taulukko, esitys tai muu tiedosto valmiiksi sen luontiohjelmassa tavalliseen tapaan. PDF-tiedostoksi muunnat sen näin: 1. Valitse sovellusohjelmassa tulostuskomento esimerkiksi Tiedosto (File) -valikosta, tulostuspainikkeella tai Office 2007:ssa Office-valikosta. 2. Avaa valintaikkunassa luettelo Nimi (Name) ja valitse PDF-XChange 4.0. MMPRO Oy

92 12 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 3. Valitse tavalliseen tapaan tulostuksen vakioasetukset kuten tulostettavat sivut ja mahdollinen zoomaus. Kopioiden määrällä ei ole merkitystä. Valitusta alueesta tulostetaan yksi tiedosto. 4. Jos haluat määrittää PDF-tiedoston asetuksia, napsauta tulostusikkunassa painiketta Ominaisuudet (Properties). Tee määritykset ja napsauta OK. 5. Käynnistä PDF-tulostaminen napsauttamalla OK. 1.2 PDF-tulosteen tallentaminen Kun tulostus käynnistyy, näyttää PDF-XChange muunnon etenemisen. Kun muunto on valmis, avautuu tallennusikkuna. 1. Valitse tallennuspaikka ja kirjoita tiedostolle nimi. 2. Merkitse ruutu Avaa lukuohjelmassa tallennuksen jälkeen (Run Viewer Application After Saving). Näin pääset heti tarkastelemaan muunnon tuloksen. 3. Napsauta Tallenna (Save). MMPRO Oy

93 PDF-tiedoston tulostaminen 13 Jos samanniminen tiedosto on jo olemassa, avautuu seuraava valintaikkuna: Voit peruuttaa tallentamisen (Cancel) ja vaihtaa tiedostonimen tai vahvistaa, että edellisen version saa korvata uudella (Direct Overwrite). Tiedostonimeen voi myös lisätä automaattisen numerotunnisteen, jolla tiedostot erottuvat toisistaan (Auto Number). 1.3 Tulostettavien tiedostojen yhdistäminen Tallennusikkunassa voit kerätä PDF-tiedostoja peräkkäin. 1. Tulosta ja tallenna ensin ensimmäiseksi tuleva tiedosto. 2. Tulosta seuraavaksi tuleva tiedosto. 3. Kun tallennusikkuna avautuu, valitse tiedostonimiruutuun ensimmäisenä tallennettu tiedosto. 4. Merkitse ruutu Liitä toiseen pdf-tiedostoon (Append To Existing PDF). 5. Napsauta Tallenna (Save). Tiedosto liitetään ensimmäisenä tallennetun tiedoston perään. Voit kerätä samaan tiedostoon seuraavan tiedoston, kunnes koko pakettisi on valmis. Samannimiset tiedostot voi yhdistää peräkkäin valitsemalla tiedostonimen korvausikkunassa Yhdistä samannimisen tiedoston loppuun (Merge With Existing (Append To)) tai Yhdistä samannimisen tiedoston loppuun (Merge With Existing (Insert Before)). Jos tarvitset usein samaa kansilehteä tai esimerkiksi toimitusehtoja tarjouksen loppuun, voit asetuksissa määrittää tulostettavaan tiedostoon oletuksena aina liitettävän eteen tai perään tulevan tiedoston. MMPRO Oy

94 14 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 1.4 Tiedoston lähettäminen sähköpostina Kun tulostat ja tallennat PDF-tiedoston, voit tallennusikkunassa määrittää tiedoston lähettämisen sähköpostiin liitteeksi. Kun tallennat tiedostoa, merkitse ruutu Lähetä valmistuva pdf-tiedosto sähköpostina ( PDF After Creation). Oletussähköpostiohjelma avautuu ja tiedosto on valmiina sen liitteenä. Täydennä viestin vastaanottaja ja muut tiedot. Kun lähetät viestin, PDF-XChangen ikkuna sulkeutuu. Oletuksena tiedosto muunnetaan pakatuksi ZIP-tiedostoksi. Nykyisin virukset ja muut ongelmalliset liitetiedostot ovat aiheuttaneet sen, että liitteitä sisältävien viestien saapuminen voi olla estetty, elleivät liitteet ole ZIP-tiedostoja. PDF-XChangen avulla luot liitteistä standardin mukaisia ZIP-tiedostoja. ZIP-tiedostomuodon käyttö myös pakkaa lisää tiedostoa ja siten viestin lähettämiseen ja vastaanottamiseen käytetty aika vähenee. ZIP-tiedostot voi purkaa viimeisimpien käyttöjärjestelmäversioiden toiminnoilla tai useilla ilmaisilla purkuohjelmilla. Käytettävän sähköpostiohjelman ja liitteen muodon voit vaihtaa asetuksissa. 1.5 Harjoituksia Aineistoon liittyy harjoituspohjia, jotka on tallennettu kansioon "Pro harjoitukset". Samaa tiedostoa muokataan useamman kerran opiskelun edetessä, joten poista harjoituskansio vasta sitten, kun lopetat harjoitusten käytön kokonaan. Harjoituksissa oletetaan, että käytössäsi on Microsoft Office Word, Excel ja PowerPoint ja että hallitset näiden ohjelmien peruskäytön. Harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 63. Harjoitus 1 Käynnistä Word ja avaa asiakirja "Italia". Tulosta se PDF:ksi voimassa olevien asetusten mukaisena harjoituskansioon nimellä "Italia oma" ja avaa tulos katseluohjelmaan. Sulje tulos ja katseluohjelma tarkistuksen jälkeen. Harjoitus 2 Avaa asiakirja "Italia kansi". Tulosta se samojen asetusten mukaisena siten, että se liitetään tiedostoon "Italia oma" ja avaa tulos katseluohjelmaan. Sulje tiedosto ja katseluohjelma. Sulje myös Word. Harjoitus 3 Käynnistä Excel ja avaa asiakirja "Asiakkaat". Tulosta se voimassa olevien asetusten mukaisena harjoituskansioon nimellä "Asiakkaat oma" siten, että jätät pois ensimmäisen sarakkeen asiakasnumeron. Tarkista tulos katseluohjelmassa. Sulje tulos ja katseluohjelma tarkistuksen jälkeen. MMPRO Oy

95 PDF-asetukset 15 2 PDF-asetukset PDF-XChange sisältää paljon erilaisia asetuksia, joilla muokataan tulostettavan PDF-tiedoston ominaisuuksia ja optimoidaan tiedoston kokoa. Voit mm. lisätä tiedostoon ylä- ja alatunnisteen, vesileimoja, linkkejä ja kirjanmerkit. Voit pakata kuvia ja määrittää mukaan upotettavat fontit. Voit myös suojata tiedoston salasanoilla ja erilaisilla käyttöoikeuksilla. Suojattu PDF-tiedosto on turvallinen tapa lähettää tietoja sähköpostiliitteenä. Kun PDF-XChange valitaan tulostimeksi ja napsautetaan painiketta Ominaisuudet (Properties), on ikkunassa oletuksena seuraavat asetukset: Kaikki välilehdet eivät mahdu samanaikaisesti ikkunaan, mutta voit selata välilehtiä esiin napsauttamalla nimiluettelon ylä- ja alapäässä olevia nuolipainikkeita. Asetuksiin tekemäsi muutokset jäävät voimaan myös seuraaviin tulostuksiin. Jos tarvitset jotain ominaisuutta vain yhteen PDF-tiedostoon, poista toiminto käytöstä muunnon jälkeen. Jos tarvitset jotain tiettyä tulostusmääritystä usein, voit tallentaa sen profiiliksi. Näin monimutkaisetkin määritykset saa nopeasti käyttöön ilman välilehtien selaamista. MMPRO Oy

96 16 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.1 Asetusikkunan muokkaaminen Ikkunan välilehdet PDF-XChangen asetusten käyttöliittymässä on mahdollista valita ikkunassa näkyvät asetusvälilehdet ja vaihtaa niiden järjestystä. Kun hiiren kakkospainikkeella (yleensä oikealla) napsautetaan ensin johonkin välilehden nimeen ja sen jälkeen valitaan Muokkaa... (Customize...), avautuu seuraava valintaikkuna: Kohdassa Nykyiset sivut (Current Pages) näkyvät käytössä olevat asetusvälilehdet. Painikkeella Poista (Remove) voit piilottaa tarpeettomat vaihtoehdot. Tarvittaessa voit palauttaa haluamasi välilehden luettelosta Käytettävissä olevat sivut (Available Pages). Painikkeella Palauta (Reset) voi palauttaa kaikki välilehdet oletusten mukaisiksi. Painikkeilla Ylös (Move Up) ja Alas (Move Down) voit järjestää välilehdet niin, että yleisimmin tarvitsemasi välilehdet ovat ensimmäisinä. Asetusvälilehdet voi piilottaa esimerkiksi sen jälkeen kun niihin on kerran valinnut tarvittavat määritykset. Laaja ja yksinkertaistettu käyttöliittymä Perusasetuksiin kuuluu kaksi eri käyttöliittymää riippuen käyttäjän tarpeista ja osaamistasosta: Laaja käyttöliittymä (Advanced Mode) on oletusliittymä, joka tarjoaa pääsyn kaikkiin PDF-XChangen ominaisuuksiin ja toimintoihin. Yksinkertaistettu (Simple Mode) -liittymässä on piilotettu kaikki muut toiminnot paitsi Paperiasetukset (Paper), Omat lomakkeet (Custom Forms) ja Yleistä (General) -kohdan Perusasetukset (General Settings). MMPRO Oy

97 PDF-asetukset 17 Asetuksen vaihto tapahtuu valitsemalla välilehti Yleistä (General) ja sen jälkeen rastittamalla tai poistamalla rastin kohdasta Laaja käyttöliittymä (Use Advanced Settings). Käyttöliittymän kieli PDF-XChange on käännetty monelle kielelle. Välilehdessä Kielet (Languages) voit valita käyttöliittymän kielen. Asennuksen yhteydessä oletuskieleksi tulee käyttöjärjestelmän maa-asetuksista löytyvä kieli, jos tuki sille löytyy. Muussa tapauksessa ohjelma asennetaan englanninkielisenä. Voit kuitenkin itse vaihtaa tilalle jonkin muun kielen, jolle kielituki on olemassa. Valitse asetusikkunan välilehti Kielet (Languages). Valitse haluamasi kieli ja napsauta Oletuskieleksi (Set Asd Default). Jos ruutu Käytä maakohtaisia asetuksia (Use Users Regional Settings) merkitään, käytetään oletuskielen sijaan käyttöjärjestelmän ohjauspaneelissa määriteltyjä maakohtaisia asetuksia. MMPRO Oy

98 18 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.2 Perusasetukset Perusasetuksiin liittyy ominaisuuksia, joilla määritetään PDF-tiedoston jatkokäyttöä katseluohjelmassa, kuten PDF-XChange Viewer -ohjelmassa. Valitse ominaisuusikkunan välilehti Yleistä (General). PDF-Määrittely (PDF Specification) kertoo, minkä eri Acrobat-versioiden kanssa luotava tiedosto on yhteensopiva. Valittu versio vaikuttaa mm. salaustasoon. Jos olet varma, että kaikilla käyttäjillä on käytössään uusin katseluohjelmaversio (Acrobat 8 tai uudempi, PDF-XChange Viewer), kannattaa valita taso 1.7. Näin voi hyödyntää uusimpia ominaisuuksia ja pienentää tiedoston kokoa. Automaattinen (Auto). Varmistaa, että PDF-XChange luo tiedoston, jossa otetaan huomioon kaikki manuaalisesti eri valintaikkunoissa valitut vaihtoehdot ja sovitetaan yhteen mahdollisimman hyvin. Versio 1.3 (Version 1.3) Versio 1.7 (Version 1.7). Määrittää yhteensopivuustason. PDF/A-1b (RGB). Luo PDF-tiedoston, joka on yhteensopiva ISO:n PDF/A- 1b -standardin kanssa RGB-värimäärityksin. Asiakirjan avautumistapa (When Document Opened) kertoo katseluohjelmalle avauksen oletusasetukset. Sivun asettelu (Page Layout). Määrittää, miten sivuja näytetään katseluohjelmassa. Voit mm. valita näytettäväksi sivun kerrallaan tai aukeaman. Aukeamanäytössä on helppo tarkistaa esimerkiksi peilikuvasivujen asettelut ja asiakirjan yleisilme. Sivun tila (Page Mode). Avaako katseluohjelma oletuksena tiedoston siten, että myös kirjanmerkit (Bookmarks) tai sivujen pienoiskuvakkeet (Thumbnails) näkyvät. Jos asiakirjaan on luotu kirjanmerkit, ne kannattaa järjestää näkyviin heti avattaessa. Näin katsoja huomaa niiden olemassaolon. MMPRO Oy

99 PDF-asetukset 19 Kokosivun näyttötila (Full Screen Page Mode). Jos sivun tilaksi valitaan koko näyttö, voi näytölle silti valita mukaan kirjanmerkit, pienoiskuvat tai muun mahdollisen sisältöruudun. Suurennus (Magnification). Määrittää, kuinka suurena asiakirjan sivut avattaessa näytetään. Avaussivu (Open to Page). Tiedoston ensimmäisenä näytettävä sivu. Sivujen siirtymät () -kohta määrittää, miten sivut vaihtuvat katseluohjelmassa. Voit valita sivujen vaihtumistehosteen tyypin ja suunnan kohdista Vaihtumistyyppi (Transition type) ja Vaihtumistapa (Transition mode). Lisäksi voit määrittää näyttöajan ja vaihtumisanimaation keston kohdisssa Sivun näyttöaika (Page duration) ja Vaihtumisnopeus (Transition duration).. Katseluohjelman asetukset (Viewer Preferences) määrittää ominaisuudet, millä tavoin luotu tiedosto näkyy Adobe Readerissa ja PDF-XChange Viewerissa. Määritetyt ikkunan osat piilotetaan tai näytetään riippumatta niistä asetuksista, jotka käyttäjä on valinnut katseluohjelmassa oletuksiksi. 2.3 Paperiasetukset ja omat lomakkeet Paperiasetuksilla (Page Setup) voidaan muuttaa tulostettavien asiakirjojen pääominaisuuksia, kuten paperikokoa, suuntaa, reunuksia, kuvien resoluutiota, skaalausta sivujen pienentämiseksi tai suurentamiseksi ja tiedostosta tulostuvien määrää ja sivujen järjestystä arkilla. Valitse ominaisuusikkunassa välilehti Paperi (Paper). MMPRO Oy

100 20 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Sivun koko (Page Size) voi olla jokin vakiokoko tai voit määrittää sivun tarpeen mukaan. Valitse ennen koon ja reunusten arvojen valitsemista mitoitukseen sopiva mittayksikkö. Joidenkin ohjelmien, kuten MS Wordin, omat asetukset ohittavat kirjoitinohjaimen asetukset. Vakio (Standard). Papereiden ja kirjekuorien vakiokoot. Muu koko (Custom). Vakioista poikkeava paperikokoasetus. Jos tarvitset jotain erikoiskokoa usein, voit tallentaa sen omaksi lomakkeeksi. Reunus (Margin). Sivun reunukset määritellään oikeana sivureunuksena ja alareunuksena. Jos nämä arvot eivät riitä, tarkemmat määritykset on tehtävä alkuperäisen asiakirjan luontiohjelmistossa. Grafiikka (Graphic) Resoluutio (Resolution). Tiedoston sivujen resoluutio määritellään DPI-arvona (Dots per inch) välillä Arvon vähentäminen pienentää yleensä PDF-tiedoston kokoa, joten näytöllä katseltaviin tiedostoihin ei kannata valita suurinta arvoa. Skaalaus (Scaling). Tästä ominaisuudesta on hyötyä erityisesti Web-sivujen tulostuksessa, koska niiden korkeus- ja leveysasetuksia on voitu muokata vakiosivukoosta poikkeavasti. Jos alkuperäistä sivu on liian suuri verrattuna PDF-XChangen sivunasetuksissa määriteltyyn kokoon, voidaan koko skaalata alle 100 %:iin. Jos tulostettava sivu ei riitä täyttämään koko PDF-sivukokoa, voidaan skaalausarvona käyttää lukua yli 100 %. Suunta (Orientation). Sivun suunta sen mukaan, tuleeko pitempi suunta pystyyn (Portrait) tai vaakasuuntaan (Landscape). Asettelu (Layout) Asettelutapa (Layout Type). Valittavana on kolme sivun asettelua. Normaali (Normal). Yksi asiakirjan sivu jokaisella PDF-sivulla. Useita sivuja arkilla (N-up). PDF-sivulle voidaan sijoittaa 1, 2, 4, 6, 8, 9 tai 16 asiakirjan sivua. Kun valitset määrän, näyttää oikealla oleva esikatselukuva sijoittelun. Kirjanen (Booklet). PDF-sivu suunnitellaan kaksipuoleista sidontaa varten, jolloin sivut eivät tulostu normaalijärjestykseen 1, 2, 3, 4 jne. Alapuolella olevat valinnat vaihtuvat asettelutavan mukaan ja niiden avulla määritellään lopullinen tulostustapa. Arkin koko (Sheet Size). Voi olla Automaattinen (Auto), Mukautettu (Custom) tai jokin standardi arkkikoko. Lisäasetukset (Advanced Settings) -kohdassa voi kääntää sivun tulostussuunnan peilikuvaksi joko pysty- tai vaakasuuntaisen akselin ympäri. MMPRO Oy

101 PDF-asetukset 21 Asettelu: Normaali Normaali (Normal) -asettelussa tulostetaan yksi asiakirjan sivu yhdelle PDF-sivulle. Sivun sisällön kokoa ja sijoittelua PDF-sivulla voi tarvittaessa muuttaa. Näin voit varata sivulle tilaa esimerkiksi mahdollisille kommenteille. Kohta Asettelu (Layout) näyttää seuraavalta: Sovita sivun kokoon (Scale to Fit). Tämä valinta määrittää sekä kohtien Koko (Size) että Skaalaus (Scale) arvoja, ja osittain myös kohtaa Sijainti (Position). Kun sovitus on voimassa, täyttää sivun sisältö PDF-sivun alueen automaattisesti mahdollisimman suurena. Jos sovitus poistetaan käytöstä, voi sivun sisällön kokoa muuttaa esikatselukuvassa vetämällä hiirellä jostain kulmasta. Vetämisen aikana hiiren osoitin on kaksisuuntainen nuoli. Arvot ruuduissa Koko (Size) muuttuvat uuden koon mukaisiksi. Voit muuttaa arvoja myös suoraan ruuduissa napsauttamalla ruutujen perässä olevia ylös- ja alaspäin osoittavia askellinnuolia. Sivun sisällön sivusuhde pysyy muuttumattomana. Sijainti (Position). Mitoittaa sivun sisällön sijoittamisen vasemmasta yläkulmasta alkaen vaakasuunnassa ja pystysuunnassa. Vaikka standardina PDF-sivujen koordinaattijärjestelmässä pystysuunta ilmoitetaan ylöspäin alkaen vasemmasta alakulmasta, PDF-XChange käyttää Windows-tapaa ilmoittaa pystymitat alaspäin vasemmasta yläkulmasta. Keskelle (Center). Pakottaa sijainnin keskelle. Kun ruuudussa on merkintä, sijoitetaan sivun sisältö keskelle PDF-sivua. Sivun koon muuttaminen muuttaa kokoa kaikista suunnista ja pitää keskikohdan paikallaan. Kun toiminto on pois käytöstä, sijainnin voi mitoittaa joko arvoruutuihin tai sivun voi esikatselukuvassa vetää hiirellä haluttuun kohtaan. Vetämisen aikana hiiren osoitin on nelisuuntainen nuoli. Arvot ruuduissa Sijainti (Position) muuttuvat uuden paikan mukaisiksi ja osoittavat mitat vasemmasta yläkulmasta. MMPRO Oy

102 22 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Asettelu: Useita sivuja Valinnalla Useita sivuja arkilla (N-up) asetellaan samalle PDF-sivulle useita asiakirjan sivuja. Näin voit tulostaa esimerkiksi kaksi A5-kokoista sivua yhdelle normaalille A4-arkille tai tulostaa suurikokoista tekstiä sisältäviä sivuja pienennettynä useita samalle sivulle. Sivuja arkilla (Page Per Sheet). PDF-XChangen avulla voidaan tulostaa 1, 2, 4, 6, 8, 9 tai 16 sivua yhdelle arkille. Kun valitset sivumäärän, näet esikatselukuvassa mallin. Sivujen asettelu arkille muuttuu alkuperäisen sivun suunnan mukaan. Kaksi pystysuuntaista sivua asetellaan vierekkäin, kaksi vaakasivua allekkain jne. Sivujärjestys (Page Order). Jos tulostat useita sivuja arkille, voit myös määrittää tulostusjärjestyksen. 2 sivua: Vasemmalta oikealle (Left to Right) tai Oikealta vasemmalle (Right to Left). Muut sivumäärät: Ristikkäin vasemmalta (Across From Left), Alas vasemmalta (Down From Left), Ristikkäin oikealta (Across From Right) tai Alas oikealta (Down From Right). Esikatselukuvassa sivujen numerointi muuttuu osoittamaan valitsemaasi järjestystä. Tulosta sivujen kehykset (Print Pages Borders). Kun ruutu merkitään, tulostetaan PDF-sivulle asiakirjan sivujen kehykset erottamaan ne selvemmin toisistaan. MMPRO Oy

103 PDF-asetukset 23 Asettelu: Kirjanen Valinnalla Kirjanen (Booklet) PDF-sivu tulostetaan kaksipuoleista sidontaa varten. Sivut järjestetään niin, että ne tulevat oikeaan järjestykseen papereiden taittamisen jälkeen. Kirjasen tyyppi (Booklet Type). Esite (Brochure). Esitteet ovat yleensä kaksi- tai nelisivuisia ja ne mahtuvat yhdelle arkille. Kirja (Book). Sisältää useita sivuja ja tulostetaan suurten arkkien molemmille puolille. Arkit taitetaan ja leikataan niteiksi, joita voi olla lopullisessa kirjassa useita sidottuna peräkkäin. Arkkeja niteessä (Sheets in Gathering). Arkkien määrä niteessä. Määrittää sivujen tulostusjärjestyksen ja ryhmittelyn arkeille, jotka taitetaan ja leikataan niteeksi sidontaa varten. Jos arkille esimerkiksi tulostetaan molemmin puolin kaksi sivua ja niteessä on neljä arkkia (eli yhteensä16 sivua), tulostetaan sivut 1 ja 16 vierekkäin jne. Sidontareunus (Gutter Size). Sidontaa varten varattava tila sivujen sisäreunassa. Oletuksena arvo on 12,7 mm (0,5 tuumaa) yhtä sivua kohti. Kun sivut tulostetaan vierekkäin, on tila niiden välissä kooltaan kaksi kertaa määritetty reunus. MMPRO Oy

104 24 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Omat lomakkeet PDF-XChange sisältää kaikki keskeiset lomakkeiden vakiokoot ja lisäksi voit määrittää sivukokoja vapaasti erikoistulosteisiin. Jos tarvitset jotain mukautettua paperikokoa usein, voit tallentaa sen määrityksen ominaisuusikkunan välilehdellä Omat lomakkeet (Custom Forms). Voit luoda ja tallentaa 256 erilaista lomakekokoa. Omat lomakekokosi näkyvät paperiasetusten välilehdellä viimeisinä luettelossa Vakio (Standard). Oman lomakkeen määrität näin: 1. Napsauta painiketta Lisää... (Add...). 2. Kirjoita nimi ruutuun Mukautetun lomakkeen nimi (Custom Form Name). Jokaisella lomakkeella tulee olla yksilöllinen nimi. 3. Valitse sopivin mitoitustapa kohdasta Yksikkö (Units). 4. Kirjoita arvot kohtaan Mukautetun lomakkeen mitat (Custom Form Size Dimensions). Lomakkeen leveys ja korkeus ovat kokonaismittoja, jotka sisältävät reunuksille tarvittavan tilan. Välilehdellä Omat lomakkeet (Custom Forms) voit myös muokata mitoituksia ja poistaa tarpeettomiksi käyneet lomakekoot. MMPRO Oy

105 PDF-asetukset Ylä- ja alatunnisteet Tunnisteet ovat jokaisella sivulla sivun ylä- tai alareunassa toistuvia tietoja. Voit lisätä vakiomuotoisia valmiita tunnistetietoja tai luoda omat tunnisteet ja muotoilla ne haluamallasi tavalla. Molemmat tunnisteet sisältävät samat valmiit mallit ja myös oman tunnisteen luominen tehdään samalla tavalla kumpaankin tunnisteeseen. Tunnisteet määrität ominaisuusikkunan välilehdellä Ylä- ja alatunnisteet (Headers/Footers). 1. Merkitse ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages). Toiminto aktivoituu. 2. Valitse valmis tunniste. Luettelo Ylätunniste (Header) sisältää vakiomuotoisia ylätunnisteita. Luettelo Alatunniste (Footer) sisältää puolestaan vastaavat vakiomuotoiset alatunnisteet. Tai 2. Napsauta haluamasi tunnisteen kohdalla painiketta Mukauta... (Customize...). Avautuva mukautusikkuna on samanlainen ylä- ja alatunnisteille. Tunniste jakautuu kolmeen lohkoon ja jokaisen lohkon kohdalla on kolme painiketta. MMPRO Oy

106 26 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Painikkeella Fontti (Font) avautuu valintaikkuna, jossa valitaan tekstin fontti. Painikkeella Väri (Color) avautuu paletti, jossa valitaan lohkossa olevan tekstin väri. Painikkeella Makro (Macros) avautuu luettelo, josta voit valita tunnistelohkoon jonkin valmiin makron, esimerkiksi päiväyksen, kellonajan tai asiakirjan nimen. 3. Valitse valmis makromuuttuja tai kirjoita lohkoon tuleva teksti. Teksti voi sisältää useita rivejä. Riviä vaihdat tavalliseen tapaan painamalla Enter. Tekstin voit muotoilla ennen kirjoittamista tai jälkikäteen. Muotoilu vaikuttaa kaikkeen lohkossa olevaan tekstiin. Eri lohkoissa voi olla eri tavoin muotoiltuja tietoja. Makrot ovat koodeja, jotka sisältävät %-merkin ja hakasuluissa olevan makronimen. Ne muuntuvat asiakirjan sivuilla tarvittavaksi tiedoksi, esimerkiksi sivunumeroksi. Jos valitset useita makroja peräkkäin, erota ne toisistaan välilyönnillä tai muulla merkillä, esimerkiksi %[Page] (%[Pages]) eli Sivunumero (Sivumäärä). Napsauta lopuksi OK. 4. Valitse kohdasta Ensimmäisen sivun numero (First Page Number) numerointisarjassa käytettävä ensimmäinen numero. Toimintoa tarvitaan, jos luotava PDF-tiedosto liitetään osaksi suurempaan kokonaisuuteen. 5. Määritä kohtaan Siirtymä (Offsets) ylätunnisteen ja/tai alatunnisteen sijoitus vasemmasta (Left), oikeasta (Right), ylä- (Top) ja alareunasta (Bottom). Mitat voi ilmoittaa millimetreinä, pisteinä tai tuumina. Vasemman ja oikean reunan mitoitukset vaikuttavat molempiin tunnisteisiin. Yläreunus vaikuttaa ylätunnisteeseen ja alareunus alatunnisteeseen. 6. Napsauta OK tai siirry muille välilehdille jatkamaan määrityksiä. Tunnisteita pääset muokkaamaan vain, jos ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages) on merkittynä. Tunnisteen poistat tulosteesta poistamalla ruudun merkinnän. Tunnistemäärityksen poistat valitsemalla ylätunnisteen ja/tai alatunnisteen luettelosta vaihtoehdon Ei mitään (None). MMPRO Oy

107 PDF-asetukset Kirjanmerkit PDF-XChange osaa luoda kirjanmerkit mistä tahansa Windows-sovelluksesta, jos asiakirjaa luotaessa on noudatettu yhtenäistä muotoilua eri otsikkotasoissa. PDF- XChange jäsentää asiakirjan etsimällä annettujen ohjeiden mukaan ominaisuuksiltaan kirjanmerkiksi tulkittavia tekstiryhmiä. Näitä kirjanmerkkipuun tasoihin yhdistettäviä tunnistusominaisuuksia ovat esimerkiksi fontti ja sen lihavointi ja kursivointi. MS Office -käyttäjät voivat luoda kirjanmerkkejä myös MS Office Addin -lisäohjelman avulla. Siitä löydät lisätietoja myöhemmin kohdasta "Tulostaminen Officeohjelmista". Kirjanmerkit voidaan luoda esimerkiksi suoraan Wordin tyyleistä. Kirjanmerkit määritetään välilehdellä Kirjanmerkit (Bookmarks). Kirjanmerkkiruudun puun määrityksen teet näin. 1. Kirjanmerkkien jäsennys alkaa merkitsemällä kohta Automaattinen kirjanmerkkien etsiminen (Enable Automatically Bookmarks Detection). 2. Merkitse ruutu Hyväksy moniriviset kirjanmerkit (Allow Multi-Line Bookmarks). Jos ruutua ei merkitä, se tarkoittaa, että vain yksiriviset tekstinpätkät voivat olla kirjanmerkkejä. Jos tekstissä ei ole käytetty selkeitä otsikkomuotoiluja, yksirivisyyden käyttö lisätunnistuskeinona auttaa siinä, ettei kaikista tekstikappaleista tule kirjanmerkkejä. 3. Merkitse ruutu Käytä asiakirjan otsikkoa kirjanmerkkien päätasona (Use Document Title as Bookmark Root). Saat aikaiseksi siistimmän kirjanmerkkipuun, jos muodostat puun "0-tason" eli juuren otsikosta. Kaikki 1-tason otsikot sijoitetaan puuhun tämän alapuolelle. 4. Jos ruutu Tasosta riippumaton täsmävalinta (Match Node Regardless of Level) on merkitty, suoritetaan kirjanmerkkimäärittely täsmällisesti fontin ja tyylin mukaan, vaikka muotoilujen järjestys (esim. fontin koko) ei eri otsikoissa olisikaan looginen. MMPRO Oy

108 28 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 5. Valitse luettelosta Esitystapa (Display Mode), miten kirjanmerkit näytetään, kun lukija haluaa ne esiin. Kirjanmerkkipuu voi avautua laajennettuina johonkin määrättyyn alatasoon asti, tai alatasot voivat olla suljettuina, jolloin lukija laajentaa ne itse näkyviin tarpeen mukaan. Kaikki avattu (All opened) tai Kaikki suljettu (All closed) Erikseen määritelty (Defined by Item). Valitse avaustila valintaikkunan kohdasta Näyttöominaisuudet/Tila (Display Options/State). Valinta määrittää kirjanmerkkitason olemaan oletuksena laajennettuina tai suljettuna. Yksittäinen kirjanmerkki näkyy vain, jos sen oma ylemmän tason kirjanmerkki puussa avataan. Avaa solmukohtaan (Open Up to Level). Määrittää kuinka monta tasoa näkyy avattuna kirjanmerkkipuussa. 6. Kohdassa Malli (Template) näet suunnitellun kirjanmerkkipuun. Uusia tasoja lisätään napsauttamalla Lisää (Add). Painikkeella Poista (Remove) voidaan puusta poistaa valittuna oleva taso ja samalla kaikki sen alatasot. 7. Valitse kirjanmerkkipuusta taso ja siirry määrittämään sen etsittäviä ominaisuuksia kohtaan Tunnistusominaisuudet (Detection Options). Kirjanmerkkitekstin täytyy täyttää kaikki määritetyt tunnistusominaisuudet. Kunkin ominaisuuden määritys otetaan käyttöön merkitsemällä ruutu. Fontti (Font). Etsittävän fontin nimi. Oletusfontti on Arial, mutta voit vaihtaa fontiksi kirjanmerkeiksi tarkoitetuissa otsikoissa käyttämäsi fontin. Tyyli (Style). Luettelosta valitaan tyyli, jota on käytetty otsikoissa. Tyyli voi olla Normaali (Regular), Lihavoitu (Bold), Kursivoitu (Italic) tai Lihavoitu Kursivoitu (Bold Italic). Huomaa, että alleviivaus ei sisälly etsittäviin otsikkotyyleihin. Koko (Size). Fontin koko pisteinä. Valitse kohdan Koko (Font Size) perässä olevaan ruutuun +/- arvoksi 1. Tämä varmistaa sen, että mahdolliset fonttikoon pienet vaihtelut otetaan huomioon ja kirjanmerkit muodostetaan oikein. Väri (Color). Jos otsikoissa on käytetty eri väriä kuin muussa tekstissä, voi sen määrittää tunnistusominaisuudeksi. Merkitsemällä ruudun ja napsauttamalla väriin avautuu paletti, josta voi valita tarvittavan värin. 8. Valitse kohtaan Näyttöominaisuudet (Display Options), minkälaisena kirjanmerkit halutaan näyttää lukijalle. Tämä ominaisuus toimii vain uusimmissa katseluohjelmissa. Tyyli (Style). Tyyli voi olla Normaali (Regular), Lihavoitu (Bold), Kursivoitu (Italic) tai Lihavoitu Kursivoitu (Bold Italic). Väri (Color). Napsauttamalla väriin avautuu paletti, josta voi valita tarvittavan värin. Tila: Avattu (State: Opened). Jos kirjanmerkkitason esitystapa määritetään erikseen, voit merkitä ruudun Avattu (Opened). Näin tason kaikki kirjanmerkit näytetään avattuna PDF-tiedostoa avattaessa. Huomaa kuitenkin, että ylemmän tason kirjanmerkki täytyy myös olla näkyvissä, jotta alatason kirjanmerkit pystytään näyttämään. 9. Napsauta lopuksi OK tai siirry muille välilehdille jatkamaan määrityksiä. Kirjanmerkkimäärittelyn voit tallentaa ja avata käytettäväksi eri asiakirjoissa ja sovelluksissa. MMPRO Oy

109 PDF-asetukset Vesileimat PDF-XChangen avulla voidaan lisätä vesileima PDF-tiedoston kaikille sivuille, vain ensimmäiselle tai viimeiselle sivulle sekä parillisille tai parittomille sivuille. Vesileimat voivat olla tekstiä tai kuvia ja niitä voi olla useita yhdellä sivulla. Vesileimat luodaan ja niiden tulostaminen määritellään ominaisuusikkunan välilehdellä Vesileimat (Watermarks). Voit luoda kaikki tarvitsemasi vesileimat valmiiksi ja valita niistä asiakirjaan tarvittavat leimat tulostusvaiheessa. Vesileimojen tulostaminen 1. Merkitse ruutu Vesileimojen tulostus (Enable Printing Watermark). Jos ruudussa ei ole merkintää, estetään vesileimojen tulostaminen. Vesileimoja voi kuitenkin luoda ja muokata. 2. Jos ruudussa on merkintä, tulostetaan vesileimaluettelosta ne leimat, jotka on valittu. Valinta tehdään merkitsemällä nimen edessä oleva ruutu. Painikkeella Valitse kaikki (Select All) voit merkitä kaikki leimat. Painikkeella Poista valinnat (Clear All) poistat voimassa olevat valintamerkit. 3. Napsauta kohtaa Käytössä sivuilla (Print On) ja avaa vaihtoehtoluettelo nuolipainikkeella. Valitse, mille sivuille vesileimat tulostetaan. Vaihtoehdot ovat kaikille sivuille (All Pages), vain ensimmäiselle (First Page Only), vain viimeiselle (Last Page Only), parillisille (Even Pages) tai parittomille (Odd Pages) sivuille. 4. Vesileima voidaan tulostaa myös joko taustalle tai etualalle. Jos haluat asiakirjan sisällön päällimmäiseksi, merkitse ruutu Taustalla (On Background). 5. Napsauta OK tai siirry muille välilehdille muihin asetuksiin. Voit järjestää vesileimat haluamaasi järjestykseen vesileimaluettelossa nimiruudun oikealla puolella olevilla nuolilla. Painikkeella Poista (Remove) saat poistettua turhan leiman. Napsauta ensin leimariville korostaaksesi poistettavan leiman. Poisto pitää vahvistaa. MMPRO Oy

110 30 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Tekstivesileiman luominen Tekstivesileimassa voidaan määritellä tekstin lisäksi sen fontti, väri ja koko. Näiden lisäksi voidaan määritellä vesileiman läpinäkymättömyys (Opacity ) ja pyöritysaste (Rotation). 1. Napsauta Vesileimaluettelo (Watermarks List) -osan painiketta Uusi... (New...). 2. Valitse luettelosta Tyyppi (Type) vaihtoehto Tekstivesileima (Text Watermark). 3. Kirjoita ruutuun Vesileiman nimi (Watermark Name) leimaluettelossa näkyvä nimi. 4. Kirjoita ruutuun Teksti (Text) vesileimaan tuleva teksti. 5. Oletuksena leiman fontti on Arial. Valitse halutessasi luettelosta Fontti (Font) jokin muu fontti ja merkitse fontin tyyliruuduista haluamasi vaihtoehdot Lihavoitu (Bold), Kursivoitu (Italic) ja/tai Reunaviiva (As Outlines). 6. Avaa väripaletti (Color) ja valitse leimatekstille mieleisesi väri. Esikatselukuva näyttää koko ajan valintojesi vaikutuksen. 7. Kierrä tekstin asentoa muuttamalla kulmaa kohdassa Pyöritys (Rotation). 8. Muuta leiman läpinäkyvyyttä (Opacity). Mitä pienempi prosenttiluku on, sitä läpinäkyvämpi leima on. Jos sijoitat leiman asiakirjan sisällön päälle, valitse pieni arvo. 9. Jos kohta Autom. koko (Auto Size) merkitään, muuttuu fontin koko automaattisesti sellaiseksi, että vesileima täyttää käytettävissä olevan vaakatilan ja leima on pystysuunnassa keskellä. Poista merkintä, jos haluat muokata leiman tekstin fonttikokoa ja leiman sijaintipaikkaa. MMPRO Oy

111 PDF-asetukset Valitse tekstin fontille koko (Size). 11. Määritä leiman sijoittuminen (Placement). Leima voi olla vaakasuunnassa vasemmalla (Left), keskellä (Center) tai oikealla (Right) ja pystysuunnassa ylhäällä (Top), keskellä (Middle) tai alhaalla (Bottom). Kun olet valinnut perussijainnin, voit hienosäätää leiman vaakasijaintia ruudun X-siirtymä (X Offset) arvolla. Positiivinen arvo siirtää tekstiä oikealle, negatiivinen vasemmalle. Vastaavasti voit mitoittaa paikkaa pystysuunnassa ruudussa Y-siirtymä (Y Offset). Mitoitusyksikköinä (Units) voi käyttää millimetrejä, tuumia tai pisteitä. 12. Napsauta lopuksi OK. Jo luotuja vesileimoja voidaan muokata korostamalla leimarivi ja napsauttamalla Muokkaa... (Edit...) -painiketta. Kuvavesileiman luominen Kuvavesileimoja lisättäessä ja muokattaessa voidaan määritellä seuraavat ominaisuudet: leveys (Width) ja korkeus (Height), pyöritys (Rotation), läpinäkymättömyys (Opacity) ja vesileiman sijoittuminen sivulle (Placement). 1. Napsauta Vesileimaluettelo (Watermarks List) -osan painiketta Uusi... (New...). 2. Valitse luettelosta Tyyppi (Type) vaihtoehto Kuvavesileima (Image Watermark) 3. Kirjoita ruutuun Vesileiman nimi (Watermark Name) leimaluettelossa näkyvä nimi. MMPRO Oy

