Suomen yliopistokirjastojen neuvosto. Paikka: Oulun yliopiston päärakennus Linnanmaa, Pentti Kaiteran katu 1, Huone HR 142.

Transkriptio

1 Suomen yliopistokirjastojen neuvosto Muistio Neuvoston kokous 3/2014 Aika: klo 9:30-16 Paikka: Oulun yliopiston päärakennus Linnanmaa, Pentti Kaiteran katu 1, Huone HR 142. Osallistujat: Tua Hindersson-Söderholm, Svenska handelshögskolans bibliotek Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Irmeli Koskimies, Taideyliopiston kirjasto Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Eeva-Liisa Lehtonen, Aalto-yliopiston kirjasto Riitta Lähdemäki, Tampereen teknillisen yliopiston kirjasto Raija Löytölä, Tritonia Ari Muhonen, Jyväskylän yliopiston kirjasto Minna Niemi-Grundström, Tampereen yliopiston kirjasto Ulla Nygrén, Turun yliopiston kirjasto Ulla Ohvo, Lappeenrannan tiedekirjasto Susanna Parikka, Lapin korkeakoulukirjasto (puheenjohtaja) Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Pia Södergård, Åbo Akademis bibliotek Kimmo Tuominen, Helsingin yliopiston kirjasto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Paula Kangasniemi (sihteeri) 1. Kokouksen avaus ja järjestäytyminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9:30. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Raija Löytölä ja Riitta Lähdemäki. 2. Esityslistan hyväksyminen Lisättiin muut asiat kohtaan KDK metatietoryhmän jäsenyys. Ilmoitusasioihin lisättiin Varastokirjaston syysseminaari ja LIBER-konferenssi. 3. Edellisen kokouksen muistio Tarkastettu muistio löytyy verkosta osoitteesta:

2 4. Oulun yliopiston kirjaston kuulumiset Päivi Kytömäki kertoi Oulun yliopiston kirjaston kuulumisia, liite1. 5. Vaihtoehdot kirjastojärjestelmän hankinnassa ja Kansalliskirjaston rooli siinä Kristiina Hormia-Poutanen kertoi palvelinympäristön uudistuksesta, Voyager ohjelmistopäivityksestä ja Kansalliskirjaston näkökulmia kirjastojärjestelmän hankinnan vaihtoehdoista (askelmerkit ja ehdot), liite 2. Kirjastojärjestelmien esittelytilaisuudet Helsingin yliopiston Porthaniassa salissa P674: ti Director Kuali OLE Community Development Robert H. McDonald kertoo Kuali OLEsta ja sen kehittäjäyhteisöstä. Suunnattu johtajille ma :30-15:00 OCLC World Sharen esittely ke :30 Exlibris Alman ja 13:30-16 Innovative Sierran esittelyt Lisäksi ke kirjastoverkkopäivillä Robert H. McDonald pitää esityksen Kuali OLEsta ja Ari Mäkiranta KOHAsta Palvelinten uudistuspäätös tehdään seuraavassa Linnea2-kokouksessa tämän vuoden puolella. Laitteiston ostaminen on leasing-vaihtoehtoa edullisempi. Päätöstä varten Kansalliskirjasto laskee vielä molempien vaihtoehtojen kustannukset. Voyager-ohjelmistopäivitys on tulossa mahdollisesti jo ensi kesänä. Päivityksen ajankohta on tiedossa viimeistään 2015 tammikuussa. Nykyisellä Voyagerilla voidaan elää vielä pitkään päivityksen jälkeen. Keskusteltiin kirjastojärjestelmän hankinnasta. Keskeisiä asioita ovat: valitaanko avoin vai suljettu järjestelmä (sis. riskianalyysi molemmista) kirjastot, jotka lähtevät mukaan kustannustenjako osallistujien kesken johtaminen SYNin kirjastojärjestelmän selvitystyöryhmä voisi tehdä riskianalyysin avoimen ja suljetun järjestelmän suhteen. Avoimen lähdekoodin kohdalla mietittävä myös mahdollinen alihankkija tai kirjastojen itse tekemä työ. Kustannustenjaon pohjana ainakin yliopistokirjastojen kesken olisi myös mahdollista käyttää nykyistä Linnea2-konsortion kustannustenjakoa. SYN ei ole hyväksynyt UKJkustannustejakotyöryhmän esittämää kustannustenjakomallia. Yliopistojen toimintaympäristöt ovat muuttuneet hyvin paljon e-aineistojen suuntaan ja tämä on huomioitava. Mutta myös painettujen aineistojen löytyminen on edelleen tärkeää. Mm.

