Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Puhelin: Faksi:

Transkriptio

1 PÄIVÄMÄÄRÄ: Marraskuu 2013 Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Puhelin: Faksi: KENELLE: ASIA: 1. varapiirikuvernöörit ja piirikuvernööri-elektit 2014 Piirikuvernööri-elektien seminaari ja 97. kansainvälinen vuosikongressi Meillä on ilo lähettää sinulle tietoa koskien piirikuvernööri-elektien (DGE) seminaaria ja kansainvälistä vuosikongressia Torontossa, Ontarion provinssissa Kanadassa. Tämä paketti sisältää tiedot seuraavista aiheista: Ilmoittautuminen DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikongressiin Varaa hotellihuone Torontossa Varaa matkaliput Pyydä erityisvälineitä kuten tulkkaukseen tarvittavia kuulokkeita ja erityisaterioita Suunnittele mitä pakkaat mukaan DGE-seminaariin Olet jo saanut lähetyksen, jossa oli vuoden DGE-tehtäväopas. Tässä oppaassa on kolme tehtävää, joissa käsitellyt aiheet ovat hyvin tärkeitä piirikuvernöörinä menestymiselle. On erittäin tärkeää, että nämä tehtävät suoritetaan eräpäiviin mennessä, mukaan lukien verkossa tehtävät arvioinnit, koska vuoden 2014 DGE-seminaarin ateriakorvaukset maksetaan vain, jos nämä tehtävät on suoritettu. Toivomme, että varaat aikaa materiaaleihin perehtymiseen. Alustava aikataulu on liitteenä. Huomioi aikataulu tehdessäsi matkasuunnitelmia. Palauta ilmoittautumis- ja matkustuslomake LCI:hin viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta jotta LCI voi varata hotellihuoneen ja tehdä matkajärjestelyt. Saat toisen lähetyksen toukokuussa 2014 joka sisältää hotellivarauksesi, lentokenttäkuljetusliput, päivärahashekin ja päivitettyä tietoa seminaarista. Kysymyksissä koskien DGE-seminaaria sinun tulee ottaa yhteyttä: Matkat/lentovaraukset Matkakorvaukset Seminaarin ohjelman sisältö/ päivärahan saamisen ehdot Lynda Rohr Jan Uecker Laura Delgado Lisa Klaban Kysymyksissä koskien: Yhteystiedot Puhelin: Sähköposti Ilmoittautuminen/hotellivaraukset Reyna Galvan 6917 Kathy Gorgan Ajatasalla olevaa tietoa saa myös LCI:n verkkosivuilta: (hakusana DGE ) Odotamme innolla että saamme toivottaa sinut tervetulleeksi Torontoon! 2014 DGE LM #1.FI.docx

2 Sisällysluettelo MERKITSE KALENTERIISI... 3 ILMOITTATUMINEN - DGE-SEMINAARI JA VUOSIKONGRESSI... 3 MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA -TOIMENPITEET... 4 DGE-kulukorvauskäytäntö... 4 Aikuiskumppanin kulut ja korvauskäytäntö... 4 Matkakulukorvaukset -- muut matkustusmuodot... 5 Hyväksytyt matkustuspäivämäärät... 5 Matkustaminen ennen kongressia tai sen jälkeen... 5 ATERIARAHA/PÄIVÄRAHA... 6 HOTELLIMAJOITUS... 6 Ohjeet koskien hotelleja... 6 Erikoistarpeet... 7 Hotellivarauksen vahvistus:... 7 Lisähuoneet... 7 RYHMÄATERIAT... 7 TULKKAUS... 7 Henkilökohtaiset tulkit... 8 PASSIT JA VIISUMIT... 8 SUOSITELTU PUKEUTUMINEN... 8 MUUTOSTEN TEKEMINEN... 9 LIITTEET

