Lapin yliopiston ICT-projektisalkun hallinta ja ICTprojektien. Rehtorin päätös

Transkriptio

1 Lapin yliopiston ICT-projektisalkun hallinta ja ICTprojektien vaiheistus Rehtorin päätös

2 Sisältö 1. Taustaa 2. ICT-projektisalkun hallintaprosessi - Johtamisjärjestelmä - Vuosikello - Toimijat 3. ICT-projektien elinkaari 4. Tehtävien jaottelu: projektit, pien- ja jatkokehitys, kunnossapito 5. Käsitteet

3 1. Taustaa Lapin yliopisto kerää ja priorisoi ICT:n kehittämistarpeitaan. Tavoitteena on kehittämistarpeiden toteuttaminen ja läpiviennin turvaaminen. Työkaluna toimii ICT-projektisalkunhallinta sekä sen toimintalähtöinen johtaminen. Toimintamallilla pyritään mahdollistamaan kokonaisvaltaisempi näkökulma kehittämiseen, jonka kautta osaoptimointia, päällekkäistä kehittämistä ja resurssikonflikteja pyritään hallitsemaan. ICT-projektisalkku on joukko projekteja ja hankkeita, jotka kootaan yhteen kokonaiskoordinoinnin parantamiseksi. 1. Yhteinen luokittelu tukee ICT-projektisalkun priorisointia ja kokonaissalkun riskien tasapainotusta ohjaten panostukset strategisesti tärkeisiin kehityskohteisiin. 2. Yhteinen vaiheistusmalli luo edellytykset projektien yhdenmukaiseen ohjaamiseen ja koko projektisalkun sisällön jäsentämiseen. 3. Yhteinen tilannekatsauskäytäntö mahdollistaa kaikkien projektien säännöllisen ja yhdenmukaisen seurannan ICT-projekti- ja projektisalkkutasolla. 4. Yhteinen evaluointikäytäntö luo riippumattoman tavan arvioida projekteja vaiheistusmallin mukaisissa päätösporteissa.

4 2. ICT-projektisalkun hallintaprosessi johtamisjärjestelmä 1/3 Rehtori Asettaa ICT-projektisalkun budjettiraamin Hyväksyy ICT-projektien investointipäätökset Tietohallintojohtajan esityksestä Hyväksyy ICT-projektisalkun sisällön ja priorisoinnin Tietohallintojohtajan esityksestä Strateginen taso Rehtoraatti Ohjaa ICT-projektisalkun hallintaa painopisteiden kautta Seuraa tilannekatsausta 4 krt / vuodessa Taktinen taso ICT-projektisalkun ohjausryhmä Johtaa ICT-projektisalkun hallintaa Vastaa ICT-projektisalkun sisällöstä ja priorisoinnista Koostaa ja seuraa tilannekatsausta 4 krt / vuodessa Operatiivinen taso Tietohallinto / projektitoimisto / sovelluspalvelut Omistaa ICT-projektisalkun hallintaprosessin ja fasilitoi liiketoimintayhteistyötä Vastaa tietojen koostamisesta ICT-projekteilta Vastaa ICT-projektisalkku tilannekatsauksen koostamisesta. Katsaus pitää sisällään myös LUC IT:n yhteiset projektit. Hoitaa ICT-projektisalkun operatiiviset tehtävät

5 2. ICT-projektisalkun hallintaprosessi - vuosikello 2/3 Tulosneuvottelut (lokakuu) Priorisointi 3 (syyskuu) Priorisointi 1 (tammikuu) Priorisointi 2 (kesäkuu) Kurkistusneuvottelut (toukokuu)

