9. Ehdotus aineistotyyppiluokittelun muutokseksi: aineistokokonaisuus

Transkriptio

1 9. Ehdotus aineistotyyppiluokittelun muutokseksi: aineistokokonaisuus Arkistolaitoksessa ja myös muissa arkistoissa aineistot on jäsennetty kolmitasoikseksi hierarkiaksi, jonka tasot ovat arkisto, arkistosarja ja arkistoyksikkö. Nämä kaikki ovat erilaisia aineistokokonaisuuksia, mutta ovat nyt Finnassa aineistotyypin Asiakirja alla. Tämä on oikeastaan virhe, koska arkistot, arkistosarjat ja arkistoyksiköt eivät ole asiakirjoja vaan sisältävät niitä. Arkistojen sektoritapaamisessa joulukuussa 2013 ehdotettiin, että yläotsikko Asiakirja nimettäisiin uudestaan Aineistokokonaisuudeksi, ja sovittiin, että tämä ehdotus viedään eteenpäin kansallisen näkymän työryhmän käsiteltäväksi. Myös kirjastojen ja museoiden toiminnalle on tyypillistä sisältöjen yhdistäminen erilaisiksi aineistokokonaisuuksiksi ja kokoelmiksi, jotka ovat nyt hajallaan monen eri otsikon alla aineistotyyppiluokittelussa. Näitä on kerätty Finnassa nostoiksi mm. etusivujen alalaitaan finna.fi-, museot.finna.fi- ja kansalliskirjasto.finna.fi- näkymissä. Olisi hyödyllistä tuoda kirjastojen ja museoiden aineistokokonaisuuksia nykyistä paremmin esille. Ehdotus Ehdotamme, että otetaan käyttöön uusi aineistotyyppi Aineistokokonaisuus, kuten arkistosektorikokouksessa esitettiin. Oheinen kuva hierarkiakaaviosta havainnollistaa, mitä muutoksia uusi aineistotyyppi aiheuttaisi aineistotyyppihierarkiaan. Etusivukuva ja esirajauskuva havainnollistavat, miltä muutos näyttäisi kansallisen näkymän käyttöliittymässä. Aineistotyyppihierarkiaan tulisi uuden aineistotyypin myötä kolme muutosta: 1. Aineistotyypin Asiakirja nimeksi muutetaan Aineistokokonaisuus. 2. Siirretään Muu-ryhmässä ollut aineistotyyppi Kokoelma, joka sisältää nykyisellään kirjastopuolen kokoelmia, uuteen Aineistokokonaisuus-ryhmään. 3. Siirretään aineistotyyppi Arkistomateriaali, joka pitää sisällään museopuolen arkistoluonteisia aineistoja, Muu-ryhmään Asiakirja-tyypin alta.

2

3 4 Comments 1. Pahoittelen kommenttien viipymistä, keskustelin asiasta alla olevien kommenttien tiimoilta useamman henkilön kanssa SKS:ssa ja AHAA-ydinryhmässä. Aineistotyypit, aineiston kuvailutasot ja tallennusalustat (ilmentymät) ovat eri asioita ja niiden yhdistäminen samoihin valikoihin ja hakuelementteihin on ongelmallista. Aineistokokonaisuus viittaa terminä ylimpään kuvailutasoon, joita voivat olla arkisto, kokoelma ja muu aineistokokonaisuus. Muita kuvailutasoja ovat sarja (pääsarja, alasarja), arkistoyksikkö (arkistoyksikkö, arkistoyksikön alayksikkö). Näin siis tulevan AHAAjärjestelmän puitteissa. Käytännössä eri aineistotyyppejä esimerkiksi valokuvia ja äänitteitä tulisi voida hakea eri kuvailutasoilta. Näin hakija voisi saada selville mm. tiettyyn aihepiiriin, tekijään ja aineistotyyppiin liittyvät laajat aineistokokonaisuudet tai halutessaan kohdistaa haun suoraan alimpiin kuvailutasoihin, jolloin hakutuloksena olisi yksittäisiä valokuvia ja äänitteitä. Aineistotyypit ja kuvailutasot ovat siis lähtökohtaisesti erillisiä hakuelementtejä, joita tulisi voida hyödyntää yhdessä tai erikseen. Nykyisessä toteutuksessa aineistotyypit ja tallennusalustat (carrier/media) ovat myös sekaisin samassa valikossa. Aineistotyyppi: kuva (päätyyppi), teksti (päätyyppi), äänite (päätyyppi), elävä kuva (päätyyppi), valokuva, piirros, juliste, kartta, käsikirjoitus, asiakirja, kirje jne. Arkistoaineiston kuvailutaso: aineistokokonaisuus, arkisto, kokoelma, sarja (pää- ja alasarja), arkistoyksikkö (alayksiköt). Tallennusalusta (ilmentymä): kelanauha, c-kasetti, levyke, cd-rom, lp-levy, mikrofilmi jne. Pasi Klemettinen (SKS) 2. Teemu Talja Kiitos selvityksestä. Tallennusalustaan ja aineistotyyppiin liittyen on noussut mieleen myös, että äänitteenkin voi nähdä yhtenä esitystapana sisältötyypille kirja. Ymmärrän myös tarpeen hakea aineistokokonaisuuden sisältä tiettyä sisältötyyppiä, kuten mainitsit. 3. Teemu Talja

