Kainuun pilotin. Pilotointisuunnitelma

Transkriptio

1 Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon Kainuun pilotin Pilotointisuunnitelma Versio

2 2 (21) Sisällys Sisällys Projektin sisältö Projektin kuvaus ja kohde Projektin tavoitteet Lopputulokset ja vaikutukset Projektin omistaja Toteutuksen osapuolet Toteutus Läpiviennin yleiset periaatteet Aikataulu ja vaiheistus Pilotin toteutus Projektin hyödyt Kuntatieto-ohjelmalle Projektin hyödyt Kainuun sotelle (Kuntayhtymä) Projektin organisointi Projektin hallinnollinen organisointi Roolit, vastuut, velvollisuudet ja tehtäväkohtaiset erityisvastuut Sidosryhmät ja viestintä Riskianalyysi Työmääräarvio ja tehtäväjako Kustannusarvio ja kustannustenjakomalli Kustannusarvio Kustannustenjakomalli...20

3 3 (21) Dokumentin versiohistoria Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus V Sari Keränen projektin perustiedot suunnitelmaan V Sari Keränen suunnitelman sisällön täydentäminen V Sari Keränen V Sari Keränen toimenpiteiden täydentäminen V Sari Keränen sisällön muokkaus V Sari Keränen kustannusten lisääminen V Sari Keränen kustannustietojen päivittäminen

4 4 (21) 1. Projektin sisältö 1.1. Projektin kuvaus ja kohde Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon n (Kainuun sote) tehtävänä on Kuntatieto-ohjelman mukaisen Kainuun pilotin toteuttaminen. Kainuun pilotin tehtävät: 1. Selvittää ja testata, miten Kainuun sotessa saadaan palveluiden kustannus- ja suoritetiedot I. Selvityksessä hyödynnetään: SITRAn Mielenterveys- ja päihdepalvelut -palvelupakettia II. Kuntatieto-ohjelman aiempia tuotoksia: JHS talousluokitus / tililuettelo JHS toimipaikkatieto Palvelutiedon käsitemalli, Tampere (onko käsitemalli hyödynnettävissä sotessa) 2. Testata johtamisen viitearkkitehtuurin (JVA) käyttö- ja soveltamisohjeita (Espoo) Tässä osiossa testataan Espoon 3 vaiheen tuotosta Johtamisen viitearkkitehtuurista seuraavasti: Prosessi-integraatiokuvausmallin testaaminen soten osalta Mielenterveys- ja päihdepalvelut -palvelupakettiin kuuluvien palveluiden johtaminen) Selvitetään johtamiseen liittyvien prosessien (= ohjausprosessit) väliset suhteet ja tietovirrat Kainuun sotessa Asiakas-/integraationäkökulma (erikoissairaanhoito, perusterveydenhuolto, sosiaalihuolto) Tukiprosessi näkökulma 3. Arvioida Kainuun soten Johdon työpöydän toimivuus Mielenterveysja päihdepalvelut palvelupaketin osalta Arvioidaan johdon työpöydän toimivuus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin osalta Saadaanko tuotettua sellaista tietoa, jota em. palvelujen johtamisessa tarvitaan

5 5 (21) Tiedolla johtamisen näkökulma 4. Testata ja kuvata Kainuun soten taloushallinnon raportoinnin kääntäminen XBRL-muotoon (Mikkeli) sekä testata tiedon lähettämistä Testataan ja kuvataan miten saadaan SAP:sta Y-tunnus toimittaja/asiakkaan takaa sektoriluokitusta varten Testataan XBRL tiedon lähettämistä tietoympäristöön 5. Arvioida Kainuun pilotista saatavien tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa sote-organisaatioissa Arvioidaan tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa soteorganisaatioissa Kainuun soten tuotosten katselmoinnit Muiden tuotosten katselmoinnit Synergiaverkostotyö Ennakoidaan tulevaa itsehallinto- ja sote-alue ratkaisua 6. Pilotin arviointi ja loppuraportti 1.2. Projektin tavoitteet Pilotin tavoitteet ovat yhtenevät Kuntatieto-ohjelman ( alkaen Kuntien taloustiedon tilastoinnin ja tietohuollon kehittämisohjelma) tavoitteiden kanssa: Edistää kuntien ja kuntayhtymien kustannus- ja suoritetietojen vertailtavuutta ja näin mahdollistaa toimintatapojen muuttamisen tehokkaammaksi ja vaikuttavimmaksi Kehittää ja rationalisoida Kainuun soten tietohuoltoa siten, että tietotuotanto toimii mahdollisimman automaattisesti ja luotettavasti vastaten omiin, Kainuun kuntien ja kansallisiin tietotarpeisiin Vähentää tietotuotantoon käytettävää aikaa ja kustannuksia sekä lisätä tiedon hyödynnettävyyttä Lisätä Kainuun soten tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta tehostamalla tiedolla johtamista.