3 MERKITSE KALENTERIISI 16. joulukuuta Kolmen DGE-seminaarin tehtävän suorittamisen eräpäivä (vaaditaan DGE-ateriakorvauksen saamiseksi) 15. tammikuuta Päivämäärä jolloin viimeistään pitää palauttaa 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomake 14. maaliskuuta Viimeinen päivämäärä lentojen varaamiseksi DGE-seminaariin 14. maaliskuuta Viimeinen päivämäärä matka-aikataulun lähettämiseksi päämajaan (jos tarpeen) Toukokuu Hotellivarausvahvistus, lentokenttäkuljetusliput ja ateriakorvaustiedot lähetetään 30. kesäkuuta Kaikki piirikuvernööri-elektit saapuvat hotelliin 1. heinäkuuta Yksittäispiirien perehdytys DGE-seminaarin ilmoittautuminen ja lahjojen jakaminen DGE- ja aikuiskumppanin valokuvat 2. heinäkuuta DGE-seminaarin avajaistilaisuus 4. heinäkuuta DGE-seminaarin juhlabanketti 8. heinäkuuta DG-valmistujaisseremonia päätösistunnossa 9. heinäkuuta DG:t lähtevät hotellista 25. heinäkuuta Matkakululaskun eräpäivä ILMOITTATUMINEN - DGE-SEMINAARI JA VUOSIKONGRESSI LCI ilmoittaa sinut ja puolisosi DGE-seminaariin ja kansainväliseen vuosikongressiin. Prosessin aloittamiseksi sinun tulee ensin täyttää 2014 DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomake ja palauttaa se viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. Suunnittelun ja käsittelyn helpottamiseksi on erittäin tärkeää, että meillä on ajan tasalla olevat tiedot sinusta ja aikuiskumppanistasi. Tiedot jotka annat tullaan käyttämään postituksia ja luokkahuoneiden osallistujalistoja varten. Älä lähetä vuosikongressin ilmoittautumismaksua. Ilmoittautumismaksu aikuiskumppanilta (US$110,00) vähennetään maksettavasta päivärahasta, jos aikuiskumppani tulee mukaan. Jos olet jo toimittanut vuosikongressi-ilmoittautumisen ja hotellivarauslomakkeen maksuineen, ilmoita siitä LCI:lle osoitteella registration@lionsclubs.org viimeistään torstaina, 1. toukokuuta jotta voimme suorittaa takaisinmaksun. Ilmoittaaksesi muut perheenjäsenet kansainväliseen vuosikongressiin, käytä lomaketta joka löytyy LION - lehdestä, tee ilmoitus verkossa, tai lataa ilmoittautumislomake LCI:n verkkosivuilta. Tilan puutteen vuoksi DGEseminaarin tapahtumat ovat avoinna ainoastaan DGE:ille ja yhdelle aikuiskumppanille. 3

4 MATKUSTUSSÄÄNNÖT JA -TOIMENPITEET Huomaa, että DGE:n ja aikuiskumppanin lentojärjestelyt pitää tehdä viimeistään perjantaina, 14. maaliskuuta. Aikaisin tehdyt varaukset antavat mahdollisuuden suorempiin lentoihin. NOUDATA LIITTEESSÄ 2 MAINITTUJA LENTOLIPPUJEN VARAUSOHJEITA. Toimenpiteet vaihtelevat maantieteellisen sijaintisi mukaan. DGE-kulukorvauskäytäntö Lions Clubs International korvaa seuraavat matkustuskulut: Yhden (1) turistiluokan lentolipun DGE:lle, suorinta reittiä lähtömaasta päämäärään. o Lentomatkan korvaussumma määräytyy matkustusajankohdan edullisimman tai alennetun economy -luokan lipun hinnan perusteella. o Sinua sitovat LCI:n matkustusta koskevat säännöt kulukorvausten saamisessa. Edestakaiset matkat kotisi ja lentokentän välillä korvataan LCI:n kulukorvauslaskua C-30 ja alkuperäisiä kuitteja vastaan (Liite 4). Lentoparkkimaksut korvataan ainoastaan siinä tapauksessa, että parkkeeraaminen on