Selvitys innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista

Transkriptio

1 Selvitys innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista Carita Isomäki & Riikka Munne

2 Sisällysluettelo 1 Selvityksen lähtökohdat 1 2 Markkinavuoropuhelu Tilastoja Kokemuksia 7 3 Hankintamenettely 9 4 Hankkeiden vaikutuksia Tilaajalle Toimittajille 12 5 Hyvät käytännöt 13 6 Lopuksi 15

3 1 Selvityksen lähtökohdat Hallitusohjelmassa on asetettu tavoitteeksi, että vuoteen 2019 mennessä viisi prosenttia julkisista hankinnoista tulee olla innovatiivisia. Suomessa julkinen sektori tekee hankintoja vuosittain yli 30 miljardilla eurolla, eli sen ostovoimalla on suuri potentiaali edistää yritysten innovaatiotoimintaa. Innovatiivisilla julkisilla hankinnoilla vastataan myös julkisen sektorin resurssien niukkuuden haasteeseen. Fiksuilla ja innovatiivisilla hankinnoilla esimerkiksi kunnat voivat hankkia parempaa vaikuttavuutta, mikä vähentää kokonaiskustannuksia. Julkiset hankintayksiköt voivat hakea rahoitusta innovatiivisten julkisten hankintojen edistämiseen esimerkiksi Tekesiltä. 1 Käsitteenä innovatiivinen julkinen hankinta ei ole yksiselitteinen ja sitä määritelläänkin parhaillaan VTT Oy:n ja SYKE:n Valtioneuvostonkanslian rahoittamassa, Työ- ja elinkeinoministeriön koordinoimassa TEAS-hankkeessa. Tässä selvityksessä sillä tarkoitetaan hankinnan kohteen tai hankintaprosessin innovatiivisuutta. Hankinnan kohteen innovatiivisuus näkyy uudenlaisen tuotteen tai palvelun ostona, olemassa olevien tuotteiden tai palveluiden uudenlaisena yhdistelemisenä tai innovatiivisena palvelujen toteuttamistapana. 2 Hankintaprosessin innovatiivisuus näkyy uudenlaisena tapana toteuttaa hankinta, ajankohtaisena esimerkkinä tästä vaikkapa tulosperusteinen hankinta. Tarkastelemme selvityksessä huhtikuun 2016 loppuun mennessä päättyneitä hankkeita, joita on rahoitettu Tekesin innovatiivisten julkisten hankintojen rahoitusinstrumentilla. Tavoitteenamme on selvittää sekä tilaaja- että toimittajapuolen kokemuksia ja näkökulmia innovatiivisista julkisista hankinnoista. Selvitämme myös hankkeiden vaikutuksia sekä hyviä käytäntöjä, joilla voidaan tukea innovatiivisen julkisen hankintaprosessin onnistumista. 1 Lisää tietoa rahoitusinstrumentista: 2 Ks. Uyarra, E. & Flanagan, K. (2010). Understanding the Innovation Impacts of Public Procurement. European Planning Studies, 18(1), s

4 Keräsimme tietoa pääosin kyselylomakkeella, joka lähetettiin 73 päättyneen hankkeen yhteyshenkilölle. Saimme vastauksen 40 hankkeelta, ja tarkensimme muutamia kyselyvastauksia haastatteluin. 40 vastanneesta hankkeesta suurin osa liittyi rakennetun ympäristön tai sosiaali- ja terveyspalveluiden teemoihin. Muita yleisiä teemoja hankkeissa olivat liikenne ja turvallisuus. Yksittäiset muut hankkeet liittyivät esimerkiksi ympäristöteemoihin tai olivat luonteeltaan laajempia, esimerkiksi useamman erilaisen pilotin sisältäviä hankkeita. (Kuvio 1.) Hankkeet teemoittain Turvallisuus 8 % Muu 15 % SOTE 37 % Liikenne 10 % Rakennettu ympäristö 30 % Kuvio 1. Kyselyyn vastanneet hankkeet teemoittain Vastauksia tarkastellessa on huomioitava, että lähes puolet (42 %) vastanneista hankkeista on ollut valmisteluhankkeita, jotka eivät johtaneet kilpailutukseen. Valmisteluhankkeisiin sisältyy muun muassa kehitys- ja kokeiluhankkeita, joissa on kehitetty uutta osaamista, pilotoitu uusia toimintamalleja tai esimerkiksi selvitetty uuden hankintamallin vaikutuksia. Nämä valmisteluhankkeet ovat siis olleet hankkeita, joissa on tehty selvityksiä, joiden tuloksia on voitu myöhemmin hyödyntää muissa hankkeissa. Tilaajanäkökulman lisäksi otimme selvitykseen mukaan myös markkinavuoropuheluun osallistuneiden toimittajien näkökulmia. Saimme vastauksia kysymyksiimme sekä puhelinhaastatteluin että kirjallisina vastauksina yhteensä 16 toimittajalta kuudesta eri hankkeesta. 2

