hallintoviranomaisen ohje X maksuviranomaisen ohje

Transkriptio

1 hallintoviranomaisen ohje X maksuviranomaisen ohje c Päivämäärä cohjeen numero cdiaarinumero Euroopan sosiaalirahasto ESR 27 O/12/2006 KOHDERYHMÄT Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sisäasiainministeriö Työministeriö SÄÄNNÖKSET, joihin toimivalta määräysten/ohjeiden antamiseen perustuu Laki rakennerahastojen kansallisesta hallinnoinnista (1353/1999, muutettuna 1286/2000), 13 ASIASANAT Euroopan sosiaalirahasto, sääntöjenvastaisuudet. epäsäännönmukaisuudet, väärinkäytökset VOIMASSAOLOAIKA Toistaiseksi KUMOAA/MUUTTAA MÄÄRÄYKSEN/ OHJEEN NUMERO ESR 23 O/5/2004 TM OTSIKKO MAKSUVIRANOMAISEN OHJE EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIOLLE TOIMITET- TAVIA SÄÄNTÖJENVASTAISUUKSIA KOSKEVIEN SELVITYSTEN TEKEMISESTÄ Tätä ohjetta voi tilata X työministeriön kirjaamosta Tämä ohje on myös saatavissa:

2 1 YLEISTÄ Ohjeessa määritellään sääntöjenvastaisuus ja milloin siitä on ilmoitettava. Tämä ohje annetaan, koska Euroopan komissio on antanut asetuksen 2035/2005 rakennepolitiikan rahoituksen epäsäännönmukaisuuksista ja aiheettomasti maksettujen summien takaisinperinnästä sekä tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta annetun asetuksen 1681/94 muuttamisesta. Asetus on annettu ja sitä sovelletaan alkaen. Jäsenvaltioiden on annettava komissiolle (komission asetuksen 1681/94 mukaan) neljännesvuosittain selvitys sääntöjenvastaisista (epäsäännönmukaisista tai väärinkäytös-) tapauksista, joista on tehty hallinnollinen ja/tai oikeudellinen päätelmä. Päätelmällä tarkoitetaan toimivaltaisen hallinnollisen tai oikeudellisen viranomaisen ensimmäistä kirjallista arviointia, jossa päätellään konkreettisten tietojen perusteella, että sääntöjenvastaisuus on tapahtunut. Ilmoitus tulee tehdä viimeistään siinä vaiheessa, kun tarkastuksessa tai muussa valvonnassa on tullut esille epäilys sääntöjenvastaisuuden olemassaolosta ja toimivaltainen hallinnollinen tai oikeudellinen viranomainen on kuullut asianosaisia hallintolain 434/ mukaisesti. Jos sääntöjenvastaisuus jää Euroopan yhteisön rakennerahastoista annetun tuen osalta alle euron, ei selvitystä tarvitse tehdä ilman erityistä pyyntöä. On kuitenkin raportoitava, että ilmoituskynnyksen ylittäviä sääntöjenvastaisuuksia ei ole havaittu. Tämä ns. puhdas ilmoitus on vapaamuotoinen. Sääntöjenvastaisuus 1 on määritellään asetuksen 1 a artiklassa: Tässä asetuksessa tarkoitetaan epäsäännönmukaisuudella jokaista yhteisön oikeuden määräyksen tai säännöksen rikkomista, joka johtuu sellaisesta taloudellisen toimijan teosta tai laiminlyönnistä, josta on tai voisi olla vahinkoa yhteisön yleiselle talousarviolle perusteettoman menon vuoksi Ilmoitusjärjestelmän tarkoituksena on saada jäsenvaltiot ilmoittamaan komissiolle rakennerahastoja koskevien sääntöjenvastaisuuksien luonteesta ja määrästä, sääntöjenvastaisuuksien taloudellisista vaikutuksista sekä jäsenvaltioiden viranomaisten toteuttamista korjaavista ja ehkäisevistä toimista. Ilmoitusten avulla komissio valvoo, miten jäsenvaltiot toteuttavat hyvän taloushallinnon periaatteita mukaan lukien sääntöjenvastaisuuksien torjunta ja aiheettomasti maksettujen summien takaisinperintä. Saatuja tietoja analysoimalla komissio pyrkii tunnistamaan rakennerahastoihin liittyvät riskit sekä