MARKKINOINTIVIESTINTÄ- JA VIESTINTÄPALVELUT

Transkriptio

1 1 (14) MARKKINOINTIVIESTINTÄ- JA VIESTINTÄPALVELUT Seutukeskus Oy Häme pyytää Kehittämiskeskus Oy Hämeen ( toimeksiannosta tarjoustanne markkinointiviestintä- ja viestintäpalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Markkinointiviestintäpalvelut toteutetaan Kehittämiskeskus Oy Hämeelle sekä Hämeen Matkailu Oy:lle ja varataan optio Hämeenlinnan kaupungille. Viestintäpalvelut toteutetaan Kehittämiskeskus Oy Hämeelle. Hankintakausi on kaksi (2) vuotta + optio yksi (1) vuosi. Hankintakausi alkaa , kuitenkin aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Sopimustoimittajiksi valitaan yksi (1) toimittaja per osakokonaisuus. Seutukeskus Oy Hämeestä käytetään termejä tarjouksen pyytäjä/seutukeskus. Kehittämiskeskus Oy Hämeestä käytetään termejä ostaja/hankintayksikkö/kehittämiskeskus. Tarjouksen tekijästä käytetään termejä tarjoaja/toimittaja. Sopimusosapuolilla tarkoitetaan markkinointiviestintäpalvelujen osalta Kehittämiskeskus Oy Hämettä ja Hämeen Matkailu Oy:tä ja varataan optio Hämeenlinnan kaupungille sekä valituksi tulevaa tarjoajaa. Sopimusosapuolilla tarkoitetaan viestintäpalvelujen osalta Kehittämiskeskus Oy Hämettä ja valituksi tulevaa tarjoajaa. Tarjouksen pyytäjällä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous tullaan hylkäämään. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat Kehittämiskeskus Oy Hämeen ja Hämeen Matkailu Oy:n ja optiona Hämeenlinnan kaupungin tarvitsemat markkinointiviestintäpalvelut sekä Kehittämiskeskus Oy Hämeen tarvitsemat viestintäpalvelut. Hankinta on jaettu seuraaviin osakokonaisuuksiin: - Markkinointiviestintäpalvelut - Viestintäpalvelut MARKKINOINTIVIESTINTÄPALVELUT KUVAUS Kehittämiskeskus Oy Häme on Hämeenlinnan seudun elinkeinoyhtiö, joka tarjoaa seudun yrityksille palveluja, neuvontaa ja kumppanuutta. Yhtiön visio on tehdä Hämeenlinnan seudusta Etelä-Suomen vetovoimaisin yrittämisen ja asumisen paikka. Tämä toteutuu vahvistamalla elinkeinoelämän ja yritysten toimintamahdollisuuksia sekä kasvattamalla seudun kilpailukykyä ja vetovoimaa. Kehittämiskeskus Oy Häme edistää yritysten verkostoitumista sekä luo mahdollisuuksia kansainvälistymiseen. Yhtiö toimii tiiviissä ja avoimessa yhteistyössä yritysten sekä muiden elinkeinoelämän toimijoiden ja koulutusorganisaatioiden kanssa. Kehittämiskeskus Oy Häme viestii seudun osaamisesta ja vahvuuksista sekä markkinoi seutua hyvänä asuin- ja matkailukohteena sekä yritysten sijoittumispaikkana. Yhtiön omistavat Hämeenlinnan kaupunki sekä Hattulan ja Janakkalan kunnat.