3 vapaakappalekirjastoilla on todella paljon painettuja aineistoja. Painettujen aineistojen saatavuutta kirjastojen välillä edistäisi, jos kaikilla yo- ja amk-kirjastoilla olisi sama järjestelmä. Uuden järjestelmän hankinnan koordinoinnista keskustellaan ensin Linnea2-konsortiossa, jossa päätetään myös mahdollisesta nykyisen konsortion loppumisesta ja uuden aloittamisesta. Uusi konsortio voi halutessaan valtuuttaa Kansalliskirjaston johtamaan hanketta. Myös hankintaprosessi tulee maksamaan ja se ei sisälly Kansalliskirjaston perustyöhön. Kansallinen UKJ-projekti loppuu tämän vuoden lopussa ja siitä päätettiin tehdä arviointi. Kristiina Hormia-Poutanen organisoi arvioinnin, tekijänä esim. opiskelija. Arvioinnissa haastatellaan 5-10 mukana ollutta henkilöä, Jarmo Saarti on yksi haastateltava. Kysymykset suunnitellaan yhdessä, Kimmo Tuominen ja Susanna Parikka mukana. Amkit-konsortio nimeää omat edustajansa UKJarviointiin. Kysely lähetetään myös yliopistokirjastojen johtajille ja muiden kirjastosektoreiden neuvostoille. Keskustelussa nousi jo esiin UKJ-projektiin liittyviä monia ongelmia. UKJ-projektiin käytettiin melkoisesti kirjastojen työaikaa, mutta hankkeeseen ei kuitenkaan ollut riittävää sitoutumista. Kaikkien kirjastosektoreiden mukana olo laajensi projektia liian suureksi. Omistajuusrakennetta ei määritelty projektin alkuvaiheessa. Myöskään projektin johto ei ollut riittävän selkeä. Sitoutumista heikensi myös tieto, että rahoitus tulee kansalliselta tasolta. Suunnittelun aikana yliopistomaailma muuttui keskitetystä hajautettuun. Kirjastoilla oli vielä vanhoja Voyagertyöskentelyrakenteita, se aiheutti oletuksen, että eletään samoilla rakenteilla vielä UKJmaailmassa. Hankkeessa tehtiin laajasti taustatyötä ja suunnittelua, mutta ei edetty siitä tekemisen tasolle. Työvaliokunta on valinnut ( ) kirjastojärjestelmän selvitystyöryhmän: Riitta Lähdemäki (pj.), Minna Niemi-Grundström, Jarmo Saarti, Tua Hindersson-Söderholm, erikoissuunnittelija Maria Kovero (HYK), kirjastonhoitaja Tiina Jounio (OYK) ja Markku Heinäsenaho (KK). Työvaliokunta on laatinut selvitystyöryhmän toimeksiannon, liite 3. Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden yhteiskokouksessa Kokkolassa ( ) sovittu vaatimusmäärittelyasia etenee SYN:n selvitystyöryhmän työskentelyn myötä. Yhteisestä työskentelysopimuksesta UKJ:n suhteen keskustellaan konsortioiden ja neuvostojen puheenjohtajien sekä KK:n kesken Samalla keskustellaan strategiatyön etenemistä Voyagerin, Melindan ja Finnan suhteen. Päätettiin lopuksi, että työryhmä jatkaa työskentelyä sovitun mukaisesti tammikuun loppuun asti. Toimeksiantoa kevennettiin poistamalla lauseen lopusta toteutusaikataulu seuraavasti: Työryhmä laatii SYNille suosituksen tietojärjestelmäratkaisusta ja sen toteutuksen aikataulusta. Toimeksiantoon lisättiin uutena tehtävänä riskianalyysi avoimen ja suljetun

