Adminet Muutti Kaiken

Transkriptio

1 LVIS-Maailma Admicomin asiakaslehti 2/2012 net Saimaan Apaja En ole käynyt toimistolla sitten joulun Mikä on Adminet? Katsaus Adminet-järjestelmään Adminet Muutti Kaiken lue miten Uudenmaan Lämpötekniikka Oy astui 2010-luvulle lvis-maailma 1

2 sisällys pääkirjoitus 3 Oppipoika, kisälli ja mestari miten adminet muutti kaiken 4 ULT siirtyi Adminetillä 2010-luvulle mikä adminet on? 6 Katsaus Adminet-järjestelmään palveluksessanne etunimi.sukunimi@admicom.fi 8 saimaan apaja En ole käynyt toimistolla sitten joulun 10 työtilaukset Uudet ominaisuudet + takakansi Miksi Adminet? Oppipoika, kisälli ja mestari Jokainen yrittäjä on joskus paininut osaavaa työvoimaa koskevan aiheen parissa. Toiset ovat ottaneet hommiin nuoria jannuja koulunpenkiltä, toiset ovat hakeneet kokeneempaa kaartia. Osa on oppinut pelaamaan alihankkijan miehillä. Kaikkia yrittäjiä yhdistää kuitenkin sama tavoite: osaavan työntekijän muuttaminen yrityksen tulokseksi. Osaamisen muuttaminen tulokseksi on nuorten kohdalla pitkä polku. Kouluvalmiudet antavat lähtölaukauksen, jonka jälkeen tarvitaan reilu annos työssä kouliintumista. Kokeneemman on joku muu päässyt ohjeistamaan ja ohjelmoimaan. Tuurissaan on, kuinka ohjelmointi sopii omaan toimintaan ja kuinka helposti vanha koira oppii uusia temppuja. Niin tai näin, molemmissa tapauksissa olennaista on kuinka nopeasti ja kustannustehokkaasti uusi ihminen saadaan tuottavaan työhön. Ajassamme korostuu jatkuvan oppimisen tarve, voisi sanoa suorastaan pakko. Kun ihminen pitää itsensä jatkuvasti oppivana, on uusien asioiden omaksuminen helpompaa iästä riippumatta, eikä vain tahkoa samaa opittua kaavaa vuosikymmenestä toiseen. Pääkirjoitus marianne hautsalo toimitusjohtaja sari julkunen asiakastuki; taloushallinto anna-maija ijäs asiakastuki; palkanlaskenta joonatan pitkänen markkinoinnin assistentti laura mäkinen aluemyyntipäällikkö markku myllylä asiakastuki; tekniset asiat jenni-mari koistinen asiakastuki hanna-kaisa haapsaari markkinointipäällikkö (äitiyslomalla) mitä kaikkea adminet voi tehdä sinulle ja yrityksellesi? Tutustu Adminettiin sivulla 6 Aivotutkijat ovat todistaneet, että uusia hermoyhteyksiä rakentuu aktiivisemmin jatkuvasti opiskelevilla ja aivojaan uusilla asioilla kuormittavilla ihmisillä. Eniten uusia hermoyhteyksiä rakentuu tietenkin lapsilla. Uusien yhteyksien rakentumisessa näkyy romahdus ikävuoden tienoilla, poikkeuksena jatkuvasti aivojaan kuormittavat ihmiset. Mikä merkitys hermoyhteyksillä on? Tutkijoiden mukaan, mitä enemmän aktiivisia hermoyhteyksiä on, niin sitä paremmin ihminen kykenee luoviin ja monipuolisiin ongelmanratkaisuihin. Yrittäjä ja nykypäivän työntekijä ovat usein uudenlaisten tilanteiden edessä, joissa vaaditaan nopeaakin reagointia. Kuinka sinun työntekijäsi on koulutettu vastaamaan jatkuvasti muuttuvan ympäristön haasteisiin? Kampea osaavat koneetkin pyörittää (tai halpatyövoimamaista tulijat, kuten olemme huomanneet). Mutta ajattelevaa ihmistä tarvitaan aina mm. uusien liiketoimintamahdollisuuksien luomiseen ja kehittämiseen, asiakkaiden palvelemiseen ja uusien kokemusten hankkimiseen. Kuinka yhdistetään kokemus ja nopeaan oppimiseen