112 32 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 4. Napsauta ruudun Tiedosto (File) perässä olevaa selauspainiketta (kolme pistettä). Valitse tallennuskansio ja tiedosto. Napsauta Avaa (Open). Kuva tuodaan sivulle oletuskokoisena siten, että sen mittasuhteet säilytetään. 5. Poista merkintä ruudusta Säilytä mittasuhteet (Keep aspect ratio), jos haluat vapaasti muuttaa kuvan kokoa. 6. Merkitse ruutu Sovita sivun kokoon (Fit to Page), jos leima saa täyttää koko sivun taustan. Jos ruutu ei ole merkitty, pääset muuttamaan kuvan kokoa ja sijoittumista. 7. Muuta kuvan kokoa tarpeen mukaan ruutuihin Leveys (Width) ja Korkeus (Height). Mitoitusyksikköinä (Units) voi käyttää millimetrejä, tuumia tai pisteitä. 8. Määritä kuvan sijoittuminen (Placement). Leima voi olla vaakasuunnassa vasemmalla (Left), keskellä (Center) tai oikealla (Right) ja pystysuunnassa ylhäällä (Top), keskellä (Middle) tai alhaalla (Bottom). Kun olet valinnut perussijainnin, voit hienosäätää leiman vaakasijaintia ruudun X-siirtymä (X Offset) arvolla. Positiivinen arvo siirtää kuvaa oikealle, negatiivinen vasemmalle. Vastaavasti voit mitoittaa paikkaa pystysuunnassa ruudussa Y-siirtymä (Y Offset). Esikatselu näyttää leiman koon ja paikan. 9. Muuta tarpeen mukaan arvoja ruuduissa Pyöritys (Rotation) ja Läpinäkymätön (Opacity). 10. Napsauta lopuksi OK. 2.7 Kerrokset Kerrostoiminnon avulla voit kerrostaa olemassa olevan tallennetun PDF-tiedoston käsittelyssä olevaan asiakirjaan joko päällimmäiseksi tai taustalle. Tulostukseen tarvitaan esimerkiksi yrityksen logo ja yhteystiedot vakiopaikalle. Kun tulostetaan tavallisella kirjoittimella, voidaan siihen vaihtaa kulloinkin tarvittavat tiedot sisältävä paperilomake. Kerrostustoiminto mahdollistaa vastaavan toimenpiteen elektronisesti. Voit valmistaa etukäteen vakiolomakkeet PDF-muotoon. (Tässä ei tarkoiteta dynaamisia lomakkeita, joiden avulla voi syöttää tietoja katseluohjelmassa). Lomakkeille voit sitten lisätä tietoa Word-tekstinkäsittelystä, taulukkolaskennasta, tietokannoista jne. Tämän saat aikaan käyttämällä lomaketta taustakerroksena ja tulostamalla sitten tekstin tai muun datan kohtaan, johon se on PDF-lomaketta luotaessa suunniteltu. Näin asiakirjan laatiminen onnistuu elektronisesti ilman paperille tulostamista. Kerrokset määritetään ominaisuusikkunan välilehdellä Kerrokset (Overlay). MMPRO Oy

113 PDF-asetukset Merkitse ruutu Lisää kerrokseksi olemassa olevaan PDF-tiedostoon (Overlay with an existing PDF file). Toiminto aktivoituu. 2. Määritä kohtaan Kerrostiedosto (Overlay File) tiedosto, jota käytetään taustalla tai päällimmäisenä kerroksena, esimerkiksi logon sisältävä lomake. 3. Jos kerrostiedostoksi halutun tiedoston tulostaminen vaatii salasanan, kirjoita se kohtaan Suojatun tiedoston avaussalasana (Password to Open protected file). 4. Merkitse tarvittaessa ruutu Sijoita kerrostiedosto päällimmäiseksi (Place Overlay as Foreground). Ilman tätä valintaa valittu PDF-tiedosto sijoitetaan uuden luotavan PDF:n taustaobjektiksi. 5. Jos pohjana oleva kerrostiedosto on eripituinen kuin luotava dokumentti, määritä Toistoasetukset (Repeat Options). Ei toistoa (No Repeat). Kerroksena käytetyn PDF-tiedoston sivut sovitetaan uuden luotavan PDF-tiedoston sivujen mukaisesti. Jos kerrostiedostossa on vain 3 sivua ja uudessa lähdetiedostossa niitä on kuusi, ovat kerrostiedoston ja uuden tiedoston sivut 1 päällekkäin, samoin sivut 2 ja 3. Sen sijaan sivut 4, 5 ja 6 sisältävät vain lähdetiedoston vastaavien sivujen tiedot ilman kerrostiedostoa. Toista lyhyemmän kerrostiedoston viimeistä sivua (Repeat Last Page of Shorter Overlay File). Edellisen esimerkin mukaisista tiedostoista luodaan sivut 1-3 samalla tavalla. Seuraavat sivut sisältävät kerrostiedoston sivun 3, joka liitetään kaikkiin lähdetiedoston loppuihin sivuihin 4-6. Toista lyhyempää kerrostiedostoa jatkuvana (Continuous Repeat of Shorter Overlay File). Esimerkin mukaisista tiedostoista luodaan sivut 1-3 edelleen samalla tavalla. Sen jälkeen yhdistetään kerrostiedoston sivu 1 ja lähdetiedoston sivu 4 uuden dokumentin sivuksi 4. Sen jälkeen kerrostiedoston sivusta 2 ja lähdetiedoston sivusta 5 muodostetaan uusi sivu 5, jne. MMPRO Oy

114 34 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 6. Määritä kohtiin Sijoittuminen (Positions) mihin kerrostiedosto sijoitetaan uuden tiedoston sivuasettelussa ja miten sen koko muuntuu tarvittaessa. Vaakasuunnassa (By Horizontal). Vaakasijainti voi olla Vasemmalle (Left), Keskelle (Center) tai Oikealle (Right). Pystysuunnassa (By Vertical). Pystysijainti voi olla Ylös (Top), Keskelle (Middle) tai Alas (Bottom). Sovita kerrossivut uuden dokumentin sivukokoon (Fit Overlay Pages to Newly Created Document Pages). Jos ruutu merkitään, sovitetaan kerrostiedoston sivukoko uuden PDF-sivun kokoon. Tämä voi vääristää lopullisen kuvan. Säilytä sivusuhde (Keep Aspect Ratio). Jos ruutu merkitään, sovitetaan kerrostiedoston sivukoko uuden PDF-sivun kokoon, mutta sivussa ei tapahdu suhteiden vääristymistä. 7. Napsauta lopuksi OK tai siirry muille välilehdille. 2.8 Tiedostojen yhdistäminen oletuksena Voit asetuksissa määrittää, että luotavaan tiedostoon lisätään aina alkuun ja/tai loppuun jokin toinen tiedosto. Näin saat esimerkiksi kaikkiin tietyn projektin tiedostoihin saman kansilehden tai sopimusasiakirjoihin loppuun jotkin yleiset liitteet. Jos samaa liitettävää tiedostoa tarvitaan usein, kannattaa sille luoda oma profiili, jolloin asetusten vaihtaminen käy nopeasti. Profiilien luomista ja käyttöä kuvataan tarkemmin myöhemmin luvussa "Profiilit". Oletuksena aina yhdistettävät tiedostot määritetään ominaisuusikkunan välilehdellä Yhdistettävä oletustiedosto (Default file append). Merkitse ruutu Yhdistä tulostettavan tiedoston alkuun (Prepend output with a PDF file) ja/tai Yhdistä tulostettavan tiedoston loppuun (Append output with a PDF file). Tämän jälkeen voit kohdissa Aloitustiedosto (Prepend document) tai Lopputiedosto (Append document) valita tiedoston, joka oletuksena automaattisesti lisätään tulostettavaan tiedostoon. MMPRO Oy

115 PDF-asetukset Linkit Toiminto etsii asiakirjaan sisältyvät hyperlinkit. Käyttäjä voi napsauttaa linkkiä ja näin avata esimerkiksi web-sivun. PDF-XChange tukee vain merkkimuotoisia linkkejä, kuten Ohjelmaan sisältyvä MS Office Addin tukee kuitenkin lisäksi Officeasiakirjojen upotettuja linkkejä, myös sisällysluetteloissa ja tekstilinkkeinä. Esimerkki sisäänrakennetusta linkistä, joka ei ilman Office-integraatiota PDF-asiakirjassa toimi: kotisivullemme pääset kun 'napsautat tähän'. Sama sääntö pätee myös sähköpostiosoitteisiin. Linkkitoiminto määritellään välilehdellä Linkit (Links). Merkitse ruutu Etsi URL:t tekstistä (Analize URLs in Printed Text). Tämän jälkeen voit sovittaa kohdassa Linkkiasetukset (Links Options) linkkitekstin ulkoasun omien tarpeiden mukaisiksi. Merkintätapa (Border Type). Antaa mahdollisuuden valita hyperlinkin esitystavaksi esimerkiksi alleviivauksen, suorakulmion tai tavallisen tekstin. Merkintätyyli (Border Style). Alleviivauksen tai suorakulmion viiva voi olla kiinteä (solid), pistemäinen (dotted) vai tavuviivamainen (dashed). Viivojen tyyliä voidaan edelleen määritellä kohdissa Viivan leveys (Border Width) ja Viivan väri (Border Color). Paikalliset tiedostot PDF-XChange osaa muodostaa linkit tiedostoihin, jotka sijaitsevat oman koneesi tai verkon levyasemassa (Local Files). Kun linkkiä napsautetaan, tiedosto avautuu edellyttäen, että sen avaamiseen sopiva sovellus löytyy koneelta, johon linkki viittaa ja jossa tiedosto tosiasiassa on. Linkkitiedon täytyy sisältää tiedostonimi ja koko hakupolku, esimerkiksi C:\Documents and Settings\All Users\Documents\asiakirja.doc. Etsi tiedostonimet PDF-linkeiksi (Detect File Names and Convert To PDF Links). Kun ruutu merkitään, sivuilta etsitään täydellisiä polkunimiä ja ne muunnetaan tiedostolinkeiksi. Tarkista linkitettävien tiedostojen olemassaolo (Check Files Exist for Linking). Kun edellinen kohta on merkitty ja tämäkin kohta otetaan käyttöön, tarkistetaan tiedoston olemassaolo ennen kuin linkki luodaan. MMPRO Oy

116 36 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.10 Dokumentin suojaus Voit suojata asiakirjan avaussalasanalla, käyttörajoituksilla ja digitaalisilla allekirjoituksilla. Suojausmahdollisuudet ja salauksen vahvuus riippuvat käytössä olevasta PDF-muodosta. Erityisen hyödyllistä salaus on silloin, kun sähköpostissa pitää lähettää luottamuksellista tietoa. Vastaanottajan kanssa voi esimerkiksi puhelimitse sopia salasanan ja kaikki tärkeä informaatio lähetetään suojattuna PDF-liitteenä. Suojaus määritellään välilehdellä Suojaus (Security). PDF-asiakirjat suojataan merkitsemällä ruutu Käytä PDF-suojausta (Use PDF Security). Välilehdellä voimassa olevat käyttöoikeusrajoitukset astuvat voimaan tulostettavassa PDF-dokumentissa. Asiakirjan salasanat Suojaukseen voidaan soveltaa kahta eri salasanaa (Document Passwords): Salasana asiakirjan avaamiseen (Password Required to Open the Document). PDF-tiedoston käyttäjän salasana asiakirjan avaamiseen. Salasana asiakirjan oikeuksien ja salasanan muuttamiseen (Password Required to Change Permissions and/or Password). "omistaja- ja hallintasalasana" käyttöoikeuksien muuttamiseen sekä avaukseen tarvittavan salasanan muuttamiseen. Merkitse ruudut ja kirjoita salasanat. Salauksen logiikka on hiemna erilainen Adobessa ja PDF-XChangessa. Jos haluat avausasalasanan voimaan PDF-XChange Viewer -katseluohjelmassa, tarvitaan molemmat salasanat. Adobe Readerissa dokumentin avauksen estämiseen riittää pelkkä avaussalasana. MMPRO Oy

117 PDF-asetukset 37 Kun avaat katseluohjelmaan avaussalasanalla suojatun asiakirjan, avautuu ensin ikkuna, johon vaaditaan avaussalasana. Asiakirja avautuu kummallakin salasanalla. Jos valmiin PDF-asiakirjan salauksen purkaminen ja muokkaaminen on mahdollista, siihen vaaditaan omistajan salasana. Kun käytät salasanaa, on tärkeätä pitää se muistissa. Ilman asiakirjan avaukseen tarvittavaa salasanaa ei kukaan, ei edes asiakirjan tekijä pääse dokumentin suojausmäärittelyihin. PDF-dokumentti voidaan näin kokonaan menettää. Asiakirjan oikeudet Voit rajoittaa toimintoja, joita katseluohjelmassa asiakirjalle voi tehdä (Document Permissions). Voit esimerkiksi estää kaiken muokkaamisen, mutta sallia tulostamisen. Käyttöoikeuksia voit rajoittaa merkitsemällä ruudun Käytä PDF-suojausta (Use PDF Security). Jos et liitä käyttöoikeuksiin samalla myös omistajan salasanaa, voi kuka tahansa purkaa käyttöoikeuksien rajoituksen sellaisessa katseluohjelmassa, jossa suojausta voi muuttaa. Käytännössä siis kannattaa yhdistää rajoituksiin salasana. Jos halutaan ottaa käyttöön vain avauksen eston, mutta sallia muokkaukset, on muistettava valita kohtiin Muutosoikeudet (Changes Allowed) ja Asiakirjan tulostus (Printing the Document), että ne ovat sallittuja. Käyttöoikeuksien eston taso vaihtelee eri PDF-muodoissa. Uudemmissa versioissa voit käyttää 128-bittistä salaustasoa, jolloin mahdollisuuksia on enemmän. MMPRO Oy

118 38 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 40-bittinen RC4 (Acrobat-versiot 3.0 ja uudemmat) (40-bit RC4 (for Acrobat ver 3.x and 4.x) - voidaan määritellä neljä eri käyttöoikeustasoa: Tulostus sallittu (Allow Printing). Sallii kirjoitintulostuksen. Muokkaus sallittu (Allow Changing the Document). Sallii asiakirjan sisällön muokkauksen. Sisällön kopiointi ja tiedon poiminta sallittu (Allow Content Copying or Extraction, Enable Accessibility). Käyttäjä voi kopioida PDF-asiakirjan sisällön tai poimia siitä mitä tahansa osia. Huomautusten ja lomakekenttien muokkaus sallittu (Allow Adding or Changing Comments and Form Fields). Käyttäjä voi lisätä tai muokata huomautustekstejä. Samoin hän voi täyttää, lisätä ja muokata myös interaktiivisia lomakekenttiä, mukaan lukien allekirjoituskentät. 128-bittinen RC4 (Acrobat-versiot 5.0 ja uudemmat) (128-bit RC4 (for PDF files Acrovat cer 5.x and above) 128-bittinen AES (Acrobat 7.0 ja uudemmat) (128-bit AES (for PDf Files Acrobat ver 7.x and above) Käytettävissä on vahvempi salausalgoritmi ja joustavammat käyttöoikeusmäärittelyt. Kirjoitintulostusta voidaan rajoittaa sallimalla se normaalina tai heikompilaatuisena. Käyttöoikeuksissa voidaan myös määritellä erikseen sisällön muokkausoikeudet, esim. lomakkeiden kenttien täyttö, allekirjoitus, huomautusten kirjoittaminen, sisällön muokkaus tai vain asiakirjojen yhdistely. Lisäksi voidaan sallia sisällön tarkastelu näkövammaisominaisuuksilla sekä sisällön kopiointi ja osien poiminta. MMPRO Oy

119 PDF-asetukset 39 Digitaalinen allekirjoitus PDF-XChangen avulla voit lisätä asiakirjaan digitaalisen allekirjoitustiedoston, tai voit luoda ja lisätä helposti oman yksinkertaisen digitaalisen allekirjoituksen. Digitaalinen allekirjoitus on elektronisesti jaettuun asiakirjaan tai viestiin liitettävä koodi, josta voi yksiselitteisesti tunnistaa lähettäjän. Virallisiin digitaalisella allekirjoituksella varmennettuihin dokumentteihin tarvitaan kolmansien osapuolten sertifikaattipalveluita. Jos haluat luoda oman tunnuksen, merkitse ominaisuuksien välilehdellä Suojaus (Security) ruutu Allekirjoita asiakirja digitaalisesti (Digitally sign Document) ja napsauta painiketta Asetukset... (Settings...). Napsauta painiketta Luo sertifikaatti... Create Serticate...) ja täytä allekirjoitustiedot. MMPRO Oy

120 40 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Kun olet luonut allekirjoituksen, napsauta OK. Tämän jälkeen voit valintaikkunassa määrittää, mille sivulle allekirjoitus lisätään ja mihin kohtaan ja minkä kokoisena. Lisäksi voit määrittää allekirjoitukselle perusteen ja mitä tietoja allekirjoituksessa näytetään. Kun PDF-dokumentin käyttäjä avaa asiakirjan, hän näkee allekirjoituksen määrittämässäsi kohdassa ja laajuudessa Tallennusasetukset Tallennusasetuksissa voi määrittää, miten dokumentti tallennetaan ja muodostetaanko nimi jonkun etukäteen valitun nimeämiskäytännön mukaisesti. Lisäksi voit valita dokumentin avattavaksi jossakin PDF-tiedoston katseluohjelmassa ja näin tarkistaa sen ulkoasun välittömästi tallennuksen jälkeen. Tallennusasetuksia voit halutessasi vaihtaa tallennuksen aikana. Asetukset määritetään ominaisuuksien välilehdellä Tallennus (Save). Työn määrittely (Job Management). Tallennuksen työnohjaukseen on käytettävissä neljä vaihtoehtoa: Käytä pdfsaver -ohjelmaa työn hallintaan (Use PDFSaver for Job Management). Ohjaa tulostustyön pdfsaver-ohjelmistoon. Ohjelman ominaisuuksista kerrotaan tarkemmin myöhemmin aineistossa. Lisää työ pdfsaver in ryhmään viimeiseksi aktiiviseksi työksi (Append Current Job to the Last Active Job). Lisää työn viimeiseksi pdfsaverin kautta menneiden töiden joukkoon. Jos ryhmässä ei ennestään ole töitä, tämä vaihtoehto toimii edellä olevan kohdan 1. tavoin. Tallenna luotu PDF-tiedosto (Save Generated PDF File). Tällä vaihtoehdolla voidaan itse määritellä kuinka PDF-XChangen tulee tallentaa asiakirjatiedostot. Lähetä sähköpostina, ei tallennusta (Generate PDF, then Delete). PDF-tiedosto luodaan ja lähetetään asetusten välilehdellä Sähköposti ( ) määriteltyyn osoitteeseen. MMPRO Oy

121 PDF-asetukset 41 Tallennusasetuksissa (Save Options) voidaan määritellä miten PDF-XChangen tulee suorittaa asiakirjojen tallennus. Näytä "Tallenna nimellä" valintaikkuna (Show 'Save As...' Dialog). Jos tämä asetus on valittuna, PDF-XChange pyytää aina ennen tulostamista määrittelemään tai vahvistamaan luotavan tiedoston nimen Windowsin Tallenna nimellä -valintaikkunassa. Näin voit käyttää jotain oletustapaa nimen luomiseen ja muuttaa sen tarvittaessa. Polku (Path) -kohdassa määritellään oletuspolku tulostettaville PDF-asiakirjoille. Selaa... (Browse...) -painikkeen nuolella avataan luettelo keskeisistä paikoista, kuten Omat tiedostot (My Documents). Napsauttamalla painikkeeseen voit etsiä tallennuspaikan valintaikkunassa Selaa kansioita (Browse Folders). Jos valitset Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunan avautumaan, voit tapauskohtaisesti tarvittaessa muuttaa tallennuskansiota. Tiedostonimi (File Name) -kenttään voidaan määritellä oletusnimi tai makro, jota käytetään tiedoston nimeämiseen. Makro määritellään napsauttamalla Makro (Macro) -painiketta. Tekstiä ja makroja voidaan yhdistellä toivotun tiedostonimen luontikaavaksi. Katso lisätietoja makroista kohdasta "Nimeämismakrot". Poista hakupolku asiakirjan nimestä (Strip Path From Document Name). PDF-XChange perii PDF-tiedostoksi konvertoitavan lähdetiedoston nimen ja hakupolun siitä ohjelmasta, jossa tiedosto on luotu. Voit tarvittaessa muokata näitä tietoja Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunassa. Voit myös antaa nimen automaattisesti ja valita tallennuspolun erikseen jokaisen tiedoston luonnin yhteydessä. MMPRO Oy

122 42 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Nimi jo käytössä (When File Exists) - asetus kertoo miten PDF-XChangen tulee toimia tallentaessaan tiedostoa, jonka nimi on samassa kansiossa jo ennestään käytössä. Näytä varoitus (Show Warning Dialog). Avaa valintaikkunan, jossa kysytään, haluatko tallentaa luomasi tiedoston entisen samannimisen päälle (Overwrite) vai liittää sen siihen (Append). Tallenna päälle (Always Overwrite). Uusi tiedosto tallennetaan aina entisen päälle. Automaattinen numerointi (Auto Number). Lisää uuteen tiedostonimeen järjestysnumeron, jolloin tiedostonimi ei enää ole sama. Tässä vaihtoehdossa voidaan myös määritellä aloitusnumero ja kuinka paljon lisätään, jotta saadaan seuraava numero. Yhdistä samannimisen tiedoston loppuun (Merge With Existing (Append To)). Liittää uuden tiedoston sivut entisen samannimisen PDF-tiedoston loppuun. Yhdistä samannimisen tiedoston alkuun (Merge With Existing (Insert Before)). Liittää uuden tiedoston sivut entisen PDF-tiedoston alkuun. Huomaa, että asetuksista riippumatta voit vielä PDF-tiedoston luonnin aikana tallennusikkunassa liittää luotavan tiedoston aikaisemman samannimisen tiedoston loppuun. Avaa luotu PDF-tiedosto tulostuksen jälkeen (Run Application After Printing). Jos tämä vaihtoehto on merkittynä, voidaan uuden PDF-tiedoston valmistuttua käynnistyvä sovellus määritellä kahdella tavalla: PDF-tiedostojen oletussovelluksessa (Default Application for PDF Files). Käynnistyvä sovellus on tiedostotyypille määritelty oletussovellus Windowsissa. Eli esimerkiksi sama sovellus, joka käynnistyy kun Windowsin Resurssienhallinnassa kaksoisnapsautetaan PDF-tiedoston nimeen. Jos oletussovellusta ei ole määritelty, jää valinta huomiotta. Sovelluksessa (Application). Tässä vaihtoehdossa voidaan itse määritellä käynnistyvä sovellus. Napsauttamalla Selaa... (Browse...) voidaan navigoida koneella olevaan sovelluksen käynnistystiedostoon. Selausnäppäimen nuolipainiketta painamalla avautuu valikko, josta voi valita sovelluksen. Asetuksista riippumatta voit vielä PDF-tiedoston luonnin aikana tallennusikkunassa merkitä, että luotu tiedosto avataan oletuksena olevassa katseluohjelmassa. Parametrit (Parameters) -kenttä voi sisältää komentoriviin kuuluvia sovelluksen toimintaa ohjaavia määritteitä. Oletusarvona on makro '%f' jonka useimmat sovellukset muuttavat juuri luodun tiedoston nimeksi ja sijaintipaikaksi. Jos parametrikentän jättää tyhjäksi, se saa oletusarvon '%f'. MMPRO Oy

123 PDF-asetukset 43 Nimeämismakrot PDF-XChangen dokumenttien nimeämismakrot ovat tehokas tapa antaa luotavillee dokumenteille automaattisesti jokin yleinen oletusnimi. Kun toiminto on käytössä, nimetään jokainen luotava dokumentti yksilöllisesti hyödyntäen esimerkiksi sovelluksen nimeä, tiedoston nimeä, tallennuspolkua, päiväystä, tietokoneen ja käyttäjän nimeä tai annettua ympäristömuuttujaa. Voit luoda haluamasi PDF-tiedoston nimen myös yhdistelemällä makroja siten, että käytät erottimena '\' -merkkiä, esimerkiksi %[User]\%[DocName]. Esimerkki (Example) -kenttä kertoo, miltä tulostuva tiedostonimi näyttää. Sovelluksen nimi (Application Name) - %[AppName]. Korvataan sen sovelluksen nimellä, josta PDF-XChange 4.0 suorittaa tulostuksen. Esimerkiksi Microsoft Wordissa tulostettaessa %[AppName] korvautuu nimellä WIN- WORD. Asiakirjan nimi (Document Name) - %[DocName]. Tiedostonimeksi sijoitetaan tulostetun asiakirjan nimi. Jos tulostat esimerkiksi Microsoft Wordista asiakirjan, jonka nimi on Testi.doc, saa luotu tiedosto nimen Testi.PDF.. Tallennuspolku (Document Path) - %[Docpath]. Alkuperäisen asiakirjan tallennuspolku kuitenkin siten muunnettuna, että asematunnuksen kaksoispiste muuttuu alaviivaksi, esimerkiksi C:\Omat tiedostot muuttuu muotoon C_\Omat tiedostot. Kenoviivat pysyvät muuttumattomina. Päiväys (Date) - %[Date]. Tähän sijoitetaan tämän päivän päiväys amerikkalaisessa muodossa MM-dd-yyyy. Katso kohdasta "Päiväysten muotoilu", miten voit muokata päiväyksen esitystapaa. Vuosi (Year) - %[Year]. Tähän sijoitetaan tämä vuosi. Kuukausi (Month) - %[Month]. Tähän sijoitetaan tämä kuukausi. Päivä (Day) - %[Day]. Tähän sijoitetaan tämä päivä. Aika (Time) - %[Time]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostusaika muodossa HH-mm-ss. Katso kohdasta "Kellonaikojen muotoilu", miten voit muokata kellonaikojen esitystapaa. Tunti (Hour) - %[Hour]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostushetken kellonajan tunnit. Minuutti (Minute) - %[Minute]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostushetken kellonajan minuutit. Sekunnit (Second) - %[Second]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostushetken kellonajan sekunnit. Tietokoneen nimi (Computer Name) - %[Computer]. Lisää tiedostonimeen järjestelmässä määritetyn tietokoneen nimen. Käyttäjän nimi (User Name) - %[User]. Lisää tiedostonimeen järjestelmään tulostushetkellä kirjautuneen käyttäjän nimen. Ympäristömuuttuja (Environment Variable) - %[Env]. Makron täydellinen muoto on %[Env:<name of environment variable>]. Jos esimerkiksi käyttäjän osastosta käytetään koodia THALL, voidaan tämä lisätä tiedostonimeen makrolla %[Env:THALL] Huom! Tiedoston nimeen ei tarvitse merkitä tunnusosaa, koska PDF-XChange sijoittaa nimen loppuun automaattisesti tunnuksen.pdf. MMPRO Oy

124 44 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Päiväysten muotoilu %[Date]-makroa voi laajentaa niin, että se sisältää myös päiväyksen muotoilun: %[Date:<date formatting string>]. <date formatting string> noudattaa Windows-standardin mukaista päiväysten koodausta ja se muodostuu seuraavan luettelon kirjaimista. Huomaa, että kirjainkoko on oleellinen osa koodia. d - kuukauden päivä, yksinumeroisissa päiväyksissä ei ole etunollaa. dd - kuukauden päivä, yksinumeroisissa päivissä etunolla. ddd - viikonpäivän nimi lyhyenä. dddd - viikonpäivän nimi täydellisenä. M - kuukausi, yksinumeroisissa kuukausinumeroissa ei ole etunollaa. MM - kuukausi, yksinumeroisissa kuukausinumeroissa etunolla. MMM - kuukauden nimi lyhyenä. MMMM - kuukauden nimi täydellisenä. y - vuosi ilmaistuna kahdella viimeisellä numerolla. etunolla jos arvo alle 10. Sama kuin muotoilu yy. yy - vuosi ilmaistuna kahdella viimeisellä numerolla. etunolla jos arvo alle 10. yyyy - vuosiluku täydellisenä ilmaistuna neljällä merkillä. Esimerkiksi nimi "ke, tammi 30 08" muodostetaan makrolla ja muotoilulla: %[Date:ddd, MMM dd yy] Huom. Kaikki sellaiset merkit, joita ei voi käyttää tiedostonimissä, esimerkiksi kenoviiva (\), korvataan alaviivalla. Kellonaikojen muotoilu %[Time] makroa voi laajentaa niin, että se sisältää myös päiväyksen muotoilun: %[Time:<time formatting string>]. <time formatting string> noudattaa Windows-standardin mukaista päiväysten koodausta ja se muodostuu seuraavan luettelon kirjaimista. Huomaa, että kirjainkoko on oleellinen osa koodia. h - yksinumeroisissa tunneissa ei etunollaa; 12-tuntinen kello hh - yksinumeroisissa tunneissa etunolla; 12-tuntinen kello H - yksinumeroisissa tunneissa ei etunollaa; 24-tuntinen kello HH - yksinumeroisissa tunneissa ei etunollaa; 24-tuntinen kello m - yksinumeroisissa minuuteissa ei etunollaa mm - yksinumeroisissa minuuteissa etunolla s - yksinumeroisissa sekunneissa ei etunollaa ss -yksinumeroisissa sekunneissa etunolla t - yksikirjaiminen päivänaikatunnus, kuten A tai P tt - monikirjaiminen päivänaikatunnus, kuten AM tai PM Esimerkiksi nimi "11_29_40" muodostetaan koodilla: "hh:mm:ss" Huom. Kaikki sellaiset merkit, joita ei voi käyttää tiedostonimissä, esimerkiksi kaksoispiste (:), korvataan alaviivalla. MMPRO Oy

125 PDF-asetukset Asiakirjan tiedot Asiakirjan tekijä voi halutessaan liittää PDF-XChangella luotuun asiakirjaan tietoja itsestään tai asiakirjan sisällöstä. Merkitse kohta Sisällytä asiakirjaan lisätietoja (Place Additional Information Into the Document) ja täytä lisätietokentät. Sisällytä asiakirjaan lisätietoja (Place Additional Information Into the Document). Aktivoi tietokentät. Pyydä asiakirjan tiedot tulostuksen alkaessa (Ask For Document Information On Printing Start). Kun ruutu merkitään, avautuu tulostuksen alkaessa valintaikkuna, johon voi täyttää tietokenttiä. Lisää asiakirjaan XMP-metadata (Add XMP Metadata to the Document). Lisätietoja tästä standardin PDF-muodon laajennuksesta löydät Adoben sivulta Extensible Metadata Platform (XMP). PDF-tiedot (PDF Information) Otsikko (Title). Tähän voidaan antaa asiakirjan otsikko. Kaikki PDF-XChangella luodut asiakirjat saavat tämän otsikon, jollei sitä erikseen muokata. Aihe (Subject). Tähän voidaan kirjoittaa asiakirjan aihe. Aihe pysyy samana, jollei sitä erikseen muokata. Kirjoittaja (Author). Kirjoittaja voi olla esim. henkilö tai yritys jne. Avainsanat (Keywords). Tähän voidaan kirjoittaa asiakirjaa luonnehtivat avainsanat. Avainsanan muoto on vapaa, mutta oikein muotoiltuna näistä voi olla huomattava apu silloin, kun joudutaan etsimään määrättyä asiakirjaa suuresta asiakirjajoukosta. Laatija (Creator). Tässä ilmoitetaan asiakirjan laatija. Voi olla sama kuin kirjoittaja tai esim. yrityksen osasto jne. Tuottaja (Producer). Sisältää kiinteän tiedon ohjelmasta, jolla PDF-tiedosto on tuotettu, eli ohjelman nimen PDF-XChange ja sen version. Tämän kentän sisältöä ei voi muuttaa. MMPRO Oy

126 46 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.13 Fonttien sisällyttäminen Sisällyttäminen (upottaminen) antaa mahdollisuuden upottaa tai olla upottamatta alkuperäisen asiakirjan fontteja luotuun PDF-tiedostoon. Asetuksissa voidaan myös erikseen määrittää ne fontit, jotka sisällytetään aina, ja ne fontit, joita ei sisällytetä koskaan. Jos fonttia ei upoteta ja sitä ei löydy lukijan koneelta, korvautuu fontti jollakin samantapaisella fontilla. Fonttien sisällyttäminen lisää luodun PDF-tiedoston kokoa. Useimmilla koneilla yleensä olevia stantardifontteja (esim. Arial, Times New Roman jne.) ei kannatakaan koskaan sisällyttää. Niitä voi käyttää asiakirjaa luotaessa, jos PDF-dokumenttia jaetaan esimerkiksi Internetissä tai katsellaan näytöllä. Tiedoston koko pysyy pienenä ja sen lataus ja katselu nopeutuu. Erikoisfontit sen sijaan pitää upottaa, jos esimerkiksi käytät yrityksesi logofonttia tai jokin virallinen asiakirja on laadittava vaadittua tyyliä käyttäen. Näissä tapauksissa on harvinaisten fonttien sisällyttämisellä varmistettava, että lukija näkee tekstin tarkalleen samanlaisena kuin kirjoittaja. Fonttien asetuksia määritetään ominaisuusikkunan välilehdellä Fontit (Fonts). Sisällytä kaikki käytössä olevat fontit (Embed All Used Fonts). PDF-tiedostoon sisällytetään kaikki alkuperäisen asiakirjan tekstiin sisältyvät fontit. Asiakirja voidaan koostaa katseluohjelmassa millä tahansa koneella riippumatta siitä, onko ko. koneella näitä fontteja vai ei. Määrittely lisää tiedostokokoa riippuen siitä, miten paljon alkuperäisessä asiakirjassa on käytetty erilaisia fontteja ja tyylejä. Suojattujen fonttien pakollinen sisällyttäminen (Force Embed Protected Fonts). Osa käytössä olevista fonteista saattaa olla käyttäjälle lisensoituja, eikä niitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle. Siinä tapauksessa, että PDFtiedosto on tarkoitettu omaan käyttöösi tai sinulla ja asiakkaallasi on oikeus niiden toimittamiseen myös ulkopuoliselle, voit pakottaa fontin sisällyttämisen luotavaan PDF-tiedostoon. MMPRO Oy

127 PDF-asetukset 47 Sisällytä laajennettu fontti- ja merkkitieto (Embed Extended Font/Character Info). Tätä asetusta tarvitaan vain, jos katselijalle halutaan antaa mahdollisuus kopioida tai muokata luomasi PDF-asiakirjan sisältöä. Suomenkielisessä tekstissä ei normaalisti tarvita tätä asetusta. Sen sijaan monessa muussa kielessä käytetään erikoismerkkejä ja aksentteja, joiden säilyttäminen oikeassa muodossa vaatii tämän asetuksen käyttöä. Toiminto lisää tiedostokokoa, joten sitä tulisi käyttää vain, jos halutaan säilyttää tiedoston myöhempi muokkausmahdollisuus. Sisällytä kirjasimista osajoukko, kun käytettyjen merkkien osuus on pienempi kuin % (Embed a subset of fonts only, if percentage of characters used is less than...%). Tämä toiminto analysoi tekstin ja tutkii, esiintyykö fontista merkkejä vähemmän kuin etukäteen määritetyssä prosentissa mainitaan. Jos merkkejä on vähemmän, sisällytetään tiedostoon koko fontin sijaan vain se merkkivalikoima, jota on käytetty. Näin voidaan optimoida PDF-tiedoston kokoa. Jos fonttisisältö ylittää määritetyn kynnyksen, sisällytetään tiedostoon fontin koko merkkivalikoima. Muita käyttäjiä varten on hyvä tehdä PDF-dokumentista luettava ja tarkasti alkuperäisen asiakirjan näköinen. Jos tiedostoa kuitenkin saa muokata ja sen sisältöä poimia muualle, voi osittaisen fontin sisällyttäminen koko fontin sijaan aiheuttaa jatkossa ongelmia. Jos PDF-tiedoston muokkaaja tarvitsee merkkiä, jota osittaisessa valikoimassa ei ole, hän ei voi käyttää alkuperäistä fonttia ellei sitä löydy hänen omasta järjestelmästään. Jos tiedosto on tarkoitettu muokattavaksi, on suositeltavaa jättää arvoksi oletuksen mukainen 100%. Jos huomaat PDF-tulostuksen jälkeen, etteivät kirjaimet tule oikean näköiseksi, tee konversio uudestaan merkitsemällä asetus Sisällytä kaikki käytössä olevat fontit (Embed All Used Fonts). Pääsääntöisesti tämä asetus on tehtävä mm. silloin, jos joltain www-sivulta avataan PDF-tiedosto ja halutaan tallentaa se valitsemalla Tiedosto/Tulosta (File/Print) ja tulostimeksi PDF-XChange. Välilehden alaosan luettelosta Käytettävissä olevat fontit (Available Fonts) voit erikseen poimia tiettyjä oletusfontteja. Valitse fontti (tai fontit) ja siirrä se jompaa kumpaan oikeanpuoleiseen luetteloon napsauttamalla >>. Merkitsemällä ruudut voit määrätä fontit aina tai ei koskaan upotettaviksi. Sisällytä aina nämä fontit (Always Embed Fonts). Jos luomasi asiakirja sisältää käytettävissä olevien fonttien luettelossa mainitun fontin ja se sisällytetään PDF-tiedostoon, varmistetaan asiakirjan lukijalle täsmälleen oikea muotoilu. Tiedostoko kasvaa. Älä sisällytä näitä fontteja (Never Embed Fonts). Tähän luetteloon valittuja fontteja ei koskaan sisällytetä PDF-tiedostoon riippumatta siitä, mitä muissa asetuksissa on sanottu. Luettelossa on valmiiksi oletusarvona tyypillisiä Windowsin fontteja. Mitä enemmän käyttämiäsi fontteja tällä listalla on, sitä pienempiä ovat yleensä luodut tiedostot. Tosin tälle listalle ei kannata sijoittaa niitä fontteja, joita ei koskaan käytetä. Edellä sanotusta on yksi poikkeus: kaikkien alkuperäisessä asiakirjassa esiintyvien fonttien erikoismerkit sisällytetään asetuksista riippumatta. MMPRO Oy

128 48 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.14 Pakkaus, optimointi ja grafiikka PDF-tiedostot ovat usein huomattavasti pienempiä, kuin sen ohjelman tiedostot, jolla alkuperäinen asiakirja on laadittu. Varsinkin PDF-XChangessa on erityisesti kiinnitetty huomiota tiedostojen pakkaus- ja optimointiominaisuuksiin. Sopivimman algoritmin valinta tekstille tai kuville on usein monimutkainen toiminto, koska samalla kuitenkin sisällön on pysyttävä laadukkaana ja virheettömänä. Useimmat käyttäjät löytävät perusasetuksia kokeilemalla keskimäärin parhaan ratkaisun omille tyypillisille asiakirjoilleen. Pakkaus- ja optimointitietoa löytyy laajasti Internetistä tai kirjallisuudesta. Usein paras vaihtoehto löytyy vain testaamalla. Seuraavassa on lyhyesti esitelty PDF- XChangen pakkaus- ja kuvankäsittelyominaisuuksia. Pakkaus Pakkausmääritykset teet ominaisuusikkunan välilehdellä Pakkaus (Compression). Pakkaa grafiikka (Compress Graphics). Valitse ensin, haluatko tiivistää grafiikkaa. Jos haluat, valittavaksi tulee lisää määritysvaihtoehtoja. Vaihtoehto Automaattinen (Auto) tarjoaa usein riittävän hyvän pakkausoptimoinnin. Vihje! Joissakin kuvatyypeissä DPI-arvon suurentaminen tulostinasetuksissa voi jopa pienentää tiedostokokoa eikä päinvastoin kuten voisi olettaa. ASCII-tiedosto (ASCII Format). PDF-tiedosto luodaan käyttäen 7-bittistä ASCII-merkistöä. Tämä kannattaa valita vain todella tarvittaessa, koska lopputuloksena on huomattavasti suurempi tiedosto. Pakkaa teksti (Compress Text). Tämä vaihtoehto on yleensä valittuna varmistamassa tekstin osalta tehokkaasti tiivistetyn PDF-tiedoston. Lopputulokseen vaikuttavat myös tekstiä koskevat lisämäärittelyt. MMPRO Oy

129 PDF-asetukset 49 Jos olet päättänyt tiivistää kuvia, voit soveltaa pakkausta erityyppisiin kuviin, Väri- ja harmaasävykuviin (High Color/Grayscale Images), Indeksoituihin kuviin (Indexed Images) ja Yksivärikuviin (Monochrome Images). Indeksoidut kuvat ovat kuvia, jotka esiintyvät asiakirjassa useaan kertaan. Ne sisällytetään PDF-tiedostoon vain yhden kerran aina kun se on mahdollista ja PDF- XChange ylläpitää luetteloa kertautuvista kuvista. Tiedostoa katseltaessa oikea kuva näkyy omalla paikallaan. Pakkausmenetelmistä voi valita kullekin kuvatyypille yleensä sopivimman tavan: Automaattinen (Auto). PDF-XChange valitsee parhaat tiivistysasetukset ja säilyttää kohtuullisen hyvän kuvien laadun. JPEG. Paras värikuvalaatu. Sopii väri- ja harmaasävykuviin, joissa on enemmän sisältöä kuin mitä näytöllä tai tulostimella voi esittää. Tällaisia ovat mm. valokuvat. JPEG-pakkaus hukkaa tietoa, JPEG2000 on tietoja hukkaamaton pakkausmenetelmä. Valitsemalla sopivan prosentin JPEG laatu (JPEG Quality) -kohtaan voi optimoida laadun ja tiedostokoon. Mitä korkeampi luku, sitä pienemmäksi jää pakkaus ja sitä paremmaksi kuvan laatu. ZIP-pakkaus sopii väri- ja harmaasävykuviin, joissa on suuria yksivärisiä alueita. Tällaisia ovat esimerkiksi tämän aineiston näyttökuvat. ZIP-pakkaus ei hävitä tietoa. CCITT-pakkaus sopii esimerkiksi piirto-ohjelmilla tuotettuihin mustavalkokuviin. Pakkaus ei hävitä tietoa. Suorituspituus (Run Length) -pakkaus on tietoa hävittämätön pakkaus erityisesti kuville, joissa on suuria mustia tai valkoisia alueita. Optimointi Välilehden Optimointi (Optimization) monet asetukset liittyvät tiettyjen ohjelmien tapaan käsitellä grafiikkaa. Muutamien asetusten avulla voit ratkaista joidenkin Adobe Acrobat Reader -versioiden kanssa tiedossa olevia ongelmia. MMPRO Oy