6 6 (21) 1.3. Lopputulokset ja vaikutukset Projektin tuloksena kustannus- ja suoritetietojen vertailtavuus ja tiedon hyödynnettävyys paranee sekä toimintatavat tehostuvat. Lisäksi Kainuun soten tietotuotanto saadaan toimimaan automaattisemmin ja luotettavammin. Projekti lisää myös Kainuun soten tuloksellisuutta sekä tiedolla johtamista. Vaikutukset näkyvät myös työajan säästönä sekä kustannusten vähenemisenä ja tavoittelemme 5 %:n kustannusten alenemista seuraavissa: tietohuollon ylläpidon kustannukset tietohuollon kehittämiskustannukset raportointikustannukset tiedon jalostuskustannukset tiedon käyttökulut päätöksenteossa 1.4. Projektin omistaja Projektin omistajana on Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon, joka vastaa projektin läpiviennistä Toteutuksen osapuolet Kainuun sote toteuttaa pilotin itsenäisesti yhteistyössä valtiovarainministeriön hallinnoiman Kuntatieto-ohjelman ja siihen liittyvien yhteistyötahojen kanssa. Organisaatio Kainuun sote Kuntatieto ohjelma, Valtiovarainministeriö Sosiaali- ja terveysministeriö Sitra Tampereen pilotti Mikkelin pilotti Espoon pilotti CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Synergiaverkosto - työryhmä Rooli toteutuksessa Projektin omistaja, osa-rahoittaja sekä testausympäristö, vastaa projektin tuotoksista Pilottiprojektin ohjaus ja rahoitus, testaamisen ohjeistus ja tuki Palvelupaketti mallin omistaja Palvelupaketti mallin suunnittelija Testataan Tampereen kaupungin palvelutiedon käsitemallia Pilotissa testataan taloustietojen käsitemallia sekä sektoriluokituksen käyttöönottoa Testataan Johtamisen viitearkkitehtuurin (JVA) käyttö- ja soveltamisohjeita Pilottiprojektin toteutuksen tuki Pilottien ja VM:n yhteinen foorumi

7 7 (21) 2. Toteutus 2.1. Läpiviennin yleiset periaatteet Projektille nimetään oma ohjausryhmä, joka kokoontuu säännöllisesti valvomaan projektin etenemistä ja tekemään sitä koskevia päätöksiä. Ohjausryhmän jäsenet nimetään pilotin alkaessa. Pilotille nimetään myös projektiryhmä, joka koostuu pilotin tehtäviin liittyvistä asiantuntijoista. Projektin läpiviennistä vastaa Kainuun soten nimeämä projektipäällikkö/suunnittelija. Projektipäällikön/suunnittelijan työtä tukee projektiryhmä. Projektin aikana projektiryhmä ja projektipäällikkö kokoontuvat säännöllisesti. Pilotoinnissa käytetään Kainuun soten tietohallinnon käyttöön hyväksymiä menetelmiä, lisenssejä ja työkaluja. Käytössä ovat seuraavat asiakas-/potilastietojärjestelmät: - SAP taloushallinnon tietojärjestelmä/cgi - HRM henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä/cgi - Effica potilastietojärjestelmä/tieto Oy - QPR Enterprise Architect työkalu 2.2. Aikataulu ja vaiheistus Alla on kuvattu projektiin sisältyvien osaprojektien/toimenpiteiden päävaiheet. Kaikki vaiheen toimenpiteet sisältävät lisäksi kommunikaatiota, testausta, validointia, dokumentointia ja projektinhallintatehtäviä. Vaiheistus ja toteutusaikataulu tarkentuvat pilotin aikana. Projektin toteutus on jaettu seuraaviin vaiheisiin: 1. Toteutuksen valmistelu/projektisuunnitelman päivittäminen 2. a) Selvitetään ja testataan Mielenterveys- ja päihdepalvelu palvelupaketin sopivuus talousluokituksen/tililuettelon ja toimipaikkatiedon kanssa b) Selvitetään palvelutiedon käsitemallin (Tampere) hyödynnettävyys Kainuun sotessa 3. Testataan johtamisen viitearkkitehtuurin (JVA) käyttö- ja soveltamisohjeita (Espoo) 4. Arvioidaan Kainuun soten Johdon työpöydän toimivuus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin osalta 5. Testataan ja kuvataan Kainuun soten taloushallinnon raportoinnin kääntäminen XBRL-muotoon (Mikkeli) sekä testataan tiedon välittämistä

