Kokkolan kaupungin tavoitteellinen toimitilasuunnitelma

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Kokkolan kaupungin tavoitteellinen toimitilasuunnitelma 524/00/01/02/2013 KH 357 Valmistelija: tekninen johtaja Pauli Piiparinen ja tila- ja si sä il ma-asian tun ti ja Kirsi Seikkula Osana sopeuttamisohjelmaa kaupunginhallitus käynnisti Kokkolan kau pun gin tavoitteellisen toimitilasuunnitelman (tilastrategia) laa ti misen vuonna Suunnitelman tavoitteena on toimitilojen käytön te hos ta mi nen. Valmistelua on tehty sopeuttamisohjelman toi mi ti laryh mäs sä, jossa on ollut edustettuna kaikkien hallintokuntien johto se kä talous- ja tekniset asiantuntijat. Työtä on koordinoinut kau pungin tila- ja sisäilma-asiantuntija. Lisäksi sopeuttamisohjelman työ valio kun ta ja johtoryhmä ovat ohjanneet työn valmistelua. Sopeuttamisohjelman johtoryhmä on hyväksynyt 2014 maaliskuussa toi mi ti la suun ni tel man luonnoksen viimeisteltäväksi ja käsiteltäväksi kau pun gin hal li tuk ses sa. Ennen kaupunginhallituksen käsittelyä on ol lut tarkoituksenmukaista pyytää lautakunnilta lausunnot lau ta kuntien alaisten toimintojen tilatarpeista ja muista mahdollisista nä kemyk sis tä toimitilojen kehittämiseen liittyen. Lautakuntien toimittamat lau sun not on huomioitu suunnitelman viimeistelyssä ja ne ovat oheis ma te ri aa li na. Toimitilasuunnitelmaa on tarkoitus käyttää toimitiloihin liittyvän valmis te lun ohjeena tulevina vuosina. Johtuen hallittavan ko ko nai suuden suuruudesta ja toimialojen rajapinnat ylittävästä yhteisestä tarpees ta tällainen pidemmän aikavälin suunnitelma on välttämätön kun kin hallintokunnan normaalin päätöksentekoprosessin lisäksi. Toimitilasuunnitelmaa käsiteltiin sopeuttamisohjelman joh to ryh mässä , jolloin sopeuttamisohjelman johtoryhmä päätti: 1. merkitä kokouksessa jaetun Kokkolan kaupungin toi mi tila oh jel man tiivistelmän ja siihen liittyvän materiaalin tiedok si 2. merkitä tiedoksi ehdotuksen rakennusten myyntien ja pur ku jen toteuttamiseksi 3. käy evästyskeskustelun ja hyväksyy toimitilaohjelman ja ra ken nus ten myynti- ja purkuehdotuksen vii meis tel tä väksi ja lähettää ne käsiteltäväksi kaupunginhallitukselle

2 4. Pyytää lautakuntia toimittamaan näkemyksensä toi mi ti latar peis taan toimintojensa osalta Kau pun gin hal li tuk sel le mennessä kaupunginhallituksen käsittelyä var ten. Jatkovalmistelu Lautakuntien ja Kokkolan Vuokra-asuntojen lausunnot ovat oheis mate ri aa li na ja ne on liitetty myös osaksi toimitilasuunnitelmaa. Lau sunto jen ja muun valmistelun pohjalta voidaan todeta, että ko ko nais valtais ta suunnittelua on pidetty tarpeellisena. Raportin keskeiset toimen pi de-eh do tuk set ovat luvussa 13. Liite A 315 Kokkolan kaupungin tavoitteellinen toimitilasuunnitelma Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää 1 hyväksyä Kokkolan kaupungin tavoitteellisen toi mi ti lasuun ni tel man käytettäväksi ohjeellisesti kaupungin toi miti la-asioi den valmistelussa, 2 myydä raportissa mainitut myytäväksi salkutetut kohteet ja valtuuttaa teknisen palvelukeskuksen toi meen pa nemaan myynnit, 3 purkaa raportissa mainitut purettavaksi salkutetut kohteet ja hakea kohteille tarpeelliset purkuluvat sekä valtuut taa teknisen palvelukeskuksen toimeenpanemaan pur ka mi set määrärahojen puitteissa, 4 valtuuttaa teknisen palvelukeskuksen selvittämään yhteis työs sä Kokkolan vuokra-asuntojen ja tarpeen mukais ten muiden toimialojen kanssa mahdollisuudet siirtää osa rakennuksista Kokkolan vuokra-asunnoille 5 että talousarviovalmisteluissa Kokkolan kaupungissa sovel le taan seuraavia periaatteita: elinkaarimallin mahdollisuutta selvitetään erityisesti niissä tapauksessa, joissa kohde on riittävän suuri uu dis raken nus tai uudisrakennuksista koostuva kokonaisuus korjaushankkeissa suositaan perinteistä bud jet ti ra hoitteis ta investointitapaa korjaushankkeiden luonteen johdos ta (esim. uuden ja vanhan rakennuksen osan ra ja-