130 50 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Grafiikka Grafiikka-asetuksia voidaan käyttää vähentämään liitettyjen kuvien pikselimäärää (interpolointi) tai muuntamaan ne harmaasävy- tai yksivärikuviksi. Määritykset vaikuttavat kaikkiin asiakirjan samantyyppisiin kuviin. Jos tiedostoa katsellaan lähinnä web-sivuilla tai näytöllä, tai tulostusjäljen ei tarvitse olla muuten huippulaatua, ei kannata panostaa PDF-tiedoston korkeaan laatuun. Heikomman kuvalaadun vastapainoksi saa pienemmän tiedostokoon ja sen avulla nopeamman latautumisen ja selauksen. PDF-XChange tarjoaa grafiikka-asetuksissa välineet tiedostojen optimoimiseksi siihen ympäristöön, johon ne on tarkoitettu. Asetukset määrität ominaisuusikkunan välilehdellä Grafiikka (Graphics). Kuvan bittikartta koostuu pikseli-nimisistä yksiköistä. Kuvan interpolointi alaspäin (Downsampling) vähentää tiedoston sisältämien pikselien määrää ja siten tiedoston kokoa. Monet tietokonenäytöt pystyvät esittämään enintään 96 pistettä tuumalla. Interpolointi on järkevää, jos luotua kuvaa käytetään selailuun Internetissä tai tietokoneen näytöllä, eikä sitä yleensä tulosteta paperille. Valittavaan tarkkuuteen vaikuttaa myös se, onko kuvaa tarpeen suurentaa katselussa. Syötä arvo ruutuun edellä oleville kuville (for images above). Jos tarkkuus ylittää raja-arvon, yhdistetään pikseleitä tarpeen mukaan. Käytettävissäsi on kolme kuvan interpolointitekniikkaa: Lineaarinen interpolaatio (Linear Downsampling). Lineaarinen on nopea menetelmä. Menetelmä laskee tietyn alueen kuvapikselien värien keskiarvon ja korvaa kaikkien pikselien arvot tällä keskiarvolla. Näin tallennetun informaation määrä vähenee ja tiedostokoko pienenee. Sen vaikutus eräiden kuvatyyppien laatuun voi kuitenkin olla vähemmän toivottu. Bilineaarinen (Bilinear Downsampling). Lineaarista hitaampi menetelmä, joka vaatii enemmän prosessointia, mutta tuottaa tarkemman tuloksen. Pehmeä interpolaatio (Bicubic Downsampling). Tarkkuudeltaan paras menetelmä. Pikselin väri lasketaan painotetulla keskiarvolla. Käsittely voi viedä aikaa, varsinkin jos kuva on suuri ja sen sisältö monimutkainen. Muunto (Conversion) -asetuksia käyttämällä voidaan esimerkiksi värikuva muokata harmaasävykuvaksi, yksivärikuvaksi tai mustavalkoiseksi. Näin pienennetään tiedostokokoa. MMPRO Oy

131 PDF-asetukset Profiilit Tallennettu profiili voi sisältää useita PDF-XChange -kirjoittimen asetuksia, kuten käytettävän paperikoon, fontit, vesileimat jne. Kun profiili ladataan käyttöön, käytetään siihen tallennettuja asetuksia kaikkiin tulostustöihin nykyisen istunnon aikana, kunnes profiili vaihdetaan muuhun profiiliin. Kun PDF-XChange otetaan uudelleen käyttöön, on voimassa aina aluksi oletusprofiili. Profiilien avulla voidaan asetukset nopeasti vaihtaa tehtävätyypin tarpeen mukaan. Jos samalla tietokoneella on useita käyttäjiä, voi jokaiselle käyttäjälle luoda hänen työtehtäviensä mukaisen profiilin. Pääkäyttäjä voi myös hyödyntää profiileja ja määrittää niihin PDF-XChangen oletusasetukset. Profiileja hallinnoidaan ominaisuuksien välilehdellä Profiilit (Profiles). Profiilisivu sisältää seuraavat toiminnot: Käytä (Use). Ottaa käyttöön valitun profiilin asetukset. Vaihto pitää vahvistaa. Lisää... (Add...). Lisää profiilin, jonka sisällöksi tulee asetusten senhetkinen tilanne. MMPRO Oy

132 52 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Anna jokaiselle uudelle profiilille yksilöllinen nimi ja kirjoita mahdollinen kuvaus. Napsauta lopuksi OK. Poista (Remove). Poistaa valitun nimen luettelosta. Vie... (Export...). Vie valitun profiilin asetukset tiedostoksi, joka voidaan siirtää toiseen ympäristöön. Tuo... (Import...). Muualla tehdyn profiilin asetukset voidaan tuoda toiseen ympäristöön tai aikaisemmin tehty ja tallennettu profiili voidaan palauttaa. Profiilin nimen tulee olla erilainen kuin aikaisemmat nimet. Jos tuot profiilin, tuhoutuvat kaikki nykyisissä asetuksissa määritetyt vesileimat ja niiden tilalle tuodaan profiilissa määritetyt vesileimat Sähköpostiyhteydet Helppo tapa lähettää valmistuva PDF-tiedosto sähköpostina on merkitä luonnin aikana tallennusikkunassa ruutu Lähetä valmistuva pdf-tiedosto sähköpostina ( PDF After Creation). Sähköposti lähetetään asetuksissa viimeksi käytettyjen määritysten mukaan. Tallennusikkunassa voit vielä siirtyä asetuksiin, joissa esimerkiksi lisäät lähetettävään liitteeseen salasanan. Kun haluat muuttaa sähköpostin oletusasetuksia, siirry ominaisuusikkunan välilehdelle Sähköposti ( ). Sähköpostin lähetät oletussähköpostiohjelman avulla näin: 1. Merkitse ruutu Lähetä luotu asiakirja sähköpostiliitteenä (Send Created Document as Attachment). Toiminto aktivoituu. 2. Valitse luettelosta Tapa (Method), miten postiohjelmaa käytetään: Käynnistä oletussähköposti (Launch Default Client). Käynnistää oletussähköpostiohjelman ja laatii määritysten mukaisen sähköpostiviestin PDF-liitteineen. Ohjelma jää odottamaan lähetyskäskyä, jolloin viestiä voidaan muokata ja lisätä siihen muita liitteitä. Tässä vaiheessa viesti voidaan tarvittaessa myös peruuttaa. MMPRO Oy

133 PDF-asetukset 53 Lähetä käyttäen oletussähköpostia (Send Through Default Client). Käynnistää oletussähköpostiohjelman ja lähettää heti määritysten mukaisen sähköpostiviestin PDF-liitteineen. Ohjelma ei jää odottamaan erillistä lähetyskäskyä. Tällöin ei myöskään viestiä voi enää peruuttaa, sisältöä muokata tai lisätä viestiin uusia liitteitä. 3. Täydennä sähköpostiviestin normaalisti tarvitsemat tietokentät kohtaan Sähköpostin ominaisuudet ( Properties). Jos valitsit lähetystavaksi postiohjelman avaamisen, voit täydentää tiedot myös sähköpostiohjelmassa. Lähettäjä (From). Lähettäjän sähköpostiosoite. Vastaanottaja (To). Sähköpostin ja PDF-liitteen vastaanottajan tai vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Osoitteet erotetaan toisistaan puolipisteellä (;). Jos et halua kirjoittaa osoitteita, voit napsauttaa kentän perässä olevaa hakupainiketta (kolme pistettä). Oletussähköpostin osoitteisto avautuu ja voit valita vastaanottajat valintaikkunassa. Seuraavassa kuvassa on esimerkkinä Microsoft Outlookin ikkuna: Voit valita vastaanottajien lisäksi samalla myös kopion ja piilokopion saajat. Vastaanottaja voi olla myös jakelulista. Kopio (Cc). Kopion vastaanottajan sähköpostiosoite. Piilokopio (Bcc). Kopion vastaanottajan sähköpostiosoite siten, että muut saajat eivät näe sitä. Aihe (Subject). Sähköpostin aihetta koskeva otsikko. Sisältö (Content). Viestin teksti. MMPRO Oy

134 54 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 4. Merkitse tarvittaessa ruutu Lähetä asiakirja ZIP-muotoisena (Send Document in a ZIP archive). Voit luoda liitteistä standardin mukaisia ZIP-tiedostoja, jotka ovat virusten ja muiden haittaohjelmien kannalta turvallisia liitteitä. ZIP-tiedostomuodon käyttö myös pakkaa lisää tiedostoa ja siten viestin lähettämiseen ja vastaanottamiseen käytetty aika vähenee. ZIP-tiedostot voi purkaa käyttöjärjestelmän purkutoiminnolla tai useilla ilmaisilla purkuohjelmilla. 5. Napsauta OK tai siirry muille välilehdelle. Lähetystavaksi voi valita myös vaihtoehdon Lähetä käyttäen SMTP Palvelinta (Send Directly Through SMTP Server). Viestin lähetys ohittaa oletussähköpostin ja käyttää PDF-XChangen SMTP-asetuksiin tallennettuja oletusarvoja. Tässä vaihtoehdossa voidaan asentaa ja käyttää useita SMTP-palvelimia. SMTP-palvelinasetusten määrittäminen vaatii usein järjestelmäasiantuntijan tai palveluoperaattorin apua Asetukset tallennuksen yhteydessä Voit muuttaa joitakin PDF-tiedoston ominaisuuksia luotavan tiedoston tallennuksen yhteydessä. Kun tulostus etenee tallennusvaiheeseen, napsauta valintaikkunan alareunassa olevaa painiketta Lisäominaisuudet... (Additional Properties...). Avautuva asetusikkuna sisältää kolme välilehteä: Tietoja (Information), Suojaus (Security) ja Sähköposti ( ), Niiden toiminnot vastaavat kirjoitinohjaimen asetusikkunan samoihin ominaisuuksiin liittyviä määrityksiä. Tietoja MMPRO Oy

135 PDF-asetukset 55 Suojaus Sähköposti MMPRO Oy

136 56 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.18 Ohjauspaneelin asetusikkuna Kun valitset sovellusohjelmissa tulostimeksi PDF-XChangen, pääset muokkaamaan luotavan PDF-tiedoston ominaisuuksia napsauttamalla painiketta Ominaisuudet (Properties). Kun teet eri välilehdellä muutoksia asetuksiin, ne jäävät voimaan myös seuraaviin PDF-XChangen tulostuksiin. Muutamat ominaisuudet, mm. profiilin nimi on kuitenkin oletusarvona aina tulostusasetuksissa ohjainta käynnistettäessä. Tulostusasetuksia voit ohjelmien tulostusikkunoiden lisäksi muuttaa Ohjauspaneelin Tulostimet (Printers) -ikkunassa. Seuraavassa kuvataan näiden asetusten muuttaminen Windows Vistassa. Ohjauspaneelin avaat eri käyttöjärjestelmäversioissa hieman eri tavalla, mutta perusperiaate on kuitenkin sama. 1. Avaa Tulostimet (Printers) -ikkuna suoraan Käynnistä (Start) -valikosta tai avaa ensin Ohjauspaneeli (Control Panel) ja sen jälkeen ikkuna Tulostimet (Printers). Ikkunassa näet lueteltuna kaikki järjestelmääsi asennetut tulostimet. 2. Napsauta kuvakkeeseen PDF-XChange 4.0 hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet (Properties) tai kaksoisnapsauta kuvakkeeseen ja valitse tulostuksen hallintaikkunassa Tulostin (Printer) -valikosta Ominaisuudet (Properties). 3. Avautuvassa ikkunassa voit määrittää tulostimen yleisiä asetuksia, kuten tulostusjonojen käsittelyä. PDF-tulostuksen asetuksiin pääset napsauttamalla välilehdellä Yleiset (General) painiketta Tulostusmääritykset... (Printing Preferences...) tai välilehdellä Lisäasetukset (Advanced) painiketta Tulostuksen oletusasetukset... (Printing Defaults...). Avautuva valintaikkuna on täsmälleen sama kuin avattaessa ominaisuusikkuna tulostuksen yhteydessä. Tee määritykset ja napsauta OK. 4. Napsauta OK ja sulje kaikki ikkunat. MMPRO Oy

137 PDF-asetukset Harjoituksia Harjoituksia varten luodaan oma profiili, jonka otat käyttöön aina harjoitusten ajaksi. Näin varmistetaan, että varsinaiset työtehtäviesi tulostukseen tarkoitetut asetukset eivät muutu. PDF-XChangen harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 63. Harjoitus 1 Avaa Word ja tulostusikkuna. Vaihda kirjoittimeksi PDF-XChange 4.0 ja siirry ominaisuuksiin. Luo oma profiili nimellä Harjoitukset. Käy läpi kaikki välilehdet ja tutki niiden sisältöä. Muuta asetukset seuraavasti: Paperi (Paper) - Vakio A4 pystysuuntaisena, normaali asettelu Omat lomakkeet (Custom Forms) - Tyhjä Yleistä (General) - Laaja käyttöliittymä käytössä Pakkaus (Compression) - Oletusten mukaisesti Grafiikka (Graphics) - Ei toimintoja käytössä Fontit (Fonts) - Oletusten mukaisesti Vesileimat (Watermarks) - Ei käytössä Kerrokset (Overlays) - Ei käytössä Suojaus (Security) - Ei käytössä Linkit (Links) - Ei käytössä Kirjanmerkit (Bookmarks) - Ei käytössä Yhdistettävä oletustiedosto (Default file append) - Ei käytössä Ylä- ja alatunnisteet (Headers/Footers) - Ei käytössä Asiakirjan tiedot (Document Info) - Ei käytössä Sähköposti ( ) - Ei käytössä Optimointi (Optimization) - Ei käytössä Kielet (Languages) - Suomi tai englanti valintasi mukaan Tallennus (Save) - Tulosteiden oletuskansio Pro harjoitukset Profiilit (Profiles) - Tallenna asetukset ja valitse profiili käyttöön. MMPRO Oy

138 58 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Harjoitus 2 Avaa Wordiin harjoituskansiosta asiakirja "Italia alku". Luo siitä PDF-tiedosto siten, että luot kolmesta otsikkotasosta kirjanmerkit. Määritä kirjanmerkkiruutu avautumaan dokumenttia avattaessa ja sivun asetteluksi yksi sivu ja sivun sovitus ikkunaan. Lisää PDF-tiedostoon ylätunniste, jossa on oikeassa yläkulmassa sivunumerointi. Anna tiedostolle nimeksi "Italia koottu". Harjoitus 3 Avaa Wordiin asiakirja "Italia loppu". Tulosta se samoilla asetuksilla kuin edellinen asiakirja kuitenkin siten, että aloitat sivunumeroinnin numerosta 8 ja yhdistät sen tallennusikkunassa asiakirjan "Italia koottu" loppuun. Tarkastele tulosta katseluohjelmassa. Asiakirjassa pitäisi olla juokseva sivunumerointi ja kirjanmerkit automaattisesti oikein. MMPRO Oy

139 PDF-asetukset 59 Harjoitus 4 Tallensit jo aikaisemmin työkirjan "Asiakkaat" PDF-tiedostoksi, mutta asettelu ei ollut kovin hyvä. Avaa Excel ja tee työkirjasta uusi PDF-tiedosto "Asiakkaat" seuraavilla asetuksilla: - Käännä PDF-sivu vaakasuuntaan ja tulosta 2 sivua päällekkäin pystysuuntaiselle paperille. - Lisää alatunniste, jossa on vasemmassa reunassa teksti "Luottamuksellinen". - Suojaa asiakasluettelo avaus- ja muokkaussalasanoilla. Estä kaikki muokkaukset, mutta salli tulostaminen. - Lähetä tiedosto oletussähköpostiin liitteeksi niin, että kirjoitat viestin varsinaisessa postiohjelmassa. Sulje kuitenkin postiohjelma lähettämättä tiedostoa. Valmis PDF-tiedosto näyttää seuraavalta: Muista vaihtaa aluksi profiiliksi Harjoitukset. Tulostuksen jälkeen avaa tulostusikkuna uudelleen ja palauta asetukset ennalleen. MMPRO Oy

140 60 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Harjoitus 5 Avaa Word ja asiakirja "Kesäretket". Tulosta se toisen tiedoston kanssa päällekkäin PDF-tiedostoksi. Käytä kerrostiedostona harjoituskansiossa olevaa tiedostoa "Logopaperi.pdf". Valmis PDF-tiedosto näyttää seuraavalta: Tallenna alkuperäisen tiedoston nimellä. MMPRO Oy

141 PDF-asetukset 61 Harjoitus 5 Jatka Wordissa, sulje avoinna olevat asiakirjat ja avaa asiakirja "Historiaa". Lisää asiakirjaan keskelle ylös vesileimana harjoituskansiossa oleva kuva "Museologo". Sijoita se osittain tekstin taakse hyvin vaaleana. Lisää oikeaan alakulmaan vaaleana tekstivesileimana punainen teksti "Luonnos". Valmis PDF-tiedosto näyttää suunnilleen seuraavalta: Tallenna nimellä "Historiaa luonnos". Harjoitus 7 Avaa Wordiin asiakirja "Hämeenlinna". Asiakirjan lopussa on linkki Web-sivulle. Tulosta PDF-tiedosto niin, että linkki toimii myös siinä. Merkitse linkki alleviivauksella ja valitse viivalle tummansininen väri. Poista lopuksi asetuksista linkkien muunto ja sulje kaikki tiedostot. Harjoitus 8 Kirjoita Wordissa lyhyt kuvitteellinen lasku. Tulosta se PDF:ksi niin, että laskuun lisätään oletuksena aina loppuun harjoituskansiossa oleva tiedosto "Lisenssiehdot". Kirjoita toinen lasku ja tulosta se samalla tavalla. Palauta sitten asetukset niin, että poistat oletusliitteen. Sulje dokumentit ja ohjelmat. MMPRO Oy

142 62 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Harjoitus 9 Avaa PowerPointiin esitys "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". Tulosta PDF-tiedosto, jossa on yhdellä vaakasuuntaisella PDF-sivulla neljä diaa. Korjaa nimeksi "Vanhoja rakennuksia". Valmis PDF-tiedosto näyttää suunnilleen seuraavalta: Sulje dokumentit ja ohjelmat. Harjoitus 10 Vaihda oletukseksi normaalisti käyttämäsi oletusprofiili ja poista sen jälkeen profiili Harjoitukset. MMPRO Oy

143 PDF-XChange 4 Pro - Harjoitusten ratkaisumallit 63 3 PDF-XChange 4 Pro - Harjoitusten ratkaisumallit 3.1 Luku 1 Harjoitus 1 1. Käynnistä Word. 2. Avaa harjoituskansiosta asiakirja "Italia". 3. Valitse Tiedosto (File) -valikosta Tulosta... (Print...) tai Word versiossa avaa Office-valikko ja valitse Tulosta (Print). 4. Avaa tulostusvalintaikkunassa luettelo Nimi (Name) ja valitse PDF-XChange Tarkista, että kohdassa Sivualue (Page Range) on valittuna vaihtoehto Kaikki (All) ja napsauta OK. 6. Tarkista, että tallennuskohteena on harjoituskansio. 7. Korjaa ruutuun Tiedostonimi (File Name) nimeksi "Italia oma". 8. Tarkista, että ruutu Avaa lukuohjelmassa tallennuksen jälkeen (Run Viewer Application After Saving) on merkittynä. 9. Napsauta Tallenna (Save). Kun muunto ja tallennus on valmis, avautuu tiedosto oletuksena olevaan PDFtiedostojen katseluohjelmaan. Tässä aineistossa käsitellään myöhemmin PDF- XChange Viewer -ohjelmaa ja siinä yhteydessä opit monipuolisesti käsittelemään valmiita tiedostoja. 10. Sulje katseluohjelma ja PDF-tiedosto napsauttamalla ikkunan sulkemispainiketta. 11. Sulje asiakirja "Italia". Harjoitus 2 1. Avaa asiakirja "Italia kansi". 2. Avaa tulostusikkuna. Tarkista, että tulostimena on edelleen PDF-XChange 4.0 ja napsauta OK. 3. Kun valintaikkuna Tallenna nimellä (Save As) avautuu, napsauta ikkunassa nimeä Italia oma niin, että nimi näkyy ruudussa Tiedostonimi (File Name). 4. Merkitse ruutu Liitä toiseen pdf-tiedostoon (Append To Existing PDF). 5. Napsauta Tallenna (Save). Kun muunto on valmis, avautuu tiedosto ja katseluohjelma. Luomasi uusi PDFsivu on liitetty aikaisemman tiedostoon viimeiseksi. Opit myöhemmin Viewer-ohjelman osuudessa järjestämään sivuja uuteen järjestykseen, jolloin sivu siirretään tiedoston alkuun. 6. Sulje tiedostot ja ohjelmat. Huomaa, että lisätty PDF-sivu on automaattisesti tallennettu ensimmäiseen dokumenttiin mukaan ja lopputulosta ei tarvitse erikseen tallentaa. Harjoitus 3 1. Käynnistä Excel. 2. Avaa harjoituskansiosta työkirja "Asiakkaat". 3. Valitse tulostettava alue B1:F37 eli jätä A-sarake pois tulostuksesta. Valinnan teet esimerkiksi hiirellä vetämällä tai napsauttamalla kohdistimen soluun B1 ja pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna samalla kun nuolinäppäimillä kasvatat aluevalintaa. 4. Avaa tulostusikkuna. Valitse tulostimeksi PDF-XChange Merkitse kohdasta Tulostetaan (Print what) vaihtoehto Valinta (Selection) ja napsauta OK. 6. Kun valintaikkuna Tallenna nimellä (Save As) avautuu, tarkista, että tallennuskohteena on harjoituskansio. 7. Korjaa ruutuun Tiedostonimi (File Name) nimeksi "Asiakkaat oma". MMPRO Oy

144 64 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 8. Tarkista, että ruutu Avaa lukuohjelmassa tallennuksen jälkeen (Run Viewer Application After Saving) on merkittynä. 9. Napsauta Tallenna (Save). Kun muunto on valmis, avautuu tiedosto ja katseluohjelma. Opit jatkossa muokkaamaan tulostusasetuksia ja asettelemaan tiedot paremmin. 10. Sulje tiedostot ja ohjelmat. 3.2 Luku 2 Harjoitus 1 1. Avaa Word ja sen jälkeen tulostusvalintaikkuna. 2. Valitse luettelosta Nimi (Name) tulostimeksi PDF-XChange Napsauta painiketta Ominaisuudet (Properties). 4. Selaa läpi kaikki välilehdet ja tarkista, että asetukset ovat harjoituksen ohjeen mukaisia. Jätä viimeiseksi tallennus- ja profiilivälilehdet. Välilehdillä Pakkaus (Compression) ja Fontit (Fonts) voit palauttaa asetukset oletusarvojen mukaisiksi napsauttamalla painiketta Oletus (Default). 5. Siirry välilehdelle Tallennus (Save). 6. Tarkista, että työn määrittelyn vaihtoehtona on Tallenna luotu PDF-tiedosto (Save Generated PDF File). Tarkista, että kohdat Näytä Tallenna nimellä... valintaikkuna (Show Save As... Dialog) ja Avaa luotu PDF-tiedosto tulostuksen jälkeen (Run Application After Printing) on merkitty. Tarkista, että tiedostonimen oletusarvona on %[DocName] eli asiakirjan alkuperäinen nimi lisättynä.pdf-tunnisteella. 7. Avaa kohdasta Polku (Path) painikkeen Selaa... (Browse...) nuolella vakiotallennuspaikkojen luettelo ja varmista, että siinä ei ole mitään kohtaa merkittynä. Napsauta sen jälkeen varsinaista painiketta Selaa... (Browse...) ja valitse tallennuskansioksi polku, jossa on kansio Pro harjoitukset. 8. Siirry välilehdelle Profiilit (Profiles) ja napsauta painiketta Lisää... (Add...). 9. Kirjoita nimeksi Harjoitukset ja napsauta OK. 10. Valitse luotu profiili ja napsauta painiketta Käytä (Use). 11. Vahvista napsauttamalla Kyllä (Yes). Jos teet välillä työtehtäviä, vaihda profiiliksi oletusprofiilisi. Kun avaat PDF- XChangen seuraavan kerran uudessa ohjelmassa, on profiilina taas oletusprofiili ja joudut vaihtamaan harjoituksia varten profiiliksi Harjoitukset. 12. Napsauta OK ja sulje tulostusikkuna. Harjoitus 2 1. Avaa Wordiin asiakirja "Italia alku" ja avaa tulostusikkuna. 2. Tarkista, että tulostimena on PDF-XChange 4.0 ja napsauta painiketta Ominaisuudet (Properties). 3. Siirry välilehdelle Kirjanmerkit (Bookmarks). 4. Aktivoi toiminto napsauttamalla ruutuun Automaattinen kirjanmerkkinen etsiminen (Enable Automatically Bookmarks Detection). 5. Valitse luettelosta Esitystapa (Display Mode) vaihtoehto Kaikki avattu (All opened). MMPRO Oy

145 PDF-XChange 4 Pro - Harjoitusten ratkaisumallit Lisää kohtaan Malli (Template) kolme tasoa allekkain napsauttamalla Lisää (Add). Painikkeella Poista (Remove) voit poistaa valittuna olevan tason ja samalla kaikki sen alatasot, jos puuhun tulee vahingossa virheellisiä tasoja. 7. Valitse kirjanmerkkipuusta ensimmäinen taso ja siirry määrittämään sen etsittäviä ominaisuuksia kohtaan Tunnistusominaisuudet (Detection Options). Määritä ominaisuudet seuraavasti: Fontti (Font): Arial. Tyyli (Style): Lihavoitu (Bold). Koko (Size): 18 pistettä. Valitse kohdan Koko (Font Size) perässä olevaan ruutuun +/- arvoksi 1. Tämä varmistaa sen, että mahdolliset fonttikoon pienet vaihtelut otetaan huomioon ja kirjanmerkit muodostetaan oikein. 8. Määritä toisen tason tekstin ominaisuuksiksi Arial, Lihavoitu, 13 pistettä. 9. Määritä kolmannen tason tekstin ominaisuuksiksi Times New Roman, Lihavoitu, 12 pistettä. 10. Siirry välilehdelle Yleistä (General). 11. Valitse kohtaan Sivun asettelu (Page Layout) vaihtoehto Yhtenä sivuna (Single Page). 12. Valitse kohtaan Sivun tila (Page Mode) vaihtoehto Näytä kirjanmerkit (Show Bookmarks). 13. Valitse kohtaan Suurennus (Magnification) vaihtoehto Sovita sivu (Fit Page). 14. Siirry välilehdelle Ylä- ja alatunnisteet (Headers/Footers). 15. Aktivoi toiminto merkitsemällä ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages). Tarkista, että molempien tunnisteiden kohdalla on valittuna Ei mitään (None). 16. Napsauta tunnisteen Ylätunniste (Header) kohdalla painiketta Mukauta... (Customize...). 17. Siirrä kohdistin oikeanpuoleiseen lohkoon ja avaa makrokoodien painikkeen luettelo. Valitse Sivunumero (Page Number). Kirjoita vielä koodin eteen teksti: Sivu (sanan jälkeen välilyönti erottamaan sen koodista). Napsauta lopuksi OK. 18. Määritä kohtaan Siirtymä (Offsets) ylätunnisteen sijoitus oikeasta reunasta (Right). Kirjoita mitaksi 20 mm. 19. Napsauta OK. 20. Käynnistä tulostus napsauttamalla OK. 21. Kirjoita tiedostolle nimeksi "Italia koottu" ja napsauta Tallenna (Save). Sulje dokumentti katseluohjelmassa. Harjoitus 3 1. Avaa Wordiin asiakirja "Italia loppu" ja avaa tulostusikkuna. 2. Napsauta painiketta Ominaisuudet (Properties). 3. Siirry välilehdelle Ylä- ja alatunnisteet (Headers/Footers). 4. Kirjoita ruutuun Ensimmäisen sivun nro (First Page Number) arvoksi Napsauta OK. 6. Käynnistä tulostus napsauttamalla OK. 7. Napsauta tallennusikkunassa tiedostoa "Italia koottu" niin, että nimi on ruudussa Tiedostonimi (File name). 8. Merkitse ruutu Liitä toiseen pdf-tiedostoon (Append To Existing PDF). 9. Napsauta Tallenna (Save). Tarkista tiedostot katseluohjelmassa. 10. Avaa Wordissa tulostusikkuna ja PDF-XChangen asetukset. Poista kirjanmerkkien ja tunnisteiden tulostaminen. Muuta myös sivun asettelu ja sivun tila avautumaan lukuohjelman oletusten mukaan (Viewer Default). 11. Sulje dokumentit ja ohjelmat. MMPRO Oy

146 66 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Harjoitus 4 1. Käynnistä Excel ja avaa työkirja "Asiakkaat". 2. Avaa tulostusikkuna. Vaihda tarvittaessa tulostimeksi PDF-XChange 4.0 ja napsauta painiketta Ominaisuudet (Properties). 3. Siirry välilehdelle Profiilit (Profiles), valitse Harjoitukset ja napsauta Käytä (Use). Vahvista profiilin vaihto napsauttamalla Kyllä (Yes). 4. Siirry välilehdelle Paperi (Paper). 5. Napsauta kohtaan Suunta (Orientation) voimaan vaihtoehto Vaaka (Landscape). 6. Valitse kohtaan Asettelutapa (Layout Type) vaihtoehto Useita sivuja arkilla (n-up). 7. Valitse kohtaan Sivuja arkilla (Page Per Sheet) vaihtoehto 2 sivua (2 pages). 8. Poista tarvittaessa merkintä ruudusta Tulosta sivujen kehykset (Print Pages Borders). 9. Siirry välilehdelle Ylä- ja alatunnisteet (Headers/Footers). 10. Merkitse ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages). 11. Valitse kohtaan Ylätunniste (Header) vaihtoehto Ei mitään (None). 12. Napsauta tunnisteen Alatunniste (Footer) kohdalla painiketta Mukauta... (Customize...). 13. Napsauta kohdistin vasemmanpuoleiseen lohkoon ja kirjoita: Luottamuksellinen 14. Napsauta OK. 15. Siirry välilehdelle Suojaus (Security). 16. Merkitse ruutu Käytä PDF-suojausta (Use PDF Security). 17. Merkitse ruutu Salasana asiakirjan avaamiseen (Password Required to Open the Document) ja kirjoita salasana tekstiruutuun. 18. Merkitse ruutu Salasana asiakirjan oikeuksien ja salasanan muuttamiseen (Password Required to Change Permissions and/or Password) ja kirjoita tekstiruutuun eri salasana kuin avauskohtaan. 19. Valitse salaustasoksi (Encryption Level) käyttöön 128-bittinen salaus (128 bit). Tarkista, että kohdassa Muutosoikeudet (Changes Allowed) on valittuna Ei oikeuksia (None). 20. Valitse kohtaan Asiakirjan tulostus (Printing the Document) vaihtoehto Täysin sallittu (Fully Allowed). 21. Siirry välilehdelle Sähköposti ( ). 22. Merkitse ruutu Lähetä luotu asiakirja sähköpostiliitteenä (Send Created Document as Attachment). 23. Valitse luettelosta Tapa (Method) vaihtoehto Käynnistä oletussähköposti (Launch Default Client). 24. Merkitse tarvittaessa ruutu Lähetä asiakirja ZIP-muotoisena (Send Document in a ZIP archive). Älä täytä ikkunaan mitään viestin tietoja. 25. Napsauta OK. 26. Käynnistä tulostus napsauttamalla OK. 27. Tarkista, että kaikki on oikein ja napsauta Tallenna (Save). 28. Kun asiakirjaa avataan katseluohjelmaan, kirjoita jompi kumpi salasana avautuvaan ikkunaan. 29. Kun viesti-ikkuna liitteineen avautuu, sulje viesti ja postiohjelma lähettämättä. 30. Sulje katseluohjelma dokumentteineen. MMPRO Oy

147 PDF-XChange 4 Pro - Harjoitusten ratkaisumallit Siirry takaisin Exceliin ja avaa PDF-XChangen ominaisuusikkuna. 32. Palauta paperiasetuksiin pystysivu ja normaaliasettelu. Poista tunnisteiden tulostaminen, suojaus salasanoineen ja sähköpostiliitteen lähettäminen. Sulje tulostusikkuna. 33. Sulje Excel. Harjoitus 5 1. Käynnistä Word ja avaa harjoituskansiosta asiakirja "Kesäretket". 2. Avaa tulostusikkuna ja PDF-XChangen ominaisuusikkuna. 3. Vaihda profiiliksi Harjoitukset. 4. Siirry välilehdelle Kerrokset (Overlays). 5. Merkitse ruutu Lisää kerrokseksi olemassa olevaan PDF-tiedostoon (Overlay with an existing PDF file). 6. Napsauta kohdassa Kerrostiedosto (Overlay File) painiketta Selaa... (Browse...) ja valitse harjoituskansiosta PDF-tiedosto "Logopaperi". 7. Napsauta OK. 8. Käynnistä tulostus napsauttamalla OK. 9. Tarkista tiedoston nimi ja napsauta Tallenna (Save). 10. Tarkista tulos katseluohjelmassa. Sulje sitten dokumentti. Harjoitus 6 1. Sulje Wordissa avoinna olevat asiakirjat ja avaa harjoituskansiossa oleva tiedosto "Historiaa". 2. Avaa tulostusikkuna ja poista ominaisuuksista kerrostiedoston tulostaminen. 3. Siirry välilehdelle Vesileimat (Watermarks) ja luo ensin tarvittavat leimat. 4. Napsauta painiketta Uusi... (New...). 5. Valitse luettelosta Tyyppi (Type) vaihtoehto Kuvavesileima (Image Watermark). 6. Kirjoita ruutuun Vesileiman nimi (Watermark Name) leimaluettelossa näkyvä nimi, esimerkiksi: Logo. 7. Napsauta ruudun Tiedosto (File) perässä olevaa selauspainiketta (kolme pistettä). Valitse harjoituskansio ja tiedosto "Museologo". Napsauta Avaa (Open). 8. Tarkista, että ruutu Säilytä mittasuhteet (Keep aspect ratio) on merkittynä. 9. Muuta halutessasi kuvan kokoa ruutuihin Leveys (Width) ja Korkeus (Height). 10. Määritä kuvan sijoittuminen (Placement) seuraavasti: Vaakasuunnassa keskellä (Center) ja pystysuunnassa ylhäällä (Top). Kun olet valinnut perussijainnin, voit hienosäätää paikkaa pystysuunnassa ruudussa Y-siirtymä (Y Offset). Määritä arvoksi esimerkiksi 15 mm. 11. Muuta ruudussa Läpinäkymätön (Opacity) arvoksi esimerkiksi 30 %. 12. Napsauta lopuksi OK. 13. Napsauta painiketta Uusi... (New...). 14. Valitse luettelosta Tyyppi (Type) vaihtoehto Tekstivesileima (Text Watermark). 15. Kirjoita ruutuun Vesileiman nimi (Watermark Name) leimaluettelossa näkyvä nimi, esimerkiksi: Luonnos. 16. Kirjoita ruutuun Teksti (Text) vesileimaan tuleva teksti: Luonnos. 17. Avaa väripaletti (Color) ja valitse leimatekstille punainen väri. 18. Poista merkintä kohdasta Autom. koko (Auto Size) ja muuta fontin kooksi esimerkiksi 30 pistettä. 19. Muuta leiman läpinäkyvyydeksi (Opacity) esimerkiksi 50 %. 20. Määritä leiman sijoittuminen (Placement) seuraavasti: Vaakasuunnassa oikealle (Right) ja pystysuunnassa alas (Bottom). Kun olet valinnut perussijainnin, voit hienosäätää leiman vaakasijaintia ruudun X- siirtymä (X Offset) esimerkiksi arvolla -15 mm. Vastaavasti voit mitoittaa paikkaa pystysuunnassa ruudussa Y-siirtymä (Y Offset) esimerkiksi arvolla -10 mm. 21. Napsauta lopuksi OK. 22. Merkitse ruutu Vesileimojen tulostus (Enable Printing Watermark). MMPRO Oy

148 68 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 23. Valitse tulostettavaksi molemmat leimat. Valinta tehdään merkitsemällä nimen edessä oleva ruutu. 24. Tarkista, että sarakkeessa Käytössä sivuilla (Print On) on valintana vaihtoehto kaikille sivuille (All Pages). 25. Merkitse molempien leimojen kohdalla ruutu Taustalla (On Background). 26. Napsauta OK. 27. Käynnistä tulostus ja täydennä nimeksi "Historiaa luonnos". 28. Tarkista tulos ja sulje dokumentti. Harjoitus 7 1. Palaa Wordiin ja avaa PDF-XChangen ominaisuusikkuna. 2. Poista tulostusominaisuuksista vesileimojen tulostaminen. Poista myös valintamerkit leimaruuduista. 3. Siirry välilehdelle Linkit (LInks). 4. Merkitse ruutu Etsi URL:t tekstistä (Analize URLs in Printed Text). 5. Valitse kohtaan Merkintätapa (Border Type) vaihtoehdoksi alleviivaus (Underline) 6. Tarkista, että kohdassa Merkintätyyli (Border Style) on valittuna kiinteä viiva (solid). 7. Valitse paletista Viivan väri (Border Color) väriksi jokin sininen vaihtoehto. 8. Napsauta OK ja käynnistä tulostus. 9. Napsauta Tallenna (Save). 10. Kun tiedosto avautuu katseluohjelmaan, napsauta linkkiä. 11. Sulje selain. 12. Sulje myös dokumentti ja katseluohjelma. 13. Muuta Wordissa ennen asiakirjojen sulkemista tulostusikkunassa asetuksia niin, että poistat linkkien tulostamisen. Voit myös napsauttaa painiketta Oletus (Default), jolloin merkintätapa palautetaan oletusarvoihin. Harjoitus 8 1. Kirjoita kuvitteellinen laskuasiakirja. 2. Avaa tulostusikkuna ja sen jälkeen PDF-XChangen ominaisuusikkuna. 3. Siirry välilehdelle Yhdistettävä oletustiedosto (Default file append). 4. Merkitse ruutu Yhdistä tulostettavan tiedoston loppuun (Append output with a PDF file). 5. Napsauta kohdassa Lopputiedosto (Append document) painiketta Selaa... (Browse...), valitse harjoituskansiosta tiedosto "Lisenssiehdot" ja napsauta Avaa (Open). 6. Napsauta OK. 7. Käynnistä tulostus, anna tidostolle nimeksi "Lasku1" ja napsauta Tallenna (Save). Tarkista tulos. 8. Sulje PDF ja palaa Wordiin. 9. Kirjoita toinen lasku. Avaa tulostusikkuna ja napsauta OK. Tarkista tulos. 10. Muuta Wordissa tulostuksen ominaisuusikkunassa asetuksia niin, että poistat oletusliitteen tulostamisen. Tulosta vielä laskuasiakirja ja tarkista, että liitettä ei enää ole. 11. Sulje dokumentit ja ohjelmat. MMPRO Oy

