hallintoviranomaisen ohje _x maksuviranomaisen ohje

Transkriptio

1 hallintoviranomaisen ohje _x maksuviranomaisen ohje c Päivämäärä cohjeen numero cdiaarinumero Euroopan sosiaalirahasto ESR 30 O/ 28 /2006 TM KOHDERYHMÄT Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sisäasianministeriö Työministeriö SÄÄNNÖKSET, joihin toimivalta määräysten/ohjeiden antamiseen perustuu Laki rakennerahasto-ohjelmien kansallisesta hallinnoinnista (1353/1999) 13 ASIASANAT Euroopan sosiaalirahasto, maksupyyntö, menoilmoitus, varmentaminen, varmennustoimenpiteet VOIMASSAOLOAIKA , ohjelmakausi KUMOAA/MUUTTAA MÄÄRÄYKSEN/ OHJEEN NUMERO Uusi ohje OTSIKKO Maksuviranomaisen ohje komission asetuksen (EY) N:o 438/ artiklan mukaisista ESR:n menoilmoituksen varmennustoimenpiteistä ohjelmakaudella Tätä ohjetta voi tilata x työministeriön kirjaamosta

2 ) Jakelussa mainitut Komission asetuksen (EY) 438/ artiklan mukaiset Euroopan sosiaalirahaston (ESR) menoilmoituksen varmennustoimenpiteet ohjelmakaudella A. Johdanto Komission asetuksen (EY) 438/ artiklassa asetetaan menoilmoitukseen liittyviä velvollisuuksia maksuviranomaiselle, hallintoviranomaiselle ja välittäville elimille. Työministeriö antaa ESR-maksuviranomaisena rakennerahasto-ohjelmien hallinnoinnista annetun lain (1353/1999) 13 :n nojalla ESR-varoja käyttäville ja edelleen jakaville ministeriöille osoitetun ohjeen, jonka liitteenä olevat tarkistuslistat 1 ja 2 sisältävät (EY) 438/ artiklan 2 ja 3 kohdassa olevien seikkojen tarkistamisen jäljempänä kuvatussa menettelyssä. Menettelyn periaatteena on se, että maksuviranomainen valvoo hallintoviranomaisen, hallintoviranomainen välittävien elinten ja välittävät elimet hallinnonalansa rahoittajaviranomaisten rakennerahastotehtävien suorittamista sekä rahoittajaviranomainen projektien toteuttajien toimia. Asetuksen (EY) 1260/ artiklan mukaan hallintoviranomainen vastaa hallinnon ja täytäntöönpanon tehokkuudesta ja moitteettomuudesta. Lisäksi asetuksen (EY) 438/ artiklan 3 kohdan mukaan hallintoviranomaisen on varmistettava, että maksuviranomaiselle ilmoitetaan hallintoviranomaisen ja välittävien elinten käyttämistä menettelyistä yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palveluiden toimituksen ja esitettyjen menojen todenmukaisuuden todentamiseksi, sovellettavien sääntöjen noudattamisen varmentamiseksi ja jäljitysketjun ylläpitämiseksi, jotta valvontajärjestelmien ja jäljitysketjun riittävyys voidaan aina ottaa huomioon ennen menoilmoituksen esittämistä komissiolle. Edellä mainituissa artikloissa luetellut varmistamista edellyttävät seikat sisältyvät liitteenä 1 olevaan hallintoviranomaisen tarkistuslistaan. Asetuksen (EY) 438/ artiklan 2 kohdan mukaan maksuviranomaisen on ennen menoilmoituksen todentamista varmistettava, että 9 artiklan 2 kohdan edellytykset täyttyvät. Artiklassa luetellut maksuviranomaisen varmistamista edellyttävät seikat sisältyvät liitteenä 2 olevaan maksuviranomaisen tarkistuslistaan. Työministeriö edellyttää maksuviranomaisena, että kukin ESR-varoja käyttävä ministeriö, joka myöntää tai jakaa edelleen näitä varoja, ohjeistaa hallinnonalaansa tätä ohjetta vastaavasti. Ohje on valmisteltu hallintoviranomaisten ja maksuviranomaisen sekä hallinnonalojen yhteistyönä. 1 Komission asetus (EY) N:o 438/2001 neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista myönnettävän tuen hallinto- ja valvontajärjestelmän osalta, jota on muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2355/ Neuvoston asetus (EY) N:o 1260/1999 rakennerahastoja koskevista yleisistä säännöksistä

