Hallittua kasvua UVL-hengessä

Transkriptio

1 LVIS-Maailma Admicomin Admicomin asiakaslehti asiakaslehti 1/2012 4/2011 Potkua liikevaihtoon s. 4 Rahoitusennuste auttaa päivittäisessä päätöksenteossa s. 7 Sähköinen kirjanpito on nykyaikaa s. 10 Hallittua kasvua UVL-hengessä

2 Sisältö: Pääkirjoitus... 3 Paratec Oy - potkua liikevaihtoon... 4 Rahoitusennuste helpottaa päivittäistä päätöksentekoa... 7 UVL Talotekniikka Oy - hallittua kasvua hyvässä hengessä... 8 Pretax - sähköinen kirjanpito on nykyaikaa Palveluksessanne: Matti Häll Hallituksen puheenjohtaja Marianne Hautsalo Toimitusjohtaja Sari Julkunen Asiakastuki; taloushallinto Markku Myllylä Asiakastuki; tekniset asiat Birgit Manninen Taloushallintopalvelujen vastaava Hanna-Kaisa Hokkanen Markkinointipäällikkö Admicom Oy Vapaudenkatu 8 C Jyväskylä etunimi.sukunimi@admicom.fi LVIS-Maailma Admicom Oy:n asiakaslehti Päätoimittaja: Marianne Hautsalo Toimitus ja taitto: Hanna-Kaisa Hokkanen Paino: Keuruun Laatupaino Oy Ilmestyminen: Ilmestyy neljä kertaa vuodessa 2

3 Pääkirjoitus Tyytyväinen menneestä vuodesta katse tulevaisuudessa Automatisoitu taloushallinto ja sähköinen työmaiden hoito on investointi tehokkuuteen, kilpailukykyyn ja osaamiseen. Panostus vaatii uuden opettelua, vanhoista tavoista luopumista ja menemistä pois mukavuusalueelta, toistuvastikin. Tuloksena saavutetaan tehokkaammat prosessit, nopeampi rahankierto, parantunut tiedon saanti, alenevat kustannukset ja ehkä jopa mielekkäämpi työnteko. Kuluneella tilikaudella Admicomin asiakkaiden määrä on jatkanut voimakasta kasvua. Vuosien tuotekehitystyö kantaa hedelmää huikeiden asiakaskokemusten muodossa. Keskisuuri LVI-asennusyritys saavutti Adminetillä euron vuosisäästön. Toisen LVI-yrityksen omistaja ihmettelee pari viikkoa käyttöönoton jälkeen: Miksi en tullut vaihtaneeksi ohjelmaa jo aiemmin. Nuori sähköurakoitsija kiittelee Adminetin mahdollistavan nopean ja joustavan liiketoiminnan kasvattamisen. Toinen sähköurakoitsija on karsinut merkittävästi kuluja, ja kehuu, että tarkemmalla tarjouslaskennalla saa annettua varmempia tarjouksia. Asiakkaiden menestystarinat näkyvät myös Admicomin liiketoiminnassa: kuluneella kaudella on palkattu uusia osaajia kouluttajiksi ja käyttöönottoon, solmittu merkittäviä yhteistyösopimuksia ja tehty tuloksellinen tilikausi. Saavutuksista pitäisi toki malttaa iloita, mutta silti ajatukseni askartelevat uusissa asioissa. Asioissa, joilla asiakkaidemme kilpailukykyä ja osaamista nostetaan edelleen. Asiakkaan kannattavuutta kasvattavien ratkaisujen ja palvelujen tarjoaminen on johtoajatuksemme. Tähän vahvistusta antavat asiakkaiden palautteet. Uskon voimakkaasti, että valittu suunta on oikea. Tulevaisuuden uskoa hehkuen, Positiivisia yllätyksiä! Marianne Hautsalo Kyllä tässä on tullut peiliin katsoneeksi: Miksi en tullut vaihtaneeksi ohjelmaa jo aiemmin. Olemme nähneet jo muutaman viikon käytön jälkeen, että toimistomme puolella ovat tehtävät vähentyneet todella merkittävästi. Tämän Marianne sopimusneuvotteluissa ennustikin. Kustannussäästö näkyy sitten tulevaisuudessa Marko Hiltunen, Uudenmaan Lämpötekniikka Oy. Pääkirjoitus 3 LVIS-Maailma

4 Menestystarinat Potkua liikevaihtoon Paratec Oy on paloilmoitinliike, joka on perustettu Osakkaita on yhteensä neljä. Osakkaista Kai Myllykoski ja Kristian Wargh ovat työskennelleet jo aikaisemmin työkavereina ja päättivät perustaa yrityksen yhdessä. Ensimmäisen vuoden jälkeen liikevaihto ja henkilöstömäärä ovat lisääntyneet vuosittain. Nyt työntekijöitä on 15 ja liikevaihtoa 1,4 miljoonaa euroa. Paloilmoitinjärjestelmiä ja huoltotoimintaa Paratec suunnittelee ja myy paloilmoitinjärjestelmiä. Asiakkaitamme ovat sähköurakoitsijat, joille toimitamme kokonaispaketin: suunnittelun, laitteet, käyttöönoton ja ns. paloilmoitintyöt. Teemme töitä myös suoraan kiinteistön omistajille, joille toimitamme sekä uusia järjestelmiä että päivitämme vanhoja. Järjestelmien toimittamisessa painopistealue on pääkaupunkiseutu. Paloilmoitinjärjestelmät vaativat lakisääteisesti vuosihuollon, siksi ylläpito ja huolto ovat erillinen osa-alueensa. Paratecilla on noin 250 huoltosopimuskiinteistöä. Uusi toimiala Muutama kuukausi sitten laajennettiin toimintaa myös videovalvonnan puolelle ja palkkasimme yhden ammattilaisen hoitamaan sitä osa-aluetta. Katsotaan mihin se lähtee viemään. Muuten ajatuksena ei ole kasvaa, tällä kymmenellä asentajalla pystymme kyllä tekemään hieman enemmänkin hommia, kertoo Kai. Töitä riittää Paratecin tulevaisuus näyttää erittäin hyvältä. Ihmettelen kyllä hieman, 4

