Tietohallintostrategia

HTML
DOWNLOAD

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Tietohallintostrategia"

Sanna Hämäläinen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Naantalin ja Raision kaupungit Tietohallintostrategia Juha Riekkinen

2 Sisällys 1. Taustaa Tietohallinnon tehtävät Naantalissa ja Raisiossa Tietohallinnon nykytila arvio Tavoitteet tietohallinnon kehittämiselle Tietohallinto organisaation ohjaaminen sekä eri toimijoiden roolit ja vastuut... 6

3 1. Taustaa Naantalin ja Raision kaupungit ovat solmineet tietohallintojensa yhteistyötä koskevan sopimuksen syyskuussa Sopimuksen keskeisenä tarkoituksena on jatkuvasti tiivistää yhteistyötä sopijaosapuolten tietohallintoyksiköiden kesken siten, että työntekijä- ja laiteresurssit, sekä toisaalta ostettavat palvelut kyetään optimoimaan. Keskeisenä toimintamallina sopimuksessa painotettiin kahden toisiaan tukevan toimintayksikön muodostamista siten, että - kehittämisen tukiyksikkö painottaa tekemisessään hallintokuntien toiminnan tukemista - palvelutuotannon yksikkö tuottaa laadukkaita perusinfrastruktuuriin liittyviä tukipalveluita Tietohallintostrategia on muodostettu seuraavalla prosessilla: - Sopimuksen mukaisten toimintojen kartoittava läpikäynti - Toimialakohtaiset työpajat kummassakin kaupungissa - Strategian esivalmistelutyö syksyn 2013 aikana - Tausta-aineiston analysointi ja täydentäminen - Seudullisten ja kansallisten ratkaisujen huomiointi - Strategian kokoaminen ja työstäminen - Katselmointi johtoryhmissä (visio, roadmap ja toimenpide-esitykset) - Strategian tarkennus - Kaupunkien hallitusten hyväksynnät 2. Tietohallinnon tehtävät Naantalissa ja Raisiossa Tämän tietohallintostrategian yhtenä tehtävänä on linjata tietohallinnon rooli kaupunkien ydintoimintojen kehittämisessä sekä varmistaa tietohallinnon ja ylimmän johdon sekä toimialajohtojen riittävä ja tuloksellinen yhteistyö. Toisaalta tulee varmistaa peruspalveluiden riittävän nopea, laadukas ja kustannustehokas toimitus. Tässä tarkoituksessa tietohallinnon kehitysyksikön tehtäviä ovat - Tietojenkäsittelyn huomiointi kaikessa kunnan palvelutuotannossa siten, että turha monikertainen työ vältetään - Tietotekninen ratkaisusuunnittelu ja kehittämisprojektien ohjaus kokonaisarkkitehtuuri huomioiden - Perustietotekniikkapalveluiden (perusinfrastruktuuri) suunnittelu, hankinta, hallinta ja ohjaus - Tietotekniikkaan liittyvien sopimusten hallinta ja toimittajayhteistyö

4 - Tietoriskien hallinta (tietoturva ja tietosuoja, tekniset riskit) - Tietotekniikan hyödyntämis sen tai hyödyntämättä jättämisen kokonaistaloudellisten vaikutusten arviointi ja esilletuonti Tietohallinnon peruspalvelutuotannon tehtäviä ovat - ServiceDesk ja käyttäjähallintapalvelut - Työasema- ja oheislaitepa lvelut (tilaus, asennus, ylläpito) - Tietoliikenneverkot ja tietoliikenneyhteydet - Tekniset tietoturvapalvelut - Palvelin- ja kapasiteettipalveluiden järjestäminen - Toimisto-ohjelmistojen (Office, viestintäsovellukset) perustuki - Ohjelmisto- ja järjestelmätoimituksiin osallistumin nen Alla oleva kuva esittää näiden toimintojen suhteita.