4 järjestelmän hankintaan liittyen. Uusi kirjastojärjestelmä tarvitaan sekä painettuja että e- aineistoja varten. Päätöksiä tehdään SYN:n helmikuun 2015 kokouksessa. Linnea2-AMKIT yhteiskokous kevättalvella SYN:n puheenjohtajan valinta kaudelle Avattiin keskustelu tulevan puheenjohtajan valinnasta ja sen menettelytavoista. Puheenjohtajan valinnassa noudatetaan rotaatioperiaatetta, kukin hoitaa vuorollaan. Puheenjohtajalla ei tarvitse olla työvaliokuntakokemusta. Puheenjohtajan valintaa valmistelee seuraavaa kokousta varten työryhmä, johon kuuluvat johtajat niistä yliopistokirjastoista, joista ei ole vielä ollut puheenjohtajaa: Tua Hindersson-Söderholm, Ari Muhonen (kokoonkutsuja), Ulla Ohvo, Tiina Järvinen, Irmeli Koskimies, Raija Löytölä, Ulla Nygrén, Pia Södergård, liite 4. Työryhmä esittelee joulukuun kokouksessa yhden tai useamman puheenjohtajaehdokkaan. Uusi puheenjohtaja valitaan joulukuun kokouksessa. 7. TVK:n kokoonpano Joulukuun kokouksessa valitaan uudet työvaliokunnan jäsenet. Tiina Järvisen kausi jatkuu vielä vuoden Tua Hindersson-Söderholmin, Päivi Kytömäen, Susanna Parikan, Jarmo Saartin ja Kimmo Tuomisen kausi työvaliokunnassa loppuu vuoden 2014 lopussa. Tua Hindersson- Söderholm, Päivi Kytömäki, Susanna Parikka ja Jarmo Saarti ovat olleet jo kaksi kautta työvaliokunnassa ja heidän tilalleen on valittava uudet jäsenet. Kimmo Tuominen voi asettua ehdokkaaksi vielä seuraavalle kaksivuotiskaudelle. 8. Elsevier-sopimusneuvotteluihin valmistautuminen Päivi esitteli Elsevier-sopimusneuvottelutilanteen ja siihen liittyvän tekeillä olevan kyselyn yokirjastoille, liite 5 sekä Arja Tuuliniemen kalvot aineistojen pitkäaikaiskäytöstä, liite 6. Päivi esittelee aiheeseen liittyen vielä joulukuun kokouksessa yo-kirjastojen keskinäisen kustannustenjakomallin. Neuvotteluihin lähdettäessä tulee olla tiedeyhteisön tuki mukana. Neuvotteluissa on tärkeää myös huomioida tutkijoiden argumentit ja tarpeet, mm. text & data mining. Myös tiedeyhteisö voi lisätä Elsevier-kustantajan käytäntöihin liittyvää julkisuutta etukäteen. Etukäteen tulee huolella valmistella ja selvittää Elsevier-lehtien hankinnan korvaavat vaihtoehdot, mm. kaukopalvelu ja lähes vastaavat open access-lehdet. Neuvottelussa on oltava pelimerkkejä, joista pyydetään ehdotuksia kirjastoilta, mm. otetaanko sopimukseen mukaan Scopus, kirjapaketit, missä määrin tarvitaan takautuvia lehtiä jne. Kirjastojen rahoitustilanteen kuvaaminen selkeästi on tärkeää, KITT-tilastoista haetaan tähän tarkat luvut, mm. yliopistoindeksit, sisäiset rahoitukset. Esille otetaan myös Elsevier -paketin hinnankorotus suhteessa kirjaston budjettiin, jossa ei ole vuosikorotusta. Neuvotteluryhmässä tulisi olla

