Tutkimustuloksia ja konkreettista apua tietokantalisenssien hallinnan tueksi Ougf 25 v. seminaari

Transkriptio

1 Tutkimustuloksia ja konkreettista apua tietokantalisenssien hallinnan tueksi Ougf 25 v. seminaari Ari Kuusio 1

2 Taustatietoni Työhistoria 2007 > Hämeen ammattikorkeakoulu, Tietohallintojohtaja Sonera, Tietohallintotehtävät, tietokantoihin liittyvänä erityisalueena tietokantalisenssit ja niiden tukisopimukset Verohallitus, Tietokantatehtävät Koulutus KTT, KTL, KTM, Jyväskylän yliopisto (työn ohessa) Informaatioteknologian tiedekunta Pääaineena tietojärjestelmätiede Ari Kuusio 2

3 Miksi aloin tutkia tietokantaomaisuuden hallintaa? Tietokannan hallintajärjestelmillä on keskeinen rooli organisaatioiden tietojärjestelmissä Tietokannan hallintajärjestelmien (tkhj) kokonaiskustannukset ovat korkeita Tkhj:iä päätyy aikojen kuluessa eri tavoin organisaatioihin ja niistä muodostuu merkittävä omaisuuserä pohditaanko miten valitut ohjelmistot palvelevat nykyisiä ja tulevia tarpeita, ovatko lisenssimallit kustannustehokkaita ja ovatko tukisopimukset edelleen ajantasaisia? Tutkimusalue on tärkeä, mutta sen tueksi ei ole aiempia kokonaisvaltaisia tutkimustuloksia tai käytännön malleja! Ari Kuusio 3

4 Väitöstutkimukseni aihe Tietokannan hallintajärjestelmäportfolion hallinta ja sen arviointi suurissa asiakasorganisaatioissa Väitöskirja löytyy netistä osoitteesta: Tutkimukseni valmistui syksyllä 2012 ja se tarkastelee ohjelmisto-omaisuuden hallintaa tietokannan hallintajärjestelmäkontekstissa Vastaväittäjänä toimi professori emeritus Pertti Järvinen Tampereen yliopistosta ja kustoksena professori Seppo Puuronen Jyväskylän yliopistosta Ari Kuusio 4

5 Mitä tkhj-portfolion hallinta tarkoittaa? Kehä 3: Organisaatiotasoiset toiminnot Kehittäminen Kehä 2: Valintaprosessi Arviointi Tarpeiden ja vaatimusten määritys Lisäys Kehä 1: Perustoiminnot Tkhjportfolio Tkhj-tuotteet palveluineen Vaihtoehtojen kartoitus Käyttölaajuuden muutos Organisointi Tekninen näkökulma - tekninen tkhj-konstruktio ja sen hallinta teknisten kriteerien ja työprosessien kautta Päätöksen ja sopimuksen teko Poisto Vertailu Hallinnollinen näkökulma - hallinnolliset toiminnot, valintakriteerit ja organisaatiorakenteet Taloudellinen näkökulma - Kustannukset ja hyödyt Ari Kuusio 5

6 Tutkimusongelma, siitä johdetut kysymykset ja saadut tulokset Kuinka suurten organisaatioiden tietokannan hallintajärjestelmä (tkhj) -portfolion hallintaa voidaan ymmärtää ja arvioida asiakasorganisaation näkökulmasta? Tutkimuskysymykset Mitä tkhj-portfolion hallinnalla tarkoitetaan ja millaisena hallinta esiintyy todellisuudessa? Mitä tukea kirjallisuudesta löytyy tkhjportfolion hallintaan ja sen arviointiin? Millaisia ongelmia tkhj-portfolion hallinnassa koetaan käytännössä ja miten niitä voisi mitata? Millaisella kypsyysmallilla voidaan arvioida tkhj-portfolion hallintaa ja miten arviointi voidaan sillä suorittaa? Tutkimustulokset Tkhj-portfolion hallinnan viitekehys (luku 2). Kyselytutkimuksen (luku 4) ja tapaustutkimusten (luku 6) löydökset hallinnan tilasta. Kirjallisuuden kartoitus (luku 3 ja siihen tulleet täydennykset luvuissa 6 ja 7). Kyselytutkimuksen (luku 4) löydökset ongelmista. Ongelmallisuusmittari (luku 4, liitteet 6 ja 7). Tkhj-portfolion hallinnan kypsyysmallin ensimmäinen versio (luku 5) ja siitä saadut käyttökokemukset (luku 6) sekä kypsyysmallin päivitetty versio (luku 7) Ari Kuusio 6