vähentämään niitä valvontaa suuntaamalla sekä säädöksiä kehittämällä. Ministeriöiden on toimitettava sääntöjenvastaisuusilmoitukset työministeriön sisäiselle tarkastukselle kutakin neljännesvuotta seuraavan kuukauden kuluessa. Välittävinä eliminä toimivien ministeriöiden on ohjeistettava lopulliset edunsaajat siitä, miten tiedot toimitetaan työministeriön sisäiselle tarkastukselle. Valtiokonttorin määräyksen 20/03/2001 mukaan taloussäännössä on annettava määräykset virheistä ja väärinkäytöksistä ilmoittamisesta. Joko ensimmäiseen tai myöhempiin jatkoselvityksiin on liitettävä arvio sääntöjenvastaisuuden taloudellisesta vaikutuksesta. Lisäksi on ilmoitettava taloudelliset seuraamukset, mahdollinen maksujen pidättäminen tai oikaiseminen sekä takaisinperinnän mahdollisuudet ja eteneminen. Työministeriön ollessa ESR:n maksuviranomainen työministeriön sisäinen tarkastus laatii oman seurantansa ja sille toimitettujen ilmoitusten perusteella asetuksen 1681/94 mukaisen selvityksen komissiolle. Selvitys toimitetaan valtiontalouden tarkastusvirastosta annetun lain perusteella tiedoksi myös Valtiontalouden tarkastusvirastolle. Selvityksestä tiedotetaan myös valtiovarain controllerille. 1 Asetuksessa 1681/94 englannin termi irregularity on käännetty väärinkäytökseksi, asetuksessa 2035/2005 epäsäännönmukaisuudeksi. Paras suomenkielinen käännös on sääntöjenvastaisuus, jota tässä ohjeessa käytettään.

3 2 1. Soveltamisala Tätä ohjetta sovelletaan Euroopan sosiaalirahaston (ESR) varoista osin tai kokonaan maksettaviin tukiin taikka mainittuun rahastoon kohdistuviin sääntöjenvastaisuuksiin liittyvään raportointiin, josta säädetään rakennepolitiikan rahoituksen epäsäännönmukaisuuksista ja aiheettomasti maksettujen summien takaisinperinnästä sekä tätä alaa koskevan tiedotusjärjestelmän perustamisesta annetun komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 3, 4, 5 ja 12 artiklassa, muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/2005. Tämä ohje ei koske komission asetuksen (EY) N:o 438/2001 artiklan 8 tai komission asetuksen 448/2001 artiklojen 2 ja 3 mukaisia toimia takaisinperintöjen seuraamiseksi. Nämä tiedot kerätään työministeriölle tehtävän maksatustietojen todentamisen ja varmentamisen yhteydessä. 2. Yleistä tehtävistä ja vastuista Työministeriön sisäisen tarkastuksen yksikön tehtävänä ja vastuulla on antaa Euroopan yhteisöjen komissiolle komission asetuksessa (EY) N:o 1681/94, muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/2005, säädetyt selvitykset yhteisörahoitukseen kohdistuneista sääntöjenvastaisuuksista. Välittävien elinten 2 ja lopullisten edunsaajien 3 tehtävänä on toimittaa työministeriön sisäisen tarkastuksen yksikölle selvitykset niiden välittämiin varoihin ja myöntämiin tukiin kohdistuneista sääntöjenvastaisuustapauksista. Jokainen tukia välittävä ja myöntävä vastaa siitä, että työministeriön sisäinen tarkastus saa sille määrättyjen tehtävien suorittamiseksi tarvittavat tiedot ajallaan. Välittävien elinten on ohjeistettava lopulliset edunsaajat siitä, miten tiedot toimitetaan työministeriön sisäisen tarkastuksen yksikölle. MILLOIN SÄÄNTÖJENVASTAISUUDESTA ILMOITETAAN JA MIKÄ SE ON 3. Milloin sääntöjenvastaisuus ilmoitetaan Komission asetuksen (EY) N:o 1681/94, muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/2005, artiklan 3 momentin 1 mukaan jäsenvaltioiden on ilmoitettava kahden kuukauden kuluessa kunkin vuosineljänneksen päättymisestä niistä tapauksista, joista on tehty ensimmäinen "hallinnollinen ja/tai oikeudellinen päätelmä". Asetuksen 2035/2005 artiklan 1 a mukaan päätelmällä tarkoitetaan toimivaltaisen hallinnollisen tai oikeudellisen viranomaisen ensimmäistä kirjallista arviointia, jossa päätellään konkreettisten tietojen perusteella, että sääntöjenvastaisuus on tapahtunut. Ilmoitus ei kuitenkaan rajoita mahdollisuutta tarkistaa tätä päätelmää taikka kumota se hallinnollisen tai oikeudellisen menettelyn aikana esiin tulevien seikkojen perusteella; Ilmoitus tulee kuitenkin tehdä viimeistään siinä vaiheessa, kun tarkastuksessa tai muussa valvonnassa on tullut esille epäilys sääntöjenvastaisuuden olemassaolosta ja toimivaltainen hallinnollinen tai oikeudellinen viranomainen on kuullut asianosaisia hallintolain 434/ mukaisesti. Toimivaltaisen viranomaisen suorittaman kuulemisen jälkeen ilmoituksen perustana oleva päätelmä voi olla esimerkiksi a) tarkastuskertomus b) raportti paikalla tehdystä varmentamisesta c) maksatuspäätös 2 Kaikki julkiset tai yksityiset elimet tai yksiköt, jotka toimivat hallinto- tai maksuviranomaisten vastuulla tai hoitavat näille viranomaisille kuuluvia tehtäviä suhteessa lopullisiin edunsaajiin ja toimia täytäntöön paneviin elimiin tai yrityksiin. Välittäviä elimiä Suomessa ovat esimerkiksi eri ministeriöt, jotka toimeenpanevat tai joiden hallinnonala toimeenpanee ESR-toimia. (EY N:o 438/2001, artikla 2.2) 3 Suomessa ESR:n lopullisia edunsaajia ovat ne viranomaiset, jotka myöntävät projektille rahoituksen. Eri hallinnonalojen lopulliset edunsaajat on määritelty ohjelma-asiakirjoissa

4 3 d) päätös tuen maksatuksen keskeyttämisestä e) päätös jättää tuki maksamatta joko osittain tai kokonaan (maksun pidättäminen) f) päätös tuen osittaisesta tai täydellisestä oikaisemisesta eli kuittaamisesta tulevista maksatuksista tai takaisinperintäpäätös, jos ilmoitusta ei jostain syystä ole jo aikaisemmin tehty Sääntöjenvastaisuuden tutkinnan edistymisestä ja tutkinnan tuloksista tulee tehdä Komission asetuksen (EY) N:o 1681/94, muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/2005, artiklan 5 momentin 1 mukaiset ilmoitukset. Niitä tehdään sitä mukaa, kun tutkinta ja mahdollisesti maksettujen sääntöjenvastaisten tukien takaisinsaanti etenee. 4. Mikä on sääntöjenvastaisuus Sääntöjenvastaisuus määritellään asetuksen 1 a artiklassa: Tässä asetuksessa tarkoitetaan epäsäännönmukaisuudella jokaista yhteisön oikeuden määräyksen tai säännöksen rikkomista, joka johtuu sellaisesta taloudellisen toimijan teosta tai laiminlyönnistä, josta on tai voisi olla vahinkoa yhteisön yleiselle talousarviolle perusteettoman menon vuoksi. Sääntöjenvastaisuuden vahingollinen vaikutus Euroopan yhteisön talousarviolle voi ilmetä esimerkiksi siten, että taloudellisen toimijan sääntöjenvastaisen menettelyn vuoksi tukea on myönnetty tai olisi saatettu myöntää tai tuki panna maksuun osin tai kokonaan ilman, että hakijalla olisi sen saamiseen säädösten mukainen oikeus. Sääntöjenvastaisuus voi johtua taloudellisen toimijan tahallisuudesta, huolimattomuudesta tai erehdyksestä tehdystä teosta tai laiminlyönnistä, jolla on rikottu Euroopan yhteisön säädöksiä tai tämän toimeenpanemisessa sovellettavia kansallisia säädöksiä (taloudellisen toimijan sääntöjenvastainen menettely). Sääntöjenvastaisuuden tekijänä olevana taloudellisena toimijana voi olla tukea myöntänyt, saanut, tukea tai tuen maksatusta hakenut tai näiden puolesta toiminut. Sääntöjenvastaisuus voi ilmetä esimerkiksi siten, että: 1) projekti- tai maksatushakemuksen yhteydessä ei ole annettu oikeita ja riittäviä tietoja; 2) tuen hakemisen jälkeen muuttuneesta tuen käyttötarkoituksesta tai muusta tuen käyttöön vaikuttavasta muutoksesta jätetään ilmoittamatta; 3) tuen saaja kieltäytyy antamasta viranomaiselle valvonnassa tarvittavaa aineistoa tai auttamasta tätä tarkastustehtävässä 4) saatua tukea käytetään ohjelma-asiakirjan ja projektipäätöksen tai muiden vastaavien säädösten vastaiseen toimintaan; 5) tuen saamisen ehtona olevia velvoitteita, kuten toimien tukikelpoisuutta koskevia säädöksiä, tai tehtyjen sitoumusten täyttämistä laiminlyödään; 6) projekti-, rahoitus- tai maksupäätös on säädösten vastainen Selvitystä sääntöjenvastaisuudesta tai sen jatkokäsittelyistä ei kuitenkaan tarvitse antaa, kun kyseessä on taloudellisen toimijan virhe tai huolimattomuus, joka on huomattu ennen maksamista ja joka ei johda hallinnollisiin tai oikeudellisiin seuraamuksiin. Komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 3 artiklan 1 kohdan (muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/20053) mukaan seuraavia tapauksia ei tarvitse ilmoittaa: tapaukset, joissa sääntöjenvastaisuus johtuu yksinomaan siitä, että toimintaa ei ole pystytty osittain tai kokonaan toteuttamaan konkurssin vuoksi. Tapaukset, joissa sääntöjenvastaisuus on tapahtunut ennen konkurssia, sekä kaikki petosepäilyt on kuitenkin ilmoitettava, sääntöjenvastaiset tapaukset, jotka tuensaaja on vapaaehtoisesti ilmoittanut viranomaiselle ennen kuin kyseinen viranomainen itse on ne havainnut, joko ennen tuen maksamista tai myös sen jälkeen,

5 4 tapaukset, joissa viranomainen havaitsee tehneensä virheen, kun se on päättänyt hankkeen tukikelpoisuudesta ja korjaa virheensä ennen tuen maksamista. Tuen maksamisen jälkeen havaitut samoin kuin tuen saajasta johtuvista syistä aiheutuneet virheet on ilmoitettava. VÄLITTÄVIEN ELINTEN JA LOPULLISTEN EDUNSAAJIEN TEHTÄVÄT NELJÄNNESVUOSITTAIN TYÖMINISTERIÖN SISÄISELLE TARKASTUKSELLE TEHTÄVÄ RA- PORTTI 5. Neljännesvuosittain annettavat selvitykset Euroopan sosiaalirahaston varoihin kohdistuneista sääntöjenvastaisuuksista Neljännesvuosittaisesta rakennerahastojen varoihin kohdistuneita sääntöjenvastaisuuksia koskevasta raportoinnista komissiolle säädetään komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 3 ja 5 artiklassa, muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/2005. Tätä varten välittävät elimet ja lopulliset edunsaajat toimittavat työministeriön sisäiselle tarkastukselle kalenterivuoden neljänneksittäin tämän ohjeen kohdassa 8 esitetyssä aikataulussa erilliset selvitykset. 1) sellaisista ensimmäisellä hallintopäätöksellä tai muulla tämän ohjeen 3 kohdassa sanotulla tavalla todetuista Euroopan sosiaalirahastovaroihin kohdistuneista sääntöjenvastaisuuksista, joihin liittyvä Euroopan yhteisön rahoitusosuuden 4 määrä on vähintään euron suuruinen (raportoitavat sääntöjenvastaisuudet, 3 artiklan mukainen raportti). 2) sekä kohdan 1) mukaisesti ilmoitettujen sääntöjenvastaisuuksien aiheuttamista jatkotoimenpiteistä, menettelyistä ja näiden aloittamisesta, edistymisestä tai päättymisestä (sääntöjenvastaisuuksien jatkokäsittelyistä, 5 artiklan mukainen raportti). Selvityksissä annetaan jokaiselta neljännesvuodelta jäljempänä tämän ohjeen 7 kohdassa määrätyt tiedot: 1) raportoitavista sääntöjenvastaisuuksista, jotka kyseisen neljännesvuoden aikana on todettu, sekä näitä sääntöjenvastaisuuksia koskevista jo toteutuneista jatkokäsittelyistä; 2) aikaisemmilta neljännesvuosilta mahdollisesti ilmoittamatta jääneistä raportoitavista sääntöjenvastaisuuksista, näiden jo toteutuneesta jatkokäsittelyistä tai käsittelyn päättymisestä; 3) aiemmin ilmoitettujen sääntöjenvastaisuuksien osalta niistä jatkokäsittelyistä, joihin on kyseisen neljännesvuoden aikana ryhdytty sekä näiden ja aiemmin ilmoitettujen jatkokäsittelyjen edistymisestä tai päättymisestä kyseisen neljännesvuoden aikana sekä muut tiedot, jotka täydentävät jo annettuja ilmoituksia. Tämä koskee myös niitä sääntöjenvastaisuuksia, jotka ovat arvoltaan alle euroa ja joista on tehty ilmoitus ennen 28 päivää helmikuuta Selvitykset annetaan käyttäen liitteenä olevaa lomaketta. 6. Euroopan yhteisön rahoitusosuus Euroopan yhteisön rahoitusosuudella tarkoitetaan määrää, joka on tai joka olisi voitu sääntöjenvastaisuuden johdosta maksaa yhteisön rakennerahaston varoista. Määrään ei lasketa mukaan sääntöjenvastaisesti maksetulle summalle mahdollisesti laskettua korkoa. 4 Euroopan yhteisön rahoitusosuuden määritelmä: Katso tämän ohjeen kohta 6.

6 5 Euroopan yhteisön rahoitusosuuden määrään luetaan mukaan kaikki ne erät, jotka on tai olisi samana sääntöjenvastaisuutena pidettävän menettelyn vuoksi oikeudettomasti maksettu yhdestä tai useammasta projektista tai useammasta EU:n rahastosta. SELVITYKSISSÄ ANNETTAVAT TIEDOT SEKÄ AIKATAULU 7. Sääntöjenvastaisuuksia koskevissa selvityksissä annettavat tiedot Artiklan 3 mukainen ilmoitus Neljännesvuosittain annettavissa 5. kohdassa tarkoitetuissa selvityksissä ESR:n varoihin kyseisenä vuosineljänneksenä kohdistuneista sääntöjenvastaisuuksista annetaan työministeriön sisäiselle tarkastukselle komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 3 artiklan 1 kohdan, korvattu komission asetuksen (EY) N:o 2035/ artiklan 4) kohdalla, luetelmakohdissa a)-o) säädetyt tiedot, kuten 1. Asianomainen rakennerahasto, tavoiteohjelma tai yhteisöaloite, toimintalinja ja toimenpidekokonaisuus sekä projektin nimi ja projektikoodi, 2. yhteisön ja kansalliset määräykset, joiden vastaisesti on toimittu 3. sääntöjenvastaisuuden havaitsemistapa, 4. ensimmäisen sääntöjenvastaisuuden mahdollisuuteen viittaavan tiedon päivämäärä ja lähde, 5. sääntöjenvastaisuuden tekotapa, 6. tarvittaessa asianosaiset jäsenvaltiot ja EU:n ulkopuoliset kolmannet maat, 7. aika tai ajanjakso, jona sääntöjenvastaisuus on tapahtunut, 8. sääntöjenvastaisuuden havainneet viranomaiset sekä hallinnollisesta ja/tai oikeudellisesta seurannasta vastaavat virnaomaiset, 9. sääntöjenvastaisuudesta tehdyn ensimmäisen päätelmän (ks. ohjeen kohta 3) toteamisen päivämäärä, 10. asianosaisten luonnollisten ja/tai oikeushenkilöiden henkilöllisyys, paitsi tapauksissa, joissa tällä tiedolla ei ole merkitystä sääntöjenvastaisuuden ehkäisyssä kyseisen sääntöjenvastaisuuden luonteesta johtuvista syistä, 11. kyseistä toimintaa varten varatun hyväksytyn talousarvion kokonaismääräraha: Projektille (tai projekteille) projektipäätöksellä (-päätöksillä) varattu projektisuunnitelman mukainen Euroopan yhteisön rahoitusosuuden ja kansallisen julkisen valtion rahoituksen kokonaismäärä, 12. arvio sääntöjenvastaisuuden suuruudesta sekä sen jakautuminen yhteisön ja kansallisen julkisen valtion rahoituksen välillä. (Jos julkista tukea ei ole lainkaan maksettu, niin ilmoitetaan ne summat, jotka olisivat menneet maksuun, jos sääntöjenvastaisuutta ei olisi havaittu ajoissa. = pidätetty maksatus), 13. taloudelliset seuraamukset, mahdollinen maksujen lykkääminen ja takaisinperinnän mahdollisuudet: a) lyhyt selostus niistä hallinnollisista ja oikeudellisista menettelyistä, joihin sääntöjenvastaiseksi katsotun tuen takaisin saamiseksi on ryhdytty. Lisäksi arvio siitä, kuinka paljon ja missä aikataulussa sääntöjenvastainen tuki on mahdollisuus saada takaisin. b) takaisinperitty määräraha = Takaisin saatu osuus sääntöjenvastaisuudesta. Tämä voi tapahtua esim. pidättämällä tuki joko kokonaan tai osittain, oikaisemalla eli kuittaamalla sääntöjenvastaisuutta vastaava osuus seuraavasta tai muusta maksatuksesta tuensaajalle tai takaisinperintämenettelyn kautta. c) jäljellä oleva takaisinperittävä määräraha = Jäljellä oleva takaisinsaatava tuki. Tämä lasketaan vähentämällä sääntöjenvastaisuuden taloudellisesta vaikutuksesta takaisinperitty määräraha 14. kohdassa 13. mainittujen seuraamusten jakautuminen Euroopan yhteisön rahoitusosuuden ja kansallisen julkisen valtion rahoituksen kesken, Samat tiedot annetaan ilmoitettaessa ensimmäistä kertaa mahdollisesti aiemmin ilmoittamatta jääneistä sääntöjenvastaisuuksista.

7 6 Artiklan 5 mukainen ilmoitus Aiemmin ilmoitettujen sääntöjenvastaisuuksien jatkokäsittelyjä koskevissa selvityksissä annetaan edellä mainittujen tietojen lisäksi mainitun asetuksen 5 artiklan 1 kohdassa säädetyt tiedot. Artiklan 5 mukaisesti ilmoitettavia tietoja ovat mm. toimivaltaisen viranomaisen, syyttäjän taikka tuomioistuimen tekemät sääntöjenvastaisuuden olemassaoloa koskevat ratkaisut tai toimenpiteet, kuten: 1) tuen epäämiseen, oikaisuun tai takaisinperintään liittyvät ratkaisut 2) esitutkintaviranomaiselle tehty rikosilmoitus 3) esitutkinnan valmistuminen 4) syyttäjän tekemä päätös 5) asian saattaminen hallinto-oikeuden ratkaistavaksi hallintoriita-asiana 6) lainvoimainen tai lainvoimaa vailla oleva tuomioistuimen tuomio 7) tiedot varojen takaisinmaksun edistymisestä 8) ilmoitus, kun sääntöjenvastaisuuden tutkinta ja siihen mahdollisesti liittyvät oikeustoimet ja varojen takaisinmaksu on loppunut; tai 9) ratkaisu, että epäily sääntöjenvastaisuudesta on ollut aiheeton 10) Onko havaintojen pohjalta syytä epäillä petosta. Asetuksella (EY) N:o 2035/2005 lisätyn 1 a artiklan 4 kohdan mukaan petosepäilyllä tarkoitetaan sääntöjenvastaisuutta, jonka johdosta aloitetaan hallinnollinen ja/tai oikeudellinen menettely sen selvittämiseksi, onko sääntöjenvastaisuus tahallinen ja erityisesti, onko se Euroopan yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamisesta tehdyssä yleissopimuksessa tarkoitettu petos 5. Samalla ilmoituksella tulee päivittää aikaisemmin 3. artiklan mukaisesti ilmoitetuissa tiedoissa tapahtuneet muutokset. Selvitys annetaan työministeriön sisäisen tarkastuksen yksikölle käyttäen liitteenä olevaa lomaketta. Työministeriön sisäiselle tarkastukselle toimitettaviin sääntöjenvastaisuuksia tai niiden jatkotoimenpiteitä koskeviin selvityksiin liitetään lyhyt vapaamuotoinen kertomus sääntöjenvastaisesta menettelystä, sääntöjenvastaisuuden tekotavasta ja asian käsittelystä sekä tarvittaessa muut säädetyn raportointivelvollisuuden täyttämiseksi tarpeelliset tiedot. Tiedot kirjataan liitteenä olevalle lomakkeelle. 8. Neljännesvuosittaisten selvitysten toimittaminen työministeriön sisäiselle tarkastukselle Edellä 5 :ssä tarkoitetut neljännesvuosittaiset selvitykset annetaan joka vuosi siten, että ne ovat työministeriön sisäisen tarkastuksen käytössä: 1. vuosineljänneksen osalta viimeistään 30 päivänä huhtikuuta; 2. vuosineljänneksen osalta viimeistään 31 päivänä heinäkuuta; 3. vuosineljänneksen osalta viimeistään 31 päivänä lokakuuta; ja 4. vuosineljänneksen osalta viimeistään tätä seuraavan vuoden tammikuun 31 päivänä. 5 Neuvoston säädös 95/C 316/03, 1 artikla 1. kohta a) alakohta: [petoksella tarkoitetaan] Menojen osalta tahallista tekoa tai laiminlyöntiä, joka koskee - väärien, virheellisten tai puutteellisten ilmoitusten tai asiakirjojen käyttämistä tai esittämistä, josta seuraa, että Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon. sisältyviä varoja nostetaan tai pidätetään oikeudettomasti - erityistä velvoitetta rikkoen tapahtuvaa tietojen ilmoittamatta jättämistä, jolla on sama seuraus kuin edellä - tällaista väärinkäyttöä muihin tarkoituksiin kuin ne on alun perin myönnetty.

8 7 9. Tieto siitä, ettei raportoitavia sääntöjenvastaisuuksia tai niiden jatkokäsittelyjä ole Mikäli joltakin neljännesvuodelta ei ole tämän ohjeen 5 kohdan perusteella neljännesvuosittain raportoitavia sääntöjenvastaisuuksia tai sääntöjenvastaisuuksien jatkokäsittelyjä, annetaan siitä 8 kohdassa määrätyssä ajassa vapaamuotoinen ilmoitus työministeriön sisäiselle tarkastukselle. 10. Tiedot tapauksista, joissa takaisinperintä on todennäköisesti mahdoton Komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 5 artiklan 2 kohdassa, muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/2005, säädetään erityisestä raportoinnista tapauksissa, joissa sääntöjenvastaisuuden vuoksi väärin perustein maksettujen varojen takaisinperintä on käynyt mahdottomaksi. Tätä varten, mikäli sääntöjenvastaisuuden perusteella maksetun tuen perintä kokonaan tai osittain takaisin on todennäköisesti mahdoton konkurssin, velkajärjestelyn, yrityksen saneerausmenettelyn, ulosotossa todetun varattomuuden, ilmeisen pitkään jatkuvan maksukyvyttömyyden tai muun painavan syyn johdosta, ilmoitetaan siitä työministeriön sisäiselle tarkastukselle, tämän ohjeen 5 kohdassa tarkoitetussa neljännesvuosittaisessa sääntöjenvastaisuutta tai sen jatkokäsittelyä koskevassa selvityksessä. Ilmoitus tehdään annettaessa neljännesvuosittaista selvitystä siltä neljännesvuodelta, jonka aikana takaisinperintä on havaittu todennäköisesti mahdottomaksi. Välittävät elimet ja lopulliset edunsaajat antavat asian valmistelua varten tarvittavat tiedot tapauksesta ja sellaisista siihen liittyvistä seikoista, joiden perusteella voidaan tarvittaessa antaa komissiolle komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 5 