3 ) Työministeriö tavoite 3 ohjelman ja Equal-yhteisöaloiteohjelman hallintoviranomaisena ja sisäasiainministeriö tavoite 1 ja 2 ohjelmien hallintoviranomaisena käyttää liitteenä 1 olevaa tarkistuslistaa. Saatuaan maksuviranomaiselta maksupyynnön kyselykirjeen hallintoviranomainen täyttää sen mallin mukaan ja toimittaa siitä jäljennöksen maksuviranomaiselle. Työministeriö maksuviranomaisena käyttää liitteenä 2 olevaa tarkistuslistaa. Välittävinä eliminä toimivat ministeriöt käyttävät liitteenä 3 olevaa tarkistuslistaa. Tarkistuslistan käyttäjä voi täydentää listaa tarpeen mukaan Työministeriön sisäinen tarkastus toimittaa hallintoviranomaisille ja maksuviranomaiselle sähköisesti asetuksen (EY) 438/ artiklassa tarkoitetut eri hallinnonalojen järjestelmä- ja otantatarkastusraportit. Tarkastuksissa todetut havainnot ja niiden johdosta tehdyt korjaavat toimenpiteet on tallennettu ESRAvalvontajärjestelmään, mikä mahdollistaa niiden seurannan hallintoviranomaisten ja maksuviranomaisen lisäksi muille käyttäjätunnukset hankkineille. B. Hallintoviranomaisille (työministeriö tavoite 3 ohjelma ja Equalyhteisöaloiteohjelman osalta ja sisäasiainministeriö tavoite 1 ja 2 ohjelmien osalta) hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta varmistumista ja menoilmoituksen varmentamista varten toimitettavat tiedot 1. Välittävinä eliminä toimivat ministeriöt toimittavat hallintoviranomaisille ja tiedoksi maksuviranomaiselle hallinnonalansa ohjelmakohtaisen raportin asetuksen (EY) 438/ artiklan mukaisten paikan päällä tehtyjen varmennuskäyntien määrästä rahoittajaviranomaisittain eriteltynä artiklan 13 mukaisen ilmoituksen yhteydessä, jos ne eivät käytä ESRA-valvontajärjestelmää varmennussuunnitelmien ja varmennuskäyntien seurantaan. 2. Välittävinä eliminä toimivat ministeriöt toimittavat työministeriön sisäiselle tarkastukselle ja tiedoksi hallintoviranomaiselle ja maksuviranomaiselle asetuksen (EY) 438/ artiklan mukaiset edellistä kalenterivuotta koskevat ilmoitukset sekä hallinnonalansa hallinto- ja valvontajärjestelmäkuvauksiin (HVJ-kuvaukset) tehdyt päivitykset ja täydennykset työministeriön sisäisen tarkastuksen antamassa määräajassa. Työministeriön sisäisen tarkastuksen yksikkö toimittaa ne komissiolle mennessä. 3. Välittävinä eliminä toimivat ministeriöt ja rahoittajaviranomaisina toimivat lopulliset edunsaajat toimittavat työministeriön sisäiselle tarkastukselle ja tiedoksi hallintoviranomaisille ja maksuviranomaiselle asetuksen (EY) 1681/94 3 artiklassa 3 tarkoitetut sääntöjenvastaisuuksia koskevat ilmoitukset ja selvitykset välittämiinsä varoihin ja myöntämiinsä tukiin kohdistuneista sääntöjenvastaisuustapauksista työministeriön ohjeen O/12/2006 TM mukaisesti. 4 3 Komission asetus (EY) N:o 1681/1994 rakennepolitiikan rahoituksen epäsäännönmukaisuuksista ja aiheettomasti maksettujen summien takaisinperinnästä sekä tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta, jota on muutettu asetuksella (EY) N:o 2035/ annettu ohje O/12/2006 TM Maksuviranomaisen ohje Euroopan yhteisöjen komissiolle toimitettavia sääntöjenvastaisuuksia koskevien selvitysten tekemisestä, jolla kumottiin vastaava annettu ohje O/5/2004 TM.