4 Ehdottaisin, että tehdään nyt yksi ratkaisu arkistoaineistojen aineistotyypistä ajalle ennen Ahaata ja uusi päätös sitten, kun Ahaasta saadaan rajapinta Finnaan haravoitavaksi. Eikös nykyinen yläotsikko Asiakirja ole kuitenkin harhaanjohtava ja virheellinen, mikä lienee syytä korjata jo ennen Ahaata. Voitaisiinko mennä alkuperäisellä ehdotuksella aineistokokonaisuus Ahaaseen asti, ja miettiä tilanne sitten uudelleen? Finnassa jokainen tietue kuuluu yhteen ja vain yhteen aineistotyyppiin, ja hakutulokset koostuvat näistä tietueista (ts. hakutuloslista sisältää osuttujen tietueiden tiivistelmät). Jos arkistot, arkistosarjat ja arkistoyksiköt halutaan mukaan Finna-hakutuloksiin, niille tarvitaan aineistotyypit Finnan aineistotyyppihierarkiassa. Myöhemmin, kun Ahaasta saadaan sisällön mukainen aineistotyypitys (kuvat, teksti jne.) nyt arkistokaavan mukaan kuvatuille sisällöille, arkistojen, arkistosarjojen ja arkistoyksiköiden ei ole välttämätöntä olla enää mukana Aineistotyyppi-fasetissa (Finnan toimintalogiikan näkökulmasta). Jos arkistoille, arkistosarjoille ja arkistoyksiköille ei Ahaa:n tultua tarvita omia tietuesivujaan, niihin kohdistuvaa hakua voidaan tukea muulla ratkaisulla kuin Aineistotyyppi-fasetilla. Finnassa on jo nyt useita muitakin tapoja hakea kokoelmia, arkistosarjoja ym. tietuejoukkotietueita. Näitä nykyisiä hakutapoja voidaan hyödyntää tai suunnitella entistä parempia käyttöliittymäratkaisuja, miten tuoda Ahaan kuvailutasot Finnaan. Tekstien, kuvien, äänitteiden ym. kuvailutiedoissa voitaisiin kertoa, mihin arkistoon, arkistosarjaan ja arkistoyksikköön ko. tietue kuuluu. Esimerkiksi jos haetaan kadettikouluihin liittyviä piirroksia, jotka kuuluvat arkistosarjaan venäläiset rakennuspiirustukset, piirrokset sisältävien arkistoyksiköiden tulisi löytyä hakusanoilla kadettikoulu venäläiset rakennuspiirustukset. Jostain syystä Finna ei kylläkään vielä löydä ko. tietueita näillä hakusanoilla haettaessa. (Kertokaa, jos teidän mielestänne ei pitäisikään; muuten teen tästä Jira-toteutustehtävän.) Myös Sisältyy julkaisuun- ja Organisaatio- fasetit tarjoavat aineistokokonaisuuksiin kohdistuvia rajauksia. Sisältyy julkaisuun -fasetin nimeksi sopisi ehkä paremmin Sisältyy kokonaisuuteen, koska se sisältää jo nyt myös arkistoja ja arkistosarjoja eikä pelkästään julkaisuja. Organisaatio-fasetti on nimetty kokoelmaksi Helsingin yliopiston kirjastojen Finna-näkymässä (kansalliskirjasto.finna.fi), eli sekin selvästi liittyy aineistokokonaisuusaihepiiriin. Yksi huomioitava realiteetti kuitenkin on, että Finnan käyttöliittymässä ja taustajärjestelmissä on väistämättä hieman erilaiset tietomallit ja luokittelut, koska Finnaan tuodaan tietoja monesta eri taustajärjestelmästä, joista jokaisessa on oma tietomallinsa. Esimerkiksi Finnassa on nyt ylätaso Kirja, jonka rinnalle voi olla vaikeaa tuoda Ahaan aineistotyyppiluokituksen Teksti-ylätasoa sellaisenaan. (Tällaisia Finnan Ahaa-ratkaisuja ei nähdäkseni kuitenkaan vielä kannata lyödä lukkoon, eikä suunnitella nyt tämän tarkemmin.) Arkisto, arkistosarja ja arkistoyksikkö taidetaan hahmottaa SKS:ssä ja Ahaa:ssa hieman eri näkökulmasta kuin ehdotuksessamme. Etsimme ehdotuksessamme sanaa, joka kuvaisi kaikkia yksittäisiä tietueita, jotka sisältävät muita tietueita, eli parempaa nimeä tietuejoukkotietueille. Esimerkiksi Pohjaslahden perintöverolautakunnan arkisto ( ) on arkisto, Uudistuskartat ja -asiakirjat / TURUN JA PORIN LÄÄNI / Ahlainen arkistosarja ja Ca:5 Pakkohuutokauppapöytäkirjat ( ) arkistoyksikkö. Meidän kysymys oli, mikä sana kuvaisi kaikkia näitä, ja toimisi samalla yläluokkana kirjastojen ja museoiden kokoelmille (esim. Kansalliskirjaston Nordenskiöld-kokoelma, Kulttuurien museon Alaska-kokoelma)? Sana kuvailutaso kuvaa ymmärtääkseni käsitteiden asemaa kokoelmahierarkiassa, eikä niitä tietuejoukkotietueita, jotka kuuluvat näiden käsitteiden alaan. Esimerkiksi ei vaikuta mielekkäältä sanoa, että arkistoyksikkö Ca:5 Pakkohuutokauppapöytäkirjat ( ) on kuvailutaso. 4. Teemu Talja Selvyyden vuoksi jokainen arkistohierarkian kuvailutasojen nimi Finnan aineistotyyppihierarkiassa voisi sisältää sanan arkisto: arkistokokonaisuus, arkisto, arkistokokoelma, arkistosarja, arkistoyksikkö, digitoitu arkistoyksikkö. Finnan aineistotyyppihierarkiassa tarvitaan nähdäkseni yläluokka tietueille, joihin kuuluu muita tietueita. Sen nimenä joudutaan mahdollisesti käyttämään jotakin sanaa, jolla on jo arkistopuolella vakiintunut merkitys, koska kaikilla käyttäjän näkökulmasta ymmärrettävillä ehdotuksilla näyttäisi olevan siellä jo jokin aiempi merkitys. Tämän yläluokan alla