8 8 (21) 6. Arvioidaan Kainuun pilotista saatavien tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa sote-organisaatioissa 7. Pilotin arviointi ja loppuraportti Kainuun pilotin vaiheaikataulu 1. Toteutuksen valmistelu/ pilottisuunnitelman päivittäminen 2. a) Selvitetään ja testataan Mielenterveys- ja päihdepalvelu palvelupaketin sopivuus talousluokituksen /tililuettelon ja toimipaikkatiedon kanssa 2/ 3/ 4/ 5/ 6/ 7/ 8/ 9/ 10/ 11/ 12/ b) Selvitetään Palvelutiedon käsitemallin (Tampere) hyödynnettävyys Kainuun sotessa 3. Testataan Johtamisen viitearkkitehtuurin (JVA) käyttö- ja soveltamisohjeita (Espoo) 4. Arvioidaan Kainuun soten Johdon työpöydän toimivuus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin osalta 5. Testataan ja kuvataan Kainuun soten taloushallinnon raportoinnin kääntäminen XBRLmuotoon (Mikkeli) sekä testataan tiedon välittämistä 6. Arvioidaan Kainuun pilotista saatavien tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa sote-organisaatioissa Muiden pilottien katselmointi ja katselmointipalautteen käsittely 7. Pilotin arviointi ja loppuraportti Jokaisen toteutusvaiheen osalta on kuvattu vaiheen tuotokset sekä niiden käyttöön liittyvät oikeudet ja rajoitukset. Kuvaamisessa on käytetty valtionavustusohjeen mukaisia koodeja: 1. Vapaa käyttö-, levittämis- ja edelleen kehittämisoikeus 2. Vapaa julkaisuoikeus 3. Projektin sisäinen, ei julkaistava materiaali

9 9 (21) 2.3. Pilotin toteutus Pilotissa hyödynnetään soveltuvin osin Kuntatieto-ohjelmassa kehitettyjä luokituksia ja JHS-suosituksia. Pilotissa huomioidaan myös tuleva itsehallinto- ja sote-alue ratkaisu. Itsehallinto- ja sote-alue valmistelutyö on lähdössä keväällä 20 lausuntokierrokselle ja syksyn 20 aikana hallitus päättää tarkemmin yksityiskohtaisista linjauksista. Koska emme vielä tiedä, mikä tulee olemaan uusien itsehallintoalueiden raportointimalli ja ratkaisun etenemisestä saadaan tietoa vaiheittain, huomioidaan Kainuu-pilotin toteutuksessa mahdollisuuksien mukaan uudistuksen etenemisen vaiheet päivittämällä toteutussuunnitelmaa sen mukaan, kun uutta tietoa ratkaisuista saadaan. Pilotoinnin käynnistämisen yhteydessä tarkennetaan ja päivitetään pilottisuunnitelma vastaamaan suunnitelman toteutuksen tilannetta. Pilotin tehtävät: 1. Toteutuksen valmistelu/ pilottisuunnitelman päivittäminen 2. a) Selvitetään ja testataan, miten Kainuun sotessa saadaan palveluiden kustannus- ja suoritetiedot Selvityksessä hyödynnetään: SITRAn Mielenterveys- ja päihdepalvelut -palvelupakettia Kuntatieto-ohjelman aiempia tuotoksia: JHS talousluokitus / tililuettelo JHS toimipaikkatieto Palvelutiedon käsitemalli, Tampere (onko käsitemalli hyödynnettävissä sotessa) JHS- talousluokitus/tililuettelo Sitra on aloittanut 2014 sosiaali- ja terveydenhuollon palvelupakettien suunnittelutyön. Keväästä 2015 lähtien STM ja Sitra ovat kehittäneet ja arvioineet yhdessä palvelupaketteja. Kehitystyö liittyy osaltaan hallituskauden kärkihankkeeseen 1. Palvelupakettimalli luo kehikon, jonka avulla kustannukset ja suoritteet raportoidaan. Palvelupaketteja on yhteensä 21 kappaletta. Tässä pilotissa hyödynnetään Sitran Mielenterveys- ja päihdepalvelu - palvelupakettia. Kyseinen palvelupaketti valittiin siksi, koska siihen sisältyy erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon ja so-