2 2 (14) Hämeen Matkailu Oy: Hämeenlinnan kaupunki: Etsimme markkinointiviestintään strategista yhteistyökumppania viestimään palveluistamme sekä seudulla että seudun ulkopuolella sekä markkinoimaan seutua hyvänä sijoittumispaikkana. Haemme viestintäämme enemmän myyvyyttä ja markkinoinnillisuutta. Pääpaino tulee olemaan sähköisissä välineissä. Siksi arvostamme näyttöjä sähköisen viestinnän osaamisesta korkealle. Palveluihimme pääsette tutustumaan kotisivuillamme sekä MARKKINOINTIVIESTINTÄPALVELUT HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena markkinointiviestintäpalveluissa on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Peruste Painoarvo Pistemäärä Hinta 25 % 0 25 pistettä Markkinointiviestinnän case 45 % 0 45 pistettä Tiimin osaaminen 30 % 0 30 pistettä YHTEENSÄ 100 % pistettä Hinta Edullisin hinta saa vertailussa 25 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 25 pistettä. Markkinointiviestinnän case Tarjoajan tulee laatia yksi sijoittumismarkkinointiin liittyvä suomenkielinen web-sivu Kehittämiskeskus Oy Hämeen graafisia ohjeita (logot, värit ja fontit) noudattaen. Sivulla tulee näkyä vesiteema, jota ei ole määritetty graafisissa ohjeissa. Nettisivun visuaalisesta ulkonäöstä pitää hahmottaa, että kyseessä on Kehittämiskeskus Oy Hämeen sivu, mutta suunnittelussa tulee näkyä uudistunut ja raikas ote vesiteemaa hyödyntäen. Teeman tulee näkyä persoonallisella tavalla, jotta yhtiötä ei sekoiteta muihin vesiteemaa käyttäviin yrityksiin ja organisaatioihin. Odotamme, että sivulla on hyödynnetty myös sijoittumismarkkinointiin sopivia sosiaalisen median kanavia. Sijoittumismarkkinointisivun kohderyhmä on seudulle sijoittumaan houkuteltavat yritykset. Sivu on Kehittämiskeskus Oy Hämeen yksi pääsivu, jolla näkyvät sijoittumisargumentit, markkinointiteksti sekä yhteystiedot. Sivu on kaksipalstainen, nykyisen sivupohjan mukainen. Vasemmalla on otsikkopalkki. Sivun tavoitteena on: 1. herättää sijoittuvan yrityksen mielenkiinto Hämeenlinnan seutua kohtaan 2. saada yritys ottamaan yhteyttä oikeaan yhteyshenkilöön Graafiset ohjeet löytyvät Kehittämiskeskus Oy Hämeen sivuilta ( -> Viestintä -> Kuvat ja logot.

3 3 (14) Markkinointiviestinnän casen osalta arvioidaan visuaalista ulkonäköä ja teemaa, tekstin sopivuutta Hämeenlinnan seudun sijoittumismarkkinoinnissa, yhteisöllisen median elementtien käyttöä ja sopivuutta sivulla sekä web-sivun toteutuskelpoisuutta. Parhaaksi arvioitu markkinointiviestinnän case saa vertailussa 45 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun markkinointiviestinnän caseen. Tiimin osaaminen - Kehittämiskeskus Oy Hämeelle sekä Hämeen Matkailu Oy:lle tulee nimetä tiimi, jonka jäsenten osaaminen arvioidaan seuraavien kohtien pohjalta: - tiimin kokemus Business-to-Business -markkinoinnista: o asiakasyhteisöjen nimet o asiakasyhteisökohtaisesti Business-to-Business -markkinoinnin sisältö ja laajuus o muu mahdollinen kokemus Business-to-Business -markkinoinnista o kokemus ja näytöt brändäyksestä sekä identiteetin rakentamisesta - tiimin kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä: o asiakasyhteisöjen nimet o asiakasyhteisökohtaisesti verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisen ja kehittämisen sisältö ja laajuus o muu mahdollinen kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä Parhaaksi arvioitu tiimin kokemus Business-to-Business -markkinoinnista saa vertailussa 15 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tiimin kokemukseen Business-to- Business -markkinoinnista. Parhaaksi arvioitu tiimin kokemus verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä saa vertailussa 15 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun tiimin kokemukseen verkkoviestinnän ja sosiaalisen median hyödyntämisestä ja kehittämisestä. Tiimin osaamisen osalta arvioidaan tiimin kokemuksen määrää, monipuolisuutta ja laajuutta. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. VIESTINTÄPALVELUT KUVAUS Kehittämiskeskus Oy Häme on Hämeenlinnan seudun elinkeinoyhtiö, joka tarjoaa seudun yrityksille palveluja, neuvontaa ja kumppanuutta. Yhtiön visio on tehdä Hämeenlinnan seudusta Etelä-Suomen vetovoimaisin yrittämisen ja asumisen paikka. Tämä toteutuu vahvistamalla elinkeinoelämän ja yritysten toimintamahdollisuuksia sekä kasvattamalla seudun kilpailukykyä ja vetovoimaa. Kehittämiskeskus Oy Häme edistää yritysten verkostoitumista sekä luo mahdollisuuksia kansainvälistymiseen. Yhtiö toimii tiiviissä ja avoimessa yhteistyössä yritysten sekä muiden elinkeinoelämän toimijoiden ja koulutusorganisaatioiden kanssa. Kehittämiskeskus Oy Häme viestii seudun osaamisesta ja vahvuuksista sekä markkinoi seutua hyvänä asuin- ja matkailukohteena sekä yritysten sijoittumispaikkana. Yhtiön omistavat Hämeenlinnan kaupunki sekä Hattulan ja Janakkalan kunnat. Etsimme ulkoiseen viestintään toimittajaa viestimään palveluistamme ja tuloksistamme.

