Leena Pimperi -Koivisto, kuntayhtymän johtaja, Oulunkaaren kuntayhtymä Anita Laitinen, hyvinvointipalveluiden johtaja,

Transkriptio

1 KOKOUSHALLINNAN TIEDOT kokousaika kello 12:00-14:00 kokouksen paikka Oulun kaupungintalo, kaupunginhallituksen sali, Kirkkokatu 2A, Oulu Ohjausryhmän pj Pia Rantala-Korhonen, apulaiskaupunginjohtaja, Oulu kokouksen osanottajat osanottajan rooli läsnä poissa Arto Willman, hyvinvointipäällikkö, Oulu Arja Hastrup, kehittämispäällikkö, THL Mikko Oranen, kehittämispäällikkö, THL Arja Heikkinen, sosiaalijohtaja, Oulu Eija Palsinajärvi-Äikäs, ohjelmakoordinaattori, Oulu Hannu Kallunki, kuntayhtymän johtaja, Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Antti Tornberg, perhe- ja psykososiaalisten palvelujen tulosaluejohtaja, Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä Hilkka Karttunen, sosiaalijohtaja, Oulunkaaren kuntayhtymä Leena Pimperi -Koivisto, kuntayhtymän johtaja, Oulunkaaren kuntayhtymä Anita Laitinen, hyvinvointipalveluiden johtaja, peruspalvelukuntayhtymä Selänne Minna Hattunen, varhaiskasvatuksen johtaja, peruspalvelukuntayhtymä Selänne Leena Meriläinen, ohjelmapäällikkö, Kaste, Pohjois-Suomi Marjo Lavikainen, hankkeen valvoja, STM Maire Ahopelto, kuntayhtymän johtaja, Kainuun peruspalvelukuntayhtymä Marita Pikkarainen, kehittämisjohtaja, Kainuun peruspalvelujohtaja Antti-Jussi Vahteala, vs. perusturvajohtaja, Sosiaali- ja terveyspiiri Helmi Ritva Hantula, terveyspäällikkö, Sosiaali- ja terveyspiiri Helmi Eliisa Tornberg, sosiaali-ja terveysjohtaja, Tyrnävä Jouni Kurkela, sivistystoimen johtaja, Tyrnävä Pirjo Matikainen, hyvinvointipalvelujohtaja, peruspalvelukuntayhtymä Kallio Leena Iisakkila, palvelujohtaja, peruspalvelukuntayhtymä Kallio

2 Juha-Matti Kivistö, kuntayhtymän johtaja, Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymä Kaisa Kostamo-Pääkkö, kehittämisjohtaja, Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus (lync) Irma Toivanen, perusturvajohtaja, Liminka Anne Peltokorpi, apulaisrehtori, Liminka Juha Valta, opetuspalvelujohtaja, Muhos Merja Honkanen, sosiaali- ja terveysjohtaja, Muhos Marja-Leena Lehtopuu, perusturvajohtaja, Lumijoki Paula Oravainen, avoterveydenhuollon osastonhoitaja, Lumijoki Aini Naumanen, lapsi- ja perhetyön johtaja, Kuusamo Asiantuntijajäsen Anne-Maria Simojoki, talouskoordinaattori, Oulu Asiantuntijajäsen Riitta Pakarinen, taloussihteeri, Oulu Asiantuntijajäsen/ Juhani Jarva, projektijohtaja, Oulu esittelijä Asiantuntijajäsen Johanna Timonen, projektipäällikkö, Oulu Sihteeri Johanna Timonen, projektipäällikkö, Oulu muistio kirjoitettu hyväksyntä nimi ppkkvvvv seuraava kokous seuraava kokousaika 6.6. klo kokouspaikka muistion erityisjakelu kokouksen erityisaihe valmistautumisohje Kokouspaikka täsmentyy myöhemmässä vaiheessa. Alueellisten toimintasuunnitelmien hyväksyminen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Puheenjohtajan ja sihteerin valinta Päätösesitys: Puheenjohtajana toimii apulaiskaupunginjohtaja Pia Rantala-Korhonen ja sihteerinä Johanna Timonen. Varapuheenjohtajaksi esitetään valittavaksi hyvinvointipäällikkö Arto Willman. 3. Kokouksen läsnäolijat, laillisuus ja päätösvaltaisuus Päätösesitys: Todetaan kokouksen läsnäolijat, laillisuus ja päätösvaltaisuus.

