Yhtymähallitus Yhtymähallitus Kuntayhtymän johtamisjärjestelmän tarkastelun käynnistäminen 143/

Transkriptio

1 Yhtymähallitus Yhtymähallitus Kuntayhtymän johtamisjärjestelmän tarkastelun käynnistäminen 143/ /2013 Yhall Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh Kuntayhtymän toiminnan käynnistämisen yhteydessä vahvistettu johtamisjärjestelmä ja palvelujen organisoinnin malli on ollut ns. "liikkeellelähtömalli". Syksyllä 2009 päätökseteossa on todettu, että "koko palveluorganisaatiota ja luottamushenkilöorganisaatiota arvioidaan ja tarvittaessa tarkistetaan vuoden 2011 loppuun mennessä". Luottamushenkilöorganisaatio on tarkistettu vuoden 2012 aikana ja nyt käynnistyvä uusi valstuustokausi toteutuu tarkistetun mallin mukaisena. Samalla tarkistettiin perussopimus ja hallintosääntö näiltä osin. Johtamisjärjestelmä rakentuu perinteiseen sektoripohjaiseen malliin, jossa sosiaali- ja terveydenhuollon intergaatio ei ole toteutunut kaikilta osin odotusten mukaisesti. Vastaavat yhteistoimintaorganisaatiot ja myös peruskuntien sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot on nykyisin rakennettu prosessimallin tai esim. elämänkaarimallin mukaan, joilloin johtamisjärjestelmä tukee myös sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä toimintaprosesseja ja hoitoketjuja. Kuntayhtymän johtoryhmä on käsitellyt johtamisjärjestelmän tarkastelua sekä loppuvuonna 2012 että tammi-helmikuussa Lisäksi elokuussa 2012 järjestettiin kuntayhtymän johtoryhmän ja päälliköiden tapaaminen, jossa käsiteltiin johtamisjärjestelmää, kehittämistarpeita ja sosiaali- ja terveydenhuollon integraatiota. Myös johtoryhmän kehittämistyössä, joka käynnistyi syksyllä 2011 on tarkasteltu johtamisen kehittämiskohteita eri tasoilla. Toiminnan tarkastelujen ja erilaisten kyselyjen yhteydessä on noussut esiin kehittämistarpeita tai ongelmakohtia, joihin voidaan vaikuttaa myös johtamisjärjestelmän tarkastelulla ja tehtävien uudelleen järjestelyillä. Lisäksi on tarve tarkastella mm. sopimusten hallinnan, hankintaprosessin, controller-toiminnan ja riskienhallinnan tehtävien järjestelyt ja resursointi. Johtamisjärjestelmän tarkatelun tarpeesta on keskusteltu myös

2 yhtymähallituksen puheenjohtajiston (+Vieremän edustus) kanssa Keskuslussa käytiin läpi muutoksen taustoja ja esiin nousseita kysymyksiä. Tulevaisuuden kuvia ja palvelutarpeen muutoksia, jotka vaikuttavat toiminnan organisointiin ja johtamiseen Palvelujärjestelmä- ja prosessit ovat asiakaslähtöisiä ja kustannustehokkaita Henkilöstörakenne ja työjako ammattiryhmien välillä on uudistunut Ennaltaehkäisevää, avopalvelupainotteista ja sektorirajoja ylittävää ja moniammatillista ja verkostomaista palvelutoimintaa Teknologia ja sähköiset järjestelmät ovat osa uutta palvelujärjestelmää Yksityissektorin palvelujen ostot kasvavat erityisesti vanhuspalveluissa, senioriasumisessa ja terveyspalveluissa Perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon integraatio Terveydenhuollon ja sosiaalipalvelujen integraatio Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen on osa kaikkea sote-alan alan toimintaa Perheiden, lasten ja nuorten hyvinvoinnissa korostuu ennaltaehkäisevä ja avopalvelut Hoito- ja hoivapalvelut kasvaa Kotipalvelu kasvaa Asumista tukevat palvelut kasvaa Asumispalvelut, uudenlaisia muotoja edelleen kehitettävä (välimuoto vuokra- ja omistusasumiselle ikäihmisten asumisoikeusasunnot, asumisyhteisöt jne. Kuntoutus kaikissa muodoissaan kasvaa Liikkuvat palvelut kasvaa / asiakkaan luo tuotettavat palvelut kasvaa Valinnanvapaus kasvaa (laki 2014) Terveyspalvelujen volyymi pysyy suunnilleen vakiona (ennustemalli) Erikoissairaanhoidon volyymi pysyy suunnilleen vakiona (ennustemalli) Vastaavien organisaatoiden toimintamallien tarkastelussa on havaittu seuraavia piirteitä: organisaatiot on jaettu usein hyvinvointipalveluihin, vanhuspalveluihin ja terveyspalveluihin vanhuspalvelut ovat lähes kaikissa oma vastuualue elämänkaarimalli perinteisestä sektorijaosta on luovuttu perinteisistä virkanimikkeistä johtotasolla on luovuttu, tilalle ovat tuleet palvelualuejohtajat, palvelujohtajat jne. tehtäväkuvat ja vastuut ovat poikkihallinnollisia