sopivin ikä mahdollisimman tuloksekkaasti? Olen ilokseni huomannut, että perinteinen ja toimiva oppipoikamestari -asetelma on saanut uusia ulottuvuuksia. Nuorempi sukupolvi pääsee opastamaan kokeneempia esimerkiksi uusissa teknologissa ratkaisuissa. Nuori tuntee itsensä tarpeelliseksi ja kokenutkin pääsee oppimaan. Nuoresta työntekijästä saadaan nopeammin tuottava, kun hän ei roiku pelkästään kiviriippana osaamista imemässä vaan pystyy tuomaan myös omaa osaamistaan firman käyttöön. Untuvikoissa on voimavaroja, jotka valjastamalla kokemus ja tuoreus saadaan paiskaamaan kättä, ja tämä näkyy tuloksessa. Kuinka Sinä edistät osaamisen muuttumista tulokseksi? Marianne Hautsalo 2 lvis-maailma lvis-maailma 3

3 Menestystarinat Miten Adminet muutti kaiken. ULT siirtyi Adminetillä 2010-luvulle. Elokuussa 2011 Uudenmaan Lämpötekniikka Oy:ssä ja ULT Saneeraus Oy:ssä aloitettiin molempia yrityksiä koskeva kehitysprojekti, kun nähtiin, että markkinatilanne on heikentynyt. Oltiin onneksi tarpeeksi ajoissa liikkeellä, sillä tilanne on entisestään heikentynyt. Lisäksi toimialalle tyypillisesti tammi-maaliskuu on muutenkin hiljaista aikaa. Palkkasimme tueksemme ulkopuolisen konsultin, jonka kanssa olemme säännöllisesti istuneet alas. Yrityksen talousasiat on käyty läpi perinpohjaisesti ja kehitämme epäkohdat pois, kertoo Hiltunen. Yrityksessä on tehty viimeisten vuosien ajan todella paljon töitä, silti katteet eivät ole olleet kohdillaan. Nyt toimintoja on tarkasteltu suurennuslasilla ja liiketoiminnasta tehdään kannattavaa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa yrityksissä keskitytään ydinosaamiseen eli putkipalveluihin. Muut oheistoiminnot on karsittu pois. Lisäksi useat yritysten sisäiset toimintatavat ja prosessit ovat menneet Adminetin käyttöönoton myötä uusiksi. Me ollaan siirrytty kivikaudelta 2010-luvulle järjestelmän vaihdon myötä, kertoo Hiltunen. TEKSTI: Hanna-Kaisa Haapsaari KUVAT: Joonatan Pitkänen Kun alettiin päätöstä tehdä, todettiin, ettei Adminetillä ole todellista kilpailijaa. Marko Hiltunen & Riku Dahlström, Uudenmaan Lämpötekniikka Oy Palkanlaskenta järkeväksi Isoin muutos on tapahtunut palkanlaskennassa. Aikaisemmin ULT:lla palkanlaskenta vei paljon aikaa ja monen ihmisen resursseja. Taakka oli todella suuri. Sain joka kuukausi tarkistettavaksi reilut 50 tuntilistaa paperisina pöydälle. Sydän alkoi tykyttää, kun tiesi palkanlaskennan takarajan lähestyvän. Aina tuli kiire ja huolellisuus kärsi, kertaa Hiltunen. Laskutyöt sähköiselle työmääräimelle Laskutustöitä tekevät asentajat merkitsevät tunnit ja tarvikkeet työtilauksen taakse. Tämä on onnistunut hyvin, vaikka käyttöönotosta on vasta alle neljä kuukautta. Toistaiseksi työtilauksen voi täyttää joko toimistolla, puhelimella tien päältä tai kotona, eikä välttämättä päivittäin. Tarkoituksena on, että tämän vuoden aikana siirrytään yhtenäiseen käytäntöön, jolloin työtilaukselle lisätään tunnit työmaalla saman päivän aikana, kertoo Dahlström. Urakkatyöt sähköiselle tuntikortille Nykyään urakkatyöntekijät merkitsevät tuntinsa Adminetin sähköiselle tuntikortille ja työnjohtaja kuittaa listat. Enää tuntilistat eivät kierrä usean henkilön kautta, kuten aikaisemmin