4 ) C. Maksuviranomaiselle menoilmoituksen varmentamista varten toimitettavat tiedot 4. Välittävinä eliminä toimivat ministeriöt toimittavat maksuviranomaiselle menoilmoitusta ja maksupyyntöä varten hallinnonalansa tiedot, ilmoitukset takaisinperittävistä määristä ja maksuviranomaisen rakennerahastolain (1353/1999) 15 :n nojalla edellyttämät sekä muut selvitykset. 5. Ministeriöt ohjaavat ja valvovat alaistaan hallintoa. Ministeriöt voivat siirtää sille siirrettyjä rakennerahastotehtäviä edelleen alaiselleen hallinnolle. Viranomaisissa rakennerahastotehtävät hoidetaan virkavastuulla. Välittävinä eliminä toimivat ministeriöt toimittavat tehdyiltä ohjaus- ja valvontakäynneiltä rahoittajaviranomaisen luona valvontakäyntiraportin sekä jäljennöksen liitteen 3 tarkistuslistasta hallintoviranomaiselle. Ohjaus- ja valvontakäynnin tarkoituksena on opastus ja neuvonta seurannan perusteella havaittujen puutteiden ja virheiden korjaamiseksi ja toistuvien tarkastushavaintojen ehkäisemiseksi ja sen varmistamiseksi, että eri tarkastuselinten raporteissa edellytetyt korjaavat toimenpiteet on toteutettu. Kysymyksessä on uusi varmennustoimenpide, joka täydentää asetuksen (EY) 438/ artiklassa tarkoitettuja tarkastuksia ja tehdään rakennerahastolain 29 :ssä tarkoitettujen tarkastusten sijasta ja perustuu ESR-varoja käyttävien ministeriöiden ESR-koordinaatioryhmässä sopimaan valvontakäyntisuunnitelmaan Hallintoviranomaiset toimittavat maksuviranomaiselle välittävinä eliminä toimivien ministeriöiden toimittamat raportit rahoittajaviranomaisten luo suoritetuista ohjaus- ja valvontakäynneistä, jotka kohdistuvat näille siirrettyjen rakennerahastotehtävien suorittamiseen. Hallintoviranomaiset voivat osallistua ohjaus- ja valvontakäynteihin ministeriöiden yhteisessä ESR-koordinaatioryhmässä sopiman vuosittaisen valvontakäyntisuunnitelman mukaisesti. Valvontakäyntisuunnitelman toteutumista seurataan ja siihen tehdään muutoksia tarpeen mukaan. Maksuviranomainen toimittaa hallintoviranomaisille tiedoksi maksupyynnön kyselykirjeen ja komissiolle lähetetyt maksupyynnöt ja menoilmoitukset, ilmoitukset takaisinperityistä määristä sekä rakennerahastolain 15 :n nojalla saadut sekä muut selvitykset. D. Menoilmoituksen varmentamiseen liittyvät muut ohjeet ja asiakirjat Maksupyyntöä varten toimitettavia tietoja ohjeistetaan tarkemmin yleensä 3 kertaa vuodessa välittäville elimille lähetettävässä tilannetta 30.4., ja koskevassa maksupyynnön kyselykirjeessä, jota täydentää työministeriön 5 Hallintoviranomainen voi rakennerahastolain 29 :n ja maksuviranomainen 30 :n mukaan suorittaa rakennerahastoohjelmassa käytettävien rakennerahastovarojen käyttöön liittyviä välittäjiin ja myöntäjiin sekä rahoituksen saajiin kohdistuvia tarkastuksia ja tällöinkin muiden ministeriöiden hallinnonaloilla vain painavasta syystä. Tällainen painava syy voi olla Euroopan yhteisöjen komission pyyntö, rakennerahastovarojen tarkastusten vakava laiminlyönti tai muu painava syy. Ohjaus- ja valvontakäynnit perustuvat hallinnonalojen yhteisessä ESR-koordinaatioryhmässä hyväksyttyyn ja sopimaan valvontakäyntisuunnitelmaan eivätkä rakennerahastolain 29 tai 30 :ään.