149 PDF-XChange 4 Pro - Harjoitusten ratkaisumallit 69 Harjoitus 9 1. Käynnistä PowerPoint ja avaa esitystiedosto "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". 2. Avaa tulostusikkuna. Vaihda tarvittaessa tulostimeksi PDF-XChange 4.0 ja napsauta painiketta Ominaisuudet (Properties). 3. Siirry välilehdelle Profiilit (Profiles), valitse Harjoitukset ja napsauta Käytä (Use). Vahvista profiilin vaihto napsauttamalla Kyllä (Yes). 4. Siirry välilehdelle Paperi (Paper). 5. Napsauta kohtaan Suunta (Orientation) voimaan vaihtoehto Vaaka (Landscape). 6. Valitse kohtaan Asettelutapa (Layout Type) vaihtoehto Useita sivuja arkilla (n-up). 7. Valitse kohtaan Sivuja arkilla (Page Per Sheet) vaihtoehto 4 sivua (4 pages). 8. Poista tarvittaessa merkintä ruudusta Tulosta sivujen kehykset (Print Pages Borders). 9. Napsauta OK. 10. Käynnistä tulostus napsauttamalla OK. 11. Korja tiedostonimeä ja napsauta Tallenna (Save). 12. Sulje lopuksi tiedostot ja muut ohjelmat paitsi PowerPoint. Harjoitus Siirry PDF-XChange 4.0:n ominaisuuksiin ja välilehdelle Profiilit (Profiles). 2. Valitse tavallisesti käyttämäsi profiili ja napsauta Käytä (Use). Vahvista profiilin vaihto napsauttamalla Kyllä (Yes). 3. Valitse Harjoitukset ja napsauta Poista (Delete). Vahvista profiilin poisto napsauttamalla Kyllä (Yes). 4. Napsauta OK ja sulje sitten kaikki ikkunat ja ohjelmat. MMPRO Oy

150 70 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Tulostaminen Office-ohjelmista 1 MS Office -integraatio Uusimpiin PDF-XChange -ohjelman versioihin on lisätty yhteys kolmeen MS Office -sovellukseen: MS Word MS Excel MS PowerPoint Office Addin -toiminnon asennus pitää erikseen vahvistaa. Integraatio toimii MS Office 97:n ja sitä uudempien versioiden kanssa. Office-ohjelmiin lisätään työkalut, joiden avulla voidaan luoda PDF-tiedostoja, tulostaa asiakirjat PDF-muotoon ja lähettää luotu tiedosto sähköpostina sekä määrittää luontiasetuksia. Kun käytät työkaluja, ei ohjelman varsinaista tulostuskomentoa tarvita PDF-XChange -tulostimen valintaa varten. Asetus-työkalun valinnoista monet ovat samoja kuin muissakin ohjelmissa tai edettäessä asetuksiin PDF-tiedoston tulostusikkunassa. Osa asetuksista liittyy kuitenkin vain Office-ohjelmiin ja niissä on parannettu muutamia luontiominaisuuksia. Voit esimerkiksi tulostaa Word-asiakirjan sisäisiä linkkejä, kuten ristiviittauksia tai loppuviitteitä. Lisäksi kirjanmerkit voi muodostaa suoraan Wordin tyyleistä jne. Nämä laajennetut ominaisuudet ovat voimassa vain, kun tulostus tehdään Office Addin -lisäohjelman välineillä. 1.1 MS Office -integraation työkalut Kun PDF-XChange -ohjelman Office Addin -lisäys asennetaan, ilmestyy MS Office -sovelluksiin työkalurivi ja valikko, joissa on kolme vaihtoehtoa. Voit käyttää joko työkalupainikkeita tai valikkokomentoja. Office versiossa lisätään valintanauhaan PDF-XChange -välilehti. Konvertoi PDF:ksi (Convert to PDF). Tulostaa näytöllä aktiivisena olevan asiakirjan PDF-muotoon käyttäen voimassa olevia asetuksia ja asennettua virtuaalista PDF-XChange -tulostinta. Luo PDF ja lähetä sähköpostina (Create PDF and Send Mail). Tulostaa PDF-tiedoston ja lisäksi lähettää sen sähköpostina. Asetukset (Settings). Avaa valintaikkunan, jossa voit määrittää käytössä olevat asetukset. Suurin osa vaihtoehdoista on samoja kuin PDF-XChange -tulostimen ominaisuuksissa. Ne on toistettu ikkunassa ensimmäisellä välilehdellä käytön helpottamiseksi. MMPRO Oy

151 MS Office -integraatio Yhteiset asetukset Office-ohjelmissa Asetukset Ensimmäinen välilehti Asetukset (General Settings) sisältää samoja asetuksia kuin PDF-XChange yleensäkin, ja ne on kuvattu jo aikaisemmin tulostinasetuksissa. Linkit Välilehti Linkit (Links) poikkeaa PDF-XChangen vastaavasta asetussivusta. MMPRO Oy

152 72 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Voit määrittää asetukset, miten asiakirjassa olevat linkit analysoidaan ja luodaan. Luotu PDF-tiedosto perii ne ominaisuudet, jotka olet määrittänyt asiakirjaan Officen ominaisuuksien avulla. Luo linkkejä tulostuvaan PDF-tiedostoon (Generate links in Result PDF File). Aktivoi linkkien luontitoiminnon. Siirrä MS Office -linkit (Convert MS Office Links) Kohdassa valitaan, mitkä MS Office -asiakirjan linkit muunnetaan PDF-linkeiksi: Alaviite- ja loppuviitelinkit (Footnote and Endnote Links). Asiakirjojen väliset linkit (Cross-document Links). Internet-linkit (Internet Links). Ristiinviittauslinkit (Cross-reference Links). Linkkien ulkoasu (Links Appearance) Merkintätapa (Border Type). Kohdasta valitaan, miten luodut hyperlinkit esitetään PDF-dokumentissa. Vaihtoehdot ovat: Ei merkintää (No Border). Ei näkyvää merkkiä, linkin päällä hiiren osoitin muuttuu. Alleviivaus (Underline). Aktivoi loput linkkien merkintäasetukset. Suorakulmio (Rectangle). Aktivoi loput linkkiasetukset. Merkintätyyli (Border Style). Vaihtoehdot ovat Kiinteä (Solid), Tavuviiva (Dashed) ja Pisteviiva (Dotted). Viivan leveys (Border Width). Alleviivauksen tai kehysviivan leveys pisteinä. Viivan väri (Border Color). Avaa väripaletin, josta voi valita merkintävärin. Asiakirjojen väliset linkit (Cross-document Links) Käytä suhteellista osoitusta kohdeasiakirjaan (Address Target Document with Relative Path Name). Muuttaa linkitettyjen dokumenttien tallennuspolut suhteellisiksi nykyiseen asiakirjaan. Tätä voidaan käyttää, jos dokumenttien keskinäinen hierarkia aiotaan säilyttää. Vaihda tiedoston tunnisteeksi PDF (Change File Extension to PDF). Muuttaa linkitettyjen tiedostojen tunnisteeksi ".pdf". Tämä on käyttökelpoinen toiminto, jos nykyisen dokumentti viittaa muihin tiedostoihin, jotka myös on tarkoitus muuntaa PDF-muotoon. MMPRO Oy

153 MS Office -integraatio 73 Lisäasetukset Välilehti Lisäasetukset (Advanced) sisältää muutamia asetuksia: Lisäasetukset (Advanced Options) Kun ruudut merkitään, otetaan toiminnot käyttöön: Tallenna asiakirja ennen konversiota (Save Document Before Conversion). Tallentaa aktiivisen asiakirjan ennen kuin PDF-muunto aloitetaan. Tallenna PDF alkuperäisen dokumentin kansioon (Save Document to Original Document Folder). Luotava PDF-dokumentti tallennetaan samaan kansioon kuin alkuperäinen MS Office -asiakirja. Käynnistä PDF-tiedostojen katseluohjelma konversion jälkeen (Run Default Application for PDF Files After Conversion). PDF-tiedoston luomisen jälkeen avataan se oletuksena olevaan PDF-katseluohjelmaan. Ohjelma käynnistetään tarvittaessa. Ehdota PDF-tiedoston nimeämistä (Prompt for PDF File Name). Avaa Tallenna nimellä -valintaikkunan, jossa voit itse määrittää luotavan PDF-tiedoston nimen. Jos ruutua ei ole merkitty, nimi muodostetaan automaattisesti PDF-XChangen tallennusasetuksissa voimassa olevien sääntöjen mukaan. Poista PDF-tiedosto kun sähköposti on lähetetty (Remove PDF File after ). PDF-tiedosto poistetaan sen jälkeen kun se on luotu ja lähetetty sähköpostin liitteenä. Siirrä asiakirjan yhteenveto PDF-tiedostoon (Convert Document Information). PDF-tulostukseen upotetaan asiakirjan tiedot, jotka löytyvät Office-tiedoston Ominaisuus (Properties) -ikkunan yhteenvedossa, esimerkiksi tekijän nimi tai asiakirjan aihe. Aktivoi SFO-asetukset (Actify SFO Options) 3D-grafiikkaa voi sisällyttää PDF-versioon 1.6 ja uudempiin. MMPRO Oy

154 74 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 1.3 Sovelluskohtaiset asetukset Asetusikkunassa on lisää välilehtiä riippuen siitä, missä MS Office -sovelluksessa työskentelet. Word Välilehti Kirjanmerkit (Bookmarks) auttaa määrittämään ja luomaan kirjanmerkit, jotka perustuvat Office-tiedostossa käytettyihin tyyleihin. Tämä luontitapa on joustavampi ja automaattisempi kuin PDF-XChangen virtuaalisen tulostimen. Välilehti Kirjanmerkit (Bookmarks) löytyy vain Wordin asetuksista. Merkitse ruutu Luo kirjanmerkit tulostuvaan PDF-tiedostoon (Generate Bookmarks in Result PDF File). Valitse luettelosta Käytettävissä olevat tyylit (Available Styles) ne tyylit, joita asiakirjasta etsitään ja joista on tarkoitus luoda kirjanmerkki. Mitä enemmän tyylejä on, sitä kauemmin PDF-tiedoston luonti kestää, joten ylimääräisiä tyylejä ei kannata ottaa mukaan. Lisäksi Wordissa on välilehti Word asetukset (Word Options), joka sisältää kaksi valintaruutua: Muunna Web-lomakkeet (Convert Web Forms). Kun ruutu merkitään, muunnetaan MS Officen Web-lomakkeet Adobe PDF AcroForms -lomakkeiksi. Näissä lomakemuodoissa on kuitenkin jonkin verran eroja ja konvertoinnissakin on rajoituksia, mitä näin voidaan muuntaa. Muunna muokkausmerkinnät (Convert Revision Markups). Näyttää myös PDF-sivulla Word-dokumentin muutosmerkinnät. MMPRO Oy

155 MS Office -integraatio 75 Excel Excelissä on myös yksi oma välilehti Excel asetukset (Excel Options): Tulosta koko työkirja (Print entire workbook). Kun ruutu merkitään, muunnetaan kaikki työkirjan taulukot PDF-muotoon. PowerPoint Myös PowerPointissa on yksi oma asetusvälilehti PowerPoint asetukset (Power- Point Options): Tee jokaisesta diasta kirjanmerkki (Place each slide as bookmark). Dioista muodostetaan kirjanmerkkipuu. Muunna sivujen vaihtumistehosteet (Convert slide transition). Diasta toiseen siirtymiseen määritetyt vaihtumistehosteet tallennetaan PDF-tiedostoon. MMPRO Oy

156 76 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer pdfsaver 1 pdfsaverin käyttö pdfsaverin avulla tulostustyöt voidaan yhdistää jonoon ennen lopullisen PDF-tiedoston luontia. Esimerkki tästä voisi olla yhdistelmä, jossa on 3 Excelin taulukkosivua, 5 PowerPoint-diaa ja 10 sivua Word-tekstiä. Vastaava ominaisuus löytyy ilman pdfsaverin käyttöä myös PDF-XChangen tulostusikkunassa, kun merkitset tallennusvaiheessa ruudun Liitä toiseen pdf-tiedostoon (Append To Existing PDF). Näin voit liittää tallennettavan asiakirjan olemassa olevan tiedoston loppuun. 1.1 Tulostettavien asiakirjojen kerääminen Kun asiakirja lähetetään pdfsaveriin työstettäväksi, siitä voidaan muodostaa uusi ryhmä tai se voidaan liittää jo aikaisemmin luotuun tulostustöiden ryhmään. Lopullinen ryhmä ja tulostusjärjestys voidaan muokata pdfsaver-ohjelmassa ennen PDF-tiedoston luontia. 1. Varmista, että tallennusasetuksissa on valittuna kohta Käytä pdfsaver -ohjelmaa työn hallintaan (Use pdfsaver for Job Management). 2. Kun määrität asetukset ja tulostat asiakirjan, avautuu seuraava valintaikkuna: Jos napsautat painiketta Tallenna PDF-asiakirja (Save PDF Document), tulostetaan ja tallennetaan dokumentti tavalliseen tapaan. Tallennusikkunassa on kuitenkin valmiiksi oletuksena, että luotava asiakirja liitetään toisen dokumentin perään. 3. Jos haluat kerätä tulostettavista asiakirjoista ryhmän, napsauta painiketta Laadi uusi ryhmä (Create New Group). Kun lisäät dokumentteja olemassa olevaan töiden ryhmään, valitse ryhmä ja napsauta Lisää valittuihin (Append To Selected). MMPRO Oy

157 pdfsaverin käyttö Ryhmien hallinta Voit muokata ryhmiä ja tulostaa ne pdfsaverista. Ryhmiä voidaan tallentaa ja avata. Näin niitä voidaan helposti siirtää monen käyttäjän ympäristössä. 1. pdfsaver-ohjelman avaat Käynnistä (Start) -valikosta ryhmästä PDF-XChange 4 Pro. Kun ryhmä valitaan Työt/Ryhmät (Jobs Groups) -luettelosta, näkyviin tulee luettelo kaikista siihen sisältyvistä asiakirjoista. 2. Asiakirjojen järjestystä ryhmässä voidaan muokata Työt/Asiakirjat (Jobs Documents) -luettelon vieressä olevilla painikkeilla Ylös (Move Up) ja Alas (Move Down). 3. Jos halut irrottaa jonkin asiakirjan ryhmästä, valitse se ja napsauta Irrota (Detach). Irrotettua asiakirjaa ei poisteta kokonaan, vaan se poistetaan entisestä ryhmästä ja luodaan sille uusi ryhmä. Turhan asiakirjan voit poistaa ryhmästä napsauttamalla Poista (Remove). 4. Kun ryhmän sisältö on koottu asianmukaisesti, se voidaan siirtää lopullisen PDF-tiedoston luontiin napsauttamalla Luo (Generate). Jos samaa ryhmämääritelmää tarvitaan usein, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten. Tiedosto tallentuu asetuksissa määriteltyyn kansioon. Luettelossa Työt/Ryhmät (Jobs Groups) olevan tulostusryhmän voit poistaa painikkeella Poista... (Remove...). Poisto pitää vahvistaa. MMPRO Oy

158 78 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 1.3 Asetukset Asetukset (Settings) -välilehdelle voidaan tallentaa pdfsaver-asetukset. Töiden asetukset (Job Options) Työtiedostojen oletuskansio (Default Folder for Jobs Files). Kansio, johon ryhmämääritystiedostot tallennetaan. Tallenna automaattisesti työt poistuttaessa (AutoSave Jobs). Ryhmämääritykset tallennetaan edellä mainittuun oletuskansioon poistuttaessa ohjelmasta. Avaa automaattisesti työt käynnistettäessä (AutoLoad Available Jobs on StartUp). Ryhmätiedostot avataan pdfsaver-ikkunaan oletuskansiosta ohjelman käynnistyessä. Muut asetukset (Miscellaneous Settings) Näytä kuvake tehtäväpalkissa (Show Icon in System Tray). Kun ruutu merkitään, näytetään pdfsaverin kuvake tehtäväpalkissa. Kuvakkeen napsauttaminen avaa PDFSaverin valintaikkunan. Käynnistä pdfsaver Windowsin käynnistyessä (Run pdfsaver at Windows Startup). Avaa pdfsaverin automaattisesti aina kun Windows käynnistetään. Näytä tulostuksen eteneminen (Show Printing Progress Window). Jos ruutu merkitään, avautuu ikkuna, jossa seurataan PDF-luonnin edistymistä. Sulje pdfsaver automaattisesti - minuutin kuluttua (Autounload pdfsaver after). Käyttämätön pdfsaver-moduuli voidaan sulkea tietyn ajan kuluttua. Aika määritetään minuutteina. MMPRO Oy

159 Office-tiedostojen automaattinen muunto 79 Office2PDF 1 Office-tiedostojen automaattinen muunto Office2PDF on PDF-XChangen lisäohjelma, jonka avulla voidaan muuntaa Microsoft Officen Word-, Excel- ja HTML-tyyppiset tiedostot PDF-muotoon eräajona. Lisäksi käyttäjä voi hyödyntää Tarkkailtavia kansioita (Watched Directories). Tuettujen tiedostomuotojen asiakirjat muunnetaan automaattisesti PDF-muotoon, Näin voi esimerkiksi arkistoida kokonaisen kansion sisällön PDF-tiedoistoiksi muun työskentelyn taustalla. Office2PDF:n luoma PDF-tiedosto voidaan tallentaa tarkkailtavaan kansioon tai mihin tahansa käyttäjän määrittämään kohdekansioon. 1.1 Perusteet Office2PDF avataan Käynnistä (Start) -valikosta ryhmästä PDF-XChange 4 Pro tai työpöydällä olevalla kuvakkeella. OffFice2PDF:n tukemat ohjelmat näkyvät ikkunan luettelossa. Lisäksi luettelossa on haara Tarkkailtavat kansiot (Watched directories), johon voit lisätä kokonaisia kansioita automaattista PDF-konversiota varten. Kun lisäät ikkunaan muunnettavan tiedoston, se näkyy kyseisen tiedostotyypin kuvakkeen alla. MMPRO Oy

160 80 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Muunnettavien asiakirjojen lisääminen ja poistaminen on hyvin yksinkertaista jollakin seuraavalla tavalla: Voit käyttää konvertoitavien asiakirjojen lisäämiseen ja poistamiseen painikkeita Lisää (Add), Poista (Delete) ja Poista kaikki (Delete All). Voit hyödyntää Tarkkailtavia kansioita (Watched directories). Niihin sijoitetut asiakirjat muunnetaan automaattisesti. Kun asiakirja tai asiakirjat on lisätty luetteloon, voit suorittaa muunnon napsauttamalla painiketta Käynnistä (Go). Tarkista myös, onko ruudussa Näytä Office-käyttöliittymä konversion aikana (Show application GUI). Jos ruutu on merkitty, prosessoitavan tiedoston luontiohjelma avautuu ja näkyy. Jos se ei ole merkitty, suoritetaan muunto ilman luontiohjelman näyttämistä. Asetukset Asetuksiin pääset valitsemalla pääikkunassa Asetukset (Options) -valikosta Asetukset (Options). Valintaikkunassa voidaan muuttaa kaikkia PDF-asetuksia. 1.2 Tarkkailtavien kansioiden käyttö Voit valita Tarkkailtaviin kansioihin (Watched Folders) oletuskansioita, joita Office2PDF-ohjelma seuraa. Näihin kansioihin sijoitetut tuettujen tiedostotyyppien tiedostot muunnetaan automaattisesti PDF-muotoon ja tallennetaan asetusten mukaiseen kohteeseen. Kun merkitset ruudut Tallenna muunnetut dokumentit niiden alkuperäisiin kansioihin (Store converted documents into their original folders) ja Muunna automaattisesti juuri lisätyn tarkailtavan kansion tiedostot (Automatically process files from just added watched folder) ja lisäksi tarkistat asetuksista, että Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunaa ei avata, tapahtuu lisätyn kansion tiedostojen muunto täysin automaattisesti. Kansion voi lisätä tarkkailtavien kansioiden luetteloon napsauttamalla painiketta Kansio (Folder). MMPRO Oy

161 Office-tiedostojen automaattinen muunto 81 Valitse kansio ja napsauta OK. Jos sopivaa kansiota ei ole, voit luoda uuden kansion. Jotta kansiota ei lisättäisi vahingossa, täytyy lisääminen vahvistaa. Kun kansio lisätään tarkkailtaviin kansioihin, Office2PDF tarkistaa sen sisällön. Jos kansiossa on tuettujen tiedostotyyppien asiakirjoja ja automaattinen muunnon aloitus ei ole voimassa, avautuu seuraava valintaikkuna: Jos napsautat Kyllä (Yes), tuetut tiedostot muunnetaan välittömästi. Niin kauan kuin Office2PDF on käynnissä, muunnetaan jokainen tarkkailtaviin kansioihin tallennettu tuettujen tiedostotyyppien mukainen asiakirja välittömästi PDF-muotoon asetusten mukaisesti. MMPRO Oy

162 82 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer PDF-XChange Viewer PDF-tiedostojen katselu ja muokkaus 1 Perusteet 1.1 Ohjelman avaaminen ja sulkeminen PDF-Viewer -ohjelma löytyy Käynnistä (Start) -valikosta. Asennuksen yhteydessä luodaan yleensä myös työpöydälle ohjelman kuvake. Ohjelma käynnistyy napsauttamalla valikkonimeen tai kaksoisnapsauttamalla työpöydällä olevaan kuvakkeeseen. Ohjelma suljetaan tavalliseen tapaan napsauttamalla ohjelmaikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa sulkemispainiketta (risti). Jos asiakirjaan on tehty muutoksia, varmistetaan niiden tallentamistarve ennen ohjelman lopettamista. 1.2 Ohjelmaikkuna Viewerin ikkunasta löytyvät asiakirjan katseluun, muokkaamiseen ja tulostamiseen tarvittavat komennot ja työkalut. MMPRO Oy

163 Perusteet 83 Ikkunoita hallitset samalla tavalla kuin muitakin Windows-ympäristön ikkunoita. Ikkunoiden pienentäminen, suurentaminen ja sulkeminen tapahtuvat nopeimmin oikean yläkulman painikkeilla. Ikkuna sisältää toimintojen valitsemiseen tarvittavien valikoiden ja työkalurivien lisäksi varsinaisen dokumenttiruudun, avoinna olevien dokumenttien välilehdet ja vasemmassa reunassa olevan suunnistusruudun. Komentojen valitseminen Komentoja voit toteuttaa hiirellä valikoiden ja työkalujen avulla tai näppäinyhdistelmillä. Viewerissa on myös pikavalikkoja, jotka sisältävät hiiren osoittamaan kohteeseen liittyviä keskeisiä komentoja. Pikavalikon avaat hiiren kakkospainikkeella (oikealla painikkeella, jos et ole vaihtanut kätisyyttä). 1.3 Käyttöliittymän mukauttaminen Viewerin näytöllä olevia elementtejä voi säätää monin tavoin. Voit piilottaa tarpeettomat osat ja siirtää usein tarvittavat osat paremmin esille. Jos muutat työskentelyalueen osien paikkoja tai ulkoasua, ovat muutokset voimassa kunnes muutat niitä uudelleen. Valikkorivi Valikkorivin voit piilottaa ja ottaa esiin painamalla F9. Rivin voit piilottaa tai ottaa esiin myös napsauttamalla työkalurivien alueelle hiiren kakkospainikkella ja valitsemalla Valikkorivi (Menu Bar). Valikkoriviä voit mukauttaa samalla tavalla kuin työkaluriviä. Voit kerätä valikoihin usein tarvitsemiasi komentoja. Työkalurivit Viewerissa on suuri joukko työkalurivejä, joista osa näkyy oletuksena. Usein jonkin toiminnon suorittamista nopeuttaa, jos valikkokomentojen lisäksi otat esiin kyseisen toiminnon työkalurivin. Rivien avaaminen ja sulkeminen Työkalurivejä voit avata ja sulkea napsauttamalla työkalurivien alueelle hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla sitten avattavan tai suljettavan rivin nimeen. Avoinna olevat rivit on merkitty valintamerkillä. Työkalurivien luettelon saat esiin myös valitsemalla Näytä Työkalurivit (View Toolbars). Joitakin työkalurivejä voit avata myös valikoista. Esimerkiksi Työkalut (Tools) on työkalurivikomentoja. Kaikki työkalurivit suljet tai avaat nopeasti painamalla F8 tai F11. Komento löytyy myös ikkunan vasemman alakulman painikkeesta Asetukset (Options). Työkalurivien siirtäminen Jokaisen työkalurivin alussa on harmaa erotinpalkki, josta vetämällä voit siirtää rivit uuteen järjestykseen tai vetää rivin kelluvaksi paletiksi työalueelle. Kelluvaa palettia siirrät otsikkorivistä vetämällä. MMPRO Oy

164 84 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Työkalurivien mukauttaminen Voit lisätä painikkeita ja poistaa omiin työtehtäviisi tarpeettomia painikkeita. Voit myös luoda kokonaan oman työkalurivin keskeisille työkaluille. Rivien mukauttamiseen pääset napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella työkalurivien alueelle ja valitsemalla Mukauta... (Customize...). Komento löytyy myös jokaisen työkalurivin lopussa olevan nuolipainikkeen valikosta. Ikkunan ensimmäisellä välilehdellä Työkalurivit (Toolbars) voit merkitä, mitkä rivit näytetään. Välilehdellä Asetukset (Options) valitset, näytetäänkö työkalujen vihjeitä ja pikanäppäinyhdistelmiä vihjeissä ja valikoissa. Työkalupainikkeita lisäät ja poistat näin: 1. Tarkista, että muokattava rivi on avoinna ja siirry välilehdelle Komennot (Commands). 2. Valitse luettelosta Luokat (Categories), mihin toimintoluokkaan lisättävä painike kuuluu. 3. Valitse painike ruudusta Komennot (Commands) ja vedä se haluamaasi työkaluriviin sopivaan väliin. Niin kauan kuin mukautusikkuna on avoinna, voit lisätä painikkeita ja siirtää niitä riveissä uuteen järjestykseen tai toiseen riviin. Samalla tavalla voit myös lisätä ja siirtää painikkeita valikoihin. 4. Jos haluat poistaa työkalun tai komennon valikosta, vedä se pois rivistä tai valikosta. 5. Kun kaikki muokkaukset on tehty, sulje muokkausikkuna. Välilehden Työkalurivit (Toolbars) painikkeella Uusi... (New...) voit luoda kokonaan uuden rivin omalle painikevalikoimallesi. Anna riville nimi ja kerää siihen painikkeet välilehdeltä Komennot (Commands). MMPRO Oy

165 Perusteet 85 Painikkeella Palauta kaikki (Reset All) rivit palautetaan oletusten mukaisiksi ja omat rivisi poistetaan. Yksittäisen rivin palautat sen lopussa olevan nuolipainikkeen valinnalla Palauta työkalurivi (Reset This Toolbar). Suunnistusruutu Ikkunan vasemmassa reunassa näkyy suunnistusruutu ja sen alareunassa avoinna olevien eri välilehtien kielekkeet, joita napsauttamalla avaat sisällön esiin. Suunnistusruudun leveyttä voit säätää vetämällä sen ja dokumenttiruudun välistä rajaa haluamaasi suuntaan. Jos ruudussa on tilaa, voi esimerkiksi sivujen pienoiskuvia suurentaa tai pienentää ja sijoittaa useita vierekkäin. Jos ruutu on kapea, voi kirjanmerkit rivittää useammalle riville. Välilehtien näyttäminen ja järjestäminen Uusia sisältöjä avaat valitsemalla nimen Näytä (View) -valikosta tai ikkunan vasemman kulman Asetukset (Options) -painikkeen Näytä (View) -valikosta. Yksittäisen välilehden voi sulkea napsauttamalla sen sulkemispainikkeeseen (risti oikeassa yläkulmassa). Ruudun voit tilapäisesti piilottaa napsauttamalla dokumenttiruudun ja suunnistusruudun rajassa keskikohtaan. Kun napsautat samaan kohtaan uudelleen, näytetään avoinna olevat välilehdet. Yksittäisen välilehden sisällön voi vetää suunnistusruudusta kelluvaksi ikkunaksi siten, että vedät sen otsikkorivistä tai kielekkeestä dokumenttiruudun päälle. Ikkunaa siirrät otsikkorivistä vetämällä. Voit palauttaa ikkunan takaisin suunnistusruutuun otsikkorivistä tai nimikielekkeestä vetämällä. Samalla tavalla vetämällä voit järjestää eri välilehdet myös samanaikaisesti näkyviin suunnistusruutuun päällekkäin niin, että jokaiselle varataan yhtä suuri tila. MMPRO Oy

166 86 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Dokumenttien siirtymisvälilehdet Dokumentit voidaan avata välilehdille, jolloin jokaisella dokumentilla on näkyvissä oma kieleke. Niiden avulla siirtyminen dokumentista toiseen käy nopeasti. Välilehdet otat käyttöön tai poistat valitsemalla Näytä (View) -valikosta Siirtymisvälilehdet (Navigation Tabs). Kun osoitat välilehtiä, näytetään kyseisen dokumentin pienoiskuva ja tiedot. 1.4 Ohjelman asetukset PDF-XChange Vieweriin liittyy suuri joukko asetuksia, joilla vaikutetaan ohjelman käyttöön ja PDF-tiedostojen katseluun. Oletusasetusikkunan avaat valitsemalla Muokkaa (Edit) -valikosta Ohjelman asetukset... (Prferences...). Asetukset on koottu luokittain eri välilehdille. Asetukset ovat voimassa, kunnes muutat niitä uudelleen. Seuraavassa esitellään muutamia keskeisiä oletusasetuksia. MMPRO Oy

167 Perusteet 87 Yleinen Välilehdellä Yleinen (General) määrität mm. avoinna olevien dokumenttien välilehtikielekkeiden näyttämisen (Tabbed Documents) ja viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelossa näkyvien dokumenttien määrän (Maximum Number of Documentsin Recent List). Sivunäyttö Välilehdellä Sivunäyttö (Page Display) voit monin tavoin vaikuttaa siihen, millaiseen näkymään dokumentit avataan. Jos laatija on määrittänyt dokumentille avaustilan, se ohittaa nämä oletusasetukset. MMPRO Oy

168 88 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Kielet Välilehdellä Kielet (Languages) voit vaihtaa ohjelman käyttöliittymän kielen. Valinnalla Käytä sovelluksen oletuskieltä (Use PDF-XChange Viewer Default Language) voit vaihtaa kieleksi englannin. Valinnalla Käytä käyttäjän maa-asetuksia (Use users Default Regional Settings) käytetään samaa kieltä kuin käyttöjärjestelmän asetuksissa on valittuna. Luettelosta Valitse kieli (Choose Custom Language) voit valita minkä tahansa kielen, johon tuki on olemassa. Tiedostokytkennät Välilehdellä Tiedostokytkennät (File Associations) voit vaihtaa katseluohjelmaa, johon PDF-tiedostot oletuksena avataan. MMPRO Oy

169 Perusteet 89 Mitoitus Välilehdellä Mitoitus (Measurement) voit valita yksikön, jota käytetään monissa eri yhteyksissä mittojen ilmoittamiseen. Välilehdellä myös määrität erilaisten apuviivojen etäisyydet ja objektien tarttumisen esimerkiksi ristikkoon. Lomakkeet Välilehdellä Lomakkeet /Forms) voit ottaa käyttöön laskettavien kenttien automaattisen päivittämisen tietojen syötön aikana ja määrittää lomakkeessa olevat täytettävät kentät korostettaviksi. MMPRO Oy

170 90 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2 Tiedostojen hallinta 2.1 Tiedostojen avaaminen Viimeisimmät käsittelemäsi asiakirjat näkyvät Avaa... (Open...) -painikkeen lopussa olevaa nuolta napsauttamalla tai valitsemalla Tiedosto (File) -valikosta Viimeksi käytetyt tiedostot (Recent Files). Kun osoitat jotain nimeä, näet samalla sen pienoiskuvan ja tiedot. Jos tiedoston nimi näkyy luettelossa, voit avata sen napsauttamalla nimeen. Viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelossa näkyvien dokumenttien määrä määritellään ohjelman asetuksissa. Jos kuitenkin haluat, että jokin usein tarvitsemasi asiakirja ei häviä luettelosta, voit kiinnittää sen pysyvästi luetteloon napsauttamalla rivin perässä olevaan neulapainikkeeseen. Vapautuksen teet napsauttamalla kuvaketta uudelleen. Muita asiakirjoja voit avata tavalliseen tapaan napsauttamalla avauspainiketta tai valitsemalla Tiedosto Avaa... (File Open...). Avausikkunassa valitset ensin tallennuspaikan (Look in) ja sen jälkeen avattavan tiedoston tai tiedostot. Valitun tiedoston pienoiskuvan ja tiedot näet valintaikkunan oikealla puolella. Näin voit varmistaa, että valittava dokumentti on oikea. Napsauta lopuksi painiketta Avaa (Open). PDF-tiedoston voit avata myös esimerkiksi sähköpostiviestin liiteluettelosta tai Windowsin Resurssienhallinnasta (Windows Explorer) kaksoisnapsauttamalla sen nimeä tai kuvaketta. Samalla avautuu katseluun tarvittava oletuksena oleva ohjelma. Web-sivulla oleva linkki voi avata dokumentin myös selaimessa näkyvään katseluruutuun. Jos olet tallentanut samaan työtehtävään tai projektiin liittyvät dokumentit samaan kansioon, pääset nopeasti tarkastelemaan avoinna olevan dokumentin tallennuskansiossa olevia muita dokumentteja valitsemalla Tiedosto Avaa dokumentin kansio... (File Open Containing Folder...). Windows Explorer avautuu ja näyttää kansion sisällön. Voit avata dokumentteja oletuksena olevaan katseluohjelmaan kaksoisnapsauttamalla nimeen. MMPRO Oy

171 Tiedostojen hallinta Siirtyminen asiakirjasta toiseen Jos avoinna on useita asiakirjoja, näkyvät niiden välilehdet dokumenttiruudun yläpuolella. Nimikielekkeiden edessä on alaspäin osoittava nuolipainike, joka avaa kaikkien avoinna olevien tiedostojen nimien luettelon. Aktiivinen dokumentti on merkitty tarkistusmerkillä. Voit siirtyä toiseen tiedostoon valitsemalla nimen luettelosta tai napsauttamalla välilehtikielekkeeseen. Välilehtirivin alussa olevalla painikkeella voit pienentää ensin dokumentit minikuviksi ja napsauttaa sitten tiedostoa, johon haluat siirtyä. Avoinna olevat dokumentit näkyvät myös Ikkuna (Window) -valikossa. Aktiivine dokumentti on korostettu. Voit siirtyä toiseen dokumentiin napsauttamalla sen nimeä. Ikkunoiden järjestäminen Jos dokumenttien välilehdet on ohjelman asetuksissa poistettu käytöstä, voi tarkasteluun käyttää Ikkuna (Window) -valikon järjestämiskomentoja. Voit esimerkiksi järjestää ikkunat limittäin, jolloin jokaisen avoinna olevan ikkunan otsikkorivi näkyy. Voit vaihtaa aktiivista tiedostoa napsauttamalla ikkunan otsikkoriviin. MMPRO Oy

172 92 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.3 Tiedostojen sulkeminen Jos välilehdet näkyvät, voit sulkea aktiivisen ikkunan napsauttamalla joko välilehtirivin lopussa olevaan sulkemispainikkeeseen tai välilehtikielekkeessä olevaan painikkeeseen. Välilehdessä oleva sulkemispainike voidaan poistaa asetuksissa. Jos välilehdet eivät ole käytössä, suljet ikkunan sen oikeassa yläkulmassa olevalla sulkemispainikkeella. Jos ikkuna on suurennettu täyteen kokoon, ovat ikkunan koon ja sulkemisen painikkeet valikkorivillä. Aktiivisen tiedostot voit sulkea myös valitsemalla Tiedosto Sulje (File Close). Ikkuna (Window) -valikon valinnalla Sulje kaikki dokumentit (Close All Documents) voit sulkea kaikki avoinna olevat työt. Jos jossakin asiakirjassa on tehty muutoksia edellisen tallentamisen jälkeen, varmistetaan mahdollinen tallentaminen ennen sulkemista. 2.4 Tiedostojen sisällön selaaminen PDF-tiedoston sivuja voit selata mm. siirtymispainikkeilla, vierityspalkeilla, yläja alanuolinäppäimillä sekä Page Up- ja Page Down -näppäimillä. Lisäksi käytössä on suunnistusruutu, josta löytyy lisää vaihtoehtoja. Sivun tarkastelukohta Jos sivua on suurennettu paljon, voit vierittää esiin haluamasi kohdan vierityspalkin avulla tai valitsemalla käsityökalun. Sen jälkeen voit työkalulla osoittaa sivua ja vetää sitä pysty- ja vaakasuunnassa, kunnes tarvittava kohta on esillä. Navigointipainikkeet Ikkunan alareunassa oleva navigointirivi sisältää siirtymispainikkeet. Nuolipainikkeilla siirryt asiakirjan edelliselle tai seuraavalle sivulle. Reunimmaisilla nuolilla siirryt asiakirjan alkuun tai loppuun. Vihreät painikkeet siirtävät katselun taaksepäin edelliseen katsottuun näkymään tai vastaavasti eteenpäin seuraavaan näkymään. Samat painikkeet löytyvät myös Tiedosto (File) -työkalurivistä. Vastaavat siirtymisvaihtoehdot löytyvät myös Näytä Siirry (View Go To) -valikosta. Valikossa on lisäksi vaihtoehdot, joilla voidaan siirtyä edelliseen tai seuraavaan katsottuun dokumenttiin. MMPRO Oy

173 Tiedostojen hallinta 93 Siirtyminen tietylle sivulle Jos haluat edetä tietylle sivulle, kirjoita sivunumero navigointirivin numeroruutuun ja paina Enter. Voit myös vetää pystyvierityspalkkia, kunnes näkyviin tulee haluttu sivu. Siirtymisen voit tehdä myös valitsemalla Näytä Siirry Sivu... (View Go To Page...). Kirjoita numero ja valitse OK. Suunnistusruutu Dokumentin laatija voi määrittää suunnistusruudun näkymisen ja tietyn sisällön välilehden näkyviin jo tiedoston avautuessa. Välilehden sisällön voit sulkea napsauttamalla sulkemispainikkeeseen tai avata ja sulkea valitsemalla halutun sisällön Näytä (View) -valikosta. Suunnistusruudun hallintaa käsiteltiin jo aikaisemmin luvussa "Käyttöliittymän mukauttaminen". Kirjanmerkkien käyttö Kirjanmerkit näkyvät ikkunan vasemmassa reunassa suunnistusruudussa välilehdellä Kirjanmerkit (Bookmarks) ja ne yleensä muodostavat asiakirjan sisällysluettelon. Siirtyminen halutulle sivulle tapahtuu yksinkertaisesti napsauttamalla kirjanmerkkilinkkiin. Kirjanmerkkien näyttökokoa voit suurentaa ja pienentää plus- ja miinusmerkeillä varustetuilla suurennuslasipainikkeilla (Enlarge Bookmarks, Reduce Bookmarks). Kahdella ensimmäisellä painikkeella voit laajentaa näkyviin tai supistaa kaikki kirjanmerkkitasot (Expand All Bookmarks, Collapse All Bookmarks). Minkä tahansa yksittäisen kirjanmerkin alatason voit laajentaa näkyviin napsauttamalla plusmerkkiä ja vastaavasti alatason saat piiloon napsauttamalla miinusmerkkiä. Kun selaat dokumenttia, seuraa kirjanmerkkipalkissa värirajaus dokumenttiruudussa näkyvän sivun kirjanmerkkejä. MMPRO Oy

174 94 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Sivujen miniatyyrien käyttö Miniatyyrit ovat sivujen pienoiskuvia. Miniatyyrit näkyvät suunnistusruudun välilehdessä Sivut (Pages). Niiden avulla voit siirtyä tietylle sivulle napsauttamalla sivun kuvaa. Kahdella suurennuslasipainikkeella voit suurentaa tai pienentää sivujen kuvakkeita (Enlarge Thumbnails, Reduce Thumbnails). Linkit Tiettyyn asiakirjan kohtaan voi siirtyä napsauttamalla linkkiä. Linkit ovat yleensä alleviivattuja ja erottuvat muusta tekstistä erivärisinä samalla tavalla kuin Web-sivuilla. Linkeillä voi siirtyä toiseen kohtaan dokumentissa, muihin PDF-dokumentteihin tai Web-osoitteisiin. Linkin avaat käsityökalulla. Kun siirrät osoittimen linkin päälle, käsi muuttuu osoittavaksi sormeksi. Kädessä on lisäksi mukana w-merkki, jos linkin kohde on Web-sivu. Napsauta sitten linkkiä. MMPRO Oy

175 Tiedostojen hallinta Sivujen asettelu Asiakirja avautuu katseluohjelmaan tekijän määrittämien koko- ja asetteluominaisuuksien mukaisena. Jos tämä ei ole mielestäsi paras mahdollinen katselutapa omalla näytölläsi, voit muuttaa sivujen näyttötapaa. Voit katsella esimerkiksi yhtä sivua tai aukeamaa sovitettuna dokumenttiruudun kokoon. Vaihtoehdot löytyvät valitsemalla Näytä (View) -valikosta Sivunäyttö (Page Layout) ja sen jälkeen näyttötapa tai napsauttamalla tilarivin oikeassa päässä olevia vastaavia painikkeita. Yksi sivu (Single Page) Jatkuva (Continuous) MMPRO Oy