työntekijöille on teroitettu, että jokainen merkitsee itse tuntinsa ja vastaa myös virheistä. Jos jotain puttuu, tunnit korjataan vasta seuraavaan tiliin, kertoo patteriverkostotöiden työpäällikkö Riku On hyvä, ettei muutoksia tehdä päätä pahkaa ja ehdottomasti, sillä osaaminen taso laitteiden ja järjestelmien käytössä on eri tasoilla eri sukupolvilla. Parempi edetä askel kerrallaan, mutta määrätietoisesti, silloin säästytään pahimmilta konflikteilta. Koska nuori sukupolvi omaksuu uudet järjestelmät ja toimintatavat nopeasti, on järkevintä aloittaa muutosten läpivienti heistä. Muiden kanssa on edettävä askel kerrallaan ja varmistuttava opastuksen riittävyydestä, ettei turhautumista pääse tapahtumaan. Sähköinen tuntikortti on kyllä ehdoton, se pitäisi olla kaikkien yritysten tavoite ja minimi. Me tehtiin aluksi niin, että kokoonnuttiin pari kertaa maanantaiaamuisin toimistolle ja käytiin jokaisen asentajan kanssa tuntikortin tallentaminen käsi kädessä läpi. Ostolaskujen käsittelyyn vaivattomuutta Toinen iso muutos on tullut myynti- ja ostolaskupuolelle, joka on Hiltusen sanojen mukaan huikean hyvä systeemi. Kirjanpitäjän laskujen mukaan näille kahdelle yritykselle kertyy osto- ja myyntilaskua vuodessa. Aikaisemmin se tarkoitti 6-7 laatikollista laskuja tilinpäätöksen jälkeen, nyt ei mappeja kerry lainkaan. Aikaisemmin assistentti hoiti ostolaskujen käsittelyn ja reklamoinnin. Nyt projektin vastaava hoitaa oman projektinsa ostolaskujen käsittelyn reklamointia myöten se on hetken juttu. Sehän Adminetin idea on, että kaikki tekevät pikkaisen eikä kaikki kuorma kohdistu yhdelle henkilölle, toteaa Hiltunen. Automatiikka mahdollistaa sen, että Adminet tekee useimmat rutiinitehtävät käyttäjän puolesta, jäljelle jäävät tehtävät voi jakaa niiden työntekijöiden kesken, jotka ovat oikeasti perillä ko. tehtäväalueesta. Silloin tehtävän tekeminen on perusteltua, koska sen tekemisestä vastaa henkilö, joka tietää asiasta eniten. Toimintatavat ja prosessit yksinkertaistuvat. Työtaakka mielekkääksi Adminet on tuonut Uudenmaan Lämpötekniikkaan paljon muutoksia. Yksi tärkeimmistä on ollut työtehtävien jakautuminen työntekijöiden kesken mielekkäästi. Yrityksissä säästynyttä aikaa on vaikea mitata, mutta se on varmaa, että nyt aika kohdistuu sellaisiin tehtäviin, jotka ovat toiminnan kannalta järkeviä ja tuottavat yritykselle. Referenssien kuuleminen arvokasta Järjestelmän vaihtaminen on yrityksessä aina merkittävä asia eikä päätöksiä tehdä hetken mielijohteesta. Referenssit ovat tärkeitä, jotta samalla alalla toimivalta voi kysyä käytännön kokemuksia ja saada tietoa hieman eri vinkkelistä kuin mitä myyjä tarjoaa. Totta kai otimme yhteyttä Admicomin nykyisiin asiakkaisiin, sillä järjestelmän vaihdos on varmasti yritysten isoin muutos tähän mennessä. Ei näin isoja päätöksiä tehdä hetkessä, on päästävä haastattelemaan myös nykyisiä käyttäjiä. Marko hoiti nykyasiakkaiden haastattelut, eikä sieltä tainnut kuulua kuin positiivisia asioita, kertaa Dahlström. Kun alettiin todenteolla päätöstä tehdä, todettiin, ettei Adminetillä ole todellista kilpailijaa. Kilpailijoiden järjestelmät olivat toisella levelillä kuin Adminet. Päätökseen vaikutti myös meidän