10 10 (21) siaalihuollon toimintaa. Sitran Mielenterveys- ja päihdepalvelu - palvelupaketti sisältää seuraavat toiminnot: Hoidon ja hoivan palvelutarpeen arviointi Digitaalinen toiminta Mielenterveys- ja päihdetyön ennaltaehkäisevä toiminta Vertaistoiminta Mielenterveys- ja päihdetyön avohoito Terapiat Päiväkeskus- ja työtoiminta Mielenterveys- ja päihdetyön asumispalvelut Mielenterveys- ja päihdelaitoshoito Pilotissa selvitetään, miten saadaan Kainuun soten SAP taloushallinnon-, HRM henkilöstöhallinnon- ja Effica potilastietojärjestelmistä edellä mainitun palvelupaketin toimintojen kustannukset ja suoritteet organisaatio-, toimipaikka-, vastuualue-, kunta- ja palvelutasolla. Tuotoksena syntyy selvitys kustannusja suoritetietojen saamisesta Sitran palvelupakettijaottelun mukaan. Tavoitteena on pystyä kohdistamaan organisaation taloushallinnon tietoa palvelupaketin alatasolle ja tuottamaan sieltä tieto. Lisäksi selvitetään, miten Kainuun soten tililuettelon tilit kohdistuvat palvelupaketti malliin ja miten saadaan kustannus- ja suoritetiedot palvelupaketin jaottelun mukaan. Testauksen lähtötietoina käytetään JHS 192 Kuntien ja kuntayhtymien tililuettelo sekä Kuntaliiton Kuntien ja kuntayhtymien talous- ja toimintatilaston luokitukset suosituksia. Toimipaikkatieto JHS 195 Toimipaikkatiedon testaamisessa huomioidaan Toimipaikkatieto JHS 195. Kainuun sotessa testataan, miten saadaan Kainuun soten SAP taloushallinnon-, HRM henkilöstöhallinnon- ja Effica potilastietojärjestelmistä Sitran Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupakettiin kustannukset ja suoritteet organisaatio-, toimipaikka-, vastuualue-, kunta- ja palvelutasolla.

11 11 (21) 2. b) Palvelutiedon käsitemalli (Tampere) Pilotissa hyödynnetään Tampereen kaupungin palvelutiedon käsitemallia, joka pohjautuu Kuntien talous- ja toimintatietojen käsitemalli (v.0.90) -aineistoon. Tampereen käsitemallin kuvauksen lähtökohtana ovat toimineet kunnille annetut tehtävät ja niitä toteuttavat palvelut ja mallissa on kuvattu Tampereen kaupungin palvelutiedon käsitteistä seuraavat: Palvelunjärjestäjä, Ydinprosessi, Palvelukokonaisuus, Tuote/tuoteryhmä ja tulosyksikkö sekä niiltä osin relaatiot Kuntien talous- ja toimintatietojen käsitemallissa kuvattuihin käsitteisiin toimipaikka, asiakas, liiketapahtuma ja tuotantopanos. Käsitemallia on käytetty tietomallin suunnittelun perustana. Pilotissa selvitetään, että onko käsitemalli hyödynnettävissä Kainuun sotessa. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Selvitys, miten Kainuun soten palveluista saadaan kustannus- ja suoritetiedot organisaatio-, toimipaikka-, vastuualue-, kunta- ja palvelutasolla Arvio palvelupakettien, talousluokituksen/tililuettelon ja toimipaikkatiedon sopivuudesta Kainuun soten tietojärjestelmissä Selvitys palvelutiedon käsitemallin hyödynnettävyydestä Kainuun sotessa Tuotosten käyttöoikeudet Testataan johtamisen viitearkkitehtuurin (JVA) käyttö- ja soveltamisohjeita (Espoo) Johtamisen viitearkkitehtuuri kuvaa, miten tietoa voidaan hallita ja mitä edellytetään hyvältä tiedonhallinnalta ja tietojärjestelmäarkkitehtuurilta. Testauksessa otetaan huomioon JHS 179 ICTpalvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen - suositukset. Kainuun sotessa on aloitettu keväällä 2015 organisaation kokonaisarkkitehtuurimallin suunnittelu. Kainuun pilotissa on tarkoitus kuvata tämän kokonaisarkkitehtuurimallin mukaan Sitran Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin palveluiden johtaminen. Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on strateginen johtamismenetelmä, jonka avulla organisaation toimintaa kehitetään ja muutetaan hallitusti. Kokonaisarkkitehtuuri on konkreettista kokonaisuuden suunnittelua ja hallintaa, joka tarjoaa systemaattisen lähestymistavan kuvata ja kehittää toimintaa, toiminnassa tarvittavaa ja tuotettavaa tietoa sekä toimintaa tukevia tietojärjestelmiä. Työs-