3 4. Esityslistan hyväksyminen Päätösesitys: Hyväksytään esityslistan sisältöalueet sekä etenemisjärjestys. 5. Henkilöstön esittäytyminen, rooli ja vastuut Päätösesitys: Merkitään tiedoksi projektihenkilöstön roolit ja vastuut. Projektijohtaja 100 %, projektipäällikkö % sekä 25 % taloussihteeri. Projektijohtajana on aloittanut Juhani Jarva, hän on työsuhteessa Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalveluihin (hallinnoija). Projektijohtaja vastaa siitä, että osakokonaisuudet etenevät tavoitteiden ja suunnitelmien mukaisesti sekä raportoi sosiaali- ja terveysministeriölle ja ohjausryhmälle Toiminnallisten osakokonaisuuksien kehittämisteemoja koordinoivina tahoina ovat 1) Lappi ja Kuusamo: Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymä, Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus, Lapin toimintayksikkö (Poske Lappi) ja Kuusamo 2) Oulun seutukaaren toiminnallinen osakokonaisuus: Liminka, Lumijoki, Muhos, Oulu, Tyrnävä ja Oulunkaaren kuntayhtymä 3) Oulun Eteläinen toiminnallinen osakokonaisuus: Kallio peruspalvelukuntayhtymä, Selänne peruspalvelukuntayhtymä, Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä ja Helmi sosiaalija terveyspiiri 4) Kainuun toiminnallinen osakokonaisuus: Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä. Kaikkiin näihin neljään alueelliseen toiminnalliseen osakokonaisuuteen on palkattu / palkataan projektipäällikkö / -koordinaattori. Oulun seutukaaren osakokonaisuuden projektipäällikkönä on aloittanut Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalveluiden palkkaamana Johanna Timonen alkaen. Taloussihteerinä toimii Oulun konttorin Riitta Pakarinen 25% työpanoksella. 6. Hankkeen asettamispäätös Päätösesitys: Merkitään tiedoksi hankkeen asettamispäätös. Päätös: Hanketta hallinnoivalla kunnalla Oululla on tapana tehdä hankkeista asettamispäätös, jonka tekee kaupunginjohtaja Matti Pennanen. Asettamispäätös esiteltiin kokouksessa ja se toimitetaan ohjausryhmän jäsenille tiedoksi sen valmistuttua.

4 7. Hankkeen kompleksisuuden määrittely Päätösesitys: Merkitään tiedoksi hankkeen kompleksisuuden määrittely. Hanke on määritelty kompleksisuudeltaan vaativaksi. Toiminnan raportointimallissa tämä määrittely huomioidaan eli se vaikuttaa raportointikäytäntöihin. Ohjausryhmän seuraavan kokoukseen laaditaan esitys raportoinnin sisällöstä ja mihin keskitytään arvioinnissa. Ohjausryhmä toivoi että raportoinnissa painotetaan tehtävän muutoksen raportointia ja sen etenemistä. Päätös: Hyväksytään hankkeen kompleksisuuden eli vaativuuden määrittely esityksen mukaisesti. 8. Hankkeen kokonaisbudjetti ja maksatuskäytäntö Päätösesitys: Merkitään tiedoksi hankkeen kokonaisbudjetti ja maksatuskäytäntö. Viimeisen maksatusjakson päättymispäivämääräksi merkitään (aiemmin ). Lapin ja Kuusamon osakokonaisuuden toimijat esittivät, että viimeisen maksatushakemuksen toimituspäivä siirrettäisiin pidemmälle kevääseen Hallinnoivan tahon edustajat (Oulu) totesivat, että Oulun kaupungilla ei ole helmikuun 2016 jälkeen resurssia maksatushakemusten yhdistämiseen. Viimeinen maksatuserä täytyy saada kirjattua viimeistään mennessä. Kaikki kuluerät on oltava kirjattuina kyseiseen päivämäärään mennessä jälkeen alueellisille toiminnallisille osakokonaisuuksille ei saa syntyä kustannuksia. Päätös: Hyväksytään hankkeen kokonaisbudjetti ja maksatuskäytäntö esityksen mukaisesti. 9. Hankkeen organisoitumismalli Päätösesitys: Hyväksytään hankkeen organisoitumismalli hallintomallivaihtoehto 2 mukaisesti. 10. Hankkeen riskianalyysi Päätösesitys: Hankkeelle tehdään riskianalyysi. Päätös: Riskit määritellään ja ne tuodaan ohjausryhmälle tiedoksi seuraavaan kokoukseen.

5 11. Koordinaatiohankkeen toimintasuunnitelma ja status Hallinnoivan organisaation vastuut ja velvollisuudet Päätösesitys: Merkitään tiedoksi hallinnoivan organisaation vastuut ja velvollisuudet hankesuunnitelman mukaisina. Hallinnoija vastaa siitä, että osakokonaisuudet etenevät tavoitteiden ja suunnitelmien mukaisesti ja, että kertynyt tieto kehittämistoimenpiteistä on kaikkien osapuolten käytettävissä (tiedottaminen, viestintä). Lisäksi hallinnoija vastaa siitä, että raportoinnit ja maksatukset tehdään sovitussa aikataulussa. Päätös: Hyväksytään hallinnoivan organisaation vastuut ja velvollisuudet hankesuunnitelman ja päätösesityksen mukaisesti Alueellisten toiminnallisten osakokonaisuuksien vastuut ja velvollisuudet Päätösesitys: Merkitään tiedoksi vastuut ja velvollisuudet kumppanuussopimuksen mukaisena. Kumppanuussopimus on valmistelussa ja se laitetaan vielä kunnille ja kuntayhtymille hyväksyttäväksi ja allekirjoitettavaksi. Valmis sopimus toimitetaan myös Lounais-Suomen Avi:lle aloitusilmoituksen liitteenä. Päätös: Hyväksytään vastuut ja velvollisuudet kumppanuussopimuksen mukaisesti Koordinaatiohankkeen vastuut ja velvollisuudet Päätösesitys: Merkitään tiedoksi koordinaatiohankkeen vastuut ja velvollisuudet hankesuunnitelman mukaisina. Hallinnoija vastaa rahoittajalle projektin toteuttamisesta rahoituspäätöksen ja sitä täsmentävien ohjeiden mukaisesti. Hankkeen hallinnoinnissa käytetään hankeoppaan (STM 2012:18) liitteen 4, vaihtoehto 2 mukaista menettelyä. Hallinnoija on velvollinen toimimaan tiedonvälittäjänä projektiin liittyen muiden osapuolten ja rahoittajan välillä. Yhteyshenkilöinä rahoittajaan toimivat projektijohtaja sekä tarvittaessa hankkeen vastuullinen johtaja, Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalveluiden hyvinvointipäällikkö. Päätös: Hyväksytään koordinaatiohankkeen vastuut ja velvollisuudet hankesuunnitelman ja päätösesityksen mukaisina.