5 Saavutetut edut: Kaikki tieto yhden järjestelmän sisään Adminet laskee urakat kannattavuusperusteisesti Liikevaihto ja laskutöiden kannattavuus noussut Asennustarvikkeiden tarkempi laskutus Seuranta - automaattiraportit Nettikäyttöisyys - asentajat voivat käyttää työmaalla vaivattomasti mutta olemme nyt hyvässä vauhdissa, vaikka periaatteessa olisi vuoden hiljaisimmat kuukaudet meneillään. Liikevaihtoluvut kertovat kuitenkin ihan toista, kertoo Kai hymyillen. Uskon, että pärjäämme näin hyvin, koska olemme tehneet pohjatyöt hyvin. Meillä on isoja vahvoja asiakkuuksia ja pystymme lupaamaan nopean toimitusajan. Mutta onhan tämä aikamoista taiteilua, että Se on ykkösjuttu, ettei asiakkaalle anneta lahjaksi työtä ja tavaraa. töitä on koko ajan sopivasti ja pystymme vastaamaan antamiimme lupauksiin. Näkymät alalla yleisesti ovat positiiviset, töitä riittää jatkossakin. Määräykset tulevat muuttumaan vähän, mutta kontrolli lisääntyy. Järjestelmien kanssa ollaan tiukempia, tähän on johtanut mm. Turun sairaalapalo. Lisäksi hoitolaitosten sprinklausjärjestelmät työllistävät välikäden kautta myös Paratecia. Töitä tehdään kannattavasti Adminet on parantanut laskutöiden tuottavuutta, mutta yritys on pystynyt parantamaan myös projektitöiden kannattavuutta. Olemme viime aikoina saaneet urakoinnin kannattavaksi tehostamalla työntekoa, kouluttamalla työntekijöitä ja luomalla kannustepalkkajärjestelmän. Pystymme tekemään nykyään yhdellä miehellä saman työn mikä aikaisemmin vaati kaksi henkilöä. Syynä tähän on se, että meillä pysyy työntekijät talossa. 2-3 vuoden työajan jälkeen he osaavat työnsä niin hyvin, että työ on tehokasta. Olemme onnistuneet sitouttamaan henkilökunnan, kertoo Kai Myllykoski. Kaiken lähtökohtana oli saada tieto yhden järjestelmän sisälle Liian monta järjestelmää Yrityksen alkuaikoina taloushallinnon ohjelmistona oli Datamike, jolla hoidettiin myös laskutus. Paula Myllykoski on merkonomi, ja hän on hoitanut kirjanpidon ja palkanlaskennan. Kun Paula jäi välillä äitiyslomalla, siirryttiin käyttämään Talenomin palveluita. Samoihin aikoihin otettiin käyttöön myös työajanseuranta. Pientöiden määrän kasvaessa pullonkaulaksi muodostui tilausten käsittely ja laskutus. Päädyimme teettämään Notesin pohjalle oman järjestelmän. Valitettavasti se projekti ei koskaan tullut valmiiksi. Silloinkin meillä oli Talenomilla laskutus ja ostolaskujen hyväksyntä, eivätkä järjestelmät keskustelleet keskenään. Todettuamme ettei Notesista tule hyvä, ryhdyimme etsimään muita vaihtoehtoja, kertoo Kai. Yksi järjestelmä - vähemmän töitä Paratec kartoitti useita vaihtoehtoja. Muut karsiutuivat yksi toisensa perään ja jäljelle jäi Adminet. Adminet vakuutti meidät, myös myyjällä oli oma vaikutuksensa. Asiantunteva myyjä tunsi järjestelmän ja pystyi esittelemään sen kunnolla. Nettipohjainen järjestelmä oli tärkeä seikka, mutta ihastuimme myös pientöiden laskutukseen. Kaiken lähtökohtana oli kuitenkin se, että tieto tuli saada yhden järjestelmän sisälle, niputtaa Kai vaihdon syyt. Me halusimme sellaisen järjestelmän, joka toimii verkossa ja miltä koneelta tahansa. Asentajien tulee voida käyttää sitä kentällä ollessaan vaivattomasti. Muut järjestelmät olisivat vaatineet aina koneelle asennettavan ohjelman Isoimpana vaikuttimena oli yhden järjestelmän tuomat hyödyt. Aikaisempi järjestelmä Notes oli ns. päällekkäinen järjestelmä ja se sitoi työaikaa mm. Paulalta. Maksoimme Talenomille mm. myyntilaskujen