Paikallislehtien kautta jaetaan seuraavaa tietoa: uutisointi käynnissä olevista ja valmistuneista hankkeista, jotka herättävät yleistä kiinnostusta

Transkriptio

1 1 (5) Nurmijärven Vesi Tiedotussuunnitelma 2014 Laadittu: Päivitetään: tammikuu Yleistieto Vesilaitoksen yleistietoa jaetaan seuraavien kanavien kautta: www-sivut paikallislehdet: Nurmijärven Uutiset, Nurmijärvi Tänään WWW-sivujen kautta jaetaan seuraavaa tietoa: yhteystiedot toimintaohjeet (liittyminen yms.) veden laatutiedot käyttö- ja palvelumaksut hätätiedotteet muu tiedotusmateriaali kampanjat vuonna 2014 lanseerataan VVY:n Vesivisa Toimintakertomuksen julkaisu www-sivuilla VVY:n Vesivisa-kampanjan lanseeraus Nurmijärvellä WWW-sivujen läpikäynti ja sivurakenteen tarkistus Paikallislehtien kautta jaetaan seuraavaa tietoa: uutisointi käynnissä olevista ja valmistuneista hankkeista, jotka herättävät yleistä kiinnostusta 2. Asiakastieto Asiakkaille suunnattua tietoa jaetaan seuraavilla tavoilla: laskun mukana jaettavat tiedotteet (nykyisin käytössä, uudistetaan) asiakaslehti (uusi toiminto) saneerauskohteittain järjestettävät asukasillat (uusi toiminto)

2 2 (5) osallistuminen tapahtumiin Laskun mukana jaettavat tiedotteet Laskun mukana jaetaan asiakastiedote kerran vuodessa syksyisin. Asiakastiedotteessa kerrotaan seuraavan vuoden hinnanmuutokset kesällä tehdyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulokset muita ajankohtaisia asioita, esim. muistutus kinkunrasvojen oikeasta käsittelystä Tarvittaessa laskun liitteenä voidaan jakaa myös muita, kertaluonteisia asiakastiedotteita. Asiakaslehti Asiakaslehti tehdään kerran vuodessa. Se ilmestyy keväällä huhti/toukokuun vaihteessa ja jaetaan joka kotiin. Asiakaslehti on nelivärinen, 16-sivuinen julkaisu ja tehdään avaimet käteen periaatteella ulkopuolisen mediatalon toimesta. Asukasillan konseptin ja materiaalin teko Asukasiltojen järjestäminen: Haikala Järvitie Kumpurantie-Onnelantie Asiakaspalautteen kehittäminen Asiakaslehden teko yhteistyössä kunnan tiedotusjaoston kanssa Asiakaslehti on konseptoitu siten, että lehdessä on aina sama sisältöjärjestys. Esimerkiksi lehden sisältö voi olla seuraava: vesihuoltoaiheinen pääartikkeli kuluttajalähtöinen artikkeli Tekijä tutuksi -palsta, joka esittelee vesilaitoksen henkilökuntaa Kesän saneerauskohteet esittely Lyhyet uutiset Asiakaspalaute Vesilaitoksen yhteystiedot ja vikailmoitusnumero Rajamäen Kyläpäivät Asiakaslehden etuja ovat: Tiedottaminen jokakesäisistä saneerauskohteista ja tärkeistä vesihuoltoteknisistä asioista Vesilaitoksen tunnettuuden lisääminen Yleisen positiivisen mielikuvan luominen. Nykyisin vesilaitos on julkisuudessa ainoastaan silloin, jos jotain ikävää tapahtuu. Asiakaslehti on viestintää, johon vesilaitoksella on 100 % vaikutusmahdollisuus Avoimuus ja asiakaslähtöisen toiminnan vahvistaminen