edullisempi vaihtoehto kuin edestakaiset matkat taksilla, autolla, junalla tai bussilla. LCI korvaa yhden ruumaan menevän, lentoyhtiön paino- ja mittarajoitusten mukaisen matkalaukun kulut. o Muut ruumaan menevät lisämatkatavarat ovat matkustajan omakustanteisia. Matkatavarasäännöt vaihtelevat lentoyhtiöittäin. o Tarkastathan tiedot omalta lentöyhtiöltäsi. o Kulut yhdestä ruumaan laitetusta matkatavarasta voidaan laskuttaa yhdessä paikallisen kenttäkuljetuksen kanssa. Korvausten saamiseksi korvauslomakkeen kuitteineen tulee olla LCI:n talousraportoinnin & seurannan osastolle viimeistään perjantaina, 25. heinäkuuta. Aikuiskumppanin kulut ja korvauskäytäntö Lions Clubs International korvaa seuraavat aikuiskumppanin matkustuskulut: LCI korvaa hallituksen sääntökokoelman määrittelemän summan 500 US dollaria aikuiskumppanin matkakuluista kansainväliseen vuosikongressiin. o Korvaus maksetaan vain matkakuluista o Ruumaan menevien laukkujen maksut ovat aikuiskumppanin henkilökohtaisia menoja. Aikuiskumppanit voivat tehdä lentovaraukset seuraavilla tavoilla: o Carlson Wagonlit Travel o Itse valitsemansa matkatoimisto o Suoraan lentoyhtiöstä o Verkossa matkasivustojen kautta Kaikki aikuiskumppanit maksavat omat lentonsa kun he varaavat liput. Saadakseen enimmillään 500 US dollarin suuruisen kulukorvauksen lentolipustaan, tulee DGE:n toimittaa siitä Aikuiskumppanin matkalaskulomake (liite 3) päämajaan seuraavien tositteiden kanssa: o Kopio matkalipusta sisältäen matka-aikataulun, lentoyhtiön nimen, lennon numerot, palveluluokan, lähtö- ja paluupäivämäärät ja ajat o Maksutosite (kopio maksukuitista, luottokorttikuitista) 4

5 Korvaushakemukset voi lähettää niin pian kuin liput on varattu ja kuitti maksusta on saatu. Yllämainitut tiedot tulee lähettää LCI:n talousraportoinnin & seurantaosastolle viimeistään perjantaina, 25. heinäkuuta. * LCI ei kustanna aikuiskumppanin kuluja mikäli piiri on siirtymäkauden piiri tai siinä on vähemmän kuin 35 klubia/1250 jäsentä yli kahden vuoden ajalta. Aikuiskumppanin matkan maksuihin ei voida tehdä muutoksia. Säilytä kuitit omista ja puolisosi matkakuluista. Piirikuvernöörivuoden lopussa jos piiri täyttää vaatimuksen 35 klubista ja 1250 jäsenestä; tai jos piiri on alle 35 klubin tai 1250 jäsenen, mutta osoittaa että nettojäsenkasvu on plus yksi, aikuiskumppanin lentolipun hinta korvataan nykyisten sääntöjen mukaan. Matkakulukorvaukset - muut matkustusmuodot Jos et lennä Torontoon, sinun pitää kertoa asiasta LCI:n matkaosastolle ilmoittamalla matkustusmuoto sivulla LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. Jos päätät matkustaa Torontoon autolla, junalla tai linja-autolla - korvataan matkakuluista ainoastaan tilintarkastussäännöissä määritelty osa. Korvauksen enimmäismäärä on 1,5 kertaa edullisimman lentolipun hinta alkaen 1. huhtikuuta, sillä varauksella, että seurassasi matkustaa aikuiskumppani jonka lipun hinta ei ylitä 500 US dollaria. Jos matkustat yksin, korvataan yksittäisen lentolipun