5 ) rahoitusseurantatietojen toimittamista ESRA-rahastonhallintajärjestelmään koskeva ohje O/2/2003 TM. 6 Asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 8 ja asetuksen (EY) 448/ ja 3 artiklojen mukaista takaisinperintöjen seuraamista varten työministeriö maksuviranomaisena pyytää maksupyynnön kyselykirjeessä välittävinä eliminä toimivia ministeriöitä toimittamaan projektikohtaiset ilmoitukset takaisinperittävistä määristä menoilmoitusta varten toimitettavien tietojen yhteydessä. Asetuksen (EY) 1681/1994 3, 4, 5 ja 12 artiklassa tarkoitettuja sääntöjenvastaisuuksia koskevat ilmoitukset ja selvitykset toimitetaan neljännesvuosittain työministeriön sisäiselle tarkastukselle ja tiedoksi hallintoviranomaisille ja maksuviranomaiselle seuraavasti: 1. vuosineljänneksen osalta viimeistään vuosineljänneksen osalta viimeistään vuosineljänneksen osalta viimeistään vuosineljänneksen osalta viimeistään tätä seuraavana vuonna Asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 13 mukaista ilmoitusta varten työministeriön sisäinen tarkastus pyytää erillisellä kirjeellä välittävinä eliminä toimivia ministeriöitä toimittamaan edellistä kalenterivuotta koskevat tiedot, jotka se toimittaa edelleen komissiolle vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. E. Voimaantulo Tämä maksuviranomaisen ohje koskee ohjelmakautta ja ohjeessa mainittuja tietoja ja asiakirjoja. Ohjetta sovelletaan ensimmäisen kerran tilannetta koskevaan menoilmoitukseen ja maksupyyntöön. Yksikön päällikön po. Tietohallintopäällikkö Heikki Haukirauma Ylitarkastaja Eila Niemi Liitteet Hallintoviranomaisen tarkistuslista liite 1 Maksuviranomaisen tarkistuslista liite 2 Ministeriön (välittävän elimen) tarkistuslista liite annettu ohje O/2/2003 TM Ohjelmakauden ESR-projektien rahoitusseurantatietojen toimittaminen työministeriön ESRA-rahastonhallintajärjestelmään.

6 ) Jakelu Tiedoksi Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sisäasiainminiteriö Työministeriö/Toimeenpano-osasto /Sisäisen tarkastuksen yksikkö Valtiovarainministeriö Valtiovarain Controller Valtiontalouden tarkastusvirasto

7 HALLINTOVIRANOMAISEN TARKISTUSLISTA MINISTERIÖILLE VÄLITTÄVINÄ ELIMINÄ SIIRRETTYJEN RAKENNERAHASTOTEHTÄVIEN SUORITTAMISESTA Komission asetuksen (EY) 438/ artiklan 3 kohdan mukaan hallintoviranomaisen on varmistettava, että maksuviranomaiselle ilmoitetaan hallintoviranomaisen ja välittävien elinten käyttämistä menettelyistä, joilla todennetaan yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toimitus ja esitettyjen menojen todenmukaisuus ja niiden yhdenmukaisuus sovellettavien sääntöjen kanssa sekä huolehdittava jäljitysketjun ylläpitämisestä. Ohjelma: Ministeriö: Menoilmoitus ja maksupyyntö sisältävät menot ajalta Seuraavat tiedot on tarkistettu liitteenä olevassa menoilmoituksessa ja mahdolliset huomautukset on yksilöity ja selitetty erillisessä liitteessä. Tarkistettava asia Tarkistuksen keino Valitse vaihtoehdoista 1. Ei huomautettavaa 2. Huomautettavaa Eri hallinnonaloja koskevien asetuksen (EY) 438/ artiklan mukaisten ja eri tarkastuselinten (komissio, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ECA, Valtiontalouden tarkastusvirasto VTV) tarkastusraporttien sekä ESRAvalvontajärjestelmän seuranta (paitsi KTM, SM). Viranomainen, tarkistaja ja mahdolliset huomautukset sekä tarkastuksissa edellytettyjen korjaavien toimenpiteiden tilanne Lisäksi ministeriöiden ohjaus- ja valvontakäyntiraporttien läpikäynti ja/tai osallistuminen näihin valvontakäynteihin, joista maksuviranomaiselle toimitetaan valvontakäyntiraportti. (Käytetään täydentävänä keinona myös silloin kun

8 1. Välittävät elimet ovat huolehtineet siitä, että ohjelman toimeenpanoa varten on olemassa riittävät seuranta- ja kirjanpitojärjestelmät, joihin varainhoitoa, seurantaa, tarkastamista ja arviointia varten tarvittavat täytäntöönpanoa koskevat tiedot kerätään. 2. Välittävät elimet ovat päivittäneet hallinto- ja valvontajärjestelmien (HVJ-) kuvauksensa, työjärjestyksensä ja taloussääntönsä (erityisesti projektien hakuja valintamenettely, maksu. ja hallintotehtävien eriyttäminen) 3. Välittävät elimet ovat huolehtineet siitä, että rahoitettavaksi valittavien projektien valintaperusteet ja niiden soveltaminen sekä valintamenettely ovat yhteisön ja kansallisen lainsäädännön sekä ohjelmaasiakirjan ja sen täydennysosan mukaisia sekä kirjattu HVJ-kuvaukseen. 4. Välittävät elimet ovat huolehtineet siitä, että on olemassa riittävä jäljitysketju yksittäisestä alkuperäisestä laskusta tai vastaavasti todistusvoimaisesta kirjanpitotositteesta komissiolle tehtävään menoilmoitukseen. 5. Välittävät elimet ovat huolehtineet siitä, että projektien valvonta/varmennussuunnitelmat ja yhteenvedot varmennusten tilanteesta on toimitettu hallintoviranomaiselle 6. Välittävät elimet ovat huolehtineet takaisinperintöjen määrän ilmoittamisesta viivästyskorkoineen menoilmoituksissa ESRA-valvontajärjestelmä on käytössä). Asetuksen (EY) 438/ artiklan mukaisten ilmoitusten seuranta ja päivitettyjen hallinto- ja valvontajärjestelmän (HVJ) kuvausten toimittaminen kyseisten ilmoitusten yhteydessä hallintoviranomaiselle HVJ-kuvausten seuranta Ohjeistuksen seuranta Eri hallinnonalojen yhteenvetoraporttien toimittaminen hallintoviranomaiselle varmennusten toteutumasta asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 13 mukaista ilmoitusta varten Menoilmoitusten ja asetuksen (EY) 1681/ ja 5 artiklan mukaisten ilmoitusten/raporttien läpikäynti ja vertaaminen takaisinperintätietokantaan