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu selvitys. Ilmoitukseen on liitettävä seuraavat asiakirjat (komission asetus (EY) N:o 2035/2005): a) jäljennös tukipäätöksestä; b) lopulliselle tuensaajalle suoritetun viimeisen maksun päivämäärä; c) jäljennös takaisinperintäpäätöksestä; d) tarvittaessa jäljennös asiakirjasta, jossa todistetaan lopullisen tuensaajan maksukyvyttömyys; e) yhteenveto toimenpiteistä, jotka jäsenvaltio on toteuttanut asianomaisen määrän takaisinperimiseksi, sekä päivämääristä, joina toimenpiteet on toteutettu. Mainitun selvityksen antaminen ja siihen liittyvä päätöksenteko ja valmistelu on työministeriön maksuviranomaistehtäviä hoitavien yksiköiden vastuulla. SALASSAPITO JA TIETOTURVALLISUUS 11. Salassapito ja tietoturvallisuus Tässä ohjeessa tarkoitettujen selvitysten julkisuudesta ja salassapidosta säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21 päivänä toukokuuta 1999 annetussa laissa (621/99) ja rakennerahasto-ohjelmien kansallisesta hallinnoinnista 30 päivänä joulukuuta 1999 annetussa laissa (1353/1999). Lisäksi sovelletaan kunkin välittävän elimen ja lopullisen edunsaajan antamia määräyksiä diarioinnista, julkisuudesta ja salassapidosta sekä niitä koskevaa lainsäädäntöä. Komission asetuksen (ETY) N:o 1681/94 artiklan 10, muutettu komission asetuksella (EY) N:o 2035/2005, mukaisesti komissio suojaa tietojen luottamuksellisuuden ja tiedot luovuttaneen jäsenvaltion lainsäädäntöön sisältyvien salassapitovelvoitteiden ja tietojen luovutusrajoitusten loukkaamattomuuden silloin, kun tietoja käsitellään komissiossa.

9 8 12. Voimaantulo Sääntöjenvastaisuusilmoitukset ovat julkisuuslaissa 621/1999 tarkoitettuja asiakirjoja 6. Lain mukaan viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Asiakirjaa, johon sisältyy salassa pidettäviä osia, voidaan pitää rajoitetusti julkisena. Asiakirja ei kuitenkaan muutu kokonaan salaiseksi, mikäli tieto voidaan antaa siten, etteivät salaiset osat tule julkisiksi. Jos välittävä viranomainen tai lopullinen tuensaaja katsoo, että sääntöjenvastaisuusilmoitus sisältää tietoja, jotka on salassa pidettävä, on tämä sekä lakiin perustuva salassapitoperuste selvästi merkittävä ilmoitukseen. Salassa pidettävä osa on selkeästi erotettava julkisesta osasta ja ilmoituksen on oltava oikein ymmärrettävissä erottamisen jälkeenkin. Välittävien elinten ja lopullisten edunsaajien velvollisuutena on osaltaan varmistaa tämän ohjeen mukaisessa toiminnassaan, että sääntöjenvastaisuuksia koskevat tiedot ovat ajantasaisia, luotettavia ja suojattuja luvattomalta käytöltä, ja että muutenkin noudatetaan riittävää tietoturvallisuutta niin kuin siitä on säädetty tai määrätty. Tämä ohje tulee voimaan 1 päivänä toukokuuta 2006 Kansliapäällikkö Markku Wallin Tarkastusneuvos Juha Pekka Niemi LIITE: JAKELU: Asetuksen N:o 1681/94 mukainen selvitys Opetusministeriö Kauppa- ja teollisuusministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sisäasiainministeriö Työministeriö/TO Työministeriö/HP TIEDOKSI Työministeriö/RP-tiimi Työministeriö/RT-projekti Työministeriö/RTU-projekti Valtiovarainministeriö Valtiovarain controller Maa- ja metsätalousministeriö valvontayksikkö Valtiontalouden tarkastusvirasto Marja Nordfors Ulla Otama OhjesääntöTM 2006.doc 6 Katso myös Korkeimman Hallinto-oikeuden päätös , 1042/1/01