5 2 Markkinavuoropuhelu Selvitystä tehdessä kävi ilmi, ettei markkinavuoropuhelun käsite ole vakiintunut. Tässä selvityksessä tarkoitamme markkinavuoropuhelulla tilaajan ja toimittajien käymää vuoropuhelua. Vuoropuhelun seurauksena tilaaja saa tietoa markkinoiden tilanteesta ja kykenee siten määrittelemään hankinnan kohteen paremmin. Toisaalta myös toimittajat saavat tietoa tilaajan tarpeesta ja voivat siten kehittää tuotettaan tai palveluaan tuohon tarpeeseen sopivammaksi. Käsite on pitkälti siis sama kuin hankintalaista tuttu markkinakartoitus. Erona markkinakartoitukseen on se, että markkinakartoitus sijoittuu hankintaprosessissa hankinnan suunnitteluvaiheeseen, kun taas markkinavuoropuhelu kattaa sekä suunnitteluvaiheen että itse kilpailutuksen aikaisen vuorovaikutuksen. Tilaajan ja toimittajien välinen vuoropuhelu sekä yhteiskehittäminen mahdollistavat innovaatioiden syntymisen julkisessa hankinnassa, koska tilaajalla on tieto tarpeesta ja toimittajilla tieto keinoista. Siten markkinavuoropuhelu on aivan olennainen osa innovatiivista julkista hankintaa ja keskiössä myös tässä selvityksessä. Toimittajien kanssa käydyn markkinavuoropuhelun lisäksi hankinnan suunnitteluun tulisi osallistaa myös loppukäyttäjiä. Loppukäyttäjien eli hankitun palvelun tai tuotteen käyttäjien, kuten kuntalaisten osallistaminen on tärkeää, jotta hankinnalla pystytään vastaamaan mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeisiin. Kyselytulosten perusteella innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeissa loppukäyttäjiä oli osallistettu vaihtelevasti. Hankkeissa, joissa loppukäyttäjiä oli osallistettu, tämä oli pääosin koettu hyödylliseksi. Loppukäyttäjien osallistaminen oli vaatimusmäärittelyn kannalta aivan välttämätöntä. Loppukäyttäjiä olisi voitu osallistaa huomattavasti enemmän. 3

6 3.1 Tilastoja Tarkastelimme markkinavuoropuheluun liittyen hankinnan esikaupallisen valmisteluvaiheen kestoa, markkinavuoropuheluun osallistuneiden toimittajien määrää, paikallisuutta ja pk-yrittäjyyttä sekä niiden kehitystä vuoropuhelun aikana. Lisäksi selvitimme tuotekehityksen kustannusten korvaamista. Hankinnan esikaupalliseen valmisteluvaiheen kestoon liittyvään kysymykseen vastasi 35 hanketta (Kuvio 2). Näissä hankkeissa vaiheen kesto vaihteli melko suuresti kolmesta kuukaudesta 45 kuukauteen, eli miltei neljään vuoteen. Yleisin valmisteluvaiheen kesto oli 12 kuukautta. Valmisteluvaiheen kesto vaikuttaa siihen, kuinka radikaalia tuotteen tai palvelun kehittämistä hankkeessa on ylipäänsä mahdollista tehdä. Kuvio 2. Hankinnan esikaupallisen valmisteluvaiheen kesto. Markkinavuoropuheluun osallistuneiden toimittajien määrään liittyvään kysymykseen vastasi 24 hanketta (Kuvio 3). Käydyt markkinavuoropuhelut olivat enimmäkseen suppeahkoja, sillä 54 % hankkeista markkinavuoropuhelun alkuun osallistui alle kymmenen yritystä. Kehitystrendinä oli toimittajien määrän supistuminen, sillä 63 % hankkeista toimittajien määrä markkinavuoropuhelun aikana supistui joko lievästi tai voimakkaasti. 56 % hankkeista markkinavuoropuhelun lopussa toimittajia oli mukana enää korkeintaan neljä. 4