3 Johtoryhmä käsitteli johtamisjärjestelmän muutoksen perusteita kokouksessaan Yhteisinä linjauksina kehittämistyölle todettiin seuraavia asioita: terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen, kehittämisen koordinointi ja hanketyön vastuu on selkeästi erotettava omaksi johtamisalueeksi lähiesimiestyön mitoitus on liian tiukka ja resurssia on kohdennettava uudelleen lähiesimiestyöhön sektorijaosta on luovuttava yhteistoiminnallisuus on tehtävä näkyväksi myös johtamisjärjestelmässä virkanimikkeet muutetaan vastaamaan tehtäviä johtamisjärjestelmä rakennetaan palveluprosessien mukaan pääsääntöisesti ja samalla tutkitaan myös elämänkaarimalli keskitetyt hallinnon palvelut tarkastellaan siten, että asiantuntijuus tukee vastuualueiden työtä; esim. hankintatoimi, sopimusten hallinta ja valvonta, controller-toiminta ja auditointi sekä riskien hallinta Johtamisjärjestelmän tarkastelu edellä esitettyjen perusteiden ja linjausten mukaan edellyttää laajempaa valmistelutyötä myös päällikkötason ja lähiesimiestyön osalta. Lisäksi samassa yhteydessä tulisi arvioida terveydenhuollon kaksoisjohtajajärjestämän toimivuus ja mahdollisuus siirtyä yksijohtajajärejstelmään terveyspalveluissa. Johtoryhmän jäsenten tehtävävastuut voivat muuttua ko. tarkastelun yhteydessä. Samoin myös tehtäväalueiden päälliköiden ja lähiesimiesten tehtävät voivat joiltakin osin muuttua. Sosiaalijohtajan tehtävä on tällä hetkellä täytetty väliaikaisesti. Järjestely on ollut voimassa ensin sosiaalijohtajan viransijaisuuden ajan vuoden 2012 loppuun saakka. Sosiaalijohtaja on irtisanoutunut alkaen ja tehtävän hoitamista väliaikaisratkaisuin jatketaan siihen asti kunnes tehtävä täytetään. Koska johtamisjärjestelmän tarkastelu on kesken ja mikäli johtamisjärjestelmää muutetaan esim. prosessimallin tai elämänkaarimallin mukaiseksi, niin tehtäväkuvat ja vastuut saattavat muuttua oleellisesti. Lisäksi tulee huomoida terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen kokonaisuus. Myös tarkasteltaessa vastaavia organisaatioita huomataan, että sosiaalijohtajan nimikettä ei enää nykyorganisaatioissa ole käytössä. Tehtävänimikkeet muotoutuvat ko. prosessien tai palvelukokonaisuuksien mukaan (esim. palvelualuejohtaja, vastuualuejohtaja jne.).