7 Ja tohon sitten meni melkein 8 vuotta! Väitös- tutkimukseni rakenne 1. Johdanto 2. Tkhj-portfolion hallinnan viitekehys - mitä kyseinen käsite tarkoittaa 3. Kirjallisuuskatsaus - selvitetään mitä tukea tkhj-portfolion hallintaan on saatavilla 4. Kyselytutkimus - tutkitaan tkhj-portfolion hallinnan nykytilaa ja ongelmia 5. Tkhj-portfolion hallinnan kypsyysmallin 1. versio - rakennetaan 1. kypsyysmalli viitekehystä, kirjallisuutta ja kyselyä hyödyntäen 6. Tapaustutkimukset - testataan viitekehystä ja etenkin kypsyysmallia 7. Jatkokehitetty kypsyysmalli - parannetaan mallia 1. version käyttökokemusten ja kirjallisuuden avulla 8. Tulokset ja johtopäätökset Ari Kuusio 7

8 Mitä tukea aiheesta löytyy kirjallisuudesta? Aiempia kokonaisvaltaisia tutkimustuloksia tietokannan hallintajärjestelmäportfolion hallinnan tueksi ei löytynyt Tietokannan hallintajärjestelmiin liittyviä teknisiä tutkimustuloksia on runsaasti saatavilla, mutta se on vain yksi osa hallintaa Hallinnollisesta tai taloudellisesta näkökulmasta tietokannan hallintajärjestelmiä on tarkasteltu huomattavasti vähemmän Kaikkiaan olemassa oleva aineisto on hajanainen, kohdistettu pääosin tietokannan hallintajärjestelmiä laajempiin konteksteihin ja tkhj-portfolion hallinnan kannalta riittämätön Ari Kuusio 8

9 Tkhj-portfolion hallinnan tila organisaatioissa Tietokannan hallintajärjestelmäportfolion (tkhj-portfolion) hallinta koetaan tarpeelliseksi, mutta sitä tehdään vaihtelevasti Organisaatioissa on enemmän tkhj:ien toimittajia kuin katsotaan sopivaksi määräksi. Karsintatarvetta tulee kuitenkin tutkia vielä perusteellisemmin. Tutkimuksessa havaittiin hallinnollisiin ja taloudellisiin kysymyksiin liittyviä ongelmakohtia. Ongelmalliseksi koettiin muun muassa hallinnollisiin ja taloudellisiin valintakriteereihin sekä kustannuksiin ja hyötyihin sisältyviä kysymyksiä. Yksittäisenä seikkana esille nousi lisensseihin ja niiden hallintaan liittyvät ongelmat Ari Kuusio 9

10 Tkhj-portfolion hallinnassa havaittuja ongelmia Tarvemäärittely Hallinnollisten ja taloudellisten valintakriteereiden määrittely Vaihtoehtojen arviointi ja vertailu sekä valintakriteerien soveltaminen Tehdyn päätöksen jälkikäteisseuranta Kustannuksiin, hyötyihin tai lisensointiin liittyvät käyttövaiheen tekijät Yksittäiset kysymykset Ari Kuusio 10

11 Kypsyysmalli käytännön apuvälineenä 1/5 Tutkimuksessani rakennettiin iteratiivisesti tiettävästi ensimmäinen kypsyysmalli tietokannan hallintajärjestelmäportfolion hallinnan tueksi Kypsyysmallilla voidaan määritellä hallinnan nyky- ja tavoitetila sekä nostaa esille kehittämiskohteita Arvioinnissa käytetään haastattelurunkoa ja arviointilomakkeita Vautsi mikä vekotin!

12 Kypsyysmalli käytännön apuvälineenä 2/5 Kypsyysmallin ensimmäistä versiota testattiin kolmessa isossa organisaatiossa minkä jälkeen siitä tehtiin uusi versio, joka pelkistettynä kattaa seuraavia osia: 3 näkökulmaa tkhj-portfolion hallintaan: tekninen näkökulma (mm. perustoimintoihin liittyvät dba-tehtävät ja osa tietoturvasta), hallinnollinen näkökulma (mm. valintaprosessin rutiinit, lisenssit ja kokonaisarkkitehtuuri) ja taloudellinen näkökulma (mm. liiketoimintahyödyt ja kustannukset) 5 tasoa, jotka kuvaavat hallinnan tilaa: Tasomalli: 2) Toistettava 4) Mitattu 5) Optimoiva 3) Organisaatiotasoisesti määritelty Tasoihin sisältyvät prosessialueet tavoitteineen (27 kpl) 1) Ad hoc -taso Ari Kuusio 12