7 Kuvio 3. Toimittajien määrä ja sen kehitys markkinavuoropuhelun aikana. Markkinavuoropuhelussa mukana olevien yritysten määrä ja monipuolisuus vaikuttavat oleellisesti hankinnan lopputulokseen. Yrityksiä tulisi olla mukana riittävän suuri ja monipuolinen joukko. Tavoitteena ei siis ole se, että kaikilla mukana olevilla yrityksillä on jo olemassa valmis ratkaisu, vaan mukaan tarvitaan myös niin sanottuja out of the box -yrityksiä, joilla on potentiaalia kehittää uusia ideoita. Tulevaisuudessa potentiaalisimpien tarjoajien kartoittaminen markkinavuoropuhelutilaisuuksiin kutsumiseksi helpottuu, jos Hilman kehittäminen toteutuu suunnitellusti. 3 Toimittajien paikallisuutta koskevaan kysymykseen vastasi 12 hanketta (Kuvio 4). 75 % hankkeista paikallisten toimittajien osuus oli kohtalaisen pieni, korkeintaan puolet kaikista toimittajista (Kuviossa 4 siniset osuudet). Toimittajan paikallisuus ei siis painottunut markkinavuoropuhelussa mitenkään erityisesti, vaikka julkista hankintaa voidaan käyttää myös esimerkiksi kunnan paikallisen elinkeinoelämän tukemisen välineenä. Toisaalta, kun tavoitteena on synnyttää innovaatioita ja hakea parhaita mahdollisia ratkaisuja, on tilaajan etu katsoa toimittajakenttää mahdollisimman laajalti, paikalliset toimijat mukaan lukien. 3 Lisää tietoa Hilman kehittämisestä Tekesin Huippuostajat-ohjelman päälliköltä Markku Heimbürgerilta (markku.heimburger@tekes.fi). 5

8 Kuvio 4. Paikallisten yritysten osuus markkinavuoropuhelussa. Kysymykseen pk-yritysten osuudesta kaikista markkinavuoropuheluun osallistuneista toimittajista vastasi 11 hanketta (Kuvio 5). Paikallisuuteen verraten pk-yritysten osuudet olivat huomattavasti suuremmat. 73 % hankkeista pk-yrityksiä oli markkinavuoropuhelun lopussa yli puolet kaikista toimittajista (Kuviossa 5 oranssit ja vihreät osuudet). Pk-yritysten suurta osuutta voi selittää se, että innovatiivisen julkisen hankinnan on nähty toimivan erityisen hyvin vetoapuna pk-yritysten tuotekehitystoiminnalle, koska pk-yrityksillä ei välttämättä ole valmiina yhtä vahvaa tuotekehityksen pohjaa kuin suurilla yrityksillä. Myös pk-yritysten koon mahdollistama ketteryys voi toimia etuna innovatiivisessa julkisessa hankinnassa. Kuvio 5. Pk-yritysten osuus markkinavuoropuhelussa. Markkinavuoropuhelun aikana voidaan tehdä tuotekehitystä, jonka tarkoituksena on mahdollistaa parhaan mahdollisen ratkaisun hankinta. Tuotekehityksestä hyötyvät siis sekä tilaaja että toimittaja, jolloin voidaan pohtia kumman vastuulle ja missä määrin näiden kustannusten kattaminen kuuluu. 88 % hankkeista, joissa tehtiin tuotekehitystä, tilaaja ei korvannut tuotekehityksen kustannuksia. Haastateltujen toimittajien mielestä 6

9 tuotekehityksen kustannusten korvaaminen ei ole kynnyskysymys, joskin se pienentää toimittajien riskiä ja voi siten houkutella osallistumaan hankkeeseen. Kehitysriski pitää mielestäni olla yrityksellä tämän tyyppisissä projekteissa. Suurin hyöty tässä ei tule tuotekehityksessä vaan myynnin tukena. Projektissa tulokset esiteltiin yhdessä esim. konferensseissa ja tuotteen profiili on ihan erilainen kun sen takana on myös julkinen toimija. Meidän tapauksessa emme saaneet korvauksia, T&K:lle löytyy erilaisia rahoitusmalleja, en näe asiaa ongelmana. Markkinavuoropuheluun liittyvien tilastojen osalta tulee muistaa, että tulokset perustuvat tilaajien omiin arvioihin. 3.2 Kokemuksia Osana selvitystä kartoitimme myös markkinavuoropuheluun osallistuneiden toimittajien kokemuksia hankkeissa käydystä vuoropuhelusta. Yleisesti ottaen toimittajat kokivat markkinavuoropuhelun erittäin tarpeellisena, mutta toteutuksen kannalta kokemukset vaihtelivat paljon. Negatiiviset kokemukset markkinavuoropuhelun toteutuksesta liittyivät useimmiten vuorovaikutuksen laatuun. Markkinavuoropuhelu oli sisällöllisesti olematonta, yhteisiin tilaisuuksiin tultiin valmiilla sapluunalla. Keskustelua kyllä käytiin, mutta se ei vaikuttanut lopputulokseen Oli ihan hienoa että meitä kuunneltiin, mutta myös se, että tuntee itsensä organisaationa kuulluksi, olisi hyvin tärkeää 7