6 11.4. Ohjausryhmän tehtävät Päätösesitys: Todetaan ohjausryhmän tehtävän määrittelyn olevan STM:n ohjeiden ja määräysten sekä hankesuunnitelman mukainen. Ohjausryhmän tehtävinä on hankkeen kokonaisseuranta ja johtaminen rahoituspäätöksen ja hankesuunnitelman mukaisesti. Ohjausryhmä hyväksyy keskeiset tavoitteet ja suunnitelmat sekä käsittelee raportoinnit ja maksatushakemukset. Ohjausryhmä hyväksyy mahdolliset muutokset hankkeen tavoite- ja toimintasuunnitelmaan tai budjettiin myös toiminnallisten osakokonaisuuksien osalta. Päätös: Hyväksytään ohjausryhmän tehtävän määrittely päätösesityksen mukaisena ja todetaan sen olevan STM:n ohjeiden ja määräysten sekä hankesuunnitelman mukainen Alueellisten koordinaatioryhmien tehtävät Päätösesitys: Hyväksytään koordinaatioryhmien tehtävät ja vastuut hankesuunnitelman mukaisena. Alueellisten koordinaatioryhmien tehtävänä on seurata ja ohjata alueellisen toiminnallisen osakokonaisuuden tavoitteiden, toimenpiteiden ja kustannusarvion toteutumista. Lisäksi alueellisilla toiminnallisilla osakokonaisuuksilla voi olla esim. erilaisia asiantuntijatyöryhmiä, johon kukin osallistujataho nimeää edustajansa tarpeen mukaan. Kukin kunta/kuntayhtymä vastaa omalta osaltaan hankkeen tulosten käyttöönotosta ja juurruttamisesta. Kullakin toiminnallisella osakokonaisuudella on vastuu oman toimintansa dokumentaatiosta ja raportoinnista, STM:n ja hankejohtajan antaman ohjeistuksen mukaisesti. Päätös: Päätösesitys hyväksytty Koordinaation ja hankehallinnon tilannekatsaus Päätösesitys: Hyväksytään koordinaatiohankkeen eteneminen. Projektijohtaja esitti, että alueellisiin toiminnallisiin osakokonaisuuksiin tehtävät rekrytoinnit olisivat tehtyinä mennessä ja tarkennetut toimintasuunnitelmat valmistuisivat mennessä. Toimintasuunnitelmien rakenteen täytyy olla yhdenmukainen. Näitä varten hallinnoija (projektijohtaja) lähettää alueille toimintasuunnitelmapohjat. Suunnitelmia voidaan tarkistaa tarvittaessa hankkeen edetessä. Päätös: Päätösesitys hyväksytty.

7 11.7. Hankkeen vaiheistus ja aikataulusuunnitelma 12. Muut asiat Päätösesitys: Hyväksytään hankkeen vaiheistus ja aikataulusuunnitelma sekä työskentelyn prosessimaisuus. Projektijohtaja esitteli karkean suunnitelman ohjausryhmässä, toimintasuunnitelmaa tehtäessä tarkistetaan kriittiset vaiheet ja aikataulu. Päätös: Päätösesitys hyväksytty. THL:n edustaja Mikko Oranen nosti esiin hankesuunnitelman sisältökuvausten laajuudesta syntyvän tarpeen rakentaa hyvin strukturoidut ja konkreettiset toimintasuunnitelmat. Näin, jotta kehittämistyö saa oikean tavoitteiden mukaisen suunnan ja tehtävät kehittämistoimenpiteet saavat konkreettisen ja yhdenmukaisen, toteuttamiskelpoisen muodon ja rakenteen. Kehittämistyön aikana on tärkeää huomioida myös tiedon jakaminen alueiden ja osakokonaisuuksien kesken. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 13:20. Seuraava ohjausryhmän kokous pidetään kello 13-15, paikka tarkentuu myöhemmin.