hinta. Tähän summaan sisältyvät automatkan aikana hotellit, ateriat, polttoainekulut, tietullit ja parkkimaksut kongressihotellilla. Sinulle ilmoitetaan enimmäissummasta ja sinulle lähetetään erityinen kulukorvauslomake. Palauta tämä lomake täytettynä LCI:n Talousraportoinnin & seurantaosastolle alkuperäisine kuitteineen viimeistään perjantaina, 25. heinäkuuta saadaksesi korvauksen. Hyväksytyt matkustuspäivämäärät Saapuminen: Maanantai, 30. kesäkuuta Lähtö: Keskiviikko 9.heinäkuuta. Edestakaiset matkat lentokentän ja Sheraton Centre Toronto -hotellin välillä sinulle ja aikuiskumppanillesi tullaan järjestämään LCI:n toimesta. Lentokenttäkuljetusliput tullaan lähettämään toukokuun 2014 postituksessa. Matkustaminen ennen kongressia tai sen jälkeen Jos suunnittelet matkustavasi joko ennen tai jälkeen kansainvälisen vuosikongressin, varmista, että matkustuspäivämäärät eivät ole ristiriidassa yllä mainittujen hyväksyttyjen DGE-seminaarin ja Kansainvälisen vuosikokouksen päivämäärien kanssa. Hakusanalla Vuosikokouksen kiertoajelut saat verkkosivuiltamme lisätietoa vuosikokousta edeltävistä ja sen jälkeisistä matkapaketeista joita lionjäsenet ja heidän vieraansa voivat ostaa. Lentomatkakulusi korvataan alhaisimman tai tarjouksessa olevan turistiluokan lipun mukaan, loogisinta matkareittiä Torontoon ja takaisin, hinnalla joka olisi ollut voimassa hyväksyttyinä matkustuspäivämäärinä. Jos lentomatkasi hinta on ennen tai jälkeen vuosikongressia tapahtuvan matkailun takia korkeampi, on lipunhintojen välinen erotus omakustanteinen. Lisäksi kaikki ylimääräiset hotelliyöpymiset hyväksyttyjen päivämäärien ulkopuolella ovat matkustajan henkilökohtaisia kuluja joita ei korvata. 5

6 ATERIAKORVAUS/PÄIVÄRAHA Ateriakorvauksena US$95,00 vastaava summa per päivä (josta vähennetään ryhmäateriat ja mahdollinen aikuiskumppanin ilmoittautumismaksu) on hyväksytty DGE:lle Torontossa. Ateriakorvaus (jos olet oikeutettu sellaiseen) lähetetään sinulle toukokuun 2014 vahvistuspostituksen yhteydessä. Piirit jotka käyttävä sähköistä maksupalvelua saavat korvaukset viimeistään 15. toukokuuta. Huomaa, että LCI ei tarjoa mitään käteis- tai valuutanvaihtopalveluita Torontossa. Pyydämme, että käyt vaihtamassa sekin käteiseen heti kun olet saanut sen. LCI ei myöskään kirjoita shekkejä paikan päällä. Seuraavia kuluja ei korvata: Alkoholijuomat Hotellin businesskeskuksen kulut Juomarahat Elokuvat Passi- ja/tai viisumikulut Puhelin Pesulakulut Sairaanhoito Hotellin turvakaapit Puolisot eivät saa ateriakorvausta/päivärahaa. Kaikki matkalla aiheutuneet kulut sekä ylimääräiset yöt Torontossa ja henkilökohtaiset kulut hotellihuoneen luovutuksen yhteydessä ovat omalla vastuullasi. HOTELLIMAJOITUS Kaikki piirikuvernööri-elektit ja heidän aikuiskumppaninsa yöpyvät Sheraton Centre Toronto -hotellissa: Sheraton Centre Toronto Hotel 123 Queen Street West Toronto ON, Canada M5H 2M9 Puhelin: Faksi: Ohjeet koskien hotelleja LCI tekee automaattisesti hotellivarauksen sinulle ja aikuiskumppanillesi