lähettämisestä ja ostolaskujen käsittelystä, mutta tieto siirrettiin meiltä eli tehtiin tuplatyötä. Lisäksi maksoimme paljon Notesin kehittämisestä, selventää Kai. Muutamassa kuukaudessa Adminetin käyttäjiksi Kai löysi Adminetin netin kautta ja otti yhteyttä kesän korvalla Asiat etenivät aika nopeasti, sillä elokuussa Adminet otettiin jo käyttöön. Taustalla oli se, että halusimme aloittaa uuden tilikauden uudella järjestelmällä ns. puhtaalta pöydältä, kertoo Kai. Käyttöönotto sujui ongelmitta. Avoimet työtilaukset tosin jouduimme siirtämään käsin järjestelmästä toiseen. Se vaati minulta viikon verran pitkää päivää. Mutta sen vuoksi pystyimme siirtymään lennossa uuteen järjestelmään kesälomien jälkeen. Asentajat ovat tottuneita tietokoneiden ja eri järjestelmien käyttäjiä, siksi siirtyminen ei tuottanut mitään ongelmaa. Asentajat saivat tunnukset Adminettiin ja työtuntien kirjaukset yms. aloitettiin saman tien. Myös kirjanpidosta ja palkanlaskennasta vastaava Paula Myllykoski on tyytyväinen Adminettiin. Hän pitää järjestelmää varsin helppona käyttää. Parantunut liikevaihto Paratecilla ollaan tyytyväisiä moneen Adminetin sovellukseen ja ominaisuu- Juttu jatkuu seuraavalla > sivulla! Menestystarinat 5 LVIS-Maailma

6 Edellisen aukeaman juttu Paratecista jatkuu... teen. Töitä helpottavana ominaisuuksina pidetään sitä, että ostolaskuilta pystyy rivejä siirtämään myyntilaskulle ja myyntilaskun tekeminen sujuu helposti. Käytössä on myös hinnastot ja OVTtilaukset. Yrityksen liikevaihtokin näyttää mukavasti kasvusuuntaa. Uskon, että syy miksi meillä on nyt niin hyvä liikevaihto, johtuu pitkälle siitä, että Adminetillä töitä ei jää laskuttamatta. Tuntikortille tallennettavat tunnit siirtyvät aina automaattisesti myös laskulle. Niin kauan kuin tuntikorttijärjestelmä ja laskutus ovat erillisissä järjestelmissä virheitä ja unohduksia sattuu ihan koko ajan, Adminetissä ne ovat minimissään, kertoo Kai hymyssä suin. Töitä ja tarvikkeita EI lahjaksi Se on ykkösjuttu, ettei asiakkaalle tule enää annettua lahjaksi työtä ja tavaraa. Pienetkin jutut tulee kohdistettua kohteelle tai työtilaukselle. Ja kyllä meidän tarvikekatteet ovat nyt paremmin kohdallaan kuin aikaisemmin. Myös ostojen seuraaminen on helpompaa. Minulla on sellainen kutina, minkä liikevaihtoa katsomallakin voi todeta, että nyt homma toimii. Kyllä osakiitos kuuluu hyvälle järjestelmälle. Itseäni motivoi se, että nyt on työkalut, jolla seurata yrityksen toimintaa. Olen aktivoitunut todella paljon talousasioiden seuraamisessa. Aikaisemmin luotin vähän liiankin paljon yrityksen ulkopuolisiin asiantuntijoihin. Uskon, että hyvä liikevaihto johtuu pitkälle siitä, että Adminetillä töitä ei jää laskuttamatta Urakkalaskentaan uusi ajatusmalli Adminet muutti Paratecilla urakkalaskennan ajatusmaailman. Kai arvelee, että jopa 95 % urakoitsijoista laskee kateperusteisesti, niin kuin Paratecillakin aikaisemmin. Sen sijaan Adminet laskee urakan kannattavuusperusteisesti eli kannattavuus per tunti resurssia kohti. Tämä ajatus oli ainakin meille tosi kova juttu. Olen itsekin vuosikausia laskenut urakoita ja kun jälkikäteen jotain urakkaa on katsonut, ei se olekaan mennyt niin hyvin kuin oli kuvitellut. Kun tämän kannattavuusperusteisen laskennan oivaltaa, niin sehän on todella yksinkertainen juttu, sanoo Kai. Paratecin toimialan vuoksi, Kai ei urakkalaskennassa käytä valmiita paketteja. Eikä hän ole lähtenyt tekemään omia paketteja, koska variaatioita tulisi niin paljon. Mutta pitää kuitenkin tarjouslaskentaa erittäin hyvänä. Erityismaininnan saa ominaisuus, että järjestelmä ottaa automaattisesti huomioon kaikki lisät ja pientarvikkeet. Laskut liukkaasti liikkeelle Kai kehuu, että heidän työnjohdollaan on pienpuolen hallinta ja laskutus niin hyvin hyppysissä, että hänen työtaakkansa on helpottunut. Paratecin asentajat tekevät työ- ja tarvikekirjaukset työmaalla ollessaan tai käyvät aamuisin pyörähtämässä toimistolla. Olen vaatinut, että kirjaukset tulisi tehdä samana tai viimeistään