9 7. Välittävät elimet ovat antaneet riittävät ohjeet julkisten hankintojen ja valtion tukien ilmoittamisesta/hakemisesta, valinnasta ja valintamenettelyistä (nämä ovat yhteisön ja kansallisen lainsäädännön sekä EU:n kilpailupolitiikan mukaisia, minkä lisäksi EU:n ympäristöpolitiikan mukaisesti on suoritettu ympäristövaikutusten arviointi sitä edellyttävissä hankkeissa) 8. Välittävät elimet seuraavat rahoittajaviranomaisten ja projektin toteuttajien ESR:sta tiedottamista ja julkisuutta koskevien velvoitteiden noudattamista 9. Välittävät elimet seuraavat, että varainkäytön ehtoihin sisältyvää asiakirjojen säilyttämisvelvollisuutta noudatetaan 10. Menojen tukikelpoisuus Tarkistetaan asiakirjoja ohjaus- ja valvontakäynnillä 11. Komission pyytämät ns. yleisasetuksen (EY) 1260/ artiklan 2 kohdan mukaiset suositukset seurannan ja hallinnoinnin järjestämisestä. 12. Komission pyytämät ns. yleisasetuksen (EY) 1260/ artiklan 4 kohdan mukaiset toimenpiteet hallinnon puutteiden ja havaittujen väärinkäytösten oikaisemiseksi. Tarpeeton yliviivataan: 1. Ei ole annettu 2. On annettu ja on ryhdytty niiden edellyttämiin toimenpiteisiin Tarpeeton yliviivataan: 1. Ei ole pyydetty 2. On pyydetty eikä menoilmoitus sisällä pyydettyjen oikaisutoimenpiteiden kohteena olevia menoja Päiväys: Hallintoviranomaisen edustaja: Etunimi Sukunimi LIITTEET Menoilmoitus ja muut selvitykset

10 MAKSUVIRANOMAISEN TARKISTUSLISTA HALLINTOVIRANOMAISEN SUORITTAMISTA RAKENNERAHASTOTEHTÄVISTÄ Komission asetuksen (EY) 438/ artiklan 2 kohdan mukaan maksuviranomaisen on ennen menoilmoituksen todentamista varmistettava, että hallintoviranomaiset ja välittävät elimet ovat noudattaneet yleisasetusta (EY) 1260/1999 ja että menoilmoitukseen sisältyy ainoastaan menoja, jotka 1) ovat tukikelpoisuusajan kuluessa tosiasiallisesti maksettuja lopullisen edunsaajan yhteisön tukikelpoisuussääntöjen mukaisia menoja 2) ovat todennettavissa kuitteihin liitetyillä alkuperäisillä laskuilla tai vastaavasti todistusvoimaisilla kirjanpitotositteilla ja 3) ovat aiheutuneet projekteista, jotka on valittu rahoitettaviksi noudattaen ohjelmaa koskevien valintaperusteita ja menettelyjä noudattaen yhteisön sääntöjä ja 4) ovat aiheutuneet toimenpiteistä, joiden valtiontuet komissio on hyväksynyt tarvittaessa Ohjelma: Ministeriö: Menoilmoitus ja maksupyyntö sisältävät menot ajalta: Seuraavat tiedot on tarkistettu liitteenä olevassa menoilmoituksessa ja mahdolliset huomautukset on yksilöity ja selitetty erillisessä liitteessä. Tarkistettava asia Tarkistuksen keino Valitse vaihtoehdoista: 1. Ei huomautettavaa 2. Huomautettavaa Viranomainen, tarkistaja ja mahdolliset huomautukset sekä tarkastuksissa edellytettyjen korjaavien toimenpiteiden tilanne Eri hallinnonaloja koskevien asetuksen 438/ artiklan mukaisten ja eri tarkastuselinten (komissio, Euroopan tilintarkastustuomioistuin ECA, Valtiontalouden tarkastusvirasto VTV) tarkastusraporttien sekä ESRAvalvontajärjestelmän seuranta (paitsi KTM, SM). Ei koske asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 4 mukaisia varmennuksia. 1. Ohjelman toimeenpanoa varten on olemassa riittävät seuranta- ja kirjanpitojärjestelmät