13 Kypsyysmalli käytännön apuvälineenä 3/5 Kypsyysmalli sisältää 5 kypsyystasoa: Taso 5: Optimoiva korkeimmalle kypsyystasolle on ominaista tkhj-portfolion hallinnan prosessien optimointi tkhj-portfoliosta ja sen hallinnasta saadaan strategisesti merkittävää ja todennettavaa liiketoimintahyötyä Taso 4: Mitattu portfolion hallinnan prosesseja arvioidaan ja kehitetään kokonaisvaltaisesti mittareiden avulla Taso 3: Organisaatiotasoisesti määritelty näkökulma siirtyy yksittäisistä tietokannan hallintajärjestelmistä portfoliokokonaisuuden tarkasteluun muodostetaan ja otetaan käyttöön organisaatiotasoiset tkhj-portfolion hallintapolitiikat hallintaa varten perustetaan eri alan osaajista koostuva työryhmä Taso 2: Toistettava keskeistä on aiempien menestykselliseksi koettujen toimintojen toistaminen Taso 1: Ad hoc taso toimintaa leimaa tilannekohtaisuus käytetyt menettelyt eivät perustu mihinkään ennalta määriteltyyn toimintatapaan mahdolliset onnistumiset johtuvat lähinnä yksittäisten henkilöiden taidoista Ari Kuusio 13

14 Kypsyysmalli käytännön apuvälineenä 4/5 Malli kattaa neljään ryhmään jäsennettynä 27 prosessialuetta jotka ovat tkhj-portfolion hallinnan arvioinnin ja kehittämisen kohteita Hallinnan pääprosessit Valintakriteerien määritys Valinta ja sopimusten teko Käyttölaajuuden muutos Tekniset työprosessit Portfolion hallinnan organisointi Sopimusten, ml. lisenssien, hallinta Hankinnan valvonta, validiointi & verifiointi Portfolion luonti ja arviointi Poisto Versiovaihtojen tiekartat Portfolion suorituskyvyn tehostaminen Portfolion strateginen hyödyntäminen Tukiprosessit Konfiguraation ja muutosten hallinta Prosessi-/projektikohtainen laadunvarmistus Organisaatiotasoinen laadunvarmistus Päätöksenteon kehittäminen Organisaatiotasoinen osaamisen johtaminen Hyvä tietohallintatapa (IT Governance) Kokonaisarkkitehtuuri Proaktiiviseen toimittajan kehitystyöhön osallistuminen Projektinhallinta Projektin suunnittelu Projektin seuranta ja kontrollointi Integroitu projektin hallinta Kvantitatiivinen projektin hallinta Prosessinhallinta Organisaatiotasoinen prosessin määrittely ja kehitys Organisaatiotasoinen prosessin suorituskyky Organisaatiotasoinen prosessin optimointi Ari Kuusio 14

15 Kypsyysmalli käytännön apuvälineenä 5/5 Nyky- ja tavoitetilan arviointi ja kehittämiskohteiden esillenosto tapahtuu yksinkertaistettuna seuraavasti: 1. Kerätään pohjatietoja kohdeorganisaatiosta 2. Haastatellaan (n. pari tuntia per haastattelu) tkhj-portfolion hallinnan teknisiä, hallinnollisia ja taloudellisia asiantuntijoita ja täytetään lomakepohjat Organisaation edustajat kuvaavat vapaamuotoisesti ja määrämuotoisten kysymysten kautta miten tkhj-portfolion hallintaa heillä suoritetaan Haastattelu etenee väitöskirjassa kuvatun rakenteen mukaisesti Määritellään yhdessä alustavasti hallinnan nyky- ja tavoitetila kohdeorganisaatiossa Haastattelu- ja raporttirunko sekä lomakepohjat löytyvät väitöskirjasta (sis. myös mallin kehittämisen) 3. Haastattelija tekee alustavan version loppuraportista ja toimittaa se kohdeorganisaatiolle kommentoitavaksi 4. Päivitetään raportti saadun palautteen perusteella 5. Esitellään tulokset Ari Kuusio 15

16 Yhteenveto esityksestä Aiempia tutkimustuloksia hyvin vähän Tkhj-portfolion hallinta koetaan selkeästi tarpeelliseksi, mutta hallinnassa on useita ongelmakohtia Kypsyysmallilla voidaan arvioida hallinnan nyky- ja tavoitetila sekä nostaa esille kehittämiskohteita Tässä esityksessä keskityttiin vain väitöskirjani tiettyihin osiin - lisätiedot (ja yhteystietoni) löytyvät väitöskirjastani: Ari Kuusio 16

17 Ari Kuusio 17