konsultin mielipide sekä kirjanpitäjän osallistuminen Adminetin tiedon hyödyntämisen. Palkkakulut kertaalleen ja varmasti laskulle Hiltunen ja Dahlström toteavat, että Adminet on tuonut paljon muutoksia, mutta ne ovat olleet pakollisia, jotta yrityksen toiminta saadaan kannattavaksi. Suurin kulu tällaisessa haalariporukassa on palkkakulut. Olemme kirjanneet tunnit kahteen paikkaan ja palkanlaskennan käsittely on tapahtunut monessa portaassa. Nyt nämä asiat ovat toisin. Kun asentaja merkitsee tunnit yhteen paikkaan tieto on samalla kirjauksella sekä laskutuksessa että palkanlaskennassa, kertaa Hiltunen. Tuntien kirjaus on vapauttanut hurjasti meidän aikaa, joka ei varsinaisesti näy missään. Nykyään meiltä ei mene montaakaan minuuttia, kun me tarkistamme tuntikortit. Virhelyöntien määräkin minimoituu. Ja jos virheitä jää, ne ovat asentajan tekemiä ja hän vastaa itse omista virheistään, toteaa Dahlström. Hiltunen vielä lisää hyvänä asiana sen, että palkanlaskenta on kahden viikon välein, jolloin asentajalla on asiat tuoreessa muistissa. Saavutetut Edut: -Palkanlaskennan helpottuminen -Työajan Järkevöityminen -Myynti- ja ostolaskujen käsittelyn helpottuminen -Kaikki tieto yhden järjestelmän sisällä Paljon tietoa kaikkien hyödynnettävissä Kun kaikki tieto on yhdessä järjestelmässä, on siitä paljon etua myös asentajille. Dahlströmin mielestä asentajat eivät vielä ole ymmärtäneet, kuinka iso hyöty järjestelmästä on. Asentajat saavat itse Adminetistä paljon sellaista tietoa, jota eivät ole aikaisemmin saaneet tai heidän on tarvinnut pyytää sitä tietoa erikseen joltakulta, esim. palkanlaskentaan, lomiin yms. liittyen. Adminetissä on loppuun asti mietitty kaikki, toteaa Hiltunen yhteenvetona. Dahlström. 4 lvis-maailma lvis-maailma 5

4 Mikä Adminet on? Adminet on tämän aikakauden ratkaisu LVIS-alan talous- ja projektinhallinnan erityistarpeisiin. Adminet sisältää toimialakohtaiset sovellukset, automatisoidut toiminnot sekä sähköiset yhteydet kolmansiin osapuoliin. Adminetin merkittävin ero perinteisiin ohjelmistoihin verrattuna on automatiikka, joka hoitaa merkittävän osan toimiston rutiinitehtävistä käyttäjän puolesta. Vapautuneen ajan voi käyttää tuottavan työn tekemiseen tai toiminnan kehittämiseen. Adminet ei ole laiteriippu- vainen eikä vaadi laiteinvestointeja. Adminettiä voi käyttää tietokoneella, padillä tai puhelimella, missä ja milloin tahansa. Tarvitaan vain nettiyhteys. Adminet soveltuu kaikenkokoisille yrityksille, koska yritys voi ottaa käyttöön sovellukset tarpeiden mukaan, laskutuksesta laajempiin kokonaisuuksiin ja palvelupaketteihin. Taloushallinto ostolaskut myyntilaskut reaaliaikainen kirjanpito Palkkahallinto Hallinto ja johtaminen automaattiraportit sisäinen laskenta dokumentinhallinta asiakkuudenhallinta Rahaliikenne automatisoitu pankkiliikenne Projektinhallinta sähköinen työmääräin (työtilauksen laskutus) tarjouslaskenta projektinhallinta projektinvalvonta palkanlaskenta tuntikortit matkalaskut loma -ja poissaolokalenteri Materiaalinhallinta yleinen hinnasto ostotarpeet ja -tilaukset myyntitilaukset myymälä (kassa) varastonhallinta Adminetin hyödyt Työajan säästö Toiminnan tehostuminen Ajantasainen tieto Pienemmät kustannukset Riippumattomuus ajasta ja paikasta Tutustu tarkemmin Adminettiin nettisivuillamme 6 lvis-maailma lvis-maailma 7

