TARJOUSPYYNTÖ X.X (10)

Transkriptio

1 X.X (10) TARJOUSPYYNTÖ HAMMASHUOLLON TARVEAINEIDEN, OIKOMISTARVIKKEIDEN, KÄSI- INSTRUMENTTIEN SEKÄ HUOLTOTARVIKKEIDEN JA DESINFEKTIOAINEIDEN HANKINNASTA (PUITEJÄRJESTELY) 1. Hankinnan kuvaus Seudullinen hankintapalvelukeskus pyytää tarjoustanne hammashuollon tarveaineiden, oikomistarvikkeiden, käsi-instrumenttien sekä huoltotarvikkeiden ja desinfektioaineiden hankinnasta sopimuskaudella. Tarjouskilpailun perusteella tehtävät hankintasopimukset ovat luonteeltaan puitesopimuksia. Tarjous pyydetään hammashuollon tarveaineiden, oikomistarvikkeiden, käsi-instrumenttien sekä huoltotarvikkeiden ja desinfektioaineiden sopimuskaudeksi hankinnasta mahdollinen 1+1 vuoden jatkokausi (optio) ja Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. ). Hankittavat volyymituotteet on eritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevalla tarjouslomakkeella, jota käytetään tarjousvertailun pohjana. Lisäksi voidaan hankkia volyymituoteluettelon ulkopuolelta muita tarvikkeita puitejärjestelyn sisällä. Tuotteiden hankinnassa huomioidaan hoidolliset tarpeet. Kunnat eivät sitoudu ennalta tiettyihin hankintamääriin, vaan hankkivat tuotteita sopimuskauden aikana tarpeen mukaan. Määrät ja hankinta-arvot ovat arvioita, eivätkä ne sido kuntia. Arvioidut määrät ovat yhteismääriä, jokainen kunta ei välttämättä tilaa kaikkia volyymituotteita. Osa kunnista käyttää HUS Logistiikkaa yleisten hoitotarvikkeiden osalta (ei hammashuollon erityistarvikkeita). 2. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä. Hankintamenettely on avoin puitemenettely. Hankinnasta on ilmoitettu HILMAhankintailmoitusjärjestelmässä xx.xx.2014, EU:n virallisen lehden TEDtietokannassa sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä.

2 X.X (10) Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit/kohdat pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen merkinnällä. Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan, mikäli yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia. 3. Tarjouksen sisältö ja tarjoukselta vaaditut yleiset ehdot Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla (liitteet x x). Taulukot on täytettävä ja palautettava myös sähköisesti cd-levyllä tai muistitikulla tarjouksen liitteenä. Lomakkeiden muotoa tai sisältöä ei saa muuttaa. Lisäksi tarjoukseen liitetään vaaditut selvitykset ja todistukset. Tarjous ja kaikkien sen liitteiden on oltava suomenkielisiä. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan tarjouksen sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjottavien tuotteiden on oltava ominaisuuksiltaan tarjouslomakkeella esitettyjen vähimmäisvaatimusten mukaisia ja käyttötarkoitukseen soveltuvia. Tarjottujen tuotteiden tulee olla lisäksi CE-merkittyjä ja laadultaan terveydenhuollon laitteita ja tarvikkeita koskevan lain 629/2010 mukaisia. Tarjouksessa ei saa asettaa omia ehtoja palvelujen käytön minimimääristä, hinnoittelun rakenteesta, aikataulusta, sisällöstä tai muita lisäehtoja tai kytkentöjä. Ne tulkitaan tarjouspyynnön vastaisiksi ehdoiksi ja voivat johtaa tarjouskilpailusta poissulkemiseen. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset suljetaan pois tarjouskilpailusta.