6 2. ICT-projektisalkun hallintaprosessi - toimijat 3/3 Rehtori Mauri Ylä-Kotola Rehtoraatti Jukka Mäkelä, Kaarina Määttä, Minna Uotila Markus Aarto, Manu Pajuluoma, Tarja Särkkä, Mirja Väyrynen ICT-projektisalkun ohjausryhmä Opintohallinto: Merija Timonen Tutkimus ja taiteellinen toiminta: Satu Pesola Yhteiskunnallinen vuorovaikutus: Jorma Puuronen Opiskelijat: Ira Hietanen Professorit: Antti Syväjärvi Opettaja: Jari Mikkola Hallinto: Matti Honkala Laatu: Jukka Sankala Kirjasto: Susanna Parikka Koulutus- ja kehittämispalvelut: Antti Koski Tietohallinto: Seija Nevala (siht), Manu Pajuluoma (pj) Tietohallinto / projektitoimisto / sovelluspalvelut Seija Nevala

7 Strategia ja kokonaisarkkitehtuuri Ideat Yliopiston toiminnan tarpeiden hallinta Toiminnan, konseptien ja prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta (priorisointi) Yhteisvastuu läpi projektin Yliopiston toiminnan kanssa tehtävät asiat Vaiheet Ratkaisutoimittajan kanssa tehtävät asiat 3. Lapin yliopisto ICT-projektin elinkaari Esiselvitys hyötyanalyysin laatiminen Projektiehdotus Valmistelu ja hyötyanalyysi Vaatimusmäärittely Projektisuunnitelma Hyötyjen toteutumisen varmistaminen Kommunikointi ja viestintä Riskien, laadun ja muutosten hallinta Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Vaiheistus, aikataulutus ja resurssien organisointi Projektin elinkaari Muutoksen johtaminen Hyväksymistestien suunnittelu Muutoksen valmistelu Toteutus, testaus ja ohjaus Ratkaisun toteuttaminen ja testaus Hyväksymistestaus Koulutus Käyttöönotto (roll-out) Koulutus ja käyttöönotto Jälkiarviointi Projektin päättäminen Päätös ja hyötyjen realisointi Pien- ja jatkokehityksen hallinta Päätöksentekopisteet 1. Suunnittelun käy nnistäminen, suunnitteluprojektin asettaminen 2. Inv estointipäätös, lisäinv estointipäätös (Rehtori) 3. Käy ttöönottopäätös 4. Projektin päättäminen 5. Hy öty jen realisointi

8 3. Lapin yliopisto ICT-projektin elinkaari päätöspisteissä vaaditut dokumentit 1. Valmistelu ja hyötyanalyysi Esiselvitys ja hyötyanalyysin laatiminen Projektiehdotus 2. Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Investointilaskelma Projektisuunnitelma Esitysmateriaali / tiivistelmä Päätös pöytäkirja 3. Toteutus, testaus ja ohjaus Projektin seuranta raportti Testausraportti Johtoryhmän pöytäkirjat Päätös 1: Suunnittelun käynnistäminen, suunnitteluprojektin asettaminen Päätös 2: Investointipäätös, lisäinvestointipäätös (Rehtori) Käynnistäminen päätetään osana priorisointia Päätös 3: Käyttöönottopäätös 4. Koulutus ja käyttöönotto Päätös 4: Projektin päättäminen 5. Päätös ja hyötyjen realisointi Päätös 5: Hyötyjen realisointi Dokumenttipohjat löytyvät Intranetistä ja tukea antaa prosessin eteenpäin viemisessä saa tietojarjestelmat@ulapland.fi.