10 Suurimmalla osalla toimittajista kokemukset olivat kuitenkin myönteisiä. Hankkeen henkilökunta oli äärimmäisen yhteistyökykyistä ja auttavaista. Liiallinen byrokratia aina syö toimivuutta, tässä mallissa koin, että säännöt ja ohjeistukset oli laadittu selkeiksi. Tällä kokemuksella sanoisin, että hankehenkilökunnalla ja heidän joustavalla asenteellaan on merkittävä rooli. Yhteistyö julkisen toimijan kanssa oli tiivistä ja erittäin mutkatonta. Edellytykset tällaiselle yhteistyölle on mielestäni, että molemmat osapuolet tiedostavat yhteistyön merkityksen ja panostavat siihen mikä tässä myös tapahtui. Oikeesti keskusteltiin siellä lävitte mimmonen on sisältö ja mitä siel vois muuta olla ja näin, et se oli niinku mukavaa. Näin niitten pitäis aina mennä Vaikka esikaupallinen vaihe ei olisikaan johtanut kilpailutukseen tai jos toimittaja hävisi kilpailutuksen, käydyllä vuorovaikutuksella oli merkittävä vaikutus siihen, millainen mielikuva toimittajalle jäi prosessista kokonaisuutena. Markkinavuoropuhelun toteutuksella voidaan siis vaikuttaa muun muassa toimittajien muutoksenhakuhalukkuuteen ja tilaajan maineeseen. Mitä normaalisti kaivataan, mahdollisimman laajasti osapuolia osallistetaan, saadaan kaikki näkökulmat mukaan, se oli tässä hienosti hoidettu. Harmi ettei kustannustehokasta ym. ratkaisua löytynyt, kaikki kannat tuli käännettyä ja selvitettyä Tilaajan kokemuksia markkinavuoropuhelusta emme erikseen selvittäneet, mutta esille nousseet kokemukset olivat yhtä lailla vaihtelevia. Hyvin aktiivisia yrityksiä, vuoropuhelu toimi tosi hyvin. Hankkeessa mukana olleet yritykset olivat yhteydenpidossaan varsin passiivisia. 8

11 Kaiken kaikkiaan markkinavuoropuhelun onnistunut toteutus on monestakin syystä erittäin tärkeää. Toimittajien näkökulmasta onnistumista edesauttavat muun muassa hankehenkilökunnan joustava ja yhteistyökykyinen asenne sekä riittävän runsas ja aidosti kaksisuuntainen vuorovaikutus. Tilaajan näkökulmasta onnistumisen edellytys on toimittajien aktiivinen osallistuminen vuoropuheluun. Markkinavuoropuhelun onnistuminen edellyttää siis molempien osapuolten aktiivista panostusta. 3 Hankintamenettely Innovatiivisessa julkisessa hankinnassa on mahdollista käyttää mitä tahansa hankintamenettelyä. Vaikka emme kysyneet mitä menettelyä hankkeissa oli käytetty, tilaajien avoimissa vastauksissa nousi esiin erityisesti kilpailullinen neuvottelumenettely. Hankintalain kilpailullinen neuvottelumenettely mahdollisti innovatiivisen ja aktiivisen vuoropuhelun tilaajan ja tarjoajien kesken. Sillä oli merkittävä vaikutus lopputulokseen. Uuden hankintalain myötä käyttöön saadaan myös uusi hankintamenettely, innovaatiokumppanuus, jonka on tarkoitus soveltua erityisesti innovatiiviseen julkiseen hankintaan. Innovaatiokumppanuudessa tilaajan on mahdollista solmia innovaatiokumppanuus useamman toimittajan kanssa, eikä tehdyn selvityksen tulosten hankinnassa tarvitse järjestää uutta tarjouskilpailua tiettyjen ehtojen täyttyessä. Innovaatiokumppanuudelta odotetaan paljon ja nähtäväksi jääkin, mitkä sen vaikutukset tulevat olemaan. Hankintamenettelyn osalta tulee kuitenkin muistaa, ettei liiaksi jumiuduta pohtimaan parasta mahdollista hankintamenettelyä. Innovatiivinen julkinen hankinta onnistuu millä tahansa menettelyllä, kunhan vain on riittävästi osaamista ja uskallusta käyttää menettelyä halutun tavoitteen savuttamiseksi. 9