5 kakkostasolla voisi olla arkistojen "omia" aineistotyyppejä, jotka vastaisivat suoraan arkistohierarkian kuvailutasoja (lista yllä). Kollega Kansalliskirjastossa vinkkasi, että standardissa ISO 5127 määritellään "dokumentointilaitoksiin" eli arkistoihin, kirjastoihin ja museoihin liittyviä käsitteitä. Luvun 3 otsikko on "dokumentointilaitokset ja niiden kokoelmat". Kokoelmalla tarkoitetaan siinä "ryhmää dokumentteja, jotka on koottu yhteen jonkin yhteisen ominaisuuden perusteella, riippumatta niiden alkuperästä". Sanaa kokoelma käytetään ISO 5127:ssa monessa eri merkityksessä, koska luvussa 4 (dokumentointiprosessit) kokoelma mainitaan myös "järjestämistasona", joita ovat sen mukaan arkistokokonaisuus, arkisto, kokoelma, osa-arkisto, sarja, alasarja, asiakirjakokoelma ja arkistoyksikkö. Kiinnostavaa on, että termien "kirjasto" ja "museo" määrittelyissä mainitaan sana kokoelma, mutta arkiston ei. Finnan aineistotyyppihierarkiassa voisi olla erikseen luokat kokoelma ja arkistokokoelma, jotta termit ovat yksiselitteisiä. Koska ei näytä syntyvän helposti yksimielisyyttä parhaasta nimestä, lienee syytä keskustella tästä yhdessä ja kasvotusten seuraavassa kansallisen näkymän työryhmän kokouksessa.