Avaimet yrityksesi uuteen kotiin

Transkriptio

1 Toimitilahakijan opas Avaimet yrityksesi uuteen kotiin Toimitilahaku alkaa kahdesta peruskysymyksestä: mihin haluatte muuttaa ja kuinka monta työpistettä yrityksenne tarvitsee? Oikeanlainen työympäristö parantaa yrityksesi tuottavuutta. Uuden toimitilan valitseminen onkin niin merkittävä päätös, että se kannattaa hoitaa yhdessä asiantuntijan kanssa.

2 Jokainen yritys on erilainen Toimitilahakijan opas nostaa esiin tärkeitä työympäristön valintaan liittyviä kysymyksiä, jotka tekevät yksilöllisen toimitilan etsinnästä helpompaa. Aikataulu Hinta Sijainti Toimialasi sanelee sijainnin: mieti, haluatko muuttaa alueelle, jossa saman alan toimijat ovat lähekkäin vai menestyisikö yrityksesi paremmin erillään kilpailijoista? Hyvät kulkuyhteydet tehostavat liiketoimintaa. Lyhyt työmatka edistää tuottavuutta ja keskeinen sijainti helpottaa asiointia. Myös yhteistyökumppanit on hyvä pitää lähellä. Palvelut YKSILÖLLINEN TOIMITILA Kiinteistöhuolto Henkilöstökehitys Erityistarpeet Kiinnitä huomiota julkisten kulkuvälineiden yhteyksiin, parkkitilaan ja polkupyörien säilytykseen. Siisti julkisivu on monella alalla selvä imagoetu. Sopisiko yrityksesi keskustan arvokiinteistöön, tilavaan vanhaan tehdashalliin vai kenties moderniin toimistorakennukseen kaupungin kattojen ylle? Tilaratkaisut Sijainti Suomessa yrityksen sijaintiin vaikuttaa eniten työvoiman saatavuus. Keskuskauppakamari

3 Tilaratkaisut Työkulttuurin muutoksen myötä henkilöstön liikkuvuus ja työskentelytavat ovat muuttuneet. Arvioi, sopisiko yrityksenne tyyliin parhaiten avotoimisto, huonetoimisto vai monitilatoimisto. Työpisteiden ja osastojen sijoittelua on hyvä miettiä, jotta työntekijöiden yhteistyö on vaivatonta ja tieto liikkuu nopeasti. Varaa yrityksellesi riittävästi innovaatioita ruokkivia yhteistyötiloja sekä tilat hiljaiseen työskentelyyn. Ovatko neuvotteluhuoneenne usein tyhjillään? Harkitse kiinteistöä, jossa kokoustilat ovat erikseen vuokrattavissa tarpeen mukaan. Huolehdi työntekijöidesi hyvinvoinnista ja työskentelymukavuudesta huomioimalla myös talotekniset yksityiskohdat. Muun muassa yritystason tietoliikenneyhteydet ja koneellinen ilmanvaihto tekevät työskentelystä tehokkaampaa. Toimitilan haussa kannattaa käyttää ammattimaista apua aina tilan kartoittamisesta lähtien. 70 % Iso-Britanniassa jo 70 % toimitiloista on avokonttoreita. Avotilojen eduksi koetaan ennen kaikkea vuorovaikutusmahdollisuudet. Tänä päivänä suurin osa toimistotilasta on avotoimistoa ja siellä tehtävä työ keskittymistä vaativaa asiantuntijatyötä. VTT Jyrki Kilpikari, Ecophon Tulevaisuudessa yhä useammat toimistotilat tulevat olemaan yhdistelmätoimistoja. Timo Myllynen, Aalto-yliopisto

4 Henkilöstökehitys Palvelut Onko käsissäsi kasvava yritys? Ajattele toimitilan hankintaa pitkäkestoisena sijoituksena. Selvitä toimitilantarjoajalta, voiko yrityksesi päivittää suurempiin tiloihin yrityksen kasvaessa. Tarvitseeko yrityksesi aula-, toimistotarvike-, catering- tai siivouspalveluja? Selvitä, voidaanko nämä palvelut liittää osaksi toimitilavuokraa. Mitoita toimitila aina sen mukaan, että kaikilla on tilaa työskennellä rauhassa. Riittävä väljyys antaa ajatuksille tilaa. Toimitilasi turvallisuus on ensisijaisen tärkeää. Mieti, millainen vartiointipalvelu on yrityksellesi sopivin. Vastuulliset yritykset huomioivat toiminnassaan myös ympäristön hyvinvoinnin. Pyydä toimitilaasi energiatehokkaita ratkaisuja ja varmista, että jätteiden lajittelu on mahdollista. Miten yhteydenpito ja tiedonkulku on järjestetty talossanne? Kiinteistön extranet-palvelu helpottaa arjen asioiden hoitamista ja yhteydenpitoa palveluntarjoajiin. 63% Yhdysvalloissa 63 % pitää omaa työpistettä tehokkaampana työskentelypaikkana kuin etätyöskentelyä kotoa. Forbes Ammattitaitoinen toimitilantarjoaja pystyy ehdottamaan ratkaisuja myös vaativiin tarpeisiin. Suomen Green Office -verkostossa mukana olevat toimistot säästivät viime vuonna kasvihuonekaasupäästöjä 2440 tonnia. Maailma.net