12 12 (21) sä tuotetaan yhteisiä karttoja ja malleja, joiden avulla havainnollistetaan organisaation nyky- ja tavoitetila sekä tiekartat tavoitetilan saavuttamiseksi. Kehittäminen on toimintalähtöistä ja lähtee liikkeelle organisaation strategisista tavoitteista ja kuntalaisille tarjottavien palveluiden parantamisesta. KA-menetelmän avulla organisaatioiden eri tasoilla tapahtuva kehittämistyö pysyy linjassa kokonaisuuden kehittämisen kanssa. Tässä osiossa testataan Espoon 3 vaiheen tuotosta Johtamisen viitearkkitehtuurista seuraavasti: Prosessi-integraatiokuvausmallin testaaminen soten osalta (Mielenterveys- ja päihdepalvelut -palvelupakettiin kuuluvien palveluiden johtaminen) Selvitetään johtamiseen liittyvien prosessien (= ohjausprosessit) väliset suhteet ja tietovirrat Kainuun sotessa Asiakas-/integraationäkökulma (erikoissairaanhoito, perusterveydenhuolto, sosiaalihuolto) Tukiprosessi näkökulma Vaiheessa syntyvät tuotokset: Prosessi-integraatiokuvaus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin palvelujen johtamisen ja tukiprosessien näkökulmasta Kainuun sotessa Tuotosten käyttöoikeudet 1 4. Arvioidaan Kainuun soten Johdon työpöydän toimivuus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin osalta Johdon työpöytä ratkaisun taustalla on Kainuun soten Hyvejohtamisen kartta hankkeessa toteutettu tiedolla johtamisen kehittäminen, jossa luotiin perusta organisaation tiedolla johtamiselle. Johdon työpöytä = tietojohtamisen malli ja sitä tukeva järjestelmä Järjestelmä koostuu kahdesta käyttöliittymästä: o Graafinen: kaikkien käytettävissä selaimen kautta Johdon kojelauta Johdon työpöytä o Excel: käyttöoikeuksilla Johdon työpöytä ratkaisu tukee erityisesti sosiaali- ja terveyspiiritasoisten strategisten muutosten pitkän aikavälin ennustamista ja seurantaa yhdistetty sisäinen (toiminta, talous, henkilöstö) ja ulkoinen tieto.

13 13 (21) Tulevaisuuteen luotaavaa ja kokonaiskuvan antavaa tietoa Tietoa palveluiden ja yksiköiden toiminnan kehittämiseksi ja tehostamiseksi, eri asiakasryhmien palveluiden seurantaan sekä kokonaistuottavuuden ja tehokkuuden arviointiin Tarjoaa työkalun o palvelurakenteen ja palveluverkon muutosten vaikutusten arviointiin o asiakasryhmien kustannuksien ja palveluiden käytön analysointiin o hyvinvointipalveluiden kysynnän ennustamiseen Pilotissa: Arvioidaan johdon työpöydän toimivuus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin osalta Saadaanko tuotettua ko. palvelupaketin palvelusta tietoa, jota johtamisessa tarvitaan Tiedolla johtamisen näkökulma Vaiheessa syntyvät tuotokset: Arvio siitä tuottaako Johdon työpöytä oikeat tiedot palvelujen tiedolla johtamiseen Tuotosten käyttöoikeudet 1 5. Testataan ja kuvataan Kainuun soten taloushallinnon raportoinnin kääntäminen XBRL-muotoon ja XBRL-tiedon lähettäminen (Mikkeli) Tässä osiossa testataan Mikkelin pilotin II-vaiheen tuotosta. Tiedon keräämisen ja välityksen standardina testataan ja kuvataan XBRL:n talouden tietojen sisällöllisen ja teknisen muodostamisen ja käytön mahdollisuuksia tietojen välittämisessä tilastokeskukselle JHS-suosituksen määrittelemän taksonomian mukaisesti. Kainuun soten ja sen liikelaitoksen taloustietoja raportoimista tullaan testaamaan useasta eri näkökulmasta. Tällä hetkellä Y-tunnus löytyy SAP:sta toimittaja/asiakas tiedoista, mutta se ei kuulu taloushallinnossa käytettävään laskentatunnisteeseen perustietona. XBRL luo standardin tilinpäätöstietojen ilmoittamiseen sähköisesti, mikä helpottaa tilinpäätöstietojen vertailtavuutta ja jatkohyödyntämistä. Samalla se tarjoaa merkittäviä etuja yritystietojen valmisteluun, analysointiin ja viestintään. Käytön tavoitteena ovat kustannussäästöt, suurempi tehokkuus sekä tiedon parempi tarkkuus ja luotettavuus.