maanantai, 30. kesäkuutakeskiviikko, 9. heinäkuuta väliselle ajalle. Jos tarvitset lisäöitä DGE-hotellissa, merkitse ylimääräiset hotelliyöt 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella. Älä ota yhteyttä suoraan hotelliin. Sinun tulee yöpyä Sheraton Centre Toronto -hotellissa koko vuosikongressin ajan. Älä lähetä varausmaksua hotellia varten. Yöpymiskulut ja verot hyväksytyiltä päiviltä maksetaan suoraan Sheraton Centre Toronto -hotellille LCI:n toimesta. Jokainen on itse vastuussa ylimääräisten öiden maksuista ja muista menoista. Kaikki huoneet ovat kahden hengen huoneita joko yhdellä parivuoteella tai kahdella yksittäisvuoteella. Hotelli veloittaa DGE:ta suoraan jos huoneen hinnassa on eroa kolmen tai neljän hengen majoittuessa siihen. 6

7 Erikoistarpeet LCI pyrkii kaikin tavoin ottamaan huomioon vieraiden erityistarpeet. Ilmoita yksityiskohtaiset tarpeet 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella. LCI toimittaa nämä vaatimukset hotellille. Erityistoiveet koskien huoneita voidaan toteuttaa saatavuuden puitteissa hotellille kirjautumisen yhteydessä. Hotellivarauksen vahvistus: Vahvistus hotellivarauksesta lähetetään sinulle toukokuussa Tuothan sen mukanasi Torontoon ja esitä hotellin henkilökunnalle vastaanotossa. Lisähuoneet Sheraton Centre Toronto -hotellissa on rajallinen määrä vapaita huoneita DGE-perheille. Noudata näitä ohjeita, jos haluat varata ylimääräisiä huoneita perheenjäsenille. LCI pyrkii kaikin tavoin ottamaan huomioon vieraiden erikoistarpeet: 1. Täytä ilmoittautumislomake, jolla on vähintään yhden aikuisen tiedot. (Lomake löytyy verkkosivulta tai The Lion -lehdestä) 2. Muista maksaa USD$225,00 hotellin varausmaksuna. 3. Lähetä täytetty lomake ja maksu viimeistään torstaina, 1. toukokuuta osoitteella RYHMÄATERIAT Seuraavat ryhmäateriat ovat osa DGE-seminaarin ohjelmaa: Piirikuvernööri-elekteille DGE- lounas keskiviikko, 2. heinäkuuta DGE- lounas keskiviikko, 3. heinäkuuta DGE- lounas keskiviikko, 4. heinäkuuta DGE-seminaarin juhlabanketti - perjantai, 4. heinäkuuta Aikuiskumppaneille DGE-seminaarin juhlabanketti - perjantai, 4. heinäkuuta TULKKAUS DGE:t on jaettu luokkahuoneryhmiin piirien virallisten kielten perusteella, LCI:n piiri- ja klubihallinnon osaston tietojen mukaisesti. Luokkahuoneryhmien istunnot vetää suomenkielinen ryhmäjohtaja. Mikäli haluat vaihtaa toisen kieliseen luokkaryhmään, ota yhteyttä Lori Saldanaan osoitteella lori.saldana@lionsclubs.org viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. Siirrot hyväksytään mikäli ryhmässä on tilaa. Avajaisseremonia, täysistunnot ja päätösistunto pidetään englanninkielellä. Simultaanitulkkaus järjestetään seuraavilla kielillä: kiina, englanti, suomi, ranska, saksa, italia, japani, korea, portugali, espanja ja ruotsi. 7