4 4 (14) Päämediana on 11 kertaa vuodessa julkaistava sähköinen uutiskirje, jossa kerromme Hämeenlinnan seudun ajankohtaisista elinkeinoasioista. Uutiskirjeen artikkeleita julkaistaan 8-10 kpl per kirje. Artikkelien tulee olla valmiiksi toimitettuja ja uutiskirjepohjaan vietyjä. Uutiskirjeen toimittaminen sisältää haastattelut, valokuvauksen, artikkelien toimittamisen sekä niiden viemisen uutiskirjepohjaan. Käytämme tällä hetkellä Apsis Newsletter Pro -uutiskirjejärjestelmää. Uutiskirjeisiimme pääset tutustumaan Muita ulkoisen viestinnän välineitä ovat lehdistötiedotteet (A4-kokoisia, noin kpl/vuosi) sekä erilaiset asiantuntija-artikkelit (A4-kokoisia, noin kpl/vuosi). Sopimukseen kuuluu (optioina) myös muu mahdollinen tiedottaminen, tekstin tuottaminen sekä mahdollinen valokuvaus. VIESTINTÄPALVELUT HANKINTAPÄÄTÖSPERUSTEET Hankintapäätösperusteena viestintäpalveluissa on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous seuraavin perustein: Peruste Painoarvo Pistemäärä Hinta 25 % 0 25 pistettä Viestinnän case 45 % 0 45 pistettä Toimittajan osaaminen 30 % 0 30 pistettä YHTEENSÄ 100 % pistettä Hinta Edullisin hinta saa vertailussa 25 pistettä. Muut suhteessa parhaaseen pistemäärään kaavalla: (edullisin hinta / vertailuhinta) * 25 pistettä. Viestinnän case Kirjoita A4-pituinen artikkeli miten rakenteilla oleva Hämeenlinna-keskus vaikuttaa valmistuttuaan Hämeenlinnan keskustan elinvoimaisuuteen ja keskustan kaupan rakenteeseen. Laadi artikkeli elinkeinoyhtiön ja kaupungin näkökulmasta. Hämeenlinna-keskus on Helsinki-Tampere -moottoritien päälle rakennettava uusi kauppakeskus, joka avataan lokakuussa Hämeenlinna-keskukseen rakennetaan liiketilojen lisäksi noin 200 uutta asuntoa. Liiketilaa on rakenteilla yli neliötä, tilaa on yli 60 liikkeelle ja palveluntarjoajalle. Uusi keskus jatkaa kaupungin keskustaa länteen kävelykatu Reskan päähän. Katso lisätietoja Hämeenlinna-keskuksesta Viestinnän casen osalta arvioidaan analyyttistä otetta, kokonaisuuksien hahmottamiskykyä ja toimituksellista otetta. Parhaaksi arvioitu viestinnän case saa vertailussa 45 pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun viestinnän caseen.