14 14 (21) Pilotissa: Testataan ja kuvataan miten saadaan SAP:sta Y-tunnus toimittaja/asiakkaan takaa sektoriluokitusta varten Testataan XBRL tiedon lähettämistä tietoympäristöön Taloushallinnon raportoinnin kääntäminen XBRL muotoon testaaminen toteutetaan muiden pilottien testausten ohessa. Testauksessa otetaan huomioon JHS 194 Kuntien ja kuntayhtymien XBRL-taksonomia standardi. Vaiheessa syntyvät tuotokset: Tuotosten käyttöoikeudet Testikuvaus 2 Arvio kääntämis- ja ylläpitokustannuksista 1 Arvio sektoriluokituksen hyödyntämismahdollisuudesta ja taloustiedon käsitemallin sopivuudesta Kai- 1 nuun sotessa Arvio tiedon välittämisestä 1 6. Arvioidaan Kainuun pilotista saatavien tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa sote-organisaatioissa Arvioidaan tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa sote-organisaatioissa o Itsearvio o Hyödynnetään Kuntatieto-ohjelman katselmointimallia Ennakoidaan tulevaa itsehallinto- ja sote-alue ratkaisua Vaiheessa syntyvät tuotokset: Tuotosten käyttöoikeudet Raportti 1 Katselmointipalaute 1 7. Pilotin arviointi ja loppuraportti Kainuun pilotin aikana syntyneet tuotokset katselmoidaan Kuntatieto-ohjelman synergiaverkostossa ja tuotosten käyttöönottovaiheen arviointi tapahtuu ohjelman linjausten mukaisesti. Pilotoinnin toteutuksen ja arvioinnin pohjalta dokumentoidaan pilotin tulokset, tuotokset sekä toteutus ja toteutukseen käytetyt resurssit loppuraportiksi. Loppuraportissa Kainuun sote kuvaa projektin tuotokset sekä myös oman arvion pilottiprojektin onnistumisesta suhteessa työlle asetettuihin tavoitteisiin.

15 15 (21) Vaiheessa syntyvät tuotokset: Pilotin loppuraportti o Pilotoinnin arviointi o Pilotoinnin toteutus (vaiheet, tuotokset ja tehtävät) o Pilotin toteutuksen resurssien käyttö (henkilötyö, rahoitus) Tuotosten käyttöoikeudet 1 Pilotin tuotoksena syntyy loppuraportti. 3 Projektin hyödyt 3.1 Kuntatieto-ohjelmalle Saa kokemusta Kuntatieto-ohjelmassa määriteltävien viranomaisraportoinnin yhteisten tietojen, suositusten ja käsitteiden sekä prosessien toimimisesta tasolla ja ennakkotietoa tulevaan itsehallinto- ja sote-alue ratkaisuun 3.2 Projektin hyödyt Kainuun sotelle (Kuntayhtymä) Saa tasolla yhtenäiset talouden ja toiminnan tiedot kaikista järjestelmistä Kustannus- ja suoritetietojen vertailtavuus paranee Toimintatavat tehostuvat Tietotuotantoon käytettävä aika ja kustannukset pienenevät Tiedon hyödynnettävyys paranee Tuloksellisuus lisääntyy Tiedolla johtaminen tehostuu