11 2. Hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvaukset, työjärjestykset ja taloussäännöt on päivitetty (erityisesti. projektien haku- ja valintamenettely, maksu- ja hallintotehtävien eriyttäminen) 3. Komissiolle on ilmoitettu mahdolliset uudet yritystuet KTM:n kautta 4. Asiakirjojen säilytyksestä on annettu riittävät ohjeet ja varainkäytön ehtoja on noudatettu 5. Rahoitettavaksi valittavien projektien valintaperusteet ja menettelyt täyttävät yhteisön ja kansallisten säädösten ja tarkastuselinten vaatimukset 6. Ohjelman puolivuotiskatsaus on suoritettu ja vuosiraportti toimitettu komissiolle 7. Ohjelman väliarviointi on suoritettu ja väliarviointiraportti toimitettu komissiolle (kertaluonteinen) 8. Projektien varmennukset on toteutettu valvonta/varmennussuunnitelman ja ohjeistuksen mukaisesti 9. Yhteisön lainsäädäntöä ja politiikkoja 7 sekä ohjelma-asiakirjaa koskevaa päätöstä on noudatettu ohjelman toimeenpanossa. 10. Projektien otantatarkastukset on toteutettu tarkastussuunnitelman mukaisesti 11. Menoilmoitusta koskevat raportit vastaavat saman ajankohdan mukaista kirjanpitoa/kaikki kirjanpito-oikaisut ym. muutokset on otettu huomioon Asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 13 mukaisten ilmoitusten seuranta Mahdollisten yritystukien kartoitus ja käsittely ESR-koordinaatioryhmän hallintojaostossa Ohjeistuksen seuranta Ohjeistuksen seuranta Seurantakomitean kokousasiakirjojen ja diaarin seuranta Seurantakomitean kokousasiakirjojen ja diaarin seuranta Ohjeistuksen ja asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 13 mukaisten ilmoitusten seuranta Ohjeistuksen seuranta Asetuksen (EY) 438/2001 artiklan 13 mukaisten ilmoitusten seuranta Kirjanpidon ja ESRA-tietojärjestelmän tietojen vertailu 7 EU:n sektoripolitiikat ja Euroopan sosiaalirahasto: Euroopan sosiaalirahastosta rahoitettavilla toimilla toteutetaan EU:n sosiaali- ja alue- ja rakennepolitiikkaa, minkä lisäksi ESR:n toiminnassa on otettava huomioon EU:n kilpailupolitiikka erityisesti julkisten hankintojen ja valtion tukien osalta (syrjimättömyys) sekä ympäristöpolitiikkaan liittyvä kestävän kehityksen periaate, jonka noudattamista valvotaan ympäristövaikutusten arvioinnin avulla.