5 Toimittajan osaaminen 5 (14) Toimittajan (Kehittämiskeskus Oy Hämeelle viestintäpalveluja tuottava henkilö) osaamisen osalta arvioidaan hänen osaamistaan seuraavien kohtien pohjalta: - toimittajan kokemus sähköisten uutiskirjeiden toimittamisesta vuosien ajalta: o asiakasyhteisöjen nimet o asiakasyhteisökohtaisesti sähköisten uutiskirjeiden toimittamisen sisältö ja laajuus o muu mahdollinen kokemus sähköisten uutiskirjeiden toimittamisesta - toimittajan kokemus lehdistötiedotteiden ja asiantuntija-artikkeleiden toimittamisesta: o asiakasyhteisöjen nimet o asiakasyhteisökohtaisesti lehdistötiedotteiden ja asiantuntija-artikkeleiden toimittamisen sisältö ja laajuus o muu mahdollinen kokemus lehdistötiedotteiden ja asiantuntija-artikkeleiden toimittamisesta - toimittajan tuntemus Hämeenlinnan seudun elinkeinoelämästä Parhaaksi arvioitu toimittajan kokemus sähköisten uutiskirjeiden toimittamisesta saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimittajan kokemukseen sähköisten uutiskirjeiden toimittamisesta. Parhaaksi arvioitu toimittajan kokemus lehdistötiedotteiden ja asiantuntija-artikkeleiden toimittamisesta saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimittajan kokemukseen lehdistötiedotteiden ja asiantuntija-artikkeleiden toimittamisesta. Parhaaksi arvioitu toimittajan tuntemus Hämeenlinnan seudun elinkeinoelämästä saa vertailussa kymmenen (10) pistettä. Muut pisteytetään suhteessa parhaaksi arvioituun toimittajan tuntemukseen Hämeenlinnan seudun elinkeinoelämästä. Toimittajan osaamisen osalta arvioidaan toimittajan kokemuksen ja tuntemuksen monipuolisuutta ja laajuutta. Eniten pisteitä (maksimipistemäärä on 100 pistettä) saanut tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun ( Hankintapäätöksen jälkeen Kehittämiskeskus tulee käymään valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on sopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu (tarvittaessa osana tarjousvertailua järjestetään tarjoajakohtainen tarjouksen esittelytilaisuus, jonka mahdollisesta järjestämisestä päättää hankintayksikkö) 4. Hankintapäätös

6 6 (14) Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN TAI SUPISTAMINEN Hankintakauden aikana saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Esimerkiksi jos hankintakauden aikana Kehittämiskeskuksen mahdolliset tytär- tai osakkuusyhteisöt haluavat liittyä sopimukseen mukaan tai Kehittämiskeskus perustaa hankintakauden aikana uusia tytär- tai osakkuusyhteisöjä, on Kehittämiskeskuksen tytär- /osakkuusyhteisöillä oikeus käyttää laadittavaa sopimusta ilman erillistä tarjouskilpailua ja sopimuksen mukaisin ehdoin ja hinnoin. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä toimittajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee yleensä laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö/tarjouksen pyytäjä tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on hankintayksiköllä/tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta. HINNAT JA HINNANMUUTOKSET Tarjous ja tarjouksen hinnoittelu tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeelle (liite numero 3). Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) ilman arvonlisäveroa, eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjous- ja hinnoittelulomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava hinnoittelun osalta täydellisesti täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen). Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää hinnoittelun (tarjotun osakokonai-

7 7 (14) suuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen) osalta puutteellisesti täytetyn tarjous- ja hinnoittelulomakkeen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, ominaisuudet ja kustannukset. Mitään muita kuin tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä (lukuun ottamatta mahdollisia erillishinnoiteltavia tilaustöitä, joiden hinnoittelu on hyväksytettävä ostajalla etukäteen kirjallisesti). Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. lisiä ei hyväksytä. Tarjoajan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa ilmoittamat hinnat ovat kiinteät kahden sopimusvuoden ajan. Optiovuoden hinnoista neuvotellaan erikseen. Hinnankorotusesityksen on oltava aina perusteltu. Ostaja hyväksyy verohallinnon hyväksymin korvauksin kohtuulliset kilometri- ja päivärahakustannukset. Markkinointiviestintäpalvelujen tarjoaja ei voi laskuttaa matka-ajasta. Tarjoajan on toimenpiteen tms. suunnitteluvaiheessa esitettävä hinta-arvio, jota ei saa ylittää ilman ostajan kirjallista suostumusta. Kaikki tarjotut hinnat on esitettävä alv 0 %, ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. LASKUTUS Laskutus kuukausittain jälkikäteen/toimenpiteen tms. hyväksytyn toteuttamisen jälkeen. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä voimassa olevan arvonlisäverolain vaatimukset. Jos palvelua ei ole suoritettu sovitulla tavalla, ei ostajalla ole velvollisuutta maksaa laskua. Laskuista on löydyttävä vähintään seuraavat tiedot: - laskutuksen pohjautuessa yksikköhintaan kyseinen yksikköhinta ja laskutettavien yksikköjen määrä toimenpiteittäin - toimenpide-erittely: kampanjan, toimenpiteen, tms. nimi sekä keskeiset toimenpiteet, joista kustannus koostuu - tiedot, joilla ostaja pystyy kohdistamaan laskun oikein ja joilla ostaja pystyy tarkistamaan, että laskutus on sopimuksen mukainen