16 (21) 4 Projektin organisointi 4.1 Projektin hallinnollinen organisointi Kainuun soten pilotointi toteutetaan yhdessä Kainuun pilotti projektiryhmän, valtiovarainministeriön järjestelmätoimittajien ja organisaation asiantuntijoiden kanssa. Kainuun pilotille nimetään projektipäällikkö/suunnittelija, joka vastaa projektin läpiviennistä. Projektia ohjaa sille nimettävä ohjausryhmä. Pilotille nimetään myös projektiryhmä, joka koostuu pilotin tehtäviin liittyvistä asiantuntijoista. Projektin etenemisestä raportoidaan valtiovarainministeriön Kuntatietoohjelmalle, joka valvoo projektin etenemistä ja tekee sitä koskevia päätöksiä. 4.2 Roolit, vastuut, velvollisuudet ja tehtäväkohtaiset erityisvastuut Projektipäällikkö/Suunnittelija (Kainuun sote) Erityisvastuut: o Vastaa projektin koordinoinnista ja ohjauksesta o Varmistaa projektin aikataulun mukaisen etenemisen o Projektinhallinta o Toimintaympäristön ja käytettävien menetelmien tuntemus o Sidosryhmille tiedottaminen o Vastaa projektin hallinnasta o Valmistelee loppuraportin ja esittelee sen o Raportoi projektin etenemisestä Kuntatieto-hankkeelle, ja projektin ohjausryhmälle Osaamisvaatimukset: o Projektinhallinta o Toimintaympäristön ja käytettävien menetelmien tuntemus Pilotin organisaatio (Kainuun sote) Erityisvastuut: o Varmistaa tuotokset ja niiden käytettävyyden o Vastaa pilotin toteutukseen myönnettävän valtionavustuksen hakemisesta, käytöstä ja käytön seurannasta valtionavustuspäätöksen ehtojen mukaisesti o Ohjausryhmätyö o Pilotoinnin tuki

17 17 (21) Kainuun soten asiantuntijat Erityisvastuut: o Vastaa projektin toteutuksesta käytettävien menetelmien ja työkalujen osalta o Vastaavat omalta osaltaan aasintuntemuksen tuomisesta pilotille Osaamisvaatimukset: o toimintaympäristön ja käytettävien menetelmien tuntemus o Pilotin tehtäviin liittyvä asiantuntemus Muut tekniset asiantuntijat Erityisvastuut: o Osallistuvat tarvittaessa asiantuntijana pilotin toteutukseen 4.3 Sidosryhmät ja viestintä Kainuun pilotissa viestintä jakautuu projektin sisäiseen ja ulkoiseen sidosryhmäviestintään. Sisäistä viestintää toteutetaan sekä Kainuun sotessa että synergiaverkostossa. Ulkoista viestintää toteutetaan Kuntatieto-ohjelman kautta. Pilotin toteutukseen liittyvä materiaali tallennetaan Kainuun soten intranetin Kuntatieto-hanke työryhmätilaan sekä Kuntatieto-ohjelman sähköiseen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristöön eduuniin.

18 18 (21) 5 Riskianalyysi Projektin alustava riskianalyysi on kuvattu alla olevassa taulukossa. Riski Pilotoitavat tuotokset valmistuvat viiveellä -> projektiaikataulu viivästyy Kuntatieto-ohjelman pilottien välillä ei ole riittävää yhteistyötä Tuotosten sisältö ja pilotin tavoitteet muuttuvat projektin aikana Asiantuntijoiden työpanosta ei saada riittävästi käyttöön Riskin todennäköisyys * (1-5) Riskin merkittävyys ** (1-5) Toimenpiteet 3 3 Tuotosten valmistumiselle varataan riittävästi aikaa. Valmistumista pyritään edistämään kaikin tavoin. Muutetaan tarvittaessa projektin suunnitelmia 2 4 Yhteistyössä hyödynnetään synergiaverkostoa ja Kuntatieto-ohjelman ohjausta 3 3 Muutetaan tarvittaessa projektin suunnitelmia 4 4 Asiantuntijaresurssit pyritään varmistamaan heti projektin alkuvaiheessa Riskin todennäköisyys muutos pisteytykseen Pilotin tuotokset eivät ole tarpeeksi laajasti yleistettävissä/hyödynnettävissä muissa organisaatioissa Projektin avainhenkilöiden sairastuminen tai siirtyminen muihin tehtäviin Eri toimijoiden käsitys tuotoksista, dokumentoinnista, toimintamalleista yms. aiheuttaa lisätyötä 3 5 Riittävä yhteistyö Kuntatietoohjelma hankkeen kanssa 3 4 Projektin aikana tiedon jakaminen useammalle henkilölle, projektiin osallistuvien toimijoiden jatkuva ajan tasalla pitäminen, tehtävää ei jätetä yhden varaan 4 4 Varmistetaan riittävä informaatio, dokumentaatiopohjat ym. työkalut toteuttajille, jotta saadaan aikaan ministeriön ja Kainuun soten edellyttämät tuotokset *Todennäköisyydet: 1. epätodennäköinen 2. melko epätodennäköinen 3. mahdollinen 4. melko todennäköinen 5. todennäköinen ** Arvioidaan riskin merkitystä projektin toteutukseen asteikolla 1-5 (1=pieni 5=suuri)