3 pin nat, hankkeiden koko, aikataulut, sopimustekniset syyt, kustannusten riskikertoimet) Jouduttaessa hankkimaan sellaista uutta tilaa kau pun gille, johon sisältyy mahdollinen toiminnallinen -, ra ken teelli nen - tai sisäilma ongelma, suositaan sellaista han kinta muo toa, johon ei sisälly kohteen lu nas tus vel vol li suut ta. 6 että Kokkolan kaupunkikonsernin sisäisessä yh teis työssä sovelletaan seuraavia periaatteita ensisijaisesti pyritään toimitilatarpeet täyttämään kaupun ki kon ser niin kuuluvilla toimitiloilla. tietojenvaihtoa tilatarpeista ja vapaista tiloista pidetään yl lä ja huomioidaan myös investointeja harkittaessa. 7 merkitä tiedoksi Kokkolan kau pun ki/kiu ru/kou lu tusyh tymä yhteistyöhön liittyen: Kokkolan kaupungin, Keski-Pohjanmaan eri kois sai raanhoi to- ja peruspalvelukuntayhtymä (Kiuru) ja Kes ki-pohjan maan koulutusyhtymän osalta on tehty sopimus yhteis työs tä järjestämiseksi koskien toimitila-asioita. Tavoitteena on kevyesti, mutta riittävästi organisoitu kaik kia osapuolia taloudellisesti ja toiminnallisesti hyödyt tä vä käytännön yhteistyö Yhteistoiminta käynnistyi keväällä päivittää tilojen salkutusta säännöllisesti kaupungin ti laryh män valmistelun pohjalta. Päätös Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti jättää asian pöydälle. KH 329 Pöydältä Liite A 329 Kokkolan kaupungin tavoitteellinen toimitilasuunnitelma Lautakuntien lausunnot oheismateriaalina Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää 1 hyväksyä Kokkolan kaupungin tavoitteellisen toi mi ti lasuun ni tel man käytettäväksi ohjeellisesti kaupungin toi miti la-asioi den valmistelussa, 2 myydä raportissa mainitut myytäväksi salkutetut kohteet

4 ja valtuuttaa teknisen palvelukeskuksen toi meen pa nemaan myynnit, 3 purkaa raportissa mainitut purettavaksi salkutetut kohteet ja hakea kohteille tarpeelliset purkuluvat sekä valtuut taa teknisen palvelukeskuksen toimeenpanemaan pur ka mi set määrärahojen puitteissa, 4 valtuuttaa teknisen palvelukeskuksen selvittämään yhteis työs sä Kokkolan vuokra-asuntojen ja tarpeen mukais ten muiden toimialojen kanssa mahdollisuudet siirtää osa rakennuksista Kokkolan vuokra-asunnoille 5 että talousarviovalmisteluissa Kokkolan kaupungissa sovel le taan seuraavia periaatteita: elinkaarimallin mahdollisuutta selvitetään erityisesti niissä tapauksessa, joissa kohde on riittävän suuri uu dis raken nus tai uudisrakennuksista koostuva kokonaisuus korjaushankkeissa suositaan perinteistä bud jet ti ra hoitteis ta investointitapaa korjaushankkeiden luonteen johdos ta (esim. uuden ja vanhan rakennuksen osan ra japin nat, hankkeiden koko, aikataulut, sopimustekniset syyt, kustannusten riskikertoimet) Jouduttaessa hankkimaan sellaista uutta tilaa kau pun gille, johon sisältyy mahdollinen toiminnallinen -, ra ken teelli nen - tai sisäilma ongelma, suositaan sellaista han kinta muo toa, johon ei sisälly kohteen lu nas tus vel vol li suut ta. 6 että Kokkolan kaupunkikonsernin sisäisessä yh teis työssä sovelletaan seuraavia periaatteita ensisijaisesti pyritään toimitilatarpeet täyttämään kaupun ki kon ser niin kuuluvilla toimitiloilla. tietojenvaihtoa tilatarpeista ja vapaista tiloista pidetään yl lä ja huomioidaan myös investointeja harkittaessa. 7 merkitä tiedoksi Kokkolan kau pun ki/kiu ru/kou lu tusyh tymä yhteistyöhön liittyen: Kokkolan kaupungin, Keski-Pohjanmaan eri kois sai raanhoi to- ja peruspalvelukuntayhtymä (Kiuru) ja Kes ki-pohjan maan koulutusyhtymän osalta on tehty sopimus yhteis työs tä järjestämiseksi koskien toimitila-asioita. Tavoitteena on kevyesti, mutta riittävästi organisoitu kaik kia osapuolia taloudellisesti ja toiminnallisesti hyödyt tä vä käytännön yhteistyö Yhteistoiminta käynnistyi keväällä päivittää tilojen salkutusta säännöllisesti kaupungin ti laryh män valmistelun pohjalta.