9 4. Tehtävien jaottelu: projektit, pien- ja jatkokehitys, kunnossapito Lapin yliopistolla ICT-kehitystehtävät jaotellaan kolmeen eri kategoriaan. 1. Kunnossapito / ylläpito Kunnossapidon ja ylläpidon tehtäviä hallinnoidaan pääsääntöisesti sovellusalueittain, sovelluksittain tai palveluittain linjatyönä. Pieniä tehtäväkokonaisuuksia ei projektoida, vaan niitä hallitaan tehtävälistoissa. Isommat rationointityöt projektoidaan. Kaikki monimutkaiset (esim. integraatiot) tai vaikutukseltaan laajat ylläpitotehtäväkokonaisuudet projektoidaan hallittavuuden mahdollistamiseksi. 2. Pien- ja jatkokehitys Pien- ja jatkokehitys tehtäviä hallinnoidaan pääsääntöisesti sovellusalueittain, sovelluksittain tai palveluittain linjatyönä. Pieniä tehtäväkokonaisuuksia ei projektoida, vaan niitä hallitaan tehtävälistoissa. Kaikki monimutkaiset (esim. integraatiot) tai vaikutukseltaan laajat ylläpitotehtäväkokonaisuudet projektoidaan hallittavuuden mahdollistamiseksi. 3. ICT-projektit ICT-projektit ovat omia kokonaisuuksiaan, jossa on tietyn määritetyn tehtävän suorittamiseksi asetettu resurssit ja aikataulu. Asetetun tehtävän, resurssien ja aikataulun puitteissa projekti toimii linjaorganisaatiosta irrotettuna omana johtamisjärjestelmänään. Kaikki monimutkaiset (esim. integraatiot) tai vaikutukseltaan laajat ylläpitotehtäväkokonaisuudet projektoidaan hallittavuuden mahdollistamiseksi.

10 5. Käsitteet ICT-projektisalkku tai ICT-projektiportfolio sisältää tiedot kaikista tietohallinnon alaisista projekteista ja projektisuunnitelmista sekä projektimallin projektien läpiviemiseen. ICT-projekti on sarja ainutlaatuisia, monimutkaisia ja toisiinsa kytkeytyviä toimintoja, joilla on yksi tavoite tai päämäärä ja jotka pitää toteuttaa määrätyssä ajassa, määrätyllä budjetilla ja määrättyjen spesifikaatioiden mukaan. ICT-projektit ovat omia kokonaisuuksiaan, jossa on tietyn määritetyn tehtävän suorittamiseksi asetettu resurssit ja aikataulu. ICT-projekti toimii linjaorganisaatiosta irrotettuna omana johtamisjärjestelmänään. Ohjelma on kokoelma projekteja, joilla on yhteinen (abstrakti) tavoite. Ohjelmat ovat tyypillisesti erittäin suuria tai monimutkaisia projektikokonaisuuksia. Ohjelmaan kuuluvilla yksittäisillä projekteilla on kullakin oma tavoitteensa. Ohjelman projektien tavoitteet puolestaan ovat ohjelman yhteisen tavoitteen mukaisia. Ohjelman projekteja hallinnoidaan ja johdetaan yhtenäisesti. Hanke on Lapin yliopistossa ulkopuolisen täydentävän rahoituksen piirissä toteutettu projekti. Konsepti kuvaa organisaatiolle uuden aikaisemmasta poikkeavan toimintatavan. Konseptien kehittämisen lähtökohtana voivat olla uudet yliopiston toimintaan perustuvat tarpeet tai tietotekniikan mahdollistamat uudet ratkaisut tai innovaatiot. Hyötyanalyysi kuvaa projektin hyödyt suhteessa panostukseen. Hyötyanalyysissä verrataan investointi- ja käyttökustannuksia saavutettavissa oleviin hyötyihin. Laskennallisten hyötyjen lisäksi arvioidaan toteutuksen vaihtoehdot, vaikutukset ja riskit. Vaatimusmäärittely on dokumentti, jossa kuvataan ohjelmistoprojektin tavoitteita ja vaatimuksia. Siinä määritellään miten lopullisen ohjelmiston tulisi toimia ja millä keinoilla nämä toiminnallisuudet saavutetaan. Toiminnallisuuksia kuvataan usein käyttötapausten avulla. Käyttötapaukset kuvaavat käyttäjän ja ohjelmiston välistä vuorovaikutusta. Vaatimusmäärittely jaotellaan pääpiirteissään kahteen osaan eli toiminnallisiin ja ei-toiminnallisiin vaatimuksiin. Ei-toiminnallisia vaatimuksia ovat laadulliset vaatimukset ja resurssivaatimukset. Vaatimusmäärittely tehdään yhdessä hyödyntäjän tai asiakkaan kanssa.