12 menoilmoitusta varten tehdyssä laskennassa 12. Riittävä jäljitysketju on olemassa ja sen turvaamiseksi alkuperäisestä laskusta tai vastaavasti todistusvoimaisesta kirjanpitotositteesta komissiolle tehtävään menoilmoitukseen on annettu ohjeet 13. On pidetty kirjaa takaisinperittävistä määristä ja ne on ilmoitettu ja vähennetty viivästyskorkoineen menoilmoituksesta ja maksupyynnöstä. Ohjeistuksen seuranta Välittävien elinten menoilmoituksiin sisältyvien takaisinperittävien määrien seuranta asetuksen (EY) 1681/ ja 5 artiklan mukaisista ilmoituksista/selvityksistä 14. Menoilmoitukseen sisältyvä yhteisön osuus ei ylitä ohjelman rahoitussuunnitelmassa osoitettua yhteisön tuen kokonaismäärää, julkisen tuen suhde kokonaismenoihin on ohjelman mukainen 15. Komission antamat ns. yleisasetuksen (EY) 1260/ artiklan 2 kohdan mukaiset suositukset seurannan ja valvonnan järjestämisestä (vuosikokous) 16. Komission pyytämät ns. yleisasetuksen (EY) 1260/ artiklan 4 kohdan mukaiset toimenpiteet hallinnon puutteiden ja havaittujen väärinkäytösten oikaisemiseksi 17. Komission ns. yleisasetuksen (EY) 1260/ artiklan 2 kohdan mukainen välimaksujen keskeyttäminen 18. On pidetty kirjaa rahoitusoikaisun perusteella osittain tai kokonaan peruutetuista määristä Osarahoitussuhteiden seuranta Tarpeeton yliviivataan: 1. Ei ole annettu 2. on annettu ja ryhdytty niiden edellyttämiin toimenpiteisiin Tarpeeton yliviivataan: 1. Ei ole pyydetty 2. On pyydetty eikä menoilmoitus/maksupyyntö sisällä pyydettyjen oikaisutoimenpiteiden kohteena olevia sääntöjenvastaisia menoja Tarpeeton yliviivataan: 1. Ei ole keskeytetty 2. On keskeytetty eikä menoilmoitus ja maksupyyntö sisällä keskeytyksen kohteena olevia sääntöjenvastaisia menoja Välittävien elinten maksupyynnön kyselykirjeen liitteissä ilmoittamien määrien ja eri hallinnonalojen

13 uudelleenbudjetointia varten alkaen tarkastusraporttien ja ESRAvalvontajärjestelmän seuranta Päiväys: Maksuviranomaisen edustaja: Etunimi Sukunimi LIITTEET Menoilmoitus Muut selvitykset

14 MINISTERIÖN TARKISTUSLISTA RAHOITTAJAVIRANOMAISILLE SIIRRETTYJEN RAKENNERAHASTOTEHTÄVIEN SUORITTAMISESTA Ministeriö ohjaa ja valvoo alaistaan hallintoa. Rakennerahastolain (1353) 25 :n mukaan rakennerahastovaroja myöntävällä viranomaisella on ensisijainen vastuu myöntämiensä varojen valvonnasta ja tarkastuksesta. Rakennerahastolain 15 :n mukaan ministeriö on velvollinen huolehtimaan, että varoja käytetään ja hallinnoidaan asianmukaisesti ja että todetut virheellisyydet oikaistaan. Tarkistettava asia Tarkistuksen keino Valitse vaihtoehdoista: 1. Ei huomautettavaa 2. Huomautettavaa Hallinto- ja valvontajärjestelmän (HVJ-) kuvaus, työjärjestys ja taloussääntö 1.Delegoidut hallinto- ja maksutehtävät on eriytetty ja rahoitettaviksi valittujen hankkeiden valintaperusteet ja niitä koskevat menettelyt ovat olemassa ja niitä on noudatettu ohjelman toimeenpanossa 2. Henkilöstöresurssien riittävyyden arviointi Projektin tekniset tiedot 3. Projektin asiakirjat on asianmukaisesti allekirjoitettu, kirjattu ja arkistoitu 4. Projektille on tehty asianmukaiset rahoituspäätökset Asiakirjojen läpikäynti pistokokeena ohjaus- ja/tai valvontakäynnillä rahoittajaviranomaisen luona, josta toimitetaan raportti hallintoviranomaiselle. Ministeriöt voivat lisätä sarakkeeseen myös käyttämänsä muun tarkistuskeinon. Tarkistetaan HVJ-kuvaus, työjärjestys ja taloussääntö Hallinto- ja maksutehtävien eriyttäminen todennetaan pistokokeena käymällä läpi HVJ-kuvaus, työjärjestys ja taloussääntö ja projektien valintamenettely haku- ja valintamenettelyyn liittyvistä asiakirjoista rahoittajaviranomaisen luona ( tai kirjoituspöytätyönä pyytämällä asiakirjat) Maksatushakemusten käsittelyaikojen ja aloituspalaverien toteutumisen tarkistaminen rahoittajaviranomaisen luona. Viranomainen, tarkistaja ja mahdolliset huomautukset sekä tarkastuksissa edellytettyjen korjaavien toimenpiteiden tilanne