19 19 (21) 6 Työmääräarvio ja tehtäväjako Projektin vaihekohtainen työmääräarvio henkilötyöpäivinä on seuraava: Vaihe 1. Toteutuksen valmistelu/pilottisuunnitelman päivittäminen 2. a) Selvitetään ja testataan Mielenterveys- ja päihdepalvelu palvelupaketin sopivuus talousluokituksen/tililuettelon ja toimipaikkatiedon kanssa Kainuu sote htp Toimittaja/SAP htp b) Selvitetään Palvelutiedon käsitemallin (Tampere) hyödynnettävyys Kainuun sotessa 3. Testataan Johtamisen viitearkkitehtuurin (JVA) käyttöja soveltamisohjeita (Espoo) 4. Arvioidaan Kainuun soten Johdon työpöydän toimivuus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin osalta 5. Testataan ja kuvataan Kainuun soten taloushallinnon raportoinnin kääntäminen XBRL-muotoon (Mikkeli) sekä testataan tiedon välittämistä 6. Arvioidaan Kainuun pilotista saatavien tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa sote organisaatioissa Muiden pilottien katselmointi ja katselmointipalautteen käsittely 7. Pilotin arviointi ja loppuraportti Yhteensä htp

20 20 (21) 7 Kustannusarvio ja kustannustenjakomalli 7.1 Kustannusarvio Kainuun pilotin kustannusarvio pohjautuu edellä esitettyihin työmääriin. Kainuun soten oman työn hintana on käytetty 200 /htp ja toimittajien kohdalla työn hintana on käytetty /htp. Kainuun sote Toimittaja/SAP htp htp Hinta htp lkm 281 htp 12 htp Kustannukset Kokonaiskustannukset tämän pilottisuunnitelman mukaisesti ovat yhteensä Henkilötyöpäivien määrä on yhteensä 293 htp. 7.2 Kustannustenjakomalli Pilotin kustannukset jakautuvat vaiheittain ja vastuutahoittain alla olevan taulukon mukaisesti. Pilotin omarahoitusosuus on 25 % ja se koostuu n asiantuntijoiden työpanoksesta (työajan seuranta) ja omarahoituksesta. Asiatuntijoiden palkkakulut sisältävät henkilöstösivukulut. Arviolta työpanoksen osuus on n. 40 htp. Haettavan valtionavustuksen määrä on taulukossa esitetty valtiovarainministeriön osuus pilotin toteutuksen kokonaiskustannuksista (VM -sarake). Vaihe Työmäärä Kokonaiskustannus 1. Toteutuksen telu/pilottisuunnitelman päivittäminen 2. a) Selvitetään ja testataan Mielenterveysja päihdepalvelu palvelupaketin sopivuus talousluokituksen/tililuettelon ja toimipaikkatiedon Kainuun sote VM rahoitusosuus

21 21 (21) kanssa b) Selvitetään Palvelutiedon käsitemallin (Tampere) hyödynnettävyys Kainuun sotessa 3. Testataan Johtamisen viitearkkitehtuurin (JVA) käyttö- ja soveltamisohjeita (Espoo) 4. Arvioidaan Kainuun soten Johdon työpöydän toimivuus Mielenterveys- ja päihdepalvelut palvelupaketin osalta 5. Testataan ja kuvataan Kainuun soten taloushallinnon raportoinnin kääntäminen XBRL-muotoon (Mikkeli) sekä testataan tiedon välittämistä 6. Arvioidaan Kainuun pilotista saatavien tuotosten hyödynnettävyyttä omassa ja muissa sote organisaatioissa Muiden pilottien katselmointi ja katselmointipalautteen käsittely Pilotin arviointi ja loppuraportti Yhteensä