8 Saadaksesi kuulokkeet tulkkauksen kuuntelemista varten DGE-seminaarissa: Ilmoita jos tarvitset kuulokkeet 2014 LCI DGE-seminaarin & kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- & matkustuslomakkeella. Tulkkaukseen tarvittavat kuulokkeet ovat haettavissa ilmoittautumistiskiltä 1. heinäkuuta. Kuulokkeet on palautettava DGE-seminaarin päätösistunnon päätyttyä 4. heinäkuuta. Kuulokkeista ei peritä käyttömaksua DGE:n ja puolison osalta seminaarin aikana. LCI pitää itsellään oikeuden veloittaa DGE:tä tai kumppania 100 US dollaria kadonneista kuulokkeista. Henkilökohtaiset tulkit Henkilökohtaisten tulkkien nimet (jos tarvetta muille kuin edellämainituille kielille) tulee ilmoittaa DGEseminaaritoimistoon, ja heidän tulee noudattaa LCI:n sääntöjä ja käytäntöjä. Ota yhteyttä Reyna Galvaniin osoitteella pyytääksesi Henkilökohtaisen tulkin ilmoittamislomaketta. Täytetty lomake pitää palauttaa Reyna Galvanille viimeistään keskiviikkona, 15. tammikuuta. PASSIT JA VIISUMIT Kaikilla Kanadaan matkustavilla tulee olla joko passi ja/tai viisumi, riippuen henkilön kansalaisuudesta ja matkan pituudesta. Jos passi vaaditaan, sen on oltava allekirjoitettu ja siinä on oltava riittävästi tyhjiä sivuja mahdollisia viisumileimoja varten. Passin on oltava voimassa 6 kuukautta maasta poistumisen jälkeen. Selvitä viisumivaatimukset paikallisesta konsulaatista. Lisätietoja löytyy myös: SUOSITELTU PUKEUTUMINEN Business Virallinen Moninkertaispiirin/piirin univormu Miehet Businesspuku tai pikkutakki ja solmio. Valkoinen tai musta illallistakki. (Smokki) Naiset Jakkupuku tai pikkutakki ja hame, suorat housut tai mekko. Ilta- tai cocktailpuku Pikkutakki ja solmio tai huivi, moninkertaispiirin sääntöjen mukaan. Seuraavia asuja suositellaan käytettäväksi DGE-seminaarin aikana: Valokuvaus varapresidentti ja rouva Prestonin kanssa Avajaisseremonia, yleisistunnot, luokkahuoneistunnot ja päätösistunto DGE-seminaarin juhlaillallinen Puku tai moninkertaispiirin/piirin univormu Puku tai moninkertaispiirin/piirin univormu Smokki, iltapuku tai kansallispuku 8

9 MUUTOSTEN TEKEMINEN Muutoksia tietoihin ilmoittautumis- ja matkalomakkeen lähettämisen jälkeen voi tehdä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen Lähetä mahdolliset muutokset viimeistään torstaina, 15. toukokuuta. Hotellivaraus: Hotelliin kirjautumisen tai uloskirjautumisen päivämäärien muutokset. Muutokset hyväksytään mikäli hotellissa on tilaa. Nimen kirjoitusasun muutos: Lähetä korjaus joko omasta tai puolisosi nimestä jos se oli kirjoitettu väärin. Peruuttaminen: Mikäli yllättäen sinulle tai aikuiskummpanillesi tulee este DGE-seminaariin ja/tai vuosikongressiin osallistumiselle, ole hyvä ja ilmoita LCI:lle välittömästi. LIITTEET DGE-seminaarin ja kansainvälisen vuosikongressin ilmoittautumis- ja matkustuslomake 2a. Lennon varausmenettely Yhdysvallat ja Kanada 2b. Lentomatkojen tilaaminen CWT:n kautta 2c. Lentomatkojen tilaaminen - paikalliset hyväksytyt matkatoimistot 3. Lions Clubs Internationalin Aikuiskumppanin matkakulukorvauslomake 4. Lions Clubs Internationalin matkakulukorvauslomake (C-30) 5. DGE Kutsukirjepyyntö DGE-seminaarin aikataululuonnos Vuosikongressin aikataulu 9