176 96 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Aukeama (Facing) Aukeamanäytössä voidaan kansisivu näyttää yksin ensimmäisenä aukeamana. Jatkuva aukeama (Continuous - Facing) Sivuja selatessa siirrytään asetteluvalinnan mukaan kokonainen sivu tai aukeama kerrallaan. Jos vedät vierityspalkin ruutua, näytetään vihje, mille sivulle olet siirtymässä. Jos valintana on jatkuva vaihtoehto, voi sivuja vierittää vierityspalkin avulla myös vähän kerrallaan tai napsauttaa palkkiin, jolloin siirrytään eteenpäin tai taaksepäin näytöllinen kerrallaan. 2.6 Sivujen koko Koko näyttö Voit halutessasi poistaa näkyvistä kaikki komentorivit ja ikkunan säätimet. Asiakirjan sivut täyttävät silloin koko näytön. Tätä vaihtoehtoa käytetään varsinkin erilaisissa esityksissä. Koko ruudun tilaan voit siirtyä valitsemalla Näytä Koko näyttö (View Full Screen) tai painamalla F12. Voit selata sivuja eteenpäin painamalla oikeaa nuolinäppäintä tai alanuolinäppäintä. Taaksepäin pääset painamalla vasenta nuolinäppäintä tai ylänuolinäppäintä. Koko ruudun tilasta poistut painamalla Esc. MMPRO Oy

177 Tiedostojen hallinta 97 Suurentaminen ja pienentäminen Näkymää voit suurentaa valitsemalla sopivan koon työkalurivin zoomaustasoluettelosta. Voit myös kirjoittaa ruutuun haluamasi arvon ja painaa Enter tai valita Näytä Zoomaa... (View Zoom To...) ja kirjoittaa halutun zoomausprosentin. Voit myös napsauttaa suurennus- tai pienennyspainikkeita niin monta kertaa, että koko on sopiva. Jos haluat suurentaa tietyn kohdan, valitse Työkalut Zoomaustyökalut (Tools Zoom Tools) -valikosta tai zoomaustyökalujen painikkeesta käyttöön Suurennatyökalu (Zoom In Tool). Hiiren osoitin muuttuu suurennuslasiksi, jossa on plusmerkki. Napsauta kohtaan, jota haluat tarkastella suurempana. Napsauta niin monta kertaa, että koko on sopiva. Pienennä-työkalulla (Zoom Out Tool) voit vastaavasti pienentää tarkastelua. Zoomaustyökalujen käytön lopetat valitsemalla valintatyökalun tai käsityökalun. Panoroi ja zoomaa Valitse työkalurivin zoomaustyökaluista Panorointi ja zoomaus -työkalu (Pan and Zoom Tool) tai vastaava komento Työkalut Zoomaustyökalut (Tools Zoom Tools) -valikosta. Ikkunassa olevan vaaleansinisen suurennuslaatikon kokoa voit muuttaa vetämällä koonmuuttokahvoista. Laatikon voit siirtää haluamallesi tarkastelukohdalle keskeltä vetämällä. Taustalla dokumentti-ikkunassa olevaa sivua zoomataan koko ajan tekemiesi valintojen mukaan. MMPRO Oy

178 98 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Luuppi Valitse zoomaustyökaluista Luuppityökalu (Loupe Tool) tai vastaava komento Työkalut Zoomaustyökalut (Tools Zoom Tools) -valikosta. Napsauta suurennettavaa aluetta. Kohta näkyy luuppi-ikkunassa. Voit muuttaa luuppiruudun suurennussuhdetta vetämällä liukusäädintä tai napsauttamalla plus- tai miinuspainikkeita. Luuppitoiminnon lopetat sulkemalla ikkunan ja valitsemalla valintatyökalun tai käsityökalun. Sivun sovittaminen ikkunaan PDF-sivun todellinen koko on yleensä 100 % eli alkuperäisen kokoinen, mutta suurennussuhdetta on voitu muuttaa luontivaiheessa. Voit sovittaa ikkunan kokoa dokumenttiruudun mukaisesti. Vaihtoehdot löytyvät zoomaustyökaluista tai valikosta Näytä (View). Sovita sivu ikkunaan Napsauta sivun sovituspainiketta (Fit Page to Current View) tai valitse Näytä Sovita sivu (View Fit Page). Koko sivu tai aukeama näkyy dokumenttiruudussa. MMPRO Oy

179 Tiedostojen hallinta 99 Sovita sivun leveys ikkunaan Napsauta leveyspainiketta (Fit Page Width to Current View) tai valitse Näytä Sovita leveys (View Fit Width). Sivu tai aukeama muokataan dokumenttiruudun levyiseksi. Korkeussuunnassa osa sivusta ei näy. Näytä sivun todellinen koko Sivut voit palauttaa asiakirjan alkuperäiseen kokoon napsauttamalla todellisen koon painiketta (Show Actual Page Size) tai valitsemalla Näytä Todellinen koko (View Actual Size). MMPRO Oy

180 100 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.7 Tulostaminen Asiakirjojen laatija voi määrittää dokumenteille erilaisia käyttörajoituksia. Jo tiedoston avaukseen voidaan tarvita salasana. Laatija voi myös rajoittaa dokumentin muokkaus- ja tulostusoikeuksia. Jos tulostus on estetty, näkyy tulostuskomento valikossa harmaana. Asiakirjan mahdolliset suojaukset näet valitsemalla Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...) ja sen jälkeen välilehden Suojaus (Security). Jos haluat tulostaa asiakirjasta sivuja sieltä täältä, voit ennen tulostamisen aloittamista valita sivut suunnistusruudun Sivut (Pages) -välilehdellä. Hajallaan olevia sivuja valitset siten, että pidät Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat sivujen pienoiskuviin. Peräkkäiset sivut voit valita siten, että napsautat ensimmäiseen sivuun ja pidät Vaihto-näppäintä painettuna samalla kun napsautat viimeiseen valittavaan sivuun. Sivualueen voit valita myös piirtämällä hiirellä kehyksen valittavien sivujen ympärille. Tulostamisen teet näin: 1. Tulostamisen aloitat napsauttamalla tulostuspainiketta tai valitsemalla Tiedosto Tulosta... (File Print...). 2. Valitse ensin tarvittava laite kohtaan Tulostin (Name) ja määritä tarvittaessa tulostimen ominaisuudet. 3. Valitse kohdasta Tulostusasetukset (Print Options) asiakirjasta tulostettava sisältö. Vaihtoehto Dokumentti ja merkinnät (Document and Markups) tulostaa sisällön, leimat ja kommentit. Vaihtoehto Dokumentti ja leimat (Document and Stamps) tulostaa asiakirjasta sisällön ja leimat, mutta ei siihen sisältyviä kommentteja. MMPRO Oy

181 Tiedostojen hallinta Valitse tulostettavat sivut kohtaan Sivualue (Print Range). Oletuksena asiakirjasta tulostetaan kaikki sivut (All). Jos valittuna oli ennen komentoa joitakin sivuja, on valintaikkunassa oletuksena vaihtoehto Valitut sivut (Selected Pages). Kohtaan Sivut (Pages) voit valita tulostettavaksi jonkin yhtenäisen sivualueen siten, että kirjoitat sivunumerot viivalla erotettuna (1-4). Hajanaisen alueen tulostat kirjoittamalla sivunumerot pilkulla erotettuna (1,3,6). Kohdasta Osajoukko (Subset) voit valita tulostettavaksi erikseen parilliset (Even pages) ja parittomat sivut (Odd pages). Voit lisäksi tarvittaessa tulostaa sivut käänteiseen järjestykseen. 5. Valitse kohtaan Skaalaustapa (Page Scaling), miten sivun kokoa käsitellään tulostettaessa. Loput kohdan asetusvaihtoehdot muuttuvat tämän valinnan mukaan. Ei mitään (None). Sivusta rajataan pois se osa, joka ei mahdu paperille. Sovita tulostusalueeseen (Fit to printer margins). Sivua suurennetaan tai pienennetään paperikoon mukaan tulostinohjaimen määrittämälle alueelle. Pienennä tulostusalueeseen (Reduce to printer margins). Sivua pienennetään paperikoon mukaan tulostinohjaimen määrittämälle alueelle. Pientä sivua ei sen sijaan suurenneta. Mukautettu skaalaus (Custom Scale). Aktivoi ruudun Skaalaus (Scale) ja voit itse määrittää suurennuksen tai pienennyksen prosenttiarvon. Valinnoilla Jaa suuret sivut (Tile large pages) ja Jaa kaikki sivut (Tile all pages) voit pilkkoa tulostuksen useammalle arkille ja tarvittaessa lisätä osiin limityksen ja leikkausmerkit. Useita sivuja arkille (Multiple pages per sheet). Voit pienentää useita sivuja samalle tulostusarkille. Valinnalla Kirjanen (Booklet) voit sijoittaa esitteen (Brochure) tai kirjan (Book) sivut arkille painamisen vaatimaan järjestykseen. 6. Merkitse tarvittaessa ruutu Kierrä sivut automaattisesti (Auto-rotate), jos PDF-sivu ja tulostimen oletuspaperi pitää sovittaa samansuuntaisiksi, esimerkiksi vaakasivu vaakasuuntaiselle paperille. 7. Merkitse ruutu Keskitä sivut automaattisesti (Auto-centre), jos haluat keskittää pienen sivun tulostuspaperille tai arkilla sille varattuun tilaan.. 6. Tarkista esikatseluruudusta, miten valintasi vaikuttavat asiakirjaan. Numeropainikkeilla voit selata asiakirjan tulostettavia arkkeja. 7. Napsauta lopuksi OK. Lisäksi voit valintaikkunassa määrittää, että dokumentista tulostetaan värikirjoittimellakin harmaasävyinen versio (Print as crayscale). Esikatseluruutu näyttää myös tulosteen värivalinnan. MMPRO Oy

182 102 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 2.8 Tietojen ja tiedostojen etsiminen Jos teet yksinkertaisen tietyn sanan etsinnän avoinna olevassa asiakirjassa, valitse Muokkaa Etsi (Edit Find) tai napsauta kohdistin etsimisruutuun, jos se on valmiiksi avoinna. Kirjoita sana tekstiruutuun ja paina Enter. Ensimmäinen esiintymiskohta korostetaan. Voit edetä seuraavaan kohtaan painamalla Enter tai napsauttaa etsimistyökaluista edellisen ja seuraavan kohdan painikkeita (Finds the Previous Occurrence, Finds the Next Occurrence). Etsinnän asetukset Kun avaat etsinnän asetuspainikkeen (Find Options) luettelon, voit rajata etsinnän kokonaisiin sanoihin (Whole Words Only) tai samalla tavalla kirjoitettuihin sanoihin niin, että isojen ja pienten kirjainten on vastattava toisiaan (Case-Sensitive). Tarkennettu haku Jos haluat määritellä etsimisehdot tarkemmin tai laajentaa etsintää useisiin dokumentteihin, otat käyttöön tarkennetun etsinnän. 1. Valitse Muokkaa Tarkennettu haku (Edit Search) tai napsauta etsimistyökaluista vastaavaa painiketta (Show/Hide Full Search Pane). Näytölle avautuu etsinnän asetusruutu. 2. Kirjoita etsittävä sana tai ilmaisu tekstikenttään. 3. Painikkeella Asetukset (Options) voit rajata haun kokonaisiin sanoihin tai vain samalla tavalla kirjoitettuihin sanoihin. 4. Jos etsit tietoja myös tallennetuista tiedostoista, voit kohdasta Mistä haluat etsiä (Look in) komennolla Selaa... (Browse...) valita kohteeksi jonkin tallennuskansion. 5. Napsauta painiketta Etsi (Search Now). MMPRO Oy

183 Tiedostojen hallinta 103 Etsinnän tulos näytetään etsimisruudussa. Tuloksissa näet kaikki tiedostot ja niissä olevat tekstikohdat, joissa etsitty tieto esiintyy. Dokumentti avautuu, kun napsautat tulosruudussa haluamaasi tiedostoa tai kohtaa. 2.9 Tiedostojen yhdistäminen Tiedostoja luotaessa voit yhdistää niitä peräkkäin monella eri tavalla. Näiden tapojen etuna on, että voit luontiasetuksissa määrittää ylä- tai alatunnisteeksi koko tiedostosarjaan juoksevan sivunumeroinnin ja lisäksi pakettiin otetaan mukaan kaikkien tiedostojen mahdolliset kirjanmerkit. Jos kuitenkin pitää yhdistää samaan tiedostoon jo olemassa olevia PDF-tiedostoja, ne voi kopioida peräkkäin Viewerin Dokumentti (Document) -valikon komennolla Lisää sivuja... (Insert Pages...). Jos haluat yhdistelmätiedostoon mukaan lisättyjen dokumenttien kirjanmerkit, ne on luotava manuaalisesti. Voit myös poimia lisättäväksi vain tietyt sivut tai useita sivualueita. Lisäksi sivut voi sijoittaa toiseen dokumenttiin mihin tahansa kohtaan. 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään. Voit myös avata kaikki ne tiedostot, jotka tähän ensimmäiseen tiedostoon lisätään. Näin tiedostojen nimet löytyvät valmiina valintaikkunassa. 2. Valitse Dokumentti Lisää sivuja... (Document Insert Pages...). MMPRO Oy

184 104 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 3. Valitse kohtaan Lähde (Source) asiakirja, joka sisältää lisättävät sivut. Jos lisättäviä sivuja sisältävä tiedosto on avoinna, voit merkitä kohdan Avoinna olevasta dokumentista (From Already Opened Document) ja valita tiedoston nuolella avautuvasta dokumenttiluettelosta. Merkitsemällä Tiedostosta (From File) voit valita minkä tahansa suljettuna olevan PDF-tiedoston. Painikkeella Selaa... (Browse...) pääset etsimään tiedostoa. 4. Valitse kohtaan Lähteen sivualue (Source Page Range) ne sivut, jotka nykyiseen dokumenttiin lisätään. Jos olet yhdistämässä kokonaisia tiedostoja, valitse Kaikki (All). 5. Jos aloitit kokoamisen yhdistelmän ensimmäisestä dokumentista, tarkista, että lisäyskohteena on Jälkeen (After) ja Viimeinen sivu (Last Page). 6. Napsauta OK. 7. Jatka samalla tavalla, kunnes kaikki tiedostot on yhdistetty ja tallenna tulos. MMPRO Oy

185 Tiedostojen hallinta Muutosten tallentaminen Yleensä PDF-tiedosto nimetään ja tallennetaan jo luontivaiheessa. Jos muokkaat dokumenttia, voit tallentaa tekemäsi muutokset nykyiseen dokumenttiin. Usein dokumentin laatija on suojannut alkuperäisen tiedostonsa niin, että sitä ei voi muokata. Silloin asiakirjasta voidaan tallentaa kopio uudella nimellä, mutta tämäkin asiakirja on edelleen suojattu muutoksilta. Jos asiakirjaan on tehty muutoksia viimeisimmän tallennuksen jälkeen, näkyy sen välilehtikielekkeessä nimen perässä pieni tähtimerkki. 1. Napsauta tallennuspainiketta tai valitse Tiedosto Tallenna (File Save). Tai 1. Valitse Tiedosto Tallenna nimellä... (File Save As...). 2. Valitse tallennuspaikka, kirjoita tiedostolle nimi ja napsauta Tallenna (Save). Jos samanniminen tiedosto on jo olemassa, varmista sen korvaaminen tai kirjoita tiedostolle uusi erilainen nimi Tallentaminen kuvatiedostoksi PDF-tiedoston tai osan sen sivuista voi tarvittaessa muuntaa kuvatiedostomuotoon. 1. Jos haluat muuntaa vain tiedoston osan, siirry ensin sivulle tai muunnettavaan näkymään. Useita sivuja ja sivualueita voit valita suunnistusruudun Sivut (Pages) -välilehdellä. 2. Valitse Tiedosto Vie (File Export) ja sen jälkeen Vie kuvatiedostoksi... (Export to Image...). 3. Valitse kohdasta Sivualue (Page Range), mitä osaa muunto koskee. 4. Valitse kohdasta Tallenna nimellä (Save As) kuvatiedoston tallennuskohde ja kirjoita tiedostolle nimi. Voit hyödyntää nimeämismakroja tiedoston nimeämisessä. MMPRO Oy

186 106 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 5. Valitse kohdasta Tallennusmuoto (Image type) kuvatiedoston muoto. Valittuasi tallennusmuodon voit napsauttaa painiketta Asetukset... (Options...) ja muokata tiedoston ominaisuuksia. Valitse kuvatiedoston asetukset ja napsauta OK. 6. Valitse kohdasta Grafiikka (Graphic) zoomaus (Page zoom), kuvan resoluutio (Resolution) ja taustan tyhjien kohtien ominaisuudet (Page background). 7. Valitse lopuksi painikkeen Vientitapa (Export mode) valikoimasta, miten kuvatiedostoja luodaan. Voit tulostaa kaikki sivut samaan kuvatiedostoon (Save all pages to a single multi-paged image file) tai jokaisen sivun erikseen (Save each page to a separate single-paged image file). Jos ruudussa Sivut (Pages) on valittuna erillisiä sivualueita, voit tulostaa jokaisen alueen omaksi tiedostoksi (Save each page range to a separate multipaged image file). 8. Napsauta lopuksi Vie... (Export...). Kuvatiedosto tallennetaan määriteltyyn kansioon. Jos sille ei erikseen anneta muuta nimeä, se perii nimen alkuperäisestä PDF-tiedostosta. Jos sivut tai sivualueet tulostetaan jokainen eri tiedostoiksi, numeroidaan tiedostot. MMPRO Oy

187 Tiedostojen hallinta Uusien tiedostojen luominen Viewerissa on mahdollista luoda uusia PDF-tiedostoja tyhjistä sivuista, tekstitiedostoista, kuvatiedostoista ja skannaamalla sivuja kuvanlukijalla. Uusi dokumentti tyhjästä sivusta Voit luoda uuden dokumentin, jossa on yksi tai useampia tyhjiä sivuja. 1. Valitse Tiedosto Uusi dokumentti... Tyhjästä sivusta... (File New Document... From Blank Page...). 2. Valitse sivujen koko vakiokokoisista sivuista tai määritä mitat kohtaan mukautettu (Custom). 3. Valitse sivujen suunta kohtaan Suunta (Orientation) ja sivujen lukumäärä kohtaan Määrä (Count). 4. Napsauta OK ja tallenna tiedosto. Uusi dokumentti kuvatiedostosta Voit luoda uuden PDF-tiedoston kokoamalla siihen kuvia, joita voit sijoittaa monta samalle sivulle. Näin voit esimerkiksi helposti lähettää jonkin kuvakokoelman toisille. 1. Valitse Tiedosto Uusi dokumentti... Kuvatiedostosta... (File New Document... From Image File...). 2. Napsauta painiketta Lisää tiedostoja... (Insert Files...) tai Lisää kansio... (Insert Folder...), jos uuteen tiedostoon lisätään kaikki samassa kansiossa olevat kuvat. Valitse avautuvista valintaikkunoista tiedosto, tiedostot tai kansio. Painikkeella Tuo... (import...) voit skannata tiedostoon uusia kuvia. MMPRO Oy

188 108 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Kun kaikki kuvatiedostot on kerätty luetteloon, voit järjestää ne sopivaan järjestykseen painikkeilla Ylös (Up) ja Alas (Down). 3. Napsauta painiketta Asetukset... (Options...). Valitse paperin koko ja suunta. 4. Valitse välilehti Asettelu (Layout). MMPRO Oy

189 Tiedostojen hallinta Valitse, kuinka monta kuvaa sivulle sijoitetaan vierekkäin (Horizontal count) ja allekkain (Verical count) ja kuinka paljon tilaa kuvien välissä tulee olla (Space). Voit keskittää pienet kuvat niille varattuun tilaan (Align Images). 6. Välilehdellä Interpolointi/konversio (Downsampling/Conversion) voit pakata kuvia. 7. Välilehdellä Nimet (Labels) voit luoda kuville jonkin nimeämistavan (Use special text label for each image), esimerkiksi yleisen kuvauksen ja sen jälkeen automaattisen numeroinnin makron avulla. 8. Napsauta OK kaksi kertaa ja tiedosto luodaan. 9. Tallenna uusi tiedosto. Uusia tiedostoja voit luoda myös tekstitiedostoista tai suoraan skannerin avulla Liitetiedostot PDF-dokumenttiin voidaan liittää toinen PDF-tiedosto tai muu tiedosto liitteeksi. Tiedostot näytetään suunnistusruudun Liitteet (Attachments) -välilehdessä. Tiedostoja voi avata, lisätä, poistaa ja tallentaa uudella nimellä. Avaa näkyviin ruutu Liitteet (Attachments) joko Näytä (View) -valikon kohdasta Muut ruudut (Other Panes) tai navigointirivin painikkeen Asetukset (Options) alavalikosta Näytä (View). Oletuksena ruutu avataan näytön alareunaan. Ruudun korkeutta voi säätää sen ylärajasta vetämällä, kun hiiren osoitin on kaksisuuntainen nuoli. Ruudun voi tarvittaessa siirtää vasemman reunan suunnistusruututilaan Jos tiedostossa on liitteitä, kannattaa tiedoston ominaisuuksissa määrittää, että dokumenttia avattaessa avataan myös suunnistusruutu, sillä liitteiden olemassa olo ei näy dokumentissa. MMPRO Oy

190 110 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Liitetiedoston lisääminen 1. Valitse Dokumentti Liitä tiedosto... (Document Attach a File...). Tai 1. Napsauta Liitteet (Attachments) -välilehden painiketta Lisää uusi... (Add New...). 2. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Liitetiedostojen avaaminen ja tallentaminen PDF-liitteen voi avata Viewerissa ja tehdä siihen muutoksia käyttöoikeuksien mukaisesti. Jos avaat jonkin muun liitteen, avautuu sen luontisovellus. Jos teet muutoksia liitteeseen, se pitää tallentaa ja liittää uudestaan dokumenttiin. Liitteen voit avata suunnistusruudun Liitteet (Attachments) -välilehdeltä napsauttamalla linkkinä toimivaan nimeen. Voit myös valita liitteen ja napsauttaa painiketta Avaa (Open). Liitteen voi tallentaa uudella nimellä napsauttamalla painiketta Tallenna... (Save...). Sen jälkeen valitaan tallennuspaikka ja kirjoitetaan tiedostonimi. Liitetiedostojen poistaminen 1. Valitse poistettava liite tai liitteet Liittert (Attachments) -välilehdeltä. 2. Paina Delete-näppäintä tai napsauta Poista (Delete) Tiedoston lähettäminen sähköpostissa Voit lähettää avoinna olevasta dokumentista kopion toiselle käyttäjälle sähköpostin välityksellä. Kun valitset Tiedosto Liitä sähköpostiin... (File Send by ...), Viewer avaa oletussähköpostiohjelmaan uuden viestin ja sijoittaa tiedoston siihen liitteeksi. Täydennä vastaanottajan tiedot ja kirjoita viesti. Lisää mahdolliset muut liitteet ja lähetä sitten viesti tavalliseen tapaan. MMPRO Oy

191 Tiedostojen hallinta Dokumentin ominaisuudet Dokumentin ominaisuuksissa on tietoja asiakirjasta. Osa niistä syntyy automaattisesti, mutta laatija voi täydentää ominaisuuksissa mm. dokumentin perustietoja, kuten lisätä avainsanoja. Ominaisuustiedot näet valitsemalla Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...). Kuvaus Kuvaus (Description) -välilehdellä ovat dokumentin perustiedot, jotka voidaan usein määrittää jo lähdesovelluksessa, esimerkiksi Wordissa. Avainsanoihin voi kirjoittaa tarkentavia sanoja, joita muut voivat hyödyntää hakuohjelmissa dokumentin etsimiseen. MMPRO Oy

192 112 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Suojaus Välilehdellä Suojaus (Security) näkyy, mitä asiakirjalle voi tehdä. Suojaustapoja käsitellään myöhemmin erillisessä luvussa "Dokumenttien suojaaminen". Fontit Ominaisuusikkunan välilehdellä Fontit (Fonts) näet alkuperäisessä dokumentissa käytetyt kirjasimet. MMPRO Oy

193 Tiedostojen hallinta 113 Aloitusnäkymä Ominaisuusikkunan välilehdellä Aloitusnäkymä (Initial View) voit muuttaa näkymää ja asettelua, johon dokumentti avataan. Jos dokumentissa on kirjanmerkit tai esimerkiksi liitteitä, kannattaa dokumentti valita avattavaksi niin, että suunnistusruudut näkyvät. Näin varmistetaan, että käyttäjä huomaa ne. Kohdassa Suunnistusnäkymä (Navigation View) määrität, näytetäänkö vain dokumentin sivu vai myös jokin suunnistusruutu. Kohdassa Sivun asettelu (Page Layout) valitset, näytetäänkö yksi sivu kerrallaan vai aukeama. Kohdassa Suurennus (Magnification) valitset, minkä kokoisena dokumentti avataan näytölle. Lisäksi voit valita, mikä nimi näytetään ikkunan otsikkorivillä (Show in Title), ja piilottaa joitakin käyttöliittymän osia näkyvistä Harjoituksia PDF-XChange Viewerin harjoitukset on oletuksena tallennettu harjoituskansioon Viewer harjoitukset. PDF-XChange Viewerin harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 163. MMPRO Oy

194 114 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Harjoitus 1 Avaa Vieweriin harjoituskansiosta tiedosto "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". Avaa suunnistusruutuun näkyviin kirjanmerkit ja sivujen pienoiskuvat. Pienennä miniatyyreja ja levennä ruutua niin, että näet kaksi kuvaa vierekkäin. Muunna katselua niin, että dokumenttiruudussa näkyy yksi sivu kerrallaan ja sivu näkyy ikkunan kokoisena. Kokeile siirtymistä navigointipainikkeilla, kirjanmerkeillä ja miniatyyreillä. Siirry sitten dokumentin alkuun ja siirry navigointipalkin avulla sivulle 6. Siirry vierityspalkin avulla sivulle 12. Tulosta dokumentin sivut 2-5 niin, että ne tulostetaan vaakasuuntaiselle A4-paperille. Sulje dokumentti. Harjoitus 2 Avaa harjoituskansiosta etsimistoiminnon avulla dokumentit, joissa kerrotaan Barcelonasta. Yhdistä tiedostoon "Barcelona ja Gaudi" toinen tiedosto loppuun. Tallenna koottu dokumentti nimellä "Barcelonassa". Sulje dokumentit. Harjoitus 3 Avaa harjoituskansiosta tiedosto "Mistä kasvit ovat tulleet". Muuta katselutavaksi yksi sivu ikkunan kokoisena ja tarkastele dokumenttia. Muunna dokumentin kolmannelta sivulta JPEG-kuvaksi alaosan kuva ja teksti. Tätä varten joudut suurentamaan näkymää. Tarkista kuva jossain kuvaohjelmassasi. Harjoitus 4 Lisää dokumenttiin "Mistä kasvit ovat tulleet" liitteeksi harjoituskansion tiedosto "Venäläistulokkaat". Määritä dokumentti avautumaan niin, että myös liiteruutu avataan automaattisesti ja dokumentista näytetään yksi sivu kerrallaan. Tallenna dokumentti uudella nimellä "Mistä kasvit ovat tulleet liitteineen". Sulje ja avaa dokumentti uudellen. Avaa liitedokumentti. Sulje sitten kaikki dokumentit. MMPRO Oy

195 Tiedostojen sivujen käsittely Tiedostojen sivujen käsittely PDF-dokumentista on helppo poistaa tarpeettomia sivuja ja lisätä uusia sivuja. Sivuja voi myös rajata tai poimia uudeksi tiedostoksi. Sivujen käsittelyyn tarkoitetut komennot löytyvät Dokumentti (Document) -valikosta tai napsauttamalla suunnistusruudun välilehdellä Sivut (Pages) johonkin sivuminiatyyriin hiiren kakkospainikkeella. Toimintoja ei voi kumota. Älä tallenna dokumenttia ennen kuin olet varma, että se on oikein. Kun lisäät asiakirjaan uusia sivuja, joudut muokkaamaan mahdollisia kirjanmerkkejä. Vaikka lisätyissa sivuissa on lähdedokumentissa ollut kirjanmerkit, ne eivät seuraa mukana uuteen dokumenttiin. Asiakirjoissa mahdollisesti näkyvät sivunumerot eivät myöskään muutosten jälkeen vastaa PDF-tiedoston todellisia sivuja, jotka aloitetaan juoksevasti numerosta 1. Tämä kannattaa muistaa esimerkiksi valittaessa tulostettavia sivuja tai siirryttäessä johonkin tiettyyn sivuun. 3.1 Sivujen lisääminen toisesta tiedostosta Kun lisäät tiedostoon sivuja toisesta dokumentista, voit liittää siitä nykyiseen dokumenttiin kaikki sivut. Näinkin voit siis yhdistää useita PDF-tiedostoja peräkkäin. Voit kuitenkin myös poimia lisättäväksi vain tietyt sivut tai useita sivualueita. Lisäksi sivut voi sijoittaa toiseen dokumenttiin mihin tahansa kohtaan. 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään. 2. Valitse Dokumentti Lisää sivuja... (Document Insert Pages...). MMPRO Oy

196 116 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 3. Valitse kohtaan Lähde (Source) asiakirja, joka sisältää lisättävät sivut. Voit valita kohtaan Tiedostosta (From File) minkä tahansa suljettuna olevan PDF-tiedoston. Painikkeella Selaa... (Browse...) pääset etsimään tiedostoa. Jos lisättäviä sivuja sisältävä tiedosto on avoinna, voit merkitä kohdan Avoinna olevasta dokumentista (From Already Opened Document) ja valita tiedoston nuolella avautuvasta dokumenttiluettelosta. 4. Valitse kohtaan Lähteen sivualue (Source Page Range) ne sivut, jotka nykyiseen dokumenttiin lisätään. Voit valita kaikki sivut tai vain joitakin sivuja tai sivualueita. Voit myös rajoittaa lisättäväksi vain parilliset (Even Pages Only) tai parittomat sivut (Odd Pages Only). Kaikki poimittavat sivut lisätään peräkkäin valitsemaasi kohtaan. 5. Valitse, lisätäänkö uudet sivut kohdedokumentissa (Destination) valitsemasi sivun eteen (Before) vai sen jälkeen (After). 6. Valitse lisäyskohta. Voit valita ensimmäisen sivun (First Page), viimeisen sivun (Last Page) tai jonkin tietyn sivun määrittämällä sen numeron ruutuun Sivu (Page). Oletuksena siinä on valmiina valittuna ollut sivu. 7. Napsauta OK. 3.2 Tyhjien sivujen lisääminen Voit luoda tiedostoon haluamaasi kohtaan uusia tyhjiä sivuja. Näin voit luoda lisätilaa esimerkiksi kommentoinnille. 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään. 2. Valitse Dokumentti Lisää tyhjiä sivuja... (Document Insert Empty Pages...). 3. Valitse kohtaan Sivut (Pages) sivujen koko, suunta (Orientation) ja lisättävien sivujen määrä (Count). MMPRO Oy

197 Tiedostojen sivujen käsittely Valitse, lisätäänkö uudet sivut kohdedokumentissa (Destination) valitsemasi sivun eteen (Before) vai sen jälkeen (After). 7. Valitse lisäyskohta. Voit valita ensimmäisen sivun (First Page), viimeisen sivun (Last Page) tai jonkin tietyn sivun määrittämällä sen numeron ruutuun Sivu (Page). Oletuksena siinä on valmiina valittuna ollut sivu. 8. Napsauta OK. 3.3 Sivujen poistaminen Voit poistaa sivuja Dokumentti (Document) -valikon tai sivujen miniatyyrien pikavalikon poistokomennolla. 1. Valitse ensin poistettava sivu aktiiviseksi tai sivujen kuvakkeet suunnistusruudun välilehdeltä Sivut (Pages). Useita miniatyyrejä valitset vetämällä kehyksen niiden ympärille. Jos osakin pienoiskuvasta on kehyksen sisässä, se tulee mukaan valintaan. Sivualueen valinnan voit tehdä myös siten, että napsautat ensimmäistä valittavaa sivua ja pidät Vaihto-näppäintä painettuna samalla kun napsautat viimeiseen sivuun. Hajallaan olevia sivuja valitset siten, että pidät Ctrl-näpppäintä painettuna samalla kun napsautat sivujen miniatyyreihin. 2. Valitse Dokumentti Poista sivuja... (Document Delete Pages...). 3. Vahvista, että poisto koskee valittuja sivuja (Selected Pages), nykyistä sivua (Current Page) tai määritä poistettava sivualue ruutuun Sivut (Pages). Voit rajata poiston myös parillisiin (Even Pages Only) tai parittomiin sivuihin (Odd Pages Only). 4. Napsauta OK. 5. Varmista poisto napsauttamalla Kyllä (Yes). Voit poistaa sivun tai sivut myös siten, että valitset niiden miniatyyrit ja painat Delete-näppäintä. Poisto pitää vahvistaa. Poistoa ei voi kumota. Älä tallenna dokumenttia ennen kuin olet varma, että se on oikein. MMPRO Oy

198 118 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 3.4 Sivujen siirtäminen ja kopioiminen Sivujen siirtäminen ja kopioiminen poimimalla Poimi (Extract) -toiminnolla voit siirtää tai kopioida sivuja erilliseen uuteen tiedostoon. Sivuihin viittaavat kirjanmerkit ja linkit jäävät vanhaan asiakirjaan ennalleen. Sen sijaan mm. kommentit erotetaan sivun mukana. 1. Voit ennen komentoa valita asiakirjasta poimittavat sivut miniatyyrien avulla. 2. Valitse Dokumentti Poimi sivuja... (Document Extract Pages...). 3. Valitse poimittava sivualue (Page Range). Jos valitsit sivut ennen komentoa, on valintaikkunassa valmiina kohta Valitut sivut (Selected Pages). 4. Merkitse ruutu Poista sivut poimimisen jälkeen (Delete Pages After Extraction), jos sivut siirretään ja ne saa tuhota alkuperäisestä tiedostosta. Älä merkitse ruutua, jos sivut kopioidaan uuteen tiedostoon. 5. Napsauta OK. Erotetut sivut sijoitetaan uuteen tiedostoon, jonka oletusnimeksi tulee Sivut dokumentista X (Pages from X). Tallenna tiedosto haluamallasi nimellä. Jos merkitset valintaikkunassa ruudun Poimi sivut erillisiksi tiedostoksi (Extract Pages As Separate Files), jokaisesta erotettavasta sivusta muodostetaan oma tiedosto. Ennen poimintaa voit määrittää kohtaan Tallenna nimellä (Save As) uusien tiedostojen tallennuspaikan (Destination folder). Oletuksena yksittäisen tiedoston nimeksi tulee alkuperäinen nimi ja sivun järjestysnumero. Poimintaa ei voi kumota. MMPRO Oy

199 Tiedostojen sivujen käsittely 119 Sivujen siirtäminen ja kopioiminen miniatyyrien avulla Miniatyyrien avulla voit siirtää sivuja samassa asiakirjassa eri paikkoihin tai voit siirtää ja kopioida ne kokonaan toiseen tiedostoon. Sivujen siirtäminen samassa dokumentissa 1. Valitse siirrettävän sivun tai sivujen miniatyyrit. 2. Siirrä valinta suunnistusruudussa uuteen kohtaan. Punainen viiva osoittaa sivujen uuden kohdan. 3. Vahvista siirto napsauttamalla Kyllä (Yes). Jos valittuna oli useita alun perin hajallaan olleita sivuja, ne sijoitetaan peräkkäin uuteen kohtaan. Sivujen siirtäminen ja kopioiminen toiseen dokumenttiin 1. Valitse siirrettävän tai kopioitavan sivun tai sivujen miniatyyrit. 2. Tee kopiointi vetämällä valinta ensin toisen dokumentin välilehtikielekkeeseen ja sen jälkeen avautuneessa suunnistusruudussa uuteen kohtaan. Punainen viiva osoittaa sivujen uuden kohdan. Jos haluat siirtää sivut, pidä Ctrl-näppäintä painettuna kun vapautat hiiren painikkeen. 3.5 Sivujen rajaaminen Rajaaminen poistaa näkyvistä sivun tietoja, mutta ei poista niitä lopullisesti. Rajattu tieto voidaan tarvittaessa palauttaa näkyviin. Vain rajauksessa määritelty alue näkyy näytöllä ja tulostuu. 1. Jos haluat rajata vain tietyn sivun, selaa se näkyviin dokumentti-ikkunaan. 2. Valitse Dokumentti Rajaa sivuja... (Document Crop Pages...). MMPRO Oy

200 120 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 3. Tarkista, että kohdassa Ruutu (Box) valittuna on Crop Box. Kehys määrittää näytettävänja tulostettavan sivualueen. Muut vaihtoehdot ovat: Bleed Box. Kirjapainossa tulostettava alue. Art Box. Sivun sisällön rajaus, valkoiset reunat mukaan lukien. Trim Box. Leikatun sivun lopulliset mitat. Jos valitset Näytä kaikki ruudut (Show All Boxes), näkyvät kaikki eri rajaukset pienoiskuvassa erivärisinä kehyksinä. 4. Valitse kohdasta Yksiköt (Units) mitoitukseen sopiva mittayksikkö. 5. Merkitse ruutu Säilytä mittasuhteet (Constrain Proportions), jos sivua rajataan yhtä paljon joka reunasta. 6. Kirjoita rajausarvot ruutuihin Vasen (Left), Oikea (Right), Ylä (Top) ja Ala (Bottom). Jos mittasuhteiden säilyttäminen on voimassa, riittää yhden arvon kirjoittaminen. Aseta nollaksi (Set To Zero). Rajausarvot palautetaan nollaksi. Palaa alkuperäiseen (Revert To Original). Aikaisemmin määritelty reunus. Aseta valkoisten reunojen mukaan (Set to White Margins). Sivu rajataan pienimpään mahdolliseen kokoon sisällön mukaan. 7. Valitse kohtaan Sivualue (Page Range) sivut, joita muutos koskee. Oletuksena on, että rajaus koskee kaikkia sivuja tai valittuja sivuja. Voit muuttaa sen koskemaan vain nykyistä sivua tai tiettyä sivuväliä. Luettelosta Käytä kohteeseen (Apply to) voit valita, että muutos koskee vain parillisia tai parillisia sivuja. 8. Napsauta OK. Voit ilman mitään muita määrityksiä rajata valitut sivuun pienimpään mahdolliseen näkyvän sisällön mukaiseen kokoon napsauttamalla OK-painikkeen sijaan painiketta Poista valkoiset reunat (Remove White Spaces). Rajauksen poistaminen Palauta valintaikkunassa arvot aikaisempiin arvoihin tai napsauta painiketta Aseta nollaksi (Set To Zero). MMPRO Oy

201 Tiedostojen sivujen käsittely Sivujen kääntäminen Voit kääntää kaikki sivut tai vain valitut sivut 90 asteen välein. 1. Jos muutos koskee vain tiettyjä sivuja, valitse ensin aktiiviseksi käännettävä sivu tai valitse miniatyyreistä kaikki ne sivut, jotka haluat kääntää. 2. Valitse Dokumentti Kierrä sivuja... (Document Rotate Pages...). 3. Valitse kääntösuunta (Direction). Vaihtoehdot ovat: Myötäpäivään 90 astetta (Clockwise 90 degrees) Vastapäivään 90 astetta (Counterclockwise 90 degrees) 180 astetta (180 degrees) 4. Valitse kohtaan Sivualue (Page Range), mitä sivuja muutos koskee. Oletuksena muutos koskee kaikkia sivuja tái valittuna olleita sivuja. Voit kuitenkin kääntää nykyisen sivun tai vain tietyn sivuvälin. Muutos voi koskea myös vain parillisia tai parittomia sivuja tai vain pysty- (Portrait Pages) tai vaakasuuntaisia sivuja (Landscape Pages). 5. Napsauta OK. Voit tarvittaessa kääntää koko asiakirjan näkymää valitsemalla Näytä Kierrä näkymää (View Rotate View) tai napsauttamalla kääntötyökaluja (Rotate View Clockwise, Rotate View Counterclockwise). Tämä muutos on tilapäinen eikä sitä voi tallentaa tiedostoon. MMPRO Oy