5 3. Tietohallinnon nykytila arvio Tietohallinnon nykytilannetta arvioitiin osana tietohallintostrategian kehitysprosessia. Arvio nykytilanteesta on kuvattu oheisessa SWOT-analyysissä (S=vahvuudet, W=heikkoudet, O=mahdollisuudet ja T=uhat). Vahvuudet Tietohallinnon peruspalvelut on järjestetty kohtuullisen hyvin ja toimivasti Yhteistyöllä (NLI-RAI) on jo saavutettu selkeää joustavuutta sekä kyetty kohdentamaan henkilöresursseja oikea-aikaisesti Tietohallinnon kehitysyksikön toiminta on saatu käynnistettyä ja palaute on ollut erittäin positiivista Seudullinen- ja kumppanuusverkosto on kohtuullisen hyvässä kunnossa. Samoin yhteistyöhalukkuus. Heikkoudet Tietohallinnon kehittämisen toimintatavat eivät ole täysin selvät Järjestelmien pääkäyttäjien roolit eivät ole kaikilta osin selkeät ja toisaalta resurssointi saattaa olla liian ohutta Työasemien elinkaarimallia ei ole vielä voitu jalkauttaa 100%:sti (Raisio) Tarvittava tekninen osaaminen oman tuotannon varmistamiseksi on osin vajavaista Tietohallinnon toimijoiden roolit osin epäselvät Dokumentointi epäjohdonmukaista Mahdollisuudet Toimialoilla on mahdollisuus saada oman toimintansa kehittämiseen tukea Kustannustehokkuus voi lisääntyä Verkostoitumisen ja oikein kohdennettujen palveluostojen avulla on saatavissa selkeitä toiminnallisia sekä taloudellisia hyötyjä (suoraan sekä välillisesti substanssitoimintojen kehittymisenä) Palveluprosesseja on mahdollista tehostaa hyödyntäen paremmin jo olemassa olevaa tietoa Mahdollisuus siirtyä reaktiivisesta toiminnasta proaktiiviseen hyödyntämällä resursseja oikein Voidaan rakentaa hallintamalli projektien etenemistä edesauttamaan Uhat Tietohallinnon ja toimialojen välistä yhteistyötä ei saada toimimaan riittävän selkeällä mallilla, jolloin aiheutetaan hämmennystä Tietohallinnon kehittyminen on nopeampaa kuin toimialojen, jolloin operatiivinen toiminta ei kykene hyödyntämään mahdollisuuksia Henkilöstössä on molemmissa kaupungeissa yli 60 vuotiaita noin kolmannes. Kyvykkään työvoiman saanti saattaa olla ongelmallista.

6 4. Tavoitteet tietohallinnon kehittämiselle Tietohallintopalveluiden tavoitteena on tukea maksimaalisesti molempien kaupunkien toimintaa ja kehittämistä. Tässä tarkoituksessa tavoiteltaviaa toimenpiteitä ovat mm. - Kehittämällä IT-ohjausta voisi vastata esimerkiksi monitoimialainen IT-ohjausryhmä joko varmistetaan resurssienn tehokkaampi käyttö. IT-I ohjauksesta kaupungeittain tai t yhteistoimin - Päällekkäisten ratkaisujen r välttäminenn on asetettava merkittävään rooliin tietohallinnon toimintaa ajateltaessa. Menetelmän nä esimerkiksi ideoiden ja tarpeiden määrämuotoinenn käsittely, priorisointi ja eteenpäinvienti (ks. kuva) - On hyödynnettävä kaupunkien tietohallintoyhteistyön kautta skaalaetujaa noudattamalla yhtenäistä linjaa infrastruktuuriratkaisuissa. Tätä voi laajentaa jopa seutukohtaiseksi soveltuvinn osin. - Parannetaan kustannustehokkuutta hoitamalla toimittajahallinta sekä kaikki tietotekniset hankinnat yhtenäisellä tavalla (ohjelmistot, laitteet, tarvikkeet, palvelut) - Panostamalla henkilöstön osaamiseen strategiann mukaisilla a osaamisalueilla voidaan nostaa tietoteknisen toiminnan vaikuttavuutta On selvää, että tietohallinnon rooli onn muuttumassa ohjaavammaksi jaa kokonaisuuden hallintaa painottavaksi. Siksi on tärkeää, että oman henkilöstön voimavaroja suunnataan enenevässä määrin toimintoihin, joilla lisätään tietotekniika an vaikuttavuutta toimialojen näkökulmasta tai toimintoihin, joissa nopea reagointi ja joustavuus on keskeistä (moniosaaminen). Samalla on hankittava ostopalveluina niitä palveluita, joiden vakiointi on pitkälle edennyt. Tämä puolestaan edellyttää kykyä hallita tehokkaastii sisäisen ja ulkoisen palvelutuotannon yhdistelmää (toimittajahallinta).