8 8 (14) Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, toimistokuluja yms. kustannuksia ei hyväksytä. SOVELTUVUUSPERUSTEET Soveltuvuusperusteet on esitetty tämän tarjouspyynnön liitteessä numero 2. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUS Hankintapäätöksen ja sopimuksen markkinointiviestintäpalvelujen osalta tekevät Kehittämiskeskus Oy Häme sekä Hämeen Matkailu Oy. Hankintapäätöksen viestintäpalvelujen osalta tekee Kehittämiskeskus Oy Häme. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään klo mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset markkinointiviestintä- ja viestintäpalveluista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): Tarjoajan on joka tapauksessa käytävä lukemassa ja tarkistamassa kyseinen Internet-sivu kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista. Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. TARJOUKSEN ANTAMINEN Tarjous tehdään tarjous- ja hinnoittelulomakkeella (liite numero 3). HUOM! Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjous- ja hinnoittelulomake täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjous- ja hinnoittelulomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty.

9 9 (14) Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä klo mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivästä lukien. VASTAUSOSOITE Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjous- ja hinnoittelulomake) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjous- ja hinnoittelulomake) liitteineen tulee palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin aiheeksi on merkittävä Tarjous markkinointiviestintä- ja viestintäpalveluista ). sähköposti: PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta Markku Syvänen hankintajohtaja TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 Sopimusehdot ja tarjouspyynnön muut ehdot Soveltuvuusperusteet Tarjous- ja hinnoittelulomake

10 SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT 10 (14) LIITE 1 Ostajalla on vapaa käyttö-, muokkaus- ja levitysoikeus työn lopputuloksiin sekä muuhun työn aikana syntyvään aineistoon (mukaan luettuna originaalit) kaikissa mahdollisissa levitysmuodoissa rajoittamattoman ajan sekä oikeus edelleen luovuttaa ko. oikeudet (tekijänoikeuslain ja muiden mahdollisten asiaan liittyvien lakien puitteissa). Projektien ja hankkeiden tarvitsemat markkinointiviestintä-/viestintäpalvelut on sopimuskauden aikana tarkoitus hankkia ensisijaisesti valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta. Ostaja pidättää kuitenkin oikeuden hankkia ulkopuolisen rahoittajan rahoittaman projektitoiminnan tarvitsemia markkinointiviestintä-/viestintäpalveluja sopimuskauden aikana myös muilta toimittajilta kuin valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta. Projekteissa ja hankkeissa, joissa Kehittämiskeskus ei ole hallinnoijana, vaan osallisena, pidätetään oikeus hyödyntää sopimuskauden hintoja (pidätetään oikeus hankkia markkinointiviestintä-/viestintäpalveluja valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta), mutta myös oikeus hankkia markkinointiviestintä-/viestintäpalveluja muualta (pidätetään oikeus hankkia markkinointiviestintä-/viestintäpalveluja muilta toimittajilta kuin valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta). Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. HANKINNAN KOHDE -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä. Tarjoaja ei saa tehdä ehdollista tarjousta siten, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain, jos tarjoaja valitaan kummankin osakokonaisuuden toimittajaksi. Tarjoaja ei saa tehdä tarjousta siten, että se estää ostajaa vertailemasta tarjoukset osakokonaisuuksittain. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta eikä tarjouksen pyytäjältä korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT) 5. Tarjous liitteineen Sopimus laaditaan ostajan/tarjouksen pyytäjän sopimuspohjalle.

11 11 (14) Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta toimittajan ja ostajan välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään omia tai oman alan ehtoja. Sopimus tulee voimaan , kuitenkin aikaisintaan kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Mahdollisesta optiosta tulee aloittaa neuvottelut kuusi (6) kuukautta ennen toisen vuoden päättymistä ja viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuksen päättymistä tulee neuvottelut olla käytynä. Jos ei päädytä jatkamaan sopimusta, sopimus päättyy automaattisesti. Jos sopimusta jatketaan yhdellä lisävuodella, laaditaan siitä erillinen sopimus toimittajan kanssa. Hinnat jatkovuodelle määritellään jatkosopimusneuvotteluissa. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle sopimusosapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen välittömästi sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään kuuden (6) kuukauden ajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 PALVELUT) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Sopimusosapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopimusosapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan, eikä kohtuullisessa ajassa (14 päivää) korjaa laiminlyöntejään reklamaatiosta huolimatta. Sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus myös, jos sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioon ottaen pidettävä toisen sopimusosapuolen kannalta kohtuuttomana. Olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan toistuvat perustellut valitukset toimittajan toiminnasta. Lisäksi olennaiseksi sopimusrikkomukseksi katsotaan salassapito-ohjeiden laiminlyönti. Kummallakin sopimusosapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Jos toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on ostajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Mikäli valittu toimittaja ei pysty toimittamaan hankinnan kohteena olevia palveluja sopimuksen mukaisesti sovitussa aikataulussa ja viivästyminen on oleellisesti toimintaa haittaavaa ja/tai viivästykset ovat toistuvia, on ostajalla oikeus purkaa sopimus huomautettuaan siitä kirjallisesti toimittajalle ja jos toimittaja ei ole korjannut virhettään kahden (2) viikon aikana huomautuksesta. Mikäli sopimusrikkomus on olennainen, voi ostaja purkaa sopimuksen välittömästi. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on ostajan kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy tarjoajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on ostajalla oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Sopimusosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot ja olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