5 Erityistarpeet Viihtyvyys työpaikalla vaikuttaa merkittävästi työn tuottavuuteen. Varmistat työntekijöidesi tyytyväisyyden esimerkiksi viihtyisillä taukotiloilla, tai työmatkaliikuntaan kannustavilla suihku- ja saunatiloilla. Valmiiden tilaratkaisujen lisäksi tarjolla on myös kiinteistöjä, joista löydät erityistiloja aina uima-altaasta kattoterassiin. Uusimman teknologian käyttö tuo tehoa työskentelyyn. Sopisiko toimitiloihisi ipadilla ohjattava valaistuksensäätö, tai vaikkapa siirrettävät väliseinät? Kiinteistönhuolto Kiinnitä huomiota tulevan toimitilasi kiinteistönhuoltoon ja selvitä, kattaako vuokra myös kiinteistön ylläpito- ja huoltopalvelut. Moni toimitilantarjoaja mahdollistaa myös vikailmoitusten tekemisen monikanavaisesti niin puhelimitse kuin verkossa. Selvitä etukäteen, miten kiinteistönhuolto palvelee esimerkiksi vesivahingon tapahtuessa. Jos toimitilantarjoajasi järjestää korvaavat tilat vahingon korjaamisen ajalle, säästyt monelta harmilta. Kaikkien organisaatioiden ei kannata perustaa tilojaan uusimmille trendeille, vaan jokaisen pitäisi valita ja suunnitella tilat, jotka tukevat organisaation toimintaa. Satu Jaakkola, Turun AMK Pelituokio tai uimatauko virkistävät työpäivää. HS.fi

6 Aikataulu Hinta Ajatus muuttamisesta voi tulla joskus nopeastikin. Oikean toimitilan löytämiseen ja mahdolliseen remontointiin kannattaa varata riittävästi aikaa. Neliöhinta voi pitää sisällään kattavat kiinteistöpalvelut, jotka tuovat helpotusta organisaatiosi toimintaan. Toimitilahaku alkaa tilatarjonnan kartoituksesta. Oikean kohteen löydyttyä paneudutaan tilasuunnitteluun ja remonttitarpeisiin. Muuton ajankohta kannattaa sopia myös hyvissä ajoin, jotta toimitilaan siirtyminen ei keskeytä yrityksesi toimintaa. Aloita sisäinen viestintä ajoissa. Henkilöstön motivointiin ja opastukseen kannattaa panostaa. Asuinrakennuksesta hankittu toimitila voi olla edullisin vaihtoehto, mutta palvelut ovat rajalliset ja päätöksenteko usein hidasta. Ammattiomistajan vuokralaisena apu on aina lähellä nopeasti ja helposti. Alueiden markkinahinnat vaihtelevat. Keskustakiinteistö voi tuoda positiivista julkisuuskuvaa, mutta ei ole tehokkuuden tae. Valitse siis toimitilasi sijainti yrityksesi tarpeen mukaan. Toimitilan pääasiallinen tarkoitus on olla tehokas ja viihtyisä työpaikka, joka antaa positiivisen kuvan yrityksestäsi myös asiakkaalle. Hinta on toisarvoista silloin, kun liiketoimintasi saa oikeat puitteet Suurten ja pienten yritysten eron huomaa jo muuton suunnittelussa. Suuret yritykset miettivät tulevaa tilantarvetta jo vuosia etukäteen, kun taas pienet yritykset saattavat käynnistää muuttoprosessin todella nopeasti, joskus jopa ilman tilatarpeiden määrittelyä. Panu Santasalo, Aalto-yliopisto

7 Käänny toimitilahaussa Spondan puoleen me autamme Sponda on Suomen suurin liikekiinteistöjen omistaja. Valikoimassamme on tehokkaita, tuottavia ja monikäyttöisiä tiloja, jotka voidaan räätälöidä täyttämään vaativimmatkin toiveet. Tarjoamme yrityksellesi luotettavaa ja pitkäaikaista kumppanuutta. Olemme sitoutuneet kiinteistöjemme jatkuvaan kehittämiseen ja pitkäaikaiseen omistukseen. Jotta yrityksesi voisi keskittyä olennaiseen, hoidamme huolto- ja ympäristöasiat kaikissa kiinteistöissämme puolestasi. Spondan vuokralaisena voit myös helposti vaihtaa suurempiin tiloihin, kun henkilöstösi määrä kasvaa. Kerro meille toiveesi yrityksesi uudesta sijainnista ja tarvittavien työpisteiden määrästä, niin alamme kartoittaa sinulle mahdollisia tilavaihtoehtoja. puh