202 122 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 3.7 Harjoituksia PDF-XChange Viewerin harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 163. Harjoitus 1 Avaa aikaisemmin luomasi tiedosto "Italia oma" (jos tiedostoa ei ole enää käytettävissä, löytyy harjoituskansiosta Viewer harjoitukset vastaava tiedosto "Italia oma jatko"). Avaa suunnistusruutuun näkyviin pienoiskuvat ja siirrä hiirellä vetäen viimeisenä oleva kansi ensimmäiseksi. Tallenna samalla nimellä ja sulje tiedosto. Harjoitus 2 Avaa harjoituskansiosta etsimistoiminnon avulla dokumentit, joissa kerrotaan Hämeenlinnan vanhoista rakennuksista. Yhdistä tiedostoon "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia" muut tiedostot sivunumerojärjestyksessä. Tallenna koottu dokumentti ja sulje muut dokumentit. Harjoitus 3 Esitys "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia" on alunperin tehty PowerPoint-ohjelmalla näyttökatselua varten. Kun diat on tulostettu A4-kokoiselle PDF-sivulle, niissä on turhat valkoiset reunat. Rajaa dokumentista pois sivujen reunat. Tallenna dokumentti. Harjoitus 4 Jatka edelleen dokumentissa "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". Kopioi dokumentista puutaloja esittävät sivut 6, 10, 13, 15, 16, 18 ja 20 yhdessä uudeksi tiedostoksi ja tallenna se nimellä "Hämeenlinnan vanhoja puutaloja". Harjoitus 5 Avaa harjoituskansiosta tiedosto "Luonnon yrtit ja marjat". Poista alusta sivut 1-4 ja tallenna muokattu dokumentti. Sulje dokumentti. MMPRO Oy

203 Tiedostojen sisällön käsittely Tiedostojen sisällön käsittely PDF-dokumentin laatija voi suojata asiakirjan niin, että siihen ei voi tehdä mitään muutoksia eikä sen osia voi kopioida. Suojaamattomasta dokumentista sen sijaan voi valita tekstiä. Sen voi kopioida leikepöydälle ja liittää sieltä muihin sovelluksiin. 4.1 Tekstin valinta 1. Valitse Työkalut Perustyökalut Valintatyökalu (Tools Basic Tools Select Tool) tai napsauta valintatyökalua. 2. Vie hiiren osoitin aloituskohtaan. Hiiren osoitin muuttuu I-palkiksi. 3. Vedä valinta loppuun. Kokonaisen sanan voit valita kaksoisnapsauttamalla sanaan. Koko tekstin valitset nopeasti painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+A. Valintoja purat napsauttamalla valinnan ulkopuolelle. 4.2 Tekstin kopioiminen Voit kopioida valitun tekstin toiseen sovellukseen leikepöydän avulla. Tekstin voi kopioida myös Viewerin merkintöjen teksti-ikkunoihin, esimerkiksi tekstiruutuun tai tarralapun ponnahdusikkunaan. Valitse Muokkaa Kopioi (Edit Copy). Sen jälkeen siirryt kohdesovellukseen ja valitset siellä Muokkaa Liitä (Edit Paste) tai napsautat liittämispainiketta. Voit suorittaa kopioinnin myös pikavalikoiden avulla. 4.3 Tekstin ja kuvan kopioiminen kuvana Voit kopioida sivulta vapaamuotoisen osan, joka voi sisältää sekä tekstiä että kuvia. Valittu yhdistelmä kopioituu lähdesovellukseen kuvana. 1. Valitse Työkalut Perustyökalut Tilannekuva-työkalu (Tools Basic Tools Snapshot Tool) tai napsauta tilannekuva-työkalun painiketta. 2. Vedä sivulle kehys valittavan osan päälle. 3. Siirry kohdesovellukseen ja liitä kuva halumaasi kohtaan. 4.4 Harjoituksia PDF-XChange Viewerin harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 163. Harjoitus 1 Avaa dokumentti "Mistä kasvit ovat tulleet". Kopioi otsikko ja teksti kappaleesta "Ihmisen vaikutus kasvistoon" Word-asiakirjaan. Kopioi sitten tilannekuvan avulla isosorsimon kuva tekstin loppuun. Sulje Word ja asiakirja tallentamatta. Sulje PDF-dokumentti. MMPRO Oy

204 124 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 5 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit PDF-dokumenttia voi selata sivu kerrallaan tai tarvittavaa kohtaa voi hakea etsimistoiminnon avulla. Dokumentin laatija voi kuitenkin kirjanmerkkien avulla helpottaa laajankin dokumentin hallintaa ja siirtymistä haluttuun yksityiskohtaan. Myös linkkien avulla voi siirtyä dokumentissa toiseen kohtaan tai web-sivulle. 5.1 Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkit luodaan usein otsikoista ja ne muodostavat dokumentin sisällysluettelon. Aikaisemmin PDF-dokumenttien luontia käsiteltäessä todettiin, kuinka PDF-XChangella voi määritellä samalla tavalla muotoiltuja otsikoita automaattisesti kirjanmerkeiksi ja kuinka mm. Wordista voi luoda kirjanmerkit automaattisesti tyylien avulla. Kirjanmerkit voi luoda myös jälkikäteen Viewerissa ja ne voivat viitata mihin tahansa dokumentissa olevaan tärkeään kohtaan, johon halutaan lukijan pääsevän nopeasti. Kirjanmerkki voi myös dokumenttihypyn sijaan avata web-sivun. Kirjanmerkit voivat sisältää useita otsikkotasoja, jotka voi laajentaa näkyviin ja supistaa pois tarpeen mukaan. Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkki on tekstimuotoinen linkki. Kirjanmerkit näkyvät suunnistusruudun Kirjanmerkit (Bookmarks) -välilehdellä. Niiden lisääminen ja muokkaaminen tapahtuu myös samalla välilehdellä olevilla työkaluilla tai kirjanmerkkien pikavalikoilla. 1. Valitse kirjanmerkki, jonka alapuolelle samalle tasolle uusi kirjanmerkki sijoitetaan. Jos et valitse kirjanmerkkiä, sijoitetaan uusi kirjanmerkki viimeiseksi. 2. Selaa esiin kirjanmerkin kohdesivu. 3. Napsauta suunnistusruudussa uuden kirjanmerkin painiketta (Create a New Bookmark) tai valitse kirjanmerkin pikavalikosta Uusi kirjanmerkki (New Bookmark). 4. Kirjanmerkkiluetteloon luodaan uusi kirjanmerkki, jonka nimenä on Nimetön (Untitled). 5. Kirjoita valittuna olevan oletustekstin tilalle haluamasi teksti ja paina Enter. Kirjanmerkin kohteen muokkaaminen Oletuksena kirjanmerkki osoittaa sivulle siihen kohtaan, joka oli näytöllä kirjanmerkkiä luotaessa. Myös näkymätieto tallentuu kirjanmerkkiin. Jos kohde ei ole oikein tai täytyy vaihtaa, voit tehdä sen jälkikäteen. Voit myös kirjoittaa kaikki kirjanmerkit ensin ja määrittää kohteet myöhemmin. 1. Siirry suunnistusruudun Kirjanmerkit (Bookmarks) välilehdelle. 2. Valitse kirjanmerkki, jonka kohteen haluat määrittää tai vaihtaa. 3. Selaa esiin sivu tai sen kohta, johon kirjanmerkin tulee viitata. 4. Muuta näkymä tarvittaessa. 5. Napsauta kirjanmerkkiin hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Aseta kohde (Set Destination). MMPRO Oy

205 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 125 Kirjanmerkkien nimi ja ulkoasu Jos kirjanmerkin nimi ei ole oikein, voit napsauttaa siihen hiiren kakkospainikkeella ja valita Nimeä uudelleen (Rename). Nimi aktivoituu muokattavaksi myös siten, että valitset nimen ja napsautat nimeen sen jälkeen toisen kerran. Jos kirjanmerkkien nimet ovat pitkiä ja suunnistusruutu halutaan kuitenkin pitää kapeana, voit rivittää pitkät nimet valitsemalla kirjanmerkin pikavalikosta Rivitä pitkät kirjanmerkkien nimet (Wrap Long Bookmark Titles). Toiminnon voi poistaa käytöstä valitsemalla saman komennon uudelleen. Jos haluat korostaa jotain erityisen tärkeää kohtaa, voit muuttaa kirjanmerkin ulkoasua. 1. Valitse kirjanmerkki tai -merkit, joiden ulkoasua haluat muokata. 2. Napsauta suunnistusruudusta ominaisuuksien muokkauspainiketta (Edit Bookmark) tai valitse pikavalikosta Kirjanmerkkien ominaisuudet... (Bookmarks Properties...). 3. Valitse välilehti Ulkoasu (Appearance). Jos valittuna on useita kirjanmerkkejä, se on ainoa välilehti. 4. Valitse tekstin ulkoasutyyli (Style) ja väri (Color). Väripaletti avautuu napsauttamalla väriruutuun. 5. Napsauta OK. Kirjanmerkkivalinnan pikavalikosta löytyy komento Määritä nykyinen ulkoasu oletukseksi (Set Current Appearance as Default). Näin voit määrittää valittuna olevan kirjanmerkin ulkoasun kaikkien uusien merkkien ulkoasuksi. Vanhat kirjanmerkit jäävät ennalleen. Kirjanmerkkien tasojen muuttaminen Uusia kirjanmerkkejä luodaan oletuksena samalle tasolle kuin luontihetkellä valittuna oleva kirjanmerkki. Voit siirtää tasoja alatasoksi suunnistusruudussa. 1. Valitse siirrettävä kirjanmerkki ja vedä se uudelle tasolle. Vetämisen aikana punainen viiva osoittaa uuden sijoituskohdan. Viivan kärki osoittaa uuden tason. Voit siirtää samanaikaisesti useita valittuja kirjanmerkkejä. Jos kirjanmerkit alun perin sijaitsivat hajallaan, ne sijoitetaan uuteen kohtaan peräkkäin. Kirjanmerkkien järjestys Samalla tavalla kuin muutat tasoja hiirellä vetämällä voit järjestää kirjanmerkit uuteen järjestykseen, esimerkiksi aakkosjärjestykseen. Huomaa, että kirjanmerkkien järjestely ei siirrä dokumentin sivuja eri järjestykseen. MMPRO Oy

206 126 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Kirjanmerkki linkkinä Oletuksena kirjanmerkin avulla siirrytään jollekin avoinna olevan dokumentin sivulle. Kirjanmerkin toiminnoksi voidaan kuitenkin valita siirtyminen toiseen PDFdokumenttiin, jonkin tiedoston avaaminen tai siirtyminen web-sivuston katseluun. Luo kirjanmerkkipalkkiin esimerkiksi loppuun uusi kirjanmerkki, kirjoita sille sopiva nimi ja valitse sitten kirjanmerkin pikavalikosta Kirjanmerkkien ominaisuudet... (Bookmark Properties...). Välilehdellä Toiminnot (Actions) voit poistaa dokumentin sisäisen siirtymisen ja lisätä sen sijaan jonkin muun toiminnon. Kirjanmerkin toiminnon määrität samalla tavalla kuin linkin toiminnon. Katso tarkemmat ohjeet seuraavasta luvusta "Linkkien luominen". Kirjanmerkkien poistaminen Kirjanmerkin poistaminen ei poista sen kohdesivua. 1. Valitse poistettava kirjanmerkki tai kirjanmerkit. 2. Napsauta suunnistusruudussa olevaa kirjanmerkin poistopainiketta (Delete Selected Bookmarks) tai napsauta kirjanmerkkiin tai valintaan hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Poista kirjanmerkit (Delete Bookmarks). tai paina Delete-näppäintä. 3. Vahvista poisto napsauttamalla Kyllä (Yes). 5.2 Linkkien luominen Linkki on kohta dokumentissa, jota napsauttamalla toteutuu hyppy dokumentin sisällä johonkin muuhun kohtaan. Linkillä voidaan myös siirtyä toiseen dokumenttiin tai avata tiedosto. Jos avattava tiedosto on jokin muu kuin PDF-tiedosto, avautuu samalla tiedoston luontiohjelma. Linkki voi myös avata web-sivun. Linkkiteksti voidaan muotoilla löytämisen helpottamiseksi kuten linkkiteksti websivuilla, mutta linkkinä voi toimia yhtä hyvin kuva. Linkin tunnistaa sivulla siitä, että sen päällä hiiren osoitin muuttuu osoittavaksi sormeksi ja vihjeruutu osoittaa linkin kohteen. Jos linkki avaa web-kohteen, on käden päällä pieni w-kirjain. Dokumentissa napsautettava kohta voi olla suorakulmio tai vapaamuotoinen monikulmio, jossa voi kuitenkin olla vain neljä sivua. Suorakulmion teet valitsemalla suorakulmiolinkin työkalun ja vetämällä sopivan napsautusalueen. Nelisivuisen alueen aloitat napsauttamalla ensimmäiseen kulmakohtaan, sen jälkeen toiseen jne. Lopulta kuvio suljetaan automaattisesti nelisivuiseksi monikulmioksi. MMPRO Oy

207 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 127 Linkki dokumentin toiseen kohtaan 1. Kirjoita esimerkiksi kirjoituskonetyökalulla tai tekstiruutuna linkkiteksti, jos dokumentissa ei ole valmiina sopivaa tekstiä. 2. Napsauta joko Suorakulmio-linkkityökalua (Rectangle Link Tool) tai Nelisivuinen-linkkityökalua (Quadrilateral Link Tool) tarpeen mukaan. 3. Piirrä kuvio napsautuskohdan päälle. Kun päästät hiiren painikkeen, avautuu linkkien ominaisuusikkuna ja välilehti Toiminnot (Actions). 4. Avaa painikkeen Lisää (Add) valikko ja valitse Lisää "Siirry tämän dokumentin sivulle"... (Add "Go to a page in this document"...). 5. Valitse kohdasta Kohteen ominaisuudet (Destination Properties) kohdesivu (Use Page Number). Voit halutessasi muuttaa sivun zoomausta (Use Zoom Level) tai määrittää suorakulmion (Use Rectangle), jonka kokoinen alue sivusta näytetään sille siirryttäessä. MMPRO Oy

208 128 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 6. Napsauta OK kaksi kertaa. 7. Vaihda työkaluksi käsityökalu ja testaa linkin toiminta. Linkkien ominaisuusikkunan välilehdellä Ulkoasu (Appearance) voit muokata linkin ulkoasua, esimerkiksi poistaa alueen reunaviivan. Linkki toiseen dokumenttiin 1. Aloita linkin tekeminen samalla tavalla kuin sivulle siirtymisessä. 2. Valitse painikkeen Lisää (Add) valikosta Lisää "Siirry toisen dokumentin sivulle"... (Add "Go to a page in other document"...). 3. Napsauta painiketta Selaa... (Browse...) ja valitse tiedosto, johon linkillä hypätään (Target Document). 4. Valitse kohdasta Avaa (Open in), miten dokumentti pitää avata. 5. Valitse kohdasta Kohteen ominaisuudet (Destination Properties) kohdesivu (Use Page Number). Voit halutessasi muuttaa sivun zoomausta (Use Zoom Level) tai määrittää suorakulmion (Use Rectangle), jonka kokoinen alue sivusta näytetään sille siirryttäessä. 6. Napsauta OK kaksi kertaa. 7. Vaihda työkaluksi käsityökalu ja testaa linkin toiminta. MMPRO Oy

209 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 129 Linkki Web-sivulle 1. Aloita linkin tekeminen samalla tavalla kuin sivulle siirtymisessä. 2. Valitse painikkeen Lisää (Add) valikosta Lisää "Avaa web-linkki"... (Add "Open a web link"...). 3. Kirjoita osoite ja napsauta OK kaksi kertaa. Testaa linkki. Tiedoston avaaminen linkin avulla Linkki voi avata myös muita kuin PDF-tiedostoja. Tiedosto avataan sen luontiohjelmaan. 1. Aloita linkin tekeminen samalla tavalla kuin sivulle siirtymisessä. 2. Valitse painikkeen Lisää (Add) valikosta Lisää "Avaa tiedosto"... (Add "Open a file"...). 3. Napsauta painiketta Selaa... (Browse...) ja valitse avattava tiedosto (Destination). 4. Napsauta OK kaksi kertaa. Testaa linkki. MMPRO Oy

210 130 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Linkkien muokkaaminen Jos haluat muuttaa linkin kohdetta tai muita ominaisuuksia, valitse ensin käyttöön linkkityökalu, jolloin linkkien paikat korostetaan. Napsauta muokattavaan linkkiin hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet... (Properties...). Valitse muokattava toiminto ja napsauta Muokkaa... (Edit...). Samassa linkissä voi olla useita peräkkäisiä toimintoja. Toimintojen keskinäistä suoritusjärjestystä voit muuttaa painikkeilla Ylös (Up) ja Alas (Down). Turhan toiminnon poistat painikkeella Poista (Delete) Linkkien poistaminen sivulta Linkit poistat napsauttamalla linkkityökalulla linkkialueelle ja painamalla Deletenäppäintä. Poisto pitää vahvistaa. 5.3 Harjoituksia PDF-XChange Viewerin harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 163. Harjoitus 1 Avaa dokumentti "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia", jota olet muokannut jo aikaisemminkin. Lisäsit loppuun sivuja, mutta näihin sivuihin ei ole kirjanmerkkiviittauksia. Lisäksi välissä on sivu 4, jolle ei ole kirjanmerkkiä. Lisää puuttuvat kirjanmerkit ja muuta ensimmäisenä olevan otsikkosivun kirjanmerkki ylimmäksi tasoksi ja kaikki muut sen alapuolelle. Muuta ensimmäisen kirjanmerkin nimeksi "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". Muuta kirjanmerkin tekstin fontti lihavoiduksi ja eriväriseksi kuin muut. Siirrä viimeisen sivun "Piparkakkutalo" kirjanmerkki sivun "Skogsterin liiketalo" alapuolelle, koska talot liittyvät yhteen. MMPRO Oy

211 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 131 Tallenna samalla nimellä. Harjoitus 2 Luo kirjanmerkkipuuhun loppuun uusi kirjanmerkki "Katso myös: Hämeenlinnan historiaa" ja lisää siihen toiminto, jolla hypätään harjoituskansiossa olevan tiedoston "Hämeenlinnan historiaa" sivulle 1. Tallenna samalla nimellä ja testaa linkki. Harjoitus 3 Avaa aikaisemminkin muokkaamasi tiedosto "Italia oma" (tai vastaava harjoitustiedosto "Italia oma jatko"). Luo tiedostoon kirjanmerkit kansisivusta, ensimmäisen ja toisen tason otsikoista seuraavan kuvan mallin mukaan. Tallenna samalla nimellä. MMPRO Oy

212 132 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 6 Kommentit ja merkinnät Kommentilla tarkoitetaan yleensä asiakirjaan liitettyä lisämerkintää. Kommentti voi olla tekstin korostus, tarralappu tai muilla kommenttityökaluilla tehty merkintä. Kommentin voi lisätä dokumenttiin vapaasti valittavaan kohtaan ja niiden ulkoasua voi muokata. Jos merkintä ei sisällä näkyvää tekstiä, siihen voi lisätä ponnahdusikkunan, jossa näkyvät tekijän tiedot ja hänen kirjoittamansa huomautusteksti. 6.1 Asettelun apuvälineet Jos lisäät sivuille joitain kommentteja tai muita elementtejä, haluat ehkä sijoittaa ne samaan linjaan tai nähdä tarkasti niiden asettelun suhteessa muihin objekteihin. Varsinkin lomakkeita suunniteltaessa tarvitaan usein tarkka mitta kahden objektin väliin. Viewerissä on useita erilaisia sijoittelun apuvälineitä. Ruudukko Kun valitset Näytä (View) -valikosta Näytä ruudukko (View Grid), lisätään dokumenttiruutuun vaaka- ja pystysuuntaiset viivaukset. Ruudukko poistetaan valitsemalla sama komento uudelleen. Jos valitset Näytä (View) -valikon kohdasta Tartu (Snap) vaihtoehdon Tartu ruudukkoon (Snap to Grid), uudet objektit sijoitetaan automaattisesti kiinni ruudukon linjoihin. Jos haluat muuttaa linjojen alkukohtaa ja tiheyttä, valitse Muokkaa (Edit) -valikosta Ohjelman asetukset... (Preferences...) ja välilehti Mitoitus (Measurement). Napsauttamalla kohdasta Tartu (Use Snapping) painiketta Mukauta... (Customize...) voit myös valita, mihin objekteihin ja kuinka tiukasti lisäämäsi uudet elementit tarttuvat. MMPRO Oy

213 Kommentit ja merkinnät 133 Viivaimet Vaaka- ja pystyviivaimen avulla voit tarkistaa sivun objektien sijainnin ja koon. Valitse Näytä (View) -valikosta Näytä viivaimet (View Rulers). Hiiren osoittimen paikka näkyy viivaimilla oransseina linjoina. Viivainten origopiste on dokumentin vasemmassa yläkulmassa. Viivaimet poistat näkyvistä valitsemalla saman komennon uudelleen. Voit vaihtaa viivainten mittayksikköä napsauttamalla viivaimeen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten haluamasi yksikön. Komennolla Muokkaa mitoitusta... (Setup Measurement...) voit siirtyä asetusikkunaan ja muuttaa myös mitoituksen jakovälin (Tick divisions). Pikavalikon komennolla voit lisäksi hallita apulinjoja. Apulinjat Ruudukon lisäksi voit lisätä dokumentin päälle näkyviin omia vaaka- ja pystysuuntaisia apulinjoja haluamiisi kohtiin. Linjat näkyvät, kun valitset Näytä (View) -valikosta Näytä apulinjat (View Guides). Linjoja voit vetää näkyviin tarvittavan määrän osoittamalla ensin viivainta ja vetämällä sitten alaspäin tai oikealle. Viivainten yläkulmassa olevasta harmaasta symbolista voit vetää yhtä aikaa pysty- ja vaakalinjan. MMPRO Oy

214 134 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Napsauttamalla viivaimeen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Apulinjojen lisääminen sivulle... (Add New Page Guide(s)...) voit mm. monistaa asettamasi linjat kaikille sivuille tai lisätä sivulle tietyin välein olevat linjat. Linjoja voit siirtää hiirellä vetämällä. Linjan voit poistaa vetämällä sen takaisin viivaimen päälle. Kaikki linjat poistat nopeasti napsauttamalla viivaimeen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Poista apulinjat nykyiseltä sivulta (Clear Guides on Current Page) tai Poista kaikki sivujen apulinjat (Delete All Page Guides). Mittatyökalut Mittatyökalujen avulla voit mitata etäisyyksiä ja objektien pinta-aloja. Voit avata näkyviin työkalurivin Mittaus (Measuring), joka sisältää kaikki erilaiset mittausvälineet. 1. Valitse tarvittava työkalu. Etäisyystyökalu (Distance Tool) - kahden pisteen välinen etäisyys. Osoita mittauksen aloituskohtaa ja vedä hiiren osoitin lopetuskohtaan ja napsauta. Vedä mittalinja ja ohjausviivat sopivaan kohtaan ja napsauta toisne kerran. Jos haluat vetää viivan vaakasuoraan, pystysuoraan tai 45 asteen kulmaan, pidä vetämisen aikana painettuna Vaihto-näppäintä. Kehätyökalu (Perimeter Tool) - useamman pisteen välinen etäisyys. Osoita mittauksen aloituskohtaa ja napsauta vuorotellen jokaiseen mittauspisteeseen ja kaksoisnapsauta lopetuskohtaan. Jos haluat vetää viivoja vaakasuoraan, pystysuoraan tai 45 asteen kulmaan, pidä vetämisen aikana painettuna Vaihto-näppäintä. Aluetyökalu (Area Tool) - alueen pinta-ala. Osoita mittauksen aloituskohtaa ja napsauta vuorotellen jokaiseen alueen kulmapisteeseen ja kaksoisnapsauta lopetuskohtaan. Jos haluat vetää viivoja vaakasuoraan, pystysuoraan tai 45 asteen kulmaan, pidä vetämisen aikana painettuna Vaihto-näppäintä. Kehän ja alueen mittauksen lopetukset voit tehdä myös napsauttamalla lopetuskohtaan hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Suorita (Complete) Jos kesken mittauksen haluat peruuttaa toiminnon, voit valita pikavalikosta Peruuta (Cancel). MMPRO Oy

215 Kommentit ja merkinnät 135 Mittaustulos ja käytetty mittakaavamuunnos näkyvät inforuudussa. Etäisyysmittauksen tulos näkyyy oletuksena myös viivalla ja muiden mittausten tulos näkyy, kun mittaviivaa osoitetaan. Voit liittää mittaukseen myös huomautusikkunan, joka sisältää tulostiedot. Mittaviivan poistat napsauttamalla sen valituksi ja painamalla Delete-näppäintä. Työkalujen ominaisuusrivillä voit mm. vaihtaa esitystavan ja mittayksiköt. 6.2 Kommenttien lisääminen ja muokkaaminen Kommenttien luomista nopeuttaa, jos avaat näkyviin työkalurivin Kommentti ja merkintä (Comment and Markup Toolbar). Jos haluat lisätä useita samanlaisia kommentteja, voit valita tarvittavan työkalun. Valitse sen jälkeen ennen työkalun käyttöä Näytä Työkalurivit Ominaisuusrivi (View Toolbars Properties Toolbar). Ominaisuusrivi on erilainen jokaiselle työkalulle. Napsauta painiketta Pidä työkalu valittuna (Keep Tool Selected). Työkalu poistuu käytöstä, kun napsautat painiketta uudelleen tai valitset jonkin muun työkalun, esimerkiksi käsityökalun. Tarralappukommentti Tarralappukommenttiin liittyy kuvake, jota kaksoisnapsauttamalla avautuu lapun kaikki viestit sisältävä ponnahdusikkuna. Tekstiä voi kirjoittaa lappuun paljonkin, sillä tarvittaessa siihen lisätään vierityspalkki. Lapun kokoa voi myös muuttaa tarpeen mukaan. Kuvaketta ja tekstiä voi muotoilla monin tavoin. MMPRO Oy

216 136 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Lisääminen 1. Napsauta kommentointityökaluista tarralappupainiketta tai valitse Työkalut Kommentti- ja merkintä -työkalut (Tools Comment and Markup Tools) ja sen jälkeen Tarralapputyökalu (Sticky Note Tool). 2. Hiiren osoitin muuttuu tarralappusymboliksi ja voit napsauttaa kohtaan, johon lappu sijoitetaan. 3. Kirjoita teksti. 4. Siirrä kuvake ja ponnahdusikkuna sopivaan kohtaan hiirellä vetämällä. Voit siirtää molempia erikseen. Voit sulkea ponnahdusikkunan napsauttamalla sen oikeassa yläkulmassa olevaa sulkemispainiketta. Kun osoitat kuvaketta, näkyy vihjeruutu, jossa kerrotaan tekijä ja huomautuksen sisältö. Ruudun näkymisen voi poistaa asetuksissa. Merkinnän kaksoisnapsauttaminen avaa ponnahdusikkunan, jossa näkyvät huomautuksen lisäksi mahdolliset vastaukset ja kaikki luontitiedot. Muokkaaminen Jokaiseen kommenttimerkintään liittyy sen ominaisuudet sisältävä työkalurivi. Jos ominaisuusrivi ei näy, valitse Näytä Työkalurivit Ominaisuusrivi (View Toolbars Properties Toolbar). Kunkin merkinnän omat työkalut näkyvät ominaisuusrivillä aina, kun sillä tehty merkintä on aktiivinen. Myös ponnahdusikkunan tekstillä on muotoiluihin oma ominaisuusrivi. Rivi aktivoituu, kun napsautat kohdistimen tekstiin. 1. Avaa ponnahdusikkuna kaksoisnapsauttamalla kuvakkeeseen. 2. Korjaa tekstiä tarpeen mukaan. 3. Suurenna tai pienennä ikkunaa vetämällä alakulmasta. 4. Muotoile tarralapun ominaisuudet työkaluilla tai napsauta painiketta Ominaisuudet... (Properties...), jolloin voit valintaikkunassa muokata kaikki muotoilut samanaikaisesti. MMPRO Oy

217 Kommentit ja merkinnät Valitse välilehti Ulkoasu (Appearance). 6. Valitse luettelosta Huomautuksen kuvake (Icon) sopiva tunnus lapulle. Taustalla dokumentissa näet valintasi vaikutuksen. 7. Avaa täyttöväripaletti (Color) ja valitse kuvakkeen ja ponnahdusikkunan väri. Valinta vaikuttaa molempiin. 8. Valitse kohdasta Peittävyys (Opacity), peittääkö kuvake mahdollisesti alla olevan kuvan tai tekstin. 9. Valitse välilehti Yleinen (General). 10. Täydennä tarvittaessa tekijätietoja ja aihetta. 11. Napsauta lopuksi OK. Jos napsautat valintaikkunassa painiketta Lisäasetukset (Advanced), voit mm. lukita merkinnän niin, että sitä ei voi siirtää tai ulkoasua muokata (Locked). Voit myös valita Määritä nykyinen ulkoasu oletukseksi (Set Current Appearance As Default), jolloin valittua ulkoasua sovelletaan kaikkiin uusiin tarralappuihin. Jos valitset ponnahdusikkunassa olevaa tekstiä ja ominaisuusrivi on avoinna, voit muokata tekstin ulkoasua sen painikkeilla. Poistaminen Helpoin tapa poistaa yksittäinen huomautus on napsauttaa se valituksi ja painaa Delete-näppäintä. Voit myös napsauttaa huomautukseen hiiren kakkospainikkeella ja valita Poista (Delete). Suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä voi myös poistaa valittuja kommentteja. MMPRO Oy

218 138 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Tekstin korostaminen Tekstin korostusmerkinnöillä ei muuteta varsinaista dokumenttia, vaan ainoastaan korostetaan tärkeitä kohtia tai esimerkiksi merkitään tekstiä, johon alkuperäisessä asiakirjassa pitäisi tehdä muutoksia. Korostusmerkintään voi liittää ponnahdusikkunan. Korostettu teksti kopioidaan automaattisesti ponnahdusikkunaan ja voit täydentää sitä tai kirjoittaa merkinnän tarkoituksen ja korjausohjeet. Lisääminen 1. Napsauta kommentointityökaluista haluamaasi korostuspainiketta tai valitse Työkalut Kommentti- ja merkintä -työkalut (Tools Comment and Markup Tools) ja sen jälkeen korostus (Highlight Text Tool), yliviivaus (Cross Out Text Tool) tai alleviivaus (Underline Text Tool). 2. Vie hiiren I-palkin näköinen osoitin korostuksen aloituskohtaan ja vedä, kunnes kaikki haluamasi teksti on valittu. Kun päästät hiiren painikkeen, merkitään teksti valitsemallasi korostuksella. 3. Jos haluat lisätä merkintään ponnahdusikkunan, kaksoisnapsauta merkittyyn tekstiin. Teksti on valmiina ponnahdusikkunassa ja voit kirjoittaa siihen korjaukset tai muut huomautuksesi. 4. Sulje ponnahdusikkuna ja korosta seuraava tekstikohta. Jos haluat käydä koko dokumentin läpi samalla työkalulla, voit ominaisuusrivillä napsauttaa painiketta Pidä työkalu valittuna (Keep Tool Selected). Kun merkintään on lisätty ponnahdusikkuna, näkyy merkinnässä muistutus huomautuksesta. Ponnahdusikkunan avaat tarvittaessa kaksoisnapsauttamalla merkintään. Jos suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehti on avoinna, näkyy huomautusteksti merkinnän yhteydessä. Ulkoasu Ominaisuusrivin työkaluilla tai ominaisuuksien valintaikkunassa voit muuttaa kaikkien eri korostusten esitysväriä (Color) ja peittävyyttä (Opacity). Valintaikkunassa voit myös painikkeen Lisäasetukset (Advanced) valikosta määrittää nykyiset arvot tulevien merkintöjen oletusarvoiksi. Poistaminen Napsauta merkintään ja paina Delete-näppäintä. Poistokomento (Delete) löytyy myös pikavalikosta. Voit poistaa merkintöjä myös suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä. MMPRO Oy

219 Kommentit ja merkinnät 139 Kirjoituskone, tekstiruutu ja puhekupla Kirjoituskoneteksti, tekstiruutu- ja puhekuplakommentit eroavat ponnahdusikkunaan kirjoitetusta huomautuksesta siten, että ne eivät sulkeudu vaan näkyvät koko ajan tekstin päällä. Näihin merkintöihin ei voi liittää erillistä ponnahdusikkunaa. Tekstin voi sijoittaa mihin kohtaan tahansa ja sille varattavaa tilaa voi muuttaa tarpeen mukaan. Puhekupla (Callout) toimii samalla tavalla kuin tekstiruutu, mutta siinä on lisänä nuoli, jolla voit osoittaa merkintään liittyvän kohdan dokumentissa. Kirjoituskoneteksti eroaa tekstiruudusta ja puhekuplasta siten, että sillä ei oletuksena ole näkyvää kehystä tai taustaa. Valitse kommenttityökaluista kirjoituskone (Typewriter Tool), tekstiruutu (Text Box Tool) tai puhekupla (Callout Tool). Vastaavat työkalut löytyvät Työkalut Kommentti- ja merkintä -työkalut (Tools Comment and Markup Tools) valikosta. Kirjoituskone 1. Valitse työkalu ja napsauta tekstin aloituskohtaan. Jos ominaisuusikkuna on avoinna, voit jo ennen kirjoittamista valita tekstin kirjasimen ja muut ominaisuudet. 2. Kirjoita teksti. Oletuksena ruutu kasvaa tekstin mukaan. Riviä voit vaihtaa painamalla Enter. 3. Napsauta lopuksi ruudun ulkopuolelle. Jos haluat myöhemmin muuttaa tekstiä, kaksoisnapsauta tekstiin. Jos haluat siirtää ruutua, napsauta se valituksi. Osoita tekstiä hiiren nelisuuntaisella nuoliosoittimella ja vedä kehys uuteen kohtaan. Kokoa voit muuttaa koonmuuttokahvoista vetämällä. Kun kirjoitettu teksti on muokkaustilassa, näkyvät ominaisuusruudussa tekstin muotoilut. Voit halutessasi vaihtaa tekstin fonttia (Font), fonttikokoa (Font Size), tekstityyliksi lihavoinnin, kursivoinnin, alleviivauksen tai yliviivauksen (Bold, Italic, Underline, Strikeout) ja tasauksen vasemmalle, keskelle tai oikealle (Align Left, Align Center, Align Right) sekä tekstin väriä (Text Color). Muotoilut vaikuttavat vain valittuna olevaan tekstiin tai uuteen kirjoitettavaan tekstiin. Kun napsautat kirjoituskonetekstin taustaan, voit vaihtaa taustan ja reunaviivan värin (Fill Color, Stroke Color). Lisäksi voit valita reunaviivan tyylin ja paksuuden (Border Style, Border Width). Kun muutat peittävyyttä (Opacity), se vaikuttaa sekä tekstin että mahdollisen taustan peittävyyteen. Kun haluat poistaa koko tekstin, napsauta se valituksi ja paina Delete-näppäintä. MMPRO Oy

220 140 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Tekstiruutu 1. Valitse työkalu ja vedä dokumenttiin sopivan kokoinen ruutu. 2. Kirjoita ruutuun tuleva teksti. Jos ominaisuusikkuna on avoinna, voit jo ennen kirjoittamista valita tekstin kirjasimen ja muut ominaisuudet. Kun napsautat ruudun taustaan, voit valita tekstiruudun värin ja viivojen ominaisuudet sekä läpinäkyvyyden samalla tavalla kuin kirjoituskonetekstille. Jos haluat korjata kirjoitettua tekstiä, kaksoisnapsauta tekstiin. Kun tekstiruutu on valittuna, voit poistaa sen painamalla Delete-näppäintä. Puhekupla Puhekuplan teet napsauttamalla ensin kohtaan, johon nuolen pitää osoittaa. Sen jälkeen vedät kuplan tekstiruudun sopivaan kohtaan. Tekstiruutua suurennetaan tarpeen mukaan, mutta voit myös napsauttaa merkinnän valituksi ja muuttaa kokoa koonmuuttokahvoista vetämällä. Puhekuplassa voit erikseen siirtää tekstiruutua ja nuolen osoituskohtaa. Puhekuplan ja sen tekstin ominaisuuksia muokkaat samalla tavalla kuin tekstiruutua. Tekstien oletusfontti Kun muokkaat esimerkiksi tekstiruudun ulkoasua, voit muuttaa ominaisuuksien valintaikkunassa määrityksesi mukaisen ulkoasun uusien tekstiruutujen oletukseksi napsauttamalla painiketta Lisäasetukset (Advanced) ja valitsemalla sen jälkeen Määritä nykyinen ulkoasu oletukseksi (Set Current Appearance As Default). Jos sen sijaan haluat muuttaa kirjoituskoneen, tekstiruudun, puhekuplan tai ponnahdusikkunoihin kirjoitettavan tekstin oletusmuotoilua, tee näin: 1. Valitse tekstiä, jonka olet muotoillut oletusarvoksi haluamallasi tavalla. 2. Napsauta tekstiin hiiren kakkospainikkeella, valitse Tekstin muotoilu (Text Formatting) ja sen jälkeen Määritä nykyinen tekstimuotoilu oletukseksi (Set Current Text Formatting as Default). Oletusmääritys koskee vain valittuna olevan työkalun tekstiä, joten se on tehtävä jokaiselle työkalulle erikseen. MMPRO Oy

221 Kommentit ja merkinnät 141 Piirrosmerkinnät Voit lisätä piirtotyökaluilla dokumenttiin viivoja, ympyröitä ja muita yksinkertaisia kuvioita. Näihin piirrosmerkintöihinkin voi lisätä ponnahdusikkunan ja kirjoittaa selventäviä huomautuksia. Lisääminen 1. Valitse työkalu. Työkalujen valinta muuttaa hiiren osoittimen hiusristiksi. 2. Piirrä kuvio seuraavasti: Nuoli, viiva (Arrow Tool, Line Tool): Osoita aloituskohtaa ja vedä hiirellä viiva sopivan pituiseksi haluamaasi suuntaan. Suorakulmio, ellipsi (Rectangle Tool, Oval Tool): Osoita kuvion nurkkaa ja vedä hiirellä kuvio sopivan kokoiseksi. Jos haluat piirtää tarkasti neliön tai ympyrän, pidä Vaihto-näppäintä painettuna piirtämisen aikana. Murtoviiva, monikulmio (Polygin Line Tool, Polygon Tool): Napsauta aloituskohtaan ja sen jälkeen seuraavaan kulmion kääntökohtaan. Kun viiva on valmis, kaksoisnapsauta lopetuskohtaan. Pilvi (Cloud Tool): Pilvityökalulla piirrät pilvikuvion samalla tavalla kun tavallisen monikulmion. Kynä (Pencil Tool): Pidä hiiren painiketta painettuna piirtämisen ajan. Piirtotyökaluissa viimeisenä on pyyhekumityökalu (Eraser Tool), jolla voit pyyhkiä pois kynätyökalulla tehtyjen piirroskuvioiden osia. Jos haluat lisätä piirrettyyn kuvioon ponnahdusikkunan, kaksoisnapsauta kuvioon ja kirjoita viesti. Kuvioon lisätään pieni tarralappukuvake aina, kun merkintään liittyy huomautuksia sisältävä ponnahdusikkuna. Ponnahdusikkunan muistutuksen voi halutessaan poistaa asetuksissa. Tekijä ja huomautusteksti myös näkyvät vihjeenä, kun merkintää osoitetaan. Muokkaaminen Kun napsautat kuvion valituksi, voit siirtää sitä hiirellä vetämällä. Jos kuviossa ei ole täyttöväriä, vedät viivasta. Kuvion kokoa tai muotoa muutat vetämällä jostakin sen koonmuuttokahvasta. Ominaisuudet (Properties) -työkaluriviin vaihtuvat kulloinkin valittuna olevan kuvion ulkoasun muokkausvaihtoehdot. Kuviosta riippuen voit määrittää täyttövärin, viivan värin, viivan ja nuolen tyylin, paksuuden sekä peittävyyden. Jos haluat muokata kaikkia ominaisuuksia valintaikkunassa tai määrittää kuvoiden oletusarvoja, voit napsauttaa painiketta Ominaisuudet... (Properties...). Valintaikkuna avautuu myös valitun kuvion pikavalikosta. Poistaminen Napsauta kuvio valituksi ja paina Delete-näppäintä. MMPRO Oy