5 Menestystarinat TEKSTI: Hanna-Kaisa Haapsaari KUVAT: Joonatan Pitkänen En ole käynyt toimistolla sitten joulun -Jani Kuittinen, Saimaan Apaja Saimaan Apaja (Seewide Service Oy) on perustettu vuonna 1995 Jyväskylään. Vuonna 2003, Helena ja Jorma Reposen muuton myötä, yritys on toiminut Puumalassa. Yritys rakentaa KVR-urakointina tasokkaita vapaa-ajan asuntoja. Toiminta-alueena on Etelä-Savo ja Etelä-Karjala. Asiakaskunnasta suurin osa on yksityisasiakkaita, heistä noin puolet venäläisiä. Yrityksessä työskentelee 11 vakituista ja 2-3 määräaikaista työtekijää. Neljästä järjestelmästä yhteen Ennen Adminettiä Saimaan Apajalla oli parhaimmillaan käytössä neljä eri ohjelmaa: yksi taloushallintoon, yksi palkanlaskentaan, yksi tuntikorttien kirjaukseen ja yhdellä hoidettiin ostot sekä osto- ja kululaskujen käsittely. Isoin ongelma yrityksessä oli osto- ja kululaskujen käsittely, joka oli toimitusjohtaja Helena Reposen sanojen mukaan ihan järjetön työ. Laskut kirjattiin käsin ja niitä seurattiin reskontraohjelmilla. Mappeja oli myös ihan hirveä määrä. Näihin ongelmiin Adminet on purrut kaikkein parhaiten. Projektinhallinnan puolella ostolaskuprosessin yksinkertaistuminen näkyy helppoutena ja laskun oikeana kohdistumisena. Nyt saadaan kohdistettu ostolaskuilta tavarat oikeisiin paikkoihin: työmääräimelle tai urakalle, kertoo projektipäällikkö Janne Lustberg. Läpinäkyvyyttä Yrityksessä käydään päättyneet projektit läpi koko henkilökunnan kanssa, jotta asentajat ja työnjohto näkevät konkreettisesti kuinka projektit ovat menneet. Yhdessä mietitään mihin esim. aikaa on käytetty, ja otetaan opiksi seuraavissa projekteissa. Yrityksessä toimitaan muutenkin avoimesti ja läpinäkyvästi. Henkilökunnan kanssa käydään myös yritystason talouskatsaus läpi tilinpäätöksen jälkeen. Näin koko henkilökunta on perillä siitä, missä yrityksessä mennään. Mielestäni se on vanhakantaista ajattelua, etteivät asentajat saisi tietää mistään mitään. Meillä pyritään siihen, että tietoa on saatavilla mahdollisimman paljon, toteaa Helena Reponen. Konkreettisesti luottamus asentajiin näkyy myös siinä, että asentajat voivat itse hyväksyä laskutyöt laskua myöten valmiiksi. Asentajat näkevät kaikki osto- ja myyntihinnat. Lisäksi he määrittelevät työmaan ostotarpeet ostajalle valmiiksi. Kysymyksessä on sähköinen järjestelmä, johon jää kaikesta jälki eli järjestelmästä tieto on todennettavissa. Lisäksi meillä on autoissa paikanninjärjestelmä eli meille tulostuu ajopäiväkirjat automaattisesti aamuisin. Näemme minuutin tarkkuudella mihin aikaan missäkin työmaalla on oltu ja monelta sieltä on poistuttu. Asiakkaalle on helppo todentaa käytetty aika, jos epäselvyyksiä syntyy, kertoo Helena. jolla projektikannattavuutta pidetään yllä. Siihen tämä on ollut selkeä työkalu. Eikä ole mitenkään tavatonta, että lisä- ja muutostöiden laskutus muodostuu lähes samaksi kuin pääurakka, kertoo Jorma. Turhautuminen rutiinitöihin Järjestelmän hankintaprosessi lähti käyntiin turhautumisesta ja myös yrityksen kasvusta. Rutiinitöitä oli nopeutettava ja laskentaan oli saatava työkaluja. Kävimme läpi useitakin vaihtoehtoja. Adminet valikoitui, koska se oli kokonaisvaltaisin, sen sai kohtuulliseen hintaan ja vielä nettipalveluna. Ohjelmistoinvestointeja ei tarvinnut tehdä. Lisäksi annoimme arvoa sille, että Adminetissä näkyy yritystä, eli sitä kehitetään jatkuvasti, kertaa Helena Reponen. Nettikäyttöisyyttä hyödynnetään täysillä Asentajat käyttävät Adminettiä päivittäin. Urakkamiehet täyttävät tuntikortit ja keikkaa tekevät Helena Reponen, Janne Lustberg ja Jorma Reponen, Saimaan Apaja jos on lomalla voi asiat käydä läpi, koska se vie niin vähän aikaa eikä loma siitä mene pilalle. Siitä minä kyllä tykkään, kertoo Helena. Käyttöönoton onnistuminen on asennekysymys Johdon asenne vaikuttaa järjestelmävaihdon sujuvuuteen. Kyllä se tuntuu aika hassulta ajatukselta, jos järjestelmä otetaan lähtökohtaisesti vain johdon työkaluksi. Onhan Adminetissä yhtä lailla hyvät työkalut myös asentajille. Varsinkin, jos asentajat ovat nuorempaa sukupolvea, joka on tietotekniikan kanssa kaiken aikaa tekemisissä, toteaa Janne. Adminetin käyttöönotto sujui Saimaan Apajalla ilman suurempia ongelmia. Kyllähän tämä yllätti helppoudellaan. Saimme loppujenlopuksi aika kivuttomasti järjestelmän käyttöön, toteaa Jorma, lähes kymmenen järjestelmän käyttöönoton kokemuksella. Yksinkertainen keikka- ja huoltotöiden kirjaaminen Projektiseurannan työkalut kuntoodosta Kasvu ei olisi onnistunut ilman järjestelmävaih- Toinen merkittävä asia on ohjelman myötä tullut tapa kirjata keikka- ja huoltotyöt. Prosessi on nykyään varsin yksinkertainen ja sähköinen järjestelmä, tiä oli selkeästi heikkous. Hankaluutena mistolla pyörähtäessään tai puhelimella. Kyllähän tämä yllätti help- Meillä oli useampi järjestelmä päällek- Kysymyksessä on Projektilaskennan puoli ennen Adminet- työmääräimet, joko kotoa käsin, toi- Ajatellaan aikaa 1,5 vuotta taaksepäin: eikä vie usean ihmisen resursseja. Tehdään johon jää kaikesta jälki. oli se, että oli useita järjestelmiä päällekkäin eikä niistä saanut ulos yhtenäistä tajistamme pyörähtämään toimistolla. jenlopuksi aika kivuttomasti ja projektihallinnan osalta päätöksenteon Juuri perjantaina patistimme yhden asenpoudellaan. Saimme loppukäin, eikä tietoa oikein saanut laskennan työmääräin, joka kohdistetaan asentajalle. Asentaja ottaa työn hoitaakseen, merkkaa projektiraportointia. Erityisesti lisä- ja Edellisestä käynnistä taisi vierähtää puoli järjestelmän käyttöön. tueksi. Lisäksi oli nähtävissä voimakas tavarat ja tunnit ja hyväksyy laskun muutostöiden hallinta järjestelmien vuotta. Mutta kyllä se perille löysi, ker- kasvuhyppäys, joka toteutuu nyt noin lähtemään asiakkaalle. Tämä prosessi on automatisoitunut kankeuden ja päällekkäisyyden vuoksi oli toivoton, kertoo too naureskellen Janne. Asentaja pystyy kolminkertaisena liikevaihdon kasvuna. paljon, kertoo Janne Lustberg. Jorma Reponen. tallentamaan työtunnit kotoa käsin, joten sen vuoksi ei En voi kuin kuvitella millaista tuskaa yrityksen kasvun ja Projektipäälliköllä muutokset näkyvät myös parantuneena Nyt nähdään mitä projektien toteumat ovat, kun tarvitse toimistolla turhaan käydä. projektien hallinta olisi ollut entisillä järjestelmillä, pohtii projektiseurantana Näen miten projektit laskennasta tulee selkeä fakta. Saadut tiedot ohjaavat Helena Reponen ja Janne Lustberg osaavat arv- Jorma Reponen. menevät ja mitä niille on kirjattu ja voin välittää tietoa seuraavien tarjouksien tekemistä. Valtaosa asiakkaista on ostaa nettikäyttöisyyttä ja etätyömahdollisuutta. Kotona asentajille jo projektin aikana. Projekteista on selkeästi kuluttajia ja on hyvin tyypillistä, että projektin aikana tulee tulee tehtyä töitä, mutta siinä on hyvätkin puolensa. Jos Kyllä Adminetissä kaiken kaikkiaan parempi kokonaiskuva kuin aikaisemmin. hyvin paljon muutos- ja lisätöitä. Asiakkaista johtuvien on esim. kuumeessa kotona, voi silti tehdä pakolliset integraation edut ovat selkeät: taloushallinnon ja operatiivisen muutosten kirjaaminen ja laskutus on olennainen osa, tehtävät eli maksaa laskut ja katsoa taloustilanteen. Tai 8 lvis-maailma lvis-maailma 9

6 Sähköinen työmääräin, työtilaukset ja kalenteri hyödynnä uusimmat ominaisuudet Keikka- ja huoltotöiden tekemisen helppous on noussut entistä suurempaan arvoon viime aikoina. Kun prosessi on tarpeeksi yksinkertainen, pystytään laskutöitä tekemään tehokkaasti ja kannattavasti. Adminetillä työtilausprosessi toimii yksinkertaisimmillaan niin, että työnjohtaja tai asentaja itse ottaa tilauksen vastaan ja kirjaa sen järjestelmään. Tämän jälkeen asentaja kirjaa työt ja tarvikkeet työtilaukselle ollessaan työmaalla. Tiedot tunneista siirtyvät samalla palkanlaskentaan. Kun asentaja merkitsee työn valmiiksi, on se myös laskutusvalmis. Yksinkertainen prosessi säästää kaikkien työaikaa, laskutus nopeutuu ja katteet parantuvat. Tarvikkeiden uudelleen hinnoittelu Hinnoittelun voi määritellä asiakkaan asetuksiin: joko yleinen tai asiakaskohtainen hinnoittelu. Työtilausten laskutuksessa voi hinnoitella tallennetut tarvikkeet uudelleen. Hinnoittelu voidaan tehdä yleisten ohjausten tai halutun myyntikateprosentin mukaan. Tarvikerivit hinnoitellaan yhdellä kertaa valitulla tavalla ja niille saadaan päivän hinnat ennen laskuttamista Aikaraportointi Asentaja voi raportoida työt tuntiraportoinnin lisäksi aikaraportointitoiminnolla. Asentaja valitsee aloita työ/lopeta työ -toiminnon. Adminet laskee automaattisesti aikaleimasta työhön käytetyn ajan ja muodostaa tapahtumat laskutukseen sekä tuntikortille. Sama työ voidaan aloittaa ja lopettaa useita kertoja, esimerkiksi useana päivänä tehtävissä projekteissa. Aikaraportointi muodostaa ainoastaan työaikatapahtumat valitun työlajin mukaisesti. Työlajin perusteella muodostuu ylityöt ja päiväkohtaisesti maksettava ateriakorvaus. Ylityöt voidaan maksaa ylitöinä tai työt annetaan vapaina. Aikaraportointia on helppo käyttää puhelimella, asentajan tarvitsee antaa vain työnumero ja kuitata aloitus- ja lopetusajankohdat. Laskuliitteet Työtilaukselle voi lisätä liitteitä, jotka lähtevät laskun mukana tai jäävät omaan käyttöön ja arkistoon, esim. tarkastuspöytäkirjat. Rivikohtaiset katteet Työtilauksen laskutuksesta voi nähdä katesumman ja -prosentin rivikohtaisesti sekä töiltä että tarvikkeilta. Näin varmistuu, ettei asiakasta lahjota tarkoituksettomasti. Kalenteri Kalenteri toimii asentajan sekä työnjohdon kätevänä