3 X.X (10) 4. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki tarjoushinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinta on nettohinta, johon ei hyväksytä mitään lisiä. Tarjoajan on tarjottava samoja tuotteita ja palveluja kaikille tässä tarjouspyynnössä mainituille kunnille yhtenäisin hinnoin ja ehdoin. Hinnat ovat kiinteät saakka. Sen jälkeen hintaa voidaan yksilöidystä, perustellusta syystä tarkistaa korkeintaan kerran kalenterivuodessa sopimuskauden aikana hinnantarkistusneuvotteluin. Hintavaraumia ei hyväksytä. Hinnat pyydetään tarjouslomakkeilla (liitteet x-x) rahtivapaasti (tilaukset kunnittain noin 1-2 krt/kk) ja rahdin hinta ja hinnan määräytymisperusteet siinä tapauksessa, että tilauksia tarvitsee tehdä useammin. Yli tuhannen euron kertatilaukset toimitetaan aina rahtivapaasti. 5. Osatarjoukset ja hankinnan jakaminen Hankinta jaetaan usealle toimittajalle (puitejärjestely). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Osatarjoukset otetaan huomioon osakokonaisuuksittain siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa itsenäistä osakokonaisuutta. Osakokonaisuudet ovat: 1. Hammashuollon tarveaineet 2. Hammashuollon oikomistarvikkeet 3. Hammashuollon käsi-instrumentit 4. Huoltotarvikkeet ja desinfektioaineet Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa osakokonaisuutta. Osakokonaisuuden 1, Hammashuollon tarveaineet, osalta on tarjottava vähintään mainittu osuus (80%) tarjouslomakkeella (liite x) esitetyistä tuotteista, jotta tarjous otetaan huomioon. Muiden osakokonaisuuksien osalta ei tällaista vähimmäisvaatimusta ole. Tarjousvertailu ja

4 X.X (10) hankintapäätökset tehdään osakokonaisuuksittain. Puitejärjestelyyn ja eri osakokonaisuuksille voidaan valita yksi tai useampia toimittajia. Osakokonaisuuden 1 osalta tyhjän rivin hintana käytetään kalleimman tarjouksen ko. riviä. Jos tarjoaja tarjoaa alle vaaditun määrän tuotteita, tarjous katsotaan tarjouspyynnön vastaiseksi ja hylätään ko. osakokonaisuuden osalta. Tarjouspyynnönvastaisen tuotteen tarjoaminen johtaa ks. rivin hylkäämiseen. Tällöin rivin hintana käytetään k.o. rivin kalleimman tarjouksen hintaa. Tarjoaja ei saa asettaa ehtoja/varaumia eri osakokonaisuuksien välille. Kustakin osakokonaisuudesta tehdään oma hankintapäätös. 6. Toimitusehto ja toimitusaika Toimitus vapaasti perille toimitettuna. Toimitusaika on enintään päivää (tilauspäivä ja enintään kaksi arkipäivää) varasto-/volyymituotteiden osalta. Muiden tuotteiden osalta toimitusaika sovitaan erikseen tapauskohtaisesti. Käyttämättömillä tuotteilla on 14 päivän maksuton palautusoikeus (toimittaja maksaa palautuskulut). Vaaranvastuu siirtyy tilaajalle silloin kun tuotteet luovutetaan asiakkaan käyttöön. 7. Laskujen maksaminen, maksuehto, laskun viivästyskorko, sähköinen laskutus ja toimituksen viivästymissanktio Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta jälkikäteen, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on 30 pv netto laskun saapumisesta. Laskutuslisiä, toimitus-, käsittely- tai muita lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen.

5 X.X (10) 8. Reklamointi Laskutuksessa käytetään sähköistä verkkolaskutusta. Laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaan seudulliselle talouspalvelukeskukselle. Jos toimitus tai sen osa viivästyy sovitusta toimituspäivästä, sovelletaan sopimusluonnoksessa todettuja viivästysseuraamussääntöjä. Jälkitoimituksista tai toimitusvaikeuksista on tiedotettava viipymättä tilaajaa. Erillistä rahtia ei jälkitoimitusten osalta hyväksytä. Reklamointi hoidetaan nimetyn suomenkielisen yhteyshenkilön kautta. Kunta/tilaaja reklamoi myyjän nimeämälle yhteyshenkilölle välittömästi virheellisestä tuotteesta tai viimeistään 7 päivän kuluessa virheellisestä toimituksesta. Reklamointi tehdään kirjallisesti sähköpostitse tai sähköisen tilausjärjestelmän kautta, siten että dokumentointi on jatkossa myös tilaajan käytettävissä. Vialliset ja virheellisesti toimitetut tuotteet voidaan palauttaa myyjälle rahtivapaasti. Myyjä korjaa virheellisen toimituksen vaihtamalla tuotteen oikeaan. Reklamointiprosessi on kuvattava tarjouksessa. 9. Tarjousten käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto

6 X.X (10) 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kun se on allekirjoitettu. 10. Tarjousten vertailu, arviointikriteerit, pisteytys, ratkaisuperusteet ja etusijajärjestys Hankinnan ratkaisuperusteena on edullisin hinta. Tarjousten arviointikriteerit, ratkaisuperusteet ja pisteytys on eritelty tarkemmin liitteessä x Hankinnan ratkaisuperusteet. Vertailujen perusteella kullekin osakokonaisuudelle valitaan yksi tai useampi toimittaja, jolta hankinnat tehdään. Valitut toimittajat asetetaan etusijajärjestykseen, jonka mukaan hankinnat tehdään. Ensisijaisesti hankitaan etusijajärjestyksessä ensimmäisenä olevalta toimittajalta. Toissijaisesti hankinnat voidaan tehdä myös muilta puitesopimuksen piiriin valituilta toimittajilta. Mahdollisesti tapahtuvien sopimushintojen tarkistuksen jälkeen puitejärjestelyssä mukana olevien toimittajien etusijajärjestys tarkistetaan uusien hintojen pohjalta jokaisen hinnantarkistuksen yhteydessä samalla periaatteella kuin varsinainen hankintaratkaisukin on tehty. Tästä seuraa se, että sopimushintaa koskeva hinnankorotus tai -alennus saattaa muuttaa toimittajien etusijajärjestystä kesken sopimuskauden. 11. Hankintapäätökset, -sopimukset, sopimuskausi, sopimuksen syntyminen Nurmijärven kunnan hankintapalvelukeskus tekee hankinnasta päätöksen Nurmijärven ja Tuusulan osalta. Hyvinkään, Järvenpään ja Keravan kaupungit sekä Mäntsälän ja Sipoon kunnat päättävät hankinnasta omalta osaltaan. Tehtävät päätökset ovat yhtenevät hankintapalvelukeskuksen päätöksen kanssa. Hankintapäätökset perustuvat tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätökset perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää.

7 X.X (10) 12. Raportointi Kaikkien valittujen tarjoajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätökset ovat tulleet lainvoimaiseksi. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka, mutta tilaajan puolelta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Valitun toimittajan tulee allekirjoittaa sopimus viivytyksittä ja viimeistään 14 päivän kuluessa siitä kun sopimusasiakirjat on toimitettu sopimuskumppanille. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Sopimuskausi alkaa tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu saakka. Sopimusta voidaan jatkaa mahdollisella 1+1 vuoden jatkokausilla (optio) ja Optioiden käytöstä päätetään erikseen. Tilaajalla on oikeus irtisanoa puitesopimus päättymään kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin siten, että sopimus päättyy aikaisintaan Tilaajat sopivat raportoinnista myyjän kanssa. Myyjän tulee toimittaa sopimuskauden toimituksista vuosittain tai pyydettäessä yhteenveto, josta käy ilmi ostetut tuotteet, nimet ja kappalemäärät sekä hinnat yksilöityinä sekä toimituskohteet. Lisäksi sopimuskunnat saavat pyytäessään raportteja tilatuista tuotteista ja hinnoista toimituskohteittain ja kunnittain. Raportointi tehdään sähköisesti. 13. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen pätevyysjärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa (JYSE 2009 Tavarat) soveltuvin osin 5. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa

8 X.X (10) 14. Hankinnan muut ehdot Seudullinen hankintapalvelukeskus / kunnat pidättävät oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 15. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 16. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään x.x.2014 saakka. 17. Yhteydenpito ja tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset kysymykset ja tietopyynnöt tulee toimittaa x.x.2014 klo mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankintapalvelukeskus(at)nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään x.x.2014 osoitteessa: uspyynnot Tarjoajia pyydetään seuraamaan Nurmijärven kunnan kotisivuja tarjousten jättöpäivään saakka, jotta saavat tietoonsa kysymysten, lisätietopyyntöjen ja vastausten tuottamat mahdolliset täsmennykset ja lisätiedot. 18. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa x.x.2014 klo mennessä. Kuoreen tarjoustunnus:

9 X.X (10) Hammashuollon tarveaineet ja tarvikkeet. Postiosoite: /Hankintapalvelukeskus PL Nurmijärvi Käyntiosoite: / hankintapalvelukeskus Keskustie 2 B Nurmijärvi Myöhästynyttä tarjousta ei käsitellä. Tarjoajia pyydetään tarkistamaan kunnan kotisivuilta kysymyksissä ja vastauksissa ilmenneet mahdolliset tarjouspyynnön pienimuotoiset tarkistukset. 19. Tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankintapäätös lähetetään. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 20. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Hankinnan ratkaisuperusteet

10 X.X (10) Liite 2 Liite 3 Liitteet 4-x Liite x Ehdot ja kelpoisuus Tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouslomakkeet Sopimusluonnos Kari Ylitie hankintajohtaja / Seudullinen hankintapalvelukeskus