4 Lisäaineistona kokouksessa jaetaan organisoitumisen eri vaihtoehtoisia malleja Toimitusjohtajan päätösehdotus: Edellä esitettyyn valmisteluun perustuen esitän yhtymähallitukselle, että johtamisjärejstelmän tarkastelu käynnistetään koko organisaatiossa. Työskentely organisoidaan siten, että sekä ko. henkilöstö osallistuu valmisteluun ja asia käsitellään myös yhteistyöryhmässä. Johtoryhmä tekee esityksen yhtymähallitukselle maaliskuun toiseen kokoukseen (ajankohdan määrittelee uusi hallitus). Samassa yhteydessä päätetään, millä tehtäväkuvalla nykyinen sosiaalijohtajan virka julistetaan haettavaksi. Päätös: Päätösehdotus hyväksyttiin. Yhall Valmistelija: Toimitusjohtaja Leila Pekkanen, leila.pekkanen(at)ylasavonsote.fi, puh Johtamisjärjestelmän uudistusta on valmisteltu johtoryhmän koordinoimana siten, että työryhmät ovat valmistelleet eri vaihtoehtoja, joiden pohjalta lopullinen esitys on muotoutunut. Työryhmiä oli kolme, jotka muodostuivat eri tehtäväalueiden esimiehiestä, työntekijäedustajista sekä pääluottamus- tai luottamusmiehistä. Työryhmät jättivät esityksensä toukokuun alussa. Vaihtoehto,jota on jatkotyöstetty täytti lähes kaikki ne tavoitteet, joita edellytettiin johtamisjärjestelmän uudistamisessa. Vaihtoehdot on käsitelty myös yhteistyöryhmässä Yhteistyöryhmä hyväksyi järjestelmän jatkotyöskentelyn esitetyn mallin pohjalta. Ammattijärjestönä mm. Tehy on ottanut kantaa lähinnä terveydenhuollon osalta hoitotyön johtamisen tärkeyteen ja kaksijohtaja-järjestelmään. Erityisesti tähdennetään, että hoitotyöllä tulee olla oma vastuu, johto ja hoitotyön koordinointi. Kannaotto on tärkeä, koska hoitotyön henkilökunta on suurin henkilöstöryhmä. Esitettävä johtamisjärjestelmä on puitemalli, joka vielä tarkentuu yksikkötasolla valmistelun jatkuessa. Ydinprosessit koostuvat seuraavista selkeistä toiminnan kokonaisuuksisa / ketjuista, jotka ovat jo osittain muotoutuneet käytännöiksi ja jotka ovat selkeästi tunnistettavissa.

5 Terveyspalvelut (n. 49 M, sis. ostettu ESH) Hoito- ja hoivapalvelut (n. 43 M ) Hyvinvointi ja terveyden edistäminen(n. 36 M ) Ympäristöpalvelut (n. 1,7 M ) Hallinto- ja tukipalvelut (n. 18 M ) Hyvinvointi ja terveyden edistäminen on nostettu kokonaisuutena korostamaan ennaltaehkäisevän ja terveyttä sekä hyvinvointia edistävää työtä. Ko. vastuualueen alla ovat keskeiset toisiinsa liittyvät tehtäväkokonaisuudet, jolloin myös ennaltaehkäisevän työn kokonaisnäkemys ja tavoitteet muodostuisivat vahvaksi. Hallinto- ja tukipalveluihin on keskitetty kaikille yhteisiä toimintoja ja sellaisia tehtäviä, jotka vaativat tiettyä erityisosaamista, jota välttämättä ydinpalvelujen substanssiosaaminen ei edellytä. Tällaisia tehtäviä ovat hankintojen ja sopimusten hallinta, hanke- ja ulkopuolisen rahoituksen hankkiminen, laatutyö, raportointi jne. erityistehtävät. Lisäksi henkilöstöpalveluissa yhä lisääntyvänä toimintana on rekrytointi ja sijaishankinta. Osaksi rekrytointia on jo keskitetty, mutta sijaisten hankkiminen ja sisäisen sijaistoiminnan sekä koulutuksen koordinointi nähty tarpeellisena keskittää yhteen kokonaisuuteen. Keskitetyillä tehtävillä vapautetaan palvelutuotantoon työaikaa nykyisiltä esimiehiltä ja saadaan paremmin hallittavia kokonaisuuksia. Henkilöstöpalveluissa korostuu myös osatyökykyisten tehtäväjärjestelyt. Tarve on lisääntynyt ja tehtäväjärjestelyillä on merkittävä taloudellinen vaikutus varhe-maksujen kertymään. Esitetyssä mallissa vastuualueet jakaantuvat tlaoudelliselta volyymiltaan melko tasaisesti ottaen huomioon, että terveyspalveluihin lukeutuu ostettu erikoissairaanhoito (KYS). Johtamisen järjestelyt tultaisiin toteuttamaan niin, että kullakin johtajalla / esimiehellä on selkeä vastuu. Hoitotyön johtaminen saa vahvan aseman uudessa mallissa, koska keskeisiä suuria tehtäväkokonaisuuksia on järkevä vastuuttaa hoitotyön esimiehille, vaikka ns. kaksijohtajajärjestelmää ei toteutettaisikaan. Tarkemmat esitykset ko. järjestelyistä antavat johtoryhmän jäsenet valmistelun jälkeen. Johtoryhmä käsitteli mallia kokouksessaan ja johtoryhmän esitys oli yhtenevä kuitenkin siten, että kehittämistoiminta voi sijaita joko hyvinvointipaveluissa tai keskitetyissä palveluissa. Vastuualuejohtajien tehtävät: Nykyiset vastuualuejohtajat ja johtoryhmän jäsenet (6+Tj)