5 Käsittely Päätös Jäsen Jokela esitti, että asia palautetaan. Kaupunginhallitus päätti yksimielisesti palauttaa asian uuteen valmis te luun. Jatkovalmistelu jälkeen Toimitilasuunnitelman jatkovalmistelun evästyksiä käsiteltiin toi mi alajoh ta jien ja asiantuntijoiden kokouksessa Selostusta päätet tiin täydentää seuraavasti. Vuokrakohteiden valinta Kaupunki tarvitsee toimintoihinsa jatkossakin tietyn määrän vuok ra tilo ja. Selvitettäessä vapaana olevia vuokratiloja selvitetään luon nol lises ti ensin kaupunkikonsernin sisäiset toimitilat. Sen jälkeen tar vittaes sa selvitetään kaupunkikonsernin ulkopuoliset vuokratilat. Ul kopuo li sia vapaita tiloja selvitettäessä hyödynnetään esim. KOSEK:n toi mi ti la re kis te riä. Vuokratilan valintaan vaikuttavat toiminnalliset syyt sekä tilakustannukset. Alustavan selvityksen sopivista ti la vaih to ehdois ta tekee normaalisti käyttäjätoimiala ja vuokrauksesta pää te tään kaupungin tilaryhmässä. Vuokratilojen valinta on usein mo ni ulot teinen tapahtuma, jossa tilat ja toiminnot sovitetaan toisiinsa si ten, että lopputuloksena muodostuu palvelujen ja kustannusten suh teen optimaalinen ratkaisu. Käyttöasteet Toimitilasuunnitelmaan sisältyy kullekin rakennukselle määritelty salku tus, jonka määrittelyssä on huomioitu myös karkealla tasolla kunkin tilan käyttöasteet. Tarkempi käyttöasteen selvitys on tarpeen erityi ses ti niissä tilanteissa, kun ollaan harkitsemassa esimerkiksi uutta laa jen nus- tai uudisrakennusinvestointia. Tämä tarkempi käyt tö as tesel vi tys on järkevää tehdä esim. koulutilojen osalta kyseisten hankkei den perusteita selvitettäessä niihin nimettyjen työryhmien oh jaukses sa. Muilta osin toimitilasuunnitelmaan sisältyy jo suuri määrä luovut ta vik si esitettyjä kohteita, joiden määrittelyssä käyttöasteet on jo huo mioi tu. Myyntien ja purkujen päätökset Toimitilasuunnitelman liitteessä on mainittu lukuisa määrä luo vut tavia rakennuksia. Osa niistä ovat sellaisia, joihin on jo valmiiksi mää ritel ty tarkempi toimenpide (myynti tai purku). Päätettäessä ky seis ten rakennusten myynnistä tai purusta tämän raportin käsittelyn yh teydes sä, päätös antaa valtuutuksen toteuttaa kyseisten ra ken nus ten

6 myynnit ja purkamiset, mutta kuitenkin siten, että toi meen pa nos sa noudatetaan kulloinkin voimassa olevia mahdollisia pal ve lu verk koon liittyviä päätöksiä. Koska vuosien myötä tilanne ympäristössä voi muuttua ja joidenkin rakennusten osalta toimenpide-esitys täs men tyy vasta myöhemmin, on tarpeellista säännöllisin väliajoin päi vit tää rakennusten salkutus. On myös muistettava, että myyntien ja pur kujen toteuttaminen tapahtuu useiden vuosien aikajänteellä. Liite A 357 Kokkolan kaupungin tavoitteellinen toimitilasuunnitelma Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus päättää 1 hyväksyä Kokkolan kaupungin tavoitteellisen toi mi ti lasuun ni tel man käytettäväksi ohjeellisesti kaupungin toi miti la-asioi den valmistelussa, 2 myydä raportissa mainitut myytäväksi salkutetut kohteet ja valtuuttaa teknisen palvelukeskuksen toi meen pa nemaan myynnit noudattaen kulloinkin voimassa olevia pal ve lu verk koon liittyviä päätöksiä, 3 purkaa raportissa mainitut purettavaksi salkutetut kohteet ja hakea kohteille tarpeelliset purkuluvat sekä valtuut taa teknisen palvelukeskuksen toimeenpanemaan pur ka mi set määrärahojen puitteissa noudattaen kul loinkin voimassa olevia palveluverkkoon liittyviä päätöksiä, 4 valtuuttaa teknisen palvelukeskuksen selvittämään yhteis työs sä Kokkolan vuokra-asuntojen ja tarpeen mukais ten muiden toimialojen kanssa mahdollisuudet siirtää osa rakennuksista Kokkolan vuokra-asunnoille 5 että talousarviovalmisteluissa Kokkolan kaupungissa sovel le taan seuraavia periaatteita: elinkaarimallin mahdollisuutta selvitetään erityisesti niissä tapauksessa, joissa kohde on riittävän suuri uu dis raken nus tai uudisrakennuksista koostuva kokonaisuus korjaushankkeissa suositaan perinteistä bud jet ti ra hoitteis ta investointitapaa korjaushankkeiden luonteen johdos ta (esim. uuden ja vanhan rakennuksen osan ra japin nat, hankkeiden koko, aikataulut, sopimustekniset syyt, kustannusten riskikertoimet) Jouduttaessa hankkimaan sellaista uutta tilaa kau pun gille, johon sisältyy mahdollinen toiminnallinen -, ra ken teelli nen - tai sisäilma ongelma, suositaan sellaista han kinta muo toa, johon ei sisälly kohteen lu nas tus vel vol li suut ta.

7 6 että Kokkolan kaupunkikonsernin sisäisessä yh teis työssä sovelletaan seuraavia periaatteita ensisijaisesti pyritään toimitilatarpeet täyttämään kaupun ki kon ser niin kuuluvilla toimitiloilla. tietojenvaihtoa tilatarpeista ja vapaista tiloista pidetään yl lä ja huomioidaan myös investointeja harkittaessa. 7 merkitä tiedoksi Kokkolan kau pun ki/kiu ru/kou lu tusyh tymä yhteistyöhön liittyen: Kokkolan kaupungin, Keski-Pohjanmaan eri kois sai raanhoi to- ja peruspalvelukuntayhtymä (Kiuru) ja Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän osalta on tehty sopimus yhteistyöstä järjestämiseksi koskien toimitila-asioita. Tavoitteena on kevyesti, mutta riittävästi organisoitu kaikkia osapuolia taloudellisesti ja toiminnallisesti hyödyttävä käytännön yhteistyö Yhteistoiminta käynnistyi keväällä päivittää tilojen salkutusta säännöllisesti kaupungin tilaryhmän valmistelun pohjalta. Käsittely Jäsen Haimakainen esitti, että päätökseen lisätään uusi kohta: Kaupungin tarvitessa toimintaansa ulkopuolisia tiloja on hankinta tehtävä keskitetysti (esim. tilapalvelun toimesta) ja kilpailutettava. Hankintaa ei voi toimeenpanna ennen kuin työsuojeluorganisaatio on tarkistanut tilat. Herlevi kannatti esitystä. Koska oli tehty kannatettu esitys lisäyksestä, puheenjohtaja esitti, että asiassa suoritetaan äänestys. Äänestys Päätös Suoritetussa äänestyksessä Haimakaisen esitys sai 9 ääntä, kaupunginjohtajan esitys 0, 1 tyhjää ja 1 poissa. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösesityksen lisäyksellä, että kaupungin tarvitessa toimintaansa ulkopuolisia tiloja on hankinta tehtävä keskitetysti (esim. tilapalvelun toimesta) ja kilpailutettava. Hankintaa ei voi toimeenpanna ennen kuin työsuojeluorganisaatio on tarkistanut tilat.