12 12 (14) Toimittajalla ei ole oikeutta ilman ostajan kirjallista suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä toimittajaa käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käyttö on kuitenkin aina hyväksytettävä ostajalla etukäteen kirjallisesti. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta sopimusosapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa.

13 SOVELTUVUUSPERUSTEET Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusehdot: 13 (14) LIITE 2 1. Tarjoajayritystä/-yhteisöä tai sen johtohenkilöä taikka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta. 2. Tarjoajalla on oikeus harjoittaa elinkeinotoimintaa; tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin tai vastaavaan rekisteriin. 3. Tarjoaja on suorittanut veronsa, sosiaaliturvamaksunsa ja eläkemaksunsa, ja suoriutuu muista vastaavista yhteiskunnallisista velvoitteistaan. Rästissä olevat maksut aiheuttavat hylkäämismahdollisuuden. Pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä ja viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista on toimitettava todistus verojen maksamisesta/verovelkatodistus, joka ei saa olla kahta (2) kuukautta vanhempi. 4. Tarjoaja ja sen mahdolliset alihankkijat täyttävät lain tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) mukaiset perusteet. Pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä ja viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista on toimitettava selvitys siitä, onko tarjoajayritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisävelvollisten rekisteriin. Pyydettäessä yhden (1) viikon sisällä ja viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista on toimitettava selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. 5. Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. 6. Markkinointiviestintäpalvelut: Tarjoajalla on vuosilta vähintään kolme (3) referenssiä asiakkuuksista, joissa asiakkuus on kestänyt vähintään yhden (1) vuoden ja joista vähintään yksi (1) sisältää Business-to-Business -markkinointia. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikohteet ja referenssikohteiden yhteyshenkilöt suorine yhteystietoineen. Tarjouksen liitteinä on toimitettava vähintään seuraavat tiedot ja työnäytteet: - kuvaus jokaisesta em. referenssikohteesta, - vähintään yksi (1) työnäyte jokaisesta em. referenssikohteesta, - vähintään yksi (1) työnäyte sähköisen viestinnän toteuttamisesta, - vähintään yksi (1) työnäyte painotuotteesta, sekä - vähintään yksi (1) työnäyte isosta viestintäkokonaisuudesta/kampanjasta mediavalintoineen. 7. Viestintäpalvelut: Tarjoajalla on vuosilta vähintään kolme (3) referenssiä asiakkuuksista, joissa asiakkuus on kestänyt vähintään yhden (1) vuoden ja joista vähintään yksi (1) sisältää sähköisten uutiskirjeiden toimittamista. Tarjouksessa on ilmoitettava referenssikohteet ja referenssikohteiden yhteyshenkilöt suorine yhteystietoineen. Tarjouksen liitteinä on toimitettava vähintään seuraavat tiedot ja työnäytteet: - kuvaus jokaisesta em. referenssikohteesta, - vähintään yksi (1) työnäyte jokaisesta em. referenssikohteesta, - vähintään yksi (1) työnäyte suomenkielisestä sähköisestä uutiskirjeestä, - vähintään yksi (1) työnäyte suomenkielisestä lehdistötiedotteesta, sekä - vähintään yksi (1) työnäyte valokuvasta lehtiartikkeliin. 8. Tarjoajan palvelu annetaan suomen kielellä. 9. Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnön liitteineen mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin, myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta.

14 TARJOUS- JA HINNOITTELULOMAKE 14 (14) LIITE 3 Erillinen tiedosto, jonka saa seuraavasta Internet-osoitteesta: