Ilmoittautujan näkymä ryhmäilmoittautumisessa ennen varsinaista ilmoittautumissivua

Transkriptio

1 RYHMÄILMOITTAUTUMINEN LYYTISSÄ MIKÄ ON RYHMÄILMOITTAUTUMINEN? Ryhmäilmoittautuminen tarkoittaa, että yksi henkilö voi ilmoittaa samalla kertaa useamman henkilön siten, että jokaisesta henkilöstä tulee oma osallistujansa Lyytiin. Ryhmäilmoittautumisessa itse ilmoittaja eli yhteyshenkilö ei ole automaattisesti ryhmän jäsen, joten voit käyttää ryhmäilmoittautumista myös tilanteissa, joissa esim. vanhempi ilmoittaa lapsen tapahtumaa tai sihteeri pomonsa. Näin saat viestittyä tapahtumaan liittyvistä asioista sekä yhteyshenkilölle että osallistujalle yhdessä tai erikseen. Voit tuttuun tapaan lähettää Lyytistä kutsut yhteyshenkilöille, jotka ilmoittavat koko ryhmänsä tai käyttää avoimia linkkejä ilmoittautumiseen. Ilmoittautujan näkymä ryhmäilmoittautumisessa ennen varsinaista ilmoittautumissivua Huomaathan, että jos suurin osa osallistujistasi ilmoittaa vain itsensä, perinteinen yksittäisilmoittautuminen on todennäköisesti parempi vaihtoehto tapahtumaasi. MITEN RAKENNAT RYHMÄILMOITTAUTUMISEN 1. Ryhmäilmoittautuminen ja osallistujamäärät Aloita luomaan tapahtumaasi normaalisti. Asetukset-sivulla pääset määrittelemään, ilmoittaudutaanko tapahtumaan yksitellen vai ryhmissä. Valitse ryhmänä, niin pääset määrittämään lisäasetukset.

2 Ryhmäilmoittautumisen yhteydessä on mahdollista valita maksimiosallistujamäärä kolmella tavalla: 1) Ryhmien määrän mukaan 2) Kokonaisosallistujamäärän mukaan 3) Yksittäisen ryhmän maksimikoon mukaan 1) Ryhmien maksimimäärä tulee kyseeseen vaikkapa risteilyllä, jossa on kaikkiaan 100 hyttiä varattavissa. Jos hytit ovat neljän hengen hyttejä, määritellään myös yksittäisen ryhmän maksimikooksi neljä. 2) Valitse maksimiosallistujamäärä kokonaisosallistujamäärän mukaan, jos tapahtumaasi voi ilmoittaa monta henkilöä kerralla, mutta ryhmien maksimimäärää tai ryhmien maksimikokoa ei ole määritelty. Tällainen tapahtuma voisi olla esim. konsertti, johon on 50 paikkaa, ja lippuja voi varata joko yksittäin tai monta kerrallaan. 3) Pelkän yksittäisen ryhmän maksimikoon mukaan määrittely sopii esimerkiksi tilanteisiin, joissa kerätään ilmoittautumisia joukkuekilpailuun. Tällöin joukkueen maksimikoko on määritelty, mutta ei sitä, montako joukkuetta voi osallistua. Huomaa, että kohdat 1 ja 2 sulkevat toisensa pois, eli Lyyti laskee automaattisesti maksimiosallistujamäärän sen mukaan, millaisia rajoituksia ryhmän koolle on annettu. 2. Ryhmäilmoittautumisen osallistujatyypit Kun valitset tapahtumaasi ryhmäilmoittautumisen, tapahtumaasi tulee automaattisesti kaksi osallistujatyyppiä: yhteyshenkilö ja osallistuja. Muista, että yhteyshenkilö ei ole automaattisesti osallistuja.

3 Voit käyttää tapahtumassasi myös muita osallistujatyyppejä ja tyyppikohtaisia kapasiteetteja. Tällöin osallistujatyypit koskevat osallistujia, ei yhteyshenkilöitä. (ks. lisää Osallistujatyypit ohjeesta) 3. Ryhmän ilmoittautumissivu Yhteyshenkilölle ja ryhmän jäsenelle on omat kysymysosionsa Lyytissä. Kysy yhteyshenkilöltä kaikki koko ryhmää koskevat tiedot (esim. laskutusosoite) ja ryhmän jäseneltä yksittäistä osallistujaa koskevat kysymykset (ruokavaliot, T-paidan koko jne.). Jos ryhmän yhteyshenkilö on aina ryhmän osallistuja, eikä ryhmäkohtaisia kysymyksiä ole, voit kysyä yhteyshenkilöltä myös vain esim. nimen ja sähköposti-osoitteen vahvistusta varten.

4 Ilmoittautumissivun alkutekstissä on hyvä mainita, että mikäli yhteyshenkilö on myös osallistuja, hänen tulee täyttää tietonsa myös osallistujana. Lähtökohtaisesti yhteyshenkilöltä kysytään kysymys Osallistuuko yhteyshenkilö tapahtumaan?, jolloin jos kysymykseen vastataan Kyllä, kopioi Lyyti yhteyshenkilön vastauksia ensimmäisen osallistujan vastauksiksi. Tämä toimii niissä kysymyksissä, jotka on otettu yhteyshenkilölle ja osallistujalle Lyytin vakiokysymyksistä. HUOM! Vahvistusviesti ilmoittautumisesta lähtee vain yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Vinkki: Käytä ryhmäilmoittautumista myös avec-ilmoittautumiseen. Luo silloin kaksi osallistujatyyppiä: osallistuja ja avec. Näin saat helposti kysyttyä myös avecin yhteystiedot ja saat tarpeen tullen viestittyä hänelle suoraan Lyytistä. Lyytin näkövinkkelistä osallistuja ja avec muodostavat kahden hengen ryhmän, eli avec on oma osallistujansa Lyytissä (vrt. vakiokysymysten avec-kysymys, jolloin Lyyti luo yhden osallistujan, joka veloittaa kapasiteettia kahden verran).

5 4. Osallistujat sivu ryhmäilmoittautumisessa Ryhmäilmoittautumisessa osallistujat näytetään ryhmissä. Lähtökohtaisesti Lyyti näyttää listassa sekä yhteyshenkilöt että osallistujat, mutta alasvetovalikko (1) tarjoaa myös muita näkymävaihtoehtoja. Valitse haluamasi tila ja klikkaa Näytä. Hakukentän (2) avulla etsit yksittäisiä osallistujia. Laaja haku (3) mahdollistaa Osallistujat-sivun suodatuksen mm. osallistujatyypin sekä monivalintakysymysten mukaan. Valitse ehdot (4) ja paina Näytä. Nyt voit valita helposti koko hakutuloksen (5) ja lähettää suodattamallesi porukalle sähköpostia tai tekstiviestin (6). Ohje päivitetty