Siivottaviin kohteisiin järjestetään esittely-/ tutustumistilaisuus.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1(7) TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSPALVELUSTA 1. Hankinnan kohde Nurmijärven kunnan hankintapalvelut pyytää tarjoustanne Klaukkalan jäähallin ja Nurmijärven sosiaalitoimiston siivouspalveluista. Tarjouskilpailun perusteella tehdään hankinta siivouspalvelujen hankinnasta. Siivottavat kohteet ovat: - Klaukkalan jäähalli, Lepsämäntie 2, Klaukkala - Nurmijärven sosiaalitoimisto, Kiljavantie 539, Kiljava Siivottaviin kohteisiin järjestetään esittely-/ tutustumistilaisuus. 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma hankintailmoitusjärjestelmässä sekä kunnan kotisivulla Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia 621/1999. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään selkeästi liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat merkinnällä ei-julkinen tai esittämään ne erillisillä liitteillä. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu 3.1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2(7) Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana vaaditut todistukset ja selvitykset (Tarjousliitteen 1 mukaisesti). 4. Tarjouksen sisältö 3.2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia ja ne on toimitettu tarjouksen mukana (Liite 2). Tarjous joka on syystä tai toisesta tarjouspyynnön vastainen tai josta puuttuu vaadittuja selvityksiä tai todistuksia voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. 3.3 Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät kohtien 3.1 ja 3.2 vaatimukset vertaillaan kohdassa 9 ja liitteessä 3a (jäähallin siivous) ja 3b (sosiaalitoimiston siivous) kerrotuin perustein. Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla. Lisäksi tarjoukseen liitetään muut pyydetyt asiakirjat ja selvitykset. Tarjous ja kaikkien liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouksen voi tehdä molemmista siivouskohteista (jäähalli ja sosiaalitoimisto) tai vain toisesta kohteesta. Hankinnasta tehdään erilliset päätökset kummankin kohteen osalta. Tarjoukseen ei saa liittää mitään kohteiden välisiä hinta- tai muita vastaavia kytkentöjä tai lisäehtoja. Tarjouksessa tulee huomioida, että siivoustyön tilaaja (kunta) ei hanki siivouskoneita, siivousaineita eikä siivousvälineitä, vaan niiden aiheuttamista kustannuksista huolehtii palvelun tuottaja. Kohteiden saniteettitarvikkeiden tilaamisesta kunnan keskusvarastolta huolehtii toimipisteen henkilöstö tai siivoushenkilöstö vastaa sen mukaisesti kuin asiasta tarkemmin sovitaan. Varasto laskuttaa tarvikkeista suoraan kunnan toimipisteitä. Palvelun tuottaja vastaa pääosin palveluprosessista. Liitteenä tarkempi erittely kustannusvastuiden jakautumisesta asiakkaan ja tuottajan kesken palveluprosessin ja hankintojen osalta. Palvelua suorittavalla henkilöstöllä on oltava työn vaatima riittävä ammattitaito ja riittävä suomen kielen taito.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3(7) Siivouspalvelut, josta tarjousta pyydetään, sisältää mm. seuraavat ja liitteissä mainitut palvelukokonaisuudet: - toiminnan suunnittelu - siivousaine- ja siivoustarvikehankinnat - ylläpitosiivous arkipäivisin, viikonloppusiivous, erikseen tilauksesta tehtävät siivousohjelman ulkopuoliset työt ja vuosittainen perussiivous siivousohjelman mukaisesti - siivouskoneiden ja -välineiden hankinta, huolto ja kunnossapito - laadunseuranta ja -hallinta yhteistyössä asiakkaan kanssa - asiakkaan ja palvelun tuottajan väliset kustannusvastuut - laskutukset Tarjouksessa vaadittavat muut tiedot: - selvitys siitä, millä tavalla tarjoaja aikoo varmistaa siivouspalvelun keskeytymättömän toiminnan henkilöstöresurssien ym. siivouspalvelun tuottajan hoitamien asioiden osalta häiriötilanteessa - selvitys ylläpitosiivouksessa käytettävistä siivousvälineistä, -koneista ja puhdistusaineista Kohteiden ylläpitosiivous suoritetaan pääsääntöisesti päivittäin kohteiden toimintakauden aikana. Tarkemmat tilakohtaiset siivoustaajuudet selviävät liitteinä olevasta kohteen siivousohjelmista. Toiminnasta johtuen jäähalli siivotaan ennen toiminnan alkua tai päivän päätteeksi. Nurmijärven sosiaalitoimisto siivotaan päiväaikaan (toimistosiivousta). Palveluntuottaja ja kunta sopivat asiasta tarkemmin tarvittaessa. Viikonloppuna jäähalli siivotaan yhden kerran joko lauantai-iltana tai sunnuntai-aamuna. Kohteisiin pääsee siivoamaan seuraavasti: Jäähallin toimintakausi on pääsääntöisesti Halli on suljettuna , , ja 1.1. Jäähallin päivittäinen aukioloaika on klo Nurmijärven sosiaalitoimisto siivotaan ns. virka-aikana. Perussiivous tehdään pääsääntöisesti heinäkuussa. Käytännön ajankohdasta neuvotellaan tilojen käyttäjän kanssa. Nostimia vaativat ikkunanpesut ja yläpölyjen poisto sovitaan erikseen tilaajan, Aleksia-liikelaitoksen siivoustyönjohdon kanssa. 4. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinnat ovat kiinteät sopimusluonnoksessa todetun ajan.

4 TARJOUSPYYNTÖ 4(7) Tarjouksen tekijän tulee tarjouslomakkeella ilmoittaa kunkin siivouskohteen osalta kysytyt hinnat verottomina nettohintoina. Nettohintaan sisältyy kaikki kunnalta laskutettavat kulut. 5. Laskujen maksaminen, sähköinen laskutus ja viivästyskorko Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta siivouksen suorittamista seuraavan kuukauden aikana. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta, jos myyjällä on siihen valmiudet. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan Kuntapro Oy.lle. 6. Maksuehto, viivästyskorko ja palvelutoimituksen viivästymissanktio Maksuehdon tulee olla vähintään 30 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/- maksuja yms. ei hyväksytä. Jos palvelu ei ole sovitun mukaista eikä korjausta palvelun laatuun saada 7 päivän kuluessa, vähennetään kyseisen kuukauden laskun loppusummasta 10 %. 7. Osatarjoukset ja vaihtoehtoinen tarjous 8. Alihankinta Osatarjoukset otetaan huomioon siten, että tarjota voi molempia siivouskohteita tai vain toista kohdetta. Tarjouksessa kohteiden välille ei saa asettaa hinta- tai muita kytkentöjä eikä lisäehtoja. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Kummastakin siivouskohteesta tehdään erilliset päätökset. Alihankintayrityksiä hyväksytään vain perussiivoustöissä ja ikkunoiden pesuissa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Jos palveluntuottaja käyttää alihankintaa, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa, pitää palveluntuottajan toimittaa kuntaan tilaajavastuulain vaatimat todistukset ja selvitykset tilaajavastuulain edellyttämällä tavalla ja ennen mainitun työn käynnistymistä. 9. Hankinnan ratkaisuperuste Hankinnan ratkaisuperusteena on siivouksen halvin hinta tarjouslomakkeen 3a ja 3b mukaisesti vertailtuina. Tarjousvertailussa lasketaan tarjoajien tarjouksiin perustuvat siivouksen kokonaisvertailuhinnat. Kokonaisvertailuhinnaltaan halvin tarjous voittaa ko. siivouskohteen siivouksen.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5(7) 10. Hankintapäätökset sopimukset, sopimusten syntyminen Nurmijärven kunnan tekee hankinnasta kirjalliset päätökset, jotka perustuvat tarjousvertailussa huomioon otettavien tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää. Kirjallinen sopimus voidaan tehdä aikaisintaan sitten kun lainmukainen muutoksenhakuaika hankintapäätöksen tiedoksisaannista on kulunut. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimusasiakirjan. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusija-järjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 Palvelut) 5. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa 11. Hankinnan muut ehdot Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 12. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 13. Kohteisiin tutustuminen Sosiaalitoimiston käytössä olevien tilojen esittelykierros on klo 8.00 alkaen, osoite Kiljavantie 539, Kiljava (Kiljavan sairaala). Esittelyyn osallistuvia pyydetään ajamaan hissillä 8. kerrokseen., josta esittely alkaa. Ilmoittautumiset sosiaalitoimiston esittelykierrokselle sähköpostitse klo mennessä Jäähallin esittelykierros on klo 9.00 alkaen, osoite: Klaukkalan jäähalli; Lepsämäntie 12, Klaukkala Ilmoittautumiset jäähallin esittelykierrokselle sähköpostitse klo mennessä

6 TARJOUSPYYNTÖ 6(7) Palvelujen tarjoajien toivotaan osallistuvan esittelytilaisuuksiin, jos siivouskohteita ei tunne. Esittelykierrosten jälkeen tiloihin ei ole mahdollista tutustua. Kunta olettaa, että tarjoaja, joka ei osallistu esittelyihin, on täysin tietoinen siivouskohteiden olosuhteista, joihin siivouspalvelua tarjoaa. 14. Lisätiedot ja tarjouspyyntöä koskevat kysymykset 15. Tarjouksen jättäminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä kysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla mennessä osoitteeseen otsikoituna Nurmijärven siivouspalvelut/kysymys. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivulla viimeistään Tarjoajia pyydetään tarkistamaan kunnan kotisivuilta kysymyksissä ja vastauksissa ilmenneet mahdolliset tarjouspyynnön tarkennukset ennen tarjousten jättämistä. Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa saakka. Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa klo mennessä : : Kuoreen tarjoustunnus: Siivouspalvelut Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. 16. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus Liite 2 Tarjouspyynnön mukaisuus ja muut tekijät Liite 3a Ratkaisuperuste ja hintaliite jäähalli Liite 3b Ratkaisuperuste ja hintaliite sosiaalitoimisto Liite 4 Sopimusluonnos Liite 5a Työohje jäähalli Lliiet 5b Työohje sosiaalitoimisto Liite 6a Vastuunjakotaulukko jäähalli Liite 6b Vastuunjakotaulukko sosiaalitoimisto Liite 7a Klaukkalan jäähallin pohjapiirros 1. kerros

7 TARJOUSPYYNTÖ 7(7) Liite 7b Klaukkalan jäähallin pohjapiirros 2. kerros Liite 8a Nurmijärven sosiaalitoimiston pohjapiirros 1 Liite 8b Nurmijärven sosiaalitoimiston pohjapiirros 2 Liite 9 JYSE 2014 Palvelut Liite 10 Ote hankintalain 53 ja 54 Kari Ylitie hankintajohtaja