3 3 (5) Kotijakelun lisäksi asiakaslehdestä tehdään pdf-dokumentti, joka löytyy www-sivuilta. Asukasillat Verkoston saneerauskohteista pidetään asukasilta ennen saneerauksen aloitusta. Asukasillat järjestetään aina samassa taajamassa kuin missä saneeraus tullaan tekemään. Asukasilta järjestetään n. 1 kk ennen töiden aloitusta. Asukasillassa käydään läpi seuraavat asiat: saneerauskohde saneerauksen yhteyshenkilöt (urakoitsija, vesilaitoksen valvoja) ja yhteystiedot asukkaiden vaikutusmahdollisuudet ja velvollisuudet työn eri vaiheissa tonttiliitoksen rakenne ja saneerauskustannusten jakautuminen asiakkaille asiakaspalautteen keruu Asukasillassa niille asukkaille, joiden vesiliittymä saneerataan työn aikana, jaetaan saneerauskansio. Saneerauskansio on pahvinen esitekansio, johon on kopioitu asukasillassa esitellyt asiat ja johon asukas voi tallettaa kaikki saneerausta koskevat asiakirjat. Asiakastapahtumat Vesilaitos osallistuu vuosittain valittaviin asiakastapahtumiin, esim. Rajamäen Kyläpäiville. Lisäksi asiakkaille suunnataan seuraavat asiat: asiakaspalautteen keruu saneerauskohteista asiakastyytyväisyystutkimus markkinointituotteet Asiakaspalaute Saneerauskohteista aletaan kerätä asiakaspalautetta joko paperisena tai webropol-kyselynä. Asiakaspalautteen muoto suunnitellaan tänä vuonna siten, että palaute on käytettävissä ennen vuoden 2014 saneerausten loppumista. Asiakaspalautetta käytetään saneerauksen toimintatapojen ja asiakirjojen kehittämisessä. Asiakastyytyväisyystutkimus Vesilaitos osallistuu vuonna 2014 Taloustutkimuksen Water Customer Satisfaction Index asiakastyytyväisyystutkimukseen. Tutkimuksen tuloksia käytetään hyödyksi vesilaitoksen kehittämistyössä ja tuloksista tiedotetaan asiakkaita syksyn laskun mukana lähtevässä asiakastiedotteessa.

4 4 (5) Markkinointituotteet Vesilaitoksella on tulevaisuudessa käytössä seuraavat markkinointituotteet pahvinen esitekansio asukasiltoja varten tyhjä juomapullo jaettavaksi asukastapahtumissa vikailmoituspalvelun puhelinnumero jääkaappimagneettina jaettavaksi Rajamäen kyläpäivillä 3. Henkilöstötieto Henkilöstölle jaetaan tietoa seuraavasti: neljä kertaa järjestettävissä työpaikkakokouksissa sähköpostin välityksellä lähiesimiesten tiedotuksella ja ilmoitustauluille jaettavilla tiedotteilla 4. Hätätieto Hätätiedolla tarkoitetaan vesilaitoksen häiriötilanteessa, tavallisesti putkirikon aikana, jaettavaa tietoa. Hätätietoa jaetaan kuluttajille seuraavasti: putkirikkojen tilannetiedotus www-sivuilla vedenjaon häiriötilanteen tekstiviesti (uusi toiminto) vedenjaon häiriötilanteen jonotiedote (uusi toiminto) tiettyjen kuluttajaryhmien suora informointi putkirikon aikana (osittain uusi toiminto) Jatkuvan 24/7-tiedotuksen varmistamiseksi häiriötilannetiedotus ulkoistetaan Vakka-Suomen Oy:lle (Protone), joka hoitaa nykyään vikailmoitusnumeroon vastaamisen ja vikailmoitusviestinnän vesilaitoksen varallaolijalle. Tekstiviestipalvelun osalta selvitetään vaihtoehtoisien toimittajien palvelukokonaisuuksia. Putkirikkojen www-tiedotuksen mallitekstien luominen Protonelle Vedenjaon häiriötilanteen jonotiedotteiden mallien teko Protonelle Sprinkleriliittyjien yhteystietojen hankinta ja toimittaminen Protonelle Häiriötekstiviestien toimittajan valinta ja toimintajärjestelmän luonti Varallaolijoiden ohjeistaminen uusista toimintatavoista Kuluttajien tiedottaminen uusista toimintatavoista

5 5 (5) 5. Viranomaistieto Viranomaisille luovutetaan tietoa seuraavasti: VAHTI (valvonta- ja kuormitustietojärjestelmä, jätevedenpuhdistuksen tiedot): velvoitetarkkailusta vastaava VHVSY ry toimittaa tiedot TYVI-palveluun VELVET (vesihuoltolaitosten tilastointijärjestelmä): vesilaitoksen henkilökunta toimittaa tiedot sähköisessä muodossa Uudenmaan ELY-keskukselle POVET (pohjavesitietojärjestelmä): vesilaitoksen henkilökunta toimittaa tiedot sähköisessä muodossa Uudenmaan ELY-keskukselle YHTI (talousveden valvontatiedot): Keski-Uudenmaan Ympäristökeskus toimittaa tiedot 6. Tiedottamisen vuosiaikataulu