222 142 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Tiedostokommentti Kommentiksi voi liittää kokonaisen toisen tiedoston. 1. Valitse liitetiedostotyökalu ja napsauta nastaosoittimella kommentin sijoituskohtaan. 2. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Voit kaksoisnapsauttaa merkkiin ja lisätä esimerkiksi tiedoston kuvauksen. Jos merkintään on lisätty ponnahdusikkuna, näkyy merkinnässä muistutus huomautuksesta. Ponnahdusikkunan avaat tarvittaessa kaksoisnapsauttamalla merkintään. Jos suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehti on avoinna, näkyy huomautusteksti merkinnän yhteydessä. Kun osoitat sivulla olevaa kommenttiliitteen kuvaketta, näytetään sen tekijä ja mahdollinen ponnahdusikkunassa oleva kuvaus. Kommenttiliitteet näkyvät suunnistusruudussa välilehdillä Liitteet (Attachments) ja Kommentit (Comments). Ulkoasu Ominaisuusrivin työkaluilla tai ominaisuuksien valintaikkunassa voit muuttaa liitemerkinnän kuvaketta, täyttöväriä (Fill Color) ja peittävyyttä (Opacity). Valintaikkunassa voit myös painikkeen Lisäasetukset (Advanced) valikosta määrittää nykyiset arvot tulevien merkintöjen oletusarvoiksi. Liitteen avaaminen Avaa näkyviin ruutu Liitteet (Attachments) joko Näytä (View) -valikon kohdasta Muut ruudut (Other Panes) tai navigointirivin painikkeen Asetukset (Options) alavalikosta Näytä (View). Oletuksena ruutu avataan näytön alareunaan, mutta sen voi tarvittaessa siirtää vasemman reunan suunnistusruututilaan. Osoita avattavaa tiedostoa ja napsauta linkkiä tai valitse avattava tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Jos tiedost on jokin muu kuin PDF-tiedosto, avataan samalla sen luontiohjelma. Tiedostoliitteen voti avata myös napsauttamalla kommenttimerkintään hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Avaa upotettu tiedosto... (Open Embedded File...). Pikavalikon komennoilla tiedoston voi myös tallentaa omalle levylle (Save Embedded File to Disk...) tai siihen voi liittää kuvauksen (Edit Description...).. Poistaminen Napsauta merkintään ja paina Delete-näppäintä. Poistokomento (Delete) löytyy myös pikavalikosta. Voit poistaa merkintöjä myös suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä. MMPRO Oy

223 Kommentit ja merkinnät Kommenttityylit Jos tarvitset erityyppisiin asiakirjoihin tai esimerkiksi eritasoisiin tarralappuhuomautuksiin ulkoasultaan erilaisia merkintöjä, voit luoda ulkoasuista tyylejä. Kun osoitat työkalua, näet oletuksena olevan viimeksi käytetyn tyylin nimen. Luodut tyylit näet napsauttamalla painikkeen oikeassa alakulmassa olevaan pieneen nuoleen tai napsauttamalla työkaluun hiiren kakkospainikkeella. Voit vaihtaa tyyliä napsauttamalla uuteen tyyliin. Tyylejä pääset luomaan ja muokkaamaan valitsemalla Näytä kommenttien tyylit... (Show Comment Style Palettes...). Komento löytyy pikavalikon lisäksi myös Kommentit (Comments) -valikosta. 1. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta luettelosta työkalu. 2. Valitse sitten tyyleistä uuden tyylin pohjaksi sopiva tyyli ja napsauta painiketta Kopioi (Clone). 3. Napsauta kopio valituksi ja valitse ikkunan alareunasta sopiva ulkoasu. Painikkeet ovat samat kuin ominaisuuksien ikkunassa välilehdellä Ulkoasu (Appearance). 4. Napsauta painiketta Nimeä uudelleen (Rename) ja anna uudelle tyylille kuvaava nimi. Napsauta OK. 5. Voit halutessasi vaihtaa työkalun tyyliä kaksoisnapsauttamalla tarvitsemasi tyylin nimeen. Sulje tyyli-ikkuna. Painikkeella Palauta (Reset) voit palauttaa tyylivalikoimassa valittuna olevan tyylin oletustyylin mukaiseksi. Tarpeettoman itse luomasi tyylin voit poistaa kokonaan. Työkaluluettelon yläpuolella olevalla Palauta (Reset) -painikkeella poistat kaikki valittuun työkaluun liittyvät itse luomasi tyylit. MMPRO Oy

224 144 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 6.4 Leimasimet Leimasimien avulla voit merkitä dokumentin esimerkiksi luonnosversioksi tai luottamukselliseksi tai lisätä tiliöintileiman samaan tapaan kuin leimaisit paperiasiakirjaa. Alkuperäiset ohjelman leimat ovat englanninkielisiä, mutta voit luoda niiden lisäksi omia leimoja tarpeen mukaan. Leiman lisääminen dokumenttiin Leimasintyökalut löytyvät kommentointityökaluista tai valitsemalla Työkalut Kommentti ja merkintä -työkalut Leimasimet (Tools Comment and Markup Tools Stamp Tool). Leimasintyökalun kuvakkeen napsauttaminen lisää asiakirjaan viimeksi käytetyn leiman. 1. Avaa kommentointityökalurivistä leimasinpainikkeen luettelo ja valitse sopiva leima. 2. Hiiren osoitin muuttuu leimasimeksi. Napsauta dokumenttiin siihen kohtaan, johon haluat leiman sijoittaa. 3. Jos haluat kirjoittaa ponnahdusikkunatekstin, kaksoisnapsauta leimaan. Leimaan lisätään ikkunan muistutussymboli. Kun valinta- tai käsityökalu on valittuna, voit napsauttaa leimaan ja muuttaa sen kokoa kulmakahvoista vetämällä. Leimaa voit siirtää hiirellä vetämällä. Jos haluat muuttaa esimerkiksi leiman läpinäkyvyyttä, voit napsauttaa siihen hiiren kakkospainikkeella ja valita Ominaisuudet... (Properties...) tai valita ulkoasun ominaisuustyökalurivistä. Poistaminen Valitse käyttöön valinta- tai käsityökalu, napsauta leimaan ja paina Delete-näppäintä. Poistokomento (Delete) löytyy myös pikavalikosta. MMPRO Oy

225 Kommentit ja merkinnät 145 Oman leimasinluokan luominen Omia leimasimia voit luoda PDF-tiedostoista, kuvista ja tilannekuvatyökalulla kopioidusta leikepöydän sisällöstä. 1. Avaa kommentointityökalurivistä Leimasimet (Stamp Tool) -työkalun luettelo ja valitse Näytä Leimasimet -paletti (Show Stamps Palette) tai vastaava komento Työkalut Kommentti- ja merkintä -työkalut (Tools Comment and Markup Tools) valikosta. Avautuvan ikkunan vasemmassa reunassa näet kaikki leimasinluokat ja oikealla puolella valitun luokan leimasimet. 2. Napsauta painiketta Uusi... (New...), kirjoita luokalle nimi ja paina Enter. Luokkapainikkeilla voit lisätä luokkia, poistaa itse luomiasi luokkia (Delete) ja muuttaa niiden nimiä (Rename...). Jos poistettava luokka sisältää leimasimia, myös ne kaikki poistetaan. Poisto on vahvistettava. Omat leimaluokat ja niiden leimasimet löytyvät leimasintyökalun valikosta samalla tavalla kuin valmiit leimat. Jos et halua leimoja näkyviin, poista leimasinpalettiikkunassa luokan nimen edessä oleva merkintä. MMPRO Oy

226 146 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Leimasinten luominen Kun olet luonut luokkia omille leimoillesi, voit lisätä niihin leimasimia. Leima kuvatiedostosta 1. Valitse luokka, johon lisäät leimasimen. 2. Napsauta Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa painiketta Kuvasta... (From Image...). 3. Valitse kuvan tallennuspaikka ja sen jälkeen leimaksi luotava kuva. Napsauta Avaa (Open). 4. Leima lisätään leimasinpalettiin. Oletuksena leiman nimenä on kuvatiedoston nimi. 5. Pidä leimasin valittuna ja napsauta painiketta Muokkaa... (Rename...). Kirjoita leimasimelle uusi nimi ja napsauta OK. Samalla painikkeella voit myöhemminkin muuttaa itse luomiesi leimasinten nimiä. Leima PDF-tiedostosta Voit luoda leiman kokonaisesta PDF-tiedoston sivusta. Näin voit luoda jonkin PDF-tiedoston sivusta toiselle sivulle vesileiman tapaisen vaalean taustakuvan tai koota päällekkäin esimerkiksi logon ja muut muuttumattomat perustiedot sisältävän sivun ja varsinaisen tietoja sisältävän sivun. Huomaa kuitenkin, että vaakasuuntainenkin sivu käännetään pystyksi leimaksi. 1. Valitse luokka, johon lisäät leimasimen. 2. Napsauta Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa painiketta PDF:stä... (From PDF...). MMPRO Oy

227 Kommentit ja merkinnät Napsauta painiketta Selaa... (Browse...), valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open). 4. Valitse kohtaan Sivu (Page), mistä tiedoston sivusta leimasin luodaan. 5. Kirjoita ruutuun Nimi (Name) leimasimen kuvaus ja napsauta OK. Leima leikepöydän sisällöstä Voit luoda leiman PDF-tiedoston sivulta tilannekuvatyökalulla kopioimastasi leikkeestä. 1. Kopioi tilannekuvatyökalulla (Snapshot Tool) leikepöydälle tieto, josta leima luodaan. 2. Valitse Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa luokka, johon lisäät leimasimen. 3. Napsauta painiketta Leikepöydältä (From Clipboard). 4. Leike lisätään palettiin oletusnimisenä Uusi leimasin (New Stamp). Napsauta painiketta Muokkaa... (Rename..) ja kirjoita leimasimelle sopiva nimi. Oman leimasimen poistaminen Voit poistaa vain itse luomiasi leimoja. 1. Valitse Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa luokka, josta leimasin poistetaan. 2. Valitse leimasin ja napsauta Poista (Delete). Leimasinpaletti-ikkunassa voit suurentaa ja pienentää leimojen kuvakkeita tarpeen mukaan (Enlarge Thumbnails, Reduce Thumbnails). MMPRO Oy

228 148 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 6.5 Kommenttien hallinta suunnistusruudussa Suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä näkyvät kaikki asiakirjassa olevat erilaiset kommentit ja tekstin korostukset. Kommentteja voi mm. järjestellä eri tavoin. Kommenttiruudun voit avata monella tavalla. Voit valita Näytä (View) -valikosta Muut ruudut (Other Panes) ja sen jälkeen Kommentit (Commands). Vastaava komento löytyy myös tilarivin Asetukset (Options) -valikosta. Kommentit (Commands) -valikosta ja Työkalut Kommentti- ja merkintä -työkalut (Tools Comment and Markup Tools) valikosta löytyy komento Näytä kommenttiluettelo (Show Comments List). Kommenttiruutua voit suurentaa tai pienentää vetämällä sen oikeanpuoleisesta rajasta. Ruudun voit nopeasti poistaa näkyvistä ja ottaa esiin napsauttamalla rajan keskikohtaa. Kommenttien tarkastelu Oletuksena kommentit näkyvät yksirivisinä ryhmiteltynä päivämäärän mukaan. Kommenttikohdan lopussa nuoli, jota napsauttamalla saat esiin koko tekstin ja vastaavasti uudelleen supistettua tekstin näytön yhdeksi riviksi. Suunnistusruudun työkaluilla voit laajentaa tai supistaa kaikki kommentit (Expand All Comments, Collapse All Comments). Yksittäisen kommenttiryhmän tai yhden kommentin vastauksineen voit laajentaa näkyviin edessä olevalla pluspainikkeella. Painike muuttuu miinusmerkiksi, jolla voit supistaa luettelokohdan uudelleen. Kommentteja voit selata yhden kommentin kerrallaan ylä- ja alanuolinäppäimillä tai suunnistusruudun nuolityökaluilla (Next Comment, Previous Comment). Kun kommentti valitaan suunnistusruudussa, korostetaan samalla sen paikka dokumentissa. Jos kaksoisnapsautat kommenttiin suunnistusruudussa, avataan ja suljetaan vuorotellen sen ponnahdusikkuna. Kun napsautat kommenttiruutuun hiiren kakkospainikkeella, voit pikavalikosta valita, mitä tietoja kommentista näytetään (Show Subjects, Show Authors, Show Dates, Show Text, Show Colors). MMPRO Oy

229 Kommentit ja merkinnät 149 Kommenttien ryhmittely Kommentit ovat kommenttiluettelossa oletuksena luontijärjestyksessä ryhmiteltynä päivämäärän mukaan (By Date). Kun napsautat suunnistusruudussa viimeisenä olevaa ryhmittelypainiketta (Group By), voit vaihtaa ryhmittelyperusteeksi sivun (By Page), tyypin (By Type), laatijan (By Author) tai värin (By Color). Vastaaminen kommenttiin Jos haluat kommentoida edelleen esimerkiksi jonkun toisen tekemää huomautusta, voit vastata siihen. 1. Valitse vastattava kommentti. 2. Napsauta suunnistusruudusta vastauspainiketta (Add Reply to Comment). 3. Ponnahdusikkuna avautuu ja siinä on tila uudelle alikommentille. 4. Kirjoita viesti. Jos alikommentit ovat suljettuina, näkyy alkuperäisessä kommentissa plusmerkki osoittamassa että siihen on vastattu. Kun napsautat rivin pluspainiketta, avataan näkyviin alkuperäinen teksti ja kaikki vastaukset. Kun dokumentissa oleva kommentin ponnahdusikkuna avataan, näkyvät myös siinä kaikki vastauskommentit. Myös ponnahdusikkunassa vastaukset voi avata ja sulkea näkyvistä. Kommenttien poistaminen Yksittäisen kommentin poistat dokumentista valitsemalla sen ja painamalla Delete-näppäintä. Samalla tavalla voit poistaa kommentin suunnistusruudussa. Kommenttiluettelosta voit poistaa kommentteja napsauttamalla poistotyökalua (Delete Comment). 6.6 Kommenttien kiinnittäminen Asiakirjassa olevia kommentteja voi poistaa ja muuttaa. Jos kuitenkin haluat esimerkiksi kirjoituskonetyökalulla kirjoitetun huomautuksen tai tekstiruudun kommentit pysyviksi, voit kiinnittää ne asiakirjaan. Tämän jälkeen ne poistetaan kommenttiluettelosta eikä niitä voi enää poistaa dokumentista. Jos kiinnität dokumenttiin merkintöjä, joihin liittyy ponnahdusikkuna, poistetaan merkintä kommenttiluettelosta ja ponnahdusikkuna tuhotaan. Merkintä kuitenkin jää pysyvästi dokumenttiin eikä sitä voi poistaa. Tarkista ennen komennon toteuttamista, millaisia kommentteja kiinnitettävällä alueella on, ettei sivuille jää esimerkiksi ylimääräisiä tarralappujen kuvakkeita. Toimintoa ei voi kumota. Kommentit kiinnität valitsemalla Kommentit (Comments) -valikosta Kiinnitä kommentit... (Flatten Comments...). Voit rajata toiminnon esimerkiksi nykyiseen sivuun tai johonkin tiettyyn sivualueeseen. MMPRO Oy

230 150 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 6.7 Kommenttien tulostaminen ja yhteenveto Dokumentin ja kommenttimerkintöjen tulostaminen Kun valitset Tiedosto Tulosta... (File Print...), voit tulostusikkunan kohdasta Kommentit ja lomakkeet (Comments and Forms) valita tulostettavaksi pelkän dokumentin (Document), dokumentin ja kaikki siinä olevat merkinnät (Document and Markups) tai dokumentin ja leimat (Document and Stamps). Ponnahdusikkunoiden tekstejä ei tulosteta. Ikkunan esikatseluruudussa näet, mitä asiakirjasta tulostetaan. Kommenttien yhteenveto Kun haluat tulostaa myös kaikkien ponnahdusikkunoiden tekstit tai koko kommenttiluettelon, täytyy niistä ensin luoda yhteenveto uuteen PDF-tiedostoon tai esimerkiksi tekstitiedostoon. 1. Aloita yhteenvedon luominen suunnistusruudun yhteenvetopainikkeella (Summarize Comments...) tai valitsemalla Kommentit Kommenttien yhteenveto... (Comments Summarize Comments...). MMPRO Oy

231 Kommentit ja merkinnät Valitse ensin, miten kommentit ryhmitellään (Group by) ja lajitellaan (Sort by). Molemmissa kohdissa on samat vaihtoehdot Sivu (Page), Tyyppi (Type), Laatija (Author) ja Päivä (Date). 3. Merkitse ruutu Jätä pois vastaukset (Exclude replies), jos luettelossa tarvitaan vain alkuperäinen huomautus. 4. Valitse yhteenvetoon mukaan otettavat sivut kohdasta Sivualue (Page Range). 5. Valitse kohdasta Tulos (Output) ensin, mihin tiedostomuotoon haluat tuloksen (Type). 6. Valitse sitten tulostiedoston asetukset (Options). Kohdasta Asettelu (Layout) valitset, miten kommentit tai sivut ja niihin liittyvät kommentit tulostetaan. Valinnan alapuolella oleva valintaruutu muuttuu asettelun mukaan. Jos tulostat pelkän kommenttiluettelon, voit merkitä Jokainen ryhmä eri sivulle (Place each group on separate page). Jos tulostat sivuja ja kommentteja, voit merkitä Ohita sivut, joissa ei ole kommentteja (Skip pages without comments). 7. Napsauta OK ja yhteenvetotiedosto luodaan. Tallenna tulos, jos se on tarpeen, ja tulosta dokumentti. Yhteenvedossa voit tulostaa asiakirjan ja sen kommentit monin eri tavoin yhdistettynä tai vain pelkän kommenttiluettelon. Yhteenvetoon luodaan esimerkiksi vuorotellen dokumentin sivu ja sillä olevat kommentit. Jos kommentteja on paljon, voi sama dokumenttisivu toistua useamman kerran. MMPRO Oy

232 152 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 6.8 Harjoituksia PDF-XChange Viewerin harjoitusten ratkaisumallit löydät sivulta 163. Harjoitus 1 Luo leimasinvalikoimaan muutama oma leima luokkaan Harjoitukset. Luo leikepöydän kautta dokumentista "Leimamalleja" ainakin leima "Luonnos" ja lisäksi kuvatiedostosta "Museologo". Harjoitus 2 Avaa dokumentti "Barcelonan La Rambla". Tee dokumenttiin seuraavat kommentit: - Yliviivaa suluissa olevat espanjankieliset nimet (kolme kappaletta). Kirjoita ensimmäiseen ponnahdusteksti "Poista yliviivatut tekstit". - Lisää tarralappukommentti kuvan alakulmaan ja ponnahdusikkunaan teksti: "Olisiko kuvaa kukkakojuista tai elävistä patsaista? - Lisää nuoli, jonka kärki osoittaa sanan "Quevara" perään. Lisää nuoleen huomautus ja siihen teksti "Lisää: Chaplinin kulkurihahmon, Napoleonin" - Lisää sivun alaosaan leima "Luonnos". Sivu näyttää kommentteineen seuraavalta: Sulje ponnahdusikkunat ja tallenna nimellä "La Rambla luonnos". MMPRO Oy

233 Kommentit ja merkinnät 153 Harjoitus 3 Jatka tiedostossa "La Rambla luonnos". Avaa suunnistusruutuun näkyviin kommenttiluettelo. Laajenna näkyviin kaikki kommentit. Selaa kommentteja ja tarkista myös niiden ponnahdusikkunaviestit. Ryhmitä kommentit tyypin mukaan. Vastaa kuvaan liittyvään tarralappukommenttiin: Tallenna dokumentti. Harjoitus 4 Tulosta dokumentista "La Rambla luonnos" kommenttiluettelo PDF-tiedostoksi ryhmiteltynä tyypin mukaan ja lajiteltuna luontijärjestykseen. Sulje kommenttidokumentti tulostuksen jälkeen tallentamatta. Sulje myös dokumentti "La Rambla luonnos". Harjoitus 5 Avaa tiedosto "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". Lisää kirjoituskonetyökalun avulla ensimmäiselle sivulle tekstin "Vanhoja rakennuksia" alapuolelle teksti "Kuvat: Raili Huttunen". Muotoile tekstin fontiksi Arial, 12 pistettä ja vaaleanharmaa väri. Jotta tekstiä ei voi enää muuttaa, kiinnitä se dokumentin osaksi. Tallenna ja sulje dokumentti. Harjoitus 6 Avaa harjoitustiedosto "Italialaisia taiteilijoita". Siirry asiakirjan loppuun ja kirjoita kirjoituskonetyökalulla teksti "Takaisin alkuun". Luo tekstin kohdalle suorakulmainen linkkialue, jota napsauttamalla katselu palaa takaisin dokumentin alkuun. Testaa linkki. Tallenna ja sulje dokumentti. Harjoitus 7 Poista harjoituksissa luomasi leimasinluokka leimoineen. MMPRO Oy

234 154 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 7 Lomakkeiden täyttäminen Vuorovaikutteisessa lomakkeessa on suoraan näytöllä täytettäviä kenttiä. Lomake voidaan täytön jälkeen tulostaa ja tallentaa. PDF-lomakkeita luotaessa voidaan käyttää mm. Adoben lomakeohjelmaa. Kaikki mahdolliset siinä luotavat kenttätyypit eivät kuitenkaan ainakaan toistaiseksi toimi Viewerissa. Jos tiedosto on lomake, lisätään navigoitniriville painike, jolla voit avata suunnistusruutuun välilehden Kentät (Fields). Lisäksi palkkiin lisätään myös kenttien korostuspainike, josta voit valita, että täytettävät kentät näytetään värillisinä dokumentissa. Näin ne on helpompi löytää laajasta asiakirjasta. Painikkeen valikosta voti valita korostettavaksi kaikki tai vain tietyn tyyppiset kentät. Kenttäluettelossa näet kaikki vuorovaikutteiset kentät ja niiden tyypin. Kun kaksoisnapsautat kentän nimeen, sen korostus muuttuu dokumentissa. Jos kenttään kirjoitetaan tekstiä, kohdistin siirtyy tekstiruutuun. Jos napsautat kohdistimen dokumentissa johonkin kenttään, se vastaavasti korostetaan kenttäluettelossa. Lomakkeen täyttöön valitaan käsityökalu. Vuorovaikutteisen kentän päällä hiiren osoitin muuttuu tekstikohdistimeksi (palkiksi), nuoleksi tai osoittavaksi sormeksi. Kun olet syöttänyt tiedon tai tehnyt valinnan, siirry seuraavaan kenttään painamalla Sarkain. Mihin tahansa kenttään voit siirtyä hiirellä napsauttamalla. Luetteloita voit selata nuolilla ja hyväksyä jonkin vaihtoehdon painamalla Enter. Myös valintaruuduissa Enter valitsee ja poistaa valinnan. Valintoja voit tehdä myös hiirellä napsauttamalla. Jos lomakkeeseen on kenttiin sijoitettu valmiiksi laskentakaavoja, lasketaan kaavan tulos, kun napsautat kenttään. Asetuksissa voi ottaa käyttöön myös automaattisen laskennan päivityksen. Jos haluat tallentaa täyttämäsi lomakkeen, tallenna se uudella nimellä, jotta alkuperäinen tyhjä lomakepohja jää edelleen käyttöön. MMPRO Oy

235 Lomakkeiden täyttäminen Lomakekenttien kiinnittäminen Samalla tavalla kuin kommenteissakin, voit muuntaa lomakkeen täytettävien kenttien sen hetkiset tiedot pysyväksi osaksi dokumenttia. Kenttiä ei voi enää tämän jälkeen täyttää eikä tietoja muuttaa. Monissa lomakkeissa on valmiina lähetyspainike, johon on valmiiksi ohjelmoitu palautusosoite ja tapa, jolla tietoja jatkossa käsitellään. Usein lomakkeista tiedot poimitaan suoraan johonkin tietokantaan. Tällaisen lomakkeen kenttiä ei pidä kiinnittää, jotta tietojen kerääminen ohjelmallisesti onnistuu. Kiinnittämisen teet valitsemalla Kommentit (Comments) -valikosta Kiinnitä kommentit... (Flatten Comments...). Tarkista sitten, että kohdassa Lomakekentät (Form Fields) on voimassa kiinnitys ja napsauta OK. 7.2 Lomaketietojen vieminen ja tuominen Lomaketietoja voi lähettää eteenpäin tai säilyttää täytettynä PDF-tiedostona tai Adobe Acrobatin lomaketiedostoina FDF- (Form Data Format) tai XFDF-muodossa, joka XML-pohjainen FDF. Nämä tiedostomuodot ovat pienikokoisia, joten ne on helppo arkistoida tai lähettää sähköpostissa. Tietojen vieminen tiedostoon 1. Avaa lomake ja täytä se. 2. Valitse Tiedosto Lomaketiedot Vie tiedot lomakkeesta... (File Form Data Export Data from Form...). 3. Avaa luettelo Tallennusmuoto (Save as type) ja valitse vientimuoto. 4. Muuta tarvittaessa tallennuskansio ja tiedoston nimi. Tiedosto nimetään oletuksena lomakkeen nimellä, johon on lisätty _data. 5. Napsauta Tallenna (Save). Täytettyjen lomaketietojen palauttaminen lomakkkeeseen FDF-muotoiseen tiedostoon tallennetut lomakkeen täyttötiedot voi palauttaa takasin alkuperäiseen PDF-dokumenttiin, jos kentät ovat molemmissa samanlaiset. 1. Avaa ensin PDF-lomake ja valitse sitten Tiedosto Lomaketiedot Tuo tiedot lomakkeeseen... (File Form Data Import Data to Form...). 2. Valitse tiedot sisältävä FDF-tiedosto ja napsauta Avaa (Open). MMPRO Oy

236 156 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 7.3 Harjoituksia Jos haluat tarkastella täytettäviä lomakkeita ja harjoitella lomakkeitten täyttämistä, löydät erilaisia lomakkeita esimerkiksi verohallinnon sivuilta Harjoituskansiossa on yksinkertainen esimerkki vuorovaikutteisesta lomakkeesta. Painikkeessa "Lähetä sähköpostitse" ei ole todellista sähköpostiosoitetta, jotta et vahingossa lähettäisi lomaketta. Todellisuudessa täytetyn PDF-lomakkeen voisi lähettää oletussähköpostiohjelmaan liitteeksi, jos tällainen painike lomakkeesta löytyy. Painikkeessa on ohjelmoituna valmiiksi vastaanottajan osoite. Jos painiketta ei ole ja haluat lähettää täyttämäsi lomakkeen sähköpostina, voit kirjoittaa viestin tavalliseen tapaan ja lisätä tallennetun PDF-tiedoston liitteeksi manuaalisesti. Harjoitus 1 Avaa harjoituskansiosta lomake "Autotilaus". Täytä lomakkeen tiedot ja tallenna täytetty lomake nimellä "Auto1". Tulosta lomake ja tyhjennä se sitten tiedoista. Täytä ja tallenna toinen versio "Auto2". MMPRO Oy

237 Tiedostojen suojaus Tiedostojen suojaus Dokumentin ominaisuuksissa on tietoja asiakirjasta. Osa niistä syntyy automaattisesti, mutta laatija voi määrittää ominaisuuksissa mm. dokumentin käyttöoikeudet ja näyttötavan asiakirjaa avattaessa. Ominaisuustiedot näet valitsemalla Tiedosto Ominaisuudet... (File Properties...). 8.1 Salasanasuojaus Ominaisuusikkunan välilehdellä Suojaus (Security) näkyy, mitä asiakirjalle voi tehdä. Jos haluat estää dokumentin avaamisen ilman salasanaa tai suojata sen muutoksilta, avaa luettelo Suojausmenetelmä (Security Method) ja valitse Salasanasuojaus (Password Security). MMPRO Oy

238 158 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Salaustaso ja suojausvaihtoehdot riippuvat Acrobat-yhteensopivuusvalinnasta (Compatibility). Acrobat 3.0 -versiossa on mahdollista ottaa käyttöön vain 40-bittinen salaustaso. Acrobat 7.0 -versiosta lähtien voit salata halutessasi tiedoston osista vain tiedostoliitteet. Jos haluat liittää dokumentin avaukseen salasanan, merkitse ruutu Kysy salasanaa dokumenttia avattaessa (Require a password to open the document) ja kirjoita salasana. Huomaa, että salasanoissa isot ja pienet kirjaimet ovat eri merkkejä. Jos haluat rajoittaa dokumentin käyttöä, merkitse ruutu Kysy salasanaa dokumentin käyttöoikeuksien muuttamiseen (Require a password to change permissions for the document) ja kirjoita salasana. Tämä salasana vaaditaan jatkossa salasanojen ja käyttöoikeuksien muuttamiseen. Dokumentin voi avata myös tällä salasanalla. Salasana ei voi olla sama kuin avauksen salasana. Valitse luettelosta Tulostus sallittu (Printing Allowed), miten dokumenttia voi tulostaa. Valinnalla Estetty (Not Allowed) estät tulostamisen kokonaan. MMPRO Oy

239 Tiedostojen suojaus 159 Valitse luettelosta Sallitut muutokset (Changing Allowed), miten dokumenttia voi käsitellä. Valinnalla Estetty (Not Allowed) estät kaikki muokkaukset. Vaihtoehdot ovat: Estetty (Not Allowed), Sivujen lisääminen, poistaminen ja kääntäminen (Inserting, deleting and rotating pages), Lomakekenttien täyttäminen ja allekirjoituskenttien allekirjoittaminen (Filling in form fields and signing existing signature fields), Kommentointi, lomakekenttien täyttäminen ja allekirjoituskenttien allekirjoittaminen (Commenting, filling in form fields and signing existing signature fields) ja Muut paitsi sivujen erottaminen (Any except extracting pages). Tarkista, että ruutu Tekstin, kuvien ja muun sisällön kopiointi sallittu (Enable copying of text, images and other content) ei ole merkittynä, jos haluat estää kaiken tietojen kopioimisen. Salaus astuu voimaan vasta kun dokumentti pn tallennettu. Suojauksen muuttaminen 1. Valitse Tiedosto Ominaisuudet... (File Properties...) ja välilehti Suojaus (Security). 2. Napsauta painiketta Näytä lisätiedot... (Show Details...), jos haluat tarkistaa, mitä rajoituksia dokumentissa on voimassa. 3. Napsauta painiketta Muuta asetuksia... (Change Settings...). 4. Kirjoita salasana ja napsauta OK. 5. Tee muutokset ja napsauta OK. MMPRO Oy

240 160 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Suojauksen poistaminen 1. Valitse Tiedosto Ominaisuudet... (File Properties...) ja välilehti Suojaus (Security). 2. Valitse kohtaan Suojausmenetelmä (Security Method) vaihtoehto Ei suojausta (No Security). 3. Vahvista suojauksen poisto. Suojatun dokumentin käyttö Otsikkorivillä ja ikkunan välilehtikielekkeessä näkyy tiedoston nimen perässä, että se on suojattu. Jos dokumentin avaukseen on liitetty salasana, joudut kirjoittamaan sen ennen avaamista. Jos dokumentin muokkauksia on rajattu, ovat kaikki estetyt toiminnot valikoissa muutettu harmaiksi. 8.2 Dokumentin allekirjoittaminen Digitaalinen allekirjoitus vastaa perinteistä paperille tehtyä allekirjoitusta. Useat eri henkilöt voivat allekirjoittaa dokumentin, jos tarkistavat ja hyväksyvät sen. Dokumentissa voi olla valmiina kenttä allekirjoitusta varten, esimerkiksi matkalaskulomakkeessa kenttä esimiehen hyväksyntää varten. 1. Valitse Dokumentti Allekirjoitus Sijoita allekirjoitus (Document Signing Place Signature). Voit myös lisätä työkaluihin allekirjoitustyökalun, jolla pääset allekirjoitustoimintoon. 2. Piirrä allekirjoitukselle alue sopivaan kohtaan. MMPRO Oy

241 Tiedostojen suojaus Allekirjoituksen valintaikkuna avautuu. 4. Valitse sopiva allekirjoitus kohdasta Valitse sertifikaatti (Select Certificate). 5. Kirjoita kohtaan Allekirjoituksen syy (Reason for Signing) allekirjoituksesi tarkoitus tai valitse se valmiista vaihtoehtoluettelosta. 6. Täytä halutessasi muut tiedot, esimerkiksi yhteystietoihin sähköpostiosoitteesi tms. MMPRO Oy

242 162 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 7. Valitse kohdasta Ulkoasumalli (Sign Template) sopiva ulkoasu. Jos napsautat painiketta Hallinta... (Manage...), näet mallit kuvina. Voit myös muokata (Edit...) allekirjoitusta mm. määrittämällä, mitä tietoja siinä näytetään. 8. Napsauta lopuksi, tallenna dokumentti ja allekirjoitus sijoitetaan paikalleen. Kun allekirjoitusta osoitetaan, näytetään sen perustiedot. Kun allekirjoitusta napsautetaan, avautuu valintaikkuna, jossa näkyvät yksityiskohtaiset tiedot allekirjoituksesta. MMPRO Oy

243 PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit 9.1 Luku 2 Harjoitus 1 1. Käynnistä Viewer ja napsauta painiketta Avaa.. (Open...) tai valitse vastaava komento Tiedosto (File) -valikosta. 2. Valitse ruutuun Kohde (Look in) harjoituskansio Viewer harjoitukset. 3. Valitse tiedosto "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia" ja napsauta Avaa (Open). 4. Valitse Näytä (View) -valikosta Kirjanmerkit (Bookmarks). 5. Valitse Näytä (View) -valikosta Sivut (Pages). Napsauta painiketta Pienennä pienoiskuvat (Reduce Thumbnails) ja vedä ruudun rajaa niin, että näet kaksi sivun kuvaa vierekkäin. 6. Napsauta tilarivillä olevaa yhden sivun painiketta (Single Page). 7. Napsauta työkaluriviltä painiketta Sovita sivu ikkunaan (Fit Page to Current View). 8. Napsauta tilapalkissa olevia navigointipainikkeita ja tarkkaile, miten sivuja selataan. 9. Aktivoi suunnistusruudussa kirjanmerkit ja kokeile siirtymistä napsauttamalla eri merkkeihin. Testaa samalla tavalla pienoiskuvien käyttöä. 10. Napsauta kohdistin navigointipalkissa keskellä olevaan numeroruutuun, kirjoita ruudussa olevan numeron tilalle 6 ja paina Enter. 11. Vedä pystyvierityspalkissa vieritysruutua niin, että vihjeruudussa näkyy sivun 12 kuvake ja päästä hiiren painike. 12. Napsauta tulostuspainiketta tai valitsemalla Tiedosto Tulosta... (File Print...). 13. Valitse ensin tarvittava laite kohtaan Tulostin (Name). 14. Valitse kohdasta Kommentit ja lomakkeet (Comments and Forms) asiakirjasta tulostettavaksi Dokumentti (Document). 15. Valitse kohtaan Sivualue (Print Range) vaihtoehto Sivut (Pages) ja kirjoita sivunumerot 2-5 viivalla erotettuna. 16. Valitse kohtaan Sivun skaalaus (Page Scaling) vaihtoehto Ei mitään (None) 17. Tarkista esikatseluruudusta, miten valintasi vaikuttavat asiakirjaan. Liukusäätimellä voit selata esiin eri sivuja. 18. Napsauta lopuksi OK. 19. Sulje lopuksi dokumentti. Harjoitus 2 1. Valitse Muokkaa Tarkennettu haku (Edit Search) tai napsauta etsimistyökaluista vastaavaa painiketta (Show/Hide Full Search Pane). Näytölle avautuu etsinnän asetusruutu. 2. Kirjoita etsittävä sana tekstikenttään: Barcelona. 3. Napsauta kohdasta Mistä haluat etsiä (Look in) ruudun perässä olevaa nuolta ja valitse Selaa... (Browse...). Valitse avautuvasta ikkunasta harjoituskansio Viewer harjoitukset ja napsauta OK. 4. Napsauta painiketta Etsi (Search Now). 5. Tiedostoja löytyy kaksi. Napsauta kumpaankin nimeen ja sulje sitten etsimisruutu. 6. Tarkastele tiedostoja napsauttamalla välilehtien kielekkeisiin. Jätä aktiiviseksi tiedosto "Barcelona ja Gaudi". 7. Valitse Dokumentti Lisää sivuja... (Document Insert Pages...). 8. Valitse kohtaan Lähde (Source) vaihtoehto Avoinna olevasta dokumentista (From Already Opened Document) ja tiedosto "Barcelonan La Rambla". 9. Tarkista, että kohdassa Lähteen sivualue (Source Page Range)on valittuna Kaikki (All). MMPRO Oy

244 164 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 10. Tarkista, että lisäyskohteena on Jälkeen (After) ja Viimeinen sivu (Last Page). 11. Napsauta OK. 12. Valitse Tiedosto Tallenna nimellä... (File Save As...). 13. Tarkista, että tallennuspaikka on edelleen harjoituskansio, kirjoita tiedostolle nimi "Barcelonassa" ja napsauta Tallenna (Save). 14. Tarkasta dokumentti. 15. Sulje sitten kaikki dokumentit. Harjoitus 3 1. Avaa harjoituskansiosta tiedosto "Mistä kasvit ovat tulleet". 2. Napsauta tilarivillä olevaa yhden sivun painiketta (Single Page). 3. Napsauta työkaluriviltä painiketta Sovita sivu ikkunaan (Fit Page to Current View). 4. Selaa dokumenttia ja valitse lopuksi aktiiviseksi sivu Valitse zoomausluettelosta arvoksi 150 % ja selaa sivua niin, että yläosan kuva ja teksti eivät näy ikkunassa. 6. Valitse Tiedosto Vie (File Export) ja sen jälkeen Vie kuvatiedostoksi... (Export to Image...). 7. Valitse kohdasta Sivualue (Page Range), että muunto koskee nykyistä näkymää (Current View). Esikatselu näyttää valinnan kohteen. 8. Valitse kohdasta Tallenna nimellä (Save As) kuvatiedoston tallennuskohteeksi harjoituskansio ja kirjoita tiedostolle nimi "Isosorsimo". 9. Valitse kohdasta Tallennusmuoto (Image type) kuvatiedoston muodoksi JPEG. 10. Napsauta lopuksi Vie... (Export...). 11. Palauta katselutavaksi esimerkiksi sivun sovittaminen ikkunaan. 12. Siirry tiedostonhallintaan (Windows Explorer) ja kaksoisnapsauta harjoituskansiossa nimeä "Isosorsimo.jpg". Tiedosto avataan oletuksena olevaan jpg-kuvien katseluohjelmaan. Sulje lopuksi kuvaohjelma. Harjoitus 4 1. Jatka tiedostossa "Mistä kasvit ovat tulleet". 2. Valitse Dokumentti Liitä tiedosto... (Document Attach a File...). 3. Valitse harjoituskansiosta tiedosto "Venäläistulokkaat" ja napsauta Avaa (Open). 4. Valitse Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...). 5. Valitse välilehti Aloitusnäkymä (Initial View). 6. Valiste kohdasta Suunnistusnäkymä (Navigation View) vaihtoehto Liitteetruutu ja sivu (Attachments panel and page). 7. Valitse kohdasta Sivun asettelu (Page Layout) vaihtoehto Yksi sivu (Single Page) 8. Napsauta OK. 9. Tallenna dokumentti uudella nimellä "Mistä kasvit ovat tulleet liitteineen". 10. Sulje dokumentti ja avaa se sitten uudelleen. 11. Napsauta liiteruudussa näkyvää tiedostonimen linkkiä Venäläistulokkaat.pdf. 12. Sulje lopuksi kaikki tiedostot. MMPRO Oy