15 Tukikelpoisuus 5. Lopullinen edunsaaja on huolehtinut, että kustannukset ovat projektille kuuluvia, hyväksytyn projektisuunnitelman, ESR-säännösten ja tukiehtojen mukaisia, tukikelpoisia kustannuksia. 6. Projekti on tullut vireille sen jälkeen, kun menojen tukikelpoisuusaika on alkanut ohjelmassa 7. Projektille on tehty maksatuspäätös, jossa on perusteltu ei-tukikelpoisiksi katsotut kustannukset 8. Hankkeiden tulot on otettu huomioon maksatuspäätöksissä 9. Riittävä jäljitysketju on olemassa yksittäisestä alkuperäisestä laskusta tai vastaavasti todistusvoimaisesta kirjanpitotositteesta Euroopan yhteisöjen politiikat 10.Kestävä kehitys/ympäristön suojelu Tarkistetaan erityisesti, että hankinnat on suoritettu julkisten hankintojen säädösten mukaan ja hankinnoista on olemassa riittävät dokumentit sekä yleiskustannusten kohdistaminen projektille Kustannusten tukikelpoisuusaika on alkanut ohjelmakaudella Tarkistetaan otannalla maksatushakemuksesta tai tositteesta Tarkistetaan, onko varmennuskäynnillä tai muulla tavalla varmistuttu riittävästä jäljitysketjusta Ks. artiklaa 4 koskeva MVO-ohje O/27/2006 TM 11. Tasa-arvo ja syrjimättömyys Ks. artiklaa 4 koskeva MVO-ohje O/27/2006 TM 12. Valtion tuki ja de minimis Ks. artiklaa 4 koskeva MVO-ohje O/27/2006 TM

16 Tiedotus ja markkinointi 13. Projektin toteuttajat ovat huolehtineet, että projektiin osallistuvat ovat tietoisia projektin saamasta ESR-rahoituksesta ja että, tiedottaminen on julkista ja näkyvää myös projektiin kuulumattomille. 14. Hankkeiden kaikessa tiedottamisessa ja markkinoinnissa on käytetty näkyvästi ESR:n kansallista tunnusta (ESR-logo). Tarkistetaan, että rahoittajaviranomainen on huolehtinut tiedotuksen ja markkinoinnin ohjeistamisesta ja kouluttamisesta projekteissa ja että varmennuskäynnillä, aloituspalaverissa tai ohjausryhmissä tms. on käsitelty asiaa Tarkistetaan varmennusraportti ja/tai osallistujapalaute ja onko väli- tai loppuraportissa kerrottu asiasta ja maksatuspäätöksen yhteydessä toimitettu lehti-ilmoitukset tai mainokset laajemmin (miten, milloin, missä) Tarkistetaan lehti-ilmoituksista, mainoksista, julkaisuista viittaukset rahoittajiin ja rahoituslähteisiin

17 Valvonta ja tarkastus 15. Rahoittajaviranomainen on suorittanut paikan päällä tapahtuvan varmennuksen ja siitä on tehty artiklaa 4 koskevan MVO-ohjeen O/27/2006 TM mukainen varmennusraportti, havainnoista on raportoitu toteuttajalle sekä annettu määräaika korjaavien toimenpiteiden suorittamiselle 16. Rahoittajaviranomainen on suorittanut hallinnollisen varmentamisen artiklaa 4 koskevan MVO-ohjeen O/27/2006 TM mukaisesti 17. Jos projekti on ollut mukana järjestelmätarkastuksessa tai 5 % otantatarkastuksissa, käytettävissä olevat tiedot on tutkittu ja todettu ja annettu määräaika korjaavien toimenpiteiden suorittamiselle 18. Jos havainnot edellyttävät takaisinperintää, siitä on tehty erillinen päätös, prosessin toteutumista seurataan ja sitä koskevat tiedot tarkistetaan Asiakirjojen säilytys 19. Rahoittajaviranomainen on valvonut, että projektin toteuttaja on määritellyt, missä, miten ja kenen toimesta projektiin liittyvät asiakirjat säilytetään 20. Rahoittajaviranomainen on asianmukaisesti arkistoinut projektiin liittyvät päätös- ja valmisteluasiakirjat Varmennussuunnitelman tarkastaminen ESRA:sta tai muusta lähteestä ja käydään läpi varmennusraportti. Varmennusraportti voidaan pyytää myös pistokokeena ja käydä läpi kirjoituspöytätyönä. Havaintojen ja jatkotoimenpiteiden kirjaaminen ESRAvalvontajärjestelmään tai muuhun järjestelmään Suoritetaan pistokokeena maksatushakemuksen ja päätöksen tarkastaminen Tarkastukseen ja mahdolliseen takaisinperintään liittyvien asiakirjojen tarkastaminen Tarkistaminen loppuraportista ja/tai rahoituksen ehdoista ja mahdollisesta varmennusraportista Ohjelma ja projekti Päiväys Ministeriön edustaja

18 Etunimi Sukunimi