7 5. Tietohallinto organisaation ohjaaminen sekä eri toimijoiden roolit ja vastuut Molemmilla kaupungeilla erikseen tai yhdessä täytyy olla määriteltyinä riittävät roolit ja vastuut tietohallinnon toiminnan ohjaamiselle. Samoin on oltava selkeät roolit palveluiden jalkauttamiseksi eri organisaatioiden osiin. Tärkeimpiä tehtäviä tietohallinnon johtamiseen sekä ohjaamiseen liittyen ovat - Tietohallinnon tavoitteiden asettaminen siten, että ne tukevat molempien kaupunkien strategiaa, toimintaa ja kehittämistä - Kehityshankkeiden tunnistaminen ja priorisointi - Toimialojen prosessien tunnistaminen ja tietohallinnon toiminnan kehittäminen niitä vastaavasti - Tietohallinnon kehitystyön ja tietohallinnon perustekniikkapalveluiden laadunvalvonta ja tarvittaessa korjaustoimenpiteiden käynnistäminen - Pääkäyttäjätoiminnan roolitus ja resurssointi - Muutoshallinta eri tilanteissa Eri toimijoiden roolit - Kaupunginjohtajien johtoryhmät molemmissa kaupungeissa: kaupunkikohtaisten kehittämishankkeiden hyväksyntä - Kaupunkien yhteinen IT-ohjausryhmä: yhteisten monitoimialaisten kehittämishankkeiden hyväksyntä. Kvartaaleittain tai puolivuosittain tapahtuva kehitystoimenpiteiden seuranta ja raportointi - Toimialojen johtoryhmät ja/tai toimialajohtajat: Toimialakohtaisten kehittämishankkeiden tunnistaminen, hyväksyntä ja seuranta - Pääkäyttäjä: Vastaa oman järjestelmänsä kehitystarpeiden tunnistamisesta ja loppukäyttäjien tukemisesta sekä yhteistyöstä tietohallinnon sovitun vastuuhenkilön kanssa. - Loppukäyttäjä (tiedon tuottaja tai hyödyntäjä): toimii saatujen käyttäjäohjeiden mukaisesti tietoturva ja tietosuoja muistaen 6. Strategian toimeenpano ja seuranta Tietohallintostrategiaa toteutetaan ja ylläpidetään toimenpidesuunnitelman avulla. Tämän strategian liitemateriaaleina on ensimmäinen vuotta 2014 ja osin vuotta 2015 koskeva toimenpidesuunnitelma. Lähtötietoja kehittämiskohteista ja jo käynnissä olevista kehittämistoimenpiteistä on kerätty toimialoittain strategian laatimisen yhteydessä. Toimenpidesuunnitelman taloudelliset resurssit on päätetty tai päätetään erikseen talousarviossa ja taloussuunnitelmassa. Strategian ja toimenpidesuunnitelman toimeenpanosta raportoidaan osana kaupunkien toiminnan ja talouden raportointia. Erikseen tietohallinnon suoriutumista seurataan vuosittain toteutettavalla tyytyväisyyskyselyllä.

Samankaltaiset tiedostot

Tietohallintostrategia

Naantalin kaupunki Tietohallintostrategia 2017-2021 Juha Riekkinen 23.8.2017 Sisällys 1. Taustaa... 2 2. Tietohallintotoiminnan strategiset painopistealueet 2017 2021... 3 3. Tietohallinnon tehtävät Naantalissa...