seuraavana päivänä. Seuraan todella paljon Adminettiä ja ennen kaikkea laskutusta, koska haluan, että laskutus kulkee 1-2 viikon sykleissä, painottaa Kai. Adminet laskee urakan kannattavuusperusteisesti Kai käyttää Adminetissä erittäin paljon aikaa, mutta pysyy sen vuoksi kärryillä yrityksen asioista. Ei Adminet sentään Kain iltoja vie, mutta hänellä on tapana lauantainaamuna lukea viikkoraportti. Seuraan tarkasti tuloslaskelmaa, projektiraportteja ja käyn myyntilaskuluettelon usein läpi. Myynnin tulee olla tasaista. Siinä ei ole mitään järkeä, että laskuja tehdään kerran kahdessa viikossa, kertoo Kai. Kyllähän se kuulostaa järkevältä, ettei lainata asiakkaalle rahaa vaan ne saadaan nopeasti omalle tilille. Hyödyt tehokkaasti käyttöön Paratec on käyttänyt Adminettiä alle kuusi kuukautta, mutta Kai on iloinen miten hyvin järjestelmä on pystytty omaksumaan. Mielestäni pystytään melko tehokkaasti Adminettiä hyödyntämään jo nyt. Hyvä tästä tulee, lopettaa haastattelun Kai Myllykoski. 6

7 Sovellusuutiset Rahoitusennuste helpottaa päivittäistä päätöksentekoa Adminetissä on päivittäisen rahatilanteen seuraamista helpottava rahoitusennuste-näkymä. Rahoitusennusteen avulla pystyt helpommin tekemään päätöksiä mitkä ostolaskut laitetaan milläkin aikataululla maksuun. Samalla olet paremmin selvillä yrityksen kokonaisrahoitustilanteesta tulevan neljän viikon osalta. Rahoitusennusteesta näet kuinka paljon eri kuluihin on menossa rahaa ja näet tilanteen erääntyvistä myyntilaskuista. Ominaisuudet Adminetissä näet yrityksen reaaliaikaisen rahoitusennusteen sekä pankkitilien saldot. Rahoitusennusteeseen pääsee seuraavien sovellusten kautta: Ostolaskujen hyväksyntä Maksamattomat ostolaskut Maksupääte Rahoitusennusteen näkevät ne henkilöt, joille oikeus on määritelty, esim. ostolaskujen hyväksyjä. Rahoitusennusteessa näytetään maksettavat maksut ja summa erääntyvistä myyntilaskuista viikko- ja päivätasolla. Kumulatiivisessa näkymässä summiin kumuloidaan kaikki siihen hetkeen mennessä erääntyneet maksut ja myyntilaskut. Saldonäkymästä voit valita, haluatko nähdä saldon edellisen päivän tiliotteen mukaisesti vai vaihtoehtoisesti ko. päivän tämän hetkisen saldon. Rahoitusennustenäkymästä näet: Ostolaskutilanteen: summat maksamattomista ostolaskuista ja ostohyvityslaskuista. Verotilimaksut Maksupäätemaksut Maksuun tulevat palkat, palkkasumma-arvion mukaan. Palkat huomioidaan aina kuluvasta päivästä lähtien. Muut maksusuunnitelmiin tallennetut maksut. Maksut huomioidaan kuluvasta päivästä lähtien. Avoimet myyntilaskut ja hyvityslaskut. Maksusuunnitelmiin voit tallentaa sellaisia tiedossa olevia maksuja, joita ei ole ostolaskuissa, maksupäätteellä tai kausiveroilmoituksella, mutta jotka pitäisi huomioida rahoitusennusteessa. Palkkojen lisäksi tällaisia voivat olla esim. pankin suoraan tilitä veloittamat lainan lyhennykset. Maksusuunnitelmia voi tallentaa suoraan rahoitusennustenäkymästä. Adminetin edut: Päivittäinen rahatilanne nopealla vilkaisulla Rahatilanne 4 viikoksi eteenpäin Näet tarvitseeko maksettavien laskujen aikatauluun puuttua Näet pitääkö myyntilaskuja tehdä nopeammalla tahdilla Kuva 1 Rahoitusennuste helpottaa päivittäistä päätöksentekoa. Käytän Adminetin rahoitusennustetta päivittäiseen rahoitustilanteen seuraamiseen, mutta samalla näen tilanteen seuraavien neljän viikon osalta. Etuna on se, että näen nopealla vilkaisulla kassatilanteen ja pystyn tarvittaessa reagoimaan ajoissa. Tarvittaessa myyntilaskujen tekemiseen tulee hieman lisävauhtia, kertoo kokemuksistaan Tero Tiihonen Kiites Oy:stä. Sovellusuutiset 7 LVIS-Maailma

8 Menestystarinat Hallittua kasvua UVL-hengessä UVL Talotekniikka Oy on Järvenpääläinen LVI-urakoinnin pitkäaikainen ja luotettava puurtaja. Yhteistyökumppanit ovat vuosien saatossa pysyneet pitkälti samoina. Teemme töitä isoimmille rakennusliikkeille, joita ovat muun muassa NCC, Skanska, YIT, Lemminkäinen. Putkien asentaminen on käytännössä samanlaista kuin kolmekymmentä vuotta sitten. Tulevaisuudessa ilmastointipuoli saattaa olla kasvava ala, kun ollaan menossa kohti nollaenergiataloutta, mutta se jää nähtäväksi, kertoo yrityksen omistaja Tarja Kinos. Materiaalipäällikkö Hannu Laaksonen toteaa vieressä lähes kolmenkymmenen vuoden UVL-kokemuksella, että vauhti on vain vuosien saatossa lisääntynyt. Hyvässä hengessä ja luottamuksella Yrityksen vahvuutena on luotettavuus ja yhteen hiileen puhaltaminen. Työntekijöistä pidetään hyvää huolta ja asiakkaita palvellaan kokemuksen tuomalla varmuudella. Haluamme tehdä työt optimaalisen hyvin, kotimaisella porukalla ja huomioida myös tilaajan esittämät toiveet. Lisäksi meillä on huippuasentajia. Työntekijät puhaltavat yhteiseen hiileen ja täällä vallitsee UVL-henki, summaa Tarja Kinos yrityksen menestystekijöitä. Kilpailutilanne alueella on kova, mutta meidän valttina on, että olemme saaneet kaikki projektit kunnialla loppuun. Ei ole yhtään riippaa takana eikä ongelmia ole ollut, kertoo Hannu Laaksonen. Luotettavuus on meidän vahvuus - homma hoituu, jatkaa Tarja Kinos. Jämptiä menoa UVL:llä pidetään työtekijöiden puolia. Toimiston puolella huolehditaan siitä, että palkat maksetaan kuten pitää ja töitä työmailla pystytään tekemään mahdollisimman tehokkaasti. Näin varmistetaan asentajien tyytyväisyys ja taataan pitkäaikaisia työsuhteita. Mitä nopeammin työt tehdään, sitä paremmin tulee palkkaa. Toimiston puolelta pyrimme antamaan eväät tehdä työt hyvässä tahdissa. Logistiikka on kehitetty niin, että materiaalitoimitukset tehdään työmaille oikea-aikaisesti. Asentajat tykkäävät, kun tavarat ovat ajallaan työmaalla ja työt rullaavat, kertoo Hannu Laaksonen. Asentajat voivat luottaa, että UVL:llä Mapit ovat vähentyneet hyllyssä ja se on järjestelmän helmiä - Kari Kallio maksetaan palkat ajallaan ja kirjan mukaan. Kun asiat hoidetaan kuten pitää, työntekijöiden on töissä hyvä olla, eikä ole tarvetta vaihtaa työpaikkaa. Lisäksi henkilökunnalle järjestetään muutakin toimintaa, jotta töissä olisi mukavaa. Esimerkiksi talvisin järjestetään työtekijöille ja heidän perheilleen pilkkikisat. Järjestelmän vaihdon vaikuttimet UVL Talotekniikka vaihtoi vuosi sitten Adminetin käyttäjäksi. Päällimmäisinä tavoitteina oli päästä eroon ylimääräisistä järjestelmän päivityksiin liittyvistä kohtuuttomilta tuntuvista maksuista. Toiseksi toivottiin parannusta ostolaskujen kiertoon ja käsittelyyn. Kolman- 8

9 tena tavoitteena oli, ettei volyymin kasvun vuoksi tarvitse palkata lisää työntekijöitä toimiston puolelle. Valtiolta ja muilta tahoilta alkoi tulla erilaisia vaatimuksia järjestelmää kohtaan, esimerkiksi SEPA, alv-muutokset jne. Meitä alkoi harmittaa se, että edelliseen järjestelmään tulleet muutokset tuli meidän itse päivittää omille koneille, ja perään tuli vielä vähintään euron lasku, kertaa Tarja Kinos. Järjestelmän kehitys ja ulkoisten tahojen kautta tulevat kehitysvaatimukset järjestelmää kohtaan tulisi sisältyä asiakkaan saamaan palveluun. Samoin on hyvä, että päivitykset tehdään järjestelmätoimittajan toimesta. Toisena tavoitteena oli helpottaa ostolaskujen käsittelyä ja nopeuttaa sitä sähköisellä laskunkierrolla. Paljon työllistävä papereiden käsittely on saatu pois, kun kaikki laskut saapuvat nyt suoraan järjestelmään. Mapit ovat vähentyneet hyllyssä ja se on järjestelmän helmiä, toteaa toimitusjohtaja Kari Kallio. Kolmantena tavoitteena ollut toimiston henkilöstömäärän pysyminen ennallaan on toteutunut, vaikka yrityksen liikevaihto on kasvanut ja asentajien määrä lisääntynyt. Lisää henkilökuntaa toimiston puolelle ei ole tarvinnut palkata, automaatio on tehnyt tehtävänsä, toteaa Kari Kallio. UVL Talotekniikka kartoitti myös muita vaihtoehtoja, mutta kelkka kääntyi Adminettiin ennen kaikkea siitä syystä, että järjestelmä on suunniteltu LVIalalle. Uusien tapojen opettelua Sovellusominaisuudet eri järjestelmissä ovat hyvin pitkälle samanlaisia, mutta logiikassa on eroavaisuuksia. Projektinhallinnan osalta siirtyminen uuteen järjestelmään sujui aika kevyesti. Suurimmat erot projektinhallinnassa ovat logiikassa, kertoo Kari Kallio. Järjestelmien merkittävin ero tulee automatiikassa, joka hoitaa enemmän tehtäviä käyttäjän puolesta Adminetissä. Mitä minä olen ohjelmaa katsonut sivusta niin kyllä tarjouslaskenta fiksummalta vaikuttaa kuin entisessä järjestelmä, kertoo Hannu Laaksonen. Meidän nuoret pojat tekevät niin nopeasti ja hienosti, oli todennut myös tarjouslaskija Anita Niittymäki, joka on enää ainut joka laskee tarjoukset aikaisemmalla järjestelmällä. Käännytystyö on hänenkin osaltaan loppusuoralla. Yrityksessä ollaan tyytyväisiä, kun laskutuksen kautta saa helposta tehtyä ostoista reklamaation tai asiakkaalle hyvityslaskun. Hannu kehuu reklamoinnin olevan todella vaivatonta ja reklamaatioita on tullut tehtyä enemmän kuin ennen. Tarja mainitsee hyvityslaskun tekemisen kätevyydestä. Ajattelumallin muutos Tarja Kinos, joka vastaa yrityksen kirjanpidosta on kokenut omassa työssään suuria muutoksia ja haasteitakin. Työpäivän sisältö on muuttunut: aikaisemmin aikaa kului paljon enemmän tietojen tarkastamiseen ja seuraamiseen. Adminetillä työskenneltäessä useita tehtäviä on poistunut, automatiikan hoitaessa ne taustalla. Tämän on aiheuttanut Tarjan toimintatapoihin muutoksia. Minulla oli sellainen olo, että järjestelmässä tapahtuu sellaista, mitä en pysty itse hallitsemaan. Järjestelmän toimintamalli on erilainen kuin aikaisemmin, koska automatisoinnilla on minimoitu rutiinitehtävien määrä. Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii asiakkaalta sopeutumista uuden Lisää toimistohenkilökuntaa ei ole tarvinnut palkata, automaatio on tehnyt tehtävänsä - Kari Kallio järjestelmän asettamiin vaatimuksiin, toimintatapojen muutoksen ja uuden opettelua. Luottamus järjestelmää kohtaan on rakentunut pikkuhiljaa. Kirjanpidon osalta työt ovat vähentyneet ja työt tehdään normityöajan puitteissa. Tarjan mukaan järjestelmässä on paljon pieniä hyviä ominaisuuksia. Ne tekevät työteosta mielekästä. Hän kiittelee esimerkiksi kirjanpidon puolen oikaisujen ja muutosten tekemisen helppoutta. Saan yhdellä klikkauksella tapahtuman auki ja voin tehdä muutokset helposti. Kiitosta tuotekehitykselle Uuteen järjestelmään vaihtaminen vaatii aikaa ja useimmiten toimintatapojen tarkastelua. Uuden järjestelmän logiikka on erilainen kuin entisen ja sovelluksien ominaisuuksissakin on eroavaisuuksia. Lähes jokainen uuteen järjestelmään vaihtava esittää omat toiveensa myös järjestelmän kehittäjille ja niin on käynyt myös UVL:n kohdalla. Admicomin tuotekehitys kuuntelee tarkalla korvalla asiakkaiden toiveet ja useat päätyvät kehitykseen ja toteutukseen asti. Adminet kehittyy yhteistyössä, sillä parhaat toteutukset saadaan keskusteluista asiakkaan käytännön kokemusten ja Admicomin tuotekehityksen ajatusten yhteensovittamisesta. Jos meiltä on tullut selkeä toive ja tarve, on se toteutettu kyllä nopeasti. vaikka kaikki toiveet eivät olekaan ihan sormia napsauttamalla toteutettavissa, Tarja ymmärtää. Ja väittävät, että vaikuttavat myös muihin asiakkaisiin, jatkaa pilke silmäkulmassa Hannu Laaksonen. Näinhän se on. Adminetin kehitystyötä tehdään niin, että se palvelisi mahdollisimman montaa asiakasta. UVL Talotekniikka Oy ULV Talotekniikka on toiminut nykymuotoisena vuodesta 2003, jolloin Harri Kinos osti yrityksen. Yrityksen juuret ovat kuitenkin 70-luvulla. Vuonna 2006 UVL:n emännäksi siirtyi Tarja Kinos, jonka aviomies Harri oli menehtynyt pitkäaikaisen sairauden murtamana. Toimitusjohtajan tehtäviä on hoitanut siitä lähtien Kari Kallio. Yrityksen liikevaihto menneellä tilikaudella oli 7,6 miljoonaa euroa. Henkilöstöä on noin 65. UVL Rakennus Oy toimii samoissa tiloissa ja yritykset tekevät läheistä yhteistyötä, mutta ovat itsenäisiä yrityksiä. Menestystarinat 9 LVIS-Maailma

10 Kirjanpitäjä saa keskittyä oikeiden asioiden tekemiseen Sähköinen kirjanpito Seija Tahvonen palkattiin Pretaxille elokuun alusta tekemään Adminetillä Admicomin asiakkaiden kirjanpitoa. Seija sai kuulla rekrytointitilaisuudessa, että kyseeseen tulisi sähköisen kirjanpidon tekeminen. Seija on aikaisemmin tehnyt kirjanpitotyötä pienemmässä yrityksessä ja perinteisellä tavalla, mutta hän on ollut kiinnostunut sähköisestä kirjanpidosta. Hyppäys täysin sähköiseen järjestelmään on ollut suuri ja todella mielenkiintoinen. On mukava tehdä töitä sähköisellä järjestelmällä, kun papereita ei tarvitse pyörittää. Kun käsityö on jäänyt pois, on aikaa perehtyä asiakasyrityksen toimintaan ja tapoihin. Myös tiedonhakuun jää paremmin aikaa, kertoo Seija Tahvonen. Pretax hoitaa osalle Admicomin asiakkaista kirjanpidon ja palkanlaskennan. Adminetillä työskenneltäessä kirjanpitäjän työteho on parantunut. Kirjanpitäjä ehtii hoitamaan useamman asiakkuuden kuin aikaisemmin ja ehtii paremmin katsoa kirjanpitoa kokonaisuutena. Sopimus allekirjoitettu elokuussa Admicom ja Pretax solmivat elokuussa 2011 partnerisopimuksen, jonka myötä osa Admicomin kirjanpidon ja palkanlaskennan asiakkaista siirtyi Pretaxin hoidettavaksi. Asiakkaiden palvelusopimusten sisältö ja hinnoittelu ovat säilyneet ennallaan. Mielekästä työtä Seijalla on pitkä kokemus siitä, kun naputetaan sivutolkulla tiliotteita koneelle. Kyllä tämä on mielekkäämpää. Nyt on aikaa enemmän paneutua asioihin ja työt sujuvat ilman stressiä. Koen, että nykyisessä tehtävässä on toteutunut tavoitteeni edetä uralla ja kehittyä kirjanpidon ja palkanlaskennan asiantuntijana. Nykyisin Seijan päätyö on raporttien seuranta. Aikaisemmin siihen ei ollut aikaa. Pidän silmällä, että kirjaukset menevät niin kuin tulee mennä ja raportit näyttävät oikeilta, kertoo Seija. Adminetistä saa joka viikko ja kuukausi raportit, jotka ovat ajantasalla ja joihin voi luottaa. Useampia asiakkuuksia kuin aikaisemmin Seija hoitaa Adminetillä usean Admicomin asiakkaan palkanlaskennan ja kir- 10

11 janpidon. Lisäksi hän hoitaa muutamaa muuta Pretaxin omaa asiakkuutta perinteisellä tavalla. Perinteisellä tavalla en pystyisi hoitamaan näin montaa asiakkuutta, mutta Adminetillä se on mahdollista, kertoo Seija. Päällimmäinen syy, miksi Adminetillä pystyy hoitamaan useampia asiakkaita, on Adminetin automatiikka sekä asiakkaan ja kirjanpitäjän välinen työnjako. Automatiikan ansiosta useita työvaiheita ja tehtäviä on jäänyt pois. Kirjanpitäjän työ vapautuu oikeisiin asioihin Marjo Liimatainen Pretaxin palvelupäällikkönä vastaa Jyväskylän tilitoimistoyksikön toiminnasta. Kuunneltuaan Seijan kokemuksia Adminetin käytöstä ja sen tuomista hyödyistä hän toteaa: Jaan saman vision Seijan kanssa, tulevaisuus on sähköisessä kirjanpidossa. Pähkinänkuoressa: Adminetillä kirjanpitäjän ammattitaito vapautuu oikeisiin asioihin. Kirjanpitäjä pääsee käyttämään ammattitaitoaan, katsomaan asioita enemmän päältäpäin sekä tarttumaan ajoissa ongelmiin ja kyseenalaistamaan asioita. Tavoitteena on auttaa asiakasta menestymään. Sitä kirjanpitäjän työn pitäisi olla enenevässä määrin, ei vain numeroiden naputtamista, Marjo toteaa. Lisää vuorovaikutusta asiakkaan kanssa Kysyttäessä, kuinka paljon asiakkaat kyselevät kirjanpitäjältä neuvoja Seija kertoo, että siirtymävaihe on vielä meneillään. Aika paljon asiakkaat ovat vielä yhteydessä Admicomiin ja Admicomista ollaan asiakkaiden suuntaan. Vuoden kuluttua tilanne on kirjanpidon osalta toivottavasti toinen. Silloin asiakkaat ovat tutustuneet paremmin Seijaan ja hän on paremmin sisällä yritysten toiminnassa kokonaisuudessaan sekä ensimmäinen tilinpäätös on takana. Silloin toivottavasti voidaan puhua konsultoivasta kirjanpidosta. Perinteisellä tavalla en pystyisi hoitamaan näin montaa asiakkuutta, mutta Adminetillä se on mahdollista. Osatuloutus urakointiyrityksen tukena Urakointiyritykset, jotka tekevät pitkäaikaisia projekteja hyödyntävät Adminetin osatuloutusta. Osatuloutus on erittäin hyvä asia pitkiä projekteja tekeville yritykselle, koska se mahdollistaa valmistusasteen mukaisen tuloutuksen. Tuloslaskelma kertoo reaaliajassa missä mennään eikä vasta silloin, kun projekti päättyy. Osatuloutus auttaa asiakasta näkemään missä vaiheessa projekti on menossa, ja että tuloutus tapahtuu järkevästi. Osatuloutus antaa mahdollisuuden reagoida ajoissa, jos näyttää siltä, että projekti on menossa vikasuuntaan tai on tappiollinen. Sellaiselle yritykselle, joka tekee miljoonaluokan sopimuksia, on erittäin tärkeää nähdä tilanne reaaliajassa. Seuraukset pieleen menevästä projektista voivat olla merkittäviä. Osatuloutuksen onnistuminen vaatii taakseen toiminnanohjausjärjestelmän, se ei perinteisillä menetelmillä onnistu. Adminetissä se on loppuun asti mietitty kokonaisuus, kertoo Seija. Erot perinteisen kirjanpidon ja sähköisen kirjanpidon välillä Kysyttäessä eroja perinteiseen kirjanpitotapaan Seija innostuu: Päällimmäisenä mielessä on, ettei minulla ole enää alv-kiirettä. Toisena, että kirjanpito valmistuu seuraavan kuun ensimmäinen päivä. Se tuntuu uskomattomalta, mutta on totta Nämä ovat kaksi merkittävintä asiaa. Lisäksi papereiden etsiminen ja pyörittäminen ovat taakse jäänyttä elämää. Jäljellä on yksi mappi, mihin mahtuu kaikkien asiakkaiden tiedot. Luottamus sähköiseen järjestelmään Todella kauan on puhuttu sähköisestä taloushallinnosta, mutta silti me elämme hyvin pitkälti paperimaailmassa. Vaaditaan ajatusmallin muutos, että opitaan luottamaan järjestelmään ja siihen, että tiedot löytyvät koneelta ja arkistosta, niin kuin Adminetistä. Tiedon ei ole enää pakko olla paperilla, toteaa puolestaan Marjo. Sama ajatusmallin muutos koskee katsottaessa laajemmin koko järjestelmää. Sähköisyys on nykypäivää, tietoturvaan ja tiedon säilymiseen voi luottaa. Palkanlaskenta Seija laskee asiakkaiden palkat luonnollisesti Adminetillä, tiedothan ovat siellä jo valmiina. Kun asentajat tallentavat tuntikortit Adminettiin, ne ovat aina sekä projektihallinnan että palkanlaskennan käytettävissä. Minulta jää kokonaan pois tietojen syöttäminen excel-taulukosta tai paperilta palkanlaskentaan. Tehtävänäni on tulkita työehtosopimusta sekä tarkistaa, että palkanlaskenta näyttää oikealta. Katson tavallaan päältä ja suoritan ajot. Mutta en tee mitään ilman asiakkaan hyväksyntää, koska vastuu tuntien oikeellisuudesta on työnjohtajilla. Tehokkaasti ja suunnitelmallisesti Esimiehen näkökulmasta katsottuna Adminet-järjestelmä mahdollistaa paremman töiden suunnittelun ja resursoinnin, koska kirjanpito valmistuu aina kuukauden 1. päivä. Perinteisessä mallissa eletään sen kanssa, että kirjanpitoa päästään tekemään, kun asiakas tuo kuukausiaineiston. Joskus aineisto tuodaan myöhässä ja siitä aiheutuu alv-päiväkiireitä. Adminet vie nämä haasteet pois, koska myös asiakkaalla on vastuu päivittäisistä tehtävistä. Tämä on merkittävin ero perinteiseen tilitoimistoasiakkaaseen verrattuna. Nyt asiakas on ostanut itselleen reaaliaikaisen järjestelmän ja sitoutunut sitä käyttämään. Me Pretaxilla olemme Admicom Oy:n ja Adminet-asiakkaan kumppanina yhtälössä, jossa asiakas on halunnut järjestelmän, jolla pyörittää bisnestä, mutta hänellä ei tarvitse olla kirjanpidon osaamista, kertoo Marjo. Menestystarinat 11 LVIS-Maailma

12 Admicom Oy Vapaudenkatu 8 C JYVÄSKYLÄ Adminet on nettikäyttöinen LVIS-alalle suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä. Adminetistä löydät työkalut niin pienen kuin ison yrityksen tarpeisiin: Taloushallinto Ostolaskut Myyntilaskut Reaaliaikainen kirjanpito Palkanlaskenta Palkanlaskenta Tuntikortit Matkalaskut Lomat ja poissaolot Johdon työkalut Automaattiraportit Sisäinen laskenta Dokumentinhallinta Asiakkuudenhallinta Materiaalihallinta Yleinen hinnasto Ostotarpeet ja ostotilaukset Myyntitilaukset Myymälä Varastonhallinta Projektinhallinta Asentajanruutu + Asentajan Mobiili Työtilausten laskutus Tarjouslaskenta Projektinhallinta Projektinvalvonta Rahaliikenne Automatisoitu rahaliikenne Haluatko tietää kuinka suuri merkitys Adminetillä voi olla sinun yrityksesi toimintaan? Ota yhteyttä: Marianne Hautsalo marianne.hautsalo@admicom.fi Matti Häll matti.hall@admicom.fi Hanna-Kaisa Hokkanen hanna-kaisa.hokkanen@admicom.fi myynti@admicom.fi Enemmän vapaa-aikaa itselle!