6 Terveyden ja sairaanhoidon palvelut, kaksoisjohtajuus johtava ylilääkäri ja johtava ylihoitaja Sosiaalipalvelut, sosiaalijohtaja Ympäristöpalvelut, ympäristöjohtaja Hallinto- ja tukipalvelut, talous- ja hallintojohtaja Henkilöstöjohtaja. lakimies Esitetty malli: (Tj+6) Terveyspalvelut, yksi johtaja Hoito- ja hoivapalvelut, yksi johtaja Hyvinvointipalvelut, yksi johtaja Ympäristöpalvelut, yksi johtaja Hallinto- ja tukipalvelut, yksi johtaja Henkilöstöjohtaja, lakimies Vastuualuejohtajien tehtävät täytettäisiin nykyisestä henkilökunnasta eikä nykyistä sosiaalijohtajan virkaa täytettäisi. Näin säästetään yhden johtavan viranhaltijan palkkakustannukset. Kuntayhtymän palveluksessa on ko. tehtävään lakisääteisesti päteviä henkilöitä. Lisäksi yksi vaihtoehto on tarkastella talousjohtajan tehtävää esim. tehtäväjärjestelyillä ja hakea ulkoa esim. talouspäällikön tehtävään asiantuntemusta. Nämä tarkastelut tulisi tehdä jatkovalmistelussa. Johtamisjärjestelmä otettaisiin tarkemman valmistelun jälkeen käyttöön Muutokset valmisteltaisiin siten, että ne voitaisiin jo huomoida talousarvion valmistelussa. Liitteenä jaetaan ppt-esitys johtamisjärjestelmän tavoitteita ja esityksistä. Toimitusjohtajan päätösehdotus: Yhtymähallitus hyväksyy johtamisjärjestelmän uudistamisen esitellyn mallin mukaisesti. Tehtäväalueiden ja tulosyksiköiden tarkempi valmistelu sekä näihin liittyvät tehtäväjärjestelyt valmistellaan johtoryhmän jäsenten vastuulla ja esitetään hallitukselle syksyn 2013 aikana. Uusi malli otettaisiin käyttöön Samalla todetaan, että nykyisessä sektoripohjaisessa mallissa olevaa sosiaalijohtajan tehtävää ei nykytehtäväkuvauksella laiteta ulkoiseen hakuun. Tehtäväkokonaisuus sisältyy hyvinvointipalvelujen ja terveyden edistämisen vastuualueeseen. Tehtävän täyttäminen toteutettaisiin ensisijaisesti sisäisellä haulla, koska kuntayhtymässä on kaikkiin johtoryhmän vastuualuejohtajien tehtäviin osoitettavissa päteviä/ lain määräämiä pätevyysvaatimusten täyttäviä henkilötä. Päätös:

7 Toimitusjohtaja täydensi päätösehdotusta kokouksessa seuraavasti: Jatkovalmistelu tapahtuu johtoryhmän jäsenten koordinoimana ja vastuulla siten, että valmistelu ja ehdotusten työstäminen tapahtuu työyksiköissä ja tehtäväalueilla yhteistyönä. Mikäli valmistelu vaatii työryhmien perustamista, vastuualuejohtajat nimeävät ko. työryhmät. Henkilöstö osallistuu valmisteluun työryhmissä sekä esim. työpaikkakokouksissa malleja työstettäessä. Vastuualuejohtajat vastaavat myös siitä, että valmistellut ehdotukset käsitellään työyksiköissä työpaikkakokouksissa ja tehtäväalueiden johtoryhmissä. Valmistelun etenemistä ja vaihtoehtoja käsitellään myös laajennetussa johtoryhmässä sekä esimiestapaamisissa. Yhteistoimintamenettelyn mukaiset henkilökohtaiset kuulemiset suoritetaan normaalisti niiden osalta, joiden tehtävät muuttuvat. Muutoin kuuleminen tapahtuu yhteistoimintamenettelyn mukaiseti yhteistyöryhmässä, jossa ovat edustettuina myös ammattijärjestöt. Asiaan liittyvä valmistelumateriaali on kaikkien nähtävillä asianhallintajärjestelmässä sekä Intrassa. Materiaalin täydentämisestä ajantasaisesti vastaa vastuualuejohtajat ja johtoryhmän sihteeri. Toimitusjohtajan kokouksessa täydentämä päätösehdotus hyväksyttiin.