12 4 Hankkeiden vaikutuksia Innovatiivisella julkisella hankinnalla voi olla myönteisiä vaikutuksia niin tilaajalle, toimittajille kuin loppukäyttäjillekin. Oletuksena on, että tilaajat ja loppukäyttäjät saavat parempia tuotteita ja palveluita sekä toimittajat muun muassa referenssejä, tietoa tilaajan tarpeesta sekä osaamista liittyen julkiseen hankintaan. Tässä selvityksessä kartoitimme hankkeiden ja hankintojen vaikutuksia tilaajille ja markkinavuoropuheluun osallistuneille toimittajille. 5.1 Tilaajalle Kyselyyn vastanneista hankkeista varsinaiseen hankintaan johti yhteensä 23 hanketta. Pyysimme näitä hankkeilta arvioimaan asteikolla 1-5 saatiinko hankinnan myötä laskettua elinkaarikustannuksia, paraniko palvelun laatu, saavutettiinko myönteisiä ympäristövaikutuksia ja tavoiteltua vaikuttavuutta (Kuvio 6). Jokaisen väitteen kohdalla tarkasteltavien vastausten määrä vaihtelee, sillä vastausvaihtoehto en osaa sanoa jätetään tarkastelun ulkopuolelle. Vastauksista nousee esiin palvelun laadun parantuminen, sillä 72 % vastanneista totesi palvelun laadun parantuneen. Elinkaarikustannusten laskua oli selvästi vaikea arvioida, sillä 45 % vastaajista valitsi joko en osaa sanoa tai ei samaa eikä eri mieltä -vaihtoehdon. saatiin laskettua elinkaarikustannuksia palvelun laatu parani saavutettiin myönteisiä ympäristövaikutuksia saavutetiin tavoiteltua vaikuttavuutta 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % täysin eri mieltä jokseenkin eri mieltä ei samaa eikä eri mieltä jokseenkin samaa mieltä täysin samaa mieltä Kuvio 6. Hankinnan myötä 10

13 Kyselyssä selvitettiin myös, kuinka monen hankkeen myötä löydettiin uusia toimittajia. Kysymykseen vastattiin samalla 1-5 asteikolla. Yhteensä 44 % vastanneista ilmoitti löytäneensä hankkeen myötä uusia toimittajia. Pääosa vastanneista ilmoitti, että jotkut tai puolet toimittajista olivat tilaajalle uusia. Osa vastaajista osasi kertoa, mistä uusien toimittajien löytyminen johtui: Suunnittelukilpailuun osallistuvilta tiimeiltä edellytettiin monipuolista osaamista, mikä johti uudenlaisiin ryhmittymiin ja kokoonpanoihin (hakivat uusia osaajia työhönsä). Kyselyssä tiedusteltiin, onko hankkeen tilaajaorganisaatioissa (yleensä kunta) toteutettu muita innovatiivisia hankintoja. 56 % vastaajista ilmoitti, että organisaatiossa on toteutettu muita innovatiivisia hankintoja ja seitsemän vastaajaa ei osannut vastata kysymykseen. Vastaajia pyydettiin myös arvioimaan, kuinka paljon innovatiivisia hankintoja on ollut. 33 % arvioi, että organisaatiossa on toteutettu yksi muu innovatiivinen hankinta, muissa enemmän. Innovatiivisista julkisista hankinnoista saatujen kokemusten jakaminen muiden toimijoiden kanssa on erittäin tärkeää muun muassa päällekkäisyyden välttämiseksi. 82 % kyselyyn vastanneista ilmoitti jakaneensa hankkeesta saatuja kokemuksia muiden julkisten toimijoiden kanssa. Vastaajat kertoivat jakaneensa kokemuksia esimerkiksi erilaisissa tilaisuuksissa, kuten seminaareissa, koulutuspäivillä ja työpajoissa. Muutaman hankkeen osalta kokemuksia on jaettu myös nettisivuilla tai esimerkiksi paikallismedian julkaisuissa. Nettisivuja voitaisiin hyödyntää huomattavasti enemmän, jolloin kokemuksia pystyttäisiin hyödyntämään laajemmin myös muualla. Selvitimme myös markkinavuoropuhelun myötä saavutettuja hyötyjä. Lomakevastausten perusteella tilaajat hyötyivät hankkeissa käydystä vuoropuhelusta monella tapaa. Markkinavuoropuhelu toi esiin uusia näkökulmia ja lisäsi tilaajan tietoa markkinatilanteesta. Muun muassa tämän kautta markkinavuoropuhelu auttoi tilaajaa hankinnan kriteerien ja sisällön määrittämisessä. Näiden lisäksi vuoropuhelu toi tilaajalle hyötyä lisäämällä osapuolten välistä yhteisymmärrystä, auttamalla käytännön asioiden, kuten 11