245 PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit Luku 3 Harjoitus 1 1. Avaa harjoituskansiosta tiedosto "Italia oma". 2. Valitse Näytä (View) -valikosta Sivut (Pages). 3. Levennä ruutua niin, että näet kaikkien sivujen pienoiskuvat. 4. Napsauta valituksi viimeinen sivu 10. Vedä sivun kuvaketta niin, että punainen viiva on ennen sivua 1 ja päästä hiiren painike. 5. Vahvista siirto napsauttamalla Kyllä (Yes). 6. Napsauta tallennuspainiketta tai valitse Tiedosto (File) -valikosta Tallenna (Save). 7. Sulje dokumentti. Harjoitus 2 1. Valitse Muokkaa Tarkennettu haku (Edit Search) tai napsauta etsimistyökaluista vastaavaa painiketta (Show/Hide Full Search Pane). Näytölle avautuu etsinnän asetusruutu. 2. Kirjoita etsittävä sana tekstikenttään, esimerkiksi: vanhoja rak 3. Tarkista, että kohdassa Mistä haluat etsiä (Look in) on harjoituskansio. 4. Napsauta painiketta Etsi (Search Now). 5. Tiedostoja löytyy useita. Napsauta kaikkiin nimiin "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia..." ja sulje sitten etsimisruutu. 6. Tarkastele tiedostoja napsauttamalla välilehtien kielekkeisiin. Jätä aktiiviseksi tiedosto "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". 7. Valitse Dokumentti Lisää sivuja... (Document Insert Pages...). 8. Valitse kohtaan Lähde (Source) vaihtoehto Avoinna olevasta dokumentista (From Already Opened Document) ja tiedosto "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia sivu18" 9. Tarkista, että lisäyskohteena on Jälkeen (After) ja Viimeinen sivu (Last Page). 10. Napsauta OK. 11. Lisää samalla tavalla loppuun muista tiedostoista sivut 19 ja Tarkasta dokumentti. Huomaa, että kirjanmerkit eivät sivuja lisättäessä siirry kohdedokumenttiin. 13. Tallenna koottu dokumentti samalla nimellä. 14. Sulje kaikki muut dokumentit. Harjoitus 3 1. Valitse Dokumentti Rajaa sivuja... (Document Crop Pages...). 2. Tarkista, että kohdassa Sivualue (Page Range) on valittuna Kaikki (All). 3. Napsauta Poista valkoiset reunat (Remove White Spaces). 4. Tallenna dokumentti samalla nimellä. Harjoitus 4 1. Valitse Näytä (View) -valikosta Sivut (Pages). 2. Levennä ruutua ja pienennä pienoiskuvia niin, että näet kaikkien sivujen pienoiskuvat. 3. Napsauta valituksi sivujen 6, 10, 13, 15, 16, 18 ja 20 pienoiskuvat. Valinnan teet napsauttamalla ensimmäiseen valittavaan kuvakkeeseen ja pitämällä sitten Ctrl-näppäintä painettuna samalla kun valitset muut sivut. 4. Valitse Dokumentti Poimi sivuja... (Document Extract Pages...). 5. Tarkista, että valintaikkunassa on valmiina kohta Valitut sivut (Selected Pages) ja maininta, että valittuna on 7 sivua. 6. Tarkista, että ruudussa Poista sivut poimimisen jälkeen (Delete Pages After Extraction) ei ole merkintää, koska sivut kopioidaan toiseen tiedostoon. MMPRO Oy

246 166 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 7. Tarkista, että ruudussa Poimi sivut erillisiksi tiedostoksi (Extract Pages As Separate Files) ei ole merkintää, koska kaikki sivut kopioidaan yhdeksi tiedostoksi. 8. Napsauta OK. Erotetut sivut sijoitetaan uuteen tiedostoon, jonka nimeksi tulee Sivut dokumentista X (Pages from X). 9. Siirry tulostiedostoon ja valitse Tiedosto (File) -valikosta Tallenna nimellä (Save As) ja anna tiedostolle nimeksi "Hämeenlinnan vanhoja puutaloja". 10. Sulje dokumentit. Harjoitus 5 1. Avaa harjoituskansiosta tiedosto "Luonnon yrtit ja marjat". 2. Valitse Dokumentti Poista sivuja... (Document Delete Pages...). 3. Määritä poistettava sivualue 1-4 ruutuun Sivut (Pages). Voit myös ennen valintaikkunan avaamista valita sivujen kuvakkeet suunnistusruudun välilehdeltä Sivut (Pages). Näin kohteena on valmiiksi Valitut sivut (Selected Pages) 4. Napsauta OK. 5. Varmista poisto napsauttamalla Kyllä (Yes). 9.3 Luku 4 Harjoitus 1 1. Avaa harjoituskansiosta PDF-dokumentti "Mistä kasvit ovat tulleet". 2. Valitse näkymäksi jatkuva aukeama (Continous - Facing). Napsauta myös pienentämistyökalua (Zoom Out) ja selaa dokumenttia niin, että näet kopioitavan tekstin alun ja mahdollisimman paljon tekstistä tai alueen kokonaan. Valinnan aikana asiakirjaa vieritetään niin, että valinnan voi tehdä vaikka valittava alue ei näkyisikään kokonaan. Valinta on kuitenkin nopeampaa ja helpompaa, jos muutat näkymää. 3. Valitse Työkalut Perustyökalut Valintatyökalu (Tools Basic Tools Select Tool) tai napsauta valintatyökalun painiketta. 4. Napsauta otsikon "Ihmisen vaikutus kasvistoon". Paina hiiren painike pohjaan ja vedä valinta tekstin loppuun siten, että jätät tekijänimen ja lähdetekstin pois. 5. Valitse Muokkaa (Edit) valikosta Kopioi (Copy). 6. Käynnistä Word. Valitse vanhemmissa Word-versioissa Muokkaa (Edit) valikosta Liitä (Paste) tai napsauta liittämistyökalua. Word versiossa napsauta valintanauhan välilehdellä Aloitus (Home) olevaa liittämispainiketta. 7. Siirry takaisin Vieweriin ja selaa esiin sivun 3 loppu. Nyt voit halutessasi suurentaa näkymään, jotta pystyt valitsemaan kuvan alueen mahdollisimman tarkasti. 8. Valitse Työkalut Perustyökalut Tilannekuva-työkalu (Tools Basic Tools Snapshot Tool) tai napsauta tilannekuva-työkalun painiketta. 9. Vedä vaaleansininen alue kuvan päälle. Voit tarvittaessa korjailla valintaa koonmuuttokahvoista vetämällä. 10. Siirry Wordiin ja paina Enter-näppäimellä loppuun pari tyhjää riviä. 11. Valitse liittämiskomento tai napsauta liittämistyökalua. 12. Tarkasta Word-asiakirja. Teksti on rivitetty PDF-tiedoston mukaisesti. Wordissa olisi kuitenkin etsi/korvaatoiminnon avulla mahdollista korvata rivinvaihdot välilyönnillä, jolloin teksti muuntuisi helpommin jatkomuokattavaksi. 13. Sulje Word ja asiakirja tallentamatta. 14. Palaa Vieweriin, poista tilannekuvan työkalu käytöstä valitsemalla tilalle käsityökalu ja sulje dokumentti. MMPRO Oy

247 PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit Luku 5 Harjoitus 1 1. Avaa harjoituskansiosta "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". 2. Napsauta valituksi kirjanmerkki Hämeenlinna kirkko. 3. Siirry sitten navigointipainikkeitten avulla sivulle 4 "Lääninhallituksen talo". 4. Napsauta suunnistusruudussa uuden kirjanmerkin painiketta (New Bookmark). 5. Anna oletustekstin olla edelleen valittuna ja kirjoita sen tilalle: Lääninhallituksen talo ja paina Enter. 6. Napsauta viimeistä kirjanmerkkiä Lyseo. 7. Napsauta navigointityökaluista seuraavan sivun painiketta. 8. Napsauta suunnistusruudussa uuden kirjanmerkin painiketta (New Bookmark). 9. Kirjoita kirjanmerkin nimeksi sivun otsikko: Historiallinen museo ja paina Enter. 10. Lisää samalla tavalla kirjanmerkit kahdelle viimeiselle sivulle. 11. Valitse kaikki muut kirjanmerkit paitsi ensimmäinen. Valinnan voit tehdä napsauttamalla toisena olevaan kirjanmerkkiin ja pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna samalla kun napsautat viimeiseen. Voit myös napsauttaa kirjanmerkkiruutuun alaosaan ja vetää sitten hiirtä ylöspäin kunnes kaikki muuta kirjanmerkit ensimmäistä lukuun ottamatta on valittu. 12. Osoita valintaa ja vedä sitä oikealle niin, että yläpuolella oleva viiva osoittaa ensimmäisen otsikon alatasoa (viiva alkaa nimen ensimmäisen kirjaimen kohdalta). 13. Napsauta ensimmäiseen kirjanmerkkiin ja napsauta suunnistusruudusta ominaisuuspainiketta Muokkaa (Edit). 14. Valitse välilehti Ulkoasu (Appearance). 15. Muuta kirjanmerkin nimi ruudussa Otsikkoteksti (Title Text). Nimeä voit muuttaa myös suunnistusruudussa suoraan siten. että napsautat tekstiin kaksi kertaa peräkkäin. 16. Valitse kirjanmerkin tyyliksi Lihavoitu (Bold) ja mieleisesi väri paletista Väri (Color). Napsauta OK. 17. Napsauta valituksi viimeinen kirjanmerkki ja vedä sitä ylöspäin, kunnes punainen viiva on kirjanmerkin Skogsterin liiketalo alapuolella. Huomaa, että sivun paikka dokumentissa ei muutu, vaikka siirrät siihen osoittavaa kirjanmerkkiä. Todellinen sivujärjestys on muistettava esimerkiksi valittaessa tulostettavia sivuja. Itse sivun voisit vetää toiseen paikkaan suunnistusruudun välilehdellä Sivut (Pages). Silloin vastaavasti kirjanmerkki ei siirry itsestään mukana. 18. Tallenna dokumentti. Harjoitus 2 1. Jatka tiedostossa "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia". 2. Napsauta kirjanmerkkipuusta valituksi viimeinen kirjanmerkki. 3. Napsauta suunnistusruudussa uuden kirjanmerkin painiketta (New Bookmark). 4. Kirjoita nimeksi "Katso myös: Hämeenlinnan historiaa" ja paina Enter. 5. Napsauta suunnistusruudusta ominaisuuspainiketta Muokkaa (Edit). 6. Siirry välilehdelle Toiminnot (Actions). 7. Valitse oletustoiminto ja napsauta Poista (Delete). Vahvista poisto. 8. Valitse painikkeen Lisää (Add) valikosta Lisää "Siirry toisen dokumentin sivulle"... (Add "Go to a page in other document"...). 9. Napsauta painiketta Selaa... (Browse...) ja valitse harjoituskansiosta tiedosto "Hämeenlinnan historiaa". Napsauta Avaa (Open). 10. Tarkista kohdasta Kohteen ominaisuudet (Destination Properties), että kohdesivuna (Use Page Number) on sivu 1. MMPRO Oy

248 168 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer 11. Napsauta OK kaksi kertaa. 12. Vaihda työkaluksi käsityökalu ja testaa kirjanmerkkilinkin toiminta. 13. Sulje molemmat dokumentit ja tallenna muutokset. Harjoitus 3 1. Avaa tiedosto "Italia oma". 2. Avaa kirjanmerkkiruutu valitsemalla Näytä (View) -valikosta Kirjanmerkit (Bookmarks). 3. Siirry tarvittaessa ensimmäiselle sivulle ja napsauta suunnistusruudussa uuden kirjanmerkin painiketta (Create a New Bookmark). 4. Kirjoita kirjanmerkin nimeksi sivun otsikko: Matkoja Italiassa ja paina Enter. 5. Siirry toiselle sivulle ja napsauta uuden kirjanmerkin painiketta. 6. Kirjoita kirjanmerkin nimeksi ensimmäisen tason otsikko: Vatikaanin nähtävyyksiä ja paina Enter. 7. Vedä uutta kirjanmerkkiä oikealle niin, että viiva osoittaa siitä tulevan ensimmäisen otsikon alataso. Punainen viiva on vedettäessä suunnilleen otsikkotekstin ensimmäisen kirjaimen kohdalla. Voit myös luoda kaikki kirjanmerkit ja järjestää tasot jälkikäteen. 8. Napsauta uuden kirjanmerkin painiketta ja kirjoita otsikoksi toisen tason ensimmäinen otsikko: Pietarinkirkko. Paina Enter. 9. Siirrä uusi kirjanmerkki edellisen merkin alatasoksi. 10. Napsauta uuden kirjanmerkin painiketta ja kirjoita otsikoksi toisen tason toinen otsikko: Vatikaanivaltio. Paina Enter. 11. Selaa esiin seuraavat toisen tason otsikot ja luo kirjanmerkit. 12. Kun tulet toiseen ensimmäisen tason otsikkoon, valitse ensin kirjanmerkkipuusta otsikko "Vatikaanin nähtävyyksiä". Selaa sitten näkyviin otsikko "Firenzessä" ja luo kirjanmerkki. Jos luot ensin kaikki kirjanmerkit ja luot alatasot jälkikäteen, vältyt selaamasta dokumenttia luonnin aikana. 13. Jatka samalla tavalla dokumentin loppuun. 14. Tallenna ja sulje dokumentti. 9.5 Luku 6 1. Avaa dokumentti "Leimamalleja". Leimat on luotu Wordilla hyödyntäen tekstiä, piirtotyökaluja ja erikoismerkkejä. 2. Avaa kommentointityökalurivistä Leimasimet (Stamp Tool) -työkalun luettelo ja valitse Näytä Leimasimet -paletti (Show Stamps Palette) tai vastaava komento Työkalut Kommentti- ja merkintä -työkalut (Tools Comment and Markup Tools) valikosta. Avautuvan ikkunan vasemmassa reunassa näet kaikki leimasinluokat ja oikealla puolella valitun luokan leimasimet. 3. Napsauta painiketta Luo uusi leimasinluokka... (Create New Stamps Collection...), kirjoita luokalle nimi Harjoitukset ja paina Enter. 4. Kopioi tilannekuvatyökalulla (Snapshot Tool) leikepöydälle leima Luonnos. 5. Napsauta Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa painiketta Luo leimasin leikepöydän kuvasta (Create Stamp from Clipboard Image). 6. Napsauta painiketta Muokkaa valittua leimasinta... (Edit Selected Stamp...) ja kirjoita leimasimelle sopiva nimi, esimerkiksi Luonnos. Napsauta OK. Samalla tavalla voit halutessasi luoda muita leimoja malleista. MMPRO Oy

249 PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit Napsauta Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa painiketta Luo leimasin kuvatiedostosta... (Create Stamp from Image File...). 8. Valitse harjoituskansio ja sen jälkeen leimaksi luotava kuva "Museologo". Napsauta Avaa (Open). Leima lisätään valikoimaan. Oletuksena leiman nimenä on kuvatiedoston nimi. 9. Sulje leimasinpaletti, vaihda työkaluksi käsityökalu ja sulje dokumentti "Leimamalleja". Harjoitus 2 1. Avaa dokumentti "Barcelonan La Rambla". 2. Avaa näkyviin työkalurivit Kommentti ja merkintä (Comment and Markup Toolbar) ja Ominaisuusrivi (Properties Toolbar). 3. Napsauta valituksi yliviivaustyökalu (Cross Out Text Tool). 4. Napsauta ominaisuustyökaluissa painiketta Pidä työkalu valittuna (Keep Tool Selected). 5. Napsauta kohdistin ennen sanan "Monument" edessä olevaa sulkumerkkiä, paina hiiren painike pohjaan ja vedä yliviivatuksi koko suluissa oleva teksti sulkumerkkeineen. Voit suurentaa näkymää niin, että näet alku- ja loppukohdat tarkasti. 6. Vedä yliviivatuksi kaikki muutkin suluissa olevat tekstit ja poista sitten työkalu käytöstä napsauttamalla uudelleen Pidä työkalu valittuna (Keep Tool Selected). 7. Kaksoisnapsauta ensimmäiseen yliviivaukseen ja lisää ponnahdusikkunaan teksti: Poista yliviivatut tekstit. Sulje ponnahdusikkuna. 8. Valitse tarralapputyökalu (Sticky Note Tool). 9. Hiiren osoitin muuttuu tarralappusymboliksi. Napsauta kuvan vasempaan alakulmaan ja kirjoita teksti. 10. Siirrä ponnahdusikkuna sopivaan kohtaan hiirellä vetämällä. 11. Pienennä tarvittaessa näkymää. Valitse työkaluksi nuoli (Arrow Tool). 12. Napsauta ensin sivun alaosaan ja vedä kärki sanan "Quevara" perään. 13. Kaksoisnapsauta nuoleen ja lisää ponnahdusikkunaan ohjeen mukainen teksti. 14. Avaa kommentointityökalurivistä leimasinpainikkeen luettelo, selaa esiin luokka Harjoitukset ja valitse leima Luonnos. 15. Hiiren osoitin muuttuu leimasimeksi. Napsauta sivun alaosaan. 16. Sulje mahdollisesti avoinna olevat ponnahdusikkunat. 17. Tallenna dokumentti uudella nimellä "La Rambla luonnos". Harjoitus 3 1. Avaa kommenttiruutu esimerkiksi valitsemalla Näytä (View) -valikosta Muut ruudut (Other Panes) ja sen jälkeen Kommentit (Commands) tai valitsemalla Kommentit (Commands) -valikosta Näytä kommenttiluettelo (Show Comments List). 2. Laajenna suunnistusruudun työkalulla kaikki kommentit (Expand All Comments). Yksittäisen kommenttiryhmän tai yhden kommentin vastauksineen voit laajentaa näkyviin sen edessä olevalla pluspainikkeella. 3. Selaa kommentteja ylä- ja alanuolinäppäimillä tai suunnistusruudun nuolityökaluilla (Next Comment, Previous Comment). Kun kommentti valitaan suunnistusruudussa, korostetaan samalla sen paikka dokumentissa ja myös ominaisuusrivi aktivoituu vastaamaan merkinnän tyyppiä. Kun kaksoisnapsautat kommenttiin suunnistusruudussa, avataan ja suljetaan vuorotellen sen ponnahdusikkuna. 4. Napsauta suunnistusruudussa viimeisenä olevaa ryhmittelypainiketta ja vaihda ryhmittelyperusteeksi Tyypin mukaan (By Type). 5. Avaa näkyviin tarralappuryhmän kommentit ja valitse kommentti. 6. Napsauta painiketta Vastaa kommenttiin (Add Reply to Comment). 7. Ponnahdusikkuna avautuu ja siinä on tila uudelle viestille. 8. Kirjoita viesti. 9. Tallenna dokumentti. MMPRO Oy

250 170 PDF-XChange 4 Pro ja Viewer Harjoitus 4 1. Aloita yhteenvedon luominen suunnistusruudun yhteenvetopainikkeella (Summarize Comments...) tai valitsemalla Kommentit Kommenttien yhteenveto... (Comments Summarize Comments...). 2. Valitse kommenttien ryhmittelyperusteeksi (Group by) vaihtoehto Tyyppi (Type). 3. Valitse lajitteluperusteeksi (Sort by) vaihtoehto Päivä (Date). 4. Tarkista, että ruutu Jätä pois vastaukset (Exclude replies) ei ole merkittynä. 5. Tarkista, että kohdassa Sivualue (Page Range) on valittuna kaikki sivut (All). 6. Valitse kohdasta Tulos (Output) tiedostotyypiksi (Type) vaihtoehto PDF-dokumentti (PDF Document). 7. Kohdassa Asettelu (Layout) on valittujen ryhmittelymääritysten mukaisesti käytettävissä vain kommenttiluettelon tulostaminen. Tarkista, että ruutu Jokainen ryhmä eri sivulle (Place each group on separate page) ei ole merkittynä. 8. Napsauta OK ja yhteenvetotiedosto luodaan. 9. Siirry yhteenvetotiedostoon ja tulosta se. Sulje sitten dokumentti tallentamatta. 10. Sulje kommenttiluettelo näkyvistä ja myös dokumentti. Harjoitus 5 1. Avaa harjoituskansiosta dokumentti "Hämeenlinnan vanhoja rakennuksia" ja siirry ensimmäiselle sivulle. Tarkista, että ominaisuustyökalut ovat avoinna. 2. Valitse kommenttityökaluista kirjoituskone (Typewriter Tool). 3. Napsauta tekstin aloituskohtaan ja kirjoita teksti. 4. Valitse teksti ja valitse ominaisuustyökaluista fontiksi Arial. 5. Valitse fonttikooksi 12 pistettä ja väriksi vaalea harmaa. 6. Napsauta tekstin ulkopuolelle. 7. Jos tekstiä on siirrettävä, napsauta teksti valituksi. Kun hiiren osoitin muuttuu tekstin päällä nelisuuntaiseksi nuoleksi, voit vetää ruudun sopivaan kohtaan. 8. Valitse Kommentit (Comments) -valikosta Kiinnitä kommentit... (Flatten Comments...). 9. Valitse kohdasta Tulostumattomat (Non-Printable) vaihtoehto Kiinnitä (Flatten). 10. Napsauta OK ja vahvista toiminto napsauttamalla Kyllä (Yes). 11. Tallenna ja sulje dokumentti. Harjoitus 6 1. Avaa harjoituskansiosta dokumentti "Italialaisia taiteilijoia" ja siirry viimeiselle sivulle. 2. Valitse kommenttityökaluista kirjoituskone (Typewriter Tool). 3. Napsauta dokumentin loppuun tekstin aloituskohtaan ja kirjoita teksti. 4. Avaa tarvittaessa linkkityökalut näkyviin ja napsauta Suorakulmio-linkkityökalua (Rectangle Link Tool). 5. Piirrä kuvio tekstin päälle. Kun päästät hiiren painikkeen, avautuu linkkien ominaisuusikkuna. Valitse välilehti Toiminnot (Actions). 6. Avaa painikkeen Lisää (Add) valikko ja valitse Lisää "Siirry tämän dokumentin sivulle"... (Add "Go to a page in this document"...). 7. Valitse kohdasta Kohteen ominaisuudet (Destination Properties) kohdesivuksi (Use Page Number) sivu Napsauta OK kaksi kertaa. 9. Vaihda työkaluksi käsityökalu ja testaa linkin toiminta. 10. Tallenna ja sulje dokumentti. MMPRO Oy

251 PDF-XChange Viewer - Harjoitusten ratkaisumallit 171 Harjoitus 7 1. Valitse Työkalut Kommentti- ja merkintä -työkalut (Tools Comment and Markup Tools) valikosta Näytä Leimasimet -paletti (Show Stamps Palette). 2. Valitse luokka Harjoitukset. 3. Napsauta luokkaluettelon yläpuolella olevaa painiketta Poista valittu luokka (Delete Selected Collection). 4. Vahvista poisto napsauttamalla Kyllä (Yes). 5. Sulje valintaikkuna. 9.6 Luku 7 Harjoitus 1 1. Avaa harjoituskansiosta tiedosto "Autotilaus". 2. Valitse automalli, väri ja lisävarusteet. Kirjoita jokin nimi yhteystietokenttään. 3. Valitse Tiedosto (File) -valikosta Tallenna nimellä... (Save As...). 4. Tallenna lomake nimellä "Auto1". Täytetty lomake tallennetaan ja alkuperäinen lomake on nyt tallessa muutoksitta. 5. Napsauta lomakkeen painiketta Tulosta lomake. 6. Kun olet tulostanut lomakkeen, napsauta painiketta Tyhjennä lomake. 7. Täytä tiedot uudelleen ja tallenna toisella nimellä. 8. Sulje dokumentti. MMPRO Oy

252 REKISTERISELOSTEEN TÄYTTÖOHJEET 1. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilöä, yhteisöä tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä sen käytöstä. Rekisterinpitäjänä on esimerkiksi yritys, viranomainen tai yhdistys, ei tietty osasto, työntekijä tai rekisteriä teknisesti ylläpitävä atk-alan palveluyritys. Jos rekisterinpitäjällä ei ole toimipaikkaa Euroopan unionin alueella, mutta se käyttää Suomessa sijaitsevia laitteita muuhunkin henkilötietojen käsittelyyn kuin vain siirtoon tämän alueen kautta, rekisterinpitäjän on nimettävä Suomessa oleva edustaja. Tämä edustaja yhteystietoineen merkitään rekisterinpitäjän nimen ohella kohtaan Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia henkilötietojen käsittelyä koskevia tiedusteluja. 3. Henkilörekisterille annetaan nimi, joka ilmaisee rekisterin käyttötarkoituksen (esimerkiksi asiakasrekisteri, henkilöstöhallinnon rekisteri). 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus kertoo, minkä rekisterinpitäjän tehtävän hoitamiseksi henkilörekisteri on perustettu. Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi asiakassuhteen, palvelussuhteen tai jäsenyyden hoitamiseksi. Kohdassa voidaan mainita, mihin lain säännökseen henkilötietojen käsittely perustuu (esim. henkilötietolain 8 tai 4 luku tai erityislain säännös). Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, asia voidaan mainita tässä kohdassa. 5. Selosteeseen merkitään ne tiedot tai tietotyypit, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa. Henkilön yksilöintitiedot eritellään (esim. nimi, syntymäaika ja yhteystiedot). Muilta osin voi riittää tietotyyppien tai ryhmien kuvaus (esim. tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta). Tiedot voidaan ryhmitellä väliotsikoiden avulla. 6. Kuvaus siitä, mistä rekisteriin talletettavat tiedot säännönmukaisesti saadaan. Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksena muualta, ilmoita millä perusteella luovutus tapahtuu. Perusteena voi olla esimerkiksi rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietolaki ei edellytä säännönmukaisten tietolähteiden ilmoittamista, mutta se on tarkoituksenmukaista henkilötietojen käsittelyn kuvaamisen kannalta. 7. Luovutetaanko henkilötietoja säännönmukaisesti? Jos tietoja luovutetaan, kenelle niitä luovutetaan. Kerro myös, mitä tietoja luovutetaan ja mihin luovuttaminen perustuu. Luovutuksen perusteena voi olla rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamistilanteisiin liittyvä tietojen antaminen toimeksisaaneelle ei ole henkilötietojen luovuttamista. Ilmoita ulkoistamisesta selosteen kohdassa Siirretäänkö henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle? 9. Manuaalisen aineiston suojausta voidaan kuvata esimerkiksi maininnalla säilytyksestä lukitussa tilassa. ATK:lla käsiteltävien tietojen osalta ilmoitetaan, miten tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta sekä miten niiden käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä. Kerro suojauksen yleisistä periaatteista. Älä ilmoita tietoturvaa vaarantavia yksityiskohtia. Kohtaan on myös hyvä merkitä, onko rekisteriin talletetut henkilötiedot säädetty salassa pidettäviksi.

253 VALTIOVARAINMINISTERIÖ Hallinnon kehittämisosasto VM 7/01/2000 Ministeriöille sekä niiden alaisille virastoille ja laitoksille Julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Valtiovarainministeriö antaa oheisen suosituksen tarkoituksena yhdenmukaistaa julkisuuslain edellyttämän tietojärjestelmäselosteen laadintaa sekä helpottaa julkisuuslain toteuttamista. Suositus on valmisteltu valtion tietohallinnon johtoryhmän asettamassa työryhmässä. Suositus vastaa seuraaviin kysymyksiin: - minkälainen tietojärjestelmäseloste on - minkälaisista tietojärjestelmistä tietojärjestelmäseloste laaditaan - miten selosteita kannattaa ylläpitää ja tuottaa. Suositus on ensimmäinen alallaan ja sitä voidaan edelleenkehittää. Valtiovarainministeriö ottaa mielellään vastaan parannus- ja kehittämisehdotuksia. Ylijohtaja Jorma Karjalainen Neuvotteleva virkamies Seppo Kurkinen Liite: Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL HELSINKI PUH. (09) 1601

254 VALTIOVARAINMINISTERIÖ Hallinnon kehittämisosasto VM 7/01/2000 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus

255 Tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus 1 Julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Sisällysluettelo 1 SUOSITUKSEN TARKOITUS TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTEEN MALLI TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTEEN JÄSENNYS SELOSTELOMAKKEEN TÄYTTÖOHJEET LAADINTASUOSITUKSEN SOVELTAMINEN ASIAKIRJOJEN RYHMITTELY JULKISUUSLAIN NÄKÖKULMASTA MINKÄLAISISTA TIETOJÄRJESTELMISTÄ SELOSTE LAADITAAN TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTEEN LAADINTA YHTEISKÄYTÖSSÄ OLEVISTA TIETOJÄRJESTELMISTÄ TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTEEN SUHDE MUIHIN VASTAAVIIN SELOSTEISIIN TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTEEN YLLÄPITO JA TEKNINEN TUOTTAMINEN...6 LIITE: Word-lomakepohja tietojärjestelmäselosteesta

256 Tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus 2 1 SUOSITUKSEN TARKOITUS Tämän suosituksen tarkoituksena on yhdenmukaistaa julkisuuslain edellyttämän tietojärjestelmäselosteen laadintaa sekä helpottaa julkisuuslain toteuttamista. Suositus vastaa kysymyksiin - minkälainen tietojärjestelmäseloste on - minkälaisista tietojärjestelmistä tietojärjestelmäseloste laaditaan - miten selosteita kannattaa ylläpitää ja tuottaa. Tietojärjestelmäseloste liitetään osaksi arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa on tiedot mm. siitä mitä diaareja, luetteloita, hakemistoja ja muita asiakirjahallinnon rekistereitä viranomaisella on tai miten tieto viranomaisen julkisista asiakirjoista muuten voidaan löytää. Arkistonmuodostussuunnitelma antaa julkista tietoa etsivälle kokonaiskuvan viraston asiakirjoista ja tietojärjestelmistä. 2 TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTEEN MALLI 2.1 Tietojärjestelmäselosteen jäsennys - tietojärjestelmän nimi - tietojärjestelmän vastuutaho - tietojärjestelmän vastuuyksikkö ja vastuuhenkilö - tietojärjestelmän käyttötarkoitus - tietolähteet - tiedot ovat vuosilta tai alkaen vuodesta - tietojen päivitystiheys - tietojen julkisuus/salassa pidettävyys - julkiset tiedot tietoryhmittäin - salassa pidettävät tiedot - tietojärjestelmän julkinen osoite.

257 Tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus Selostelomakkeen täyttöohjeet - tietojärjestelmän nimi (Pakollinen) Tietojärjestelmän nimi ja lyhennetty nimi (Pakollinen) - tietojärjestelmän vastuutaho (Pakollinen) Taho, joka omistaa tietojärjestelmän ja hallitsee sitä - tietojärjestelmän vastuuyksikkö- ja henkilö (Pakollinen) Tähän tiedot siitä mistä saa lisätietoja tietojärjestelmän sisällöstä - tietojärjestelmän käyttötarkoitus (Pakollinen) Lyhyt kuvaus siitä mihin käyttöön tietojärjestelmää tarvitaan - tietolähteet (Ei pakollinen) Tietolähteet täytyy aina mainita jos ne ovat tiedossa - tiedot ovat vuosilta tai alkaen vuodesta (Ei pakollinen) Olennainen tieto jos tietojärjestelmän tieto on kumuloituvaa tai aikasarjamaista - tietojen päivitystiheys (Ei pakollinen) Kannattaa mainita jos tiedolla on merkitystä tiedon käyttäjälle - tietojen julkisuus/salassa pidettävyys (Pakollinen) Tässä kohdassa todetaan yleisesti, mitkä tiedot ovat julkisia ja mitkä ovat tai voivat olla salassa pidettäviä ja millä perusteella: salassapito voi kohdistua kiinteästi aina samoihin tietoihin, tai se voi olla tapaus- tai tilannekohtaista. Tärkeintä on tässä kohdassa antaa selosteen käyttäjälle tieto siitä mihin seikkoihin tulee kiinnittää huomiota selvitettäessä tietojen julkisuutta/salassa pidettävyyttä tietojen luovutustilanteessa - julkiset tiedot ryhmittäin (Pakollinen) Julkiset tiedot luetellaan tietoryhmittäin jaoteltuna. Jos tietoja on paljon, voi harkita joko vain tietoryhmien luettelemista tai erillistä liitettä - salassa pidettävät tiedot (Ei pakollinen) Salassa pidettävät tiedot luetellaan tilanteesta riippuen joko kaikki tai suurempana kokonaisuutena, tietoryhmittäin. Voidaan käyttää myös ilmausta "Muut tiedot" - tietojärjestelmän julkinen osoite (Ei pakollinen) Jos tietojärjestelmä on tarkoitettu julkiseen käyttöön, sen internet-osoite ilmoitetaan tässä. 3 LAADINTASUOSITUKSEN SOVELTAMINEN 3.1 Asiakirjojen ryhmittely julkisuuslain näkökulmasta Julkisuuslain peruskäsite on viranomaisen asiakirja. Asiakirja voi olla perinteisessä muodossa oleva paperidokumentti tai se voi olla tietojärjestelmässä oleva elektroninen tieto. Perinteisten paperiasiakirjojen kysymyksessä ollessa on jokseenkin helppo erottaa asiakirjat toisistaan. Vaikeuksia sen sijaan saattaa syntyä arvioitaessa sitä, mitkä merkit esimerkiksi tietokoneen muistissa muodostavat asiakirjan ja mihin lain mukainen tiedonsaantioikeus kohdistuu. Tätä tiedonsaantioikeuden kohdetta kutsutaan laissa viestiksi. Viesti on tiettyä kohdetta tai asiaa koskeva, käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuva merkkien yhdistelmä. Kysymys on siten lain tarkoituksia varten määritellystä oikeudellisesta käsitteestä. Kun viitataan elektronisessa muodossa olevaan asiakirjatietoon, puhutaan myös asiakirjallisesta tiedosta (Arkistonmuodostussuunnitelmaa koskeva suositus, Arkistolaitos 2000).

258 Tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus 4 Viranomaisen asiakirjat ovat oletuksen mukaan ensisijaisesti julkisia asiakirjoja, ellei niitä ole määritelty laissa salassa pidettäviksi. Viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laaditut asiakirjat eivät kuulu lain soveltamisalan piiriin paitsi salassa pidon säännösten osalta sekä silloin kun nämä sisältävät arkistoon liitettävää tietoa. Viranomainen voi päättää arkistoon liitettävien osalta, että niistä annetaan tietoja vain ao. viranomaisen luvalla. Viranomaisen valmisteltavana olevat keskeneräiset asiakirjat sekä viranomaiselle toimitetut, ei vielä julkiset asiakirjat sen sijaan tulevat julkisiksi valmistuessaan tai kun julkiseksi tulemisen ehto on täyttynyt, paitsi niiltä osin kun asiakirjat sisältävät salassa pidettävää tietoa. Kuva. Asiakirjojen ryhmittely julkisuuslain näkökulmasta Keskeneräiset ja ei vielä julkiset asiakirjat ennen kuin tulee julkiseksi tai valmistuu Viranomaisen asiakirja valmistuu tai tulee julkiseksi Julkinen asiakirja Harkinnanvaraisesti julkinen asiakirja liitettävä arkistoon Viranomaisen sisäistä työskentelyä varten laadittu asiakirja Salassa pidettävä asiakirja Tiedonsaanti vain viranomaisen luvalla liitettävä arkistoon 3.2 Minkälaisista tietojärjestelmistä seloste laaditaan Tavoitteena on, että tietojärjestelmäselosteen laadinta edistää julkisuuslain toteutumista ja että tietojärjestelmäseloste annettuna käyttäjälle edistää julkisen tiedon löytämistä ja käyttämistä. Tietojärjestelmäselosteen tarkoituksena on yksityiskohtaisella tasolla kuvata tietojärjestelmän julkiset/salaiset tiedot. Julkisuuslain näkökulmasta tärkein asiakirjaryhmä ovat julkiset asiakirjat. Julkisia asiakirjoja ja julkisia tietoja käsittelevistä tietojärjestelmistä tulee laatia aina laatia tietojärjestelmäseloste tässä ohjeessa kuvatussa laajuudessa. Samoin harkinnanvaraisesti julkisia asiakirjoja/tietoja käsittelevät tietojärjestelmät kuuluvat tähän ryhmään. Myös niistä tietojärjestelmistä, joissa käsitellään sekä julkista että salaista tietoa tai joiden käsittelemistä tiedoista ei voida etukäteen päätellä tiedon salassa pidettävyyttä, laaditaan tietojärjestelmäseloste.

259 Tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus 5 Pelkästään salassa pidettävää tietoaineistoa käsittelevistä tietojärjestelmistä ei laadita tietojärjestelmäselostetta julkista käyttöä varten. Tietojärjestelmä on synonyymi tietosysteemille. Atk-sanakirjan mukaan tietosysteemi on Systeemi, jonka tarkoitus on tietoja käsittelemällä palvella jotakin toimintaa. Tietosysteemillä tarkoitetaan tavallisesti ihmisistä, tietojenkäsittely- ja siirtolaitteista sekä toimintaohjeista koostuvaa tietojenkäsittelykokonaisuutta. Se käsitetään usein myös abstraktiksi systeemiksi, jonka muodostavat tiedot ja niiden käsittelysäännöt. Julkisuuslain kannalta tietojärjestelmä on sivuasia ja tämän käsittelemät asiakirjat tai tiedot ovat pääasia. Tietojärjestelmän, josta tulee laatia tietojärjestelmäseloste, tulee tuottaa ja ylläpitää sellaista vakiosisältöistä tietokantaa/tietojoukkoa, joka muodostuu pääosin julkisuuslain tarkoittamasta asiakirjasisällöstä ja jota voidaan arvioida julkisuuslain näkökulmasta joko julkiseksi tai salassa pidettäväksi. Työkaluohjelmistoja kuten tekstinkäsittely-, piirros-, taulukkolaskenta-, tai sähköpostiohjelmistoja ei pidetä julkisuuslain tarkoittamina tietojärjestelminä, koska niiden tuottamat tietokannat eivät ole vakiosisältöisiä eikä niiden tuottamat asiakirjat/tuotokset ole automaattisesti julkisuuslain piirissä. Työkaluohjelmistolla tuotettu asiakirja/tuotos voi sen sijaan tulla julkiseksi ja se voidaan tallettaa tai siirtää julkisuuslain piiriin kuuluvaan tietojärjestelmään. Viranomaisen sisäiset tiedotusjärjestelmät (intranet)eivät kuulu julkisuuslain piiriin silloin kun ne käsittelevät viranomaiseen sisäiseen työskentelyyn tarkoitettuja ohjeita, tietoja ja vastaavaa. 3.3 Tietojärjestelmäselosteen laadinta yhteiskäytössä olevista tietojärjestelmistä Yhteiskäytössä olevilla tietojärjestelmillä tarkoitetaan tässä sellaisia tietojärjestelmiä, joiden tietosisällön päivitysvastuu on usealla virastolla, vaikka itse järjestelmä on keskitetty. Esim. valtioneuvostotasolla tällaisia järjestelmiä ovat Hankerekisteri HARE ja Eurodoc. Tietojärjestelmäselosteen laadintavastuu on sillä virastolla, joka on päävastuussa koko järjestelmästä. Päävastuussa oleva virasto laatii tietojärjestelmäselosteen ja jakaa sen kaikkien päivitysvastuussa olevien virastojen käyttöön. Päivitysvastuussa olevat virastot päivittävät vastuuyksikön ja vastuuhenkilön tiedot. Muilta osin tietojärjestelmäselosteen sisältö on sama kaikissa virastoissa. 3.4 Tietojärjestelmäselosteen suhde muihin vastaaviin selosteisiin Henkilörekisteristä laadittava rekisteriseloste sisältää osaksi samoja tietoja, osaksi eri tietoja kuin julkisuuslain mukainen tietojärjestelmäseloste. Julkisuuslain perusteluissa on todettu Henkilötietolain rekisteriselosteen ensisijaisuus Julkisuuslain tietojärjestelmäselosteeseen nähden ts. tietojärjestelmäselosteen voi korvata rekisteriselosteella. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tarvitaan tietojärjestelmästä osittain samoja tietoja, osittain eri tietoja kuin tietojärjestelmäselosteeseen. Tämä suositus lähtee siitä, että on hyvää palvelua ja hyvää tiedonhallintatapaa laatia ainakin yleisöä varten rekisteriselosteesta erillinen tietojärjestelmäseloste. Sen sijaan selosteiden tekninen ylläpito voidaan koordinoida (ks. seuraava kappale).

260 Tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus 6 4 TIETOJÄRJESTELMÄSELOSTEEN YLLÄPITO JA TEKNINEN TUOTTAMINEN Silloin kun tietojärjestelmäselosteita on vähäinen määrä ylläpidettävänä, kannattaa seloste tuottaa ja ylläpitää sähköisenä lomakkeena. Valmiita lomakepohjia on laadittu kaksi: yksi rtf -formaatilla tekstinkäsittelyohjelmia varten ja toinen pdf- formaatilla Acrobat-ohjelmaa varten. Rtf-formaatilla laadittu lomakepohja sijoitetaan malliksi tekstinkäsittelyohjelmaan, jolloin varsinaiset selosteet täytetään mallilomakkeelle ja tallennetaan asiakirjoina. Pdf-lomakkeen täyttö ja talletus voidaan tehdä vain lisenssioidulla Acrobat-ohjelmalla; Acrobat Readerillä ei voi tallettaa täytettyä lomaketta. Sähköisten lomakkeiden ongelma on, että jokainen seloste vaatii oman lomakkeensa ja jokainen lomake on täytettävä ja tulostettava yksilöllisesti. Keskinäistä integrointia ei näissä vaihtoehdossa tapahdu eri käyttötarkoituksien (tietojärjestelmäseloste, rekisteriseloste, arkistonmuodostussuunnitelma) kesken. Mikäli selosteita on paljon, kannattaa selosteista tehdä oma tietokanta. Saman tietokantaan talletetun tiedon pohjalta voidaan tulosteina tehdä erilaisia ilmoituksia eri tarkoituksia varten. Arkistonhallintaohjelma on eräs tekninen vaihtoehto ylläpitää ja tuottaa tietojärjestelmäseloste.

261 Ohje tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa annetun asetuksen täytäntöönpanosta Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä 2/2010 VAHTI