apuvälineenä tulevia töitä suunniteltaessa. Kalenterinäkymäksi voidaan valita yksi viikko tai kaksi viikkoa. Kalenterista pääsee helposti tilauksen tietoihin tai voi poimia uuden tilauksen halutulle ajankohdalle. Monipuoliset raportit seurannan tukena Työtilausten raporteista näkee laskuttamattomat työtilaukset ja tilauksittain paljonko on laskuttamatta tarvikkeita, työtä sekä mikä on tilauksen loppusumma. Kohteen tapahtuma- ja työtapahtumaluettelon voi tulostaa työtilauskohtaisesti. Laskutyötilaston voi tulostaa kohteittain, työtilauksittain jaksolta tai tilikaudelta. Ohjelma varmistaa laskutuksen Ostolaskujen käsittelyssä rivit tallentuvat automaattisesti työtilauksille, joko laskutettavaksi tai kustannuksiksi. Edellytyksenä on, että ostolaskulla on kohdenumero/työtilausnumero. Laskutyökohteille ostettuja rivejä Adminet ehdottaa laskutettavaksi. Urakalle ostettuja tavaroita käyttäjä voi helposti määritellä laskutettavaksi, muuten ne kerääntyvät urakalle kuluksi. Rivien laskuttaminen onnistuu helposti myös jälkikäteen urakan tapahtumaruudulta. Laskun tarkastaja näkee laskun laskutustilanteen ostolaskua tarkastaessaan. Adminet-asiakkaat ovat kertoneet laskutöiden kannattavuuden kasvusta näiden Adminet ominaisuuden ansiosta. Adminet varmistaa, että kaikki ostetut tuotteet tulevat laskutetuiksi tai urakalle kuluksi. Jatkuvasti kehittyvä, edelläkävijöiden suosima Adminet kehittyy jatkuvasti, uusia päivityksiä tehdään noin kerran kuukaudessa. Päivityksessä tulleiden muutosten hyödyntäminen asiakkaiden päivittäisessä käytössä pyritään varmistamaan jakamalla tietoa päivitysuutisilla. Jokaisen Adminettiin tehdyn päivityksen jälkeen uusista päivitysuutisista tulee ilmoitus Adminettiin kirjauduttaessa. Päivitysuutiset voi avata ja lukea saman tien tai Adminet voi muistuttaa lukemisesta myöhemmin. Viimeisimmät päivitysuutiset voi lukea milloin tahansa myös Adminetin ohjeista. Omat ohjeet Adminet sisältää paljon sovelluskohtaisia ohjeita. Nyt asiakkaalla on mahdollisuus laatia Adminettiin myös omia ohjeita. Voit tallentaa omia ohjeita, jotka näkyvät vain kyseisen yrityksen ympäristössä. Kun johonkin näkymään liittyy oma ohje, Adminetin oikeaan yläreunaan ilmestyy teksti Oma ohje, josta ohje näkyy tooltip:nä. Sovellusuutiset Admicomilla on ymmärretty työtilausprosessin tärkeys yrittäjälle ja siksi sen kehittämiseen on viime aikoina panostettu paljon. Seuraavassa voit lukea viimeisimmät kehityskohdat. Työtilauksen laskutus Työtilauksen laskutetut myyntilaskut on nähtävissä laskuittain: laskupäivän, eräpäivän, laskunumeron, viitetiedon ja summan mukaan. Lasku on nähtävissä aina kuvana. Lisäksi laskun maksutilanne ja laskun rivit ovat katsottavissa. 10 lvis-maailma lvis-maailma 11

7 admicom oy vapaudenkatu 8 c jyväskylä AdmIcom -kumppani tuloksen tekemiseen LVIS-alan tunteva Kotimainen ja tekijöidensä omistama Asiantunteva asiakastuki Päämääränä auttaa asiakasta menestymään Adminet -Edelläkävijän ratkaisu Kokeneiden osaajien suunnittelema Selkeät sovellukset, helppo käyttää Nettikäyttöinen Ei vaadi laiteinvestointeja Jatkuvasti kehittyvä Ota yhteyttä, arvioimme, kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan! myynti@admicom.fi