14 aikataulujen, vastuiden ja resurssien selkeyttämisessä, sekä toimimalla mahdollisuutena tutustua uusin potentiaalisiin kumppaneihin. Käytännössä koko hankinta muotoutui käytyjen keskustelujen perusteella kokonaan, siis mitä, minkä tasoista ja miten järjestettynä on järkevää ostaa 5.2 Toimittajille Yrityksille tehdyissä haastatteluissa tuli esille monia hyötyjä, joita yritykset kokivat saaneensa hankintaprosessiin osallistumisen myötä. Useat yritykset kokivat osallistumisen vaikuttaneen yrityksen maineeseen ja näkyvyyteen. Näkyvyyden lisääntyminen on johtanut muun muassa siihen, että yrityksissä on käynyt toiminnasta kiinnostuneita vierailijoita, mikä puolestaan on lisännyt näkyvyyttä entisestään. Monet yritykset kertoivat osallistumisen johtaneen myös yrityksen toimintatapojen muokkaamiseen, ja siihen liittyen esimerkiksi julkiselta toimijalta saatu palaute koettiin hyödylliseksi. Konkreettisesti osallistumisesta saatava hyöty näkyi muun muassa siten, että osallistumista käytettiin myöhemmin referenssinä. Tarjoajat kertoivat ymmärtävänsä hankkeen myötä paremmin julkisen tilaajaorganisaation ajattelutapaa ja siten myös tilaajan tarpeita. Myös julkiseen hankintaprosessiin liittyvän osaamisen ja ymmärryksen havaittiin lisääntyneen. Haastatteluissa nousi esille myös verkostoitumisesta saatavat hyödyt. Monet tarjoajat kokivat hyötyvänsä yhteistyöstä tarjoajien kesken muun muassa erilaisten osaamisten myötä. Hankintaprosessiin osallistumisesta saatuja kontakteja on hyödynnetty myös myöhemmin, ja yhteistyö niin julkisten kuin yksityisten organisaatioiden välillä on lisääntynyt. Verkostoitumisen lisäksi tarjoajat arvostivat hankintaprosessin vuorovaikutteisuutta. Kun prosessin eri vaiheista tiedotetaan avoimesti, vältytään epäselvyyksiltä, ja näin esimerkiksi lopullisen tarjoajan valinnan perusteet ovat kaikille selkeitä. Ei jäänyt mitään hampaankoloon, viralliset proseduurit vuorovaikutteisia ja jälkikäteen palautetilaisuus, jossa esitettiin hyödyllinen laskelma. 12

15 5 Hyvät käytännöt Selvitimme kyselyssä myös hankkeiden myötä havaittuja hyviä käytäntöjä. Hyviin käytäntöihin pyydettiin avoimia vastauksia, jotka olemme jälkikäteen jakaneet viiden otsikon alle: markkinavuoropuhelu, yhteistyö, uusi näkökulma, hankintamenettely sekä testaus ja pilotointi (Kuvio 7). Vastauksissa korostuivat erityisesti hyvät käytännöt liittyen markkinavuoropuheluun sekä yhteistyöhön eri tahojen välillä. Markkinavuoropuhelu helpottaa tilaajaorganisaatiota määrittelemään tarpeensa jäsennellysti. Monesti tarpeiden kuvaamista helpottava paras käytännön tieto tulee markkinavuoropuheluun osallistuvilta tarjoajilta, ja siten myös tarpeiden välittäminen tarjoajille on sujuvampaa markkinavuoropuhelun myötä. Monessa kyselyvastauksessa tuli esille, että markkinavuoropuhelu kokonaisuudessaan on hyvä käytäntö, jota kannattaa soveltaa moniin erilaisiin hankintoihin. Suurimmassa osassa vastauksista tuotiin jollain tapaa esille yhteistyöstä saatavat hyödyt. Yhteistyö vahvistui niin yritysten, tutkimusorganisaatioiden kuin tilaajaorganisaation sisäisten toimijoiden kanssa. Yhteistyöhön liittyviä hyviä käytäntöjä ovat esimerkiksi kumppanuusmallit, vuorovaikutteiset yleisötilaisuudet ja loppukäyttäjien osallistaminen. Verkostoitumisen hyödyt ovat laajat, ja monet kokivat hyötyjen ulottuvan myös tuleviin hankintoihin. Vastaajat toivat esiin myös avoimuuden tärkeyden ja merkityksen uudistumisen ja kehittymisen kannalta. Vastaajat toivat hyvinä käytäntöinä esille myös havaitsemiaan uusia näkökulmia hankintoihin. Markkinavuoropuhelun rutinoituminen helpottaa sen käyttämistä ja hankintaprosessin kirkastuminen ylipäätään madaltaa kynnystä käyttää markkinavuoropuhelua myös jatkossa. Vastauksissa tuli esille myös ajatus siitä, että jokaisesta hankinnasta tulisi pyrkiä löytämään innovatiivisia näkökulmia. Lisäksi havaittiin, että markkinavuoropuhelu on hyvä työkalu myös hankinnan markkinoinnin kannalta. 13

16 Hyvinä käytäntöinä tuotiin esiin myös tilaajalle uusia hankintamalleja, joista erityisesti kilpailullinen neuvottelumenettely korostui. Lisäksi mainittiin useaan kertaan testaus ja pilotointi, jotka nähtiin keskeisinä ratkaisun löytymisen kannalta. "Meidän lisäksemme myös toimittajat kokivat tuotetestauksen hyödylliseksi ja ottivat hyvin palautetta vastaan. Hyvää palautetta testauksesta saatiin niin kilpailun voittaneilta kuin hävinneiltäkin tahoilta." "Oletimme, että markkinoilta löytyy jo tarpeeksi kehittynyttä teknologiaa tarpeisiimme. Tuotedemoissa kuitenkin selvisi, että teknologia ei ole vielä riittävän kehittynyttä. Tieto auttoi meitä tarkentamaan tarjouspyyntöä huomattavasti." Hyvät käytännöt Markkinavuoropuhelu tarpeiden kuvaileminen jäsennellysti/ hankinnan kriteerien määrittelyn helpottuminen tarpeista pystyttiin kommunikoimaan yrityksille ja yrityksiltä saatiin hyvää käytännön tietoa, jota pystyttiin hyödyntämään vaatimuksien määrittelyvaiheessa opittiin, millaista viranomaisten ja yritysten välistä yhteistyötä tarvitaan, jos halutaan hankkia tuotteita, joita ei löydy vielä markkinoilta toimiva työkalu hankinnan markkinointiin Yhteistyö toimialarajat ylittävä yhteistyö kaupungin eri toimijoiden kesken yhteistyö tutkimuslaitosten kanssa tiiviimpi yhteistyö yksityisen sektorin kanssa kansainvälinen yhteistyö Uusi näkökulma esikaupalliseen vaiheeseen tulisi panostaa nykyistä enemmän, digitaalisuus mahdollistaa varmasti monia uusia tapoja tehdä jokaisessa hankinnassa pyrittävä löytämään innovatiivisia näkökulmia rutiinia markkinavuoropuheluun hankintaprosessin kirkastuminen Hankintamenettely on olemassa myös vaihtoehtoisia malleja perinteisten rinnalle neuvottelumenettely havaittu hyväksi innovatiivisen yhdyskuntarakentamisen hankintamenettely muiden maiden hankintamenettelyistä opittu tiedon ostamisen hankintamalli Testaus/ pilotointi kokemus testauksesta rohkaisee käyttöön jatkossa uusien ratkaisujen pilotointi yritysten kanssa nähtiin hyödyllisenä Kuvio 7. Innovatiivisten julkisten hankintojen hankkeista opitut hyvät käytännöt. 14