5 mukana ainakin rehtoreiden edustaja, tutkija ja ison kirjaston edustaja. Mukaan ehdotettiin esim. UNIFIn puheenjohtajaa, Turun yliopiston Kalervo Väänästä, joka edustaa tieteenalaa, joka käyttää etupäässä lehtiä. 9. Tutkimuksen tuki-hanke Oulun yliopiston kirjastossa Ilmoitusasiat Irene Salomäki esitteli Tutkimuksen tuki -hanketta, liite 7. Oulun yliopiston opinnäytetyön tukiryhmässä on mukana kirjaston edustaja. Tukiryhmän tarkoitus on nopeuttaa gradun valmistumista ja siellä käsitellään mm. opinnäytetyön laatukriteereitä. 10. Ilmoitusasiat OKM ei enää tee sopimuksia korkeakoulujen puolesta Kopioston kanssa. Edellinen sopimus päättyi UNIFI, Arene ja Kopiosto neuvottelevat kopiointiluparatkaisusta yliopistoille ja ammattikorkeakouluille. Sopimuksen valmistelu on aivan loppusuoralla. Lehtiaineistojen valtionavustuksen hakemukseen on tullut kielteinen päätös, liite 8. Ari Muhonen on valittu UKJ-ohjausryhmään Risto Heikkisen tilalle vuoden 2014 loppuun asti Risto Heikkisen jäädessä vuorotteluvapaalle alkaen. Vastaus orpoteoslain tietopyyntöön on annettu , liite 9. Orpoteosesityksen valmisteluun liittyvä neuvottelu on OKM:ssa. SYN:n edustajana paikalla on johtava informaatikko Catherine af Hällström (Åbo Akademi). Rahoitushakemukseen Avoimista julkaisuista avoimeen dataan on tullut kielteinen päätös, liite 10. Tutkimuspalveluinnovaatioita voi lähettää vuoden loppuun asti. Markkinointi kirjastoissa. Bibliometristen palvelujen tilastointiin Tieteellisten kirjastojen yhteistilastoon (KITT) on pyydetty sektoreiden kannanotot mennessä. Liite 11. Kysely lähetetään kommentoitavaksi tutkimuksen tuen verkostolle ja syn-listalle. Yhteistyösihteeri kokoaa SYN:n kommentit. KDK-asiakasliittymän palvelusopimuksen nimi muutetaan Finna-palvelusopimukseksi. Sopimusuudistuksen kommenttikierros , josta Kansalliskirjasto on jo lähettänyt sähköpostia kaikille. Koulutuksia: Bibliometriikka ja tutkimuksen arviointi -seminaari (OKM, SYN, CSC) Helsingissä Vaikuttavuuden arvo? seminaari Helsingissä, Pasilassa

6 Muutos tarvitsee johtajuutta tarvitseeko johtajuus muutosta? SYNin muutosjohtamisen päivä Tampereella Kerro ja näytä osaako kirjasto markkinoida tietoaineistojaan? SYNin tietoaineistoverkoston ja IL-verkoston seminaari Turussa neuvoston kokousta edeltävänä päivänä. LIBER-konferenssi kesällä 2016 (juhannuksen jälkeen) Helsingissä. Olisi hyvä jo alkaa valmistella esityksiä ja postereita Suomen kirjastojen toiminnasta. Kristiina Hormia-Poutanen ja Kimmo Tuominen ovat mukana järjestelyissä. Varastokirjaston syysseminaari on Mukaan toivotaan kirjastoista runsasta edustusta, nimenomaan kokoelmien evaluoinnissa mukana olevia. Varastokirjastoon tulisi lähettää vain aidosti sellaisia julkaisuja, joita kannattaa säilyttää Suomessa. Muita tulevia koulutustilaisuuksia ja kokouksia SYNin verkkosivuilla Muut asiat KDK-ohjausryhmän alle on perustettu KDK metatietotyöryhmä. Myös muita alatyöryhmiä on perustettu. Minna Niemi-Grundström (KDK-ohjausryhmän jäsen) on ollut metatietotyöryhmän käynnistyksessä mukana. Työryhmän tavoitteena on edistää metatietojen yhteen toimivuutta. Työryhmän sisältö liittyy myös ATT-hankkeeseen. Työryhmään tarvitaan myös SYN:n edustaja, metatiedon asiantuntijajäsen. Ehdotuksia voi lähettää Minnalle viikon 42 aikana.

7 12. Kokouksen päättäminen Seuraava kokous Turussa Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:45. Liitteet: liite 1 Oulun yliopiston kirjaston kuulumisia liite 2 Kirjastojärjestelmän hankinta, palvelinympäristön uudistus ja Voyager-päivitys liite 3 Kirjastojärjestelmän selvitystyöryhmän toimeksianto liite 4 SYN:n puheenjohtajat liite 5 Elsevier-sopimusneuvotteluihin valmistautuminen liite 6 aineistojen pitkäaikaiskäyttö, Arja Tuuliniemi liite 7 Tutkijapalvelut Oulussa liite 8 Päätös lehtiaineistojen valtionavustuksen hakemukseen liite 9 Vastaus orpoteoslain tietopyyntöön liite 10 Päätös hakemukseen Avoimista julkaisuista avoimeen dataan liite 11 Bibliometriset palvelut -muistio Susanna Parikka Puheenjohtaja Paula Kangasniemi Sihteeri Raija Löytölä Pöytäkirjantarkastaja Riitta Lähdemäki Pöytäkirjantarkastaja