17 Hyvien käytäntöjen levittämiseksi ja oman oppimisen tueksi innovatiivisten hankintojen hankkeissa tulee panostaa riittävään ja selkeään dokumentaatioon. Konkreettinen ja kirjallinen kuvaus prosessista sekä pohdinta kohdatuista haasteista ja toisaalta saavutetuista hyödyistä on arvokasta tietoa, joka tulisi jakaa julkisesti esimerkiksi verkkosivuilla. 6 Lopuksi Tämän selvityksen tavoitteena oli kartoittaa tilaajien ja toimittajien kokemuksia ja näkemyksiä innovatiivisesta julkisesta hankinnasta, selvittää hankkeiden vaikutuksia sekä koota yhteen hyviksi koettuja käytäntöjä. Selvityksessä painottui markkinavuoropuhelu, jolla koettiin olleen useita myönteisiä vaikutuksia niin tilaajalle kuin toimittajille. Sekä tilaajat että toimittajat kokivat vuoropuhelun tarpeelliseksi, joskin kokemukset sen toteutuksesta vaihtelivat. Vuoropuhelun onnistumisen kannalta merkittävänä tekijänä tilaajat nostivat esille toimittajien aktiivisuuden, kun taas toimittajat korostivat hankehenkilökunnan joustavaa ja yhteistyökykyistä asennetta sekä liiallisen byrokratian välttämistä. Vuoropuheluun osallistuneiden toimittajien määrä oli tarkastelemissamme hankkeissa suhteellisen suppea ja tästä joukosta pk-yritysten osuus oli tyypillisesti suuri. Toimittajien paikallisuus ei odotusten vastaisesti korostunut aineistossa. Hankkeiden vaikutuksia tilaajille olivat muun muassa palvelun laadun parantuminen, hankinnan kriteerien määrittelyn helpottuminen ja parempi tieto markkinatilanteesta. Toimittajat puolestaan saivat osallistumisestaan näkyvyyttä, referenssin, paremman ymmärryksen tilaajan tarpeista sekä verkostoitumisen hyötyjä. Hankkeissa havaittuja hyviä käytäntöjä ovat markkinavuoropuhelu, yhteistyö eri tahojen kanssa, uusien näkökulmien ottaminen, uuden hankintamenettelyn kokeileminen sekä pilotointi ja testaus. Selvityksen tuloksia lukiessa on huomioitava, että tulokset perustuvat suhteellisen suppeaan aineistoon, eivätkä siksi ole sellaisenaan yleistettävissä. 15

18 Jatkossa olisi kiinnostavaa tutkia tarkemmin niitä konkreettisia keinoja, joilla loppukäyttäjiä ja potentiaalisia tarjoajia on osallistettu hankinnan suunnitteluun, sekä arvioida sitä, miten hyvin nämä keinot ovat toimineet. Lisäksi olisi mielenkiintoista tehdä vertailua, miten eri hankintamenettelyjä on käytetty innovatiivisen julkisen hankinnan välineenä sekä pohtia, soveltuuko joku menettelyistä innovatiiviseen hankintaan erityisen hyvin ja jos, niin miksi. Kiinnostavaa olisi myös tarkastella innovatiivisia julkisia hankintoja riskienhallinnan näkökulmasta. Myös esimerkiksi innovaatiokumppanuus, vaikuttavuuden hankinta sekä tulosperusteinen hankinta tarjoavat useita ajankohtaisia tutkimusaiheita ja -näkökulmia. Vaikka osalle toimijoista innovatiivisten julkisten hankintojen menettelytavat (Kuvio 8) ovat jo varsin tuttuja, on niiden jalkauttamisessa vielä yleisesti ottaen paljon tehtävää. Suomalaisen työn liiton teettämän tuoreen kyselytutkimuksen (2016) 4 mukaan lähes kaksi kolmesta (62 %) kuntavaikuttajasta näkee, että heidän oman kuntansa toteuttamista hankinnoista puuttuu innovatiivisuus. Toisaalta Euroopan tasolla Suomi nähdään innovatiivisten julkisten hankintojen edelläkävijämaana. Paljon hyvää työtä on siis jo tehty, mutta paljon on vielä tehtävääkin. Olennaista on, että hankintojen strategiseen merkitykseen ja kehittämiseen on nyt herätty, ja kehityssuunta on varsin lupaava

19 Kuvio 8. Innovatiivisen julkisen hankinnan prosessi. 17